Riigihanke „Reaalajamajanduse (RTE) 2026 konverentsi korraldamine" korraldamine, komisjoni ja vastutava isiku nimetamine

RHAD lisa 1

Riigihanke „Reaalajamajanduse (RTE) 2026 konverentsi korraldamine“

hankelepingu eseme tehniline kirjeldus

Sisukord 1. Konverentsi taust .........................................................................................................................................1

2. Konverentsi sihtrühm ...................................................................................................................................2

3. Konverentsi eesmärgid ................................................................................................................................2

4. Nõuded konverentsiruumidele ja toitlustusele .............................................................................................3

5. Konverentsi korraldaja ülesanded ................................................................................................................5

6. Konverentsi orienteeruv päevakava ja teemade valik ..................................................................................8

7. Teenuse osutaja ehk töövõtja ülesanded ....................................................................................................10

8. Koostöö tellijaga ........................................................................................................................................10

9. Nõuded töö üleandmise-vastuvõtmise aktile .............................................................................................11

1. Konverentsi taust

Majandus- ja kommunikatsiooniministeerium (edaspidi ka tellija) on reaalajamajanduse valdkonna

eestvedaja. Tellija soovib korraldada selle teemalist aasta hübriidkonverentsi 25.11.2026

Tallinnas, kokku 1 päev (orienteeruv ajakava allpool).

Reaalajamajandus (RTE) tegeleb ettevõtlusandmetega ja edendab reaalajas tekkivate

majandustehingute, - toimingute ning andmete kasutuselevõttu digitaalselt ja automatiseeritult.

Ärilisest vaatest on reaalajamajandus ökosüsteem äriprotsesside ja aruandluskohustuse

automatiseerimiseks ja digitaliseerimiseks minnes ettevõtjate ja riigi vahelises suhtluses üle reaalajas

andmevahetusele läbi uuenduslike teenuste.

Reaalajamajanduse edendamine täidab mitmeid eesmärke:

a. Vähendab ettevõtjate halduskoormust, võimaldades ettevõtetel esitada andmeid automaatselt

oma äritarkvaradest otse riigi infosüsteemidesse. See kaotab vajaduse korduva andmesisestuse

järele erinevatesse keskkondadesse, vähendab aruandluseks kuluvat aega ja riski eksida

keerulistes vormides. Ettevõtjate jaoks tähendab see lihtsamat, sujuvamat ja vähem

ajamahukat suhtlust riigiga;

b. tagab kiire andmevahetuse asutuste vahel ja hoiab andmed ajakohastena;

c. loob ühtsed semantilised andmevahetusmudelid ja -standardid, aitab andmeid ühte moodi

mõista;

d. võimaldab operatiivselt andmeid vahetada süsteemide vahel, sh piiriüleselt kui on

rahvusvahelised kokkulepped;

e. aitab säästa ca 200 mln EUR/aastas ja hinnanguliselt ca 14 mln/töötundi eelkõige korduvate

protsesside, manuaalse andmesisestuse ja kontrolltoimingute pealt ning võimaldades

vabanevat ressurssi rakendada ettevõtetel põhitegevuseks.

Eestis on reaalajamajanduse valdkonna tegevused kirjeldatud koos mitmete partnerite,

ministeeriumite, erialaliitude, era- ja avaliku sektori asutustega reaalajamajanduse visioonis

aastateks 2020-2027. Rohkem infot: www.realtimeeconomy.ee

Reaalajamajanduse valdkonna toimivuse eeltingimuseks on IKT kasutuselevõtu edendamine

ettevõtjate seas ja piiriüleste e-teenuste mudelite arendamine.

2. Konverentsi sihtrühm

Konverentsi sihtrühmaks on:

 Uuendusmeelsed ja tulevikku vaatavad ettevõtjad;

 Avaliku sektori asutused, kes puutuvad kokku ettevõtlusandmete kogumise ja töötlemisega,

registritega ja digiteenustega;

 Erialaliidud, nende juhid, liikmed ning koostöövõrgustike partnerid;

 Äritarkvara lahenduste teenusepakkujad.

Prognoosime kohapeale osalema ligikaudu 350 inimest ja virtuaalselt ligikaudu 350 inimest. On

tõenäoline, et osalejate arv üritusel varieerub - mõnda esitlust kuulab rohkem inimesi ja mõnda

vähem.

3. Konverentsi eesmärgid

Konverentsi eesmärk on anda Eesti avaliku ja erasektori partneritele ülevaade RTE 2026. aasta tööde

tulemitest, uutest algatustest ning edasistest tegevustest ja ettepanekutest, sidudes need laiemasse

arutelusse Eesti ettevõtluskeskkonna konkurentsivõime ja arengusuundade üle.

Konverentsil jagatakse uusi teadmisi ja pilootprojektide (sh rahvusvaheliste projektide) tulemusi ning

tutvustatakse erasektori häid praktikaid, mis näitavad, kuidas innovaatilised digitaalsed teenused ja

andmete kasutus on muutnud äriprotsesse automaatsemaks, kiiremaks ja loonud lisaväärtust

ettevõtetele.

Konverents keskendub sellel aastal ettevõtlus keskkonnale üleüldisemalt ning RTE lahendusi

käsitletakse ettevõtluskeskkonna vältimatute tööriistadena, mitte eraldiseisvate algatustena,

keskendudes nende praktilisele mõjule ja rollile ettevõtjate kasvu, tootlikkuse ja rahvusvahelise

konkurentsivõime toetamisel.

Konverentsi sisulise ülesehituse ettepaneku esitamise eest vastutab tellija, aga tehniline teostus, selle

elluviimine ja päevastruktuuri ülesehitus on töövõtja ülesanne. Tellija määrab teemade ringi, kuid

töövõtja ülesanne on pakkuda välja ja koostöös tellijaga määrata teemade järjestus, võimalikud

esinejad, parim esitlusformaat ja sobivaim ettekannete pikkus arvestades päeva ajakava.

Töövõtja toetab tellijat konverentsi sisulise ülesehituse loomisel ning pakub tehnilist lahendust, et

tagada tellija eesmärkide saavutamine.

Konverentsi töökeeleks on eesti ja inglise keel. Töövõtja kohustuseks ei ole tõlketeenuse pakkumine.

4. Nõuded konverentsiruumidele ja toitlustusele

4.1. Toimumiskoht peab olema esinduslik (oma välise ilmega head muljet loov, soliidne jms) ning

ühistranspordiga ligipääsetavas kohas, soovitavalt piisava parkimisvõimalusega.

Konverentsiruumid peavad olema varustatud vajaliku (esitlus)tehnikaga (sh helitehnika).

Konverentsiruumides peab olema tagatud tõrgeteta toimiv Wi-Fi-ühendus (arvestades üritusega

seotud võimaliku kasutajate arvuga), ekraan(id), slaidiesitlust opereerida võimaldav pult,

tahvelarvuti moderaatorile ja esinejale ning muud tehnilised vahendid, mis on vajalikud

konverentsi tõrgeteta toimumiseks. Esitlustehnikaga seotud tehnilised üksikasjad täpsustatakse

tellijaga. Konverentsiruumides peab olema garderoob üleriiete jaoks.

4.2. Konverentsi moderaatori teenuse peab tagama töövõtja. Lõplik moderaatori(te) valik

kooskõlastatakse tellijaga.

4.3. Konverentsi saali laval digitaalne lahendus peab kuvama vajaliku info RTE visuaalse

identiteedi alusel loodud kujundusega (ürituse nimi, aeg, tellija logo, esineja info jne) ekraanile.

4.4. Ürituse info või muu asjakohane turundusinfo RTE visuaalse identiteedi alusel loodud

kujundusega peab olema võimalik kuvada eraldi konverentsiruumides olevatel ekraanidel (nt

puhke- ja/või toitlustusala), näiteks video või slaidiesitlus formaadis.

4.5. Konverentsi toimumiseks nõutavad ruumid:

4.5.1. Üks suur ruum, mis mahutab kohapeal osalevad inimesed (lisaks reservala kogu

korraldusmeeskonna jaoks);

4.5.2. Suure ruumi vahetus läheduses toitlustusala: eraldi ruum või avar koridor või avatud

fuajee kõigi osalejate üheaegseks toitlustamiseks, mis ei tohi segada konverentsi saalis

toimuvaid ettekandeid;

4.5.3. Konverentsi teenindav tehniline ala: esinejate ettevalmistus (mikrofoni paigaldamine,

kerge jumestus jms); vajadusel eraldi ruum heli ja pildi edastamiseks vajaliku tehnika ja

sellega seotud inimeste jaoks;

4.5.4. Kuni 2 eraldi ruumi eraldi lavade jaoks, olenevalt lõplikkust teemade ja ajakava

jaotusest, mis mahutaks kuni 50 inimest istuma. Lõplikud teemad ja ajakava lepitakse

kokku koos tellijaga.

4.5.5. Kõikides ruumides peab olema esinduslik lavaline väljapanek koos kõnepuldi, toolide,

laudade ja esitlustehnikaga.

4.5.6. Eksponeerimise ala vähemalt 10 eksponendile, mis peab olema paigutatud avatult ja

nähtavalt, toetades vaba liikumist ja osalejate vahelist suhtlust.

4.5.6.1. Eksponeerimise alal igale eksponendile peab olema tagatud pukklaud

(soovitavalt kõrgus 110 cm, läbimõõt 70 cm); bränditav PVC kattega pind (2000 ×

1100 mm), mille kujundus saadetakse töövõtjale sobivas formaadis; elektriühendus;

55-tolline LED-ekraan visuaalse sisu kuvamiseks (.ppt, .mov, .mpeg, .jpg formaadis,

kuvasuhe 16:9, ilma helita); võimalus kasutada oma materjale ja roll-up bännerit.

4.6. Teenuse osutaja peab tagama konverentsil toitlustuse, mis peab vähemalt vastama järgmistele

tingimustele:

4.6.1. Hommikukohv ja kohvipaus – peab sisaldama jookidest kohvi, teed ja gaseerimata vett

(eelistatult kannudes); hommikukohvi juurde ja kohvipausi ajal pakutav toit on kergem

ning valikus peab olema soolast ja magusat (näiteks võileib, muffin, puuviljad või muu

sarnane näputoit);

4.6.2. Lõunasöök – peab olema püstijala buffet-lõuna, kus on soe toit ja valik vähemalt kahe

salati ning kahe erineva pearoa vahel (1 vegan ja 1 lihaga/kalaga), kerge magustoit ning

vesi, kohv ja tee.

4.6.3. Networking turgutus – peab sisaldama alkoholivaba gaseeritud jook (ei soovi

vahuveini), kohvi, teed ja vett kannudes ning kergeid snäkke väikeses koguses (mini

võileivad, puuviljad jne). Koguseliselt tuleb arvestada 50%-ga lõplikust kohapeale

registreerunute arvust (maksimaalselt 150 inimesele, sh ka juhul, kui kohapeale

registreerunute arv ületab p 4.6.5 toodud maksimaalset inimeste arvu)).

4.6.4. Töövõtja peab korraldama lisaks laval esinejatele pudelivett vastavalt esinejate arvule

(sh gaseeritud ja gaseerimata vesi).

4.6.5. Toitlustust arvestatakse maksimaalselt 300 inimesele, sh ka juhul, kui kohapeale

registreerunute arv ületab 300.

4.6.6. Toitude serveerimisel ühekordsete nõude kasutamine ei ole lubatud.

4.6.7. Toidu ülejäägid tuleb peale konverentsi lõppu pakkida ja võimaldada üritusel osalejatel

need kaasa võtta. Toidu ülejääkide pakendamisel on ühekordsete nõude kasutamine

lubatud.

5. Konverentsi korraldaja ülesanded

5.1. Konverentsi korraldusprojekti juhtimine, tellija ja töövõtja vahelise ühise dokumentide

pilvepõhise haldusplatvormi loome ja haldus, tehnilise ja sisulise lahenduse eest vastutamine,

projekti tegevuskava koostamine, täitmine ning täitmise jälgimine ja aruandlus.

5.2. Konverentsi sisuline ettevalmistus hõlmab: päeva ülesehitus teemade jaotusena, võimalikke

esinejate osas ettepanekute tegemine, esinejatega kontakteerumine ja juhendamine, esitluse

lühitutvustuse hankimine esinejalt, esinemise aegade kokkuleppimine esinejatega ja teemade

käsitluses esitlusformaatide pakkumine, teemade järjestuse ettepaneku tegemine tellijale,

moderaatori leidmine ja Tellijaga kooskõlastamine, moderaatorite nõustamine ja temale töö

teostamiseks vajaliku sisendi (stsenaarium) andmine, esitluste sisus konverentsi üldise fookuse

hoidmine, et see oleks kooskõlas kogu konverentsi eesmärgiga ning pärast konverentsi

toimumist konverentsi materjalide kogumine ja osalejatele jagamine.

5.3. Konverentsi toimumise kohta koostöös RTE kommunikatsioonipartneriga konverentsile

eelneval ajal, konverentsi toimumise ajal ning konverentsi järgselt kommunikatsioonipartnerile

vajaliku teabe ja materjalide kättesaadavaks tegemine konverentsi kohta teabe levitamiseks;

5.4. Konverentsiruumide leidmine ja tellijaga kooskõlastamine, ruumide broneerimine, nende

ettevalmistamine ja konverentsi läbiviimiseks vajalike tehniliste vahendite olemasolu ja

toimimise tagamine ja haldamine.

5.5. Ruumide kujundamine konverentsi põhiteemaga sobivalt. Konverentsi sujuvaks läbiviimiseks

vajalike tehniliste lahenduste korraldamine vastavalt stsenaariumile ja kooskõlastatult tellijaga.

5.6. Tehnilise lahenduse pakkumine konverentsi korraldamiseks- kaamerad, lavakujundus, lava ja

LED ekraan (vastavalt ruumi suurusele ja proportsioonidele sobivas suuruses, mida on

osalejatel hea näha), ülekande videomontaaž (eelsalvestatud kõned, presentatsioonid jms), live

ülekanne sotsiaalmeediasse. Laval peab olema kõnepult ja kui toimub paneeldiskussioon, siis

osalejatele peavad olema tagatud mugavad mittekeerlevad toolid. Püsiva ühenduse tagamine

virtuaalse esineja kaasamisel. Töövõtja peab tagama virtuaalsetele osalejatele lahenduse, mis

tagab häirete ja tõrgeteta platvormi töö ja ülekande.

5.7. Konverentsi ajal interaktiivse osalusplatvormi lahenduse tagamine, mille kasutamiseks tuleb

luua oma profiil vähemalt oma nime ja e-postiga. Lahendus peab võimaldama publikul ühest

teenusest näha reaalajas konverentsi kava, esitada jooksvalt küsimusi/kommentaare

nutiseadmega, interneti teel. Küsimused ja kommentaarid peavad olema nähtavad

moderaatorile nutiseadmes, mis on talle võimaldatud töövõtja poolt.

5.8. Konverentsi ettekannete videosalvestuste ettevalmistamine (sh lahtilõikamine Youtube’i

üleslaadimiseks) ning originaalfailide edastamine tellijale koos õigusega avaldada neid tellija

kanalites (Youtube, koduleht, kontod sotsiaalmeedias) hiljemalt nädala jooksul pärast

konverentsi lõppu.

5.9. Videosalvestuste ja fotomaterjali linkide ning esitlusfailide edastamine osalejatele hiljemalt 2

nädala jooksul pärast konverentsi lõppu.

5.10. Konverentsist live ülekanne sotsiaalmeediasse ja Vimeo või Youtube keskkonda, et oleks

võimalik live ülekannet kuvada ka RTE kodulehele.

5.11. Konverentsi esinejate ettekannete, videote ja slaidide ekraanidele projitseerimine vastavalt

konverentsi stsenaariumile.

5.12. Konverentsipäeva fotografeerimine, fotode sorteerimine ja vajadusel töötlemine. Fotod tuleb

hiljemalt 2 tööpäeva jooksul üles laadida avalikult kättesaadavasse galeriisse ning kõrge

resolutsiooniga originaalfotod edastada tellijale; valik fotodest (ca 10) tuleb tellijale edastada

konverentsi lõppedes.

5.13. Konverentsi esinejate juhendamine ja assisteerimine tehniliste vahendite kasutamisel ning

abistamine probleemide ilmnemisel. Veebi vahendusel osalevate esinejatega eelneva proovi

tegemine, esinejate instrueerimine veebi lahenduste kasutamisel ja vajadusel eelsalvestamine.

5.14. Konverentsi avamiseks sobiva loovlahenduse pakkumine ja selle teostamine kooskõlastatult

tellijaga. Konverentsi avamise korraldamine, sh selle köitva ülesehituse ja teostamiseks vajalike

isikute leidmine on töövõtja ülesanne. Avasõnad öeldakse pärast konverentsi avamist ning ei

ole antud kontekstis avamise osa. Tellija soovib lavalist kujundust ja võimalikult huvitavat,

osalejaid köitvat lahendust, mis hõlmab lavalist kujundust ja avamuusikat (näiteks

ekraanivisuaalil põhinev/ lavakujunduslik videoklipp). Tantsulist ega vaatemängulist lahendust

ei soovi. Lõplik lahendus saavutatakse koostöös tellijaga.

5.15. Konverentsi üldise stsenaariumi koostamine ja selle elluviimise koordineerimine

kooskõlastatult tellijaga.

5.16. Konverentsi kujunduse, kuvandi ja kunstilise lahenduse, ka stiilse ja kaasaegselt mõjuva

lavakujunduse (sh valguslahenduse) väljatöötamine, võttes aluseks konverentsi teema, RTE

visuaalse identiteedi materjalid (tellija edastab visuaalse identiteedi materjalid stiiliraamatus

töövõtjale peale lepingu sõlmimist) ning tellija antud kujunduselemendid (nt logod,

värvieelistused vms).

5.17. Konverentsi slaidiprogrammi põhja väljatöötamine (esislaid kujunduse ja logodega + üks

tekstislaid kujundusega ilma logodeta, vastavalt p 5.16. kohaselt väljatöötatud kujundusele)

kasutades RTE visuaalset identiteeti. Konverentsi sissejuhatavate ja esitlusi siduvate slaidide

valmistamine.

5.18. Konverentsi kutse loomine (sh visuaalne) koostöös tellijaga ja korduv edastamine osalejatele

ning muu vajalik e-maili suhtlus (save-the-date, meeldetuletused, osalemise lingid, päevakavad,

osalejate ja teemade tutvustus, järelinfo jms korraldusliku info jagamine).

5.19. Konverentsi osalejate online registreerimine, lõpliku nimekirja koostamine kooskõlastatult

tellijaga ja tellija esitatud põhimõtete ja info alusel.

5.20. Konverentsil osalejate registreerimislehtede ning rinnasiltide (peab olema keskkonnasõbralik

lahendus) ja kaelarihmade soetamine, kujundamine, komplekteerimine ja laiali jagamine

kooskõlastatult tellijaga.

5.21. Konverentsi osalejate registreerimine ja sellealase teabe vahetamine tellijaga; töövõtja peab

tagama osalejatele ka eraldi registreerimise paralleelselt toimuvatesse töötubadesse.

5.22. Konverentsil osalejatele järgmiste materjalide jaotamine:

5.22.1. paelaga silt osaleja nime, lühipäevakava ning konverentsi kujunduselementidega ja/või

muu olulise lisamärgistusega.

5.23. Konverentsi kohta tagasiside kogumise digitaalse (nutiseadmete kaudu) võimaluse tagamine.

Digitaalse tagasisidelehe küsimused kooskõlastatakse tellijaga.

5.24. Konverentsil osalejate toitlustamine ja teenindamine. Töövõtja korraldab toitlustuse ehk

punktis 4.6 märgitud hommikukohvi, lõunasöögi ja networking turgutuse vastavalt

konverentsile kohapeale registreerunute osalejate arvule ning kooskõlastatult tellijaga.

Töövõtja korraldab toitlustuse konverentsil osalejatele võttes arvesse konverentsil

registreerinute ja korraldusmeeskonna liikmete arvu.

5.25. Konverentsi reklaami korraldamiseks vajaliku sisendi (info, visuaalsed lahendused sobivatele

formaatidele, nt Instagrami ja Facebooki postitused ja story’d ning uudisvoo videod

(orienteeruvalt 60 sek)) andmine tellija kommunikatsiooni teemade eest vastutavale

koostööpartnerile sotsiaalmeedia reklaami seadistamiseks,

5.26. Konverentsi parema nähtavuse saavutamiseks tuleb töövõtjal kaasata meediapartnereid

(üleriigilised meediaväljaanded) ja edastada vajalik sisend (nt raadiointervjuud, sisuturunduse

artikkel, voogedastus, bänner, ajalehe reklaam, visuaalsed lahendused vms) koostöös tellijaga.

5.27. Muude seminari ja konverentsi ettevalmistamise ja läbiviimise käigus tekkivate jooksvate

küsimuste lahendamine kooskõlastatult tellijaga.

6. Konverentsi orienteeruv päevakava ja teemade valik

9.30 - 10.00 hommikukohv ja kogunemine/registreerimine/

10.00 - 11.15 sisu ettekanded

11.15 – 11.45 kohvipaus

11.45 – 13.00 sisu ettekanded ja praktilised töötoad

13.00 - 14.00 lõuna

14.00 - 15.30 sisu ettekanded ja praktilised töötoad

15.30 – 16.30 networking

6.1. Tellija esialgne teemade valik, mille alusel esitab töövõtja RHAD punktis 9.2.2 märgitud

ülesehituse ja nägemuse töö teostamise järgnevate teemade parimateks esitlusformaatideks:

6.1.1. MKMi esindaja temaatiline keynote esitlus - 10-15 min;

6.1.2. Ettevõtluskeskkond tehnoloogilises konkurentsis – Eesti ettevõtluskeskkonna võimekus

toetada ettevõtete kasvu ja rahvusvahelist konkurentsivõimet kiiresti arenevas

tehnoloogilises keskkonnas. Maksukeskkonna, aruandluse ja RTE lahenduste roll ettevõtjate

halduskoormuse vähendamisel ning konkurentsivõime toetamisel.

6.1.3. Andmepõhine aruandluse arengud avalikus ja erasektoris: nt metsandussektori

arendused andmete esitamisel, jäätmete valdkonna arengud, majandusaasta aruannete

esitamisel äriregistrisse; jäätmearuandlus; käibemaksudeklaratsiooni (edaspidi KMD)

ja tulu- ja sotsiaalmaksu deklaratsiooni andmete esitamine (edaspidi TSD),

andmepõhise aruandluse käivitamise probleemid;

6.1.4. Inimesed ja oskused kui konkurentsivõime alus – digi- ja andmepädevuse,

juhtimisoskuste ning koostöö roll tootlikkuse ja väärtuse loomisel.

6.1.5. Arutelu/debatt (poolt-vastu argumendid, moderaator võib olla nii konverentsi päeva

üldmoderaator või eraldi kaasatud moderaator) mõnel aktuaalsel reaalajamajandusega

seotud teemal, näiteks Ettevõtluskeskkonna arengusuunad 2030+ – pikaajaline vaade

ettevõtluskeskkonna kujundamisele, sh konkurentsivõime ja kestlikkuse tasakaal, Kas

andmete automatiseerimine vähendab bürokraatiat või loob uue digitaalse

halduskoormuse, Kas reaalajamajandus peaks olema kohustuslik standard või

vabatahtlik konkurentsieelis, Reaalajamajandus on uus normaalsus – millist muutust on

vaja, et Eesti saaks RTE potsentsiaali täielikult ära kasutada?

6.1.6. Lühiformaadid (nt pecha kucha) reaalajamajanduse valdkonna spetsiifilisematest

arengutest (nt digilogistika, EU Digital Wallet (EL digikukkur), e-arved ja ViDA

(käibemaksu digiajastu), e-kviitungi võimalused, digitaalne tootepass); RTE

toetusmeetmete raames valminud või loomisel olevad pilootprojektide tutvustused;

6.1.7. Rahvusvahelise koostööpartneri keynote;

6.1.8. Stipendiumikonkursi tulemused, sh RTE teaduspreemiad 2026, mille annab minister

konverentsi diplomiga üle;

6.1.9. Muutuste juhtimine, võimalikud teemad: Kas takistus on tehnoloogias või juhtimises?

Reaalajamajandus kui muutuste juhtimise proovikivi. Arutelu või ettekanne keskendub

sellele, kas RTE lahenduste ja reaalajamajanduse rakendamise peamised väljakutsed

tulenevad tehnoloogilisest valmisolekust või organisatsioonide juhtimisvõimekusest ja

muutuste juhtimisest.

6.2. Teemade lõplik valik tehakse koostöös tellijaga ja vastavalt hetkeolukorra aktuaalsusele

fokusseeritult, sh ei pruugi olla mõistlik kõiki teemasid konverentsil samas mahus katta.

6.3. Konverentsi pealkirja loomise aluseks on fookus – uute andmepõhiste teenuste loomise

käivitamine ja ettevõtjate valmisoleku suurendamine nende kasutusele võtmiseks. Fookuses

on pilootprojektide tulemused, mis näitavad, kuidas digilahendused saavad muuta ettevõtete

protsesse ( sh aruandluse) lihtsamaks, kiiremaks ja nähtamatuks. Konverents ühendab avaliku

sektori esindajaid, erasektori tarkvara lahenduste arendajaid ja ettevõtjaid, et viia

reaalajamajanduse lahendused reaalselt kasutusse. Töövõtja peab pakkuma välja konverentsi

võimaliku pealkirja variandid (vähemalt 3) ning lõpliku valiku konverentsi pealkirjaks teevad

tellija ja töövõtja ühiselt.

6.4. Konverentsi eesmärk tekitada suhtlust ja arutelu avaliku ja erasektori erinevate osapoolte

vahel. Konverentsi õhkkond peab soodustama dialoogi tekkimist, vabas formaadis arutelu ning

töövõtja peab pakkuma loovlahendust eksponeerimise ala organiseerimisel ja pauside

sisustamiseks toetamaks arutelusid.

7. Teenuse osutaja ehk töövõtja ülesanded

7.1. töövõtulepingu täitmine, tegevuste ja projektijuhtimine;

7.2. konverentsi kommunikatsiooni info edastamine ning koostöö kommunikatsioonipartneriga

sujuva kommunikatsiooni korraldamiseks;

7.3. meediapartneri kaasamine ja temaga töö korraldamine;

7.4. ajakava ja tegevusplaani järgimine ja vajadusel muudatuste algatamine;

7.4.1. Pooltel on kokkuleppel õigus pakkumuses esitatud töö teostamise projektiplaani ja

ajakava (sh ülesehitust ja nägemust töö teostamises) vajadusel täpsustada või muuta, kui

selles on vastuolud või kui see on vajalik töös püstitatud eesmärgi täitmisel ja tingimusel,

et töö teostamise olulised tegevused ei muutu. Muutuda võivad tegevuste vahetähtajad.

Sellisel juhul esitab Töövõtja esimesel võimalusel, kuid mitte hiljem kui 5 tööpäeva

jooksul täpsustatud/muudetud töö teostamise projektiplaani ja/või ajakava (sh ülesehitust

ja nägemust töö teostamises) koos põhjendustega tellijale kinnitamiseks. Lepingu punktis

4 nimetatud poolte volitatud esindajad vormistavad muudatused/täpsustused kirjalikku

taasesitamist võimaldavas vormis (nt e-kirja teel). Eelnimetatud muudatused loetakse

lepingu muudatusteks. Avakoosoleku kokkukutsumine 10 päeva jooksul pärast

hankelepingu sõlmimist.

7.5. tellija operatiivne teavitamine tegevuste läbiviimisest ja esile kerkinud probleemidest;

7.6. nõutud aruannete esitamine;

7.7. tellija e-kirjadele vastamine/reageerimine hiljemalt 3 tööpäeva jooksul;

7.8. tähtaegne tasumine alltöövõtjatele (nende olemasolul).

8. Koostöö tellijaga

8.1. Töö teostamine ja tegevuste korraldamine peab põhinema tihedal koostööl teenuse osutaja ja

tellija vahel saavutamaks lepingu eesmärke.

8.2. Tellija esindaja vastutab teenuse osutaja nõustamise eest lepingut puudutavates üldistes

sisulistes ja korralduslikes küsimustes. Kogu lepingu täitmise jooksul peavad toimuma tellija

ja teenuse osutaja regulaarsed kohtumised või suhtlemine sobivaid sidevahendeid kasutades.

9. Nõuded töö üleandmise-vastuvõtmise aktile

9.1. Töövõtjal tuleb koostada ja esitada tellijale töö üleandmise- vastuvõtmise akt (edaspidi akt)

15 tööpäeva jooksul pärast konverentsi toimumist. Aktis tehakse kokkuvõte lepingu

eesmärkide saavutamisest ja väljunditest (kus ja millal konverents toimus, kohapeale

registreerunute ja virtuaalseks osalejaks registreerunute arv ning teostatud tööde summa). Akti

lisana esitatakse konverentsi kava, osalejate nimekiri koos kontaktide ja allkirjadega (kohapeal

osalejate puhul) ja konverentsi korralduse käigus kogunenud materjalid (esitlused,

kujunduselemendid, fotomaterjal, videosalvestused, PDF koopia registreerimislehtedest,

(registreerimislehtede originaal jääb tellijale) jms).

9.2. Akti esitamine ja kinnitamine

9.2.1. Töövõtja poolt allkirjastatud akt tuleb esitada tellija lepingu punktis 4.1 nimetatud

esindajale eesti keeles, e-versioonina, lisad vajadusel elektroonilisel andmekandjal.

9.2.2. Tellijal on õigus küsida akti kohta täpsustustavat informatsiooni ja teha ettepanekuid

muudatusteks/täiendusteks.

9.2.3. Tellija allkirjastab akti 5 tööpäeva jooksul arvates tellijale akti esitamisest.

1

RHAD lisa 2

hankelepingu projekt

TÖÖVÕTULEPING NR

ERITINGIMUSTE PROJEKT

Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium, registrikood 70003158, asukoht

Suur-Ameerika 1, Tallinn 10122, mida esindab Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi

hankekorra alusel digimajanduse osakonnajuhataja Karita Orusaar (edaspidi tellija),

ja

XXX, registrikood …, asukoht …, mida esindab /juhatuse liige /volituse alusel … (edaspidi

töövõtja),

keda edaspidi nimetatakse üheskoos ka pooled ja eraldi pool,

sõlmivad käesoleva teenuse osutamise lepingu (edaspidi leping) alljärgnevas:

1. Üldsätted

1.1. Leping sõlmitakse sotsiaalteenuse „Reaalajamajanduse (RTE) 2026 konverentsi

korraldamine“ riigihanke1 tulemusena ja tingimustel.

1.2. Lepingu moodustavad eri- ja üldtingimused koos lisadega kui konkreetsest lepingu sättest

ei tulene teisiti. Eritingimused sisaldavad üldtingimuste täiendusi ja parandusi.

1.3. Lepingu dokumentide prioriteetsus on järgmine: eritingimused (I), lepingu lisad (II) ja

üldtingimused (III). Vastuolude korral lepingu dokumentide vahel prevaleerib

prioriteetsem dokument.

1.4. Käesoleva lepingu allakirjutamise hetkel on lepingule lisatud:

1.4.1. Lisa 1. Riigihanke alusdokumendid, sh hankelepingu tehniline kirjeldus (leitavad tellija

dokumendihaldussüsteemist);

1.4.2. Lisa 2. Töövõtja pakkumus (leitavad tellija dokumendihaldussüsteemist).

2. Lepingu ese ja tähtaeg

2.1. Lepingu esemeks on reaalajamajanduse (RTE) 2026 aastakonverentsi korraldamine

(edaspidi töö), mida töövõtja kohustub tegema vastavalt lepingus ja lepingu lisades

sätestatud tingimustele. Töö hõlmab konverentsi, sh toitlustusteenuse korraldamist.

Täpsem töö kirjeldus on toodud hankelepingu eseme tehnilises kirjelduses.

2.2. Leping sõlmitakse tellija korraldatud sotsiaalteenuse „Reaalajamajanduse (RTE) 2026

konverentsi korraldamine“ hanke tulemusena ning vastavalt riigihanke

alusdokumentidele (RHAD) ning töövõtja edukaks tunnistatud pakkumusele.

2.3. Töövõtja teostab punktis 2.1 nimetatud töö ja annab selletellijale üle vastavalt RHAD-

is, sh hankelepingu eseme tehnilises kirjelduses sätestatud tingimustel ja tähtaegadel.

3. Tasu suurus, väljamaksmise tähtaeg ja kord 3.1. Tellija tasub töövõtjale lepingus sätestatud töö teostamise eest tasu summas ühe maksena

pärast töö vastuvõtmist kokku … / summa ilma käibemaksuta ja koos käibemaksuga/.

3.1.1. Välja makstav tasu kujuneb konverentsi korraldamise maksumusest ning toitlustuse

maksumusest.

3.1.2. Toitlustuse lõplik maksumus on pakkuja pakutud toitlustuse maksumus 1 inimese osas

x konverentsile kohapeale registreerunud osalejate arv vastavalt pakkumuse esitamise

1 MKM hankekord § 11, https://mkm.ee/ministeerium-uudised-ja-kontakt/ministeerium-ja-ministrid/hanketeated

2

vormi punktile 5.

3.2. Töövõtja teostab punktis 2.1 nimetatud töö ja annab selle tellijale üle üleandmise-

vastuvõtmise aktiga (edaspidi akt) 15 tööpäeva jooksul pärast konverentsi toimumist.

Akt peab olema esitatud ja vastama hankelepingu tehnilise kirjelduse punktis 9 toodud

nõuetele. Töö loetakse vastuvõetuks, kui tellija on allkirjastanud akti.

3.3. Töövõtja väljastab tellijale e-arve töö teostamise eest pärast punktis 2.1 nimetatud töö

üleandmist ja tellija poolt vastuvõtmist.

4. Poolte volitatud esindajad

4.1. Tellija volitatud esindaja lepingu tingimuste täitmisel, täitmise kontrollimisel ja töö

vastuvõtmisel on Pärja Bärg, telefon +372 5885 1195, e-post [email protected] või

teda asendav isik.

4.2. Töövõtja volitatud esindaja lepingu tingimuste täitmisel, täitmise kontrollimisel ja töö

üleandmisel on … , telefon … , e-post … või teda asendav isik.

5. Muud sätted

5.1. Töövõtja on teadlik, et leping on avalik.

5.2. Töövõtja kinnitab, et on üldtingimustega tutvunud elektroonselt veebilehel

https://mkm.ee/ministeerium-uudised-ja-kontakt/ministeerium-ja-

ministrid/hanketeated .

5.3. Poolte rahaline vastutus hankelepingu täitmisest tekkivate nõuete eest kokku on piiratud

hankelepingu kahekordse maksumusega (välja arvatud tahtliku rikkumise korral).

5.4. Lepingu üldtingimuste punkt 10.2 ei kohaldu käesolevas lepingus.

Tellija Töövõtja

/allkirjastatakse digitaalselt/ /allkirjastatakse digitaalselt/

RHAD lisa 3

Riigihanke „Reaalajamajanduse (RTE) 2026 konverentsi korraldamine“

Pakkumuse esitamise vorm

Pakkuja andmed

Ettevõtte nimi ja registrikood

Seadusliku esindaja nimi, amet ja kontaktandmed (tel, e-

post)

Pakkumuses tuleb esitada: Esitada andmed, mille alusel hankija saab kontrollida tingimusele vastavust:

1. Töö teostamise projektiplaan ja ajakava vastavalt

hanke alusdokumendi (RHAD) punktile9.2.1.1 Esitatud

töö teostamise projektiplaan ja ajakava on aluseks

pakkumuse hindamisel vastavalt RHADi punktile 7.5.2.

2. Ülesehitus ja nägemus töö teostamisest vastavalt

RHADi punktile 9.2.2.2 Esitatud ülesehitus ja nägemus

töö teostamisest on aluseks pakkumuse hindamisel

vastavalt RHADi punktile 7.5.3.

3. Pakkuja peab olema varasemalt täitnud vähemalt 2

lepingut, mille sisuks oli hübriidkonverentsi

korraldamine.

Esitada varasemalt täidetud hübriidkonverentsi

korraldamise lepingu andmed (tellija kontaktandmed,

lepingu eseme lühikirjeldus, konverentsi toimumise aeg).

1 Vajadusel koostab pakkuja töö teostamise projektiplaani ja ajakava eraldi dokumendina. Lisada sellisel juhul vastav märge kommentaari väljale. 2 Vajadusel koostab pakkuja ülesehituse ja nägemuse töö teostamisest eraldi dokumendina. Lisada sellisel juhul vastav märge kommentaari väljale.

4. Pakkujal peab olema oma meeskonnas vähemalt 2

projektijuhti, kes on hanke algamisele (hankija poolt

pakkumuse esitamise ettepaneku saatmise kuupäev)

eelneva viimase 60 kuu jooksul projektijuhina

korraldanud vähemalt 2 avalikkusele suunatud

üritust, milles kasutati hübriidkonverentsi lahendusi

(konverents toimus nii veebis kui ka kohapeal) ning

kohapeale registreerunute arv oli vähemalt 100.

Esitada andmed projektijuhtide kohta (ees-ja

perekonnanimi, telefon, e-post ning andmed 2

avalikkusele suunatud ürituse kohta (tellija

kontaktandmed, ürituse lühikirjeldus, info kohapeale

registreerunute arvu kohta ja toimumise aeg), milles

kasutati hübriidkonverentsi lahendusi.

5. Pakkumuse kogumaksumus (km-ta ja km-ga):

Pakkumuse kogumaksumus peab sisaldama vastavalt

RHADis sätestatud tingimustele vastava konverentsi

teenuse maksumust.

1. Konverentsi teenuse maksumus:…. eurot käibemaksuta ja …. eurot käibemaksuga

2. 300 inimese toitlustuse (NB! Networkingu toitlustust tuleb arvestada 150 inimesele)

maksumus*: …. eurot käibemaksuta ja …. eurot käibemaksuga

Pakkumuse kogumaksumus (1+2): …. eurot käibemaksuta ja …. eurot käibemaksuga

1 inimese toitlustuse maksumus -:….. eurot käibemaksuta ja …. eurot käibemaksuga

1 inimese networking turgutuse maksumus: ….. eurot käibemaksuta ja ….käibemaksuga.

*Juhul, kui tehnilise kirjelduses nimetatud kohapeal osalejate arv muutub, siis lõplik toitlustuse

väljamakstav tasu on pakkuja pakutud 1 inimese toitlustuse maksumus x konverentsile kohapeale

registreerunud osalejate arv.

NB! Vastavalt tehnilise kirjelduse p 4.6.3 arvestatakse networkingu toitlustust 50% lõplikust

kohapeale registreerunute arvust (maksimaalselt 150 inimesele) ja p 4.6.5 kohaselt arvestatakse

toitlustust maksimaalselt 300 inimesele, sh ka juhul, kui kohapeale registreerunute arv ületab 300.

OSAKONNAJUHATAJA OTSUS

13.03.2026 nr 5-6/937-1

Riigihanke „Reaalajamajanduse (RTE) 2026

konverentsi korraldamine" korraldamine,

komisjoni ja vastutava isiku nimetamine

Riigihangete seaduse § 14 lõike 2 punkti 3 alusel ja kooskõlas majandus- ja tööstusministri

05.05.2025 käskkirjaga nr 54 kinnitatud „Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi

hankekorraga“:

1. Korraldada riigihange „Reaalajamajanduse (RTE) 2026 konverentsi

korraldamine“ tellimiseks.

2. Kinnitan otsuse punktis 1 nimetatud riigihanke alusdokumendid (lisatud).

3. Määran otsuse punktis 1 nimetatud riigihanke eest vastutavaks isikuks Majandus- ja

Kommunikatsiooniministeeriumi (MKM) digimajanduse osakonna reaalajamajanduse

koostöö projektijuht Pärja Bärg.

4. Moodustan hankekomisjoni punktis 1 nimetatud riigihanke korraldamiseks, sealhulgas

pakkujate kvalifitseerimiseks, esitatud pakkumuste vastavuse kontrollimiseks, pakkumuste

hindamiseks ja eduka pakkumuse väljaselgitamiseks järgmises koosseisus:

4.1 Komisjoni esimees: Pärja Bärg – digimajanduse osakonna reaalajamajanduse koostöö

projektijuht.

4.2 Komisjoni liikmed:

4.2.1 Viktoria Bõstrjak-Butorina – digimajanduse osakonna reaalajamajanduse

valdkonnajuht

4.2.2 Artam Kivisild – digimajanduse osakonna projekti koordinaator.

Punktis 2 nimetatud riigihanke alusdokumentide peale võib esitada vaidlustuse

Rahandusministeeriumi juures asuvale riigihangete vaidlustuskomisjonile riigihangete seaduses

sätestatud korras ja tähtajal.

(allkirjastatud digitaalselt)

Karita Orusaar

juhataja

1

Riigihanke „Reaalajamajanduse (RTE) 2026 konverentsi korraldamine“

alusdokumendid (RHAD)

Sisukord

1. HANKIJA ........................................................................................................................................... 2

2. RIIGIHANKE OBJEKT ................................................................................................................... 2

3. PAKKUMUSE KOOSTAMINE JA ESITAMINE ......................................................................... 2

4. PAKKUMUSTE AVAMINE ............................................................................................................ 3

5. PAKKUMUSTE TAGASILÜKKAMINE ....................................................................................... 3

6. PAKKUMUSTE VASTAVUSE KONTROLLIMINE ................................................................... 4

7. PAKKUMUSTE HINDAMINE JA EDUKA PAKKUMUSE VALIK ......................................... 5

8. NÕUDED PAKKUJALE (KVALIFITSEERIMISTINGIMUS) ................................................... 7

9. PAKKUMUSE SISU JA VASTAVUSTINGIMUSED ................................................................... 7

10. TÄIENDAVATE TÖÖDE TELLIMISE VÕIMALUS .................................................................. 8

11. ALUSDOKUMENDID ...................................................................................................................... 9

2

1. HANKIJA

1.1. Käesoleva riigihanke lepingu eseme hankijaks on Majandus- ja

Kommunikatsiooniministeerium (edaspidi MKM ja ka Hankija). Vastutavaks isikuks on

MKMi digimajanduse osakonna reaalajamajanduse koostöö projektijuht Pärja Bärg.

2. RIIGIHANKE OBJEKT

2.1. Hankija teeb ettepaneku esitada pakkumus vastavalt riigihanke „Reaalajamajanduse (RTE)

2026. a konverentsi korraldamine“ RHADis esitatud tingimustele. Riigihanke eesmärgiks

on 1-päevase konverentsi korraldamine Tallinnas 25.11.2026.

2.2. Riigihange viiakse läbi e-posti teel.

2.3. Riigihanke nimetus: Reaalajamajanduse (RTE) 2026 konverentsi korraldamine.

2.4. Riigihanke eesmärk: hankelepingu sõlmimine.

2.5. Hanke eeldatav maksumus: 90 000 eurot käibemaksuta.

2.6. Hankemenetluse liik: Sotsiaalteenus alla riigihanke piirmäära.

2.7. CPV kood: 79951000-5 Seminaride organiseerimisteenused.

2.8. Käesolevale menetlusele kohaldatakse MKM hankekorda, menetluse tingimused on

hankija seatud käesolevas riigihanke alusdokumendis (edaspidi ka RHAD).

2.9. Iga viidet, mille hankija teeb RHAD-s ja selle lisades mõnele RHS § 88 lõikes 2 või 6

nimetatud alusele, täiendatakse märkega „või sellega samaväärne“.

3. PAKKUMUSE KOOSTAMINE JA ESITAMINE

3.1. Pakkumuse koostamisel tuleb lähtuda RHAD-dest ning Eesti Vabariigis kehtivast

seadusandlusest.

3.2. Riigihankes saavad osaleda ainult pakkujad, sh alltöövõtjad, kelle elu- või asukoht on

riigihangete seaduse (edaspidi RHS) § 3 p-s 2 nimetatud riigis. Eesti, mõni muu Euroopa

Liidu liikmesriik, muu Euroopa Majanduspiirkonna lepinguriik või Maailma

Kaubandusorganisatsiooni riigihankelepinguga ühinenud riik).

3.3. Pakkumus tuleb koostada eesti keeles.

3.4. Pakkujal ei ole lubatud esitada tingimuslikku pakkumust ega esitada muid tingimusi, mis ei

tulene RHAD-st. Alternatiivsed pakkumused ei ole lubatud.

3.5. Igal hankemenetluses osaleval isikul ja huvitatud isikul, kellel on vastaval hetkel võimalus

hankemenetluses osaleda, on õigus saada hankijalt selgitusi või täiendavat teavet

riigihanke ja RHAD kohta. Pakkumuste esitamise tähtaja jooksul palume hankijat

viivitamatult informeerida igast RHAD-des avastatud ebatäpsusest, ebaselgusest või

vastuolust. Pärast pakkumuse esitamist ei rahulda hankija ühtegi pakkuja (ka eduka

pakkumuse esitanud pakkuja pretensiooni või lisanõuet lepingu täitmise käigus)

ettenägematutele asjaoludele, mitteinformeeritusele, teisiti tõlgendamisele või muule

ettekäändele tuginevat pretensiooni või lisanõuet.

3.6. RHAD-e sisu kohta saab selgitusi hankijalt e- posti teel. Hankija annab selgitused kolme

tööpäeva jooksul selgituse saamise taotlusest arvates, saates esitatud küsimuse ning

vastused kõigile osalejatele, kellele hankija on saatnud pakkumuse esitamise ettepaneku.

3.7. Pakkumus esitatakse kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis. Pakkumus on pakkuja

tahteavaldus hankelepingu sõlmimiseks, mis on pakkujale siduv alates pakkumuste

esitamise tähtpäevast vähemalt kuni RHAD-s määratud pakkumuse jõusoleku minimaalse

3

tähtaja lõppemiseni.

3.8. Pakkumus peab olema jõus vähemalt 90 päeva. Pakkumuse esitamisega kinnitab pakkuja

kõikide RHAD-s sätestatud tingimuste ülevõtmist.

3.8.1. Pakkuja võib pikendada pakkumuse jõusoleku tähtaega omal algatusel või hankija

esitatud ettepaneku alusel. Hankija esitab vastava ettepaneku pakkujale kirjalikult

vähemalt kümme päeva enne pakkumuste jõusoleku tähtaja möödumist. Pakkuja

teavitab hankijat pakkumuse jõusoleku tähtaja pikendamisest või sellest keeldumisest

viie tööpäeva jooksul arvates vastava ettepaneku saamisest.

3.9. Pakkumuse maksumus peab sisaldama kõikide kohustuste, õiguste ja riskidega seotud

võimalikke kulutusi, mis on nimetatud RHAD-s ja mis on seotud lepingu täitmisega.

3.10. Ühispakkujad nimetavad riigihankega ning hankelepingu sõlmimise ja täitmisega seotud

toimingute tegemiseks endi seast volitatud esindaja lisades pakkumuse dokumentide hulka

ühispakkujate volikirja.

3.11. Hankija ei vastuta võimalike viivituste, tõrgete või katkestuste eest, mida põhjustavad

hankija kontrolli alt väljas olevad asjaolud nagu force majeure, elektrikatkestused, häired

pakkuja telefoni või interneti ühenduses või muude elektrooniliste seadmete, vahendite,

sealhulgas tarkvara, töös. Hankija ei vastuta tekkinud kahjude või saamata jäänud tulude

eest.

4. PAKKUMUSTE AVAMINE

4.1. Pakkumused avab Hankija mõistliku aja jooksul pärast pakkumuste esitamise tähtaja

saabumist.

4.2. Pakkumuse avamine ei ole avalik, hankija ei koosta pakkumuste avamise protokolli.

Andmed edukat pakkumust iseloomustavate näitajate kohta esitatakse koos teatega

edukaks tunnistamise otsuse kohta.

5. PAKKUMUSTE TAGASILÜKKAMINE

5.1. Hankijal on õigus tagasi lükata kõik riigihankele esitatud pakkumused igal ajal enne

hankelepingu sõlmimist.

5.2. Hankijal on õigus pakkumused tagasi lükata, kui:

5.2.1. kõik esitatud või kõik vastavaks tunnistatud pakkumused ületavad hankelepingu

eeldatavat maksumust;

5.2.2. hankemenetluse käigus muutuvad hanke väljakuulutamise eeldused, mis muudavad

hanke realiseerimise võimatuks (hankija eelarveliste vahendite kärpimine, vms);

5.2.3. hankelepingu sõlmimine on muutunud võimatuks või ebaotstarbekaks hankijast

sõltumatutel põhjustel;

5.2.4. tekib vajadus hankelepingu eset olulisel määral muuta;

5.2.5. kui hanke läbiviimise aluseks olevad tingimused on oluliselt muutnud ja seetõttu

osutub lepingu sõlmimise mittevajalikuks või võimatuks;

5.2.6. kui hankemenetluses ilmnenud ebakõlasid ei ole võimalik kõrvaldada ega

hankemenetlust seetõttu ka õiguspäraselt lõpule viia.

5.2.7. Hankija jätab endale õiguse kõik pakkumused tagasi lükata, kui pakkumusi on vähem

kui kolm.

4

6. PAKKUMUSTE VASTAVUSE KONTROLLIMINE

6.1. Hankija kontrollib esitatud pakkumuste vastavust RHAD-s esitatud tingimustele.

6.2. Pakkumus tunnistatakse vastavaks, kui see vastab RHAD-s esitatud kõikidele

tingimustele.

6.3. Hankija võib nõuda pakkujalt põhjendatud ja asjassepuutuvaid kirjalikke selgitusi

pakkumuses esinevate ebatäpsuste ja ebaselguste kohta. Pakkuja on kohustatud selgitused

hankijale esitama kolme tööpäeva jooksul.

6.4. Vajadusel peab hankija pakkuja(te)ga läbirääkimisi pakkumuse sisu osas, läbirääkimiste

käigus antakse pakkujale võimalus täpsustada ja vajadusel täiendada oma pakkumust.

6.5. Vajadus läbirääkimisteks otsustatakse 20 tööpäeva jooksul pärast pakkumuste esitamise

tähtpäeva ning pakkuja(te)le esitatakse läbirääkimiste kava (juhul, kui need korraldatakse)

hiljemalt 20. tööpäeval pärast pakkumuste esitamise tähtpäeva.

6.6. Vajadusel hankija peab läbirääkimisi kõigi kvalifitseeritud (vt punkt 8.1) ja vastavaks

tunnistatud pakkumused esitanud pakkujatega. Hankija lepib pakkujatega kokku

läbirääkimiste aja.

6.7. Läbirääkimistel peavad osalema vähemalt pakkuja nimetatud kontaktisik ja pakkujat

põhikirja või volituse alusel esindav isik.

6.8. Läbirääkimised toimuvad Hankija juures aadressil Suur-Ameerika 1, Tallinn või

elektroonselt (e-post, Teams, videokonverents vms).

6.9. Läbirääkimisi juhib Hankija. Läbirääkimiste ajal esitab Hankija Pakkujatele mõistliku aja

jooksul pakkumuse täpsustamise ettepaneku, mis on pakkujatele aluseks kohandatud

pakkumuse koostamiseks. Kohandatud pakkumus tuleb esitada Hankija määratud

tähtpäevaks. Läbirääkimiste lõppedes vormistab Hankija läbirääkimiste kohta protokolli,

mis sisaldab läbirääkimiste sisu ning kokkulepitud tingimusi.

6.10. Hankija ei avalda läbirääkimiste käigus saadud informatsiooni teistele pakkujatele.

6.11. Pakkuja märgib pakkumuses selgelt eristataval viisil, milline teave on pakkuja ärisaladus

ning põhjendab ärisaladuseks määramist. Ärisaladusena ei ole lubatud märkida

pakkumuse maksumust, osamaksumusi ega muid pakkumuste hindamise kriteeriumidele

vastavaid pakkumust iseloomustavaid numbrilisi näitajaid. Hankija juhib tähelepanu, et

eduka pakkuja pakkumus on avalik lähtuvalt RHS § 110 lg 5, välja arvatud pakkuja poolt

õigustatult ärisaladuseks määratletud osas. Juhul kui pakkuja ei määratle pakkumuses

arusaadavalt ärisaladust või ei põhjenda asjakohaselt, miks on tegemist ärisaladusega, on

Hankijal kohustus teabenõude laekudes pakkumus täies ulatuses avalikustada.

6.12. Kui pakkumuste maksumused ületavad hankelepingu eeldatava maksumuse on hankijal

õigus pidada läbirääkimisi pakkumuse maksumuse alandamiseks ning paluda pakkuja(te)l

esitada uus, madalama maksumusega pakkumus. Juhul, kui läbirääkimiste tulemusena

ületavad kõik pakkumused eeldatava maksumuse, on hankijal õigus kõik pakkumused

tagasi lükata. Vajadusel räägitakse läbi ka hankelepingu eseme tehniline kirjeldus, v.a

konverentsi toimumise kuupäev ja nõue töövõtjale korraldada konverentsil osalejate

toitlustus.

6.13. Hankija lükkab pakkumuse või kohandatud pakkumuse tagasi, kui see ei vasta RHAD-des

esitatud tingimustele, kui pakkuja ei esita tähtajaks hankija nõutud selgitusi või pakkuja

selgituste põhjal ei ole võimalik üheselt hinnata pakkumuse vastavust RHAD-des esitatud

tingimustele. Hankija võib tunnistada pakkumuse vastavaks, kui selles ei esine sisulisi

kõrvalekaldeid RHAD-s nimetatud tingimustest.

6.14. Pakkuja (sh ühispakkujad), kelle pakkumus on tagasi lükatud, ei osale edasises

hankemenetluses.

5

7. PAKKUMUSTE HINDAMINE JA EDUKA PAKKUMUSE VALIK

7.1. Hankija hindab kõiki vastavaks tunnistatud pakkumusi lähtuvalt RHAD-des esitatud

hindamiskriteeriumitest ja arvestades RHAD-s toodud meetodiga.

7.2. Vastavaks tunnistatud pakkumusi hindab hankija 100-väärtuspunkti süsteemis. Edukaks

tunnistatakse majanduslikult soodsaim pakkumus hindamiskriteeriumide alusel vastavalt

punktis 7.5 hindamismetoodikas kirjeldatule.

7.3. Kui esitatud tingimustele vastab vaid üks pakkumus, ei tunnistata seda edukaks juhul, kui

see hinnatakse punktis 7.5.2 ja 7.5.3 nimetatud hindamiskriteeriumite alusel minimaalse

arvu hindamispunktidega. Hankijal on õigus mitte tunnistada edukaks pakkumust, mida

hinnatakse p-des 7.5.2 ja 7.5.3 nimetatud hindamiskriteeriumide alusel vähemalt ühe

kriteeriumi osas minimaalse arvu punktidega.

7.4. Kui ühtegi pakkumust ei ole võimalik tunnistada RHAD-le vastavalt edukaks tunnistab

hankija menetluse kehtetuks.

7.5. Pakkumuse hindamine viiakse läbi kolme hindamiskriteeriumi alusel, milleks on:

7.5.1. „Pakkumuse kogumaksumus“ (osakaal 30%). Maksimaalsed väärtuspunktid

omistatakse pakkumusele, mille kogumaksumus (vastavalt pakkumuse esitamise vormi

punktile 5) käibemaksuta on madalaim, teiste pakkumuste väärtuspunktid arvutatakse

järgmise valemi järgi:

“väärtuspunktid” = “kõige odavam pakkumuse kogumaksumus käibemaksuta” ÷

“hinnatava pakkumuse kogumaksumus käibemaksuta” ×50. Saadud tulemus

ümardatakse teise komakohani.

7.5.2. „Töö teostamise projektiplaan ja ajakava“ (osakaal 20%).

“Väärtuspunktid” = “töö teostamise projektiplaani ja ajakava eest antud

hindamispunktid“.

Hankija hindab pakkumuses esitatud töö teostamise projektiplaani ja ajakava vastavust

tehnilisele kirjeldusele, detailsust, ülevaatlikust, realistlikkust, projekti juhtimist,

meeskonna tööjaotust (sh ootused tellijale) ja riskide maandamist. Hankekomisjon saab

anda maksimaalselt 20 hindamispunkti.

20 hindamispunkti antakse, kui:

a) Pakkuja on väga hästi aru saanud ja lahti selgitanud hankelepingu objekti olemuse ja

ülesandepüstituse lähtuvalt projektijuhtimisest projektiplaani ja ajakava alusel.

b) Projektiplaan ja ajakava vastab täies ulatuses hanke alusdokumentides esitatud

parameetritele ja tingimustele. Hanke eesmärgi saavutamiseks vajalikud tegevused on

loogilises järjestuses, omavahelises seoses ja kooskõlas hanke lähteülesande kirjeldusega.

Projektiplaani osas on tegemist põhjaliku ja realistliku projektiplaani kirjeldusega, mis

võimaldab realiseerida hankelepingu objekti läheülesande kirjelduses püstitatud

eesmärgid tähtaegselt. Esitatust nähtub selgelt, kuidas hanke alusdokumentides

kirjeldatud nõuded, ootused tulemusele ning eesmärkidele plaanitakse realiseerida.

c) Pakkumuses kirjeldatakse üksikasjalikult projekti juhtimist ja meeskonna tegevuse

koordineerimist, sh koostööd pakkuja ja hankija vahel ning omavahelist

kommunikatsiooni, mis kõik kokku võimaldab töö lõpptähtajaks ja vastavalt

lepingutingimustele valmis saada.

d) Ülesanded meeskonnas (sh ootused tellijale) on jaotatud optimaalselt ning pakkumusest

lähtub selgelt, kuidas meeskonna liikmete oskused ja kogemused integreeritakse ühiselt

töö eesmärgi saavutamiseks.

e) Riskide halduse ettepanekud on esitatud selgelt, detailselt, läbimõeldult, struktureeritult ja

põhjendatult. Riskianalüüs on põhjalik, läbimõeldud ja ammendav, hõlmab nii sisust kui

teostamisprotseduuridest lähtuvaid riske, hinnatud on erinevate riskide olulisust ja

6

esinemise tõenäosust ning lisatud on vastutavad isikud. Väljapakutud maandamismeetmed

on realistlikud, selgelt ja arusaadavalt põhjendatud ning tagavad töö teostamise käigus

tekkivate võimalike probleemide lahendamise kvaliteetseks teostamiseks.

15 hindamispunkti antakse, kui töö teostamise projektiplaanis või ajakavas esineb 20

hindamispunktis väljatoodud kirjeldustes a) -e) 1 kuni 2 puudust ja/või ebaselgust.

10 hindamispunkti antakse, kui töö teostamise projektiplaanis või ajakavas esineb 20

hindamispunktis väljatoodud kirjeldustes a) -e) 3 kuni 4 puudust ja/või ebaselgust..

5 hindamispunkti antakse, kui töö teostamise projektiplaanis või ajakavas esineb 20

hindamispunktis väljatoodud kirjeldustes a) -e) 5 või enam puudust ja/või ebaselgust.

Töö teostamise projektiplaan ja ajakava on aimatavas seoses hanke alusdokumentides

toodud eesmärkide ja oodatava tulemusega ja/või pealiskaudselt kirjeldatud ja/või vajab

suuremaid kohandusi, et pakutud lahendus täidaks seatud eesmärke.

7.5.3. „Ülesehitus ja nägemus töö teostamisest“ (osakaal 50%).

“Väärtuspunktid” = “ülesehituse ja nägemus töö teostamise eest antud

hindamispunktid“.

Hankija hindab pakkumuses esitatud ülesehitust ja töö teostamise nägemuse vastavust

tehnilisele kirjeldusele, detailsust, ülevaatlikust ja realistlikkust. Hankekomisjon saab

anda maksimaalselt 30 punkti.

50 hindamispunkti antakse, kui:

a) Pakkuja on väga hästi aru saanud ja lahti selgitanud hankelepingu objekti eesmärgi ja

ülesandepüstituse lähtuvalt programmi sisulisest ülesehitusest ja nägemusest töö

teostamisel.

b) Esitatud nägemus töö teostamisest (sh konverentsipäeva struktuur (millal midagi toimub:

pausid, esitlused jms) ja ülesehitus (hankija pakutud teemade omavaheline sidusus ja

järjestus, kavandatud esitlusformaadid, konverentsi toimumise koht, konverentsi avamise

lahendus, eksponeerimise ala lahendus jms) on asjakohane, annab selge ja põhjaliku

ülevaate konverentsi sisust ja päevast. Pakkuja on mõistnud suurepäraselt sihtrühma.

c) Väga hästi ja põhjalikult on toodud pakkuja nägemus tööde esitlusformaatide olemasolust,

nende valiku põhjendatusest ja konverentsi sisukirjeldus.

d) Pakkuja on hankija hinnangul pakkumuses eraldi selgelt välja toonud asjakohaseid

lisandväärtust (nt avamisel või esitlustel kasutatavad uudsed tehnoloogilised lahendused,

päevakava täiendused toetamaks päevaesitluste visuaalset lahendust jm) loovaid

täiendavaid tegevusi/täiendusi (vähemalt 2), sh koos kirjeldusega tegevuse/täienduse

sisust ja selgitusega, milles väljendub nende tegevuste/täienduste lisandväärtus.

40 hindamispunkti antakse, kui pakkuja ei ole ülesehituses või nägemuses töö teostamisest

hankija hinnangul pakkunud lisandväärtust vastavalt punkti 7.5.3. punktis d) toodule, kuid

on täitnud punktis 7.5.3. väljatoodud kirjeldustes punktid a) - c).

30 hindamispunkti antakse, kui ülesehituses või nägemuses töö teostamisest esineb punktis

7.5.3. väljatoodud kirjeldustes a) -c) 1 kuni 2 puudust ja/või ebaselgust. Sellisel juhul

pakkumuses esitatud lisandväärtust (vt punktis 7.5.3. punkti d)) hindamisel arvesse ei

võeta.

20 hindamispunkti antakse, kui ülesehituses või nägemuses töö teostamisest esineb punktis

7.5.3. väljatoodud kirjeldustes a) -c) 3 kuni 4 puudust ja/või ebaselgust. Sellisel juhul

pakkumuses esitatud lisandväärtust (vt punktis 7.5.3. punkti d)) hindamisel arvesse ei

võeta.

10 hindamispunkti antakse, kui ülesehituses või nägemuses töö teostamisest esineb punktis

7.5.3 väljatoodud kirjeldustes a) - c) 5 või enam puudust ja/või ebaselgust. Pakkumus on

aimatavas seoses hanke alusdokumentides toodud eesmärkide ja oodatava tulemusega

ja/või pealiskaudselt kirjeldatud ja/või vajab suuremaid kohandusi, et pakutud lahendus

7

täidaks seatud eesmärke. Sellisel juhul pakkumuses esitatud lisandväärtust (vt punktis

7.5.3. punkti d)) hindamisel arvesse ei võeta.

7.6. Hankekomisjoni liikmed hindavad punktis 9.2.1 märgitud pakkuja töö teostamise

projektiplaani ja ajakava kooskõlas punktiga 7.5.2 ning punktis 9.2.2 märgitud pakkumuse

ülesehitust ja nägemust töö teostamisest kooskõlas punktiga 7.5.3 ühiselt ja

konsensuslikult. Maksimaalsed väärtuspunktid omistatakse suurima punktisumma saanud

pakkumusele.

7.7. Kolme hindamiskriteeriumi eest antud väärtuspunktid summeeritakse ning edukaks

pakkumuseks tunnistatakse vastavaks tunnistatud pakkumus, mis sai hindamise tulemusel

kokku kõige rohkem väärtuspunkte. Arvutuste tulemused ümardatakse kahe komakoha

täpsusega. Maksimaalne väärtuspunktisumma on 100.

7.8. Hankija lükkab pakkumuse tagasi, kui pakkuja on esitanud 0 või negatiivse väärtusega

maksumuse.

7.9. Võrdse hindamiskriteeriumide punktide arvu puhul tunnistatakse edukaks pakkumus,

mille kogumaksumus (käibemaksuta) on madalaim. Juhul kui ka siis on pakkumused

võrdsed, selgub edukas pakkuja liisuheitmise teel. Hankija edastab pakkujatele e-posti teel

liisuheitmise täpsemad tingimused.

7.10. Hankeleping sõlmitakse edukaks tunnistatud pakkujaga pärast edukaks tunnistamise otsuse

tegemist ja leping kehtib kuni kõigi lepingust tulenevate nõuete täitmiseni.

8. NÕUDED PAKKUJALE (KVALIFITSEERIMISTINGIMUS)

8.1. Pakkuja peab olema varasemalt täitnud vähemalt kaks (2) lepingut, mille sisuks oli

hübriidkonverentsi (konverents toimus nii veebis kui ka kohapeal) korraldamine.

9. PAKKUMUSE SISU JA VASTAVUSTINGIMUSED

9.1. Pakkumuse maksumus tuleb esitada vastavalt lisa 3 "Pakkumuse esitamise vorm“ punktile

5.

9.1.1. Pakkumuses esitatud hind on lõplik. Pakkumuse maksumus peab sisaldama kõiki töö

läbiviimiseks, esitlemiseks ja üleandmiseks vajalikke kulusid, makse ja maksusid.

Lepingu täitmise käigus hankija täiendavaid makseid töövõtjale ei tee (v.a punktis 10

nimetatud juhul).

9.2. Pakkuja peab pakkumuses esitama:

9.2.1. Töö teostamise projektiplaani ja ajakava, mis sisaldab muuhulgas töö teostamist

tutvustavat ülevaadet, projekti juhtimist, meeskonna tööjaotust (sh ootused tellijale) ja

riskide maandamist, mille koostamisel tuleb lähtuda allpool toodud tingimustest ja

tehnilisest kirjeldusest. Esitatud töö teostamise projektiplaan ja ajakava on aluseks

pakkumuse hindamisel vastavalt punktile 7.5.2.

Pakkuja esitab töö tegevuste läbiviimise detailse ja loogilise töö teostamise projektiplaani

ja ajakava, mis peab vastama vähemalt järgmistele tingimustele:

9.2.1.1. Pakkuja esitab hankelepingu tingimustele vastavate tulemiteni viivat protsessi,

pakkuja visiooni koostööst hankijaga. Kõik kirjeldatud tööd peavad olema

omavahel loogiliselt seotud. Pakkuja kirjeldab detailselt töö edukat teostamist

toetavaid tegevusi. Tegevuste lõikes peab kirjeldama pakkuja ja hankija rolli.

9.2.1.2. Pakkuja selgitab projektiplaanis hankelepingu täitmisel kasutatava meeskonna

tööjaotust koos rollide ja vastutusega.

9.2.1.3. Töö projektiplaan ja läbiviimise ajakava peab olema realistlik ning sisaldama

tegevuste jaotust vähemalt kuude kaupa. Töö ajakavas on arvestatud teostatud

töö hankijale esitamise tähtpäevadega. Ajakava peab sisaldama varuaega

(puhvrit) ja selles peab arvestama riiklike pühade, puhkepäevade ja meeskonna

8

puhkustega.

9.2.1.4. Pakkuja kirjeldab pakkuja projektijuhtimise ja riskide haldamise meetmeid ning

põhjendab nende mõju eesmärkide saavutamisele. Riskide maandamise

võimalused ja halduse ettepanekud peavad olema esitatud selgelt, detailselt,

läbimõeldult, struktureeritult ja põhjendatult.

9.2.2. Ülesehitus ja nägemus töö teostamisest, mille koostamisel tuleb lähtuda tehnilisest

kirjeldusest ja milles tuleb esitada vähemalt allpool nimetatud komponendid. Esitatud

ülesehitus ja nägemus töö teostamisest on aluseks pakkumuse hindamisel vastavalt

punktile 7.5.3.

9.2.2.1. Teostatava töö kirjeldus, mis selgitab arusaama hanke eesmärgist, kajastab

põhjalikult ja struktureeritult seatud eesmärkide saavutamist.

9.2.2.2. Ülesehitus ja nägemus konverentsi korraldamisest vastavalt tehnilises kirjelduses

toodud tingimustele.

9.2.2.3. Esialgne plaan konverentsi koha osas koos ruumide jaotusega, sh eksponeerimise

ala lahendus esitluseks ja toitlustuseks.

9.2.2.4. Esialgne plaan teemade esitlusformaatide osas, mis on kirjeldatud ja seotud

tehnilises kirjelduses toodud teemadega. Tuua välja konverentsi esialgne fookus

koos pealkirjaga (vähemalt 3 erinevat pealkirja), teemade ajaline jaotus

(ettekande/vestlusringi kestus, järjestus). Teemade loetelu on toodud

hankelepingu eseme tehnilise kirjelduse punktis 6.1.

9.2.2.5. Konverentsi moderaatori(te) pakkumine.

9.3. Pakkuja esitab töö teostamise projektiplaani ja ajakavas meeskonna kirjelduse ning

pakkumuse esitamisega kinnitab, et ta suudab tagada hanketingimustele vastavate

projektijuhtide kaasamise kogu lepingu perioodi vältel ning meeskonnaliikmed on andnud

pakkujale nõusoleku teenuse osutamisel osalema. Hankijal on õigus kontrollida esitatud

meeskonnaliikmete nõusolekut.

9.3.1. Pakkujal peab olema oma meeskonnas vähemalt 2 projektijuhti, kes on hanke

algamisele (hankija poolt pakkumuse esitamise ettepaneku saatmise kuupäev) eelneva

viimase 60 kuu jooksul projektijuhina korraldanud vähemalt 2 avalikkusele suunatud

üritust, milles kasutati hübriidkonverentsi lahendusi (konverents toimus nii veebis kui

ka kohapeal) ning kohapeale registreerunute arv oli vähemalt 100.

9.3.2. Hankijal on õigus kasutada pakkumuses esitatud andmete kontrollimiseks

Hankijale avalikes andmekogudes kättesaadavat infot ja pöörduda lisateabe saamiseks

kolmandate isikute poole. Hankijal on õigus pakkujalt küsida täiendavat lisainfot ja

dokumente, mis tõendavad esitatud kinnituste õigsust. Pakkuja esitab hankija nõutud

täiendavad andmed/dokumendid kolme tööpäeva jooksul nõude saamisele järgnevast

tööpäevast arvates.

9.4. Pakkujal on vajadusel õigus pakkumuses esitatud meeskonnaliikmeid muuta vaid eelneval

kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis kokkuleppel hankijaga ja seda tingimusel, et

meeskonnaliige asendatakse vähemalt samaväärset kogemust omava spetsialistiga.

9.5. Hankijal on õigus nõuda kaasatud meeskonnaliikme väljavahetamist pakkuja kulul, kui

nimetatud isikud ei teosta töid nõuetekohaselt.

10. TÄIENDAVATE TÖÖDE TELLIMISE VÕIMALUS

10.1. Hankijal on vajaduse korral õigus tellida ja pakkujal on kohustus teostada lepingu esemega

seotud täiendavaid töid (lepingu esemega seotud tööde täiendamine/asendamine, mahu

suurendamine või hankelepingu mahtu esialgselt mitte kuulunud tööd) kuni 20% ulatuses

tööde kogumaksumusest. Hankija teavitab töövõtjat täiendavate tööde tellimisest ette

vähemalt 3 tööpäeva, sh küsides täiendavate tööde teostamiseks hinnapakkumist. Töövõtja

9

peab esitama täiendavate tööde hinnapakkumise ning hankija esitab seejärel tellimuse

täiendavate tööde tellimiseks või loobub sellest. Lepingu punktis 4 nimetatud poolte

volitatud esindajad vormistavad täiendavate tööde tellimuse kirjalikku taasesitamist

võimaldavas vormis (nt e-kirja teel). Eelnimetatud muudatused loetakse lepingu

muudatusteks.

11. ALUSDOKUMENDID

11.1. RHAD koosnevad käesolevast põhitekstist, järgmistest lisadest:

LISA 1 Hankelepingu eseme tehniline kirjeldus

LISA 2 Hankelepingu projekt (töövõtulepingu eritingimused)

LISA 3 Pakkumuse esitamise vorm

11.2. RHAD osad täiendavad üksteist ja moodustavad tervikliku aluse pakkumuse koostamiseks.

Ükskõik millises dokumendis märgitud nõue on pakkujale siduv.