Sisendi andmine Euroopa Nõukogu ametlikele dokumentidele juurdepääsu eksperdirühma küsimustikule dokumentide haldamise ja säilitamise kohta

Rahandusministeeriumi vastused dokumentide haldamise ja säilitamise küsimustele

1. Kuidas on avaliku võimu asutustes reguleeritud dokumentide haldamine, säilitamine

ja arhiveerimine?

Ministeeriumi dokumentide ja teabe haldamisel juhindutakse õigusaktidest (nagu

arhiiviseadus, arhiivieeskiri, teenuste korraldamise ja teabehalduse alused, avaliku teabe

seadus, haldusmenetluse seadus, märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise ning kollektiivse

pöördumise esitamise seadus, isikuandmete kaitse seadus, e-identimise ja e-tehingute

usaldusteenuste seadus jne) ja ministeeriumis kehtestatud dokumendihalduskorrast ning

liigitusskeemist.

2. Kas kõik avaliku võimu asutuse valduses olevad dokumendid registreeritakse? Kui

jah, siis millised andmed dokumentide kohta registrisse kantakse? Kes vastutab

registreerimise eest? Millisel hetkel registreerimine toimub?

Dokumendihaldussüsteemis registreeritakse ministeeriumisse saabunud, väljasaadetavad ja

asutusesisesed dokumendid (näiteks ministeeriumis koostatud õigusaktide eelnõud ja

õigusaktid, haldusaktid, lepingud, saabunud ja väljasaadetavad kirjad, otsused, protokollid,

aktid, aruanded, majasisesed dokumendid).

Dokumendid registreeritakse üldjuhul dokumendi saabumise või hiljemalt järgmiselt

tööpäeval või dokumendi allkirjastamisel. Posti teel või ministeeriumi üldisele e-posti

aadressile saabunud dokumendi registreerib dokumendihalduse spetsialist.

Dokumendihaldussüsteemi kantakse avaliku teabe seadusest tulenevad andmed ja lisaks

dokumenti identifitseerivad andmed, mis võivad olla dokumendi liigiti erinevad.

Dokumendihaldussüsteemi kantakse minimaalselt avaliku teabe seadusest tulenevad andmed:

1. kellelt on saabunud või kellele väljastatud;

2. saabumise või väljastamise kuupäev;

3. dokumendi rekvisiidid (dokumendi number ja kuupäev, pealkiri, vastutaja/koostaja;

allkirjastaja);

4. dokumendi liik (avaldus, märgukiri, resolutsioon, teabenõue, kiri, leping vms);

5. dokumendi suhtes kehtivad juurdepääsupiirangud.

3. Kas dokumentide sisu põhjal kohaldatakse registreerimiskohustusele erandeid?

Jah. Dokumendihaldussüsteemis ei registreerita dokumendihalduskorrast lähtuvalt näiteks

kutseid üritustele, mis ei ole seotud ministeeriumi tööga, anonüümkirju (isikut ei ole võimalik

kindlaks teha ja puuduvad isiku sideandmed), kirju, millel on rämpsposti tunnused,

ministeeriumi teenistujate ja osakondade vahelist kirjavahetust, reklaammaterjale.

Samuti ei registreerita dokumendihaldussüsteemis asutusesiseseid tööfaile (mustandid), mida

hoitakse Sharepointis.

4. Kas on olemas juhised või põhimõtted avalikule teenistujale otse saadetud või temalt

otse saadetud kirjavahetuse registreerimise kohta?

Ministeeriumi dokumendihalduskord reguleerib ja seab kohustuse, et iga teenistuja tagab oma

tööalasele e-posti aadressile saabunud e-kirja registreerimise selle sisust tulenevalt.

Registreerimisele kuuluvad näiteks teabenõue, märgukiri, selgitustaotlus, kaebus, samuti e-

kirjad, mis näiteks sisaldavad konkreetse asja menetluses tähtsat fakti või asjaolu.

5. Kas ametlike dokumentide registrid on avalikud?

Ministeeriumi dokumendihaldussüsteemi avalik dokumendiregister on leitav ministeeriumi

veebilehelt. Avalikus dokumendiregistris avalikustatakse dokumente avaliku teabe seaduse §

12 tulenevalt.

6. Kas elektroonilisi sõnumeid (e-kirjad, SMS-id jms) käsitletakse samamoodi nagu

paberdokumente?

Ministeeriumi dokumendihalduskord reguleerib ja seab kohustuse registreerida

dokumendihaldussüsteemis teenistuja tööalasele e-postkasti saabuvad tõendusväärtusega e-

kirjad ja koostatud e-kirjad nende sisust tulenevalt.

SMS-sõnumeid ja Teamsi vestlusi dokumendihaldussüsteemis ei registreerita.

7. Kas avaliku võimu asutused kasutavad dokumentide registreerimiseks ühist süsteemi

või kasutab iga asutus oma süsteemi?

Rahandusministeerium kasutab dokumendihaldussüsteemi Delta.

Rahandusministeerium haldab vastutava töötlejana allolevaid andmekogusid, mida kasutavad

ka teised riigiasutused:

Andmekogu Põhimäärus Volitusnorm

Riigi kinnisvararegister Riigi kinnisvararegistri

pidamise põhimäärus

Riigivaraseadus

Audiitortegevuse register Audiitortegevuse registri

asutamine ja registri

pidamise põhimäärus

Audiitortegevuse seadus

Väärtpaberite register Väärtpaberite registri

pidamise seadus

Riigiabi ja vähese tähtsusega

abi register

Riigiabi ja vähese tähtsusega

abi registri põhimäärus

Konkurentsiseadus

8. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused ametlike dokumentide

säilitamisel? Näiteks millises vormingus ja kus dokumente hoitakse?

Dokumentide säilitamisel juhindume arhiivieeskirjast, ministeeriumis kehtestatud

dokumendihalduskorrast ja liigitusskeemist.

Arhiivieeskirjaga on kehtestatud arhiivipüsivad vormingud, valdavalt on dokumendid .docx,

.xlsx, .pdf, .asice, .eml või .msg vormingus.

Dokumentide haldamine toimub dokumendihaldussüsteemis kuni hävitamiseni või

Rahvusarhiivile üleandmiseni. Teistes infosüsteemides toimub dokumentide haldamine

vastavalt nende põhimäärustele või kasutusjuhendile.

9. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused dokumentide

säilitustähtaegade määramisel ning milliseid säilitustähtaegu kasutatakse?

Dokumentidele, sealhulgas infosüsteemides olevale teabele säilitustähtaja kehtestamisel

lähtutakse seadustes ja muudes õigusaktides dokumendiliigile kindlaksmääratud

säilitustähtajast. Kui säilitustähtaeg ei ole sätestatud seaduse või selle alusel antud

õigusaktiga, arvestatakse: faktide või tegevuse tõestamise ja isikute õiguste kaitse vajadust;

ministeeriumi tegevuse järjepidevuse tagamise vajadust; avaliku arhiivi võimalikku huvi.

Säilitustähtaega arvestatakse asjaajamisaasta või sündmuse toimumise lõppemisest.

Dokumendi säilitustähtaeg võib olla alatine või määratud aastates või tähtajana, mis on seotud

kindlaksmääratud sündmuse toimumisega.

10. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused dokumentide üleandmisel

arhiivi?

Arhivaalide korrastamisel ja üleandmisel Rahvusarhiivile juhindume arhiivieeskirjast ja

Rahvusarhiivi juhistest.

11. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused dokumentide hävitamisel?

Dokumendid, mille säilitustähtaeg on möödunud ja millel puudub arhiiviväärtus, hävitatakse

peale säilitustähtaja möödumist poole aasta jooksul.

Dokumentide hävitamisel juhindutakse kehtestatud liigitusskeemist ja Rahvusarhiivi

hindamisotsustest.

Dokumendid hävitatakse kas dokumendi füüsilise hävitamise teel, kasutades vastava teenuse

osutamisele spetsialiseerunud ettevõtte teenust, või kustutades digitaalse teabe selle kandjalt

nii, et selles sisalduvat teavet ei ole võimalik taastada.

Teistes infosüsteemides toimub dokumentide ja teabe hävitamine vastavalt infosüsteemi

põhimääruses sätestatule.

12. Palun kirjeldage dokumentide haldamise ja säilitamisega seotud kohtupraktikat

ja/või halduspraktikat (kohtud, õiguskantsler, andmekaitse järelevalveasutused jms).

Rahandusministeeriumil puudub kohtupraktika dokumentide haldamise ja säilitamise

valdkonnast.

1. Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused–Riigi Teataja

Arhiiviseadus–Riigi Teataja

Arhiivieeskiri–Riigi Teataja

Avaliku teabe seadus–Riigi Teataja

Maksukohustuslaste registri põhimäärus–Riigi Teataja

Maksukorralduse seadus–Riigi Teataja

Maksu- ja Tolliameti teabehalduse kord

Maksu- ja Tolliameti dokumentide liigitusskeem

2. Jah, dokumendid registreeritakse vastavas infosüsteemis vastuvõtmise päeval või

hiljemalt järgmisel tööpäeval. Dokumendi registreerimise eest vastutab dokumendi

saaja või looja. Teave sõltub dokumendiliigist. Tavalise kirjavahetuse puhul: liikumise

suund, saatmisviis, dokumendi kandja, dokumendi liik, pealkiri, saaja/saatja info, kelle

kohta dokument saadeti, juurdepääsupiirang, -alus, -algus ja -lõpp.

3. Jah, vastavalt dokumendil olevatele andmetele nt sisedokumentide (käskkiri, protokoll,

akt) puhul on vähem registriandmeid (dokumendiliik, pealkiri, allkirjastaja, koostaja ja

juurdepääsupiiranguga seotud andmed).

4. Registreerimise otsustus on jäätud kirja saajal/saatjale, aga kui pöördumine sisaldab

otsuseid või sellega võetakse seisukohti, tuleb see registreerida.

5. Registrid ei ole avaliku, eraldi on olemas Avalik dokumendiregister kuhu kuvatakse

kirjavahetus, lepingud ja käskkirjad mis kuuluvad avalikustamisele, kuid dokumentidele

juurdepääs on piiratud, kuna Maksu- ja Tolliameti poolt koostatud dokumendid on 98%

ulatuses juurdepääsupiiranguga (maksusaladus).

6. Jah.

7. Maksu- ja Tolliamet on ühes dokumendihalduse süsteemis koos teiste

Rahandusministeeriumi haldusalas olevate asutustega.

8. Vormingud annab ette Rahvusarhiiv, valdavalt on dokumendid pdf, asice, eml või msg.

Dokumente säilitatakse DHS-s ning rakendustes, kus need loodi või sisestati ning

säilitatakse vastavalt dokumentide loetelus kehtestatule.

9. Vastavalt ameti peadirektori poolt kehtestatud dokumentide liigitusskeemile, millega

määratakse dokumentide säilitustähtajad. Säilitustähtajad tulenevad, kas seadusest

tulenevalt või ameti vajadusest.

10. Paberkandjal toimikud antakse ameti arhiivi kokkuleppelisel, kuid mitte hiljem, kui kaks

aastat pärast toimiku lõpetamist asjaajamises.

Toimikud loetakse asjaajamises lõpetatuks:

• kalendriaasta lõppemisel (näiteks: kirjavahetus, deklaratsioonid, protokollid jms)

• lepingusuhete lõppemisel (näiteks: üürilepingu lõppemine, hankelepingu lõppemine,

töölepingu lõppemine jms)

• probleemi lahendamise või asja lõpetamise korral (näiteks: väärteotoimikud,

kontrollitoimikud jms).

Arhiiviväärtuslikuks hinnatud dokumendid antakse alatiseks säilitamiseks üle

Rahvusarhiivi.

11. Dokumentide hävitamiseks eraldamise aluseks on dokumentide loomise või saamise

ajal kehtinud liigitusskeem ja selles toodud säilitustähtajad ning Rahvusarhiivi

hindamisotsused.

12. Kohtupraktika puudub.

Lõõtsa 8a / 15176 Tallinn / Eraklientide nõustamine +372 880 0811 / Äriklientide nõustamine +372 880 0812 [email protected] / www.emta.ee / Registrikood 70000349

Rahandusministeerium [email protected]

Teie 12.12.2025 nr 11-3.1/5180-3 Meie 18.12.2025 nr 1.1-5/027723-1

Sisendi andmine Euroopa Nõukogu ametlikele dokumentidele juurdepääsu eksperdirühma küsimustikule dokumentide haldamise ja säilitamise kohta Edastame pöördumise „Sisendi küsimine Euroopa Nõukogu ametlikele dokumentidele juurdepääsu eksperdirühma küsimustikule dokumentide haldamise ja säilitamise kohta” tagasiside. Lugupidamisega /allkirjastatud digitaalselt/ Tauno Krull haldusosakonna juhataja Lisa: Küsimustiku tagasiside Kristiina Normet [email protected]

Statistikaamet Tatari 51, 10134 Tallinn rg-kood 70000332; tel 625 9300 [email protected], www.stat.ee

Rahandusministeerium Teie: 12.12.2025 nr 11-3.1/5180-3

Meie: 30.12.2025 nr 2-11/0465-1 Vastus küsimustikule Edastame Statistikaameti vastused Euroopa Nõukogu ametlikele dokumentidele juurdepääsu eksperdirühma küsimustikule dokumentide haldamise ja säilitamise kohta. Vastused küsimustele:

1. Asutuse dokumentide haldamisel, säilitamisel ja arhiveerimisel lähtub Statistikaamet avaliku teabe seadusest, arhiivieeskirjast, riikliku statistika seadusest ja isikuandmete kaitse seadusest. Asutustel on kohustus kehtestada ka asutuse dokumendihaldust reguleeriv dokument, nt teabehalduse- ja dokumendiringluse kord ja liigitusskeem, kus on näha kõik registreeritavad dokumendid ja säilitustähtajad.

2. Registreeritakse kõik asutusse saabuvad ja väljasaadetavad dokumendid. Registrisse kantakse metaandmed (dokumendi pealkiri, reg kpv ja reg number, koostaja/saatja, juurdepääsupiirang, allkirjastaja, dokumendi fail/id). Dokumendi registreerimise eest vastutab teenistuja, kes loob või saab dokumendi.

3. Erisus - grandipakkumised registreeritakse vastavasse infosüsteem (neid ei dubleerita asutuse

dokumendiregistris), samuti ei registreerita õigusakte, kui neid otse asutusele ei saadeta, aga tagasiside antakse (väljaminev kiri registreeritakse). Sisu põhjal võivad tuleneda erinevad metaandmed (nt protokollil või käskkirjal on kohustuslikud väljad erinevad). Sisust tulenevad ka juurdepääsupiirangud, st kõik registreeritavad dokumendid ei ole ligipääsetavad kõigile.

4. Jah on koostatud – teabehalduse- ja dokumendiringluse kord.

5. Jah.

6. e-postiga, postiga ja üle DHXi (otse dokumendihaldussüsteemi) saabunud või saadetavaid dokumente

käsitletakse samade põhimõtete alusel. SMS-sõnumeid ei registreerita, kuna neid ei loeta dokumentideks.

7. Statistikaametil on dokumentide registreerimiseks oma süsteem (Livelink). Riigiülestest süsteemidest on kasutusel nt riigihangete register, FITEK (arvete esitamise ja menetlemise keskkond) ja riigitöötaja iseteenindusportaal (personalidokumendid).

8. Andmed on digitaalsel, masinloetaval kujul või avatud vormingus. Dokumente säilitatakse dokumendihaldussüsteemis. Dokumentide säilitustähtajad on toodud asutusepõhises liigitusskeemis.

9. Statistikaameti dokumentide säilitustähtaeg on määratud dokumentide liigitusskeemis. Sõltuvalt dokumendi liigist võib see säilitustähtaeg olla 6 kuust kuni alatiseni.

10. Avaliku sektori asutused lähtuvad arhiivieeskirjast.

11. Dokumendid, mis on ületanud säilitustähtaja, hävitatakse. Hävitamisel koostatakse dokumentide hävitamise akt. Dokumendid hävitatakse selliselt, et nende taastamine ei ole peale hävitamist võimalik.

12. Statistikaametil puudub kohtupraktika, kuid oleme saanud suuniseid dokumentide hävitamiseks tulenevalt isikuandmete kaitse seadusest seoses teadusuuringute jaoks kogutud andmetega (nt nõue hävitada isikuandmeid sisaldavad andmed teatud tähtajaks).

Lugupidamisega (allkirjastatud digitaalselt) Annika Kitsing Personali- ja tugiteenuste osakonna juhataja

Kersti Mustsaar 5323 1921 [email protected]

Dokumentide haldamine ja säilitamine Rahandusministeeriumi Infotehnoloogiakeskuses (RmIT)

1. Kuidas on avaliku võimu asutustes reguleeritud dokumentide haldamine, säilitamine ja

arhiveerimine?

Rahandusministeeriumi Infotehnoloogiakeskuses on dokumentide haldamine, säilitamine ja

arhiveerimine reguleeritud asutuse dokumendihalduse korras, dokumentide liigitusskeemis,

valdkonna juhistes. Valdkondlikud juhised reguleerivad muu hulgas IT teenuste arendamisega

seotud andmete haldamist Atlassiani tootepere keskkonnas Jira.

2. Kas kõik avaliku võimu asutuse valduses olevad dokumendid registreeritakse? Kui jah, siis millised

andmed dokumentide kohta registrisse kantakse? Kes vastutab registreerimise eest? Millisel hetkel

registreerimine toimub?

Vastavalt asutuse dokumendihalduse korrale kuuluvad registreerimisele kõik asutuse tegevusega

seotud allpool kirjeldatud dokumendid, välja arvatud arved, reklaam trükised, perioodika, valesti

adresseeritud dokumendid, tööle või praktikale kandideerimisega seotud dokumendid jm.

Registrisse kantakse järgmised andmed:

• Sissetulev/väljaminev kiri:

dokumendi liik, dokumendi sisu peegeldav pealkiri, sisukirjeldus, saatja/saaja andmed:

organisatsioon, kontaktandmed, saatja/saaja kuupäev, saatja viit, registreerimise kuupäev,

registreerimise number, allkirjastaja nimi, koostaja nimi, saatmisviis, formaat, märkused,

juurdepääsupiirang, alus, algus- ja lõpp-kuupäev, kestus.

• Käskkiri/korraldus/leping/protokoll:

dokumendi liik, registreerimise kuupäev, registreerimise number, dokumendi kandja,

juurdepääsumärked: algus- ja lõpp-kuupäev, juurdepääsupiirang, alus, algus- ja lõppkuupäev.

Lepingutel osapoolte andmed, riigihanke viitenumber, summad, hankelepingute etapid ja

aktid, lepingu kehtivuse lõpp, lepingu staatus, dokumendi kandja, allkirjastaja nimi, kontaktisik,

kuluüksus.

Dokumendi registreerimise eest vastutajad on määratud asutuse dokumendihalduse korras:

RmITi üldmeilile ([email protected]), DHXi kaudu ja postiaadressile saabunud dokumendid

registreerib DHSis dokumendihalduse spetsialist. Paberkandjal dokumendi registreerimisel

lisab dokumendihalduse spetsialist DHSi skaneeritud dokumendi.

Töötaja e-posti aadressile saabunud kirjade registreerimise vajaduse otsustab töötaja, lähtudes

DHSis sätestatud nõuetest. Registreerimisele kuuluva e-kirja saadab töötaja registreerimiseks

RmITi üldmeilile.

Millisel hetkel registreerimine toimub?

Dokumendid registreeritakse DHSi dokumendiregistris hiljemalt selle allkirjastamisele,

saabumisele või väljasaatmisele järgneval tööpäeval. Kui dokumendil on märge «KIIRE», siis

registreeritakse ja edastatakse see läbivaatamiseks esimesel võimalusel.

3. Kas dokumentide sisu põhjal kohaldatakse registreerimiskohustusele erandeid?

Registreerimiskohustuse erandeid kohaldatakse kooskõlas seadustega. Vastavalt asutuse

dokumendihalduse korrale kuuluvad registreerimisele kõik asutuse tegevusega seotud

dokumendid, välja arvatud arved, reklaam- ja informatiivse sisuga trükised, perioodika jm kas

dokumendihaldussüsteemis või teistes infosüsteemides.

4. Kas on olemas juhised või põhimõtted avalikule teenistujale otse saadetud või temalt otse saadetud

kirjavahetuse registreerimise kohta?

Asutuse dokumendihalduse korras on reguleeritud:

Töötaja e-posti aadressile saabunud kirjade registreerimise vajaduse otsustab töötaja, lähtudes

DHSis sätestatud nõuetest. Registreerimisele kuuluva e-kirja saadab töötaja registreerimiseks RmITi

üldmeilile.

5. Kas ametlike dokumentide registrid on avalikud?

Asutuse dokumendiregistrid on avalikud.

6. Kas elektroonilisi sõnumeid (e-kirjad, SMS-id jms) käsitletakse samamoodi nagu paberdokumente?

Sõltumata teabekandjast võetakse asutuse tegevusega seotud teave arvele kas

dokumendihaldussüsteemis või teises infosüsteemis. Suuliselt esitatud teave protokollitakse,

registreeritakse ja menetletakse dokumendihaldussüsteemis.

7. Kas avaliku võimu asutused kasutavad dokumentide registreerimiseks ühist süsteemi või kasutab iga

asutus oma süsteemi?

Rahandusministeeriumi Infotehnoloogiakeskus kasutab dokumendihaldussüsteemi LiveLink ja

Riigitöötaja iseteenidusportaali (RTIP). Personalivaldkonnaga seotud dokumentide menetlemine

toimub kooskõlas RTIPi juhenditega.

8. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused ametlike dokumentide säilitamisel?

Näiteks millises vormingus ja kus dokumente hoitakse?

Dokumentide säilitamine on reguleeritud Rahandusministeeriumi Infotehnoloogiakeskuse

dokumendihalduse korras ja dokumentide loetelus kooskõlas õigusaktidega.

Dokumente hoitakse alles nende säilitustähtaja jooksul ning pärast säilitustähtaja lõppu võib

dokumendid hävitada, kooskõlas Arhiivieeskirja § 13 lg-ga 1.

Iga töötaja vastutab tema kasutuses või vastutusel olevate paberdokumentide säilimise eest.

Lühiajalise säilitustähtajaga (kuni 10 aastat) paberdokumente, millega seotud asjaajamine on

lõppenud, tuleb hoida dokumentide loetelus märgitud säilitustähtaja lõpuni.

Kuni 10-aastase ehk lühiajalise säilitustähtajaga digitaalseid dokumente ja nende metaandmeid

säilitatakse dokumentide liigitusskeemis märgitud infosüsteemis.

Alatise ja pikaajalise säilitustähtajaga (üle 10 aasta) digitaalseid dokumente ja nende metaandmeid

säilitatakse kuni nende säilitustähtaja lõppemiseni dokumentide liigitusskeemis märgitud

infosüsteemis.

Dokumendid, mille säilitustähtaeg on möödunud, võib eraldada hävitamiseks.

Dokumentide hävitamise kohta koostatakse hävitamisakt. Dokumentide hävitamist koordineerib

dokumendihalduse spetsialist.

Asutuses kasutatakse arhiiviseadusega kehtestatud arhiivivorminguid. Teavet hoitakse

dokumendihaldussüsteemis, sise- ja välisveebis.

9. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused dokumentide säilitustähtaegade

määramisel ning milliseid säilitustähtaegu kasutatakse?

Asutuse dokumentide säilitustähtaegade määramise aluseks on:

Rahandusministeeriumi Infotehnoloogiakeskuse dokumendihalduse kord, dokumentide loetelu,

valdkonna eriseadused; arhiiviseadus ja selle rakendusakt arhiivieeskiri;

Vastavalt Rahvusarhiivi hindamisotsusele arhiiviväärtuslikke dokumente Rahandusministeeriumi

Infotehnoloogiakeskusel ei ole. Säilitustähtaja ületanud dokumendid/teave hävitatakse asutuse

hävitamisakti alusel.

Rahandusministeeriumi Infotehnoloogiakeskus kasutab säilitustähtaegu: alatine, 75, 55, 50, 25, 10,

7, 5,3.

10. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused dokumentide üleandmisel arhiivi?

Asutuse dokumentide üleandmine on reguleeritud Rahandusministeeriumi dokumendihalduse

korras, dokumentide loetelus kooskõlas õigusaktidega.

11. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused dokumentide hävitamisel?

Asutuse dokumentide hävitamine on reguleeritud Rahandusministeeriumi dokumendihalduse

korras, dokumentide loetelus kooskõlas määruste ja õigusaktidega.

Säilitustähtaja ületanud dokumendid/teave hävitatakse asutuse hävitamisakti alusel.

12. Palun kirjeldage dokumentide haldamise ja säilitamisega seotud kohtupraktikat ja/või

halduspraktikat (kohtud, õiguskantsler, andmekaitse järelevalveasutused jms).

Rahandusministeeriumi Infotehnoloogiakeskusel ei ole dokumentide haldamise ja säilitamisega

seotud kohtupraktikat.

Lõõtsa 8a, 11415 Tallinn / [email protected] / www.rmit.ee / registrikood 70009244

Rahandusministeerium [email protected]

Teie: 12.12.2025 nr 11-3.1/5180-3

Meie: 30.12.2025 nr 1.1-5/134-1

Vastus sisendi kogumisele Euroopa Nõukogu ametlikele dokumentidele juurdepääsu eksperdirühma küsimustikule dokumentide haldamise ja säilitamise kohta Edastame Rahandusministeeriumi Infotehnoloogiakeskuse vastused Justiits- ja Digiministeeriumi edastatud Euroopa Nõukogu ametlikele dokumentidele juurdepääsu eksperdirühma küsimustikule (lisatud). Lugupidamisega (allkirjastatud digitaalselt) Marek Mägi direktori asetäitja direktori ülesannetes Lisa: Dokumentide haldamine ja säilitamine Rahandusministeeriumi Infotehnoloogiakeskuses Triin Teppor [email protected]

Lõkke 4 / 10122 Tallinn / 663 8200 / [email protected] / www.rtk.ee / Registrikood 70007340

Kärt Allert Teie 12.12.2025 nr 11-3.1/5180-3

Rahandusministeerium

[email protected] Meie 30.12.2025 nr 2-11/25/2555-2

Sisendi kogumine Euroopa Nõukogu

ametlikele dokumentidele juurdepääsu

eksperdirühma küsimustikule dokumentide

haldamise ja säilitamise kohta

Saadame Riigi Tugiteenuste Keskuse (RTK) andmed dokumentide haldamise ja säilitamise kohta.

1. Kuidas on avaliku võimu asutustes dokumentide haldamine, säilitamine ja arhiveerimine

reguleeritud? Palun esitage vastava regulatsiooni ametlik tõlge ühes Euroopa Nõukogu

ametlikus keeles.

RTK dokumendihaldust reguleerivad:

 Avaliku teabe seadus (AvTS) – sätestab avaliku teabe kättesaadavuse ja

juurdepääsupiirangute alused.

 Arhiiviseadus ja arhiivieeskiri – määravad arhivaalide säilitamise, üleandmise ja

hävitamise nõuded.

 Määrus „Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused“ – kohustab dokumente menetlema

elektrooniliselt, digiteerima paberdokumendid ja tagama tervikliku ülevaate teabe

elukäigust.

 RTK infohalduskord – kehtestab infohalduse põhimõtted RTK-s. Infohalduse korra

eesmärgiks on anda terviklik ülevaade organisatsiooni infohalduse põhimõtetest,

kasutatavatest infosüsteemidest ja keskkondadest ning nende haldamisest.

 RTK dokumendihalduskord – kehtestab dokumendi loomise, registreerimise, menetlemise,

säilitamise, üleandmise ja hävitamise põhimõtted.

 RTK liigitusskeem – ülevaade RTK-s tekkivast teabest, sh säilitamistähtajad, säilitamise

asukoht, juurdepääsu põhimõtted, jm.

2. Kas kõik avaliku võimu asutuste valduses olevad dokumendid registreeritakse? Kui jah,

siis millist teavet dokumentide kohta registrisse kantakse? Kes vastutab registreerimise eest?

Millal registreerimine toimub?

Jah, kõik saabunud, väljasaadetavad ja asutusesisesed dokumendid, millel on tõendusväärtus,

registreeritakse dokumendihaldussüsteemis (DHS), v.a töödokumendid (mustandid jm), mida

hoitakse asutuse sisevõrgus (Confluence, SharePoint, Jira, jm).

Dokumendihaldussüsteemi kantakse minimaalselt avaliku teabe seadusest tulenevad andmed:

1. kellelt on saabunud või kellele väljastatud;

2. saabumise või väljastamise kuupäev;

3. dokumendi rekvisiidid (dokumendi number ja kuupäev, pealkiri, vastutaja/koostaja;

allkirjastaja);

4. dokumendi liik (avaldus, märgukiri, resolutsioon, teabenõue, kiri, leping vms);

5. dokumendi suhtes kehtivad juurdepääsupiirangud.

Registreerimise eest vastutab dokumendi saaja või looja või dokumendihaldur, kes haldab

asutuse üldpostkasti. Registreerimine toimub üldjuhul dokumendi vastuvõtmisel (esimesel

võimalusel) või dokumendi allkirjastamisel.

Lisaks dokumendihaldussüsteemile registreeritakse dokumendid asutuse muudes

infosüsteemides:

 Riigitöötajate Iseteenindusportaal (RTIP): Riigitöötajate personalidokumentide

haldamiseks. Koolituste, puhkuste, puudumiste ja töötamisega seotud dokumendid (nt

töölepingud, lisatasude käskkirjad), töötajate taotlused, lähetusaruanded, lähetus- ja

majanduskulude aruanded. Osaliselt sisestab süsteemi dokumendid personalitöötaja, töötaja

lisab endaga seotud avaldused/aruanded. Dokumendid registreeritakse üldjuhul

allkirjastamise/kinnitamise hetkel.

 Toetuste infosüsteem (SFOS): Statistilise ja finantsteabe kogumiseks, aruandluse

esitamiseks, järelevalveks ning toetuste maksete tegemiseks. Sisaldab taotlejaga seotud

andmeid ja dokumente, nt toetuse andmise otsused, lepingud ja lepingute muudatused toetuse

saajatega, maksekorraldused ja maksearuanded, järelevalve aruanded ja kontrollaktid,

tagasinõude otsused (kui toetuse saaja ei täida tingimusi), projektide aruanded (vahe- ja

lõpparuanded), auditid ja auditi tulemused, kirjavahetus taotlejaga, selgitused, täiendavad

dokumendid; taotluste menetlusprotokollid ja hindamislehed. Osaliselt dubleeritakse

dokumente asutuse dokumendihaldussüsteemis (otsused, lepingud). Dokumendid lisab

süsteemi toetuste koordinaator või taotluse esitaja.

 Riigihangete register (RHR): Riigihangete läbiviimiseks ja haldamiseks.

Sisaldab: hanketeateid, pakkumusi ja nende avamise protokolle, hankelepinguid ja lepingute

muudatusi, vaidlustuste dokumente, otsuseid ja aruandeid hanke kohta. Osaliselt dubleeritakse

dokumente asutuse dokumendihaldussüsteemis (pakkumused, protokollid, hankelepingud,

jm). Dokumendid sisestab hankespetsialist.

3. Kas dokumentide registreerimise nõuetele rakendatakse erandeid sõltuvalt nende sisust?

Erandid kehtivad dokumentidele, millel puudub tõendusväärtus (nt reklaammaterjalid, kutsed,

turunduspakkumused, jmt). Samuti ei registreerita asutusesiseseid mustandeid ja tööversioone,

neid hoitakse Confluences, SharePointis, Jiras.

4. Kas on juhised kirjavahetuse registreerimiseks?

Jah, dokumendihalduskord sätestab, et tööalane kirjavahetus (e-kirjad) registreeritakse DHS-is,

kui see sisaldab asutuse jaoks olulist tõendusväärtusega infot, nt otsuseid, kohustusi või

muid menetluslikke toiminguid. Isiklikku kirjavahetust ei registreerita.

5. Kas ametlike dokumentide registrid on avalikud?

Avaliku teabe seaduse alusel on dokumendiregistri avalik osa kättesaadav, kuid

juurdepääsupiiranguga dokumentide sisu ei avalikustata – nähtavad on vaid metaandmed. RTK

avalik dokumendiregister: https://www.rtk.ee/asutus-uudised-kontakt/dokumendiregister.

Lõkke 4 / 10122 Tallinn / 663 8200 / [email protected] / www.rtk.ee / Registrikood 70007340

Samuti on RTIPil olemas avalik dokumendiregistri vaade, mis on kättesaadav siit:

https://www.riigitootaja.ee/rtip-client/login

6. Kas elektroonilisi sõnumeid (e-kirjad, SMS-id jne) käsitletakse samamoodi nagu

paberdokumente?

Jah, osaliselt on elektroonilised sõnumid võrdsustatud paberdokumentidega. E-kirjad, mis

sisaldavad menetluslikku teavet, registreeritakse DHS-is. SMS-e ja näiteks Teamsi vestlusi, ei

registreerita DHSis.

7. Kas avaliku võimu asutused kasutavad dokumentide registreerimiseks ühtset süsteemi

või on igal asutusel oma süsteem?

Hetkel on igal asutusel oma dokumendihaldussüsteem, RTK kasutab Deltat. RTK eestvedamisel

toimub uue keskse dokumendihaldussüsteemi arendamine, mis võetakse tulevikus kasutusele ca

160 riigiasutuses.

RTK haldab vastutava töötlejana keskseid infosüsteeme, mida kasutavad ka teised riigiasutused.

 Riigitöötaja iseteenindusportaal (RTIP) – personalidokumentide haldamine.

Riigi personali ja palgaarvestuse andmekogu asutamine ja selle põhimäärus. 26.08.2022 §

3 lg 1.

 Riigihangete Register (RHR) – riigihankedokumentide haldamine.

Riigihangete registri põhimäärus. 01.01.2024 § 3 lg 1.

 Struktuuritoetuste register – struktuuritoetustega seotud dokumentide haldamine.

Struktuuritoetuse registri pidamise põhimäärus. 23.06.2023§ 2 lg 1.

8. Milliseid kriteeriume rakendavad avaliku võimu asutused ametlike dokumentide

säilitamisel? Näiteks millises vormingus ja kus dokumente hoitakse?

Dokumendid säilitatakse vastavalt dokumendihalduskorrale ja liigitusskeemile, mis määrab

säilitustähtaja, hoiukoha ja arhiveerimisviisi. Iga dokument liigitatakse vastavalt asutuse

liigitusskeemile, mis määrab: säilitustähtaja (nt 5 aastat, 10 aastat, alaline

säilitamine) ja hoiukoha (asutuse dokumendihaldussüsteem või muu infosüsteem, nt RTIP, RHR

vm).

Digitaalsete dokumentide vormingud peavad vastama riiklikele standarditele, mis on kehtestatud

arhiivieeskirjas. Näiteks enamkasutatavad failivormid:

 PDF/A – pikaajaliseks säilitamiseks ja arhiveerimiseks (Rahvusarhiivi nõue) – käskkirjad,

otsused, jm dokumendid dokumendihaldussüsteemis.

 DOCX – tööversioonid ja lühiajalised dokumendid.

Failid peavad säilitama autentsuse ja tervikluse (digiallkirjad, metaandmed) kogu elukäigu vältel.

9. Milliseid kriteeriume rakendavad avaliku võimu asutused dokumentide

säilitustähtaegade määramisel ja millised tähtajad kehtivad?

Säilitustähtajad määratakse liigitusskeemi alusel, arvestades:

 asutuse ärivajadust,

 õigusaktidest ja juriidilistest kokkulepetest tulenevaid nõudeid,

 Rahvusarhiivi hindamisotsust.

Kehtivad tähtajad:

 Lühiajalised dokumendid: alla 10 aasta (nt igapäevane kirjavahetus, aruanded, mis

kaotavad kiiresti aktuaalsuse).

 Pikaajalised dokumendid: 10–50 aastat (nt personalidokumendid, lepingud,

finantsaruanded).

 Arhiiviväärtusega dokumendid: dokumendid, millele Rahvusarhiiv on omistanud

arhiiviväärtuse ja mis antakse alaliseks säilitamiseks üle Rahvusarhiivi, kuna neil on püsiv

tõendusväärtus või ajalooline tähtsus. Need dokumendid ei hävitata, vaid arhiveeritakse

vastavalt Rahvusarhiivi nõuetele.

10. Milliseid kriteeriume rakendavad avaliku võimu asutused dokumentide arhiivi

üleandmisel?

Dokumentide üleandmisel asutuse arhiivihoidlasse dokumendid korrastatakse vastavalt asutuses

kehtestatud korrale (nõuded on kirjeldatud dokumendihalduskorras). Üleandmine toimub

üleandmise-vastuvõtmise akti alusel.

Arhivaalid (arhiiviväärtusega dokumendid) korrastatakse ja kirjeldatakse arhiivieeskirja nõuete

järgi ning antakse üle Rahvusarhiivile digitaalselt või füüsiliselt vastuvõtukeskkonna kaudu.

11. Milliseid kriteeriume rakendavad avaliku võimu asutused dokumentide

kõrvaldamisel/hävitamisel?

Dokumendid hävitatakse pärast säilitustähtaja möödumist, kui neil pole arhiiviväärtust.

Hävitamine dokumenteeritakse hävitamisaktiga, enne hävitamist akt kooskõlastatakse sisu eest

vastutajatega. Kui dokumendid on aktiivses kasutuses ja/või on vajaduse pikemalt säilitada,

pikendatakse säilitustähtaega. Paberdokumendid hävitatakse purustamise teel, digitaalsed

dokumendid hävitatakse tervikuna, st ei säiliks ühtegi faili ega metaandmeid, mis võimaldaksid

dokumendi taastamist. Hävitatud dokumendid eemaldatakse süsteemist pöördumatult.

12. Palun kirjeldage kohtupraktikat ja/või tavasid, mis on seotud dokumentide haldamise ja

säilitamisega (kohtud, ombudsmanid, teabevolinikud jne).

RTKl puudub kirjeldatud kohtupraktika.

Lugupidamisega

(allkirjastatud digitaalselt)

Pärt-Eo Rannap

peadirektor

Kristi Madismäe 521 4195

[email protected]

Suur-Ameerika 1 / 10122 Tallinn / 611 3558 / [email protected] / www.rahandusministeerium.ee

registrikood 70000272

Justiits- ja Digiministeerium

[email protected]

Sisendi andmine Euroopa Nõukogu

ametlikele dokumentidele

juurdepääsu eksperdirühma

küsimustikule dokumentide

haldamise ja säilitamise kohta

Edastame Rahandusministeeriumi ja ministeeriumi haldusala asutuste vastused dokumentide

haldamise ja säilitamise kohta.

Vabandame vastuse viibimise pärast.

Lugupidamisega

(allkirjastatud digitaalselt)

Kristo-Taavi Ruus

ühisosakonna juhataja

Lisad:

1. Rahandusministeeriumi vastus.pdf

2. Maksu- ja Tolliameti vastus.asice

3. Statistikaameti vastus.asice

4. Rahandusministeeriumi Infotehnoloogiakeskuse vastus.asice

5. Riigi Tugiteenuste Keskuse vastus.asice

6. Rahapesu Andmebüroo vastus.eml

7. AS Eesti Loto vastus.asice

Kärt Allert 626 9307

[email protected]

Teie 28.11.2025 nr 7-2/9004

Meie 12.01.2026 nr 11-3.1/5180-11