Viru-Nigula Vallavalitsus_soovitus

Einar Vallbaum

Vallavanem

Viru-Nigula Vallavalitsus

[email protected]

Teie 09.01.2026 nr

Meie 02.02.2026 nr 7-5/260200/2600878

Dokumentide registreerimine

Lugupeetud vallavanem

Õiguskantslerini jõudis teave, et Viru-Nigula Vallavalitsus ei registreeri dokumendiregistris kõiki

vallavalitsusele saabunud e-kirju ja neile saadetud vastuseid.

Leian, et e-kirjade registreerimata jätmisega on vallavalitsus eiranud seaduse nõudeid.

Ametiasutusele saabunud ja väljasaadetud dokumendid tuleb registreerida dokumendiregistris

hiljemalt järgneval tööpäeval (avaliku teabe seaduse (AvTS) § 12 lg 1 p 1 ja § 16 lg 1; vt ka

märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise ning kollektiivse pöördumise esitamise seaduse

(MSVS) § 7 lg 1). Dokumendiregistrisse ei pea kandma neid isikuga seotud dokumente, mis on

juba kantud teise andmekogusse ja millele on isiku juurdepääs tagatud (AvTS § 12 lg 21; vt ka

avaliku teabe seaduse üldjuhend, lk 11). Registreerima ei pea ka suulisi pöördumisi, kui neile

vastatakse suuliselt (AvTS § 16 lg 3 p 2; MSVS § 7 lg 2).

Kui vallavalitsus saab e-kirja, peab ta esmalt välja selgitama, mis liiki pöördumine see on (AvTS

§ 12 lg 3 p 5). Sellest, kuidas isiku pöördumist käsitletakse, sõltub näiteks see, kui pika tähtaja

jooksul võib ja millisel viisil tuleb pöördumisele vastata. Teabenõudele vastamise reeglid on kirjas

avaliku teabe seaduses, märgukirjale ja selgitustaotlusele vastatakse märgukirjale ja

selgitustaotlusele vastamise ning kollektiivse pöördumise esitamise seaduse järgi ning haldusakte

antakse ja toiminguid sooritatakse haldusmenetluse seaduse ja vastava eriseaduse kohaselt.

Isiku e-kiri, milles ta teeb ettepaneku mõne probleemi lahendamiseks või küsib, kuidas on mõni

asi korraldatud, on märgukiri ja/või selgitustaotlus (MSVS § 2 lõiked 1 ja 2). Vastavalt seadusele

tuleb e-posti teel saadetud märgukiri ja selgitustaotlus ning vastus sellele registreerida

dokumendiregistris. Kui märgukirjas esitatud seisukohta või ettepanekut ei arvestata, tuleb

märgukirja saatjale selgitada selle põhjust (MSVS § 5 lg 8 teine lause). Selgitustaotlusele

vastamisel antakse isikule tema küsitud teave või õigusalane selgitus või põhjendatakse, miks selle

andmisest keeldutakse (vt MSVS § 5 lg 8 kolmas lause).

Seega tuleb dokumendiregistris registreerida nii vallavalitsuse üldisele kui ka vallaametnike

e-posti aadressile saabunud ja sealt välja saadetud kirjad (sh märgukirjad ja selgitustaotlused ning

vastused neile). See nõue pole eesmärk omaette, vaid aitab tagada, et igast pöördumisest jääb jälg

2

ja et iga pöördumisega ka tegeldakse nii, nagu seadused ette näevad. Kirjade registreerimine annab

ka ülevaate vallavalitsuse tegevusest ja on asutuse n-ö mälu.

Seadusega kehtestatud dokumentide registreerimise nõuet ei saa muuta vallavalitsuse

dokumendihalduskorraga (Viru-Nigula vallavanema 04.11.2020 käskkiri 14-2/7, lisa 7, p 15).

Samuti ei saa vallavalitsus valida, millised kirjad tuleb registreerida ja milliseid mitte.

Üldjuhul sisaldavad isikute e-kirjad ja asutuse vastused neile isikuandmeid (sh isiklikud

kontaktandmed, näiteks telefoninumber, e-posti aadress jne). Kui e-kirjas on isikuandmed, peab

vallavalitsus kehtestama kirjale juurdepääsupiirangu (AvTS § 12 lg 3 p 6, § 35 lg 1 p 12). Kui seda

ei tehta, on pöörduja isiklikud andmed valla dokumendiregistri vahendusel kõigile vabalt

kättesaadavad (AvTS § 12 lg 41). Vallavalitsuse dokumendiregistri otseligipääsu kaudu võib

isiklik e-posti aadress ja telefoninumber sattuda võõraste kätte ja oluliselt kahjustada isiku eraelu

puutumatust, näiteks võidakse inimesega ühendust võtta (vt ka üldjuhend, lk 16).

Palun hoolitsege, et Viru-Nigula Vallavalitsusele saabunud e-kirjad ja neile saadetud vastused

oleksid dokumendiregistris nõuetekohaselt registreeritud. Ootan Teilt tagasisidet hiljemalt nelja

nädala jooksul.

Lugupidamisega

/allkirjastatud digitaalselt/

Ülle Madise

Teadmiseks: Andmekaitse Inspektsioon

Evelyn Bach 693 8436

[email protected]