Käskkiri

KÄSKKIRI

25.02.16 nr 16-0072

Lähetuste korraldamise juhend ministeeriumi

valitsemisala riigiasutustes

Vabariigi Valitsuse seaduse § 49 lõike 1 punkti 10 ja § 52 lõike 1 alusel kinnitan lähetuste

korraldamise juhendi Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumis ja tema valitsemisala

riigiasutustes (lisatud).

(allkirjastatud digitaalselt) (allkirjastatud digitaalselt) Kristen Michal Liisa Oviir majandus- ja taristuminister ettevõtlusminister

Lisa KINNITANUD majandus- ja taristuminister ning ettevõtlusminister 25.02.16 käskkirjaga nr 16-0072

Lähetuste korraldamise juhend Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumis ja

tema valitsemisala riigiasutustes

1. Käesoleva juhendi eesmärgiks on sätestada teenistus-, töö- ja koolituslähetuste

(edaspidi lähetused) korraldamise põhimõtted Majandus- ja

Kommunikatsiooniministeeriumis ja tema valitsemisala riigiasutustes (edaspidi

asutused).

2. Juhendi koostamise lähtealusteks on avaliku teenistuse seadus, töölepingu seadus,

Vabariigi Valitsuse 19. detsembri 2012. a määrus nr 112 „Ametniku teenistuslähetusse

saatmise, lähetuskulude hüvitamise ning päevaraha maksmise tingimused ja kord ning

päevaraha määr“ ja Vabariigi Valitsuse 25. juuni 2009. a määrus nr 110 „Töölähetuse

kulude hüvitiste maksmise kord ning välislähetuse päevaraha alammäär, maksmise

tingimused ja kord“.

3. Ametnikule ja töötajale (edaspidi teenistujale) hüvitatakse lähetusega seotud kulud

punktis 2 nimetatud õigusaktides kehtestatud määrades ja tingimustel. Välislähetuse

päevaraha makstakse ühetaoliselt kõikides välislähetuse sihtkohtades − ei tehta erisusi

lähetuse sihtkoha riikide vahel. Teenistujale makstakse välislähetuse päevaraha 50 eurot

tulumaksuseaduse § 13 lõike 3 punktis 1 kehtestatud tingimustel.

4. Asutused kinnitavad lähetuste korra, millega sätestatakse lähetuste vormistamise,

kooskõlastamise, kulu- ja sisuaruandluse ning kulude hüvitamise (sh lähetusel olles

tekkinud ülekulude, päevarahade vähendamise jm) reeglid. Nimetatud korra

koostamisel lähtutakse käesolevas juhendis kirjeldatud põhimõtetest.

5. Lähetus vormistatakse vähemalt 7 päeva enne lähetuse algust lähetus- või

koolituslähetuskäskkirjaga (edaspidi lähetuskäskkiri) Riigitöötaja Iseteenindusportaali

(edaspidi RTIP) lähetuste moodulis, vastavalt selles loodud võimalustele. RTIP-i

lähetuste mooduli kasutusjuhend on kättesaadav Riigi Tugiteenuste Keskuse veebilehel

http://www.rtk.ee ja RTIP-i keskkonnas.

6. RTIP-is vormistatud lähetuskäskkiri kinnitatakse asutuse juhi või tema määratud

teenistuja poolt. Kinnitamisel ei kasutata digiallkirjastamise funktsiooni.

7. Teenistus- või töölähetusse saadetakse teenistuja üksnes ameti- või tööülesannete

täitmiseks. Koolituslähetusse saadetakse teenistuja tööalase enesetäiendamise

eesmärgil.

8. Lähetusi korraldades jälgitakse ressursside (rahalised vahendid, tööaeg jms)

vastutustundlikku ja säästlikku kasutamist. Soodsaimate lähetusega seotud kulude

(näiteks sõidu-, majutus- ja kindlustuskulud) väljaselgitamiseks võetakse üldjuhul

hinnapakkumised riigihanke alusel valitud reisifirmadelt. Lähetuskäskkirja märgitakse

võimalikult detailne prognoositav lähetuse kulude eelarve.

9. Kõik lähetuse korraldamisega seotud dokumendid (kutsed, päevakavad,

hinnapakkumised, kuludokumendid, kulu- ja sisulised aruanded jm) peavad olema

sisestatud RTIP-i ja seotud lähetuskäskkirja või -aruandega.

10. Kui minnakse lähetusse varem või naastakse lähetusest hiljem, kui on vajalik

tööülesannete täitmiseks (vahetult lähetuse ette või järele jääb nädalavahetus), siis ei

tohi lähetust pikendavad päevad tuua asutusele kaasa lisakulutusi. Nende päevade eest

ei maksta lähetatule päevaraha ega hüvitata majutuskulusid. Eelpool öeldu ei kehti

juhul, kui asutus peab lähetuse pikenemist põhjendatuks. Sellisel juhul katab kõik

lähetusega seotud kulud asutus.

11. Kui lähetus ühildatakse puhkusega (näiteks jääb teenistuja peale lähetuse lõppu

puhkusele ega naase kohe lähtekohta), siis ei loeta tagasisõidupiletit lähetusega seotud

kuluks. Juhul kui asutus on otsustanud selle kulu katta, on tegemist teenistujale tehtud

erisoodustusega ning see kuulub maksustamisele tulu- ja sotsiaalmaksuga seaduses ette

nähtud korras.

12. Kui lähetuse korraldamisel või kulude hüvitamisel esinevad erinevused kehtivatest

õigusaktidest ja kinnitatud asutusesisestest kordadest (näiteks valitakse kallim

sõidupilet, transpordiliik, majutus), siis säilitatakse täiendavalt kõik tehtud otsust

selgitavad dokumendid RTIP-is lähetuskäskkirja juures (vt käesoleva juhendi punkti

10).

13. Asutuse juhi lähetused vormistatakse asutuse RTIP-i lähetuse moodulis lähtudes

juhendis toodud põhimõtetest.

14. Asutuse juhi lähetuskäskkirja kinnitab kantsler.

15. Asutuse juhi lähetuse kuluaruande kinnitab asutuses määratud teenistuja.