Kaitseministeeriumi lähetuste kord

KÄSKKIRI 26.03.2024 nr 1-2/24/52

Kaitseministeeriumi lähetuste kord

Kaitseministeeriumi lähetuste kord kehtestatakse Vabariigi Valitsuse 25.05.2023 määruse nr 53

„Kaitseministeeriumi põhimäärus“ § 6 lõike 2 punkti 4 alusel ning kooskõlas Vabariigi

Valitsuse 19.12.2012 määrusega nr 112 „Ametniku teenistuslähetusse saatmise, lähetuskulude

hüvitamise ning päevaraha maksmise tingimused ja kord ning päevaraha määr“ ja Vabariigi

Valitsuse 25.06.2009 määrusega nr 110 „Töölähetuse kulude hüvitiste maksmise kord ning

välislähetuse päevaraha alammäär, maksmise tingimused ja kord“.

1. Üldpõhimõtted

1.1 Kaitseministeeriumi lähetuste kord (edaspidi kord) reguleerib Kaitseministeeriumi

koosseisulise ametniku ja töötaja (edaspidi koos teenistuja) ning Välisministeeriumi

koosseisuvälise teenistuja, kelle suhtes Kaitseministeerium on välisteenistuse seaduse § 2

punkti 10 mõistes lähetajaministeerium (edaspidi välisteenistuja), lühiajalisse teenistus- või

töölähetusse (edaspidi lähetus) saatmist, lähetuskorralduse menetlemist ning lähetuskulu

hüvitamist.

1.2 Lähetuseks loetakse teenistuja kindlaksmääratud ajavahemikul toimuvat sõitu teenistus-

või tööülesannete täitmiseks väljapoole alalise teenistus- või töökoha (edaspidi teenistuskoht)

asukohta, kui tööülesande täitmine ei ole võimalik või otstarbekas videokohtumise

korraldamise ega muude tehniliste vahendite kasutamise kaudu.

1.3 Käesolev kord ei reguleeri koolituslähetustega seonduvat. Ministeeriumi

koolituslähetuste korraldamisega tegeleb ja lähetuskulud hüvitab Kaitseressursside Amet.

Lähetus loetakse koolituslähetuseks, kui selle ainsaks või peamiseks eesmärgiks on teenistuja

koolitamine.

1.4 Lähetuskulu hüvitamisel ning päevaraha maksmisel lähtutakse käesolevas korras,

Vabariigi Valitsuse 19.12.2012 määruses nr 112 „Ametniku teenistuslähetusse saatmise,

lähetuskulude hüvitamise ning päevaraha maksmise tingimused ja kord ning päevaraha määr“

ja Vabariigi Valitsuse 25.06.2009 määruses nr 110 „Töölähetuse kulude hüvitiste maksmise

kord ning välislähetuse päevaraha alammäär, maksmise tingimused ja kord“ sätestatust.

1.5 Lähetuskorraldus vormistatakse ja kinnitatakse ning lähetuse kuluaruanne esitatakse

riigitöötaja iseteenindusportaali lähetuste moodulis (edaspidi lähetuste portaal).

1.6 Siselähetuse korral, millega ei kaasne kulusid, lähetuskorraldust lähetuste portaalis ei

vormistata. Lähetus kooskõlastatakse vahetu juhiga e-kirja teel.

2 (7)

2. Lähetusse saatmise kord

2.1 Lähetusse saadetav teenistuja (edaspidi lähetatav) algatab üldjuhul hiljemalt seitse (7)

tööpäeva enne kavandatava lähetuse algust lähetuste portaalis lähetuskorralduse, milles märgib

ära lähetuse info vastavalt korra lisas 1 sätestatule.

2.2 Kui lähetusega kaasnevad vaid esmalt lähetatava enda poolt tasutavad kulud, võib enne

lähetusse minekut jätta lähetuskorralduse vormistamata ning lähetusse minek kooskõlastatakse

vahetu juhi ja lähetuste konsultandiga e-kirja teel. Lähetusest naasmisel vormistatakse lähetuste

portaalis lähetuskorraldus-kuluaruanne, mille kooskõlastamine toimub vastavalt punktile 2.4 ja

kinnitamine vastavalt punktile 2.5.

2.3 Euroopa Liidu Nõukogu kohtumiste puhul, mille sõidukulu kuulub hüvitamisele

Euroopa Liidu Nõukogu poolt Rahandusministeeriumi Euroopa Liidu maksete osakonna

kaudu, valib teenistuja lähetuste portaalis lähetuskorralduse eeldatavate kulude saki alt vastava

töögrupi/komisjoni kohtumise täpse nimetuse ning lisab lähetuskorraldusele kutse.

2.4 Teenistuja lähetuskorraldus suunatakse lähetuste portaalis kooskõlastamiseks

järgnevalt:

1) lähetuste konsultandile (kulujuht), kes

- kontrollib, et lähetuskorralduses oleks märgitud kõik nõutavad ja vajalikud

andmed;

- korraldab lähetuskorraldusse märgitud andmete alusel sõidupiletite, majutuse ja

teiste lähetusega kaasnevate teenuste pakkumuste saamise ning lisab need

lähetuste portaalis lähetuskorralduse juurde ja märgib lähetuskorraldusse

lähetusega kaasnevad kulud, välja arvatud juhul, kui need toimingud on tehtud

juhiabi poolt;

- kontrollib lähetuseks vajalike eelarveliste vahendite olemasolu ning nende

puudumisel ja/või sõidupiletite ja majutuse ning muude lähetustega kaasnevate

eeldatavast maksumusest suuremate kulude korral teavitab sellest lähetatava

vahetut juhti;

2) finantstöötajale lähetuskorralduse kontrollimiseks vastavalt valdkondlikule

pädevusele. 2.5 Teenistuja lähetuskorralduse kinnitab:

1) minister - kantsleri ja vahetult ministrile alluvate teenistujate lähetuse korral;

2) kantsler - ministri, asekantsleri ning vahetult kantslerile alluvate teenistujate ja

struktuuriüksuste juhtide lähetuste korral;

3) asekantsler - vahetult asekantslerile alluvate teenistujate ja struktuuriüksuste

juhtide lähetuste korral;

4) osakonnajuhataja - osakonna teenistuja lähetuse korral.

2.5.1 Lähetuskorralduse kinnitaja kinnitab lähetuskorraldusele kinnituse andmisega, et

lähetus on vajalik, võttes sealjuures arvesse lähetuse konsultandi ja/või finantstöötaja teavitust

lähetuseks ebapiisavate eelarveliste vahendite ja/või sõidupiletite ja majutuse ning muude

lähetustega kaasnevate eeldatavast maksumusest suuremate kulude kohta.

2.6 Lähetuste konsultant kinnitab pärast lähetuskorralduse kinnitamist korra punktis 2.5

nimetatud isiku poolt piletite ja majutuse broneeringud ning teiste kaasnevate teenuste

tellimused.

3 (7)

2.7 Välisteenistuja, välja arvatud EV alalisse esindusse NATO juures ja EV alalisse esindusse Euroopa Liidu juures lähetatud välisteenistuja, lähetuskorraldus suunatakse lähetuste portaalis:

1) kooskõlastamiseks:

- lähetuste konsultandile, kes kontrollib, et lähetuskorralduses oleks märgitud kõik

nõutavad ja vajalikud andmed ning korraldab vajadusel sõidupiletite, majutuse

ja teiste lähetusega kaasnevate teenuste pakkumuste saamise ja lisab need

lähetuste portaalis lähetuskorralduse juurde;

- välisesinduse juhile; - finantstöötajale lähetuskorralduse kontrollimiseks vastavalt valdkondlikule

pädevusele; 2) kinnitamiseks rahvusvahelise koostöö osakonna juhatajale.

2.8 EV alalisse esindusse (EVAE) NATO juures ja EV alalisse esindusse Euroopa Liidu (EVAE EL) juures lähetatud välisteenistuja lähetuskorraldus suunatakse lähetuste portaalis:

1) kooskõlastamiseks:

- esinduse vanemreferendile, kes kontrollib, et lähetuskorralduses oleks märgitud

kõik nõutavad ja vajalikud andmed ning korraldab sõidupiletite, majutuse ja

teiste lähetusega kaasnevate teenuste pakkumuste saamise ja lisab need lähetuste

portaalis lähetuskorralduse juurde;

- vastavalt kas EVAE NATO juures suursaadikule või EVAE EL juures juhi

asetäitjale haldusküsimustes;

- NATO ja Euroopa Liidu osakonna (NEO) juhatajale või kaitsetalituse

direktorile, juhul kui ta on määratud vastava eelarvekonto kulujuhiks ja ta ei ole

lähetuskorralduse kinnitaja;

- finantstöötajale lähetuskorralduse kontrollimiseks vastavalt valdkondlikule

pädevusele;

2) kinnitamiseks:

- kaitsetalituse direktorile EVAE NATO juures teenistujate osas. Kaitsetalituse

direktori lähetuskorralduse kinnitab NEO juhataja;

- NEO juhatajale EVAE EL juures teenistujate ja kaitsetalituse direktori osas.

2.9 Lähetuskorralduse alusel on lähetataval õigus saada avansina lähetuse päevaraha ning

avanssi lähetatava enda poolt makstavate lähetuskulude katmiseks. Avansi maksmine on

võimalik, kui lähetuskorraldus on kinnitatud vähemalt kolm (3) tööpäeva enne lähetuse algust.

Avanssi ei maksta varem kui viis (5) tööpäeva enne lähetuse algust.

2.10 Kui lähetataval on eelmisest lähetusest tagastamata ettemakse jääk või esitamata

lähetuskulude aruanne, võib finantstöötaja keelata enne lähetust avansi maksmise.

2.11 Pereliikme lähetusse kaasa võtmist ei hüvitata. Erandina hüvitatakse ministri ja kantsleri

abikaasa sõidu- ja majutuskulud ning reisikindlustus, kui kutsele on märgitud, et oodatakse

ministrit või kantslerit koos abikaasaga. Sama kehtib erandina ka kaitseatašeede ja EVAE

NATO juures kaitsetalituse direktori osas, kes on saanud kutse osaleda üritusel koos abikaasaga.

Abikaasa viibimine lähetuses märgitakse ka lähetuskorraldusele. Kaitseatašee

ettevalmistusperioodil abikaasa lähetuskulusid ei hüvitata.

2.12 Kinnitatud lähetuskorralduse muutmiseks avab lähetuste konsultant või juhiabi

lähetuste portaalis lähetuskorralduse, sisestab muudetud andmed ning esitab uuendatud

lähetuskorralduse kooskõlastamiseks ja kinnitamiseks algse lähetuskorralduse kooskõlastanud

ja kinnitanud isikutele. Eelnev lähetuskorraldus saab lähetuste portaalis staatuse „Tühistatud“.

4 (7)

2.13 Kinnitatud lähetuskorralduse tühistamiseks avab lähetuste konsultant või juhiabi

lähetuste portaalis lähetuskorralduse, esitab tühistamisdokumendi kooskõlastamiseks ja

kinnitamiseks lähetuskorralduse kooskõlastanud ja kinnitanud isikutele ning lisab info kulude

võimaliku tagasisaamise kohta.

2.14 Lähetuse muutmisel või tühistamisel muudab või tühistab lähetuste konsultant või

juhiabi kõik lähetusega seotud broneeringud. Enne lähetuskorralduse tühistamist välja makstud

avanss kuulub Kaitseministeeriumile tagasi maksmisele hiljemalt kolme (3) tööpäeva jooksul

lähetuskorralduse tühistamisest arvates.

2.15 Lähetuse tühistamisel lähetatu terviserikke tõttu on lähetatu kohustatud esitama

arstitõendi haigestumise või õnnetusjuhtumi kohta või muu meditsiinilise dokumendi, mis on

kindlustusandja poolt nõutav kindlustushüvitise maksmiseks. Kui kindlustushüvitis jääb

saamata eelnimetatud dokumendi esitamata jätmise tõttu, on lähetatu kohustatud hüvitama

ministeeriumile tekkinud kulud.

2.16 Lähetuse tühistamisel lähetuskorraldust ei kustutata.

2.17 Lähetuskorraldust ei muudeta, kui lähetuses viibitud päevade arv muutub teenistujast

sõltumatutel asjaoludel (nt lennutöötajate streik, ilmaolud, lendude hilinemised) ning see ei too

endaga kaasa täiendavaid kulusid sõidu- ja majutuskuludele. Kuluaruandes tuleb sel juhul

kajastada päevaraha plokis õige lähetuse päevade arv ja lisainfo kommentaari väljale kirjutada

muudatuse põhjus.

2.18 Lähetuskorraldus säilitatakse lähetuste portaalis.

3 Aruandlus

3.1 Lähetatu esitab viie (5) tööpäeva jooksul pärast lähetusest saabumist vahetule juhile ja

teadmisvajadustega inimestele ülevaate lähetuse tulemusena saadud informatsiooni, järelduste,

edasiste tegevuste jms kohta. Üldjuhul esitatakse ülevaade kirjalikku taasesitamist võimaldavas

vormis.

3.2 Ürituse korral, kuhu lähetati ministeeriumist kahe- või enamaliikmeline delegatsioon,

koostab ülevaate delegatsiooni juhi määratud teenistuja koostöös teiste lähetatutega.

Delegatsiooni juhi puudumisel lepivad teenistujad omavahel kokku isikus, kes koostab ühise

ülevaate.

3.3 Juhul, kui lähetatu on ületanud ülevaate esitamise tähtaega enam kui viis (5) tööpäeva,

on vahetul juhil õigus mitte kooskõlastada tema järgmisi lähetuskorraldusi ja seda kuni ülevaate

esitamise kohustuse täitmiseni.

3.4 Viie (5) tööpäeva jooksul lähetusest naasmisest esitab teenistuja lähetuste portaalis

lähetuse kuluaruande kooskõlas korra lisa 1 II peatükis tooduga. Erandina ei esita kuluaruannet

lähetuste portaali kaudu välisteenistuja, välja arvatud välisteenistuja EVAE NATO või EL

juures, kes kajastab tekkinud kulud igakuiselt esitatavas kuluaruandes.

3.5 Lähetuse kuluaruandes märgib teenistuja isiklikust rahast tasutud lähetuskulu ning lisab

kuluaruandele kulu tõendavad dokumendid ja maksekorralduse, kui arvelt ei nähtu selle

tasumine.

3.6 Isikliku sõiduki lähetuses kasutamise korral lisab lähetatav lähetuse kuluaruandele korra

lisas 2 toodud vormi koos sellel nõutud andmetega, lisades kulu tõendavad dokumendid.

Lähetatav vastutab esitatud andmete õigsuse eest.

5 (7)

3.7 Välisvaluutas tehtud kulutused hüvitatakse eurodes kuludokumendil oleva või

lähetusele järgneval tööpäeval kehtinud Euroopa Keskpanga päevakursi alusel või lähetatu

pangaväljavõtte alusel. Kursivahest tulenev lisakulu hüvitatakse kulu tõendava dokumendi

alusel (näiteks valuuta ostu tšekk või kaardimakse korral pangaväljavõte, millel on märgitud

valuuta ostukurss).

3.8 Esitatud lähetuse kuluaruande kontrollib ja kooskõlastab finantstöötaja.

3.9 Kui esitatud lähetuse kuluaruande kulud ületavad lähetuskorraldusega kinnitatud

kulusid kokku rohkem kui seitsmekümne viie (75) euro võrra, suunab finantstöötaja

kuluaruande lähetuskorralduse kinnitajale täiendavaks kooskõlastamiseks.

3.10 Kui lähetatu hilineb lähetuse kuluaruande esitamisega rohkem kui nädala, saadab

finantstöötaja talle teavituse aruande esitamise tähtaja möödumise kohta. Kui kuluaruande

viibimist ei põhjendata ega esitata seda järgneva kuu jooksul, on finantstöötajal õigus esitada

lähetuse kuluaruanne päevaraha ning ostuarvete alusel tasutud kulude kohta, jättes lähetatu

poolt tasutud kulud arvestamata.

3.11 Lähetuste kuluaruanded säilitatakse lähetuste portaalis.

4 Päevaraha hüvitamise määrad ja tingimused

4.1 Päevaraha makstakse lähetatavale välislähetuse korral viiskümmend (50) eurot päevas

välislähetuse esimese viieteistkümne (15) kalendripäeva kohta, kuid mitte rohkem kui

viieteistkümne (15) kalendripäeva eest kalendrikuus ning kolmkümmend kaks (32) eurot iga

järgneva kalendripäeva kohta. Päevaraha ei maksta välisteenistujale, pikaajalises välislähetuses

olevale teenistujale ega riigisisese lähetuse korral.

4.2 Päevaraha makstakse väljasõidu päeva eest, kui välisriiki suunduv sõiduk väljub

hiljemalt kell 21.00. Välislähetusest saabumise päeva eest makstakse päevaraha, kui sõiduk

saabub pärast kella 3.00.

4.3 Lähetatava päevaraha määra vähendatakse:

1) 70%, kui lähetuskohas viibimise ajal tagatakse lähetatavale tasuta toitlustamine;

2) 50%, kui lähetatavale tagatakse lähetuses kaks tasuta toidukorda päevas.

4.4 Toitlustamis- ja muud kulud lennukis, laeval ja hotellis ei kuulu hüvitamisele, välja

arvatud hommikusöök, kui see kuulub vaikimisi laevapileti või hotellimajutuse maksumuse

sisse.

4.5 Kui lähetatavale maksab päevaraha muu isik või asutus, on lähetatav kohustatud esitama

Kaitseministeeriumile muu isiku või asutuse kinnituse päevaraha maksmise kohta või ise

kinnitama selle saamist. Kaitseministeeriumi poolt hüvitatakse punktis 4.1 sätestatud päevaraha

määra ja muu isiku või asutuse poolt makstava summa vahe.

5 Sõidukulude hüvitamise määrad ja tingimused

5.1 Lähetuse sõidukuluks loetakse kulu, mida lähetatav teeb transpordile lähetuskohta

suundumiseks, lähetuskohas ja lähetuskohast alalisse teenistuskohta naasmiseks.

5.2 Lähetuse sõidukulu hüvitatakse arve ja sõidupileti või muu kulu tõendava dokumendi

alusel. Lähetatavale hüvitatakse dokumentaalselt tõendatud, ainult lähetusega seotud sõidukulu.

6 (7)

5.3 Sõidupileti kuupäevad lähetuskohta ja tagasi peavad ühtima lähetuse algus- ja

lõppkuupäevaga. Kui teenistuja soovib lähetusse sõita või lähetusest naasta kuupäevadel, mis

ei vasta lähetuskorralduses märgitule, tuleb võtta reisibüroodelt pakkumused nii soovitud kui

ka tegeliku lähetuse kuupäevadeks. Kui teenistuja soovitud ajal osutuvad lennud kallimaks,

hüvitab lähetatav hinnavahe.

5.4 Pileti ettetellimise kulu hüvitatakse vastava kuludokumendi alusel või sõidupiletile

tehtud vastava märkuse põhjal.

5.5 Üldjuhul vormistatakse lähetatavale mitte-paindlik turistiklassi lennupilet ja tavaklassi

laevapilet. Paindlik lennupilet (economy flex) vormistatakse juhul, kui täidetud on vähemalt üks

alljärgnevatest tingimustest:

1) lend kestab vahemaandumiseta kauem kui neli tundi;

2) sihtkohta lendamisel tehakse kaks või enam ümberistumist;

3) lähetutakse rahvusvahelise sõjalise operatsiooni piirkonda;

4) ürituse toimumise kuupäevad võivad muutuda;

5) lähetatav ei ole piletite broneerimise vajaduse ajaks nimeliselt teada;

6) lähetutakse ministeeriumivälise delegatsiooni koosseisus;

7) mitte-paindlikud turistiklassi piletid on välja müüdud.

5.6 Punkti 5.5 rakendamisel võib erandeid teha kantsleri või ministri otsusega. Sellisel juhul

suunatakse lähetuskorraldus kantslerile või ministrile kinnitamiseks.

5.7 Isikliku sõiduauto lähetuses kasutamise kulu hüvitatakse kulu tõendava dokumendi ja

korra lisas 2 toodud vormil esitatud andmete alusel. Hüvitatakse ainult konkreetse lähetusega

otseselt seotud kulu: kütus, parkimiskulu, teemaks, laevapilet vms. Põhjendatud juhul

hüvitatakse lähetuse perioodiks eraldi ostetav auto kindlustuspoliis. Remondi- ja hoolduskulu

ei hüvitata.

5.8 Kütusekulu hüvitatakse vastavalt lähetuse jooksul läbitud teekonnale, arvestades

sõiduki keskmist kütusekulu, kuid mitte rohkem kui 10 liitrit 100 km kohta. Kulu hüvitatakse

kuludokumentide alusel.

5.9 Kütusekulu hüvitatakse ka juhul, kui kütust on tangitud kuni viis (5) päeva enne lähetuse

algus- või lõpukuupäeva.

5.10 Kui lähetusse siirdumisel pargitakse isiklik sõiduauto lennujaama või sadamaterminali

parklasse, hüvitatakse lähetuskorraldusega kinnitatud isikliku sõiduauto parkimiskulu, kui see

on majanduslikult soodsam või samaväärne taksoteenuse kasutamisega.

5.11 Rendiauto kasutamise kulu hüvitatakse, kui see on põhjendatud (sihtkohast mõistlikul

kaugusel puudub rahvusvaheline lennujaam või muu kuluefektiivne ühistranspordi kasutamise

võimalus) ning lähetuskorraldusega kinnitatud.

6 Majutuskulude hüvitamise määrad ja tingimused

6.1 Majutuskulu piirmäär välislähetuse korral on ükssada kaheksakümmend (180) eurot

ööpäevas ja riigisisese lähetuse korral sada (100) eurot ööpäevas. Piirmäärast kallima

majutuskulu kohta lisab lähetatav lähetuskorraldusele selgituse.

6.2 Lähetatavale hüvitatakse majutuskulu tema poolt tasutud ja esitatud arve alusel.

Majutusasutuste poolt kohaldatav linnamaks arvestatakse majutuskulu hulka.

7 (7)

7 Lisakulutuste hüvitamise määrad ja tingimused

7.1 Lähetusega kaasnev muu mõistlik kulu (nt pagasivedu, sideteenus vms) hüvitatakse

lähetatavale kulu tõendava dokumendi alusel.

7.2 Lähetuses viibitud puhkepäevad kompenseeritakse lähetatule vabade päevade

andmisega kokkuleppel vahetu juhiga. Vabad päevad antakse võimalusel vahetult pärast

lähetust, kuid mitte hiljem kui üks (1) kuu pärast lähetuse lõppemist. Samuti võib vahetu juht

anda teenistujale puhkepäeva või rakendada tavapärasest erineva tööajanormi lähetusele

järgneval tööpäeval, kui teenistuja saabub lähetusest öösel või varahommikul.

7.3 Riigipühal lähetuses viibitud päevad kompenseeritakse teenistujale vastavalt

kaitseministri kehtestatud Kaitseministeeriumi ja ministeeriumi valitsemisala ametiasutuste

palgajuhendis sätestatud korrale.

8 Lõppsätted

8.1 Tunnistan kehtetuks kaitseministri 24.01.2022 käskkirja nr 12 „Kaitseministeeriumi

lähetuste korra kehtestamine“.

8.2 Käskkiri teha teatavaks kõikidele ministeeriumi teenistujatele.

(allkirjastatud digitaalselt)

Hanno Pevkur

Minister

1

Lisa 1

Kaitseministeeriumi lähetuste korra juurde

Lähetuskorralduse ja lähetuse kuluaruande vormistamine

I Lähetuskorralduse algatamine lähetatava poolt

1. Lähetuskorralduse alustamisel täidab lähetatav järgmised andmed:

1.1 lähetuse nimetus – lähetuse lühike, kokkuvõttev nimetus;

1.2 lähetuse algus- ja lõppkuupäevad;

1.3 lähetuse liik- valida valikust vastavalt lähetuse liigile kas siselähetus või välislähetus.

1.4 lähetatavaid –

1) vaikimisi on märgitud „Üks“ ehk üksikisiku lähetus;

2) „Mitu (ühislähetus)“ märgitakse, kui samas lähetuses osaleb mitu isikut. Selle valiku

korral jagatakse lähetuskorralduse vormil lähetuse üldiseid andmeid, kuid kulude bloki

peab täitma ja lähetuskorralduse menetlusse saatma iga lähetatav eraldi.

2. Vahelehel „Üldandmed“ täidab lähetatav järgmised väljad:

2.1 eesmärk ja ülesanne;

2.2 sihtkoha riik ja sihtkoht (linn või asukoht);

2.3 ürituse info:

1) vastuvõtja – vastuvõtja asutus või organisatsioon;

2) väljale „Lisainfo ja märkused“ märgitakse informatsioon selle kohta, kui kulud

hüvitatakse täielikult või osaliselt vastuvõtja asutuse või organisatsiooni (näiteks

Euroopa Liidu Nõukogu) poolt ning ürituse toimumise kuupäevad;

3) manusena lisatakse ürituse kutse.

2.4 Valikuaknas „Reisikorraldaja pakkumised“, vahelehel „Reisiteenuste vajadused“ :

1) Transport - kasutatav transpordi liik, reisi algus- ja sihtkoht, kuupäev, muu reisi

broneerimiseks vajalik info;

2) Majutus – sobiv piirkond, muu vajalik info majutuse broneerimiseks;

3) Kindlustus – reisikindlustus, perioodi kuvab lähetuse info alusel, kui lähetatavale on

eelnevalt vormistatud aastane reisikindlustus, siis seda välja ei täideta.

3. Vahelehel „Lähetatav“:

1) kui lähetusse sõiduks kasutatakse sõiduautot, tehakse vastav märge väljal „sõiduauto

kasutamine“;

2) asendaja määramine ei ole kohustuslik.

2

4. Vahelehel „Lähetuse kulud“ lisab lähetatav järgmised andmed:

1) kui lähetuse sõidukulud on hüvitatavad Euroopa Liidu Nõukogu poolt, valitakse

rippmenüüst „ELN töögrupp“ töögrupp, mille raames kohtumine toimub;

2) kui lähetust finantseeritakse mingist toetusest või projektist, valitakse rippmenüüst

„Toetus/projekt“;

3) kulud, mille lähetatav tasub lähetuskohas isiklikest vahenditest, lisatakse vajutades nupul

„Lisa kulurida“. Kulude makseviisiks valitakse „Lähetatav maksab ise“;

4) kulude puhul, mis tasutakse ministeeriumi väljastatud krediitkaardiga, valitakse

makseviisiks „Asutuse pangakaart“; kulude puhul, mille ministeerium tasub arve alusel,

valitakse makseviisiks „Ostuarvega“;

5) kui lähetus toimub riiki, mille ametlik valuuta ei ole euro ning kulud tuleb eeldatavalt

tasuda lähetuse sihtkoha valuutas, märgitakse veergu „Maksumus“ summa sihtkoha

valuutas. Süsteem teeb ümberarvestused eurodesse automaatselt;

6) soovitav avansisumma, mis ei saa olla suurem, kui isiklikest vahenditest tehtava kulu ja

lähetuse päevaraha summa kokku.

5. Kui punktides 1-4 märgitud andmed on lähetatava poolt sisestatud, on lähetuskorraldus

valmis esitamiseks. Kooskõlastusring on eeltäidetud (vajadusel võimalik muuta). Väljale

„Dokumendi kinnitamisest teavitatavad isikud“ sisestatakse lähetuste konsultandi nimi.

6. Lähetuskorralduse kooskõlastamine ja kinnitamine toimub vastavalt korra punktides 2.4 ja

2.5 toodule. Välisteenistuja lähetuskorralduse kooskõlastamine ja kinnitamine toimub

vastavalt korra punktides 2.7 ja 2.8 toodule.

II Kuluaruande esitamine

1. Lähetusest naasmisele järgneval tööpäeval genereerib iseteenindusportaal lähetatavale

lähetuse kuluaruande esitamise tööülesande.

2. Lähetatav sisestab lähetuse kuluaruande vahelehel „Lähetuse kulud“ kõik lähetusega seotud

kulud, mis tal tuli tasuda isiklikest vahenditest (sh ka avansist) valides makseviisiks

„Lähetatav maksab ise“.

3. Vajadusel korrigeeritakse lähetuskorraldusse märgitud ja lähetuskulude aruandesse

automaatselt üle kantud eeldatavate kulude summad vastavalt tegelikule kulule.

4. Lähetuskulud märgitakse lähetuse kuluaruandesse kuludokumendil olevas valuutas,

ümberarvestuse eurodesse teeb süsteem automaatselt.

5. Lähetuse kuluaruandele lisatakse manusena kõik kulu tõendavad dokumendid.

Kuludokumendid võib lisada ühe failina ning mõõtmetelt väikesed dokumendid (nt

kassatšekid, bussipiletid) võib skaneerida ühe A4 suuruse leheküljena. Kui kuludokumendilt

ei selgu selle tasumine, lisatakse juurde maksekorraldus.

6. Isikliku sõiduauto lähetuses kasutamise korral lisatakse lähetuse kuluaruandele täidetud

andmetega lähetuste korra lisa 2 ning kulu tõendavad dokumendid

3

7. Euroopa Liidu Nõukogu töös osalenud lähetatav on kohustatud lisama manusesse eraldi

failina lennupiletite pardakaardid ning ürituse kutse.

8. Kui kõik lähetuse kuluaruande väljad on täidetud ja lähetuskulude aruanne salvestatud,

esitatakse lähetuskulude aruanne kooskõlastamiseks finantstöötajale ja raamatupidajale

(vaikimisi määratud).

1

Lisa 1

Kaitseministeeriumi lähetuste korra juurde

Lähetuskorralduse ja lähetuse kuluaruande vormistamine

I Lähetuskorralduse algatamine lähetatava poolt

1. Lähetuskorralduse alustamisel täidab lähetatav järgmised andmed:

1.1 lähetuse nimetus – lähetuse lühike, kokkuvõttev nimetus;

1.2 lähetuse algus- ja lõppkuupäevad;

1.3 lähetuse liik- valida valikust vastavalt lähetuse liigile kas siselähetus või välislähetus.

1.4 lähetatavaid –

1) vaikimisi on märgitud „Üks“ ehk üksikisiku lähetus;

2) „Mitu (ühislähetus)“ märgitakse, kui samas lähetuses osaleb mitu isikut. Selle valiku

korral jagatakse lähetuskorralduse vormil lähetuse üldiseid andmeid, kuid kulude bloki

peab täitma ja lähetuskorralduse menetlusse saatma iga lähetatav eraldi.

2. Vahelehel „Üldandmed“ täidab lähetatav järgmised väljad:

2.1 eesmärk ja ülesanne;

2.2 sihtkoha riik ja sihtkoht (linn või asukoht);

2.3 ürituse info:

1) vastuvõtja – vastuvõtja asutus või organisatsioon;

2) väljale „Lisainfo ja märkused“ märgitakse informatsioon selle kohta, kui kulud

hüvitatakse täielikult või osaliselt vastuvõtja asutuse või organisatsiooni (näiteks

Euroopa Liidu Nõukogu) poolt ning ürituse toimumise kuupäevad;

3) manusena lisatakse ürituse kutse.

2.4 Valikuaknas „Reisikorraldaja pakkumised“, vahelehel „Reisiteenuste vajadused“ :

1) Transport - kasutatav transpordi liik, reisi algus- ja sihtkoht, kuupäev, muu reisi

broneerimiseks vajalik info;

2) Majutus – sobiv piirkond, muu vajalik info majutuse broneerimiseks;

3) Kindlustus – reisikindlustus, perioodi kuvab lähetuse info alusel, kui lähetatavale on

eelnevalt vormistatud aastane reisikindlustus, siis seda välja ei täideta.

3. Vahelehel „Lähetatav“:

1) kui lähetusse sõiduks kasutatakse sõiduautot, tehakse vastav märge väljal „sõiduauto

kasutamine“;

2) asendaja määramine ei ole kohustuslik.

2

4. Vahelehel „Lähetuse kulud“ lisab lähetatav järgmised andmed:

1) kui lähetuse sõidukulud on hüvitatavad Euroopa Liidu Nõukogu poolt, valitakse

rippmenüüst „ELN töögrupp“ töögrupp, mille raames kohtumine toimub;

2) kui lähetust finantseeritakse mingist toetusest või projektist, valitakse rippmenüüst

„Toetus/projekt“;

3) kulud, mille lähetatav tasub lähetuskohas isiklikest vahenditest, lisatakse vajutades nupul

„Lisa kulurida“. Kulude makseviisiks valitakse „Lähetatav maksab ise“;

4) kulude puhul, mis tasutakse ministeeriumi väljastatud krediitkaardiga, valitakse

makseviisiks „Asutuse pangakaart“; kulude puhul, mille ministeerium tasub arve alusel,

valitakse makseviisiks „Ostuarvega“;

5) kui lähetus toimub riiki, mille ametlik valuuta ei ole euro ning kulud tuleb eeldatavalt

tasuda lähetuse sihtkoha valuutas, märgitakse veergu „Maksumus“ summa sihtkoha

valuutas. Süsteem teeb ümberarvestused eurodesse automaatselt;

6) soovitav avansisumma, mis ei saa olla suurem, kui isiklikest vahenditest tehtava kulu ja

lähetuse päevaraha summa kokku.

5. Kui punktides 1-4 märgitud andmed on lähetatava poolt sisestatud, on lähetuskorraldus

valmis esitamiseks. Kooskõlastusring on eeltäidetud (vajadusel võimalik muuta). Väljale

„Dokumendi kinnitamisest teavitatavad isikud“ sisestatakse lähetuste konsultandi nimi.

6. Lähetuskorralduse kooskõlastamine ja kinnitamine toimub vastavalt korra punktides 2.4 ja

2.5 toodule. Välisteenistuja lähetuskorralduse kooskõlastamine ja kinnitamine toimub

vastavalt korra punktides 2.7 ja 2.8 toodule.

II Kuluaruande esitamine

1. Lähetusest naasmisele järgneval tööpäeval genereerib iseteenindusportaal lähetatavale

lähetuse kuluaruande esitamise tööülesande.

2. Lähetatav sisestab lähetuse kuluaruande vahelehel „Lähetuse kulud“ kõik lähetusega seotud

kulud, mis tal tuli tasuda isiklikest vahenditest (sh ka avansist) valides makseviisiks

„Lähetatav maksab ise“.

3. Vajadusel korrigeeritakse lähetuskorraldusse märgitud ja lähetuskulude aruandesse

automaatselt üle kantud eeldatavate kulude summad vastavalt tegelikule kulule.

4. Lähetuskulud märgitakse lähetuse kuluaruandesse kuludokumendil olevas valuutas,

ümberarvestuse eurodesse teeb süsteem automaatselt.

5. Lähetuse kuluaruandele lisatakse manusena kõik kulu tõendavad dokumendid.

Kuludokumendid võib lisada ühe failina ning mõõtmetelt väikesed dokumendid (nt

kassatšekid, bussipiletid) võib skaneerida ühe A4 suuruse leheküljena. Kui kuludokumendilt

ei selgu selle tasumine, lisatakse juurde maksekorraldus.

6. Isikliku sõiduauto lähetuses kasutamise korral lisatakse lähetuse kuluaruandele täidetud

andmetega lähetuste korra lisa 2 ning kulu tõendavad dokumendid

3

7. Euroopa Liidu Nõukogu töös osalenud lähetatav on kohustatud lisama manusesse eraldi

failina lennupiletite pardakaardid ning ürituse kutse.

8. Kui kõik lähetuse kuluaruande väljad on täidetud ja lähetuskulude aruanne salvestatud,

esitatakse lähetuskulude aruanne kooskõlastamiseks finantstöötajale ja raamatupidajale

(vaikimisi määratud).