Vastus Euroopa Nõukogu eksperdirühma küsimustikule dokumentide haldamise ja säilitamise kohta

Suur-Karja 23 / 15076 Tallinn / 628 2222 / [email protected] / www.kul.ee / Registrikood 70000941

Kärt Nemvalts Teie 28.11.2025 nr 7-2/9004

Justiits- ja Digiministeerium

[email protected] Meie 07.01.2026 nr 9-1/1260-24

Vastus Euroopa Nõukogu eksperdirühma

küsimustikule dokumentide haldamise ja

säilitamise kohta

Esitame alljärgnevalt vastused Euroopa Nõukogu ametlikele dokumentidele juurdepääsu

eksperdirühma küsimustikule dokumentide haldamise ja säilitamise kohta.

1. Kuidas on avaliku võimu asutustes reguleeritud dokumentide haldamine, säilitamine

ja arhiveerimine?

Kultuuriministeeriumi dokumentide haldamine, säilitamine ja arhiveerimine on

reguleeritud riikliku õigusraamistiku ning ministeeriumi sisemiste kordade ja juhistega.

Dokumendi- ja arhiivihalduse põhimõtted on kehtestatud:

- asjaajamiskorras, mis reguleerib dokumentide loomist, registreerimist, menetlemist,

säilitamist ja hävitamist kogu dokumendi elutsükli ulatuses;

- dokumentide liigitusskeemis, mis on aluseks dokumentide süstemaatilisele

liigitamisele, säilitustähtaegade rakendamisele ning arhiiviväärtuslike dokumentide

üleandmisele Rahvusarhiivile.

Dokumendihaldust ja arhiveerimist reguleerivad muu hulgas:

- Vabariigi Valitsuse määrus „Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused“;

- avaliku teabe seadus;

- arhiiviseadus ja arhiivieeskiri;

- isikuandmete kaitse seadus ja isikuandmete kaitse üldmäärus (GDPR);

- Rahvusarhiivi juhised ja hindamisotsused.

2. Kas kõik avaliku võimu asutuse valduses olevad dokumendid registreeritakse?

Üldpõhimõttena registreeritakse dokumendihaldussüsteemis kõik dokumendid, mis on

seotud Kultuuriministeeriumi ülesannete täitmisega ning omavad õiguslikku, halduslikku

või teabekandvat tähendust, sealhulgas dokumendid, millega võetakse kohustusi,

sõlmitakse kokkuleppeid või antakse vastuseid ministeeriumi nimele saabunud

pöördumistele.

Kultuuriministeeriumis ei toimu kogu teabe haldamine ja registreerimine ühes

infosüsteemis, vaid kasutatakse mitut infosüsteemi vastavalt valdkondlikele

tööprotsessidele:

- Dokumendihaldussüsteem Delta - ministeeriumi üldine dokumendi- ja arhiivihalduse

süsteem, milles dokumentide liigitusskeemi alusel registreeritakse ja hallatakse

2 / 6

ministeeriumi tegevuse käigus loodud ja saadud ametlikku kirjavahetust, õigusakte,

haldusakte, lepinguid, protokolle, memosid ning muud tegevust dokumenteerivat

teavet.

- Taotluste (toetuste) menetlemise infosüsteem - infosüsteem, milles toimub

Kultuuriministeeriumi eelarvest rahastatavate toetuste taotluste vastuvõtmine,

menetlemine ning menetluse käigus tehtud otsuste dokumenteerimine.

- Eesti Spordiregister - andmekogu, kuhu kogutakse ja hallatakse andmeid spordialade,

spordiorganisatsioonide, spordirajatiste, treenerite, sportlaste ning muude

spordivaldkonnaga seotud objektide ja tegevuste kohta.

- Loomeliitude andmekogu - andmekogu, kuhu kogutakse ja hallatakse andmeid

loomeliitude, nende liikmesuse ning loomeliitude tegevusega seotud teabe kohta.

Dokument loetakse registreerituks, kui sellele on antud viit (nt sarja tähis ja

registreerimisnumber) ning süsteemi on kantud dokumendi identifitseerimist võimaldavad

andmed. Registreerimisel kantakse süsteemi dokumendi põhiandmed: dokumendi liik,

pealkiri, sisu kirjeldus, saatja või saaja, kuupäev ning vajaduse korral

juurdepääsupiirangud.

Dokumentide registreerimise eest vastutab dokumendi- ja arhiivihalduse teenuse osutaja

dokumentide puhul, mis saabuvad dokumendihaldussüsteemi Delta või ministeeriumi

üldisele e-posti aadressile [email protected].

Teenistuja tööalasele e-posti aadressile [email protected] otse saabunud

ametialaste dokumentide registreerimise eest vastutab vastav teenistuja, kes registreerib

dokumendi ise dokumendihaldussüsteemis Delta või edastab selle registreerimiseks

ministeeriumi üldisele e-posti aadressile.

Dokument registreeritakse selle saabumise päeval või hiljemalt sellele järgneval tööpäeval.

Ministeeriumis koostatud ja allkirjastatud digitaalsed dokumendid registreeritakse

allkirjastamisel; paberdokumendid registreeritakse üldjuhul allkirjastamise päeval või

hiljemalt sellele järgneval tööpäeval.

3. Kas dokumentide registreerimise nõuetest tehakse erandeid nende sisu alusel?

Kultuuriministeeriumis on asjaajamiskorras sätestatud, millised dokumendid ei kuulu

dokumendihaldussüsteemis registreerimisele. Samas kehtib üldpõhimõte, et ministeeriumi

tegevusvaldkonda puudutavad pöördumised vaadatakse läbi ning pöördumised ei jää

tähelepanuta.

Dokumendihaldussüsteemis Delta ei registreerita muu hulgas:

- kutseid üritustele, mis ei ole otseselt seotud ministeeriumi tööga (nt kutsed esitlusele,

koolitusele, seminarile, konverentsile jms);

- saabunud õnnitluskaarte;

- reklaamtrükiseid ja perioodilisi trükiseid;

- kirju märkega „ISIKLIK“;

- anonüümkirju, mille saatjat ei ole võimalik kindlaks teha ja millel puuduvad

sideandmed;

- valel postiaadressil saabunud kirju, mille adressaadiks on märgitud teine asutus või

isik;

- dubleeritud dokumente (kui originaal on juba registreeritud);

- dokumente, mis registreeritakse teistes infosüsteemides;

- rämpsposti tunnustega kirju;

- ebatsensuurseid pöördumisi, mis ei puuduta ministeeriumi tegevusvaldkondi ega

eelda vastust;

- ministri erakonna tegevust puudutavat kirjavahetust;

- ministeeriumi teenistujate ja osakondade omavahelist kirjavahetust;

- teabenõudeid, kui need on esitatud suuliselt või elektrooniliselt ja täidetakse

kättesaamise päeval;

- meediapäringuid.

4. Kas on kehtestatud juhised või poliitikad seoses otse avalikule teenistujale saadetud

või temalt saadetud kirjavahetuse registreerimisega?

Jah, vastavad põhimõtted on sätestatud Kultuuriministeeriumi asjaajamiskorras. Lisaks on

juhised avalikustatud ministeeriumi siseveebis ning neid käsitletakse sisekoolitustel ja uute

töötajate sisseelamiskoolitustel.

5. Kas ametlike dokumentide registrid on avalikud?

Jah, Kultuuriministeeriumi dokumendiregister on avalik ning kättesaadav ministeeriumi

veebilehe kaudu, arvestades juurdepääsupiiranguid.

6. Kas elektroonilisi sõnumeid (e-kirjad, SMS-id jne) käsitletakse samamoodi nagu

paberdokumente?

Elektroonilisi dokumente (sh e-kirju) käsitletakse samadel põhimõtetel nagu

paberdokumente juhul, kui neil on halduslik või õiguslik tähendus. Sellised elektroonilised

dokumendid registreeritakse dokumendihaldussüsteemis Delta, kui need:

- sisaldavad konkreetse asja menetluses olulist fakti, asjaolu või otsust;

- on seotud lepingu sõlmimise, muutmise või lõpetamisega;

- hõlmavad valdkonna spetsialistilt arvamuse küsimist;

- sisaldavad nõuet analüüsida või koondada andmeid;

- eeldavad ametniku või töötaja nõusolekut, kooskõlastust või arvamust;

- vajavad edasist menetlemist või vastuskirja koostamist.

Lühisõnumeid (nt SMS-id) ja sotsiaalmeedia kanalite kaudu saabunud pöördumisi

kasutatakse üldjuhul esmaseks suhtluseks ja teabe vahendamiseks. Kui sellise suhtluse

tulemusena kujundab ministeerium ametliku seisukoha, vastuse või otsuse, fikseeritakse

see teave ja registreeritakse dokumendihaldussüsteemis Delta.

7. Kas avaliku võimu asutused kasutavad dokumentide registreerimiseks ühist süsteemi

või kasutab iga asutus oma süsteemi?

Iga avaliku võimu asutus kasutab dokumentide registreerimiseks oma

dokumendihaldussüsteemi.

Kultuuriministeerium kasutab ametliku dokumendi- ja arhiivihalduse süsteemina

dokumendihaldussüsteemi Delta.

Riigiülestest süsteemidest on kasutusel riigihangete register, arvete esitamise ja

menetlemise keskkond (FITEK) ja riigitöötaja iseteenindusportaal (RTIP).

8. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused ametlike dokumentide

säilitamisel? Näiteks millises vormingus ja kus dokumente säilitatakse?

4 / 6

Kultuuriministeeriumis lähtutakse ametlike dokumentide säilitamisel järgmistest

kriteeriumidest:

- õiguslik alus ja säilitustähtaeg - dokumente säilitatakse nii kaua, kui see tuleneb

seadusest, määrusest või dokumentide liigitusskeemis kehtestatud säilitustähtajast;

- dokumendi väärtus - säilitamise vajadus sõltub sellest, kas dokument on

õiguslikult, halduslikult või ajalooliselt oluline ministeeriumi tegevuse ja otsuste

tõendamiseks;

- arhiiviväärtus - Rahvusarhiivi hindamisotsuste alusel on osale dokumentidest

omistatud arhiiviväärtus, mis tähendab nende püsivat säilitamist ja üleandmist

Rahvusarhiivile;

- autentsus ja terviklus - dokument peab säilima muutumatuna koos teda kirjeldavate

metaandmetega kogu säilitustähtaja jooksul;

- juurdepääs ja konfidentsiaalsus - dokumentide säilitamisel arvestatakse

juurdepääsuõigusi, juurdepääsupiiranguid ja andmekaitsenõudeid;

- kättesaadavus ja tehniline säilitusvõime - dokument peab olema kogu säilitustähtaja

jooksul loetav ja kasutatav ning digitaalsel kujul säilitatav sobivas vormingus, mis

võimaldab vajaduse korral tehnoloogilist üleviimist uutesse süsteemidesse.

Teavet ja metaandmeid säilitatakse:

- digitaalselt dokumendihaldussüsteemis Delta ning valdkondlikes infosüsteemides

ja andmekogudes (Taotluste Menetlemise Infosüsteemis, Eesti Spordiregistris ja

Loomeliitude andmekogus);

- või vajaduse korral ka paberkandjal, sealhulgas paralleelselt digitaalse

säilitamisega.

Digitaalsed dokumendid säilitatakse vormingutes, mis tagavad nende pikaajalise loetavuse

ja kasutatavuse ning vastavad Rahvusarhiivi juhistes kirjeldatud arhiivivormingute

põhimõtetele

Paberkandjal dokumente hoitakse dokumendi- ja arhiivihalduse teenuse osutaja hallatavas

arhiivihoidlas kuni nende säilitustähtaja lõppemiseni või üleandmiseni Rahvusarhiivi.

9. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused dokumentide

säilitustähtaegade määramisel ja millised säilitustähtajad on kasutusel?

Kultuuriministeeriumis määratakse dokumentide säilitustähtajad dokumentide

liigitusskeemi alusel, lähtudes järgmistest kriteeriumidest:

- õigusaktidest tulenevad nõuded, sealhulgas seadustes ja määrustes sätestatud

kohustuslikud säilitustähtajad;

- ministeeriumi tegevuse ja otsuste tõendamise vajadus, st kui kaua on dokument

vajalik ministeeriumi ülesannete täitmise, õiguste ja kohustuste tõendamiseks;

- dokumendi väärtus, sealhulgas selle õiguslik, halduslik või ajalooline tähendus;

- Rahvusarhiivi hindamisotsused, mille alusel on teatud dokumentidele ja

dokumentide sarjadele omistatud arhiiviväärtus, mis toob kaasa nende püsiva

säilitamise ja üleandmise Rahvusarhiivile;

- andmekaitse ja eesmärgipärasuse põhimõtted, eelkõige isikuandmeid sisaldava

teabe puhul, mida säilitatakse üksnes nii kaua, kui see on eesmärgi täitmiseks

vajalik.

Kasutatavad säilitustähtajad:

- lühiajalised (1–5 aastat);

- pikaajalised (10–50 aastat);

- alalised, mille puhul dokumente säilitatakse Kultuuriministeeriumi arhiivihoidlas

püsivalt;

- arhiiviväärtuslikud dokumendid, millele on Rahvusarhiivi hindamisotsuse alusel

omistatud arhiiviväärtus ning mis säilitatakse ministeeriumi arhiivihoidlas kuni

nende üleandmiseni Rahvusarhiivile.

10. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused dokumentide arhiivi

üleandmisel?

Kultuuriministeeriumis antakse dokumendid arhiivi üle järgmiste kriteeriumide alusel:

- arhiiviväärtuse olemasolu - Rahvusarhiivi hindamisotsuste alusel

arhiiviväärtuslikuks tunnistatud dokumendid ja dokumentide sarjad kuuluvad

üleandmisele Rahvusarhiivile;

- säilitustähtaja lõppemine asutuses - dokumendid antakse üle pärast nende aktiivse

kasutuse lõppemist ja asutuses säilitamise perioodi möödumist;

- dokumendi korrastatus ja kirjeldatus - üleantavad dokumendid peavad olema

korrastatud ja kirjeldatud vastavalt arhiiviseadusele, arhiivieeskirjale ja

Rahvusarhiivi juhistele;

- autentsuse ja tervikluse tagamine - üleandmisel peab olema tagatud dokumentide

autentsus, terviklus ja seos neid kirjeldavate metaandmetega;

- üleandmise vorm ja viis - digitaalsed ja paberkandjal dokumendid antakse üle

vastavalt Rahvusarhiivi kehtestatud nõuetele ja kokkulepitud tehnilisele korrale.

Dokumendihaldussüsteemis Delta hallatavate digitaaldokumentide puhul hõlmab arhiivi

üleandmine nii dokumente kui ka nendega seotud metaandmeid.

Valdkondlikes infosüsteemides ja andmekogudes loodud ja säilitatava teabe puhul toimub

arhiiviväärtusliku teabe üleandmine koostöös Rahvusarhiiviga vastavalt süsteemipõhistele

võimalustele, arhiiviseadusest tulenevatele nõuetele ning Rahvusarhiivi juhistele.

Dokumentide üleandmine Rahvusarhiivile toimub koostöös dokumendi- ja arhiiviteenuse

osutajaga. Dokumentide üleandmine dokumenteeritakse Rahvusarhiivi loodud keskkonnas

ASTRA.

Üleandmine Rahvusarhiivile toimub soovitavalt 10 aasta jooksul pärast säilitustähtaja

lõppu.

11. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused dokumentide hävitamisel?

Kultuuriministeeriumis hävitatakse dokumente järgmiste kriteeriumide alusel:

- säilitustähtaja möödumine - dokumente võib hävitada pärast dokumentide

liigitusskeemis määratud säilitustähtaja lõppemist;

- arhiiviväärtuse puudumine - hävitamisele kuuluvad üksnes dokumendid, millele

Rahvusarhiivi hindamisotsuste alusel ei ole omistatud arhiiviväärtust;

- õigusaktide ja juhiste järgimine - dokumentide hävitamine toimub kooskõlas

arhiiviseaduse, arhiivieeskirja ning Rahvusarhiivi juhistega;

- andmekaitse ja turvalisus - hävitamine peab tagama isikuandmete ja muu

kaitstava teabe pöördumatu hävimise ning välistama andmete sattumise

kolmandate isikute kätte;

- hävitamise dokumenteerimine - dokumentide hävitamine dokumenteeritakse

vastavalt kehtestatud korrale.

Töö käigus tekkinud registreerimisele mittekuuluvad paberkandjal kavandid

(tööversioonid), käsikirjalised töömärkmed jms abimaterjalid hävitab teenistuja

paberipurustajas; selliseid dokumente ei visata tavaprügisse.

6 / 6

12. Palun kirjeldage dokumendihalduse ja dokumentide säilitamisega seotud

kohtupraktikat ja/või praktikat (kohtud, õiguskantsler, teabevolinikud jne).

Ministeeriumil ei ole dokumentide haldamise ja säilitamisega seotud kohtupraktikat.

Lugupidamisega

(allkirjastatud digitaalselt)

Merilin Piipuu

kantsler

Ingrid Kaskpeit

[email protected]