Pöördumine

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PROGRAMME D’ECHANGES 2026 INFORMATIONS PRATIQUES SUR L’ORGANISATION DU PROGRAMME

1. LES DATES, LE LIEU ET LA LANGUE DE L’ÉCHANGE

Les stages peuvent avoir une durée de deux semaines (10 jours de travail) ou d’une semaine (5 jours de travail) et doivent en principe se dérouler du lundi au vendredi. Si pour des raisons professionnelles ou autres, un participant se voit dans l’obligation de raccourcir son échange, il doit envoyer une demande préalable justifiée par e-mail ([email protected]) au Secrétariat du Réseau des Présidents des Cours suprêmes judiciaires de l’Union européenne (« Secrétariat du Réseau »). Les échanges de plus d’une semaine se déroulent dans la langue officielle de la Cour suprême d’accueil. Des échanges d’une semaine peuvent également être organisés dans d’autres langues. Le Secrétariat du Réseau attire l’attention sur les différents cours de langues proposés par le Réseau Européen de Formation Judiciaire (REFJ) qui pourraient être utiles lors de la préparation de l’échange. Veuillez consulter l’annexe 2 pour plus d’informations sur les cours disponibles et la procédure d’inscription. 1.1. Le Secrétariat du Réseau :

• Informe les Cours suprêmes des candidatures reçues, • Notifie le participant de sa sélection et lui fournit des informations pratiques sur le programme

d’échange, • Peut être contacté à tout moment concernant l’organisation du programme d’échange

([email protected]).

1.2. La Cour suprême d’accueil : • Affecte chaque participant à une chambre d’accueil et à un référent et communique ces

informations au participant, • Communique le plus rapidement possible les dates éventuelles de stage au participant et au

Secrétariat du Réseau.

1.3. Le participant : • Contacte son référent dans la juridiction d’accueil pour confirmer les dates et les principales

caractéristiques du stage, • Informe le Secrétariat du Réseau des détails de l’échange.

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2. L’ÉCHANGE ÉTAPE PAR ÉTAPE

2.1. Avant l’échange Le participant procède à ses réservations de transport et d’hébergement et envoie le formulaire d’information dûment complété ainsi qu’une copie de ses titres de transport au Secrétariat du Réseau ([email protected]). Le Secrétariat du Réseau verse au participant le premier versement de l’indemnité de logement et de subsistance (voir partie 3 pour plus de détails) généralement 2 semaines avant le stage. 2.2. Pendant l’échange Le participant doit respecter les conditions du programme (calendrier, contenu etc.). 2.3. Dans le mois suivant l’échange Le participant envoie 1) le rapport de l’échange (au format Word) et 2) sa grille d’évaluation remplie au Secrétariat du Réseau ([email protected]). Le rapport doit être établi dans la langue de l’échange ou en français ou en anglais. Veuillez fournir un résumé du rapport en français ou en anglais si le rapport n’est établi dans aucune de ces langues. Tous les rapports sont publiés sur l’Intranet du Réseau. Les rapports des années précédentes peuvent également être consultés sur l’intranet en utilisant le nom d’utilisateur ExchangeProgramme et mot de passe ExchangeProgramme2024. 2.4. Dans les trois mois suivant l’échange Le Secrétariat du Réseau verse au participant le deuxième versement de l’indemnité de logement et de subsistance et le remboursement des frais de voyage, sous condition de réception des documents à envoyer après le stage (rapport, grille d’évaluation, demande de remboursement, copie du titre de transport).

3. PRISE EN CHARGE FINANCIERE

3.1. DÉPENSES ÉLIGIBLES

3.1.1. Frais de transport

Les coûts unitaires sont appliqués aux frais de transport. Toutes les distances à parcourir doivent être mesurées à l’aide du calculateur de train ou de vol fourni par la Commission européenne.

Comment calculer la distance :

Départ – lieu d’emploi, Arrivée – lieu où l’échange se déroule

Attention : Veuillez indiquer dans votre fiche de renseignement et votre demande de remboursement si l’institution nationale prend en charge le transport. Le cas échéant, le Secrétariat du Réseau remboursera les frais de transport directement à l’institution concernée et seul l’indemnité de logement et de subsistance sera versée aux participants.

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Voyages terrestres entre les pays de l’UE (50 à 399 km pour tous les pays et 400 à 600 km le cas échéant)

Seuls les déplacements par voie terrestre sont remboursés.

Pour les trajets de moins de 400 km non couverts par les transports terrestres (par exemple, Helsinki- Tallinn), la première tranche de distance pour les voyages aériens (400-600 km, soit 340 EUR) est appliquée.

L’utilisation d’une voiture privée est autorisée. Le remboursement des frais de déplacement terrestre en voiture est limité au coût unitaire pour une distance comprise entre 50 et 399 km.

MS AT BE BG CZ DE DK EE EL ES FI FR HR HU IT LT LU LV NL PL PT RO SE SI SK

AT 72 104/ 260

93 84 85 80/ 200

85 85 68 72

BE 136/ 340

136/ 340

76 136

BG 54 81 59 38

CZ 72 64/ 160

93 81 76 48/ 120

43 54 44

DE 104/ 260

136/ 340

64/ 160

108/ 270

136/ 340 95 108/

270 136/

340 100/

250 96/ 240

95

DK 108/ 270

111 96/ 240

EE 50 44 EL 54

ES 136/ 340

64/ 160

FI 96/ 240

FR 93 136/ 340

93 136/ 340

136/ 340

136/ 340

132/ 330

132/ 330

HR 84 81 81 95 68 68/ 170

68 54

HU 85 59 76 68 73 59 52 52 56

IT 80/ 200

108/ 270

136/ 340

68/ 170 73 56/

140

LT 50 56 45

LU 76 136/ 340

132/ 330

108

LV 44 56 45

NL 136 100/ 250 111 132/

330 108

PL 85 48/ 120

96/ 240

59 45 45 45 52/ 130

PT 64/ 160

RO 85 38 43 68 52 45 47

SE 96/ 240 96/

240

SI 68 54 95 54 52 56/ 140 54

SK 72 44 56 52/ 130 47 54

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Voyage de 400 km et plus

Les déplacements en train et/ou en avion sont remboursés. Les coûts unitaires couvrent également tout déplacement terrestre associé (par exemple, les trajets en bus ou en train depuis les villes voisines vers/depuis l’aéroport ou la gare centrale).

Distance (km) Montant en EUR par voyage aller-retour

400-600 340 601-1600 365 1601-2500 429 2501-3500 541 3501-4500 743

3.1.2. Indemnité de logement et de subsistance

L’indemnité de logement et de subsistance dépend du pays de séjour et de la durée de l’échange. Les frais de logement sont exprimés sous la forme d’un montant par nuit. Les frais de subsistance, destinés à couvrir le coût des repas et d’autres dépenses accessoires (par exemple, les déplacements locaux), sont indiqués sous la forme d’un montant par période de 24 heures (arrondi à l’unité supérieure la plus proche).

Pays Logement - Montant en EUR par nuit

Subsistance - Taux journalier en EUR

Allemagne 128 97 Autriche 132 102 Belgique 148 102 Bulgarie 135 57 Chypre 140 88 Croatie 110 75

Danemark 173 124 Espagne 128 88 Estonie 107 80 Finlande 146 113 France 180 102 Grèce 112 82

Hongrie 120 64 Irlande 159 108 Italie 148 98

Lettonie 116 73 Lituanie 117 69

Luxembourg 163 98 Malte 141 88

Pays-Bas 166 103 Pologne 116 67 Portugal 109 83 Tchéquie 124 70 Roumanie 136 62 Slovaquie 100 74 Slovénie 117 84 Suède 187 117

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Les participants sont en principe censés quitter le pays d’accueil le soir du dernier jour de l’échange. Les participants ont toutefois droit à une unité supplémentaire de logement et à une indemnité de subsistance si aucun moyen de transport raisonnable n’est disponible. Lorsqu’un coût unitaire supplémentaire est demandé, les participants sont invités à soumettre au Secrétariat du Réseau la preuve qu’aucun moyen de transport raisonnable n’était disponible le dernier jour de l’échange (par exemple, captures d’écran des options de vol affichées sur des sites web tels que Momondo et Skyscanner ou équivalents).

Quelques exemples indicatifs :

Échange d’une semaine en Suède commençant le lundi et se terminant le vendredi. Le participant commence à voyager depuis son lieu de travail le dimanche à 12h00 et arrive à Stockholm le dimanche soir. Le participant quitte Stockholm juste après l’échange le vendredi soir et arrive au lieu de travail à 23h00 le vendredi soir. Le participant reçoit 5x187€ pour le logement et 5x117€ pour la subsistance (arrondis aux 24h les plus proches).

Échange d’une semaine en Bulgarie commençant le lundi et se terminant le vendredi. Le participant souhaite prolonger son séjour à Sofia et arrive donc le samedi matin pour repartir le dimanche après la fin de l’échange. Le participant reçoit une indemnité de logement et de subsistance égale à celle qu’il aurait reçue en arrivant à Sofia le dimanche soir et en repartant le vendredi soir — 5x135€ pour le logement et 5x57€ pour la subsistance.

Échange de deux semaines en Espagne commençant le lundi et se terminant le vendredi. Le participant commence à voyager depuis son lieu de travail le dimanche après-midi à 15h00 et arrive à Madrid le dimanche soir. Aucun moyen de transport raisonnable n’est disponible le vendredi soir après la fin de l’échange. Le participant quitte donc Madrid le samedi matin et arrive au lieu de travail à 13h00 le même jour. Le participant reçoit 13x128€ pour le logement et 13x88€ pour la subsistance (arrondis aux 24h les plus proches).

3.2. PROCÉDURE DU PAYEMENT Le paiement est effectué en deux versements et couvre trois types de dépenses : frais de voyage, logement et subsistance.

1er versement (préfinancement)

Le premier versement correspond à 80 % du montant total de l’indemnité de logement et de subsistance. Le préfinancement est versé en principe deux semaines avant le stage au plus tard, sur le compte bancaire indiqué dans le fiche de renseignements du participant. Le Secrétariat du Réseau informe le participant lorsque ce versement est effectué.

2ème versement (paiement final)

Le paiement final se compose de 1) 20 % de l’indemnité totale de logement et de subsistance et 2) des frais de voyage selon les coûts unitaires établis par la Commission européenne.

Le Secrétariat du Réseau procédera au paiement final dans les trois mois suivant l’échange et à la réception des documents suivants :

- le rapport de stage (établi dans la langue de l’échange ou en français ou en anglais avec un résumé en français ou en anglais si le rapport n’est établi dans aucune de ces langues),

- la grille d’évaluation,

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- la demande de remboursement, - la copie de billet de transport.

4. FORUM DES ANCIENS PARTICIPANTS AU PROGRAMME D'ÉCHANGE

Afin de faciliter les échanges entre les anciens participants au programme d’échange, un espace dédié (protégé par un mot de passe) a été créé sur l’intranet du Réseau en 2024. La section dédiée de l’intranet fournit :

1) La liste des anciens participants au programme d’échange. L’objectif est de disposer d’une liste des noms des anciens participants et de leurs adresses électroniques officielles. Tous les participants au programme d’échange depuis l’année 2024 ont été ajoutés au forum. Le Secrétariat du Réseau poursuit le travail d’ajout des participants de l’année à venir et des années précédentes.

2) Forum. Tous les participants peuvent créer de nouveaux sujets et répondre à ceux lancés par d’autres. Une notification automatique sera envoyée aux personnes qui ont rejoint l’espace lorsqu’un message est posté sur le forum.

Tous les participants au programme d’échange recevront un nom d’utilisateur et un mot de passe personnels pour accéder au forum. Les identifiants personnels seront fournis par le Secrétariat une fois l’échange terminé.

N’hésitez pas à contacter le Secrétariat du Réseau ([email protected]) pour toute question.

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ANNEXE 1 – CHECK-LIST POUR LES PARTICIPANTS

Le Secrétariat du Réseau peut être contacté à l’adresse suivante :

[email protected].

1. Lorsque le Secrétariat du Réseau vous a informé de votre d’affectation

La Cour suprême d’accueil ou votre référant va en principe vous contacter. Dans le cas contraire, contactez le Secrétariat du Réseau.

Contactez votre référent dans la juridiction d’accueil pour organiser les détails de votre stage (dates, si elles n’ont pas été fixées, contact, programme, contenu, etc.).

Communiquez les dates de stage au Secrétariat du Réseau dès que possible.

2. Avant l’échange (dès que les dates de stage ont été confirmées)

Faites vos réservations de transport et d’hébergement. Envoyez le formulaire d’information dûment complété au Secrétariat du Réseau avec une

copie de vos titre(s) de transport Vérifiez avec votre employeur que vous demeurerez couvert, pendant toute la durée de votre

stage, par le régime de sécurité sociale applicable à l’administration nationale concernée et que ce régime couvrira les dépenses de santé qui pourraient être encourues à l’étranger.

Assurez-vous que votre assurance couvre l'assistance médicale.

3. Au cours du mois suivant votre échange

Les documents suivants doivent être envoyés au Secrétariat du Réseau afin que l’autorisation de procéder au paiement final puisse être accordée :

le rapport de stage la grille d’évaluation la demande de remboursement la copie de titre de transport

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ANNEXE 2 – COURS DE LANGUES DU REFJ

1. ACTIVITÉS LINGUISTIQUES DE 2026

Le Réseau européen de formation judiciaire (REFJ) propose des formations en langues juridiques en allemand, anglais, espagnol, français et italien.

Veuillez consulter le calendrier des activités de formation du REFJ 2026 (des informations sur les séminaires linguistiques sont disponibles à partir de la page 115) et le catalogue en ligne des séminaires/webinaires linguistiques.

Le REFJ organise également des webinaires à l’heure du déjeuner, dont certains portent également sur la linguistique. Veuillez consulter le site web du REFJ pour plus d’informations.

Sur le site du REFJ, vous trouverez également le test de niveau d’anglais. Ce test permet de se faire une idée du niveau de langue auquel on se situe actuellement, ce qui aide à choisir l’activité du REFJ qui convient.

2. PROCÉDURE DE CANDIDATURE (SÉMINAIRES LINGUISTIQUES)

• Consultez la base de données en ligne du REFJ pour obtenir la liste complète de tous les séminaires de formation.

• Contactez votre institution nationale de formation judiciaire pour vous inscrire aux séminaires de formation du REFJ. Les institutions nationales de formation judiciaire du REFJ se chargent exclusivement de toutes les procédures de candidature et de sélection.

• Vous recevrez un avis de sélection du REFJ dans votre boîte aux lettres électronique.

• Revenez sur le portail de candidature en ligne pour compléter vos données d’inscription personnelles une fois que vous aurez été sélectionné.

• Après votre séminaire de formation, revenez au portail de candidature en ligne pour remplir votre formulaire d’évaluation et votre demande de remboursement de frais, ainsi que pour recevoir un certificat confirmant votre participation.

3. MANUELS LINGUISTIQUES

• Handbook. English for Judicial Cooperation in Civil Matters (2016)

• Manual. Español para cooperación judicial europea en materia civil (2024)

• Handbook. English for Judicial Cooperation in Criminal Matters (2015) – Manuel. Français pour la coopération judiciaire en matière pénale (2015)

• Handbook. Language training on the vocabulary of judicial cooperation in criminal matters (2012) – Manuel. Formation linguistique consacrée à la terminologie de la coopération judiciaire en matière pénale (2012)

• Handbook. English for Judicial Cooperation in Family Law (2022)

• Handbook. English for Human Rights EU Law

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• Handbook. The Language of Cybercrime

• Handbook. The Language of Competition Law – Manuel. Le vocabulaire du droit de la concurrence

• Handbook on the Language of Data Protection

9 February 2026

Dear President,

The Secretariat of the Network is glad to inform you that the call for applications for the 2026 Exchange Programme is now open.

The exchanges managed by the Network are of a maximum duration of two weeks (10 working days) and a minimum duration of one week (5 working days). Exchanges longer than one week are conducted in the official language of the host Supreme Court. One-week exchanges can be organised in a language other than that of the host Supreme Court. You will find enclosed the practical information notice providing further information on the terms and conditions of the Programme.

Please note that while the Programme is open to twenty judges from the Member, Associate Member and Observer Supreme Courts the exchanges can only take place in EU Member States.

We would be very grateful if you could inform the Secretariat of the Network ([email protected]) by Friday, 6 March 2026 of the judges at your Court interested in the 2026 Exchange Programme. Please send to the Secretariat the list of candidates (names and e-mail addresses) accompanied by curricula vitae and letters of application indicating the candidate’s preferences regarding the hosting Supreme Courts, their areas of interest as well as their language skills.

The call for applications in 2025 resulted in 32 applications from 11 women and 21 men. According to the EU Commission policy, which is subsidizing the Exchange Programme, equal opportunities should be offered to everyone. We would therefore kindly ask you to take gender balance into account when submitting candidates to the Programme.

The Network has limited funds available to Supreme Courts organising the exchanges to allow the use of an interpreter. Please contact the Secretariat of the Network for further information.

Please do not hesitate to contact the Secretariat of the Network regarding the organisation of the Exchange Programme.

Yours sincerely,

Dominique Hascher Secretary-General

Le 9 février 2026

Madame, Monsieur le premier président,

Le secrétariat du Réseau a le plaisir de vous informer que l’appel à candidatures pour le programme d’échange 2026 est désormais ouvert.

Les échanges gérés par le Réseau ont une durée maximale de deux semaines (10 jours ouvrables) et une durée minimale d’une semaine (5 jours ouvrables). Les échanges d’une durée supérieure à une semaine se déroulent dans la langue officielle de la Cour suprême d’accueil. Les échanges d’une semaine peuvent être organisés dans une langue autre que celle de la Cour suprême d’accueil. Vous trouverez ci-joint la note d’information pratique fournissant de plus amples informations sur les conditions générales du programme.

Veuillez noter que, bien que le programme soit ouvert à vingt juges des Cours suprêmes membres, membres associés et observateurs, les échanges ne peuvent avoir lieu que dans les États membres de l’UE.

Nous vous serions très reconnaissants de bien vouloir informer le secrétariat du Réseau ([email protected]) avant le vendredi 6 mars 2026 des juges de votre cour intéressés par le programme d’échange 2026. Veuillez envoyer au secrétariat la liste des candidats (noms et adresses électroniques) accompagnée de leur curriculum vitae et de leur lettre de candidature indiquant leurs préférences en matière de cours suprêmes d’accueil, leurs domaines d’intérêt ainsi que leurs compétences linguistiques.

L’appel à candidatures de 2025 a donné lieu à 32 candidatures, dont 11 femmes et 21 hommes. Conformément à la politique de la Commission européenne, qui subventionne le programme d’échange, l’égalité des chances doit être offerte à tous. Nous vous demandons donc de bien vouloir tenir compte de l’équilibre entre les sexes lorsque vous présentez des candidats au programme.

Le Réseau dispose de fonds limités pour permettre aux cours suprêmes organisant les échanges de faire appel à un interprète. Veuillez contacter le secrétariat du Réseau pour plus d’informations.

N’hésitez pas à contacter le secrétariat du Réseau pour toute question concernant l’organisation du programme d’échange.

Veuillez croire, je vous prie, Madame, Monsieur le premier président, à l’expression de ma haute considération.

Dominique Hascher Secrétaire général

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EXCHANGE PROGRAMME 2026 PRACTICAL INFORMATION ON THE ORGANISATION OF THE PROGRAMME

1. DATES, LOCATION AND LANGUAGE OF THE EXCHANGE

Exchanges last either two weeks (10 working days) or one week (5 working days) and should, as a rule, take place from Monday to Friday. If due to professional or other reasons the length of the exchange needs to be shortened the participant must seek prior approval from the Secretariat of the Network of the Presidents of the Supreme Judicial Courts of the European Union (“the Secretariat of the Network”) by e-mail giving reasons ([email protected]). Exchanges longer than one week are conducted in the official language of the hosting Supreme Court. One-week exchanges can also be organised in other languages. The Secretariat of the Network would like to draw attention to various language courses provided by the European Judicial Training Network (EJTN). Please see Annex 2 for more information about the courses available and the application procedure. 1.1. The Secretariat of the Network:

• Informs the Supreme Courts of the applications received, • Notifies each participant of their selection and provides participants with practical information

regarding the exchange programme, • Can be contacted at all times regarding the organisation of the exchange programme

([email protected]).

1.2. The hosting Supreme Court: • Assigns each participant to a hosting chamber and tutor and informs the participant thereof, • Informs the participant and the Secretariat of the Network, at their earliest convenience, of

the possible dates of the exchange.

1.3. The Participant: • Contacts their tutor at the hosting Supreme Court to confirm the dates and the outline of the

exchange, • Informs the Secretariat of the Network of the details of the exchange.

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2. THE EXCHANGE STEP BY STEP

2.1. Before the exchange The Participant makes their own travel and accommodation arrangements and sends the duly completed information form to the Secretariat of the Network ([email protected]) together with a copy of travel tickets. The Secretariat of the Network pays the first instalment of the accommodation and subsistence allowance as a rule two weeks before the exchange (please see part 3 for further details). 2.2. During the exchange The Participant shall respect the terms and conditions of the Exchange Programme (schedule, contents etc.). 2.3. Within one month after the exchange The Participant sends to the Secretariat of the Network ([email protected]) 1) the report of the exchange (in Word format) and 2) the completed evaluation form. The Report should be written in the language of the exchange or French or English. Please provide a summary of the report in French or English if the Report is not written in either language. All Reports are published on the Intranet of the Network. The reports of previous years can also be consulted on the Intranet using the username ExchangeProgramme and password ExchangeProgramme2024. 2.4. Within three months after the exchange The Secretariat of the Network pays the second instalment of the accommodation and subsistence allowance and the reimbursement of travel costs upon receipt of the documents requested (report, evaluation form, expense claim form, copy of travel ticket).

3. FINANCIAL CONDITIONS

3.1. ELIGIBLE COSTS

3.1.1. Travel expenses

Unit costs are applied for travel expenses. All travel journey distances are to be measured using the rail or flight calculator provided by the EU Commission.

How to calculate the distance:

Departure – place of employment, Arrival – place where the exchange takes place

Important: Please indicate on the information form and the expense claim form if travel expenses are borne by the national institution. In such a case the Secretariat of the Network reimburses travel costs directly to the institution and the participant only receives the accommodation and subsistence allowance.

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Land travel between EU countries (50-399 km for all countries and 400-600 km where relevant)

For travel distances between 50 and 399 km only travel by land is reimbursed.

For journeys of less than 400 km not covered by land transport (e.g., Helsinki-Tallinn) the first distance band for air travel (400-600 km, i.e., 340 EUR) is applied.

Use of a private car is allowed. Reimbursement of land travel by car is limited to the unit cost for the distance of 50-399 km.

MS AT BE BG CZ DE DK EE EL ES FI FR HR HU IT LT LU LV NL PL PT RO SE SI SK

AT 72 104/ 260

93 84 85 80/ 200

85 85 68 72

BE 136/ 340

136/ 340

76 136

BG 54 81 59 38

CZ 72 64/ 160

93 81 76 48/ 120

43 54 44

DE 104/ 260

136/ 340

64/ 160

108/ 270

136/ 340 95 108/

270 136/

340 100/

250 96/ 240

95

DK 108/ 270

111 96/ 240

EE 50 44 EL 54

ES 136/ 340

64/ 160

FI 96/ 240

FR 93 136/ 340

93 136/ 340

136/ 340

136/ 340

132/ 330

132/ 330

HR 84 81 81 95 68 68/ 170

68 54

HU 85 59 76 68 73 59 52 52 56

IT 80/ 200

108/ 270

136/ 340

68/ 170 73 56/

140

LT 50 56 45

LU 76 136/ 340

132/ 330

108

LV 44 56 45

NL 136 100/ 250 111 132/

330 108

PL 85 48/ 120

96/ 240

59 45 45 45 52/ 130

PT 64/ 160

RO 85 38 43 68 52 45 47

SE 96/ 240 96/

240

SI 68 54 95 54 52 56/ 140 54

SK 72 44 56 52/ 130 47 54

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Air travel or combined air/land travel of 400 km or more

The unit costs also cover any associated land-based travel (e.g., bus or train trips from neighbouring cities to/from the airport or the central train station).

Distance (km) Amount in EUR per round trip

400-600 340 601-1600 365 1601-2500 429 2501-3500 541 3501-4500 743

3.1.2. Accommodation and subsistence allowance

Accommodation and subsistence allowance depends on the country of stay and the length of the exchange. Accommodation costs are expressed as an amount per night. Subsistence costs, to cover the costs of meals and other incidental expenses (e.g., local travel), are provided as an amount per 24-hour period (rounded up to the closest 24-hours).

Country Accommodation (Amount in EUR

per night)

Subsistence (Amount in EUR

per 24h) Austria 132 102 Belgium 148 102 Bulgaria 135 57 Croatia 110 75 Cyprus 140 88 Czechia 124 70 Denmark 173 124 Estonia 107 80 Finland 146 113 France 180 102

Germany 128 97 Greece 112 82 Hungary 120 64 Ireland 159 108

Italy 148 98 Latvia 116 73

Lithuania 117 69 Luxembourg 163 98

Malta 141 88 Netherlands 166 103

Poland 116 67 Portugal 109 83 Romania 136 62 Slovakia 100 74 Slovenia 117 84

Spain 128 88 Sweden 187 117

Participants are in principle assumed to leave the host country in the evening of the final day of the exchange. Participants are, however, entitled to an extra unit of accommodation and subsistence allowance if no reasonable mode of transport is available.

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When an extra unit cost is requested, participants are kindly invited to submit to the Secretariat of the Network proof that no reasonable means of transport were available on the final day of the exchange (e.g., screenshots of flight options shown on websites such as Momondo and Skyscanner or equivalent).

Some indicative examples:

One-week exchange in Sweden starting on Monday and ending on Friday. Participant starts travelling from their place of employment at 12.00 on Sunday and arrives in Stockholm on Sunday evening. Participant leaves Stockholm immediately after the exchange on Friday evening and arrives at the place of employment at 23.00 Friday evening. The participant receives 5x187€ for accommodation and 5x117€ for subsistence (rounded up to the nearest 24h).

One-week exchange in Bulgaria starting on Monday and ending on Friday. Participant wishes to have a longer stay in Sofia and therefore arrives on Saturday morning and leaves on Sunday after the end of the exchange. The participant receives an accommodation and subsistence allowance equal to that of arriving in Sofia on Sunday evening and leaving on Friday evening — 5x135€ for accommodation and 5x57€ for subsistence.

Two-week exchange in Spain starting on Monday and ending on Friday. Participant starts travelling from their place of employment on Sunday afternoon at 15.00 and arrives in Madrid on Sunday evening. No reasonable mode of transport is available on Friday evening after the end of the exchange. The participant therefore leaves Madrid on Saturday morning and arrives at their place of employment at 13.00 the same day. The participant receives 13x128€ for accommodation and 13x88€ for subsistence (rounded up to the nearest 24h).

3.2. PAYMENT PROCEDURE The payment is made in two instalments and covers three types of expenses: travel, accommodation, and subsistence.

1st instalment (prefinancing)

The first instalment is 80% of the total accommodation and subsistence allowance. The first instalment is transferred to the bank account indicated on the information form of the participant, as a rule, no later than 2 weeks before the exchange. The Secretariat of the Network informs the participant of the transfer.

2nd instalment (final payment)

The final payment is composed of 1) 20% of the total accommodation and subsistence allowance and 2) travel expenses according to unit costs established by the European Commission.

The Secretariat of the Network proceeds to the final payment within three months after the exchange and upon the receipt of the following documents:

- report of the exchange (written in the language of the exchange or French or English with a summary in French or English if the report is not written in either language),

- evaluation form, - expense claim form, - copy of travel ticket.

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4. FORUM OF ALUMNI OF THE EXCHANGE PROGRAMME

In order to faciliate exchanges between the alumni of the Exchange Programme a dedicated (password protected) area was created on the Intranet of the Network in 2024. The dedicated area of the intranet provides:

1) The list of past participants in the Exchange Programme. The aim is to have a list of names of past participants and their official e-mail addresses. All participants in the Exchange Programme since 2024 have been added to the Forum. The Secretariat of the Network continues the work of adding participants from current and previous years.

2) Forum. All participants can create new topics and respond to those initiated by others. An automatic notification will be sent to persons who have joined the area when a message is posted on the forum.

All participants in the Exchange Programme will be provided with a personal username and password to access the Forum. Personal identifiers will be provided by the Secretariat once the exchange has been completed.

Please do not hesitate to contact the Secretariat of the Network ([email protected]) should you have any questions.

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ANNEX 1 – PARTICIPANT CHECKLIST

The Secretariat of the Network can be contacted at [email protected]

1. Once the Secretariat of the Network has informed you of your selection

The hosting Supreme Court or the designated tutor will contact you regarding your exchange. Otherwise, contact the Secretariat of the Network.

Contact your tutor at the hosting jurisdiction to arrange the details of the exchange (dates, if not fixed already, schedule, content, etc.).

Inform the Secretariat of the Network of the dates of the exchange at your earliest convenience.

2. Before the exchange (as soon as the dates of the exchange have been confirmed)

Make your transport and accommodation arrangements. Send your information form duly completed to the Secretariat of the Network together with a

copy of your travel ticket(s). Check with your employer that you will remain covered during the whole training period by

the social security scheme applicable to the national administration concerned and that the latter will bear health expenses incurred abroad.

Make sure your insurance covers medical assistance.

3. Within one month after your exchange

The following documents must be sent to the Secretariat of the Network for the final payment to be made:

Report Evaluation form Expense claim form Copy of travel ticket

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ANNEX 2 – EJTN LANGUAGE COURSES

1. LINGUISTIC ACTIVITIES IN 2026

The European Judicial Training Network (EJTN) offers legal language training in English, French, German, Spanish and Italian.

Please see the EJTN 2026 Calendar of Training Activities (information on language seminars can be found starting on page 115) and the online catalogue of linguistic seminars/webinars.

The EJTN also organises lunchtime webinars, some of which, also focus on language. Please see the EJTN website for more information.

On the EJTN website, you can also find the English language level test. This test gives participants an idea of their current language level to help with choosing the right EJTN activity.

2. APPLICATION PROCEDURE (LANGUAGE SEMINARS)

• Consult EJTN’s online database for a full listing of all training seminars.

• Get in touch with your national judicial training institution to apply for EJTN’s training seminars – EJTN’s national judicial training institutions exclusively handle all application and selection procedures.

• Watch for a selection notice from EJTN in your inbox.

• Once selected, return to the online application portal to complete your personal registration details.

• After your training seminar, return to the online application portal to complete your feedback form and expense claim, as well as to receive a certificate confirming your participation.

3. LANGUAGE HANDBOOKS

• Handbook. English for Judicial Cooperation in Civil Matters (2016)

• Manual. Español para cooperación judicial europea en materia civil (2024)

• Handbook. English for Judicial Cooperation in Criminal Matters (2015) – Manuel. Français pour la coopération judiciaire en matière pénale (2015)

• Handbook. Language training on the vocabulary of judicial cooperation in criminal matters (2012) – Manuel. Formation linguistique consacrée à la terminologie de la coopération judiciaire en matière pénale (2012)

• Handbook. English for Judicial Cooperation in Family Law (2022)

• Handbook. English for Human Rights EU Law

• Handbook. The Language of Cybercrime

• Handbook. The Language of Competition Law – Manuel. Le vocabulaire du droit de la concurrence

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• Handbook on the Language of Data Protection