| Dokumendiregister | Andmekaitse Inspektsioon |
| Viit | 2.1.-5/24/407-4 |
| Registreeritud | 04.04.2024 |
| Sünkroonitud | 05.04.2024 |
| Liik | Väljaminev kiri |
| Funktsioon | 2.1 Menetluse korraldamine |
| Sari | 2.1.-5 Õigusaktide tõlgendamisega seonduvad selgitustaotlused, märgukirjad, kirjavahetus (01.03.2024 suletud - ümber tõstetud 2.2-9, 2.2-10 ja 2.3-8 sarjadesse) |
| Toimik | 2.1.-5/2024 |
| Juurdepääsupiirang | Avalik |
| Juurdepääsupiirang | |
| Adressaat | Riigi Tugiteenuste Keskus |
| Saabumis/saatmisviis | Riigi Tugiteenuste Keskus |
| Vastutaja | Elve Adamson (Andmekaitse Inspektsioon, Menetlusvaldkond) |
| Originaal | Ava uues aknas |
Lp Kristi Madismäe Teie 05.03.2024
Osakonnajuhataja
Meie 04.04.2024 nr 2.1-5/24/407-4
Riigi Tugiteenuste Keskus
E-post: [email protected]
Vastus nõudekirjale
Andmekaitse Inspektsioon sai Teie pöördumise, milles palute selgitada, et kui olete isiku e-
posti aadressi Äriregistris firma kontaktandmetes tuvastanud, aga näiteks mõne aja pärast firma
kontakte muudetakse, siis kuidas saab tõendada, et registreerimise hetkel oli tegemist avaliku
aadressiga.
Äriregistris on üldjuhul olemas ka kontaktide ajalugu, mis ajast mis ajani olid äriühingul mingid
kontaktid kasutusel. Leitavad on need Äriregistrist kui otsida kõigepealt vajalik asutus, siis
võtta ülevalt „andmete väljavõte“ ning avanenud lehelt ülevalt „kehtivad ja ajaloolised
andmed“.
Teiseks küsite, et kui AK piirangu kehtivus lõpeb tähtaja saabumisega – kas siis on asutusel
adressaatide teavitamise kohustus? Kas dokumendi saaja võib AK piirangu kehtivuse lõppedes
oma registris piirangu maha võtta, kui ta ei ole saanud teabevaldajalt piirangu pikendamise
kohta teavitust?
Seadus ei näe ette, et kui AK kehtivus lõpeb tähtaja saabumisega, et asutusel tuleks siis
adressaate teavitada. Küll aga tuleb seda teha juhul, kui piirang tunnistatakse kehtetuks enne
piirangu tähtaja saabumist ja piirangu pikendamise korral, sest piirangut eemaldada ja
pikendada saab asutus, kes piirangu kehtestas. Siinkohal rõhutan ka, et piirangu pikendamiseks
peab olema ka tegelik vajadus.
Kui piirangu pannud asutus ei ole teavitanud adressaati piirangu pikendamisest, tuleks siiski
dokumendi saanud asutusel enne piirangu eemaldamist üle küsida piirangu pikendamise
vajadus, sest praktikas on ilmnenud, et asutustel on dokumentide säilitustähtajad erinevad. Nii
näiteks või olla tegemist olukorraga, kus dokumendi koostanud ja piirangu kehtestanud asutus
on dokumendi enne piirangu tähtaja lõppemist hävitanud ning seetõttu ei teavita ka piirangu
pikendamise vajadusest adressaati. Samas aga dokumendi saanud asutus säilitab seda kauem
kui on piirangu tähtaeg ning dokument sisaldab teavet, mis vajab pikemat piirangut kui esialgu
on võimalik kehtestada (näiteks turvameetmed). Eeltoodust tulenevalt tuleks enne dokumendi
avalikustamist piirangu vajadus üle kontrollida.
Saan aru, et see on täiendav koormus, kuid hetkel ka paremat lahendust pakkuda ei ole. Loodan,
et sain oma selgitustega Teile abiks olla.
Lugupidamisega
Elve Adamson
Andmekaitse Inspektsiooni
Jurist
Peadirektori volitusel
| Nimi | K.p. | Δ | Viit | Tüüp | Org | Osapooled |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Täiendav pöördumine | 05.03.2024 | 21 | 2.1.-5/24/407-3 | Sissetulev kiri | aki | Riigi Tugiteenuste Keskus |
| Vastus nõudekirjale | 29.02.2024 | 26 | 2.1.-5/24/407-2 | Väljaminev kiri | aki | Riigi Tugiteenuste Keskus |
| Nõudekiri | 13.02.2024 | 42 | 2.1.-5/24/407-1 | Sissetulev kiri | aki | Riigi Tugiteenuste Keskus |