Ametijuhend

KINNITATUD

(kuupäev digiallkirjas)

I. AMETIJUHENDI ÜLDOSA

Struktuuriüksus Üldosakond

Ametinimetus spetsialist

Ametipositsioon töötaja

Vahetu juht osakonnajuhataja

Alluvad -

Töötaja asendaja osakonnajuhataja määratud teenistuja

Töötaja asendab osakonnajuhataja määratud teenistuja

Eritingimused -

Ametikoha eesmärk Terviseameti (edaspidi amet) tegevuse käigus loodud

ja saadud teabe igakülgne haldamine, sh teenistujate

nõustamine ning abistamine dokumendihalduse

valdkonnas. Ameti Tartu esinduses paiknevate

teenistujate majanduslik teenindamine ning hoone

korrashoiu ja kvaliteetse töökeskkonna tagamine.

II. TEENISTUSKOHA ÜLESANDED

TEENISTUSÜLESANNE OODATAV TULEMUS

1. Teabehaldusteenuse pakkumine

töökohajärgses esinduses.

- Dokumendid on dokumendihaldussüsteemis

(edaspidi DHS) nõuetekohaselt registreeritud ja

menetlusse suunatud.

- Dokumentide metaandmed on vajadusel

kontrollitud ja dokumendid on korrektselt

vormistatud ning adressaatidele edastatud.

- Töö iseloomust tulenevad dokumendid on

koostatud.

- Teenistujate ettepanekud dokumentide loetelu

täiendamiseks on dokumendihalduse

peaspetsialistile edastatud.

- Üldistele päringutele on vastatud ja vajadusel

asjaomastele isikutele suunatud.

2. Haldusteenuse toetamine. - Teenistujad on siseriiklike teenistussõitude

vormistamisel, sh vajalike piletite soetamisel

juhendatud.

- Ameti esinduse ruumide korrashoid on tagatud.

- Hoone haldamisega seotud küsimused on

edastatud ameti-poolsele kontaktisikule või

hoone haldurile.

- Hoone valvestus- ja parkimissüsteemid on

hallatud.

- Ürituste korraldamine on vajadusel assisteeritud.

3. Ameti teenistujate juhendamine

dokumendihaldussüsteemi kasutamise

küsimustes.

- Teenistujatele on DHSi tutvustatud ja selle

kasutamist õpetatud.

2 (4)

- Teenistujatele on osutatud vajalikku kaasabi

DHSi kasutamisel, et dokumendid saaksid DHSi

hõlmatud või ametist välja saadetud hiljemalt

saabumisele või allkirjastamisele järgneval

tööpäeval.

- Küsimuste tekkimisel DHSi kasutamise kohta on

teenistujad saanud asjatundlikku abi ja

juhendamist.

- Dokumendihaldussüsteemi kasutamisel tekkinud

probleemid on peakasutajale edastatud.

4. Väljasaadetava posti töötlemine ja

väljasaatmine ning vajadusel

kullerteenuse osutaja leidmine.

- Väljasaadetavad dokumendid on keeleliselt ja

vormiliselt korrektsed. Vajadusel on tehtud

parandused või tagastatud dokument paranduste

tegemiseks koostajale.

- Dokument koos lisadega on hiljemalt

allkirjastamisele järgneval tööpäeval välja

saadetud või postiteenuse osutajale üle antud.

Kiireloomulised dokumendid on edastatud

viivitamata.

- Dokumendiregister on täidetud korrektselt,

sisestatud dokumendid on otsinguga leitavad

ning juurdepääsupiirangute alused ja tähtajad on

määratud lähtuvalt avaliku teabe seadusest.

5. Tellimuste koordineerimine. - Igapäevase tellimisprotsessi suunamine teistele

vastutajatele on tagatud.

- Töökorraldus tagab teenistujatele paindlikkuse ja

keskendumise põhiülesannetele.

6. Ostuarvete elektroonilises

menetluskeskkonnas menetlemine.

- Arved on kinnitusringile saadetud.

- Vajadusel arve kontaktisik välja selgitatud.

- Arvete töövood on jälgitud ning viibinud arvete

osas on teenistujatele meeldetuletuskirjad

saadetud.

- Tagasilükatud arvetega on tegeletud.

- Välishankijate ostuarved on vajadusel

digiteeritud ja menetlemiseks edastatud.

- Digiteeritud ja pdf-arvel toodud andmed on

võrreldud.

7. Asjaajamisest väljunud

paberdokumentide haldamine ja

dokumentide arhiveerimistegevuste

korraldamine.

- Paberdokumendid on paigutatud kaustadesse ja

säilitatud vastavalt dokumentide

liigitusskeemile.

- Säilitustähtaja ületanud dokumendid on

hävitamiseks ette valmistatud ja hävitatud

vastavalt teabehalduse korrale.

- Pikaajalise ja alalise säilitustähtajaga

dokumendid on ette valmistatud ja üle antud

asutuse arhiivi.

8. Spetsialisti hallatavate registrite ja

infosüsteemide kasutajakontode loomine

ameti teenistujatele.

- Struktuuriüksuse juhi korraldusel on loodud

vajalike õigustega kasutuskontod.

9. Ametikoha eesmärgiga seotud

ühekordsete teenistusülesannete täitmine.

- Ühekordsed ülesanded on vahetu juhi korraldusel

või omal initsiatiivil korrektselt ja tähtaegselt

täidetud.

3 (4)

III. TEENISTUJA KOHUSTUSED JA ÕIGUSED

TEENISTUJA KOHUSTUB:

1. Lähtuma teenistusülesannete täitmisel asutuse põhiväärtustest (asjatundlik, avatud, hooliv).

2. Täitma teenistusülesandeid ausalt, hoolikalt ja erapooletult, valides igaühe õigusi ja vabadusi

ning avalikku huvi parimal võimalikul viisil arvestava lahenduse.

3. Tegutsema asutusele lojaalselt ja käituma väärikalt nii teenistuses olles kui ka väljaspool

teenistust (sh sotsiaalmeedias) ning hoiduma tegevusest, mis diskrediteeriks teda või

kahjustaks asutuse mainet.

4. Kasutama asutuse vara ja teenistuja kasutusse antud vahendeid heaperemehelikult, sihipäraselt

ning mitte andma neid kolmandate isikute kasutusse.

5. Asuma koheselt, ilma erikorralduseta, kõrvaldama teenistusülesande tulemuslikku ja

nõuetekohast täitmist takistavat probleemi või vähendama selle mõju.

6. Hoidma konfidentsiaalsena ja mitte avaldama ilma asutuse kirjaliku nõusolekuta kolmandatele

isikutele asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teavet sellele kehtestatud

juurdepääsupiirangu tähtaja jooksul või muude andmete hulka, millele juurdepääs või mille

kasutamine on mistahes õigusaktiga piiratud.

7. Teavitama viivitamata peadirektorit, kui ta tegeleb või kavatseb tegeleda kõrvaltegevusega.

8. Töötlema talle teenistusülesannete käigus teatavaks saanud isikuandmeid vastavalt

isikuandmete kaitset reguleerivatele õigusaktidele

TEENISTUJAL ON ÕIGUS:

1. Saada oma tööks vajalikku informatsiooni, ametiabi, selgitusi, arvamusi, kommentaare ja

asjasse puutuvaid dokumente või nende koopiaid vahetult juhilt, teistelt struktuuriüksustelt

ning teistelt asutuse teenistujatelt.

2. Saada tööülesannete täitmiseks vajalikke seadmeid ja töövahendeid ning vajadusel abi nende

kasutamisel.

3. Keelduda seadusega vastuolus olevate korralduste täitmisest.

4. Teha ettepanekuid struktuuriüksuse juhile enda, üksuse ja asutuse töö paremaks

korraldamiseks.

5. Osaleda vastavalt vajadusele tööalaste teadmiste ja oskuste arendamiseks koolitustel.

6. Kokkuleppel vahetu juhtiga täita ülesandeid kaugtöö vormis.

7. Saada arengu- ja hindamisvestluse järgselt vahetult juhilt kirjalik hinnang oma

teenistuskohustuste täitmise kohta.

8. Esindada asutust oma vastutusvaldkonda kuuluvates küsimustes ilma õiguseta võtta asutusele

kohustusi.

IV. TÖÖRIIDED

Teenistuskohale ei ole kehtestatud eririietuse nõuet.

Teenistuja riietus vastab töökohustuste iseloomule, on puhas, korrektne ja väljapeetud.

4 (4)

V. NÕUDED TEENISTUSKOHA TÄITJALE

Haridus Kutseharidus

Eriala/õppesuund Eelistatud valdkond asjaajamine, dokumendi-, info- või

teabehaldus

Töökogemus Vähemalt 1-aastane erialane töökogemus soovitatavalt

avalikus sektoris

Teadmised ja oskused Teadmised dokumendihaldusest ja kehtivast seadusandlusest,

DHS Delta või mõne muu üldkasutatava

dokumendihaldustarkvara kasutamise kogemus.

Isikuomadused ja võimed - Kohusetunne, otsustus- ja vastutusvõime, sh suutlikkus võtta

iseseisvalt vastu otsuseid oma ametikoha pädevuse piires,

võime ette näha ja hinnata otsuste tagajärgi ning vastutada

nende eest.

- Algatusvõime ja loovus, sh võime välja töötada uusi

lahendusi, võtta omaks ja viia ellu muudatusi.

- Oskus eristada olulist ebaolulisest, analüüsi- ja

sünteesivõime.

- Tulemusele orienteeritus, sh võime teadvustada asutuse ja

oma tegevuse eesmärke ja omistada tegevustele õige

prioriteet.

- Võime stabiilselt ja tulemuslikult töötada ka pingeolukorras

ning efektiivselt aega kasutada.

- Väga hea suhtlemisoskus, sh oskus korraldada koostööd ja

suhelda avalikkusega.

- Orienteeritus meeskonnatööle, sh oskus mõista oma rolli

meeskonnas ja tegutseda meeskonna eesmärkide

saavutamise nimel.

- Kõrge sisemine motiveeritus.

- Lojaalsus, ausus, usaldusväärsus, kõrged eetilised

tõekspidamised.

Keeleoskus Eesti keel – C1

Inglise ja vene keel – suhtlustasandil koos teenistus-

ülesannetest tuleneva sõnavara valdamisega

Arvutioskus Teenistuskohal vajaminevate oskuste ulatuses.