Leping

Lisa 1 ANDMETÖÖTLUSE LEPING Käesolev isikuandmete töötlemist puudutav lepingu lisa (edaspidi: lisa) on lahutamatu osa riigihanke „Reisikorraldusteenuse tellimine Sihtasutus Eesti Teadusagentuurile ja Sotsiaalkindlustusametile“ viitenumbriga 301943 tulemusena sõlmitud raamlepingust nr 5.2- 9/5629-1 (edaspidi: leping), mis sõlmitakse Sotsiaalkindlustusametiga (edaspidi: vastutav töötleja) ja Aktsiaselts Wris (edaspidi: volitatud töötleja) vahel. Vastutavat töötlejat ja volitatud töötlejat nimetatakse edaspidi eraldi ka kui pool ning ühiselt kui pooled. 1. Lisa eesmärk

1.1. Käesoleva lisa eesmärk on kokku leppida vastastikustes õigustes ja kohustuses, mida pooled lepingu täitmisega kaasneval isikuandmete töötlemisel järgivad. Käesolev lisa kujutab endast pooli omavahel siduvat andmetöötluslepingut Euroopa Liidu isikuandmete kaitse üldmääruse (2016/679) (edaspidi: üldmäärus) artikli 28 lõike 3 tähenduses.

1.2. Füüsiliste isikute (edaspidi: andmesubjektide) kategooriad ja nende kohta käivate isikuandmete liigid, mida lepingu täitmisel töödeldakse, isikuandmete töötlemise kestus, iseloom ja eesmärgid ning vastutava töötleja esmased dokumenteeritud juhised sisalduvad lepingus, sh selle juurde kuuluvates dokumentides. Vastutav töötleja võib anda isikuandmete töötlemiseks volitatud töötlejale täiendavaid dokumenteeritud juhiseid.

1.3. Pooled kohustuvad lepingu täitmisel järgima kõiki kohalduvaid andmekaitsealaseid õigusakte, kuid ka suuniseid, juhendeid ja tegevusjuhiseid, mis on koostatud isikuandmete kaitse valdkonnas järelevalve, teavitus- ja ennetustöö korraldamise eest vastutava kohaliku ja/või Euroopa Liidu asutuse poolt.

2. Mõisted

2.1.Käesolevas lisas olevate mõistete sisustamisel lähtutakse üldmääruses sätestatust, sealhulgas järgmistest terminitest ja nende definitsioonidest: 2.1.1. „Isikuandmed“ – igasugune teave tuvastatud või tuvastatava füüsilise isiku kohta;

tuvastatav füüsiline isik on isik, keda saab otseselt või kaudselt tuvastada, eelkõige sellise identifitseerimistunnuse põhjal nagu nimi, isikukood, asukohateave, võrguidentifikaator või selle füüsilise isiku ühe või mitme füüsilise, füsioloogilise, geneetilise, vaimse, majandusliku, kultuurilise või sotsiaalse tunnuse põhjal;

2.1.2. „Isikuandmete töötlemine“ – iga isikuandmete või nende kogumitega tehtav automatiseeritud või automatiseerimata toiming või toimingute kogum, näiteks kogumine, dokumenteerimine, korrastamine, struktureerimine, säilitamine, kohandamine ja muutmine, päringute tegemine, lugemine, kasutamine, edastamise, levitamise või muul moel kättesaadavaks tegemise teel avalikustamine, ühitamine või ühendamine, piiramine, kustutamine või hävitamine;

2.1.3. „Isikuandmetega seotud rikkumine“ – turvanõuete rikkumine, mis põhjustab edastatavate, salvestatud või muul viisil töödeldavate isikuandmete juhusliku või ebaseadusliku hävitamise, kaotsimineku, muutmise või loata avalikustamise või neile juurdepääsu.

3. Isikuandmete töötlemine

3.1.Volitatud töötleja kohustub töötlema isikuandmeid üksnes lepingu täitmise eesmärgil, vastutava töötleja dokumenteeritud juhiste alusel, lepingus kirjeldatud ulatuses ja viisil ning vastavalt käesolevas lisas sätestatud tingimustele. Kui see on lepingu täitmiseks vajalik, võib volitatud töötleja isikuandmeid töödelda ka järgmistel eesmärkidel: 3.1.1. asjakohaste info- ja sidesüsteemide hooldamine, tagades sellise töötlemise

vastavuse käesolevas lisas nimetatud õigusaktidele ja juhenditele. 3.2.Volitatud töötleja teavitab andmesubjekte nende isikuandmete töötlemistingimustest ja

tagab, et tal on isikuandmete töötlemiseks vajalikud õigused ja nõusolekud. 3.3.Volitatud töötleja vastutab vastutavale töötlejale edastatud isikuandmete õigsuse ja

kättesaadavaks tegemise eest. 3.4.Kui volitatud töötleja ei ole vastutava töötleja juhistes kindel, kohustub ta mõistliku aja

jooksul vastutava töötlejaga selgituste või täiendavate juhiste saamiseks ühendust võtma. Volitatud töötleja teavitab vastutavat töötlejat viivitamatult kõigist avastatud vastuoludest dokumenteeritud juhiste ja käesolevas lisas nimetatud õigusaktide või juhendite vahel.

3.5. Volitatud töötleja võib isikuandmete töötlemiseks kasutada teisi volitatud töötlejaid (edaspidi: teine volitatud töötleja) üksnes lepingu täitmiseks vajalikus ulatuses eeldusel, et need isikud on täielikult teadlikud töötlemise ulatusest ja alustest ning kohustuvad järgima vähemalt samaväärseid andmekaitse nõudeid. Volitatud töötleja vastutab kõigi kaasatud volitatud töötlejate tegevuse eest.

3.6. Ilma vastutava töötleja kirjalikku taasesitamist võimaldava loata võib volitatud töötleja kasutada isikuandmete töötlemiseks teisi volitatud töötlejaid üksnes juhul, kui see on vajalik volitatud töötleja info- ja sidesüsteemide hoolduseks, kui hoolduse läbiviimine ilma isikuandmeid töötlemata pole võimalik. Sellisel juhul teavitab volitatud töötleja vastutavat töötlejat teise volitatud töötleja kaasamise, lisamise või asendamise kavatsusest, andes seeläbi vastutavale töötlejale võimaluse esitada ettepaneku suhtes vastuväiteid. Kui vastutav töötleja ei ole esitanud volitatud töötlejale 10 kalendripäeva jooksul vastuväiteid või kui vastutav töötleja selle heaks kiidab, võib volitatud töötleja teavituses märgitud viisil teise volitatud töötleja kaasata, lisada või asendada. 3.6.1. Volitatud töötleja vastutab kõigi teiste volitatud töötlejate tegevuse eest nagu enda

tegevuse eest ning sõlmib teise volitatud töötlejaga isikuandmete töötlemiseks kirjalikud lepingud vastavalt üldmääruse artikli 28 lõikele 4, milles sisalduvad käesolevas lisas sätestatuga vähemalt samaväärsed andmekaitsekohustused.

3.6.2. Kui vastutav töötleja on andnud volitatud töötlejale loa kasutada lepingust tulenevate kohustuste täitmiseks teisi volitatud töötlejaid, on lepingust tulenevatele küsimustele vastamisel kontaktisikuks vastutavale töötlejale üksnes volitatud töötleja ning volitatud töötleja tagab selle, et kõnealune teine volitatud töötleja täidab lepingu nõudeid. Vastutav töötleja võib igal ajahetkel võtta tagasi volitatud töötlejale antud loa teise volitatud töötleja kasutamiseks.

3.7. Volitatud töötleja kohustub hoidma lepingu täitmise käigus teatavaks saanud isikuandmeid konfidentsiaalsena ning mitte töötlema isikuandmeid muul kui lepingus sätestatud eesmärgil. Samuti kohustub volitatud töötleja tagama, et isikuandmeid töötlema volitatud isikutel (sh volitatud töötleja töötajad, teised volitatud töötlejad ja nende töötajad jt, kellel on ligipääs lepingu täitmise käigus töödeldavatele isikuandmetele) lasub samaväärne konfidentsiaalsuskohustus.

3.8. Volitatud töötleja kohustub rakendama asjakohaseid turvameetmeid, muu hulgas tehnilisi ja korralduslikke, viisil, et isikuandmete töötlemine vastaks üldmääruse artikli 32 nõuetele, sealhulgas: 3.8.1. vältima kõrvaliste isikute ligipääsu isikuandmete töötlemiseks kasutatavatele

andmetöötlusseadmetele; 3.8.2. ära hoidma andmekandjate omavolilist teisaldamist; 3.8.3. tagama, et tagantjärele oleks võimalik kindlaks teha, millal, kelle poolt ja milliseid

isikuandmeid töödeldi (sh kui andmeid töödeldi omavoliliselt); 3.8.4. tagama, et igal isikuandmete töötlemises osaleval isikul oleks juurdepääs ainult

temale tööülesannete täitmiseks vajalikele isikuandmetele. 3.9. Volitatud töötleja aitab võimaluste piires vastutaval töötlejal asjakohaste tehniliste ja

korralduslike meetmete abil täita vastutava töötleja kohustusi vastata kõigile andmesubjekti taotlustele oma õiguste teostamisel, muu hulgas edastades kõik andmesubjektidelt saadud andmete kontrollimise, parandamise ja kustutamise, andmetöötluse keelamise ja muud taotlused vastutavale töötlejale viivitamatult nende saamisest alates. Andmesubjekti taotluse lahendamise otsustab vastutav töötleja. Volitatud töötleja ei vasta andmesubjekti või mistahes muu kolmanda isiku päringule ilma vastutava töötleja eelneva kooskõlastuseta.

3.10. Volitatud töötleja aitab vastutaval töötlejal täita üldmääruse artiklites 32–36 sätestatud kohustusi, võttes arvesse isikuandmete töötlemise laadi ja volitatud töötlejale kättesaadavat teavet.

3.11.Vastutav töötleja võib viia läbi auditeid, eesmärgiga kontrollida volitatud töötleja käesolevast lisast tulenevate kohustuste täitmist. Volitatud töötleja teeb sel eesmärgil vastutava töötleja kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis taotluse alusel kättesaadavaks kogu teabe, mis on vajalik käesolevas lisas sätestatud kohustuste täitmise tõendamiseks . Pooled on kokku leppinud, et: 3.11.1. vastutava töötleja auditeid võib läbi viia vastutav töötleja ja/või kolmas isik, keda

vastutav töötleja on selleks volitanud; 3.11.2. volitatud töötlejal on kohustus anda vastutavale töötlejale teavet, sh andmeid ja

dokumente, mida on vaja selleks, et tõendada käesoleva lisa nõuetekohast järgimist;

3.11.3. vastutav töötleja käsitleb volitatud töötlejalt auditi raames saadud teavet konfidentsiaalsena.

3.12. Volitatud töötleja suunab kõik järelevalveasutuste päringud viivitamatult, kuid hiljemalt päringu saamisele järgneva 3 kalendripäeva jooksul otse vastutavale töötlejale, kuna suhtluses järelevalveasutustega pole volitatud töötlejal õigust vastutavat töötlejat esindada ega tema nimel tegutseda. Volitatud töötleja teeb järelevalveasutuse päringute lahendamisel ja neile vastamisel, iseäranis volitatud töötlejat puudutavates küsimustes või toimingutes, vastutava töötlejaga igakülgselt koostööd.

4. Isikuandmete töötlemine väljaspool Euroopa Liitu ja Euroopa Majanduspiirkonda

4.1. Volitatud töötleja võib edastada isikuandmeid väljaspool Euroopa Liitu ja Euroopa Majanduspiirkonda asuvale vastuvõtjale (sh teisele volitatud töötlejale), ainult juhul, kui vastavaks andmeedastuseks ja edasiseks andmetöötluseks esineb õiguslik alus, sh: 4.1.1. vastuvõtjale, kes asub riigis, kus on Euroopa Komisjoni kaitse piisavuse otsuse

kohaselt tagatud Euroopa Liidu ja Euroopa Majanduspiirkonnaga samaväärne isikuandmete kaitse tase;

4.1.2. asjakohaste kaitsemeetmete rakendamisel üldmääruse artikli 46 tähenduses; 4.1.3 juhtudel, mis kuuluvad üldmääruse artikli 49 kohaste erandite alla (sh

andmesubjekti sõnaselge nõusolek või edastus, mis on vajalik andmesubjektiga sõlmitud lepingu täitmiseks või lepingu sõlmimise eelseks toiminguks andmesubjekti palvel).

4.2. Olukorras, mis ei ole hõlmatud vastutava töötleja üldise eelneva loaga, töötleb volitatud töötleja isikuandmeid väljaspool Euroopa Liitu ja Euroopa Majanduspiirkonda (sh edastab kolmandas riigis asuvale vastuvõtjale) üksnes vastutava töötleja igakordsel kirjalikul loal.

5. Pilvepõhise AI keelamine

5.1. Isikuandmeid ei tohi sisestada või edastada avalikesse või kommertslikesse tehisintellekti süsteemidesse (nt Deepseek, ChatGPT, Google Bard, Microsoft Copilot jt).

6. Isikuandmete töötlemisega seotud rikkumistest teavitamine

6.1. Volitatud töötleja teavitab vastutavat töötlejat kõikidest isikuandmete töötlemisega seotud rikkumistest, või kui on alust kahtlustada, et selline rikkumine on aset leidnud, ilma põhjendamatu viivituseta alates hetkest, kui volitatud töötleja või tema poolt kasutatav teine volitatud töötleja saab isikuandmete töötlemisega seotud rikkumisest või selle kahtlusest teada.

6.2. Volitatud töötleja peab viivitamatult, aga mitte hiljem kui 24 tundi pärast rikkumisest teada saamist edastama vastutavale töötlejale kogu isikuandmetega seotud rikkumist puudutava asjakohase informatsiooni, täites käesolevas lisas toodud isikuandmete töötlemise rikkumisest teavitamise vormi (edaspidi: vorm) ja lisades juurde muu asjakohase dokumentatsiooni. Juhul, kui kõiki asjaolusid ei ole võimalik selleks ajaks välja selgitada, esitab volitatud töötleja vastutavale töötlejale vormi esialgsete andmetega. Täiendatud vorm lõpliku informatsiooniga rikkumise asjaolude kohta tuleb esitada vastutavale töötlejale esimesel võimalusel pärast esialgsete andmetega vormi esitamist.

6.3. Volitatud töötleja teeb isikuandmetega seotud rikkumise või selle kahtluse korral vastutava töötlejaga igakülgset koostööd selleks, et koostada tegevusplaan ja rakendada seda isikuandmetega seotud rikkumise või selle kahtluse kõrvaldamiseks. Volitatud töötleja peab tegema kõik temalt mõistlikult oodatava, et isikuandmetega seotud rikkumise jätkumist ja edasisi rikkumisi ära hoida ning kahju vähendada.

6.4. Järelevalveasutuse ja/või andmesubjekti teavitamise vajaduse üle isikuandmetega seotud rikkumise või selle kahtluse korral otsustab vastutav töötleja. Volitatud töötleja ei edasta järelevalveasutusele, andmesubjektile või mistahes muule kolmandale isikule teavitust ilma vastutava töötleja eelneva kooskõlastuseta.

7. Muud sätted

7.1. Volitatud töötleja kohustub lepingu lõppemisel kustutama, hävitama või tagastama vastutavale töötlejale kõik lepingu alusel töödeldavad isikuandmed ja nende koopiad vastavalt vastutava töötleja antud dokumenteeritud juhistele. Kui pole antud teistsuguseid juhiseid, siis tuleb isikuandmed kustutada, hävitada või tagastada hiljemalt 10 kalendripäeva jooksul alates lepingu lõppemisest, välja arvatud juhul, kui Euroopa Liidu

või selle liikmesriigi õiguse kohaselt nõutakse andmete säilitamist. Isikuandmete kustutamise, hävitamise ja/või tagastamise kulud kannab volitatud töötleja.

7.2. Volitatud töötleja väljastab vastutavale töötlejale volitatud töötleja esindusõigusega isiku kirjaliku kinnituse, et tema ja kõik tema kasutatud teised volitatud töötlejad on teinud eelmises punktis nimetatud toimingud.

7.3. Volitatud töötleja teavitab vastutavat töötlejat kirjalikult kõigist muudatustest, mis võivad mõjutada volitatud töötleja võimet või väljavaateid pidada kinni käesolevast lisast ja vastutava töötleja dokumenteeritud juhistest. Pooled lepivad kõigis käesolevat lisa puudutavates täiendustes ja muudatustes kokku kirjalikult.

7.4. Kohustused, mis oma iseloomu tõttu peavad jääma jõusse hoolimata käesoleva lisa kehtivuse lõppemisest, nagu konfidentsiaalsuskohustus, jäävad jõusse ka pärast käesoleva lisa kehtivuse lõppemist ning nendele rakendatakse lepingus sätestatut, kui käesolevas lisas ei ole kokku lepitud teisiti.

Vastutav töötleja Volitatud töötleja

/allkirjastatud digitaalselt/ /allkirjastatud digitaalselt/

Lisa ISIKUANDMETE TÖÖTLEMISE RIKKUMISEST TEAVITAMISE VORM 1. Kontaktandmed Isik, kellelt saab rikkumise asjaolude kohta täiendavat informatsiooni ja tema kontaktandmed: _________________________________________________________________________________ 2. Teavituse tüüp (märgi kast, üks või mitu valikut)

☐ Eelteavitus

☐ Lõplik teavitus

☐ Varasema teavituse täiendamine

3. Aeg (sisesta kuupäev ja märgi kast) Millal sain rikkumisest teada (kuupäev/kuu/aasta):_________________________________________ Rikkumine toimus pikemal perioodil (algus- ja lõppkuupäev/kuu/aasta):_________________________

☐ Toimus ühekordne rikkumine

☐ Rikkumine jätkuvalt toimub

4. Rikkumise andmed Kirjelda, mis juhtus ning kuidas rikkumise avastasite: _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ Rikkumise asjaolud (märgi kast, üks või mitu valikut)

☐ Seade isikuandmetega on kaotatud või varastatud

☐ Paberdokument on varastatud, kaotatud või jäetud mitteturvalisse keskkonda

☐ Isikuandmete loata avaldamine

☐ Isikuandmeid nägi vale isik

☐ Isikuandmed edastati valele isikule

☐ Infosüsteemidesse loata või ebaseaduslik sisenemine (nt häkkimine, pahavara, lunavara või

õngitsusrünne)

☐ Isikuandmed olid kättesaadavad seoses andmekandjate ebapiisava hävitamisega

☐ Muud (palun täpsusta):

_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ Miks rikkumine toimus (märgi kast, üks või mitu valikut)

☐ Organisatsiooni töökorralduse reeglite, sisekorra rikkumine

☐ Töötajate vähene teadlikkus (nt puudulikud sisekorrad ja töökorralduse reeglid, töötajate mittepiisav

koolitus)

☐ Inimlik viga

☐ Tehniline viga

Muu (nimetage siin ka koostööpartner(id) nt teine volitatud töötleja, kui rikkumine toimus tema juures):___________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

☐ Asjaolud pole veel teada

5. Rikkumisest puudutatud isikuandmed Rikkumisest puudutatud kaustade, dokumentide, failide, e-kirjade, andmebaaside arv, mis sisaldavad isikuandmeid. (nt mitu dokumenti edastati valele inimesele; märgi kast, valides vahemik või sisesta täpne arv või märgi „pole teada“)

☐ 1-9

☐ 10-49

☐ 50-99

☐ 100-499

☐ 500-999

☐ 1000-4999

☐ 5000 – 9999

☐ 10000 ja rohkem

Kui on teada, sisesta täpne arv:______

☐ Pole veel teada

Tee järgnevalt valik, millised isikuandmeid rikkumine puudutab (märgi kast, üks või mitu valikut)

☐ Ees-, perenimi

☐ Sünniaeg

☐ Isikukood

☐ E-post

☐ Telefoni nr

☐ Postiandmed või elukoha aadress

☐ Kasutajanimed, salasõnad

☐ Maksevahendite andmed (andmed, mis võimaldavad võtta üle isiku maksevahendi)

☐ Majandus või finantsandmed (tehingu ajalugu, majanduslikku seisundit näitavad andmed, maksevõime

hindamine)

☐ AK teavet sisaldavad dokumendid (sh ameti- ja kutsesaladusega kaitstud teave)

☐ Geolokatsiooni andmed

☐ Suhtlusandmed (nt kes kellega ja millal rääkis, kirjutas)

☐ Andmed süüteoasjades süüdimõistvate kohtuotsuste ja süütegude kohta

☐ Lapsendamissaladuse andmed

☐ Andmed sotsiaalkaitsevajaduse või eestkoste kohta

☐ Rassiline või etniline päritolu

☐ Poliitilised vaated

☐ Usulised või filosoofilised (maailmavaatelised) veendumused

☐ Ametiühingusse kuulumine

☐ Geneetilised andmed

☐ Biomeetrilised andmed

☐ Terviseandmed

☐ Seksuaalelu ja seksuaalne sättumus

Muu (palun täpsusta):________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ Kas isikuandmed olid asjakohaselt krüpteeritud? (sh krüptovõtmeid ei ole kompromiteeritud ja need on andmetöötleja kontrolli all. Märgi kast, üks valik)

☐ Jah

☐ Ei

6. Rikkumisest puudutatud isikud Rikkumisest puudutatud isikute arv (märgi kast, valides vahemik või sisesta täpne arv või märgi „pole teada“)

☐ 1-9

☐ 10-49

☐ 50-99

☐ 100-499

☐ 500-999

☐ 1000-4999

☐ 5000-9999

☐ 10000 ja rohkem

Kui on teada, sisesta täpne arv:_______

☐ Pole veel teada

Tee järgnevalt valik, milliseid isikute kategooriaid rikkumine puudutab (märgi kast, üks või mitu valikut)

☐ Töötajad

☐ Kliendid

☐ Alaealised (nt õpilased, lapsed).

☐ Patsiendid

☐ Sotsiaalset kaitset vajavad inimesed

Muu (palun selgita):_________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ 7. Võimalikud tagajärjed rikkumisest puudutatud isikutele Konfidentsiaalsuskadu (andmetele said juurepääsu selleks mittevolitatud isikud. Märgi kast, üks või mitu valikut)

☐ Oht isikuandmete ulatuslikumaks töötlemiseks kui näeb ette esialgne eesmärk või isiku nõusolek

☐ Oht isikuandmete kokku viimiseks muu isikuid puudutava infoga

☐ Oht, et isikuandmeid kasutatakse teistel eesmärkidel ja/või ebaõiglasel viisil

Muu (palun täpsusta):________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ Tervikluse kadu (andmeid on volitamata muudetud. Märgi kast, üks või mitu valikut)

☐ Oht, et isikuandmeid on muudetud ja kasutatud, kuigi need ei pruugi olla enam kehtivad

☐ Oht, et isikuandmeid on muudetud muul moel kehtivateks andmeteks ja neid on hiljem kasutatud teistel

eesmärkidel Muu (palun täpsusta):________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ Käideldavuse kadu (puudub õigeaegne ja hõlbus juurdepääs andmetele. Märgi kast)

☐ Puudub võime osutada rikkumisest puudutatud isikutele kriitilist (elutähtsat) teenust

Muu (palun täpsusta):________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ Füüsiline, varaline või mittevaraline kahju või muu samaväärne tagajärg (märgi kast, üks või mitu valikut)

☐ Isik jääb ilma kontrollist oma isikuandmete üle

☐ Isiku õiguste piiramine (nt ei saa kasutada teenust või lepingust tulenevaid õigusi)

☐ Õiguslik tagajärg (nt isik ei saa hüvitist, toetust, luba mõneks tegevuseks)

☐ Diskrimineerimine

☐ Identiteedivargus

☐ Pettus

☐ Rahaline kahju

☐ Kahju tervisele

☐ Risk elule

☐ Pseudonümiseerimise loata tühistamine

☐ Mainekahju

☐ Usalduse kadu

☐ AK teabe või ameti- ja kutsesaladusega kaitstud teabe kadu

Muu (palun täpsusta):________________________________________________________________ 8. Rikkumisega seotud järeltegevused Isikute teavitamine Juba teavitatud (kuupäev/kuu/aasta):_____________ Kuidas teavitus toimus (märgi kast, üks või mitu valikut):

☐ E-kirjaga

☐ Lühisõnumiga (SMS)

☐ Helistamisega

☐ Meedias sh sotsiaalmeedias

☐ Asutuse/ettevõtte võrgulehel

Muu (palun täpsusta):________________________________________________________________ Mis oli teavituse sisu:________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ Veel pole teavitanud, kuid teavitame: (kuupäev/kuu/aasta):_____________

☐ Pole selge kas on vaja teavitada

☐ Ei ole vajalik teavitada

Kui pidasite vajalikuks isikuid mitte teavitada, siis selgitage, kuidas jõudsite järeldusele, et rikkumisega ei kaasne isikute õigustele ja vabadustele suurt riski: _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ Kirjeldage kavandatud ja rakendatud meetmeid rikkumise lahendamiseks, kahjulike mõjude leevendamiseks ja ennetamiseks tulevikus: _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ 9. Rikkumise piiriülene mõju Millises riigis on teie peamine tegevuskoht? (palun kirjuta riigi nimi):___________________________ Rikkumisest on puudutatud ka teiste EL riikide isikud:

☐ Ei

☐ Jah (palun täpsusta, milliste riikide ning tooge välja isikute arv riikide lõikes. Kui puudutatud isikuandmete

koosseis on riigiti erinev, tooge ka see välja): _________________________________________________________________________________

Lisa 2 - Tehniline kirjeldus

1. Üldinfo 1.1. Lepingu esemeks on reisikorraldusteenuse tellimine väljaspool Eesti Vabariiki ja vajadusel

Eesti Vabariigis.

1.2. Riigihanke tulemusena sõlmitakse raamleping tähtajaga kuni 36 kuud igas hanke osas ühe teenusepakkujaga.

2. Nõuded reisikorraldusteenuse osutajale Teenuse osutaja:

2.1. arvestab tellija reisijate (töötajad, külalised ja muud seotud isikud) konkreetsete vajaduste, eelistuste, mugavuse, turvalisuse, ajaressursi, rahaliste võimalustega ning reisijate erivajadustega (nt liikumispuuded, allergiad, toidutalumatus), pakkudes alati optimaalseimat reisikorraldusteenust;

2.2. tagab parima hinna ja kvaliteedi;

2.3. on paindlik ja tellija huvides reisiteenuste turu konkurentsiolukorda ja valikuvõimalusi maksimaalselt ära kasutav ning tellijaga koostööle orienteeritud;

2.4. tagab teeninduse väga heas eesti ja inglise keeles;

2.5. tagab tasuta konsultatsiooni reisiplaani koostamisel;

2.6. peab kasutama teenuse osutamisel tellija kliendinumbrit, kui tellija on liitunud ärikliendile mõeldud boonusprogrammidega ning tagama tellija tasemele pakutava hinna ja allahindluse ning kaasnevad ärikliendi soodustused;

2.7. vahendatavate teenuste hind ei tohi oluliselt ületada vastava reisiteenuse turult (nt transpordifirma, majutusasutuse, kindlustusandja, rendifirma avalikult ligipääsetavas elektroonilises online-müügi- või broneerimissüsteemis) tellijale avalikult kättesaadavat hinda soovitud sihtkohta soovitud kuupäevadeks;

2.8. tagab, et kogu lepinguperioodi jooksul osutavad teenust vähemalt kaks lepingu tingimustele vastavat reisikonsultanti, keda on teenuse osutajal õigus põhjendatud vajadusel (haigus, puhkus, töölt lahkumine vms) asendada teiste samadele nõuetele vastavate reisikonsultantidega, tagades seejuures, et asendajad on tellija töös olevate tellimustega jms asjakohaste detailidega eelnevalt kurssi viidud ja tellijat on asendusest teavitatud esimesel võimalusel;

2.9. peab teenuse broneerimisel pidama läbirääkimisi vahendatava teenuse osutajaga ja tegema endast kõik oleneva, et tellija ei peaks kasutama teenuse tarbimisel lisatagatisena töötaja või tööandja krediitkaarti, kuivõrd hanke eesmärgiks on saada reisikorraldusteenuse osutajalt täisteenust. Kui vahendatava teenuse osutaja sellega ei nõustu, peab reisikorraldusteenuse osutaja võimaldama enda vastava kaardi kasutamist või teavitama tellijat aegsasti ette, et vahendatava teenuse osutaja nõuab krediitkaardi esitamist ning sellisel juhul saab tellija võtta vastavad meetmed kasutusele;

2.10. peab tellija soovi korral ja sõltuvalt sihtkohast pakkuma võimalusel majutusasutusi, kes kujundavad ettevõtte keskkonnapoliitikat, seavad keskkonnaga seotud eesmärke ning täidavad keskkonnahoidliku märgisega seotud kohustuslikke kriteeriume, nt majutusettevõtte säästlikuma ressursikasutusega (nt. elekter, küte, vesi, jäätmed, puhastus). Keskkonnahoidlikku lähenemist võivad kinnitada muuhulgas teenuseosutajale omistatud ökomärgised, nt The Green Key, EU Ecolabel või muud samaväärsed keskkonnamärgised või kestlike põhimõtete ja -tegevuste kirjeldus teenuseosutaja kodulehel;

2.11. peab tellija soovi korral esitama lähetuste peamise transpordiliigi, selle kilometraaži ja kasvuhoonegaaside heite CO2 ekvivalendina. Teenuse osutaja esitab tellija soovi korral väljavõtte isiku- ja asutusepõhiselt tagasiulatuvalt küsitud perioodi kohta.

Lähetuste CO2 ekvivalendi info peab põhinema transporditeenust osutava ettevõtte infol, tuginedes rahvusvahelisele Greenhouse Gas Protocol´le või samaväärsele kasvuhoonegaaside jalajälje arvutamise metoodilistele juhistele, standarditele.

3. Reisikorraldusteenus sisaldab järgmisi teenuseid, kuid mitte ainult: 3.1. majutuse (sh kodumajutuse) vahendamine ja broneerimine;

3.2. seminari- ja konverentsiruumide rendi vahendamine ja broneerimine koos lisateenustega (kohvipaus, tõlkekabiinid, esitlustehnika jm);

3.3. lennupiletite (sh tellimuslendude ja odavlennufirmade piletite) vahendamine ja broneerimine;

3.4. laeva-, bussi- ja rongipiletite broneerimine ja vahendamine reisimiseks;

3.5. transfeeriteenuse ning auto- ja bussirenditeenuse vahendamine;

3.6. giiditeenuse vahendamine;

3.7. vastavalt tellija soovile kindlustusturul saadaoleva reisikindlustuse vahendamine, vormistamine ja müük. Reisikindlustus võib hõlmata reisimisega seotud ohtudest (sh terrorism, looduskatastroof, nakkushaiguste levik, streik vmt) ning muudel põhjustel reisi hilinemisest või ära jäämisest (reisitõrge) tingitud ja ohtude realiseerumisest tulenevate varaliste kahjude (sh pagasi hilinemine või kaotsiminek) ja terviskahjustuste hüvitamist (sh tellija igakülgne nõustamine reisikindlustuse kattest);

3.8. viisade vahendamine ja vormistamine, sh ka reisija teavitamine viisa vajalikkusest;

3.9. reisidokumentide (sh reisipiletite, viisade, majutusasutuste broneerimiskinnituste, kindlustuspoliiside) kättetoimetamist kas elektroonselt või vajadusel ka posti teel või kulleriga;

3.10. ööpäevaringne reisitõrgete (nt lennule mittejõudmine, ootamatu jätkulennu ja majutuse broneerimise vajadus vmt) lahendamine;

3.11. ööpäevaringne ja tasuta kasutajatugi, mis võimaldab tellijal võtta teenuseosutajaga telefoni vms teel ühendust ning broneeringu muutmise või tühistamise vajaduse korral saab klienditeenindaja ühendust vajaliku broneerimissüsteemiga;

3.12. erandjuhtudel kiireloomuliste tellimuste kiirkäsitlus, kui väljasõiduni on vähem kui 24 tundi;

3.13. teenuste õigeaegne tagamine vastavalt tellija kinnitatud tellimustele, vajadusel tehes selleks ettemakse enne tellija poolset arve tasumist;

3.14. teenuse osutajale laieneb ka nende toimingute teostamise ja teenuste osutamise kohustus, mis ei ole tehnilises kirjelduses välja toodud, kuid mis oma olemusest lähtuvalt kuuluvad hanke objektiga seotud teenuse hulka.

4. Reisikorraldusteenuse tellimine ja reisipakkumise esitamine 4.1. Teenuse tellimiseks esitab tellija teenuse osutajale hinnapäringu. Tellija poolt esitatud

hinnapäring konkreetse teenuse tellimiseks peab sisaldama võimalikult täpselt kõiki asjaolusid, mis on tellijale tellimuse tegemise hetkel teada ja olulised.

4.2. Reisiteenuse hinnapäringu võib tellija nimel teha tellija iga töötaja kooskõlas tellija sisemise töökorralduse reeglitega.

4.3. Hinnapäring teenuse osutamiseks edastatakse eelistatult riigitöötaja iseteenindusportaali (RTIP) kaudu või poolte kokkuleppel e-posti teel. Elektrooniliselt täidetud päring laekub reisibürooga kokkulepitud e-posti aadressile.

4.4. Kiireloomulise tellimuse (punkt 3.12) võib esitada ka muul viisil, nt telefonisõnumina, suuliselt, telefoni vms teel.

4.5. Hinnapäringus märgitakse reisiteenusega seotud olulised asjaolud ja tingimused, näiteks:

4.5.1. reisi alguspunkt ja sihtkoht; 4.5.2. saabumise aeg sihtpunkti või tagasisõidu algusaeg; 4.5.3. reisijate arv; 4.5.4. reisijaklass, maksimaalne ümberistumiste arv ja maksimaalne ooteaeg

ümberistumiste vahel; 4.5.5. teenuse, sh erinevate teenuse komponentide (lennupilet, majutus jne) eeldatav

maksimaalne maksumus (koos kõigi tasudega); 4.5.6. nõuded majutusasutusele (asukoht, kaugus lennujaamast, lähetusega seotud

(ürituse) toimumiskohast vms; toitlustus; inimeste arv toas; keskkonnahoidlike märgiste nõue, majutusasutuse reiting (tärnide arv) jms valikukriteeriumid);

4.5.7. pagasiveo vajadus (käsipagas, registreeritud pagas, lisapagas); 4.5.8. reisikindlustuse vajadus ja tingimused; 4.5.9. reisijate erivajadused (nt liikumispuuded, allergiad, toidutalumatus).

4.6. Teenuse osutaja esitab tellijalt saadud hinnapäringu alusel reisipakkumise tavapärase

tööaja piires (tööpäeviti kell 8:00 kuni 17:00 Eesti kohaliku aja järgi) 3 tunni jooksul pärast tellimuse saamist. Tellijal on õigus pakkumiste küsimisel näidata ära aeg, millest hilisemaid pakkumisi arvesse ei võeta.

4.6.1. Vähemlevinud sihtkohtade, keeruka või erandliku teenuse osas võib teenuse osutaja esitada pakkumise mitte hiljem kui 3 kalendripäeva jooksul (v.a tellimuse kiirkäsitluse korral), teavitades sellest tellijat 3 tunni jooksul pärast tellimuse saamist.

4.7. Reisipakkumine peab sisaldama infot kõikide hinnapäringus toodud aspektide kohta ning teenuste maksumusi koos käibemaksuga ja rakendatavat teenustasu. Reisipakkumises kajastatakse vähemalt järgmisi andmeid:

4.7.1. Teenuseosutaja nimi ja kontaktandmed, sh konkreetse pakkumise koostanud isiku nimi, telefoninumber ja e-posti aadress, pakkumise koostamise kuupäev ja kellaaeg;

4.7.2. iga pakutava lennuvõimaluse (sh jätkulend ja tagasilend) kohta tuleb teatada kõik olulised andmed, kuid vähemalt:

4.7.2.1. lennupileti maksumus ja lennuklass (sh eraldi välja tuua pileti hind, maksud, lõivud, lisatasud, teenustasud, juurdepääsu maksumus puhkealale/sohvabaari) ja vajadusel lennuklassi ning pagasi- ja muud tingimused;

4.7.2.2. väljalennu kuupäev ja kellaaeg - saabumise kuupäev ja kellaaeg;

4.7.2.3. väljalennu lähtekoht (lennujaam) - sihtkoht (lennujaam), lennufirma, lennunumber;

4.7.2.4. vahemaandumis(t)e info ja transiitaeg vahemaandumis(t)el. Kui vahemaandumine on pikem kui 4 tundi, tuleb lisada pakkumisse ka juurdepääs puhkealale/sohvabaari vmt;

4.7.2.5. kas tegemist on tehtud broneeringuga või pakkumisega;

4.7.2.6. broneeringu või pakkumise kehtivusaeg;

4.7.2.7. lennupileti tühistamise ja muutmise tingimused koos tekkivate kuludega.

4.7.3. iga pakutava laeva-, rongi- ja bussisõiduvõimaluse kohta tuleb teatada kõik olulised andmed, kuid vähemalt:

4.7.3.1. pileti maksumus;

4.7.3.2. väljasõidu kuupäev ja kellaaeg - saabumise kuupäev ja kellaaeg;

4.7.3.3. väljasõidu lähtekoht (aadress) - sihtkoht (aadress);

4.7.3.4. reisijaklass;

4.7.3.5. pikemate reiside puhul kajuti/kupee võimalus, toitlustustingimused ja nende maksumused;

4.7.3.6. pileti muutmise ja tühistamise tingimused koos tekkivate kuludega;

4.7.3.7. reisijalt nõutavate reisidokumentide loetelu ja sõidupileti esitusviis.

4.7.4. iga pakutava majutusteenuse võimaluse kohta tuleb teatada kõik olulised andmed, kuid vähemalt:

4.7.4.1. majutusteenuse maksumus;

4.7.4.2. majutusasutuse nimi, aadress ja veebiaadress aktiivse lingina;

4.7.4.3. majutusasutuse tärnide arv;

4.7.4.4. toitlustustingimused;

4.7.4.5. toa- ja vooditüüp;

4.7.4.6. majutusasutuse kaugus ürituse toimumiskohast, kui see on tellimuses nimetatud;

4.7.4.7. teenuse osutajale teadaolev lisa- ja taustainfo majutusasutuse kvaliteedi kohta, sh info keskkonnahoidliku märgise kohta, kui seda on tellimuses nõutud;

4.7.4.8. täiendavate kohalike maksude tasumise kohustus tellija poolt kohapeal koos summaga, kui need ei ole arvestatud broneeringu sisse;

4.7.4.9. majutusteenuse muutmise ja tühistamise tingimused koos tekkivate kuludega.

4.7.5. iga pakutava reisikindlustuse võimaluse kohta tuleb teatada kõik olulised andmed, kuid vähemalt maksumus ja kindlustustingimused.

4.8. Kui pileti maksumus ei ole märgitud piletil, tuleb lisaks esitada pileti maksumust tõendav dokument (müügiarve).

4.9. Teenuse osutaja esitatud reisipakkumine peab vastama käesolevas tehnilises kirjelduses ja lepingus sätestatule.

4.10. Teenuse osutaja reisipakkumine peab olema jõus üldjuhul 3 tööpäeva. Erandkorras võib jõusolekuaeg olla lühem või pikem, kuid sellisel juhul tuleb sellest tellijat teavitada.

4.11. Tellija saadab hiljemalt 3 tööpäeva jooksul reisipakkumise esitamisest teenuse osutajale tellimuse lõpliku kinnituse, mille alusel teenuse osutaja kinnitab tellimusega seotud broneeringud, v.a punktis 4.10 toodud pakkumine lühema või pikema jõusoleku korral, mil tuleb lõplik kinnitus esitada enne pakkumise jõusoleku lõppemist.

4.12. Kui tellija teeb tehnilise kirjelduse punkti 4.13. alusel ettepaneku uue reisipakkumise esitamiseks või esitatud pakkumise kohandamiseks, hakkab kolmepäevane jõusoleku tähtaeg kulgema uue või kohandatud reisipakkumise esitamisest.

4.13. Tellija võib teha teenuse osutajale ettepaneku tellija täpsustunud vajaduste järgselt uue reisipakkumise esitamiseks või esitatud reisipakkumise kohandamiseks tellija esitatud tingimustele.

4.14. Majutusteenuse hinnapäringu esitamisel võib tellija kasutada orientiirina hindasid, asukohti, tühistamistingimuste paindlikkust ja valikukriteeriume, mis on kõigile vabalt kättesaadavad näiteks veebipõhistes avalikes online müügi- ja broneerimiskeskkondades. Eelnevast lähtuvalt võib tellija teha teenuse osutajale ettepanekuid sobiva majutusvõimaluse otsimiseks ja hinnaorientiiride seadmiseks. Kui tellija ei nõustu teenuse osutaja poolt pakutava majutusasutusega selle hinna-, asukoha-, mugavus- jm vajalikest kriteeriumitest lähtuvalt, on tellijal õigus ise välja pakkuda majutusasutus, mis neid kriteeriume tellija hinnangul täidab ning küsida teenuse osutajalt reisipakkumise esitamist konkreetse majutusasutuse kohta.

4.15. Lennu-, laeva-, rongi- ja bussipiletite hinnapäringu esitamisel võib tellija kasutada orientiirina hindasid, mis on kõigile vabalt kättesaadavad näiteks veebipõhistes avalikes online müügi- ja broneerimiskeskkondades. Eelnevast lähtuvalt võib tellija teha teenuse osutajale ettepanekuid sobivate sõiduvõimaluste otsimiseks ja hinnaorientiiride seadmiseks. Kui tellija ei nõustu teenuse osutaja poolt pakutava sõiduvõimalusega hinna, ajakulu või mugavuse põhjustel, siis on tellijal õigus ise välja pakkuda sõiduvõimalus, mis neid kriteeriume tellija hinnangul täidab ning küsida teenuse osutajalt reisipakkumise esitamist konkreetse sõiduvõimaluse kohta.

4.16. E-posti teel tehtud tellimusega seotud kirjavahetus peab olema ühes e-kirjas. Telefoni vms teel tehtud muudatused kinnitab teenuse osutaja üle e-kirjaga ja lisab muudatused tellimusse.

5. Väliste pakkujate teenuste kasutamise õigus 5.1. Riigihangete seaduse eesmärk on tagada parima hinna ja kvaliteedi suhtega teenus,

kasutades ära pakkujate rohkust reisiteenuste turul ja tagades konkurentsi, mistõttu jätab tellija endale õiguse teha alternatiivseid tehinguid teiste reisibüroode, transporditeenuse osutajate, majutusasutuste jt teenusepakkujatega (välised teenusepakkujad, kes ei ole raamlepingu partneriks) vastavalt raamlepingu punktile 4.3.

6. Reisija õigused 6.1. Õigusaktides reisikorraldusteenust ning reisijate õigusi ja kohustusi reguleerivad sätted

kohalduvad ka hankes osalevate asutuste töötajatele, välja arvatud osas ja juhul kui õigusaktidega on nende kohaldamine välistatud. Eelkõige, kuid mitte ainult:

• võlaõigusseaduse 44. peatükk

• Euroopa Parlamendi ja nõukogu direktiiv (EL) 2015/2302, 25. november 2015

• Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus (EÜ) nr 261/2004, 11. veebruar 2004

Raamleping reisikorraldusteenuse osutamiseks nr 5.2-9/5629-1 Sotsiaalkindlustusamet (edaspidi tellija), registrikood 70001975, asukoht Paldiski mnt 80, 15092 Tallinn, mida esindab põhimääruse alusel peadirektor Maret Maripuu ja Aktsiaselts Wris (edaspidi teenuse osutaja), registrikood 10280259, asukoht Harju maakond, Tallinn, Kesklinna linnaosa, Narva mnt 7a, 15172, mida esindab juhatuse liige Aili Kägu, edaspidi koos pooled või eraldi pool, sõlmisid raamlepingu alljärgnevas: 1. Üldsätted

1.1. Raamleping on sõlmitud riigihanke „Reisikorraldusteenuse tellimine Sihtasutus Eesti Teadusagentuurile ja Sotsiaalkindlustusametile“ viitenumbriga 301943 (edaspidi riigihange) tulemusena hanke osas II - Reisikorraldusteenuse tellimine Sotsiaalkindlustusametile.

1.2. Kui ei ole märgitud teisiti, kasutatakse raamlepingus mõistet „leping“ raamlepingu tähenduses.

1.3. Lepingu lahutamatuteks osadeks on riigihanke alusdokumendid (edaspidi hanke alusdokumendid), teenuse osutaja pakkumus, pooltevahelised kirjalikud teated ning lepingu muudatused ja lisad.

1.4. Lepingul on selle sõlmimise hetkel järgmised lisad: 1.4.1. Lisa 1 – andmetöötluse leping; 1.4.2. Lisa 2 – tehniline kirjeldus.

2. Lepingu eesmärk ja ese

2.1. Lepingu eesmärk on määrata kindlaks tingimused, kuidas toimub reisikorraldusteenuse tellimine ja osutamine raamlepingu kehtivuse ajal.

2.2. Lepingu esemeks on vastavalt tellijate vajadustele reisikorraldusteenuse osutamine (edaspidi teenus).

2.3. Raamlepingu esemeks oleva teenuse täpsem kirjeldus on toodud hanke alusdokumentides ja teenuse osutaja pakkumuses.

2.4. Hanke alusdokumentides toodud tellitava teenuse mahud on indikatiivsed. Raamlepingule allakirjutamisega kinnitab teenuse osutaja, et ta on võimeline tähtaegselt osutama hanke alusdokumentides määratud teenust vastava tellimuse saamisel.

3. Teenuse osutamise üldised tingimused

3.1. Teenuse osutaja kohustub täitma lepingut ja osutama teenust tähtaegselt, kvaliteetselt, kooskõlas õigusaktide, hanke alusdokumentide, tellimuse ja esitatud pakkumusega. Teenuse osutaja peab teenuse osutamise käigus tegema kõik tööd ja toimingud, mis ei ole hanke alusdokumentides sätestatud, kuid mis oma olemuselt kuuluvad teenuse osutamisega seotud tööde hulka.

3.2. Teenuse osutaja peab osutama teenust vastavalt oma erialastele teadmistele, oskustele ja võimetele, kasutades lepingus sätestatud teenuse osutamisel tööjõudu, kelle koolitus, oskused ja kogemused vastavad teenuse ulatusele, iseloomule ja keerukusele.

3.3. Teenuse osutaja peab tagama raamlepingu sõlmimise ajaks ja kogu lepingu täitmise perioodil Rahvusvahelise Lennutranspordi Assotsiatsiooni (IATA) või samaväärse ühenduse/organisatsiooni poolt antud akrediteeringu.

3.4. Teenuse osutaja peab tagama, et lepingu täitmisel osaleb vähemalt kaks IATA poolt akrediteeritud reisikonsultanti, kellel on kehtiv CTC (Certified Travel Counselor) või samaväärse kvaliteeditasemega tunnistus.

3.5. Teenuse osutaja peab kogu lepinguperioodi vältel nõudlusest lähtuvalt tagama piisava arvu reisikonsultante, et teenuse osutamine toimuks nõuetele vastavalt ja tähtaegselt. Teenust tuleb osutada väga heas eesti- ja inglise keeles.

3.6. Teenuse osutaja kohustub teenuse osutamise tingimustest informeerima oma töötajaid, kellele ta lepingu täitmisega seotud ülesande on pannud või koostööpartnereid, kes on kaasatud lepinguga seotud ülesannete täitmisse.

3.7. Tellijal on õigus kontrollida teenuse osutamise käiku ja kvaliteeti, nõudes vajadusel teenuse osutajalt selle kohta informatsiooni või kirjalike või suuliste seletuste esitamist.

3.8. Pooled on kohustatud teavitama teist poolt viivitamatult asjaoludest, mis takistavad või võivad takistada kohustuse nõuetekohast ja õigeaegset täitmist.

4. Tellimuse esitamine raamlepingu alusel ja reisipakkumise tegemine

4.1. Hankelepinguna käsitletakse raamlepingu alusel esitatud ja tellija poolt kinnitatud tellimusi.

4.2. Teenuse tellimiseks esitab tellija teenuse osutajale vajaduspõhise hinnapäringu ning teenuse osutaja esitab tellijalt saadud hinnapäringu alusel reisipakkumise tehnilises kirjelduses toodud tingimustel.

4.3. Tellija jätab endale õiguse tellida reisiteenuseid raamlepinguväliselt teistelt reisibüroodelt, transporditeenuse osutajatelt, majutusasutustelt jt teenusepakkujatelt (välised teenusepakkujad, kes ei ole käesoleva lepingu teenuse osutaja) mh, kuid mitte ainult, kui: 4.3.1. reisipakkumine on oluliselt kõrgema hinnaga vastava reisiteenuse turult tellijale

avalikult kättesaadavast hinnast, tingimusel, et tellija on selle info teenuse osutajale teatavaks teinud, kuid teenuse osutaja ei ole mõistliku tähtaja jooksul esitanud turutingimustele vastavat soodsamat pakkumist;

4.3.2. teenuse osutaja ei esita reisipakkumist, esitatud reisipakkumine ei vasta tellimuses esitatud tingimustele ega ole esitanud uut reisipakkumist või kohandanud esitatud reisipakkumist tellija esitatud tingimustele tellija antud mõistliku tähtaja jooksul;

4.3.3. seda nõuab teenuse rahastaja (nt välisabi projektid, millega kaasneb kohustus täita sõlmitud kokkulepped teiste reisikorraldajatega või rahastaja poolt seatud kohustus kolme võrdleva pakkumise võtmiseks erinevatelt reisikorraldajatelt või projektides ettekirjutatud tingimustel);

4.3.4. piletid, majutuse vms on tellijale broneerinud vastuvõtja või ürituse korraldaja (nt koolituse korraldaja kõigile koolitusest osavõtjatele, välisriigi vastuvõtva asutuse või Eesti Vabariigi välisesinduste poolt korraldatud majutus);

4.3.5. lisaks jätab tellija endale õiguse teha tehinguid ja arveldada otse reisiteenuse osutajatega, kes ei ole teenuse osutajaks (nt laeva- ja lennufirmad, majutusteenus, reisikindlustus jt teenused), juhul kui reisikorraldaja vahendusteenus ei ole tellija hinnangul vajalik (nt riigisiseste lähetuste puhul).

5. Raamlepingu eeldatav maksumus ja tasumise tingimused

5.1. Lepingu alusel esitatavate tellimuste maksimaalne kogumaksumus raamlepingu perioodi peale kokku on hanke osas II (Reisikorraldusteenuse tellimine Sotsiaalkindlustusametile) 400 000 eurot käibemaksuta.

5.2. Punktis 5.1. nimetatud eeldatav maksumus sisaldab kõiki teenusega seotud eeldatavaid kulusid. Lepingu eeldatav maksumus on hinnanguline ja ei ole pooltele siduv, tellija ei ole kohustatud nimetatud maksumuste ulatuses teenust ostma. Lepingu tegelik maksumus selgub pärast lepinguperioodi kehtivuse lõppu lepingu alusel esitatud tellimuste maksumuste alusel.

5.3. Teenust rahastatakse riigieelarvest ja/või välisvahenditest. 5.4. Tellija tasub teenuse osutajale osutatud teenuse eest vastavalt teenuse osutaja

pakkumuses fikseeritud maksimaalsele teenustasu protsendile ning reisipakkumises esitatud hindadele, millele lisandub käibemaks õigusaktides sätestatud korras. 5.4.1.Teenuse osutamise maksimaalne teenustasu protsent iga ostetud reisiteenuse

maksumusest on 0%. Teenustasu lisatakse teenuse osutaja poolt vahendatava teenuse sisseostuhinnale protsentuaalse väärtusena ning see sisaldab endas kõiki teenuse osutamisega seotud reisibüroo kulusid, sealhulgas teenustasu, käsitlustasu, broneerimistasu, väljastamistasu vms. Teenustasu lisamine ei ole lubatud teistelt isikutelt vahetult tellija teenindamiseks soetatud kaupade ja teenuste sisseostuarvel välja toodud lõivudele ja maksudele.

5.5. Teenuse hind peab sisaldama kõiki kulusid, mis teenuse osutaja on teinud teenuse osutamiseks.

5.6. Teenuse osutaja esitab arve ja tellija tasub teenuse eest vastavalt esitatud tellimustele. 5.7. Teenuse osutaja esitab tellijale arve e-arvena. Arvele tuleb märkida riigihanke

viitenumber 301943, 15-kohaline lepinguosa viitenumber (leitav riigihangete registrist konkreetse tellija lepingu juurest), tellija ja teenuseosutaja kontaktisikute ning reisijate nimed, reisi sihtkoht ja näidata eraldi kõik osutatud teenuseliigid, kogused ning nende

maksumused, sh antavad soodustused ja nende suurus ning teenuse osutaja teenustasu. Ühe reisiga seotud erinevate teenuste (piletid, majutus jms) kohta esitab teenuse osutaja ühe arve, kui tellija ei ole soovinud teisiti.

5.8. Tellija tasub teenuse osutajale 21 kalendripäeva jooksul nõuetekohase arve saamisest. 6. Poolte vastutus ja vääramatu jõud

6.1. Raamlepingust tulenevate kohustuste täitmata jätmise või mittekohase täitmisega teisele poolele tekitatud otsese varalise kahju eest kannavad pooled täielikku vastutust selle kahju ulatuses. 6.1.1. Teenuse osutaja ei hüvita tellijale lisakulutusi või muid kahjusid, kui reisiteenuste

broneerimisel või müümisel informeeriti tellijat võimalike kahjulike tagajärgede tekkimise võimalikkusest, kuid sellest hoolimata jäi tellija oma tellimuse juurde.

6.2. Teenuse osutaja vastutab igasuguse lepingurikkumise eest, eelkõige kui teenuse osutaja ei ole lepingut täitnud, teenus ei ole tähtaegselt osutatud või kui teenus ei vasta lepingus sätestatud nõuetele vms. Kui sama rikkumise eest on võimalik nõuda leppetrahvi mitme sätte alusel või sama rikkumise eest on võimalik kohaldada erinevaid õiguskaitsevahendeid, valib õiguskaitsevahendi tellija. Leppetrahvi nõudmine ei mõjuta õigust nõuda täiendavalt ka kohustuste täitmist ja kahju hüvitamist.

6.3. Lisaks lepingu täitmise nõudele või täitmisnõude asemel on tellijal õigus nõuda leppetrahvi kuni 20% tellimuse maksumusest, kuid mitte vähem kui 250 eurot iga rikkumise eest, kui teenuse osutaja ei ole teenust osutanud või osutatud teenus ei vasta lepingutingimustele.

6.4. Kui tellija viivitab lepingus sätestatud rahaliste kohustuste täitmisega, on teenuse osutajal õigus nõuda tellijalt viivist kuni 0,05% tähtaegselt tasumata summalt päevas, kuid mitte rohkem kui 20% tellimuse maksumusest.

6.5. Lepingu punktis 9 sätestatud konfidentsiaalsuskohustuse rikkumisel teenuse osutaja või lepingu punktis 9.4. nimetatud isikute poolt on tellijal õigus nõuda teenuse osutajalt leppetrahvi kuni 10 000 eurot ja/või leping erakorraliselt ühepoolselt üles öelda.

6.6. Lepingus sätestatud kohustuste mittetäitmise või mittenõuetekohase täitmise korral, kui neid saab lugeda oluliseks lepingurikkumiseks, on tellijal õigus leping erakorraliselt ühepoolselt lõpetada vastavalt lepingu punktile 12.3, teatades sellest teenuse osutajale kirjalikus vormis avaldusega. Lepingu rikkumist loetakse oluliseks eelkõige võlaõigusseaduses (VÕS) § 116 lg 2 ja § 647 kirjeldatud asjaoludel.

6.7. Leppetrahvid ja viivised tuleb tasuda 21 kalendripäeva jooksul vastava nõude saamisest. Tellijal on õigus teenuse eest tasumisel tasaarveldada leppetrahvi summa lepingu alusel tasumisele kuuluva summaga.

6.8. Lepingust tulenevate kohustuste mittetäitmist või mittenõuetekohast täitmist ei loeta lepingu rikkumiseks, kui selle põhjuseks oli vääramatu jõud. Vääramatu jõu ja rikkumise vabandatavuse osas kohaldavad pooled VÕS §-s 103 sätestatut. 6.8.1. Vääramatu jõuna ei käsitleta reisipakkumuste esitamise tähtpäeva seisuga

õigusaktidega kehtestatud piiranguid. Vääramatu jõu kohaldumise üheks eelduseks on asjaolu ettenägematus. Pakkumuste esitamise tähtpäeva seisuga kehtivad piirangud olid lepingu pooltele teada ning kõik tegevused planeeriti arvestades pakkumuste esitamise tähtpäeva seisuga kehtivat olukorda. Kui kehtestatakse täiendavad piirangud, mis takistavad lepingu täitmist, on poolel õigus tugineda vääramatule jõule.

7. Teadete edastamine

7.1. Teadete edastamine toimub üldjuhul kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis. Juhul kui teate edastamisel on olulised õiguslikud tagajärjed, muuhulgas näiteks poolte lepingu lõpetamise avaldused, samuti poole nõue teisele poolele, mis esitatakse tulenevalt lepingu rikkumisest, peavad teisele poolele edastatavad teated olema edastatud kirjalikus vormis. Kirjaliku vormiga on võrdsustatud digitaalselt allkirjastatud vorm.

7.2. Lepinguga seotud teated edastatakse teisele poolele lepingus sätestatud kontaktisiku kontaktandmetel. Kontaktandmete muutusest on pool kohustatud viivitamatult informeerima teist poolt ja sellist muudatust ei käsitleta lepingu muudatusena. Kuni kontaktandmete muutusest teavitamiseni loetakse teade nõuetekohaselt edastatuks, kui see on saadetud poolele lepingus sätestatud kontaktandmetel.

7.3. Kirjalik teade loetakse poole poolt kättesaaduks, kui see on üle antud allkirja vastu või kui teade on saadetud postiasutuse poolt tähitud kirjaga poole poolt teatatud aadressil ja postitamisest on möödunud viis kalendripäeva. E-posti teel, sh digitaalselt allkirjastatud dokumentide saatmise korral loetakse teade kättesaaduks e-kirja saatmisele järgneval tööpäeval.

8. Poolte kontaktisikud

8.1. Tellija kontaktisikuks lepingu täitmisega seotud küsimustes on hankespetsialist, e-post [email protected]. Tellija kontaktisikul on õigus esindada tellijat kõikides lepingu täitmisega seotud küsimustes. Lepingu muutmise, lepingu lõpetamise ning leppetrahvi, viivise või kahjude hüvitamise nõude esitamise osas on tellija kontaktisikul õigus esindada tellijat ainult tellija esindusõigusliku isiku kirjaliku volituse olemasolul.

8.2. Teenuse osutaja kontaktisik lepingu täitmisega seotud küsimustes on Triin Laanes, [email protected], 6129134. Teenuse osutaja kontaktisikul on õigus esindada teenuse osutajat kõikides lepingu täitmisega seotud küsimustes. Lepingu muutmise, lepingu lõpetamise ning leppetrahvi, viivise või kahjude hüvitamise nõude esitamise osas on teenuse osutaja kontaktisikul õigus esindada teenuse osutajat ainult teenuse osutaja esindusõigusliku isiku kirjaliku volituse olemasolul.

9. Konfidentsiaalsus

9.1. Teenuse osutaja kohustub lepingu kehtivuse ajal ning pärast lepingu lõppemist määramata tähtaja jooksul hoidma konfidentsiaalsena kõiki talle seoses lepingu täitmisega teatavaks saanud andmeid, mille konfidentsiaalsena hoidmise vastu on tellijal eeldatavalt õigustatud huvi.

9.2. Konfidentsiaalse informatsiooni avaldamine kolmandatele isikutele on lubatud vaid tellija eelneval kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis antud nõusolekul. Lepingus sätestatud konfidentsiaalsuse nõue ei laiene informatsiooni avaldamisele poolte audiitoritele, advokaatidele, pankadele, kindlustusandjatele, teistele käsundisaaja ülemaailmsesse võrgustikku kuuluvale juriidilisele isikule või seltsingutele, allhankijatele või teenusepakkujatele, kes on seotud konfidentsiaalsuskohustusega, ning juhtudel, kui pool on õigusaktidest tulenevalt kohustatud informatsiooni avaldama. Teenuse osutaja on teadlik, et leping on avaliku teabe seaduses sätestatud ulatuses avalik.

9.3. Teenuse osutaja kohustub mitte kasutama konfidentsiaalset teavet isikliku kasu saamise eesmärgil või kolmandate isikute huvides.

9.4. Teenuse osutaja kohustub tagama, et tema esindaja(d), töötajad, lepingupartnerid ning muud isikud, keda ta oma kohustuste täitmisel kasutab, oleksid käesolevas lepingus sätestatud konfidentsiaalsuse kohustusest teadlikud ning nõudma nimetatud isikutelt selle kohustuse tingimusteta ja tähtajatut täitmist.

9.5. Teenuse osutaja kohustub täitma organisatsioonilisi, füüsilisi ja infotehnoloogilisi turvameetmeid konfidentsiaalsete andmete kaitseks juhusliku või tahtliku volitamata muutmise, juhusliku hävimise, tahtliku hävitamise, avalikustamise jms eest.

9.6. Teenuse osutaja kohustub tagama lepingu täitmise käigus isikuandmete töötlemise õiguspärasuse ning vastavuse isikuandmete kaitse üldmääruses (EL 2016/679) ja teistes andmekaitse õigusaktides sätestatud nõuetele, sh täitma organisatsioonilisi, füüsilisi ja infotehnoloogilisi turvameetmeid konfidentsiaalsete andmete kaitseks juhusliku või tahtliku volitamata muutmise, juhusliku hävimise, tahtliku hävitamise, avalikustamise jms eest. Isikuandmete töötlemise täpsemad tingimused on sätestatud lisas 1 (andmetöötluse leping).

10. Aruandlus

10.1.Teenuse osutajal peab olema online-aruandlussüsteem (aruandlus tellimuste kohta) või sellise online-süsteemi puudumisel peab ta tagama aruande koostamise ja väljavõtete edastamise tellijale elektrooniliselt (nt e posti teel). Aruanne peab andma ülevaate minimaalselt tellija poolt tellitud teenuste kohta ühe kalendriaasta ulatuses (andmeid säilitatakse vähemalt 13 kuud). 10.1.1. Teenuse osutaja peab vastava nõude saamisel esitama tellijale aruande nõutud

perioodil teenuste kohta, näidates ära kõik erinevad kulud koos sihtkoha, kuupäevade, reisijate jm infoga. Aruanne tuleb esitada tellijale viivitamatult, kuid

mitte hiljem kui kolme tööpäeva jooksul nimetatud nõude saamisest. Tellija jätab endale õiguse aruandes esitatud andmete õigsuse kontrollimiseks.

10.1.2. Aruanne tuleb esitada elektrooniliselt kontoritarkvaraga töödeldavas formaadis (näiteks .xls formaadis) tellija kontaktisiku e-posti aadressile.

10.2.Tellijal on õigus nõuda teenuse osutajalt tõendust pakutud reisiteenuse hinnas sisalduvate teenustasude suuruse kohta.

10.3.Teenuse osutaja peab vastava nõude saamisel esitama lähetuste peamise transpordiliigi, selle kilometraaži ja kasvuhoonegaaside heite CO2 ekvivalendina. Teenuse osutaja esitab tellija soovi korral lähetuste CO2 ekvivalendi info isiku- ja/või asutusepõhiselt tagasiulatuvalt küsitud perioodi kohta.

11. Raamlepingu kehtivus ja muutmine

11.1. Raamleping jõustub allkirjastamisest ja teenust tellitakse osas II 36 kuud alates lepingu sõlmimisest või kuni lepingu punktis 5.1 sätestatud maksimaalse maksumuse täitumiseni.

11.2. Lepingu lõppemine ei mõjuta selliste kohustuste täitmist, mis oma olemuse tõttu kehtivad ka pärast lepingu lõppemist.

11.3. Kumbki pool ei tohi lepingust tulenevaid õigusi ega kohustusi üle anda ega muul viisil loovutada kolmandale isikule ilma teise poole eelneva kirjaliku nõusolekuta.

12. Raamlepingu ülesütlemine

12.1. Raamlepingu korralise ülesütlemise õigus on ainult tellijal. 12.2. Korralise ülesütlemise etteteatamistähtaeg on 90 (üheksakümmend kalendripäeva). 12.3. Tellijal on õigus raamleping erakorraliselt üles öelda ilma etteteatamistähtajata

järgmistel juhtudel: 12.3.1. teenuse osutajale Rahvusvahelise Õhutranspordi Assotsiatsiooni (IATA) poolt

antud akrediteering (või samaväärne olemasolev akrediteering) kaotab kehtivuse;

12.3.2. teenuse osutaja on rohkem kui kolmel korral keeldunud tellija poolt kinnitatud reisipakkumise täitmisest;

12.3.3. lepingu punktis 6.6. toodud juhul; 12.3.4. teenuse osutaja suhtes on algatatud likvideerimis- või pankrotimenetlus; 12.3.5. teenuse osutajal on maksuvõlg riigihangete seaduse § 95 lg 1 punkti 4

tähenduses ning teenuse osutaja ei ole maksuvõlga likvideerinud mõistliku aja jooksul pärast tellija vastavasisulist teadet;

12.3.6. teenuse osutajal puudub reisiettevõtjana tegutsemise õigus. 12.4. Teenuse osutajal ei teki tellija vastu raamlepingu ülesütlemisest tekkinud kahju

hüvitamise nõude esitamise õigust, nt saamata jäänud tulu. 13. Lõppsätted

13.1. Pooled juhinduvad lepingu täitmisel Eesti Vabariigis kehtivatest õigusaktidest. 13.2. Juhul kui lepingu mõni säte osutub vastuolus olevaks Eestis kehtivate õigusaktidega,

ei mõjuta see ülejäänud sätete kehtivust. 13.3. Lepinguga seotud vaidlused, mida pooled ei ole suutnud läbirääkimiste teel lahendada,

antakse lahendamiseks Harju Maakohtule. (allkirjastatud digitaalselt) (allkirjastatud digitaalselt) Maret Maripuu Aili Kägu peadirektor juhatuse liige