Vabariigi Valitsuse määruse „Arhiivieeskiri“ eelnõu
seletuskiri
1. Sissejuhatus ja eesmärk
Määrus kehtestatakse arhiiviseaduse § 13 alusel.
Arhiivieeskiri kehtestatakse uue terviktekstina, sest kehtiv määrus vajab mitmeid tehnilisi ja sisulisi muudatusi, mille tegemisel on mõistlik kogu arhiivieeskirja tekst kaasajastada.
Arhiiviseaduse § 13 annab Vabariigi Valitsusele volituse kehtestada määrusega arhiivieeskiri, mis reguleerib ja täpsustab dokumentide hindamist ja arhivaalide säilitamist avalikku ülesannet täitva asutuse või isiku juures kuni üleandmiseni Rahvusarhiivi, üleandmise korda, nende säilitamist ja kaitset ning juurdepääsu korraldamist Rahvusarhiivi poolt. Kuna arhiiviseaduse § 11 sätestatud kohaliku omavalitsuse arhiivile laienevad arhiiviseaduses sätestatud nõuded arhivaalide säilitamisele, kaitsele ja kasutamisele ning neile juurdepääsule, reguleerib ja täpsustab käesolev arhiivieeskirja eelnõu (edaspidi eelnõu) nimetatud valdkondades ka kohaliku omavalitsuse arhiivide tööd.
Eeskirja peamine eesmärk on luua õiguslikud tingimused, mis korrastavad ja kaasajastavad arhiivivaldkonda, täpsustavad termineid ja lihtsustavad asutuste tööd. Loobutud on liigsest detailsusest (nt millised dokumendid asutus peab esitama hindamiseks, hindamisotsuse sisu kirjeldus, ehituslikud nõuded hoidlale jne) ning arvestatud on andmekogude ja digitaalarhivaalide eripäradest tulenevate vajadustega.
Eelnõu koostamisel on lähtutud halduskoormuse vähendamise põhimõttest ning püütud tagada, et kõik regulatsioonid oleks põhjendatud ja vajalikud. Kuna arhiivieeskirja sihtrühm on avalikku ülesannet täitvad asutused või isikud, siis eelnõu vastuvõtmisel väheneb haldusesisene halduskoormus. Avalikke ülesandeid mitte täitvate isikute, ettevõtjate või vabaühenduste halduskoormust eelnõu ei mõjuta.
Eelnõu kohaselt väheneb asutuste halduskoormus peamiselt seeläbi, et avalik arhiiv pakub ja arendab tsentraliseeritud elektroonilisi keskkondi, mis võimaldavad andmeid taaskasutada, ning võtab enda peale keerukamaid ülesandeid, nagu digitaalarhivaalide vormingute konverteerimine, migreerimine ja ka arhiiviskeemi koostamine. Valdavalt saavad asutused teavet hallata (sh hävitada) enda kehtestatud korra kohaselt ning seeläbi hallata arhiiviväärtuseta teavet säästlikult ja mõistlikult. Uusi nõudeid, mis asutustelt täiendavaid ressursse nõuaks, ei ole eelnõuga kehtestatud.
Määrusega tunnistatakse kehtetuks Vabariigi Valitsuse 22. detsembril 2011. a vastu võetud määrus nr 181 „Arhiivieeskiri“ (edaspidi ArhE), kuna teabe haldamine on muutunud suuresti digitaalseks, ning asutuste ülesannete täitmisel loodud ja saadud teave on eri kujul ja erinevates infosüsteemides, mitte ainult dokumendihaldussüsteemides. Töö traditsiooniliste dokumentidega on kehtivas ArhEs üle reguleeritud. Osa ArhE kirjapandust on liigselt detailne, osa aga kas minetanud tähtsuse või ei kata üha muutuvaid võimalusi ja vajadusi ega arvesta andmekogude eripäraga. Kuna teavet tekib üha enam, peab selle haldamisse ja arhivaalide haldamisse panustamine olema erinevatele osapooltele võimalikult lihtne ja efektiivne.
Eelnõu ja seletuskirja on ette valmistanud Haridus- ja Teadusministeeriumi õiguspoliitika osakonna õigusnõunik Kadi Mölder (735 0234;
[email protected]).
Eelnõu ja seletuskirja ettevalmistamisse on olnud kaasatud Rahvusarhiivi arhiivinõunik Hanno Vares (738 7540;
[email protected]), arhiivi- ja dokumendihalduse nõunik Pille Noodapera (693 8005;
[email protected]), Tartu kogumisosakonna juhataja Kaja Pullonen (740 0491;
[email protected]), Tartu kasutusosakonna juhataja Tõnis Türna (738 7516;
[email protected]), digitaalarhiivi digitaalse arhiveerimise valdkonnajuht Kaido Kivilaan (738 7513;
[email protected]), haldusbüroo jurist Renita Jõesalu (738 7538;
[email protected]), Tallinna Linnaarhiivi arendusjuht Lea Kõiv (645 7404;
[email protected]) ning Riigi Tugiteenuste Keskuse dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse osakonna juhataja Kristi Madismäe (663 1858;
[email protected]).
Eelnõu ja seletuskirja juriidilist kvaliteeti on kontrollinud Haridus- ja Teadusministeeriumi õiguspoliitika osakonna õigusnõunik Kadi Mölder (735 0234;
[email protected]).
2. Eelnõu sisu ja võrdlev analüüs
Määruse paragrahvid on parema jälgitavuse huvides jaotatud üheksa peatüki vahel, millest 2.-8. peatükk on otseselt arhiivinduslikud ja seotud arhiivihalduse protsessidega. 1. peatükk käsitleb eelnõu üldsätteid reguleerimisala ja mõistete näol ning 9. peatükk esitab eelnõu rakendamiseks vajalikud sätted. Eelnõu koosneb 22 paragrahvist. Eelnõul on üks lisa, mis on tehnilist laadi.
Eelnõu 1. peatükk (ÜLDSÄTTED) sätestab eelnõu reguleerimisala ja mõisted. Eelnõu reguleerimisala sättest on välja jäetud erisus avalik-õiguslikele või riigi- või kohaliku omavalitsuse muuseumidele ja raamatukogudele, haridus-, teadus- ja arendusasutustele ning sihtasutustele, sest arhiiviseaduse § 12 sätestatust juba tuleneb eeskirja võimalik kohaldamisala neile asutustele.
Eelnõu § 1 sätestab eelnõu reguleerimisala. Lõige 1 esitab arhiiviseaduses (§ 13) antud volitusnormi ja on ühtlasi aluseks eelnõu ülesehitusele. Volitusnormis otseselt nimetamata arhiivinduslikud valdkonnad nagu teabe liigitamine (ptk 2) ja teabe haldamine (ptk 3), loovad eeldused dokumentide hindamiseks ja arhivaalide üleandmiseks, seega on need käsitletavad kui dokumentide hindamist ja arhivaalide üleandmist täpsustavad valdkonnad.
Lõige 2 määratleb, et arhiivieeskiri kohaldub asutuse või isiku tegevuse käigus loodud või saadud dokumentides olevale teabele, sh andmekogudes olevale teabele. ArhS § 2 lõikes 1 toodud dokumendi määratlus sisuliselt kattub avaliku teabe seaduse § 3 lõikes 1 antud avaliku teabe tähendusega. Nii AvTSi avaliku teabe kui ka ArhSi dokumendi määratlus on väga lai ja hõlmab mis tahes kujul teavet, sh ka andmekogude andmeid. Kuna avalike arhiivide praktikas on aina enam tegemist andmete ja andmekogudega, on eelnõus kasutatud mõistet teave Seega kogu kultuuri ja ajalooväärtuslik teave, millele on antud arhiiviväärtus, peab saama hoitud ja säilitatud vastavalt arhiivieeskirjale olenemata teabe jäädvustamise viisist ja teabekandjast. Eesmärgiks on, et arhiiviväärtuslik teave ei jääks ühegi osapoole tähelepanu alt välja.
Lõige 3 täpsustab reguleerimisala loeteluga organisatsioonidest, kellele eelnõu kehtib. Nendeks on avalikud arhiivid, mille sisu määratletakse eelnõu mõistete jaotises (§ 2 punkt 2), ning avalikke ülesandeid täitvad asutused ja isikud. Nende hulka kuuluvad ka eraõiguslikud asutused ja isikud, kes täidavad avalikke ülesandeid.
Eelnõu § 2 määratleb olulisemad mõisted. Punkt 1 esitab arhiivinduses juurdunud kahese määratluse mõistele arhiiv. Arhiiv on eelnõu mõistes nii teabe terviklik kogum kui ka korrastus- ja kirjeldustasand. Mõiste määratlus pole senise seadusandlusega võrreldes sisuliselt muutunud. Punkt 2 täpsustab avaliku arhiivi sisulist määratlust.
Termin arhiivimoodustaja (punkt 3) on eelnõus vajalik selleks, et eristada neid asutusi ja isikuid, kus vastavalt arhiiviseaduse § 7 lõikele 1 võib tekkida arhiiviväärtusega teavet ehk arhivaale, muudest asutustest ja isikutest. Arhiivimoodustajad selgitab välja avalik arhiiv hindamise teel. Praktika kohaselt on ligi kolmandik kõikidest avalikke ülesandeid täitvatest asutustest ja isikutest arhiivimoodustajad. Arhiivimoodustaja tegevuse käigus loodud ja saadud arhivaalid antakse üle arhiivi, kui pole tegu arhiiviseaduse § 12 mainitud asutustega. Arhiivimoodustajale esitab eelnõu rangemad nõuded (nt liigitusskeemide kooskõlastamine, nõuded arhivaalide korrastamiseks ja kirjeldamiseks) kui muudele asutustele.
Punkt 4 esitab arhiiviteatise määratluse. Isikule arhiiviteatise väljastamine õiguste või tehingute tõendamiseks on riigilõivuga lõivustatav toiming, samas kui muul eesmärgil info vahendamine on tasuline teenus. Kuna eelnõu peamised sisupeatükid esitavad vaid nõudeid ja mitte selgitusi, on arhiiviteatise määratlus toodud § 2 mõistete alla.
Eelnõu 2. peatükk (TEABE LIIGITAMINE) esitab senisega võrreldes mõnevõrra muutunud nõuded teabe liigitamiseks, sh liigitusskeemi koostamiseks ja selle kooskõlastamiseks avaliku arhiiviga.
Eelnõu § 3 lõige 1 kohustab kõiki avalikke ülesandeid täitvaid asutusi ja isikuid analüüsima asutuse funktsioone, tööprotsesse ja nendega seotud toiminguid ning analüüsile tuginevalt liigitama ja haldama loodud ja saadud teavet.
Lõige 2 sätestab loetelu andmetest, mis analüüsi tulemusel peavad selguma. Eelnõus on kehtestatud andmekoosseis kõigile asutustele ja isikutele ühesugune. Iga asutus ja isik peab talle õigusaktidega pandud ülesannete, tööprotsesside ja selle dokumenteerimise analüüsi käigus välja selgitama funktsioonide ja sarjade nimetused ning seosed avaliku arhiivi hindamisotsusega ning lisaks põhifunktsiooni kirjelduse ja viite õigusaktile, mis annab volitusnormi (seadus, põhimäärus või muu regulatsioon) funktsiooni teostamiseks.
Lõikes 3 nähakse ette, et teabe liigitamise tulemusel valmiv liigitusskeem peab olema ajakohane ja hõlmama kogu asutuses loodud ja saadud teavet olenemata selle tüübist või liigist või teabekandjast. Arhivaali tüüp sõltub üldjuhul viisist, kuidas teavet edastatakse ja tajutavaks tehakse. Tüübid võivad olla näiteks fotod (teavet edastatakse kujutise vormis), struktureeritud andmed andmekogus (teave edastatakse päringute vormis), videod, helid, tekstidokumendid jne. Arhivaali liik seevastu sõltub sellest, millele see tõendust pakub. Arhivaali liikideks võivad olla näiteks asutuse juhi põhitegevuse käskkirjad, memod, koosolekute protokollid jne ning need sõltuvad vormitunnustest (milliseid vormielemente ja kuidas dokumendi loomisel kasutatakse). Asutuste põhifunktsioone koondav teave on suuresti andmekogudes, sest sel viisil on andmed paremini töödeldavad ja taaskasutatavad. Liigitusskeem on tihedalt seotud teiste arhiivieeskirja reguleerimisalasse kuuluvate valdkondadega (teabe haldamine, teabe hindamine, arhivaalide korrastamine ja kirjeldamine).
Lõikes 4 reguleeritakse andmed, mis tuleb liigitusskeemis esitada.
Lõike 5 kohaselt võib asutustele või isikutele välja töötada ühtse liigitusskeemi, mis võimaldab vähendada nii riigi- kui ka kohaliku omavalitsuse asutuste koormust teabe- ja arhiivihalduses. Mõeldud on ühe valitsemisala asutuste üheliigiliste asutuste gruppe (kohalikud omavalitsused, õppeasutused, kohtud jne). Ühtse liigitusskeemi loomise kaudu on võimalik ühtlustada teabe haldamist avalikus sektoris. Volitatud asutus võib olla näiteks ministeerium, riigi tugiteenuste keskus, linnade ja valdade liit vm organisatsioon. Ühtne liigitusskeem või antud juhised võimaldavad teavet kergemini hallata ühes dokumendihaldussüsteemis.
Lõike 6 kohaselt on liigitusskeemi kehtestajaks asutuse juht või tema poolt volitatud isik. Ühtse liigitusskeemi kasutamisel jääb kohustus liigituskeem asutuse vajadustele vastavaks kohandada asutusele endale.
Eelnõu § 4. Lõige 1 esitab arhiivimoodustajale või volitatud asutusele nõude esitada liigitusskeem kooskõlastamiseks avalikule arhiivile elektroonilise vastuvõtukeskkonna kaudu. Liigitusskeemi esitab kooskõlastamiseks asutus või isik, kes selle kehtestab. Rahvusarhiivil on loodud asutustega ja isikutega tööks elektrooniline vastuvõtukeskkond, milles toimub ka liigitusskeemide kooskõlastamine. Oluline on, et kogu teave koonduks elektroonilisse vastuvõtukeskkonda, kuna seal on võimalik juba sisestatud teavet korduvalt kasutada nii kirjelduste loomisel kui ka laiemalt arhivaalide üleandmiseks, mis lihtsustab asutuste ja isikute teabe- ja arhiivihaldurite tööd. Liigitusskeem on aluseks teabe hindamisele, haldamisele, aga ka tegevustele, mis on seotud arhivaalide üleandmisega.
Lõige 2 rakendub eelkõige siis, kui asutuse või isiku teabehaldusest tulenevalt on vajalik liigitusskeemi muutmine või uue skeemi väljatöötamine (nt võetakse kasutusele uus elektrooniline dokumendihaldussüsteem, asutuse funktsioonid on teisenenud vms). Sarnaselt kehtiva arhiivieeskirjaga täpsustatakse eelnõus konkreetselt juhud, mil arhiivimoodustaja oma liigitusskeemi arhiivile esitab.
Lõige 3 käsitleb liigitusskeemi kooskõlastamist. Kooskõlastuses väljendub arhiivi kinnitus selle kohta, et liigitusskeem vastab eeskirja nõuetele ning see on liigitusskeemi esitajale siduv.
Lõike 4 punktid 1 ja 2 sätestavad kooskõlastamise tavapärased tegevused. Täiendavalt on sätestatud, et avalik arhiiv kontrollib ka viiteid avaliku arhiivi hindamisotsustele (lõike 4 p 3), selleks, et oleks tagatud korrektne teave arhivaalide olemasolu kohta.
Lõike 5 kohaselt tuleb avalikul arhiivil liigitusskeemi kooskõlastamata jätmisel esitada asjakohane põhjendus.
Eelnõu 3. peatükk (TEABE HALDAMINE) koondab nõuded, mis tagavad teabe alalhoidmise asutuses ja käsitleb teabe haldamist avalikke ülesandeid täitvate asutuste ja isikute poolt enne nende üleandmist avalikku arhiivi. Arhiiviväärtuseta teabe haldamiseks esitatakse säästlikkusele ja mõistlikkusele keskenduvaid nõudeid, mis on kooskõlas üldiste arhiivinduslike põhimõtetega (§-d 3 ja 4). Täpsemad nõuded arhiiviväärtuseta teabe hoidmiseks asutuste ja isikute juures on sätestatud Vabariigi Valitsuse 25. mai 2017. a määrusega nr 88 „Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused“ (edaspidi TKTA).
Eelnõu § 5 lõige 1 sätestab, et peamised teabe haldamise nõuded asutuses tulenevad TKTA-st, millele eeskiri lisab nõudeid haldamiseks, mis on arhiivinduse spetsiifilised.
Lõige 2 seob omavahel liigitusskeemi ja ülevaate arhiivist. Asutusel ja isikul peab olema nii kogu teavet hõlmav avaliku arhiiviga kooskõlastatud liigitusskeem kui arhiiviülevaade.
Lõikega 3 sätestatakse olulisimad nõuded teabe hoidmisele ja kasutamisele. Teavet tuleb hallata viisil, mis tagab selle autentsuse, usaldusväärsuse, tervikluse ja kasutatavuse ega ohusta edasist säilimist.
Lõige 4 sätestab asutusele ja isikule erinõuded arhivaalide (arhiiviväärtusliku teabe) loomisele. Asutustel ja isikul tuleb kasutada arhiivipüsivusnõuetele vastavaid tehnoloogiaid ja materjale ning arhiivivorminguid. Arhiivipüsivate tehnoloogiate ja -materjalide all peetakse silmas eelkõige andmekandjate spetsiaalseid erisusi (erilistest komponentidest ja tehnoloogiatel valmistatud paberid, karbid ja pakkematerjal), aga ka tehnoloogilisi seadmeid ja nende tarvikuid (nt printerid, skännerid, printeri tindid jne). Nende kasutamine võimaldab vältida või vähendada arhivaalide võimaliku hävimise riske, mis võiksid realiseeruda teistsuguste materjalide ja tehnoloogiate kasutamisel ning hoida ära tarkvara vananemisega seotud riskide realiseerumist. See vähendab ka vajadust teha hilisemaid kulutusi (nii tegevusi kui soetusi) üle antud arhivaalide püsivaks säilitamiseks avalikus arhiivis. Digitaalarhivaalid tuleb luua määruse lisas nimetatud arhiivivormingus. Esiteks on oluline silmas pidada, et see nõue ei saa laieneda andmekogudele, sest need ei pea ega saagi olla loodud SIARD arhiivivormingus. Vastasel juhul ei saaks andmekogu täita neid funktsioone ja teenuseid, milleks see on loodud. Teiseks tuleb mõista, et nn registri tüüpi andmekogusid (näiteks nagu EDHSid) ei arhiveerita ka SIARD vormingus, vaid oluline on, et just nendes leiduv teave on arhiivipüsivas vormingus (näiteks pdf kujul protokollid). Arhiivinduslikult on arhivaalide arhiivivormingutes loomine eriti oluline. See hoiab kokku ressurssi hilisema konverteerimise arvelt ja vähendab oluliselt riski, mis on seotud teabe kasutuskõlbmatuks muutumisega. Praktikas jõuavad ometi arhiivi ka digitaalarhivaalid, mille loomisel arhiivipüsivusnõudeid pole arvestatud, kuid mis sisaldavad väärtuslikku teavet. Edasist tegevust nendega reguleerib eelnõu § 9 lõige 6. Rahvusarhiivi jätkuvaks kohustuseks on jagada avalikkusele ajakohast teavet (loetelu, juhise vm vormis) arhiivipüsivate tehnoloogiate ja -materjalide kohta.
Lõike 5 all on silmas peetud nii elektroonilisi dokumendihaldussüsteeme (EDHS) kui ka relatsioonilisi andmebaase. Nõue keskendub süsteemi funktsionaalsusele, mille kohaselt peab teave olema eksporditav vähemalt teabe avalikule arhiivile üleandmise hetkeks. Kuna tegemist on ressursimahuka nõudega, kehtib säte vaid neile süsteemidele, mis sisaldavad arhiiviväärtuslikku teavet. Andmete eksporditavuse vajadus tekib eelkõige juhtudel, kui vahetatakse andmebaasi platvormi, aga ka säilitustähtaja ületanud andmete hävitamisel ja avalikku arhiivi üleandmisel. Kui olemasoleval süsteemil võimekus puudub, on andmete eksporditavuse saavutamine tagantjärgi tehniliselt keeruline ja kulukas protsess ning Rahvusarhiivil on siin mitmeid kogemusi. Nõue on paremini realiseeritav juhtudel, kui andmekogusid või selle osasid alles kavandatakse ning nimetatud funktsionaalsus on süsteemi lõimitud. Dokumendihaldussüsteemide vahetusel või arhiiviväärtusliku teabe üleandmisel EDHSist avalikku arhiivi rakendub säte kooskõlas eeskirja § 9 lõikega 3. Rahvusarhiiv on oma infopaketi struktuurinõuded juba avaldanud. Relatsiooniliste andmebaaside puhul on teabehalduse seisukohast oluline eelkõige võimekus platvorme vahetada ehk migreerida ja vajadusel andmeid hävitada.
Arhiiviseadus sätestab, et avaliku ülesande täitmise käigus loodud või saadud arhivaalide Rahvusarhiivile üleandmisega seotud kulud, sealhulgas nende nõuetekohase korrastamise, kirjeldamise ning transpordi kulud, katab üleandja (ArhS § 8 lg 3). See on kaua laialt teada olnud põhimõte nagu ka see, et arhivaalid võivad olla infosüsteemis olev teave. Sama nõude kohaselt arvestavad arhiivimoodustajad kulusid analoogteabe üleandmiseks (arhiivikarbid, ümbrised, transport) ja sama toimub ka infosüsteemide puhul. Rahvusarhiivi nõuete juurutamine eelnõu § 5 lg 5 alusel on vaadeldav kui infosüsteemi tavaarenduste osa, mida saab (ka etapiviisiliselt) planeerida ja millega kaasnevad samalaadsed kulud kui arendustegevusega üldiselt. Eelnõu § 5 lg 5 rakendamine avalikke ülesandeid täitvatele asutustele ja isikutele ning KOVidele täiendavat koormust ei tekita.
Lõige 6 reguleerib andmekandja hävitamist andmekandja vahetuse puhul rutiinse, st igapäevase teabehalduse käigus, nagu see on sätestatud TKTA § 16 lg 9. Kui asutus on sisemist töökorraldust reguleeriva aktiga sätestanud, et kuidas näiteks sissetulev paberdokument digitaalselt hõlmatakse ja menetletakse, siis ei pea avalik arhiiv protsessi kuidagi sekkuma. See kehtib ka arhivaalide puhul. Oluline on, et vorming on valitud selline, mis võimaldab selle edasist digitaalset haldamist ja säilitamist. Arhivaalide puhul rakendub eelnõu § 5 lõige 4 ja nõue kasutada arhiivivorminguid.
Lõige 7 käsitleb ühelt poolt varesemal ajal analoogkandjale loodud teabe massdigiteerimise läbiviimist, teisalt ka juhtumeid, kui tekib vajadus andmekogudes olevat teavet üle viia näiteks uuematele platvormidele. Mõlemal juhul puudutab nõue just arhiiviväärtuslikke kogumeid ja mõlemat juhtumit võib nimetada migreerimiseks. Tuleb teadvustada, et migreerimine (sh andmekandjate ja tarkvaraliste platvormide vahetus) on kõrge riskiga tehniline toiming, mis eeldab teadmist erinevate tarkvarade funktsionaalsustest ja digitaalsete vormingute toimimisest. Riskid, et arhivaalides olev teave võib kahjustuda, on selle protsessi käigus suured. Avalik arhiiv on kompetentsikeskuseks. Analoogkandjal teabe digiteerimise juures on oluline silmas pidada, et digiteerimise parameetreid seadistatakse selliselt, et teavet poleks vaja korduvalt digiteerida (ressursimahukus) ja et tulemus oleks kvaliteetne. Samuti tuleb jälgida, et teabekandjad füüsiliselt ei kahjustuks. Toodut arvestades on avalikule arhiivile oluline sellistest kavatsustest teatada (teavitamiskohustus). Avalikule arhiivile langeb siin nõue juhendada seda protsessi kas juhiste andmisega (nt olemasolevad Rahvusarhiivi digiteerimise juhised asutustele või valmivad nõuded arhiiviväärtuslike andmekogude pidajatele) või muul moel. Tulemus peab olema selline, mis tagab eelkõige migreeritud teabe püsiva säilimise ja kasutatavuse.
Lõige 8 sätestab üldreegli, mille kohaselt võib asutus või isik teabe, mis pole arhiiviväärtuslik, eraldada hävitamiseks vaid pärast säilitustähtaja möödumist. Selles sättes sisaldub eeldus, mille kohaselt on asutuse teave varasemalt hinnatud vastavalt eeskirja 4. peatükile. Kui asutus ei vaja teavet, mille säilitustähtaeg veel kehtib, tuleb hävitamisele eelnevalt sama taseme aktiga (nt asutuse juhi käskkiri) säilitustähtaega lühendada. Kõigil avalikku ülesannet täitvatel asutustel ja isikutel on kohustus oma teabe hävitamine dokumenteerida. Siin ei ole täpsustatud, et seda tuleb teha tingimata hävitamisaktiga nagu varasemalt. Seda võib teha muul moel, olenevalt kasutuses olevast dokumendihaldussüsteemist, aga endiselt ka hävitamisaktiga. Detailselt peavad protseduuri välja töötama asutused oma töökorraldust reguleerivates õigusaktides ja juhendites vastavalt TKTA-le. Lõikega sätestatakse ka keeld arhivaale hävitada.
Eelnõu § 6 lõige 1 sätestab asutustele üldnõude pidada arhiiviülevaadet (teabe tervikliku kogumi mõttes § 2 punkt 1). Selle mõte on, et säilitustähtaja jooksul või arhiivi üleandmiseni peab teave olema alati ülesleitav ja kättesaadav.
Lõige 2 sätestab, millist teavet tuleb arhiiviülevaatega hõlmata. Arhiiviülevaade peab olema pidevalt ajakohane. Kui funktsiooni(de) üleandmisel teisele asutusele või isikule on toimunud teatud arhiivi osa üleandmine, peab ka see arhiivi osa arhiiviülevaates kajastuma. Ideaalis peab teave kajastuma ka selle asutuse või isiku arhiiviülevaates, mille arhiivist on teave uude arhiivi liikunud. Kui funktsiooni(de) üleandmisel arhiiv on jäänud endise asutuse või isiku kätte, peab see kajastuma tolle arhiiviülevaates. Tähele tuleb panna, et eeskiri ei sätesta enam nõuet, et funktsiooni üleandmisel teisele asutusele liidetakse teave teise asutuse arhiiviga. Vajadus selleks sõltub alati olukorrast ning kehtivate põhimõtete kohaselt tuleb alati kaaluda ka kaasnevaid kulusid. Teabe päritolu peab olema tuvastatav ning see on sätestatud eeskirja §12 lõikes 1. See põhimõte ei eelda teabe ressursinõudlikku füüsilist kolimist vaid olukorra kirjeldamist.
Lõike 3 punktid 1-6 sätestavad detailselt, millist teavet peab arhiiviülevaade sisaldama. Sarja koosseisu kuuluvate üksuste all on mõeldud erinevaid asutustes eksisteerivaid lahendusi (nii füüsilisi kui ka elektroonilisi (näiteks CD-plaadid, toimikuid sisaldavad kastid, failikataloogid jms). Juurdepääsukoht on koht, kus juurdepääsu-õigustega isik teavet kas füüsiliselt või elektrooniliselt (ka nt veebiaadress, infosüsteemi nimetus vms) kätte saab.
Lõige 4 kohaselt peab Rahvusarhiiv võimaldama asutustel ja isikutel arhiiviülevaate koostamiseks ja haldamiseks kasutada oma elektroonilist vastuvõtukeskkonda. Kuna samas süsteemis toimub asutuse liigitusskeemi haldus, siis lihtsustab see arhiiviülevaate loomist, sest arhivaalide üleandmiseks ettevalmistamisel ja arhiivikirjelduse loomisel saab taaskasutada arhiiviülevaates olevat teavet. Rahvusarhiivil on omakorda kohustus arendada oma elektroonilist vastuvõtukeskkonda arhiiviülevaate vaates.
Eelnõu 4. peatüki (TEABE HINDAMINE) eesmärk on täpsustada arhiiviseaduse § 7 toodud hindamise eesmärki ning kaheetapilist arhivaalide väljaselgitamise metoodikat.
Eelnõu § 7 lõike 1 eesmärk on viidata hindamisele kui avaliku arhiivi põhiülesandele. Hindamise eesmärk on teabe arhiiviväärtuse väljaselgitamine. Paragrahv rakendub arhiiviseaduse § 3 lõike 1 ja § 11 nimetatud asutustele, mille kohaselt on hindamine (dokumentide arhiiviväärtuse väljaselgitamine) avaliku arhiivi ainupädevus. Siin on lähtutud tõsiasjast, et säilitustähtaja määramine (so tegevus, millega asutus otsustab teabe kasutusaja üle ja mida väljendatakse aastates või tähtajas) on küll asutuse teabehalduse kohustuslik komponent (TKTA § 12 lg 3 p 5), kuid mitte hindamine arhiiviseaduse mõttes.
Riigisaladust või salastatud välisteavet sisaldava teabe hindamine toimub üldises korras. Arhivaaliks olev teave antakse pärast selle salastatuse kustumist kooskõlas arhiiviseadusega üle Rahvusarhiivile. Ka sellisel juhul selgub teabe arhivaaliks olemine hindamise käigus ja selleks piisab kontekstteabes (nt funktsioon liigitusskeemis, mille alla salastatud teave kuulub). See on ka avaliku arhiivi toimiv praktika.
Lõige 2 sätestab, et hindamise tulemusena selgub, milline teave on arhivaalid.
Lõige 3 kohaselt tuleb avalikul arhiivil hindamise meetodid ja kasutatavad kriteeriumid fikseerida hindamispoliitikas. Hindamise protsess peab olema väga läbipaistev, sest selle rakendumisel on oluline mõju. Seetõttu on lisatud avalikule arhiivile kohustus hindamispoliitika olemasoluks või loomiseks. Kehtiv arhiivieeskiri loetles ka kriteeriumid, millest hindamisel lähtuda. Rahvusvaheliselt on tavaks, et hindamiskriteeriumeid käsitletakse lähemalt rahvusarhiivide strateegilistes dokumentides ning võib olla vajadus neid operatiivselt muuta. Eesti kontekstis leiavad hindamisel kasutatavad kriteeriumid käsitlust Rahvusarhiivi kogumispõhimõtetes ja Rahvusarhiivi filmiarhiivi tegevuspõhimõtetes.
Lõige 4 sätestab selle, millal toimub hindamine. Arhiivimoodustajate väljaselgitamine (punkt 1) on hindamine kooskõlas arhiiviseaduse § 7 lõikega 1, mis annab avalikule arhiivile pädevuse selgitada välja need avalikku ülesannet täitvad asutused ja isikud, kelle tegevuse käigus võib tekkida arhivaale. Arhivaalide väljaselgitamine (punkt 2) on klassikaline hindamise juhtum ning see on eelnõus seotud hindamisega, mis algatatakse arhiivimoodustaja liigitusskeemi kooskõlastamise käigus (vt eelnõu § 4 lõige 1). Arhivaalide väljaselgitamine võib osutuda vajalikuks ka olukorras, kus asutuse või isiku valduses on teave, mille väärtus pole teada. Arhivaalilt arhiiviväärtuse äravõtmine on reguleeritud ArhS § 7 lõikes 4 ning eeskirjas pole vaja seda täpsemalt kirjeldada.
Lõige 5 paneb avalikule arhiivile kohustuse hallata ja vahendada teavet arhiivimoodustajate ning arhiiviväärtusliku teabe kohta. Arhiiviväärtuslik teave sisaldab ka andmekogusid.
Lõike 6 kohaselt on avalikul arhiivil võimalus hindamine läbi viia teabega vahetult tutvudes. Paljudel juhtudel on teabega tutvumine arhiivimoodustaja juures kohapeal möödapääsmatult vajalik. Ka on avalike ülesannete käigus loodud teabe valdaja arhiivi nõudmisel kohustatud hindamise läbiviimiseks esitama arhiivile lisateavet, mis aitab teabe väärtust välja selgitada. Asjakohane teabehaldust reguleeriv dokumentatsioon on nt varasemad liigitusskeemid, arhiiviülevaated, põhimäärused digieelsest ajastust jms. Arhiivipoolne vajadus lisateabe küsimiseks sõltub hinnatava teabe ning asutuse spetsiifikast, samuti nimetatud teabe olemasolust. Seetõttu ei ole eelnõus võrreldes kehtiva määrusega enam detailset loetelu dokumentidest, mida asutus esitab arhiivi nõudmisel hindamise läbiviimiseks, kuna konkreetne vajadus selgub alles hindamise käigus.
Eelnõu § 8 lõiked 1 ja 2 kohustavad avalikku arhiivi vormistama hindamise tulemused hindamisotsuseks ning teavitama sellest asjaomaseid asutusi ja isikuid. Reeglina on siin tegu arhiivimoodustajatega, kellele vahendatakse koopia hindamisotsusest või avalikustatakse otsus arhiivi veebilehel. Hindamisotsus peab olema vormistatud nii, et arhivaalid ja hindamisotsuse tegijad oleksid üheselt ja lihtsalt tuvastatavad. Täpsemad hindamisotsuse vormistamise nõuded sätestatakse avaliku arhiivi sisemist töökorraldust reguleerivates õigusaktides ja juhendites.
Lõike 3 kohaselt võib hindamisotsusele lisada mistahes vajalikke lisadokumente, mis hinnatava teabe konteksti ja otsust ennast põhjendavad (näiteks varasem liigitusskeem, eksperthinnang vms).
Eelnõu 5. peatüki (ARHIVAALIDE ÜLEANDMINE AVALIKKU ARHIIVI) seni kehtinud põhimõttelised toimingud, kohustused, vastutus ja tegevuste dokumenteerimine ei ole varasemaga võrreldes muutunud, aga loobutud on detailsetest kirjeldustest arhivaalide üleandmise toimingute puhul ning eelnõusse on sisse toodud erisätted andmekogude kohta. Üleandmise käigus avalik arhiiv nõustab ja juhendab üleandjate vastavaid teenistujaid. Arhivaalide üleandmise tähtaja pikendamise detailsemast regulatsioonist on loobutud. Tähtaja pikendamine toimub arhiiviseaduse § 8 lõige 2 alusel.
Eelnõu § 9 lõige 1 sätestab arhivaalide üleandmise kohustuse ja pädevuse nende vastuvõtmiseks Rahvusarhiivi või kohaliku omavalitsuse arhiivi poolt. Üleandmise kohustuse tähtaeg tuleneb arhiiviseaduse § 8 lõikest 1. Kui reeglina antakse arhivaalid üle hiljemalt kümme aastat pärast nende loomist või saamist, siis andmekogud antakse üle lühema ajaperioodi järel.
Lõige 2 sätestab üleandja peamise kohustuse, milleks on arhivaalide korrastamine ja kirjeldamine vastavalt eeskirja nõuetele ja avaliku arhiivi juhistele, selleks otstarbeks loodud elektroonilises vastuvõtukeskkonnas. Üleandjaks võib olla nii arhiivimoodustaja ise kui ka mõni teine isik, kes on vastava arhiivi valdajaks. On äärmiselt oluline, et selleks kasutatakse just avaliku arhiivi vastuvõtukeskkonda ja selle arendusi, kuna metaandmed on taaskasutatavad (palju on avaliku arhiivi vastuvõtukeskkonnas juba olemas) ja liiguvad erinevate arhiivi protsesside (nt liigitusskeemide koostamine ja kooskõlastamine, hindamine jms) vahel, mis lõppkokkuvõttes lihtsustab asutuse ja ka avaliku arhiivi vaates üleandmise protsessi.
Lõige 3 tagab, et arhiveeritav teave on arusaadava hierarhiaga (korrastus- ja kirjeldustasanditel paiknev teave on loogilises hierarhias), see on varustatud kasutamiseks piisava, antud juhul minimaalselt nõutavate metaandetega, ning et selle vastuvõtt avaliku arhiivi süsteemidesse toimub mugavalt ja kiiresti. Rahvusarhiiv on struktuurinõuded näidis XML paketina avaldanud oma kodulehel ning olemas on kogemused nendele nõuetele vastavate infopakettide avalikku arhiivi üleandmisel. Säte on kooskõlas eeskirja § 5 lõikega 5, mille kohaselt peab infosüsteem, mis sisaldab arhiiviväärtuslikku teavet, olema andmete ekspordivõimekusega. Siinjuures on oluline märkida, et lõige 3 kehtib esmajoones dokumendihaldussüsteemidele ja registri tüüpi lahendustele, mitte klassikalistele andmeid sisaldavatele relatsioonilistele andmebaasidele.
Lõige 4 eeldab erinevat käsitlust andmekogude arhiveerimisel. Kuna andmekogudes olev teave on paljudel juhtudel dünaamilist laadi (muutuv, ülekirjutatav), eksisteerib alati olukord, kus kahe tõmmise võtu vahel on teavet loodud, muudetud ja kustutatud. Et arhiivinduslikult saavutada hea olukord, võib olla mõistlik võtta tõmmiseid ka tihedamalt kui arhiiviseaduse § 8 lõige 1 ette näeb. Tõmmiste võtu välp on seotud andmekogu ja andmete loomise ja kasutamise spetsiifikaga ja see lepitakse avaliku arhiivi ja andmekogu omaniku vahel alati eraldi kokku.
Lõikes 5 on sätestatud arhiivide praktikast tulenev vajadus, et arhivaalid, millele avaliku teabe seaduse alusel on seatud juurdepääsupiirang (v.a isikuandmeid puudutav), antakse üle piirangu lõppedes. Avaliku teabe seadus näeb juurdepääsupiirangu tähtajaks kuni 5 aastat, mida saab pikendada veel maksimaalselt viieks aastaks. Seega vastuolu arhiiviseaduse § 8 lõikega 1 ei teki, kuna arhiiviseaduse sõnastuses on toodud „…kuid hiljemalt kümne aasta pärast...“. Kuna andmekogudel on lühem üleandmise tähtaeg, siis nende puhul ei ole see säte rakendatav.
Lõige 6 näeb ette, et mitte-arhiivivormingus digitaalarhivaalid tuleb enne üleandmist arhiivivormingusse viia. Kui seni tuli vormingute kasutamise ja konverteerimistoimingute osas teha koostööd arhiiviga, siis eelnõus on kaasnevate riskide maandamiseks ette nähtud, et arhivaalide arhiivivormingusse üleviimise protsessi viib läbi vaid avalik arhiiv. Säte rakendub mõistagi vaid juhul, kui arhivaalid on mitte-arhiivivormingus. Sama lahendus rakendub ka siis, kui tegu on katkiste digiarhivaalidega, mille sisu pole taasesitatav, kuid olenevalt probleemi keerukusest, võib viga olla parandatav. See on väga kõrge riskiga andmearheoloogiline tegevus, kus arhivaalides oleva teabe hävimise oht on väga suur.
Lõike 7 eesmärk on vältida probleeme, mis võivad tekkida ebaprofessionaalsest arhivaalidega ümberkäimisest. Kahjustatud arhivaalide käsitsemisel tuleb sätte kohaselt alati konsulteerida arhiiviga.
Eelnõu § 10 esitab üldised nõuded arhivaalide üleandmise dokumenteerimiseks. Lõikes 1 sätestatud vastuvõtmisakt koostatakse nii avalike arhivaalide kui eraarhivaalide üleandmisel, reeglina üleandmise protsessi lõpus.
Lõige 2 esitab loetelu andmetest, mis peavad olema kantud vastuvõtmisakti. Üleantava teabe kogust võib esitada erinevates mõõtühikutes, näiteks säilikute arvuna, riiulimeetritena, baitidena jm vastavalt üleantava ainese eripärale.
Eelnõu § 11 määratleb võimalused eraarhivaalide üleandmiseks ja eraomanike õiguse kehtestada neile juurdepääsupiiranguid, mis ei tohi ületada 50 aastat. Vastasel korral muutub küsitavaks riigieelarve vahendite kulutamine sellise eraõigusliku päritoluga teabe säilitamisele, mille kasutamine on pikka aega võimatu. Varasemalt on eeskirjas säte ka hoiulepingute kohta, kuid võlaõigusseaduse kohaselt võib neid edaspidigi sõlmida, kuna need ei käsitle omandi üleminekut riigile püsivaks säilitamiseks ning ei rakendu arhivaalidele.
Eelnõu 6. peatüki (ARHIIVIKORRASTAMINE JA -KIRJELDAMINE) moodustavad kehtiva määruse kaks peatükki: 7. peatükk „Arhiivikorrastamine“ ja 8. peatükk „Arhiivikirjeldamine“, aga oluliselt kompaktsemana. Eelnõu ei reguleeri selle teabe korrastamist, mis pole arhiiviväärtuslik. Arhiiviväärtuseta teabe korrastamist reguleerib TKTA. Arhiivikorrastamine ja -kirjeldamine on arhiivimoodustaja ülesanded ja need tuleb läbi viia avaliku arhiivi nõudeid järgides. Välja on jäetud nõuded paberarhivaalide füüsilisele korrastamisele, Rahvusvahelise Arhiivinõukogu poolt heakskiidetud kirjeldusstandardite viited ja nimistu, kui arhivaalide otsi- ja juurdepääsuvahend arhiivis, mille on asendanud arhiivi infosüsteem AIS.
Eelnõu § 12 lõige 1 selgitab peamisi arhiivi korrastamise ja -kirjeldamise põhimõtteid, sh päritolupõhimõtte rakendamist juhul, kui asutuse funktsioon (nt seoses reorganiseerimisega) antakse üle teise asutusse. Sellisel juhul peab arhivaalide esialgne päritolu ja üleviimise aeg olema tuvastatavad. Päritolu- ja algse korra austamise põhimõtete järgimine võimaldab luua ja säilitada konteksti, milleta dokumentide sisu mõistmine pole võimalik. Funktsiooni üleandmine arhiivimoodustajale vahel on seotud ka arhiiviülevaate loomisega (vt käesolevas seletuskirjas eelnõu § 6 lõike 2 selgitust).
Lõige 2 täpsustab korrastamist ja kirjeldamist andmekogude puhul. Andmekogud võivad olla sellised (suured riiklikud andmekogud ka tihtipeale on), kus teave on kogutud väga erinevate asutuste ja isikute ülesannete täitmisel. Sellest tulenevalt on meelevaldne arhiveerimisel siduda andmekogu ühe kindla arhiivimoodustajaga (mida traditsiooniliselt muud teavet arhiveerides tavaliselt tehakse). Sobivam lahendus on selline, kus andmekogu kirjeldatakse iseseisva arhiivina selles mõttes, et seoseid arhiivimoodustajaga ei näidata. See kindlasti ka kiirendab andmekogude arhiveerimise protsessi. Samas on olemas teist tüüpi andmetega andmekogusid, kus teabe kogumine on ühe asutuse põhitegevuseks. Sellisel juhul saab kasutada traditsioonilisemat korrastamise ja kirjeldamise lahendust, kus teave seotakse ühe arhiivimoodustajaga. Andmekogusid, mis on üles ehitatud relatsioonilise andmebaasina, korrastatakse soovitatavalt DBPTK (Database Preservation Toolkit) rakendusega. Info selle kasutamise kohta on olemas Rahvusarhiivi veebilehel. Luuakse tõmmis SIARD (Software Independent Archiving of Relational Databases) vormingus, mis on eeskirja lisas 1 arhiivivorminguna nimetatud.
Lõige 3 sätestab, et nõuetele vastav arhiivikirjeldus peab koosnema arhiivimoodustaja kirjeldusest ning arhiivi kirjeldusest.
Lõige 4 seab Rahvusarhiivile kohustuse koostada ja pidada kirjelduselementide loetelu, milles peavad eristuma kasutamiseks kohustuslikud elemendid, mida asutused arhiivikirjelduste koostamisel peavad kasutama (lõige 4).
Lõige 5 sätestab, et ka arhiiviväärtuslike fotode, filmide, videote ja helisalvestiste kirjeldamisel tuleb kasutada Rahvusarhiivi soovitatud standardeid.
Lõige 6 näeb ette, et avalik arhiiv annab juhiseid ja soovitusi ning nõustab arhiivkorrastamise ja kirjeldamise läbiviimisel. Juhiste andmine on ka kehtivas arhiivieeskirjas.
Eelnõu § 13 Arhiivikirjeldamise peamisi põhimõtteid on mitmetasandilise (hierarhilise) kirjeldamise tehnika. Eelnõu annab ülevaate korrastus- ja kirjeldustasanditest, milleks on arhiiv, sari, säilik ja arhivaal ning võimaluse alltasandite ja funktsiooni lisamiseks. Selgitatakse tasandite kasutamist, alltasandite moodustamist ning kollektsiooni seost arhiiviga. Tasandid on universaalsed nii paber- kui ka digitaalarhivaalide jaoks. Siiski üldjuhul paberarhivaalide puhul arhivaali tasandit ei kasutata (näiteks paberkandjal säilikus olevate üksikute protokollide eraldi kirjeldamine on ebaproportsionaalselt mahukas töö), kuid vajadusel on selleks siiski võimalus. Digihivaalide puhul on arhivaali tasandi kasutamine aga möödapääsmatu. Oluline ressurssi kokkuhoidev meede on ka põhimõte, mille kohaselt arhivaali osaks olevaid faile ei korrastata ega kirjeldata – need saabuvad arhiivimoodustajatelt nii nagu nad loodud või saadud on. Ühe arhivaali võivad moodustada mitu faili (nt koosoleku protokoll, mille digiallkirja kapslis on protokoll, lisad, arvamused ja memo) aga ka üks fail (nt png vormingus foto).
Lõige 4 sätestab optimaalsuse nõude tasandite ja alltasandite kasutamisel. See võimaldab arhiveerimisel hoiduda liigsetest ja põhjendamatutest alltasandite kasutamisest (kui näiteks allsaraja alla luuakse veel allallsarju või kui osutub vajalikuks algse, teabehalduses kasutatud hierarhia lihtsustamine arhiveeritava teabe osas).
Eelnõu § 14 koondab endasse arhiiviskeemi temaatika. Kui kehtiv arhiivieeskiri näeb ette, et arhiivimoodustaja koostab või muudab arhiiviskeemi ja kooskõlastab selle arhiiviga, siis eelnõus on sätestatud, et avalik arhiiv koostab koostöös asutusega arhiiviskeemi (lõige 1). Nõue on seatud seega avalikule arhiivile eesmärgiga, et arhiivimoodustaja ressurssi siinkohal mitte kulutada. Arhiiviskeem määrab kindlaks konkreetselt üleantavate arhivaalide korrastustasandid, korrastusüksused, nende tähised, järjestuse ja nimetused (lõige 2). Lõiked 3-5 selgitavad, millest tuleb arhiiviskeemi koostamisel lähtuda.
Eelnõu 7. peatükk (ARHIVAALIDE SÄILITAMINE JA KAITSE) esitab nõuded tegevustele ja tingimustele, mis võimaldavad tagada arhivaalide võimalikult pika eluea ja kasutatavuse. Käsitletakse nõudeid arhivaalide kasutamise, turvalisuse ja kaitse tagamisele. ning kahjustunud arhivaalide töötlemisele (konserveerimisele). Oluliselt suuremas määras on pööratud tähelepanu digitaalarhivaalide säilituse nõuetele.
Eelnõu § 15 lõige 1 sätestab, et avalik arhiiv peab arhivaalide püsivaks säilitamiseks looma optimaalsed säilituslahendused, mida ei ole otstarbekas eelnõus liiga detailselt lahti kirjutada. 2025. aastal valmib Rahvusarhiivi ja Rahvusraamatukogu ühishoone Tallinnas. Sellega tagab Rahvusarhiiv pea kõikidele juba vastuvõetud arhivaalidele füüsilise säilituskeskkonna, kus arhivaale hoitakse spetsiaalselt nende püsivaks säilitamiseks ehitatud hoidlates. Seepärast on loobutud eelnõus liiga detailsetest arhiivihoidla keskkonna- ja ehituslikest nõuetest tehnilisele konstruktsioonile ja sisseseadele, keskkonnatingimustele, sisustusele, turvalisusele ja hooldusele. Uute hoidlate ehitamisel tuleb järgida kehtivaid ehitusnormatiive. Hoidlate puhastamine, valgustuse kasutamine jms täpsemad üldnõuded säilitamisele on mõistlik reguleerida avaliku arhiivi säilituspoliitikaga.
Lõige 2 sätestab, et optimaalse säilituslahenduse valik sõltub arhivaali tüübist, formaadist, vormingust, koostismaterjalist, vormistusviisist, kasutusspetsiifikast jm, sest arhivaale on nii paberil kui digitaalseid, erinevatel andmekandjatel filme, videoid, fotosid jpm., millest igaühel on oma spetsiifika. Kõike seda tuleb silmas pidada ka arhivaalide migreerimisel, sest see mõjutab ka tehnoloogiate ja seadmete valikut (nt ei saa A2 formaadis analoogteabe digiteerimiseks kasutada A4 skännereid).
Lõike 3 alapunktid 1-7 loetlevad tegevused, mida kaasaegses erialakäsitluses peetakse nii dokumentaalse kui digitaalse kultuuripärandi säilitamiseks määrava tähtsusega toiminguteks. Täpsemad nõuded säilitamisele olenevad arhivaali tüübist, liigist, teabekandjast ja vormingust. Teabe tüübi ja liigi kohta vaata selgitusi käesoleva seletuskirja eelnõu § 3 lõike 3 juures. Andmekandjate ja vormingute perioodiline vahetamine hõlmab ka säilituskoopiate valmistamist.
Eelnõu § 16 lõikes 1 ette nähtud püsiv säilituskeskkond on nii arhiivihoidla kui serveriruum.
Lõige 2 sätestab, et digitaalarhivaalide säilitamisel tuleb juhinduda Eesti infoturbestandardis taristu kohta esitatavatest nõuetest, kuid minimaalselt andmekandjate arhiivi kohta käivast. Juhindutakse veel rahvusvahelistest standarditest nagu ka analoogkandjal arhivaalide säilituskeskkonna loomisel (lõige 3).
Lõige 4 kehtib avalikele arhiividele ning see regulatsioon koostatakse arhiivide siseselt. Hoidlate kasutamist ja arhivaalidele juurdepääsu (sh koopiate tegemist ja muul moel arhivaalide kasutamist) reguleeriva sisemise töökorraldusliku dokumendi sisu osas ei ole eeskirjas nõudeid kehtestatud. Lähtuda tuleb parimast erialasest teabest ja praktikast.
Lõige 5 sätestab olulise nõude, et asutus, kelle valduses on arhivaalid, mille üleandmise tähtaega on riigiarhivaar pikendanud, peab neid säilitama käesolevas peatükis toodud nõuete kohaselt. Digisündinud teabe haldamine pikema perioodi jooksul nõuab erialaseid teadmisi, oskusi ja ressursse (sh varundamiseks). Kui asutus ei suuda säilitusnõudeid täita, tuleb arhivaalid nende säilimise tagamiseks üle anda Rahvusarhiivile.
Eelnõu § 17 käsitleb kehtiva arhiivieeskirjaga samamoodi arhivaalide kahjustumise või hävimise ärahoidmiseks teostatavat ohuplaneeringut ja selle tulemusena tegevuskava koostamist eraldiseisva ohuplaani või mõne teise seadusest tuleneva ohutust ja päästetöid käsitleva akti osana. Ohuplaneeringu teostamise kohustus on avalikel arhiividel.
Eelnõu 8. peatükk (ARHIVAALIDE KASUTAMINE JA JUURDEPÄÄS) reguleerib arhivaalidele juurdepääsu korraldamist avalikes arhiivides (sh arhiiviteatise väljastamist) ning sätestab arhivaalide kasutamise tingimused. Arhivaalidele juurdepääsu aluspõhimõtted on toodud arhiiviseaduse § 10. Eelnõust on välja jäetud liiga üksikasjalikud arhiiviteatise taotlemise, koostamise ja väljastamise tingimused ning arhiiviteatiste vormistuslikud koostisosad.
Eelnõu § 18 sätestab arhivaalidele juurdepääsu tagamise põhimõtted, eristades arhiiviteabega vahetut tutvumist arhiivi uurimissaalis kohapeal või arhiivi veebikeskkonnas (digiteeritud ja digitaalselt sündinud arhivaalide puhul) ning arhiiviteabe vahendamist arhiivi poolt vastusena isiku või asutuse päringule (lõige 1). Uurimissaalis kohapeal tutvumiseks kindlustatakse kasutaja selleks ettenähtud töökohaga, mis tagab arhivaalidega hea ümberkäimise.
Lõige 2 sõnastab põhimõtte, mille kohaselt teave juurdepääsupiiranguga arhivaalide olemasolu ning nende kasutamistingimuste kohta peab olema avalik. Kuna juurdepääsupiirangute temaatika on ammendavalt reguleeritud arhiiviseadusega (§ 10 lõige 1), siis eelnõus seda ei täpsustata.
Eelnõu § 19 käsitleb kõiki arhiiviteabe vahendamise juhtusid vastusena arhiivi tulnud päringutele. Lõigete 1-2 kohaselt tuleb päring arhiiviteabe saamiseks esitada vähemalt kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis või elektroonilise kasutuskeskkonna kaudu, asutused esitavad päringuid ainult elektroonilise kasutuskeskkonna kaudu. Päringule vastamise viis valitakse lähtudes sellest, kas päringu esitaja soovib tõendada õigusi või tehinguid, või mitte (lõige 3). Seega on arhiiviteatis õiguste ja tehingute tõendamise eesmärgil esitatud päringu kirjalik vastus.
Muul eesmärgil esitatud päringutele (näiteks uurimistööks ja isiklikuks teabevajaduseks) väljastatakse sõltuvalt päringu esitaja vajadustest kas arhivaalide koopiaid või kirjalikke tasulisi vastuseid (§ 20 lõige 3 punkt 2). Rahvusarhiivi puhul kehtestab tasu määrad arhiiviseaduse § 3 lõige 4 alusel haridus- ja teadusminister. Kohaliku omavalitsuse arhiivis võib tasu määrad kehtestada kohalik omavalitsus. Tasuline arhiiviteenus on juhuks, kus isik või asutus ei ole huvitatud arhivaalidega vahetust tutvumisest, vaid soovib saada ülevaadet neis sisalduvast teabest arhiivi käest.
Lõige 4 käsitleb arhiivipärinule vastamisest keeldumise põhjuseid, kui puudulike lähteandmete tõttu pole vastamine võimalik või kui lahendamine nõuaks suuremahulist uurimistööd.
Eelnõu § 20 lõige 1 täpsustab sarnaselt kehtiva arhiivieeskirjaga, et arhiiviteatise vormistuslikud nõuded reguleerib avalik arhiiv oma sisemist töökorraldust reguleerivates õigusaktides.
Lõikes 2 on loobutud arhiiviteatise kohustuslike koostisosade detailsest esitusest ja keskendutud sellele, et arhiiviteatises olev teave peab põhinema arhivaalidel ning arhiiviteatise aluseks olevad arhivaalid peavad olema selgelt tuvastatavad. Väljavõte arhivaalist ja arhivaali koopia vormistatakse alati arhiiviteatise osana.
Lõike 3 kohaselt tuleb endiselt arhiiviteatise eest tasuda riigilõivu riigilõivuseaduses sätestatud ulatuses.
Lõike 4 kohaselt väljastatakse arhiiviteatis ühe kuu jooksul alates riigilõivu laekumisest, seni algas tähtaja kulg päringu saamisest.
Eelnõu § 21 on sätestatud arhivaalide väljastamine tähtajaliseks kasutamiseks väljapoole avalikku arhiivi, kui seda taotletakse seoses avaliku ülesande täitmisega või avalikku huvi silmas pidades. Tuleb tähele panna, et paragrahvis mõeldakse vaid arhivaalide originaalide kasutamist ja ei käsitleta kasutuskoopiate väljapoole arhiivi kasutamiseks andmist. Viimane juhtum eelnõus reguleerimist ei vaja ja lahendatakse töökorralduslikult.
Lõige 1 määratleb need sisulised põhjused, millele tuginedes võib arhivaale väljapoole arhiivi kasutada anda. Valdaval osal juhtudest on siin tegemist arhivaalide väljastamisega näitustele, harvem esineb arhivaalide tähtajaliseks kasutamiseks andmist näiteks juurdlus- ja eeluurimisorganitele ning kohtutele.
Lõikega 2 nähakse ette, et kasutusse andmine dokumenteeritakse vastavalt õigusaktides ja avaliku arhiivi sisemistes eeskirjades sätestatule. Kohaldamisele võib tulla kultuuriväärtuste väljaveo, ekspordi ja sisseveo seadus.
Eelnõu 11. peatükk koosneb rakendussätetest.
Eelnõu §-ga 22 tunnistatakse kehtetuks Vabariigi Valitsuse 22. detsembri 2011. a määrus nr 181 „Arhiivieeskiri”.
Arhiivieeskirja Lisa 1 „Arhiivivormingud” ajakohastamine
Eelnõu lisa sätestab tarkvaraplatvormist ja kindlast rakendustarkvarast sõltumatus või avatud vormingus arhiivivormingud, milles arhiivimoodustajad peavad arhivaale looma ning millises vormingus arhivaalid reeglina avalikku arhiivi vastu võetakse. Lisas kirjeldatud arhiivivormingud on üle vaadatud ja ajakohased. Arhiivivormingult PDF/A on eemaldatud kitsendavad versioonid ning muudetud on kolme arhivaali tüübi nimetust. Eelnõu on arhiivivormingute osas pigem konservatiivne, mis on ka rahvusvaheliselt aktsepteeritud lähenemine.
3. Eelnõu vastavus Euroopa Liidu õigusele
Eelnõu ei ole seotud Euroopa Liidu õigusega.
4. Määruse mõjud
Määrus tugineb arhiiviseadusest tulenevale regulatsioonile. Kuna seaduse regulatsioon ei ole muutunud, siis määruse mõjul väheneb üldiselt asutuste arhiivihalduslik koormus.
Avalik arhiiv sekkub vaid nende avalikku ülesannet täitvate asutuste ja isikute teabe- ja arhiivihalduse korraldusse, kus tekib dokumentaalset kultuuripärandit ehk arhivaale, tehes seda vaid sellises ulatuses, mis tagab arhivaalidega hea ümberkäimise.
Eelnõu uued sätted ja muudetud sätted on sõnastatud eesmärgiga, et arhiivimoodustajal oleks ressursside haldamise mõttes kasulikum arhivaalid avalikku arhiivi üle anda nii pea kui võimalik. See tähendab, et arhivaalide säilitamiseks vajalik ressurss ei hajuks ebaühtlaselt üle avaliku sektori, vaid oleks avaliku arhiivi juures. Eelnõu sätted ei soosi nö asutuses kohapeal olevaid arhiive, mis nõuaksid avalikku raha nende haldamiseks, säilitamiseks ja juurdepääsu tagamiseks. See on olnud ka arhiiviseaduse algne mõte ning eelnõu püüab seda veelgi jõulisemalt juurutada. Avalikku ressurssi arhiivinduses on vastutustundlik kasutada viisil, mille kohaselt tuleb arhivaalid (eriti digitaalselt sündinud ja andmekogudena olevad) võimalikult kiiresti avalikku arhiivi üle anda. Avalik arhiiv on mitmete sätete kohaselt võtnud endale kohustuse arendada oma vastuvõtukeskkonnad sellisteks, et see oleks võimalikult kiire ja tõhus ning arhiivimoodustajate halduskoormust kokku hoidev.
Eelnõu näeb ette, et avalik arhiiv võtab enda kanda teatud ressursimahukaid ja riske sisaldavad keerukaid ülesandeid, mis olid varem asutuste kanda ning luuakse ühtsed lahendused.
Konkreetsed mõjud asutuste halduskoormuse vähenemisele eeskirja rakendumisel on järgmised:
• avalikul arhiivil on kohustus arendada ja pakkuda arhiivimoodustajatele arhivaalide vastuvõtukeskkonda. See võimaldab vähendada asutuste halduskoormust mitmete arhiivinduslike protsesside juures (liigitusskeemide kooskõlastamine, korrastamine ja kirjeldamine, arhiiviülevaate ja arhiiviskeemi loomine jms) ja andmete taaskasutamist. Arhiivimoodustajal omakorda on kohustus neid protsesse läbi viia nimetatud keskkonnas;
• mitte-arhiivivormingus arhivaalide konverteerimist arhiivipüsivasse vormingusse ning toimetamist taastamist vajavate digitaalarhivaalidega viib läbi vaid avalik arhiiv;
• riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutused saavad teavet hallata (sh. hävitada) valdavalt enda kehtestatud korra kohaselt;
• arhiiviväärtuslikest andmekogudest antakse avalikule arhiivile üle tõmmiseid kokkulepitud ajavahemiku järel ja andmekogu lõpetamisel.
Eelnõus on kavandatud üldine regulatsiooni lihtsustamine ja liigsest detailsusest loobumine:
• välja on jäetud nõuded paberarhivaalide füüsilisele korrastamisele;
• loobutud detailsetest loeteludest, näiteks millised dokumendid asutus peab hindamiseks esitama;
• juurutatakse põhimõte, et arhivaali osaks olevaid faile ei korrastata ega kirjeldata;
• enam pole detailselt reguleeritud ehituslikud nõuded arhivaale säilitavale hoidlale;
• teabe hävitamise dokumenteerimisel ei ole enam täpsustatud, et seda tuleb teha tingimata hävitamisaktiga nagu varasemalt. Seda võib teha muul moel, olenevalt kasutuses olevast dokumendihaldussüsteemist.
Määruse mõjul on eeldatav digitaalselt sündinud arhivaalide ja arhiiviväärtuslike andmekogude senisest kiirem üleandmine arhiivimoodustajatelt avalikku arhiivi. Rahvusarhiiv on selleks arendanud ja täiendanud süsteeme ning arendused arhiivimoodustajate poolele on püütud viia miinimumini. Digitaalarhivaalide vastuvõtmisvõimekuse arendamine on määruse mõjude kontekstis avalikele arhiividele võtmetähendusega ülesanne.
5. Määruse rakendamisega seotud tegevused, vajalikud kulud ja määruse rakendamise eeldatavad tulud
Määruse rakendamine vähendab administreerimist ning lihtsustab ja täpsustab arhiivinduse korraldust, mis pikemas perspektiivis võib tuua kokkuhoidu.
Määruse rakendamisega ei kaasne täiendavaid kulusid. Määruse rakendamine ei kaota investeeringute vajadust Rahvusarhiivi tulevas(t)e arhiivihoidla(te) rajamiseks, et tagada edasine kogumisvõimekus.
6. Määruse jõustumine
Määrus jõustub üldises korras.
Eelnõus ei ole ette nähtud eraldi jõustumisaega, kuna regulatsiooni olemus ei eelda üleminekuperioodi. Määrus täpsustab arhiiviseadusest tulenevaid põhimõtteid ja kohustusi ning on suunatud eelkõige arhiivinduslike protsesside korraldamisele ja ühtlustamisele.
Määruse üksikud sätted, sealhulgas teabe haldamist ja infosüsteemide toimimist puudutavad nõuded, kohalduvad üksnes teatud juhtudel, näiteks juhul, kui teabe arhiiviväärtus on hindamise käigus kindlaks tehtud. Arhiiviväärtuse tuvastamine on arhiiviseaduse kohane pidev ja ajas muutuv protsess, mille tulemusena võib muutuda ka nende infosüsteemide ring, millele vastavad nõuded kohalduvad. Seetõttu ei ole võimalik ega ka otstarbekas siduda selliste sätete kohaldumist kindla jõustumistähtajaga.
Lisaks on nimetatud nõuded oma olemuselt seotud infosüsteemide arendamise, muutmise ja haldamise tavapäraste protsessidega. Praktikas rakenduvad need eelkõige siis, kui infosüsteemi arendatakse, muudetakse või kui teavet valmistatakse ette migreerimiseks, eraldamiseks või üleandmiseks avalikku arhiivi. Selline lähenemine võimaldab nõudeid rakendada järk-järgult ja proportsionaalselt, arvestades infosüsteemide arendusi ning Rahvusarhiivi juhiseid.
Eeltoodust tulenevalt on põhjendatud, et määrus jõustub üldkorras.
7. Eelnõu kooskõlastamine
Eelnõu kooskõlastatakse ministeeriumide ja Riigikantseleiga.
Eelnõu on tutvustatud väljatöötamise käigus arhiivinõukogule ning esitatud arvamuse avaldamiseks ministeeriumide teabehalduritele ja kohaliku omavalitsuse arhiividele Tallinnas ja Narvas. Saabunud ettepanekuid on eelnõu ettevalmistamisel arvestatud.