| Tähelepanu! Tegemist on välisvõrgust saabunud kirjaga.
Tundmatu saatja korral palume linke ja faile mitte avada. |
Tere hommikust!
Helistasin hiljaaegu AKI nõuandetelefonile, et uurida, kuidas korrektselt ümber käia alustava mikroettevõtte tegevuse käigus tekkivate isikuandmetega (rõhk kliendiandmetel), kuid telefoni teel oleks olnud tekkinud küsimustele liiga keeruline vastata. Seetõttu
saadangi küsimused e-kirja teel. Olen alljärgnevalt kaardistanud, mis tüüpi isikuandmetega kokku puutume: esmalt need andmed, mis on seotud kliendiga suhtlemisega, seejärel (teenuse olemust veidi avades) tutvustades, mis isikuandmed teenuse osutamise käigus
meieni jõuavad.
Loodetavasti on selle info baasilt võimalik anda nõu, kas peaksime kliendiga sõlmima konfidentsiaalsuslepingu (ja kuidas see välja näeks), või tuleks esitada veebilehel meie teenuste kasutustingimused, sh andmekaitsetingimused? Konkreetsemad küsimused olen
esitanud teenuste kirjelduse juures.
Esmalt, mis andmeid on vaja kliendiga suhtlemisel:
-
ees- ja perekonnanimi - kliendi tuvastamiseks;
-
e-posti aadress või
telefoninumber (ehk saab kontakteerumise vormi koostada veebilehele nii, et küsiks ühte neist) - kliendiga suhtlemiseks;
-
postiaadress: kliendile arvete tegemiseks või lepingu sõlmimiseks (konsultatsioonil AKIga selgub, kas ja mis lepingut üldse vaja on), samuti vajalik juhul, kui teenuse osutamine toimub kliendi kodus.
Mis andmetega veel kokku puutume, esitatud on teenusepõhine lähenemine:
-
Teenus 1. Digimaterjalide (fotod, e-kirjad) korrastamise konsultatsioonid ja õpitoad (nii ühekordsed kui ka jätkuüritused). Tegemist on nõustamisteenusega, mille puhul me ei küsi ligipääsu kliendi seadmetele (nutitelefon, sülearvuti) - ei Zoomi teel ekraani
jagamise ega ka kohapeal ekraani vaatamise mõttes. Klient korrastab konsultatsiooni või õpitoa käigus enda valduses olevat informatsiooni ise. Nõustamine toimub üle veebi (Zoomis) või mõnel piisavalt privaatsel rendipinnal (TÜ Raamatukogu rühmatööruum, Sofaoffice
vms).
-
Teenuse 1 osutamise käigus teenindajani jõudvad isikuandmed lisaks eelnevale:
-
Kliendi välimus ja hääl.
-
Töö käigus võivad ilmneda võimalikud vihjed kliendi ametile vm sotsiaalsele staatusele (kodune, pensionär, lapsevanem vm), tema religioossele kuuluvusele (nt mainib kogudust) vms.
-
Kliendi senised kogemused informatsiooni tulvaga toime tulemisel.
-
Kliendi suuline või kirjalik tagasiside osutatud teenuse kohta.
-
Juhul, kui tegemist on grupile pakutava õpitoaga (nt ettevõttele läbiviidav õpituba “sissetulevate e-kirjade taltsutamiseks”), kuulevad isikuandmeid ka õpitoa kaasosalised.
-
Küsimused AKIle -
-
Meil ei ole plaanis neid andmeid, v.a tagasiside kuidagi töödelda, sest alustuseks - me ei salvesta neid nõustamisi. Kas saan õigesti aru, et seega ei ole nende andmete töötlemise puhul küsimuseks ka õiguslikud alused (vajalik märkida andmestrateegias)? Sama
küsimus puudutab ka teisi meie teenuseid.
-
Samas edastame kliendiga vastastikku kolme sorti andmeid:
-
Nimetatud isikuandmega puutub kokku teenindav töötaja, lisaks võib klient juhuslikult mainida enda poolt esitatava küsimuse raames näiteks mõne pereliikme nime, sugulussuhet, vanust vm isikuandmeid? Nt “Nii, minu 3-aastase poja Peebu lasteaiaarved on…”
-
Nõustaja soovitused-nipid kliendile (s.o ettevõtte intellektuaalne omand, mitte isikuandmed),
-
Kliendi ja teenindaja mälestused ning kliendi märkmed sessioonist.
Seega on siin mitu küsimust: kuidas tagada, et need nimetatud andmed jääksid ainult osapoolte teada, kas sel puhul piisab teenuse kasutamise tingimustest, sh andmekaitsetingimustest ettevõtte veebilehel? Kuidas aga toimida õpitoa puhul (et koolitusel osalejad
ise ei käituks inetult teistelt juhtumisi kuulduga)? Arvestades õpitoa olemust, on tegelikult ju oluline, et inimesed julgeksid enda seniseid kogemusi ja seisukohti jagada. Samuti, kas teenusekvaliteedi tõstmise huvides on lubatud teenindaja kogemuste jagamine
kolleegidega ettevõtte koosolekul? Täpselt samad küsimused puudutavad ka teiste meie teenuste osutamist.
-
Kliendi tagasiside osutatud teenuse kohta on vajalik teenuste parendamiseks, aga ka teistele klientidele jagamiseks, et reklaamida meie teenuseid. On selge, et sel juhul kliendi tagasiside (olgu suuline või kirjalik) küsimine kas anonüümselt või kliendi (ees)nime
all vajab kliendilt konkreetset jah-sõna. Juhul, kui küsime hiljem e-kirja teel kliendi tagasisidet, saame muuhulgas lisada ka küsimuse “Kas oled nõus, et jagame sinu tagasisidet või osa tagasisidest meie ettevõtte veebilehel või muudes turunduskanalites anonüümselt
/ sinu nime all?” Kas ja kui detailselt peame aga ka tagasiside küsimisel klienti informeerima sellest, mil muul moel tema tagasisidet töötleme? Nt tagasiside salvestamine, säilitustähtaeg, kustutamine.
-
Teenus 2. Paberil materjalide (perekonnafotod, koduvideod, isiklikud käsikirjad jm kliendi või tema pereliikmete poolt loodud infomaterjal) korrastamise konsultatsioonid ja õpitoad. Tegemist on nõustamisteenusega, mille käigus aitame näiteks fotosid sorteerida
(või ka restaureerida), lisada juurde vajaliku info (fotodel olevad isikute, kohtade, daatumite kohta info, mõni suguvõsale / pärijatele oluline lugu või mälestus fotodel kujutatu kohta), leiame kliendiga koostöös talle sobiva säilituslahenduse (fotode digiteerimine,
album jms). Nõustamine võib toimuda üle veebi (Zoomis), kuid pigem näeme ette, et selle teenuse pakkumine võib toimuda kliendi kodus.
-
Teenuse 3. Andmekaitsele mõeldes oleme kliendi kodus pakutava teenuse puhul lahku löönud nõustamise, mille käigus toimub kliendi valduses olevate trükitud jm vormis välja antud materjalide (raamatud, filmide DVD-d, ajakirjad jms) korrastamise toetamine või
korrastamine. Meie ettevõtte töötajatel on olemas pädevused materjalide (bibliograafiliseks) kirjeldamiseks (juhuks, kui kliendil on mingil põhjusel vaja koostada materjalidest nimekirja), liigitamiseks (juhul, kui materjale on palju ning neid on vaja mingite
teemade alla paigutada), samuti saame anda kliendile nõu materjalidele parima säilitamisviisi leidmiseks. Nõustamine võib hõlmata ka soovitusi, mida teha ülearusteks osutuvate raamatutega (kuidas neid keskkonnasõbralikult utiliseerida, aga ka suunata mõnele
raamatukogule või hoopis TYPAle). Nõustamine võib toimuda üle veebi (Zoomis), kuid pigem näeme ette, et selle teenuse pakkumine võib toimuda kliendi kodus.
Huviga vastust ootama jäädes
Krista Lepik-Verliin