RTK finantsarvestuse toimingute korra kinnitamine

Riigi Tugiteenuste Keskus Protsessi omanik: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: 15.06.2020 Versioon nr: 3

Korra haldur: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 1 / 42

Riigi Tugiteenuste Keskuse finantsarvestuse toimingute kord

Sisukord:

1. Üldpõhimõtted ........................................................................................................................................................ 2

2. Mõisted ja lühendid ................................................................................................................................................ 3

3. Toimingud panga ja kassaga .................................................................................................................................. 4

3.1. Maksekorralduste saatmine e-riigikassasse ja selleks vahendite broneerimine ............................................. 4

3.2. E-riigikassa ja pangakonto väljavõtete kontrollimine ja kajastamine SAPis ................................................. 6

3.3. E-riigikassa selgitamata laekumised .............................................................................................................. 8

3.4. Pangakaartidega toimunud maksete töötlemine ............................................................................................ 9

4. Kohustiste ja tarnijatega seotud toimingud .......................................................................................................... 10

4.1. Kohustiste arvestus ...................................................................................................................................... 10

4.2. Tarnija loomine või tema andmete muutmine SAP tarnijate registris ......................................................... 13

4.3. Lähetustega seotud toimingud ..................................................................................................................... 14

4.4. Kulude periodiseerimise toimingud ............................................................................................................. 17

5. Põhivara arvestuse toimingud .............................................................................................................................. 18

5.1. Põhivara soetus ............................................................................................................................................ 18

5.2. Lõpetamata vara üleviimine valmis põhivaraks .......................................................................................... 20

5.3. Põhivara mahakandmine ja võõrandamine .................................................................................................. 21

5.4. Kulumi arvestus ja täiendav allahindlus ...................................................................................................... 22

5.5. Põhivara mitterahaline saamine ................................................................................................................... 22

6. Tulude arvestuse toimingud ................................................................................................................................. 23

6.1. Müügiarved.................................................................................................................................................. 23

6.2. Kliendi loomine või tema andmete muutmine SAP klientide registris ........................................................ 25

6.3. Materjali loomine või selle andmete muutmine SAP materjalide registris .................................................. 25

6.4. Meeldetuletuskirjad ..................................................................................................................................... 26

6.5. Saadud toetused ........................................................................................................................................... 27

6.6. Toetuste vahendamine ................................................................................................................................. 28

6.7. Muud nõuded klientidele ............................................................................................................................. 29

7. Saldode kontrollimise, inventeerimise ja hindamise toimingud ........................................................................... 30

7.1. Saldode kontrollimine.................................................................................................................................. 30

7.2. Aastainventuurid .......................................................................................................................................... 31

8. Maksuarvestuse toimingud ................................................................................................................................... 34

8.1. Erisoodustuste arvestus................................................................................................................................ 34

8.2. Käibemaksu arvestus ................................................................................................................................... 35

9. Eelarvetega seotud toimingud ............................................................................................................................. 36

9.1. Välistoetuste avamine ja neile eelarvete sisestamine ................................................................................... 36

9.2. Tekkepõhise eelarve sisestamine avaliku sektori moodulisse ..................................................................... 37

Riigi Tugiteenuste Keskus Protsessi omanik: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: 15.06.2020 Versioon nr: 3

Korra haldur: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 2 / 42

2

9.3. Eelarve sisestamine kuluüksustele või kulukohtadele/ressurssidele ............................................................ 38

9.4. Tekkepõhise eelarve täitmise aruande vastavuse kontrollimine .................................................................. 39

10. Aruandlusega seotud toimingud .................................................................................................................... 39

10.1. Saldoandmiku esitamine ja kontrollimine ................................................................................................... 39

10.2. Riigieelarve täitmise aruande kontrollimine ................................................................................................ 40

11. Muud toimingud ............................................................................................................................................. 41

11.1. Pearaamatu perioodide avamine ja sulgemine ............................................................................................. 41

1. Üldpõhimõtted

1.1. Sisu ja eesmärk: Käesoleva korra eesmärk on kehtestada Riigi Tugiteenuste Keskuse

finantsarvestuse osakonna finantsarvestuse teenust osutavate talituste töötajate

tegevusprotsesside kirjeldus, et tagada optimaalne töökorraldus seadusandlusest tuleneva ja

raamatupidamise sise-eeskirjaga kehtestatud ning teenindatavate asutustega finantsarvestuse

toimemudeli alusel kokku lepitud kvaliteetse finantsarvestuse teenuse osutamiseks.

1.2. Kasutusulatus: Finantsarvestuse osakonna talituste töötajad.

1.3. Vastutajad: Käesoleva korra rakendamise eest vastutavad finantsarvestuse osakonna talituste

juhid. Käesoleva korra koostamise ja ajakohasena hoidmise eest vastutab finantsarvestuse

osakonna juhataja-riigi pearaamatupidaja.

1.4. Korra lisad: 1.4.1. K17 L1 Kontode inventuurivormid

1.5. Viited ja seotud dokumendid: 1.5.1. Õigusaktid:

 Riigieelarve seadus

 Raamatupidamise seadus

 Rahandusministri 11.12.2003. a määrus nr 105 „Avaliku sektori finantsarvestuse ja -

aruandluse juhend“ (edaspidi Üldeeskiri)

 Rahandusministri 16.12.2015 a määrus nr 47 ”Eelarveklassifikaator” (edaspidi

Eelarveklassifikaator)

 Rahandusministri 10.09.2014 a määrus nr 30 ”Kassalise teenindamise eeskiri” (edaspidi

Kassalise teenindamise eeskiri)

 Rahandusministri 19.12.2019 määrus nr 112 „Riigi eelarvestrateegia, riigieelarve eelnõu ja

tõhustamiskava koostamise ning riigieelarve vahendite ülekandmise tingimused ja kord

ning riigieelarve seadusest tulenevate aruannete esitamise kord“ (kehtiv alates 01.01.2020)

(edaspidi Eelarve kord)

1.5.2. Juhendid ja korrad:

 Üldeeskirja kasutusjuhendid

 SAP ja SAP BO kasutusjuhendid

 RTIP kasutusjuhendid

 Valitsemisala raamatupidamise sise-eeskiri (edaspidi Sise-eeskiri)

 Valitsemisala finantsarvestuse toimemudel (edaspidi Toimemudel)

 Käsiraamat: Strateegiline planeerimine ja finantsjuhtimine (rahandusministeeriumi veebilehel Riigieelarve alalehel pealkirjaga „Tegevuspõhise eelarvestamise käsiraamat“)

Kõik juhendid, v. a strateegilise planeerimise ja finantsjuhtimise käsiraamat, on avaldatud

RTK kodulehel aadressil www.rtk.ee. Strateegilise planeerimise ja finantsjuhtimise

Riigi Tugiteenuste Keskus Protsessi omanik: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: 15.06.2020 Versioon nr: 3

Korra haldur: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 3 / 42

3

käsiraamat on avaldatud Rahandusministeeriumi kodulehel aadressil www.fin.ee tegevuste

alajaotuses ”Riigieelarve” -> ”Tegevuspõhise eelarvestamise käsiraamat”.

2. Mõisted ja lühendid

RTK – Riigi Tugiteenuste Keskus

FAO – RTK finantsarvestuse osakond

Talitus – FAO valitsemisala asutusi teenindav FAO talitus, mida juhib valitsemisala

pearaamatupidaja

Asutus – teenindatav asutus, kellele talitus osutab finantsarvestuse teenust

PTO – RTK personaliteenuste osakond

MTO – RTK majandustarkvara arenduse osakond

DHS – dokumendihaldussüsteem

SFOS - struktuuritoetuse register

SAP – riigi ühtne majandustarkvara

SAP BO – riigi ühtne aruandluse infosüsteem

eAK – ostuarvete menetlemise infosüsteem

RTIP – riigitöötaja iseteenindusportaal

e-riigikassa – interneti rakendus riigiasutuste maksete sooritamiseks ja laekumiste

vastuvõtmiseks

SALDO – saldoandmike infosüsteem

Kohustiste arvestaja – talituse töötaja, kui ta kontrollib ja kinnitab eAKs ostuarveid või

RTIPis lähetuste ja majanduskulude dokumente, võtab SAPis arvele kohustisi ja seob neid

makstud ettemaksetega, v.a kohustised põhivara soetuse eest, millega tegeleb põhivara

arvestaja, kontrollib arvelevõetud kohustiste saatmist maksmiseks

Maksekorralduste kontrollija –talituse töötaja, kui ta koostab ja kontrollib e-riigikassasse

saadetavate maksekorralduste nimekirja ja broneerib e-riigikassas maksete tegemiseks

vajalikud vahendid

Maksekorralduste saatja –talituse töötaja, kui tasaadab maksekorraldused e-riigikassasse ja

kontrollib nende staatust ning sisestab e-riigikassasse broneeringuid või tellib e-riigikassast

lisabroneeringuid kiirmaksete tegemiseks

Tarnijate registri andmete muutja – talituse töötaja, kui ta sisestab SAPi tarnijate registrisse

uusi tarnijaid või muudab olemasolevate tarnijate andmeid

Kontoväljavõtete sisestaja – talituse töötaja, kui ta kontrollib e-riigikassa kontode ja

pangakontode väljavõtteid, impordib või sisestab kontode liikumisi SAPi ja kontrollib

pangakontode liikumise ja saldode õigsust SAPis

Põhivara arvestaja – talituse töötaja, kui ta sisestab SAPi tehinguid põhivaradega

Müügi arvestaja – talituse töötaja, kui ta kontrollib asutuselt saadud müügiarve koostamist

nõudvaid dokumente, koostab ja saadab müügiarveid, seob nõudeid saadud ettemaksetega,

sisestab tuludega seotud kandeid müügireskontro kaudu või pearaamatu kannetega

Toetuste arvestaja – talituse töötaja, kui ta avab toetuste koode, sisestab toetustele eelarvet,

teeb toetuste tulukandeid, kulude ümberkandeid, sh kaudsete kulude kajastamiseks, tulude

vähendamise kandeid mitteabikõlblike kulude korral, toetuste vahendamise kandeid

rakendusasutustes, koostab ja võrdleb toetuste kasutamise aruandeid (väljamaksetaotlusi,

teatisi), kontrollib ja seob toetustega seotud nõudeid, ettemakseid ja kohustisi, nõustab

projektijuhte

Klientide registri andmete muutja – talituse töötaja, kui ta sisestab SAPi klientide

registrisse uusi kliente või muudab olemasolevate klientide andmeid või sisestab uusi

Riigi Tugiteenuste Keskus Protsessi omanik: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: 15.06.2020 Versioon nr: 3

Korra haldur: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 4 / 42

4

müügimaterjale (müüdavaid kaupu ja teenuseid) SAPi materjalide registrisse või muudab

materjalide andmeid

Saldode kontrollija – talituse töötaja, kui ta osaleb aasta lõpetamisega seotud nõuete ja

kohustiste inventeerimises, sh tegeleb saldokinnituskirjade või muude inventeerimise

dokumentidega või kui ta inventuuride välisel ajal kontrollib kontode saldosid

Eelarvete sisestaja – talituse töötaja, kui ta sisestab eelarveid kulujuhtimise moodulisse

kuluüksustele või kulukohtadele/ressurssidele või avab projekti või selle alamelemendi koode

ja sisestab neile eelarveid, võrdleb eelarve jääke SAP BOs ja SAPis

Aruandluse esitaja – talituse töötaja, kui ta impordib SAPist saldoandmiku ja sisestab selle

saldoandmike infosüsteemi, kontrollib saldoandmikku ja selle alusel tekkinud aruandeid,

võrdleb avaliku sektori siseseid saldosid, koostab või kontrollib riigieelarve täitmise aruannet

lähtudes riigieelarve seadusest ja selle alamaktidest

Riigiarvestuse spetsialist – FAO töötaja osakonnajuhataja otsealluvuses, kui ta avab SAPis

asutustele riigieelarve limiite või muudab neid lähtudes riigieelarve seadusest ja selle

alamaktidest.

3. Toimingud panga ja kassaga

3.1. Maksekorralduste saatmine e-riigikassasse ja selleks vahendite broneerimine

Toimingus osalejad/vastutajad: kohustiste arvestaja, toetuste arvestaja (SFOSist imporditud

toetuste väljamaksmise korral), maksekorralduste kontrollija, maksekorralduste saatja. Kohustiste

arvestajana tegutsevad ka PTO töötajad vastavalt oma toimingute korrale. Asutus vastutab otse e-

riigikassas tehtud tagasimaksekorralduste eest, kui Toimemudeli kohaselt on Asutusele antud

õigus teatud kontodelt teha ise tagasimakseid (näiteks valesti laekunud riigilõivude korral).

Toimingu tähtaeg/kestvus: iga valitsemisala maksekorraldused saadetakse kõik koos üks kord

tööpäevas e-riigikassasse, lisaks saadetakse eraldi vastavalt vajadusele PTO palgamaksed ja

kiirmaksed.

Viited: Kassalise teenindamise eeskiri, SAPi kasutusjuhend „Pank“ punktid 1 ja 2, SAPi

kasutusjuhend „SFOSist SAPi saadetud raamatupidamisdokumentide menetlemise juhend“, SAP

BO finantsaruannete kasutusjuhend maksekorralduste ja e-riigikassa broneeringute aruande kohta.

Toimingu üldised põhimõtted:

1) Talitus korraldab igapäevaselt väljaminevate maksekorralduste panka saatmise üldjuhul

üks kord tööpäevas, tagades SAP BO broneeringute aruande õigsuse riigikassale vähemalt

üks tööpäev varem maksete toimumisest (üle-eelmise päeva õhtuks maksed SAPis

kajastatud). Talitus lepib kokku, millisel kellaajal käivitatakse igapäevaselt

maksekorralduste e-riigikassasse saatmine. Igapäevane maksekorralduste saatmine toimub

kolmandal tööpäeval enne maksepäeva (st saadetakse ülehomseks tööpäevaks).

2) Kohustuste arvestaja lähtub maksekorralduste saatmise ajast. Kui ta võtab arvele

kohustise, mille maksetähtpäev on varasem järgmise igapäevase maksekorralduste

saatmise tähtpäevast, siis sisestab ta sellele maksemeetodi U (välja arvatud

välismaksekorraldused) ning teavitab maksekorralduste kontrollijat kiirmaksest.

3) Talitus arutab ja võtab ette tegevusi kiirmaksete vähendamiseks, sh teeb selgitustööd

tarnijate või Asutustega, kes ei ole ostudokumente õigeaegselt esitanud.

Riigi Tugiteenuste Keskus Protsessi omanik: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: 15.06.2020 Versioon nr: 3

Korra haldur: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 5 / 42

5

4) Talitus tagab üldjuhul maksekorralduste kontrollija ja maksekorralduste saatja isikute

lahususe.

5) Talitus tagab maksekorralduste ettepaneku koostamise ja maksekorralduste saatmise

tsentraliseeritud töökorralduse.

6) PTO koostab ja kontrollib maksekorralduste faili SAPis lähtudes oma reeglitest. PTO-ga

lepib Talitus kokku kellaaja, milliseks PTO oma maksekorralduste faili(d) koostab, et need

ära saata. Kui PTO-l ei ole võimalik kokkulepitud kellaajaks faile koostada, teavitab ta

hilinemisest maksekorralduste saatjat.

7) Suure hulga teatud liiki maksekorralduste saatmiseks (näiteks kohaliku omavalitsuse

üksustele toetus- ja tasandusfondi maksete maksmine) võib koostada eraldi

maksekorralduste faili.

Maksekorralduste saatmise toimingu sammud:

I. Kohustuste arvestaja või toetuste arvestaja tagab kuni kokkulepitud kellaajalise tähtajani

kohustiste arvelevõtmise kuni kolm tööpäeva varem nii, et igal tööpäeval läheksid

maksmisele õiged maksekorraldused. Vajadusel kontrollib ta maksekorraldusi SAP BO

aruandega Maksekorraldused või SAPi aruandega Zmaksmata. Kokkulepitud kellaajal ei

käivita kohustiste arvestaja lähetuste moodulis väljamaksetega seotud kandeid, kuna

maksekuupäev tekib algselt kulude kajastamise kuupäevaga ja see on vaja muuta.

II. Maksekorralduste kontrollija käivitab SAPis maksekorralduste faili moodustamise

transaktsiooniga F110. Käivituskuupäev = maksekuupäev e-riigikassas; Identifikaator =

valitsemisala tunnus (näit R) + antud kuupäeva maksekorralduste faili järjekorranumber

(näit 1) (kokku näit R1). Sisestab parameetrid või kopeerib parameetrid eelmise

maksekorralduste faili pealt: Kande kuupäev ja dokumendid reg-tud kuni =

käivituskuupäev; Ettevõtted = Valitsemisala kood (näit R000); makseviis = RV

(kodumaised ja välismaksekorraldused korraga); järgm krkpv = järgmine kalendrikuupäev;

Hankija = 1 kuni Z või üksiku makse saatmisel konkreetne hankija; klient = valida

konkreetsed kliendid, kellele on vaja tagasi maksta. Vaba valiku lehel välistab kohustused

makseblokeeringuga „A“ ning pearaamatu eritunnusega kanded „(A,E)“ ja „(G,X)“, mille

tulemusena ei kuvata maksekorralduste kontrollijale blokeeritud kohustusi ja tehtud

ettemakseid. Lisalogi vahelehele valib (v) maksetähtaja kontroll, makseviisi valik tõrgete

ilmnemisel, maksedokumentide kanderead; Hankijad valib 1 kuni Z. Parameetrite

salvestamisel ilmub sellekohane teade ekraanile.

III. Kui maksekorraldusega tuleb raha tagasi maksta kliendile, siis võtab müügi või kohustuste

arvestaja kohustuse koos õige maksetähtpäeva ja makseviisiga arvele ja annab sellest

eraldi teada maksekorralduste kontrollijale, et viimane võtaks selle maksekorralduste

nimekirja kaasa. Sel juhul valib maksekorralduste kontrollija lisaks veel konkreetse

kliendi.

IV. Maksekorralduste kontrollija käivitab makseettepaneku SAP soovituse tööriistaribalt

valikuga (v) Käivita kohe.

V. Maksesoovituse kuva nupu alt kontrollib maksmisele minevate maksekorralduste

loogilisust ja rekvisiitide olemasolu lähtudes kogemustest. Kontrollimisel vaadatakse üle,

kas riigiasutustest saajatel on pangakonto numbriteks e-riigikassa konto numbrid, Tallinna

LV puhul peab olema makse saajaks Tallinna Linnakantselei jne. Maksekorralduste

kontrollija võib summa suurusest või muust kahtlusest tulenevalt pöörduda küsimusega

kohustuste arvestaja poole või kontrollida ostuarvete olemasolu ja menetluskäiku eAKs

või RTIPis.

Riigi Tugiteenuste Keskus Protsessi omanik: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: 15.06.2020 Versioon nr: 3

Korra haldur: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 6 / 42

6

VI. Maksekorralduse koostaja kontrollib faili, milles roheline või punane indikaator näitab,

kas SAP tehniliselt makse toimub või mitte. Täht (näiteks R) näitab makseviisi. Nimi 1

näitab tarnijat, kellele võeti kohustus, maksesaaja näitab, kellele makse makstakse, summa

dokumendi valuutas ja valuuta, makse viitenumber, makse saaja iban ja swift.

VII. Maksekorralduse koostaja võrdleb SFOSi liidese kaudu maksmisele minevaid

maksekorraldusi SAP BO aruandega SF109 ning tegutseb ebakõlade korral lähtudes

„SFOSist SAPi saadetud raamatupidamisdokumentide menetlemise juhendist“.

VIII. Kui maksekorralduste kuvas ilmnevad vead, vaatab maksekorralduste koostaja

maksesoovituse logi nupu alt vea põhjuse ja vajadusel teavitab kohustiste arvestajat, kes

parandab vea esimesel võimalusel ja annab sellest maksekorralduste kontrollijale teada.

Maksekorralduste kontrollija ei lõpeta maksesoovitust, kui esineb vigaseid

maksekorraldusi (punase indikaatoriga), vaid teavitab neist kohustiste arvestajaid ja ootab

nende parandamist. Kui parandamine võtab kauem aega, siis jäetakse vigane

maksekorraldus makseettepanekust välja ja saadetakse tasumisele järgmisel päeval või

kiirmaksena.

IX. Kui maksekorraldused on korrektsed ja ülekandmisele kuuluvad, käivitab

maksekorralduste kontrollija uuesti makseettepaneku ja veendub, et maksmisele lähevad

kõik soovitud maksekorraldused. Seejärel käivitab ta maksekäitluse ning paneb linnukese

„Loo maksekandja“ ette, millega tekib e-riigikassasse saadetav fail.

X. Maksekorralduste kontrollija teavitab maksekorralduste saatjat maksekorralduste faili

olemasolust.

XI. Maksekorralduste saatja vaatab ZEKASSAs maksekorralduste failis olevad maksed üle ja

vajadusel kontrollib algdokumente maksekorralduse numbri alusel, kasutades

transaktsiooni FB03. Kohustise kande nägemiseks tuleb valida Keskkond_Maksekasutus.

Seejärel saadab ta maksekorraldused e-riigikassasse SAP transaktsiooniga ZEKASSA ja

vajaduse korral tühistab seejärel e-riigikassas üksiku makse, mis vajab täiendavat

selgitamist.

XII. Maksekorralduste saatja kontrollib ZEKASSAs saadetud maksekorralduste staatust.

Toiming lõpeb, kui maksekorraldused on saanud staatuse „Confirmed“.

XIII. Kui maksekorraldus sai staatuse „Rejected“ või „Partly“, tuvastab maksekorralduse saatja

makse tagasilükkamise põhjuse, avades veateate küsimärgi nupu alt.

XIV. Maksekorralduste saatja tühistab tagasilükatud maksekorralduse SAP transaktsiooniga

FBRA ning teavitab kohustiste arvestajat, toetuste arvestajat või PTO töötajat.

XV. Kohustiste arvestaja või toetuste arvestaja parandab kohustise dokumendi võimaluse korral

kiiresti. Tagasilükatud makset käsitletakse seejärel üksiku kiirmaksena, mis saadetakse e-

riigikassasse eraldi või juhul, kui maksetähtaega saab edasi lükata või peab edasi lükkama

selgituste saamiseks, koos järgmiste päevade maksetega.

3.2. E-riigikassa ja pangakonto väljavõtete kontrollimine ja kajastamine SAPis

Toimingus osalejad/vastutajad: kontoväljavõtete sisestaja, Asutus ise osade kontode korral

vastavalt Toimemudelile

Toimingu tähtaeg/kestvus: igal järgmisel tööpäeval eelmise tööpäeva ja puhkepäevade kohta e-

riigikassast ja pangast saadud väljavõtte sisestamine, v. a e-riigikassa kontod, mis ei ole loodud

SAPi nn kodupankadena (House Bank) ja mille korral tehakse koondkandeid kindlaksmääratud

perioodide (näiteks kuu) kohta korraga. Välispankade pangakontodel toimunud liikumiste

sisestamine toimub lähtudes välispanga liikumiste kohta laekuva info sagedusest ja Toimemudelis

Riigi Tugiteenuste Keskus Protsessi omanik: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: 15.06.2020 Versioon nr: 3

Korra haldur: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 7 / 42

7

kokku lepitud tähtaegadest. Kõikide liikumiste kohta peavad olema raamatupidamiskanded

kajastatud hiljemalt saldoandmiku esitamise tähtajaks.

Viited: Toimemudel, SAP kasutusjuhendid „Pank“ ja „Pangakontod e-riigikassas, raha ülekanded

ja laekumised uue SAPi kasutamisel“, „SFOSist SAPi saadetud raamatupidamisdokumentide

menetlemise juhend“, Kassalise teenindamise eeskiri

Toimingu üldised põhimõtted:

1) Valitsemisala pearaamatupidaja otsustab e-riigikassas kontode avamise ja sulgemise

lähtudes Asutuste teenindamise vajadustest. Valitsemisala kasutab üht kulukontot ja

vastavalt vajadusele üht või mitut tulukontot.

2) Talitus tagab kontoväljavõtete SAPi sisestamise otstarbeka tasemeni tsentraliseeritud

töökorralduse. Valitsemisala pearaamatupidaja otsustab, kas erinevate kontode

väljavõtteid sisestab ainult üks või mitu töötajat.

3) Kui e-riigikassa või pangakonto laekumised jäävad saldoandmiku esitamise tähtajaks

selgitamata, võetakse need SAPis esialgu arvele selgitamata laekumistena. Kui selgitamata

laekumisi on palju, kasutatakse kliendi-tüüpi pearaamatu eritunnusega reskontro kontot.

Kui selgitamata laekumisi on vähe, siis kasutatakse pearaamatu-tüüpi kontot.

4) HTMi talituses imporditakse kontoväljavõtted, mille nõuete arvestus toimub ERPLY

müügisüsteemis, vastavasse infosüsteemi. ERPLY kasutamisel lähtutakse ERPLY

juhenditest.

E-riigikassa ja pangakonto väljavõtte kontrollimise ja kajastamise toimingu sammud:

I. Kontoväljavõtete sisestaja salvestab e-riigikassa kontode väljavõtted ajutiselt võrgukettale

kuni SAPi importimiseni.

II. Kontoväljavõtete sisestaja impordib „House bank“ kontoväljavõtete info iga e-riigikassa

konto kohta SAPi transaktsiooniga ZFEBC. Selleks valib ta oma asutuse variandi, lisab

õige pangaväljavõtte faili ja käivitab aruande.

III. Peale „House bank“ importimist avab kontoväljavõtete sisestaja transaktsiooniga FEBA

panga väljavõtte järeltöötlemise, vaadates eraldi iga imporditud konto üle, valides konto

välja ettevõtte panga nimetuse ja konto ID alusel (näiteks kulukonto puhul ettevõtte pank

RIIGI ja panga ID 120).

IV. Kontoväljavõtete sisestaja töötleb pangakonto väljavõtte read, kus esimeses või teises

veerus on punane indikaator. Konto väljavõte on töödeldud, kui kõik indikaatorid on

rohelised.

V. Punase indikaatoriga märgitud real valib konto väljavõtete sisestaja, kas antud rida sulgeda

avatud kandega (kas reskontro või avatud kannete haldusega pearaamatukonto kandega)

või konteerida kliendi ettemakseks või otse pearaamatu kontole (sh tulude ja kulude

kontod).

VI. SAP automaattransaktsioon seob nõuetekohaselt kajastatud panga vahekontodel 70000300

ja 71000300 kajastatud käibed iga päeva kaupa kokku.

VII. Välispankades toimunud liikumised kajastab kontoväljavõtte sisestaja käsitsi SAPi

transaktsiooniga FF67. Kui kanded on tehtud, seob ta pangavahekonto transaktsiooniga F-

03.

VIII. Kontode liikumised, millele ei ole SAPis avatud „House Bank“ kontot, sisestab

kontoväljavõtete sisestaja SAPi transaktsiooniga F-02 või impordib transaktsiooniga

Riigi Tugiteenuste Keskus Protsessi omanik: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: 15.06.2020 Versioon nr: 3

Korra haldur: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 8 / 42

8

zfi_saldo. Automaatliidese korral teise infosüsteemiga tekivad laekumiste kanded SAPi

lähtudes liidese tehnilistest reeglitest (näiteks ERPLY, PRIAX).

IX. Kui kontoväljavõtete sisestaja tuvastab kontoväljavõttel selgitamata laekumisi, saadab ta

selle kohta küsimuse kohustuse arvestajale või müügi arvestajale või asutusele, kui Asutus

on teada, või kõikidele Asutustele, kui Asutus pole teada, e-posti teel kirja laekumise

kohta info saamiseks.

X. SFOSi kontole saabunud laekumiste korral (mis ei ole vigaste maksete tagasilaekumised)

tuleb saata info laekumisest rakendusüksusele. Laekumist ei töödelda enne, kui

korraldusasutus (RTK toetuste valdkonna töötaja) saadab talitusele info laekumise

kajastamiseks.

XI. Kui Asutused ei oska laekumise kohta täiendavaid selgitusi anda, võtab kontoväljavõtete

sisestaja võimaluse korral maksjaga ühendust.

XII. Kui laekumine jääb tuvastamata, võtab kontoväljavõtete sisestaja selle arvele selgitamata

laekumisena.

XIII. Kui selgub ekslik laekumine, tagastatakse see maksjale või tema poolt viidatud isikule

Asutusest saadud alusdokumendi alusel või raamatupidamise õiendi alusel. Summa

tagastamiseks võtab kohustiste arvestaja SAPis tagasimaksekohustise arvele.

XIV. Erandkorras jaotatakse töö Asutusega Toimemudeli alusel nii, et Asutus algatab ise e-

riigikassa tulukontolt (mis ei ole SAPis defineeritud House Bank pangakontona)

tagasimakseid ekslikult saabunud laekumiste tagastamiseks. Olenevalt Toimemudelis

kokku lepitust teeb Asutus ise tagasimakse või teavitab tagasimakse sisestamisest RTK

kontaktisikut, kes kinnitab tagasimakse.

XV. Kui nõue, sh makstud ettemakse laekub kuni 5 euro võrra väiksemas või suuremas

summas võrreldes nõude summaga ja klient summat tagasi ei nõua, siis kantakse see tulu-

või kulukontole lähtudes kontost, mis oli laekumisega seotud nõudel, kasutades üldjuhul

samu eelarve tunnuseid, näiteks 44/322 majandustegevusest laekunud tulude puhul.

Erijuhtudel, kui korrigeerimine ei tohi mõjutada toetustega seotud tehingute kajastamist,

võib enamlaekumise kajastada kontol 38889000 eelarve tunnustega 10/388 või

vähemlaekumise kontol 60809000 eelarve tunnustega 10/608. Sellised summad

kajastatakse transaktsiooniga FEBA vahelehel Account Assignment.

3.3. E-riigikassa selgitamata laekumised

Toimingus osalejad/vastutajad: kontoväljavõtete sisestaja

Toimingu tähtaeg/kestvus: hiljemalt järgmisel tööpäeval e-riigikassast selgitamata maksete info

saamisel

Viited: Kassalise teenindamise eeskiri

Toimingu üldised põhimõtted:

FAO talitus tagab e-riigikassas olevate selgitamata laekumistega tegelemise otstarbeka tasemeni

tsentraliseeritud korralduse.

E-riigikassa selgitamata laekumiste toimingu sammud:

Riigi Tugiteenuste Keskus Protsessi omanik: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: 15.06.2020 Versioon nr: 3

Korra haldur: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 9 / 42

9

I. Kontoväljavõtete sisestaja vaatab igal tööpäeval üle e-riigikassa selgitamata maksed ning

juhul, kui ta tuvastab, et summa kuulub Asutusele, tellib ta laekumise valitsemisala

kontole. Vajadusel saadab ta Asutustele e-postiga täpsustavaid küsimusi selgitamata

laekumiste kohta.

II. Kui laekumine on võetud vastu valitsemisala kontole, tehakse toimingud vastavalt punktile

3.2.

3.4. Pangakaartidega toimunud maksete töötlemine

Toimingus osalejad/vastutajad: kontoväljavõtete sisestaja, kohustiste arvestaja

Toimingu tähtaeg/kestvus: kohustiste arvestaja hiljemalt järgmisel tööpäeval pangakaardiga

toimunud tehingute kohta aruande saamisest, kontoväljavõtete sisestaja hiljemalt järgmisel

tööpäeval e-riigikassas või pangas toimunud maksete SAPi sisestamisest

Viited: SAP kasutusjuhendid „Hankijate reskontro – Hankija tehingud“ ja „Pank“, RTIP

kasutusjuhend „Majanduskulude moodul“

Toimingu üldised põhimõtted:

1) Talitus organiseerib pangakaartidega toimunud tehingute aruannetega seotud töö

võimalikult tsentraliseeritud moel ning suunab Asutusi kasutama selleks RTIPi.

2) Tehingu kajastamine oleneb dokumentide laekumise järjekorrast, st kas pangakaardiga

toimunud tehingute aruanne saabus enne või pärast pangaväljavõttel olevast maksest

teadasaamist.

Pangakaartidega toimunud maksete töötlemise toimingu sammud:

I. Kui kohustiste arvestajale laekub aruanne pangakaardiga toimunud tehingute kohta enne

pangakonto väljavõttel olevast maksest teadasaamist, võtab ta kohustise arvele töötaja ees

kontol 20329000 SAP transaktsiooniga F-43 või kontrollib ja kinnitab aruande RTIPis,

mille tulemusena tekib SAPis sama kanne. Kohustise kontol on automaatselt blokeeringu

tunnus A, kuna see ei tohi minna maksekorralduste aruandesse.

II. Kui varem kohustisena arvele võetud summa debiteeritakse panga poolt e-riigikassa

kontolt või välispanga kontolt, kajastab kontoväljavõtete sisestaja makse ja kohustise

sulgemise SAPis. Selleks käivitab ta SAP transaktsiooniga F-53 ning sulgeb seejärel

transaktsiooniga FEBA panga vahekonto.

III. Kui makse läheb pangakontolt maha enne aruande saamist, annab kontoväljavõtete

sisestaja sellest teada kohustiste arvestajale, kes küsib Asutuselt aruande kulutuse

korrektseks kajastamiseks.

IV. Kui pangakaardi kasutamise aruanne hilineb, kuid eelarve täitmise aruandluse tähtaeg

läheneb, võtab kontoväljavõtete sisestaja arvele ettemakse aruandvale isikule (kaardi

kasutajale) kontol 10392000 transaktsiooniga F-48 ning seejärel sulgeb FEBAs panga

vahekonto, otsides avatud kandeid panga vahekontol.

V. Kui ettemakse kontol 10392000 kajastati teiste eelarve tunnustega, kui selgub hiljem

saabunud kuludokumendilt, siis kajastatakse ettemakse tagasilaekumine transaktsiooniga

F-28 ja kuludokumendi maksmine transaktsiooniga F-53.

Riigi Tugiteenuste Keskus Protsessi omanik: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: 15.06.2020 Versioon nr: 3

Korra haldur: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 10 / 42

10

4. Kohustiste ja tarnijatega seotud toimingud

4.1. Kohustiste arvestus

Toimingus osalejad/vastutajad: kohustiste arvestaja

Toimingu tähtaeg/kestvus: Asutuse poolt eAKs kinnitatud ostuarve või RTIPis või DHSis

kinnitatud või muul moel Toimemudeli alusel saadud maksekohustist sisaldav dokument

kontrollitakse FAO talituses üldjuhul hiljemalt järgmisel tööpäeval peale asutuse poolset

kinnitamist ja sisestatakse SAPi, kui kohustiste arvestaja loeb dokumendi kontrollimisel

korrektseks. RTK kinnituspädevuses olev kohustis (näiteks maksudeklaratsiooni alusel maksude

tasumiseks) sisestatakse SAPi lähtudes õigeaegse makse tegemise vajadusest.

Viited: Üldeeskiri § 15, eAK kasutusjuhend, Toimemudel, SAP kasutusjuhendid „Ostureskontro

kasutusjuhend - Hankija tehingud“, „Ostumooduli juhend“, „SAP eraldislepingute juhend“, RTIP

kasutusjuhend „Majanduskulud“.

Toimingu üldised põhimõtted:

1) Talitus korraldab igapäevaselt ostuarvete kinnitamise eAKs, nende SAPi importimise ja

seejärel nende kohta raamatupidamiskannete tegemise. Töö toimub jooksvalt, jaotatuna

kohustiste arvestajate vahel nii, et iga Asutuse eAKs olevad ostuarved saaksid võimalikult

kiiresti SAPis arvele võetud ja tähtaegselt tarnijatele tasutud.

2) Talitus korraldab igapäevase muude maksekohustist sisaldavate dokumentide

vastuvõtmise ja kinnitamise RTIPi majanduskulude mooduli või Asutuse DHSi kaudu või

muul Toimemudelis kokkulepitud moel, nende sisestamise SAPi ja seejärel nende kohta

raamatupidamiskannete tegemise nii, et kohustised saaksid võimalikult kiiresti SAPis

kajastatud ja tähtaegselt tasutud.

3) Kohustiste arvestaja jälgib Asutuse kohustisi sisaldavate dokumentide kinnitamist ja juhib

vajadusel Asutuse tähelepanu dokumentidele, mis on jäänud Asutuse poolt õigeaegselt

kinnitamata ja mille korral satub ohtu nende tähtaegne tasumine.

4) Kohustiste arvestaja kontrollib kohustuste dokumentide rekvisiite ja Asutuse poolt

dokumentidele märgitud arvestusobjekte lähtudes Toimemudelis kokku lepitud vastutuse

jaotusest.

5) Kohustiste arvestaja kontrollib, et asutuse poolt oleks dokument kinnitatud vähemalt ühe

Asutuse töötaja poolt.

6) Kohustiste arvestaja kontrollib dokumendi lähtudes Sise-eeskirjast ning vastutab

dokumendi alusel tekkiva raamatupidamiskande õigsuse ja maksekorralduse õigete

rekvisiitide, sh õigete summade, käibemaksukoodide, saaja andmete ja maksetähtpäeva

sisestamise eest SAPi. Kohustiste arvestaja muudab maksetähtpäeva eAKs vastavaks

SAPis olevale maksetähtpäevale, kui makset ei ole võimalik teha eAK esialgse

maksetähtpäevaga.

7) Kui maksetähtpäevani on aega vähem kui tavatoimingutena maksekorralduste saatmise

reeglid ette näevad, siis informeerib kohustiste arvestaja kiirmaksest maksekorralduste

kontrollijat (vt punkt 3.1).

8) Kui erandkorras on vaja leida maksekohustisi pargitud dokumentide maksetähtaegade

järjekorras, siis kasutab kohustiste arvestaja transaktsiooni FBL1N varianti „Parkla“, mis

kuvab dokumendid maksetähtaegade järjestuses.

Riigi Tugiteenuste Keskus Protsessi omanik: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: 15.06.2020 Versioon nr: 3

Korra haldur: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 11 / 42

11

eAK kaudu saadud ostuarve menetlemise toimingu sammud:

I. Kohustiste arvestaja avab kinnituse ootel oleva ostuarve eAKs ja kontrollib selle õigsust

vastavalt Üldeeskirja §ile 15, Sise-eeskirjale ja Toimemudelile. Sealjuures kontrollib

kohustiste arvestaja järgmiste andmete õigsust: tasumisele kuuluv summa, SAP tarnija

koodi olemasolu, tarnija arvelduskonto number, maksekorralduse viitenumber,

maksetähtaeg, kohustise raamatupidamiskande kuupäev, konteeringu ridadele lisatud

raamatupidamise kontod ja käibemaksukoodid. Kui ostuarve on kreeditarve või mitme

tehingupartneri koodiga arve, veendub kohustiste arvestaja lisaväljal olevate vastavate

tunnuste olemasolus või lisab need. Ostutellimusega seotud arveid, sh mahukaid

ostuarveid ei konteerita. Sel juhul kontrollib kohustiste arvestaja ostutellimuse numbri

olemasolu ja vajadusel ka ostutellimuse olemasolu SAPis. Mahukate ostuarvete

töötlemisel moodustatakse ostutellimus transaktsiooniga ZEARVE ning sisestatakse

tekkinud ostutellimuste number eAKsse. Arvest moodustunud ostutellimuse infot exceli

kujul eAKsse tagasi ei laadita, kuna Asutused saavad detailse info kätte SAP BO

aruannetest.

II. Kui ostuarve konteeringud ei ole korrektsed või tehingu kohta on nõutav täiendav

informatsioon (sh manus eAKs) ning Toimemudeli kohaselt ei ole kohustiste arvestajal

õigust andmeid ise parandada või tal puudub info andmete parandamiseks, saadab

kohustiste arvestaja ostuarve eAKs Asutuse finantstöötajale tagasi koos kommentaariga

puuduste kohta. SAPi tehniliste vigade ja ümardusvahede pärast Asutusele dokumenti

tagasi ei saadeta. Sel juhul kohustiste arvestaja parandab ise vead või võtab ühendust

MTO-ga nõu saamiseks. SAPi tehniliste vigade kirjeldused on leitavad eAK

administraatori juhendis (punkt 9).

III. Kohustiste arvestaja parandab ilma Asutusega kooskõlastamata andmed, mida tal on

lubatud Toimemudeli kohaselt ise parandada, sh reeglina arve päise andmed (tarnija kood,

arvelduskonto, viitenumber, kande kuupäev vms).

IV. Kohustiste arvestaja tuvastab kinnitatud ostuarvete eAKst SAPi jõudmise või

tagasilükkamise võimalikult kiiresti peale eAK ekspordi seansi toimumist.

V. Kui SAP lükkas ostuarve eAKsse tagasi, tuvastab kohustiste arvestaja tagasilükkamise

põhjuse eAK kinnitusringi vaates kommentaari lahtrist ja tegeleb vea parandamisega (vt

sammud II ja III). Kui viga oli tehniline, võtab ta vajadusel ühendust MTO töötajaga abi

saamiseks.

VI. Kui ostuarve jõudis korrektselt eAKst SAPi ostureskontrosse, avab kohustiste arvestaja

ostuarve eelregistreeritud raamatupidamiskande dokumentide loendist transaktsiooniga

FBV0 või ostutellimuse olemasolu korral transaktsiooniga MIR6, kontrollib kande õigsust

ja vajadusel muudab andmed korrektseks. Kreeditarve korral lisab kohustiste arvestaja

arve viite lahtrisse seotava avatud arve raamatupidamiskande numbri (vt SAP

kasutusjuhend „Ostureskontro kasutusjuhend - Hankija tehingud“ punkt 8). Lisab õige

maksemeetodi, kui see ei ole kodumaine tavapärane makseviis R. Välismakse korral lisab

täiendavad makse juhised, kui ei maksta teenustasu kahasse, ja maksebilansi koodi

vähemalt sel juhul, kui summa on alates 50 000 eurot. Vajadusel muudab reskontro konto

õigeks, näiteks põhivara soetuste korral kontoks 20101000. Samuti lisab Asutusega kokku

lepitud juhul muud arvestusobjektid või teksti lepingu numbri kohta määrangu lahtrisse.

VII. Ostureskontros tarnijale makstud ettemaksena arvelevõtmisele kuuluva kohustise korral,

sh põhivara soetuste eest tehtud ettemaksete korral (mitte aga nn pearaamatukonto tüüpi

kontole ettemakstud tulevaste perioodide kulude arvelevõtmise korral) kustutab kohustiste

Riigi Tugiteenuste Keskus Protsessi omanik: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: 15.06.2020 Versioon nr: 3

Korra haldur: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 12 / 42

12

arvestaja eAKst tulnud dokumendi ja loob uue dokumendi transaktsiooniga F-47.

Dokumendi päise teksti tuleb lisada eAKst tulnud kustutatud dokumendi number.

VIII. Kui raamatupidamiskande andmed on korrektsed, postitab kohustiste arvestaja ostuarve.

Kui ostuarve postitamisel annab SAP veateate, selgitab kohustiste arvestaja vea põhjuse ja

teeb vajalikud sammud vea kõrvaldamiseks (vt sammud II ja III).

IX. Vajaliku postitusaadressi puudumise või eelarve mittepiisavuse korral esitab kohustiste

arvestaja e-posti teel taotluse vastavalt RTK riigiarvestuse spetsialistile või Asutusele.

X. Kui ostuarvega kaasneb pöördkäibemaksukohustis, võtab kohustise arvestaja ostuarve

postitamise järgselt selle arvele transaktsiooniga F-43. Seda võib teha ka kord kuus enne

käibedeklaratsiooni esitamist SAP BO käibedeklaratsiooni alusel.

XI. Kui ostuarve oli eelnevalt tasutud ettemaksega, seob kohustiste arvestaja ostuarve

postitamise järgselt tekkinud kohustise ettemaksega transaktsiooniga F-44. Kui ettemakse

ja tegeliku kulu eelarve tunnused ei kattunud või kui eelmisel aastal kajastatud

käibemaksukulu võrra puuduvad eelarves vabad vahendid (ettemakse tehti eelmisel

aastal), siis kajastatakse ettemakse tagasilaekumine transaktsiooniga F-28 ja

kuludokumendi maksmine transaktsiooniga F-53.

XII. Kui ostuarve tehti välistoetusest või see kuulub hüvitamisele kolmanda isiku poolt ja

Toimemudeli kohaselt võetakse nõue kohe peale ostuarve postitamist arvele, siis esitab

kohustiste arvestaja sellekohase info nõude arvestajale või võtab ise nõude arvele

transaktsiooniga F-22.

RTIPi majanduskulude mooduli kaudu saadud maksmisele mineva kohustise menetlemise

toimingu sammud:

Dokumendi kontroll ja kajastamine toimub RTIPis kohustiste arvestaja poolt analoogselt eAK

kaudu saadud ostuarvetega seotud toimingu sammudele. Majanduskulude moodulist tuleb kulutusi

sisaldav dokument SAPi sarnaselt eAKga pargitud dokumendina. Kui majanduskulude mooduli

kaudu küsitakse avanssi, tekib maksekorraldus SAPis impordina RTIPist koheselt (ilma

parkimiseta).

Kui maksekorraldus tehakse RTIPi kaudu, kajastatakse maksekorraldus selle tehingupartneriga,

kellele tuleb näidata kulu. SAPis määratakse toimingus FBV0 dokumendile kohustise real teine

makse saaja (näiteks keskkonnatasu TP010001 saaja on Maksu- ja Tolliamet TP014001).

Asutuse DHSi kaudu saadud maksmisele mineva kohustise menetlemise toimingu sammud:

Dokumendi kontroll ja kajastamine toimub kohustiste arvestaja poolt analoogselt eAK kaudu

saadud ostuarvetega seotud toimingu sammudele. Erandiks on, et DHSist saadud info alusel

sisestatakse dokument SAPi käsitsi, üldjuhul transaktsiooniga F-43 või muu sobiva

transaktsiooniga (näit ettemaksed F-47). Peale dokumendi kajastamist SAPis sisestab kohustiste

arvestaja DHSi SAP dokumendi numbri ja kinnitab dokumendi DHSis.

Asutuse e-posti teel saadud maksmisele mineva kohustise menetlemise toimingu sammud:

Dokumendi kontroll ja kajastamine toimub kohustiste arvestaja poolt analoogselt eAK kaudu

saadud ostuarvetega seotud toimingu sammudele. Erandiks on, et e-postiga saadud info alusel

sisestatakse dokument SAPi käsitsi, üldjuhul transaktsiooniga F-43 või muu sobiva

transaktsiooniga (näit ettemaksed F-47, massmaksed Excelis kohustiste impordi vormis,

imporditakse SAPi transaktsioonidega LSMW ja SM35). Peale dokumendi kajastamist SAPis

Riigi Tugiteenuste Keskus Protsessi omanik: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: 15.06.2020 Versioon nr: 3

Korra haldur: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 13 / 42

13

salvestab kohustiste arvestaja e-posti teel saadud dokumendi vastavalt kehtivale korrale RTK

võrgukettal, lisades dokumendile SAP dokumendi numbri, ning kui Toimemudelis on vastavalt

ette nähtud, saadab selle teadmiseks ka Asutusele.

RTK-s loodud maksedokumendi (näiteks maksudeklaratsioon, raamatupidamise õiend) alusel

maksmisele mineva toimingu sammud:

Dokumendi koostamine ja kajastamine toimub kooskõlas Toimemudeliga kohustiste arvestaja

poolt. Dokument sisestatakse SAPi käsitsi, üldjuhul transaktsiooniga F-43 või muu sobiva

transaktsiooniga (näit ettemaksed F-47). Peale dokumendi kajastamist SAPis salvestab kohustiste

arvestaja vajaduse korral dokumendi RTK võrgukettal, lisades dokumendile SAP dokumendi

numbri, ning kui Toimemudelis on vastavalt ette nähtud, saadab selle teadmiseks ka Asutusele.

Asutuse DHSi või e-posti teel saadud toetuse andmise tehingu kajastamise sammud, kui toetuste

andmine registreeritakse ostumoodulis:

I. Kohustiste arvestaja loob ostutellimuse SAPis transaktsiooniga ME21N ning vajadusel

parandab või muudab seda transaktsiooniga ME22N. Ostutellimuse loomisel tuleb

kajastada erinevate arvestusobjektide ja maksekuupäevadega summad eraldi ridadel.

II. Kohustiste arvestaja võtab arvele ettemakse transaktsiooniga ME2DP vastavalt Asutuse

käskkirjale või sõlmitud lepingule.

III. Kui ostutellimus kantakse kohe kuluks, kajastab kohustiste arvestaja tehingu

transaktsiooniga MIRO.

IV. Ettemaksete kulusse kandmine toimub transaktsiooniga MIRO toetuse kasutamise aruande

või toetuse saaja teatise alusel. Seejärel seotakse ettemakse ja kohustuse kanded

transaktsiooniga F-44.

V. Tarnijatega seotud ostutellimusi otsitakse transaktsiooniga ME2L.

VI. Ettemaksete jälgimiseks kasutatakse SAP BO aruannet MM002.

VII. Ettemaksete tagasilaekumisel seotakse laekumine nõude jäägiga transaktsiooniga FEBA.

Kuluks kantud toetuse kasutamata jäägi laekumisel krediteeritakse kulud ja võetakse

tagasinõue arvele transaktsiooniga MIRO, seejärel märgitakse see laekunuks

transaktsiooniga FEBA.

4.2. Tarnija loomine või tema andmete muutmine SAP tarnijate registris

Toimingus osalejad/vastutajad: tarnijate registri andmete muutja, välistarnijate puhul MTO töötaja

Toimingu tähtaeg/kestvus: võimalikult kiiresti vajaduse tekkimisel

Viited: SAP kasutusjuhend „Ostureskontro - Hankija põhiandmed“

Toimingu üldised põhimõtted:

1) Valitsemisala pearaamatupidaja määrab tarnijate registri andmete muutjad, kes sisestavad

uusi tarnijaid ja muudavad tarnijate andmeid.

2) Tarnijate registri andmete muutja vastutab tarnijate registri andmete õigsuse eest, sh

topelt-tarnijate sisestamise vältimise eest.

Riigi Tugiteenuste Keskus Protsessi omanik: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: 15.06.2020 Versioon nr: 3

Korra haldur: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 14 / 42

14

3) Välistarnijate loomine toimub MTO töötaja poolt. Kohustuste arvestaja, kellel tekib

vajadus uue välistarnija kasutamiseks, saadab MTO-le info tarnija loomiseks aadressil

[email protected], pannes e-kirja pealkirjaks „Hankija loomine … Asutusele“ (asutuse nimi,

kes uut tarnijat vajab. E-kirjas tuuakse välja uue tarnija nimetus eAKs ja tema

tehingupartneri kood, välisministeeriumi talitus lisab makseviisi ja oma välispanga koodi.

Kui uue tarnija poolt saadetud arve ei ole leitav eAKs, lisatakse veel tarnija registrikood,

aadress, sihtnumber, linn, riik, IBAN või pank ja pangakonto number.

4) Oma töötajaid loob SAP ise tarnijaks automaatse toiminguga personaliandmete alusel.

Tarnija loomise või andmete muutmise toimingu sammud:

I. Kohustiste arvestaja või Asutus informeerib tarnijate registri andmete muutjat uue tarnija

loomise või olemasoleva tarnija andmete muutmise vajadusest e-posti teel või vastav

informatsioon saabub automaatselt eAKst.

II. Tarnijate registri andmete muutja kontrollib SAP transaktsiooniga FK01 tarnija

registrikoodi ja nime järgi, kas tarnija on SAP andmebaasi juba loodud teistes

valitsemisalades.

III. Kui tarnija on SAPis olemas, laiendab tarnijate registri andmete muutja tarnija

valitsemisalale transaktsiooniga FK01. Teise valitsemisala oma töötajana registreeritud

isikut ei tohi siiski teisele valitsemisalale laiendada, vaid sel juhul tuleb erandina

registreerida eraldi tarnija, kes ei kuulu gruppi „oma töötaja“.

IV. Kui tarnija puudub, loob tarnijate registri andmete muutja uue tarnija SAPis

transaktsiooniga FK01 või transaktsiooniga XK01, kui tarnija on vaja luua ka

ostumoodulisse.

V. Kui olemasoleva tarnija andmeid on vaja muuta, näiteks muutus tarnija nimi või

pangakonto, siis muudab tarnijate registri andmete muutja tarnija andmed SAP

transaktsiooniga FK02 või XK02.

VI. Alternatiivse maksesaaja lisamisel tarnija üldistesse andmetesse saadab tarnijate registri

andmete muutja teate aadressil [email protected] andmete kinnitamiseks. Ettevõtte-

põhistesse andmetesse alternatiivse saaja lisamiseks ei ole vaja kinnitust küsida.

HTMi talituse tarnija massandmete loomise toimingu sammud:

I. Tarnijate registri andmete muutja kontrollib SAP transaktsiooniga S_ALR_87012087

isikukoodi järgi üle, ega vastavaid tarnijaid juba loodud pole.

II. Tarnijate registri andmete muutja sisestab loodavate tarnijate nimed, isikukoodid ja

pangakontod Exceli tabeli vastavasse vormi ja salvestab seejärel tekstifailina.

III. Kasutades transaktsiooni LSMW objekti ZOPGIB (või ZOPGALT, kui luuakse

alternatiivsete makse saajatega tarnijaid) ja viimase sammuna transaktsiooni SM35 loob

tarnijate registri andmete muutja eelnevalt salvestatud tekstifaili põhjal tarnijad.

IV. Loodud tarnijate nimekirja saab kätte transaktsiooniga Y_RHM_79000056X.

4.3. Lähetustega seotud toimingud

Toimingus osalejad/vastutajad: kohustiste arvestaja

Toimingu tähtaeg/kestvus: Asutuse poolt RTIPis või DHSis kinnitatud lähetuskulude aruanne või

lähetuskorraldusel kajastatud avansitaotlus kontrollitakse FAO talituses ja sisestatakse SAPi

Riigi Tugiteenuste Keskus Protsessi omanik: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: 15.06.2020 Versioon nr: 3

Korra haldur: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 15 / 42

15

hiljemalt järgmisel tööpäeval peale Asutuse poolset kinnitamist RTIPis või DHSis, kui Asutuse

poolt esitatud andmed saab kehtiva korra kohaselt lugeda korrektseks.

Viited: Üldeeskiri § 15, eAK kasutusjuhend, Toimemudel, SAP kasutusjuhend „Ostureskontro

kasutusjuhend - Hankija tehingud“, SAP kasutusjuhend „Lähetuste haldus finantsile“, RTIP

juhend „Lähetused“.

Toimingu üldised põhimõtted:

1) Talitus organiseerib lähetuste arvestusega seotud töö võimalikult tsentraliseeritud moel,

kui Asutused kasutavad RTIPi. Lähetuste avansse menetletakse siis SAPis ükshaaval või

korraga. Lähetuste kuluaruannete menetlemise organiseerib talitus SAPis otstarbekuse

korral korraga, kasutades selleks ettenähtud mass-transaktsioone.

2) Lähetustega seotud ostuarvete käsitlemine toimub vastavalt käesoleva korra punktile 4.1.

Kohustiste arvestus. Lähetuskulud seotakse SAP lähetuse koodiga, kui Asutus kasutab

RTIPi või kui see on Asutusega Toimemudelis nii kokku lepitud.

3) Kohustiste arvestaja jälgib SAPis lähetustega seotud ettemakseid ja juhib vajadusel

Asutuse finantstöötaja tähelepanu lähetustele, mille korral satub ohtu nende tähtaegne

kuludesse arvamine.

4) Kohustiste arvestaja kontrollib lähetusele märgitud arvestusobjekte, päevaraha suurust,

kuludokumentide olemasolu ja vastavust kuluaruandele, kululimiite ületavate

erisoodustuste arvestust ning lähetuskulude hüvitamisega seotud informatsiooni lähtudes

Toimemudelis kokku lepitud vastutuse jaotusest.

5) Kohustiste arvestaja kontrollib, et Asutuse poolt oleks lähetuse avansi taotlus

lähetuskorraldusel või lähetuse kuluaruanne kinnitatud vähemalt ühe asutuse töötaja

poolt.

6) Kohustiste arvestaja kontrollib lähetuskorralduse või lähetuse kuluaruande lähtudes Sise-

eeskirjast ning vastutab õige raamatupidamiskande ja maksekorralduse õigete rekvisiitide,

sh õigete summade, käibemaksukoodide, saaja andmete ja maksetähtpäeva õige

sisestamise eest SAPi.

7) Kohustiste arvestaja kontrollib, et juhul, kui Asutus on märkinud lähetuskorraldusele või

kuluaruandele, et lähetuskulud kuuluvad osaliselt või täielikult hüvitamisele, oleks

lähetuse kuluaruandel märgitud lähetuskulude hüvitaja poolt hüvitatav summa, eesmärgiga

saata RTIPist SAPi lisaks lähetuse kuluridadele korrektne pargitud nõude ja tulu

raamatupidamiskanne. Erandjuhtudel oodatakse lähetuse kuludokumente kuni lähetuse

kinnitamiseni, et hüvitajale tekiks korrektne nõue või otsustatakse võtta nõue hüvitajale

arvele ostuarve alusel.

8) Kui lähetusega seotud makse maksetähtpäevani on aega vähem kui tavatoimingutena

maksekorralduste saatmise reeglid ette näevad, siis informeerib kohustiste arvestaja kiirest

maksest maksekorralduste kontrollijat (vt punkt 3.1).

RTIPis registreeritud lähetustega seotud toimingu sammud:

I. Kohustiste arvestaja avab kinnituse ootel oleva lähetuskorralduse avansi taotluse korral või

lähetuste kuluaruande RTIPis ja kontrollib lähetuse rekvisiitide õigsust vastavalt

üldeeskirja §ile 15, Sise-eeskirjale ja Toimemudelile. Sealjuures kontrollib kohustiste

arvestaja järgmiste andmete õigsust: tasumisele kuuluv summa, maksetähtaeg, kohustise

raamatupidamiskande kuupäev, konteeringu ridadele lisatud käibemaksukood.

Riigi Tugiteenuste Keskus Protsessi omanik: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: 15.06.2020 Versioon nr: 3

Korra haldur: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 16 / 42

16

II. Kui lähetuse dokumendi rekvisiidid ei ole korrektsed või on nõutav täiendav

informatsioon ning Toimemudeli kohaselt ei ole kohustiste arvestajal õigust andmeid ise

parandada või tal puudub info andmete parandamiseks, saadab kohustiste arvestaja

lähetuse dokumendi RTIPis Asutuse finantstöötajale (selle kooskõlastusringist puudumise

korral lähetatule) tagasi koos kommentaariga puuduste kohta.

III. Kohustiste arvestaja parandab ilma Asutusega kooskõlastamata andmed, mida tal ei ole

Toimemudeli alusel keelatud ise parandada (kande kuupäev, käibemaksukood vms).

IV. Kui lähetuse dokumendi andmed on õiged, kinnitab kohustiste arvestaja dokumendi

RTIPis, mille tulemusena info jõuab automaatselt SAPi lähetuse kaardile.

V. Kui andmete eksport SAPi ei õnnestu, saab kohustiste arvestaja sellekohase teate, kus

viidatakse puudustele. Kohustiste arvestaja kõrvaldab puudused või pöördub abi saamiseks

SAP help-i.

VI. Kui lähetuse andmed jõudsid korrektselt RTIPist SAPi, töötleb Kohustiste arvestaja

lähetuste avansid SAPis ükshaaval või korraga sõltuvalt nende mahust tööpäevas.

VII. Kui kohustiste arvestaja soovib ülevaadet RTIPist tulnud dokumentidest, valida toimingus

PRAP variant /RTIP. Kuvatakse kõik lähetused, mille viimane muutja oli

Iseteenindusportaal, sh kulud ja avansid. Ainult avansside ülevaate saamiseks valida

variant Avanss.

VIII. Avansside töötlemisel ükshaaval avab kohustiste arvestaja lähetuse transaktsiooniga PRFI,

määrab kandekuupäeva ja postitab kande.

IX. Avansside töötlemisel korraga valib kohustiste arvestaja transaktsiooni PRAP, valib

variandi Avanss. Seejärel valib transaktsioonid PRFI ja PRRW – kontrollib kanded ja

postitab need. Transaktsiooni PREC kasutatakse enne transaktsiooni PRFI, kui avansi

staatus ei ole „Settled“. Avansid peab töötlema kiiresti, enne kui eAKst saabuvad

ostuarved, mille korral viimaseks muutjaks jääb eAK.

X. Kulude kajastamine toimub üldjuhul korraga igal tööpäeval või otstarbekuse korral

ükshaaval. Igal tööpäeval käivitab kohustiste arvestaja selleks transaktsiooni PRAP ja

valiku variandi „Kulusse“, sisestab ettevõtte koodi ja valib Asutused, kellel on palgapäev

ühel ja samal kuupäeval (kui on kõigil samal kuupäeval, ei vali Asutust) ning

perioodivahemiku seni kuluks kandmata perioodi algusest kuni kuupäevani, mis on

kehtestatud aruannete esitamiseks (näiteks täna miinus kolm tööpäeva), jätab alles

variandi, kus kulud ei ole võrdsed nulliga või eemaldab selle, kui soovib lõpetada lähetusi,

millel ei ole kulusid kajastatud. Valitud tingimustel otsitakse ainult lähetusi staatusega

Trip completed või Trip Approved ja ei ole võrdne „Transfered to FI“. Sellelt võtab ta

lähetuste koodid, mida edasi töödelda, arvuti vahemällu (Ctrl+Y; Ctrl+C). Kohustiste

arvestaja kontrollib töötlemisele kuuluvaid lähetusi aruandega S_AHR_61016403,

kasutades varianti „Päevaraha“. Selle kaudu otsitakse välja välislähetused, millel on

päevaraha puudu, kuid avanss on makstud. Neid lähetusi ei saa automaatselt töödelda,

kuna lähetuse aruanne ei ole veel saabunud. Nüüd võetakse vahemällu ainult need

lähetused, mida võib edasi töödelda. Need töödeldakse (kantakse ettemaksukontolt kuluks)

transaktsiooniga PREC. Selles tuleb samuti valida variant „Kulusse“, sobiva kuupäevaga

palga maksmise kuupäevale vastav Payroll Area ja viimane kuu, millesse kanded tehakse.

Siin kopeeritakse lähetuste koodid (Ctrl+V) ja töödeldakse. Seejärel valitakse

transaktsioon PRFI, valitakse variant „Kulusse“ ja samad parameetrid nagu eelmises

transaktsioonis ja kopeeritakse analoogselt lähetuste koodid ja töödeldakse.

Transaktsiooniga PRRW kontrollib kohustiste arvestaja lõpuks kanded enne postitamist (st

lähetuste Run numbril vajutab Check) ja postitab õiged kanded.

Riigi Tugiteenuste Keskus Protsessi omanik: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: 15.06.2020 Versioon nr: 3

Korra haldur: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 17 / 42

17

XI. Kohustiste arvestaja postitab igapäevaselt pargitud nõude ja tulu kanded, kui lähetuskulud

kuuluvad katmisele hüvitaja poolt.

XII. Pikaajalised lähetused menetletakse alati ühekaupa või üheskoos teiste pikaajaliste

lähetustega, kuna need lõpevad tulevikus ja neile on eraldi vaja sisestada kandekuupäev

transaktsioonis PRFI.

DHSis registreeritud lähetustega seotud toimingu sammud:

Kohustiste arvestaja kontrollib lähetuse dokumenti sarnaselt selle kontrollimisele RTIPis ning

sisestab dokumendi käsitsi SAPi. Seejärel sisestab kohustiste arvestaja SAP dokumendinumbri

DHSi ja kinnitab dokumendi DHSis. Kui Autus kasutab SAP lähetuste moodulit, kasutatakse

SAPis eespool kirjeldatud transaktsioone. Vastasel korral lähtutakse ostureskontro

transaktsioonidest.

e-postiga saadud lähetustega seotud toimingu sammud:

Kohustiste arvestaja kontrollib lähetuse dokumenti sarnaselt selle kontrollimisele RTIPis ning

sisestab dokumendi käsitsi SAPi. Seejärel sisestab kohustiste arvestaja SAP dokumendinumbri e-

postiga saadud dokumendile ja salvestab selle nõuetekohaselt RTK võrgukettal. Kui Asutus

kasutab SAP lähetuste moodulit, kasutatakse SAPis eespool kirjeldatud transaktsioone. Vastasel

korral lähtutakse ostureskontro transaktsioonidest.

4.4. Kulude periodiseerimise toimingud

Toimingus osalejad/vastutajad: kohustiste arvestaja

Toimingu tähtaeg/kestvus: periodiseerimise dokument sisestatakse SAPi peale tulevaste

perioodide kulu ja kohustise arvelevõtmist. Kuludesse periodiseerimist tehakse üks kord kuus

enne kuu arvestuste sulgemist.

Viited: SAP kasutusjuhend „Pearaamat“, sh alapunkt „Kordusdokumentide loomine ja

käivitamine“

Toimingu üldised põhimõtted:

1) Periodiseeritavat tulevaste perioodide kulu kajastatakse kontol 10399010 ilma

käibemaksuta. Sisulisi tarnijatele tehtud ettemakseid kajastatakse ostureskontros tarnijatele

tehtud ettemaksetena, mitte kontol 10399010.

2) Iga kuu lõpus kantakse kogunenud periodiseerimise dokumendid kulusse. Ühe ostuarve

periodiseerimise dokumendid seotakse viimase kulusse kandmise kuupäevaga. Teatud aja

tagant võib periodiseerimise kanded teha ära aasta lõpuni, et konto jääk avatud kannete

kohta oleks väiksem.

3) Kohustisi võtavad kontole 10399010 arvele vajadusel kõik kohustuste arvestajad, kes

tegelevad ostuarvete ja muude dokumentide alusel kohustiste arvelevõtmisega. Samas

organiseerib Talitus tulevaste perioodide kuluks kandmise ja kuluks kantud summade

sidumise kontol 10399010 tsentraalselt kogu valitsemisala kohta korraga, määrates selleks

ühe kohustiste arvestaja.

4) Välisvaluutas tehtud periodiseerimise dokumentidel peab kasutama fikseeritud kurssi.

Kursi aluseks peab võtma ostuarve kohustise dokumendi kursi, millega summa tasuti.

Riigi Tugiteenuste Keskus Protsessi omanik: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: 15.06.2020 Versioon nr: 3

Korra haldur: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 18 / 42

18

5) Periodiseeritakse ainult neid kulusid, mille summa ületab Üldeeskirjas põhivara

soetamiseks sätestatud piirmäära. Ühe aasta kulud võib kanda ühte ja samasse kuusse ja

mitte kasutada periodiseerimise funktsionaalsust kuude vahel, kui igasse kuusse kantav

kulu oleks kuni summani, mis võrdub põhivara soetamise piirmääraga.

6) Transaktsiooniga FBD1 võib kulusse kandmise dokumendid koostada juhul, kui kulusid

on vaja kajastada rohkem kui kolmes kuus. Kui kontole 10399010 arvele võetud summa

kantakse kuluks kuni kolme kuu jooksul, koostatakse dokument transaktsiooniga F-02,

dokumenditüüp SA ja kopeeritakse viite abil vajadusel ka järgmistesse kuudesse.

Kulude periodiseerimise toimingu sammud

I. Periodiseerimisele kuuluva summa kannab kohustiste arvestaja kontole 10399010.

Ostudokumendi määrangu lahtrisse tuleb kirjutada tarnija nimi.

II. Periodiseerimise dokumendi sisestab kohustiste arvestaja, kes kajastas ostu kontol

10399010, transaktsiooniga FBD1. Selles määratakse dokumendi periodiseerimise

ajavahemik, graafiku tiheduseks üks kord kuus, igakuiste kannete kuupäevaks 31. Viite

lahtrisse kirjutatakse tarnija arve number, mida periodiseeritakse, ja määrangu lahtrisse

kirjutatakse tarnija nimi. Nende järgi saab leida konto väljavõtte jäägid periodiseerimise

dokumentide lõikes. Kuigi ostudokumendiga kantakse käibemaks kuluks, kajastatakse

SAP BO aruandluse (koos maksukuludega) õigsuse tagamiseks ridadele

käibemaksukoodid, näiteks R7 ja R6, mis käibemaksu ridu ei tekita, kuid annavad

vajalikud arvutusalused SAP BO aruannete jaoks. Välisvaluuta korral tuleb määrata, et

summad kantakse üle kohalikus valuutas.

III. Kohustiste arvestaja, kelle tööülesandeks on kanda valitsemisalas kapitaliseeritud kulud

kontolt 10399010 kuluks, käivitab periodiseerimise dokumendi transaktsiooniga F.14

IV. Kohustiste arvestaja seob peale arve periodiseerimise lõpetamist kontol 10399010 lahtised

kanded transaktsiooniga F.13, välisvaluutas tehtud periodiseerimise kanded

transaktsiooniga F-51.

V. Kohustiste arvestaja kontrollib periodiseerimist transaktsiooniga F.15 või pearaamatu

väljavõttega FAGLL03, valides konto 10399010 ja paigutuse „Periodiseer“.

5. Põhivara arvestuse toimingud

5.1. Põhivara soetus

Toimingus osalejad/vastutajad: põhivara arvestaja.

Toimingu tähtaeg/kestvus: Asutuse poolt eAKs kinnitatud ostuarve kontrollitakse põhivara

arvestaja poolt ja sisestatakse SAPi hiljemalt järgmisel tööpäeval peale Asutuse poolset

kinnitamist, kui ostuarvega seotud info on korrektne.

Viited: Üldeeskiri § 15, 41 ja 43, eAK kasutusjuhend, Toimemudel, SAP kasutusjuhendid

„Ostureskontro kasutusjuhend - Hankija tehingud“, „Projektimooduli juhend“, „Projektimooduli

meelespea“ ja „Varad“.

Toimingu üldised põhimõtted:

1) Üldjuhul kajastatakse põhivara soetust ostuarvete alusel. Põhivara soetuste korral avatakse

projekt ja selle struktuurelemendid (wbs-elemendid), millega kulutused seotakse.

Riigi Tugiteenuste Keskus Protsessi omanik: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: 15.06.2020 Versioon nr: 3

Korra haldur: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 19 / 42

19

Käesolevas osas on kirjeldatud wbs-elementide loomist ja kasutamist ning neilt kulutuste

paigutamist põhivara kaartidele, kuna need tegevused lisanduvad põhivara soetuse korral

punktis 4.1 esitatud ostuarvete käsitlemise sammudele.

2) Põhivara soetuse algdokumendiks võib olla ka tööjõukulude kapitaliseerimise akt, mille

korral kajastab põhivara arvestaja tööjõukulude vähenemise ja põhivara soetuse SAP

transaktsiooniga F-02. Transaktsioonis F-02 on mõlemal real ühesugused eelarve täitmise

tunnused (eelarve liik 60).

3) Põhivara soetustega seotud töö tsentraliseeritakse talituses sobivalt. Üldjuhul tegelevad

põhivara soetuste kajastamisega töötajad, kes kajastavad ka muid põhivaraga seotud

tehinguid.

Põhivara soetuse toimingu sammud:

I. Põhivara arvestaja avab kinnituse ootel oleva ostuarve eAKs või muu ostudokumendi,

millelt selgub põhivara ostu kajastamise vajadus, ja kontrollib arvele märgitud wbs-

elementi, et tagada kulutuste arvelevõtmine õigele wbs-elemendiga seotud põhivara

kaardile.

II. Kui sobiv wbs-element ei ole veel avatud, siis põhivara arvestaja avab selle Asutusega

kooskõlastatult SAPis enne ostuarve kinnitamist vastavalt SAP Projektimooduli

meelespeale transaktsiooniga CJ20N – Projektikoostur.

III. Põhivara arvestaja jälgib wbs-elemendi avamist õigele tasemele. Harva luuakse uus

projekt ja sellega seotud ülemine wbs-element (kõige ülemine tase), kuna põhivara soetust

kajastavad kõige ülemised koondavad tasemed on juba varem avatud.

IV. Põhivara soetuseks avatud wbs-elemendil saab kajastada ainult põhivara soetust (mitte

tulusid ega kulusid ega ettemakseid) ning igal wbs-elemendil saab kajastada ainult

kindlaksmääratud eelarve aadressi (liik ja objekt, eelarveüksus, tegevusala, toetus).

V. Kui põhivara ostetakse mitmelt eelarve aadressilt, avatakse mitu wbs-elementi. Wbs-

elemendi koodide avamisel minnakse võimaluse korral üle süsteemile, kus wbs-elemendi

kood sisaldab konteeritavaid eelarve tunnuseid. Näiteks võib koodi moodustada

järgmiselt: näidatakse investeeringu tunnustäht I ja eelarve liik, kodeeritakse Asutuse

tunnus+sidekriips+I+eelarve liik+sidekriips+wbs-elemendi tunnus. Koodi maksimaalne

pikkus on 20 sümbolit.

VI. Põhivaraga seotud wbs-elemendi tüübiks määratakse IT. Vastutavaks kulukeskuseks

määratakse kulukeskus, millele hiljem hakatakse põhivara kulumit arvestama.

VII. Wbs-elemendile, millele kogutakse lõpetamata ehituse kulusid, määratakse lehel

„Juhtimine“ lisaks investeeringu tüübile 10 investeeringu profiil Z00001 Lõpetamata

materiaalne põhivara või Z00002 Lõpetamata immateriaalne põhivara.

VIII. Wbs-elemendi juurde avatakse lõpetamata ehituse vara kaart menüüpunktist Redigeeri -

Projekti struktuurelement – Investeeringukavad - Lõpetamata põhivara. Vara kaardil

täidetakse vara kirjeldus, vastutav kulukeskus, eelarve liik, tegevusala, toetus,

eelarveüksus.

IX. Lõpetatud vara kaart luuakse wbs-elemendile menüüpunktis Redigeeri - Projekti

struktuurelement – Investeeringukavad – Loo valmis põhivara.

X. Kui vara kaart on olemas enne wbs-elemendi loomist, lisatakse see wbs-elemendile

menüüpunktist Redigeeri – Kulud – Paigutusreegel. Valitakse kategooria PV ning

sihtkuluobjekti lahtrisse põhivara kaardi number või numbrid, kui paigutatakse ümber

mitmele varale.

Riigi Tugiteenuste Keskus Protsessi omanik: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: 15.06.2020 Versioon nr: 3

Korra haldur: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 20 / 42

20

XI. Põhivara arvestaja kontrollib lisaks wbs-elemendi sobivusele eAKs põhivara

arvelevõtmise vahekonto (algusega 5529) õigsust vastavalt SAP projektimooduli

kasutusjuhendi punktile 7 „Vara soetamine (ost)“.

XII. Peale põhivara soetuse kajastamist SAPis wbs-elemendil teeb põhivara arvestaja

ümberpaigutuse vara kaardile SAP transaktsiooniga CJ88 vastavalt SAP projektimooduli

kasutusjuhendi punktile 8 „Paigutamine“.

XIII. Hiljemalt iga kuu sulgemisel kontrollib põhivara arvestaja, et kõik põhivara soetuse

vahekontod oleksid viidud nulli, st paigutatud ümber põhivara kontodele.

5.2. Lõpetamata vara üleviimine valmis põhivaraks

Toimingus osalejad/vastutajad: põhivara arvestaja.

Toimingu tähtaeg/kestvus: Asutuse poolt esitatud ehituse lõpetamise akt kontrollitakse talituses ja

sisestatakse SAPi Toimemudelis kokku lepitud tähtajaks peale Asutuse poolset kinnitamist, kui

akt tunnistatakse korrektseks.

Viited: Toimemudel, SAP kasutusjuhendid „Projektimooduli juhend“ ja „Varad“

Toimingu üldised põhimõtted:

1) Põhivara arvestaja saadab vajaduse korral aeg-ajalt Asutusele e-posti teel infot

olemasolevate lõpetamata ehituste kohta, et tuletada Asutusele meelde nende

ümberklassifitseerimise vajadust ehituse lõpetamise korral ning tagada nende õige kulumi

arvestus.

Lõpetamata vara valmis põhivaraks üleviimise toimingu sammud:

I. Põhivara arvestaja võtab Asutuselt DHSi kaudu või e-posti teel vastu akti põhivara

ümberklassifitseerimiseks lõpetamata ehituse kontolt valmis põhivara kontole ja kontrollib

aktil olevad andmed.

II. Asutuse aktile peab olema märgitud lõpetamata ehituse projekti või wbs-elemendi

nimetus, soovitavalt ka kood (koodid), kogutud lõpetamata ehituse summa ja põhivara

nimetus, millega vara arvele võtta, samuti hinnang põhivara eluea kohta, kui see ei tulene

ette kokku lepitud üldistest reeglitest, vara kasutuselevõtmise kuupäev.

III. Põhivara arvestaja kontrollib andmete vastavust SAP projektimoodulis transaktsiooniga

CJ20N.

IV. Põhivara arvestaja kontrollib lõpetatud põhivara kaardi olemasolu wbs-elemendil või lisab

selle vastavalt punktis 6.1 kirjeldatule. Kui põhivara võetakse arvele mitmelt lõpetamata

ehituse wbs-elemendilt (kantakse ühele valmis põhivara kaardile kokku), korratakse seda

iga vastava wbs-elemendiga.

V. Põhivara arvestaja viib lõpetamata põhivara üle valmis põhivaraks transaktsiooniga CJ88,

valides töötlustüübiks täispaigutuse ja lisades põhivara kasutuselevõtmise perioodi, akti

kuupäeva, kande kuupäeva.

VI. Vea korral vaatab põhivara arvestaja veateadet ning vastavalt sellele parandab andmed

wbs-elemendil transaktsiooniga CJ20N või vara kaardil transaktsiooniga AS02 ja kordab

siis paigutust transaktsiooniga CJ88 kuni ümberpaigutamise eduka lõpetamiseni.

Riigi Tugiteenuste Keskus Protsessi omanik: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: 15.06.2020 Versioon nr: 3

Korra haldur: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 21 / 42

21

VII. Kui põhivara ümberpaigutamine tähendas olemasoleva vara parendust, muudab põhivara

arvestaja olemasoleva vara kaardil, millele summa lisandus, põhivara eluiga, lähtudes

parenduse tulemusena toimunud järelejäänud eluea pikenemisest, transaktsiooniga AS02.

Järelejäänud eluiga hindab Asutus. Vajadusel teeb põhivara arvestaja Asutusele selle kohta

järelepärimise.

VIII. Parenduse korral võib olla vajalik kanda osa olemasolevast põhivarast maha, kuna see

ümberehitamise käigus oluliselt demonteeriti ja likvideeriti, transaktsiooniga ABAVN.

Mahakandmise vajadust hindab samuti Asutus. Vajadusel teeb põhivara arvestaja

Asutusele selle kohta järelepärimise.

5.3. Põhivara mahakandmine ja võõrandamine

Toimingus osalejad/vastutajad: põhivara arvestaja.

Toimingu tähtaeg/kestvus: Asutuse poolt esitatud põhivara mahakandmist nõudva dokumendi

(akt, müügiarve koostamise teatis, leping, RTIP teatis vara müügi, üleandmise või mahakandmise

kohta vms) alusel dokument kontrollitakse ja sisestatakse SAPi Toimemudelis kokku lepitud

tähtajaks, kui dokument tunnistatakse korrektseks.

Viited: Toimemudel, SAP kasutusjuhend „Varad“, RTIP kasutusjuhend „Varad“

Toimingu üldised põhimõtted:

1) Talitus tsentraliseerib põhivarade mahakandmise üldjuhul ühele töötajale.

2) Valitsemisala sisest põhivara üleandmist-vastuvõtmist ei kajastata rahavoo koodidega 15

ja 16. Selle asemel valitakse transaktsioonis ABUMN ülekande variant 4, mille korral

kantakse põhivara väärtused ühelt kaardilt teisele ning bilansis kajastatakse ühe asutuse

(segmendi) põhivara ja netovara (konto 29900095) vähenemine ja teisel vastavalt

suurenemine.

3) Kui korraga on vaja maha kanda mitu vara, valitakse transaktsiooniga AR01

mahakantavate varade tööleht, kasutades transaktsiooni AR31.

Põhivara mahakandmise toimingu sammud:

I. Põhivara arvestaja kontrollib Asutuselt DHSi kaudu või e-posti teel või RTIPist saadud

info alusel dokumendi andmeid põhivara mahakandmise vajaduse kohta. Vajadusel

koostab ta lisaks käesolevas punktis kirjeldatule ka müügiarve või annab info müügiarve

koostamiseks edasi müügi arvestajale.

II. Põhivara arvestaja valib õige transaktsiooni SAPi Varade juhendi kohaselt, millega vara

maha kanda - näiteks ABAON vara müügi või teistele valitsemisaladele üleandmise korral

(RV02, 15, 17), ABAVN mahakandmise korral kulumisse (RV 12, 24).

III. Põhivara arvestaja valib seejärel mahakandmisele kuuluva vara kaardi, lisab dokumendi

numbri, kande kuupäeva ja põhivara mahakandmise väärtuspäeva (üldjuhul sama nagu

kande kuupäev). Lisab viite lahtrisse täiendavalt Asutuse dokumendinumbri (näiteks DHSi

järjekorranumbri), teksti mahakandmise kohta ning tehingupartneri (ostja, saaja) korral ka

tema nime. RV 02, 15 ja 17 puhul tuleb transaktsioonis ABAON lisaks valida tulu BJM

põhjal ja valida kood 01, mis viib jääkväärtuse summa õigele raamatupidamise kontole.

Kui kasutatakse mass-mahakandmist töölehega AR31, tuleb vajaduse korral teha

Riigi Tugiteenuste Keskus Protsessi omanik: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: 15.06.2020 Versioon nr: 3

Korra haldur: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 22 / 42

22

paranduskanne mahakantud jääkväärtuse viimiseks teisele kontole, näiteks kontolt

71001000 kontole 15020000.

IV. Mitme vara mahakandmise korral valitakse transaktsiooniga AR01 mahakantavate varade

tööleht, kasutades transaktsiooni AR31 (rahavoo koodid 12, 15, 24), sisestatakse

mahakantavate varade kaartide numbrid ja kajastatakse mahakandmine korraga.

V. Kui vara kantakse maha osaliselt (osa kogumist), siis täidab põhivara arvestaja osalise

eemaldamise vahelehel mahakantava soetusmaksumuse summa.

VI. Põhivara arvestaja simuleerib tekkivat raamatupidamiskannet. Kui see on korrektne,

kannab ta vara maha.

5.4. Kulumi arvestus ja täiendav allahindlus

Toimingus osalejad/vastutajad: põhivara arvestaja.

Toimingu tähtaeg/kestvus: Kulumit arvestatakse üks kord kuus hiljemalt saldoandmiku

esitamisele eelneval tööpäeval, kui põhivaradega seotud tehingud on kajastatud. Täiendavat

allahindlust arvestatakse selle kohta Asutusest DHSi kaudu või e-posti teel info saamisel või

kulumiarvestuses tehtud vea parandamiseks raamatupidamise õiendi alusel.

Viited: SAP kasutusjuhend „Varad“

Toimingu üldised põhimõtted:

Talituses toimub kulumi arvestus tsentraliseeritult kogu valitsemisala kohta.

Kulumi arvestuse sammud:

I. Põhivara arvestaja kasutab SAP transaktsiooni AFAB, määrates kulumi arvestuse perioodi

ja käivitab testkäsitluse.

II. Kui test lõppes vigadeta, käivitab põhivara arvestaja reaalse kulumi arvestuse taustatööna

(menüüst Program->Execute in Backround, Immediate).

III. Kui test lõppes vigadega, on see nähtav punase indikaatoriga veateatel. Veateade avatakse,

loetakse teate sisu ja tehakse vastavad parandused.

IV. Kui varadele arvestati täiendavat kulumit võrreldes perioodi kulumiga või muul juhul, kui

soovitakse veenduda kulumi õigsuses, kasutab põhivara arvestaja transaktsiooni

S_P99_41000192. Kontode kaupa kasutatakse transaktsiooni FAGLL03.

V. Vea avastamisel parandab põhivara arvestaja põhivara kaardi ja kordab seejärel kulumi

arvestust.

VI. Kuni järgmise kuu kulumi arvestuseni saab veel korrata kulumi arvestust, kui varade kohta

lisati lõppenud viimasesse kuusse kuuluvaid täiendavaid muudatusi (korratakse kulumi

arvestust peale muudatuste tegemist).

VII. Erandkorras saab teatud vara kulumit parandada või tekkinud allahindlust kajastada

täiendava kulumi kandega, mille põhivara arvestaja teeb transaktsiooniga ABAA.

5.5. Põhivara mitterahaline saamine

Toimingus osalejad/vastutajad: põhivara arvestaja.

Riigi Tugiteenuste Keskus Protsessi omanik: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: 15.06.2020 Versioon nr: 3

Korra haldur: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 23 / 42

23

Toimingu tähtaeg/kestvus: Asutuse poolt esitatud põhivara saamise dokumendi alusel (üleandmise

akt, leping vms) hiljemalt dokumendi saamisele järgneval tööpäeval dokument kontrollitakse

talituses ja sisestatakse SAPi, kui dokument tunnistatakse korrektseks.

Viited: Toimemudel, SAP kasutusjuhend „Varad“

Toimingu üldised põhimõtted:

1) Talitus tsentraliseerib põhivarade mitterahalise saamise kajastamise üldjuhul ühele

töötajale.

2) Valitsemisala sisest põhivara üleandmist-vastuvõtmist ei kajastata rahavoo koodidega 15

ja 16. Selle asemel valitakse transaktsioonis ABUMN ülekande variant 4, mille korral

kantakse põhivara väärtused ühelt kaardilt teisele ning bilansis kajastatakse ühe asutuse

(segmendi) põhivara ja netovara (konto 29900095) vähenemine ja teisel vastavalt

suurenemine.

Põhivara mitterahalise saamise kajastamise toimingu sammud:

I. Põhivara arvestaja kontrollib Asutuselt DHSi kaudu või e-posti teel saadud info alusel

dokumendi andmeid põhivara mitterahalise saamise kohta.

II. Põhivara arvestaja avab põhivara kaardi transaktsiooniga AS01, sisestab sellele vara

nimetuse, koguse, koguse mõõtühiku, kuluüksuse kulumi arvestamiseks, hinnangulise

eluea, vajadusel muud andmed.

III. Põhivara arvestaja valib seejärel õige transaktsiooni SAPi Varade juhendi kohaselt,

millega vara saamine kajastada - ABSO vara saamisel teisest riigiasutusest (RV16),

ABZON vara saamisel sihtfinantseerimisena või mitterahalise väljamaksena (RV19, 18,

21).

IV. Põhivara arvestaja valib seejärel saadud vara kaardi, lisab kande kuupäeva, põhivara

saamise väärtuspäeva (üldjuhul sama nagu kande kuupäev). Tehingu tüübi lahtrisse

valitakse õige rahavoo kood (tehingu tüüp) täiendavalt lisatakse tehingupartneri kood.

V. Põhivara arvestaja kajastab soetusmaksumuse, RV16 korral ka akumuleeritud kulumi,

teksti lahtrisse Asutuse dokumendinumbri (näiteks DHSi järjekorranumbri), selgituse

saamise kohta ning tehingupartneri (üleandja) korral ka tema nime.

VI. Põhivara arvestaja simuleerib tekkivat raamatupidamiskannet. Kui see on korrektne,

postitab ta vara arvelevõtmise kande ning lisab SAP dokumendinumbri Asutuse DHSi või

e-postiga saadud dokumendile, kinnitades dokumendi.

6. Tulude arvestuse toimingud 6.1. Müügiarved

Toimingus osalejad/vastutajad: müügi arvestaja, Asutus Toimemudelis kokkulepitud juhtudel

Toimingu tähtaeg/kestvus: müügiarved koostatakse ja saadetakse klientidele lähtudes Asutustest

saadud alusdokumentidest kas lepingutes määratud tähtaegadel või ühekordse info alusel.

Viited: Toimemudel, SAPi kasutusjuhend „Müügimooduli juhend“ punktid 4 ja 5, SAPi

kasutusjuhend „E-müügiarvete juhend“.

Toimingu üldised põhimõtted:

Riigi Tugiteenuste Keskus Protsessi omanik: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: 15.06.2020 Versioon nr: 3

Korra haldur: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 24 / 42

24

1) Arve koostamiseks ja saatmiseks SAPi müügimoodulis jälgitakse väljundi tüüpi. Kui

klient võtab vastu e-arveid, saadetakse arveid e-arvetena. Vastav väljund tekib SAPi

automaatselt, kuna kliendi müügipiirkonna andmetesse kirjutatakse riigile e-müügiarvete

vahendamise teenuse osutaja kaudu automaatselt müügipiirkonna tunnus Z3 ja väljundi

tüüp ZREA. Kui e-arvet ei ole võimalik saata, eelistatakse pdf-arve saatmist kliendi või

Asutuse üldisele e-posti aadressile, müügipiirkonna tunnus Z2, väljundi tüüp ZY00. Kui

neid eelistatud variante ei ole võimalik kasutada, prindib müügi arvestaja transaktsiooniga

VF03, väljundi tüüp ZEPB, paberarve ja organiseerib selle saatmise kliendile.

2) Talitus tsentraliseerib müügiarvete e-arvena saatmise ja nende e-arvete operaatorile

jõudmise kontrollimise töö ühele või mitmele töötajale.

3) Kui müügiarve koostatakse Asutuse põhiinfosüsteemis ning SAPi jõuab info selle kohta

liidese kaudu, siis vastutab arve kohta SAPis oleva info eest Asutus vastavalt

Toimemudelile. Sealjuures lepitakse kokku, kes saadab arved kliendile.

Müügiarve koostamise toimingu sammud:

I. Müügi arvestaja saab Asutusest andmed ühekordse müügiarve koostamiseks või lepingu

andmed perioodiliste müügiarvete koostamiseks teatud ajavahemiku jooksul.

II. Müügi arvestaja saadab uue kliendi puhul andmed klientide registri andmete muutjale, kes

laiendab või loob SAPi uue kliendi.

III. Müügi arvestaja saadab uue müügimaterjali korral klientide registri andmete muutjale info

uue materjali/teenuse kohta, kes loob SAPi uue müügimaterjali.

IV. Müügiarve koostamiseks loob müügi arvestaja SAPi müügitellimuse transaktsiooniga

VA01 või perioodiliste arvete koostamiseks lepingu SAPi transaktsiooniga VA41.

V. Kui müügitellimus või leping on loodud, käivitab müügi arvestaja müügiarve koostamise

transaktsiooniga VF01 või lepingute korral VF04. Peale arve moodustumist kontrollib

loodud arve. Kui arves leiti vigu, tühistab müügi arvestaja arve, parandab müügitellimuse

ja loob uue arve. Kliendile saadetakse lõplik arve. Peale arve väljasaatmist toimub arve

parandamine ainult kreeditarvega, mis saadetakse ka kliendile. Siiski juhul, kui on vaja

parandada ainult kliendisse mittepuutuvaid Asutuse arvestusobjekte, luuakse kaks uut

müügitellimust arve ja kreeditarve loomiseks, arve jaoks tüübiga ZEPD ning kreeditarve

jaoks tüübiga ZEPK. Müügiarved tekivad vastavalt dokumenditüüpidega NP ja NC ning

neid ei võeta arvesse käibedeklaratsioonis ega selle lisades.

VI. Kui müügi arvestaja koostab müügiarveid kulude edasisuunamiseks (vähendamiseks), siis

tuleb müügiarve kulude ja käibemaksukulu vähenduse real kasutada käibemaksukoodi 7,

mis vastab finantsarvestuses käibemaksukoodile W7. Sel juhul tekivad kuluvähenduse

kohta õiged aruanded SAP BO-s (koos maksudega).

VII. Müügi arvestaja tagab arve saatmise kliendile lähtudes kliendi arvete

vastuvõtutingimustest (vt toimingu üldised põhimõtted).

VIII. Müügi arvestaja kontrollib igapäevaselt e-arvete jõudmist e-arvete operaatori infosüsteemi

lähtudes SAPi kasutusjuhendi „Müügimooduli kasutusjuhend“ punktist 5.6 ja SAPi

kasutusjuhendist „E-müügiarvete juhend“.

IX. Müügi arvestaja kontrollib vähemalt kord kuus transaktsiooniga VFX3, kas

müügimoodulis eksisteerib arveid, mis on klientide reskontrosse saatmata

(raamatupidamiskanded tegemata). Nende esinemisel selgitab müügi arvestaja vea põhjuse

ja sõltuvalt sellest teeb paranduse või pöördub vea parandamiseks teise töötaja poole.

Riigi Tugiteenuste Keskus Protsessi omanik: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: 15.06.2020 Versioon nr: 3

Korra haldur: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 25 / 42

25

6.2. Kliendi loomine või tema andmete muutmine SAP klientide registris

Toimingus osalejad/vastutajad: klientide registri andmete muutja

Toimingu tähtaeg/kestvus: võimalikult kiiresti vajaduse tekkimisel

Viited: SAP kasutusjuhendid „Müügimooduli juhend“ punkt 2, „Müügireskontro juhend Kliendi

põhiandmed“

Toimingu üldised põhimõtted:

1) Valitsemisala pearaamatupidaja määrab klientide registri andmete muutjad, kes sisestavad

uusi kliente ja muudavad klientide andmeid.

2) Klientide registri andmete muutja vastutab klientide registri andmete õigsuse eest, sh

topelt klientide sisestamise vältimise eest.

3) Kliendile määratakse alati SAPis võlanõudeprotsessiks Z100 või Z101 (ei jäeta tühjaks), et

saata SAPi kaudu automaatselt meeldetuletuskirju, kui klient ei ole arvet tähtajaks

tasunud.

Kliendi loomise või andmete muutmise toimingu sammud:

I. Müügi arvestaja informeerib klientide registri andmete muutjat uue kliendi loomise või

olemasoleva kliendi andmete muutmise vajadusest e-posti teel.

II. Klientide registri andmete muutja kontrollib SAP transaktsiooniga XD01 kliendi

registrikoodi ja nime järgi, kas klient on SAP andmebaasi juba loodud teistes

valitsemisalades.

III. Kui klient on SAPis olemas, laiendab klientide registri andmete muutja kliendi

valitsemisalale transaktsiooniga XD01.

IV. Kui klient on valitsemisalas juba olemas, aga puudub asutuses (müügiorganisatsioonis),

siis laiendab klientide registri andmete muutja kliendi asutusele transaktsiooniga XD01.

V. Kui klient puudub, loob klientide registri andmete muutja uue kliendi SAPis

transaktsiooniga XD01, või juhul, kui klient on vajalik ainult müügireskontros,

transaktsiooniga FD01, kasutades sobiva olemasoleva kliendi andmete kopeerimist uue

kliendi loomiseks.

VI. Kui olemasoleva kliendi andmeid on vaja muuta, kusjuures kliendi registrikood ei ole

muutunud, näiteks muutus kliendi nimi, pangakonto, tehingupartneri kood, e-posti aadress,

siis muudab klientide registri andmete muutja kliendi andmed SAP transaktsiooniga XD02

(või FD02). Kui muutub kliendi registrikood, luuakse SAPi uus klient.

6.3. Materjali loomine või selle andmete muutmine SAP materjalide registris

Toimingus osalejad/vastutajad: klientide registri andmete muutja, ostumooduli kasutamise korral

tarnijate registri andmete muutja

Toimingu tähtaeg/kestvus: võimalikult kiiresti vajaduse tekkimisel

Viited: SAP kasutusjuhend „Müügimooduli juhend“ punkt 3, ostumooduli juhend

Riigi Tugiteenuste Keskus Protsessi omanik: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: 15.06.2020 Versioon nr: 3

Korra haldur: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 26 / 42

26

Toimingu üldised põhimõtted:

1) Klientide või tarnijate registri andmete muutja loob SAPi uusi materjale (kaupu ja

teenuseid) ja muudab vajadusel nende andmeid.

2) Klientide või tarnijate registri andmete muutja vastutab topelt materjalide sisestamise

vältimise eest.

3) Kui asutuses on kehtestatud kaupade või teenuste müügi hinnakiri, sisestatakse SAPi

materjalidele ka müügihinnad.

4) Topelt sisestuste vältimiseks või muu kahtluse korral tuleb pöörduda materjali

loomiseks/muutmiseks või hinnakirja sisestamiseks/loomiseks SAPi konsultantide poole

aadressil [email protected].

Materjali loomise või selle andmete muutmise toimingu sammud:

I. Müügi arvestaja informeerib klientide registri andmete muutjat uue materjali loomise või

olemasoleva materjali andmete muutmise vajadusest või hinnakirja loomise või muutmise

vajadusest e-posti teel.

II. Klientide registri andmete muutja kontrollib SAP transaktsiooniga ZMaterial

olemasolevaid materjale ja vajaduse korral transaktsiooniga VK13 hinnakirja.

III. Klientide registri andmete muutja loob uue materjali koodi, pidades silmas kokkulepitud

üldiseid põhimõtteid kodeeringus, mis on kirjeldatud ostumooduli ja müügimooduli

juhendites.

6.4. Meeldetuletuskirjad

Toimingus osalejad/vastutajad: müügi arvestaja, klientide registri andmete muutja

Toimingu tähtaeg/kestvus: vastavalt Toimemudelis või Sise-eeskirjas kokku lepitule

Viited: Toimemudel, SAP kasutusjuhend „Meeldetuletuskirjad“

Toimingu üldised põhimõtted:

1) Klientide registri andmete muutja tagab klientide registreerimisel nende põhiandmetesse

võlanõudeprotsessi Z100 või Z101 märkimise ning e-posti aadressi lisamise, et saata

kõikidele võlgu olevatele klientidele meeldetuletuskirju, sealhulgas võimalikult suur osa

neist e-posti teel.

2) Klientidele meeldetuletuskirjade saatmine tsentraliseeritakse valitsemisala piires nii, et

meeldetuletuskirju saadetakse kõikide Asutuste kohta koos.

3) Meeldetuletuskirjade saatjal peab olema salvestatud SAPis meeldetuletuskirjale minev

tekst toiminguga SO10. Teksti näidis võetakse SAPi meeldetuletuskirjade

kasutusjuhendist.

Meeldetuletuskirjade saatmise toimingu sammud:

Riigi Tugiteenuste Keskus Protsessi omanik: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: 15.06.2020 Versioon nr: 3

Korra haldur: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 27 / 42

27

I. Müügi arvestaja käivitab meeldetuletuskirjade saatmise ettepaneku toiminguga F150.

Ettepaneku identifikaatoriks märgitakse valitsemisala tunnus (näiteks R) ja antud

kuupäeva meeldetuletuskirjade saatmise ettepaneku järgekorranumber (kokku näit R1).

II. Müügi arvestaja kontrollib meeldetuletuskirjad visuaalselt enne nende kinnitamist üle ja

veendub, et klientidele minevate kirjade tekst on korrektne. Vajadusel korral tehakse

ettepanekusse muudatused.

III. Müügi arvestaja käivitab meeldetuletuskirjade printimise.

IV. Kui kliendil puudus e-posti aadress, siis loob SAP meeldetuletuskirja väljastuste

kontrollerisse (SAPis Spuuli), mis on leitav transaktsiooniga SP02. Seal olevad

dokumendid prindib müügi arvestaja välja ja korraldab nende paberkandjal saatmise

kliendile või otsib kliendi e-posti aadressi ning edastab meeldetuletuse transaktsiooniga

SP02 kliendi e-posti aadressile.

6.5. Saadud toetused

Toimingus osalejad/vastutajad: toetuste arvestaja

Toimingu tähtaeg/kestvus: järgmisel tööpäeval laekunud toetusest teadasaamisel; toetuste tulud

kajastatud kulutuste järgi igakuiselt hiljemalt saldoandmiku esitamise tähtajaks.

Viited: Üldeeskiri § 24-30, Sise-eeskiri, Toimemudel, SAP kasutusjuhendid „SAP müügireskontro

kasutusjuhend Kliendi tehingud“, „Toetuste haldamise mooduli juhend“, „Projektimooduli

juhend“

Toimingu üldised põhimõtted:

1) Toetuste saamisega seotud nõuded võetakse üldjuhul arvele igakuiselt või ebaolulisuse

korral kvartaalselt lähtudes kajastatud kulutustest, kulutuste toimumisega samas perioodis.

2) Toetuste arvelevõtmiseks saadavad Asutused Talitusele toetuste lepingud või muud

rahastamisotsused ja annavad vajadusel täiendavat informatsiooni, näiteks toetuse,

kaasfinantseerimise ja omafinantseerimise proportsiooni kohta, varem kajastatud kulutuste

mitteabikõlblikkuse ja kulutuste eelarve tunnuste ümbertõstmise kohta jne.

Saadud toetuste arvestuse toimingu sammud:

I. Välistoetuse kohta info saamisel avab toetuste arvestaja Asutusele välistoetuse koodi

transaktsiooniga GMGRANT (vt ka punkt 9.1).

II. Kodumaise toetuse puhul avab toetuse arvestaja projekti koodi (WBS elemendi)

transaktsiooniga CJ20N.

III. Kui toetus laekub osaliselt või täielikult ettemaksena, siis esitab toetuste arvestaja

laekumise kohta info kontoväljavõtete sisestajale, instrueerides teda laekumise

kajastamisel. Toetused alla Üldeeskirjas sätestatud piirmäära võib kanda kohe tuluks.

IV. Kulukannetele vastava tulukande tegemiseks võtab toetuste arvestaja kulutuste kohta

andmed SAP BO aruandest EA005 või EA004 iga toetuse või projekti kaupa.

V. Tulukanded sisestab toetuste arvestaja SAPi, kasutades toimingut ZFI_GMTULUD.

Toimingus leitakse tulukanded automaatselt igast toetusest tehtud kulude ja

investeeringute alusel. Erandjuhtudel kasutatakse üksikute toetuste korral toimingut F-22,

dokumendi tüübiga DR, kui tulukandeid ei ole võimalik automaatselt kuludest lähtudes

ette genereerida.

Riigi Tugiteenuste Keskus Protsessi omanik: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: 15.06.2020 Versioon nr: 3

Korra haldur: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 28 / 42

28

VI. Toetuste arvestaja seob nõuded ja saadud ettemaksed toiminguga F-32, eritunnus O, L, U

või V.

VII. Kui väljamaksetaotlus sisaldab kaudseid kulusid lähtudes ühikuhinnast või kaudsete

kulude määrast, teeb toetuste arvestaja kulude ümbertõstmise kanded kontodel 5080000 ja

5550000 transaktsiooniga F-02, dokumendi tüüp ZL, vahekontoga 71000123. Kontode

debiteerimine ja krediteerimine tehakse eraldi kannetega (SAPi dokumentidega).

VIII. Toetuse tagasinõude korral võtab toetuste arvestaja arvele tagasimaksekohustuse

transaktsiooniga F-27.

IX. Kui tagasinõutav toetus vahendati edasi projekti partneritele, võtab toetuste arvestaja

arvele antud toetuse tagasinõude transaktsiooniga F-41 kontogruppi 1036, ostumooduli

kasutamisel transaktsiooniga MIRO.

X. Asutuste maksetaotluste kontrollimiseks ja koostamiseks kasutab toetuste arvestaja SAP

BO aruannet RP007, mis võimaldab saada välistoetusega seotud kulutusi tõendavate

alusdokumentide nimekirja koos abikõlblike summadega, või SAP BO aruannet RP008,

mis võimaldab saada kodumaise toetusega seotud kulutusi tõendavate

raamatupidamiskannete nimekirja kontode kaupa koos kannetele lisatud selgitusega.

Tööjõukulude abikõlblikust kontrollib toetuste arvestaja SAP BO aruandest HR025.

Vajaduse korral esitab selle toetuste arvestajale PTO töötaja.

XI. Kord aastas, hiljemalt järgmise aasta 31. jaanuaril saadab toetuste arvestaja saadud

toetuste kohta teatise toetuse andjale või vahendajale, kui toetusega seoses jäid bilanssi

nõuded ja kohustused.

6.6. Toetuste vahendamine

Toimingus osalejad/vastutajad: toetuste arvestaja, tarnijate registri andmete muutja

Toimingu tähtaeg/kestvus: järgmisel tööpäeval vahendatud toetusest teadasaamisel; SFOSis

kajastatud vahendatud toetuste korral SFOSist SAPi liidese kaudu saabunud dokumentide alusel,

üks kord aastas aasta lõpu seisuga ka toetuse saajatelt saadud saldoteatiste alusel, mille kohta

tehakse tühistuskanded siis, kui SFOSist tulevad hiljem automaatkanded; vahendatud toetuste

tulud ja kulud kajastatakse võimalikult samas perioodis toetuste saajate maksetaotlustes esitatud

kuludega; kanded igakuiselt hiljemalt saldoandmiku esitamise tähtajaks lähtudes teadaolevast

informatsioonist toetuste vahendamise kulude kohta.

Viited: Üldeeskiri § 24-30, Sise-eeskiri, Toimemudel, SFOSist SAPi saadetud

raamatupidamisdokumentide menetlemise juhend, juhend toetuste saldode inventeerimise kohta

alates 2019

Toetuste vahendamise kajastamise toimingu sammud, kui toetuse andmise, tagasinõude, intresside

või viiviste arvestuse dokument saabub SAPi SFOSist:

I. Tarnijate registri andmete muutja kontrollib igapäevaselt e-postkasti [email protected],

otsides sealt Asutusele vajalikke hankijaid ja tagades nende õige sisestamise SAPis

lähtudes SFOSis registreeritud toetuse saajast või toetuse saaja makse saajast. Toetuse

arvestaja registreerib hankija SAPis, võttes lisaks käesoleva korra punktis 4.2. kirjeldatule

arvesse SFOSist SAPi saadetud raamatupidamisdokumentide menetlemise juhendis

hankija loomise peatükis kirjeldatud nõudeid.

Riigi Tugiteenuste Keskus Protsessi omanik: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: 15.06.2020 Versioon nr: 3

Korra haldur: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 29 / 42

29

II. Toetuste arvestaja kontrollib ja postitab igal tööpäeval transaktsioonis FBV0 SFOSist

saabunud pargitud dokumendid, mille viide on „SFOS“. Kõik dokumendid, mis peavad

minema hiljemalt üle-järgmisel tööpäeval maksmisele (ei ole makseblokiga) ja mis on

saabunud parklasse hiljemalt kell 15.00, tuleb parklasse saabumise päeval postitada. Kui

dokument vajab selgitamist ja seda ei saa saabumise päeval postitada, tuleb seda teha

esimesel võimalusel, tehes ühtlasi vajaduse korral riigikassale käsitsi broneeringu

dokumendil näidatud maksetähtpäevaks.

III. Parklasse tekkinud kanded tuleb enne postitamist võrrelda SAP BO SFOSi

maksekorralduste aruandega SF109. Makseks minev kohustis kokku ja selle jaotus EL ja

kaasfinantseerimise osaks peab võrduma aruande SF109 kohase maksekorraldusega.

IV. Kui aruande SF109 kohaselt on maksekorralduse dokumendi liigiks märgitud

„Ettemakse“, siis tuleb luua käsitsi ettemakse dokument transaktsiooniga F-47, kandes

selle päisesse ja hankija reale sama info nagu on parklas oleval SFOSist tulnud

dokumendil. Seejärel tuleb parklas olev dokument kustutada.

V. Parklasse tulevad makseblokiga tagasinõuete kanded tuleb enne postitamist võrrelda SAP

BO aruandega SF 33. Tagasinõuete kanded, mis tekivad vastupidiste märkidega ja on

SFOSis seotud kuluridade korrigeerimisega (ei ole tagasinõuded), tuleb parklast kustutada.

VI. Parklasse tulevad makseblokiga ettemaksete tõendamise (kuluks kandmise) dokumendid

tuleb enne postitamist võrrelda SAP BO aruandega SF 38.

Toetuste vahendamise kajastamise toimingu sammud, kui toetust antakse edasi projekti

partneritele:

I. Toetuste arvestaja võtab toetuse saaja väljamaksetaotluse alusel arvele kulutuse ja

kohustuse saaja ees ning paralleelselt tulu ja nõude toetuse andja vastu.

II. Vahe korral täpsustab toetuste arvestaja andmeid saajaga, paludes saata teatise vahe

korrigeerimiseks, teatise saamisel teeb korrigeerimiskanded SAPis.

III. Toetuste arvestaja kajastab toetuste laekumised SAPis transaktsiooniga F-02 või F-06 ning

seob nõuded.

IV. Toetuste arvestaja võrdleb iga kuu lõpus SAP BO aruannete alusel toetuste tulude ja

kulude vastavust.

V. Kord kuus vormistab toetuste arvestaja teatise toetuse andja raamatupidamisele, kajastades

selles kuus arvele võetud toetuste vahendamisega seotud kulutused.

6.7. Muud nõuded klientidele

Toimingus osalejad/vastutajad: müügi arvestaja

Toimingu tähtaeg/kestvus: järgmisel tööpäeval nõude arvelevõtmisest teadasaamisel, perioodiliste

nõuete korral vastavalt Toimemudelile

Viited: Toimemudel, SAP kasutusjuhend „SAP müügireskontro kasutusjuhend Kliendi tehingud“

Toimingu üldised põhimõtted:

1) Muude nõuetena mõistetakse käesolevas korras niisuguseid nõudeid, mille korral ei

väljastata müügiarveid (v. a saadud toetused, vt punkt 6.5.).

Riigi Tugiteenuste Keskus Protsessi omanik: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: 15.06.2020 Versioon nr: 3

Korra haldur: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 30 / 42

30

Muude nõuete arvestuse toimingu sammud:

VII. Müügi arvestaja saab Asutuselt andmed nõude arvelevõtmiseks DHSi kaudu või e-posti

teel või lähtudes kuludokumentidele lisatud infost nõude arvelevõtmiseks.

VIII. Müügi arvestaja võtab nõude arvele SAP müügireskontros sobiva transaktsiooniga,

üldjuhul F-22.

IX. Nõude dokumendi loomisel sisestab müügi arvestaja päises viite lahtrisse alusdokumendi

numbri. Nõude salvestamisel lisab ta SAP dokumendi numbri omakorda alusdokumendile

(näiteks DHSis).

X. Müügi arvestaja jälgib vähemalt üks kord kuus nõuete laekumise tähtaegsust SAP BO

aruande „Laekumata nõuded ja saadud ettemaksed“ alusel. Ta kontrollib ühtlasi, kas

nõuded tuleb siduda saadud ettemaksetega või kohustustega. Sidumiseks kasutab ta

transaktsiooni F-32.

XI. Maksetähtaja ületanud nõuete kohta, mida ei olnud võimalik siduda saadud ettemaksete

või kohustustega, saadab müügi arvestaja info Asutusele või otse kliendile, kui

Toimemudel näeb seda ette.

7. Saldode kontrollimise, inventeerimise ja hindamise toimingud 7.1. Saldode kontrollimine

Toimingus osalejad/vastutajad: saldode kontrollija

Toimingu tähtaeg/kestvus: saldosid kontrollitakse perioodiliselt Sise-eeskirjas või Toimemudelis

määratud tähtajal või vajaduse tekkimisel.

Viited: Üldeeskiri § 50 lg 1, Sise-eeskiri, Toimemudel, SAPi kasutusjuhendid, sh „Eelarve

täitmise vigade vältimine“, „Ebatõenäolised nõuded“

Toimingu üldised põhimõtted:

1) Talituse pearaamatupidaja määrab tööjaotuse ja tähtajad kontode saldode perioodiliseks

kontrollimiseks kontode ja vajaduse korral lisaks Asutuste kaupa.

2) Kontode kontrollimisel arvestatakse erinevate kontode tehniliste iseärasustega. Näiteks

reskontro kontodel tegeldakse avatud kannete kontrollimisega klientide ja tarnijate kaupa,

jälgides muuhulgas tähtajaks tasumata nõudeid ja kohustusi ning ettemaksete õigeaegset

sulgemist. Pearaamatu kontodel, millel on nõutav avatud kannete haldus (Open item

management), suletakse kontrolli käigus saldod, mille jääk on null.

3) Kontode kontrollimiseks kasutatakse SAPi või SAP BO aruandeid.

Saldode kontrollimise toimingu sammud:

I. Töötaja võtab väljavõtte kontrollimisele kuuluvast pearaamatu kontost või tarnijate või

klientide reskontrost ekraanile või salvestab Excelisse ja viib läbi saldode kontrolli. Saldode

kontrollimiseks kasutatakse SAP BO aruandeid. SAPist võetakse operatiivinfo päringuid

tehingute kohta.

Riigi Tugiteenuste Keskus Protsessi omanik: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: 15.06.2020 Versioon nr: 3

Korra haldur: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 31 / 42

31

II. Panga vahekontode saldod kontrollitakse igapäevaselt. Panga vahekonto saldo peab olema

null (kontrollitakse transaktsiooniga FAGLL03). Panga vahekonto avatud kanded suletakse

igapäevaselt vastavalt käesoleva dokumendi punktile 3.2.

III. Pangakontode väljavõtted imporditakse SAPi igal tööpäeval (nn House Bank kontod) või

sisestatakse nende liikumised koondkannetega kord kuus. Pangakonto saldot võrreldakse

panga (e-riigikassa) väljavõttega vastavalt igapäevaselt või kord kuus. House Bank kontode

kontrollimiseks kasutatakse transaktsiooni FAGLL03 paigutusega PANK, mis summeerib

pangakontode saldod erinevate riigikassa kontode lõikes päevade kaupa, kui valitakse

aruandesse konto 71000100 või 70000000.

IV. Tarnijate ja klientide korral kontrollitakse ettemaksete olemasolu korral jooksvalt ettemaksete

sulgemise vajadust ning suletakse ettemaksed koheselt peale sellega seotud nõude või

kohustuse arvelevõtmist.

V. Vähemalt kord kuus viiakse pearaamatu kontodel, millel on kontoplaani kohaselt ette nähtud

avatud kannete haldus, läbi kannete sulgemine. Selleks seotakse kanded transaktsiooniga F.13

ja seejärel kontrollitakse avatuks jäänud konto käibed transaktsiooniga FAGLL03. SAP

Pearaamatu juhendis kirjeldatud kontod, millele transaktsioon F.13 on aktiveeritud. Ülejäänud

juhtudel kasutatakse kannete sidumiseks transaktsiooni F-03. Välisvaluutas toimunud

tehingute sidumine toimub transaktsiooniga F-51.

VI. Vastavalt Sise-eeskirjas määratud tingimustele viiakse läbi ja kajastatakse nõuete

ebatõenäoliseks hindamist lähtudes SAPi kasutusjuhendist „Ebatõenäoliseks hindamine“.

VII. Lõpetamata põhivara soetuste (kontod 155910, 156910) kohta saadab saldode kontrollija

Asutusele vähemalt kord kvartalis väljavõtte ja jälgib Asutuselt tagasiside saamist, et tagada

lõpetatud ja kasutuselevõetud põhivara õigeaegne ümberklassifitseerimine ja amortisatsiooni

arvestuse õigsus.

7.2. Aastainventuurid

Toimingus osalejad/vastutajad: talituse pearaamatupidaja, saldode kontrollijad, Asutused

Toimingu tähtaeg/kestvus: auditeeritud aastaaruande esitamise nõuetest tulenevatel tähtaegadel

Viited: Üldeeskirja § 50-52, Sise-eeskiri, Toimemudel, juhend toetuste saldode inventeerimise

kohta alates 2019

Toimingu üldised põhimõtted:

1) Nõuete ja kohustiste inventeerimise dokumenteerimiseks kasutatakse ühtlustatud vorme

lähtudes käesoleva korra lisast. Vormide kasutamisel võib lisada neisse sobivaid veerge, et

detailiseerida inventeeritavaid saldosid lisainfoga (näiteks lisada eelarve tunnused - eelarve

liik, objekt, konto, tegevusala, toetus).

2) Asutuse bilansikontode inventeerimise kohta võib vormistada mitu erinevat tabelit (nimekirja)

või ühe tabeli, milles on kajastatud kõik asutuse 6-kohalised bilansikontod tehingupartnerite,

toetuse koodide ja projekti koodide kaupa ning selgitatud, kuidas ja kelle poolt kontode saldod

inventeeriti – vt käesoleva korra lisaga kehtestatud inventuurivormid, leht „As-koondakt

detailidega“. Selles kajastatakse ka põhivara ja muud kontod, mis inventeeriti Asutuse poolt,

lisades selgituste veerus viite Asutuse invnetuuridokumendile ja märkides inventeerija veergu

FAO saldode kontrollija nime, kes kontrollis Asutuse inventuuridokumendis märgitud

andmete vastavust bilansikonto saldole.

Riigi Tugiteenuste Keskus Protsessi omanik: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: 15.06.2020 Versioon nr: 3

Korra haldur: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 32 / 42

32

3) Inventeerimist tõendavate algdokumentidena kasutatakse mitmesuguseid infosüsteemide

kaudu saadavaid dokumente, nagu saldokinnituskirjad, pangakonto väljavõtted, SAPi

aruanded, SAP BO aruanded, saldoandmike infosüsteemist saadud aruanded, toetuse saaja

saldoteatised.

4) Talituse pearaamatupidaja määrab tööjaotuse inventuuride läbiviimise ja

inventuuridokumentide koostamise korraldamiseks ning inventuuridokumentide alusel

korrigeerimiskannete tegemiseks.

5) Talituse pearaamatupidaja suhtleb Asutustega olemaks kursis inventuuride läbiviimise

korraldamise ja inventuuride tähtaegse toimumisega Asutustes, et tagada aasta lõpetamisega

seotud kontode saldode inventeerimine. Talituse pearaamatupidaja määrab tööjaotuse

Asutuste poolt läbi viidud inventuuride kohta inventuuridokumentide saamise jälgimiseks

ning inventuuridokumentide alusel korrigeerimiskannete tegemiseks.

Aastainventuuride läbiviimise ja dokumentatsiooni koostamise ja kogumise sammud:

I. Talituse pearaamatupidaja veendub ministeeriumi ja Asutuste otsuste olemasolus

aastainventuuride läbiviimiseks.

II. Talituse pearaamatupidaja arutab Talituses nõuete ja kohustiste inventeerimise tööjaotust,

et tagada saldode kontrollijate informeeritus ja inventuuride ladus läbiviimine.

III. Talituse pearaamatupidaja otsustab kinnituskirjade saatmise tingimused ning määrab

saldode kontrollijad, kes saldokinnituskirjad SAPis koostavad ja välja saadavad.

IV. Saldode kontrollijad saadavad lähtudes Talituse pearaamatupidaja otsusest

saldokinnituskirjad kogu valitsemisala kohta (mitte iga Asutuse saldode kohta eraldi), kuid

eraldi klientidele ja tarnijatele (kui Talituse pearaamatupidaja otsustas saata kinnituskirjad

nii klientidele kui ka tarnijatele).

V. Saldode kontrollijad võivad koostada saldokinnituskirjade saatmise ja tagasiside kohta

eraldi dokumendi, vt inventeerimisdokumendi vorm „Saldokinnituskirjadega

inventeerimine“. Sellesse vormi võetakse kõikide reskontro kontode saldod SAP BO

aruandest RP002 ja RP003 ning märgitakse seejärel ära, millistele tarnijatele ja klientidele

saldokinnituskirjad saadeti. Vastuste saabumisel märgivad saldode kontrollijad, kes

saldokinnituskirjad välja saatsid, sellesse dokumenti vastuse andmed.

VI. Saldode kontrollijad võivad saldokinnituskirjade saatmise ja tagasiside info märkida

Asutuse inventuuriakti detailsele vormile (saldokinnituskirjadega inventeerimise

dokumendi asemel), kus on kajastatud ka muude kontode inventeerimise andmed (vt

käesoleva korra lisaga kehtestatud inventuurivormid, leht „As-koondakt detailidega“).

VII. Saldokinnituskirja vastuse alusel selgunud vahe korral käivitab saldode kontrollija vahe

väljaselgitamise ja vajaduse korral ka saldo korrigeerimise töövoo ning vastutab

inventeerimisdokumenti tulemuse märkimise eest (kes, mis põhjusel vahe parandas).

VIII. Kui Asutuse bilansikontode inventeerimiseks ei kasutata ühist vormi, koostavad saldode

kontrollijad iga Asutuse kohta aasta lõpu seisuga reskontro kontode, s.o klientidega seotud

nõuete ja tarnijatega seotud kohustuste kontode inventeerimise vormid, kus kajastatakse

kontode analüütika klientide ja tarnijate kaupa. Inventeerimise dokumentide loomisel

kasutatakse SAP BO aruandeid RP002 ja RP003. Inventeerimisel veendutakse saldode

õigsuses lähtudes saldokinnituskirjadest, saldoandmike infosüsteemis tehtud võrdlustest ja

visuaalsest kontrollist. Visuaalse kontrolli käigus vaadatakse üle maksetähtajad (kas need

on loogilised ja reaalsed), ettemaksete olemasolu (kas need on põhjendatud või tuleks

sulgeda) jms.

Riigi Tugiteenuste Keskus Protsessi omanik: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: 15.06.2020 Versioon nr: 3

Korra haldur: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 33 / 42

33

IX. Kui saldokinnituskirjad saadeti varasema kuupäeva seisuga, siis võetakse nende tulemused

arvesse kaudselt, eeldades, et selle momendi seisuga saadud tagasiside alusel on vahed

likvideeritud.

X. Toetustega seotud bilansikontode inventeerimiseks kohta koostavad saldode kontrollijad

iga Asutuse kohta eraldi sihtfinantseerimisega seotud tekkepõhiste ja kassapõhiste

eelarvete täitmise aruanded, kasutades SAP BO aruannet EA005. Toetuste saldode

inventeerimiseks veendutakse saldode õigsuses lähtudes tekkepõhiste tulude ja kulude

vastavuse printsiibist ja teadaolevatest erinevustest. Lisaks saadetakse toetuste kohta

saldode info Asutusele (näiteks projektijuhtidele või sisuosakondadele), kes toetuste

saamise ja andmisega tegelevad. Asutuse töötajad kinnitavad saldode õigsust, sh

kassapõhiselt võetud sildfinantseerimise või kulutamata ettemaksete summat ning tulude

ja kulude vastavuse põhjendatud erinevusi, kui toimemudelis on Asutustega nii kokku

lepitud.

XI. Rakendusasutustes (ministeeriumid, Riigikantselei) peetavate Euroopa Liidu toetuste

sihtfinantseerimise nõuete saldode inventeerimine toimub koostöös RTK toetuste maksete

osakonnaga TMO, kes saadab info rakendusasutuste meetme tegevuste kaupa ELile

esitatud viimase maksetaotluse ning ELi maksetaotlusesesse lülitamata jäänud

abikõlblikkuse kahtlusega summade kohta saldode kontrollijatele ELi nõuete inventuuri

läbiviimiseks. Inventeerimine toimub talitustes lähtudes juhendist toetuste saldode

inventeerimise kohta alates 2019.

XII. Saldode kontrollijad võivad koostada eraldi pearaamatu tüüpi kontode inventeerimise

dokumendi(d), mida võib sobivalt jaotada alamdokumentideks lähtudes nende sisust.

Teatud kontod, mis saadetakse ülevaatamiseks Asutusele, võib grupeerida ühte

alusdokumenti lähtudes sellest, kellele need ülevaatamiseks saadetakse. Kui kontodel on

SAPis avatud nõuete haldus, siis kasutatakse inventeerimise dokumendi saamiseks SAP

BO aruannet RP017 „Pearaamatu tüüpi kontode analüütilised saldod“.

XIII. Personaliteenuste osakonna töötaja inventeerib palgaarvestusega ja palkadelt arvestatud

maksudega seotud saldod, samuti puhkusetasu maksmise kohustuste ja ettemaksetega

seotud saldod ja esitab need allkirjastatult Talitusele.

XIV. Asutuse nõuete ja kohustuste inventeerimise dokumendi alusena kasutatakse Asutuse

kohta SAP BO aruannet RP009 „Kontode saldod kuu lõpus“.

XV. Inventeerimise dokumendis viidatakse inventuuri käigus tehtud parandustele, et tuua

inventuuri ajal tehtud saldo muutused ja parandamise põhjused selgelt välja.

XVI. Saldode kontrollijad koguvad Asutuse nõuete ja kohustuste inventeerimise

alusdokumendid ja koondakti võimaluse korral ühte digikonteinerisse. Kui ühte

digikonteinerisse kogumine ei ole otstarbekas, säilitakse mitmeid allkirjastatud

dokumente. Inventeerimise dokumendi töölehtedel kajastatakse dokumendi koostajana

kontrollija(te) nimi (nimed). Inventeerimise alusdokumentide digitaalne allkirjastamine

toimub lähtudes valitsemisala pearaamatupidaja korraldusest kas tema enda või saldode

kontrollija(te) poolt. Asutuse saldode inventeerimise digitaalselt allkirjastatud dokument

(dokumendid) saadetakse Talituse poolt Asutusele teadmiseks.

XVII. Kui saldokinnituskirjadega inventeerimise dokument on koostatud kogu valitsemisala

kohta eraldi alusdokumendina, allkirjastatakse see valitsemisala pearaamatupidaja ja

saldode kontrollija(te) poolt, kes kinnituskirjade väljasaatmise ja vastuste kogumisega

tegeles(id).

XVIII. Kui Asutus vajab inventuuri läbiviimiseks Talituselt inventuurinimekirja, näiteks

lõpetamata ehituste inventeerimiseks, siis lepib Talitus Asutusega kokku kuupäeva, millal

nimekiri saata (millal on kõikide tehingute kohta dokumendid saadud ja kanded tehtud),

Riigi Tugiteenuste Keskus Protsessi omanik: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: 15.06.2020 Versioon nr: 3

Korra haldur: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 34 / 42

34

võtab SAP BOst või SAPist nimekirja koos sobivate inventeerimiseks vajalike andmetega

ja saadab Asutusele.

XIX. Kui Asutuse poolt läbi viidud inventuuri käigus selgus korrigeerimist vajav saldo, viib

saldode kontrollija parandused sisse Asutusest saadud dokumendi alusel.

XX. Talituse pearaamatupidaja koostab valitsemisala bilansikontode inventuuri koondakti,

kasutades SAP BO aruannet RP016 „Bilansikontode inventuuri koondakt“. Selles

esitatakse kõikide Asutuste bilansikontode saldod ning valitsemisala koondsaldod.

Koondakti koostamisel veendub pearaamatupidaja selles, et kõikide Asutuste kõik

bilansikontode saldod on inventeeritud.

8. Maksuarvestuse toimingud 8.1. Erisoodustuste arvestus

Toimingus osalejad/vastutajad: kohustiste arvestaja

Toimingu tähtaeg/kestvus: hiljemalt aruande esitamise tähtajal iga kuu 10.kuupäeval

Viited: tulumaksuseadus, SAP BO finantsaruannete kasutusjuhend

Toimingu üldised põhimõtted:

1) Erisoodustuse maksukulu kajastatakse erisoodustuste kuludega samas kalendrikuus, et

tagada maksuarvestuse õigsus ja kontrolli lihtsus.

2) Erisoodustuste maksukohustised arvestatakse korraga tervele valitsemisalale, käivitades

selleks SAP BO aruande RP011 „Erisoodustused“ kogu valitsemisala kohta. Selle alusel

tehakse kanne SAPi kõikide asutuste kohta ühe dokumendina.

3) Erisoodustuse kulusid sisestatakse perioodidesse, mille kohta on deklaratsioon juba

esitatud, ainult siis, kui see on vajalik maksuarvestuse või aastaaruande õigsuse

tagamiseks. Sellisel juhul teavitab kohustiste arvestaja e-posti teel seda kohustiste

arvestajat, kes vastutab erisoodustuste deklareerimise õigsuse eest ja sisestab

raamatupidamiskandeid maksude kohta.

Erisoodustuste arvestamise toimingu sammud

I. Kohustiste arvestaja kajastab ametiautode ja korterite erisoodustuste arvestuse baassummad

bilansivälistel kontodel transaktsioonis F-02 dokumendi tüüp SA, ametiautode kohta kontodel

96000000 ja 96000001 ning ametikorterite kohta kontodel 96000010 ja 96000011.

II. Erisoodustuse maksude kande tegemiseks avab kohustuste arvestaja SAP BO aruanne RP011

„Erisoodustused“, valides päringu parameetriteks valitsemisala ja aruande esitamise perioodi.

III. Kohustiste arvestaja impordib aruande vahelehelt „Erisoodustuse kanne“ Excelisse.

IV. Kohustiste arvestaja omab Asutuste või teiste kohustiste arvestajate kaudu saadud infot selle

kohta, milliste toetuste erisoodustuse kulu on abikõlbulik, aga maksukulu mitte. Kui selliseid

toetusi on, siis muudab ta Exceli failis vastaval real eelarve tunnused.

V. Kohustiste arvestaja impordib Excelisse salvestatud erisoodustuse kande SAPi

transaktsiooniga ZFI_SALDO dokumendi tüübiga SA.

VI. Kohustiste arvestaja sisestab erisoodustuste kohta TSD lisa 4 e-maksuameti infosüsteemi või

annab info edasi PTO-le, kes sisestab deklaratsiooni.

Riigi Tugiteenuste Keskus Protsessi omanik: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: 15.06.2020 Versioon nr: 3

Korra haldur: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 35 / 42

35

VII. Kohustiste arvestaja käivitab transaktsiooni ZHR_Palgamaksud variandiga „Erisoodustus“,

mis tekitab erisoodustustelt arvestatud maksude ettemaksu ettepaneku kanded.

VIII. Kohustiste arvestaja teeb lisakandeid varasematesse kuudesse lisatud erisoodustuste kulude

kohta maksude arvestamiseks ja parandab vajaduse korral varasemate kuude

maksudeklaratsioonid e-maksuameti infosüsteemis.

8.2. Käibemaksu arvestus

Toimingus osalejad/vastutajad: kohustiste arvestaja

Toimingu tähtaeg/kestvus: hiljemalt iga kuu 20.kuupäeval

Viited: SAP BO finantsaruannete juhend

Toimingu üldised põhimõtted:

1) Asutuste kohta, kes on pöördkäibemaksukohuslased, esitatakse käibedeklaratsioon

(KMD).

2) Asutused kohta, kes on käibemaksukohuslased, esitatakse nii KMD kui ka selle lisad

KMD INF A ja B. Lisaks esitatakse ühendusesisese käibe aruanne VD.

3) KMD ja selle lisad koostatakse SAP BO aruande RP010 alusel ja sisestatakse e-

maksuameti infosüsteemi. Vajaduse korral tehakse ümberarvutused, mis tulenevad

osalisest sisendkäibemaksu määrast või muudest põhjustest, mille korral on vaja

deklaratsiooni või selle lisasid korrigeerida.

4) Müügisüsteemi ERPLY korral saab kohustuste arvestaja KMD lisa INF A andmed

ERPLYst.

5) Üldjuhul ei tee kohustiste arvestajad täiendavaid kandeid, mis muudavad käibemaksu

kohustist või sisendkäibemaksu, peale kuu kohta KMD esitamist. Erandkorras peab

kohustiste arvestaja informeerima sellest e-posti teel Asutuse KMD koostaja ülesannetes

olevat kohustiste arvestajat.

Käibedeklaratsiooni esitamise toimingu sammud:

I. Kohustiste arvestaja käivitab hiljemalt KMD esitamisele eelneval tööpäeval SAP BO

aruande RP010 „Käibedeklaratsioon“, valides asutuse koodi, kuu ja aasta, mille kohta

aruanne esitatakse. Aruandest RP010 saab eelarvetunnuste ja summade algandmed KMD

ja KMD INF A ja B koostamiseks ning käibemaksu konteeringute tegemiseks.

II. Kohustiste arvestaja arvestab välja käibemaksukohustuslase sisendkäibemaksu ning

kajastab osalise käibemaksu kulusse kandmise.

III. Kohustiste arvestaja võtab arvele pöördkäibemaksukohustuse Maksu- ja Tolliameti ees

kontole 20300002 aruande RP010 alusel, kui seda ei ole tehtud kuu jooksul jooksvalt.

IV. Kohustiste arvestaja sulgeb konto 10370102 kontole 10370100 transaktsiooniga F-02

(ERPLY kasutamisel konto 20300120 tuleb sulgeda kontole 20300100).

V. Kui kohustiste arvestaja tahab sulgeda konto 10370000 eelmise kuu jääki, viib ta selle

kontole 10370100 ja/või kontole 10370101 transaktsiooniga F-02.

VI. Kohustiste arvestaja sulgeb SAPis sisendkäibemaksu kontodel 10370100 ja/või 10370101

ja arvestatud käibemaksu kontol 20300100 käibemaksukohustuse kontole 20300002 või

Riigi Tugiteenuste Keskus Protsessi omanik: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: 15.06.2020 Versioon nr: 3

Korra haldur: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 36 / 42

36

käibemaksu pearaamatu ettemaksu kontole 10370000 käibemaksukoodiga A1 eelarve

liikide ja muude eelarve tunnuste lõikes. Summad leitakse SAP kontoväljavõtte FAGLL03

alusel, valides kuu, mille kohta kannet tehakse, arvestatud ja sisendkäibemaksu kontod

ning paigutuse „Eelarve 1“, mis kuvab ekraanile summad eelarvetunnuste ja

raamatupidamise kontode lõikes. Kui tulemuseks on käibemaksu kohustus, siis teeb

kohustiste arvestaja kande transaktsiooniga ZFI_KMSULGEMINE või F-43. Kui

tulemuseks on käibemaksu ettemaks, siis kajastab kohustuste arvestaja ettemaksu

transaktsiooniga F-02 dokumenditüübiga SA, kandes arvestusobjektid kõikidele kande

ridadele.

VII. Järgmisel tööpäeval peale kannete tegemist käivitab kohustiste arvestaja SAP BO aruande

RP010 „Käibedeklaratsioon“ uuesti ja veendub andmete õigsuses. Sealhulgas kontrollib ta,

kas maksekohustus kontol 20300002 või ettemaks kontol 10370000 on samas summas,

nagu käibedeklaratsiooni aruandes või kas see vastab mahaarvamisele kuuluvale

sisendkäibemaksu proportsioonile, kas kõikidelt nõutavatelt summadelt on arvestatud

pöördkäibemaks. Pöördkäibemaks on õige, kui käibedeklaratsiooni kõige alumises lahtris

on summa, mis võrdub käibedeklaratsiooni punktis 6 olevalt summalt arvestatud

käibemaksuga.

VIII. Kohustiste arvestaja võtab vajaduse korral KMD INF A ja B deklaratsiooni Excelisse ja

muudab vajaduse korral sisendkäibemaksu summad vastavaks proportsioonile.

IX. Kohustiste arvestaja sisestab KMD, KMD INF A ja B osa ning KMD VD aruanded e-

maksuameti infosüsteemi.

X. Kohustiste arvestaja kontrollib, et varasematesse kuudesse ei ole arvestatud ja

sisendkäibemaksu kontodele summasid sisestatud. Selleks avab ta SAP aruande FAGLL03

ja valib arvestatud ja sisendkäibemaksu kontod. Kui kontode saldo on aruande esitamise

seisuga null, siis varasematesse perioodidesse kandeid tehtud ei ole ja varasemate kuude

KMD muutmise vajadus puudub.

XI. Kohustiste arvestaja otsib varasematesse perioodidesse lisatud kanded üles, valides

FAGLL03 sisendkäibemaksu ja arvestatud käibemaksu kontod ning perioodi aasta

algusest kuni eelneva kuuni enne deklaratsiooni esitamist. Valides paigutuse /PEARM,

saab ta detailse infot pearaamatu kannete kohta. Filtreerides kanded, kus maksukood ei ole

A1 ja sisestamise kuu, mille kohta deklaratsiooni koostatakse, ei ole kuni eelmise

deklaratsiooni koostamise kuupäevani, saab ta ekraanile kanded, mis on tehtud

varasematesse perioodidesse peale KMD esitamist.

XII. Lähtudes tehtud parandustest teeb kohustiste arvestaja lisakanded käibemaksu

kajastamiseks ja parandab KMD Maksu- ja Tolliameti infosüsteemis.

9. Eelarvetega seotud toimingud 9.1. Välistoetuste avamine ja neile eelarvete sisestamine

Toimingus osalejad/vastutajad: Asutus, toetuste arvestaja, RTK riigiarvestuse spetsialist,

Rahandusministeerium

Toimingu tähtaeg/kestvus: võimalikult kiiresti vajaduse tekkimisel

Viited: Kassalise teenindamise eeskiri, SAPi kasutusjuhend „Toetuste haldamise mooduli juhend“

punktid 1-3 ja punktid 5-9

Toimingu üldised põhimõtted:

Riigi Tugiteenuste Keskus Protsessi omanik: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: 15.06.2020 Versioon nr: 3

Korra haldur: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 37 / 42

37

1) Talitus tsentraliseerib välisabi toetuste (grantide) loomise ja eelarve sisestamise ühele või

mitmele toetuste arvestajale.

2) Kui Asutusele on antud SAPi litsents ja Asutusega on Toimemudeli alusel kokku lepitud,

et ta avab toetusi ja sisestab neile eelarveid ise, toimub see töö Asutuses.

3) Eelarve avab vastavalt Kassalise teenindamise eeskirjale Rahandusministeerium

sildfinantseerimise andmise korral või RTK riigiarvestuse spetsialist.

4) SFOSis registreeritud toetuste meetmete rakendusskeemidele avab SAPis vastavad

toetused ning saadab SFOS-SAP liidese töötamiseks SFOSile vajalikud arvestusobjektide

koodid SFOSi kasutajatoele RTK riigiarvestuse spetsialist. Nimekirja SFOSi toetuste

koodidest hoitakse RTK Riigi raamatupidamise võrgukettal kataloogis 4-4

Riigiraamatupidamise tehnilised dokumendid -> SAP. Kui SFOSis registreeritakse

kodumaine toetus, millele SAPis vastab reaalne eelarvekontrolliga toetus, tagab talitus,

kelle kliendiks on vastav rakendusasutus, toetusele eelarve info saamise toetuse andja

Asutuselt.

Toetustega seotud toimingu sammud:

I. Toetuste arvestaja saab Asutuselt DHSi kaudu või e-posti teel info uue toetuse loomiseks

ja sellele eelarve sisestamiseks. RTK riigiarvestuse spetsialist saab SFOSis avatud

toetusmeetme info SFOSi kasutajatoelt.

II. Toetuste arvestaja või RTK riigiarvestuse spetsialist loob uue toetuse transaktsiooniga

GMGRANT, tagades õige sponsori, kellelt raha laekub, kehtivusaja ning eelarve

perioodide avamise aastate kaupa. Splitting rule peab olema 1 ning mõlemad eelarveaasta

variandid (Fiscal Year variant) peavad olema K4. Eelarve vahelehel saab blokeerida

toetuse tuleviku eelarveaastad, et need jääksid hilisemast eelarve sisestamise dokumendist

välja. Kui periood kätte jõuab, siis eemaldab toetuste arvestaja blokeeringu, kui toetus

kandub edasi järgmisesse aastasse või pikendab toetuse perioodi ja lisab uue eelarveaasta.

Lehele Viide sisestab ta lepingu või SFOSi koodi (Internal Reference) ning eelarveobjekti

koodi (External Reference). Dimensioonide lehele sisestab ta eelarvega seotud tunnused –

liigi, eelarveüksuse ja eelarve kontod, millele eelarve avada.

III. Toetuste arvestaja sisestab toetusele eelarve transaktsiooniga GM_CREATE_BUDGET

vastavalt Toetuste haldamise mooduli juhendile. Eelarve sisestatakse kahest varasemal

juhul – kas on toimunud laekumine või on vajalik sildfinantseerimine. SFOSis

registreeritud riigieelarvelise toetuse eelarve kajastab RTK riigiarvestuse spetsialist,

vähendades samaaegselt Asutuse eelarvet ilma toetuse koodita.

IV. Kui toetusele on eelarve sisestatud laekumise alusel, annab toetuste arvestaja sellest teada

RTK riigiarvestuse spetsialistile e-posti teel. RTK riigiarvestuse spetsialist avab eelarve ja

teavitab sellest Asutust ja toetuste arvestajat.

V. Kui toetusele on eelarve sisestatud sildfinantseerimise taotluse alusel, siis saadab toetuste

arvestaja eelarve sisestamise kohta teate Asutusele.

VI. Toetuste arvestaja tõstab aasta lõpu seisuga kasutatud arvelduskrediiti jäägi kontole

20810000, järgmise aasta alguses teeb vastupidise kande (Reverse).

VII. Toetuste arvestaja sisestab aasta alguse kassalise raha jäägi SAP BO aruande EA005 järgi

kontole 99999997 toetuste kaupa (eelarve liik kõigis alati 40, vastaskanne samal kontol

ilma toetuse koodita), et tagada toetuste kassapõhise jäägi arvestus.

9.2. Tekkepõhise eelarve sisestamine avaliku sektori moodulisse

Toimingus osalejad/vastutajad: RTK riigiarvestuse spetsialist, Rahandusministeerium

Riigi Tugiteenuste Keskus Protsessi omanik: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: 15.06.2020 Versioon nr: 3

Korra haldur: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 38 / 42

38

Toimingu tähtaeg/kestvus: hiljemalt 5 päeva jooksul riigieelarve või selle muudatuse saamisest

Viited: SAPi kasutusjuhend „Eelarvestamise mooduli kasutusjuhend“ punkt 4

Toimingu üldised põhimõtted:

1) Tekkepõhine riigieelarve ja selle muudatused sisestatakse RTK riigiarvestuse spetsialisti

poolt Rahandusministeeriumi riigieelarve osakonnast saadud info alusel. RTK

riigiarvestuse spetsialist kontrollib alusdokumendi olemasolu ning dokumendil oleva info

vastavust eelarve juhendmaterjalidele (arvestusobjektide kasutamise reeglid, riigieelarve

muudatuste otsustamise reeglid).

Eelarve sisestamisega seotud toimingu sammud:

I. RTK riigiarvestuse spetsialist saab Rahandusministeeriumi riigieelarve osakonna töötajalt

e-posti teel info Exceli kujul või vabas vormis riigieelarve või selle muudatuse

sisestamiseks. RTK riigiarvestuse spetsialist kontrollib infot, sh vajaliku tõendusmaterjali

olemasolu (alusdokumenti).

II. RTK riigiarvestuse spetsialist sisestab eelarve transaktsiooniga FMBB, valides õige

dokumendi tüübi. Riigieelarve ja selle muudatused sisestatakse dokumendi tüübiga Z001,

eelmisest aastast järgmisesse aastasse viidud eelarve sisestatakse dokumendi tüübiga

Z006. Igale reale lisatakse selgitus, et oleks võimalik seostada sisestus vajaliku

alusdokumendiga.

9.3. Eelarve sisestamine kuluüksustele või kulukohtadele/ressurssidele

Toimingus osalejad/vastutajad: Asutus, eelarvete sisestaja

Toimingu tähtaeg/kestvus: võimalikult kiiresti vajaduse tekkimisel

Viited: SAPi kasutusjuhend „Kontrolling“ punktid 4-5

Toimingu üldised põhimõtted:

1) Talitus tsentraliseerib eelarve sisestamise eelarve moodulisse ühele eelarvete sisestajale.

2) Kui Asutusele on antud SAPi litsents, sisestab Asutus ise eelarveid.

Eelarve sisestamisega seotud toimingu sammud:

I. Eelarvete sisestaja saab Asutuselt DHSi kaudu või e-posti teel info eelarve sisestamiseks

kuluüksustele või kulukohtadele/ressurssidele või mõlemale.

II. Kuluüksuste eelarve seadmisel sisestab eelarvete sisestaja summad transaktsiooniga KP06,

kasutades paigutust Z1-151EXCEL1 või Z1-151EXCEL2 ning kopeerides andmed

Excelist. Käsitsi sisestamiseks kasutab paigutust Z1-151 või Z1-152 (kui on vaja piirata

andmed ühe konkreetse kulukeskusega).

III. Muudatuste sisseviimiseks transaktsioonis KP06 kasutab eelarvete sisestaja paigutust Z1-

151 või Z1-152 ning muudatuse teeb, olles muudetaval real ning kasutades nuppu „Muuda

väärtusi“, et säiliks muudatuste tegemise ajalugu.

IV. Kui lisandub kuluüksus ning sellele on vajalik täiendavalt lisada eelarve, siis paigutuses

Z1-151 või Z1-151EXCEL1 tuleb liikuda kõige alla vabade ridade algusesse ning lisada

andmed.

Riigi Tugiteenuste Keskus Protsessi omanik: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: 15.06.2020 Versioon nr: 3

Korra haldur: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 39 / 42

39

V. Kulukohtade/ressursside eelarve sisestab eelarvete sisestaja transaktsiooniga KPF6,

kasutades paigutust Z1-401OCEXC ning kopeerides andmed Excelist. Käsitsi

sisestamiseks kasutab paigutust Z1-401OC.

VI. Muudatuste sisseviimiseks kasutab eelarvete sisestaja paigutust Z1-401OC ning kirjutab

uue summa vana asemele.

VII. Kulukohtade/ressursside eelarvete massiliseks muudatuseks tuleb eelnevalt salvestada

väljund Excelisse ning sellele lisada muudatused nii, et ükski rida ei oleks topelt, seejärel

SAPist read kustutada ja salvestada, avada uuesti eelarve sisestamise vorm ning kopeerida

uued andmed Excelist.

9.4. Tekkepõhise eelarve täitmise aruande vastavuse kontrollimine

Toimingus osalejad/vastutajad: Eelarvete sisestaja

Toimingu tähtaeg/kestvus: vähemalt kaks korda aastas, sh enne aastaaruande lõpetamist saldode

sulgemisel

Viited: SAP BO finantsaruannete juhend

Toimingu üldised põhimõtted:

1) Eelarve täitmise aruande vastavuse kontrollimisel veendutakse, kas SAP BO-s olevad

eelarve täitmise aruanded, sh eelarve, täitmine ja jääk võrduvad SAPis olevate andmetega.

Eelarve jääkide kontrollimise sammud:

I. Tekkepõhise eelarve kontrollimise ajaks võib lukustada kannete tegemine kontrollitavasse

perioodi, selleks saata kiri [email protected]. Peale kontrollimist saadetakse vajaduse korral

samal aadressil taotlus perioodi taasavamiseks.

II. Kontrolliks kasutatakse SAPi transaktsiooni FMRP_RFFMEP1AX , milles on tehtud

erinevad vaated tekkepõhise ja kassapõhise eelarve täitmise jälgimiseks.

III. Tekkepõhise eelarve täitmist võrreldakse SAP BO aruandega EA000.

IV. Tekkepõhise eelarve kontrollimise variandid SAPi transaktsioonis FMRP_RFFMEP1AX

on:

1. FM TEKKE FOND - vahesummad grupeeritud eelarveliikide ja objektide ning toetuste

lõikes.

2. FM TEKKE T.ALA – võib kasutada tegevuspõhise (programmipõhise) eelarvestamise

puhul, kui soovitakse ekraanil näha vahesummasid ka tegevusalade lõikes lisaks

eelarveliigi ja objektile ning toetusele. Võrdlemisel käivitada aruanne kontrollitava

tegevusalade vahemiku lõikes (näiteks HS07 kuni HS07ZZZZZZZZ).

V. Välistoetuste kassapõhist jääki võrreldakse SAP BO aruande EA005 kassapõhiste

vahelehtedega. Vahede selgitamiseks kasutatakse vajadusel veel SAP BO aruannet

KASSA005. Kassapõhise eelarve kontrollimise variant SAPi transaktsioonis

FMRP_RFFMEP1AX on FM KASSA – vahesummad grupeeritud eelarve liikide ja

objektide ning toetuste lõikes.

10. Aruandlusega seotud toimingud 10.1. Saldoandmiku esitamine ja kontrollimine

Toimingus osalejad/vastutajad: aruandluse esitaja

Riigi Tugiteenuste Keskus Protsessi omanik: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: 15.06.2020 Versioon nr: 3

Korra haldur: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 40 / 42

40

Toimingu tähtaeg/kestvus: lähtudes Üldeeskirjas kehtestatud tähtaegadest igakuiselt

Viited: Üldeeskiri ja selle juhendmaterjalid, SAP kasutusjuhend „Pearaamat“

Toimingu üldised põhimõtted:

1) Saldoandmiku esitamine ja kontrollimine tsentraliseeritakse talituses ühe töötaja

ülesandeks.

2) Saldoandmiku infosüsteemi aruande üleslaadimisel ei pea eemaldama kirjeid oma

tehingupartneri koodiga, need elimineerib saldoandmike infosüsteem ise aruandlusest.

3) Sendivahesid tehingupartnerite vahel ei parandata ning vahed kuni 1000 euro suuruses

summas parandatakse juhul, kui need on oma tehingupartneri koodiga ja vahe selgitamisel

ilmnes parandamise vajadus.

Saldoandmiku esitamine ja kontrollimise toimingu sammud:

I. Aruandluse esitaja moodustab saldoandmiku faili transaktsiooniga ZSALDOKUU,

tegevuspõhisel eelarvel oleva valitsemisala puhul transaktsiooniga ZSALDO_TEGEVUS .

Valiku parameetriteks määratakse kompanii kood, kuu ja aasta, mille kohta aruanne

esitatakse.

II. Aruandluse esitaja veendub, et vahekontod oleksid viidud nullini. Rahavoo koodi 01 puhul

peab olema täidetud tegevusala ja tehingupartneri kood. Vea korral on põhivara soetus üle

viimata vahekontolt 552910 konto liigile 15 või on põhivara ostul kasutatud vale

vahekontot. Panga vahekontode saldod peavad samuti olema viidud nulli.

III. Kui saldoandmik vastab nõuetele, salvestab aruandluse esitaja aruande xml formaati.

IV. Aruandluse esitaja siseneb saldoandmike infosüsteemi ja impordib saldoandmiku.

V. Aruandluse esitaja kontrollib saldoandmikku edasi saldoandmike infosüsteemis lähtudes

Üldeeskirja juurde kuuluvatest juhendmaterjalidest.

VI. Vajaduse korral teavitab aruandluse esitaja talituse töötajaid või tehingupartnereid saldode

parandamiseks või vahede väljaselgitamiseks, korraldab paranduse tegemise SAPis ja

uuendab saldoandmiku.

VII. Bilansiväliste kontode kohta valmistab aruandluse esitaja ette Asutustelt kogutud

andmetega Exceli faili saldoandmiku Excelist impordi vormil ja lisab selle saldoandmike

infosüsteemi.

10.2. Riigieelarve täitmise aruande kontrollimine

Toimingus osalejad/vastutajad: Asutus, aruandluse esitaja

Toimingu tähtaeg/kestvus: lähtudes riigieelarve seaduses kehtestatud tähtaegadest üks kord

poolaastas

Viited: Riigieelarve seadus, Eelarveklassifikaator, Eelarve kord, Käsiraamat: Strateegiline planeerimine ja finantsjuhtimine

Toimingu üldised põhimõtted:

Riigi Tugiteenuste Keskus Protsessi omanik: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: 15.06.2020 Versioon nr: 3

Korra haldur: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 41 / 42

41

1) Aruannete esitaja nõustab ja abistab Asutuse finantstöötajaid aruande kokkupanekul,

tagades, et aruandes esitatud lõpliku eelarve ja eelarve täitmise koondsummad vastavad

SAPis kajastatud eelarve tulude, kulude, investeeringute ja finantseerimistehingute

kogumahule lähtudes eelarvestamisel kehtivatest põhimõtetest.

2) Aruannete esitaja tagab riigiraamatupidamiskohustuslase eelarve täitmise aruande andmete

vastavuse saldoandmikus esitatud tulemiaruandele ning materiaalse ja immateriaalse

põhivara soetuse andmetele.

3) Aruannete esitaja tagab riigiraamatupidamiskohustuslase lõpliku eelarve kujunemise

vastavuse SAP BO-s olevale aruandele EA009.

4) Aruannete esitaja tagab asutustele üleviidava eelarve jääkide vastavuse SAP BO-s

olevatele aruannetele EA020 kuni EA022.

Riigieelarve täitmise aruande kontrollimise toimingu sammud:

I. Aruannete esitaja veendub, et Asutuse finantstöötajad tegelevad eelarve ja eelarve täitmise

andmete viimisega infosüsteemi KAIS ning taotleb endale aruannete vaatamise õiguse

infosüsteemiga KAIS seotud aruandlussüsteemis SAS Visial Analytics (SAS VA).

II. Aruannete esitaja võrdleb SAP BO-s olevat aruannet EA000 SAS VA-s oleva riigieelarve

täitmise aruandega iga asutuse kaupa ja beendub koondsummade õigsuses.

III. Aruannete esitaja võrdleb SAP BO-s olevat riigiraamatupidamiskohustuslase kui terviku

aruannet EA000 SAS VA-s oleva riigieelarve täitmise aruandega ja veendub

koondsummade õigsuses.

IV. Lõpliku eelarve koondsummade kontrollimiseks koostab aruande esitaja lõpliku eelarve

kujunemise tabeli lähtudes aruandest EA009.

V. Eelarve täitmise koondsummade kontrollimiseks koostab aruande esitaja eelarve täitmise

aruande koondsummade ja tulemiaruande ning materiaalse ja immateriaalse põhivara

soetuse andmete võrdlusfaili.

VI. Eelarvest järgmisesse aastasse ülekantavate jääkide andmete kontrollimiseks koostab

aruande esitaja jääkide aruande SAP BO aruannete EA020 kuni EA022 põhjal ja võrdleb

jääke riigieelarve täitmise aruandes esitatud jääkidega iga asutuse kaupa.

11. Muud toimingud 11.1. Pearaamatu perioodide avamine ja sulgemine

Toimingus osalejad/vastutajad: valitsemisala pearaamatupidaja, MTO töötaja

Toimingu tähtaeg/kestvus: igakuiselt lähtudes aruannete lõpetamise kuupäevast

Viited: teade aadressil [email protected]

Toimingu üldised põhimõtted:

1) Suletud kuu avatakse ainult erandjuhtudel korrigeerimiskannete tegemiseks.

Pearaamatu perioodide avamise ja sulgemise toimingu sammud:

I. MTO avab järgmise majandusaasta kuud kuni juunini detsembris, aprillis kuni novembrini

ja juulis jooksva aasta lõpuni.

Riigi Tugiteenuste Keskus Protsessi omanik: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: 15.06.2020 Versioon nr: 3

Korra haldur: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 42 / 42

42

II. Vajaduse korral saadab valitsemisala pearaamatupidaja teate kuu varasemaks avamiseks.

III. MTO sulgeb eelmise majandusaasta kuud järgmise aasta juunis.

IV. Vajaduse korral saadab valitsemisala pearaamatupidaja teate kuu varasemaks sulgemiseks.

KÄSKKIRI

15.06.2020 nr 1.1-2 / 0051

Riigi Tugiteenuste Keskuse finantsarvestuse

toimingute korra kinnitamine

Riigihalduse ministri 14.11.2017. a määruse nr 84 „Riigi Tugiteenuste Keskuse põhimäärus“ § 20 lg 1 p 7 alusel:

1. kinnitan Riigi Tugiteenuste Keskuse finantsarvestuse toimingute korra koos korra juurde kuuluva lisaga (K17_L1_FAO-toimingud_lisa(inventuurivormid)_15.06.2020).

2. tunnistan kehtetuks Riigi Tugiteenuste Keskuse peadirektori 12.12.2017 a. käskkirja nr

1.1-2/0016 „Riigi Tugiteenuste Keskuse finantsarvestuse toimingute korra

kinnitamine“.

3. Käskkiri jõustub selle allkirjastamise hetkest.

(allkirjastatud digitaalselt)

Tarmo Leppoja

Peadirektor

Teatavaks teha: FAO töötajad

Koostaja: Helina Loid-Kudu