(EIS) algatatud kooskõlastamine

Suur-Karja 23 / 15076 Tallinn / 628 2222 / [email protected] / www.kul.ee / Registrikood 70000941

Haridus- ja Teadusministeerium Teie 30.03.2026 nr 8-1/26/1889

[email protected]

Meie 20.04.2026 nr 1-12/376-2

Arhiivieeskirja eelnõu kooskõlastamine

Kultuuriministeerium kooskõlastab eelnõu alljärgnevate märkustega arvestamisel ning toetab

eelnõu eesmärki kaasajastada arhiivinduse regulatsiooni ja vähendada asutuste halduskoormust,

arvestades seejuures digitaalse teabe ja andmekogude kasvavat rolli.

1. Eelnõu § 5 lõikes 5 on sätestatud, et arhiiviväärtuslikku teavet sisaldavas infosüsteemis peab

olema tagatud võimekus masinloetaval kujul teabe eraldamiseks, teabe migreerimiseks

infosüsteemide vahel ja teabe avalikku arhiivi üleandmiseks. Kultuuriministeeriumi

valitsemisalas on infosüsteeme, näiteks taotluste menetlemise süsteem, mille puhul ei pruugi

olla võimalik nõutud võimekust tagada ilma täiendava arenduseta. Süsteem võib võimaldada

kätte saada üksikuid faile, näiteks PDF-dokumente, kuid mitte terviklikku teabekogumit koos

vajalike metaandmete, seoste ja struktuuriga, mis vastaks arhiivi nõuetele.

Kultuuriministeeriumi 30.10.2017 hindamisotsuse nr 5-1/17/49 kohaselt on ministeeriumi

põhifunktsioonide dokumenteerimisel loodud ja saadud dokumendid arhiiviväärtuslikud,

sealhulgas riigieelarveliste toetuste menetlemisega seotud dokumendid, mida alates 2018. aasta

maist menetletakse taotluste menetlemise süsteemis. Seetõttu on oluline, et nende dokumentide

nõuetekohane eraldamine ja üleandmine avalikku arhiivi oleks ka tehniliselt teostatav.

Palume sellest tulenevalt täpsustada eelnõu § 5 lõiget 5 selliselt, et oleks üheselt arusaadav, kas

nõutud võimekus peab olema tagatud infosüsteemi enda funktsionaalsusena või võib see olla

tagatud ka muu tehnilise lahenduse abil. See on oluline olemasolevate infosüsteemide puhul,

kus teabe eraldamise, migreerimise ja avalikku arhiivi üleandmise võimekus ei pruugi olla

süsteemi sisse ehitatud, kuid arhiiviväärtusliku teabe üleandmine peab olema siiski tagatud.

2. Palume seletuskirjas selgemalt avada ning vajadusel täiendada eelnõu 8. peatükki selles kohta,

kuidas toimub asutuse enda poolt avalikku arhiivi üle antud teabe kasutamine juhul, kui seda

on hiljem vaja avaliku ülesande täitmiseks, sealhulgas kas sellisel juhul toimub teabe

kättesaamine üldises päringukorras ja kas see võib olla tasuline teenus.

See küsimus on oluline, sest eelnõu järgi vahendab avalik arhiiv teavet muul eesmärgil tasulise

teenusena. Praktikas võib see tähendada olukorda, kus asutus peab oma tööülesannete

täitmiseks uuesti küsima või tellima teavet, mille ta on ise avaliku ülesande täitmise käigus

loonud või saanud ja avalikku arhiivi üle andnud. Näiteks võib sellist teavet olla vaja töö

jätkamiseks, varasemate otsuste või toimingute kontrollimiseks, tõendamiseks või menetluse

jätkamiseks. Seetõttu on vajalik, et asutustele oleks üheselt arusaadav, kas nende enda

tööülesannete täitmiseks vajaliku, varem üle antud teabe kasutamisel lähtutakse üldisest

päringu- ja tasulise teenuse korrast või on selleks ette nähtud erisus.

Lugupidamisega

(allkirjastatud digitaalselt)

Heidy Purga

minister

Teadmiseks/sama: Riigi Tugiteenuste Keskuse dokumendi- ja arhiivihalduse osakond

Ingrid Kaskpeit 628 2250

[email protected]