Vastus selgitustaotlusele

ERAELU KAITSE JA RIIGI LÄBIPAISTVUSE EEST

Tatari 39 / 10134 Tallinn / 627 4135 / [email protected] / www.aki.ee

Registrikood 70004235

Lp Kai Siinmaa

Baltic HC Solutions

[email protected]

Teie 25.01.2026 Meie 17.02.2026 nr 2.2-9/26/304-2

Vastus selgitustaotlusele

Andmekaitse Inspektsioon (AKI) sai Teie selgitustaotluse, milles küsite milliseid andmeid võib

koguda puhkuste planeerimiseks. Küsimus puudutab eelkõige õigust planeerida puhkust

koolivaheaegadel ja lapsepuhkust. Soovite teada, kas tööandjal on õigus küsida laste sünniaegu

või tõendavaid dokumente ning milline oleks lubatud ja õiguspärane andmete kogumise praktika.

Esmalt selgitame, et AKI saab anda õigusalaseid selgitusi inspektsiooni tegevuse aluseks olevate

õigusaktide kohta, mis ei hõlma õigusnõu andmist. Konkreetsete lahenduste ja võimaluste

arutamisele saab vajadusel kaasata õigusnõustaja (advokaat, jurist). Seetõttu selgitame

isikuandmete töötlemise üldiseid nõudeid.

Üldpõhimõttena lähtutakse tulenevalt isikuandmete kaitse üldmäärusest (IKÜM)1 sellest, et

tööandja võib koguda ja töödelda üksnes neid andmeid, mis on töökorralduse seisukohalt

vältimatult vajalikud ning proportsionaalsed2. Töölepingu seadus näeb ette mitmesuguseid töötaja

isikust3 ja tema perekondlikest seostest tulenevaid puhkusi, nn eripuhkusi. Näiteks on töötajal

võimalik saada puhkust lapse sündimise või lapsendamine puhul; lapse kasvatamiseks; seoses

töötaja lähedase isiku hooldamisega jm. Tööandja puhkuse andmise kohustuse täitmiseks peab tal

olema vajalik teave, et oma kohustusi korrektselt täita.

Töötaja peab tööandja soovil teavitama tööandjat töösuhtega seotud olulistest asjaoludest, mille

vastu on tööandjal õigustatud huvi4. Siin kehtivad kaks põhimõtet: esiteks peab tööandja ise

algatama vajalike andmete kogumise, küsides ainult neid andmeid, mis on töökorralduse

seisukohalt vajalikud. Teiseks on töötajal kohustus anda tööandjale andmeid, mille osas on

tööandjal õigustatud huvi. Lisaks peab õigustatud huvi alusele5 tuginedes silmas pidama seda, et

kui tööandjal on huvi töötaja isikuandmete töötlemise vastu, ei tähenda see veel, et ta saaks

automaatselt tugineda õigustatud huvi alusele. Vastutava töötleja huvi õigustatus on vaid

lähtepunkt ehk üks elementidest, mida tuleb analüüsida ning see, kas õigustatud huvi alusele saab

tugineda, sõltub tööandja ja töötaja huvide tasakaalustamise tulemusest.

Lisaks peab töötaja täitma oma kohustusi tööandja vastu lojaalselt.6 Lojaalsuskohustus tähendab,

et lepinguga võetud kohustus on täitmiseks ning kohustus tuleb täita vastavalt lepingule või

1 Euroopa Parlamendi ja Nõukogu määrus (EL) 2016/679, 27. aprill 2016,füüsiliste isikute kaitse kohta isikuandmete

töötlemisel ja selliste andmete vaba liikumise ning direktiivi 95/46/EÜ kehtetuks tunnistamise kohta (isikuandmete

kaitse üldmäärus) 2 Vt IKÜM art 5 3 Sh näiteks nn soodustatud isikud TLS § 69 lg 7 mõttes. 4 TLS § 15 lg 2 p 8 5 IKÜM art 6 lg 1 punkt f 6 TLS § 15 lg 1

2 (2)

seadusele, lähtudes hea usu ja mõistlikkuse põhimõttest ning võttes arvesse tavasid ja

praktikat. Seega peaks töötajad puhkuste ajakava koostamisel esitama andmeid heas usus.

Märgime lisanduvalt, et puhkuse ajakavasse peab olema märgitud peamiselt põhipuhkused, mitte

eripuhkused7 . Eripuhkused võidakse kanda puhkuse ajakavasse poolte kokkuleppel.

Kui töötaja soovib eripuhkusi kasutada, peab ta teavitama tööandjat puhkuse kasutamise soovist

ning olenevalt puhkuse iseloomust võib esinda ka vajadus tööandjat teavitada puhkuse saamist

õigustavast asjaolust. Eripuhkuste nagu lapsepuhkuse, puudega lapse vanema puhkuse,

emapuhkuse ja isapuhkuse ja lapsendajapuhkuse planeerimine toimub Sotsiaalkindlustusameti

(SKA) iseteeninduses ning teavitus soovitud puhkuse perioodide kohta edastatakse tööandja e-

postile.8 Nende puhkuste puhul kontrollib SKA puhkuse saamise õiguse aluseks olevaid asjaolusid

ning teavitab tööandjat töötaja õigusest puhkust saada ning seetõttu on üldjuhul ülemäärane

tööandja nõue töötajale esitada selliste puhkuse saamise tõendamiseks veel lisanduvalt dokumente,

sest tööandjal ei ole sellisel juhul puhkuse saamise asjaolude kontrollimise

vajadust. Küll aga näiteks vanemapuhkusele9 jäämise sooviavaldus tuleb esitada otse tööandjale.

Sel juhul võib olla vajalik ka tööandjale puhkuse saamist õigustavat teavet esitada. Küll aga juhib

AKI siinkohal tähelepanu, et tegemist on töötaja tundlike andmetega ning andmete töötlemisel

peab seetõttu eriti hoolas olema. Puhkuse õiguse tõendamisel tuleks lähtuda andmete minimaalse

ja eesmärgipärase töötlemise põhimõtetest10, st kui piisab andmetest, mis kinnitavad aluse

olemasolu, nt kui piisab lapse sünniajast, siis ei tohiks küsida igaks juhuks täiendavaid andmeid

või dokumente.

Kokkuvõttes, tööandjal ei ole õigust koguda töötajate laste sünniaegu või puhkuse alust tõendavaid

dokumente püsiva personaliandmestikuna. Tegemist on töötaja perekonna- ja eraelu puudutavate

isikuandmetega, mida ei ole vaja töölepingu tavapäraseks täitmiseks ega puhkuste üldiseks

planeerimiseks. Andmete kogumine peaks alati toimuma vajaduspõhiselt ning alles siis, kui töötaja

ise vastava õiguse kasutamist taotleb. Andmeid tuleks koguda võimalikult vähesel määral ja

vältida pikaajalist säilitamist. Puhkuse saamiseks vajalike andmete esitamise kord peaks sisalduma

töökorraldusreeglites või olema töölepingu osa, et andmete esitamine oleks töötajatele ettenähtav.

Selline lähenemine aitab hoida nii töötajate usaldust kui ka vastavust kehtivatele õigusnõuetele.

Puhkuste korraldamisega seonduvaid küsimusi on käsitletud täpsemalt SKA veebilehel ning

Tööinspektsiooni Tööelu portaalis.

Loodan, et vastusest on abi.

Lugupidamisega

Mari-Liis Uprus

jurist

peadirektori volitusel

7 TLS § 69 lg 2 8 TLS § 54 lg 4, Perehüvitiste seaduse § 6 lg 1 sätestab, et perehüvitiste taotlemiseks esitab sotsiaalseadustiku üldosa

seaduse § 3 lõikes 1 nimetatud isik (edaspidi taotleja) taotluse Sotsiaalkindlustusametile, Perehüvitise seaduse (PHS)

§ 46 lg 8 kohaselt sotsiaalkindlustusamet teatab tööandjale töötaja emapuhkuse, isapuhkuse, lapsendajapuhkuse,

lapsepuhkuse ja puudega lapse vanema lapsepuhkuse taotlusest, sealhulgas puhkuse algus- ja lõpukuupäeva. Tööandja

teavitab Sotsiaalkindlustusametit viie kalendripäeva jooksul, kui ta ei nõustu puhkuse andmisega taotlusel märgitud

kuupäevadel. 9 TLS § 62 10 IKÜM art 5 lg 1 punktid b ja c