Arhiivieeskiri

Saadame tähelepaneku Vabariigi Valitsuse määruse „Arhiivieeskiri“ eelnõukohase §-i 6 osas.

Määruse § 6 lg 1 sätestab, et asutuse arhiivis peab teave olema kättesaadav kuni säilitustähtaja lõpuni või avalikku arhiivi üleandmiseni, mille tagamiseks koostatakse ka arhiivi ülevaade. Samas määruse § 6 lg lg 3 punktidest 5 ja 6 tuleneb mõneti vastuoluliselt, et arhiiviülevaates peavad sisalduma ka andmed teabe hävitamise kohta ja viide avaliku arhiivi vastuvõtmisaktile, kui teave on avalikku arhiivi üle antud.

MTA senine praktika on olnud, et hävitatud ja Rahvusarhiivi üle antud toimikute andmed kustutatakse MTA arhiiviregistrist, et register sisaldaks ainult olemasolevate toimikute andmeid. Kui edaspidi tuleks kõigi hävitatud dokumentide/andmete koosseisu kuuluvate üksuste nimetusi, kogust, piirdaatumeid ja juurdepääsukoha teavet arhiiviülevaates alles hoida, siis võib mõne aastaga juhtuda olukord, kus arhiiviülevaade ei täida eesmärki arhiivis olevate dokumentide-andmete leidmiseks, vaid sisaldab suures hulgas hävitatud dokumentide ja juba Rahvusarhiivi üle antud andmeid.

Täiendavalt märgime määruse § 6 lg 4 osas, et toetame ühtse elektroonilise keskkonna loomist, kuid sooviksime täpsemat infot, kuidas on arhiiviülevaate keskkond plaanitud üles ehitada ja milliselt on plaanitud määruse § 6 lg-s 3 nimetatud andmete esitamine.