Käskkiri

Teabehalduse kord Lisa 1

Muudatuste haldus

Muudatus Muudatuse sisu

Pealkiri „Asjaajamiskord“ nimetatakse ümber

„Teabehalduse kord.

Tekstis muudetakse läbivalt sõna asjaajamiskord

sõnaga teabehalduse kord.

Muutmisel lähtutakse Vabariigi Valitsuse

25.05.2017. a määrusest nr 88 „Teenuste

korraldamine ja teabehalduse alused“.

Teabehaldus on laiem, tegevus kui asjaajamine.

Asjaajamine tegeleb vastavalt

dokumendihaldusega ning teabehaldus

reguleerib asutuse teabe haldamise, jagamise ja

vahetamisega kõigis infosüsteemides ja

andmekogudes. Teabehalduse alategevused on

andmehaldus, dokumendihaldus, sisuhaldus

sise- ja välisveebis ning teabele juurdepääsu ja

teabe kaitse korraldamine.

Peatükki 1. Reguleerimis- ja kohaldamisala täiendatakse punktidega 1.2. – 1.4 järgmises sõnastuses: „1.2. Teabehaldus – tegevus, mis toetab TEHIK eesmärkide saavutamist teabe haldamise, jagamise ja vahetamisega kõigis infosüsteemides ja andmekogudes. Teabehalduse alategevused on andmehaldus, dokumendihaldus, sisuhaldus sise- ja välisveebis ning teabele juurdepääsu ja kaitse korraldamine. 1.3. Dokumendihaldus –tegeleb dokumentide loomise, saamise, alalhoidmise, kasutamise ning eraldamise tõhusa ja süstemaatilise ohjamisega, sh organisatsiooni tegevust ja toiminguid kajastava tõestusmaterjali ja info dokumendisüsteemi hõlmamise ning dokumentidena alalhoidmisega 1.4. Asjaajamine - dokumentidega tehtavad toimingud, millega tagatakse dokumentide autentsus, usaldusväärsus, terviklikkus ja kasutatavus.“.

Punktidega täpsustatakse teabehalduse

valdkonna mõisteid ja eesmärgid..

Peatükis 2 Asjaajamise üldpõhimõtted tehakse

järgmised muudatused ja täiendused:

Punkti 2.11 muudetakse ja sõnastatakse järgmiselt:

„Dokumendihalduse ja arhiivitöö korraldamise eest

vastutab sekretär-personalispetsialist. Jira TEHIK

Kasutajatugi (TKT) projekti pöördumiste haldamise

eest vastutab kasutajatoe tiimi juht“.

Peatükki täiendatakse punktidega 2.16.-2.4. millega

lisatakse erinevate keskkondade haldamise

regulatsioon.

Punktis 2.11 täpsustatakse sekretär-

personalispetsialisti valdkondi. Teabehalduse

valdkonnas vastutab sekretär asjaajamise ja

arhiivitöö korraldamise eest.

Lisaks asendatakse korras läbivalt sõna sekretär

sõnaga sekretär-personalispetsialist.

Punktid 2.16. ja 2.17 reguleerivad välisveebi

koordineerimist.

Punkt 2.18. reguleerib siseveebi haldust

Punktid 2.19 – 2.22. reguleerivad Confluence

keskkonna haldust.

2

Punk 2.23 reguleerib TEHIK hallatavate

infosüsteemide teabehaldust ja punkt 2.24

täpsustab isikuandmetega seotud teabehalduse

alused.

Korra peatükiga 4 muudetakse termin

dokumentide loetelu sõnaga liigitusskeem. Läbivalt

asendatakse termin „dokumentide loetelu“ sõnaga

„dokumentide liigitusskeem“. Täpsustatakse

liigitusskeemi eesmärk.

Liigitusskeemi termini kasutuselevõtmisel on

lähtutud SOM haldusala teabehalduse nõukogu

ettepanekust, et ühtlustada haldusalas

kasutatavaid termineid ning arhiiviseaduse § 6

sätestatud mõistest.

Punkti 7.5.2. täiendatakse lausega „Seifis

säilitatakse asutuse siseseks kasutamiseks

määratud paberdokumente“

Täpsustatakse, mis tüüpi dokumente hoitakse

seifis.

Punkti 7.5.4 muudetakse ja sõnastatakse järgmiselt

„Seifis säilitatavate dokumentide juurde

koostatakse register milles märgitakse dokumendi

nimetus, pöörduja andmed, Delta sarja kuuluvus,

vastutav töötaja ja määratud juurdepääsupiirang

koos alusega.“

Täpsustatakse seifis hoitavate dokumentide

haldamist

Punkti 8.4 täiendatakse lausega „Tööülesande täitja

koordineerib asja lahendamist ja vastutab

lahendamise eest.

Täpsustatakse täitja vastutust

Punkti 18. 6 muudetakse ning ametikoht

sisekommunikatsiooni juht asendatakse sõnaga

sisekommunikatsiooni eest vastutavale isikule.

Punkti 9.2. täiendatakse lausega „Registreeritud

teabenõuete, märgukirjade ja selgitustaotluste

juurde tuleb teha eraldi täitmismärge või teavitus

lisada registreeritud dokumendi juurde, kui

pöördujat on vastamise tähtaja pikendamisest

teavitatud. „

Täpsustatakse vastamise tähtaja

pikendamisega seotud tegevusi

dokumendihaldussüsteemis.

3

Peatükis 11. Teabele juurdepääsupiirangu

kehtestamine tehakse järgmised täiendused.

Punkti 11.1. täiendatakse mõistega

„Asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teave on

11.1.1. teave, mille asutus on kohustatud avaliku

teabe seaduse kohaselt tunnistama

asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud

teabeks;

11.1.2. teave, mida sisaldavad dokumendid, mis

dokumendihaldussüsteemis on tähistusega

„AK“ (asutusesiseseks kasutamiseks);

Punktidega 11.6. ja 11.7. täpsustatakse

juurdepääsupiiranguga dokumentide

töötlemise tingimusi järgmiselt:

11.6. Dokumendile juurdepääsupiirangu

seadmise, pikendamise või kehtetuks

tunnistamise otsustab dokumendi sisu eest

vastutav töötaja sisust lähtudes.

11.7. Juurdepääsupiiranguga dokumenti töötlev

töötaja on kohustatud rakendama

abinõusid, et dokument ei satuks kõrvaliste

isikute kätte või selles olev teave ei saaks

neile teatavaks.

Täpsustatakse mõistet „asutusesiseseks

kasutamiseks“ .

Lisatakse säte, mille kohaselt

juurdepääsupiirangu osas otsused teeb töötaja,

kes vastutab dokumendi sisu eest.

Lisatakse kohustus, et töötaja, kes töötleb

juurdepääsupiiranguga dokumenti, kohustub

tagama dokumendi kaitse kolmandate isikute

eest.

Punkti 13.1 täiendatakse lausega „Riigihankelepingu

ettevalmistamine toimub vastavalt hankekorrale.“

Täpsustus, et riigihankelepingute sõlmimisel

tuleb lähtuda hankekorrast

Punkti 13.2. täiendatakse teise lausega „Lepingu

registreerimisel tuleb lisada lepingu kehtivuse

tähtaeg, kui leping on tähtajatu siis tuleb valida

kehtivuseks tähtajatu.“

Kohustus määrata Deltas lepingu kehtivuse

aeg, et tagada parem ülevaade lepingute

kehtivustest.

Punkti 13.3. täpsustatakse ja lisatakse lepingu eest

vastutava isiku kohustus. Lepingu Deltas

registreerimise eest vastutab lepingu eest vastutav

isik.

Punktis asendatakse termin „andmete omanik“

terminiga „vastutav töötleja“

Täpsustatakse, kes vastutab Deltas lepingute

vormistamise eest.

Punkti 13.6 täiendatakse lepingu allkirjastamise

tingimusega „Leping allkirjastatakse koos lisadega.

Hankelepingu puhul ei lisata allkirjastatava lisana

pakkumust.

Leping allkirjastatakse koos lisadega. Lisana ei

pea üle allkirjastama pakkumust, mille pakkuja

esitas allkirjastatuna hankemenetluses.

4

Punkti 13.8. täiendatakse sõnaga

„Tervishoiuteenuse osutajatega sõlmitavad“

Selguse mõttes on lisatud, et liidestuslepingud,

mis sõlmitakse tervishoiuteenuse osutajatega

allkirjastab kasutajatoe spetsialist.

Lisatakse p 13.9 Töölepingute ettevalmistamine

toimub RTIPis. Töölepingud ja sellega seotud

dokumendid registreeritakse RTIPis. Töölepingu ja

sellega seotud dokumentide registreerimise eest

vastutab sekretär- personalispetsialist. Töölepingud

allkirjastatakse RTIPis. Töölepingu allkirjastab

direktor enne teisele poolele allkirjastamiseks

edastamist.

Sätestatakse töölepingu ja selle lisade

menetlemise tingimused

Täpsustatakse peatükki 14 Arvete menetlemine.

Punkti 14.2. täiendades lausega „Arved tuleb

menetleda igapäevaselt, kuid mitte hiljem kui 3

tööpäeva jooksul.“

P 14.3 kohaselt hankelepingu või tellimuse eest

vastutav isik kontrollib akti vastavust arvele ning

viidet riigihankele Akti lisab e-arvete keskkonda

RTK raamatupidaja. Toitlustusega seotud arve

juurde lisab tellimuse või hankelepingu eest

vastutav isik osalejate nimekirja.

Punkt 14.4. sätestab, et eelarve rea eest vastutav

isik kontrollib ja vajadusel lisab kulukohad.

Punkti 14.5. kohaselt veendub üksuse eelarve eest

vastutav isik, et tehtud kulutus on kooskõlas üksuse

eelarves ja tööplaanis planeeritud tegevustega.

Täpsustatakse, et hankelepingu või tellimuse

ees vastutav isik kontrollib akti vastuvõtmisel

selle vastavust arvele ja kas viide riigihankele on

korrektne.

Üksuse eelarve eest vastutav isik on vastavalt

kas tiimi valdkonna juht, kes vastutab eelarve ja

tööplaani täitmise eest.

Punktis 15.1.2. täpsustatakse, et tasustamisega

seotud personalikäskkiri vormistatakse RTIPis.

Personalikäskkirjade vormistamine toimub

riigitöötaja portaalis, kus hoitakse isikuga

seotud käskkirju

Punkti 15.8. täiendatakse lausega „Käskkirja muutmisel või selle kehtetuks tunnistamisel tuleb Deltas märkida käskkirja kehtetuse kanne lahtrisse „Viide muutmise või kehtetuks tunnistamise käskkirjale“.

Muudatusega tagatakse Deltas selgus, millised

käskkirjad on kehtivad ja millised on kehtivuse

kaotanud.

Punkti 15.9. täiendatakse lausega „Üldkäskkirjaga

kinnitatud kordade ja juhendite puhul tuleb lisada

deltasse korra ja juhendi eest vastutav töötaja.“

Eesmärk tagada selgus, kelle kohustus on

tagada regulatsiooni kaasaegsus ja asjakohasus

5

Punkti 16.6. täpsustatakse „Protokoll koostatakse deltas. TEHIK töötajad kooskõlastavad protokolli deltas. Teistele koosolekul osalejatele saadetakse protokoll kooskõlastamiseks delta vahendusel.“

Täpsustatakse protokolli menetlemist Deltas

Punktis 18.5. täpsustatakse vahetu juhi kohustustega.

Vahetu juht kohustub ringkäigulehel kinnitama,

et töötaja on üle andnud pooleliolevate tööde

nimekirja (seal hulgas pooleliolevad Jira piletid);

määranud e-posti automaatvastuses asendaja,

kelle poole pöörduda.

6 Teabehalduse kord

Sisukord

I ÜLDNÕUDED ..................................................................................................................................6

1. Reguleerimis- ja kohaldamisala .............................................................................................. 7

2. Teabehalduse üldpõhimõtted ................................................................................................ 7

II ÜLDNÕUDED DOKUMENTIDE MENETLEMISELE..........................................................................9

3. Dokumendi vormistamine ......................................................................................................9

4. Liigitusskeem .............................................................................................................................9

5. Dokumendi kuupäev ............................................................................................................ 10

6. Dokumendi adresseerimine .................................................................................................. 10

III DOKUMENTIDE REGISTREERIMINE ............................................................................................ 10

7. Dokumendi registreerimine .................................................................................................. 10

IV DOKUMENTIDE MENETLEMINE ................................................................................................. 11

8. Dokumendi menetlemine ..................................................................................................... 11

9. Dokumendi täitmise tähtaeg ................................................................................................ 12

10. Dokumendi koostamine ....................................................................................................... 13

11. Dokumendile juurdepääsupiirangu kehtestamine ................................................................ 13

12. Teabenõude menetlemine ................................................................................................... 14

13. Lepingute ja nende juurde kuuluvate dokumentide menetlemine ........................................ 15

14. Arve menetlemine ................................................................................................................ 16

15. Käskkirja menetlemine ......................................................................................................... 16

16. Protokollide menetlemine .................................................................................................... 17

17. Projekti dokumentatsiooni menetlemine ............................................................................. 18

V ASJAAJAMISE ÜLEANDMINE ....................................................................................................... 18

18. Asjaajamise üleandmise vormistamine ................................................................................... 18

VI DOKUMENTIDE SÄILITAMINE JA HÄVITAMINE ......................................................................... 19

19. Dokumentide säilitamine, arhiveerimine ja hävitamine .......................................................... 19

20. Lisad ....................................................................................................................................... 19

7

I ÜLDNÕUDED

1. Reguleerimis- ja kohaldamisala

1.1. Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskuse (edaspidi: TEHIK) teabehalduse kord (edaspidi

kord) kehtestab teabehalduse ja dokumendihalduse korraldamise menetlemise,

juurdepääsude põhimõtted ja nõuded TEHIKus.

1.2. Teabehaldus – tegevus, mis toetab TEHIK eesmärkide saavutamist teabe haldamise,

jagamise ja vahetamisega kõigis infosüsteemides ja andmekogudes. Teabehalduse

alategevused on andmehaldus, dokumendihaldus, sisuhaldus sise- ja välisveebis ning

teabele juurdepääsu ja kaitse korraldamine.

1.3. Dokumendihaldus –tegeleb dokumentide loomise, saamise, alalhoidmise, kasutamise ning

eraldamise tõhusa ja süstemaatilise ohjamisega, sh organisatsiooni tegevust ja toiminguid

kajastava tõestusmaterjali ja info dokumendisüsteemi hõlmamise ning dokumentidena

alalhoidmisega

1.4. Asjaajamine - dokumentidega tehtavad toimingud, millega tagatakse dokumentide

autentsus, usaldusväärsus, terviklikkus ja kasutatavus.

1.5. Kord ei reguleeri salastatud teabekandjate registreerimist, edastamist ega muul viisil

töötlemist.

1.6. Hankedokumentide ettevalmistamisel lähtutakse TEHIKu hankekorrast. Hankekorras

reguleerimata küsimustes lähtutakse teabehalduse kord

1.7. TEHIKu dokumendihaldust korraldab tugiteenuste osakond.

2. Teabehalduse üldpõhimõtted

2.1. TEHIK loob, kooskõlastab ja menetleb dokumente elektrooniliselt. Vajadusel võib

elektroonilise dokumendi koopia väljastada paberil.

2.2. Elektrooniline dokument edastatakse adressaadile asutuste vahelise dokumendivahetuskihi

(edaspidi: DHX) või e-posti teel. Paberkandjal dokument edastatakse adressaadile

postiteenuse osutaja või kulleri vahendusel, lähtudes dokumendis sisalduvast

informatsioonist.

2.3. Dokumendid vormistatakse:

2.3.1.„raleway“ kirjastiilis,

2.3.2. püstkirjas,

2.3.3. rööpjoondusega,

2.3.4. tähesuurusega 11,

2.3.5. reavahega 1,15.

2.4. Dokumendid menetletakse dokumendihaldussüsteemis Delta (edaspidi: Delta), mis asub

veebilehel: https://delta.tehik.ee.

2.5. Deltale on juurdepääs kõikidel töötajatel. Juurdepääsud dokumendisarjadele antakse igale

töötajale tema töökoha põhiselt. Põhjendatud vajadusel võib anda Delta juurdepääse TEHIKu

välistele isikutele vastavalt juurdepääsu vajadusele. Juurdepääsu ajakohasuse tagab

juurdepääsu taotlenud TEHIKu töötaja või tema vahetu juht. Töötaja vahetu juht tagab, et

sekretär-personalispetsialisti teavitatakse töötaja juurdepääsu vajaduse muutumisest.

2.6. Delta pidamisega tagatakse:

2.6.1. dokumentide koostamine, registreerimine, arvestus ja väljasaatmine;

8

2.6.2. dokumentide leidmine liigi, numbri, kuupäeva, sisu, saabumise või väljasaatmise aja,

väljaandja, pöörduja, sarja või muude tunnuste kaudu;

2.6.3. dokumentide säilitamine ja arhiveerimine ning hävitamine.

2.7. IT teenuse osutamiseks registreeritakse ja menetletakse isikute pöördumised sõltumata

nende sisust ja liigist IT teenuste haldamise infosüsteemis Jira (edaspidi: Jira), mis asub

veebilehel: https://smjira.sm.ee. Jiras hallatakse pöördumisi, mis on laekunud TEHIKu

kasutajatoele või neile menetlemiseks edastatud. Jira pöördumiste menetlemine ja

säilitamine toimub kooskõlas infosüsteemi „Jira“ pidamise korraga..

2.8. Delta andmed ja dokumendid on avalikud õigusaktis sätestatud ulatuses. Juurdepääs neile on

tagatud TEHIKu veebilehel leitava lingi kaudu.

2.9. Deltas säilitatakse dokumente vastavalt lisas 1.1 „Dokumentide liigitusskeem“ kehtestatud

säilitamise tähtajani. Tähtaja möödudes dokumendid kustutatakse.

2.10. Teavet menetletakse ja säilitatakse ka riigitöötaja iseteenindusportaalis (RTIP), Jiras, e-

arvete keskkonnas, tööandja poolt aktsepteeritud sporditoetuste või tervisekindlustuse

haldamise süsteemis.

2.11. Dokumendihalduse ja arhiivitöö korraldamise eest vastutab

sekretär-personalispetsialist. Jira TEHIK Kasutajatugi (TKT) projekti pöördumiste haldamise

eest vastutab kasutajatoe tiimi juht.

2.12. Sekretär-personalispetsialist ei vastuta dokumendi sisulise ega tähtaegse täitmise eest, välja

arvatud dokumendid, mille täitjaks ta on määratud.

2.13. TEHIKu asjaajamisperiood on kalendriaasta.

2.14. TEHIKu ametlik e-posti aadress on [email protected]. TEHIK võtab seoses IT teenuse

osutamisega vastu pöördumisi ka kasutajatoe e-posti aadressil [email protected].

2.15. TEHIKu välisveeb asub aadressil www.tehik.ee.

2.16. Välisveebi peakasutaja ning sisuhalduse korraldaja on kommunikatsioonijuht.

Kommunikatsioonijuht tagab välisveebi keskkonna toimimise, arendamise ning õiguste

haldamise koostöös veebide tiimiga. Kommunikatsioonijuhi pädevuses ja vastutuses on

välisveebi struktuuri ja sisu vastavuse kontroll ning ilmnenud puuduste kõrvaldamine

koostöös valdkonnajuhtidega, samuti töötajate juhendamine välisveebi kasutamisel.

2.17. Välisveebi sisu haldamisel tagatakse avaldatud teabe ajakohasus ning aegunud teave

eemaldatakse. Eemaldatud teave arhiveeritakse mitteavalikus vormis, tagades vajadusel

hilisema juurdepääsu. Arhiveeritud sisu säilitatakse kuni kolm aastat, mille järel see

kustutatakse, välja arvatud juhul, kui selle säilitamiseks on õiguslik või muu õigustatav

vajadus.

2.18. TEHIKu siseveeb asub aadressil https://siseveeb.tehik.ee/. Siseveebis avaldatakse

töökorralduslike juhendeid ja kordasid ning töötajatega seotud teavet. Siseveebis

kajastatava info õigsuse ja ajakohasuse eest vastutab vastava valdkonna tiimijuht.

2.19. TEHIKu pakutavate teenuste ja projektidega seotud tööalane teave kajastatakse Confluence

keskkonnas, mis asub aadressil wiki.sm.ee.

2.20. Confluence keskkonnale võimaldatakse ligipääs kõikidele TEHIKu töötajatele

vajaduspõhiselt.

2.21. Confluence keskkonnale juurdepääsude haldamist koordineerib kasutajatoe tiim.

2.22. Confluence keskkonda sisestatud info õigsuse ja ajakohasuse eest vastutab andmed

sisestanud töötaja, kui alalehele ei ole määratud konkreetset vastutajat.

2.23. TEHIKu hallatavate infosüsteemidega seonduv teabehaldus on reguleeritud vastava

infosüsteemi põhimääruses.

9 2.24. Isikuandmetega seotud teabehaldus on toodud isikuandmete töötlemistoimingute registris,

mis asub Jiras. Isikuandmete töötlemise registrisse info edastamine toimub vastavalt

Isikuandmete töötlemise korrale.

II ÜLDNÕUDED DOKUMENTIDE MENETLEMISELE

3. Dokumendi vormistamine

3.1. Dokument on mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mille on loonud või saanud TEHIK

või TEHIKu töötaja töö käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või

tegevuse tõestamiseks ning mis võib kaasa tuua kohustusi TEHIKule.

3.2. Dokument koostatakse ja vormistatakse vastavalt õigusaktides, standardites ja käesolevas

korras ettenähtud nõuetele. Dokumendi tekst peab olema keele ja stiili poolest korrektne,

üheselt arusaadav, viisakas, võimalikult lühike ning vastama eesti kirjakeele normidele.

3.3. Dokument vormistatakse Deltas vastavalt dokumendi liigile kehtestatud dokumendimallil.

Dokumendimallil on toodud dokumendi kohustuslikud elemendid.

3.4. Dokumendi tähtaegse menetlemise eest vastutab täitjaks määratud töötaja. Kaastäitjaks

määratud töötaja vastutab temalt oodatava sisendi õigeaegse andmise eest.

3.5. Dokumendi pealkiri Deltas peab olema dokumendi sisu edasiandev ja informatiivne ning

tagama Delta otsingus kerge leidmine (nt Töökorralduse reeglite kinnitamine; „Hankeleping

„Hanke nimetus“, „Vastus selgitustaotlusele X.X“; „Andmevahetuse kokkulepe asutus-

TEHIK“). Pealkirjas vältida esimesena sõnade Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskuse või

TEHIK kasutamist.

3.6. Deltasse lisatud faili nimi peab olema arusaadav, pealkirjaga seostatav ja võimalikult lühike.

3.7. Asutuste ja isikutega peetavas kirjavahetuses, sh selgitustaotlusele või märgukirjale

vastamisel on TEHIKu esindamise õigus valdkonna eest vastutaval töötajal, kui direktor või

töötaja vahetu juht ei ole määranud teisiti.

3.8. Andmekaitsealase kirjavahetuse pidamisel on TEHIKu esindamise õigus

andmekaitseametnikul.

3.9. Tervishoiuteenuse osutajate ja muude tervishoiuasutustega sõlmitavate liidestuslepingute

koostamise ja allkirjastamise õigus on kasutajatoe spetsialistil.

3.10. Kasutajatoele saabunud või menetlemiseks edastatud pöördumistele vastab kasutajatoe

spetsialist, olles saanud selleks vajaliku sisendi valdkonna eest vastutavalt töötajalt.

Kasutajatoe poolt töötajale suunatud pöördumisele tähtaegse ja korrektse sisendi andmise

eest vastutab töötaja, kellele see on suunatud. Kui tegemist ei ole õige adressaadiga, peab

töötaja sellest esimesel võimalusel, kuid mitte hiljem kui kahe tööpäeva jooksul kasutajatuge

informeerima.

3.11. Direktor allkirjastab dokumendi, kui sellega antakse õigusi, võetakse kohustusi, kui

kirjavahetus omab õiguslikke tagajärgi või kui allkirjastamise nõue tuleneb õigusaktist.

4. Dokumentide liigitusskeem

4.1. Liigitusskeem on asutuse funktsioonide ja sarjade struktureeritud loetelu ning raamistik

tema dokumentide hõlmamisel ja haldamisel ning arhiivi moodustamisel. Dokumentide

liigitusskeem on kehtestatud käesoleva korra lisas 1.1.

4.2. Dokumentide liigitusskeemi muudetakse, kui on vaja luua või kustutada dokumendi sari.

10 5. Dokumendi kuupäev

5.1. Dokumendi kuupäev on:

5.1.1. õigusakti või akti allkirjastamise kuupäev;

5.1.2. protokolli puhul koosoleku toimumise kuupäev;

5.1.3. lepingu allkirjastamise kuupäev (viimasena allkirjastava poole digiallkirjastamisest);

5.1.4. saabunud kirja, taotluse, teabenõude Deltas või Jiras registreerimise kuupäev;

5.1.5. kirja väljasaatmise või allkirjastamise kuupäev.

5.2. Digitaalselt allkirjastatud dokumendi puhul on dokumendi kuupäev ja kellaaeg dokumendile

antud digitaalallkirjas sisalduv kuupäev ja kellaaeg. Kui dokumendi allkirjastab mitu isikut,

on dokumendi allkirjastamise kuupäev ja kellaaeg viimase allkirja andmise kuupäev ja

kellaaeg.

6. Dokumendi adresseerimine

6.1. Dokumendi adressaat on isik, kellele dokument edastatakse. Posti teel saadetavale

dokumendile märgitakse adressaadi postiaadress.

6.2. E-posti teel väljasaadetavale dokumendile ja Delta metaandmetesse märgitakse adressaadi

nimi või nimetus ja e-posti aadress.

6.3. Kui sama dokument on suunatud üheliigilistele asutustele, võib adressaadid üldistada.

III DOKUMENTIDE REGISTREERIMINE

7. Dokumendi registreerimine

7.1. TEHIKu e-posti aadressile ([email protected]), DHXi, tähitud posti või kulleriga saabunud

dokumendi registreerib sekretär-personalispetsialist Deltas hiljemalt selle saabumisele

järgneval tööpäeval ja suunab täitmiseks.

7.1.1. Kui dokument saabub töötaja e-posti aadressile, registreerib töötaja dokumendi

Deltas ise või edastab selle registreerimiseks sekretär-personalispetsialistile.

7.1.2. Deltas registreerimise järgselt e-postile saadetud dokument kustutatakse.

7.2. Kasutajatoe e-posti aadressile saabunud pöördumise registreerib Jira automaatselt.

7.3. Saabunud dokumendil kontrollitakse vorminõuete täitmist, sealhulgas adressaadi

olemasolu ning vajadusel isikusamasuse tuvastamise võimalikkust ning selgitatakse, kas

dokument on terviklik.

7.4. Kui saabunud dokumendis esineb täitmist takistavaid puudusi, määratakse pöördujale

tähtaeg puuduste kõrvaldamiseks, selgitades, et puuduste kõrvaldamata jätmisel ei ole

võimalik dokumenti täita. Tähtajaks puuduste kõrvaldamata jätmisel on õigus jätta

dokumendile vastamata, kui puuduste tõttu ei ole vastamine võimalik.

7.5. Saabunud dokumendi digitaliseerib ja registreerib Deltas sekretär-personalispetsialist.

7.5.1 Dokument säilitatakse Delta vastavas sarjas lähtudes selle sisust.

7.5.2 Paberdokument hävitatakse pärast digitaliseerimist või säilitatakse selle originaal

vastavalt lisale 1.1. Seifis säilitatakse asutuse siseseks kasutamiseks määratud

paberdokumente, millele on ligipääs üksnes tööülesannete täitmiseks selleks volitatud

töötajatel.

7.5.3. Põhjendatud juhul on võimalik jätta dokument digitaliseerimata selle sisu äärmise

tundlikkuse tõttu AvTS § 35 lg 1 punkti 9, dokumendi kvaliteedi või muu taolise objektiivse

põhjuse alusel. Sellise dokumendi kaaskiri või selle puudumisel dokumendi esileht

11

registreeritakse Delta vastavas sarjas koos märkega dokumendi seifis säilitamise kohta.

Põhjendatud juhu hindamise eest vastutab töötaja, kelle vastutusel on dokument Deltas

registreeritud.

7.5.4. Seifis säilitatavate dokumentide juurde koostatakse register milles märgitakse

dokumendi nimetus, pöörduja andmed, Delta sarja kuuluvus, vastutav töötaja ja määratud

juurdepääsupiirang koos alusega. Dokumendid peavad olema järjestatud vastavalt registrile

ning sekretär-personalispetsialist tagab dokumentide säilitamise vastavalt

asjaajamiskorrale.

7.5.5. Säilitustähtaja möödumisel dokumendid hävitatakse.

7.5.6. Muus osas lähtutakse dokumentide säilitamisel korra üldsätetest. Säilitustähtaja

ületanud dokument kustutatakse/hävitatakse koheselt kuid mitte hiljem kui säilitustähtajast

on möödunud kaks kuud.

7.6. Kui paberkandjal allkirjastatud dokument lisatakse Deltasse või loodud dokument

allkirjastatakse paberkandjal, vastutab dokumendi looja elektroonilise dokumendi ja

paberkandjal allkirjastatud dokumendi samasuse eest.

7.7. Dokumendi kohta registreeritakse Delta metaandmetes dokumenti kirjeldavad andmed.

7.8. Vastavalt dokumentide liigitusskeemile moodustub registreerimisel dokumendi viit sarja (ja

allsarja) tähisest, asja numbrist dokumendihaldussüsteemis või funktsiooni (ja

allfunktsiooni) tähisest ning dokumendi järjekorranumbrist.

7.9. Dokumendi registreerimisel luuakse dokumendi viit automaatselt. Vastusdokumendid

lisatakse Deltas algdokumendi vastusena.

7.10. Eriliigiliste isikuandmetega dokumentide edastamisel need krüpteeritakse adressaadi

isikukoodile ja TEHIKuU registrikoodile.

7.11. Kui andmemahu tõttu ei ole Delta kaudu võimalik andmeid edastada, kasutatakse andmete

edastamiseks TEHIK Nextcloud keskkonda.

IV DOKUMENTIDE MENETLEMINE

8. Dokumendi menetlemine

8.1. Dokumendi menetlemine toimub üldjuhul Deltas. Deltas on kohustuslik menetleda

dokumente, mis võivad TEHIKule kaasa tuua õiguslikke või majanduslikke tagajärgi.

Dokumendi menetlemisena käsitletakse TEHIKusse saabunud või TEHIKus koostatud

dokumendi Deltas registreerimist ning selle suunamist lahendamiseks, lahendamist ja

dokumendi täitmiseks (kooskõlastamiseks, allkirjastamiseks) edastamist.

8.2. Kasutajatoe e-postile saabunud kirjad registreeritakse ja menetletakse Jiras. Jirasse

saabunud dokument edastatakse Delta kaudu vastamiseks, kui dokument võib TEHIKule

kaasa tuua õiguslikke või majanduslikke tagajärgi.

8.3. Dokumendi ja selle menetlemise kohane info peab olema registreeritud nii, et oleks tagatud

dokumendihaldusega terviklikkus. Dokumendiga seotud dokumendid registreeritakse

Deltas selle järjena. Seotud dokumentide osas luuakse Deltas registreerimisel omavaheline

seos.

8.4. Sekretär-personalispetsialist määrab dokumendi registreerimisel dokumendi täitja ja

vajadusel kaastäitja(d). Tööülesande täitja koordineerib asja lahendamist ja vastutab

lahendamise eest.

12 8.5. Kui dokumendi sisu viitab otseselt mingile tegevusalale, mis ei nõua direktori või

struktuuriüksuse juhi poolt eraldi täitja määramist, edastatakse dokument lahendamiseks

otse vastava valdkonna töötajale.

8.6. Dokumendi tähtaegse täitmise (vastuse koostamise ja edastamise) eest vastutab isik,

kellele on see Deltas või Jiras täitmiseks suunatud (edaspidi: täitja). Täitjaks määratud isik

võib dokumendi täitmiseks kaasata teisi töötajaid, tööülesande delegeerida ja lisada

dokumendile kaastäitjaid.

8.7. Kui dokument puudutab mitme struktuuriüksuse tegevust või dokumendi sisu eeldab

spetsialisti hinnangut, kooskõlastatakse vastus TEHIKu siseselt vastavate struktuuriüksuste

või spetsialistiga.

8.8. Kui dokumendi täitjaks määratud töötaja selle valdkonna või teemaga ei tegele, delegeerib

ta tööülesande õigele täitjale või annab sellest viivitamatult teada sekretär-

personalispetsialistile, kes määrab dokumendi täitmiseks õigele töötajale.

9. Dokumendi täitmise tähtaeg

9.1. Dokumendile vastatakse hiljemalt õigusaktis sätestatud tähtajal, kui direktori või vahetu

juhi korraldusest ei tulene lühemat tähtaega.

9.2. Õigusaktides ettenähtud korras ja tingimustel võib dokumendi täitmise tähtaega

pikendada, kui see on vajalik asja õigeks lahendamiseks täiendavate asjaolude

väljaselgitamiseks. Tähtaja pikendamisest teavitatakse dokumendi pöördujat viivitamatult,

kuid enne algse tähtaja saabumist. Registreeritud teabenõuete, märgukirjade ja

selgitustaotluste juurde tuleb teha eraldi täitmismärge või teavitus lisada registreeritud

dokumendi juurde, kui pöördujat on vastamise tähtaja pikendamisest teavitatud.

9.3. Dokumendi menetlemise tähtaja algust arvestatakse dokumendi registreerimisele

järgnevast päevast, kui õigusaktidest ei tulene teisiti.

9.4. Dokument on täidetud tähtaegselt, kui tähtpäevaks on dokumendi sisust tulenevad

toimingud tehtud ja vastus on edastatud elektrooniliselt või paberkandjal kullerile

ärasaatmiseks üle antud.

9.5. Kui asja lahendamine ei kuulu asutuse pädevusse, edastatakse dokument 5 tööpäeva

jooksul õigele adressaadile, teavitades sellest pöördujat eraldi kirjaga või edastades talle

vastava kirja koopia.

9.6. Kui kirjaliku vastuse koostamine ei ole vajalik või kui saatja pöörduja on avaldanud soovi

vastust kirjalikult mitte saada, võib täitja dokumendi sisus olevad küsimused lahendada

suuliselt. Sel juhul tuleb teha Deltas või Jiras vastav täitmismärge, mis täpsustab kuidas,

millal ja kelle poolt asi lahendati.

9.7. Täitjal on kohustus informeerida dokumendi menetlemisest neid töötajaid, keda polnud

menetlemisse kaasatud, kuid kes peaksid asja lahendamise käigust teadlikud olema.

10. Dokumendi koostamine

10.1. Dokumendi koostab töötaja, kelle pädevusse see kuulub või kes on määratud Deltas

täitjaks. Jiras registreeritud pöördumisele koostab ja väljastab vastuse kasutajatoe

spetsialist.

10.2. Jira pöördumised suunatakse vastamiseks valdkonna spetsialistile Jira vahendusel.

Tööülesande saanud töötaja vastutab omapoolse seisukoha edastamise eest. Kui vastamine

13

ei kuulu pöördumise saanud töötaja pädevusse, tagastab töötaja pöördumise viivitamatult,

kuid mitte hiljem kui kahe tööpäeva jooksul, kasutajatoele või suunab õigele adressaadile

vastamiseks.

10.3. Dokumendi koostamist alustatakse Deltas sarja valikuga ja metaandmete täitmisega ning

dokumendi vormi valimisega. Metaandmetes on toodud dokumendi kohustuslikud

elemendid. Kõik dokumendiga seotud lisad lisatakse dokumendi juurde, kui dokumendis ei

ole märgitud teisiti.

10.4. Väljasaadetavale dokumendile märgitakse allkirjastaja ja koostaja ees- ja perekonnanimi

ning e-posti aadress.

10.5. Dokument edastatakse Deltas menetlemiseks vastavalt lisale 1.2 „Kooskõlastusringid“, kus

on toodud minimaalne kohustuslike kaasatud töötajate koosseis.

10.5.1. Kooskõlastamiseks ei tule dokumenti määrata isikule, kes on dokumendi koostanud

ja selle kooskõlastamiseks esitanud.

10.5.2. Kooskõlastajad kinnitavad vastavalt oma pädevusele kooskõlastuse andmisega, et

dokument on õiguspärane, aja- ja asjakohane, vajalik ning dokumendi täitmisega seotud

ressursside, sh rahaliste vahenditega on arvestatud.

10.5.3. Dokument kooskõlastatakse, kooskõlastatakse märkustega või jäetakse

kooskõlastamata. Kooskõlastamata jätmine tuleb sisuliselt põhjendada.

10.6. Allkirjastamist vajav dokument suunatakse allkirjastamiseks pärast kooskõlastusringi

edukat läbimist.

11. Teabele juurdepääsupiirangu kehtestamine

11.1. Asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teave on

11.1.1. teave, mille asutus on kohustatud avaliku teabe seaduse kohaselt tunnistama

asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teabeks;

11.1.2. teave, mida sisaldavad dokumendid, mis dokumendihaldussüsteemis on tähistusega

„AK“ (asutusesiseseks kasutamiseks);

11.2. Dokumendi loomisel Deltas tuleb dokumendi metaandmetes määrata juurdepääsupiirang

lähtudes avaliku teabe seadusest.

11.3. Dokumendi koostaja vastutab selle eest, et teabele oleks kehtestatud asjakohased

juurdepääsupiirangud. Juurdepääsupiiranguga teabele kehtestatakse juurdepääsupiirang

alates dokumendi koostamisest või saamisest ning kuni vajaduse möödumiseni või

sündmuse saabumiseni, kuid mitte kauemaks kui viieks aastaks. Juurdepääsupiirangu

tähtaega võib pikendada, kui juurdepääsupiirangu kehtestamise põhjus püsib.

11.4. Isikuandmeid sisaldavale teabele kehtib juurdepääsupiirang vastavalt õigusaktis

kehtestatud nõuetele ja deltas toodud piirangutele.

11.5. Juurdepääsupiiranguga dokumendi saatmisel asutusest välja peab dokument sisaldama

märget „Asutusesiseseks kasutamiseks“ koos teabevaldaja nimetuse, juurdepääsupiirangu

aluse, piirangu kehtimise lõpptähtpäeva ja märke vormistamise kuupäevaga.

11.6. Dokumendile juurdepääsupiirangu seadmise, pikendamise või kehtetuks tunnistamise

otsustab dokumendi sisu eest vastutav töötaja sisust lähtudes.

11.7. Juurdepääsupiiranguga dokumenti töötlev töötaja on kohustatud rakendama abinõusid, et

dokument ei satuks kõrvaliste isikute kätte või selles olev teave ei saaks neile teatavaks.

11.8. Saabunud dokumendile, millel on „Asutusesiseseks kasutamiseks“ märge, tuleb vastusena

väljaminevale kirjale lisada sama juurdepääsu piirangu alus, kui vastus sisaldab

14

juurdepääsupiiranguga andmeid või juurdepääsu piirangu ära jätmine võib kahjustada

esialgse juurdepääsupiirangu eesmärki.

12. Teabenõude menetlemine

12.1. Teabenõue registreeritakse Deltas või Jiras selle saamise päeval või hiljemalt saamisele

järgneval tööpäeval. Teabenõuet ei registreerita, kui see on anonüümne või täidetakse

viivitamata.

12.1.1. Kui teabenõue esitatakse töötaja e-posti aadressile ja töötaja täidab selle

viivitamata, säilitab töötaja info täidetud teabenõude täitmise kohta oma e-posti kaustas

järgides Lisas 1.1 „Dokumentide liigitusskeem“ toodud säilitustähtaegu.

12.1.2. Riigihankega seotud teabenõue (sh viivitamata täidetud teabenõue) säilitatakse

Deltas hanke või projektiga seotud asjatoimikus. Riigihankes esitatud teabenõuete

vastamise korraldab hankemenetluse eest vastutav isik.

12.2. Teabenõue suunatakse vastamiseks teavet valdavale töötajale.

12.3. Teabenõue täidetakse võimalusel teabenõudja soovitud viisil, v.a kui selleks puuduvad

tehnilised võimalused, seda ei võimalda teabekandja tüüp või teabe suuliselt edastamine

takistab ajalise kestuse tõttu ülemääraselt teabevaldaja põhiülesannete täitmist.

12.4. Teabenõue täidetakse viivituseta, kuid mitte hiljem kui 5 tööpäeva jooksul.

12.5. Kui teabenõudes esinevad puudused, mis ei võimalda seda täita, teavitatakse teabenõudjat

5 tööpäeva jooksul puuduste kõrvaldamise kohustusest, informeerides muuhulgas, et

puuduste kõrvaldamata jätmisel ei ole teabenõude lahendamine võimalik.

12.6. Kui teabenõuet on vaja täpsustada või kui teabe väljaselgitamine on aeganõudev, võib

teabenõude täitmise tähtaega pikendada kuni 15 tööpäevani, millest teavitatakse

teabenõudjat koos põhjendustega 5 tööpäeva jooksul.

12.7. Kui teabenõudja taotleb teavet dokumendist, millele on kehtestatud juurdepääsupiirang,

väljastatakse talle teave sellises ulatuses, mille suhtes juurdepääsupiirang ei kehti.

12.8. Kui isik taotleb teavet enda või oma seadusliku esindaja kohta, milles sisaldub

juurdepääsupiiranguga andmeid, tuleb tuvastada teabenõudja isikusamasus. Isikusamasuse

tuvastamine toimub autentimisel autentimisvahendi (ID-kaart, mobiil-ID, Smart-ID või muu

taoline tehniline lahendus) abil või isikusamasuse tuvastab selleks õigusaktis õigust omav

ametiisik (nt notar). Isikusamasuse võib tuvastada ka füüsilise isiku vastuvõtmisel ja tema

dokumendi kontrollimisel.

12.9. Kui isik taotleb juurdepääsu juurdepääsupiiranguga andmetele, peab ta teabenõudes

esitama teabele juurdepääsu saamise õigusliku aluse ja eesmärgi.

12.10. Kui dokumendi sisust selgub, et tegemist ei ole teabenõudega, vaid see on märgukiri,

selgitustaotlus või muu pöördumine, informeeritakse pöördujat esimesel võimalusel, kuid

mitte hiljem kui 5 tööpäeva jooksul tema dokumendi menetlemise tähtajast.

12.11. Teabenõude täitmisest on võimalik keelduda avaliku teabe seaduses sätestatud tingimustel

ja korras.

13. Lepingute ja nende juurde kuuluvate dokumentide menetlemine

13.1. Lepingu valmistab ette jurist koos lepingu eest vastutava isikuga. Riigihankelepingu

ettevalmistamine toimub vastavalt hankekorrale.

15 13.2. Leping ja sellega seotud dokumendid registreeritakse Deltas. Riigihanke lepingud

registreeritakse sarjas 3-9. Lepingu registreerimisel tuleb lisada lepingu kehtivuse tähtaeg,

kui leping on tähtajatu siis tuleb valida kehtivuseks tähtajatu.

13.3. Lepinguga seotud dokumendid lisab Deltas lepingu järjena lepingu eest vastutav isik.

Lepingu Deltas.

13.4. Kui leping on seotud isikuandmete töötlemisega, edastatakse leping teadmiseks asutuse,

kes on andmete vastutava registreerimise eest vastutab lepingu eest vastutav isik töötleja,

andmekaitse eest vastutavale isikule või muule kokkulepitud asutuse kontaktisikule.

13.5. Kui leping on seotud isikuandmete töötlemise, ärisaladuse sh tehnilise spetsifikatsiooniga

tuleb lepingus sätestada poolte konfidentsiaalsuskohustus.

13.6. Lepingu eest vastutav isik registreerib ja muudab lepingu pdf formaadiks enne teisele

osapoolele allkirjastamiseks saatmist, välistamaks muudatuste tegemine lepingu

dokumentides või muudab lepingu formaadi muudatusi välistavaks. Leping allkirjastatakse

koos lisadega. Hankelepingu puhul ei lisata allkirjastatava lisana pakkumust. Pärast teise

osapoole allkirjastamist allkirjastab lepingu TEHIKu direktor.

13.7. Allkirjastatud leping edastatakse teisele lepingupoolele Delta kaudu sekretär-

personalispetsialisti või lepingu eest vastutava isiku poolt.

13.8. Tervishoiuteenuse osutajatega sõlmitavad liidestuslepingud allkirjastab kasutajatoe

spetsialist. Liidestusleping allkirjastatakse enne teisele poolele allkirjastamiseks edastamist.

Allkirjastatud liidestuslepingu edastab teisele lepingupoolele kasutajatoe spetsialist.

13.9. Töölepingute ettevalmistamine toimub RTIPis. Töölepingud ja sellega seotud dokumendid

registreeritakse RTIPis. Töölepingu ja sellega seotud dokumentide registreerimise eest

vastutab sekretär- personalispetsialist. Töölepingud allkirjastatakse RTIPis. Töölepingu

allkirjastab direktor enne teisele poolele allkirjastamiseks edastamist.

13.10. Lepingu täitmisega seotud dokumendid (nt üleandmise-vastuvõtmise akti - edaspidi: akt,

tõend lepingu täitmise kohta vmt) allkirjastab lepingu eest vastutav isik, kui lepingus ei ole

märgitud teisiti.

1311. Akti edastab teine lepingupool koos üleantava töö või teenusega. Pärast tööde

vastuvõtukontrolli allkirjastab akti lepingu eest vastutav isik ja lisab selle Deltas lepingu

järjena.

13.12. Kui töö võetakse vastu osaliselt (töö on puudustega, teostatud osaliselt vmt), märgitakse

akti enne allkirjastamist puuduste kohta selgitused ja määratakse tähtaeg puuduste

kõrvaldamiseks. Akti vastus edastatakse teisele lepingupoolele. Puuduste kõrvaldamise

järgselt tuleb töö/teenus anda üle uue aktiga.

14. Arve menetlemine

14.1. Arve edastatakse e-arvete keskkonda. Välisriigis registreeritud ettevõtja võib arve edastada

[email protected], misjärel edastab finantsspetsialist arve e-arvete keskkonda.

14.2. Arve menetletakse e-arvete keskkonnas. Arve suunab menetlusse Riigi Tugiteenuste

Keskuse (edaspidi: RTK) raamatupidaja. Arve tuleb menetleda igapäevaselt, kuid mitte

hiljem kui 3 tööpäeva jooksul.

14.3. Hankelepingu või tellimuse eest vastutav isik kontrollib akti vastavust arvele ning viidet

riigihankele. Akti lisab e-arvete keskkonda RTK raamatupidaja. Toitlustusega seotud arve

juurde lisab tellimuse või hankelepingu eest vastutav isik osalejate nimekirja.

14.4. Eelarve rea eest vastutav isik kontrollib ja vajadusel lisab kulukohad.

16 14.5. Üksuse eelarve eest vastutav isik veendub, et tehtud kulutus on kooskõlas üksuse eelarves ja

tööplaanis planeeritud tegevustega.

15. Käskkirja menetlemine

15.1. Käskkirjad jagunevad:

15.1.1. üldkäskkiri – reguleeritakse TEHIKu töökorralduslikke küsimusi. Üldkäskkiri luuakse

TEHIKu põhimääruse või vastavat õigust andva õigusakti alusel;

15.1.2. personalikäskkiri – reguleeritakse TEHIKu töötajat puudutavat üksikküsimust või

mis on seotud töötaja tööülesannete täitmisega. Tasustamisega seotud personalikäskkiri

vormistatakse RTIP-is.

15.2. Üldkäskkiri koostatakse Deltas toodud blanketil. Käskkirja elemendid on: käskkirja andja,

kuupäev, registrinumber, pealkiri, muudatuste haldus, sisu ja allkirjastaja. Muudatuse

halduses tuuakse välja muudatused võrreldes viimati kehtinud käskkirjaga.

15.3. Üldkäskkirjaga millega kehtestatakse töökorralduslik dokument, kannab pealkirja „kord“,

v.a arvatud juhul, kui õigusaktid nimetavad vastavat sisemist korda teisiti. Kui tegemist on

töökorralduslikku küsimust reguleeriva dokumendiga, mida ei kinnita asutuse direktor

käskkirjaga, siis kannab see pealkirja „juhend“.

15.4. Üldkäskkirjaga kehtestatav dokument (Kord) lisatakse käskkirja lisana (N: Lisa 1).

Muudatuste haldus esitatakse Lisa 1 esilehel. Muudatuse halduses tuuakse välja

muudatused võrreldes viimati kehtinud käskkirjaga. Kehtestatava dokumendi enda lisad

nummerdatakse eraldi (N: Lisa 1.1). Lisad võib lisada eraldi failina või siseveebi lingina.

Siseveebi lingis peab olema märgitud lisa number vastavalt käesolevas punktis toodud

tingimustele ja see peab olema selgelt käskkirjaga seostatav.

15.5. Käskkirja sisu koosneb:

15.5.1. preambulist, milles tuuakse käskkirja aluseks olev volitusnorm;

15.5.2. käskkirja tekstist milles tuuakse kehtestatava dokumendi nimi ja käskkirja eest

vastutav isik;

15.5.3. lisast. Lisa pealkirjastatakse. Lisa paremas ülanurgas on märge, mis sisaldab

kehtestava dokumendi pealkirja, selle all märget „Lisa” ja lisa numbrit.

15.6. Käskkirja allkirjastab direktor või tema kohusetäitja.

15.7. Käskkiri jõustub allakirjutamise kuupäevast, kui käskkirjas ei ole määratud teisiti.

15.8. Käskkirja saab muuta või kehtetuks tunnistada uue käskkirjaga. Sellekohane märge tehakse

uues käskkirjas, viidates, millisest kuupäevast ja millise registreerimisnumbri ning

pealkirjaga käskkiri on kehtetuks tunnistatud või muudetud. Käskkirja muutmisel või selle

kehtetuks tunnistamisel tuleb Deltas märkida käskkirja kehtetuse kanne lahtrisse „Viide

muutmise või kehtetuks tunnistamise käskkirjale“.

15.9. Üldkäskkirja eest vastutav isik vaatab tema vastutusel oleva käskkirja üle kord aastas ning

viib vajadusel sisse muudatused. Vastutajad on toodud lisas 1.3 „Sisekordade eest

vaastustajad“. Üldkäskkirjaga kinnitatud kordade ja juhendite puhul tuleb lisada deltasse

korra ja juhendi eest vastutav töötaja.

15.10. Käskkirja muutmisel koostatakse ja lisatakse Delta taustainfo failide hulka kehtiva käskkirja

terviktekst wordi failina.

15.11. Üldkäskkiri, mis puudutab TEHIKu töökorraldust, suunatakse Deltas kõikidele töötajatele

teadmiseks tähtajaga 15 kalendripäeva.

15.12. Töötaja kohustub üldkäskkirjaga tähtaegselt tutvuma ja selle teadmiseks võtma.

17 15.13. Teadmiseks võtmisega kinnitab töötaja, et on üldkäskkirja sisuga tutvunud. Teadmiseks

võtmine võrdsustatakse allkirja vastu tutvustamisega.

15.14. Üldkäskkiri, mis puudutab Sotsiaalministeeriumi valitsemisala asutustele IKT teenuste

pakkumist, saadetakse tutvumiseks valitsemisala asutustele, kellele TEHIK IKT teenust

pakub.

16. Protokollide menetlemine

16.1. Protokoll koostatakse koosolekul või kohtumisel arutatud küsimuste ja vastuvõetud otsuste

fikseerimiseks TEHIKu dokumendihalduses kättesaadaval vormil. Protokolli koostab

koosoleku kokku kutsunud töötaja, kui koosolekul ei otsustata teisiti.

16.2. Hankemenetlusega seotud protokoll koostatakse vastavalt hankekorrale.

16.3. Kohustuslik on protokollida kolmandate osapooltega peetav koosolek, mille raames

võetakse vastu otsuseid, mis puudutavad TEHIKu tegevust.

16.4. Protokollis märgitakse:

16.4.1. koosoleku kuupäev, alguse ja lõpu kellaaeg;

16.4.2. osalejate nimekiri, sh märgitakse eraldi alaliste kutsutute nimed, tuues välja ka

puudujad;

16.4.3. päevakord, sh ettekanded ja sõnavõtud;

16.4.4. koosolekul tehtud otsused.

16.5. Kirjaliku ettekande puhul ettekande sisu ei protokollita, kui see lisatakse protokollile.

16.6. Protokollija korraldab protokolli kooskõlastamise ja allkirjastamise. Protokoll koostatakse

deltas. TEHIK töötajad kooskõlastavad protokolli deltas. Teistele koosolekul osalejatele

saadetakse protokoll kooskõlastamiseks delta vahendusel. Protokoll tuleb allkirjastada

protokollija ja koosoleku juhataja poolt, kui protokoll on seotud TEHIKu väliste partneritega.

16.7. Teistest asutustest saabuvad protokollid registreeritakse Deltas ning edastatakse

teadmiseks isikutele keda protokolli sisu puudutab.

17. Projekti dokumentatsiooni menetlemine

17.1. Välistoetusest (edaspidi: toetus) finantseeritava projekti (sh läbi viidava hanke või

väikeostu) dokumentide menetlemisel tuleb lähtuda toetuse andmist reguleerivatest

õigusaktidest ja toetuse andja juhenditest.

17.2. Toetusest finantseeritava projekti eeltaotlus, taotlus, aruanne ja muu seotud dokument

registreeritakse Deltas iga projekti lõikes eraldi asjatoimikuna sarjas 6-2, mille alla

registreeritakse kogu projektiga seotud dokumentatsioon, v.a riigihankeleping, mis

registreeritakse sarjas 3-9 ning seotakse projekti asjatoimikuga.

17.3. Toetusest finantseeritava projekti dokumentatsioon, mida hallatakse projektide

menetluskeskkonnas, kus tagatakse projekti dokumentatsiooni säilimine vastavalt toetuse

nõuetele, kooskõlastatakse enne menetluskeskkonda lisamist Deltas. Projekti info sisestab

projektide menetluskeskkonda projekti eest vastutav töötaja.

17.4. Toetusega mitte seotud projekti kohta luuakse iga projekti lõikes eraldi asjatoimik vastava

osakonna põhisesse sarja ja registreeritakse kogu projektiga seotud dokumentatsioon, v.a

riigihankeleping, mis registreeritakse sarjas 3-9 ja seotakse projekti asjatoimikuga.

17.4.1. Äriteenuste osakonna projekti asjatoimik luuakse sarjas 6-3;

17.4.2. Baasteenuste osakonna projekti asjatoimik luuakse sarjas 5-10;

18

17.4.3. Infoturbe osakonna projekti asjatoimik luuakse sarjas 4-14;

17.4.4. Tugiteenuste osutamisega ja juhtimisega seotud projekti asjatoimik luuakse sarjas

1-15.

V ASJAAJAMISE ÜLEANDMINE

18. Asjaajamise üleandmise vormistamine

18.1. Asjaajamise, sh Jiras ja siseveebis pooleli olevate tööde üleandmine menetletakse Deltas.

18.2. Asjaajamine antakse üle töötaja töölt lahkumisel, töötamise peatumisel või töökorralduse

muutmisel.

18.3. Asjaajamine antakse üle töötaja vahetule juhile või tema poolt määratud töötajale.

18.4. Töötaja töölt lahkumise korral vormistatakse Deltas teabe üleandmiseks ringkäiguleht.

Ringkäigulehe algatab sekretär-personalispetsialist.

18.5. Vahetu juht kohustub ringkäigulehel kinnitama, et töötaja on üle andnud pooleliolevate

tööde nimekirja (seal hulgas pooleliolevad Jira piletid); määranud e-posti automaatvastuses

asendaja, kelle poole pöörduda.

18.6. Ringkäigulehe kooskõlastab lahkuv töötaja, töötaja vahetu juht, kasutajatoe juht,

varahaldur, infoturbeosakonna töötaja. Ringkäiguleht saadetakse teadmiseks

personalijuhile ja sisekommunikatsiooni eest vastutavale isikule.

18.7. Töösuhte lõppedes lõpetatakse töötaja juurdepääs Deltale ja teistele tööks vajalikele

infosüsteemidele ja keskkondadele töölt lahkumisele järgnevast päevast.

18.8. Ringkäiguleht vormistatakse hiljemalt töötaja viimaseks tööpäevaks.

18.9. Kui asjaajamise üleandmine ei ole võimalik, toimub asjaajamise vastuvõtmine ühepoolselt ja

asjaajamise võtab üle töötaja vahetu juht või tema määratud töötaja. Sel juhul tehakse

ringkäigulehe menetlemisel vastav märge.

18.10. Kui üks osapool ringkäigulehe sisuga ei nõustu, lisab ta ringkäigulehe juurde selgituse või

keeldumise põhjenduse.

VI DOKUMENTIDE SÄILITAMINE JA HÄVITAMINE

19. Dokumentide säilitamine, arhiveerimine ja hävitamine

19.1. Dokument säilitatakse dokumentide liigitusskeemis määratud tähtajani. Dokument

arhiveeritakse lähtudes arhiiviseadusest.

19.2. Säilitustähtaega arvestatakse dokumendi loomisest või registreerimisest.

19.3. Dokument hävitatakse, kui selle säilitustähtaeg on möödunud ja arhiiviväärtus puudub.

Dokument, millel on arhiiviväärtus, arhiveeritakse (luuakse arhivaal).

19.4. Arhivaali hoitakse TEHIKu arhiivis või antakse üle alaliseks säilitamiseks Riigiarhiivi vastavalt

Vabariigi Valitsuse 22.12.2011. a. määrusega nr 181 „Arhiivieeskiri“ sätestatud korrale.

19.5. Arhivaale hoitakse vastavalt arhivaali tähtajale. Arhivaalid, mille säilitustähtaeg on möödas

ja puudub vajadus nende edasiseks säilitamiseks, hävitatakse. Dokumendi säilitamistähtaja

pikendamise otsustab sekretär-personalispetsialist. Arhivaali hävitamine akteeritakse.

19.6. Arhivaalid hävitatakse:

19.6.1. arhivaali füüsilise hävitamise teel (purustamine) või

19.6.2. teabe kustutamisega selle kandjalt.

19

20. Lisad

20.1. Lisa 1.1 – Dokumentide liigitusskeem.

20.2. Lisa 1.2 – Kooskõlastusringid.

20.3. Lisa 1.3 – Sisekordade vastutajad

KÄSKKIRI

03.02.2026

nr 5

Teabehalduse korra kinnitamine Sotsiaalministri 01.03.2024 käskkirja nr 24 „Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskuse põhimääruse kinnitamine“ punkt 25 alapunktide 4- 5 alusel:

1. Kinnitan Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskuse teabehalduse korra koos lisadega (lisatud);

2. Tunnistan kehtetuks Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskuse direktori 05.09.2024 käskkirja nr 52 "Asjaajamiskord“;

3. Tunnistan kehtetuks Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskuse direktori 24.10.2024 nr 63 „Asjaajamiskorra muutmine“.

(allkirjastatud digitaalselt)

Tanel Tera Äriteenuste osakonna juht direktori ülesannetes