Käskkirja kinnitamine

28.02.2024 käskkirja nr 47

LISA 1

Luba nr:

Kande nr

Jääk perioodi

alguses

(liitrites)

Sissetulek

(liitrites)

Kogus ühe

toimingu kohta

ml

Toimingute

arv Kasutamise otstarve

Kasutatud

kogus (liitrites)

Jääk perioodi lõpuks

(liitrites)

1

2

3

4

5

6

7

8

0 0 0 0

kuupäev

ees- ja perekonnanimi

allkiri

periood:

Eesti Kohtuekspertiisi Instituut

Piirituse kuluaruanne

osakond:

Kinnitatud 28.02.2024

käskkirjaga nr 47

Eesti Kohtuekspertiisi Instituut Sari: 1-1 Versioon: 10

Dokumendi

liik:

Haldustegevuse korrad, eeskirjad ja

juhendid

Lk: 1(11) Koostatud: 22.02.2024

Pealkiri: Ostutegevuse kord Koostas: A.Lepikult Haldaja: majandusjuht

1

SISUKORD

1. EESMÄRK ............................................................................................................................ 1 2. ULATUS ................................................................................................................................ 1 3. MÕISTED ............................................................................................................................. 2 4. VASTUTUSED ..................................................................................................................... 3

5. KAUBA JA TARNIJATE VALIK ...................................................................................... 4 6. OSTUINFORMATSIOON .................................................................................................. 4

7. HANGETE KORRALDAMINE ......................................................................................... 6 8. RENDILEPINGUTE SÕLMIMINE ............................................................................... 8

9. HUVIDE KONFLIKT JA KORRUPTSIOONIVASTASED MEETMED NING

TÖÖTAJA TEAVITAMISKOHUSTUS ................................................................................ 8 10. KAUBA/TEENUSTE NÕUETEKOHASUSE TÕENDAMINE ............................... 9

11. PRETENSIOONIDE JA MITTEVASTAVUSE KÄSITLEMINE NING

KAUBA/TEENUSE/TARNIJA HINDAMINE .................................................................... 10 12. SEONDUVAD DOKUMENDID ................................................................................ 10 13. DOKUMENDI MUUDATUSTE REGISTER: ......................................................... 11

1. EESMÄRK

1.1 Struktuuriüksuste varustamine nõuetele vastavate kaupade ja teenustega:

1) õigeaegselt;

2) vajalikus koguses;

3) optimaalse hinnaga.

1.2 Ekspertiiside tegemisel kasutatava alkoholi (piirituse) arvestuse ja aruandluse pidamine.

2. ULATUS

2.1 Ostutegevuse kord (edaspidi kord) hõlmab ostutegevust alates kauba ja tarnija valikust

kuni ostetavate kaupade vastuvõtmiseni struktuuriüksustes.

2.2 Kord kohaldub järgmistele sisseostetavatele kaupadele:

1) ekspertiiside ja uuringute tegemiseks vajalikud seadmed, materjalid, vahendid;

2) transpordivahendid ja nendega seotud hooldus- ja korrashoiuvahendid;

3) IT- ja sidevahendid;

4) instituudi infrastruktuuri remondi- ja korrashoiumaterjalid;

5) kontoritarbed ja mööbel.

2.3 Kord rakendub järgmistele sisseostetavatele teenustele:

1) infrastruktuuri remondi- ja hooldustööd;

2) jäätmekäitlus;

Kinnitatud 28.02.2024

käskkirjaga nr 47

Eesti Kohtuekspertiisi Instituut Sari: 1-1 Versioon: 10

Dokumendi

liik:

Haldustegevuse korrad, eeskirjad ja

juhendid

Lk: 2(11) Koostatud: 22.02.2024

Pealkiri: Ostutegevuse kord Koostas: A.Lepikult Haldaja: majandusjuht

2

3) ekspertiiside ja uuringute läbiviimiseks kasutatavate seadmete installeerimis-,

remondi- ja hooldustööd;

4) mõõtevahendite taatlemine ja kalibreerimine;

5) ekspertiisimaterjalide saatmine;

6) ekspertiiside ja uuringute tegemiseks sisseostetavad uuringud ja konsultatsioonid;

7) postiteenused;

8) majutus- ja reisiteenused;

9) koolitusteenused;

10) kindlustusteenused;

11) tõlketeenused;

12) asjaajamis- ja arhiiviteenused.

3. MÕISTED

1) Instituut - Eesti Kohtuekspertiisi Instituut;

2) Ministeerium - Justiitsministeerium;

3) Kaup - erinevad materjalid, seadmed ja vahendid;

4) Tarnija - kauba vahendaja, kes võib olla ka kauba tootja või teenuse osutaja;

5) Kauba/teenuse kvaliteet - vastavus juhendile, sertifikaadile või eksperdi

eriteadmistele; kaupade töökindlus; kasutajasõbralikkus jms;

6) Tarnetingimused - tarneaeg, tarnekindlus, kinnipidamine tähtaegadest jms;

7) Hind - hinnatase, paindlikkus hinnaläbirääkimistel jms;

8) Tellimissüsteem - instituudisisene digitaalne programm kaupade ostuvajaduste

kogumiseks heakskiidetud tarnijatelt;

9) Teenuste pakkujate nimekiri – teenuste heakskiidetud pakkujate kohta peetav

elektroonne üldnimekiri;

10) Arvekeskus - elektroonne arvete halduskeskus, kus saab instituudi arveid kinnitada ja

konteerida;

11) RTK - Riigi Tugiteenuste Keskus, üleriigiline finants-, personali-, hanke- ja

palgaarvestuse teenuseid osutav ettevõte, kuhu suunatakse maksmiseks instituudi

arved;

12) Kulutunnused – eelarve konto; eelarve üksus; eelarve liik; tegevusala; kuluüksus;

kulukoht.

13) RHO - RTK riigihangete osakond;

14) Hankespetsialist - RHO töötaja, kes vastutab riigihanke läbiviimise eest.

15) Lähteülesanne - esitatakse RHO vormil. Sisaldab vajalikku teavet riigihangete

läbiviimiseks;

16) Otsustusõiguslik isik - töötaja, kellel on instituudis õigus otsustada rahaliste vahendite

kasutamise üle;

17) RHS - Riigihangete seadus;

18) RTJ - Raamatupidamise Toimkonna Juhend;

Kinnitatud 28.02.2024

käskkirjaga nr 47

Eesti Kohtuekspertiisi Instituut Sari: 1-1 Versioon: 10

Dokumendi

liik:

Haldustegevuse korrad, eeskirjad ja

juhendid

Lk: 3(11) Koostatud: 22.02.2024

Pealkiri: Ostutegevuse kord Koostas: A.Lepikult Haldaja: majandusjuht

3

19) Ühishange - RTK läbiviidav riigihange, mille ministeeriumi kantsler on otsustanud

korraldada asutuste sarnaseid hankevajadusi arvestades kohustusliku ühise

riigihankena;

20) Väikeost - asjade ostmine, teenuste tellimine või muu riigihange, millega ei kaasne

riigihangete seaduse kohaselt nõutavaid toiminguid riigihangete registris.

21) SADHES - Siseriiklik aktsiisisaatedokumentide haldamise elektrooniline süsteem;

22) ATKEAS - Alkoholi-, tubaka-, kütuse- ja elektriaktsiisi seadus;

23) EMTA - Maksu- ja Tolliamet.

4. VASTUTUSED

4.1 Vastutuse jagunemine

PV - peavastutus

OV - osavastutus

Tegevus

st ru

k tu

u ri

ü k su

se

tö ö ta

ja

st ru

k tu

u ri

ü k su

st e

ju h id

p er

so n al

ij u h t

m aj

an d u sj

u h t

m aj

an d u st

al it

u se

tö ö ta

ja

d ir

ek to

r

Nõuetele vastavate kauba/teenustega

varustamise korraldamine

PV

Informatsiooni esitamine struktuuriüksuste

juhtidele oma töölõigus vajamineva

kauba/teenuste kohta

PV

Kuutellimuse koostamise korraldamine oma

struktuuriüksuse vajaduseks, tellimuse

sisestamine õigeaegselt Tellimissüsteemi

OV PV

Tellimissüsteemi haldamine OV PV

Teenuste pakkujate nimekirja haldamine OV PV

Hangete läbiviimine OV PV

Lähteülesande eest vastutaja riigihankel PV OV

Reisi-, majutus- ja koolitusteenuse tellimine OV OV PV

Kauba ja teenuste tellimine riigisisestelt ja

välisriikide tarnijatelt

PV

Kauba vastuvõtmine tarnijalt OV PV

Tarnijate valik OV PV OV

Kaupade/teenuste/tarnijate hindamise

korraldamine

OV PV

Kinnitatud 28.02.2024

käskkirjaga nr 47

Eesti Kohtuekspertiisi Instituut Sari: 1-1 Versioon: 10

Dokumendi

liik:

Haldustegevuse korrad, eeskirjad ja

juhendid

Lk: 4(11) Koostatud: 22.02.2024

Pealkiri: Ostutegevuse kord Koostas: A.Lepikult Haldaja: majandusjuht

4

Instituudi regioonidevahelise kauba transpordi

korraldamine

PV

Kauba/teenustega seotud lepingute sõlmimine OV PV

Teenuste lepingute täitmise järelvalve OV PV

Pretensioonide käsitlemine OV PV

SADHES süsteemis alkoholi koguse

arvestamine saatelehtede alusel

PV

Alkoholi kuluaruande esitamine PV OV

5. KAUBA JA TARNIJATE VALIK

5.1 Instituudi nõuetele vastavate kaupade/teenuste ja tarnijate valimiseks saadavad

struktuurüksuste juhid omapoolsed ettepanekud, kellelt vastavat kaupa/teenust hankida.

Uute tarnijate valimise või olemasolevate tarnijatega koostöö jätkamise otsustamiseks

arvestatakse järgmisi kriteeriume:

1) kauba/teenuse kvaliteet;

2) tarnetingimused;

3) hind.

5.2 Kaupade ja heakskiidetud tarnijate loetelu ja andmed asuvad Tellimissüsteemis,

(kättesaadav instituudi siseveebis) ja mida ajakohastatakse jooksvalt.

5.3 Teenuste pakkujate nimekiri asub asub V-võrgukettal - Tellimused kaustas, ning sisaldab

järgmisi andmeid:

1) teenuse kirjeldus;

2) teenuse pakkuja nimetus;

3) postiaadress;

4) tel nr;

5) e-posti aadress.

Teenuste pakkujate nimekirja uuendatakse jooksvalt.

6. OSTUINFORMATSIOON

6.1 Tellimissüsteemi kannab struktuuriüksuse juhi või tema määratud töötaja võimalikult

täpselt järgmised andmed:

1) kauba nimetus (va bürookaup);

2) tootja firma nimetus (võimalusel kodulehe aadress);

3) tarnija nimetus (võimalusel kodulehe aadress);

4) kataloogi nr (kui on teada), kood või muu iseloomulik identifitseering;

5) mõõtühik (tk, karp, pakk, rull, kg, liiter vm);

Kinnitatud 28.02.2024

käskkirjaga nr 47

Eesti Kohtuekspertiisi Instituut Sari: 1-1 Versioon: 10

Dokumendi

liik:

Haldustegevuse korrad, eeskirjad ja

juhendid

Lk: 5(11) Koostatud: 22.02.2024

Pealkiri: Ostutegevuse kord Koostas: A.Lepikult Haldaja: majandusjuht

5

6) kogus;

7) orienteeruv hind koos käibemaksuga (juhul kui on teada).

6.2 Kauba kogused järgnevaks kuuks sisestab struktuuriüksuse juht või tema määratud

töötaja Tellimissüsteemi hiljemalt iga eelneva kuu 25. kuupäevaks. Kauba puhul, mille

tarneaeg on pikem kui üks kuu peab tellimuse esitama 2-3 kuud varem. Juhtkonna

tellimused sisestab majandustalituse töötaja. Ekspertiiside ja uuringute tegemiseks

vajalike spetsiifiliste kaupade korral kaasatakse hinnapakkumiste käsitlemisse

struktuuriüksuse juht vm eriala ekspert.

1) Bürookaubad

Bürookauba tellimusi teevad struktuuriüksuse juhid või tema määratud töötajad e-poe

kaudu hiljemalt 25. kuupäevaks. Struktuuriüksuse juhtidele või tema määratud

töötajale antakse välja valitud bürookauba tarnija e-poe kasutajatunnused ja koodid.

E-poes esitab struktuuriüksus osakonnapõhise tellimuse. Sealt edasi suundub tellimus

majandustalituse töötajale. Kontrollitud tellimuse kinnitab ja edastab majandustalituse

töötaja kauba tarnijale.

2) Teenused

Juhul kui struktuuriüksuse juht vajab teenust (va reisi- ja koolitusteenus), mille kohta

ei ole eelnevalt sõlmitud instituudi ja teenuse pakkuja vahel teenuse osutamise

lepingut, siis saadab ta e-posti teel vastava tellimuse majandusjuhile. Majandusjuht

võtab pakkumised vastavalt Riigihangete seadusele. Ühekordsete teenuste puhul

kehtib sama põhimõte, kuid üldjuhul lepingut ei sõlmita (va p 7.4 toodud tingimused).

Instituut kasutab reisiteenuste tellimisel RHO ühishanke raames saadud

lepingupartnereid, kellega instituut on sõlminud lepingu.

3) Narkootilised ja psühhotroopsed ained

Narkootiliste ja psühhotroopsete ainete ostmine toimub vastavalt „Narkootiliste ja

psühhotroopsete ainete ning nende lähteainete seadusele“.

4) Laskemoon

Laskemoona tellimine toimub vastavalt „Ekspertiiside tegemiseks kasutatavate, riigi

omandis olevate relvade ja laskemoona käitlemise korrale“.

5) Aktsiisivabastuse loaga ostetav kaup

ATKEAS sätestab teatud liiki või teatud otstarbel kasutatavate aktsiisikaupade

aktsiisist vabastamise. Alkoholi aktsiisivabastuse luba annab õiguse importida või

soetada aktsiisilaopidajalt ATKEAS § 27 lg 1 p 9-17 nimetatud aktsiisist vabastatud

alkoholi, milleks instituudis on ekspertiiside ja uuringute tegemisel kasutatav piiritus.

Piirituse kulunormid on kinnitatud justiitsministri määrusega. Aktsiisivabastuse loa

taotleb majandustalitus EMTAst.

Kinnitatud 28.02.2024

käskkirjaga nr 47

Eesti Kohtuekspertiisi Instituut Sari: 1-1 Versioon: 10

Dokumendi

liik:

Haldustegevuse korrad, eeskirjad ja

juhendid

Lk: 6(11) Koostatud: 22.02.2024

Pealkiri: Ostutegevuse kord Koostas: A.Lepikult Haldaja: majandusjuht

6

Piirituse tellimise eest vastutab majandustalitus. Saadud alkoholi koguse üle peab

instituudis arvestust majandustalitus saatelehtede alusel. Kauba saabudes kinnitatakse

saateleht EMTA süsteemis SADHES.

Ekspertiiside tegemisel kasutatava alkoholi (piirituse) aruandluse eest vastutavad

instituudi ekspertiisiosakonnad, kes kasutavad ekspertiiside tegemisel piiritust ja

majandustalitus. Struktuuriüksuse juht või tema volitatud töötaja on kohustatud

esitama kord kvartalis 3-ndaks kuupäevaks majandustalitusele eelmise kolme kuu

piirituse kuluaruande (Lisa 1).

Piirituse transportimisel, hoidmisel ja väljastamisel lubatud kaonormiks on keskmiselt

0,8% aastas.

6.3 Ostutegevusega seotud dokumendid on:

1) hinnapakkumused;

2) ostu-müügilepingud;

3) koostöölepingud (hoolduslepingud, kindlustuslepingud);

4) garantiikirjad;

5) arved;

6) kauba saatelehed tarnijatelt, tootesertifikaadid;

7) riigihanke dokumendid.

6.4 Sõltuvalt tellitavast teenusest tuleb lepingusse lisada konfidentsiaalsuskohustus. Kui

lepingut ei sõlmita, vormistatakse vajadusel konfidentsiaalsuskohustus eraldi

allkirjastatud dokumendina.

6.5 Teenustega seotud lepingud allkirjastab instituudi direktor. Enne allkirjastamist vaatab

üle lepingud majandusjuht ning vajadusel kooskõlastab lepingu sisu ka struktuuriüksuse

juht. Lepingud registreeritakse ja säilitatakse instituudi dokumendihaldussüsteemis.

7. HANGETE KORRALDAMINE

7.1 RHO esitab detsembris instituudile päringu järgmise kalendriaasta hankeplaani sisendi

saamiseks. Hanked, mille eeldatav maksumus on alates 30 000 eurost (käibemaksuta)

esitab majandustalitus RHOle hiljemalt jaanuaris.

Hankeplaani sisend hõlmab minimaalselt:

1) riigihanke objekti kirjeldust,

2) riigihanke eeldatavat maksumust,

3) hankelepingu eeldatavat kuupäeva ja kestust,

4) rahastamisallikat

5) riigihanke eest vastutava isiku andmeid.

Hankeplaani kooskõlastab instituudi otsustusõiguslik isik ja kinnitab RHO. Hankeplaanis

kajastatud hankevajaduse muutmisest teavitab instituut RHOd esimesel võimalusel.

Kinnitatud 28.02.2024

käskkirjaga nr 47

Eesti Kohtuekspertiisi Instituut Sari: 1-1 Versioon: 10

Dokumendi

liik:

Haldustegevuse korrad, eeskirjad ja

juhendid

Lk: 7(11) Koostatud: 22.02.2024

Pealkiri: Ostutegevuse kord Koostas: A.Lepikult Haldaja: majandusjuht

7

Plaanivälise riigihanke korraldamiseks esitab instituut RHOle vastava taotluse ja hanke

hankeplaani lisamata jätmise põhjuse. Plaanivälise riigihanke korraldamine

kooskõlastatakse instituudi otsustusõigusliku isikuga.

Hankeid, mille maksumus käibemaksuta jääb alla 30 000 euro teostab instituudi

majandustalitus.

7.2 Ühishange

7.2.1 Ühishankeid korraldab RHO.

7.2.2 RHO teatab jaanuaris-veebruaris, millistele objektidele korraldatakse järgmisel aastal

ühishange. Instituut ei teosta hankeid objektidele, mille osas RHO on teatanud

ühishanke korraldamisest.

7.2.3 RHOl on õigus sõlmida instituudi nimel raamlepingud ja hankelepingud. Raamlepingu

alusel peab instituut vajadusel sõlmima kirjalikud hankelepingud.

7.3 Väikeost (kuni 5000 eurot käibemaksuta). Asjade ostmine ja teenuste tellimine toimub

põhimõttel, et instituudile kaasneks võimalikult väike halduskoormus ning aja- ja

rahakulu. Samas on tagatud RHS §-s 3 sätestatud üldpõhimõtted.

7.4 Väikeost (5000 – 30 000 eurot käibemaksuta) läbiviimisel peab olema:

1) tagatud RHS §-s 3 sätestatud üldpõhimõtetest kinnipidamine, sealhulgas peab

riigihanke eesmärgi saavutama mõistliku hinnaga, tagades konkurentsi korral

erinevate pakkumuste võrdlemise teel parima võimaliku hinna ja kvaliteedi

suhte;

2) tagatud hankimise protsessi dokumenteerimine. Dokumentatsioon peab

sisaldama võrreldavaid pakkumusi võimalusel vähemalt kolmelt pakkujalt

kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis. Lepingu juurde tuleb

dokumendihaldussüsteemis lisada laekunud pakkumused ja parima pakkumuse

valimise kriteeriumid või põhjendus pakkumuste mittevõtmise kohta;

3) tagatud, et lepingute muutmisel ei rikutaks RHS-s sätestatud korda, sealhulgas

ei võetaks lepingu raames täiendavaid rahalisi kohustusi, mis suurendaksid

lepingu eeldatavat maksumust üle väikeostu ülemmäära;

4) peab üldjuhul sõlmima kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis lepingu.

Lepingu võib sõlmida erandkorras muus vormis juhul, kui ei ole võimalik või

otstarbekas lepingu sõlmimine kirjalikus vormis, lepingu eeldatav maksumus

käibemaksuta on alla 20 000 euro ja seadusest ei tulene lepingu kirjalikus

vormis sõlmimise nõuet. Muus vormis lepingu sõlmimiseks peab saama

nõusoleku instituudi direktorilt.

5) Kordushanke korraldamiseks esitab instituudi riigihanke eest vastutav isik

lähteülesande.

7.5 Riigihanke korraldamine RHO poolt ja hankeleping.

1) Lähteülesande esitamise eest vastutav töötaja edastab korraldatava riigihanke

vormikohase lähteülesande RHOle hankeplaanis määratud kuu 1. tööpäevaks.

Kinnitatud 28.02.2024

käskkirjaga nr 47

Eesti Kohtuekspertiisi Instituut Sari: 1-1 Versioon: 10

Dokumendi

liik:

Haldustegevuse korrad, eeskirjad ja

juhendid

Lk: 8(11) Koostatud: 22.02.2024

Pealkiri: Ostutegevuse kord Koostas: A.Lepikult Haldaja: majandusjuht

8

Lähteülesanne pealkirjastatakse: LÜ_Asutuse nimi (lühend)_Riigihanke

nimetus. Lähteülesande esitamise eest vastutav töötaja vastutab lähteülesandes

sisalduva informatsiooni õigsuse eest.

2) Riigihanke menetluse alustamise aluseks on hanke alusdokumentide ja

vajadusel lepinguprojekti sobivuse kinnitamine sisendi esitaja

otsustusõigusliku isiku poolt kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis.

3) Riigihanke tulemusena edukaks tunnistatud pakkumuse esitajaga sõlmib

hankelepingu instituut.

4) RHO edastab majandusjuhile hankelepingu sõlmimiseks edukaks tunnistatud

pakkumuse, hankedokumendid ja hankemenetluse läbiviimise kohta koostatud

memo.

5) Hankelepingu sõlmimise kohta esitab majandusjuht vormikohase teate

hankespetsialistile 5 tööpäeva jooksul hankelepingu sõlmimisest arvates.

6) Hankelepingu lõppemise kohta esitab majandusjuht vormikohase teate RHOle

5 tööpäeva jooksul hankelepingu lõppemisest arvates.

8. RENDILEPINGUTE SÕLMIMINE

8.1 Punkt 8 reguleerib instituudis vara kasutusele võtmist üüri või rendilepingu alusel.

8.2 Vastavalt Riigieelarve seaduse § 60 lg 2 p 6 on üldjuhul on kapitalirendi tingimustel

tehingute sõlmimine keelatud. Lepingu määratlemisel tuleb arvestada kõiki

Raamatupidamise Toimkonna juhendist nr 9 „Rendiarvestus (RTJ 9)“ tulenevaid

põhimõtteid.

8.3 Kinnisasja või sellega seotud õiguste üürimiseks või rentimiseks sõlmitavad lepingud

ning nende muutmise ja lõpetamise kokkulepped tuleb eelnevalt kooskõlastada

ministeeriumiga.

8.4 Kinnisasja või sellega seotud õiguste üürimise või rentimise lepingud (välja arvatud

Riigi Kinnisvara AS-iga allkirjastatud lepingud) tuleb 5 tööpäeva jooksul peale

allkirjastamist edastada ministeeriumile.

9. HUVIDE KONFLIKT JA KORRUPTSIOONIVASTASED MEETMED NING

TÖÖTAJA TEAVITAMISKOHUSTUS

9.1 Korruptsioonivastasest seadusest tulenevad toimingupiirangud kohalduvad lepingu

sõlmimist korraldavale töötajale, otsustusõiguslikule isikule, lähteülesande esitamise

eest vastutavale töötajale, riigihanke hindamiskomisjoni liikmetele ja lepingu täitmise

eest vastutavale isikule.

9.2 Riigihanke menetlusest ei või osa võtta isik, kelle tegevuses esineb huvide konflikt või

kelle puhul tekib kahtlus tema erapooletuses. Vastav isik peab viivitamatult sellise

asjaolu ilmnemisel hoiduma konkreetse hankega seoses edaspidisest tegevusest ning

teavitama vähemalt kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis enda vahetut juhti, kes

määrab uue isiku.

Kinnitatud 28.02.2024

käskkirjaga nr 47

Eesti Kohtuekspertiisi Instituut Sari: 1-1 Versioon: 10

Dokumendi

liik:

Haldustegevuse korrad, eeskirjad ja

juhendid

Lk: 9(11) Koostatud: 22.02.2024

Pealkiri: Ostutegevuse kord Koostas: A.Lepikult Haldaja: majandusjuht

9

9.3 Instituudi nõudmisel esitab riigihanke menetlemisel osalev isik/isikud allkirjastatud

kinnituse huvide konflikti puudumise kohta.

10. KAUBA/TEENUSTE NÕUETEKOHASUSE TÕENDAMINE

10.1 Tarnijalt edastatud kauba/teenuse vastuvõtmine ja kontrollimine

10.1.1 Tellitud kauba, saatelehed jm dokumentatsiooni (näiteks spetsifikatsioonid,

ohutuskaardid, kasutusjuhendid) võtab vastu ja kontrollib:

 Tallinnas Tervise 20 majandustalituse töötaja. Vajaduse korral kutsutakse

vastuvõtmise juurde ka struktuuriüksuse juht või tema määratud töötaja.

Asjaajamistalituse töötaja ei kontrolli vastuvõetud kaupa, vaid teavitab saabunud

kaubast majandustalituse töötajat;

 kohtuarstlikes osakondades väljaspool Tallinna, struktuuriüksuse juhataja või

tema poolt määratud töötaja;

 DNA-osakonna Tartus asuvas laboris, struktuuriüksuse juhi määratud töötaja;

 Toksikoloogiaosakonna Tartus asuvas laboris, struktuuriüksuse juhi määratud

töötaja.

10.2 Struktuuriüksustele edastatav kaup sorteeritakse, pakitakse ja märgistatakse

majandustalituses. Struktuuriüksustesse edastatava kauba transportimise instituudi

sõidukiga korraldab majandustalituse töötaja. Postiga kauba saatmise korraldab

majandustalituse töötaja koostöös asjaajamistalitusega.

Tellitud kaup edastatakse struktuuriüksustesse hiljemalt järgmise kuu

neljateistkümnendaks kuupäevaks.

10.3 Kauba arve kinnitab struktuuriüksuse juht arvekeskuses ja märgib kommentaari lahtris

arvele kulutunnused. Välisriikide arved edastatakse ühe tööpäeva jooksul

majandustalitusele ([email protected]) ning peale arve üleslaadmist määrab RTK

töötaja arvele kinnitusringi. Kaupade puhul on kinnitusringi esimene kinnitaja

majandustalituse töötaja. Majandustalituse töötaja konteerib ja kontrollib arve ning see

suundub tasumiseks RTK-le.

10.4 Teenuste puhul kontrollib majandusjuht arve vastavust lepingule või pakkumusele.

Majandustalituse töötaja suunab vajadusel arve kinnitusringile ja konteerib arve ning

suunab tasumiseks RTK-le.

10.5 Välislähetuste reisi- ja koolitustusteenuste puhul kontrollib RTK arve vastavust, seob

SAP tripi numbri ja koolituse korral koolitus ID-ga vastavalt toimemudelile.

Personalitalitus kontrollib RTK poolt töödeldud arve õigsust ja vajadusel täpsustab

asjaomaste isikutega enne arve kinnitamist ja maksmisele suunamist. RTK tasub

direktori poolt lõplikult kinnitatud arve.

Kinnitatud 28.02.2024

käskkirjaga nr 47

Eesti Kohtuekspertiisi Instituut Sari: 1-1 Versioon: 10

Dokumendi

liik:

Haldustegevuse korrad, eeskirjad ja

juhendid

Lk: 10(11) Koostatud: 22.02.2024

Pealkiri: Ostutegevuse kord Koostas: A.Lepikult Haldaja: majandusjuht

10

11. PRETENSIOONIDE JA MITTEVASTAVUSE KÄSITLEMINE NING

KAUBA/TEENUSE/TARNIJA HINDAMINE

11.1 Kui ilmnevad puudused tarnitud kaubas/teenuses teavitatakse koheselt struktuuriüksuse

juhti, kes edastab pretensiooni hiljemalt järgneva tööpäeva jooksul e-posti teel

majandusjuhile.

11.2 Majandusjuht korraldab pretensiooni lahendamise esimesel võimalusel ning kogub kõik

pretensioonid ja edasise tegevuse kirjavahetuse pretensioonide kausta Outlookis.

11.3 Majandusjuht koostab koondi jooksval aastal kaupade/teenuste/tarnijate kohta esitatud

pretensioonidest, nende põhjustest ning lahendamise meetmetest ja tähtaegadest.

11.4 Iga aasta lõpus korraldab majandusjuht kaupade/teenuste/tarnijate hindamise.

Hindamisel kasutatakse skaalat: halb, rahuldav või hea. Tarnijad/kaup/teenused

kelle/mille osas ei olnud ühtegi pretensiooni tunnistatakse automaatselt kõikides

kriteeriumites (vt p 5.1) heaks.

Hinnang antakse ka sellele kaubale/teenusele/tarnijale, mille kohta pretensioon esitati

ning otsustatakse edaspidised tegevused.

11.5 Sama pretensiooni süstemaatilisel esinemisel või juhtudel kui see mõjutab oluliselt

instituudi tegevusi, kaalutakse kauba/teenuse/tarnija välja vahetamist.

11.6 Otsused protokollitakse ning avaldatakse EKEI siseveebis. Otsuste põhjal

korrigeeritakse Tellimissüsteemi ja teenuste pakkujate nimekirja.

12. SEONDUVAD DOKUMENDID

1) Teenuste pakkujate nimekiri.

2) Pretensioonide kaust.

3) Narkootiliste ja psühhotroopsete ainete ning nende lähteainete seadus.

4) „Ekspertiiside tegemiseks kasutatavate, riigi omandis olevate relvade ja

laskemoona käitlemise kord“ (11.12.2009 justiitsministri määrus nr 40).

5) Alkoholi-, tubaka-, kütuse- ja elektriaktsiisi seadus.

6) Riigihangete seadus. 7) Riigihangete korraldamine ja lepingute sõlmimine (justiitsministri 02.02.2024

käskkiri nr 11). 8) Riigi Tugiteenuste Keskuse riigihangete korraldamise ja lepingute sõlmimise kord. 9) Raamatupidamise Toimkonna juhend nr 9 „Rendiarvestus (RTJ 9)“. 10) Riigieelarve seadus.

Kinnitatud 28.02.2024

käskkirjaga nr 47

Eesti Kohtuekspertiisi Instituut Sari: 1-1 Versioon: 10

Dokumendi

liik:

Haldustegevuse korrad, eeskirjad ja

juhendid

Lk: 11(11) Koostatud: 22.02.2024

Pealkiri: Ostutegevuse kord Koostas: A.Lepikult Haldaja: majandusjuht

11

11) Piirituse kulunormid on kinnitatud justiitsministri 05.11.2014 määrusega nr 32

„Eesti Kohtuekspertiisi Instituudi laborites kasutatava aktsiisivaba piirituse

kulunormid“.

13. DOKUMENDI MUUDATUSTE REGISTER:

vana uus Kuupäev Muudatuse

tegija nimi

Muudatuse sisu Ver-

sioon

Peatükk,

alapunkt

Ver-

sioon

Peatükk,

alapunkt

9 10 02.02.2024 A.Lepikult Ajakohastatud kogu korda

KÄSKKIRI

Tallinn 28.02.2024 nr 47

Ostutegevuse korra kinnitamine

Justiitsministri 04.10.2023 määruse nr 25 „Eesti Kohtuekspertiisi Instituudi põhimäärus“ § 11

lg 1 p 4 ja justiitsministri 02.02.2024 käskkirja nr 11 “Riigihangete korraldamise ja lepingute

sõlmimise kord” alusel:

1. Kinnitan Ostutegevuse korra, versioon 10 (lisatud).

2. Tunnistan kehtetuks 13.11.2020 käskkirja nr 155 „Ostutegevuse korra kinnitamine“.

3. Asjaajamisjuhil edastada käskkiri infoks kõikidele instituudi töötajatele.

(allkirjastatud digitaalselt)

Ivar Prits

direktor

Ain Lepikult 663 6622; [email protected]