Riigi Tugiteenuste Keskuse Interreg projektide partneraruannete kulude kontrolli töökorra kinnitamine

1

ON-THE-SPOT CHECK

CHECK-LIST

Project no. and name:

Project partner:

Project eligibility period:

Date of the on-the-spot check:

Place of the on-the-spot check:

Person(s) carrying out the on-the-spot check:

(Name, position)

Representative(s) of the partner who participated the on-the-spot check:

(Name, position)

Control criteria Yes/No/

NA Description of results, remarks

The facility is being completed or

exists, is in accordance with the

contract, project and submitted

reports. Construction related

documents are available.

Make sure from the visual inspection, that there are no

significant deficiencies or deviations compared to

application, contract and construction reports.

Pay attention to the shortcomings identified by supervision.

In case of a completed building, inspect the existence of the

use permit.

Construction diaries are available and completed,

protocols compiled.

The equipment acquired within

the project is physically present

and used for their intended

purpose.

The items correspond to the cost documents and the

procurements carried out (serial no. or other marking,

photos etc). The item belongs to the partner.

The inspected objects are

properly marked.

The correct designation has been used (sticker,

information label, plaques, billboards), correct reference

to the programme.

The project posters are placed in a visible place in the

premises of the partner.

2

Other control activities (describe if performed)

The project´s accounting is

separated from the general

accounting and the project

documentation is stored properly.

The project code in accounting program.

Do the recorded amount of real costs reflect the

submitted real costs.

Where and for how long are the project documents

stored.

General observations on project implementation (control results, recommendations):

A copy of the final check-list will be sent to the project partner for information

1

Kinnitatud

peadirektori käskkirjaga 22.11.2023 nr 1-2/23/74

Riigi Tugiteenuste Keskuse Interreg projektide partneraruannete kulude

kontrolli töökord (K29)

Protsess: Interreg projektide partneraruannete kulude kontroll

Protsessi omanik: Interreg kontrolli ja regionaalarengu talituse juhataja

Versioon: 1

Kinnitatud: kuupäev digiallkirjas

Töökord sisaldab:

1. ÜLDPÕHIMÕTTED ............................................................................................................ 2

1.2 Kasutusulatus..................................................................................................................... 2

1.3 Vastutajad .......................................................................................................................... 2

1.4 Viited: ................................................................................................................................ 2

2. PROGRAMMIDE MÕISTED JA LÜHENDID .................................................................. 2

3. TÖÖPROTSESS ................................................................................................................... 3

3.1 Partneraruannete menetlemine ............................................................................................. 3

Partneraruandes sisalduvate kulude abikõlblikkuse kontroll teostatakse vastava programmi

programmijuhendi ja valimimetoodika alusel. ..................................................................... 3

3.2 Tegevuste kohapealne kontroll ............................................................................................. 5

3.3 Riigihangete kontrolli protsess ............................................................................................. 8

3.4 Rikkumise kahtluse menetlus ............................................................................................. 11

3.5 Vaiete menetlemine ............................................................................................................ 14

3.6 Projektiauditi aruanded ....................................................................................................... 16

4. Kaasnevad dokumendid ...................................................................................................... 17

2

1. ÜLDPÕHIMÕTTED

1.1 Töökorraeesmärk on kirjeldada perioodi 2021-2027 Interreg programmides ellu viidavate

projektide Eesti partnerite kulude kontrolli protsessi. Toetuste rakendamise osakonna Interreg

kontrolli ja regionaalarengu talituse kontrollispetsialistide peamiseks ülesandeks on Interreg

programmide projektides toetuse kasutamise kontrollimine.

1.2 Kasutusulatus: Interreg kontrolli ja regionaalarengu talituse kontrollispetsialistid, toetuste

arendamise osakonna (TAO) toetuste korraldamise talitus ning riskijuhtimise ja järelevalve

talitus, RTK dokumendihalduse peaspetsialist.

1.3 Vastutajad:töökorra järgimise ja rakendamise eest vastutab talituse juhataja.

1.4 Viited:

1.4.1 Euroopa Parlamendi ja Nõukogu määrus (EL) 2021/1059, mis käsitleb Euroopa

Regionaalarengu Fondist ja välistegevuse rahastutest toetatava Euroopa territoriaalse

koostöö eesmärgi (Interreg) erisätteid.

1.4.2 Riigihangete seadus

1.4.3 Haldusmenetluse seadus

1.4.4 RTK teabehalduse kord

1.4.5 Interreg programmide juhendid:

 Eesti-Läti programm 2021-2027 http://www.estlat.eu/

 Interreg Euroopa 2021-2027 http://www.interregeurope.eu/

 Kesk-Läänemere programm 2021-2027 http://centralbaltic.eu/

 Läänemere piirkonna programm 2021-2027 www.interreg-baltic.eu/

 Urbact IV 2021-2027 http://urbact.eu/

2. PROGRAMMIDE MÕISTED JA LÜHENDID

BSR – Läänemere piirkonna programm (Baltic Sea Region)

CB – Kesk-Läänemere programm (Central Baltic)

DHS – RTK-s kasutatav elektrooniline dokumendihaldussüsteem (alates aastast 2023 Delta)

EstLat – Eesti-Läti programm

FKO – finantskorrektsiooni otsus

IE – Interreg Euroopa programm

RM – Rahandusministeerium

RM RRO – Rahandusministeeriumi riigihangete ja riigiabi osakond

RTK – Riigi Tugiteenuste Keskus

SFOS – Struktuuritoetuste register

TAO – Toetuste arendamise osakond

TPK – Riigi Tugiteenuste Keskuse toetuste valdkonna töökord programmperioodideks 2014-2020

/ 2021-2027

TRO – Toetuste rakendamise osakond

U – Urbact programm

3

3. TÖÖPROTSESS

3.1 Partneraruannete menetlemine

Partneraruandes sisalduvate kulude abikõlblikkuse kontroll teostatakse vastava programmi

programmijuhendi ja valimimetoodika alusel.

Nr Vastutaja

(ametikoh

t)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kaasnev

dokument /

kontrollijälg

3.1.1 Kontrolli-

spetsialist,

talituse

juhataja

Sisestab esitatud partneraruannete info

kronoloogilises järjekorras menetluse

arvestamiseks vastava programmi töötabelisse

(Excel) TRO võrgukettal.

Salvestab aruandega seotud kuludokumendid,

mis partner edastab failivahetuskeskkonna

kaudu või e-kirjaga (kui neid ei saa laadida

üles programmi seiresüsteemi) vastava

projekti kausta TRO võrgukettal.

2 tp jooksul

aruande

esitamisest

Andmed vastava

programmi

töötabelis

(Excel),

dokumendid

projekti kaustas

3.1.2 Kontrolli-

spetsialist

Kui aruanne sisaldab riigihangetega seotud

kulusid, mis eeldavad hankeekspertiisi, saadab

hanke kontrollimiseks TAO riigihangete

kontrollüksuse juhile vastavalt punktile

Riigihangete kontrolli protsess

Esimesel

võimalusel

aruande

esitamisest

E-kiri

3.1.3 Kontrolli-

spetsialist

Kontrollib esitatud aruandes toodud andmete

õigsust ja täielikkust ning kulude

abikõlblikkust vastava programmi juhendi ja

valimimetoodika alusel.

Lepingu (al AK summa 10 000€) täitmisega

seotud kulude abikõlblikkust kontrollib

vastavalt lisale 1 „Lepingu täitmise kontroll-

leht“.

Vajadusel küsib infot ja konsulteerib teiste

asutustega (nt vastava programmi asutus, RTK

ja RM teised osakonnad, teised

ministeeriumid, ametid jne).

Üldjuhul 40

kalendripäeva

jooksul

aruande

esitamisest

Aruande

kuluridadest

võetud valim,

kontroll-leht

3.1.4 Kontrolli-

spetsialist

Kui tuvastab aruandes puudused, (sh

mitteabikõlblikud kulud) koostab puudustest

päringu partnerile.

Tuvastatud mitteabikõlblike kulude korral

saadab koos kirjaga mh põhjendused, miks

kulu on mitteabikõlblik.

Punktis 3.1.3

toodud

tähtajas,

lisandub

puuduste

kõrvaldamises

kuluv aeg,

üldjuhul 5 tp

E-kiri, kiri

vastava

programmi

(seire)süsteemis

4

Nr Vastutaja

(ametikoh

t)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kaasnev

dokument /

kontrollijälg

3.1.5 Kontrolli-

spetsialist

Aruande kontrollimisel rikkumise kahtluse

tekkimisel jätkub protsess vastavalt punktile

Rikkumise kahtluse menetlus

2 tp kahtluse

tuvastamisest

E-kiri

3.1.6 Kontrolli-

spetsialist

Kui aruande kontrollimisel tekib rikkumise

kahtlus, mida saab kontrollida vaid kohapealse

kontrolliga, jätkub protsess vastavalt punktile

Tegevuste kohapealne kontroll.

Enne aruande

kinnitamist

Kontroll-leht

3.1.7 Kontrolli-

spetsialist

Kui projektis varasemalt tehtud

finantskorrektsioon näeb ette välja maksmata

mitteabikõlbliku kulu ulatuses vähendamise,

vähendab rikkumisega seotud kulu ulatuses

abikõlblikku maksumust ja teavitab partnerit

abikõlbliku summa vähendamisest.

Punktis 3.1.3

toodud

tähtajas,

lisandub

puuduste

kõrvaldamisek

s kuluv aeg

Kontroll-leht, e-

kiri

3.1.8 Kontrolli-

spetsialist

Kui aruandes esitatud kulu raames on algatatud

rikkumise kahtlus, analüüsib võimalust jätkata

vajadusel aruande kontrolli menetlust ainult

abikõlblike kulude osas (kui aruande

kinnitamisega ei ole võimalik oodata asjaolude

selgumiseni ja partner on nõus osalise kulude

menetlemisega).

Võtab rikkumise kahtlusega kulu(d) täies

ulatuses või maksimaalses

finantskorrektsiooni määras aruandest välja ja

partner lisab kulu uuesti järgmisse aruandesse,

kui kahtlus ei leia kinnitust.

Kontrollispetsialist teeb kontroll-lehele (sh

vajadusel Lisasse 1) ja programmi töötabelisse

(Excel) vastava märke.

Kontroll-leht, e-

kiri, märge

programmi

töötabelis

(Excel)

3.1.9 Kontrolli-

spetsialist

Kui eelnevas alapunktis nimetatud rikkumise

kahtluse menetlus lõpetatakse ja järgmisele

aruandele lisatud kulu tunnistatakse

abikõlblikuks (vastavalt kas osaliselt või

täielikult), lisab märkuse koos selgitusega

kontroll-lehele ja programmi töötabelisse

(Excel).

Enne aruande

kinnitamist

Märkus kontroll-

lehel ja

programmi

töötabelis

(Excel)

3.1.10 Kontrolli-

spetsialist

Kui aruande kinnitamise eelduseks on

kohapealse kontrolli teostamine, veendub

nõude täitmises.

Enne aruande

kinnitamist

Kohapealse

kontrolli

kontroll-leht, e-

kiri

3.1.11 Kontrolli-

spetsialist

Kui aruanne on korrektne ja/või saadud

selgitused on piisavad, täidab vastava

Punktis 3.1.3

toodud

Kontroll-lehed,

kinnitus

5

Nr Vastutaja

(ametikoh

t)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kaasnev

dokument /

kontrollijälg

programmi seiresüsteemis kontroll-lehe ja

kinnitab aruande (kui kontroll-lehe

täitmine/kinnitamine ei toimu programmi

seiresüsteemis, allkirjastab digitaalselt

kontroll-lehe ja edastab vastavale

projektipartnerile e-kirja teel).

Kontroll-lehele täidab selgituse lahtri kui kulu

on (osaliselt) abikõlbmatu või vajas

abikõlblikkuse väljaselgitamine olulist

täiendavat infot.

Lisab võetud valimi faili ning esitatud

täiendavad tõendusmaterjalid vastava

programmi seiresüsteemi ja/või kontroll-lehe

juurde. Kui programmi seiresüsteem seda ei

võimalda, salvestab need TRO võrgukettale,

projekti kausta aruande juurde.

Kui partneraruanne sisaldas lepingu täitmisega

seotud kulusid (AK summa alates 10 000)

täidab Lisa 1, allkirjastab selle ning salvestab

projekti partneri kausta TRO võrgukettal.

tähtajas,

lisandub

puuduste

kõrvaldamisek

s kuluv aeg

seiresüsteemis,

e-kiri

3.1.12 Kontrolli-

spetsialist

Täiendab aruande infot vastava programmi

töötabelis (Excel) ja märgib partneraruande

kinnitatuks.

2 tp jooksul

aruande

kinnitamisest

Andmed vastava

programmi

töötabelis

(Excel)

3.2 Tegevuste kohapealne kontroll

Kohapealse kontrolli viib üldjuhul läbi kontrollispetsialist. Vajadusel kaasatakse kontrolli

eksperdid (nt ehitusekspert, järelevalve ekspert, hankeekspert) ja/või programmi sekretariaat. Kui

kontrollitava objekti asukohast tulenevalt on mõistlik ja efektiivne ning vastava programmiasutuse

poolt lubatud, võib kohapealse kontrolli teostada muu RTK selleks kompetentne töötaja.

Tegevuste kohapealset kontrolli teostatakse vastava programmi valimimetoodika järgi.

6

Nr Vastutaja

(ametikoh

t)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kaasnev

dokument /

kontrollijälg

3.2.1 Tegevuste kohapealsete kontrollide plaani koostamine

3.2.1.1 Kontrolli-

spetsialist

Koostab projektide kohapealsete kontrollide

plaani vastava programmi valimimetoodika

alusel.

Kui kohapealsete kontrollide plaani koostab

programmiasutus, annab programmiasutusele

vajadusel sisendi ja protsess jätkub vastavalt

punktile 3.2.2.

15. september

(kui plaani ei

koosta

programmiasut

us)

Kohapealsete

kontrollide plaan

TRO võrgukettal

/ e-kiri /

programmiasutu

se poolt

kinnitatud plaan

3.2.1.2 Kontrolli-

spetsialist

Vajadusel täiendab või muudab plaani (nt

tegevused jäävad ära, muutuvad või lükkuvad

edasi, ilmneb vajadus viia läbi erakorraline

kohapealne kontroll).

Jooksvalt Muudetud

kohapealsete

kontrollide plaan

3.2.2 Tegevuste kohapealse kontrolli läbiviimine

3.2.2.1 Kontrolli-

spetsialist

Teavitab kontrollitavat projektipartnerit

kohapealse kontrolli läbiviimisest e-kirja

vahendusel ja lepib kokku kontrolli aja ning

koha. Kohapealse kontrolli võib vajadusel viia

läbi virtuaalselt.

Erakorralise kontrolli korral üldjuhul partneri

eelnevat teavitamist ei toimu või teavitatakse

lühikese etteteatamisega. Vajadus erakorralise

kontrolli läbiviimiseks võib ilmneda olukorras,

kus tekib põhjendatud kahtlus, et projekti

tegelik olukord ei vasta kontrollimiseks

esitatule.

Vajadusel kaasab kontrolli teostamisse

eksperdi (näiteks ehituslike projektide puhul

ehituseksperdi).

Vähemalt 5 tp

enne kontrolli

teostamist (va

ette teatamata

kontroll)

E-kiri

3.2.2.2 Kontrolli-

spetsialist

Valmistab ette kohapealse kontrolli, kaasab

ettevalmistamisse kontrollis osalevad töötajad,

sh edastab vajadusel kontrollis osalejatele

ettevalmistamisel tekkivad küsimused ja/või

korraldab koosoleku tekkinud küsimuste

lahendamiseks.

Enne kontrolli

läbiviimist,

hiljemalt koha-

pealsele

kontrollile

eelneval tp-l

Eeltäidetud

kontroll-leht,

vajadusel

koosoleku

memo

3.2.2.3 Kontrolli-

spetsialist

Vastutab kohapealse kontrolli teostamise eest.

Fikseerib tuvastatud asjaolud kirjalikult

kontroll-lehel (lisa 2 „On-the-spot check list“).

Kui kontrolli oli kaasatud ekspert, saadab

vajadusel kontroll-lehe täiendamiseks

eksperdile.

Kontrolli

teostamise

järgselt

Kontroll-leht

7

Nr Vastutaja

(ametikoh

t)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kaasnev

dokument /

kontrollijälg

Kui kohapealse kontrolli läbi viimine projekti

juures kohapeal ei ole võimalik või otstarbekas

või asukohast lähtuvalt mõistlik, viib

kohapealse kontrolli läbi virtuaalselt.

3.2.2.4 Kontrolli-

spetsialist

Kui kontrolli käigus tuvastatakse nõuetele

mittevastav olukord ja puuduste kõrvaldamine

on võimalik, määrab projekti partnerile tähtaja

puuduste kõrvaldamiseks.

Üldjuhul 5tp,

mida

põhjendatud

juhul võimalik

pikendada

E-kiri, kontroll-

leht

3.2.2.5 Kontrolli-

spetsialist

Kui nõuetele mittevastavust ei ole võimalik

kõrvaldada, jätkub protsess vastavalt punktile

Rikkumise kahtluse menetlus.

Koheselt Kontroll-leht

3.2.2.6 Kontrolli-

spetsialist

Allkirjastab kontroll-lehe ning küsib allkirja

teistelt kontrolli läbiviimisse kaasatud

töötajatelt (olemasolu korral).

5 tp jooksul

kohapealse

kontrolli

läbiviimisest

või

kontrollitavalt

päringu vastuse

saamisest

Kohapealse

kontrolli

osalejate poolt

allkirjastatud

kontroll-leht

(digitaalne või

paberil).

3.2.2.7 Kohapeals

es

kontrollis

osaleja

(ekspert)

Allkirjastab kontroll-lehe. 3 tp jooksul

kontroll-lehe

saamisest

3.2.2.8 Kontrolli-

spetsialist

Sisestab kontrolli tulemused koos kontroll-

lehe ja lisadokumentidega vastava programmi

seiresüsteemi (olemasolul) ja TRO

võrgukettale kohapealsete kontrollide kausta,

vastava projekti alamkausta.

Punktis 3.1.3

toodud tähtajas

Kontroll-leht

3.2.2.9 Kontrolli-

spetsialist

Edastab kontroll-lehe partnerile. E-kiri

3.2.2.10 Kontrolli-

spetsialist

Teeb märke kohapealse kontrolli plaanis

kontrolli teostamise kohta (märkides

kohapealse kontrolli teostamise kuupäeva ja

teostaja nime).

2 tp jooksul

aruande

kinnitamisest

Kanne

kohapealse

kontrolli plaanis

8

3.3 Riigihangete kontrolli protsess

Riigihangete kontrolli teostatamisel võetakse aluseks riigihangete seadus. Kontrollimiseks

kasutatakse Struktuurivahendite korraldusastuse ning riikliku kontaktasutuse ning Norra ja

Euroopa majanduspiirkonna serifitseeriva astuse töökorras programmperioodiks 2014-2020/2021

lisana kinnitatud riigihangete kontroll-lehti.

TAO hankeeksperdid kontrollivad kõik riigihanked, mis on korraldatud riigihangete seaduse 2.

peatükis nimetatud hankemenetlusena või 3. peatükis nimetatud erihankena (lihthankemenetlus,

sotsiaal- ja eriteenused, ideekonkurss), v.a kui hankelepingu abikõlblik summa on alla 10 000 euro

km-ta. Lisaks kontrollivad TAO hankeeksperdid raamlepingu alusel tehtud esimese minikonkursi

abikõlbliku summaga alates 10 000 eurot km-ta. Kui hankija on valinud rangema hankemenetluse,

kui Riigihangete seadus nõuab, kontrollitakse seda riigihanget vastavalt rangemale

hankemenetlusele kohalduvatele nõuetele kontroll-lehe alusel hankeeksperdi poolt.

Täiendavalt teostab TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse järelevalve ekspert II tasandi

kontrolli riigihangetele maksumusega alates rahvusvahelisest piirmäärast 100% või riskipõhiselt,

kui riskipõhisuse põhimõtted on välja töötatud (vastavalt TPK-le). Järelevalve ekspert hindab

hankega seotud dokumente iseseisvalt ja hankeeksperdist sõltumatult.

RTK-l on õigus tugineda hankemenetluse õiguspärasuses veendumisel mõne teise rakendusüksuse

kontrollile, kui sellest on olemas nõuetekohane kontrolljälg. Kui selgub, et teine rakendusüksus on

tuvastanud tema poolt kontrollitud hankes rikkumise, analüüsib järelevalve ekspert rikkumise

asjaolusid, konsulteerides vajadusel teise rakendusüksusega – samal rikkumisel peab olema sama

korrektsioonimäär. Erineva korrektsioonimäära rakendamiseks peab olema muutunud varasem

õiguslik tõlgendus või jõustunud kohtuotsus.

Nr

Vastutaja

(ametikoh

t)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kaasnev

dokument /

kontrollijälg

3.3.1 Kontrolli-

spetsialist

Veendub, et kõik riigihanke kontrollimiseks

vajalikud dokumendid on partner esitanud

(hanke viite nr, hankeleping, hankelepingu

muudatusega ja tellija reservi kasutamisega

seotud dokumendid (kui need kohalduvad)).

Koheselt

vastava hanke

tuvastamisel

aruandes

Kulud ja

dokumendid

aruandes

3.3.2 Kontrolli-

spetsialist

Saadab e-kirjaga riigihanke kontrolli TAO

riigihangete kontrollüksuse juhile.

Saadab hankelepingu muudatused (sh reservi

kasutuse muudatused) kontrolli jooksvalt

vastavalt nende esitamisele (vajaduse saata

hankeeksperdile üle vaatamiseks hindab

kontrollispetsialist, vajadusel konsulteerib TAO

riigihangete kontrollüksuse juhiga).

Koheselt

vastava hanke

tuvastamisel

aruandes

E-kiri

9

Nr

Vastutaja

(ametikoh

t)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kaasnev

dokument /

kontrollijälg

Lisab e-kirjale vajalikud dokumendid ja partneri

kontaktandmed.

Kui tegemist on ehituse hankelepinguga ja kui

on kahtlusi kulude abikõlblikkuse osas,

konsulteerib ehituseksperdiga ja lisab juurde, et

muudatuse on üle vaadanud (ja heaks kiitnud)

ehitusekspert. Kui ehituseksperdi kooskõlastust

ei ole veel tehtud, lisab info kas ja millal seda

tehakse.

3.3.3 TAO

riigihanget

e

kontrollük

suse juht

Suunab ülesande e-kirjaga edasi

hankeeksperdile. (Hankelepingu muudatused

üldjuhul samale hankeeksperdile, kes kontrollis

sama riigihanke läbiviimise reeglikohasust),

lisades e-kirja koopia saajaks

kontrollispetsialisti.

Sisestab hanke andmed X-kettal olevasse

Hangete tabelisse.

Enne edastamist kontrollib SFOS-st, kas

riigihange ei ole varasemalt nõuetekohaselt

kontrollitud.

Tööülesande

saabumisel 5 tp

jooksul

E-kiri

3.3.4 Hanke-

ekspert

Kui hange korraldatakse riigihangete registris e-

menetlusena, küsib hankele vaatlejaõigused.

Kontrollib riigihankega seotud dokumente, sh

hankelepingu muudatusi ja tellija reservi

kasutamist riigihangete kontroll-lehe alusel.

Vajadusel konsulteerib RM RRO-ga, TAO

juristi või muu asjaomase osapoolega.

10 tp jooksul

vaatlejaõiguste

saamisest,

lisandub

vastamiseks

kulunud aeg

Kontroll-leht¸ e-

kiri

3.3.5 Hanke-

ekspert

Puuduste tuvastamise korral koostab teate ja

edastab partnerile teate täiendavate selgituste ja

dokumentide saamiseks.

E-kiri

3.3.6 Hanke-

ekspert

Veendudes riigihanke läbiviimise

reeglikohasuses, saadab kontroll-lehe ja eduka

pakkumuse e-kirjaga kontrollitoimingu

lõpetamisel:

 Kontrollispetsialistile, kui hankele ei

kohaldata järelevalve poolt II tasandi

kontrolli. Kui kontrollitoimingute

raames küsiti partnerilt täiendavaid

küsimusi ja saadi selgitusi, lisab vastava

kirjavahetuse e-kirjale;

 TAO riskijuhtimise ja järelevalve

talituse riskieksperdile, kui hankele võib

Kontroll-leht, e-

kiri

10

Nr

Vastutaja

(ametikoh

t)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kaasnev

dokument /

kontrollijälg

kohalduda II tasandi riigihangete

kontroll. Kui kontrollitoimingute raames

küsiti partnerilt täiendavaid küsimusi ja

saadi selgitusi, lisab vastava

kirjavahetuse e-kirjale. E-kirja koopia

saajaks märgib kontrollispetsialisti. 3.3.7 Hanke-

ekspert

Kui tekib rikkumise kahtlus, teeb vastava märke

riigihanke kontroll-lehele ning samasisulise

kommentaari e-kirja ja menetlus jätkub

vastavalt puntkile Rikkumise kahtluse menetlus

(alates p 3.4.1).

Rikkumise kahtluse korral II tasandi

hankekontrolli ei järgne, vaid järgneb koheselt

rikkumise kahtluse menetlus.

Kontroll-leht, e-

kiri

3.3.8 TAO

riskijuhtim

ise ja

järelevalve

talituse

riskieksper

t

Otsustab vastavalt valimimetoodikale

riigihanke II tasandi kontrolli vajaduse.

Kui II tasandi riigihanke kontroll on vajalik,

suunab tööülesande järelevalve eksperdile.

Peab tabelit talle I tasandi poolt edasi suunatud

hangete kohta.

Kui II tasandi riigihanke kontroll pole vajalik,

suunab e-kirja vastava täpsustusega edasi

kontrollispetsialistile.

Tööülesande

saabumisel 2 tp

jooksul

E-kiri

3.3.9 Järelevalv

e ekspert

(hangete II

tasandi

kontrollija

)

Kontrollib riigihankega seotud dokumente, sh

hankelepingu muudatusi ja tellija reservi

kasutamist vastavalt TPK lisana kinnitatud II

tasandi riigihanke kontroll-lehele.

10 tp jooksul

tööülesande

saamisest,

lisandub

päringuteks

vastuste aeg

Kontroll-leht

3.3.10 Järelevalv

e ekspert

(hangete II

tasandi

kontrollija

)

Puuduste korral koostab teate ja edastab

partnerile teate täiendavate selgituste saamiseks.

Vajadusel suhtleb enne väljastamist hanke I

tasandi kontrollijaga.

E-kiri

3.3.11 Järelevalv

e ekspert

(hangete II

tasandi

kontrollija

)

Veendudes riigihanke läbiviimise

reeglikohasuses, saadab kontrollitoimingu

lõpetamisel e-kirja kontrollispetsialistile.

Kui kontrollitoimingute raames küsiti partnerilt

täiendavaid küsimusi ja saadi selgitusi, lisab

vastava kirjavahetuse e-kirjale.

Kontroll-leht, e-

kiri

11

Nr

Vastutaja

(ametikoh

t)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kaasnev

dokument /

kontrollijälg

3.3.12 Järelevalv

e ekspert

(hangete II

tasandi

kontrollija

)

Kui tuvastab rikkumise, teeb vastava märke

kontroll-lehele ning samasisulise kommentaari

e-kirja ja menetlus jätkub vastavalt puntkile

Rikkumise kahtluse menetlus (alates p 3.4.1).

Kontroll-leht, e-

kiri

3.3.13 Kontrolli-

spetsialist

Hanke kontrolli tulemuse saamisel jätkab

aruande kontrolli.

Salvestab kontroll-lehe(d), eduka pakkumuse ja

edastatud kirjavahetuse TRO võrgukettale,

projekti kausta (lisaks vajadusel vastava

programmi seiresüsteemi).

Kui hanke kontrolli ja/või rikkumise kahtluse

menetlemise tulemusel ilmnes rikkumine,

toimib vastavalt puntkile Rikkumise kahtluse

menetlus (alates p 3.4.6).

Koheselt Aruande

kontroll-leht

3.4 Rikkumise kahtluse menetlus

Rikkumise kahtlus võib tekkida hanke kontrollis, aruande kontrollis, auditi aruande projekti

põhjal, kohapealse kontrolli raames või muu kontrollitegevuse käigus.

Rikkumise kahtluse tekkimisel või erimeelsuse korral konsulteerib kontrollispetsialist vajadusel

TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse järelevalve eksperdiga, kaasab vajadusel lisaks teisi

osapooli.

Nr Vastutaja

(ametikoh

t)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kaasnev

dokument /

kontrollijälg

3.4.1 Kontrollis

petsialist,

hankeeksp

ert,

järelevalve

ekspert

(hangete II

tasandi

kontrollija

)

Kui tekib rikkumise kahtlus, teavitab kahtluse

tuvastaja tekkinud asjaoludest TAO

riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajat e-

kirjaga (kui rikkumise kahtluse avastab

hankeekspert, siis kaasab e-kirja

kontrollispetsialisti).

Viib vajadusel läbi kohapealse tegevuste

kontrolli ja esitab vajadusel partnerile

järelepäringu asjaolude täpsustamiseks.

Konsulteerib järelevalve eksperdiga

otsustamaks rikkumise, finantskorrektsiooni

vajaduse ja võimaliku suuruse üle.

Koheselt

rikkumise

kahtluse

tuvastamisel

E-kiri, kontroll-

leht

12

Nr Vastutaja

(ametikoh

t)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kaasnev

dokument /

kontrollijälg

Tuvastaja teavitab vajadusel projekti partnerit e-

kirja teel, et asjaolude selgitamiseks on küsimus

edastatud järelevalve eksperdile (kui seda ei ole

tehtud varasema päringu raames).

3.4.2 Kontrolli-

spetsialist

Kui tuvastatud rikkumisel on pettuse kahtluse

või kuriteo tunnused, siis teavitab Interreg

kontrolli ja regionaalarengu talituse juhatajat ja

e-kirjaga vastava programmi asutust.

Koheselt

pettuse

kahtluse

tuvastamisest

E-kiri

3.4.3 Talituse

juhataja

Saades vastava korralduse programmiasutuselt,

teavitab pettuse kahtlusest või kuriteo

tunnustega rikkumise kahtlusest asjaomaseid

uurimisorganeid (PPA).

Koheselt

vastava

korralduse

saamisel

E-kiri

uurimisorganile

3.4.4 TAO

riskijuhtim

ise ja

järelevalve

talituse

juhataja

Annab tööülesande konkreetsele järelevalve

eksperdile, edastades e-kirja ja märkides kirja

kaassaajaks kontrollispetsialisti.

Lisab rikkumise Jirasse.

Tööülesande

saabumisel 3 tp

jooksul

E-kiri, ülesanne

Jiras

3.4.5 Järelevalv

e ekspert

Analüüsib rikkumise kahtlust.

Vajadusel konsulteerib erinevate osapooltega

arutamaks rikkumise kahtluse asjaolusid,

finantskorrektsiooni võimaliku vajaduse ja

suuruse üle. Vajadusel koostab arutelust memo.

Vajadusel küsib partnerilt täiendavat

informatsiooni veendumaks kõigis rikkumisega

seotud asjaoludes ning tegevuste ja kulude

võimalikus mitteabikõlblikkuses.

Analüüsib saadud selgitusi ning kui need on

piisavad, koostab rikkumise kahtluse asjaolude,

kaalutluse jm olulise info kohta partnerile

edastamiseks kokkuvõtte või memo ning

edastab selle esmalt e-kirja teel või Jira kaudu

TAO juristile ja kontrollispetsialistile ning

seejärel TAO riskijuhtimise ja järelevalve

talituse juhatajale kooskõlastamiseks.

30 p jooksul

tööülesande

saamisest

E-kiri,

memo/kokkuvõt

e

3.4.6 Kontrolli-

spetsialist

Rikkumise kahtluse kokkuvõtte või memo

saamisel teavitab partnerit tuvastatud

mitteabikõlblike kulude asjaoludest,

mitteabikõlblikest kuludest ja annab partnerile

Koheselt E-kiri

13

Nr Vastutaja

(ametikoh

t)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kaasnev

dokument /

kontrollijälg

võimaluse esitada vastuargumendid üldjuhul 10

tp jooksul (kui neid on).

Salvestab e-kirja TRO võrgukettale, projekti

kausta (lisaks vajadusel vastava programmi

seiresüsteemi).

3.4.7 Kontrollis

petsialist

Edastab rikkumiskahtluse korral partnerilt

saadud täiendavad selgitused kahtlust

menetlenud järelevalve eksperdile rikkumise

kahtluse täiendavaks analüüsimiseks.

Koheselt E-kiri, vajadusel

täiendatud

memo/kokkuvõt

e

3.4.8 Järelevalv

e ekspert

Analüüsib edastatud täiendavaid selgitusi ja

annab hinnangu rikkumise asjaolude kohta (sh

kui rikkumine langes täiendavate selgituste

esitamise järel ära).

Koostab lõpliku kokkuvõtte või memo ja

edastab selle e-kirjaga või Jira kaudu

kontrollispetsialistile, juristile ja seejärel TAO

riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale

kooskõlastamiseks.

10 p jooksul

täiendavate

selgituste

saamisest

E-kiri, märge

Jiras

3.4.9 Kontrolli-

spetsialist

Lõpliku rikkumise kahtluse kokkuvõtte või

memo saamisel edastab selle partnerile ning

jätkab aruande kontrolli ja märgib projekti

aruandes vastavalt kulude abikõlblikkuse,

arvates mitteabikõlblikud kulud aruandest

välja.

Salvestab kokkuvõtte või memo ja e-kirja TRO

võrgukettale, projekti kausta (lisaks vajadusel

vastava programmi seiresüsteemi).

Koheselt Aruande

kontroll-leht,

sertifikaat, DHS-

is registreeritud

kaaskiri

3.4.10 Kontrolli-

spetsialist

Vaatab üle, kas vastava rikkumisega seotud

kulusid esineb ka partneri eelnevalt kinnitatud

aruandes (aruannetes), vajadusel täpsustab

partneriga üle.

Koheselt info

teada saamisel

E-kiri, kiri

vastava

programmi

seiresüsteemis

3.4.11 Kontrolli-

spetsialist

Vastavalt programmile, vähendab kontrollitavas

aruandes ka varasemates aruannetes sisaldunud

mitteabikõlblikud kulud või teavitab vastavat

programmiasutust vajadusest korrigeerida

varasemates aruannetes kinnitatud rikkumisega

seotud kulud.

Koheselt info

teada saamisel

E-kiri, kontroll-

leht

3.4.12 Kontrolli-

spetsialist

Toimib vastavalt programmi asutuselt saadud

juhistele, vajadusel kinnitab uuesti varasemalt

esitatud ja kinnitatud aruande (aruanded)

Aruande uuesti

kinnitamisel

E-kiri, kontroll-

leht, kaaskiri,

märge DHSis

14

Nr Vastutaja

(ametikoh

t)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kaasnev

dokument /

kontrollijälg

vähendades rikkumisega soetud kulusid

vajalikus ulatuses.

Vormistab partneri aruande kontroll-lehe ja

sertifikaadi lisana riigihanke rikkumise

tuvastamise korral kaaskirja rikkumise

asjaolude, põhjenduste, mitteabikõlblike

summade ja vaide esitamise korraga (BSR, IE ja

U programmis). Registreerib kaaskirja DHS-is,

saadab kooskõlastamiseks järelevalve

eksperdile (koostaja), TAO juristile, Interreg

kontrolli ja regionaalarengu talituse juhatajale

ning allkirjastab selle.

3.4.14 Kontrolli-

spetsialist

Täidab partneraruande kontroll-lehe ja kinnitab

aruande. Edastab partnerile e-kirja teel kaaskirja

ja kontroll-lehe (kui selle kinnitamine ei käi

programmi seiresüsteemis).

Lisab kontroll-lehe aruande juurde TRO

võrgukettale, projekti kausta (kui seda ei

edastatud partnerile läbi programmi

seiresüsteemi).

Täiendab aruande infot vastava programmi

töötabelis (Excel).

Info saamisel

ja/või aruande

kinnitamisel

E-kiri, kontroll-

leht, töötabel

(Excel)

3.5 Vaiete menetlemine

Projektipartneril, kes ei nõustu projektiaruandes kontrollispetsialisti poolt kinnitatud

kontrollsertifikaadiga (vähendatud kuludega ning esitatud põhjendustega), on õigus esitada vaie

vastava programmi vaiete esitamise korra alusel.

Kesk-Läänemere programmis (CB) ja Eesti-Läti programmis (EstLat) esitatakse vaie vastava

programmi korraldusasutusele.

Läänemere piirkonna programmis (BSR), Interreg Europe programmis (IE) ja Urbacti programmis

(U) esitatakse vaie RTK-le.

15

Nr Vastutaja

(ametikoh

t)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kaasnev

dokument /

kontrollijälg

3.5.1 Dokumen

dihalduse

peaspetsial

ist

Edastab DHS-is registreeritud vaide TAO

õigusüksuse juhile ja Interreg kontrolli ja

regionaalarengu talituse juhatajale. TAO

õigusüksuse juht määrab juristi, kes hakkab

vaiet lahendama.

3 tp Märge DHS-is

3.5.2 Kontrolli-

spetsialist

Kui juhtpartner saadab vaide otse

kontrollispetsialistile, saadab kontrollispetsialist

vaide edasi dokumendihalduse peaspetsialistile

registreerimiseks.

2 tp E-kiri

3.5.3 TAO jurist Kontrollib vaide vastavust haldusmenetluse

seaduses sätestatud nõuetele, kaasates vajadusel

ja küsimuste tekkimisel algse kaaskirja

ettevalmistaja. Puuduste korral palub need e-

kirjaga vaide esitajal kõrvaldada.

Registreerib vaide Jiras ning märgib

teavitatavateks TAO riskijuhtimise ja

järelevalve talituse juhatajale ning Interreg

kontrolli ja regionaalarengu talituse juhataja,

vaidlusaluse rikkumise kaaskirja

ettevalmistanud järelevalve eksperdi.

Järelevalve eksperdil on kohustus tutvuda

vaidega ning kui vaides on esitatud vastuväited

ja esinevad asjaolud, mis viitavad näiteks

kaaskirja ettevalmistaja vigadele faktiliste

asjaolude tuvastamisel või esitamisel, esitab ta

juristile omapoolse seisukoha selliste asjaolude

kohta.

2 tp Märge Jiras

3.5.4 TAO jurist Koostab vaideotsuse eelnõu, mille tegemiseks

kuulab vajaduse olemasolul eelnevalt ära

vaidlustatava kaaskirja ettevalmistaja arvamuse,

ning teised vaide lahendamisega seotud

asjaomased osapooled või kasutab arvamuse

saamiseks välist eksperti.

Kui vaidemenetluse asjaolusid ei ole võimalik

30 päevase tähtaja jooksul tuvastada võib

vajadusel vaide lahendamise tähtaega

pikendada, teavitades sellest vaide esitajat e-

kirjaga.

30 päeva või

pikendatud

tähtaeg

Vaideotsus, e-

kiri

3.5.5 TAO jurist Esitab läbi DHS-i vaideotsuse kavandi

peadirektori asetäitjale allkirjastamiseks,

märkides kooskõlastajateks TAO õigusüksuse

juhi ning TAO juhi.

2 tp Märge DHS-is

16

Nr Vastutaja

(ametikoh

t)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kaasnev

dokument /

kontrollijälg

Jurist märgib DHS-i töövoos pärast otsuse

allkirjastamist teavitatavateks TAO

riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja

ning Interreg kontrolli ja regionaalarengu

talituse juhataja.

3.5.6 Peadirekto

ri asetäitja

Allkirjastab vaideotsuse 3 tp Märge DHS-is

3.5.7 Dokumen

dihalduse

peaspetsial

ist

Edastab vaideotsuse vaide esitajale

elektrooniliselt läbi DHS-i.

2 tp Märge DHS-is

3.5.8 Dokumen

dihalduse

peaspetsial

ist

Kui vaideotsus vaidlustatakse kohtus, siis

edastab kaebuse TAO õigusüksuse juhile, kes

määrab kohtumenetluses osaleva TAO juristi ja

vajadusel teised eksperdid.

2 tp Märge DHS-is,

esitatud kaebus

3.5.9 TAO jurist Registreerib kohtuasja ja materjalid JIRA

keskkonnas ning markeerib teavitatavateks

TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse

juhataja ning Interreg kontrolli ja

regionaalarengu talituse juhataja, samuti

järelevalve spetsialisti

2 tp Märge Jiras

3.5.10 TAO jurist Kohtuotsuse saabumisel korraldab kirja

registreerimise DHS-is (juhul kui see ei ole

eelnevalt registreeritud) ja selle edastamise

TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse

juhatajale ja Interreg kontrolli ja

regionaalarengu talituse juhatajale ning lisab

kohtuotsuse Jira keskkonda.

2 tp Märge DHS-is,

märge Jiras

3.5.11 Kontrolli-

spetsialist

Teeb vajadusel muudatused projekti

abikõlblikes kuludes ning vastava programmi

töötabelis (Excel).

Salvestab esitatud vaide, vaide lahendamisega

seotud dokumendid, vaideotsuse, kohtuotsuse

jm vaidega kaasnevad dokumendid projekti

kausta TRO võrgukettal ja vastava programmi

seiresüsteemi.

2 tp E-kiri, kontroll-

leht, töötabel

(Excel)

3.6 Projektiauditi aruanded

Talituse juht edastab info projektiauditi alustamisest kontrollispetsialistile ja TAO riskijuhtimise

ja järelevalve talituse järelevalve eksperdile Jirasse märkimiseks. Kontrollispetsialist vastab

17

projektiauditi aruande projektis toodud tähelepaneku(te)le. Vajadusel küsib infot ja konsulteerib

teiste töötajate ja ekspertidega. Rikkumiskahtluse korral toimib vastavalt punktile Rikkumise

kahtluse menetlus.

Talituse juht saadab projektiauditi lõpparuande teadmiseks kontrollispetsialistile ja TAO

riskijuhtimise ja järelevalve talituse järelevalve spetsialistile.

Kontrollispetsialist salvestab projektiauditi lõpparuande RTK võrgukettal talituse projektiauditite

kaustas ning projekti kaustas.

4. Kaasnevad dokumendid

4.1 Seonduvad dokumendid (kirjavahetus, protokollid, memod, kontroll-lehed jms) säilitatakse

elektroonselt RTK võrgukettal toetuste rakendamise osakonna, Interreg kontrolli ja

regionaalarengu talituse kausta alamkausta „Interreg 2021-2027“ vastava projekti ja/või teema

alamkaustas.

4.2 Dokumentide säilitamisel lähtutakse Riigi Tugiteenuste Keskuse teabehalduse korrast ja

vastava programmi juhendist.

KÄSKKIRI

22.11.2023 nr 1-2/23/74

Riigi Tugiteenuste Keskuse Interreg

projektide partneraruannete kulude

kontrolli töökorra kinnitamine

Riigihalduse ministri 14.11.2017. a määruse nr 84 „Riigi Tugiteenuste Keskuse põhimäärus“ §

20 lg 1 p 7 alusel:

1. kinnitan Riigi Tugiteenuste Keskuse Interreg projektide esmatasandi kontrolli töökorra.

2. Käskkiri jõustub selle allkirjastamise hetkest.

(allkirjastatud digitaalselt)

Pärt-Eo Rannap

peadirektor

Teatavaks teha: Toetuste rakendamise osakonna töötajad

Koostaja: Maarja Käis