RTK finantsarvestuse toimingute kord

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: ….12.2017 Versioon nr: 2

Koostaja: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 1 / 36

K17 Finantsarvestuse toimingute kord ©Ainult RTK siseseks kasutamiseks

Riigi Tugiteenuste Keskuse finantsarvestuse toimingute kord Sisukord: 1. Üldpõhimõtted ......................................................................................................................................................... 2

2. Mõisted .................................................................................................................................................................... 3

3. Toimingud panga ja kassaga ................................................................................................................................... 4

3.1. Maksekorralduste saatmine e-riigikassasse ja selleks vahendite broneerimine .............................................. 4

3.2. E-riigikassa ja pangakonto väljavõtete kontrollimine ja kajastamine SAPis .................................................. 6

3.3. E-riigikassa selgitamata laekumised ............................................................................................................... 8

3.4. Pangakaartidega toimunud maksete töötlemine ............................................................................................. 8

4. Kohustuste ja tarnijatega seotud toimingud............................................................................................................. 9

4.1. Kohustuste arvestus ........................................................................................................................................ 9

4.2. Tarnija loomine või tema andmete muutmine SAP tarnijate registris .......................................................... 12

4.3. Lähetustega seotud toimingud ...................................................................................................................... 13

4.4. Kulude periodiseerimise toimingud .............................................................................................................. 16

5. Põhivara arvestuse toimingud ............................................................................................................................... 17

5.1. Põhivara soetus ............................................................................................................................................. 17

5.2. Lõpetamata vara üleviimine valmis põhivaraks ........................................................................................... 18

5.3. Põhivara mahakandmine ja võõrandamine ................................................................................................... 19

5.4. Kulumi arvestus ja täiendav allahindlus ....................................................................................................... 20

5.5. Põhivara mitterahaline saamine .................................................................................................................... 20

6. Tulude arvestuse toimingud .................................................................................................................................. 21

6.1. Müügiarved................................................................................................................................................... 21

6.2. Kliendi loomine või tema andmete muutmine SAP klientide registris ......................................................... 22

6.3. Materjali loomine või selle andmete muutmine SAP materjalide registris ................................................... 23

6.4. Meeldetuletuskirjad ...................................................................................................................................... 24

6.5. Saadud toetused ............................................................................................................................................ 24

6.6. Toetuste vahendamine rakendusüksustes ..................................................................................................... 25

6.7. Muud nõuded klientidele .............................................................................................................................. 26

7. Saldode kontrollimise, inventeerimise ja hindamise toimingud ............................................................................ 27

7.1. Saldode kontrollimine................................................................................................................................... 27

7.2. Aastainventuurid ........................................................................................................................................... 27

8. Maksuarvestuse toimingud .................................................................................................................................... 30

8.1. Erisoodustuste arvestus................................................................................................................................. 30

8.2. Käibemaksu arvestus .................................................................................................................................... 30

9. Eelarvetega seotud toimingud .............................................................................................................................. 32

9.1. Välistoetuste avamine ja neile eelarvete sisestamine .................................................................................... 32

9.2. Tekkepõhise eelarve sisestamine avaliku sektori moodulisse ...................................................................... 33

9.3. Eelarve sisestamine kuluüksustele või kulukohtadele/ressurssidele ............................................................. 33

9.4. Tekkepõhise eelarve täitmise aruande vastavuse kontrollimine ................................................................... 34

10. Aruandlusega seotud toimingud ..................................................................................................................... 34

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: ….12.2017 Versioon nr: 2

Koostaja: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 2 / 36

K17 Finantsarvestuse toimingute kord ©Ainult RTK siseseks kasutamiseks

10.1. Saldoandmiku esitamine ja kontrollimine .................................................................................................... 34

11. Muud toimingud .............................................................................................................................................. 35

11.1. Pearaamatu perioodide avamine ja sulgemine .............................................................................................. 35

1. ÜLDPÕHIMÕTTED 1.1. Sisu ja eesmärk: Käesoleva korra eesmärk on kehtestada Riigi Tugiteenuste Keskuse

finantsarvestuse osakonna finantsarvestuse teenust osutavate talituste töötajate tegevusprotsesside kirjeldus, et tagada optimaalne töökorraldus seadusandlusest tuleneva ja raamatupidamise Sise-eeskirjaga kehtestatud ning teenindatavate asutustega finantsarvestuse toimemudeli alusel kokku lepitud kvaliteetse finantsarvestuse teenuse osutamiseks.

1.2. Kasutusulatus: Finantsarvestuse osakonna talituste töötajad. 1.3. Vastutaja(d): Käesoleva korra koostamise ja ajakohasena hoidmise eest vastutab

finantsarvestuse osakonna juhataja – riigi pearaamatupidaja. 1.4. Korra lisad:

1.4.1. K17 V1 Saldokinnituskirjadega inventeerimise vorm 1.4.2. K17 V2 Riigiraamatupidamiskohustuslase bilansikontode inventuuri koondakti vorm 1.4.3. K17 V3 Asutuse nõuete ja kohustuste inventuuri koondakti vorm 1.4.4. K17 V4 Kontode saldode aruande vorm 1.4.5. K17 V5 Toetuste eelarve täitmise aruande vorm 1.4.6. K17 V6 Tarnijatele tasumata kohustuste ja makstud ettemaksete inventeerimise vorm 1.4.7. K17 V7 Klientidelt laekumata nõuete ja saadud ettemaksete inventeerimise vorm 1.4.8. K17 V8 Pearaamatu kontode inventeerimise vorm

1.5. Viited: 1.5.1 Õigusaktid:

 Riigieelarve seadus

 Raamatupidamise seadus

 Rahandusministri 11.12.2003. a määrus nr 105 „Avaliku sektori finantsarvestuse ja – aruandluse juhend“ (edaspidi Üldeeskiri)

 Rahandusministri 16.12.2015 a määrus nr 47 ”Eelarveklassifikaator” (edaspidi Eelarveklassifikaator)

 Rahandusministri 10.09.2014 a määrus nr 30 ”Kassalise teenindamise eeskiri” (edaspidi Kassalise teenindamise eeskiri)

 Rahandusministri 04.02.2016 määrus nr 9 ”Riigi eelarvestrateegia ja ministeeriumi valitsemisala eelarve projekti koostamise ning riigieelarve vahendite ülekandmise kord”

1.5.2 Juhendid ja korrad:

 Üldeeskirja kontoplaani kasutusjuhend

 Eelarveklassifikaatori kasutamise juhend

 Saldoandmiku kontrolli juhend

 Juhend bilansiväliste kontode esitamiseks

 Juhend toetuste kajastamiseks kasumit mittetaotlevatele üksustele

 Raamatupidamiskannete näited

 Pensionieraldiste arvestuse juhend

 Tekkepõhise eelarvestamise juhend

 SAP kasutusjuhendid

 SAP BO finantsaruannete kasutusjuhend

 RTIP kasutusjuhendid

 eAK kasutusjuhendid

 Valitsemisala raamatupidamise sise-eeskiri (edaspidi Sise-eeskiri)

 Valitsemisala finantsarvestuse toimemudel (edaspidi Toimemudel)

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: ….12.2017 Versioon nr: 2

Koostaja: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 3 / 36

K17 Finantsarvestuse toimingute kord ©Ainult RTK siseseks kasutamiseks

Kõik juhendid, v. a eelarveklassifikaatori kasutamise juhend ja tekkepõhise eelarvestamise juhend, on avaldatud RTK kodulehel aadressil www.rtk.ee. Eelarveklassifikaatori kasutamise juhend ja tekkepõhise eelarvestamise juhend on avaldatud Rahandusministeeriumi kodulehel aadressil www.fin.ee tegevuste alajaotuses ”Riigieelarve ja majandus” -> ”Riigi strateegiline juhtimine” käsiraamatus ”Strateegiline planeerimine ja finantsjuhtimine”.

2. MÕISTED

RTK – Riigi Tugiteenuste Keskus FAO – RTK finantsarvestuse osakond Talitus – FAO valitsemisala asutusi teenindav finantsarvestuse osakonna talitus, mida juhib valitsemisala pearaamatupidaja Asutus – teenindatav asutus, kellele Talitus osutab finantsarvestuse teenust PPO – RTK personali- ja palgaarvestuse osakond MTO – RTK majandustarkvara arenduse osakond SAP – riigi ühtne majandustarkvara SAP BO – riigi ühtne aruandluse infosüsteem eAK – ostuarvete menetlemise infosüsteem RTIP – riigitöötaja iseteenindusportaal e-riigikassa – interneti rakendus riigiasutuste maksete sooritamiseks ja laekumiste vastuvõtmiseks SALDO – saldoandmike infosüsteem Kohustuste arvestaja – talituse töötaja, kui ta kontrollib ja kinnitab eAKs ostuarveid või RTIPis lähetuste ja majanduskulude dokumente, võtab SAPis arvele kohustusi ja seob neid makstud ettemaksetega, v.a põhivara soetused, millega tegeleb põhivara arvestaja, kontrollib arvelevõetud kohustuste saatmist maksmiseks Maksekorralduste kontrollija – talituse töötaja, kui ta koostab ja kontrollib e-riigikassasse saadetavate maksekorralduste nimekirja ja broneerib e-riigikassas maksete tegemiseks vajalikud vahendid Maksekorralduste saatja – talituse töötaja, kui tasaadab maksekorraldused e-riigikassasse ja kontrollib nende staatust ning sisestab e-riigikassasse broneeringuid või tellib e-riigikassast lisabroneeringuid kiirmaksete tegemiseks Tarnijate registri andmete muutja – talituse töötaja, kui ta sisestab SAPi tarnijate registrisse uusi tarnijaid või muudab olemasolevate tarnijate andmeid Kontoväljavõtete sisestaja – talituse töötaja, kui ta kontrollib e-riigikassa kontode ja pangakontode väljavõtteid, impordib või sisestab kontode liikumisi SAPi ja kontrollib pangakontode liikumise ja saldode õigsust SAPis Põhivara arvestaja – talituse töötaja, kui ta sisestab SAPi tehinguid põhivaradega Müügi arvestaja – talituse töötaja, kui ta kontrollib asutuselt saadud müügiarve koostamist nõudvaid dokumente, koostab ja saadab müügiarveid, seob nõudeid saadud ettemaksetega, sisestab tuludega seotud kandeid müügireskontro kaudu või pearaamatu kannetega Toetuste arvestaja – talituse töötaja, kui ta avab toetuste koode, sisestab toetustele eelarvet, teeb toetuste tulukandeid, kulude ümberkandeid, sh kaudsete kulude kajastamiseks, tulude vähendamise kandeid mitteabikõlbulike kulude korral, toetuste vahendamise kandeid rakendusüksustes, koostab ja võrdleb toetuste kasutamise aruandeid (väljamaksetaotlusi, teatisi), kontrollib ja seob toetustega seotud nõudeid, ettemakseid ja kohustusi, nõustab projektijuhte Klientide registri andmete muutja – talituse töötaja, kui ta sisestab SAPi klientide registrisse uusi kliente või muudab olemasolevate klientide andmeid või sisestab uusi müügimaterjale (müüdavaid kaupu ja teenuseid) SAPi materjalide registrisse või muudab materjalide andmeid Saldode kontrollija – talituse töötaja, kui ta osaleb aasta lõpetamisega seotud nõuete ja kohustuste inventeerimises, sh tegeleb saldokinnituskirjade või muude inventeerimise dokumentidega või kui ta inventuuride välisel ajal kontrollib kontode saldosid

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: ….12.2017 Versioon nr: 2

Koostaja: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 4 / 36

K17 Finantsarvestuse toimingute kord ©Ainult RTK siseseks kasutamiseks

Eelarvete sisestaja – talituse töötaja, kui ta sisestab eelarveid kulujuhtimise moodulisse kuluüksustele või kulukohtadele/ressurssidele või avab projekti või selle alamelemendi koode ja sisestab neile eelarveid, võrdleb eelarve jääke SAP BOs ja SAPis Saldoandmiku esitaja – talituse töötaja, kui ta impordib SAPist saldoandmiku ja sisestab selle saldoandmike infosüsteemi, kontrollib saldoandmikku ja selle alusel tekkinud aruandeid, võrdleb avaliku sektori siseseid saldosid

3. TOIMINGUD PANGA JA KASSAGA

3.1. Maksekorralduste saatmine e-riigikassasse ja selleks vahendite broneerimine Toimingus osalejad/vastutajad: kohustuste arvestaja, maksekorralduste kontrollija, maksekorralduste saatja. Kohustuste arvestajana tegutsevad ka PPO töötajad vastavalt oma toimingute korrale. Asutus vastutab otse e-riigikassas tehtud tagasimaksekorralduste eest, kui Toimemudeli kohaselt on Asutusele antud õigus teatud kontodelt teha ise tagasimakseid (näiteks valesti laekunud riigilõivude korral). Toimingu tähtaeg/kestvus: iga valitsemisala maksekorraldused saadetakse kõik koos üks kord tööpäevas e-riigikassasse, lisaks saadetakse eraldi vastavalt vajadusele PPO palgamaksed ja kiirmaksed. Viited: Kassalise teenindamise eeskiri, SAP kasutusjuhend „Pank“ punktid 1 ja 2, SAP BO finantsaruannete kasutusjuhend maksekorralduste aruande kohta. Toimingu üldised põhimõtted:

1) Talitus korraldab igapäevaselt väljaminevate maksekorralduste panka saatmise üldjuhul üks kord tööpäevas, ühendades selle vahendite broneerimisega e-riigikassas. Selleks lepitakse talituses kokku, millisel kellaajal käivitatakse igapäevaselt maksekorralduste e- riigikassasse saatmine koos vahendite broneerimiseks summa leidmisega. Igapäevane maksekorralduste saatmine toimub kolmandal tööpäeval enne maksepäeva (st saadetakse ülehomseks tööpäevaks).

2) Kohustuste arvestaja lähtub maksekorralduste saatmise ajast. Kui ta võtab arvele kohustuse, mille maksetähtpäev on varasem järgmise igapäevase maksekorralduste saatmise tähtpäevast, siis sisestab ta sellele maksemeetodi U (välja arvatud välismaksekorraldused) ning teavitab maksekorralduste kontrollijat kiirmaksest.

3) Talitus arutab ja võtab ette tegevusi kiirmaksete vähendamiseks, sh teeb selgitustööd tarnijate või Asutustega, kes ei ole ostudokumente õigeaegselt esitanud.

4) Talitus tagab üldjuhul maksekorralduste kontrollija ja maksekorralduste saatja isikute lahususe.

5) Talitus tagab e-riigikassasse broneeringute tegemise, maksekorralduste ettepaneku koostamise ja maksekorralduste saatmise tsentraliseeritud töökorralduse.

6) PPO koostab ja kontrollib maksekorralduste faili SAPis lähtudes oma reeglitest. PPO-ga lepib Talitus kokku kellaaja, milliseks PPO oma maksekorralduste faili(d) koostab, et need ära saata. Kui PPO-l ei ole võimalik kokkulepitud kellaajaks faile koostada, teavitab ta hilinemisest maksekorralduste saatjat.

7) Suure hulga teatud liiki maksekorralduste saatmiseks (näiteks KOV-dele toetus- ja tasandusfondi maksete maksmine) võib koostada eraldi maksekorralduste faili.

Maksekorralduste saatmise toimingu sammud:

I. Kohustuste arvestaja tagab kuni kokkulepitud kellaajalise tähtajani kohustuste arvelevõtmise kuni kolm tööpäeva varem nii, et igal tööpäeval läheksid maksmisele õiged

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: ….12.2017 Versioon nr: 2

Koostaja: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 5 / 36

K17 Finantsarvestuse toimingute kord ©Ainult RTK siseseks kasutamiseks

maksekorraldused. Vajadusel kontrollib ta maksekorraldusi SAP BO aruandega Maksekorraldused või SAPi aruandega Zmaksmata. Kokkulepitud kellaajal ei käivita kohustuste arvestaja lähetuste moodulis väljamaksetega seotud kandeid, kuna maksekuupäev tekib algselt kulude kajastamise kuupäevaga ja see on vaja muuta.

II. Maksekorralduste kontrollija käivitab SAPis maksekorralduste faili moodustamise transaktsiooniga F110. Käivituskuupäev = maksekuupäev e-riigikassas; Identifikaator = valitsemisala tunnus (näit R) + antud kuupäeva maksekorralduste faili järjekorranumber (näit 1) (kokku näit R1). Sisestab parameetrid või kopeerib parameetrid eelmise maksekorralduste faili pealt: Kande kuupäev ja dokumendid reg-tud kuni = käivituskuupäev; Ettevõtted = Valitsemisala kood (näit R000); makseviis = RV (kodumaised ja välismaksekorraldused korraga); järgm krkpv = järgmine kalendrikuupäev; Hankija = 1 kuni Z või üksiku makse saatmisel konkreetne hankija; klient = valida konkreetsed kliendid, kellele on vaja tagasi maksta. Vaba valiku lehel välistab kohustused makseblokeeringuga „A“ ning pearaamatu eritunnusega kanded „(A,E)“ ja „(G,X)“, mille tulemusena ei kuvata maksekorralduste kontrollijale blokeeritud kohustusi ja tehtud ettemakseid. Lisalogi vahelehele valib (v) maksetähtaja kontroll, makseviisi valik tõrgete ilmnemisel, maksedokumentide kanderead; Hankijad valib 1 kuni Z. Parameetrite salvestamisel ilmub sellekohane teade ekraanile.

III. Kui maksekorraldusega tuleb raha tagasi maksta kliendile, siis võtab müügi või kohustuste arvestaja kohustuse koos õige maksetähtpäeva ja makseviisiga arvele ja annab sellest eraldi teada maksekorralduste kontrollijale, et viimane võtaks selle maksekorralduste nimekirja kaasa. Sel juhul valib maksekorralduste kontrollija lisaks veel konkreetse kliendi.

IV. Maksekorralduste kontrollija käivitab makseettepaneku SAP soovituse tööriistaribalt valikuga (v) Käivita kohe.

V. Maksesoovituse kuva nupu alt kontrollib maksmisele minevate maksekorralduste loogilisust ja rekvisiitide olemasolu lähtudes kogemustest. Kontrollimisel vaadatakse üle, kas riigiasutustest saajatel on pangakonto numbriteks e-riigikassa konto numbrid, Tallinna LV puhul peab olema makse saajaks Tallinna Linnakantselei jne. Maksekorralduste kontrollija võib summa suurusest või muust kahtlusest tulenevalt pöörduda küsimusega kohustuste arvestaja poole või kontrollida ostuarvete olemasolu ja menetluskäiku eAKs või RTIPis.

VI. Näidis maksekorralduste kuvast, mille alusel maksekorralduse koostaja faili kontrollib. Roheline või punane indikaator näitab, kas SAP tehniliselt makse toimub või mitte. Täht (näiteks R) näitab makseviisi. Nimi 1 näitab tarnijat, kellele võeti kohustus, maksesaaja näitab, kellele makse makstakse, summa dokumendi valuutas ja valuuta, makse viitenumber, makse saaja iban ja swift.

VII. Kui maksekorralduste kuvas ilmnevad vead, vaatab maksekorralduste koostaja maksesoovituse logi nupu alt vea põhjuse ja vajadusel teavitab kohustuste arvestajat, kes parandab vea esimesel võimalusel ja annab sellest maksekorralduste kontrollijale teada. Maksekorralduste kontrollija ei lõpeta maksesoovitust, kui esineb vigaseid maksekorraldusi (punase indikaatoriga), vaid teavitab neist kohustuste arvestajaid ja ootab nende parandamist. Kui parandamine võtab kauem aega, siis jäetakse vigane maksekorraldus makseettepanekust välja ja saadetakse tasumisele järgmisel päeval või kiirmaksena.

VIII. Kui maksekorralduste kuva on korras, leiab maksekorralduste kontrollija makseteks broneerimisele kuuluva summa. Broneeringu summa leidmiseks valib F110s maksekorralduste kuvas paigutuse „Broneering“. Ekraanile kuvatakse summad makse saajate pangavõtmete ja valuutade lõikes. EUR broneeringu sisestamiseks tuleb EUR summast maha lahutada pangavõtmega 014 kirjeldatud tehingud, kuna need tähistavad summasid, mis tasutakse riigikassa e-kontodele.

IX. Talitus võib pidada broneeringute e-riigikassasse sisestamiseks eraldi broneeringute tabelit või koguda info muul viisil (vt sammud X, XI, XII). Kui broneeringute info kogumiseks kasutatakse broneeringute tabelit, sisestatakse sellesse kõik maksekorralduste nimekirja alusel leitud broneeringute vajadused igapäevaselt eraldi veergudesse või ridadesse.

X. PPO lisab broneeringute tabelisse või esitab maksekorralduste kontrollijale kokkulepitud kellaajaks omapoolselt palgamoodulist tulevate maksete broneeringud.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: ….12.2017 Versioon nr: 2

Koostaja: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 6 / 36

K17 Finantsarvestuse toimingute kord ©Ainult RTK siseseks kasutamiseks

XI. Kui kohustuste arvestaja teab kahe päeva jooksul kindlasti lisanduvaid makseid, lisab ta broneeringute tabelisse eraldi broneeringu kiirmakse tegemiseks või teatavitab raha vajadusest maksekorralduste kontrollijat.

XII. Vastavalt broneeringute tabelile või kogutud infole sisestab maksekorralduste kontrollija või saatja e-riigikassasse vajalikud broneeringute kogusummad.

XIII. Kui maksekorraldused on korrektsed ja ülekandmisele kuuluvad, käivitab maksekorralduste kontrollija uuesti makseettepaneku ja veendub, et maksmisele lähevad kõik soovitud maksekorraldused. Seejärel käivitab ta maksekäitluse ning paneb linnukese „Loo maksekandja“ ette, millega tekib e-riigikassasse saadetav fail.

XIV. Maksekorralduste kontrollija teavitab maksekorralduste saatjat maksekorralduste faili olemasolust.

XV. Maksekorralduste saatja vaatab ZEKASSAs maksekorralduste failis olevad maksed üle ja vajadusel kontrollib algdokumente maksekorralduse numbri alusel, kasutades transaktsiooni FB03. Kohustuse kande nägemiseks tuleb valida Keskkond_Maksekasutus. Seejärel saadab ta maksekorraldused e-riigikassasse SAP transaktsiooniga ZEKASSA ja vajaduse korral tühistab seejärel e-riigikassas üksiku makse, mis vajab täiendavat selgitamist.

XVI. Maksekorralduste saatja kontrollib ZEKASSAs saadetud maksekorralduste staatust. Toiming lõpeb, kui maksekorraldused on saanud staatuse „Confirmed“.

XVII. Kui maksekorraldus sai staatuse „Rejected“ või „Partly“, tuvastab maksekorralduse saatja makse tagasilükkamise põhjuse, avades veateate küsimärgi nupu alt.

XVIII. Maksekorralduste saatja tühistab tagasilükatud maksekorralduse SAP transaktsiooniga FBRA ning teavitab kohustuste arvestajat või PPO töötajat.

XIX. Kohustuste arvestaja parandab kohustuse dokumendi. Tagasilükatud makset käsitletakse seejärel üksiku kiirmaksena, mis saadetakse e-riigikassasse eraldi või juhul, kui maksetähtaega saab edasi lükata või peab edasi lükkama selgituste saamiseks, koos järgmiste päevade maksetega.

3.2. E-riigikassa ja pangakonto väljavõtete kontrollimine ja kajastamine SAPis

Toimingus osalejad/vastutajad: kontoväljavõtete sisestaja, RTK riiginõuete osakond osade kontode korral, Asutus ise osade kontode korral vastavalt Toimemudelile Toimingu tähtaeg/kestvus: igal järgmisel tööpäeval eelmise tööpäeva ja puhkepäevade kohta e- riigikassast ja pangast saadud väljavõtte sisestamine, v. a e-riigikassa kontod, mis ei ole loodud SAPi nn kodupankadena (House Bank) ja mille korral tehakse koondkandeid kindlaksmääratud perioodide (näiteks kuu) kohta korraga. Erandina teeb osade Justiitsministeeriumi pangakontode koondkandeid RTK riiginõuete osakond vastavalt Talitusega kokku lepitud tööjaotusele. Välispankade pangakontodel toimunud liikumiste sisestamine toimub lähtudes välispanga liikumiste kohta laekuva info sagedusest ja Toimemudelis kokku lepitud tähtaegadest. Kõikide liikumiste kohta peavad olema raamatupidamiskanded kajastatud hiljemalt saldoandmiku esitamise tähtajaks. Viited: Toimemudel, SAP kasutusjuhendid „Pank“ ja „Pangakontod e-riigikassas, raha ülekanded ja laekumised uue SAPi kasutamisel“, Kassalise teenindamise eeskiri Toimingu üldised põhimõtted:

1) Valitsemisala pearaamatupidaja otsustab e-riigikassas kontode avamise ja sulgemise

lähtudes Asutuste teenindamise vajadustest. Valitsemisala kasutab üht kulukontot ja vastavalt vajadusele üht või mitut tulukontot.

2) Talitus tagab kontoväljavõtete SAPi sisestamise otstarbeka tasemeni tsentraliseeritud töökorralduse. Valitsemisala pearaamatupidaja otsustab, kas erinevate kontode väljavõtteid sisestab ainult üks või mitu töötajat.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: ….12.2017 Versioon nr: 2

Koostaja: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 7 / 36

K17 Finantsarvestuse toimingute kord ©Ainult RTK siseseks kasutamiseks

3) Kui e-riigikassa või pangakonto laekumised jäävad saldoandmiku esitamise tähtajaks selgitamata, võetakse need SAPis esialgu arvele selgitamata laekumistena. Kui selgitamata laekumisi on palju, siis kasutatakse kliendi-tüüpi pearaamatu eritunnusega reskontro kontot. Kui selgitamata laekumisi on vähe, siis kasutatakse pearaamatu-tüüpi kontot.

4) HTMi talituses imporditakse kontoväljavõtted, mille nõuete arvestus toimub ERPLY müügisüsteemis, vastavasse infosüsteemi. ERPLY kasutamisel lähtutakse ERPLY juhenditest.

E-riigikassa ja pangakonto väljavõtte kontrollimise ja kajastamise toimingu sammud:

I. Kontoväljavõtete sisestaja salvestab e-riigikassa kontode väljavõtted X-kettale kuni SAPi

importimiseni, mille järgselt failid kustutatakse. Faili nimetus X-kettal viitab väljavõtte kuupäevale või perioodile (kuupäevade vahemikule).

II. Kontoväljavõtete sisestaja impordib „House bank“ kontoväljavõtete info iga e-riigikassa konto kohta SAPi transaktsiooniga ZFEBC. Selleks valib ta oma asutuse variandi, lisab õige pangaväljavõtte faili ja käivitab aruande.

III. Peale „House bank“ importimist avab kontoväljavõtete sisestaja transaktsiooniga FEBA panga väljavõtte järeltöötlemise, vaadates eraldi iga imporditud konto üle, valides konto välja ettevõtte panga nimetuse ja konto ID alusel (näiteks kulukonto puhul ettevõtte pank RIIGI ja panga ID 120).

IV. Kontoväljavõtete sisestaja töötleb pangaväljavõtte read, kus esimeses või teises veerus on punane indikaator. Kontoväljavõte on töödeldud, kui kõik indikaatorid on rohelised.

V. Punase indikaatoriga märgitud real valib kontoväljavõtete sisestaja, kas antud rida sulgeda avatud kandega (kas reskontro või avatud kannete haldusega pearaamatukonto kandega) või konteerida kliendi ettemakseks või otse pearaamatu kontole (sh tulude ja kulude kontod).

VI. Kui kõik e-riigikassa konto liikumised on nõuetekohaselt kajastatud (punased täpid FEBAs on likvideeritud), seob kontoväljavõtte sisestaja panga vahekontod 70000300 ja 71000300 transaktsiooniga F-03 iga päeva kaupa kokku. Kui sidumisel konto 71000300 saldo ei jõua nullini, siis seotakse transaktsiooniga F.13 omavahel kokkusobivad kanded ja selgitatakse ülejäänud vahed. Kui konto 70000300 ei jõua nulli, uurib kontoväljavõtte sisestaja probleemi välja kontoväljavõttelt transaktsiooniga FAGLL03. Kõigepealt veendutakse, et palgast tulnud kanded on omavahel võrdsed, st kas dokumendid tüüpidega SQ ja SV on võrdsed. Seejärel otsitakse summade alusel muid vahesid.

VII. Välispankades toimunud liikumised kajastab kontoväljavõtte sisestaja käsitsi SAPi transaktsiooniga FF67. Kui kanded on tehtud, seob ta pangavahekonto transaktsiooniga F- 03.

VIII. Kontode liikumised, millele ei ole SAPis avatud „House Bank“ kontot, sisestab kontoväljavõtete sisestaja SAPi transaktsiooniga F-02 või impordib transaktsiooniga zfi_saldo. Automaatliidese korral teise infosüsteemiga tekivad laekumiste kanded SAPi lähtudes liidese tehnilistest reeglitest (näiteks ERPLY, PRIAX).

IX. Kui kontoväljavõtete sisestaja tuvastab kontoväljavõttel selgitamata laekumisi, saadab ta selle kohta küsimuse kohustuse arvestajale või müügi arvestajale või asutusele, kui Asutus on teada, või kõikidele Asutustele, kui Asutus pole teada, e-posti teel kirja laekumise kohta info saamiseks.

X. Kui Asutused ei oska laekumise kohta täiendavaid selgitusi anda, võtab kontoväljavõtete sisestaja võimaluse korral maksjaga ühendust.

XI. Kui laekumine jääb tuvastamata, võtab kontoväljavõtete sisestaja selle arvele selgitamata laekumisena.

XII. Kui selgub ekslik laekumine, tagastatakse see maksjale või tema poolt viidatud isikule Asutusest saadud alusdokumendi alusel või raamatupidamise õiendi alusel. Summa tagastamiseks võtab kohustuste arvestaja SAPis tagasimakse kohustuse arvele.

XIII. Erandkorras jaotatakse töö Asutusega Toimemudeli alusel nii, et Asutus algatab ise e- riigikassa tulukontolt (mis ei ole SAPis defineeritud House Bank pangakontona) tagasimakseid ekslikult saabunud laekumiste tagastamiseks. Olenevalt Toimemudelis

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: ….12.2017 Versioon nr: 2

Koostaja: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 8 / 36

K17 Finantsarvestuse toimingute kord ©Ainult RTK siseseks kasutamiseks

kokku lepitust teeb Asutus ise tagasimakse või teavitab tagasimakse sisestamisest RTK kontaktisikut, kes kinnitab tagasimakse.

XIV. Kui nõue, sh makstud ettemakse laekub kuni 5 euro võrra väiksemas või suuremas summas võrreldes nõude summaga ja klient summat tagasi ei nõua, siis kantakse see tulu- või kulukontole lähtudes kontost, mis oli laekumisega seotud nõudel, kasutades üldjuhul samu eelarve tunnuseid, näiteks 44/322 majandustegevusest laekunud tulude puhul. Erijuhtudel, kui korrigeerimine ei tohi mõjutada toetustega seotud tehingute kajastamist, võib enamlaekumise kajastada kontol 38889000 eelarve tunnustega 10/388 või vähemlaekumise kontol 60809000 eelarve tunnustega 10/608. Sellised summad kajastatakse transaktsiooniga FEBA vahelehel Account Assignment.

3.3. E-riigikassa selgitamata laekumised

Toimingus osalejad/vastutajad: kontoväljavõtete sisestaja Toimingu tähtaeg/kestvus: hiljemalt järgmisel tööpäeval e-riigikassast selgitamata maksete info saamisel Viited: Kassalise teenindamise eeskiri Toimingu üldised põhimõtted:

FAO talitus tagab e-riigikassas olevate selgitamata laekumistega tegelemise otstarbeka tasemeni tsentraliseeritud korralduse. E-riigikassa selgitamata laekumiste toimingu sammud:

I. Kontoväljavõtete sisestaja vaatab igal tööpäeval üle e-riigikassa selgitamata maksed ning

juhul, kui ta tuvastab, et summa kuulub Asutusele, tellib ta laekumise valitsemisala kontole. Vajadusel saadab ta Asutustele e-postiga täpsustavaid küsimusi selgitamata laekumiste kohta.

II. Kui laekumine on võetud vastu valitsemisala kontole, tehakse toimingud vastavalt punktile 3.2.

3.4. Pangakaartidega toimunud maksete töötlemine

Toimingus osalejad/vastutajad: kontoväljavõtete sisestaja, kohustuste arvestaja Toimingu tähtaeg/kestvus: kohustuste arvestaja hiljemalt järgmisel tööpäeval pangakaardiga toimunud tehingute kohta aruande saamisest, kontoväljavõtete sisestaja hiljemalt järgmisel tööpäeval e-riigikassas või pangas toimunud maksete SAPi sisestamisest Viited: SAP kasutusjuhendid „Hankijate reskontro – Hankija tehingud“ ja „Pank“, RTIP kasutusjuhend „Majanduskulude moodul“ Toimingu üldised põhimõtted:

1) Talitus organiseerib pangakaartidega toimunud tehingute aruannetega seotud töö võimalikult tsentraliseeritud moel ning suunab Asutusi kasutama selleks RTIPi.

2) Tehingu kajastamine oleneb dokumentide laekumise järjekorrast, st kas pangakaardiga toimunud tehingute aruanne saabus enne või pärast pangaväljavõttel olevast maksest teadasaamist.

Pangakaartidega toimunud maksete töötlemise toimingu sammud:

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: ….12.2017 Versioon nr: 2

Koostaja: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 9 / 36

K17 Finantsarvestuse toimingute kord ©Ainult RTK siseseks kasutamiseks

I. Kui kohustuste arvestajale laekub aruanne pangakaardiga toimunud tehingute kohta enne

pangakonto väljavõttel olevast maksest teadasaamist, võtab ta kohustuse arvele töötaja ees kontol 20329000 SAP transaktsiooniga F-43 või kontrollib ja kinnitab aruande RTIPis, mille tulemusena tekib SAPis sama kanne. Kohustuse kontol on automaatselt blokeeringu tunnus A, kuna see ei tohi minna maksekorralduste aruandesse.

II. Kui varem kohustusena arvele võetud summa debiteeritakse panga poolt e-riigikassa kontolt või välispanga kontolt, kajastab kontoväljavõtete sisestaja makse ja kohustuse sulgemise SAPis. Selleks käivitab ta SAP transaktsiooniga F-53 ning sulgeb seejärel transaktsiooniga FEBA panga vahekonto.

III. Kui makse läheb pangakontolt maha enne aruande saamist, annab kontoväljavõtete sisestaja sellest teada kohustuste arvestajale, kes küsib Asutuselt aruannet kulutuse korrektseks kajastamiseks.

IV. Kui pangakaardi kasutamise aruanne hilineb, kuid eelarve täitmise aruandluse tähtaeg läheneb, võtab kontoväljavõtete sisestaja arvele ettemakse aruandvale isikule (kaardi kasutajale) kontol 10392000 transaktsiooniga F-48 ning seejärel sulgeb FEBAs panga vahekonto, otsides avatud kandeid panga vahekontol.

V. Kui ettemakse kontol 10392000 kajastati teiste eelarve tunnustega, kui selgub hiljem saabunud kuludokumendilt, siis kajastatakse ettemakse tagasilaekumine transaktsiooniga F-28 ja kuludokumendi maksmine transaktsiooniga F-53.

4. KOHUSTUSTE JA TARNIJATEGA SEOTUD TOIMINGUD

4.1. Kohustuste arvestus Toimingus osalejad/vastutajad: kohustuste arvestaja Toimingu tähtaeg/kestvus: Asutuse poolt eAKs kinnitatud ostuarve või RTIPis või DHSis kinnitatud või muul moel Toimemudeli alusel saadud maksmise kohustust sisaldav dokument kontrollitakse FAO talituses üldjuhul hiljemalt järgmisel tööpäeval peale asutuse poolset kinnitamist ja sisestatakse SAPi, kui kohustuste arvestaja loeb dokumendi kontrollimisel korrektseks. RTK kinnituspädevuses olev kohustus (näiteks maksudeklaratsiooni alusel maksude tasumiseks) sisestatakse SAPi lähtudes õigeaegse makse tegemise vajadusest. Viited: Üldeeskiri § 15, eAK kasutusjuhend, Toimemudel, SAP kasutusjuhendid „Ostureskontro kasutusjuhend - Hankija tehingud“, „Ostumooduli juhend“, „SAP eraldislepingute juhend“, RTIP kasutusjuhend „Majanduskulud“. Toimingu üldised põhimõtted:

1) Talitus korraldab igapäevaselt ostuarvete kinnitamise eAKs, nende SAPi importimise ja seejärel nende kohta raamatupidamiskannete tegemise. Töö toimub jooksvalt, jaotatuna kohustuste arvestajate vahel nii, et iga Asutuse eAKs olevad ostuarved saaksid võimalikult kiiresti SAPis arvele võetud ja tähtaegselt tarnijatele tasutud.

2) Talitus korraldab igapäevase muude maksmise kohustust sisaldavate dokumentide vastuvõtmise ja kinnitamise RTIPi majanduskulude mooduli või Asutuse DHSi kaudu või muul Toimemudelis kokkulepitud moel, nende sisestamise SAPi ja seejärel nende kohta raamatupidamiskannete tegemise nii, et kohustused saaksid võimalikult kiiresti SAPis kajastatud ja tähtaegselt tasutud.

3) Kohustuste arvestaja jälgib Asutuse kohustusi sisaldavate dokumentide kinnitamist ja juhib vajadusel Asutuse tähelepanu dokumentidele, mis on jäänud Asutuse poolt õigeaegselt kinnitamata ja mille korral satub ohtu nende tähtaegne tasumine.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: ….12.2017 Versioon nr: 2

Koostaja: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 10 / 36

K17 Finantsarvestuse toimingute kord ©Ainult RTK siseseks kasutamiseks

4) Kohustuste arvestaja kontrollib kohustuste dokumentide rekvisiite ja Asutuse poolt dokumentidele märgitud arvestusobjekte lähtudes Toimemudelis kokku lepitud vastutuse jaotusest.

5) Kohustuste arvestaja kontrollib, et asutuse poolt oleks dokument kinnitatud vähemalt Asutuse finantstöötaja poolt, kui Asutusel puudub finantstöötaja, siis muu Asutuse töötaja poolt.

6) Kohustuste arvestaja kontrollib dokumendi lähtudes Sise-eeskirjast ning vastutab dokumendi alusel tekkiva raamatupidamiskande õigsuse ja maksekorralduse õigete rekvisiitide, sh õigete summade, käibemaksukoodide, saaja andmete ja maksetähtpäeva sisestamise eest SAPi.

7) Kui maksetähtpäevani on aega vähem kui tavatoimingutena maksekorralduste saatmise reeglid ette näevad, siis informeerib kohustuste arvestaja kiirmaksest maksekorralduste kontrollijat (vt punkt 3.1).

8) Kui erandkorras on vaja leida maksekohustusi pargitud dokumente maksetähtaegade järjekorras, siis kasutab kohustuste arvestaja transaktsiooni FBL1N varianti „Parkla“, mis kuvab dokumendid maksetähtaegade järjestuses.

eAK kaudu saadud ostuarve menetlemise toimingu sammud:

I. Kohustuste arvestaja avab kinnituse ootel oleva ostuarve eAKs ja kontrollib selle õigsust

vastavalt Üldeeskirja §ile 15, Sise-eeskirjale ja Toimemudelile. Sealjuures kontrollib kohustuste arvestaja järgmiste andmete õigsust: tasumisele kuuluv summa, SAP tarnija koodi olemasolu, tarnija arvelduskonto number, maksekorralduse viitenumber, maksetähtaeg, kohustuse raamatupidamiskande kuupäev, konteeringu ridadele lisatud raamatupidamise konto ja käibemaksukood. Kui ostuarve on kreeditarve või mitme tehingupartneri koodiga arve, veendub kohustuste arvestaja lisaväljal olevate vastavate tunnuste olemasolus või lisab need. Ostutellimusega seotud arveid, sh mahukaid ostuarveid ei konteerita. Sel juhul kontrollib kohustuste arvestaja ostutellimuse numbri olemasolu ja vajadusel ka ostutellimuse olemasolu SAPis. Mahukate ostuarvete töötlemisel moodustatakse ostutellimus transaktsiooniga ZEARVE ning sisestatakse tekkinud ostutellimuste number eAKsse. Arvest moodustunud ostutellimuse infot exceli kujul eAKsse tagasi ei laadita, kuna asutused saavad detailse info kätte SAP BO aruannetest.

II. Kui ostuarve konteeringud ei ole korrektsed või tehingu kohta on nõutav täiendav informatsioon (sh manus eAKs) ning Toimemudeli kohaselt ei ole kohustuste arvestajal õigust andmeid ise parandada või tal puudub info andmete parandamiseks, saadab kohustuste arvestaja ostuarve eAKs Asutuse finantstöötajale tagasi koos kommentaariga puuduste kohta. SAPi tehniliste vigade ja ümardusvahede pärast Asutusele dokumenti tagasi ei saadeta. Sel juhul kohustuste arvestaja parandab ise vead või võtab ühendust MTO- ga nõu saamiseks. SAPi tehniliste vigade kirjeldused on leitavad eAK administraatori juhendis (punkt 9).

III. Kohustuste arvestaja parandab ilma Asutusega kooskõlastamata andmed, mida tal on lubatud Toimemudeli kohaselt ise parandada, sh reeglina arve päise andmed (tarnija kood, arvelduskonto, viitenumber, kande kuupäev vms).

IV. Kohustuste arvestaja tuvastab kinnitatud ostuarvete eAKst SAPi jõudmise või tagasilükkamise võimalikult kiiresti peale eAK ekspordi seansi toimumist.

V. Kui SAP lükkas ostuarve eAKsse tagasi, tuvastab kohustuste arvestaja tagasilükkamise põhjuse eAK kinnitusringi vaates kommentaari lahtrist ja tegeleb vea parandamisega (vt sammud II ja III). Kui viga oli tehniline, võtab ta vajadusel ühendust MTO töötajaga abi saamiseks.

VI. Kui ostuarve jõudis korrektselt eAKst SAPi ostureskontrosse, avab kohustuste arvestaja ostuarve eelregistreeritud raamatupidamiskande dokumentide loendist transaktsiooniga FBV0 või ostutellimuse olemasolu korral transaktsiooniga MIR6, kontrollib kande õigsust ja vajadusel muudab andmed korrektseks. Kreeditarve korral lisab kohustuste arvestaja arve viite lahtrisse seotava avatud arve raamatupidamiskande numbri (vt SAP kasutusjuhend „Ostureskontro kasutusjuhend - Hankija tehingud“ punkt 8). Lisab õige

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: ….12.2017 Versioon nr: 2

Koostaja: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 11 / 36

K17 Finantsarvestuse toimingute kord ©Ainult RTK siseseks kasutamiseks

maksemeetodi, kui see ei ole kodumaine tavapärane makseviis R. Välismakse korral lisab täiendavad makse juhised, kui ei soovita maksta teenustasu kahasse, ja maksebilansi koodi vähemalt sel juhul, kui summa on alates 50 000 eurot. Vajadusel muudab reskontro konto õigeks, näiteks põhivara soetuste korral kontoks 20101000. Samuti lisab Asutusega kokku lepitud juhul muud arvestusobjektid või teksti lepingu numbri kohta määrangu lahtrisse.

VII. Ostureskontros tarnijale makstud ettemakse arvelevõtmisele kuuluva kohustuse korral, sh põhivara soetuste eest tehtud ettemaksete korral (mitte aga nn pearaamatukonto tüüpi kontole ettemakstud tulevaste perioodide kulude arvelevõtmise korral) kustutab kohustuste arvestaja eAKst tulnud dokumendi ja loob uue dokumendi transaktsiooniga F- 47. Dokumendi päise teksti tuleb lisada eAKst tulnud kustutatud dokumendi number.

VIII. Kui raamatupidamiskande andmed on korrektsed, postitab kohustuste arvestaja ostuarve. Kui ostuarve postitamisel annab SAP veateate, selgitab kohustuste arvestaja vea põhjuse ja teeb vajalikud sammud vea kõrvaldamiseks (vt sammud II ja III).

IX. Vajaliku postitusaadressi puudumise või eelarve mittepiisavuse korral esitab kohustuste arvestaja e-posti teel taotluse vastavalt RTK riigiarvestuse spetsialistile või Asutusele.

X. Kui ostuarvega kaasneb pöördkäibemaksukohustus, võtab kohustuse arvestaja ostuarve postitamise järgselt selle arvele transaktsiooniga F-43. Seda võib teha ka kord kuus enne käibedeklaratsiooni esitamist SAP BO käibedeklaratsiooni alusel.

XI. Kui ostuarve oli eelnevalt tasutud ettemaksega, seob kohustuste arvestaja ostuarve postitamise järgselt tekkinud kohustuse ettemaksega transaktsiooniga F-44. Kui ettemakse ja tegeliku kulu eelarve tunnused ei kattunud või kui eelmisel aastal kajastatud käibemaksukulu võrra puuduvad eelarves vabad vahendid (ettemakse tehti eelmisel aastal), siis kajastatakse ettemakse tagasilaekumine transaktsiooniga F-28 ja kuludokumendi maksmine transaktsiooniga F-53.

XII. Kui ostuarve tehti välistoetusest või see kuulub hüvitamisele kolmanda isiku poolt ja Toimemudeli kohaselt võetakse nõue kohe peale ostuarve postitamist arvele, siis esitab kohustuste arvestaja sellekohase info nõude arvestajale või võtab ise nõude arvele transaktsiooniga F-22.

RTIPi majanduskulude mooduli kaudu saadud maksmisele mineva kohustuse menetlemise toimingu sammud: Dokumendi kontroll ja kajastamine toimub RTIPis kohustuste arvestaja poolt analoogselt eAK kaudu saadud ostuarvetega seotud toimingu sammudele. Majanduskulude moodulist tuleb kulutusi sisaldav dokument SAPi sarnaselt eAKga pargitud dokumendina. Kui majanduskulude mooduli kaudu küsitakse avanssi, tekib maksekorraldus SAPis impordina RTIPist koheselt (ilma parkimiseta). Kui maksekorraldus tehakse RTIPi kaudu, kajastatakse maksekorraldus selle tehingupartneriga, kellele tuleb näidata kulu. SAPis määratakse toimingus FBV0 dokumendile kohustuse real teine makse saaja (näiteks keskkonnatasu TP010001 saaja on Maksu- ja Tolliamet TP014001). Asutuse DHSi kaudu saadud maksmisele mineva kohustuse menetlemise toimingu sammud: Dokumendi kontroll ja kajastamine toimub kohustuste arvestaja poolt analoogselt eAK kaudu saadud ostuarvetega seotud toimingu sammudele. Erandiks on, et DHSist saadud info alusel sisestatakse dokument SAPi käsitsi, üldjuhul transaktsiooniga F-43 või muu sobiva transaktsiooniga (näit ettemaksed F-47). Peale dokumendi kajastamist SAPis sisestab kohustuste arvestaja DHSi SAP dokumendi numbri ja kinnitab dokumendi DHSis. Asutuse e-posti teel saadud maksmisele mineva kohustuse menetlemise toimingu sammud: Dokumendi kontroll ja kajastamine toimub kohustuste arvestaja poolt analoogselt eAK kaudu saadud ostuarvetega seotud toimingu sammudele. Erandiks on, et e-postiga saadud info alusel sisestatakse dokument SAPi käsitsi, üldjuhul transaktsiooniga F-43 või muu sobiva transaktsiooniga (näit ettemaksed F-47, massmaksed Excelis kohustuste impordi vormis,

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: ….12.2017 Versioon nr: 2

Koostaja: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 12 / 36

K17 Finantsarvestuse toimingute kord ©Ainult RTK siseseks kasutamiseks

imporditakse SAPi transaktsioonidega LSMW ja SM35). Peale dokumendi kajastamist SAPis salvestab kohustuste arvestaja e-posti teel saadud dokumendi vastavalt kehtivale korrale RTK võrgukettal, lisades dokumendile SAP dokumendi numbri, ning kui Toimemudelis on vastavalt ette nähtud, saadab selle teadmiseks ka Asutusele. RTK-s loodud maksedokumendi (näiteks maksudeklaratsioon, raamatupidamise õiend) alusel maksmisele mineva toimingu sammud: Dokumendi koostamine ja kajastamine toimub kooskõlas Toimemudeliga kohustuste arvestaja poolt. Dokument sisestatakse SAPi käsitsi, üldjuhul transaktsiooniga F-43 või muu sobiva transaktsiooniga (näit ettemaksed F-47). Peale dokumendi kajastamist SAPis salvestab kohustuste arvestaja vajaduse korral dokumendi RTK võrgukettal, lisades dokumendile SAP dokumendi numbri, ning kui Toimemudelis on vastavalt ette nähtud, saadab selle teadmiseks ka Asutusele. Asutuse DHSi või e-posti teel saadud toetuse andmise tehingu kajastamise sammud, kui toetuste andmine registreeritakse ostumoodulis:

I. Kohustuste arvestaja loob ostutellimuse SAPis transaktsiooniga ME21N ning vajadusel parandab või muudab seda transaktsiooniga ME22N. Ostutellimuse loomisel tuleb kajastada erinevate arvestusobjektide ja maksekuupäevadega summad eraldi ridadel.

II. Kohustuste arvestaja võtab arvele ettemakse transaktsiooniga ME2DP vastavalt Asutuse käskkirjale või sõlmitud lepingule.

III. Kui ostutellimus kantakse kohe kuluks, kajastab kohustuste arvestaja tehingu transaktsiooniga MIRO.

IV. Ettemaksete kulusse kandmine toimub transaktsiooniga MIRO toetuse kasutamise aruande või toetuse saaja teatise alusel. Seejärel seotakse ettemakse ja kohustuse kanded transaktsiooniga F-44.

V. Tarnijatega seotud ostutellimusi kontrollitakse transaktsiooniga ME2L. VI. Ettemaksete jälgimiseks kasutatakse SAP BO aruannet MM002.

VII. Ettemaksete tagasilaekumisel seotakse laekumine nõude jäägiga transaktsiooniga FEBA. Kuluks kantud toetuse kasutamata jäägi laekumisel krediteeritakse kulud ja võetakse tagasinõue arvele transaktsiooniga MIRO, seejärel märgitakse see laekunuks transaktsiooniga FEBA.

4.2. Tarnija loomine või tema andmete muutmine SAP tarnijate registris

Toimingus osalejad/vastutajad: tarnijate registri andmete muutja, välistarnijate puhul MTO töötaja Toimingu tähtaeg/kestvus: võimalikult kiiresti vajaduse tekkimisel Viited: SAP kasutusjuhend „Ostureskontro - Hankija põhiandmed“ Toimingu üldised põhimõtted:

1) Valitsemisala pearaamatupidaja määrab tarnijate registri andmete muutjad, kes sisestavad uusi tarnijaid ja muudavad tarnijate andmeid.

2) Tarnijate registri andmete muutja vastutab tarnijate registri andmete õigsuse eest, sh topelttarnijate sisestamise vältimise eest.

3) Välistarnijate loomine toimub MTO töötaja poolt. Kohustuste arvestaja, kellel tekib vajadus uue välistarnija kasutamiseks, saadab MTO-le info tarnija loomiseks aadressil [email protected], pannes e-kirja pealkirjaks „Hankija loomine … Asutusele“ (asutuse nimi, kes uut tarnijat vajab. E-kirjas tuuakse välja uue tarnija nimetus eAKs ja tema tehingupartneri kood, välisministeeriumi talitus lisab makseviisi ja oma välispanga koodi.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: ….12.2017 Versioon nr: 2

Koostaja: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 13 / 36

K17 Finantsarvestuse toimingute kord ©Ainult RTK siseseks kasutamiseks

Kui uue tarnija poolt saadetud arve ei ole leitav eAKs, lisatakse veel tarnija registrikood, aadress, sihtnumber, linn, riik, IBAN või pank ja pangakonto number.

Tarnija loomise või andmete muutmise toimingu sammud:

I. Kohustuste arvestaja või Asutus informeerib tarnijate registri andmete muutjat uue tarnija loomise või olemasoleva tarnija andmete muutmise vajadusest e-posti teel või vastav informatsioon saabub automaatselt eAKst.

II. Tarnijate registri andmete muutja kontrollib SAP transaktsiooniga FK01 tarnija registrikoodi ja nime järgi, kas tarnija on SAP andmebaasi juba loodud teistes valitsemisalades.

III. Kui tarnija on SAPis olemas, laiendab tarnijate registri andmete muutja tarnija valitsemisalale transaktsiooniga FK01. Teise valitsemisala oma töötajana registreeritud isikut ei tohi siiski teisele valitsemisalale laiendada, vaid sel juhul tuleb erandina registreerida eraldi tarnija, kes ei kuulu gruppi „oma töötaja“.

IV. Kui tarnija puudub, loob tarnijate registri andmete muutja uue tarnija SAPis transaktsiooniga FK01 või transaktsiooniga XK01, kui tarnija on vaja luua ka ostumoodulisse. Oma töötajad võib luua tarnijaks ka transaktsiooniga PRAA ükshaaval vajaduse korral.

V. Kui olemasoleva tarnija andmeid on vaja muuta, näiteks muutus tarnija nimi või pangakonto, siis muudab tarnijate registri andmete muutja tarnija andmed SAP transaktsiooniga FK02 või XK02.

VI. Alternatiivse maksesaaja lisamisel tarnija üldistesse andmetesse saadab tarnijate registri andmete muutja teate aadressil [email protected] andmete kinnitamiseks. Ettevõtte- põhistesse andmetesse alternatiivse saaja lisamiseks ei ole vaja kinnitust küsida.

HTMi talituse tarnija massandmete loomise toimingu sammud:

I. Tarnijate registri andmete muutja kontrollib SAP transaktsiooniga S_ALR_87012087 isikukoodi järgi üle, ega vastavaid tarnijaid juba loodud pole.

II. Tarnijate registri andmete muutja sisestab loodavate tarnijate nimed, isikukoodid ja pangakontod Exceli tabeli vastavasse vormi ja salvestab seejärel tekstifailina.

III. Kasutades transaktsiooni LSMW objekti ZOPGIB (või ZOPGALT, kui luuakse alternatiivsete makse saajatega tarnijaid) ja viimase sammuna transaktsiooni SM35 loob tarnijate registri andmete muutja eelnevalt salvestatud tekstifaili põhjal tarnijad.

IV. Loodud tarnijate nimekirja saab kätte transaktsiooniga Y_RHM_79000056X. 4.3. Lähetustega seotud toimingud

Toimingus osalejad/vastutajad: kohustuste arvestaja Toimingu tähtaeg/kestvus: Asutuse poolt RTIPis või DHSis kinnitatud lähetuskulude aruanne või lähetuskorraldusel kajastatud avansitaotlus kontrollitakse FAO talituses ja sisestatakse SAPi hiljemalt järgmisel tööpäeval peale Asutuse poolset kinnitamist RTIPis või DHSis, kui Asutuse poolt esitatud andmed saab kehtiva korra kohaselt lugeda korrektseks. Viited: Üldeeskiri § 15, eAK kasutusjuhend, Toimemudel, SAP kasutusjuhend „Ostureskontro kasutusjuhend - Hankija tehingud“, SAP kasutusjuhend „Lähetuste haldus finantsile“, RTIP juhend „Lähetused“. Toimingu üldised põhimõtted:

1) Talitus organiseerib lähetuste arvestusega seotud töö võimalikult tsentraliseeritud moel, kui Asutused kasutavad RTIPi. Lähetuste avansse menetletakse siis SAPis ükshaaval või

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: ….12.2017 Versioon nr: 2

Koostaja: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 14 / 36

K17 Finantsarvestuse toimingute kord ©Ainult RTK siseseks kasutamiseks

korraga. Lähetuste kuluaruannete menetlemise organiseerib talitus SAPis otstarbekuse korral korraga, kasutades selleks ettenähtud mass-transaktsioone.

2) Lähetustega seotud ostuarvete käsitlemine toimub vastavalt punktile 4.1. Kohustuste arvestus. Lähetuskulud seotakse SAP lähetuse koodiga, kui Asutus kasutab RTIPi või kui see on Asutusega Toimemudelis nii kokku lepitud.

3) Kohustuste arvestaja jälgib SAPis lähetustega seotud ettemakseid ja juhib vajadusel Asutuse finantstöötaja tähelepanu lähetustele, mille korral satub ohtu nende tähtaegne kuludesse arvamine.

4) Kohustuste arvestaja kontrollib lähetusele märgitud arvestusobjekte, päevaraha suurust, kuludokumentide olemasolu ja vastavust kuluaruandele, kululimiite ületavate erisoodustuste arvestust ning lähetuskulude hüvitamisega seotud informatsiooni lähtudes Toimemudelis kokku lepitud vastutuse jaotusest.

5) Kohustuste arvestaja kontrollib, et Asutuse poolt oleks lähetuse avansi taotlus lähetuskorraldusel või lähetuse kuluaruanne kinnitatud vähemalt ühe isiku poolt, kes ei ole Asutuse finantstöötaja ning lisaks Asutuse finantstöötaja poolt. Asutuse finantstöötaja kinnitus ei ole nõutav väikeste Asutuste korral, kus see funktsioon on antud Toimemudeli kohaselt RTKle.

6) Kohustuste arvestaja kontrollib lähetuskorralduse või lähetuse kuluaruande lähtudes Sise- eeskirjast ning vastutab õige raamatupidamiskande ja maksekorralduse õigete rekvisiitide, sh õigete summade, käibemaksukoodide, saaja andmete ja maksetähtpäeva õige sisestamise eest SAPi.

7) Kohustuste arvestaja kontrollib, et juhul, kui Asutus on märkinud lähetuskorraldusele või kuluaruandele, et lähetuskulud kuuluvad osaliselt või täielikult hüvitamisele, oleks lähetuse kuluaruandel märgitud lähetuskulude hüvitaja poolt hüvitatav summa, eesmärgiga saata RTIPist SAPi lisaks lähetuse kuluridadele korrektne pargitud nõude ja tulu raamatupidamiskanne. Erandjuhtudel oodatakse lähetuse kuludokumente kuni lähetuse kinnitamiseni, et hüvitajale tekiks korrektne nõue või otsustatakse võtta nõue hüvitajale arvele ostuarve alusel.

8) Kui lähetusega seotud makse maksetähtpäevani on aega vähem kui tavatoimingutena maksekorralduste saatmise reeglid ette näevad, siis informeerib kohustuste arvestaja kiirest maksest maksekorralduste kontrollijat (vt punkt 3.1).

RTIPis registreeritud lähetustega seotud toimingu sammud:

I. Kohustuste arvestaja avab kinnituse ootel oleva lähetuskorralduse avansi taotluse korral või lähetuste kuluaruande RTIPis ja kontrollib lähetuse rekvisiitide õigsust vastavalt üldeeskirja §ile 15, Sise-eeskirjale ja Toimemudelile. Sealjuures kontrollib kohustuste arvestaja järgmiste andmete õigsust: tasumisele kuuluv summa, maksetähtaeg, kohustuse raamatupidamiskande kuupäev, konteeringu ridadele lisatud käibemaksukood.

II. Kui lähetuse dokumendi rekvisiidid ei ole korrektsed või on nõutav täiendav informatsioon ning Toimemudeli kohaselt ei ole kohustuste arvestajal õigust andmeid ise parandada või tal puudub info andmete parandamiseks, saadab kohustuste arvestaja lähetuse dokumendi RTIPis Asutuse finantstöötajale (selle kooskõlastusringist puudumise korral lähetatule) tagasi koos kommentaariga puuduste kohta.

III. Kohustuste arvestaja parandab ilma Asutusega kooskõlastamata andmed, mida tal ei ole Toimemudeli alusel keelatud ise parandada (kande kuupäev, käibemaksukood vms).

IV. Kui lähetuse dokumendi andmed on õiged, kinnitab kohustuste arvestaja dokumendi RTIPis, mille tulemusena info jõuab automaatselt SAPi lähetuse kaardile.

V. Kui andmete eksport SAPi ei õnnestu, saab kohustuste arvestaja sellekohase teate, kus viidatakse puudustele. Kohustuste arvestaja kõrvaldab puudused või pöördub abi saamiseks SAP help-i.

VI. Kui lähetuse andmed jõudsid korrektselt RTIPist SAPi, töötleb Kohustuste arvestaja lähetuste avansid SAPis ükshaaval või korraga sõltuvalt nende mahust tööpäevas.

VII. Kui kohustuste arvestaja soovib ülevaadet RTIPist tulnud dokumentidest, valida toimingus PRAP variant /RTIP. Kuvatakse kõik lähetused, mille viimane muutja oli

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: ….12.2017 Versioon nr: 2

Koostaja: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 15 / 36

K17 Finantsarvestuse toimingute kord ©Ainult RTK siseseks kasutamiseks

Iseteenindusportaal, sh kulud ja avansid. Ainutl avansside ülevaate saamiseks valida variant Avanss.

VIII. Avansside töötlemisel ükshaaval avab kohustuste arvestaja lähetuse transaktsiooniga PRFI, määrab kandekuupäeva ja postitab kande.

IX. Avansside töötlemisel korraga valib kohustuste arvestaja transaktsiooni PRAP, valib variandi Avanss. Seejärel valib transaktsioonid PRFI ja PRRW – kontrollib kanded ja postitab need. Transaktsiooni PREC kasutatakse enne transaktsiooni PRFI, kui avansi staatus ei ole „Settled“. Avansid peab töötlema kiiresti, enne kui eAKst saabuvad ostuarved, mille korral viimaseks muutjaks jääb eAK.

X. Kulude kajastamine toimub üldjuhul korraga igal tööpäeval või otstarbekuse korral ükshaaval. Igal tööpäeval käivitab kohustuste arvestaja selleks transaktsiooni PRAP ja valiku variandi „Kulusse“, sisestab ettevõtte koodi ja valib Asutused, kellel on palgapäev ühel ja samal kuupäeval (kui on kõigil samal kuupäeval, ei vali Asutust) ning perioodivahemiku seni kuluks kandmata perioodi algusest kuni kuupäevani, mis on kehtestatud aruannete esitamiseks (näiteks täna miinus kolm tööpäeva), jätab alles variandi, kus kulud ei ole võrdsed nulliga või eemaldab selle, kui soovib lõpetada lähetusi, millel ei ole kulusid kajastatud. Valitud tingimustel otsitakse ainult lähetusi staatusega Trip completed või Trip Approved ja ei ole võrdne „Transfered to FI“. Sellelt võtab ta lähetuste koodid, mida edasi töödelda, arvuti vahemällu (Ctrl+Y; Ctrl+C). Kohustuste arvestaja kontrollib töötlemisele kuuluvaid lähetusi aruandega S_AHR_61016403, kasutades varianti „Päevaraha“. Selle kaudu otsitakse välja välislähetused, millel on päevaraha puudu, kuid avanss on makstud. Neid lähetusi ei saa automaatselt töödelda, kuna lähetuse aruanne ei ole veel saabunud. Nüüd võetakse vahemällu ainult need lähetused, mida võib edasi töödelda. Need töödeldakse (kantakse ettemaksukontolt kuluks) transaktsiooniga PREC. Selles tuleb samuti valida variant „Kulusse“, sobiva kuupäevaga palga maksmise kuupäevale vastav Payroll Area ja viimane kuu, millesse kanded tehakse. Siin kopeeritakse lähetuste koodid (Ctrl+V) ja töödeldakse. Seejärel valitakse transaktsioon PRFI, valitakse variant „Kulusse“ ja samad parameetrid nagu eelmises transaktsioonis ja kopeeritakse analoogselt lähetuste koodid ja töödeldakse. Transaktsiooniga PRRW kontrollib kohustuste arvestaja lõpuks kanded enne postitamist (st lähetuste Run numbril vajutab Check) ja postitab õiged kanded.

XI. Kohustuste arvestaja postitab igapäevaselt pargitud nõude ja tulu kanded, kui lähetuskulud kuuluvad katmisele hüvitaja poolt.

XII. Pikaajalised lähetused menetletakse alati ühekaupa või üheskoos teiste pikaajaliste lähetustega, kuna need lõpevad tulevikus ja neile on eraldi vaja sisestada kandekuupäev transaktsioonis PRFI.

DHSis registreeritud lähetustega seotud toimingu sammud: Kohustuste arvestaja kontrollib lähetuse dokumenti sarnaselt selle kontrollimisele RTIPis ning sisestab dokumendi käsitsi SAPi. Seejärel sisestab kohustuste arvestaja SAP dokumendinumbri DHSi ja kinnitab dokumendi DHSis. Kui Asutus kasutab SAP lähetuste moodulit, kasutatakse SAPis eespool kirjeldatud transaktsioone. Vastasel korral lähtutakse ostureskontro transaktsioonidest.

e-postiga saadud lähetustega seotud toimingu sammud: Kohustuste arvestaja kontrollib lähetuse dokumenti sarnaselt selle kontrollimisele RTIPis ning sisestab dokumendi käsitsi SAPi. Seejärel sisestab kohustuste arvestaja SAP dokumendinumbri e- postiga saadud dokumendile ja salvestab selle nõuetekohaselt RTK võrgukettal. Kui Asutus kasutab SAP lähetuste moodulit, kasutatakse SAPis eespool kirjeldatud transaktsioone. Vastasel korral lähtutakse ostureskontro transaktsioonidest.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: ….12.2017 Versioon nr: 2

Koostaja: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 16 / 36

K17 Finantsarvestuse toimingute kord ©Ainult RTK siseseks kasutamiseks

4.4. Kulude periodiseerimise toimingud

Toimingus osalejad/vastutajad: kohustuste arvestaja Toimingu tähtaeg/kestvus: periodiseerimise dokument sisestatakse SAPi peale tulevaste perioodide kulu ja kohustuse arvelevõtmist. Kuludesse periodiseerimist tehakse üks kord kuus enne kuu arvestuste sulgemist. Viited: SAP kasutusjuhend „Pearaamat“, sh alapunkt „Kordusdokumentide loomine ja käivitamine“ Toimingu üldised põhimõtted:

1) Periodiseeritavat tulevaste perioodide kulu kajastatakse kontol 10399010 ilma käibemaksuta. Sisulisi tarnijatele tehtud ettemakseid kajastatakse ostureskontros tarnijatele tehtud ettemaksetena, mitte kontol 10399010.

2) Iga kuu lõpus kantakse kogunenud periodiseerimise dokumendid kulusse. Ühe ostuarve periodiseerimise dokumendid seotakse viimase kulusse kandmise kuupäevaga. Teatud aja tagant võib periodiseerimise kanded teha ära aasta lõpuni, et konto jääk avatud kannete kohta oleks väiksem.

3) Kohustusi võtavad kontole 10399010 arvele vajadusel kõik kohustuste arvestajad, kes tegelevad ostuarvete ja muude dokumentide alusel kohustuste arvelevõtmisega. Samas organiseerib Talitus tulevaste perioodide kuluks kandmise ja kuluks kantud summade sidumise kontol 10399010 tsentraalselt kogu valitsemisala kohta korraga, määrates selleks ühe kohustuste arvestaja.

4) Välisvaluutas tehtud periodiseerimise dokumentidel peab kasutama fikseeritud kurssi. Kursi aluseks peab võtma ostuarve kohustuse dokumendi kursi, millega summa tasuti.

5) Periodiseeritakse ainult neid kulusid, mille summa ületab Üldeeskirjas põhivara soetamiseks sätestatud piirmäära. Ühe aasta kulud võib kanda ühte ja samasse kuusse ja mitte kasutada periodiseerimise funktsionaalsust kuude vahel, kui igasse kuusse kantav kulu oleks kuni summani, mis võrdub põhivara soetamise piirmääraga.

6) Transaktsiooniga FBD1 võib kulusse kandmise dokumendid koostada juhul, kui kulusid on vaja kajastada rohkem kui kolmes kuus. Kui kontole 10399010 arvele võetud summa kantakse kuluks kuni kolme kuu jooksul, koostatakse dokument transaktsiooniga F-02, dokumenditüüp SA ja kopeeritakse viite abil vajadusel ka järgmistesse kuudesse.

Kulude periodiseerimise toimingu sammud

I. Periodiseerimisele kuuluva summa kannab kohustuste arvestaja kontole 10399010. Ostudokumendi määrangu lahtrisse tuleb kirjutada tarnija nimi.

II. Periodiseerimise dokumendi sisestab kohustuste arvestaja, kes kajastas ostu kontol 10399010, transaktsiooniga FBD1. Selles määratakse dokumendi periodiseerimise ajavahemik, graafiku tiheduseks üks kord kuus, igakuiste kannete kuupäevaks 31. Viite lahtrisse kirjutatakse tarnija arve number, mida periodiseeritakse, ja määrangu lahtrisse kirjutatakse tarnija nimi. Nende järgi saab leida konto väljavõtte jäägid periodiseerimise dokumentide lõikes. Kuigi ostudokumendiga kantakse käibemaks kuluks, kajastatakse SAP BO aruandluse (koos maksukuludega) õigsuse tagamiseks ridadele käibemaksukoodid, näiteks R7 ja R6, mis käibemaksu ridu ei tekita, kuid annavad vajalikud arvutusalused SAP BO aruannete jaoks. Välisvaluuta korral tuleb määrata, et summad kantakse üle kohalikus valuutas.

III. Kohustuste arvestaja, kelle tööülesandeks on kanda valitsemisalas kapitaliseeritud kulud kontolt 10399010 kuluks, käivitab periodiseerimise dokumendi transaktsiooniga F.14

IV. Kohustuste arvestaja seob peale arve periodiseerimise lõpetamist kontol 10399010 lahtised kanded transaktsiooniga F.13, välisvaluutas tehtud periodiseerimise kanded transaktsiooniga F-51.

V. Kohustuste arvestaja kontrollib periodiseerimist transaktsiooniga F.15 või pearaamatu väljavõttega FAGLL03, valides konto 10399010 ja paigutuse „Periodiseer“.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: ….12.2017 Versioon nr: 2

Koostaja: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 17 / 36

K17 Finantsarvestuse toimingute kord ©Ainult RTK siseseks kasutamiseks

5. PÕHIVARA ARVESTUSE TOIMINGUD 5.1. Põhivara soetus

Toimingus osalejad/vastutajad: põhivara arvestaja. Toimingu tähtaeg/kestvus: Asutuse poolt eAKs kinnitatud ostuarve kontrollitakse põhivara arvestaja poolt ja sisestatakse SAPi hiljemalt järgmisel tööpäeval peale Asutuse poolset kinnitamist, kui ostuarvega seotud info on korrektne. Viited: Üldeeskiri § 15, 41 ja 43, eAK kasutusjuhend, Toimemudel, SAP kasutusjuhendid „Ostureskontro kasutusjuhend - Hankija tehingud“, „Projektimooduli juhend“, „Projektimooduli meelespea“ ja „Varad“. Toimingu üldised põhimõtted:

1) Üldjuhul kajastatakse põhivara soetust ostuarvete alusel. Põhivara soetuste korral avatakse projekt ja selle struktuurelemendid (wbs-elemendid), millega kulutused seotakse. Käesolevas osas on kirjeldatud wbs-elementide loomist ja kasutamist ning neilt kulutuste paigutamist põhivara kaartidele, kuna need tegevused lisanduvad põhivara soetuse korral punktis 4.1 esitatud ostuarvete käsitlemise sammudele.

2) Põhivara soetuse algdokumendiks võib olla ka tööjõukulude kapitaliseerimise akt, mille korral kajastab põhivara arvestaja tööjõukulude vähenemise ja põhivara soetuse SAP transaktsiooniga F-02. Eelarve täitmine kajastatakse tööjõukuludes, transaktsioonis F-02 mõlemal real ühesugused eelarve täitmise tunnused.).

3) Põhivara soetustega seotud töö tsentraliseeritakse talituses sobivalt. Üldjuhul tegelevad põhivara soetuste kajastamisega töötajad, kes kajastavad ka muid põhivaraga seotud tehinguid.

Põhivara soetuse toimingu sammud:

I. Põhivara arvestaja avab kinnituse ootel oleva ostuarve eAKs või muu ostudokumendi,

millelt selgub põhivara ostu kajastamise vajadus, ja kontrollib arvele märgitud wbs- elementi, et tagada kulutuste arvelevõtmine õigele wbs-elemendiga seotud põhivara kaardile.

II. Kui sobiv wbs-element ei ole veel avatud, siis põhivara arvestaja avab selle Asutusega eelnevalt kooskõlastatult SAPis enne ostuarve kinnitamist vastavalt SAP Projektimooduli meelespeale transaktsiooniga CJ20N – Projektikoostur.

III. Põhivara arvestaja jälgib wbs-elemendi avamist õigele tasemele. Harva luuakse uus projekt ja sellega seotud ülemine wbs-element (kõige ülemine tase), kuna põhivara soetust kajastavad kõige ülemised koondavad tasemed on juba varem avatud.

IV. Põhivara soetuseks avatud wbs-elemendil saab kajastada ainult põhivara soetust (mitte tulusid ega kulusid ega ettemakseid) ning igal wbs-elemendil saab kajastada ainult kindlaksmääratud eelarve aadressi (liik ja objekt, eelarveüksus, tegevusala, toetus).

V. Kui põhivara ostetakse mitmelt eelarve aadressilt, avatakse mitu wbs-elementi. Wbs- elemendi koodide avamisel minnakse võimaluse korral üle süsteemile, kus wbs-elemendi kood sisaldab konteeritavaid eelarve tunnuseid. Näiteks võib koodi moodustada järgmiselt: näidatakse investeeringu tunnustäht I ja eelarve liik, kodeeritakse Asutuse tunnus+sidekriips+I+eelarve liik+sidekriips+wbs-elemendi tunnus. Koodi maksimaalne pikkus on 20 sümbolit.

VI. Põhivaraga seotud wbs-elemendi tüübiks määratakse IT. Vastutavaks kulukeskuseks määratakse kulukeskus, millele hiljem hakatakse põhivara kulumit arvestama.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: ….12.2017 Versioon nr: 2

Koostaja: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 18 / 36

K17 Finantsarvestuse toimingute kord ©Ainult RTK siseseks kasutamiseks

VII. Wbs-elemendile, millele kogutakse lõpetamata ehituse kulusid, määratakse lehel „Juhtimine“ lisaks investeeringu tüübile 10 investeeringu profiil Z00001 Lõpetamata materiaalne põhivara või Z00002 Lõpetamata immateriaalne põhivara.

VIII. Wbs-elemendi juurde avatakse lõpetamata ehituse vara kaart menüüpunktist Redigeeri - Projekti struktuurelement – Investeeringukavad - Lõpetamata põhivara. Vara kaardil täidetakse vara kirjeldus, vastutav kulukeskus, eelarve liik, tegevusala, toetus, eelarveüksus.

IX. Lõpetatud vara kaart luuakse wbs-elemendile menüüpunktis Redigeeri - Projekti struktuurelement – Investeeringukavad – Loo valmis põhivara.

X. Kui vara kaart on olemas enne wbs-elemendi loomist, lisatakse see wbs-elemendile menüüpunktist Redigeeri – Kulud – Paigutusreegel. Valitakse kategooria PV ning sihtkuluobjekti lahtrisse põhivara kaardi number või numbrid, kui paigutatakse ümber mitmele varale.

XI. Põhivara arvestaja kontrollib lisaks wbs-elemendi sobivusele eAKs põhivara arvelevõtmise vahekonto (algusega 5529) õigsust vastavalt SAP projektimooduli kasutusjuhendi punktile 7 „Vara soetamine (ost)“.

XII. Peale põhivara soetuse kajastamist SAPis wbs-elemendil teeb põhivara arvestaja ümberpaigutuse vara kaardile SAP transaktsiooniga CJ88 vastavalt SAP projektimooduli kasutusjuhendi punktile 8 „Paigutamine“.

XIII. Hiljemalt iga kuu sulgemisel kontrollib põhivara arvestaja, et kõik põhivara soetuse vahekontod oleksid viidud nulli, st paigutatud ümber põhivara kontodele.

5.2. Lõpetamata vara üleviimine valmis põhivaraks

Toimingus osalejad/vastutajad: põhivara arvestaja. Toimingu tähtaeg/kestvus: Asutuse poolt esitatud ehituse lõpetamise akt kontrollitakse talituses ja sisestatakse SAPi Toimemudelis kokku lepitud tähtajaks peale Asutuse poolset kinnitamist, kui akt tunnistatakse korrektseks. Viited: Toimemudel, SAP kasutusjuhendid „Projektimooduli juhend“ ja „Varad“ Toimingu üldised põhimõtted:

1) Põhivara arvestaja saadab vajaduse korral aeg-ajalt Asutusele e-posti teel infot olemasolevate lõpetamata ehituste kohta, et tuletada asutusele meelde nende ümberklassifitseerimise vajadust ehituse lõpetamise korral ning tagada nende õige kulumi arvestus.

Lõpetamata vara valmis põhivaraks üleviimise toimingu sammud:

I. Põhivara arvestaja võtab Asutuselt DHSi kaudu või e-posti teel vastu akti põhivara

ümberklassifitseerimiseks lõpetamata ehituse kontolt valmis põhivara kontole ja kontrollib aktil olevad andmed.

II. Asutuse aktile peab olema märgitud lõpetamata ehituse projekti või wbs-elemendi nimetus, soovitavalt ka kood (koodid), kogutud lõpetamata ehituse summa ja põhivara nimetus, millega vara arvele võtta, samuti hinnang põhivara eluea kohta, kui see ei tulene ette kokku lepitud üldistest reeglitest, vara kasutuselevõtmise kuupäev.

III. Põhivara arvestaja kontrollib andmete vastavust SAP projektimoodulis transaktsiooniga CJ20N.

IV. Põhivara arvestaja kontrollib lõpetatud põhivara kaardi olemasolu wbs-elemendil või lisab selle vastavalt punktis 6.1 kirjeldatule. Kui põhivara võetakse arvele mitmelt lõpetamata ehituse wbs-elemendilt (kantakse ühele valmis põhivara kaardile kokku), korratakse seda iga vastava wbs-elemendiga.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: ….12.2017 Versioon nr: 2

Koostaja: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 19 / 36

K17 Finantsarvestuse toimingute kord ©Ainult RTK siseseks kasutamiseks

V. Põhivara arvestaja viib lõpetamata põhivara üle valmis põhivaraks transaktsiooniga CJ88, valides töötlustüübiks täispaigutuse ja lisades põhivara kasutuselevõtmise perioodi, akti kuupäeva, kande kuupäeva.

VI. Vea korral vaatab põhivara arvestaja veateadet ning vastavalt sellele parandab andmed wbs-elemendil transaktsiooniga CJ20N või vara kaardil transaktsiooniga AS02 ja kordab siis paigutust transaktsiooniga CJ88 kuni ümberpaigutamise eduka lõpetamiseni.

VII. Kui põhivara ümberpaigutamine tähendas olemasoleva vara parendust, muudab põhivara arvestaja vajadusel olemasoleva vara kaardil, millele summa lisandus, põhivara eluiga, lähtudes parenduse tulemusena toimunud järelejäänud eluea pikenemisest, transaktsiooniga AS02. Järelejäänud eluiga hindab Asutus. Vajadusel teeb põhivara arvestaja Asutusele selle kohta järelepärimise.

VIII. Parenduse korral võib olla vajalik kanda osa olemasolevast põhivarast maha, kuna see ümberehitamise käigus oluliselt demonteeriti ja likvideeriti, transaktsiooniga ABAVN. Mahakandmise vajadust hindab samuti Asutus. Vajadusel teeb põhivara arvestaja Asutusele selle kohta järelepärimise.

5.3. Põhivara mahakandmine ja võõrandamine

Toimingus osalejad/vastutajad: põhivara arvestaja. Toimingu tähtaeg/kestvus: Asutuse poolt esitatud põhivara mahakandmist nõudva dokumendi (akt, müügiarve koostamise teatis, leping, RTIP teatis vara müügi, üleandmise või mahakandmise kohta vms) alusel dokument kontrollitakse ja sisestatakse SAPi Toimemudelis kokku lepitud tähtajaks, kui dokument tunnistatakse korrektseks. Viited: Toimemudel, SAP kasutusjuhend „Varad“, RTIP kasutusjuhend „Varad“ Toimingu üldised põhimõtted:

1) Talitus tsentraliseerib põhivarade mahakandmise üldjuhul ühele töötajale. 2) Valitsemisala sisest põhivara üleandmist-vastuvõtmist ei kajastata rahavoo koodidega 15 ja

16. Selle asemel valitakse transaktsioonis ABUMN ülekande variant 4, mille korral kantakse põhivara väärtused ühelt kaardilt teisele ning bilansis kajastatakse ühe asutuse (segmendi) põhivara ja netovara (konto 29900095) vähenemine ja teisel vastavalt suurenemine.

3) Kui korraga on vaja maha kanda mitu vara, valitakse transaktsiooniga AR01 mahakantavate varade tööleht, kasutades transaktsiooni AR31.

Põhivara mahakandmise toimingu sammud:

I. Põhivara arvestaja kontrollib Asutuselt DHSi kaudu või e-posti teel või RTIPist saadud info

alusel dokumendi andmeid põhivara mahakandmise vajaduse kohta. Vajadusel koostab ta lisaks käesolevas punktis kirjeldatule ka müügiarve või annab info müügiarve koostamiseks edasi müügi arvestajale.

II. Põhivara arvestaja valib õige transaktsiooni SAPi Varade juhendi kohaselt, millega vara maha kanda - näiteks ABAON vara müügi või teistele valitsemisaladele üleandmise korral (RV02, 15, 17), ABAVN mahakandmise korral kulumisse (RV 12, 24).

III. Põhivara arvestaja valib seejärel mahakandmisele kuuluva vara kaardi, lisab dokumendi numbri, kande kuupäeva ja põhivara mahakandmise väärtuspäeva (üldjuhul sama nagu kande kuupäev). Lisab viite lahtrisse täiendavalt Asutuse dokumendinumbri (näiteks DHSi järjekorranumbri), teksti mahakandmise kohta ning tehingupartneri (ostja, saaja) korral ka tema nime. RV 02, 15 ja 17 puhul tuleb transaktsioonis ABAON lisaks valida tulu BJM põhjal ja valida kood 01, mis viib jääkväärtuse summa õigele raamatupidamise kontole. Kui kasutatakse mass-mahakandmist töölehega AR31, tuleb vajaduse korral teha

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: ….12.2017 Versioon nr: 2

Koostaja: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 20 / 36

K17 Finantsarvestuse toimingute kord ©Ainult RTK siseseks kasutamiseks

paranduskanne mahakantud jääkväärtuse viimiseks teisele kontole, näiteks kontolt 71001000 kontole 15020000.

IV. Mitme vara mahakandmise korral valitakse transaktsiooniga AR01 mahakantavate varade tööleht, kasutades transaktsiooni AR31 (rahavoo koodid 12, 15, 24), sisestatakse mahakantavate varade kaartide numbrid ja kajastatakse mahakandmine korraga.

V. Kui vara kantakse maha osaliselt (osa kogumist), siis täidab põhivara arvestaja osalise eemaldamise vahelehel mahakantava soetusmaksumuse summa.

VI. Põhivara arvestaja simuleerib tekkivat raamatupidamiskannet. Kui see on korrektne, kannab ta vara maha ning lisab SAP dokumendinumbri Asutuse DHSi või e-postiga saadud dokumendile, kinnitades dokumendi. Kui dokumendi alusel oli nõutav müügiarve koostamine, kajastatakse samal dokumendil ka SAP müügidokumendi number.

5.4. Kulumi arvestus ja täiendav allahindlus

Toimingus osalejad/vastutajad: põhivara arvestaja. Toimingu tähtaeg/kestvus: Kulumit arvestatakse üks kord kuus hiljemalt saldoandmiku esitamisele eelneval tööpäeval, kui põhivaradega seotud tehingud on kajastatud. Täiendavat allahindlust arvestatakse selle kohta Asutusest DHSi kaudu või e-posti teel info saamisel või kulumiarvestuses tehtud vea parandamiseks raamatupidamise õiendi alusel. Viited: SAP kasutusjuhend „Varad“ Toimingu üldised põhimõtted: Talituses toimub kulumi arvestus tsentraliseeritult kogu valitsemisala kohta.

Kulumi arvestuse sammud:

I. Põhivara arvestaja kasutab SAP transaktsiooni AFAB, määrates kulumi arvestuse perioodi

ja käivitab testkäsitluse. II. Kui test lõppes vigadeta, käivitab põhivara arvestaja reaalse kulumi arvestuse taustatööna

(menüüst Program->Execute in Backround, Immediate). III. Kui test lõppes vigadega, on see nähtav punase indikaatoriga veateatel. Veateade avatakse,

loetakse teate sisu ja tehakse vastavad parandused. IV. Kui varadele arvestati täiendavat kulumit võrreldes perioodi kulumiga või muul juhul, kui

soovitakse veenduda kulumi õigsuses, kasutab põhivara arvestaja transaktsiooni S_P99_41000192. Kontode kaupa kasutatakse transaktsiooni FAGLL03.

V. Vea avastamisel parandab põhivara arvestaja põhivara kaardi ja kordab seejärel kulumi arvestust.

VI. Kuni järgmise kuu kulumi arvestuseni saab veel korrata kulumi arvestust, kui varade kohta lisati lõppenud viimasesse kuusse kuuluvaid täiendavaid muudatusi (korratakse kulumi arvestust peale muudatuste tegemist).

VII. Erandkorras saab teatud vara kulumit parandada või tekkinud allahindlust kajastada täiendava kulumi kandega, mille põhivara arvestaja teeb transaktsiooniga ABAA.

5.5. Põhivara mitterahaline saamine

Toimingus osalejad/vastutajad: põhivara arvestaja. Toimingu tähtaeg/kestvus: Asutuse poolt esitatud põhivara saamise dokumendi alusel (üleandmise akt, leping vms) hiljemalt dokumendi saamisele järgneval tööpäeval dokument kontrollitakse talituses ja sisestatakse SAPi, kui dokument tunnistatakse korrektseks.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: ….12.2017 Versioon nr: 2

Koostaja: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 21 / 36

K17 Finantsarvestuse toimingute kord ©Ainult RTK siseseks kasutamiseks

Viited: Toimemudel, SAP kasutusjuhend „Varad“ Toimingu üldised põhimõtted:

1) Talitus tsentraliseerib põhivarade mitterahalise saamise kajastamise üldjuhul ühele töötajale.

2) Valitsemisala sisest põhivara üleandmist-vastuvõtmist ei kajastata rahavoo koodidega 15 ja 16. Selle asemel valitakse transaktsioonis ABUMN ülekande variant 4, mille korral kantakse põhivara väärtused ühelt kaardilt teisele ning bilansis kajastatakse ühe asutuse (segmendi) põhivara ja netovara (konto 29900095) vähenemine ja teisel vastavalt suurenemine.

Põhivara mitterahalise saamise kajastamise toimingu sammud:

I. Põhivara arvestaja kontrollib Asutuselt DHSi kaudu või e-posti teel saadud info alusel dokumendi andmeid põhivara mitterahalise saamise kohta.

II. Põhivara arvestaja avab põhivara kaardi transaktsiooniga AS01, sisestab sellele vara nimetuse, koguse, koguse mõõtühiku, kuluüksuse kulumi arvestamiseks, hinnangulise eluea, vajadusel muud andmed.

III. Põhivara arvestaja valib seejärel õige transaktsiooni SAPi Varade juhendi kohaselt, millega vara saamine kajastada - ABSO vara saamisel teisest riigiasutusest (RV16), ABZON vara saamisel sihtfinantseerimisena või mitterahalise väljamaksena (RV19, 18, 21).

IV. Põhivara arvestaja valib seejärel saadud vara kaardi, lisab kande kuupäeva, põhivara saamise väärtuspäeva (üldjuhul sama nagu kande kuupäev). Tehingu tüübi lahtrisse valitakse õige rahavoo kood (tehingu tüüp) täiendavalt lisatakse tehingupartneri kood.

V. Põhivara arvestaja kajastab soetusmaksumuse, RV16 korral ka akumuleeritud kulumi, teksti lahtrisse Asutuse dokumendinumbri (näiteks DHSi järjekorranumbri), selgituse saamise kohta ning tehingupartneri (üleandja) korral ka tema nime.

VI. Põhivara arvestaja simuleerib tekkivat raamatupidamiskannet. Kui see on korrektne, postitab ta vara arvelevõtmise kande ning lisab SAP dokumendinumbri Asutuse DHSi või e-postiga saadud dokumendile, kinnitades dokumendi.

6. TULUDE ARVESTUSE TOIMINGUD

6.1. Müügiarved

Toimingus osalejad/vastutajad: müügi arvestaja, Asutus Toimemudelis kokkulepitud juhtudel Toimingu tähtaeg/kestvus: müügiarved koostatakse ja saadetakse klientidele lähtudes Asutustest saadud alusdokumentidest kas lepingutes määratud tähtaegadel või ühekordse info alusel. Viited: Toimemudel, SAPi kasutusjuhend „Müügimooduli juhend“ punktid 4 ja 5, SAPi kasutusjuhend „E-müügiarvete juhend“. Toimingu üldised põhimõtted:

1) Arve koostamiseks ja saatmiseks SAPi müügimoodulis jälgitakse väljundi tüüpi. Kui klient võtab vastu e-arveid, saadetakse arveid e-arvetena. Vastav väljund tekib SAPi automaatselt, kuna kliendi müügipiirkonna andmetesse kirjutatakse riigile e-müügiarvete vahendamise teenuse osutaja kaudu automaatselt müügipiirkonna tunnus Z3 ja väljundi tüüp ZREA. Kui e-arvet ei ole võimalik saata, eelistatakse pdf-arve saatmist kliendi või Asutuse üldisele e- posti aadressile, müügipiirkonna tunnus Z2, väljundi tüüp ZY00. Kui neid eelistatud variante ei ole võimalik kasutada, siis prindib müügi arvestaja transaktsiooniga VF03, väljundi tüüp ZEPB paberarve ja organiseerib selle saatmise kliendile.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: ….12.2017 Versioon nr: 2

Koostaja: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 22 / 36

K17 Finantsarvestuse toimingute kord ©Ainult RTK siseseks kasutamiseks

2) Talitus tsentraliseerib müügiarvete e-arvena saatmise ja nende e-arvete operaatorile jõudmise kontrollimise töö ühele või mitmele töötajale.

3) Kui müügiarve koostatakse Asutuse põhiinfosüsteemis ja saadetakse SAPi automaatselt, siis vastutab arve info eest Asutus vastavalt Toimemudelile. Sealjuures lepitakse kokku, kes saadab arved kliendile.

Müügiarve koostamise toimingu sammud:

I. Müügi arvestaja saab Asutusest andmed ühekordse müügiarve koostamiseks või andmed (lepingu) perioodiliste müügiarvete koostamiseks teatud ajavahemiku jooksul.

II. Müügi arvestaja saadab uue kliendi puhul andmed klientide registri andmete muutjale, kes laiendab või loob SAPi uue kliendi.

III. Müügi arvestaja saadab uue müügimaterjali korral klientide registri andmete muutjale info uue materjali/teenuse kohta, kes loob SAPi uue müügimaterjali.

IV. Müügiarve koostamiseks loob müügi arvestaja SAPi müügitellimuse transaktsiooniga VA01 või perioodiliste arvete koostamiseks lepingu SAPi transaktsiooniga VA41.

V. Kui müügitellimus või leping on loodud, käivitab müügi arvestaja müügiarve koostamise transaktsiooniga VF01 või lepingute korral VF04. Peale arve moodustumist kontrollib loodud arve. Kui arves leiti vigu, tühistab müügi arvestaja arve, parandab müügitellimuse ja loob uue arve. Kliendile saadetakse lõplik arve. Peale arve väljasaatmist toimub arve parandamine ainult kreeditarvega, mis saadetakse ka kliendile. Siiski juhul, kui on vaja parandada ainult kliendisse mittepuutuvaid Asutuse arvestusobjekte, luuakse kaks uut müügitellimust arve ja kreeditarve loomiseks, arve jaoks tüübiga ZEPD ning kreeditarve jaoks tüübiga ZEPK. Müügiarved tekivad vastavalt dokumenditüüpidega NP ja NC ning neid ei võeta arvesse käibedeklaratsioonis ega selle lisades.

VI. Kui müügi arvestaja koostab müügiarveid kulude edasisuunamiseks (vähendamiseks), siia tuleb müügiarve kulude ja käibemaksukulu vähenduse real kasutada käibemaksukoodi 7, mis vastab finantsarvestuses käibemaksukoodile W7. Sel juhul tekivad kuluvähenduse kohta õiged aruanded SAP BO-s (koos maksudega).

VII. Müügi arvestaja tagab arve saatmise kliendile lähtudes kliendi arvete vastuvõtutingimustest (vt toimingu üldised põhimõtted).

VIII. Müügi arvestaja kontrollib igapäevaselt e-arvete jõudmist e-arvete operaatori infosüsteemi lähtudes SAPi kasutusjuhendi „Müügimooduli kasutusjuhend“ punktist 5.6 ja SAPi kasutusjuhendist „E-müügiarvete juhend“.

IX. Müügi arvestaja kontrollib vähemalt kord kuus transaktsiooniga VFX3, kas müügimoodulis eksisteerib arveid, mis on klientide reskontrosse saatmata (raamatupidamiskanded tegemata). Nende esinemisel selgitab müügi vea põhjuse ja sõltuvalt sellest teeb paranduse või pöördub vea parandamiseks teise töötaja poole.

6.2. Kliendi loomine või tema andmete muutmine SAP klientide registris

Toimingus osalejad/vastutajad: klientide registri andmete muutja Toimingu tähtaeg/kestvus: võimalikult kiiresti vajaduse tekkimisel Viited: SAP kasutusjuhendid „Müügimooduli juhend“ punkt 2, „Müügireskontro juhend Kliendi põhiandmed“ Toimingu üldised põhimõtted:

1) Valitsemisala pearaamatupidaja määrab klientide registri andmete muutjad, kes sisestavad uusi kliente ja muudavad klientide andmeid.

2) Klientide registri andmete muutja vastutab klientide registri andmete õigsuse eest, sh topelt klientide sisestamise vältimise eest.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: ….12.2017 Versioon nr: 2

Koostaja: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 23 / 36

K17 Finantsarvestuse toimingute kord ©Ainult RTK siseseks kasutamiseks

3) Kliendile määratakse alati SAPis võlanõudeprotsessiks Z100 või Z101 (ei jäeta tühjaks), et saata SAPi kaudu automaatselt meeldetuletuskirju, kui klient ei ole arvet tähtajaks tasunud.

Kliendi loomise või andmete muutmise toimingu sammud:

I. Müügi arvestaja informeerib klientide registri andmete muutjat uue kliendi loomise või olemasoleva kliendi andmete muutmise vajadusest e-posti teel.

II. Klientide registri andmete muutja kontrollib SAP transaktsiooniga XD01 kliendi registrikoodi ja nime järgi, kas klient on SAP andmebaasi juba loodud teistes valitsemisalades.

III. Kui klient on SAPis olemas, laiendab klientide registri andmete muutja kliendi valitsemisalale transaktsiooniga XD01.

IV. Kui klient on valitsemisalas juba olemas, aga puudub asutuses (müügiorganisatsioonis), siis laiendab klientide registri andmete muutja kliendi asutusele transaktsiooniga XD01.

V. Kui klient puudub, loob klientide registri andmete muutja uue kliendi SAPis transaktsiooniga XD01, või juhul, kui klient on vajalik ainult müügireskontros, transaktsiooniga FD01, kasutades sobiva olemasoleva kliendi andmete kopeerimist uue kliendi loomiseks.

VI. Kui olemasoleva kliendi andmeid on vaja muuta, kusjuures kliendi registrikood ei ole muutunud, näiteks muutus kliendi nimi, pangakonto, tehingupartneri kood, e-posti aadress, siis muudab klientide registri andmete muutja kliendi andmed SAP transaktsiooniga XD02 (või FD02). Kui muutub kliendi registrikood, luuakse SAPi uus klient.

6.3. Materjali loomine või selle andmete muutmine SAP materjalide registris Toimingus osalejad/vastutajad: klientide registri andmete muutja, ostumooduli kasutamise korral tarnijate registri andmete muutja Toimingu tähtaeg/kestvus: võimalikult kiiresti vajaduse tekkimisel Viited: SAP kasutusjuhend „Müügimooduli juhend“ punkt 3, ostumooduli juhend Toimingu üldised põhimõtted:

1) Klientide või tarnijate registri andmete muutja loob SAPi uusi materjale (kaupu ja teenuseid) ja muudab vajadusel nende andmeid.

2) Klientide või tarnijate registri andmete muutja vastutab topelt materjalide sisestamise vältimise eest.

3) Kui asutuses on kehtestatud kaupade või teenuste müügi hinnakiri, sisestatakse SAPi materjalidele ka müügihinnad.

4) Topelt sisestuste vältimiseks või muu kahtluse korral tuleb pöörduda materjali loomiseks/muutmiseks või hinnakirja sisestamiseks/loomiseks SAPi konsultantide poole aadressil [email protected].

Materjali loomise või selle andmete muutmise toimingu sammud:

I. Müügi arvestaja informeerib klientide registri andmete muutjat uue materjali loomise või olemasoleva materjali andmete muutmise vajadusest või hinnakirja loomise või muutmise vajadusest e-posti teel.

II. Klientide registri andmete muutja kontrollib SAP transaktsiooniga ZMaterial olemasolevaid materjale ja vajaduse korral transaktsiooniga VK13 hinnakirja.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: ….12.2017 Versioon nr: 2

Koostaja: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 24 / 36

K17 Finantsarvestuse toimingute kord ©Ainult RTK siseseks kasutamiseks

III. Klientide registri andmete muutja loob uue materjali koodi, pidades silmas kokkulepitud üldiseid põhimõtteid kodeeringus, mis on kirjeldatud ostumooduli ja müügimooduli juhendites.

6.4. Meeldetuletuskirjad Toimingus osalejad/vastutajad: müügi arvestaja, klientide registri andmete muutja Toimingu tähtaeg/kestvus: vastavalt Toimemudelis või Sise-eeskirjas kokku lepitule Viited: Toimemudel, SAP kasutusjuhend „Meeldetuletuskirjad“ Toimingu üldised põhimõtted:

1) Klientide registri andmete muutja tagab klientide registreerimisel nende põhiandmetesse võlanõudeprotsessi Z100 või Z101 märkimise ning e-posti aadressi lisamise, et saata kõikidele võlgu olevatele klientidele meeldetuletuskirju, sealhulgas võimalikult suur osa neist e-posti teel.

2) Klientidele meeldetuletuskirjade saatmine tsentraliseeritakse valitsemisala piires nii, et meeldetuletuskirju saadetakse kõikide Asutuste kohta koos.

3) Meeldetuletuskirjade saatjal peab olema salvestatud SAPis meeldetuletuskirjale minev tekst toiminguga SO10. Teksti näidis võetakse SAPi meeldetuletuskirjade kasutusjuhendist.

Meeldetuletuskirjade saatmise toimingu sammud:

I. Müügi arvestaja käivitab meeldetuletuskirjade saatmise ettepaneku toiminguga F150. Ettepaneku identifikaatoriks märgitakse valitsemisala tunnus (näiteks R) ja antud kuupäeva meeldetuletuskirjade saatmise ettepaneku järgekorranumber (kokku näit R1).

II. Müügi arvestaja kontrollib meeldetuletuskirjad visuaalselt enne nende kinnitamist üle ja veendub, et klientidele minevate kirjade tekst on korrektne. Vajadusel korral tehakse ettepanekusse muudatused.

III. Müügi arvestaja käivitab meeldetuletuskirjade printimise. IV. Kui kliendil puudus e-posti aadress, siis loob SAP meeldetuletuskirja väljastuste

kontrollerisse (SAPis Spuuli), mis on leitav transaktsiooniga SP02. Seal olevad dokumendid prindib müügi arvestaja välja ja korraldab nende paberkandjal saatmise kliendile või otsib kliendi e-posti aadressi ning edastab meeldetuletuse transaktsiooniga SP02 kliendi e-posti aadressile.

6.5. Saadud toetused

Toimingus osalejad/vastutajad: toetuste arvestaja Toimingu tähtaeg/kestvus: järgmisel tööpäeval laekunud toetusest teadasaamisel; toetuste tulud kajastatud kulutuste järgi igakuiselt hiljemalt saldoandmiku esitamise tähtajaks või väikeste summade korral kvartaalselt saldoandmiku esitamise tähtajaks, erandjuhul väljamaksetaotluse järgi väljamaksetaotluse saamisele järgneval päeval. Viited: Üldeeskiri § 24-30, Sise-eeskiri, Toimemudel, SAP kasutusjuhendid „SAP müügireskontro kasutusjuhend Kliendi tehingud“, „Toetuste haldamise mooduli juhend“, „Projektimooduli juhend“ Toimingu üldised põhimõtted:

1) Toetuste saamisega seotud nõuded võetakse üldjuhul arvele igakuiselt või ebaolulisuse korral kvartaalselt lähtudes kajastatud kulutustest, kulutuste toimumisega samas perioodis.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: ….12.2017 Versioon nr: 2

Koostaja: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 25 / 36

K17 Finantsarvestuse toimingute kord ©Ainult RTK siseseks kasutamiseks

2) Toetuste arvelevõtmiseks saadavad Asutused Talitusele toetuste lepingud või muud rahastamisotsused ja annavad vajadusel täiendavat informatsiooni, näiteks toetuse, kaasfinantseerimise ja omafinantseerimise proportsiooni kohta, varem kajastatud kulutuste mitteabikõlblikkuse ja kulutuste eelarve tunnuste ümbertõstmise kohta jne.

Saadud toetuste arvestuse toimingu sammud:

I. Välistoetuse kohta info saamisel avab toetuste arvestaja Asutusele välistoetuse koodi transaktsiooniga GMGRANT (vt ka punkt 9.1).

II. Kodumaise toetuse puhul avab toetuse arvestaja projekti koodi ja WBS elemendi transaktsiooniga CJ20N.

III. Kui toetus laekub osaliselt või täielikult ettemaksena, siis esitab toetuste arvestaja laekumise kohta info kontoväljavõtete sisestajale, instrueerides teda laekumise kajastamisel. Toetused alla Üldeeskirjas sätestatud piirmäära võib kanda kohe tuluks.

IV. Kulukannetele vastava tulukande tegemiseks võtab toetuste arvestaja kulutuste kohta andmed SAP BO aruandest EA005 või EA004 iga toetuse või projekti kaupa.

V. Tulukanded sisestab toetuste arvestaja SAPi, kasutades toimingut F-22, dokumendi tüübiga DR.

VI. Toetuste arvestaja seob nõuded ja saadud ettemaksed toiminguga F-32, eritunnus O, L, U või V.

VII. Kui väljamaksetaotlus sisaldab kaudseid kulusid lähtudes ühikuhinnast või kaudsete kulude määrast, teeb toetuste arvestaja kulude ümbertõstmise kanded kontodel 5080000 ja 5550000 transaktsiooniga F-02, dokumendi tüüp ZL, vahekontoga 71000123. Kontode debiteerimine ja krediteerimine tehakse eraldi kannetega (SAPi dokumentidega).

VIII. Toetuse tagasinõude korral võtab toetuste arvestaja arvele tagasimaksekohustuse transaktsiooniga F-27.

IX. Kui tagasinõutav toetus vahendati edasi projekti partneritele, võtab toetuste arvestaja arvele antud toetuse tagasinõude transaktsiooniga F-41 kontogruppi 1036, ostumooduli kasutamisel transaktsiooniga MIRO.

X. Asutuste maksetaotluste kontrollimiseks ja koostamiseks kasutab toetuste arvestaja SAP BO aruannet RP007, mis võimaldab saada välistoetusega seotud kulutusi tõendavate alusdokumentide nimekirja koos abikõlblike summadega või SAP BO aruannet RP008, mis võimaldab saada kodumaise toetusega seotud kulutusi tõendavate raamatupidamiskannete nimekirja kontode kaupa koos kannetele lisatud selgitusega. Tööjõukulude abikõlblikust kontrollib toetuste arvestaja SAP BO aruandest HR025. Vajaduse korral esitab selle toetuste arvestajale PPO töötaja.

XI. Kord aastas, hiljemalt järgmise aasta 31. jaanuaril saadab toetuste arvestaja saadud toetuste kohta teatise toetuse andjale või vahendajale, kui toetusega seoses jäid bilanssi nõuded ja kohustused.

6.6. Toetuste vahendamine rakendusüksustes

Toimingus osalejad/vastutajad: toetuste arvestaja Toimingu tähtaeg/kestvus: järgmisel tööpäeval vahendatud toetusest teadasaamisel; vahendatud toetuste tulud ja kulud kajastatakse samas perioodis toetuste saajate teatiste järgi igakuiselt hiljemalt saldoandmiku esitamise tähtajaks, erandjuhul väljamaksetaotluse järgi väljamaksetaotluse saamisele järgneval päeval. Viited: Üldeeskiri § 24-30, Sise-eeskiri, Toimemudel Toetuste vahendamise kajastamise toimingu sammud:

I. Toetuste arvestaja võtab toetuse saaja teatise alusel arvele kulutuse ja kohustuse saaja ees ning paralleelselt tulu ja nõude toetuse andja vastu.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: ….12.2017 Versioon nr: 2

Koostaja: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 26 / 36

K17 Finantsarvestuse toimingute kord ©Ainult RTK siseseks kasutamiseks

II. Kui toetuse arvestaja saab rakendusüksuselt väljamaksetaotluse, võrdleb ta seda saaja teatiste alusel SAPis kajastatud andmetega SAP BO aruannete alusel.

III. Vahe korral täpsustab toetuste arvestaja andmeid saajaga, paludes saata uue teatise vahe korrigeerimiseks, teatise laekumisel teeb korrigeerimiskanded SAPis.

IV. Kui väljamaksetaotluse saamisel ilmneb, et teatis on puudu, küsib toetuste arvestaja saajalt teatise ning teatise laekumisel kajastab toetuse vahendamise.

V. Toetuste arvestaja võtab e-riigikassast kontoväljavõtted toetuste vahendamiseks avatud kontode liikumise kohta.

VI. Toetuste arvestaja kajastab toetuste laekumised SAPis transaktsiooniga F-02 või F-06 ning seob nõuded.

VII. Toetuste arvestaja kajastab toetuste väljamaksed, mis reaalselt tehakse SFOSis, SAPis transaktsiooniga F-02 või F-07, kasutades toetuse koodi ning sisestades määrangu lahtrisse SFOSi koodi või muu vajaliku tunnuse andmete õigsuse hilisemaks kontrollimiseks.

VIII. Toetuste arvestaja võrdleb iga kuu lõpus e-riigikassa pangakonto jääki SAPis oleva pangakonto jäägiga, et veenduda kõigi rahaliste liikumiste kajastamises.

IX. Toetuste arvestaja võrdleb iga kuu lõpus SAP BO aruannete alusel toetuste tulude ja kulude vastavust.

X. Kord kuus vormistab toetuste arvestaja teatise toetuse andja raamatupidamisele, kajastades selles kuu jooksul arvele võetud toetuste vahendamisega seotud kulutused.

6.7. Muud nõuded klientidele Toimingus osalejad/vastutajad: müügi arvestaja Toimingu tähtaeg/kestvus: järgmisel tööpäeval nõude arvelevõtmisest teadasaamisel, perioodiliste nõuete korral vastavalt Toimemudelile Viited: Toimemudel, SAP kasutusjuhend „SAP müügireskontro kasutusjuhend Kliendi tehingud“ Toimingu üldised põhimõtted:

1) Muude nõuetena mõistetakse käesolevas korras niisuguseid nõudeid, mille korral ei väljastata müügiarveid (v. a saadud toetused, vt punkt 6.5.).

Muude nõuete arvestuse toimingu sammud:

I. Müügi arvestaja saab Asutuselt andmed nõude arvelevõtmiseks DHSi kaudu või e-posti teel või lähtudes kuludokumentidele lisatud infost nõude arvelevõtmiseks.

II. Müügi arvestaja võtab nõude arvele SAP müügireskontros sobiva transaktsiooniga, üldjuhul F-22.

III. Nõude dokumendi loomisel sisestab müügi arvestaja päises viite lahtrisse alusdokumendi numbri. Nõude salvestamisel lisab ta SAP dokumendi numbri omakorda alusdokumendile (näiteks DHSis).

IV. Müügi arvestaja jälgib vähemalt üks kord kuus nõuete laekumise tähtaegsust SAP BO aruande „Laekumata nõuded ja saadud ettemaksed“ alusel. Ta kontrollib ühtlasi, kas nõuded tuleb siduda saadud ettemaksetega või kohustustega. Sidumiseks kasutab ta transaktsiooni F-32.

V. Maksetähtaja ületanud nõuete kohta, mida ei olnud võimalik siduda saadud ettemaksete või kohustustega, saadab müügi arvestaja info Asutusele või otse kliendile, kui Toimemudel näeb seda ette.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: ….12.2017 Versioon nr: 2

Koostaja: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 27 / 36

K17 Finantsarvestuse toimingute kord ©Ainult RTK siseseks kasutamiseks

7. SALDODE KONTROLLIMISE, INVENTEERIMISE JA HINDAMISE TOIMINGUD

7.1. Saldode kontrollimine

Toimingus osalejad/vastutajad: saldode kontrollija Toimingu tähtaeg/kestvus: saldosid kontrollitakse perioodiliselt Sise-eeskirjas või Toimemudelis määratud tähtajal või vajaduse tekkimisel. Viited: Üldeeskiri § 50 lg 1, Sise-eeskiri, Toimemudel, SAPi kasutusjuhendid, sh „Eelarve täitmise vigade vältimine“, „Ebatõenäolised nõuded“ Toimingu üldised põhimõtted:

1) Talituse pearaamatupidaja määrab tööjaotuse ja tähtajad kontode saldode perioodiliseks kontrollimiseks kontode ja vajaduse korral lisaks Asutuste kaupa.

2) Kontode kontrollimisel arvestatakse erinevate kontode tehniliste iseärasustega. Näiteks reskontro kontodel tegeldakse avatud kannete kontrollimisega klientide ja tarnijate kaupa, jälgides muuhulgas tähtajaks tasumata nõudeid ja kohustusi ning ettemaksete õigeaegset sulgemist. Pearaamatu kontodel, millel on nõutav avatud kannete haldus (Open item management), suletakse kontrolli käigus saldod, mille jääk on null.

3) Kontode kontrollimiseks kasutatakse SAPi või SAP BO aruandeid.

Saldode kontrollimise toimingu sammud:

I. Töötaja võtab väljavõtte kontrollimisele kuuluvast pearaamatu kontost või tarnijate või klientide reskontrost ekraanile või salvestab Excelisse ja viib läbi saldode kontrolli. Saldode kontrollimiseks kasutatakse SAP BO aruandeid. SAPist võetakse operatiivinfo päringuid tehingute kohta.

II. Panga vahekontode saldod kontrollitakse igapäevaselt. Panga vahekonto saldo peab olema null (kontrollitakse transaktsiooniga FAGLL03). Panga vahekonto avatud kanded suletakse igapäevaselt vastavalt käesoleva dokumendi punktile 3.2.

III. Pangakontode väljavõtted imporditakse SAPi igal tööpäeval (nn House Bank kontod) või sisestatakse nende liikumised koondkannetega kord kuus. Pangakonto saldot võrreldakse panga (e-riigikassa) väljavõttega vastavalt igapäevaselt või kord kuus. House Bank kontode kontrollimiseks kasutatakse transaktsiooni FAGLL03 paigutusega PANK, mis summeerib pangakontode saldod erinevate riigikassa kontode lõikes päevade kaupa, kui valitakse aruandesse konto 71000100 või 70000000.

IV. Tarnijate ja klientide korral kontrollitakse ettemaksete olemasolu korral jooksvalt ettemaksete sulgemise vajadust ning suletakse ettemaksed koheselt peale sellega seotud nõude või kohustuse arvelevõtmist.

V. Vähemalt kord kuus viiakse pearaamatu kontodel, millel on kontoplaani kohaselt ette nähtud avatud kannete haldus, läbi kannete sulgemine. Selleks seotakse kanded transaktsiooniga F.13 ja seejärel kontrollitakse avatuks jäänud konto käibed transaktsiooniga FAGLL03. SAP Pearaamatu juhendis kirjeldatud kontod, millele transaktsioon F.13 on aktiveeritud. Ülejäänud juhtudel kasutatakse kannete sidumiseks transaktsiooni F-03. Välisvaluutas toimunud tehingute sidumine toimub transaktsiooniga F-51.

VI. Vastavalt Sise-eeskirjas määratud tingimustele viiakse läbi ja kajastatakse nõuete ebatõenäoliseks hindamist lähtudes SAPi kasutusjuhendist „Ebatõenäoliseks hindamine“.

7.2. Aastainventuurid

Toimingus osalejad/vastutajad: talituse pearaamatupidaja, saldode kontrollijad, Asutused

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: ….12.2017 Versioon nr: 2

Koostaja: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 28 / 36

K17 Finantsarvestuse toimingute kord ©Ainult RTK siseseks kasutamiseks

Toimingu tähtaeg/kestvus: auditeeritud aastaaruande esitamise nõuetest tulenevatel tähtaegadel Viited: Üldeeskirja § 50-52, Sise-eeskiri, Toimemudel Toimingu üldised põhimõtted: 1) Nõuete ja kohustuste inventeerimise dokumenteerimiseks kasutatakse ühtlustatud vorme

lähtudes käesoleva korra lisast. Vormide kasutamisel võib lisada neisse sobivaid veerge, et detailiseerida inventeeritavaid saldosid lisainfoga (näiteks lisada eelarve tunnused - eelarve liik, objekt, konto, tegevusala, toetus).

2) Inventeerimist tõendavate algdokumentidena kasutatakse mitmesuguseid infosüsteemide kaudu saadavaid dokumente, nagu saldokinnituskirjad, pangakonto väljavõtted, SAPi aruanded, SAP BO aruanded, saldoandmike infosüsteemist saadud aruanded.

3) Talituse pearaamatupidaja määrab tööjaotuse nõuete ja kohustuste aastainventuuri läbiviimiseks.

4) Talituse pearaamatupidaja suhtleb Asutustega olemaks kursis inventuuride läbiviimise korraldamise ja inventuuride tähtaegse toimumisega Asutustes, et tagada aasta lõpetamisega seotud kontode saldode inventeerimine.

Aastainventuuride läbiviimise ja dokumentatsiooni koostamise ja kogumise sammud:

I. Talituse pearaamatupidaja veendub ministeeriumi ja Asutuste otsuste olemasolus

aastainventuuride läbiviimiseks. II. Talituse pearaamatupidaja arutab Talituses nõuete ja kohustuste inventeerimise tööjaotust,

et tagada saldode kontrollijate informeeritus ja inventuuride ladus läbiviimine. III. Talituse pearaamatupidaja otsustab kinnituskirjade saatmise tingimused ning määrab

saldode kontrollijad, kes saldokinnituskirjad SAPis koostavad ja välja saadavad. IV. Saldode kontrollijad saadavad lähtudes Talituse pearaamatupidaja otsusest

saldokinnituskirjad kogu valitsemisala kohta (mitte iga Asutuse saldode kohta eraldi), kuid eraldi klientidele ja tarnijatele (kui Talituse pearaamatupidaja otsustas saata kinnituskirjad nii klientidele kui ka tarnijatele).

V. Saldode kontrollijad koostavad saldokinnituskirjade saatmise ja tagasiside kohta eraldi dokumendi, vt inventeerimisdokumendi vorm „Saldokinnituskirjadega inventeerimine“. Sellesse vormi võetakse kõikide reskontro kontode saldod SAP BO aruandest RP002 ja RP003 ning märgitakse seejärel ära, millistele tarnijatele ja klientidele saldokinnituskirjad saadeti. Vastuste saabumisel märgivad saldode kontrollijad, kes saldokinnituskirjad välja saatsid, sellesse dokumenti vastuse andmed.

VI. Saldokinnituskirja vastuse alusel selgunud vahe korral käivitab saldode kontrollija vahe väljaselgitamise ja vajaduse korral ka saldo korrigeerimise töövoo ning vastutab inventeerimisdokumenti „Saldokinnituskirjadega inventeerimine“ tulemuse märkimise eest (kes, mis põhjusel vahe parandas).

VII. Iga Asutuse kohta koostavad saldode kontrollijad aasta lõpu seisuga reskontro kontode, s.o klientidega seotud nõuete ja tarnijatega seotud kohustuste kontode inventeerimise vormid, kus kajastatakse kontode analüütika klientide ja tarnijate kaupa. Inventeerimise dokumentide loomisel kasutatakse SAP BO aruandeid RP002 ja RP003. Inventeerimisel veendutakse saldode õigsuses lähtudes saldokinnituskirjadest, saldoandmike infosüsteemis tehtud võrdlustest ja visuaalsest kontrollist. Visuaalse kontrolli käigus vaadatakse üle maksetähtajad (kas need on loogilised ja reaalsed), ettemaksete olemasolu (kas need on põhjendatud või tuleks sulgeda) jms.

VIII. Kui saldokinnituskirjad saadeti varasema kuupäeva seisuga, siis võetakse nende tulemused arvesse kaudselt, eeldades, et selle momendi seisuga saadud tagasiside alusel on vahed likvideeritud.

IX. Iga Asutuse kohta koostavad saldode kontrollijad eraldi sihtfinantseerimisega seotud tekkepõhiste ja kassapõhiste eelarvete täitmise aruanded, kasutades SAP BO aruannet EA005. Toetuste saldode inventeerimiseks veendutakse saldode õigsuses lähtudes

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: ….12.2017 Versioon nr: 2

Koostaja: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 29 / 36

K17 Finantsarvestuse toimingute kord ©Ainult RTK siseseks kasutamiseks

tekkepõhiste tulude ja kulude vastavuse printsiibist ja teadaolevatest erinevustest. Lisaks saadetakse toetuste kohta saldode info Asutusele (näiteks projektijuhtidele või sisuosakondadele), kes toetuste saamise ja andmisega tegelevad. Asutuse töötajad kinnitavad saldode õigsust, sh kassapõhiselt võetud sildfinantseerimise või kulutamata ettemaksete summat ning tulude ja kulude vastavuse põhjendatud erinevusi, kui toimemudelis on Asutustega nii kokku lepitud.

X. Riigiarvestuses peetavate Rahandusministeeriumi Euroopa Liidu maksete osakonna ja välisvahendite rakendamise osakonna sihtfinantseerimise saldode inventeerimine toimub saldode võrdlemise teel saldoandmikus avaliku sektori üksuste tehingupartneritega. Ülejäänud juhtudel võrdleb riigiarvestuse töötaja sihtfinantseerimise saldod struktuuritoetuste infosüsteemist SFOS saadud andmetega.

XI. Iga Asutuse kohta koostavad saldode kontrollijad eraldi pearaamatu tüüpi kontode inventeerimise dokumendi(d), mida võib sobivalt jaotada lähtudes nende sisust. Teatud kontod, mis saadetakse ülevaatamiseks Asutusele, võib grupeerida ühte alusdokumenti lähtudes sellest, kellele need ülevaatamiseks saadetakse. Kui kontodel on SAPis avatud nõuete haldus, siis kasutatakse inventeerimise dokumendi saamiseks SAP BO aruannet RP017 „Pearaamatu tüüpi kontode analüütilised saldod“.

XII. PPO inventeerib palgaarvestusega ja palkadelt arvestatud maksudega seotud saldod, samuti puhkusetasu maksmise kohustuste ja ettemaksetega seotud saldod ja esitab need allkirjastatult Talitusele.

XIII. Asutuse nõuete ja kohustuste inventeerimise koonddokumendi alusena kasutatakse Asutuse kohta SAP BO aruannet RP009 „Kontode saldod kuu lõpus“.

XIV. Asutuse nõuete ja kohustuste inventeerimise koondaktis tuuakse välja inventeeritud nõuete ja kohustuste saldod ja selgitus iga konto inventeerimise alusdokumendi kohta. Koondakt võib olla nimetusega „Parandatud“. See tähendab, et peale koondakti allkirjastamist selgus parandamist vajav saldo. Parandatud saldo ja parandamise põhjus tuuakse parandatud koondaktis selgelt välja.

XV. Saldode kontrollijad koguvad Asutuse nõuete ja kohustuste inventeerimise alusdokumendid ja koondakti võimaluse korral ühte digikonteinerisse. Kui ühte digikonteinerisse kogumine ei ole otstarbekas, säilitakse mitmeid allkirjastatud dokumente. Inventeerimise dokumendi töölehtedel kajastatakse dokumendi koostajana kontrollija(te) nimi (nimed). Inventeerimise dokumendi allkirjastab valitsemisala pearaamatupidaja.

XVI. Eraldi alusdokumendina allkirjastatakse ja säilitatakse valitsemisala koondina koostatud Saldokinnituskirjadega inventeerimise dokument. See allkirjastatakse valitsemisala pearaamatupidaja ja saldode kontrollija(te) poolt, kes kinnituskirjade väljasaatmise ja vastuste kogumisega tegeles(id).

XVII. Talituse pearaamatupidaja määrab tööjaotuse Asutuste poolt läbi viidud inventuuride läbiviimise ja inventuuridokumentide saamise jälgimiseks ning inventuuridokumentide alusel korrigeerimiskannete tegemiseks.

XVIII. Kui Asutus vajab inventuuri läbiviimiseks Talituselt inventuurinimekirja, näiteks lõpetamata ehituste inventeerimiseks, siis lepib Talitus Asutusega kokku kuupäeva, millal nimekiri saata (millal on kõikide tehingute kohta dokumendid saadud ja kanded tehtud), võtab SAP BOst või SAPist nimekirja koos sobivate inventeerimiseks vajalike andmetega ja saadab Asutusele.

XIX. Kui Asutuse poolt läbi viidud inventuuri käigus selgus korrigeerimist vajav saldo, viib saldode kontrollija parandused sisse Asutusest saadud dokumendi alusel.

XX. Talituse pearaamatupidaja koostab valitsemisala bilansikontode inventuuri koondakti, kasutades SAP BO aruannet RP016 „Bilansikontode inventuuri koondakt“. Selles esitatakse kõikide Asutuste bilansikontode saldod ning valitsemisala koondsaldod. Koondakti koostamisel veendub pearaamatupidaja selles, et kõikide Asutuste kõik bilansikontode saldod on inventeeritud.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: ….12.2017 Versioon nr: 2

Koostaja: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 30 / 36

K17 Finantsarvestuse toimingute kord ©Ainult RTK siseseks kasutamiseks

8. MAKSUARVESTUSE TOIMINGUD

8.1. Erisoodustuste arvestus

Toimingus osalejad/vastutajad: kohustuste arvestaja Toimingu tähtaeg/kestvus: hiljemalt aruande esitamise tähtajal iga kuu 10.kuupäeval Viited: tulumaksuseadus, SAP BO finantsaruannete kasutusjuhend Toimingu üldised põhimõtted:

1) Erisoodustuse maksukulu kajastatakse erisoodustuste kuludega samas kalendrikuus, et tagada maksuarvestuse õigsus ja kontrolli lihtsus.

2) Erisoodustuste maksukohustused arvestatakse korraga tervele valitsemisalale, käivitades selleks SAP BO aruande RP011 „Erisoodustused“ kogu valitsemisala kohta. Selle alusel tehakse kanne SAPi kõikide asutuste kohta ühe dokumendina.

3) Erisoodustuse kulusid sisestatakse perioodidesse, mille kohta on deklaratsioon juba esitatud, ainult siis, kui see on vajalik maksuarvestuse või aastaaruande õigsuse tagamiseks. Sellisel juhul teavitab kohustuste arvestaja e-posti teel seda kohustuste arvestajat, kes vastutab erisoodustuste deklareerimise õigsuse eest ja sisestab raamatupidamiskandeid maksude kohta.

Erisoodustuste arvestamise toimingu sammud

I. Kohustuste arvestaja kajastab ametiautode ja korterite erisoodustuste arvestuse baassummad bilansivälistel kontodel transaktsioonis F-02 dokumendi tüüp SA, ametiautode kohta kontodel 96000000 ja 96000001 ning ametikorterite kohta kontodel 96000010 ja 96000011.

II. Erisoodustuse maksude kande tegemiseks avab kohustuste arvestaja SAP BO aruanne RP011 „Erisoodustused“, valides päringu parameetriteks valitsemisala ja aruande esitamise perioodi.

III. Kohustuste arvestaja impordib aruande vahelehelt „Erisoodustuse kanne“ Excelisse. IV. Kohustuste arvestaja omab Asutuste või teiste kohustuste arvestajate kaudu saadud infot selle

kohta, milliste toetuste erisoodustuse kulu on abikõlbulik, aga maksukulu mitte. Kui selliseid toetusi on siis, muudab ta Exceli failis vastaval real eelarve tunnused.

V. Kohustuste arvestaja impordib Excelisse salvestatud erisoodustuse kande SAPi transaktsiooniga ZFI_SALDO dokumendi tüübiga SA.

VI. Kohustuste arvestaja sisestab erisoodustuste kohta TSD lisa 4 e-maksuameti infosüsteemi või annab info edasi PPO-le, kes sisestab deklaratsiooni.

VII. Kohustuste arvestaja käivitab transaktsiooni ZHR_Palgamaksud variandiga „Erisoodustus“, mis tekitab erisoodustustelt arvestatud maksude ettemaksu ettepaneku kanded.

VIII. Kohustuste arvestaja teeb lisakandeid varasematesse kuudesse lisatud erisoodustuste kulude kohta maksude arvestamiseks ja parandab vajaduse korral varasemate kuude maksudeklaratsioonid e-maksuameti infosüsteemis.

8.2. Käibemaksu arvestus Toimingus osalejad/vastutajad: kohustuste arvestaja Toimingu tähtaeg/kestvus: hiljemalt iga kuu 20.kuupäeval

Viited: SAP BO finantsaruannete juhend

Toimingu üldised põhimõtted:

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: ….12.2017 Versioon nr: 2

Koostaja: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 31 / 36

K17 Finantsarvestuse toimingute kord ©Ainult RTK siseseks kasutamiseks

1) Asutuste kohta, kes on pöördkäibemaksukohuslased, esitatakse käibedeklaratsioon (KMD). 2) Asutused kohta, kes on käibemaksukohuslased, esitatakse nii KMD kui ka selle lisad KMD

INF A ja B. Lisaks esitatakse ühendusesisese käibe aruanne VD. 3) KMD ja selle lisad koostatakse SAP BO aruande RP010 alusel ja sisestatakse e-maksuameti

infosüsteemi. Vajaduse korral tehakse ümberarvutused, mis tulenevad osalisest sisendkäibemaksu määrast või muudest põhjustest, mille korral on vaja deklaratsiooni või selle lisasid korrigeerida.

4) Müügisüsteemi ERPLY korral saab kohustuste arvestaja KMD lisa INF A andmed ERPLYst. 5) Üldjuhul ei tee kohustuste arvestajad täiendavaid kandeid, mis muudavad käibemaksu

kohustust või sisendkäibemaksu, peale kuu kohta KMD esitamist. Erandkorras peab kohustuste arvestaja informeerima sellest e-posti teel Asutuse KMD koostaja ülesannetes olevat kohustuste arvestajat.

Käibedeklaratsiooni esitamise toimingu sammud:

I. Kohustuste arvestaja käivitab hiljemalt KMD esitamisele eelneval tööpäeval SAP BO aruande RP010 „Käibedeklaratsioon“, valides asutuse koodi, kuu ja aasta, mille kohta aruanne esitatakse. Aruandest RP010 saab eelarvetunnuste ja summade algandmed KMD ja KMD INF A ja B koostamiseks ning käibemaksu konteeringute tegemiseks.

II. Kohustuste arvestaja arvestab välja käibemaksukohustuslase sisendkäibemaksu ning kajastab osalise käibemaksu kulusse kandmise.

III. Kohustuste arvestaja võtab arvele pöördkäibemaksukohustuse Maksu- ja Tolliameti ees kontole 20300002 aruande RP010 alusel, kui seda ei ole tehtud kuu jooksul jooksvalt.

IV. Kohustuste arvestaja sulgeb konto 10370102 kontole 10370100 transaktsiooniga F-02 (ERPLY kasutamisel konto 20300120 tuleb sulgeda kontole 20300100).

V. Kui kohustuste arvestaja tahab sulgeda konto 10370000 eelmise kuu jääki, viib ta selle kontole 10370100 ja/või kontole 10370101 transaktsiooniga F-02.

VI. Kohustuste arvestaja sulgeb SAPis sisendkäibemaksu kontodel 10370100 ja/või 10370101 ja arvestatud käibemaksu kontol 20300100 käibemaksukohustuse kontole 20300002 või käibemaksu pearaamatu ettemaksu kontole 10370000 käibemaksukoodiga A1 eelarve liikide ja muude eelarve tunnuste lõikes. Summad leitakse SAP kontoväljavõtte FAGLL03 alusel, valides kuu, mille kohta kannet tehakse, arvestatud ja sisendkäibemaksu kontod ning paigutuse „Eelarve 1“, mis kuvab ekraanile summad eelarvetunnuste ja raamatupidamise kontode lõikes. Kui tulemuseks on käibemaksu kohustus, siis teeb kohustuste arvestaja kande transaktsiooniga F-43. Kui tulemuseks on käibemaksu ettemaks, siis kajastab kohustuste arvestaja ettemaksu transaktsiooniga F-02 dokumenditüübiga SA, kandes arvestusobjektid kõikidele kande ridadele.

VII. Järgmisel tööpäeval peale kannete tegemist käivitab kohustuste arvestaja SAP BO aruande RP010 „Käibedeklaratsioon“ uuesti ja veendub andmete õigsuses. Sealhulgas kontrollib ta, kas maksekohustus kontol 20300002 või ettemaks kontol 10370000 on samas summas, nagu käibedeklaratsiooni aruandes või kas see vastab mahaarvamisele kuuluvale sisendkäibemaksu proportsioonile, kas kõikidelt nõutavatelt summadelt on arvestatud pöördkäibemaks. Pöördkäibemaks on õige, kui käibedeklaratsiooni kõige alumises lahtris on summa, mis võrdub käibedeklaratsiooni punktis 6 olevalt summalt arvestatud käibemaksuga.

VIII. Kohustuste arvestaja võtab vajaduse korral KMD INF A ja B deklaratsiooni Excelisse ja muudab vajaduse korral sisendkäibemaksu summad vastavaks proportsioonile.

IX. Kohustuste arvestaja sisestab KMD, KMD INF A ja B osa ning KMD VD aruanded e- maksuameti infosüsteemi.

X. Kohustuste arvestaja kontrollib, et varasematesse kuudesse ei ole arvestatud ja sisendkäibemaksu kontodele summasid sisestatud. Selleks avab ta SAP aruande FAGLL03 ja valib arvestatud ja sisendkäibemaksu kontod. Kui kontode saldo on aruande esitamise seisuga null, siis varasematesse perioodidesse kandeid tehtud ei ole ja varasemate kuude KMD muutmise vajadus puudub.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: ….12.2017 Versioon nr: 2

Koostaja: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 32 / 36

K17 Finantsarvestuse toimingute kord ©Ainult RTK siseseks kasutamiseks

XI. Kohustuste arvestaja otsib varasematesse perioodidesse lisatud kanded üles, valides FAGLL03 sisendkäibemaksu ja arvestatud käibemaksu kontod ning perioodi aasta algusest kuni eelneva kuuni enne deklaratsiooni esitamist. Valides paigutuse /PEARM, saab ta detailse infot pearaamatu kannete kohta. Filtreerides kanded, kus maksukood ei ole A1 ja sisestamise kuu, mille kohta deklaratsiooni koostatakse, ei ole kuni eelmise deklaratsiooni koostamise kuupäevani, saab ta ekraanile kanded, mis on tehtud varasematesse perioodidesse peale KMD esitamist.

XII. Lähtudes tehtud parandustest teeb kohustuste arvestaja lisakanded käibemaksu kajastamiseks ja parandab KMD Maksu- ja Tolliameti infosüsteemis.

9. EELARVETEGA SEOTUD TOIMINGUD 9.1. Välistoetuste avamine ja neile eelarvete sisestamine

Toimingus osalejad/vastutajad: Asutus, toetuste arvestaja, RTK riigiarvestuse spetsialist, Rahandusministeerium Toimingu tähtaeg/kestvus: võimalikult kiiresti vajaduse tekkimisel Viited: Kassalise teenindamise eeskiri, SAPi kasutusjuhend „Toetuste haldamise mooduli juhend“ punktid 1-3 ja punktid 5-9 Toimingu üldised põhimõtted:

1) Talitus tsentraliseerib välisabi toetuste (grantide) loomise ja eelarve sisestamise ühele või mitmele toetuste arvestajale.

2) Kui Asutusele on antud SAPi litsents ja Asutusega on Toimemudeli alusel kokku lepitud, et ta avab toetusi ja sisestab neile eelarveid ise, toimub see töö Asutuses.

3) Eelarve avab vastavalt Kassalise teenindamise eeskirjale Rahandusministeerium sildfinantseerimise andmise korral või RTK riigiarvestuse spetsialist.

Toetustega seotud toimingu sammud:

I. Toetuste arvestaja saab Asutuselt DHSi kaudu või e-posti teel info uue toetuse loomiseks ja sellele eelarve sisestamiseks.

II. Toetuste arvestaja loob uue toetuse transaktsiooniga GMGRANT, tagades õige sponsori, kellelt raha laekub, kehtivusaja ning eelarve perioodide avamise aastate kaupa. Splitting rule peab olema 1 ning mõlemad eelarveaasta variandid (Fiscal Year variant) peavad olema K4. Eelarve vahelehel saab blokeerida toetuse tuleviku eelarveaastad, et need jääksid hilisemast eelarve sisestamise dokumendist välja. Kui periood kätte jõuab, siis eemaldab toetuste arvestaja blokeeringu, kui toetus kandub edasi järgmisesse aastasse või pikendab toetuse perioodi ja lisab uue eelarveaasta. Lehele Viide sisestab ta lepingu või SFOSi koodi (Internal Reference) ning eelarveobjekti koodi (External Reference). Dimensioonide lehele sisestab ta eelarvega seotud tunnused – liigi, eelarveüksuse ja eelarve kontod, millele eelarve avada.

III. Toetuste arvestaja sisestab toetusele eelarve transaktsiooniga GM_CREATE_BUDGET vastavalt Toetuste haldamise mooduli juhendile. Eelarve sisestatakse kahest varasemal juhul – kas on toimunud laekumine või on vajalik sildfinantseerimine.

IV. Kui toetusele on eelarve sisestatud laekumise alusel, annab toetuste arvestaja sellest teada RTK riigiarvestuse spetsialistile e-posti teel. RTK riigiarvestuse spetsialist avab eelarve ja teavitab sellest Asutust ja toetuste arvestajat.

V. Kui toetusele on eelarve sisestatud sildfinantseerimise taotluse alusel, siis saadab toetuste arvestaja eelarve sisestamise kohta teate Asutusele.

VI. Toetuste arvestaja tõstab aasta lõpu seisuga kasutatud arvelduskrediiti jäägi kontole 20810000, järgmise aasta alguses teeb vastupidise kande (Reverse).

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: ….12.2017 Versioon nr: 2

Koostaja: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 33 / 36

K17 Finantsarvestuse toimingute kord ©Ainult RTK siseseks kasutamiseks

VII. Toetuste arvestaja sisestab aasta alguse kassalise raha jäägi SAP BO aruande EA005 järgi kontole 99999997 toetuste kaupa (eelarve liik kõigis alati 40, vastaskanne samal kontol ilma toetuse koodita), et tagada toetuste kassapõhise jäägi arvestus.

9.2. Tekkepõhise eelarve sisestamine avaliku sektori moodulisse Toimingus osalejad/vastutajad: RTK riigiarvestuse spetsialist, Rahandusministeerium Toimingu tähtaeg/kestvus: hiljemalt 5 päeva jooksul riigieelarve või selle muudatuse saamisest Viited: SAPi kasutusjuhend „Eelarvestamise mooduli kasutusjuhend“ punkt 4 Toimingu üldised põhimõtted:

1) Tekkepõhine riigieelarve ja selle muudatused sisestatakse RTK riigiarvestuse spetsialisti poolt Rahandusministeeriumi riigieelarve osakonnast saadud info alusel. RTK riigiarvestuse spetsialist kontrollib alusdokumendi olemasolu ning dokumendil oleva info vastavust eelarve juhendmaterjalidele (arvestusobjektide kasutamise reeglid, riigieelarve muudatuste otsustamise reeglid).

Eelarve sisestamisega seotud toimingu sammud:

I. RTK riigiarvestuse spetsialist saab Rahandusministeeriumi riigieelarve osakonna töötajalt e-posti teel info Exceli kujul või vabas vormis riigieelarve või selle muudatuse sisestamiseks. RTK riigiarvestuse spetsialist kontrollib infot, sh vajaliku tõendusmaterjali olemasolu (alusdokumenti).

II. RTK riigiarvestuse spetsialist sisestab eelarve transaktsiooniga FMBB, valides õige dokumendi tüübi. Riigieelarve ja selle muudatused sisestatakse dokumendi tüübiga Z001, eelmisest aastast järgmisesse aastasse viidud eelarve sisestatakse dokumendi tüübiga Z006. Igale reale lisatakse selgitus, et oleks võimalik seostada sisestus vajaliku alusdokumendiga.

9.3. Eelarve sisestamine kuluüksustele või kulukohtadele/ressurssidele Toimingus osalejad/vastutajad: Asutus, eelarvete sisestaja Toimingu tähtaeg/kestvus: võimalikult kiiresti vajaduse tekkimisel Viited: SAPi kasutusjuhend „Kontrolling“ punktid 4-5 Toimingu üldised põhimõtted:

1) Talitus tsentraliseerib eelarve sisestamise eelarve moodulisse ühele eelarvete sisestajale. 2) Kui Asutusele on antud SAPi litsents, sisestab Asutus ise eelarveid.

Eelarve sisestamisega seotud toimingu sammud:

I. Eelarvete sisestaja saab Asutuselt DHSi kaudu või e-posti teel info eelarve sisestamiseks kuluüksustele või kulukohtadele/ressurssidele või mõlemale.

II. Kuluüksuste eelarve seadmisel sisestab eelarvete sisestaja summad transaktsiooniga KP06, kasutades paigutust Z1-151EXCEL1 ning kopeerides andmed Excelist. Käsitsi sisestamiseks kasutab paigutust Z1-151 või Z1-152 (kui on vaja piirata andmed ühe konkreetse kulukeskusega).

III. Muudatuste sisseviimiseks transaktsioonis KP06 kasutab eelarvete sisestaja paigutust Z1- 151 või Z1-152 ning muudatuse teeb, olles muudetaval real ning kasutades nuppu „Muuda väärtusi“, et säiliks muudatuste tegemise ajalugu.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: ….12.2017 Versioon nr: 2

Koostaja: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 34 / 36

K17 Finantsarvestuse toimingute kord ©Ainult RTK siseseks kasutamiseks

IV. Kui lisandub kuluüksus ning sellele on vajalik täiendavalt lisada eelarve, siis paigutuses Z1- 151 või Z1-151EXCEL1 tuleb liikuda kõige alla vabade ridade algusesse ning lisada andmed.

V. Kulukohtade/ressursside eelarve sisestab eelarvete sisestaja transaktsiooniga KPF6, kasutades paigutust Z1-401OCEXC ning kopeerides andmed Excelist. Käsitsi sisestamiseks kasutab paigutust Z1-401OC.

VI. Muudatuste sisseviimiseks kasutab eelarvete sisestaja paigutust Z1-401OC ning kirjutab uue summa vana asemele.

VII. Kulukohtade/ressursside eelarvete massiliseks muudatuseks tuleb eelnevalt salvestada väljund Excelisse ning sellele lisada muudatused nii, et ükski rida ei oleks topelt, seejärel SAPist read kustutada ja salvestada, avada uuesti eelarve sisestamise vorm ning kopeerida uued andmed Excelist.

9.4. Tekkepõhise eelarve täitmise aruande vastavuse kontrollimine

Toimingus osalejad/vastutajad: Eelarvete sisestaja Toimingu tähtaeg/kestvus: vähemalt kaks korda aastas, sh enne aastaaruande lõpetamist saldode sulgemisel Viited: SAP BO finantsaruannete juhend Toimingu üldised põhimõtted:

1) Eelarve täitmise aruande vastavuse kontrollimisel veendutakse, kas SAP BO-s olevad eelarve täitmise aruanded, sh eelarve, täitmine ja jääk võrduvad SAPis olevate andmetega.

Eelarve jääkide kontrollimise sammud:

I. Tekkepõhise eelarve kontrollimise ajaks võib lukustada kannete tegemine kontrollitavasse

perioodi, selleks saata kiri [email protected]. Peale kontrollimist saadetakse vajaduse korral samal aadressil taotlus perioodi taasavamiseks.

II. Kontrolliks kasutatakse SAPi transaktsiooni FMRP_RFFMEP1AX , milles on tehtud erinevad vaated tekkepõhise ja kassapõhise eelarve täitmise jälgimiseks.

III. Tekkepõhise eelarve täitmist võrreldakse SAP BO aruandega EA000. IV. Tekkepõhise eelarve kontrollimise variandid SAPi transaktsioonis FMRP_RFFMEP1AX on:

1. FM TEKKE FOND - vahesummad grupeeritud eelarveliikide ja objektide ning toetuste lõikes.

2. FM TEKKE T.ALA – võib kasutada tegevuspõhise (programmipõhise) eelarvestamise puhul, kui soovitakse ekraanil näha vahesummasid ka tegevusalade lõikes lisaks eelarveliigi ja objektile ning toetusele. Võrdlemisel käivitada aruanne kontrollitava tegevusalade vahemiku lõikes (näiteks HS07 kuni HS07ZZZZZZZZ).

V. Välistoetuste kassapõhist jääki võrreldakse SAP BO aruande EA005 kassapõhiste vahelehtedega. Vahede selgitamiseks kasutatakse vajadusel veel SAP BO aruannet KASSA005. Kassapõhise eelarve kontrollimise variant SAPi transaktsioonis FMRP_RFFMEP1AX on FM KASSA – vahesummad grupeeritud eelarve liikide ja objektide ning toetuste lõikes.

10. ARUANDLUSEGA SEOTUD TOIMINGUD 10.1. Saldoandmiku esitamine ja kontrollimine Toimingus osalejad/vastutajad: saldoandmiku esitaja Toimingu tähtaeg/kestvus: lähtudes Üldeeskirjas kehtestatud tähtaegadest igakuiselt

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: ….12.2017 Versioon nr: 2

Koostaja: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 35 / 36

K17 Finantsarvestuse toimingute kord ©Ainult RTK siseseks kasutamiseks

Viited: Üldeeskiri ja selle juhendmaterjalid, SAP kasutusjuhend „Pearaamat“ Toimingu üldised põhimõtted:

1) Saldoandmiku esitamine ja kontrollimine tsentraliseeritakse talituses ühe töötaja

ülesandeks. 2) Saldoandmiku infosüsteemi aruande üleslaadimisel ei pea eemaldama kirjeid oma

tehingupartneri koodiga, need elimineerib saldoandmike infosüsteem ise aruandlusest. 3) Sendivahesid tehingupartnerite vahel ei parandata ning vahed kuni 100 euro suuruses

summas parandatakse juhul, kui need on oma tehingupartneri koodiga ja vahe selgitamisel ilmnes parandamise vajadus.

Saldoandmiku esitamine ja kontrollimise toimingu sammud:

I. Saldoandmiku esitaja moodustab saldoandmiku faili transaktsiooniga ZSALDOKUU, tegevuspõhisel eelarvel oleva valitsemisala saldoandmiku esitaja transaktsiooniga ZSALDO_TEGEVUS . Valiku parameetriteks määratakse kompanii kood, kuu ja aasta, mille kohta aruanne esitatakse.

II. Saldoandmiku esitaja veendub, et vahekontod oleksid viidud nullini. Rahavoo koodi 01 puhul peab olema täidetud tegevusala ja tehingupartneri kood. Vea korral on põhivara soetus üle viimata vahekontolt 552910 konto liigile 15 või on põhivara ostul kasutatud vale vahekontot. Panga vahekontode saldod peavad samuti olema viidud nulli.

III. Kui saldoandmik vastab nõuetele, salvestab saldoandmike esitaja aruande xml formaati. IV. Saldoandmiku esitaja siseneb saldoandmike infosüsteemi ja impordib saldoandmiku. V. Saldoandmikku kontrollib saldoandmiku esitaja edasi saldoandmike infosüsteemis

lähtudes Üldeeskirja juurde kuuluvatest juhendmaterjalidest. VI. Vajaduse korral teavitab saldoandmiku esitaja talituse töötajaid või tehingupartnereid

saldode parandamiseks või vahede väljaselgitamiseks, korraldab paranduse tegemise SAPis ja uuendab saldoandmiku.

VII. Bilansiväliste kontode kohta valmistab saldoandmiku esitaja ette Asutustelt kogutud andmetega Exceli faili saldoandmiku Excelist impordi vormil ja lisab selle saldoandmike infosüsteemi.

11. MUUD TOIMINGUD 11.1. Pearaamatu perioodide avamine ja sulgemine Toimingus osalejad/vastutajad: valitsemisala pearaamatupidaja, MTO töötaja Toimingu tähtaeg/kestvus: igakuiselt lähtudes aruannete lõpetamise kuupäevast

Viited: teade aadressil [email protected] Toimingu üldised põhimõtted:

1) Suletud kuu avatakse ainult erandjuhtudel korrigeerimiskannete tegemiseks. Pearaamatu perioodide avamise ja sulgemise toimingu sammud:

I. MTO avab järgmise majandusaasta kuud kuni juunini detsembris, aprillis kuni novembrini ja juulis jooksva aasta lõpuni.

II. Vajaduse korral saadab valitsemisala pearaamatupidaja teate kuu varasemaks avamiseks.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: ….12.2017 Versioon nr: 2

Koostaja: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 36 / 36

K17 Finantsarvestuse toimingute kord ©Ainult RTK siseseks kasutamiseks

III. MTO sulgeb eelmise majandusaasta kuud järgmise aasta juunis. IV. Vajaduse korral saadab valitsemisala pearaamatupidaja teate kuu varasemaks sulgemiseks.

Tere, Kooskõlastan. Tervitades, Merilin Olo From: [email protected] [mailto:[email protected]] Sent: Wednesday, December 13, 2017 3:36 PM To: Merilin Olo <[email protected]> Subject: Dokumendi edastamine: 1.1-2/0016 RTK finantsarvestuse toimingute kord

Tere,

Edastan RTK finantsarvestuse toimingute korra.

Parimate soovidega,

Terje

K Ä S K K I R I

Tallinn 12.12.2017 nr 1.1-2/0016

Riigi Tugiteenuste Keskuse finantsarvestuse toimingute korra kinnitamine

Riigihalduse ministri 30.10.2015. a käskkirjaga nr 170 kinnitatud "Riigi Tugiteenuste Keskuse

põhimääruse" § 14 p 11 alusel:

1. Kinnitan Riigi Tugiteenuste Keskuse finantsarvestuse toimingute korra vastavalt lisale 1;

2. Tunnistan kehtetuks Riigi Tugiteenuste Keskuse 16.12.2015. a käskkirjaga nr 1.1-2/0021 kinnitatud Riigi Tugiteenuste Keskuse finantsarvestuse toimingute korra;

3. Käskkiri jõustub selle allkirjastamise kuupäevast.

(allkirjastatud digitaalselt)

Tarmo Leppoja

Juhataja

Lisa 1: Riigi Tugiteenuste Keskuse finantsarvestuse toimingute kord

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: ….12.2017 Versioon nr: 2

Koostaja: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 1 / 36

K17 Finantsarvestuse toimingute kord ©Ainult RTK siseseks kasutamiseks

Riigi Tugiteenuste Keskuse finantsarvestuse toimingute kord Sisukord: 1. Üldpõhimõtted ......................................................................................................................................................... 2

2. Mõisted .................................................................................................................................................................... 3

3. Toimingud panga ja kassaga ................................................................................................................................... 4

3.1. Maksekorralduste saatmine e-riigikassasse ja selleks vahendite broneerimine .............................................. 4

3.2. E-riigikassa ja pangakonto väljavõtete kontrollimine ja kajastamine SAPis .................................................. 6

3.3. E-riigikassa selgitamata laekumised ............................................................................................................... 8

3.4. Pangakaartidega toimunud maksete töötlemine ............................................................................................. 8

4. Kohustuste ja tarnijatega seotud toimingud............................................................................................................. 9

4.1. Kohustuste arvestus ........................................................................................................................................ 9

4.2. Tarnija loomine või tema andmete muutmine SAP tarnijate registris .......................................................... 12

4.3. Lähetustega seotud toimingud ...................................................................................................................... 13

4.4. Kulude periodiseerimise toimingud .............................................................................................................. 16

5. Põhivara arvestuse toimingud ............................................................................................................................... 17

5.1. Põhivara soetus ............................................................................................................................................. 17

5.2. Lõpetamata vara üleviimine valmis põhivaraks ........................................................................................... 18

5.3. Põhivara mahakandmine ja võõrandamine ................................................................................................... 19

5.4. Kulumi arvestus ja täiendav allahindlus ....................................................................................................... 20

5.5. Põhivara mitterahaline saamine .................................................................................................................... 20

6. Tulude arvestuse toimingud .................................................................................................................................. 21

6.1. Müügiarved................................................................................................................................................... 21

6.2. Kliendi loomine või tema andmete muutmine SAP klientide registris ......................................................... 22

6.3. Materjali loomine või selle andmete muutmine SAP materjalide registris ................................................... 23

6.4. Meeldetuletuskirjad ...................................................................................................................................... 24

6.5. Saadud toetused ............................................................................................................................................ 24

6.6. Toetuste vahendamine rakendusüksustes ..................................................................................................... 25

6.7. Muud nõuded klientidele .............................................................................................................................. 26

7. Saldode kontrollimise, inventeerimise ja hindamise toimingud ............................................................................ 27

7.1. Saldode kontrollimine................................................................................................................................... 27

7.2. Aastainventuurid ........................................................................................................................................... 27

8. Maksuarvestuse toimingud .................................................................................................................................... 30

8.1. Erisoodustuste arvestus................................................................................................................................. 30

8.2. Käibemaksu arvestus .................................................................................................................................... 30

9. Eelarvetega seotud toimingud .............................................................................................................................. 32

9.1. Välistoetuste avamine ja neile eelarvete sisestamine .................................................................................... 32

9.2. Tekkepõhise eelarve sisestamine avaliku sektori moodulisse ...................................................................... 33

9.3. Eelarve sisestamine kuluüksustele või kulukohtadele/ressurssidele ............................................................. 33

9.4. Tekkepõhise eelarve täitmise aruande vastavuse kontrollimine ................................................................... 34

10. Aruandlusega seotud toimingud ..................................................................................................................... 34

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: ….12.2017 Versioon nr: 2

Koostaja: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 2 / 36

K17 Finantsarvestuse toimingute kord ©Ainult RTK siseseks kasutamiseks

10.1. Saldoandmiku esitamine ja kontrollimine .................................................................................................... 34

11. Muud toimingud .............................................................................................................................................. 35

11.1. Pearaamatu perioodide avamine ja sulgemine .............................................................................................. 35

1. ÜLDPÕHIMÕTTED 1.1. Sisu ja eesmärk: Käesoleva korra eesmärk on kehtestada Riigi Tugiteenuste Keskuse

finantsarvestuse osakonna finantsarvestuse teenust osutavate talituste töötajate tegevusprotsesside kirjeldus, et tagada optimaalne töökorraldus seadusandlusest tuleneva ja raamatupidamise Sise-eeskirjaga kehtestatud ning teenindatavate asutustega finantsarvestuse toimemudeli alusel kokku lepitud kvaliteetse finantsarvestuse teenuse osutamiseks.

1.2. Kasutusulatus: Finantsarvestuse osakonna talituste töötajad. 1.3. Vastutaja(d): Käesoleva korra koostamise ja ajakohasena hoidmise eest vastutab

finantsarvestuse osakonna juhataja – riigi pearaamatupidaja. 1.4. Korra lisad:

1.4.1. K17 V1 Saldokinnituskirjadega inventeerimise vorm 1.4.2. K17 V2 Riigiraamatupidamiskohustuslase bilansikontode inventuuri koondakti vorm 1.4.3. K17 V3 Asutuse nõuete ja kohustuste inventuuri koondakti vorm 1.4.4. K17 V4 Kontode saldode aruande vorm 1.4.5. K17 V5 Toetuste eelarve täitmise aruande vorm 1.4.6. K17 V6 Tarnijatele tasumata kohustuste ja makstud ettemaksete inventeerimise vorm 1.4.7. K17 V7 Klientidelt laekumata nõuete ja saadud ettemaksete inventeerimise vorm 1.4.8. K17 V8 Pearaamatu kontode inventeerimise vorm

1.5. Viited: 1.5.1 Õigusaktid:

 Riigieelarve seadus

 Raamatupidamise seadus

 Rahandusministri 11.12.2003. a määrus nr 105 „Avaliku sektori finantsarvestuse ja – aruandluse juhend“ (edaspidi Üldeeskiri)

 Rahandusministri 16.12.2015 a määrus nr 47 ”Eelarveklassifikaator” (edaspidi Eelarveklassifikaator)

 Rahandusministri 10.09.2014 a määrus nr 30 ”Kassalise teenindamise eeskiri” (edaspidi Kassalise teenindamise eeskiri)

 Rahandusministri 04.02.2016 määrus nr 9 ”Riigi eelarvestrateegia ja ministeeriumi valitsemisala eelarve projekti koostamise ning riigieelarve vahendite ülekandmise kord”

1.5.2 Juhendid ja korrad:

 Üldeeskirja kontoplaani kasutusjuhend

 Eelarveklassifikaatori kasutamise juhend

 Saldoandmiku kontrolli juhend

 Juhend bilansiväliste kontode esitamiseks

 Juhend toetuste kajastamiseks kasumit mittetaotlevatele üksustele

 Raamatupidamiskannete näited

 Pensionieraldiste arvestuse juhend

 Tekkepõhise eelarvestamise juhend

 SAP kasutusjuhendid

 SAP BO finantsaruannete kasutusjuhend

 RTIP kasutusjuhendid

 eAK kasutusjuhendid

 Valitsemisala raamatupidamise sise-eeskiri (edaspidi Sise-eeskiri)

 Valitsemisala finantsarvestuse toimemudel (edaspidi Toimemudel)

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: ….12.2017 Versioon nr: 2

Koostaja: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 3 / 36

K17 Finantsarvestuse toimingute kord ©Ainult RTK siseseks kasutamiseks

Kõik juhendid, v. a eelarveklassifikaatori kasutamise juhend ja tekkepõhise eelarvestamise juhend, on avaldatud RTK kodulehel aadressil www.rtk.ee. Eelarveklassifikaatori kasutamise juhend ja tekkepõhise eelarvestamise juhend on avaldatud Rahandusministeeriumi kodulehel aadressil www.fin.ee tegevuste alajaotuses ”Riigieelarve ja majandus” -> ”Riigi strateegiline juhtimine” käsiraamatus ”Strateegiline planeerimine ja finantsjuhtimine”.

2. MÕISTED

RTK – Riigi Tugiteenuste Keskus FAO – RTK finantsarvestuse osakond Talitus – FAO valitsemisala asutusi teenindav finantsarvestuse osakonna talitus, mida juhib valitsemisala pearaamatupidaja Asutus – teenindatav asutus, kellele Talitus osutab finantsarvestuse teenust PPO – RTK personali- ja palgaarvestuse osakond MTO – RTK majandustarkvara arenduse osakond SAP – riigi ühtne majandustarkvara SAP BO – riigi ühtne aruandluse infosüsteem eAK – ostuarvete menetlemise infosüsteem RTIP – riigitöötaja iseteenindusportaal e-riigikassa – interneti rakendus riigiasutuste maksete sooritamiseks ja laekumiste vastuvõtmiseks SALDO – saldoandmike infosüsteem Kohustuste arvestaja – talituse töötaja, kui ta kontrollib ja kinnitab eAKs ostuarveid või RTIPis lähetuste ja majanduskulude dokumente, võtab SAPis arvele kohustusi ja seob neid makstud ettemaksetega, v.a põhivara soetused, millega tegeleb põhivara arvestaja, kontrollib arvelevõetud kohustuste saatmist maksmiseks Maksekorralduste kontrollija – talituse töötaja, kui ta koostab ja kontrollib e-riigikassasse saadetavate maksekorralduste nimekirja ja broneerib e-riigikassas maksete tegemiseks vajalikud vahendid Maksekorralduste saatja – talituse töötaja, kui tasaadab maksekorraldused e-riigikassasse ja kontrollib nende staatust ning sisestab e-riigikassasse broneeringuid või tellib e-riigikassast lisabroneeringuid kiirmaksete tegemiseks Tarnijate registri andmete muutja – talituse töötaja, kui ta sisestab SAPi tarnijate registrisse uusi tarnijaid või muudab olemasolevate tarnijate andmeid Kontoväljavõtete sisestaja – talituse töötaja, kui ta kontrollib e-riigikassa kontode ja pangakontode väljavõtteid, impordib või sisestab kontode liikumisi SAPi ja kontrollib pangakontode liikumise ja saldode õigsust SAPis Põhivara arvestaja – talituse töötaja, kui ta sisestab SAPi tehinguid põhivaradega Müügi arvestaja – talituse töötaja, kui ta kontrollib asutuselt saadud müügiarve koostamist nõudvaid dokumente, koostab ja saadab müügiarveid, seob nõudeid saadud ettemaksetega, sisestab tuludega seotud kandeid müügireskontro kaudu või pearaamatu kannetega Toetuste arvestaja – talituse töötaja, kui ta avab toetuste koode, sisestab toetustele eelarvet, teeb toetuste tulukandeid, kulude ümberkandeid, sh kaudsete kulude kajastamiseks, tulude vähendamise kandeid mitteabikõlbulike kulude korral, toetuste vahendamise kandeid rakendusüksustes, koostab ja võrdleb toetuste kasutamise aruandeid (väljamaksetaotlusi, teatisi), kontrollib ja seob toetustega seotud nõudeid, ettemakseid ja kohustusi, nõustab projektijuhte Klientide registri andmete muutja – talituse töötaja, kui ta sisestab SAPi klientide registrisse uusi kliente või muudab olemasolevate klientide andmeid või sisestab uusi müügimaterjale (müüdavaid kaupu ja teenuseid) SAPi materjalide registrisse või muudab materjalide andmeid Saldode kontrollija – talituse töötaja, kui ta osaleb aasta lõpetamisega seotud nõuete ja kohustuste inventeerimises, sh tegeleb saldokinnituskirjade või muude inventeerimise dokumentidega või kui ta inventuuride välisel ajal kontrollib kontode saldosid

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: ….12.2017 Versioon nr: 2

Koostaja: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 4 / 36

K17 Finantsarvestuse toimingute kord ©Ainult RTK siseseks kasutamiseks

Eelarvete sisestaja – talituse töötaja, kui ta sisestab eelarveid kulujuhtimise moodulisse kuluüksustele või kulukohtadele/ressurssidele või avab projekti või selle alamelemendi koode ja sisestab neile eelarveid, võrdleb eelarve jääke SAP BOs ja SAPis Saldoandmiku esitaja – talituse töötaja, kui ta impordib SAPist saldoandmiku ja sisestab selle saldoandmike infosüsteemi, kontrollib saldoandmikku ja selle alusel tekkinud aruandeid, võrdleb avaliku sektori siseseid saldosid

3. TOIMINGUD PANGA JA KASSAGA

3.1. Maksekorralduste saatmine e-riigikassasse ja selleks vahendite broneerimine Toimingus osalejad/vastutajad: kohustuste arvestaja, maksekorralduste kontrollija, maksekorralduste saatja. Kohustuste arvestajana tegutsevad ka PPO töötajad vastavalt oma toimingute korrale. Asutus vastutab otse e-riigikassas tehtud tagasimaksekorralduste eest, kui Toimemudeli kohaselt on Asutusele antud õigus teatud kontodelt teha ise tagasimakseid (näiteks valesti laekunud riigilõivude korral). Toimingu tähtaeg/kestvus: iga valitsemisala maksekorraldused saadetakse kõik koos üks kord tööpäevas e-riigikassasse, lisaks saadetakse eraldi vastavalt vajadusele PPO palgamaksed ja kiirmaksed. Viited: Kassalise teenindamise eeskiri, SAP kasutusjuhend „Pank“ punktid 1 ja 2, SAP BO finantsaruannete kasutusjuhend maksekorralduste aruande kohta. Toimingu üldised põhimõtted:

1) Talitus korraldab igapäevaselt väljaminevate maksekorralduste panka saatmise üldjuhul üks kord tööpäevas, ühendades selle vahendite broneerimisega e-riigikassas. Selleks lepitakse talituses kokku, millisel kellaajal käivitatakse igapäevaselt maksekorralduste e- riigikassasse saatmine koos vahendite broneerimiseks summa leidmisega. Igapäevane maksekorralduste saatmine toimub kolmandal tööpäeval enne maksepäeva (st saadetakse ülehomseks tööpäevaks).

2) Kohustuste arvestaja lähtub maksekorralduste saatmise ajast. Kui ta võtab arvele kohustuse, mille maksetähtpäev on varasem järgmise igapäevase maksekorralduste saatmise tähtpäevast, siis sisestab ta sellele maksemeetodi U (välja arvatud välismaksekorraldused) ning teavitab maksekorralduste kontrollijat kiirmaksest.

3) Talitus arutab ja võtab ette tegevusi kiirmaksete vähendamiseks, sh teeb selgitustööd tarnijate või Asutustega, kes ei ole ostudokumente õigeaegselt esitanud.

4) Talitus tagab üldjuhul maksekorralduste kontrollija ja maksekorralduste saatja isikute lahususe.

5) Talitus tagab e-riigikassasse broneeringute tegemise, maksekorralduste ettepaneku koostamise ja maksekorralduste saatmise tsentraliseeritud töökorralduse.

6) PPO koostab ja kontrollib maksekorralduste faili SAPis lähtudes oma reeglitest. PPO-ga lepib Talitus kokku kellaaja, milliseks PPO oma maksekorralduste faili(d) koostab, et need ära saata. Kui PPO-l ei ole võimalik kokkulepitud kellaajaks faile koostada, teavitab ta hilinemisest maksekorralduste saatjat.

7) Suure hulga teatud liiki maksekorralduste saatmiseks (näiteks KOV-dele toetus- ja tasandusfondi maksete maksmine) võib koostada eraldi maksekorralduste faili.

Maksekorralduste saatmise toimingu sammud:

I. Kohustuste arvestaja tagab kuni kokkulepitud kellaajalise tähtajani kohustuste arvelevõtmise kuni kolm tööpäeva varem nii, et igal tööpäeval läheksid maksmisele õiged

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: ….12.2017 Versioon nr: 2

Koostaja: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 5 / 36

K17 Finantsarvestuse toimingute kord ©Ainult RTK siseseks kasutamiseks

maksekorraldused. Vajadusel kontrollib ta maksekorraldusi SAP BO aruandega Maksekorraldused või SAPi aruandega Zmaksmata. Kokkulepitud kellaajal ei käivita kohustuste arvestaja lähetuste moodulis väljamaksetega seotud kandeid, kuna maksekuupäev tekib algselt kulude kajastamise kuupäevaga ja see on vaja muuta.

II. Maksekorralduste kontrollija käivitab SAPis maksekorralduste faili moodustamise transaktsiooniga F110. Käivituskuupäev = maksekuupäev e-riigikassas; Identifikaator = valitsemisala tunnus (näit R) + antud kuupäeva maksekorralduste faili järjekorranumber (näit 1) (kokku näit R1). Sisestab parameetrid või kopeerib parameetrid eelmise maksekorralduste faili pealt: Kande kuupäev ja dokumendid reg-tud kuni = käivituskuupäev; Ettevõtted = Valitsemisala kood (näit R000); makseviis = RV (kodumaised ja välismaksekorraldused korraga); järgm krkpv = järgmine kalendrikuupäev; Hankija = 1 kuni Z või üksiku makse saatmisel konkreetne hankija; klient = valida konkreetsed kliendid, kellele on vaja tagasi maksta. Vaba valiku lehel välistab kohustused makseblokeeringuga „A“ ning pearaamatu eritunnusega kanded „(A,E)“ ja „(G,X)“, mille tulemusena ei kuvata maksekorralduste kontrollijale blokeeritud kohustusi ja tehtud ettemakseid. Lisalogi vahelehele valib (v) maksetähtaja kontroll, makseviisi valik tõrgete ilmnemisel, maksedokumentide kanderead; Hankijad valib 1 kuni Z. Parameetrite salvestamisel ilmub sellekohane teade ekraanile.

III. Kui maksekorraldusega tuleb raha tagasi maksta kliendile, siis võtab müügi või kohustuste arvestaja kohustuse koos õige maksetähtpäeva ja makseviisiga arvele ja annab sellest eraldi teada maksekorralduste kontrollijale, et viimane võtaks selle maksekorralduste nimekirja kaasa. Sel juhul valib maksekorralduste kontrollija lisaks veel konkreetse kliendi.

IV. Maksekorralduste kontrollija käivitab makseettepaneku SAP soovituse tööriistaribalt valikuga (v) Käivita kohe.

V. Maksesoovituse kuva nupu alt kontrollib maksmisele minevate maksekorralduste loogilisust ja rekvisiitide olemasolu lähtudes kogemustest. Kontrollimisel vaadatakse üle, kas riigiasutustest saajatel on pangakonto numbriteks e-riigikassa konto numbrid, Tallinna LV puhul peab olema makse saajaks Tallinna Linnakantselei jne. Maksekorralduste kontrollija võib summa suurusest või muust kahtlusest tulenevalt pöörduda küsimusega kohustuste arvestaja poole või kontrollida ostuarvete olemasolu ja menetluskäiku eAKs või RTIPis.

VI. Näidis maksekorralduste kuvast, mille alusel maksekorralduse koostaja faili kontrollib. Roheline või punane indikaator näitab, kas SAP tehniliselt makse toimub või mitte. Täht (näiteks R) näitab makseviisi. Nimi 1 näitab tarnijat, kellele võeti kohustus, maksesaaja näitab, kellele makse makstakse, summa dokumendi valuutas ja valuuta, makse viitenumber, makse saaja iban ja swift.

VII. Kui maksekorralduste kuvas ilmnevad vead, vaatab maksekorralduste koostaja maksesoovituse logi nupu alt vea põhjuse ja vajadusel teavitab kohustuste arvestajat, kes parandab vea esimesel võimalusel ja annab sellest maksekorralduste kontrollijale teada. Maksekorralduste kontrollija ei lõpeta maksesoovitust, kui esineb vigaseid maksekorraldusi (punase indikaatoriga), vaid teavitab neist kohustuste arvestajaid ja ootab nende parandamist. Kui parandamine võtab kauem aega, siis jäetakse vigane maksekorraldus makseettepanekust välja ja saadetakse tasumisele järgmisel päeval või kiirmaksena.

VIII. Kui maksekorralduste kuva on korras, leiab maksekorralduste kontrollija makseteks broneerimisele kuuluva summa. Broneeringu summa leidmiseks valib F110s maksekorralduste kuvas paigutuse „Broneering“. Ekraanile kuvatakse summad makse saajate pangavõtmete ja valuutade lõikes. EUR broneeringu sisestamiseks tuleb EUR summast maha lahutada pangavõtmega 014 kirjeldatud tehingud, kuna need tähistavad summasid, mis tasutakse riigikassa e-kontodele.

IX. Talitus võib pidada broneeringute e-riigikassasse sisestamiseks eraldi broneeringute tabelit või koguda info muul viisil (vt sammud X, XI, XII). Kui broneeringute info kogumiseks kasutatakse broneeringute tabelit, sisestatakse sellesse kõik maksekorralduste nimekirja alusel leitud broneeringute vajadused igapäevaselt eraldi veergudesse või ridadesse.

X. PPO lisab broneeringute tabelisse või esitab maksekorralduste kontrollijale kokkulepitud kellaajaks omapoolselt palgamoodulist tulevate maksete broneeringud.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: ….12.2017 Versioon nr: 2

Koostaja: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 6 / 36

K17 Finantsarvestuse toimingute kord ©Ainult RTK siseseks kasutamiseks

XI. Kui kohustuste arvestaja teab kahe päeva jooksul kindlasti lisanduvaid makseid, lisab ta broneeringute tabelisse eraldi broneeringu kiirmakse tegemiseks või teatavitab raha vajadusest maksekorralduste kontrollijat.

XII. Vastavalt broneeringute tabelile või kogutud infole sisestab maksekorralduste kontrollija või saatja e-riigikassasse vajalikud broneeringute kogusummad.

XIII. Kui maksekorraldused on korrektsed ja ülekandmisele kuuluvad, käivitab maksekorralduste kontrollija uuesti makseettepaneku ja veendub, et maksmisele lähevad kõik soovitud maksekorraldused. Seejärel käivitab ta maksekäitluse ning paneb linnukese „Loo maksekandja“ ette, millega tekib e-riigikassasse saadetav fail.

XIV. Maksekorralduste kontrollija teavitab maksekorralduste saatjat maksekorralduste faili olemasolust.

XV. Maksekorralduste saatja vaatab ZEKASSAs maksekorralduste failis olevad maksed üle ja vajadusel kontrollib algdokumente maksekorralduse numbri alusel, kasutades transaktsiooni FB03. Kohustuse kande nägemiseks tuleb valida Keskkond_Maksekasutus. Seejärel saadab ta maksekorraldused e-riigikassasse SAP transaktsiooniga ZEKASSA ja vajaduse korral tühistab seejärel e-riigikassas üksiku makse, mis vajab täiendavat selgitamist.

XVI. Maksekorralduste saatja kontrollib ZEKASSAs saadetud maksekorralduste staatust. Toiming lõpeb, kui maksekorraldused on saanud staatuse „Confirmed“.

XVII. Kui maksekorraldus sai staatuse „Rejected“ või „Partly“, tuvastab maksekorralduse saatja makse tagasilükkamise põhjuse, avades veateate küsimärgi nupu alt.

XVIII. Maksekorralduste saatja tühistab tagasilükatud maksekorralduse SAP transaktsiooniga FBRA ning teavitab kohustuste arvestajat või PPO töötajat.

XIX. Kohustuste arvestaja parandab kohustuse dokumendi. Tagasilükatud makset käsitletakse seejärel üksiku kiirmaksena, mis saadetakse e-riigikassasse eraldi või juhul, kui maksetähtaega saab edasi lükata või peab edasi lükkama selgituste saamiseks, koos järgmiste päevade maksetega.

3.2. E-riigikassa ja pangakonto väljavõtete kontrollimine ja kajastamine SAPis

Toimingus osalejad/vastutajad: kontoväljavõtete sisestaja, RTK riiginõuete osakond osade kontode korral, Asutus ise osade kontode korral vastavalt Toimemudelile Toimingu tähtaeg/kestvus: igal järgmisel tööpäeval eelmise tööpäeva ja puhkepäevade kohta e- riigikassast ja pangast saadud väljavõtte sisestamine, v. a e-riigikassa kontod, mis ei ole loodud SAPi nn kodupankadena (House Bank) ja mille korral tehakse koondkandeid kindlaksmääratud perioodide (näiteks kuu) kohta korraga. Erandina teeb osade Justiitsministeeriumi pangakontode koondkandeid RTK riiginõuete osakond vastavalt Talitusega kokku lepitud tööjaotusele. Välispankade pangakontodel toimunud liikumiste sisestamine toimub lähtudes välispanga liikumiste kohta laekuva info sagedusest ja Toimemudelis kokku lepitud tähtaegadest. Kõikide liikumiste kohta peavad olema raamatupidamiskanded kajastatud hiljemalt saldoandmiku esitamise tähtajaks. Viited: Toimemudel, SAP kasutusjuhendid „Pank“ ja „Pangakontod e-riigikassas, raha ülekanded ja laekumised uue SAPi kasutamisel“, Kassalise teenindamise eeskiri Toimingu üldised põhimõtted:

1) Valitsemisala pearaamatupidaja otsustab e-riigikassas kontode avamise ja sulgemise

lähtudes Asutuste teenindamise vajadustest. Valitsemisala kasutab üht kulukontot ja vastavalt vajadusele üht või mitut tulukontot.

2) Talitus tagab kontoväljavõtete SAPi sisestamise otstarbeka tasemeni tsentraliseeritud töökorralduse. Valitsemisala pearaamatupidaja otsustab, kas erinevate kontode väljavõtteid sisestab ainult üks või mitu töötajat.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: ….12.2017 Versioon nr: 2

Koostaja: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 7 / 36

K17 Finantsarvestuse toimingute kord ©Ainult RTK siseseks kasutamiseks

3) Kui e-riigikassa või pangakonto laekumised jäävad saldoandmiku esitamise tähtajaks selgitamata, võetakse need SAPis esialgu arvele selgitamata laekumistena. Kui selgitamata laekumisi on palju, siis kasutatakse kliendi-tüüpi pearaamatu eritunnusega reskontro kontot. Kui selgitamata laekumisi on vähe, siis kasutatakse pearaamatu-tüüpi kontot.

4) HTMi talituses imporditakse kontoväljavõtted, mille nõuete arvestus toimub ERPLY müügisüsteemis, vastavasse infosüsteemi. ERPLY kasutamisel lähtutakse ERPLY juhenditest.

E-riigikassa ja pangakonto väljavõtte kontrollimise ja kajastamise toimingu sammud:

I. Kontoväljavõtete sisestaja salvestab e-riigikassa kontode väljavõtted X-kettale kuni SAPi

importimiseni, mille järgselt failid kustutatakse. Faili nimetus X-kettal viitab väljavõtte kuupäevale või perioodile (kuupäevade vahemikule).

II. Kontoväljavõtete sisestaja impordib „House bank“ kontoväljavõtete info iga e-riigikassa konto kohta SAPi transaktsiooniga ZFEBC. Selleks valib ta oma asutuse variandi, lisab õige pangaväljavõtte faili ja käivitab aruande.

III. Peale „House bank“ importimist avab kontoväljavõtete sisestaja transaktsiooniga FEBA panga väljavõtte järeltöötlemise, vaadates eraldi iga imporditud konto üle, valides konto välja ettevõtte panga nimetuse ja konto ID alusel (näiteks kulukonto puhul ettevõtte pank RIIGI ja panga ID 120).

IV. Kontoväljavõtete sisestaja töötleb pangaväljavõtte read, kus esimeses või teises veerus on punane indikaator. Kontoväljavõte on töödeldud, kui kõik indikaatorid on rohelised.

V. Punase indikaatoriga märgitud real valib kontoväljavõtete sisestaja, kas antud rida sulgeda avatud kandega (kas reskontro või avatud kannete haldusega pearaamatukonto kandega) või konteerida kliendi ettemakseks või otse pearaamatu kontole (sh tulude ja kulude kontod).

VI. Kui kõik e-riigikassa konto liikumised on nõuetekohaselt kajastatud (punased täpid FEBAs on likvideeritud), seob kontoväljavõtte sisestaja panga vahekontod 70000300 ja 71000300 transaktsiooniga F-03 iga päeva kaupa kokku. Kui sidumisel konto 71000300 saldo ei jõua nullini, siis seotakse transaktsiooniga F.13 omavahel kokkusobivad kanded ja selgitatakse ülejäänud vahed. Kui konto 70000300 ei jõua nulli, uurib kontoväljavõtte sisestaja probleemi välja kontoväljavõttelt transaktsiooniga FAGLL03. Kõigepealt veendutakse, et palgast tulnud kanded on omavahel võrdsed, st kas dokumendid tüüpidega SQ ja SV on võrdsed. Seejärel otsitakse summade alusel muid vahesid.

VII. Välispankades toimunud liikumised kajastab kontoväljavõtte sisestaja käsitsi SAPi transaktsiooniga FF67. Kui kanded on tehtud, seob ta pangavahekonto transaktsiooniga F- 03.

VIII. Kontode liikumised, millele ei ole SAPis avatud „House Bank“ kontot, sisestab kontoväljavõtete sisestaja SAPi transaktsiooniga F-02 või impordib transaktsiooniga zfi_saldo. Automaatliidese korral teise infosüsteemiga tekivad laekumiste kanded SAPi lähtudes liidese tehnilistest reeglitest (näiteks ERPLY, PRIAX).

IX. Kui kontoväljavõtete sisestaja tuvastab kontoväljavõttel selgitamata laekumisi, saadab ta selle kohta küsimuse kohustuse arvestajale või müügi arvestajale või asutusele, kui Asutus on teada, või kõikidele Asutustele, kui Asutus pole teada, e-posti teel kirja laekumise kohta info saamiseks.

X. Kui Asutused ei oska laekumise kohta täiendavaid selgitusi anda, võtab kontoväljavõtete sisestaja võimaluse korral maksjaga ühendust.

XI. Kui laekumine jääb tuvastamata, võtab kontoväljavõtete sisestaja selle arvele selgitamata laekumisena.

XII. Kui selgub ekslik laekumine, tagastatakse see maksjale või tema poolt viidatud isikule Asutusest saadud alusdokumendi alusel või raamatupidamise õiendi alusel. Summa tagastamiseks võtab kohustuste arvestaja SAPis tagasimakse kohustuse arvele.

XIII. Erandkorras jaotatakse töö Asutusega Toimemudeli alusel nii, et Asutus algatab ise e- riigikassa tulukontolt (mis ei ole SAPis defineeritud House Bank pangakontona) tagasimakseid ekslikult saabunud laekumiste tagastamiseks. Olenevalt Toimemudelis

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: ….12.2017 Versioon nr: 2

Koostaja: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 8 / 36

K17 Finantsarvestuse toimingute kord ©Ainult RTK siseseks kasutamiseks

kokku lepitust teeb Asutus ise tagasimakse või teavitab tagasimakse sisestamisest RTK kontaktisikut, kes kinnitab tagasimakse.

XIV. Kui nõue, sh makstud ettemakse laekub kuni 5 euro võrra väiksemas või suuremas summas võrreldes nõude summaga ja klient summat tagasi ei nõua, siis kantakse see tulu- või kulukontole lähtudes kontost, mis oli laekumisega seotud nõudel, kasutades üldjuhul samu eelarve tunnuseid, näiteks 44/322 majandustegevusest laekunud tulude puhul. Erijuhtudel, kui korrigeerimine ei tohi mõjutada toetustega seotud tehingute kajastamist, võib enamlaekumise kajastada kontol 38889000 eelarve tunnustega 10/388 või vähemlaekumise kontol 60809000 eelarve tunnustega 10/608. Sellised summad kajastatakse transaktsiooniga FEBA vahelehel Account Assignment.

3.3. E-riigikassa selgitamata laekumised

Toimingus osalejad/vastutajad: kontoväljavõtete sisestaja Toimingu tähtaeg/kestvus: hiljemalt järgmisel tööpäeval e-riigikassast selgitamata maksete info saamisel Viited: Kassalise teenindamise eeskiri Toimingu üldised põhimõtted:

FAO talitus tagab e-riigikassas olevate selgitamata laekumistega tegelemise otstarbeka tasemeni tsentraliseeritud korralduse. E-riigikassa selgitamata laekumiste toimingu sammud:

I. Kontoväljavõtete sisestaja vaatab igal tööpäeval üle e-riigikassa selgitamata maksed ning

juhul, kui ta tuvastab, et summa kuulub Asutusele, tellib ta laekumise valitsemisala kontole. Vajadusel saadab ta Asutustele e-postiga täpsustavaid küsimusi selgitamata laekumiste kohta.

II. Kui laekumine on võetud vastu valitsemisala kontole, tehakse toimingud vastavalt punktile 3.2.

3.4. Pangakaartidega toimunud maksete töötlemine

Toimingus osalejad/vastutajad: kontoväljavõtete sisestaja, kohustuste arvestaja Toimingu tähtaeg/kestvus: kohustuste arvestaja hiljemalt järgmisel tööpäeval pangakaardiga toimunud tehingute kohta aruande saamisest, kontoväljavõtete sisestaja hiljemalt järgmisel tööpäeval e-riigikassas või pangas toimunud maksete SAPi sisestamisest Viited: SAP kasutusjuhendid „Hankijate reskontro – Hankija tehingud“ ja „Pank“, RTIP kasutusjuhend „Majanduskulude moodul“ Toimingu üldised põhimõtted:

1) Talitus organiseerib pangakaartidega toimunud tehingute aruannetega seotud töö võimalikult tsentraliseeritud moel ning suunab Asutusi kasutama selleks RTIPi.

2) Tehingu kajastamine oleneb dokumentide laekumise järjekorrast, st kas pangakaardiga toimunud tehingute aruanne saabus enne või pärast pangaväljavõttel olevast maksest teadasaamist.

Pangakaartidega toimunud maksete töötlemise toimingu sammud:

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: ….12.2017 Versioon nr: 2

Koostaja: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 9 / 36

K17 Finantsarvestuse toimingute kord ©Ainult RTK siseseks kasutamiseks

I. Kui kohustuste arvestajale laekub aruanne pangakaardiga toimunud tehingute kohta enne

pangakonto väljavõttel olevast maksest teadasaamist, võtab ta kohustuse arvele töötaja ees kontol 20329000 SAP transaktsiooniga F-43 või kontrollib ja kinnitab aruande RTIPis, mille tulemusena tekib SAPis sama kanne. Kohustuse kontol on automaatselt blokeeringu tunnus A, kuna see ei tohi minna maksekorralduste aruandesse.

II. Kui varem kohustusena arvele võetud summa debiteeritakse panga poolt e-riigikassa kontolt või välispanga kontolt, kajastab kontoväljavõtete sisestaja makse ja kohustuse sulgemise SAPis. Selleks käivitab ta SAP transaktsiooniga F-53 ning sulgeb seejärel transaktsiooniga FEBA panga vahekonto.

III. Kui makse läheb pangakontolt maha enne aruande saamist, annab kontoväljavõtete sisestaja sellest teada kohustuste arvestajale, kes küsib Asutuselt aruannet kulutuse korrektseks kajastamiseks.

IV. Kui pangakaardi kasutamise aruanne hilineb, kuid eelarve täitmise aruandluse tähtaeg läheneb, võtab kontoväljavõtete sisestaja arvele ettemakse aruandvale isikule (kaardi kasutajale) kontol 10392000 transaktsiooniga F-48 ning seejärel sulgeb FEBAs panga vahekonto, otsides avatud kandeid panga vahekontol.

V. Kui ettemakse kontol 10392000 kajastati teiste eelarve tunnustega, kui selgub hiljem saabunud kuludokumendilt, siis kajastatakse ettemakse tagasilaekumine transaktsiooniga F-28 ja kuludokumendi maksmine transaktsiooniga F-53.

4. KOHUSTUSTE JA TARNIJATEGA SEOTUD TOIMINGUD

4.1. Kohustuste arvestus Toimingus osalejad/vastutajad: kohustuste arvestaja Toimingu tähtaeg/kestvus: Asutuse poolt eAKs kinnitatud ostuarve või RTIPis või DHSis kinnitatud või muul moel Toimemudeli alusel saadud maksmise kohustust sisaldav dokument kontrollitakse FAO talituses üldjuhul hiljemalt järgmisel tööpäeval peale asutuse poolset kinnitamist ja sisestatakse SAPi, kui kohustuste arvestaja loeb dokumendi kontrollimisel korrektseks. RTK kinnituspädevuses olev kohustus (näiteks maksudeklaratsiooni alusel maksude tasumiseks) sisestatakse SAPi lähtudes õigeaegse makse tegemise vajadusest. Viited: Üldeeskiri § 15, eAK kasutusjuhend, Toimemudel, SAP kasutusjuhendid „Ostureskontro kasutusjuhend - Hankija tehingud“, „Ostumooduli juhend“, „SAP eraldislepingute juhend“, RTIP kasutusjuhend „Majanduskulud“. Toimingu üldised põhimõtted:

1) Talitus korraldab igapäevaselt ostuarvete kinnitamise eAKs, nende SAPi importimise ja seejärel nende kohta raamatupidamiskannete tegemise. Töö toimub jooksvalt, jaotatuna kohustuste arvestajate vahel nii, et iga Asutuse eAKs olevad ostuarved saaksid võimalikult kiiresti SAPis arvele võetud ja tähtaegselt tarnijatele tasutud.

2) Talitus korraldab igapäevase muude maksmise kohustust sisaldavate dokumentide vastuvõtmise ja kinnitamise RTIPi majanduskulude mooduli või Asutuse DHSi kaudu või muul Toimemudelis kokkulepitud moel, nende sisestamise SAPi ja seejärel nende kohta raamatupidamiskannete tegemise nii, et kohustused saaksid võimalikult kiiresti SAPis kajastatud ja tähtaegselt tasutud.

3) Kohustuste arvestaja jälgib Asutuse kohustusi sisaldavate dokumentide kinnitamist ja juhib vajadusel Asutuse tähelepanu dokumentidele, mis on jäänud Asutuse poolt õigeaegselt kinnitamata ja mille korral satub ohtu nende tähtaegne tasumine.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: ….12.2017 Versioon nr: 2

Koostaja: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 10 / 36

K17 Finantsarvestuse toimingute kord ©Ainult RTK siseseks kasutamiseks

4) Kohustuste arvestaja kontrollib kohustuste dokumentide rekvisiite ja Asutuse poolt dokumentidele märgitud arvestusobjekte lähtudes Toimemudelis kokku lepitud vastutuse jaotusest.

5) Kohustuste arvestaja kontrollib, et asutuse poolt oleks dokument kinnitatud vähemalt Asutuse finantstöötaja poolt, kui Asutusel puudub finantstöötaja, siis muu Asutuse töötaja poolt.

6) Kohustuste arvestaja kontrollib dokumendi lähtudes Sise-eeskirjast ning vastutab dokumendi alusel tekkiva raamatupidamiskande õigsuse ja maksekorralduse õigete rekvisiitide, sh õigete summade, käibemaksukoodide, saaja andmete ja maksetähtpäeva sisestamise eest SAPi.

7) Kui maksetähtpäevani on aega vähem kui tavatoimingutena maksekorralduste saatmise reeglid ette näevad, siis informeerib kohustuste arvestaja kiirmaksest maksekorralduste kontrollijat (vt punkt 3.1).

8) Kui erandkorras on vaja leida maksekohustusi pargitud dokumente maksetähtaegade järjekorras, siis kasutab kohustuste arvestaja transaktsiooni FBL1N varianti „Parkla“, mis kuvab dokumendid maksetähtaegade järjestuses.

eAK kaudu saadud ostuarve menetlemise toimingu sammud:

I. Kohustuste arvestaja avab kinnituse ootel oleva ostuarve eAKs ja kontrollib selle õigsust

vastavalt Üldeeskirja §ile 15, Sise-eeskirjale ja Toimemudelile. Sealjuures kontrollib kohustuste arvestaja järgmiste andmete õigsust: tasumisele kuuluv summa, SAP tarnija koodi olemasolu, tarnija arvelduskonto number, maksekorralduse viitenumber, maksetähtaeg, kohustuse raamatupidamiskande kuupäev, konteeringu ridadele lisatud raamatupidamise konto ja käibemaksukood. Kui ostuarve on kreeditarve või mitme tehingupartneri koodiga arve, veendub kohustuste arvestaja lisaväljal olevate vastavate tunnuste olemasolus või lisab need. Ostutellimusega seotud arveid, sh mahukaid ostuarveid ei konteerita. Sel juhul kontrollib kohustuste arvestaja ostutellimuse numbri olemasolu ja vajadusel ka ostutellimuse olemasolu SAPis. Mahukate ostuarvete töötlemisel moodustatakse ostutellimus transaktsiooniga ZEARVE ning sisestatakse tekkinud ostutellimuste number eAKsse. Arvest moodustunud ostutellimuse infot exceli kujul eAKsse tagasi ei laadita, kuna asutused saavad detailse info kätte SAP BO aruannetest.

II. Kui ostuarve konteeringud ei ole korrektsed või tehingu kohta on nõutav täiendav informatsioon (sh manus eAKs) ning Toimemudeli kohaselt ei ole kohustuste arvestajal õigust andmeid ise parandada või tal puudub info andmete parandamiseks, saadab kohustuste arvestaja ostuarve eAKs Asutuse finantstöötajale tagasi koos kommentaariga puuduste kohta. SAPi tehniliste vigade ja ümardusvahede pärast Asutusele dokumenti tagasi ei saadeta. Sel juhul kohustuste arvestaja parandab ise vead või võtab ühendust MTO- ga nõu saamiseks. SAPi tehniliste vigade kirjeldused on leitavad eAK administraatori juhendis (punkt 9).

III. Kohustuste arvestaja parandab ilma Asutusega kooskõlastamata andmed, mida tal on lubatud Toimemudeli kohaselt ise parandada, sh reeglina arve päise andmed (tarnija kood, arvelduskonto, viitenumber, kande kuupäev vms).

IV. Kohustuste arvestaja tuvastab kinnitatud ostuarvete eAKst SAPi jõudmise või tagasilükkamise võimalikult kiiresti peale eAK ekspordi seansi toimumist.

V. Kui SAP lükkas ostuarve eAKsse tagasi, tuvastab kohustuste arvestaja tagasilükkamise põhjuse eAK kinnitusringi vaates kommentaari lahtrist ja tegeleb vea parandamisega (vt sammud II ja III). Kui viga oli tehniline, võtab ta vajadusel ühendust MTO töötajaga abi saamiseks.

VI. Kui ostuarve jõudis korrektselt eAKst SAPi ostureskontrosse, avab kohustuste arvestaja ostuarve eelregistreeritud raamatupidamiskande dokumentide loendist transaktsiooniga FBV0 või ostutellimuse olemasolu korral transaktsiooniga MIR6, kontrollib kande õigsust ja vajadusel muudab andmed korrektseks. Kreeditarve korral lisab kohustuste arvestaja arve viite lahtrisse seotava avatud arve raamatupidamiskande numbri (vt SAP kasutusjuhend „Ostureskontro kasutusjuhend - Hankija tehingud“ punkt 8). Lisab õige

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: ….12.2017 Versioon nr: 2

Koostaja: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 11 / 36

K17 Finantsarvestuse toimingute kord ©Ainult RTK siseseks kasutamiseks

maksemeetodi, kui see ei ole kodumaine tavapärane makseviis R. Välismakse korral lisab täiendavad makse juhised, kui ei soovita maksta teenustasu kahasse, ja maksebilansi koodi vähemalt sel juhul, kui summa on alates 50 000 eurot. Vajadusel muudab reskontro konto õigeks, näiteks põhivara soetuste korral kontoks 20101000. Samuti lisab Asutusega kokku lepitud juhul muud arvestusobjektid või teksti lepingu numbri kohta määrangu lahtrisse.

VII. Ostureskontros tarnijale makstud ettemakse arvelevõtmisele kuuluva kohustuse korral, sh põhivara soetuste eest tehtud ettemaksete korral (mitte aga nn pearaamatukonto tüüpi kontole ettemakstud tulevaste perioodide kulude arvelevõtmise korral) kustutab kohustuste arvestaja eAKst tulnud dokumendi ja loob uue dokumendi transaktsiooniga F- 47. Dokumendi päise teksti tuleb lisada eAKst tulnud kustutatud dokumendi number.

VIII. Kui raamatupidamiskande andmed on korrektsed, postitab kohustuste arvestaja ostuarve. Kui ostuarve postitamisel annab SAP veateate, selgitab kohustuste arvestaja vea põhjuse ja teeb vajalikud sammud vea kõrvaldamiseks (vt sammud II ja III).

IX. Vajaliku postitusaadressi puudumise või eelarve mittepiisavuse korral esitab kohustuste arvestaja e-posti teel taotluse vastavalt RTK riigiarvestuse spetsialistile või Asutusele.

X. Kui ostuarvega kaasneb pöördkäibemaksukohustus, võtab kohustuse arvestaja ostuarve postitamise järgselt selle arvele transaktsiooniga F-43. Seda võib teha ka kord kuus enne käibedeklaratsiooni esitamist SAP BO käibedeklaratsiooni alusel.

XI. Kui ostuarve oli eelnevalt tasutud ettemaksega, seob kohustuste arvestaja ostuarve postitamise järgselt tekkinud kohustuse ettemaksega transaktsiooniga F-44. Kui ettemakse ja tegeliku kulu eelarve tunnused ei kattunud või kui eelmisel aastal kajastatud käibemaksukulu võrra puuduvad eelarves vabad vahendid (ettemakse tehti eelmisel aastal), siis kajastatakse ettemakse tagasilaekumine transaktsiooniga F-28 ja kuludokumendi maksmine transaktsiooniga F-53.

XII. Kui ostuarve tehti välistoetusest või see kuulub hüvitamisele kolmanda isiku poolt ja Toimemudeli kohaselt võetakse nõue kohe peale ostuarve postitamist arvele, siis esitab kohustuste arvestaja sellekohase info nõude arvestajale või võtab ise nõude arvele transaktsiooniga F-22.

RTIPi majanduskulude mooduli kaudu saadud maksmisele mineva kohustuse menetlemise toimingu sammud: Dokumendi kontroll ja kajastamine toimub RTIPis kohustuste arvestaja poolt analoogselt eAK kaudu saadud ostuarvetega seotud toimingu sammudele. Majanduskulude moodulist tuleb kulutusi sisaldav dokument SAPi sarnaselt eAKga pargitud dokumendina. Kui majanduskulude mooduli kaudu küsitakse avanssi, tekib maksekorraldus SAPis impordina RTIPist koheselt (ilma parkimiseta). Kui maksekorraldus tehakse RTIPi kaudu, kajastatakse maksekorraldus selle tehingupartneriga, kellele tuleb näidata kulu. SAPis määratakse toimingus FBV0 dokumendile kohustuse real teine makse saaja (näiteks keskkonnatasu TP010001 saaja on Maksu- ja Tolliamet TP014001). Asutuse DHSi kaudu saadud maksmisele mineva kohustuse menetlemise toimingu sammud: Dokumendi kontroll ja kajastamine toimub kohustuste arvestaja poolt analoogselt eAK kaudu saadud ostuarvetega seotud toimingu sammudele. Erandiks on, et DHSist saadud info alusel sisestatakse dokument SAPi käsitsi, üldjuhul transaktsiooniga F-43 või muu sobiva transaktsiooniga (näit ettemaksed F-47). Peale dokumendi kajastamist SAPis sisestab kohustuste arvestaja DHSi SAP dokumendi numbri ja kinnitab dokumendi DHSis. Asutuse e-posti teel saadud maksmisele mineva kohustuse menetlemise toimingu sammud: Dokumendi kontroll ja kajastamine toimub kohustuste arvestaja poolt analoogselt eAK kaudu saadud ostuarvetega seotud toimingu sammudele. Erandiks on, et e-postiga saadud info alusel sisestatakse dokument SAPi käsitsi, üldjuhul transaktsiooniga F-43 või muu sobiva transaktsiooniga (näit ettemaksed F-47, massmaksed Excelis kohustuste impordi vormis,

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: ….12.2017 Versioon nr: 2

Koostaja: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 12 / 36

K17 Finantsarvestuse toimingute kord ©Ainult RTK siseseks kasutamiseks

imporditakse SAPi transaktsioonidega LSMW ja SM35). Peale dokumendi kajastamist SAPis salvestab kohustuste arvestaja e-posti teel saadud dokumendi vastavalt kehtivale korrale RTK võrgukettal, lisades dokumendile SAP dokumendi numbri, ning kui Toimemudelis on vastavalt ette nähtud, saadab selle teadmiseks ka Asutusele. RTK-s loodud maksedokumendi (näiteks maksudeklaratsioon, raamatupidamise õiend) alusel maksmisele mineva toimingu sammud: Dokumendi koostamine ja kajastamine toimub kooskõlas Toimemudeliga kohustuste arvestaja poolt. Dokument sisestatakse SAPi käsitsi, üldjuhul transaktsiooniga F-43 või muu sobiva transaktsiooniga (näit ettemaksed F-47). Peale dokumendi kajastamist SAPis salvestab kohustuste arvestaja vajaduse korral dokumendi RTK võrgukettal, lisades dokumendile SAP dokumendi numbri, ning kui Toimemudelis on vastavalt ette nähtud, saadab selle teadmiseks ka Asutusele. Asutuse DHSi või e-posti teel saadud toetuse andmise tehingu kajastamise sammud, kui toetuste andmine registreeritakse ostumoodulis:

I. Kohustuste arvestaja loob ostutellimuse SAPis transaktsiooniga ME21N ning vajadusel parandab või muudab seda transaktsiooniga ME22N. Ostutellimuse loomisel tuleb kajastada erinevate arvestusobjektide ja maksekuupäevadega summad eraldi ridadel.

II. Kohustuste arvestaja võtab arvele ettemakse transaktsiooniga ME2DP vastavalt Asutuse käskkirjale või sõlmitud lepingule.

III. Kui ostutellimus kantakse kohe kuluks, kajastab kohustuste arvestaja tehingu transaktsiooniga MIRO.

IV. Ettemaksete kulusse kandmine toimub transaktsiooniga MIRO toetuse kasutamise aruande või toetuse saaja teatise alusel. Seejärel seotakse ettemakse ja kohustuse kanded transaktsiooniga F-44.

V. Tarnijatega seotud ostutellimusi kontrollitakse transaktsiooniga ME2L. VI. Ettemaksete jälgimiseks kasutatakse SAP BO aruannet MM002.

VII. Ettemaksete tagasilaekumisel seotakse laekumine nõude jäägiga transaktsiooniga FEBA. Kuluks kantud toetuse kasutamata jäägi laekumisel krediteeritakse kulud ja võetakse tagasinõue arvele transaktsiooniga MIRO, seejärel märgitakse see laekunuks transaktsiooniga FEBA.

4.2. Tarnija loomine või tema andmete muutmine SAP tarnijate registris

Toimingus osalejad/vastutajad: tarnijate registri andmete muutja, välistarnijate puhul MTO töötaja Toimingu tähtaeg/kestvus: võimalikult kiiresti vajaduse tekkimisel Viited: SAP kasutusjuhend „Ostureskontro - Hankija põhiandmed“ Toimingu üldised põhimõtted:

1) Valitsemisala pearaamatupidaja määrab tarnijate registri andmete muutjad, kes sisestavad uusi tarnijaid ja muudavad tarnijate andmeid.

2) Tarnijate registri andmete muutja vastutab tarnijate registri andmete õigsuse eest, sh topelttarnijate sisestamise vältimise eest.

3) Välistarnijate loomine toimub MTO töötaja poolt. Kohustuste arvestaja, kellel tekib vajadus uue välistarnija kasutamiseks, saadab MTO-le info tarnija loomiseks aadressil [email protected], pannes e-kirja pealkirjaks „Hankija loomine … Asutusele“ (asutuse nimi, kes uut tarnijat vajab. E-kirjas tuuakse välja uue tarnija nimetus eAKs ja tema tehingupartneri kood, välisministeeriumi talitus lisab makseviisi ja oma välispanga koodi.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: ….12.2017 Versioon nr: 2

Koostaja: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 13 / 36

K17 Finantsarvestuse toimingute kord ©Ainult RTK siseseks kasutamiseks

Kui uue tarnija poolt saadetud arve ei ole leitav eAKs, lisatakse veel tarnija registrikood, aadress, sihtnumber, linn, riik, IBAN või pank ja pangakonto number.

Tarnija loomise või andmete muutmise toimingu sammud:

I. Kohustuste arvestaja või Asutus informeerib tarnijate registri andmete muutjat uue tarnija loomise või olemasoleva tarnija andmete muutmise vajadusest e-posti teel või vastav informatsioon saabub automaatselt eAKst.

II. Tarnijate registri andmete muutja kontrollib SAP transaktsiooniga FK01 tarnija registrikoodi ja nime järgi, kas tarnija on SAP andmebaasi juba loodud teistes valitsemisalades.

III. Kui tarnija on SAPis olemas, laiendab tarnijate registri andmete muutja tarnija valitsemisalale transaktsiooniga FK01. Teise valitsemisala oma töötajana registreeritud isikut ei tohi siiski teisele valitsemisalale laiendada, vaid sel juhul tuleb erandina registreerida eraldi tarnija, kes ei kuulu gruppi „oma töötaja“.

IV. Kui tarnija puudub, loob tarnijate registri andmete muutja uue tarnija SAPis transaktsiooniga FK01 või transaktsiooniga XK01, kui tarnija on vaja luua ka ostumoodulisse. Oma töötajad võib luua tarnijaks ka transaktsiooniga PRAA ükshaaval vajaduse korral.

V. Kui olemasoleva tarnija andmeid on vaja muuta, näiteks muutus tarnija nimi või pangakonto, siis muudab tarnijate registri andmete muutja tarnija andmed SAP transaktsiooniga FK02 või XK02.

VI. Alternatiivse maksesaaja lisamisel tarnija üldistesse andmetesse saadab tarnijate registri andmete muutja teate aadressil [email protected] andmete kinnitamiseks. Ettevõtte- põhistesse andmetesse alternatiivse saaja lisamiseks ei ole vaja kinnitust küsida.

HTMi talituse tarnija massandmete loomise toimingu sammud:

I. Tarnijate registri andmete muutja kontrollib SAP transaktsiooniga S_ALR_87012087 isikukoodi järgi üle, ega vastavaid tarnijaid juba loodud pole.

II. Tarnijate registri andmete muutja sisestab loodavate tarnijate nimed, isikukoodid ja pangakontod Exceli tabeli vastavasse vormi ja salvestab seejärel tekstifailina.

III. Kasutades transaktsiooni LSMW objekti ZOPGIB (või ZOPGALT, kui luuakse alternatiivsete makse saajatega tarnijaid) ja viimase sammuna transaktsiooni SM35 loob tarnijate registri andmete muutja eelnevalt salvestatud tekstifaili põhjal tarnijad.

IV. Loodud tarnijate nimekirja saab kätte transaktsiooniga Y_RHM_79000056X. 4.3. Lähetustega seotud toimingud

Toimingus osalejad/vastutajad: kohustuste arvestaja Toimingu tähtaeg/kestvus: Asutuse poolt RTIPis või DHSis kinnitatud lähetuskulude aruanne või lähetuskorraldusel kajastatud avansitaotlus kontrollitakse FAO talituses ja sisestatakse SAPi hiljemalt järgmisel tööpäeval peale Asutuse poolset kinnitamist RTIPis või DHSis, kui Asutuse poolt esitatud andmed saab kehtiva korra kohaselt lugeda korrektseks. Viited: Üldeeskiri § 15, eAK kasutusjuhend, Toimemudel, SAP kasutusjuhend „Ostureskontro kasutusjuhend - Hankija tehingud“, SAP kasutusjuhend „Lähetuste haldus finantsile“, RTIP juhend „Lähetused“. Toimingu üldised põhimõtted:

1) Talitus organiseerib lähetuste arvestusega seotud töö võimalikult tsentraliseeritud moel, kui Asutused kasutavad RTIPi. Lähetuste avansse menetletakse siis SAPis ükshaaval või

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: ….12.2017 Versioon nr: 2

Koostaja: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 14 / 36

K17 Finantsarvestuse toimingute kord ©Ainult RTK siseseks kasutamiseks

korraga. Lähetuste kuluaruannete menetlemise organiseerib talitus SAPis otstarbekuse korral korraga, kasutades selleks ettenähtud mass-transaktsioone.

2) Lähetustega seotud ostuarvete käsitlemine toimub vastavalt punktile 4.1. Kohustuste arvestus. Lähetuskulud seotakse SAP lähetuse koodiga, kui Asutus kasutab RTIPi või kui see on Asutusega Toimemudelis nii kokku lepitud.

3) Kohustuste arvestaja jälgib SAPis lähetustega seotud ettemakseid ja juhib vajadusel Asutuse finantstöötaja tähelepanu lähetustele, mille korral satub ohtu nende tähtaegne kuludesse arvamine.

4) Kohustuste arvestaja kontrollib lähetusele märgitud arvestusobjekte, päevaraha suurust, kuludokumentide olemasolu ja vastavust kuluaruandele, kululimiite ületavate erisoodustuste arvestust ning lähetuskulude hüvitamisega seotud informatsiooni lähtudes Toimemudelis kokku lepitud vastutuse jaotusest.

5) Kohustuste arvestaja kontrollib, et Asutuse poolt oleks lähetuse avansi taotlus lähetuskorraldusel või lähetuse kuluaruanne kinnitatud vähemalt ühe isiku poolt, kes ei ole Asutuse finantstöötaja ning lisaks Asutuse finantstöötaja poolt. Asutuse finantstöötaja kinnitus ei ole nõutav väikeste Asutuste korral, kus see funktsioon on antud Toimemudeli kohaselt RTKle.

6) Kohustuste arvestaja kontrollib lähetuskorralduse või lähetuse kuluaruande lähtudes Sise- eeskirjast ning vastutab õige raamatupidamiskande ja maksekorralduse õigete rekvisiitide, sh õigete summade, käibemaksukoodide, saaja andmete ja maksetähtpäeva õige sisestamise eest SAPi.

7) Kohustuste arvestaja kontrollib, et juhul, kui Asutus on märkinud lähetuskorraldusele või kuluaruandele, et lähetuskulud kuuluvad osaliselt või täielikult hüvitamisele, oleks lähetuse kuluaruandel märgitud lähetuskulude hüvitaja poolt hüvitatav summa, eesmärgiga saata RTIPist SAPi lisaks lähetuse kuluridadele korrektne pargitud nõude ja tulu raamatupidamiskanne. Erandjuhtudel oodatakse lähetuse kuludokumente kuni lähetuse kinnitamiseni, et hüvitajale tekiks korrektne nõue või otsustatakse võtta nõue hüvitajale arvele ostuarve alusel.

8) Kui lähetusega seotud makse maksetähtpäevani on aega vähem kui tavatoimingutena maksekorralduste saatmise reeglid ette näevad, siis informeerib kohustuste arvestaja kiirest maksest maksekorralduste kontrollijat (vt punkt 3.1).

RTIPis registreeritud lähetustega seotud toimingu sammud:

I. Kohustuste arvestaja avab kinnituse ootel oleva lähetuskorralduse avansi taotluse korral või lähetuste kuluaruande RTIPis ja kontrollib lähetuse rekvisiitide õigsust vastavalt üldeeskirja §ile 15, Sise-eeskirjale ja Toimemudelile. Sealjuures kontrollib kohustuste arvestaja järgmiste andmete õigsust: tasumisele kuuluv summa, maksetähtaeg, kohustuse raamatupidamiskande kuupäev, konteeringu ridadele lisatud käibemaksukood.

II. Kui lähetuse dokumendi rekvisiidid ei ole korrektsed või on nõutav täiendav informatsioon ning Toimemudeli kohaselt ei ole kohustuste arvestajal õigust andmeid ise parandada või tal puudub info andmete parandamiseks, saadab kohustuste arvestaja lähetuse dokumendi RTIPis Asutuse finantstöötajale (selle kooskõlastusringist puudumise korral lähetatule) tagasi koos kommentaariga puuduste kohta.

III. Kohustuste arvestaja parandab ilma Asutusega kooskõlastamata andmed, mida tal ei ole Toimemudeli alusel keelatud ise parandada (kande kuupäev, käibemaksukood vms).

IV. Kui lähetuse dokumendi andmed on õiged, kinnitab kohustuste arvestaja dokumendi RTIPis, mille tulemusena info jõuab automaatselt SAPi lähetuse kaardile.

V. Kui andmete eksport SAPi ei õnnestu, saab kohustuste arvestaja sellekohase teate, kus viidatakse puudustele. Kohustuste arvestaja kõrvaldab puudused või pöördub abi saamiseks SAP help-i.

VI. Kui lähetuse andmed jõudsid korrektselt RTIPist SAPi, töötleb Kohustuste arvestaja lähetuste avansid SAPis ükshaaval või korraga sõltuvalt nende mahust tööpäevas.

VII. Kui kohustuste arvestaja soovib ülevaadet RTIPist tulnud dokumentidest, valida toimingus PRAP variant /RTIP. Kuvatakse kõik lähetused, mille viimane muutja oli

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: ….12.2017 Versioon nr: 2

Koostaja: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 15 / 36

K17 Finantsarvestuse toimingute kord ©Ainult RTK siseseks kasutamiseks

Iseteenindusportaal, sh kulud ja avansid. Ainutl avansside ülevaate saamiseks valida variant Avanss.

VIII. Avansside töötlemisel ükshaaval avab kohustuste arvestaja lähetuse transaktsiooniga PRFI, määrab kandekuupäeva ja postitab kande.

IX. Avansside töötlemisel korraga valib kohustuste arvestaja transaktsiooni PRAP, valib variandi Avanss. Seejärel valib transaktsioonid PRFI ja PRRW – kontrollib kanded ja postitab need. Transaktsiooni PREC kasutatakse enne transaktsiooni PRFI, kui avansi staatus ei ole „Settled“. Avansid peab töötlema kiiresti, enne kui eAKst saabuvad ostuarved, mille korral viimaseks muutjaks jääb eAK.

X. Kulude kajastamine toimub üldjuhul korraga igal tööpäeval või otstarbekuse korral ükshaaval. Igal tööpäeval käivitab kohustuste arvestaja selleks transaktsiooni PRAP ja valiku variandi „Kulusse“, sisestab ettevõtte koodi ja valib Asutused, kellel on palgapäev ühel ja samal kuupäeval (kui on kõigil samal kuupäeval, ei vali Asutust) ning perioodivahemiku seni kuluks kandmata perioodi algusest kuni kuupäevani, mis on kehtestatud aruannete esitamiseks (näiteks täna miinus kolm tööpäeva), jätab alles variandi, kus kulud ei ole võrdsed nulliga või eemaldab selle, kui soovib lõpetada lähetusi, millel ei ole kulusid kajastatud. Valitud tingimustel otsitakse ainult lähetusi staatusega Trip completed või Trip Approved ja ei ole võrdne „Transfered to FI“. Sellelt võtab ta lähetuste koodid, mida edasi töödelda, arvuti vahemällu (Ctrl+Y; Ctrl+C). Kohustuste arvestaja kontrollib töötlemisele kuuluvaid lähetusi aruandega S_AHR_61016403, kasutades varianti „Päevaraha“. Selle kaudu otsitakse välja välislähetused, millel on päevaraha puudu, kuid avanss on makstud. Neid lähetusi ei saa automaatselt töödelda, kuna lähetuse aruanne ei ole veel saabunud. Nüüd võetakse vahemällu ainult need lähetused, mida võib edasi töödelda. Need töödeldakse (kantakse ettemaksukontolt kuluks) transaktsiooniga PREC. Selles tuleb samuti valida variant „Kulusse“, sobiva kuupäevaga palga maksmise kuupäevale vastav Payroll Area ja viimane kuu, millesse kanded tehakse. Siin kopeeritakse lähetuste koodid (Ctrl+V) ja töödeldakse. Seejärel valitakse transaktsioon PRFI, valitakse variant „Kulusse“ ja samad parameetrid nagu eelmises transaktsioonis ja kopeeritakse analoogselt lähetuste koodid ja töödeldakse. Transaktsiooniga PRRW kontrollib kohustuste arvestaja lõpuks kanded enne postitamist (st lähetuste Run numbril vajutab Check) ja postitab õiged kanded.

XI. Kohustuste arvestaja postitab igapäevaselt pargitud nõude ja tulu kanded, kui lähetuskulud kuuluvad katmisele hüvitaja poolt.

XII. Pikaajalised lähetused menetletakse alati ühekaupa või üheskoos teiste pikaajaliste lähetustega, kuna need lõpevad tulevikus ja neile on eraldi vaja sisestada kandekuupäev transaktsioonis PRFI.

DHSis registreeritud lähetustega seotud toimingu sammud: Kohustuste arvestaja kontrollib lähetuse dokumenti sarnaselt selle kontrollimisele RTIPis ning sisestab dokumendi käsitsi SAPi. Seejärel sisestab kohustuste arvestaja SAP dokumendinumbri DHSi ja kinnitab dokumendi DHSis. Kui Asutus kasutab SAP lähetuste moodulit, kasutatakse SAPis eespool kirjeldatud transaktsioone. Vastasel korral lähtutakse ostureskontro transaktsioonidest.

e-postiga saadud lähetustega seotud toimingu sammud: Kohustuste arvestaja kontrollib lähetuse dokumenti sarnaselt selle kontrollimisele RTIPis ning sisestab dokumendi käsitsi SAPi. Seejärel sisestab kohustuste arvestaja SAP dokumendinumbri e- postiga saadud dokumendile ja salvestab selle nõuetekohaselt RTK võrgukettal. Kui Asutus kasutab SAP lähetuste moodulit, kasutatakse SAPis eespool kirjeldatud transaktsioone. Vastasel korral lähtutakse ostureskontro transaktsioonidest.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: ….12.2017 Versioon nr: 2

Koostaja: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 16 / 36

K17 Finantsarvestuse toimingute kord ©Ainult RTK siseseks kasutamiseks

4.4. Kulude periodiseerimise toimingud

Toimingus osalejad/vastutajad: kohustuste arvestaja Toimingu tähtaeg/kestvus: periodiseerimise dokument sisestatakse SAPi peale tulevaste perioodide kulu ja kohustuse arvelevõtmist. Kuludesse periodiseerimist tehakse üks kord kuus enne kuu arvestuste sulgemist. Viited: SAP kasutusjuhend „Pearaamat“, sh alapunkt „Kordusdokumentide loomine ja käivitamine“ Toimingu üldised põhimõtted:

1) Periodiseeritavat tulevaste perioodide kulu kajastatakse kontol 10399010 ilma käibemaksuta. Sisulisi tarnijatele tehtud ettemakseid kajastatakse ostureskontros tarnijatele tehtud ettemaksetena, mitte kontol 10399010.

2) Iga kuu lõpus kantakse kogunenud periodiseerimise dokumendid kulusse. Ühe ostuarve periodiseerimise dokumendid seotakse viimase kulusse kandmise kuupäevaga. Teatud aja tagant võib periodiseerimise kanded teha ära aasta lõpuni, et konto jääk avatud kannete kohta oleks väiksem.

3) Kohustusi võtavad kontole 10399010 arvele vajadusel kõik kohustuste arvestajad, kes tegelevad ostuarvete ja muude dokumentide alusel kohustuste arvelevõtmisega. Samas organiseerib Talitus tulevaste perioodide kuluks kandmise ja kuluks kantud summade sidumise kontol 10399010 tsentraalselt kogu valitsemisala kohta korraga, määrates selleks ühe kohustuste arvestaja.

4) Välisvaluutas tehtud periodiseerimise dokumentidel peab kasutama fikseeritud kurssi. Kursi aluseks peab võtma ostuarve kohustuse dokumendi kursi, millega summa tasuti.

5) Periodiseeritakse ainult neid kulusid, mille summa ületab Üldeeskirjas põhivara soetamiseks sätestatud piirmäära. Ühe aasta kulud võib kanda ühte ja samasse kuusse ja mitte kasutada periodiseerimise funktsionaalsust kuude vahel, kui igasse kuusse kantav kulu oleks kuni summani, mis võrdub põhivara soetamise piirmääraga.

6) Transaktsiooniga FBD1 võib kulusse kandmise dokumendid koostada juhul, kui kulusid on vaja kajastada rohkem kui kolmes kuus. Kui kontole 10399010 arvele võetud summa kantakse kuluks kuni kolme kuu jooksul, koostatakse dokument transaktsiooniga F-02, dokumenditüüp SA ja kopeeritakse viite abil vajadusel ka järgmistesse kuudesse.

Kulude periodiseerimise toimingu sammud

I. Periodiseerimisele kuuluva summa kannab kohustuste arvestaja kontole 10399010. Ostudokumendi määrangu lahtrisse tuleb kirjutada tarnija nimi.

II. Periodiseerimise dokumendi sisestab kohustuste arvestaja, kes kajastas ostu kontol 10399010, transaktsiooniga FBD1. Selles määratakse dokumendi periodiseerimise ajavahemik, graafiku tiheduseks üks kord kuus, igakuiste kannete kuupäevaks 31. Viite lahtrisse kirjutatakse tarnija arve number, mida periodiseeritakse, ja määrangu lahtrisse kirjutatakse tarnija nimi. Nende järgi saab leida konto väljavõtte jäägid periodiseerimise dokumentide lõikes. Kuigi ostudokumendiga kantakse käibemaks kuluks, kajastatakse SAP BO aruandluse (koos maksukuludega) õigsuse tagamiseks ridadele käibemaksukoodid, näiteks R7 ja R6, mis käibemaksu ridu ei tekita, kuid annavad vajalikud arvutusalused SAP BO aruannete jaoks. Välisvaluuta korral tuleb määrata, et summad kantakse üle kohalikus valuutas.

III. Kohustuste arvestaja, kelle tööülesandeks on kanda valitsemisalas kapitaliseeritud kulud kontolt 10399010 kuluks, käivitab periodiseerimise dokumendi transaktsiooniga F.14

IV. Kohustuste arvestaja seob peale arve periodiseerimise lõpetamist kontol 10399010 lahtised kanded transaktsiooniga F.13, välisvaluutas tehtud periodiseerimise kanded transaktsiooniga F-51.

V. Kohustuste arvestaja kontrollib periodiseerimist transaktsiooniga F.15 või pearaamatu väljavõttega FAGLL03, valides konto 10399010 ja paigutuse „Periodiseer“.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: ….12.2017 Versioon nr: 2

Koostaja: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 17 / 36

K17 Finantsarvestuse toimingute kord ©Ainult RTK siseseks kasutamiseks

5. PÕHIVARA ARVESTUSE TOIMINGUD 5.1. Põhivara soetus

Toimingus osalejad/vastutajad: põhivara arvestaja. Toimingu tähtaeg/kestvus: Asutuse poolt eAKs kinnitatud ostuarve kontrollitakse põhivara arvestaja poolt ja sisestatakse SAPi hiljemalt järgmisel tööpäeval peale Asutuse poolset kinnitamist, kui ostuarvega seotud info on korrektne. Viited: Üldeeskiri § 15, 41 ja 43, eAK kasutusjuhend, Toimemudel, SAP kasutusjuhendid „Ostureskontro kasutusjuhend - Hankija tehingud“, „Projektimooduli juhend“, „Projektimooduli meelespea“ ja „Varad“. Toimingu üldised põhimõtted:

1) Üldjuhul kajastatakse põhivara soetust ostuarvete alusel. Põhivara soetuste korral avatakse projekt ja selle struktuurelemendid (wbs-elemendid), millega kulutused seotakse. Käesolevas osas on kirjeldatud wbs-elementide loomist ja kasutamist ning neilt kulutuste paigutamist põhivara kaartidele, kuna need tegevused lisanduvad põhivara soetuse korral punktis 4.1 esitatud ostuarvete käsitlemise sammudele.

2) Põhivara soetuse algdokumendiks võib olla ka tööjõukulude kapitaliseerimise akt, mille korral kajastab põhivara arvestaja tööjõukulude vähenemise ja põhivara soetuse SAP transaktsiooniga F-02. Eelarve täitmine kajastatakse tööjõukuludes, transaktsioonis F-02 mõlemal real ühesugused eelarve täitmise tunnused.).

3) Põhivara soetustega seotud töö tsentraliseeritakse talituses sobivalt. Üldjuhul tegelevad põhivara soetuste kajastamisega töötajad, kes kajastavad ka muid põhivaraga seotud tehinguid.

Põhivara soetuse toimingu sammud:

I. Põhivara arvestaja avab kinnituse ootel oleva ostuarve eAKs või muu ostudokumendi,

millelt selgub põhivara ostu kajastamise vajadus, ja kontrollib arvele märgitud wbs- elementi, et tagada kulutuste arvelevõtmine õigele wbs-elemendiga seotud põhivara kaardile.

II. Kui sobiv wbs-element ei ole veel avatud, siis põhivara arvestaja avab selle Asutusega eelnevalt kooskõlastatult SAPis enne ostuarve kinnitamist vastavalt SAP Projektimooduli meelespeale transaktsiooniga CJ20N – Projektikoostur.

III. Põhivara arvestaja jälgib wbs-elemendi avamist õigele tasemele. Harva luuakse uus projekt ja sellega seotud ülemine wbs-element (kõige ülemine tase), kuna põhivara soetust kajastavad kõige ülemised koondavad tasemed on juba varem avatud.

IV. Põhivara soetuseks avatud wbs-elemendil saab kajastada ainult põhivara soetust (mitte tulusid ega kulusid ega ettemakseid) ning igal wbs-elemendil saab kajastada ainult kindlaksmääratud eelarve aadressi (liik ja objekt, eelarveüksus, tegevusala, toetus).

V. Kui põhivara ostetakse mitmelt eelarve aadressilt, avatakse mitu wbs-elementi. Wbs- elemendi koodide avamisel minnakse võimaluse korral üle süsteemile, kus wbs-elemendi kood sisaldab konteeritavaid eelarve tunnuseid. Näiteks võib koodi moodustada järgmiselt: näidatakse investeeringu tunnustäht I ja eelarve liik, kodeeritakse Asutuse tunnus+sidekriips+I+eelarve liik+sidekriips+wbs-elemendi tunnus. Koodi maksimaalne pikkus on 20 sümbolit.

VI. Põhivaraga seotud wbs-elemendi tüübiks määratakse IT. Vastutavaks kulukeskuseks määratakse kulukeskus, millele hiljem hakatakse põhivara kulumit arvestama.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: ….12.2017 Versioon nr: 2

Koostaja: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 18 / 36

K17 Finantsarvestuse toimingute kord ©Ainult RTK siseseks kasutamiseks

VII. Wbs-elemendile, millele kogutakse lõpetamata ehituse kulusid, määratakse lehel „Juhtimine“ lisaks investeeringu tüübile 10 investeeringu profiil Z00001 Lõpetamata materiaalne põhivara või Z00002 Lõpetamata immateriaalne põhivara.

VIII. Wbs-elemendi juurde avatakse lõpetamata ehituse vara kaart menüüpunktist Redigeeri - Projekti struktuurelement – Investeeringukavad - Lõpetamata põhivara. Vara kaardil täidetakse vara kirjeldus, vastutav kulukeskus, eelarve liik, tegevusala, toetus, eelarveüksus.

IX. Lõpetatud vara kaart luuakse wbs-elemendile menüüpunktis Redigeeri - Projekti struktuurelement – Investeeringukavad – Loo valmis põhivara.

X. Kui vara kaart on olemas enne wbs-elemendi loomist, lisatakse see wbs-elemendile menüüpunktist Redigeeri – Kulud – Paigutusreegel. Valitakse kategooria PV ning sihtkuluobjekti lahtrisse põhivara kaardi number või numbrid, kui paigutatakse ümber mitmele varale.

XI. Põhivara arvestaja kontrollib lisaks wbs-elemendi sobivusele eAKs põhivara arvelevõtmise vahekonto (algusega 5529) õigsust vastavalt SAP projektimooduli kasutusjuhendi punktile 7 „Vara soetamine (ost)“.

XII. Peale põhivara soetuse kajastamist SAPis wbs-elemendil teeb põhivara arvestaja ümberpaigutuse vara kaardile SAP transaktsiooniga CJ88 vastavalt SAP projektimooduli kasutusjuhendi punktile 8 „Paigutamine“.

XIII. Hiljemalt iga kuu sulgemisel kontrollib põhivara arvestaja, et kõik põhivara soetuse vahekontod oleksid viidud nulli, st paigutatud ümber põhivara kontodele.

5.2. Lõpetamata vara üleviimine valmis põhivaraks

Toimingus osalejad/vastutajad: põhivara arvestaja. Toimingu tähtaeg/kestvus: Asutuse poolt esitatud ehituse lõpetamise akt kontrollitakse talituses ja sisestatakse SAPi Toimemudelis kokku lepitud tähtajaks peale Asutuse poolset kinnitamist, kui akt tunnistatakse korrektseks. Viited: Toimemudel, SAP kasutusjuhendid „Projektimooduli juhend“ ja „Varad“ Toimingu üldised põhimõtted:

1) Põhivara arvestaja saadab vajaduse korral aeg-ajalt Asutusele e-posti teel infot olemasolevate lõpetamata ehituste kohta, et tuletada asutusele meelde nende ümberklassifitseerimise vajadust ehituse lõpetamise korral ning tagada nende õige kulumi arvestus.

Lõpetamata vara valmis põhivaraks üleviimise toimingu sammud:

I. Põhivara arvestaja võtab Asutuselt DHSi kaudu või e-posti teel vastu akti põhivara

ümberklassifitseerimiseks lõpetamata ehituse kontolt valmis põhivara kontole ja kontrollib aktil olevad andmed.

II. Asutuse aktile peab olema märgitud lõpetamata ehituse projekti või wbs-elemendi nimetus, soovitavalt ka kood (koodid), kogutud lõpetamata ehituse summa ja põhivara nimetus, millega vara arvele võtta, samuti hinnang põhivara eluea kohta, kui see ei tulene ette kokku lepitud üldistest reeglitest, vara kasutuselevõtmise kuupäev.

III. Põhivara arvestaja kontrollib andmete vastavust SAP projektimoodulis transaktsiooniga CJ20N.

IV. Põhivara arvestaja kontrollib lõpetatud põhivara kaardi olemasolu wbs-elemendil või lisab selle vastavalt punktis 6.1 kirjeldatule. Kui põhivara võetakse arvele mitmelt lõpetamata ehituse wbs-elemendilt (kantakse ühele valmis põhivara kaardile kokku), korratakse seda iga vastava wbs-elemendiga.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: ….12.2017 Versioon nr: 2

Koostaja: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 19 / 36

K17 Finantsarvestuse toimingute kord ©Ainult RTK siseseks kasutamiseks

V. Põhivara arvestaja viib lõpetamata põhivara üle valmis põhivaraks transaktsiooniga CJ88, valides töötlustüübiks täispaigutuse ja lisades põhivara kasutuselevõtmise perioodi, akti kuupäeva, kande kuupäeva.

VI. Vea korral vaatab põhivara arvestaja veateadet ning vastavalt sellele parandab andmed wbs-elemendil transaktsiooniga CJ20N või vara kaardil transaktsiooniga AS02 ja kordab siis paigutust transaktsiooniga CJ88 kuni ümberpaigutamise eduka lõpetamiseni.

VII. Kui põhivara ümberpaigutamine tähendas olemasoleva vara parendust, muudab põhivara arvestaja vajadusel olemasoleva vara kaardil, millele summa lisandus, põhivara eluiga, lähtudes parenduse tulemusena toimunud järelejäänud eluea pikenemisest, transaktsiooniga AS02. Järelejäänud eluiga hindab Asutus. Vajadusel teeb põhivara arvestaja Asutusele selle kohta järelepärimise.

VIII. Parenduse korral võib olla vajalik kanda osa olemasolevast põhivarast maha, kuna see ümberehitamise käigus oluliselt demonteeriti ja likvideeriti, transaktsiooniga ABAVN. Mahakandmise vajadust hindab samuti Asutus. Vajadusel teeb põhivara arvestaja Asutusele selle kohta järelepärimise.

5.3. Põhivara mahakandmine ja võõrandamine

Toimingus osalejad/vastutajad: põhivara arvestaja. Toimingu tähtaeg/kestvus: Asutuse poolt esitatud põhivara mahakandmist nõudva dokumendi (akt, müügiarve koostamise teatis, leping, RTIP teatis vara müügi, üleandmise või mahakandmise kohta vms) alusel dokument kontrollitakse ja sisestatakse SAPi Toimemudelis kokku lepitud tähtajaks, kui dokument tunnistatakse korrektseks. Viited: Toimemudel, SAP kasutusjuhend „Varad“, RTIP kasutusjuhend „Varad“ Toimingu üldised põhimõtted:

1) Talitus tsentraliseerib põhivarade mahakandmise üldjuhul ühele töötajale. 2) Valitsemisala sisest põhivara üleandmist-vastuvõtmist ei kajastata rahavoo koodidega 15 ja

16. Selle asemel valitakse transaktsioonis ABUMN ülekande variant 4, mille korral kantakse põhivara väärtused ühelt kaardilt teisele ning bilansis kajastatakse ühe asutuse (segmendi) põhivara ja netovara (konto 29900095) vähenemine ja teisel vastavalt suurenemine.

3) Kui korraga on vaja maha kanda mitu vara, valitakse transaktsiooniga AR01 mahakantavate varade tööleht, kasutades transaktsiooni AR31.

Põhivara mahakandmise toimingu sammud:

I. Põhivara arvestaja kontrollib Asutuselt DHSi kaudu või e-posti teel või RTIPist saadud info

alusel dokumendi andmeid põhivara mahakandmise vajaduse kohta. Vajadusel koostab ta lisaks käesolevas punktis kirjeldatule ka müügiarve või annab info müügiarve koostamiseks edasi müügi arvestajale.

II. Põhivara arvestaja valib õige transaktsiooni SAPi Varade juhendi kohaselt, millega vara maha kanda - näiteks ABAON vara müügi või teistele valitsemisaladele üleandmise korral (RV02, 15, 17), ABAVN mahakandmise korral kulumisse (RV 12, 24).

III. Põhivara arvestaja valib seejärel mahakandmisele kuuluva vara kaardi, lisab dokumendi numbri, kande kuupäeva ja põhivara mahakandmise väärtuspäeva (üldjuhul sama nagu kande kuupäev). Lisab viite lahtrisse täiendavalt Asutuse dokumendinumbri (näiteks DHSi järjekorranumbri), teksti mahakandmise kohta ning tehingupartneri (ostja, saaja) korral ka tema nime. RV 02, 15 ja 17 puhul tuleb transaktsioonis ABAON lisaks valida tulu BJM põhjal ja valida kood 01, mis viib jääkväärtuse summa õigele raamatupidamise kontole. Kui kasutatakse mass-mahakandmist töölehega AR31, tuleb vajaduse korral teha

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: ….12.2017 Versioon nr: 2

Koostaja: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 20 / 36

K17 Finantsarvestuse toimingute kord ©Ainult RTK siseseks kasutamiseks

paranduskanne mahakantud jääkväärtuse viimiseks teisele kontole, näiteks kontolt 71001000 kontole 15020000.

IV. Mitme vara mahakandmise korral valitakse transaktsiooniga AR01 mahakantavate varade tööleht, kasutades transaktsiooni AR31 (rahavoo koodid 12, 15, 24), sisestatakse mahakantavate varade kaartide numbrid ja kajastatakse mahakandmine korraga.

V. Kui vara kantakse maha osaliselt (osa kogumist), siis täidab põhivara arvestaja osalise eemaldamise vahelehel mahakantava soetusmaksumuse summa.

VI. Põhivara arvestaja simuleerib tekkivat raamatupidamiskannet. Kui see on korrektne, kannab ta vara maha ning lisab SAP dokumendinumbri Asutuse DHSi või e-postiga saadud dokumendile, kinnitades dokumendi. Kui dokumendi alusel oli nõutav müügiarve koostamine, kajastatakse samal dokumendil ka SAP müügidokumendi number.

5.4. Kulumi arvestus ja täiendav allahindlus

Toimingus osalejad/vastutajad: põhivara arvestaja. Toimingu tähtaeg/kestvus: Kulumit arvestatakse üks kord kuus hiljemalt saldoandmiku esitamisele eelneval tööpäeval, kui põhivaradega seotud tehingud on kajastatud. Täiendavat allahindlust arvestatakse selle kohta Asutusest DHSi kaudu või e-posti teel info saamisel või kulumiarvestuses tehtud vea parandamiseks raamatupidamise õiendi alusel. Viited: SAP kasutusjuhend „Varad“ Toimingu üldised põhimõtted: Talituses toimub kulumi arvestus tsentraliseeritult kogu valitsemisala kohta.

Kulumi arvestuse sammud:

I. Põhivara arvestaja kasutab SAP transaktsiooni AFAB, määrates kulumi arvestuse perioodi

ja käivitab testkäsitluse. II. Kui test lõppes vigadeta, käivitab põhivara arvestaja reaalse kulumi arvestuse taustatööna

(menüüst Program->Execute in Backround, Immediate). III. Kui test lõppes vigadega, on see nähtav punase indikaatoriga veateatel. Veateade avatakse,

loetakse teate sisu ja tehakse vastavad parandused. IV. Kui varadele arvestati täiendavat kulumit võrreldes perioodi kulumiga või muul juhul, kui

soovitakse veenduda kulumi õigsuses, kasutab põhivara arvestaja transaktsiooni S_P99_41000192. Kontode kaupa kasutatakse transaktsiooni FAGLL03.

V. Vea avastamisel parandab põhivara arvestaja põhivara kaardi ja kordab seejärel kulumi arvestust.

VI. Kuni järgmise kuu kulumi arvestuseni saab veel korrata kulumi arvestust, kui varade kohta lisati lõppenud viimasesse kuusse kuuluvaid täiendavaid muudatusi (korratakse kulumi arvestust peale muudatuste tegemist).

VII. Erandkorras saab teatud vara kulumit parandada või tekkinud allahindlust kajastada täiendava kulumi kandega, mille põhivara arvestaja teeb transaktsiooniga ABAA.

5.5. Põhivara mitterahaline saamine

Toimingus osalejad/vastutajad: põhivara arvestaja. Toimingu tähtaeg/kestvus: Asutuse poolt esitatud põhivara saamise dokumendi alusel (üleandmise akt, leping vms) hiljemalt dokumendi saamisele järgneval tööpäeval dokument kontrollitakse talituses ja sisestatakse SAPi, kui dokument tunnistatakse korrektseks.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: ….12.2017 Versioon nr: 2

Koostaja: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 21 / 36

K17 Finantsarvestuse toimingute kord ©Ainult RTK siseseks kasutamiseks

Viited: Toimemudel, SAP kasutusjuhend „Varad“ Toimingu üldised põhimõtted:

1) Talitus tsentraliseerib põhivarade mitterahalise saamise kajastamise üldjuhul ühele töötajale.

2) Valitsemisala sisest põhivara üleandmist-vastuvõtmist ei kajastata rahavoo koodidega 15 ja 16. Selle asemel valitakse transaktsioonis ABUMN ülekande variant 4, mille korral kantakse põhivara väärtused ühelt kaardilt teisele ning bilansis kajastatakse ühe asutuse (segmendi) põhivara ja netovara (konto 29900095) vähenemine ja teisel vastavalt suurenemine.

Põhivara mitterahalise saamise kajastamise toimingu sammud:

I. Põhivara arvestaja kontrollib Asutuselt DHSi kaudu või e-posti teel saadud info alusel dokumendi andmeid põhivara mitterahalise saamise kohta.

II. Põhivara arvestaja avab põhivara kaardi transaktsiooniga AS01, sisestab sellele vara nimetuse, koguse, koguse mõõtühiku, kuluüksuse kulumi arvestamiseks, hinnangulise eluea, vajadusel muud andmed.

III. Põhivara arvestaja valib seejärel õige transaktsiooni SAPi Varade juhendi kohaselt, millega vara saamine kajastada - ABSO vara saamisel teisest riigiasutusest (RV16), ABZON vara saamisel sihtfinantseerimisena või mitterahalise väljamaksena (RV19, 18, 21).

IV. Põhivara arvestaja valib seejärel saadud vara kaardi, lisab kande kuupäeva, põhivara saamise väärtuspäeva (üldjuhul sama nagu kande kuupäev). Tehingu tüübi lahtrisse valitakse õige rahavoo kood (tehingu tüüp) täiendavalt lisatakse tehingupartneri kood.

V. Põhivara arvestaja kajastab soetusmaksumuse, RV16 korral ka akumuleeritud kulumi, teksti lahtrisse Asutuse dokumendinumbri (näiteks DHSi järjekorranumbri), selgituse saamise kohta ning tehingupartneri (üleandja) korral ka tema nime.

VI. Põhivara arvestaja simuleerib tekkivat raamatupidamiskannet. Kui see on korrektne, postitab ta vara arvelevõtmise kande ning lisab SAP dokumendinumbri Asutuse DHSi või e-postiga saadud dokumendile, kinnitades dokumendi.

6. TULUDE ARVESTUSE TOIMINGUD

6.1. Müügiarved

Toimingus osalejad/vastutajad: müügi arvestaja, Asutus Toimemudelis kokkulepitud juhtudel Toimingu tähtaeg/kestvus: müügiarved koostatakse ja saadetakse klientidele lähtudes Asutustest saadud alusdokumentidest kas lepingutes määratud tähtaegadel või ühekordse info alusel. Viited: Toimemudel, SAPi kasutusjuhend „Müügimooduli juhend“ punktid 4 ja 5, SAPi kasutusjuhend „E-müügiarvete juhend“. Toimingu üldised põhimõtted:

1) Arve koostamiseks ja saatmiseks SAPi müügimoodulis jälgitakse väljundi tüüpi. Kui klient võtab vastu e-arveid, saadetakse arveid e-arvetena. Vastav väljund tekib SAPi automaatselt, kuna kliendi müügipiirkonna andmetesse kirjutatakse riigile e-müügiarvete vahendamise teenuse osutaja kaudu automaatselt müügipiirkonna tunnus Z3 ja väljundi tüüp ZREA. Kui e-arvet ei ole võimalik saata, eelistatakse pdf-arve saatmist kliendi või Asutuse üldisele e- posti aadressile, müügipiirkonna tunnus Z2, väljundi tüüp ZY00. Kui neid eelistatud variante ei ole võimalik kasutada, siis prindib müügi arvestaja transaktsiooniga VF03, väljundi tüüp ZEPB paberarve ja organiseerib selle saatmise kliendile.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: ….12.2017 Versioon nr: 2

Koostaja: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 22 / 36

K17 Finantsarvestuse toimingute kord ©Ainult RTK siseseks kasutamiseks

2) Talitus tsentraliseerib müügiarvete e-arvena saatmise ja nende e-arvete operaatorile jõudmise kontrollimise töö ühele või mitmele töötajale.

3) Kui müügiarve koostatakse Asutuse põhiinfosüsteemis ja saadetakse SAPi automaatselt, siis vastutab arve info eest Asutus vastavalt Toimemudelile. Sealjuures lepitakse kokku, kes saadab arved kliendile.

Müügiarve koostamise toimingu sammud:

I. Müügi arvestaja saab Asutusest andmed ühekordse müügiarve koostamiseks või andmed (lepingu) perioodiliste müügiarvete koostamiseks teatud ajavahemiku jooksul.

II. Müügi arvestaja saadab uue kliendi puhul andmed klientide registri andmete muutjale, kes laiendab või loob SAPi uue kliendi.

III. Müügi arvestaja saadab uue müügimaterjali korral klientide registri andmete muutjale info uue materjali/teenuse kohta, kes loob SAPi uue müügimaterjali.

IV. Müügiarve koostamiseks loob müügi arvestaja SAPi müügitellimuse transaktsiooniga VA01 või perioodiliste arvete koostamiseks lepingu SAPi transaktsiooniga VA41.

V. Kui müügitellimus või leping on loodud, käivitab müügi arvestaja müügiarve koostamise transaktsiooniga VF01 või lepingute korral VF04. Peale arve moodustumist kontrollib loodud arve. Kui arves leiti vigu, tühistab müügi arvestaja arve, parandab müügitellimuse ja loob uue arve. Kliendile saadetakse lõplik arve. Peale arve väljasaatmist toimub arve parandamine ainult kreeditarvega, mis saadetakse ka kliendile. Siiski juhul, kui on vaja parandada ainult kliendisse mittepuutuvaid Asutuse arvestusobjekte, luuakse kaks uut müügitellimust arve ja kreeditarve loomiseks, arve jaoks tüübiga ZEPD ning kreeditarve jaoks tüübiga ZEPK. Müügiarved tekivad vastavalt dokumenditüüpidega NP ja NC ning neid ei võeta arvesse käibedeklaratsioonis ega selle lisades.

VI. Kui müügi arvestaja koostab müügiarveid kulude edasisuunamiseks (vähendamiseks), siia tuleb müügiarve kulude ja käibemaksukulu vähenduse real kasutada käibemaksukoodi 7, mis vastab finantsarvestuses käibemaksukoodile W7. Sel juhul tekivad kuluvähenduse kohta õiged aruanded SAP BO-s (koos maksudega).

VII. Müügi arvestaja tagab arve saatmise kliendile lähtudes kliendi arvete vastuvõtutingimustest (vt toimingu üldised põhimõtted).

VIII. Müügi arvestaja kontrollib igapäevaselt e-arvete jõudmist e-arvete operaatori infosüsteemi lähtudes SAPi kasutusjuhendi „Müügimooduli kasutusjuhend“ punktist 5.6 ja SAPi kasutusjuhendist „E-müügiarvete juhend“.

IX. Müügi arvestaja kontrollib vähemalt kord kuus transaktsiooniga VFX3, kas müügimoodulis eksisteerib arveid, mis on klientide reskontrosse saatmata (raamatupidamiskanded tegemata). Nende esinemisel selgitab müügi vea põhjuse ja sõltuvalt sellest teeb paranduse või pöördub vea parandamiseks teise töötaja poole.

6.2. Kliendi loomine või tema andmete muutmine SAP klientide registris

Toimingus osalejad/vastutajad: klientide registri andmete muutja Toimingu tähtaeg/kestvus: võimalikult kiiresti vajaduse tekkimisel Viited: SAP kasutusjuhendid „Müügimooduli juhend“ punkt 2, „Müügireskontro juhend Kliendi põhiandmed“ Toimingu üldised põhimõtted:

1) Valitsemisala pearaamatupidaja määrab klientide registri andmete muutjad, kes sisestavad uusi kliente ja muudavad klientide andmeid.

2) Klientide registri andmete muutja vastutab klientide registri andmete õigsuse eest, sh topelt klientide sisestamise vältimise eest.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: ….12.2017 Versioon nr: 2

Koostaja: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 23 / 36

K17 Finantsarvestuse toimingute kord ©Ainult RTK siseseks kasutamiseks

3) Kliendile määratakse alati SAPis võlanõudeprotsessiks Z100 või Z101 (ei jäeta tühjaks), et saata SAPi kaudu automaatselt meeldetuletuskirju, kui klient ei ole arvet tähtajaks tasunud.

Kliendi loomise või andmete muutmise toimingu sammud:

I. Müügi arvestaja informeerib klientide registri andmete muutjat uue kliendi loomise või olemasoleva kliendi andmete muutmise vajadusest e-posti teel.

II. Klientide registri andmete muutja kontrollib SAP transaktsiooniga XD01 kliendi registrikoodi ja nime järgi, kas klient on SAP andmebaasi juba loodud teistes valitsemisalades.

III. Kui klient on SAPis olemas, laiendab klientide registri andmete muutja kliendi valitsemisalale transaktsiooniga XD01.

IV. Kui klient on valitsemisalas juba olemas, aga puudub asutuses (müügiorganisatsioonis), siis laiendab klientide registri andmete muutja kliendi asutusele transaktsiooniga XD01.

V. Kui klient puudub, loob klientide registri andmete muutja uue kliendi SAPis transaktsiooniga XD01, või juhul, kui klient on vajalik ainult müügireskontros, transaktsiooniga FD01, kasutades sobiva olemasoleva kliendi andmete kopeerimist uue kliendi loomiseks.

VI. Kui olemasoleva kliendi andmeid on vaja muuta, kusjuures kliendi registrikood ei ole muutunud, näiteks muutus kliendi nimi, pangakonto, tehingupartneri kood, e-posti aadress, siis muudab klientide registri andmete muutja kliendi andmed SAP transaktsiooniga XD02 (või FD02). Kui muutub kliendi registrikood, luuakse SAPi uus klient.

6.3. Materjali loomine või selle andmete muutmine SAP materjalide registris Toimingus osalejad/vastutajad: klientide registri andmete muutja, ostumooduli kasutamise korral tarnijate registri andmete muutja Toimingu tähtaeg/kestvus: võimalikult kiiresti vajaduse tekkimisel Viited: SAP kasutusjuhend „Müügimooduli juhend“ punkt 3, ostumooduli juhend Toimingu üldised põhimõtted:

1) Klientide või tarnijate registri andmete muutja loob SAPi uusi materjale (kaupu ja teenuseid) ja muudab vajadusel nende andmeid.

2) Klientide või tarnijate registri andmete muutja vastutab topelt materjalide sisestamise vältimise eest.

3) Kui asutuses on kehtestatud kaupade või teenuste müügi hinnakiri, sisestatakse SAPi materjalidele ka müügihinnad.

4) Topelt sisestuste vältimiseks või muu kahtluse korral tuleb pöörduda materjali loomiseks/muutmiseks või hinnakirja sisestamiseks/loomiseks SAPi konsultantide poole aadressil [email protected].

Materjali loomise või selle andmete muutmise toimingu sammud:

I. Müügi arvestaja informeerib klientide registri andmete muutjat uue materjali loomise või olemasoleva materjali andmete muutmise vajadusest või hinnakirja loomise või muutmise vajadusest e-posti teel.

II. Klientide registri andmete muutja kontrollib SAP transaktsiooniga ZMaterial olemasolevaid materjale ja vajaduse korral transaktsiooniga VK13 hinnakirja.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: ….12.2017 Versioon nr: 2

Koostaja: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 24 / 36

K17 Finantsarvestuse toimingute kord ©Ainult RTK siseseks kasutamiseks

III. Klientide registri andmete muutja loob uue materjali koodi, pidades silmas kokkulepitud üldiseid põhimõtteid kodeeringus, mis on kirjeldatud ostumooduli ja müügimooduli juhendites.

6.4. Meeldetuletuskirjad Toimingus osalejad/vastutajad: müügi arvestaja, klientide registri andmete muutja Toimingu tähtaeg/kestvus: vastavalt Toimemudelis või Sise-eeskirjas kokku lepitule Viited: Toimemudel, SAP kasutusjuhend „Meeldetuletuskirjad“ Toimingu üldised põhimõtted:

1) Klientide registri andmete muutja tagab klientide registreerimisel nende põhiandmetesse võlanõudeprotsessi Z100 või Z101 märkimise ning e-posti aadressi lisamise, et saata kõikidele võlgu olevatele klientidele meeldetuletuskirju, sealhulgas võimalikult suur osa neist e-posti teel.

2) Klientidele meeldetuletuskirjade saatmine tsentraliseeritakse valitsemisala piires nii, et meeldetuletuskirju saadetakse kõikide Asutuste kohta koos.

3) Meeldetuletuskirjade saatjal peab olema salvestatud SAPis meeldetuletuskirjale minev tekst toiminguga SO10. Teksti näidis võetakse SAPi meeldetuletuskirjade kasutusjuhendist.

Meeldetuletuskirjade saatmise toimingu sammud:

I. Müügi arvestaja käivitab meeldetuletuskirjade saatmise ettepaneku toiminguga F150. Ettepaneku identifikaatoriks märgitakse valitsemisala tunnus (näiteks R) ja antud kuupäeva meeldetuletuskirjade saatmise ettepaneku järgekorranumber (kokku näit R1).

II. Müügi arvestaja kontrollib meeldetuletuskirjad visuaalselt enne nende kinnitamist üle ja veendub, et klientidele minevate kirjade tekst on korrektne. Vajadusel korral tehakse ettepanekusse muudatused.

III. Müügi arvestaja käivitab meeldetuletuskirjade printimise. IV. Kui kliendil puudus e-posti aadress, siis loob SAP meeldetuletuskirja väljastuste

kontrollerisse (SAPis Spuuli), mis on leitav transaktsiooniga SP02. Seal olevad dokumendid prindib müügi arvestaja välja ja korraldab nende paberkandjal saatmise kliendile või otsib kliendi e-posti aadressi ning edastab meeldetuletuse transaktsiooniga SP02 kliendi e-posti aadressile.

6.5. Saadud toetused

Toimingus osalejad/vastutajad: toetuste arvestaja Toimingu tähtaeg/kestvus: järgmisel tööpäeval laekunud toetusest teadasaamisel; toetuste tulud kajastatud kulutuste järgi igakuiselt hiljemalt saldoandmiku esitamise tähtajaks või väikeste summade korral kvartaalselt saldoandmiku esitamise tähtajaks, erandjuhul väljamaksetaotluse järgi väljamaksetaotluse saamisele järgneval päeval. Viited: Üldeeskiri § 24-30, Sise-eeskiri, Toimemudel, SAP kasutusjuhendid „SAP müügireskontro kasutusjuhend Kliendi tehingud“, „Toetuste haldamise mooduli juhend“, „Projektimooduli juhend“ Toimingu üldised põhimõtted:

1) Toetuste saamisega seotud nõuded võetakse üldjuhul arvele igakuiselt või ebaolulisuse korral kvartaalselt lähtudes kajastatud kulutustest, kulutuste toimumisega samas perioodis.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: ….12.2017 Versioon nr: 2

Koostaja: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 25 / 36

K17 Finantsarvestuse toimingute kord ©Ainult RTK siseseks kasutamiseks

2) Toetuste arvelevõtmiseks saadavad Asutused Talitusele toetuste lepingud või muud rahastamisotsused ja annavad vajadusel täiendavat informatsiooni, näiteks toetuse, kaasfinantseerimise ja omafinantseerimise proportsiooni kohta, varem kajastatud kulutuste mitteabikõlblikkuse ja kulutuste eelarve tunnuste ümbertõstmise kohta jne.

Saadud toetuste arvestuse toimingu sammud:

I. Välistoetuse kohta info saamisel avab toetuste arvestaja Asutusele välistoetuse koodi transaktsiooniga GMGRANT (vt ka punkt 9.1).

II. Kodumaise toetuse puhul avab toetuse arvestaja projekti koodi ja WBS elemendi transaktsiooniga CJ20N.

III. Kui toetus laekub osaliselt või täielikult ettemaksena, siis esitab toetuste arvestaja laekumise kohta info kontoväljavõtete sisestajale, instrueerides teda laekumise kajastamisel. Toetused alla Üldeeskirjas sätestatud piirmäära võib kanda kohe tuluks.

IV. Kulukannetele vastava tulukande tegemiseks võtab toetuste arvestaja kulutuste kohta andmed SAP BO aruandest EA005 või EA004 iga toetuse või projekti kaupa.

V. Tulukanded sisestab toetuste arvestaja SAPi, kasutades toimingut F-22, dokumendi tüübiga DR.

VI. Toetuste arvestaja seob nõuded ja saadud ettemaksed toiminguga F-32, eritunnus O, L, U või V.

VII. Kui väljamaksetaotlus sisaldab kaudseid kulusid lähtudes ühikuhinnast või kaudsete kulude määrast, teeb toetuste arvestaja kulude ümbertõstmise kanded kontodel 5080000 ja 5550000 transaktsiooniga F-02, dokumendi tüüp ZL, vahekontoga 71000123. Kontode debiteerimine ja krediteerimine tehakse eraldi kannetega (SAPi dokumentidega).

VIII. Toetuse tagasinõude korral võtab toetuste arvestaja arvele tagasimaksekohustuse transaktsiooniga F-27.

IX. Kui tagasinõutav toetus vahendati edasi projekti partneritele, võtab toetuste arvestaja arvele antud toetuse tagasinõude transaktsiooniga F-41 kontogruppi 1036, ostumooduli kasutamisel transaktsiooniga MIRO.

X. Asutuste maksetaotluste kontrollimiseks ja koostamiseks kasutab toetuste arvestaja SAP BO aruannet RP007, mis võimaldab saada välistoetusega seotud kulutusi tõendavate alusdokumentide nimekirja koos abikõlblike summadega või SAP BO aruannet RP008, mis võimaldab saada kodumaise toetusega seotud kulutusi tõendavate raamatupidamiskannete nimekirja kontode kaupa koos kannetele lisatud selgitusega. Tööjõukulude abikõlblikust kontrollib toetuste arvestaja SAP BO aruandest HR025. Vajaduse korral esitab selle toetuste arvestajale PPO töötaja.

XI. Kord aastas, hiljemalt järgmise aasta 31. jaanuaril saadab toetuste arvestaja saadud toetuste kohta teatise toetuse andjale või vahendajale, kui toetusega seoses jäid bilanssi nõuded ja kohustused.

6.6. Toetuste vahendamine rakendusüksustes

Toimingus osalejad/vastutajad: toetuste arvestaja Toimingu tähtaeg/kestvus: järgmisel tööpäeval vahendatud toetusest teadasaamisel; vahendatud toetuste tulud ja kulud kajastatakse samas perioodis toetuste saajate teatiste järgi igakuiselt hiljemalt saldoandmiku esitamise tähtajaks, erandjuhul väljamaksetaotluse järgi väljamaksetaotluse saamisele järgneval päeval. Viited: Üldeeskiri § 24-30, Sise-eeskiri, Toimemudel Toetuste vahendamise kajastamise toimingu sammud:

I. Toetuste arvestaja võtab toetuse saaja teatise alusel arvele kulutuse ja kohustuse saaja ees ning paralleelselt tulu ja nõude toetuse andja vastu.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: ….12.2017 Versioon nr: 2

Koostaja: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 26 / 36

K17 Finantsarvestuse toimingute kord ©Ainult RTK siseseks kasutamiseks

II. Kui toetuse arvestaja saab rakendusüksuselt väljamaksetaotluse, võrdleb ta seda saaja teatiste alusel SAPis kajastatud andmetega SAP BO aruannete alusel.

III. Vahe korral täpsustab toetuste arvestaja andmeid saajaga, paludes saata uue teatise vahe korrigeerimiseks, teatise laekumisel teeb korrigeerimiskanded SAPis.

IV. Kui väljamaksetaotluse saamisel ilmneb, et teatis on puudu, küsib toetuste arvestaja saajalt teatise ning teatise laekumisel kajastab toetuse vahendamise.

V. Toetuste arvestaja võtab e-riigikassast kontoväljavõtted toetuste vahendamiseks avatud kontode liikumise kohta.

VI. Toetuste arvestaja kajastab toetuste laekumised SAPis transaktsiooniga F-02 või F-06 ning seob nõuded.

VII. Toetuste arvestaja kajastab toetuste väljamaksed, mis reaalselt tehakse SFOSis, SAPis transaktsiooniga F-02 või F-07, kasutades toetuse koodi ning sisestades määrangu lahtrisse SFOSi koodi või muu vajaliku tunnuse andmete õigsuse hilisemaks kontrollimiseks.

VIII. Toetuste arvestaja võrdleb iga kuu lõpus e-riigikassa pangakonto jääki SAPis oleva pangakonto jäägiga, et veenduda kõigi rahaliste liikumiste kajastamises.

IX. Toetuste arvestaja võrdleb iga kuu lõpus SAP BO aruannete alusel toetuste tulude ja kulude vastavust.

X. Kord kuus vormistab toetuste arvestaja teatise toetuse andja raamatupidamisele, kajastades selles kuu jooksul arvele võetud toetuste vahendamisega seotud kulutused.

6.7. Muud nõuded klientidele Toimingus osalejad/vastutajad: müügi arvestaja Toimingu tähtaeg/kestvus: järgmisel tööpäeval nõude arvelevõtmisest teadasaamisel, perioodiliste nõuete korral vastavalt Toimemudelile Viited: Toimemudel, SAP kasutusjuhend „SAP müügireskontro kasutusjuhend Kliendi tehingud“ Toimingu üldised põhimõtted:

1) Muude nõuetena mõistetakse käesolevas korras niisuguseid nõudeid, mille korral ei väljastata müügiarveid (v. a saadud toetused, vt punkt 6.5.).

Muude nõuete arvestuse toimingu sammud:

I. Müügi arvestaja saab Asutuselt andmed nõude arvelevõtmiseks DHSi kaudu või e-posti teel või lähtudes kuludokumentidele lisatud infost nõude arvelevõtmiseks.

II. Müügi arvestaja võtab nõude arvele SAP müügireskontros sobiva transaktsiooniga, üldjuhul F-22.

III. Nõude dokumendi loomisel sisestab müügi arvestaja päises viite lahtrisse alusdokumendi numbri. Nõude salvestamisel lisab ta SAP dokumendi numbri omakorda alusdokumendile (näiteks DHSis).

IV. Müügi arvestaja jälgib vähemalt üks kord kuus nõuete laekumise tähtaegsust SAP BO aruande „Laekumata nõuded ja saadud ettemaksed“ alusel. Ta kontrollib ühtlasi, kas nõuded tuleb siduda saadud ettemaksetega või kohustustega. Sidumiseks kasutab ta transaktsiooni F-32.

V. Maksetähtaja ületanud nõuete kohta, mida ei olnud võimalik siduda saadud ettemaksete või kohustustega, saadab müügi arvestaja info Asutusele või otse kliendile, kui Toimemudel näeb seda ette.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: ….12.2017 Versioon nr: 2

Koostaja: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 27 / 36

K17 Finantsarvestuse toimingute kord ©Ainult RTK siseseks kasutamiseks

7. SALDODE KONTROLLIMISE, INVENTEERIMISE JA HINDAMISE TOIMINGUD

7.1. Saldode kontrollimine

Toimingus osalejad/vastutajad: saldode kontrollija Toimingu tähtaeg/kestvus: saldosid kontrollitakse perioodiliselt Sise-eeskirjas või Toimemudelis määratud tähtajal või vajaduse tekkimisel. Viited: Üldeeskiri § 50 lg 1, Sise-eeskiri, Toimemudel, SAPi kasutusjuhendid, sh „Eelarve täitmise vigade vältimine“, „Ebatõenäolised nõuded“ Toimingu üldised põhimõtted:

1) Talituse pearaamatupidaja määrab tööjaotuse ja tähtajad kontode saldode perioodiliseks kontrollimiseks kontode ja vajaduse korral lisaks Asutuste kaupa.

2) Kontode kontrollimisel arvestatakse erinevate kontode tehniliste iseärasustega. Näiteks reskontro kontodel tegeldakse avatud kannete kontrollimisega klientide ja tarnijate kaupa, jälgides muuhulgas tähtajaks tasumata nõudeid ja kohustusi ning ettemaksete õigeaegset sulgemist. Pearaamatu kontodel, millel on nõutav avatud kannete haldus (Open item management), suletakse kontrolli käigus saldod, mille jääk on null.

3) Kontode kontrollimiseks kasutatakse SAPi või SAP BO aruandeid.

Saldode kontrollimise toimingu sammud:

I. Töötaja võtab väljavõtte kontrollimisele kuuluvast pearaamatu kontost või tarnijate või klientide reskontrost ekraanile või salvestab Excelisse ja viib läbi saldode kontrolli. Saldode kontrollimiseks kasutatakse SAP BO aruandeid. SAPist võetakse operatiivinfo päringuid tehingute kohta.

II. Panga vahekontode saldod kontrollitakse igapäevaselt. Panga vahekonto saldo peab olema null (kontrollitakse transaktsiooniga FAGLL03). Panga vahekonto avatud kanded suletakse igapäevaselt vastavalt käesoleva dokumendi punktile 3.2.

III. Pangakontode väljavõtted imporditakse SAPi igal tööpäeval (nn House Bank kontod) või sisestatakse nende liikumised koondkannetega kord kuus. Pangakonto saldot võrreldakse panga (e-riigikassa) väljavõttega vastavalt igapäevaselt või kord kuus. House Bank kontode kontrollimiseks kasutatakse transaktsiooni FAGLL03 paigutusega PANK, mis summeerib pangakontode saldod erinevate riigikassa kontode lõikes päevade kaupa, kui valitakse aruandesse konto 71000100 või 70000000.

IV. Tarnijate ja klientide korral kontrollitakse ettemaksete olemasolu korral jooksvalt ettemaksete sulgemise vajadust ning suletakse ettemaksed koheselt peale sellega seotud nõude või kohustuse arvelevõtmist.

V. Vähemalt kord kuus viiakse pearaamatu kontodel, millel on kontoplaani kohaselt ette nähtud avatud kannete haldus, läbi kannete sulgemine. Selleks seotakse kanded transaktsiooniga F.13 ja seejärel kontrollitakse avatuks jäänud konto käibed transaktsiooniga FAGLL03. SAP Pearaamatu juhendis kirjeldatud kontod, millele transaktsioon F.13 on aktiveeritud. Ülejäänud juhtudel kasutatakse kannete sidumiseks transaktsiooni F-03. Välisvaluutas toimunud tehingute sidumine toimub transaktsiooniga F-51.

VI. Vastavalt Sise-eeskirjas määratud tingimustele viiakse läbi ja kajastatakse nõuete ebatõenäoliseks hindamist lähtudes SAPi kasutusjuhendist „Ebatõenäoliseks hindamine“.

7.2. Aastainventuurid

Toimingus osalejad/vastutajad: talituse pearaamatupidaja, saldode kontrollijad, Asutused

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: ….12.2017 Versioon nr: 2

Koostaja: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 28 / 36

K17 Finantsarvestuse toimingute kord ©Ainult RTK siseseks kasutamiseks

Toimingu tähtaeg/kestvus: auditeeritud aastaaruande esitamise nõuetest tulenevatel tähtaegadel Viited: Üldeeskirja § 50-52, Sise-eeskiri, Toimemudel Toimingu üldised põhimõtted: 1) Nõuete ja kohustuste inventeerimise dokumenteerimiseks kasutatakse ühtlustatud vorme

lähtudes käesoleva korra lisast. Vormide kasutamisel võib lisada neisse sobivaid veerge, et detailiseerida inventeeritavaid saldosid lisainfoga (näiteks lisada eelarve tunnused - eelarve liik, objekt, konto, tegevusala, toetus).

2) Inventeerimist tõendavate algdokumentidena kasutatakse mitmesuguseid infosüsteemide kaudu saadavaid dokumente, nagu saldokinnituskirjad, pangakonto väljavõtted, SAPi aruanded, SAP BO aruanded, saldoandmike infosüsteemist saadud aruanded.

3) Talituse pearaamatupidaja määrab tööjaotuse nõuete ja kohustuste aastainventuuri läbiviimiseks.

4) Talituse pearaamatupidaja suhtleb Asutustega olemaks kursis inventuuride läbiviimise korraldamise ja inventuuride tähtaegse toimumisega Asutustes, et tagada aasta lõpetamisega seotud kontode saldode inventeerimine.

Aastainventuuride läbiviimise ja dokumentatsiooni koostamise ja kogumise sammud:

I. Talituse pearaamatupidaja veendub ministeeriumi ja Asutuste otsuste olemasolus

aastainventuuride läbiviimiseks. II. Talituse pearaamatupidaja arutab Talituses nõuete ja kohustuste inventeerimise tööjaotust,

et tagada saldode kontrollijate informeeritus ja inventuuride ladus läbiviimine. III. Talituse pearaamatupidaja otsustab kinnituskirjade saatmise tingimused ning määrab

saldode kontrollijad, kes saldokinnituskirjad SAPis koostavad ja välja saadavad. IV. Saldode kontrollijad saadavad lähtudes Talituse pearaamatupidaja otsusest

saldokinnituskirjad kogu valitsemisala kohta (mitte iga Asutuse saldode kohta eraldi), kuid eraldi klientidele ja tarnijatele (kui Talituse pearaamatupidaja otsustas saata kinnituskirjad nii klientidele kui ka tarnijatele).

V. Saldode kontrollijad koostavad saldokinnituskirjade saatmise ja tagasiside kohta eraldi dokumendi, vt inventeerimisdokumendi vorm „Saldokinnituskirjadega inventeerimine“. Sellesse vormi võetakse kõikide reskontro kontode saldod SAP BO aruandest RP002 ja RP003 ning märgitakse seejärel ära, millistele tarnijatele ja klientidele saldokinnituskirjad saadeti. Vastuste saabumisel märgivad saldode kontrollijad, kes saldokinnituskirjad välja saatsid, sellesse dokumenti vastuse andmed.

VI. Saldokinnituskirja vastuse alusel selgunud vahe korral käivitab saldode kontrollija vahe väljaselgitamise ja vajaduse korral ka saldo korrigeerimise töövoo ning vastutab inventeerimisdokumenti „Saldokinnituskirjadega inventeerimine“ tulemuse märkimise eest (kes, mis põhjusel vahe parandas).

VII. Iga Asutuse kohta koostavad saldode kontrollijad aasta lõpu seisuga reskontro kontode, s.o klientidega seotud nõuete ja tarnijatega seotud kohustuste kontode inventeerimise vormid, kus kajastatakse kontode analüütika klientide ja tarnijate kaupa. Inventeerimise dokumentide loomisel kasutatakse SAP BO aruandeid RP002 ja RP003. Inventeerimisel veendutakse saldode õigsuses lähtudes saldokinnituskirjadest, saldoandmike infosüsteemis tehtud võrdlustest ja visuaalsest kontrollist. Visuaalse kontrolli käigus vaadatakse üle maksetähtajad (kas need on loogilised ja reaalsed), ettemaksete olemasolu (kas need on põhjendatud või tuleks sulgeda) jms.

VIII. Kui saldokinnituskirjad saadeti varasema kuupäeva seisuga, siis võetakse nende tulemused arvesse kaudselt, eeldades, et selle momendi seisuga saadud tagasiside alusel on vahed likvideeritud.

IX. Iga Asutuse kohta koostavad saldode kontrollijad eraldi sihtfinantseerimisega seotud tekkepõhiste ja kassapõhiste eelarvete täitmise aruanded, kasutades SAP BO aruannet EA005. Toetuste saldode inventeerimiseks veendutakse saldode õigsuses lähtudes

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: ….12.2017 Versioon nr: 2

Koostaja: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 29 / 36

K17 Finantsarvestuse toimingute kord ©Ainult RTK siseseks kasutamiseks

tekkepõhiste tulude ja kulude vastavuse printsiibist ja teadaolevatest erinevustest. Lisaks saadetakse toetuste kohta saldode info Asutusele (näiteks projektijuhtidele või sisuosakondadele), kes toetuste saamise ja andmisega tegelevad. Asutuse töötajad kinnitavad saldode õigsust, sh kassapõhiselt võetud sildfinantseerimise või kulutamata ettemaksete summat ning tulude ja kulude vastavuse põhjendatud erinevusi, kui toimemudelis on Asutustega nii kokku lepitud.

X. Riigiarvestuses peetavate Rahandusministeeriumi Euroopa Liidu maksete osakonna ja välisvahendite rakendamise osakonna sihtfinantseerimise saldode inventeerimine toimub saldode võrdlemise teel saldoandmikus avaliku sektori üksuste tehingupartneritega. Ülejäänud juhtudel võrdleb riigiarvestuse töötaja sihtfinantseerimise saldod struktuuritoetuste infosüsteemist SFOS saadud andmetega.

XI. Iga Asutuse kohta koostavad saldode kontrollijad eraldi pearaamatu tüüpi kontode inventeerimise dokumendi(d), mida võib sobivalt jaotada lähtudes nende sisust. Teatud kontod, mis saadetakse ülevaatamiseks Asutusele, võib grupeerida ühte alusdokumenti lähtudes sellest, kellele need ülevaatamiseks saadetakse. Kui kontodel on SAPis avatud nõuete haldus, siis kasutatakse inventeerimise dokumendi saamiseks SAP BO aruannet RP017 „Pearaamatu tüüpi kontode analüütilised saldod“.

XII. PPO inventeerib palgaarvestusega ja palkadelt arvestatud maksudega seotud saldod, samuti puhkusetasu maksmise kohustuste ja ettemaksetega seotud saldod ja esitab need allkirjastatult Talitusele.

XIII. Asutuse nõuete ja kohustuste inventeerimise koonddokumendi alusena kasutatakse Asutuse kohta SAP BO aruannet RP009 „Kontode saldod kuu lõpus“.

XIV. Asutuse nõuete ja kohustuste inventeerimise koondaktis tuuakse välja inventeeritud nõuete ja kohustuste saldod ja selgitus iga konto inventeerimise alusdokumendi kohta. Koondakt võib olla nimetusega „Parandatud“. See tähendab, et peale koondakti allkirjastamist selgus parandamist vajav saldo. Parandatud saldo ja parandamise põhjus tuuakse parandatud koondaktis selgelt välja.

XV. Saldode kontrollijad koguvad Asutuse nõuete ja kohustuste inventeerimise alusdokumendid ja koondakti võimaluse korral ühte digikonteinerisse. Kui ühte digikonteinerisse kogumine ei ole otstarbekas, säilitakse mitmeid allkirjastatud dokumente. Inventeerimise dokumendi töölehtedel kajastatakse dokumendi koostajana kontrollija(te) nimi (nimed). Inventeerimise dokumendi allkirjastab valitsemisala pearaamatupidaja.

XVI. Eraldi alusdokumendina allkirjastatakse ja säilitatakse valitsemisala koondina koostatud Saldokinnituskirjadega inventeerimise dokument. See allkirjastatakse valitsemisala pearaamatupidaja ja saldode kontrollija(te) poolt, kes kinnituskirjade väljasaatmise ja vastuste kogumisega tegeles(id).

XVII. Talituse pearaamatupidaja määrab tööjaotuse Asutuste poolt läbi viidud inventuuride läbiviimise ja inventuuridokumentide saamise jälgimiseks ning inventuuridokumentide alusel korrigeerimiskannete tegemiseks.

XVIII. Kui Asutus vajab inventuuri läbiviimiseks Talituselt inventuurinimekirja, näiteks lõpetamata ehituste inventeerimiseks, siis lepib Talitus Asutusega kokku kuupäeva, millal nimekiri saata (millal on kõikide tehingute kohta dokumendid saadud ja kanded tehtud), võtab SAP BOst või SAPist nimekirja koos sobivate inventeerimiseks vajalike andmetega ja saadab Asutusele.

XIX. Kui Asutuse poolt läbi viidud inventuuri käigus selgus korrigeerimist vajav saldo, viib saldode kontrollija parandused sisse Asutusest saadud dokumendi alusel.

XX. Talituse pearaamatupidaja koostab valitsemisala bilansikontode inventuuri koondakti, kasutades SAP BO aruannet RP016 „Bilansikontode inventuuri koondakt“. Selles esitatakse kõikide Asutuste bilansikontode saldod ning valitsemisala koondsaldod. Koondakti koostamisel veendub pearaamatupidaja selles, et kõikide Asutuste kõik bilansikontode saldod on inventeeritud.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: ….12.2017 Versioon nr: 2

Koostaja: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 30 / 36

K17 Finantsarvestuse toimingute kord ©Ainult RTK siseseks kasutamiseks

8. MAKSUARVESTUSE TOIMINGUD

8.1. Erisoodustuste arvestus

Toimingus osalejad/vastutajad: kohustuste arvestaja Toimingu tähtaeg/kestvus: hiljemalt aruande esitamise tähtajal iga kuu 10.kuupäeval Viited: tulumaksuseadus, SAP BO finantsaruannete kasutusjuhend Toimingu üldised põhimõtted:

1) Erisoodustuse maksukulu kajastatakse erisoodustuste kuludega samas kalendrikuus, et tagada maksuarvestuse õigsus ja kontrolli lihtsus.

2) Erisoodustuste maksukohustused arvestatakse korraga tervele valitsemisalale, käivitades selleks SAP BO aruande RP011 „Erisoodustused“ kogu valitsemisala kohta. Selle alusel tehakse kanne SAPi kõikide asutuste kohta ühe dokumendina.

3) Erisoodustuse kulusid sisestatakse perioodidesse, mille kohta on deklaratsioon juba esitatud, ainult siis, kui see on vajalik maksuarvestuse või aastaaruande õigsuse tagamiseks. Sellisel juhul teavitab kohustuste arvestaja e-posti teel seda kohustuste arvestajat, kes vastutab erisoodustuste deklareerimise õigsuse eest ja sisestab raamatupidamiskandeid maksude kohta.

Erisoodustuste arvestamise toimingu sammud

I. Kohustuste arvestaja kajastab ametiautode ja korterite erisoodustuste arvestuse baassummad bilansivälistel kontodel transaktsioonis F-02 dokumendi tüüp SA, ametiautode kohta kontodel 96000000 ja 96000001 ning ametikorterite kohta kontodel 96000010 ja 96000011.

II. Erisoodustuse maksude kande tegemiseks avab kohustuste arvestaja SAP BO aruanne RP011 „Erisoodustused“, valides päringu parameetriteks valitsemisala ja aruande esitamise perioodi.

III. Kohustuste arvestaja impordib aruande vahelehelt „Erisoodustuse kanne“ Excelisse. IV. Kohustuste arvestaja omab Asutuste või teiste kohustuste arvestajate kaudu saadud infot selle

kohta, milliste toetuste erisoodustuse kulu on abikõlbulik, aga maksukulu mitte. Kui selliseid toetusi on siis, muudab ta Exceli failis vastaval real eelarve tunnused.

V. Kohustuste arvestaja impordib Excelisse salvestatud erisoodustuse kande SAPi transaktsiooniga ZFI_SALDO dokumendi tüübiga SA.

VI. Kohustuste arvestaja sisestab erisoodustuste kohta TSD lisa 4 e-maksuameti infosüsteemi või annab info edasi PPO-le, kes sisestab deklaratsiooni.

VII. Kohustuste arvestaja käivitab transaktsiooni ZHR_Palgamaksud variandiga „Erisoodustus“, mis tekitab erisoodustustelt arvestatud maksude ettemaksu ettepaneku kanded.

VIII. Kohustuste arvestaja teeb lisakandeid varasematesse kuudesse lisatud erisoodustuste kulude kohta maksude arvestamiseks ja parandab vajaduse korral varasemate kuude maksudeklaratsioonid e-maksuameti infosüsteemis.

8.2. Käibemaksu arvestus Toimingus osalejad/vastutajad: kohustuste arvestaja Toimingu tähtaeg/kestvus: hiljemalt iga kuu 20.kuupäeval

Viited: SAP BO finantsaruannete juhend

Toimingu üldised põhimõtted:

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: ….12.2017 Versioon nr: 2

Koostaja: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 31 / 36

K17 Finantsarvestuse toimingute kord ©Ainult RTK siseseks kasutamiseks

1) Asutuste kohta, kes on pöördkäibemaksukohuslased, esitatakse käibedeklaratsioon (KMD). 2) Asutused kohta, kes on käibemaksukohuslased, esitatakse nii KMD kui ka selle lisad KMD

INF A ja B. Lisaks esitatakse ühendusesisese käibe aruanne VD. 3) KMD ja selle lisad koostatakse SAP BO aruande RP010 alusel ja sisestatakse e-maksuameti

infosüsteemi. Vajaduse korral tehakse ümberarvutused, mis tulenevad osalisest sisendkäibemaksu määrast või muudest põhjustest, mille korral on vaja deklaratsiooni või selle lisasid korrigeerida.

4) Müügisüsteemi ERPLY korral saab kohustuste arvestaja KMD lisa INF A andmed ERPLYst. 5) Üldjuhul ei tee kohustuste arvestajad täiendavaid kandeid, mis muudavad käibemaksu

kohustust või sisendkäibemaksu, peale kuu kohta KMD esitamist. Erandkorras peab kohustuste arvestaja informeerima sellest e-posti teel Asutuse KMD koostaja ülesannetes olevat kohustuste arvestajat.

Käibedeklaratsiooni esitamise toimingu sammud:

I. Kohustuste arvestaja käivitab hiljemalt KMD esitamisele eelneval tööpäeval SAP BO aruande RP010 „Käibedeklaratsioon“, valides asutuse koodi, kuu ja aasta, mille kohta aruanne esitatakse. Aruandest RP010 saab eelarvetunnuste ja summade algandmed KMD ja KMD INF A ja B koostamiseks ning käibemaksu konteeringute tegemiseks.

II. Kohustuste arvestaja arvestab välja käibemaksukohustuslase sisendkäibemaksu ning kajastab osalise käibemaksu kulusse kandmise.

III. Kohustuste arvestaja võtab arvele pöördkäibemaksukohustuse Maksu- ja Tolliameti ees kontole 20300002 aruande RP010 alusel, kui seda ei ole tehtud kuu jooksul jooksvalt.

IV. Kohustuste arvestaja sulgeb konto 10370102 kontole 10370100 transaktsiooniga F-02 (ERPLY kasutamisel konto 20300120 tuleb sulgeda kontole 20300100).

V. Kui kohustuste arvestaja tahab sulgeda konto 10370000 eelmise kuu jääki, viib ta selle kontole 10370100 ja/või kontole 10370101 transaktsiooniga F-02.

VI. Kohustuste arvestaja sulgeb SAPis sisendkäibemaksu kontodel 10370100 ja/või 10370101 ja arvestatud käibemaksu kontol 20300100 käibemaksukohustuse kontole 20300002 või käibemaksu pearaamatu ettemaksu kontole 10370000 käibemaksukoodiga A1 eelarve liikide ja muude eelarve tunnuste lõikes. Summad leitakse SAP kontoväljavõtte FAGLL03 alusel, valides kuu, mille kohta kannet tehakse, arvestatud ja sisendkäibemaksu kontod ning paigutuse „Eelarve 1“, mis kuvab ekraanile summad eelarvetunnuste ja raamatupidamise kontode lõikes. Kui tulemuseks on käibemaksu kohustus, siis teeb kohustuste arvestaja kande transaktsiooniga F-43. Kui tulemuseks on käibemaksu ettemaks, siis kajastab kohustuste arvestaja ettemaksu transaktsiooniga F-02 dokumenditüübiga SA, kandes arvestusobjektid kõikidele kande ridadele.

VII. Järgmisel tööpäeval peale kannete tegemist käivitab kohustuste arvestaja SAP BO aruande RP010 „Käibedeklaratsioon“ uuesti ja veendub andmete õigsuses. Sealhulgas kontrollib ta, kas maksekohustus kontol 20300002 või ettemaks kontol 10370000 on samas summas, nagu käibedeklaratsiooni aruandes või kas see vastab mahaarvamisele kuuluvale sisendkäibemaksu proportsioonile, kas kõikidelt nõutavatelt summadelt on arvestatud pöördkäibemaks. Pöördkäibemaks on õige, kui käibedeklaratsiooni kõige alumises lahtris on summa, mis võrdub käibedeklaratsiooni punktis 6 olevalt summalt arvestatud käibemaksuga.

VIII. Kohustuste arvestaja võtab vajaduse korral KMD INF A ja B deklaratsiooni Excelisse ja muudab vajaduse korral sisendkäibemaksu summad vastavaks proportsioonile.

IX. Kohustuste arvestaja sisestab KMD, KMD INF A ja B osa ning KMD VD aruanded e- maksuameti infosüsteemi.

X. Kohustuste arvestaja kontrollib, et varasematesse kuudesse ei ole arvestatud ja sisendkäibemaksu kontodele summasid sisestatud. Selleks avab ta SAP aruande FAGLL03 ja valib arvestatud ja sisendkäibemaksu kontod. Kui kontode saldo on aruande esitamise seisuga null, siis varasematesse perioodidesse kandeid tehtud ei ole ja varasemate kuude KMD muutmise vajadus puudub.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: ….12.2017 Versioon nr: 2

Koostaja: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 32 / 36

K17 Finantsarvestuse toimingute kord ©Ainult RTK siseseks kasutamiseks

XI. Kohustuste arvestaja otsib varasematesse perioodidesse lisatud kanded üles, valides FAGLL03 sisendkäibemaksu ja arvestatud käibemaksu kontod ning perioodi aasta algusest kuni eelneva kuuni enne deklaratsiooni esitamist. Valides paigutuse /PEARM, saab ta detailse infot pearaamatu kannete kohta. Filtreerides kanded, kus maksukood ei ole A1 ja sisestamise kuu, mille kohta deklaratsiooni koostatakse, ei ole kuni eelmise deklaratsiooni koostamise kuupäevani, saab ta ekraanile kanded, mis on tehtud varasematesse perioodidesse peale KMD esitamist.

XII. Lähtudes tehtud parandustest teeb kohustuste arvestaja lisakanded käibemaksu kajastamiseks ja parandab KMD Maksu- ja Tolliameti infosüsteemis.

9. EELARVETEGA SEOTUD TOIMINGUD 9.1. Välistoetuste avamine ja neile eelarvete sisestamine

Toimingus osalejad/vastutajad: Asutus, toetuste arvestaja, RTK riigiarvestuse spetsialist, Rahandusministeerium Toimingu tähtaeg/kestvus: võimalikult kiiresti vajaduse tekkimisel Viited: Kassalise teenindamise eeskiri, SAPi kasutusjuhend „Toetuste haldamise mooduli juhend“ punktid 1-3 ja punktid 5-9 Toimingu üldised põhimõtted:

1) Talitus tsentraliseerib välisabi toetuste (grantide) loomise ja eelarve sisestamise ühele või mitmele toetuste arvestajale.

2) Kui Asutusele on antud SAPi litsents ja Asutusega on Toimemudeli alusel kokku lepitud, et ta avab toetusi ja sisestab neile eelarveid ise, toimub see töö Asutuses.

3) Eelarve avab vastavalt Kassalise teenindamise eeskirjale Rahandusministeerium sildfinantseerimise andmise korral või RTK riigiarvestuse spetsialist.

Toetustega seotud toimingu sammud:

I. Toetuste arvestaja saab Asutuselt DHSi kaudu või e-posti teel info uue toetuse loomiseks ja sellele eelarve sisestamiseks.

II. Toetuste arvestaja loob uue toetuse transaktsiooniga GMGRANT, tagades õige sponsori, kellelt raha laekub, kehtivusaja ning eelarve perioodide avamise aastate kaupa. Splitting rule peab olema 1 ning mõlemad eelarveaasta variandid (Fiscal Year variant) peavad olema K4. Eelarve vahelehel saab blokeerida toetuse tuleviku eelarveaastad, et need jääksid hilisemast eelarve sisestamise dokumendist välja. Kui periood kätte jõuab, siis eemaldab toetuste arvestaja blokeeringu, kui toetus kandub edasi järgmisesse aastasse või pikendab toetuse perioodi ja lisab uue eelarveaasta. Lehele Viide sisestab ta lepingu või SFOSi koodi (Internal Reference) ning eelarveobjekti koodi (External Reference). Dimensioonide lehele sisestab ta eelarvega seotud tunnused – liigi, eelarveüksuse ja eelarve kontod, millele eelarve avada.

III. Toetuste arvestaja sisestab toetusele eelarve transaktsiooniga GM_CREATE_BUDGET vastavalt Toetuste haldamise mooduli juhendile. Eelarve sisestatakse kahest varasemal juhul – kas on toimunud laekumine või on vajalik sildfinantseerimine.

IV. Kui toetusele on eelarve sisestatud laekumise alusel, annab toetuste arvestaja sellest teada RTK riigiarvestuse spetsialistile e-posti teel. RTK riigiarvestuse spetsialist avab eelarve ja teavitab sellest Asutust ja toetuste arvestajat.

V. Kui toetusele on eelarve sisestatud sildfinantseerimise taotluse alusel, siis saadab toetuste arvestaja eelarve sisestamise kohta teate Asutusele.

VI. Toetuste arvestaja tõstab aasta lõpu seisuga kasutatud arvelduskrediiti jäägi kontole 20810000, järgmise aasta alguses teeb vastupidise kande (Reverse).

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: ….12.2017 Versioon nr: 2

Koostaja: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 33 / 36

K17 Finantsarvestuse toimingute kord ©Ainult RTK siseseks kasutamiseks

VII. Toetuste arvestaja sisestab aasta alguse kassalise raha jäägi SAP BO aruande EA005 järgi kontole 99999997 toetuste kaupa (eelarve liik kõigis alati 40, vastaskanne samal kontol ilma toetuse koodita), et tagada toetuste kassapõhise jäägi arvestus.

9.2. Tekkepõhise eelarve sisestamine avaliku sektori moodulisse Toimingus osalejad/vastutajad: RTK riigiarvestuse spetsialist, Rahandusministeerium Toimingu tähtaeg/kestvus: hiljemalt 5 päeva jooksul riigieelarve või selle muudatuse saamisest Viited: SAPi kasutusjuhend „Eelarvestamise mooduli kasutusjuhend“ punkt 4 Toimingu üldised põhimõtted:

1) Tekkepõhine riigieelarve ja selle muudatused sisestatakse RTK riigiarvestuse spetsialisti poolt Rahandusministeeriumi riigieelarve osakonnast saadud info alusel. RTK riigiarvestuse spetsialist kontrollib alusdokumendi olemasolu ning dokumendil oleva info vastavust eelarve juhendmaterjalidele (arvestusobjektide kasutamise reeglid, riigieelarve muudatuste otsustamise reeglid).

Eelarve sisestamisega seotud toimingu sammud:

I. RTK riigiarvestuse spetsialist saab Rahandusministeeriumi riigieelarve osakonna töötajalt e-posti teel info Exceli kujul või vabas vormis riigieelarve või selle muudatuse sisestamiseks. RTK riigiarvestuse spetsialist kontrollib infot, sh vajaliku tõendusmaterjali olemasolu (alusdokumenti).

II. RTK riigiarvestuse spetsialist sisestab eelarve transaktsiooniga FMBB, valides õige dokumendi tüübi. Riigieelarve ja selle muudatused sisestatakse dokumendi tüübiga Z001, eelmisest aastast järgmisesse aastasse viidud eelarve sisestatakse dokumendi tüübiga Z006. Igale reale lisatakse selgitus, et oleks võimalik seostada sisestus vajaliku alusdokumendiga.

9.3. Eelarve sisestamine kuluüksustele või kulukohtadele/ressurssidele Toimingus osalejad/vastutajad: Asutus, eelarvete sisestaja Toimingu tähtaeg/kestvus: võimalikult kiiresti vajaduse tekkimisel Viited: SAPi kasutusjuhend „Kontrolling“ punktid 4-5 Toimingu üldised põhimõtted:

1) Talitus tsentraliseerib eelarve sisestamise eelarve moodulisse ühele eelarvete sisestajale. 2) Kui Asutusele on antud SAPi litsents, sisestab Asutus ise eelarveid.

Eelarve sisestamisega seotud toimingu sammud:

I. Eelarvete sisestaja saab Asutuselt DHSi kaudu või e-posti teel info eelarve sisestamiseks kuluüksustele või kulukohtadele/ressurssidele või mõlemale.

II. Kuluüksuste eelarve seadmisel sisestab eelarvete sisestaja summad transaktsiooniga KP06, kasutades paigutust Z1-151EXCEL1 ning kopeerides andmed Excelist. Käsitsi sisestamiseks kasutab paigutust Z1-151 või Z1-152 (kui on vaja piirata andmed ühe konkreetse kulukeskusega).

III. Muudatuste sisseviimiseks transaktsioonis KP06 kasutab eelarvete sisestaja paigutust Z1- 151 või Z1-152 ning muudatuse teeb, olles muudetaval real ning kasutades nuppu „Muuda väärtusi“, et säiliks muudatuste tegemise ajalugu.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: ….12.2017 Versioon nr: 2

Koostaja: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 34 / 36

K17 Finantsarvestuse toimingute kord ©Ainult RTK siseseks kasutamiseks

IV. Kui lisandub kuluüksus ning sellele on vajalik täiendavalt lisada eelarve, siis paigutuses Z1- 151 või Z1-151EXCEL1 tuleb liikuda kõige alla vabade ridade algusesse ning lisada andmed.

V. Kulukohtade/ressursside eelarve sisestab eelarvete sisestaja transaktsiooniga KPF6, kasutades paigutust Z1-401OCEXC ning kopeerides andmed Excelist. Käsitsi sisestamiseks kasutab paigutust Z1-401OC.

VI. Muudatuste sisseviimiseks kasutab eelarvete sisestaja paigutust Z1-401OC ning kirjutab uue summa vana asemele.

VII. Kulukohtade/ressursside eelarvete massiliseks muudatuseks tuleb eelnevalt salvestada väljund Excelisse ning sellele lisada muudatused nii, et ükski rida ei oleks topelt, seejärel SAPist read kustutada ja salvestada, avada uuesti eelarve sisestamise vorm ning kopeerida uued andmed Excelist.

9.4. Tekkepõhise eelarve täitmise aruande vastavuse kontrollimine

Toimingus osalejad/vastutajad: Eelarvete sisestaja Toimingu tähtaeg/kestvus: vähemalt kaks korda aastas, sh enne aastaaruande lõpetamist saldode sulgemisel Viited: SAP BO finantsaruannete juhend Toimingu üldised põhimõtted:

1) Eelarve täitmise aruande vastavuse kontrollimisel veendutakse, kas SAP BO-s olevad eelarve täitmise aruanded, sh eelarve, täitmine ja jääk võrduvad SAPis olevate andmetega.

Eelarve jääkide kontrollimise sammud:

I. Tekkepõhise eelarve kontrollimise ajaks võib lukustada kannete tegemine kontrollitavasse

perioodi, selleks saata kiri [email protected]. Peale kontrollimist saadetakse vajaduse korral samal aadressil taotlus perioodi taasavamiseks.

II. Kontrolliks kasutatakse SAPi transaktsiooni FMRP_RFFMEP1AX , milles on tehtud erinevad vaated tekkepõhise ja kassapõhise eelarve täitmise jälgimiseks.

III. Tekkepõhise eelarve täitmist võrreldakse SAP BO aruandega EA000. IV. Tekkepõhise eelarve kontrollimise variandid SAPi transaktsioonis FMRP_RFFMEP1AX on:

1. FM TEKKE FOND - vahesummad grupeeritud eelarveliikide ja objektide ning toetuste lõikes.

2. FM TEKKE T.ALA – võib kasutada tegevuspõhise (programmipõhise) eelarvestamise puhul, kui soovitakse ekraanil näha vahesummasid ka tegevusalade lõikes lisaks eelarveliigi ja objektile ning toetusele. Võrdlemisel käivitada aruanne kontrollitava tegevusalade vahemiku lõikes (näiteks HS07 kuni HS07ZZZZZZZZ).

V. Välistoetuste kassapõhist jääki võrreldakse SAP BO aruande EA005 kassapõhiste vahelehtedega. Vahede selgitamiseks kasutatakse vajadusel veel SAP BO aruannet KASSA005. Kassapõhise eelarve kontrollimise variant SAPi transaktsioonis FMRP_RFFMEP1AX on FM KASSA – vahesummad grupeeritud eelarve liikide ja objektide ning toetuste lõikes.

10. ARUANDLUSEGA SEOTUD TOIMINGUD 10.1. Saldoandmiku esitamine ja kontrollimine Toimingus osalejad/vastutajad: saldoandmiku esitaja Toimingu tähtaeg/kestvus: lähtudes Üldeeskirjas kehtestatud tähtaegadest igakuiselt

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: ….12.2017 Versioon nr: 2

Koostaja: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 35 / 36

K17 Finantsarvestuse toimingute kord ©Ainult RTK siseseks kasutamiseks

Viited: Üldeeskiri ja selle juhendmaterjalid, SAP kasutusjuhend „Pearaamat“ Toimingu üldised põhimõtted:

1) Saldoandmiku esitamine ja kontrollimine tsentraliseeritakse talituses ühe töötaja

ülesandeks. 2) Saldoandmiku infosüsteemi aruande üleslaadimisel ei pea eemaldama kirjeid oma

tehingupartneri koodiga, need elimineerib saldoandmike infosüsteem ise aruandlusest. 3) Sendivahesid tehingupartnerite vahel ei parandata ning vahed kuni 100 euro suuruses

summas parandatakse juhul, kui need on oma tehingupartneri koodiga ja vahe selgitamisel ilmnes parandamise vajadus.

Saldoandmiku esitamine ja kontrollimise toimingu sammud:

I. Saldoandmiku esitaja moodustab saldoandmiku faili transaktsiooniga ZSALDOKUU, tegevuspõhisel eelarvel oleva valitsemisala saldoandmiku esitaja transaktsiooniga ZSALDO_TEGEVUS . Valiku parameetriteks määratakse kompanii kood, kuu ja aasta, mille kohta aruanne esitatakse.

II. Saldoandmiku esitaja veendub, et vahekontod oleksid viidud nullini. Rahavoo koodi 01 puhul peab olema täidetud tegevusala ja tehingupartneri kood. Vea korral on põhivara soetus üle viimata vahekontolt 552910 konto liigile 15 või on põhivara ostul kasutatud vale vahekontot. Panga vahekontode saldod peavad samuti olema viidud nulli.

III. Kui saldoandmik vastab nõuetele, salvestab saldoandmike esitaja aruande xml formaati. IV. Saldoandmiku esitaja siseneb saldoandmike infosüsteemi ja impordib saldoandmiku. V. Saldoandmikku kontrollib saldoandmiku esitaja edasi saldoandmike infosüsteemis

lähtudes Üldeeskirja juurde kuuluvatest juhendmaterjalidest. VI. Vajaduse korral teavitab saldoandmiku esitaja talituse töötajaid või tehingupartnereid

saldode parandamiseks või vahede väljaselgitamiseks, korraldab paranduse tegemise SAPis ja uuendab saldoandmiku.

VII. Bilansiväliste kontode kohta valmistab saldoandmiku esitaja ette Asutustelt kogutud andmetega Exceli faili saldoandmiku Excelist impordi vormil ja lisab selle saldoandmike infosüsteemi.

11. MUUD TOIMINGUD 11.1. Pearaamatu perioodide avamine ja sulgemine Toimingus osalejad/vastutajad: valitsemisala pearaamatupidaja, MTO töötaja Toimingu tähtaeg/kestvus: igakuiselt lähtudes aruannete lõpetamise kuupäevast

Viited: teade aadressil [email protected] Toimingu üldised põhimõtted:

1) Suletud kuu avatakse ainult erandjuhtudel korrigeerimiskannete tegemiseks. Pearaamatu perioodide avamise ja sulgemise toimingu sammud:

I. MTO avab järgmise majandusaasta kuud kuni juunini detsembris, aprillis kuni novembrini ja juulis jooksva aasta lõpuni.

II. Vajaduse korral saadab valitsemisala pearaamatupidaja teate kuu varasemaks avamiseks.

Riigi Tugiteenuste Keskus Haldur: FAO juhataja Tähis: K17

Kinnitamise kuupäev: ….12.2017 Versioon nr: 2

Koostaja: Juta Maar Avaldatud: intranetis Lk. 36 / 36

K17 Finantsarvestuse toimingute kord ©Ainult RTK siseseks kasutamiseks

III. MTO sulgeb eelmise majandusaasta kuud järgmise aasta juunis. IV. Vajaduse korral saadab valitsemisala pearaamatupidaja teate kuu varasemaks sulgemiseks.

K Ä S K K I R I

Tallinn 12.12.2017 nr 1.1-2/0016

Riigi Tugiteenuste Keskuse finantsarvestuse toimingute korra kinnitamine

Riigihalduse ministri 30.10.2015. a käskkirjaga nr 170 kinnitatud "Riigi Tugiteenuste Keskuse

põhimääruse" § 14 p 11 alusel:

1. Kinnitan Riigi Tugiteenuste Keskuse finantsarvestuse toimingute korra vastavalt lisale 1;

2. Tunnistan kehtetuks Riigi Tugiteenuste Keskuse 16.12.2015. a käskkirjaga nr 1.1-2/0021 kinnitatud Riigi Tugiteenuste Keskuse finantsarvestuse toimingute korra;

3. Käskkiri jõustub selle allkirjastamise kuupäevast.

(allkirjastatud digitaalselt)

Tarmo Leppoja

Juhataja

Lisa 1: Riigi Tugiteenuste Keskuse finantsarvestuse toimingute kord