Tugiteenuste osutamise kokkuleppe lisa

Lisa 1

Finantsarvestuse toimemudel

(Rahandusministeeriumi valitsemisala finantsarvestusega (v.a palgaarvestus) seotud tegevuste nimekiri)

Asutus - Rahandusministeerium ja ministeeriumi valitsemisala asutused

Keskus - Riigi Tugiteenuste Keskuse finantsarvestuse osakonna Rahandusministeeriumi valitsemisala talitus

PTO - Riigi Tugiteenuste Keskuse personaliteenuste osakonna I personali- ja palgaarvestuse talitus

Valitsemisala pearaamatupidaja - Keskuse pearaamatupidaja

Kulujuht - kulujuht, volitatud isik või projektijuht asutuse eelarve- ja kulujuhtimise korra mõistes

Finantstöötaja - asutuse kontaktisik, kelle ülesandeks on kulujuhtide aktsepteeritud kuludokumentide ja info edastamine Keskusele. Maksu- ja Tolliameti, Statistikaameti,

Riigi Tugiteenuste Keskuse ja Rahapesu Andmebüroo puhul täidab finantstöötaja rolli Keskuse raamatupidaja. Rahandusministeeriumi ja Rahandusministeeriumi

Infotehnoloogiakeskuse puhul täidab Keskuse raamatupidaja finantstöötaja rolli ainult e-arvete menetlemisel eAK-s.

Teenistuja - ametnik või töötaja

RM - Rahandusministeerium

MTA - Maksu- ja Tolliamet

SA - Statistikaamet

RTK - Riigi Tugiteenuste Keskus

RMIT - Rahandusministeeriumi Infotehnoloogiakeskus

RAB - Rahapesu Andmebüroo

RTK ISO - Riigi Tugiteenuste Keskuse infosüsteemide arendamise osakond

RM SAFO - Rahandusministeeriumi strateegia- ja finantsosakond

eAK - e-arvete menetluse infosüsteem, mida RTK vahendusel pakutakse riigiasutustele arvete menetlemiseks

RTIP - riigitöötaja iseteenindusportaal

DHS - asutuse dokumendihaldussüsteem

SAP - majandustarkvara, milles peetakse asutuste raamatupidamisarvestust

BO - SAP BusinessObjects aruandluskeskkond

SFOS - riigi keskne toetuste infosüsteem

Menetlusring - DHS-s, eAKs või RTIP-s määratud järjekord dokumendi kontrollimiseks ja kinnitamiseks. Keskusele saadetavate dokumentide viimaseks kinnitajaks määratakse Keskuse töötaja.

Üldeeskiri - Avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse juhend

Keskuse üldmeili aadress on [email protected]

Tegevuse nimetus Keskus Asutus Muu Tegevuste kirjeldus Tähtaeg

1. Üldine dokumenteerimise korraldamine

1.1 Majandustehingute algdokumentide

edastamine

X X

Algdokumendid raamatupidamise tähenduses registreeritakse asutuse DHS-is, eAK-s või RTIP-s,

läbivad menetlusringi, kus viimaseks kooskõlastajaks/tööülesande saajaks on Keskus, kes pärast

andmete SAP-i sisestamist lisab dokumendi kooskõlastusse/kinnitusse SAP-i raamatupidamiskirje

numbri (kui see ei teki andmevahetuse käigus automaatselt).

Kõik dokumendid, mille alusel tehakse raamatupidamiskirjed SAP-i, edastatakse DHS-i, eAK, RTI-Pi

kaudu või Keskuse üldmeili aadressile, et oleks jälgitav dokumendi liikumine, sellega tehtud

toimingud ja aeg. Vajadusel täiendavate/täpsustavate andmete päringud Keskuse ja finantstöötaja

vahel kajastatakse dokumendi menetlusringi kommentaaride väljadel.

menetlusringi läbinud dokument

kantakse SAP-i hiljemalt

saabumisele järgneva tööpäeva

lõpuks

1.2 Majandustehingute dokumentide säilimise

tagamine

X X X

RMIT vastutab valitsemisalas (v.a RM-is ja RTK-s) kasutusel oleva DHS-i dokumentide säilimise

eest. Registrite ja Infosüsteemide Keskus vastutab RM-is ja RTK-s kasutusel oleva DHS-i

dokumentide säilimise eest.

RTK vastutab SAP-is, eAK-s ja RTIP-is registreeritud andmete ja Keskuse üldmeilile saadetud

dokumentide säilimise eest.

säilitamiseks ettenähtud

tähtaegadeni

2. Eelarve liigendamine ja selle täitmise jälgimine

2.1. Kuluarvestussüsteem

2.1.1 Eelarveüksused, projektid, tulu- ja

kuluüksused, kuluobjektid, muud

juhtimisaruandluseks vajalikud

arvestusobjektid

X X

Arvestades SAP-i funktsionaalsust, töötab asutus majandusaasta kohta välja kuluarvestussüsteemi,

mis sisaldab eelarveüksuste, kuluüksuste, eelarveklassifikaatorite/kontode, projektide jm

arvestusobjektide registrit ning nende kasutamist erinevate kontode juures. Asutus saadab

Keskusele arvestusobjekti loomise tellimuse Keskuse üldmeili aadressile. Keskus koostöös RTK

ISO-ga loob koodid ja teavitab sellest asutust e-posti teel.

RTK ja RAB kuluarvestussüsteemi koostamise ja arvestusobjektide tellimise korraldab RM SAFO

koostöös asutusega.

esimesel võimalusel

2.2. Eelarve

2.2.1 Eelarve koostamine

X X

Asutus koostab eelarve vastavalt RM riigieelarve osakonna ja RM SAFO suunistele ja korraldustele.

Lähtudes Asutuses kehtivatest

reeglitest

2.2.2 Riigieelarve limiitide koostamine ja

muutmine X X

Asutus teeb ettepaneku riigieelarve limiitide saamiseks ja nende muutmiseks kooskõlas Riigieelarve

seaduse ja selle rakendusaktidega, vastavalt RM SAFO suunistele, kasutades SAPi

arvestusobjekte. RM SAFO vastutab eelarve jaotuse eest eelarve infosüsteemis, mille kaudu RM

riigieelarve osakond saadab riigieelarve limiiidid RTK-le SAP-i sisestamiseks.

Riigieelarve kinnitamise

protsessi kohaselt

2.2.3 Välistoetuste ja nendega seotud

kaasfinantseerimise eelarve (vahendid

laekuvad peale kulude tegemist)

X X

Välistoetuste ja kaasfinantseerimise eelarved sisestab SAP-i RTK finantsarvestuse osakonna

riigiarvestuse spetsialist.

Asutus teavitab uue välistoetuse koodi loomise vajadusest RM SAFO peaspetsialisti, kes

kooskõlastab uue koodi RM riigieelarve osakonna välisvahendite tiimi nõunikuga ja tellib koodi

infosüsteemide jaoks.

Toetuste, mida menetletakse SFOS-is, mida kajastatakse grandi koodidel algusega 1-6 ja mis on

vastava aasta riigieelarves planeeritud, eelarverea avamiseks esitab asutus vormil 7 taotluse RTK

finantsarvestuse osakonna riigiarvestuse spetsialistile e-kirja teel. RM SAFO peaspetsialist lisatakse

e-kirja koopiasse teadmiseks. Vahendaja konto läheb miinusesse tehtud kulude ulatuses

(täiendavaid toiminguid ei ole vaja teha).

Aasta jooksul lisanduvate välisoetuste ja kõigi otselaekuvate välistoetuste (SAP-is grandi kood

algusega 9) eelarverea avamiseks esitab asutus vormil 7 taotluse ja välistoetuse lepingu koos

asutuse juhi allkirjastatud kaaskirjaga DHS-i kaudu RM SAFO-le.

Kui toetus ei ole vastava aasta riigieelarvesse planeeritud, edastab RM SAFO kontrollitud vormi RM

riigieelarve osakonna välisvahendite talituse ametnikule, kes annab riigieelarve seaduses nõutud

RM nõusoleku ja saadab taotluse e-maili teel edasi menetlemiseks RTK finantsarvestuse osakonna

riigiarvestuse spetsialistile.

vastavalt vajadusele

2.2.4 Välistoetuste ja nendega seotud

kaasfinantseerimise eelarve (ettemakse

korral) X X X

Ettemaksena laekunud toetuse korral saadab asutus taotluse eelarve avamiseks RTK

finantsarvestuse osakonna riigiarvestuse spetsialistile e-posti teel, kes sisestab ja avab eelarve SAP-

is.

Kokkuleppel asutusega võib Keskuse raamatupidaja saata ise eelarve avamise taotluse

riigiarvestuse spetsialistile.

vastavalt vajadusele

2.2.5 Kuluüksuste, kulukohtade ja projektide

eelarve koostamine ja muutmine X X

Asutus koostab vajadusel eelarve kuluüksuste, kulukohtade või projektide lõikes ning saadab

taotluse Keskuse üldmeili aadressile. Keskus sisestab eelarve ja selle muudatused SAP-i. vastavalt vajadusele

2.2.6 Eelarve ja eelarve muudatuste esitamine

Keskusele X X RM SAFO korraldab ministri kinnitatud eelarve ja selle muudatuste saatmise Keskusele DHS-i

kaudu. esimesel võimalusel

2.2.7 Eelarve sisestamine SAPi

X X

Ministri kinnitatud eelarve ja selle muudatuste sisestamise eest SAPi vastutab RTK riigiarvestuse

töötaja. Muud eelarved sisestab SAPi Keskus (kuluüksuste, kulukohtade, projektide eelarved).

Toetustele sisestatud eelarve vabastab RTK riigiarvestuse töötaja. Muude tuludest sõltuvate kulude

automaatse eelarve avamise eest vastutab Keskus, arvestades kehtivat seadusandlust. RTK, sh Keskus kahe tööpäeva

jooksul eelarve saamisest

2.2.8 Eelarve limiitide jälgimine

X

Asutus jälgib eelarvet ja selle täitmist SAP BO aruandluse kaudu. Asutus vastutab eelarve piisavuse

eest tehingute kajastamiseks. Jooksvalt

2.3. Eelarve täitmise aruandlus

2.3.1 Eelarve täitmise aruandlus BO-s

X X

Asutus saab jooksvalt ülevaate eelarvete täitmisest BO kaudu. Keskus vastutab eelarve täitmise

aruandluse eest, teostades võrdlused SAP-i aruandluse ja BO andmete vahel. Eelarve täitmise

aruande majandusliku sisu õigsuse eest vastutab asutus. jooksvalt

2.3.2 Eelarve täitmise aruandluse jälgimine,

korrigeerimised ja muu infovahetus

X X

Asutus jälgib eelarve täitmise aruandlust ja pöördub küsimuste korral Keskuse poole selgituste

saamiseks. Korrigeerimisi vajavate tehingute puhul edastab asutus Keskusele kulude

ümbertõstmise teatise DHS-i kaudu või Keskuse üldmeili aadressile. Keskus sisestab kanded SAP-i

ja lisab dokumendi kooskõlastusse/kinnitusse SAP-i raamatupidamiskirje numbri.

esimesel võimalusel, üldjuhul 2

tööpäeva jooksul

2.3.3 Igakuine riigi maksutulude eelarve täitmise

aruandlus X X

Keskus esitab igakuiselt RM SAFO analüütikule KAISi sisestamiseks üle-eelmise kuu riigi

maksutulude eelarve täitmise aruande. hiljemalt aruandekuust

ülejärgmise kuu 10. kuupäevaks

3. Ostutoimingud ja toetuste (eraldiste) andmine

3.1. Tarnijate register

3.1.1 Uue tarnija sisestamine

X

Ostuarve saabumisel kontrollib eAK tarnija olemasolu SAP andmebaasis ning vajadusel luuakse

uus tarnija kood SAP-i automaatselt.

Keskus kontrollib tarnija koodi olemasolu DHS või RTIP toimingute puhul. esimesel võimalusel

3.1.2 Olemasoleva tarnija andmete muutmine,

sulgemine ja blokeerimine X X

Kui tarnija on asutusele teada andnud oma nime või kontaktandmete muutmisest, tegevuse

lõppemisest jms, teavitab asutus sellest Keskust, edastades vajaliku informatsiooni Keskuse

üldmeili aadressile. Keskus teeb vajalikud muudatused SAP-is. esimesel võimalusel

3.2. Ostuarved

3.2.1. Arvete kontrollimine tellija poolt

3.2.1.1 Arve vastuvõtmine tarnijalt ja edastamine

eAK-sse digitaliseerimiseks X X

Hankijad saadavad e-arved otse eAK-sse. Finantstöötaja või asutuse teenistuja edastab asutusele

välismaiste hankijate poolt saadetud arved pdf-formaadis asutuse eAK-s avatud e-posti aadressile

digitaliseerimiseks. esimesel võimalusel

3.2.1.2 eAK-s digitaliseeritud arvete juurde

manusena lisade lisamine X X

Finantstöötaja või asutuse teenistuja lisab vajadusel eAK-s digitaliseeritud arvete juurde manusena

saatelehed, aktid jm arvetele lisatud dokumendid. Dokumente võib eAK-sse lisada ka viitena DHS-is

asuvale aktile, lepingule vms. esimesel võimalusel

3.2.1.3 Arve sisu kontrollimine ja eAK-s arve

kinnitamine X X

Finantstöötaja või asutuse teenistuja konteerib arve eAK-s ning suunab menetlusringile vastavalt

asutuses kehtivale kulude juhtimise korrale. vastavalt asutuses kehtivale

korrale

3.2.1.4 Arve kinnitamine finantstöötaja poolt ja

Keskusele edastamine

X X

Kulujuhi lisatud selgituste põhjal lisab finantstöötaja konteeringuaknas vajalikud koodid, vajadusel

küsib täiendavat informatsiooni ja kinnitab arve eAK-s, arve viimane kinnitaja peab olema Keskuse

raamatupidaja.

RMIT-is kulujuht kinnitab konteeringu õigsust ning annab sellega loa arve tasumiseks, arve viimane

kinnitaja on Keskuse raamatupidaja.

Asutus vastutab Keskusele edastatud arve konteeringu õigsuse eest.

arved peavad Keskusesse

jõudma üldjuhul hiljemalt 3

tööpäeva enne maksetähtaega

3.2.2. Asutuse poolt kinnitatud arvete käsitlemine ostuarvete registris

3.2.2.1 Asutuse saadetud arve vastuvõtmine,

kinnitamine ja sisestamine SAP ostuarvete

registrisse X

Keskus kontrollib eAK-s arve konteeringureale lisatud käibemaksukoodi, arve tasumise kuupäeva,

visuaalselt konteeringu õigsust ning kinnitab arve eAK-s. eAK ekspordib kinnitatud arve SAP-i.

Keskus vaatab SAP-i imporditud arve üle, lisab vajadusel koodid (TP kood, rahavoo kood) ja

postitab arve SAP-i.

menetlusringi läbinud dokument

kantakse SAP-i hiljemalt

saabumisele järgneva tööpäeva

lõpuks

3.2.2.2 Täiendavate dokumentide või täiendava

informatsiooni nõude või paranduse nõude

esitamine asutusele puuduste korral X

Vajadusel esitab Keskus finantstöötajale või asutuse teenistujale nõude täiendavate dokumentide

või informatsiooni kohta e-maili teel. Vigase konteeringu puhul saadab Keskus arve eAK-s

finantstöötajale/asutusele tagasi, kirjutades tagasisaatmise põhjuse kommentaari väljale. esimesel võimalusel

3.3. Lähetused (sh pikaajalised lähetused)

3.3.1. Lähetuste menetlemine DHS-is (MTA)

3.3.1.1 Lähetuse esildis-korralduse koostamine

(koos avansi taotlemisega) ja

kooskõlastamine DHS-is X X

Lähetatu koostab ja kooskõlastab lähetuse esildis-korralduse (koos avansi taotlemisega) vastavalt

MTA lähetuste korrale. avansiga esildis-korraldused

tuleb esitada üldjuhul hiljemalt 3

tööpäeva enne lähetuse algust

3.3.1.2 Lähetuse esildis-korralduse alusel avansi

sisestamine SAP-i X

Keskus sisestab andmed avansi ülekandmiseks SAP-i ja lisab dokumendi kooskõlastusse/kinnitusse

SAP-i raamatupidamiskirje numbri. menetlusringi läbinud dokument

kantakse SAP-i hiljemalt

saabumisele järgneva tööpäeva

lõpuks

3.3.1.3 Lähetuskulude aruande koostamine ja

kooskõlastamine DHS-is, deebet- või

krediitkaardiga tasutud lähetuskulud X X

Lähetatu koostab ja kooskõlastab lähetuskulude aruande vastavalt MTA lähetuste korrale DHS-is.

Algdokumendid skaneeritakse ja lisatakse elektroonilisele aruandele.

Menetlusringis osalev finantstöötaja lisab kuluaruandele vajalikud selgitused ja konteerimiseks

vajalikud koodid DHS-is.

Lähetatu on kohustatud tegema lähetuskulude aruandele märke, kui lähetuskulude eest oli tasutud

asutuse deebet- või krediitkaardiga.

vastavalt asutuses kehtivale

korrale

3.3.1.4 Lähetuskulude aruande vastuvõtmine,

sisestamine SAP-i, lähetuskulude

hüvitamine X

Keskus kontrollib DHS-is esitatud aruande vastavust valitsemisala sise-eeskirjas esitatud nõuetele,

kinnitades oma allkirjaga andmete vastavust eeskirja nõuetele. Keskus lisab dokumendi

kooskõlastusse/kinnitusse SAP-i raamatupidamiskirje numbri.

Kui lähetusega seotud kuludeks on saadud avanssi, seotakse SAP-is lähetuskulud avansiga ning

vajadusel hüvitatakse lähetusega seotud kulud lähetatu pangakontole.

menetlusringi läbinud dokument

kantakse SAP-i hiljemalt

saabumisele järgneva tööpäeva

lõpuks

3.3.1.5 Toetuste saamisega seotud nõuete

sisestamine (lähetuskulude katteks) X

Keskus sisestab nõuded Euroopa Komisjoni (ja teiste institutsioonide) vastu SAP-i vastavalt asutuse

edastatud informatsioonile. menetlusringi läbinud dokument

kantakse SAP-i hiljemalt

saabumisele järgneva tööpäeva

lõpuks

3.3.1.6 Lähetatu teavitamine kasutamata avansi

jäägist X

Finantstöötaja teavitab lähetatut tagasimakse kohustusest. kohe pärast lähetuskulude

aruande sisestamist SAP-i

3.3.1.7 Avansi jäägi tagasinõude laekumise

jälgimine X

Finantstöötaja jälgib avansi jäägi tagasinõude laekumist e-riigikassa kontole. jooksvalt

3.3.2. Lähetuste menetlemine RTIP-is

3.3.2.1 Lähetuskorralduse koostamine (koos

avansi taotlemisega), kooskõlastamine ja

Keskusele edastamine RTIP-is X X

Lähetatu koostab ja kooskõlastab lähetuskorralduse (koos avansi taotlemisega) vastavalt oma

asutuse lähetuste korrale. avansiga lähetuskorraldused

tuleb esitada üldjuhul hiljemalt 3

tööpäeva enne lähetuse algust

3.3.2.2 Lähetuskorralduse vastuvõtmine ja avansi

sisestamine SAP-i X

Keskus kinnitab avansi taotlusega lähetuskorralduse RTIP-is. RTIP ekspordib kinnitatud

lähetuskorralduse SAP-i, Keskus teeb vajalikud toimingud SAP-is ning kannab avansi lähetatu

pangakontole.

menetlusringi läbinud dokument

kantakse SAP-i hiljemalt

saabumisele järgneva tööpäeva

lõpuks

3.3.2.3 Lähetuskulude aruande koostamine ja

kooskõlastamine RTIP-is, deebet- või

krediitkaardiga tasutud lähetuskulud

X X

Lähetatu koostab ja kooskõlastab lähetuskulude aruande vastavalt oma asutuse lähetuste korrale

RTIP-is. Algdokumendid skaneeritakse ja lisatakse elektroonilisele aruandele.

Menetlusringis osalev finantstöötaja lisab kuluaruande konteeringuaknas vajalikud koodid ja kulude

hüvitaja koodi. RMIT-is lisab vajalikud koodid kulujuht.

Lähetatu on kohustatud tegema lähetuskulude aruandele märke, kui lähetuskulude eest oli tasutud

asutuse deebet- või krediitkaardiga.

vastavalt asutuses kehtivale

korrale

3.3.2.4 Lähetuskulude aruande vastuvõtmine,

sisestamine SAP-i, lähetuskulude

hüvitamine X

Keskus kontrollib RTIP-is esitatud aruande vastavust valitsemisala sise-eeskirjas esitatud nõuetele

ja kinnitab aruande. RTIP ekspordib kinnitatud aruande SAP-i, Keskus teeb vajalikud toimingud SAP-

is, seob SAP-is lähetuskulud avansiga ning vajadusel hüvitab lähetusega seotud kulud lähetatu

pangakontole.

menetlusringi läbinud dokument

kantakse SAP-i hiljemalt

saabumisele järgneva tööpäeva

lõpuks

3.3.2.5 Lähetatu teavitamine kasutamata avansi

jäägist X X

Finantstöötaja teavitab lähetatut tagasimakse kohustusest.

RMIT-is teavitab lähetatut kulujuht.

kohe pärast lähetuskulude

aruande sisestamist SAP-i

3.3.2.6 Avansi jäägi tagasinõude laekumise

jälgimine X

Keskus jälgib avansi jäägi tagasinõude laekumist e-riigikassa kontole. jooksvalt

3.4. Majanduskulud ja muud teenistujatele tasutavad hüvitised

3.4.1. Majanduskulud

3.4.1.1 Käskkirja/taotluse ja informatsiooni

pangakaardi avamise kohta edastamine

Keskusele X

Asutus edastab majanduskulude avansi saajate käskkirja/taotluse RTIP-is ja informatsiooni deebet-

või krediitkaardi avamise kohta Keskuse üldmeili aadressile. esimesel võimalusel

3.4.1.2 Majanduskulude avansi käskkirja/taotluse

vastuvõtmine, avansi sisestamine SAP-i ja

ülekandmine X

Käskkiri/taotlus on aluseks aruandvale isikule avansi maksmisel. Keskus sisestab avansi SAP-i ning

teeb ülekande aruandva isiku pangakontole. käskkirjas/taotluses märgitud

tähtajal

3.4.1.3 Majanduskulude aruande koostamine,

kooskõlastamine ja Keskusele

edastamine, deebet- või krediitkaardiga

tasutud majanduskulud X

Aruandev isik koostab ja kooskõlastab majanduskulude aruande RTIP-is. Algdokumendid

skaneeritakse ja lisatakse elektroonilisele aruandele.

Menetlusringis osalev finantstöötaja lisab kuluaruandele vajalikud selgitused ja konteerimiseks

vajalikud koodid ning edastab aruande Keskusele RTIP-is.

Asutus on kohustatud tegema majanduskulude aruandele märke, kui majanduskulude eest oli

tasutud asutuse deebet- või krediitkaardiga.

deebetkaardi kasutamise puhul

hiljemalt järgmise tööpäeva

jooksul, avansi saamise puhul

hiljemalt järgneva kuu 5.

tööpäevaks

3.4.1.4 Majanduskulude aruande vastuvõtmine,

sisestamine SAP-i X

Keskus kontrollib aruande vastavust valitsemisala sise-eeskirjas esitatud nõuetele ja kinnitab

aruande. RTIP ekspordib kinnitatud aruande SAP-i, Keskus teeb vajalikud toimingud SAP-is. Kui

aruandev isik on saanud avanssi, seob Keskus SAP-is majanduskulud avansiga.

menetlusringi läbinud dokument

kantakse SAP-i hiljemalt

saabumisele järgneva tööpäeva

lõpuks

3.4.1.5 Majanduskulude hüvitamine

X

Majanduskulud hüvitatakse teenistuja pangakontole pärast korrektselt kinnitatud kuluaruande

esitamist, kui aruandev isik pole eelnevalt avanssi saanud. Majandusavansi olemasolul tehakse

tasaarveldus ning vajadusel hüvitatakse kulud, jääk kuulub aruandva isiku poolt tagastamisele RM e-

riigikassa kontole (v.a aruandekohustuslased, kellele on asutuse juhi käskkirjaga antud õigus

kasutada avanssi järgnevate majanduskulude katteks).

hiljemalt kolme tööpäeva jooksul

pärast aruande saabumist

3.4.1.6 Avansi jäägi tagasinõude laekumise

jälgimine X

Keskus jälgib avansi jäägi tagasinõude laekumist e-riigikassa kontole. jooksvalt

3.4.2. Muud teenistujatele makstavad hüvitised

3.4.2.1 Oma teenistujatele maksmisele kuuluvate

hüvitiste vormistamine ja kooskõlastamine

X

Teenistuja esitab taotluse kulude hüvitamiseks RTIP-is. Finantstöötaja või kulujuht lisab vajalikud

selgitused ja konteerimiseks vajalikud koodid.

Hüvitatavad kulud on näiteks parkimine, prillihüvitis jne.

SA küsitlejate isikliku sõiduauto kasutamise kompensatsiooni taotlused ning MTA uurimisosakonna

kulu hüvitamise taotlused (nt relvaloa saamiseks vajaliku arstitõendi saamise kulu jms) esitatakse

DHS-is.

vastavalt asutuses kehtivale

korrale

3.4.2.2 Hüvitise algdokumendi aktsepteerimine

finantstöötaja poolt X X

Finantstöötaja kirjutab konteerimiseks vajalikud koodid, aktsepteerib korrektselt kinnitatud taotluse

RTIP-is või DHS-is. esimesel võimalusel

3.4.2.3 Oma teenistujatele hüvitamisele kuuluvate

kulude algdokumentide vastuvõtmine,

sisestamine SAP-i X

Keskus kontrollib dokumendi vastavust käskkirjadele/korraldustele ja valitsemisala sise-eeskirjas

esitatud nõuetele.

RTIP ekspordib kinnitatud aruande SAP-i. Keskus sisestab DHS-i kaudu saadetud taotlused SAP-i.

menetlusringi läbinud dokument

kantakse SAP-i hiljemalt

saabumisele järgneva tööpäeva

lõpuks

3.5. Muud ostuarvete registris kajastatavad väljamaksed

3.5.1 Muude maksmisele kuuluvate

dokumentide vormistamine,

kooskõlastamine ja saatmine Keskusele

X X

Kui kulu algatajaks on teenistuja, siis viiakse läbi protseduur nagu punktides 3.4.2.1 ja 3.4.2.2).

Kui maksmisele kuuluv dokument saabub asutuse tarnijalt, skaneeritakse saabunud dokument DHS-

i või RTIP-i. Dokument kooskõlastatakse kulujuhi ja finantstöötaja poolt ning edastatakse DHS-i või

RTIP-i kaudu Keskusele.

Muud maksmisele kuuluvad dokumendid on näiteks kohtuotsuse alusel hüvitamisele kuuluvad

nõuded, õppelaenu riigitagatis, maamaks, riigilõivud jne.

esimesel võimalusel

3.5.2 Muude maksmisele kuuluvate

dokumentide vastuvõtmine, sisestamine ja

ülekandmine X

Kui kulu algatajaks on teenistuja, siis viiakse läbi protseduur nagu punktis 3.4.2.3.

Kui maksmisele kuuluv dokument saabub asutuse tarnijalt, kontrollib Keskus dokumendi vastavust

valitsemisala raamatupidamise sise-eeskirjas esitatud nõuetele. RTIP ekspordib maksekorralduse

SAP-i või Keskus sisestab andmed SAP-i.

esimesel võimalusel

3.6. Antud toetused

3.6.1 Toetuse kasutamise aruannete

menetlemine Asutuses või Asutuse

volitatud rakendusüksuses X X

Asutus või Asutuse poolt volitatud toetuste rakendusüksus saab toetuse saajalt toetuse kasutamise

kohta aruande ja kontrollib selle. Vajadusel koostab Asutus või rakendusüksus tagasinõude. Jooksvalt aruannete saabumisel

3.6.2 Toetuse kasutamise aruannete saatmine

Keskusele, kui toetuste menetlemine ei

toimu SFOSis X

Asutus esitab toetuse kasutamise aruanded ja tagasinõuded Keskusele DHS-i kaudu. Keskus lisab

arvestusobjektid lähtudes Asutuse kulujuhtimise korrast. Peale aruannete kontrollimist

jooksvalt

3.6.3 Antud toetuse kulude kajastamine, kui

toetuse menetlemine ei toimu SFOSis

X

Keskus kontrollib saadud projektitoetuse kasutamise aruandes kajastatud kulude vastavust

ettemaksele ja probleemide ilmnemise korral informeerib sellest Asutust. Toetuse ettemaks

kantakse aruande alusel kuludesse toetuse kasutamise lõppkuupäevaga või toetus kajastatakse

kulu ja kohustisena ning makstakse välja lähtudes maksetähtpäevast.

Kui toetus antakse tegevustoetusena, esitab Asutus Keskuse tegevustoetuse väljamaksmiseks

alusdokumendi DHS-i kaudu. Keskus kannab toetuse saajale ja kajastab selle kassapõhiselt kuluna.

2 tööpäeva jooksul aruande

jõudmisest Keskusesse

3.6.4 Antud toetuse arvestus ja väljamaksed

SFOSist saadud maksekorralduste alusel

X

Keskus kontrollib SFOSist SAPi imporditud maksekorralduste vastavust SAP BO maksekorralduste

aruandega SF109, kajastab toetuste kulu ja kohustised SAPis ja teeb makse maksetähtpäeval.

Ettemakse tüüpi maksekorraldustele koostab ettemakse dokumendi. Maksmiseks blokeeritud

maksekorralduste korral selgitab SAP BO aruannete alusel blokeerimise põhjuse ja sulgeb kohustise

õige ettemakse või tagasinõudega.

Hiljemalt järgmisel tööpäeval,

blokeeringud suletakse hiljemalt

järgmisel tööpäeval, kui nendega

ei ole probleeme

3.6.5 Toetuste väljamaksmine, kui neid ei

menetleta SFOSis X

Keskus kontrollib toetuse saaja varasemate lepingutega seotud jääke, vajadusel informeerib sellest

Asutust ning teeb makse lepingus märgitud summas ja maksetähtajaks, kajastades selle kas

kuludes (tegevustoetus) või ettemaksena (projektitoetus).

Lepingus või maksekorralduses

märgitud maksetähtajal

3.6.6 Tagasinõuete koostamine

X X

Asutus või Asutuse poolt volitatud toetuste rakendusüksus koostab tagasinõude. Kui toetust ei

menetleta SFOSis, saadab Asutus tagasinõude dokumendi Keskusele DHSi või e-posti kaudu. Vajadusel

3.6.7 Tagasinõuete kajastamine X

Keskus kajastab DHSi või e-posti teel saadud tagasinõude või postitab SFOSist imporditud

tagasinõude. Hiljemalt järgmisel tööpäeval

3.6.8 Laekumiste kajastamine

X X X

Vajaduse korral Keskus teavitab Asutust või Asutuse volitatud rakendusüksust laekumisest ja jääb

ootama infot, kuidas laekumist kajastada. Asutus või rakendusüksus saadab Keskusele info

laekumise kajastamiseks, sh selle jagunemisest põhiosaks, intressideks ja viivisteks. Keskus

kajastab laekumise. Kui toetuse detailne arvestus on SFOSis, kajastab Asutus või rakendusüksus

laekumise selles infosüsteemis.

Keskus teavitab laekumisest ja

kajastab laekumise hiljemalt

järgmisel tööpäeval info

saamisest. Asutus või

rakendusüksus saadab info 5

tööpäeva jooksul.

4. Tulud ja kulude hüvitamise toimingud

4.1. Iseseisvad tulude arvestuse infosüsteemid

4.1.1 MKR Infosüsteemi koondkannete

koostamine, aktsepteerimine ja

sisestamine SAP-i X

MTA: Riigi tulude arvestuseks kasutatakse infosüsteemi MKR (maksukohustuslase register). MKR

andmete SAP-i importimise kord on kinnitatud riigi tulude ja tagatiste arvepidamise korraga (TAK). kord kuus

4.2. Riigilõivud

4.2.1 Riigilõivude laekumiste kajastamine X

Keskus kajastab riigilõivu laekumise tuluna kord kuus koondkandena. üks kord kuus, kuu viimase

päevaga

4.2.2 Riigilõivu tagastamise otsuse saatmine

Keskusele X

Asutus edastab riigilõivu tagastamise otsuse Keskusele DHS-i kaudu. vastavalt vajadusele

4.2.3 Riigilõivu tagastamise otsuse vastuvõtmine

ja riigilõivu tagastamine X

Keskus võtab tagastamise otsuse vastu ja kannab riigilõivu tagasi. 3 tööpäeva jooksul

4.3. Trahvid

4.3.1 Määratud trahvide kohta teatise

edastamine Keskusele X

Finantstöötaja või asutus edastab vabas vormis teatise määratud trahvide kohta Keskuse üldmeili

aadressile (v.a MTA trahvid, mille haldamine toimub MKR-is). vähemalt kord kuus

4.3.2 Määratud trahvide kohta teatise

vastuvõtmine, trahvinõuete sisestamine

SAP-i X

Keskus võtab teatise vastu ja sisestab trahvinõuded SAP-i.

3 tööpäeva jooksul

4.3.3 Enammakstud summa tagastamise

otsustamine ja informatsiooni edastamine

Keskusele X

Asutus teeb vajadusel otsuse enammakstud summa tagastamiseks. Finantstöötaja või asutus

edastab vastava otsuse Keskusele DHS-i kaudu. vastavalt vajadusele

4.3.4 Enammakstud summa tagastamine X Keskus kannab enammakstud summa tagasi. 3 tööpäeva jooksul

4.4. Sunniraha (SA, RAB)

4.4.1 Sunniraha toimingute kohta teatise

edastamine Keskusele x

SA, RAB: asutus edastab teatise sunniraha täitenõuete kohta Keskusele DHS-i kaudu või e-posti

teel. vastavalt vajadusele

4.4.2 Sunniraha toimingute kohta teatise

vastuvõtmine ja tulu kajastamine x

Keskus võtab teatise vastu.

Keskus sisestab sunniraha laekumise ja tulu SAP-i kassapõhiselt. esimesel võimalusel

4.5. Klientide register

4.5.1 Uue kliendi sisestamine

X

Klientidega seotud dokumentide saabumisel kontrollib Keskus kliendi olemasolu SAP-s ja sisestab

vajadusel uue kliendi andmed SAP-i. esimesel võimalusel

4.5.2 Olemasoleva kliendi andmete muutmine,

sulgemine ja blokeerimine X X

Kui klient on asutusele teada andnud oma tegevuse lõppemisest, nime või kontaktandmete

muutmisest jms, teavitab finantstöötaja või asutus sellest Keskust, edastades vajaliku informatsiooni

Keskuse üldmeili aadressile. Keskus teeb vajalikud muudatused SAP-is. esimesel võimalusel

4.6. Müügiarvete (k.a ettemaksu- ja kreeditarve) esitamine

4.6.1. Müügiarve koostamise aluseks olev informatsioon

4.6.1.1 Müügiarvete koostamise aluseks olevate

dokumentide edastamine Keskusele X X

Finantstöötaja või asutuse kontaktisik saadab teatise vastavalt vormile nr 1 Keskusele DHS-i kaudu

või Keskuse üldmeili aadressile. Keskus võtab teatise vastu. hiljemalt 3 tööpäeva enne arve

väljastamise tähtaega

4.6.2. Müügiarve koostamine ja väljastamine

4.6.2.1 Müügiarve koostamine X

Keskus sisestab arve koostamiseks vajalikud andmed SAP-i. kord päevas

4.6.2.2 Arvete saatmine klientidele X

Keskus saadab müügiarve e-arvena või pdf-failina e-maili teel. esimesel võimalusel

4.7. Saadud toetused

4.7.1. Tegevused toetuste saamiseks ja kajastamiseks

4.7.1.1 Toetuste saamiseks vajalike dokumentide

koostamine ja aktsepteerimine X

Asutus koostab ja aktsepteerib toetuse saamiseks vajalikud dokumendid ning edastab need

finantstöötajale. vastavalt asutuses kehtivale

korrale

4.7.1.2 Informatsiooni esitamine Keskusele

X X

Otselaekuvate toetuste (SAP-is grant algusega 9*) puhul edastab finantstöötaja või asutus

informatsiooni vastavalt vormile nr 2 toetuse saamise kohta DHS-is või Keskuse üldmeili aadressile.

SFOS-is menetletavate toetuste puhul ei ole vaja eraldi vormi nr 2 saata, küsimuste korral võtab

Keskus asutusega ise ühendust. esimesel võimalusel

4.7.1.3 Toetuse laekumise kajastamine ja

informatsiooni edastamine asutusele X

Keskus kajastab toetuste laekumised SAP-is ning saadab informatsiooni otselaekuvate toetuste

(SAP-is grant algusega 9*) laekumise kohta asutusele e-maili teel. 3 tööpäeva jooksul

4.7.1.4 Toetuste lepingu lõpetamine ja toetusega

seotud vahendite ülejääkide tagastamine X X

Finantstöötaja saadab informatsiooni vastavalt vormile nr 3 toetuse vahendite ülejäägi

tagasimaksmise kohta Keskusele DHS-i kaudu või Keskuse üldmeili aadressile. Keskus teeb

vastavad kanded SAP-i, kannab toetuse vahendite ülejäägi toetuse andja kontole ning teavitab

sellest finantstöötajat.

hiljemalt 3 tööpäeva enne

tagasimaksmise tähtaega

4.7.1.5 SF21+ tehnilise abi maksetaotluste

koostamine ja menetlemine SFOSis X

RTK raamatupidaja sisestab SF21+ tehnilise abi maksetaotluse SFOSi, menetleb selle vastavalt

SFOS reeglitele ja teeb väljamakse. vähemalt kord kuus

aruandekuule järgneva kuu lõpus

4.7.1.6 Kaudsete kulude kajastamine tehtud

väljamaksete alusel (SA)

X X

SA: asutuse kontaktisik edastab info välistoetuste kaudsete kulude kannete tegemiseks Keskusele

DHS-i kaudu kord kuus. Keskus kajastab toetusega seotud kaudsed kulud SAP-is kord kvartalis

vastavalt asutuselt saadud infole. vähemalt kord kvartalis

4.8. Nõuete jälgimine (v.a punktis 4.1. toodud nõuded)

4.8.1 Laekumiste analüüs X X

Keskus jälgib nõuete laekumist. kord päevas

4.8.2 Meeldetuletuskirjad

X X

Keskus teavitab finantstöötajat laekumata nõuetest ning saadab võlgnikele meeldetuletuskirjad. vastavalt valitsemisala

raamatupidamise sise-eeskirjale

4.8.3 Nõuete ebatõenäoliselt laekuvaks

tunnistamine X

Keskus koostab ettepaneku nõuete ebatõenäoliselt laekuvaks tunnistamise kohta vastavalt vormile

nr 4. Otsuse nõuete ebatõenäoliselt laekuvaks tunnistamise kohta teeb valitsemisala

pearaamatupidaja. Keskus edastab kinnitatud teatise finantstöötajale või asutuse kontaktisikule e-

maili teel ja sisestab andmed SAP-i.

vastavalt valitsemisala

raamatupidamise sise-eeskirjale

4.8.4 Lootusetuks kandmisele kuuluvate nõuete

kohta ettepaneku koostamine ja saatmine X

Keskus teeb asutusele ettepaneku lootusetuks kandmisele kuuluvate nõuete kohta vastavalt vormile

nr 5. vastavalt valitsemisala

raamatupidamise sise-eeskirjale

4.8.5 Lootusetuks kandmisele kuuluvate nõuete

kohta ettepaneku vastuvõtmine X

Asutus võtab vastu ettepaneku lootusetuks kandmisele kuuluvate nõuete kohta. vastavalt valitsemisala

raamatupidamise sise-eeskirjale

4.8.6 Otsus lootusetuks kandmisele kuuluvate

nõuete kohta X

Nõuete lootusetuks tunnistamise kinnitavad asutuste juhid igaüks oma asutuse osas, RM SAFO

juhataja rahandusministeeriumi osas. vastavalt valitsemisala

raamatupidamise sise-eeskirjale

4.8.7 Teatise lootusetuks kandmisele kuuluvate

nõuete kohta saatmine Keskusele X

Asutus edastab kinnitatud teatise lootusetuks kandmisele kuuluvate nõuete kohta Keskusele DHS-

is. esimesel võimalusel

4.8.8 Teatise lootusetuks kandmisele kuuluvate

nõuete kohta vastuvõtmine, nõuete

bilansist väljakandmine X

Keskus võtab vastu teatise lootusetuks kandmisele kuuluvate nõuete kohta ja kannab lootusetud

nõuded bilansist välja. esimesel võimalusel

5. Töö panga ja kassaga

5.1. Panga- ja e-riigikassa kontod

5.1.1. Panga- ja e-riigikassa kontode avamine ja sulgemine

5.1.1.1 Uue panga- või e-riigikassa konto avamise

või sulgemise vajadusest teavitamine

X

Asutuse kontaktisik saadab Keskusele vabas vormis teatise uue e-riigikassa konto avamise või

kasutusel olevate kontode sulgemise vajalikkuse kohta Keskuse üldmeili aadressile. Teatises tuleb

märkida konto liik, konto avamise või sulgemise põhjus ja tähtaeg.

MTA tulude osakond esitab panga- või e-riigikassa konto avamise või sulgemise taotluse RM

riigikassa osakonnale.

esimesel võimalusel

5.1.1.2 Uue e-riigikassa konto avamise või

sulgemise vajaduse teatise vastuvõtmine

ja taotluse vormistamine X

Keskus võtab teatise vastu ja koostab taotluse e-riigikassa kontode avamise või kasutusel olevate

kontode sulgemise kohta vastavalt riigikassa teenindamise eeskirja nõuetele. esimesel võimalusel

5.1.1.3 E-riigikassa kontode avamise ja sulgemise

taotluste edastamine riigikassale X

Keskus edastab koostatud taotluse e-riigikassa kontode avamise ja sulgemise kohta RM riigikassa

osakonnale. esimesel võimalusel

5.1.1.4 E-riigikassa kontode avamine ja sulgemine

riigikassas ja sellest teatamine Keskusele X

Riigikassa teenistuja informeerib Keskust e-riigikassa konto avamisest või sulgemisest.

esimesel võimalusel

5.1.1.5 E-riigikassa kontode avamisest ja

sulgemisest teatamine asutusele X

Keskus informeerib asutuse kontaktisikut vabas vormis e-riigikassa konto avamisest ja kasutusel

olevate kontode sulgemisest e-maili teel. esimesel võimalusel

5.1.1.6 Klientide teavitamine e-riigikassa kontode

avamisest ja sulgemisest X X

Finantstöötaja või asutus teavitab vajadusel kliente uue e-riigikassa konto avamisest ja kasutusel

olevate kontode sulgemisest. esimesel võimalusel

5.1.2. Kasutusõigused ja paroolid

5.1.2.1 E-riigikassa kontode kasutusõiguse

andmise ja lõpetamise ettepanekud X X

Asutuse kontaktisik edastab Keskusele vabas vormis teatise asutuse teenistujatele e-riigikassa

kontode kasutusõiguste andmiseks ja lõpetamiseks Keskuse üldmeili aadressile. Keskuse ning PTO

teenistujatele kasutusõiguste andmise ja lõpetamise otsustab valitsemisala pearaamatupidaja või

tema poolt volitatud isik.

esimesel võimalusel

5.1.2.2 E-riigikassas kasutajaõiguste andmine,

rollide määratlemine, lõpetamine ja sellest

asutusele teatamine X

Keskuse e-riigikassa administreerija õigustega teenistuja kirjeldab, muudab või lõpetab teatise alusel

asutuse teenistujate õigused konkreetsete e-riigikassa kontode või aruannete vaatamiseks ning

edastab informatsiooni sellest asutuse kontaktisikule e-maili teel. 2 tööpäeva jooksul

5.1.2.3 E-arvekeskuses kasutajaõiguste andmine,

rollide määratlemine ja lõpetamine

X X

Asutuse töötaja edastab Keskusele vabas vormis teatise teenistujate e-arvekeskuses

kasutusõiguste andmiseks ja lõpetamiseks Keskuse üldmeili aadressile.

Keskuse e-arvekeskuse administreerija õigustega teenistuja lisab, muudab või lõpetab teatise alusel

asutuse teenistujate õigused ning edastab informatsiooni sellest taotlejale e-maili teel. esimesel võimalusel

5.2. Broneeringud

5.2.1 E-riigikassas raha broneerimine

X

Keskus sisestab maksmisele kuuluvad dokumendid SAP-i vähemalt kaks tööpäeva enne dokumendi

maksetähtaega. RM riigikassa osakond planeerib rahavoogusid SAP BO aruande KASSA011

andmeid kasutades.

Kiirmaksed on lubatud vaid siis, kui seadus kiirmakset otseselt nõuab ning kui selle toimumist ei

olnud võimalik varem ette näha (nt ootamatu töösuhte lõpetamine jms). Kiirmakseid ei tehta, kui

dokument ei jõudnud RTK raamatupidamisse õigeaegselt seetõttu, et seisis põhjendamatult kaua

asutuse kinnitusringides.

jooksvalt

5.2.2 Täiendava informatsiooni edastamine

Keskusele

X X

Finantstöötaja või asutus edastab Keskusele lisainformatsiooni maksmisele kuuluvate dokumentide

kohta, kui ülekanne peab toimuma lähima kolme tööpäeva jooksul, kuid dokumendid ei ole veel

Keskusele saadetud. Vabas vormis esitatud teatises peab olema märgitud summa, valuuta,

maksetähtaeg ja info, kas makse on riigikassasisene või -väline. Teatis edastatakse Keskuse

üldmeili aadressile.

Vajadusel sisestab RTK raamatupidaja lisabroneeringu summa SAP-i vastavalt SAP juhendile.

üldjuhul 3 tööpäeva enne

maksetähtaega

5.3. Maksekorralduste saatmine

5.3.1 Maksekorralduste genereerimine ja

saatmine e-riigikassasse, makse staatuse

kontroll X

Keskus genereerib maksekorraldused SAP-is ning saadab maksekorraldused e-riigikassasse.

Keskus selgitab välja maksekorralduste tagastamise põhjused ja vajadusel saadab uue

maksekorralduse e-riigikassasse. kord päevas

5.3.2 Ülekanded väljaspool e-riigikassat

(pangakontodel) X

Keskus vormistab maksekorralduse pangas vastavalt alusdokumentidele, maksekorralduse kinnitab

valitsemisala pearaamatupidaja või tema poolt volitatud isik. esimesel võimalusel

5.4. Kontoväljavõtted ja laekumised

5.4.1 Kontoväljavõtete sisestamine SAP-i X

Keskus sisestab laekumised SAP-i ja seob need nõuetega või kajastab ettemaksuna. kord päevas

5.4.2 Selgitamata laekumised

X X

Kui Keskusel puudub informatsioon laekunud summa kohta, saadab Keskus finantstöötajale või

asutusele vabas vormis järelepärimise e-maili teel. Asutus selgitab välja laekumiste sisu ja edastab

informatsiooni Keskusele, kes sisestab laekumised SAP-i.

Keskus kannab valesti laekunud summa asutuse esildise alusel maksjale tagasi. Teiselt

riigiasutuselt ekslikult valele e-riigikassa kontole laekunud summa võib Keskus ilma asutuse

esildiseta maksjale tagasi kanda.

esimesel võimalusel

5.5. Krediitkaardid ja deebetkaardid

5.5.1 Pangakaardi väljastamisest või

sulgemisest teavitamine X

Asutus koostab pangakaardi taotluse ning saadab kaarditaotlejate nimekirja kaarditüüpide lõikes

vastavalt riigikassa teenindamise eeskirja nõuetele ministeeriumi riigikassa osakonnale. esimesel võimalusel

5.5.2 Krediit- ja deebetkaartide alusel toimunud

maksete töötlemine X

Vt punktid 3.3.1.3, 3.3.2.3 ja 3.4.1.3. aruande esitamisel

6. Mittefinantsvarade arvestus

6.1. Põhivara arvestus (sh konfiskeeritud varad)

6.1.1. Põhivara põhiandmed

6.1.1.1 Põhivarade klasside ja

amortisatsiooninormide määramine X

Põhivara klassid ja amortisatsiooninormid on kinnitatud valitsemisala raamatupidamise sise-

eeskirjaga.

Asutus esitab vajadusel ettepaneku uue varaklassi loomiseks ja amortisatsiooninormi määramiseks

Keskuse üldmeili aadressile.

esimesel võimalusel

6.1.1.2 Põhivara põhiandmed ja andmete haldus X

Keskus edastab e-maili teel asutuselt saadud andmed ISO teenistujale, kes loob SAP-is uued

varaklassid jms. esimesel võimalusel

6.1.2. Uue põhivara arvelevõtmine

6.1.2.1 Soetusdokumendi edastamine Keskusele

X

Ostuarve laekub eAK kaudu. Põhivara soetamisel lisab Asutus arvele vara üleandmise-

vastuvõtmise akti või kajastab vara arvelevõtmiseks täiendava info eAK kommentaari väljal. RMIT-i

puhul lisatakse eAK-sse viide aktile (DHS link). Mõnel teisel viisil saadud varade (nt vara tasuta

saamine teiselt asutuselt) dokumendid edastatakse Asutuse poolt Keskusele e-posti teel või DHSi

kaudu.

Vastavalt ostuarvete

menetlemise korrale või muul

juhul koheselt peale dokumendi

kinnitamist

6.1.2.2 Põhivara kaardi avamine ja vara arvele

võtmine SAPis

X X

Põhivara kaardi avab SAPis Keskus projekti struktuurielemendi (PS elemendi) kaudu. Asutus tagab

varade finantsarvestuseks nõutavate täiendavate andmete edastamise, sh vara eluiga,

seerianumber jne. Ostuarve, üleandmise-

vastuvõtmise akti või muu vara

soetust tõendava dokumendi

kontrollimisel ja kinnitamisel

6.1.2.3 Põhivara alamvara kaardi loomine SAPis

X

Keskus loob põhivara alamkaardi kui soetatakse olemasolevale põhivarale olulise maksumuse ja

peavarast erineva elueaga komponent.

Alamkaart sobib tehniliselt ainult peavaraga sama liiki vara komponendi korral. Muul juhul luuakse

komponendile eraldi vara kaart.

Ostuarve, üleandmise-

vastuvõtmise akti või muu vara

soetust tõendava dokumendi

kontrollimisel ja kinnitamisel

6.1.2.4 Etapiviisiline soetamine

X X

Asutuse poolt lisatakse vajaduse korral soetusdokumendile vastuvõetud tööde üleandmise-

vastuvõtmise akt ja kommentaar, et tegemist on lõpetamata põhivaraga ning seostatakse andmed

konkreetse projektiga. RMIT-i puhul lisatakse eAK-sse viide aktile (DHS link). Etapiviisiline

soetamine kajastatakse projekti struktuurielemendi tunnusega lõpetamata ehituse kontol.

Ostuarve, üleandmise-

vastuvõtmise akti või muu vara

soetust tõendava dokumendi

kontrollimisel ja kinnitamisel

6.1.2.5 Poolelioleva põhivara kasutussevõtmise

teatise koostamine

X X

Uue vara kasutuselevõtmise korral koostab Asutus vara kasutuselevõtmise dokumendi ja edastab

selle DHSi või e-posti kaudu Keskusele (vorm nr 8 või SAP BO aruanne PV003). Asutus võtab

arvesse vara komponentide kaupa arvelevõtmise reegleid, kui vara komponentidel on erinevad

eluead ning komponentide soetusmaksumus on usaldusväärselt hinnatav.

Parenduste puhul võtab Keskuse raamatupidaja vara arvele RTK koostatud õiendi alusel, vajadusel

küsib lisainformatsiooni Asutuselt.

Asutus võtab info poolelioleva põhivara finantsandmete kohta kord kuus või jooksvalt SAP BO

aruandest PV003 (vt vorm nr 8).

Etapiviisiliselt soetatud vara

kasutuselevõtmisel, kord kuus

6.1.2.6 Poolelioleva põhivara

ümberklassifitseerimine kasutuses olevaks

põhivaraks X

Keskus avab vajadusel uue põhivarakaardi ja kajastab poolelioleva vara ümberklassifitseerimise

kasutusel olevaks varaks, jaotades vajaduse korral vara erineva elueaga komponentideks

alamkaartidel.

Kahe tööpäeva jooksul

poolelioleva põhivara

kasutuselevõtmise teatise

saamisest

6.1.3. Põhivara müük või likvideerimine

6.1.3.1 Müügi või likvideerimise organiseerimine X

Põhivara müüki või likvideerimist korraldab asutus. vastavalt asutuses kehtivale

korrale

6.1.3.2 Informatsiooni edastamine Keskusele X

Finantstöötaja või asutuse kontaktisik (MTA-s riigivara haldur) edastab Keskusele põhivara

müügilepingu või likvideerimise akti DHS-i või RTIP-i kaudu. esimesel võimalusel

6.1.3.3 Põhivara müügi või likvideerimisega

seotud andmete sisestamine SAP-i X

Keskus sisestab müügi või likvideerimisega seotud andmed SAP-i (kannab vara maha). enne selle perioodi kulumi

arvestamist

6.1.3.4 Müügiarve koostamine X Keskus koostab vajadusel müügiarve. kahe tööpäeva jooksul

6.1.4. Kogumina arvele võetud põhivara arvestus

6.1.4.1 Kogumina vara arvele võtmine

X X

Asutus koostöös Keskusega võtab kogumina arvele varad, kui neil on sama kasutusiga ja kogumi

soetusmaksumus on üle 10 000 euro (ilma käibemaksuta). Asutus peab vajadusel üksikvarade

kaupa arvestust RTIP-is. vastavalt üldeeskirjale

6.1.4.2 Kogumina võetud vara inventeerimine

X

Asutus annab inventuuri käigus üldise hinnangu, kas kogumina võetud varad on veel olemas ja

kasutusel. Kui kogumisse kuuluvad varaobjektid võeti lisaks üksikult arvele väheväärtuslike

varadena, ei ole kogumi korrigeerimine iga väheväärtusliku varaobjekti inventeerimise tulemuse

alusel nõutav. vara inventeerimisel

6.1.4.3 Kogumina võetud vara mahakandmine

X

Keskus kannab kogumina võetud vara maha õiendi alusel, kui vara on amortiseerunud ja

jääkväärtus jõuab nullini. Keskus informeerib Asutust tehtud kannetest (RMIT-i tuleb teavitada enne

kannete tegemist). Asutus ei pea tegema täiendavaid toiminguid sellise vara mahakandmisel.

Kui Asutus peab üksikvarade kohta arvestust RTIP-is, kantakse vara bilansivälisest arvestusest

välja siis, kui vara on kasutuskõlbmatuks muutunud, müüdud, üle antud vms. Kogumina arvele

võetud vara mahakandmist sellised toimingud ei mõjuta.

vara amortiseerumisel

6.1.5. Kulumi arvestus

6.1.5.1 Kulumi arvestus ja automaatkanded

pearaamatusse X

Keskus arvestab kulumit SAP-is. Vajadusel tehakse SAP-is kulumi arvestuse kordust (näiteks uute

varade lisandumisel varasemasse perioodi).

hiljemalt aruandekuule järgneva

kuu lõpuks

6.2. Varude arvestus

6.2.1 Kange alkoholi maksumärkide arvestus

MAIS süsteemis X

MTA peab kange alkoholi maksumärkide arvestust süsteemis MAIS. jooksvalt

6.2.2 Informatsiooni edastamine kange alkoholi

maksumärkide kasutamise kohta X

Asutus edastab MAIS koondväljatrüki varude muutuste kohta Keskuse üldmeili aadressile. hiljemalt järgneva kuu 5.

kuupäevaks

6.2.3 Informatsiooni vastuvõtmine kange alkoholi

maksumärkide kasutamise kohta, varude

muutuse kajastamine X

Keskus kajastab varude muutuse SAP-is.

2 tööpäeva jooksul

7. Pearaamatu pidamine, osalused, maksude arvestus

7.1. Valitsemisala raamatupidamise sise-eeskiri ja finantsarvestuse toimemudel

7.1.1 Raamatupidamise sise-eeskirja ja

toimemudeli koostamine X

Keskus koostab ja kaasajastab valitsemisala raamatupidamise sise-eeskirja ja finantsarvestuse

toimemudeli projekti ning edastab projekti asutustele ettepanekute tegemiseks. vastavalt vajadusele (vähemalt

kord aastas)

7.1.2 Ettepanekute tegemine raamatupidamise

sise-eeskirja ja toimemudeli täiendamiseks

ja muutmiseks X X X

Finantstöötaja, RM riigikassa osakond, RTK toetuste maksmise osakond teeb Keskusele

ettepanekuid valitsemisala raamatupidamise sise-eeskirja ja finantsarvestuse toimemudeli

täiendamiseks ja muutmiseks vastavalt vajadusele. vastavalt vajadusele

7.1.3 Ettepanekute vastuvõtmine

raamatupidamise sise-eeskirja ja

toimemudeli täiendamiseks ja muutmiseks X

Keskus võtab vastu ettepanekud valitsemisala raamatupidamise sise-eeskirja ja finantsarvestuse

toimemudeli täiendamiseks ja muutmiseks. vastavalt vajadusele

7.1.4 Raamatupidamise sise-eeskirja ja

toimemudeli täiendamine ja muutmine

X

Keskus täiendab ja muudab valitsemisala raamatupidamise sise-eeskirja ja finantsarvestuse

toimemudelit. Keskus saadab eeskirja ja toimemudeli projektid finantstöötajale/asutusele, RM

riigikassa osakonnale ja RTK toetuste maksmise osakonnale arvamuste avaldamiseks. Peale

avalduste avaldamist toimuvad läbirääkimised ning sõlmitakse projekti muudatuste osas

kokkulepped.

vastavalt vajadusele

7.1.5 Raamatupidamise sise-eeskirja ja

toimemudeli kooskõlastamine X

RM SAFO korraldab valitsemisala raamatupidamise sise-eeskirja ja finantsarvestuse toimemudeli

kooskõlastamise DHS-is. esimesel võimalusel

7.1.6 Raamatupidamise sise-eeskirja ja

toimemudeli kinnitamine

X X

Valitsemisala raamatupidamise sise-eeskirja kinnitab rahandusminister. Finantsarvestuse

toimemudeli (Tugiteenuste osutamise kokkuleppe osana) allkirjastavad ministeeriumi kantsler ja

RTK juhataja.

RM SAFO saadab kinnitatud sise-eeskirja ja finantsarvestuse toimemudeli valitsemisala

pearaamatupidajale DHS-is täitmiseks.

esimesel võimalusel

7.2. Reguleerimiskanded

7.2.1. Reguleerimiskanded ja raamatupidamisõiendid

7.2.1.1 Raamatupidamisõiendite koostamine,

kannete tegemine SAP-i X

Keskus koostab vajadusel raamatupidamisõiendi ja sisestab kanded SAP-i.

Keskus teavitab asutust õiendi koostamisest ja kannete tegemisest, kui kannetega parandatakse BO

aruannetes juba kajastatud eelmise kuu eelarve täitmist. vastavalt vajadusele

7.2.2. Asutuse raamatupidamisõiendid

7.2.2.1 Raamatupidamisõiendite koostamine ja

edastamine Keskusele X

Asutus koostab vajadusel raamatupidamisõiendi ning edastab selle Keskusele DHS-i kaudu.

Õiendis tuleb märkida parandatava ja uue kande andmed. esimesel võimalusel

7.2.2.2 Raamatupidamisõiendite vastuvõtmine,

kannete tegemine ja tagasiside andmine X

Keskus sisestab muudatused SAP-i ja lisab dokumendi kooskõlastusse/kinnitusse SAP-i

raamatupidamiskirje numbri. kahe tööpäeva jooksul

7.3. Maksude arvestus (v.a tööjõukuludelt) ja deklaratsioonide esitamine

7.3.1 Maksude arvestus, deklaratsioonide

esitamine ja saldode võrdlemine e-

maksuametis X

Keskus arvestab ja tasub vajadusel käibemaksu, koostab käibedeklaratsiooni ja esitab Maksu- ja

Tolliametile.

Keskus võrdleb käibemaksu ja maamaksu SAP-i saldosid e-maksuameti andmetega.

Keskus arvestab ja tasub erisoodustuse maksud.

seadusandlikus aktis toodud

tähtajal

7.4. Osaluste arvestus

7.4.1 Osaluste kohta informatsiooni edastamine

Keskusele X

Asutus edastab informatsiooni osaluste kohta Keskuse üldmeili aadressile või DHS-is. esimesel võimalusel

7.4.2 Osaluste kohta arvestuse pidamine ja

kannete koostamine X

Keskus peab arvestust osaluste kohta. esimesel võimalusel

8. Erilahendused

8.1. Raamatupidamise koondkanded teistest infosüsteemidest

8.1.1 Asutuse salastatud kannete pearaamatu

pidamine X X

Asutus edastab Keskusele algandmed DHS-i kaudu.

Asutuse salastatud toimingute üle peetakse arvestust SAP-is. kord kuus

8.2. Riigikassa ja tekkepõhiste siirete majandustehingute arvestus

8.2.1 eRK maksekorralduste ja laekumiste

arvestus

x RM eRK maksekorralduste ja laekumiste koondkanded tehingupartnerite kaupa impordib RM

riigikassa osakond igapäevaselt SAP-i kooskõlas RM valitsemisala raamatupidamise sise-eeskirja

ja riigikassa osakonna protseduurireeglitega. Järgmisel tööpäeval

8.2.2 Riigikassa raha paigutamise ja laenamise

tehingud

x RM riigikassa osakond kasutab SAP-i Treasury moodulit ja pearaamatu moodulit igapäevaste

tehingute kajastamiseks kooskõlas RM valitsemisala raamatupidamise sise-eeskirja ja riigikassa

osakonna protseduurireeglitega. Jooksvalt

8.2.3 Tekkepõhiste siirete kajastamine x RTK riigiarvestus koostab tekkepõhiste siirete vastaskanded Asutuste saldoandmike alusel

kooskõlas Üldeeskirjaga. Kord aastas aasta lõpetamisel

9. Inventuurid

9.1. Materiaalse ja immateriaalse vara, kinnisvarainvesteeringute ning varude aastainventuur

9.1.1 Inventuuri käskkirja koostamine ja selle

edastamine Keskusele X

Asutus koostab ja korraldab inventuuri käskkirja/korralduse kinnitamise RTIP-is. enne inventuuri läbiviimist

9.1.2 Varade arvelevõtmise kontroll

X

Keskuse raamatupidaja kontrollib enne inventuuri algust üle, kas kõik põhivarad on arvele võetud

ning SAP, BO ja RTIP varade portaali andmed ühtivad. Keskus annab asutusele teada, millal võib

inventuuriga alustada. enne inventuuri läbiviimist

9.1.3 Inventuuri elektroonilise baasi koostamine,

inventuuri läbiviimine ning tulemuste

kinnitamine X

Asutus koostab RTIP-i andmete põhjal inventuuri elektroonilise baasi.

Asutus viib inventuuri läbi ning koostab vajalikud lõppaktid. Kogumina võetud varadele antakse

üldine hinnang.

inventuuri läbiviimise käskkirjas

toodud tähtajal, kuid mitte hiljem

kui sama aasta 31. detsembriks

9.1.4 Inventuuri tulemuste ja aktide edastamine

Keskusele X

Asutus edastab digiallkirjastatud inventuuri tulemused ja aktid Keskusele RTIP-i kaudu. esimesel võimalusel

9.1.5 Inventuuri tulemuste ja aktide

vastuvõtmine, inventuuri tulemuste

sisestamine SAP-i X X

Asutused teostavad inventuurist tulenevad mahakandmised RTIP-is. Keskus kajastab inventuuri

tulemused SAP-is. hiljemalt järgmise aasta 20.

jaanuariks

9.2. Varade ja kohustuste aastainventuur

9.2.1 Aastainventuuri korraldamine ja läbiviimine

X X

Keskus viib läbi varade ja kohustuste aastainventuuri vastavalt valitsemisala raamatupidamise sise-

eeskirjale ja Üldeeskirjale.

RM riigikassa osakond, RTK finantsarvestuse osakonna riigiarvestuse spetsialist, PTO ja MTA

tulude osakond edastavad inventuuri lõppaktid Keskuse üldmeili aadressile või DHS-is.

majandusaastale järgneva aasta

15. märtsiks, v.a MTA tulude

osakond, kes esitab lõppakti

peale FIDEK kannete sisestamist

SAP-i

10. Arhiveerimine

10.1. Dokumentide säilitamine

10.1.1 Rahaliste ülekannetega seotud

dokumentide jaotus toimikutesse X X

Ostuarved säilitatakse elektroonselt eAK-s, majandus- ja lähetuse kuludokumendid säilitatakse

RTIP-is ning DHS-i kaudu saadetud kuludokumendid säilitatakse DHS-is.

säilitamiseks ettenähtud

tähtaegadeni

10.1.2 Muude raamatupidamisdokumentide jaotus

toimikutesse X

Keskus süstematiseerib muud raamatupidamisdokumendid toimikutesse ja säilitab neid

elektroonselt.

säilitamiseks ettenähtud

tähtaegadeni

11. Aruanded

11.1. Saldoandmik ja makseandmik

11.1.1 Saldoandmiku esitamine ja kontrollimine X

Keskus impordib igakuiselt saldoandmiku RM saldoandmike infosüsteemi ning teostab

tehingupartnerite võrdlusi ja muid kontrolliprotseduure. vastavalt Üldeeskirjale

11.1.2 Saldoandmiku esitamine ja kontrollimine X

Keskus impordib igakuiselt makseandmiku RM saldoandmike infosüsteemi. Kord kuus järgmise kuu 25.

kuupäevaks

11.2. Majandusaasta aruanne

11.2.1 Tegevuskava täitmise aruande

koostamine, allkirjastamine ja esitamine X

RM SAFO koostab valitsemisala tegevuskava täitmise aruande, korraldab selle digiallkirjastamise ja

esitab digiallkirjastatud aruande Riigikontrollile. vastavalt Üldeeskirjale

11.2.2 Eelarve täitmise aruande koostamine,

allkirjastamine ja esitamine X X

Valitsemisala eelarve täitmise koondaruande koostab Keskus koostöös asutusega.

RM SAFO korraldab aruande digiallkirjastamise ja esitab digiallkirjastatud aruande Riigikontrollile ja

RTK finantsarvestuse osakonna juhataja-riigi pearaamatupidajale. vastavalt Üldeeskirjale

11.2.3 Bilansivälise informatsiooni koondamine ja

edastamine Keskusele X X

Finantstöötaja või asutuse kontaktisik koondab oma asutuse informatsiooni bilansiväliste kontode

kohta (v.a PTO kajastatav bilansiväline informatsioon) ning edastab selle Keskuse üldmeili

adressile.

vastavalt valitsemisala

pearaamatupidaja saadetud e-

mailis toodud tähtajale

11.2.4 Bilansivälise informatsiooni vastuvõtmine,

andmete töötlemine ja sisestamine

saldoandmike infosüsteemi X X

Keskus võtab vastu ja töötleb informatsiooni bilansiväliste kontode kohta (k.a PTO saadetud),

koostab koondtabeli ja kajastab tulemused saldoandmike infosüsteemis. vastavalt valitsemisala

pearaamatupidaja saadetud e-

mailis toodud tähtajale

11.2.5 Majandusaasta bilansi ja tulemiaruande

allkirjastamine saldoandmike

infosüsteemis X

RM SAFO korraldab bilansi ja tulemiaruande digiallkirjastamise saldoandmike infosüsteemis.

vastavalt Üldeeskirjale

Vorm nr 1

Asutus:

Teatis müügiarve väljastamiseks

Dokumendi nr.

Kuu:

Aasta:

Tegevusala:

Jrk. nr

Füüsilise isiku ees-

ja perenimi /

juriidilise isiku nimi Registrikood TP kood

Arve posti teel

edastamiseks

kasutatav kliendi

aadress

Arve

edastamiseks

kasutatav e-

posti aadress Nimetus Periood Hind Kogus

Summa

ja valuuta Lisaselgitused

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

Koostas:

nimi:

kuupäev:

Andmed kliendi kohta Andmed osutatud teenuse kohta

Vorm nr 2

Asutus:

Teatis toetuste ja sildfinantseerimise saamise kohta

Dokumendi nr.

Kuu:

Aasta:

Tegevusala:

Allikas:

Jrk.nr.

Toetuse või SF andja

nimetus

Tehingu-

partneri kood Grandi nimetus

Grandi kood

SAP-is

Laekuv summa

ja valuuta

Eeldatav

laekumise

kuupäev

Laekumise

pangakonto

Märkused (sh

kas toetus või

SF)

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

Koostas:

nimi:

kuupäev:

Vorm nr 3

Asutus:

Teatis toetuste ja sildfinantseerimise tagastamise kohta

Dokumendi nr.

Kuu:

Aasta:

Tegevusala:

Allikas:

Jrk.nr.

Toetuse andja

nimetus

Tehingu-

partneri kood Grandi nimetus

Grandi kood

SAP-is

Andmed

laekumise kohta

(summa, valuuta,

kuupäev, konto)

Tagastamisele

kuuluv summa

ja valuuta

Tagastamise

põhjus

Tagastamise

tähtaeg

Pangakonto

rekvisiidid Märkused

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

Koostas:

nimi:

kuupäev:

Vorm nr 4

Asutus:

Nõuete ebatõenäoliseks tunnistamise akt

Dokumendi nr.

Jrk. nr Kliendi nimi

Nõude

summa

Nõude tekkimise

kuupäev Nõude sisu

Nõude

laekumise

tähtaeg

Meelde-

tuletuskirja

saatmise

kuupäev

Meeldetuletusk

irjas antud uus

nõude

laekumise

tähtaeg

Ebatõenäoliseks

tunnistatud nõude

summa Märkused

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

Kokku

Koostas:

nimi:

kuupäev:

Kinnitan: Vorm nr 5

Asutus: Asutuse juht

Nõuete lootusetuks tunnistamise akt

Dokumendi nr.

Jrk.

nr Kliendi nimi

Nõude

summa

Nõude

tekkimise

kuupäev Nõude sisu

Nõude

laekumise

tähtaeg

Nõude

ebatõenäoliseks

tunnistamise akti

number ja kuupäev

Lootusetuks

tunnistatud

nõude summa

Nõude lootusetuks

tunnistamise põhjus Märkused

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

Kokku 0,00 0,00

Koostas:

nimi:

kuupäev:

Vorm nr 6

Tunnuste lisamine kuludokumentidele

Jrk nr Tunnus SAP väli Keskus Asutus Märkused

1 Raamatupidamiskonto G/L Account (konto) X X vastavalt kokkuleppele

2 Tehingupartner Trading Partner X

3 Tegevusala Functional Area (tegevusala) X X vastavalt kokkuleppele

4 Allikas raamatupidamise mõistes Business Area (tegevusvaldkond) X

5 Rahavoo kood Transaction Type X

6 Eelarve konto Commitment item X

7 Kuluüksus Cost Center (kulukeskus) X X vastavalt kokkuleppele

8 Tuluüksus Profit Center (tulukeskus) X

9 Fond Fond X X vastavalt kokkuleppele

10 Toetus Grant (abiraha) X X vastavalt kokkuleppele

11 Objekt Order (tellimus) X X vastavalt kokkuleppele

12 Riigihanke lepinguosa viitenumber Riigihanke lepinguosa viitenumber X X vastavalt kokkuleppele

13 Täpsustav määrang Assignment (määrang) X X vastavalt kokkuleppele

Välistoetuste ja nendega seotud kaasfinantseerimise eelarve avamine 20xx.a

ASUTUSE KOOD

SAPis ASUTUSE NIMI

GRANDI KOOD

SAPis

GRANDI KOOD

RIIGIEELARVE

INFOSÜSTEEMIS

GRANDI NIMI TOETUSE ANDJA/

FOND

EELARVE-

AASTA EELRVE LIIK EELARVE-KONTO

VAHENDITE

VAJADUS (eraldi

ridadel T, K, I

summa)

T

I

K

T

I

K

T - tulu

I - Investeering

K - kulu

Vorm nr 7 Vorm nr 7

TAGASTAMISE TÄHTAEG Märkused/

Põhjendused

Valitsemisala Rahandusministeerium

Asutus

Seisuga

Lõpetamata vara projekti

struktuurielemendi kood

Lõpetamata vara projekti struktuurielemendi

nimetus

Lõpetamata vara

kaardi number Lõpetama vara kaardi nimetus Soetusmaksumus

Muudab asutus, kui osa

jääb kasutusele võtmata

või jaotatakse mitmele

kaardile

Koostaja:

Kuupäev:

Põhivara arvelevõtmise akt

Lõpliku vara

peanumber Lõpliku vara peanumbri nimetus

Lõpliku vara

alamnumber Lõpliku vara alamnumbri nimetus

Vara klassi kood või

nimetus

Täidab asutus, kui

lisatakse

olemasolevale

põhivarale

Täidab asutus, kui avatakse uus põhivara kaart

(kaardid)

Täidab asutus

vajadusel, kui

lisatakse

olemasolevale

alamvarale

Täidab asutus vajadusel, kui avatakse uus

alamvara kaart (kaardid)

Täidab asutus, kui

avatakse uus põhivara

kaart

Kasutusele võtmise

kuupäev

Kuluüksus, kuhu

kantakse kulum

Ressurss/kulukoht,

kuhu kantakse kulum

Bilansist välja kantava

vara

soetusmaksumuse

vähendus (summa või

%)

Järelejäänud aastad

enne ümberpaigutust

Järelejäänud kuud

enne ümberpaigutust

Järelejäänud aastad

peale ümberpaigutust,

hinnanguline eluiga

Täidab asutus

Täidab/muudab

asutus, kui avatakse

uus kaart

Täidab/muudab asutus,

kui avatakse uus kaart

Täidab asutus, kui on

vaja varasemast

soetusmaksumusest osa

maha kanda

Täidab asutus, kui

liidetakse varem

kasutusele võetud

varale

Täidab asutus, kui

liidetakse varem

kasutusele võetud

varale

Täidab asutus

Järelejäänud kuud

peale ümberpaigutust,

hinnanguline eluiga

Märkus, kas vara on

seotud mõne muu

põhivaraga

(komponent)

Muud märkused Kogus

Täidab asutus

Täidab asutus vajaduse

korral, kontrollib

raamatupidaja

Täidab asutus, kui pole

1

TUGITEENUSE OSUTAMISE KOKKULEPPE LISA 2

TARKVARA SAP BPC TEENUSE OSUTAMISE TINGIMUSED

1. Mõisted

Kasutaja – Tellija ametnik või töötaja, kes kasutab käesolevas lisas nimetatud infosüsteemi.

Kontaktisik – Tellija volitatud esindaja.

RTK kasutajatugi – RTK töötaja, kelle ülesanneteks on infosüsteemide kasutajate nõustamine

ja kasutajatoe haldamine, et tagada kasutajatele tõrgeteta töö.

Teenus – SAP BPC töökeskkond. SAP BPC onplaneerimise ja konsolideerimise

standardtarkvara, mis on toodetud tarkvaraarendusfirma SAP AG (edaspidi SAP AG) poolt.

Töökeskkond – infosüsteemikeskkond, kus toimub reaalsete andmete töötlus.

Tööaeg (aktiivne kasutusaeg) – tööpäevadel 8:00-17:00. Väljapoole seda aega jäävat aega

nimetatakse passiivseks kasutusajaks.

2. Teenuste põhiparameetrid

2.1 Teenuse aktiivne kasutusaeg on tööpäevadel kell 8:00-17:00.

2.2 Kasutajad kasutavad teenuseid ainult tööülesannete täitmiseks vajalikus ulatuses ja

kasutusjuhendites selgitatud viisil.

3. Kasutusõiguste haldus ja nõuded salasõnale

3.1 Teenuseosutaja vastutab Kasutajate loomise ja kustutamise eest. Kasutajaõiguste

haldamise aluseks on Kontaktisiku poolt Teenuseosutaja e-posti aadressile

[email protected] edastatud taotlus.

3.2 Tellija muudab kasutajate rolle.

3.3 Tellija peab kasutajate üle arvestust.

3.4 Tellija viib kord kvartalis läbi Kasutajate inventuuri ning edastab vajalikud muudatused

Teenuseosutaja e-posti aadressile [email protected].

3.5 Teenuse töökeskkonna Kasutaja salasõna peab sisaldama vähemalt 2te numbrit, 2te

suurt ja 2te väikest tähte ning kokku peab olema salasõna pikkus vähemalt 8 sümbolit.

Kasutaja peab vahetama enda salasõna iga 90 päeva järel.

4. Tellija kohustused

4.1 Tellija korraldab oma uute Kasutajate koolituse.

5. Infoturve ja konfidentsiaalsuse tagamine:

5.1 Teenuseosutaja täidab Poolte infoturbealaseid kokkuleppeid ning kindlustab Tellija

andmete haldamisel andmete kvaliteedi, käideldavuse ja koostalitusvõime.

5.2 Teenuseosutaja kindlustab, et tema valduses olevad Teenuse osutamiseks vajaminevad

seadmed ja ruumid on kaitstud infoturberiskide eest ning et infoturbe ja andmekaitse

meetmeid järgitakse. Tellija peab kindlustama vastavad meetmed enda ruumides.

5.3 Pooled järgivad isikuandmete kaitse seaduses toodud andmekaitse põhimõtteid

isikuandmete töötlemisel kui ka muud infoturvet reguleerivat seadusandlust.

5.4 Teenuseosutaja kohustub täitma organisatsioonilisi, füüsilisi ja infotehnilisi

turvameetmeid töödeldavate isikuandmete kaitseks juhusliku või tahtliku volitamata

muutmise, juhusliku hävimise, tahtliku hävitamise, õigustatud isikule andmete

kättesaadavuse takistamise ning volitamata töötlemise eest.

5.5 Eriolukordades, kus Teenuseosutajal tuleb selleks õigustatud isikute nõudmisel

sooritada infojälitus ja -hõivetoiminguid, kasutajaid sellest eelnevalt ei teavitata.

Vastavaid toiminguid teostab ja andmeid väljastab Teenuseosutaja ainult

Teenuseosutaja peadirektori korralduse alusel.

6. Poolte kontaktandmed

6.1 Tellija kontaktisik: Andres Paris, tel 611 3665, e-post [email protected]

6.2 Teenuseosutaja kontaktisik: Marek Ilves, tel 663 1827, e-post [email protected].

6.3 Kasutajatugi: tel. 663 8292 e-post: [email protected].

TUGITEENUSTE OSUTAMISE KOKKULEPPE LISA 3. Teenusega liitunud RMV asutuste dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse toimemudelid - RAHANDUSMINISTEERIUM

Teenuse saaja: Rahandusministeerium (RM)

Teenuse osutaja: Riigi Tugiteenuste Keskus (RTK)

TEENUS/TEGEVUS

1.1 Dokumendihaldusteenuse üldine korraldamine

1.2 Dokumendihalduse korra koostamine ja muudatuste ettevalmistamine

1.3 Dokumendihalduse korra ja selle muudatuste kinnitamine

1.4 Liigitusskeemi haldamine

1.4.1 Liigitusskeemi muutmine

1.4.2 Uue liigitusskeemi väljatöötamine

1.4.3 Liigitusskeemi ja selle muudatuste kinnitamine

1.4.4 Liigitusskeemi haldamine ASTRAs

1.5 Asutuse teenistujate nõustamine dokumendihalduse teemadel

2.1 Saabunud dokumentide vastuvõtmine erinevatest kanalitest (e-post, DHX)

2.1.1 DHX, sh ADITi kaudu saabuvad dokumendid

2.1.3 teenistuja ametlikule e-posti aadressile laekunud dokumendid

1. Dokumendihaldusteenuse üldine korraldamine

2. Saabunud digidokumentide vastuvõtmine ja menetlusse suunamine

2.1.2 asutuse üldise e-postkasti kaudu saabuvad dokumendid

2.2 Saabunud dokumendi kontrollimine

2.3 Registreerimist mittevajava dokumendi edastamine

2.4 Dokumendi hõlmamine DHSi (sh registreerimine)

2.5 Registreeritud dokumendi täitjale suunamine

2.6 Juhiste koostamine ja ajakohastamine

3.1 Saabunud dokumendi vastuvõtmine (post, käsipost, kuller)

3. Saabunud paberdokumentide vastuvõtmine ja menetlusse suunamine - RTK teenistuja kohapeal

3.2 Saabunud dokumentide kontrollimine

3.3 Registreerimist mittevajava dokumendi edastamine

3.4 Dokumendi registreerimine

3.5 Registreeritud dokumendi täitjale suunamine (sh vajadusel paberdokumendi edastamine)

3.6 Juhiste koostamine ja ajakohastamine

3.7 Paberdokumendi hävitamine

3.8 Paberdokumentide säilitamine

4. Väljasaadetav digidokument/sisemine dokument (plangile vormistatud dokument)

4.1 Dokumendi loomine DHSis

4.2 Dokumendi sisuline ülevaatamine

4.3 Dokumendi ülevaatamine enne allkirjastamist

4.4 Digidokumendi väljasaatmine

4.5 EIS infosüsteemi materjalide esitamine

5.1 Väljasaadetava e-kirja edastamine registreerimiseks

5.2 e-kirja hõlmamine DHSi (sh registreerimine)

6.1 Dokumendi lisamine DHSi, vormistamine ja menetlusse suunamine

6.2 Dokumendi sisuline ülevaatamine

6.3 Dokumendi vormiline ülevaatamine enne allkirjastamist

6.4 Dokumendi väljaprintimine ja allkirjastamise korraldamine

6.5 Dokumendi digiteerimine ja registreerimine

5. Väljunud e-kiri

6. Väljunud paberdokument - RTK teenistuja on kohapeal

6.6 Väljuva posti vormistamine postiettevõttele ja saadetiste üleandmine postiettevõttele

7.1 Dokumendihaldussüsteemi seadistamine

7.2 Muudatusvajadustest teavitamine

7.3 Muudatuste sisseviimine DHSi

7.4 DHS andmeseire ja kvaliteedikontroll

7.5 Aruannete koostamine

7.6 teenistuja tööle tulekust/minekust teavitamine

Dokumendihaldussüsteemi administreerimine

7. Dokumendihaldussüsteemi (DHS) haldamine

Kasutajate haldamine

7.7 Kasutajate haldamine tööle tulekul/minekul

7.8 Kasutajakontode inventuur

7.9 Rahulolu uuring DHSi kasutajatoega

7.10 Pöördumise saatmine kasutajatoele

7.11 Pöördumise lahendamine

7.12 Süsteemi tehniliste tõrgete edastamine

7.13 Süsteemi tehniliste tõrgete lahendamine

Dokumenidhaldussüsteemi kasutajatugi

7.14 Kasutajate koolitused

7.15 Juhendite koostamine

7.16 Kasutajate teavitamine süsteemi mitteplaneeritud katkestustest/tõrgetest

7.17 Kasutajate teavitamine planeeritud katkestustest

7.18 Piirangute seadistamine DHSis, sh ADRi seadistamine

7.19 Piirangute lõpetamine/ pikendamine DHSis piirangu tähtaja saabumisel

7.20 JPP seire dokumendihaldussüsteemis ja nõuetele vastavuse tagamine

7.21 DHS arendusettepanekute tegemine

7.22 DHS arenduste koondamine ja edastamine

Dokumendihaldussüsteemi arendamine

Avaliku dokumendiregistri ja juurdepääsupiirangute haldamine

7.23 Arenduste läbirääkimine

7.24 Arenduse lisamine arendusplaani

7.25 Täiendavate arenduste lisamine arendusplaani

7.26 DHSi arenduses osalemine (ettevalmistamine, testimine)

7.27 Uuenduste live viimine

7.28 Infovahetus asutuse kontaktisikuga

8.1 Asutuse teenistujate nõustamine arhiiviteemadel ning arhiivi kasutamise korra koostamine

8.2 Dokumentide üleandmine arhiivi, sh ettevalmistamine üleandmiseks (korrastamine, üleandmise akt)

8.3 Dokumentide vastuvõtmine arhiivi ja dokumentide arhiveerimine

8.4 Dokumentide säilitamine

8.5 Arhiividokumentide juurdepääsu korraldamine

8.6 Arhiivipäringutele vastamine ja teatiste väljastamine

8. Arhiiviteenus

8.7 Dokumentide arhiveerimine dokumendihaldussüsteemis

8.8 Dokumentide eraldamine hävitamiseks (paber- ja digidokumendid)

8.9 Arhiiviülevaate haldamine

8.10 Arhivaalide üleandmise ajakava koostamine

8.11 Arhivaalide ettevalmistamine üleandmiseks Rahvusarhiivi ning arhivaalide üleandmine

8.12 Vanade DHSde arhiivbaasina haldamine

TUGITEENUSTE OSUTAMISE KOKKULEPPE LISA 3. Teenusega liitunud RMV asutuste dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse toimemudelid - RAHANDUSMINISTEERIUM

Teenuse saaja kontaktisik: Rahandusministeeriumi ühisosakonna dokumendihaldustalituse juhataja (RM)

Teenuse osutaja kontaktisikud: RTK dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse (DHO) I dokumendihalduse talituse juhataja, DHO juhataja

RTK RIK Asutus

x* x

x* x

x

x* x

x* x

x* x

x

x x

x x

x

x x

1. Dokumendihaldusteenuse üldine korraldamine

2. Saabunud digidokumentide vastuvõtmine ja menetlusse suunamine

x

x

x

x

x

x

x

3. Saabunud paberdokumentide vastuvõtmine ja menetlusse suunamine - RTK teenistuja kohapeal

x

x

x

x

x

x

x

4. Väljasaadetav digidokument/sisemine dokument (plangile vormistatud dokument)

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x x

x

5. Väljunud e-kiri

6. Väljunud paberdokument - RTK teenistuja on kohapeal

x

x x*

x

x

x

x

x

Dokumendihaldussüsteemi administreerimine

7. Dokumendihaldussüsteemi (DHS) haldamine

Kasutajate haldamine

x

x

x x

x

x

x

x

Dokumenidhaldussüsteemi kasutajatugi

x x

x

x x

x x

x

x x

x

x

x x

Dokumendihaldussüsteemi arendamine

Avaliku dokumendiregistri ja juurdepääsupiirangute haldamine

x

x

x

x x

x

x x

x x

x

x

x

x

x

8. Arhiiviteenus

x

x

x

x

x

x

TUGITEENUSTE OSUTAMISE KOKKULEPPE LISA 3. Teenusega liitunud RMV asutuste dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse toimemudelid - RAHANDUSMINISTEERIUM

Teenuse saaja kontaktisik: Rahandusministeeriumi ühisosakonna dokumendihaldustalituse juhataja (RM)

Teenuse osutaja kontaktisikud: RTK dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse (DHO) I dokumendihalduse talituse juhataja, DHO juhataja

Tegevuse kirjeldus

Dokumendihaldus on osa asutuse üldisest teabehaldusest, mille tervikliku korralduse eest vastutab asutus.

* RTK osutab dokumendihaldusteenust teenusleppe ja käesoleva toimemudeli alusel ning lähtub teenuse osutamisel

asutuses kehtestatud kordadest ja juhistest (sh dokumendihalduskord, liigitusskeem).

Asutuse dokumendihalduse korra haldamise ja selle ajakohasena hoidmise eest vastutab asutus. Asutus töötab

koostöös RTK-ga välja korra kavandi. Kui RTK näeb töö käigus korra muutmisvajadusi, siis esitab ta ettepaneku

asutusele, muudatus arutatakse läbi ja vajadusel vormistab asutus muudatuse.

Asutus kinnitab dokumendihalduse korra ja selle muudatused põhitegevuskäskkirjaga ning saadab teadmiseks RTK-le.

Asutuse liigitusskeemi haldamise ja selle ajakohasena hoidmise eest vastutab asutus (RTK on kaasatud osapool).

Muudatused liigitusskeemis räägib osapooltega läbi, valmistab ette ja vormistab asutus.

Kui RTK näeb liigitusskeemi muutmisvajadust, siis teeb ta asutusele vastava ettepaneku, muudatus arutatakes läbi ja

vajadusel vormistab asutus muudatuse.

Kui asutuse ülesanded muutuvad põhjalikult ning sellest tulenevalt on vaja muuta põhjalikult ka liigitusskeemi ja

selles kajastuvat teavet, siis koostab asutus koostöös RTK-ga uue liigitusskeemi.

Asutus kinnitab liigitusskeemi ja selle muudatused põhitegevuskäskkirjaga ning saadab DHSis teadmiseks RTK-le.

RTK haldab koostöös asutusega liigitusskeemi ja selle muudatusi ASTRAs. Enne liigitusskeemi ja selle muudatuse

kinnitamist saadab RTK liigitusskeemi kavandi kooskõlastamiseks Rahvusarhiivile.

Asutuse kontaktisik toetab asutuse teenistujaid dokumendihalduse üldpõhimõtete osas (nt asutuses toimuvad

muudatused, jm)

RTK toetab asutuse teenistujaid DHSi ja arhiiviteemadel, sh dokumendi vormistamine, registreerimine, menetlusse

suunamine, jm (vt DHSi kasutajatugi).

RTK haldab asutuse dokumendihaldussüsteemis DHXi, sh ADITi kaudu saabuvaid dokumente.

Kui asutuse teenistuja vajab tuge talle saabunud dokumendi hõlmamisel ja registreerimisel DHSi, siis saadab ta

saabunud dokumendi asutuse üldisele e-posti aadressile.

1. Dokumendihaldusteenuse üldine korraldamine

2. Saabunud digidokumentide vastuvõtmine ja menetlusse suunamine

RTK haldab asutuse e-postkasti saabuvaid dokumente.

RTK kontrollib saabunud dokumendi autentsust ja terviklikkust, sh

- tuvastab kirja saatja ning tema kontaktandmed;

- kas dokument avaneb ning dokumendi formaat vastab nõuetele;

- kas dokument on allkirjastatud, kui sellel on allkirjastamise nõue;

- kas dokumendil on vajalikud lisad ja need on avatavad/ loetavad;

- kas dokument on õigesti adresseeritud.

Kui dokumendis esineb puudusi:

RTK annab kirja saatjale selle kohta tagasisidet ning palub puudused kõrvaldada. Puudustega dokumenti DHSi ei

hõlmata.

Kui dokument on valesti adresseeritud:

RTK edastab dokumendi õigele adressaadile ja lisab kirja saatja koopiasse (või saadab selle kohta tagasisidet). Valesti

adresseeritud dokumente DHSi ei hõlmata. Kui juba registreeritud dokumendi puhul ilmneb, et selle adressaat ei ole

pädev asutus pöördumisele vastamisel, siis annab asutuse teenistuja RTKle sellekohast tagasisidet. RTK saadab kirja

õigele adressaadile ja teavitab sellest kirja saatjat.

Kui dokument on krüpteeritud:

RTK edastab dokumendi isikule, kellel on õigus dokument dekrüpteerida. Asutuse teenistuja registreerib dokumendi

DHSis või tagastab RTKle registreerimiseks (erinevast võrgust saates krüteeritult RTK nimele).

Kui on kahtlus, et dokumendi avamine pole turvaline:

RTK teenistuja edastab dokumendi kontrollimiseks IT-abisse.hindab, k s okument vajab DHSis registre rimist va tavalt asutuse kehtestatud korrale. Üldjuhul ei kuulu DHSis

registreerimisele:

1) saabunud anonüümsed dokumendid (dokument, milles puudub märge saatja nime ja kontaktandmete kohta);

2) valesti adresseeritud dokumendid;

3) saabunud kutsed, pakkumised;

4) informatiivse sisuga e-kirjad;

5) kirjad, millel on rämpsposti tunnused;

6) dokumendid, mis registreeritakse muus infosüsteemis.

RTK edastab DHSis registreerimisele mittekuuluva dokumendi vastavalt selle sisule ja asutuse juhistele asutuse

teenistujale. Kui dokumendi sisust ei selgu, kes peaks olema dokumendi saaja või on keeruline hinnata, kas

dokument vajab registreerimist, siis konsulteerib RTK asutuse kontaktisikuga või teenistujaga (valdkonnajuht,

struktuuriüksuse juht, vm).

RTK hõlmab saabunud dokumendi DHSi, sh valib õige dokumendiliigi (saabunud kiri, leping, akt, protokoll, taotlus,

aruanne, vm), täidab ekraanivormil olevad metaväljad, lisab vajalikud seosed, kui need on tuvastatavad. Vastuskiri

registreeritakse algatuskirja vastusena.

Enne suunamist veendub registreerija, et dokument on registreeritud, dokument ja selle lisad on DHSi hõlmatud ja

avatavad ning metaväljad korrektselt täidetud.

RTK määrab dokumendi täitja vastavalt asutuses kehtestatud korrale ja kokkulepitud juhistele.

Pärast täitja määramist suunab RTK dokumendi täitjale täitmiseks (kui kiri eeldab vastamist) või teadmiseks (kui kiri

on informatiivne). Kui dokumendi täitjat ei ole võimalik tuvastada, siis konsulteerib RTK asutuse teenistujaga või

kontaktisikuga.

Dokumendi suunamise juhiseid (täitjad) hoiab aktuaalsena asutuse kontaktisik ning teavitab RTK-d muudatustest.

RTK võtab asutuses kohapeal vastu saabuvad postisaadetised (sh pakid, kullerpakid, perioodika, jm).

3. Saabunud paberdokumentide vastuvõtmine ja menetlusse suunamine - RTK teenistuja kohapeal

RTK teeb esmase dokumendi kontrolli, sh sorteerib DHSis registreerimisele kuuluvad ja mittekuuluvad dokumendid,

kontrollib dokumendi õigsust ja terviklikkust.

Esmase kontrolli käigus RTK:

- tuvastab kirja saatja ning tema kontaktandmed;

- kas dokument on allkirjastatud, kui sellel on allkirjastamise nõue;

- kas dokumendil on vajalikud lisad;

- kas dokument on õigesti adresseeritud.

Kui dokumendis esineb puudusi:

RTK annab kirja saatjale selle kohta tagasisidet ning palub puudused kõrvaldada. Puudustega dokumenti DHSi ei

hõlmata.

Kui dokument on valesti adresseeritud:

Valesti adresseeritud dokumente DHSi ei hõlmata. Kui dokumendi vastamine kuulub teise asutuse pädevusse, siis

edastab RTK dokumendi vastamiseks vastavale asutusele ja teavitab dokumendi saatjat.RTK hindab, kas dokument vajab DHSis registr erimist vastavalt asutuse kehtestatud korrale. Üldjuhul ei kuulu

registreerimisele:

1) saabunud anonüümsed dokumendid (dokument, milles puudub märge saatja nime ja kontaktandmete kohta);

2) valesti adresseeritud dokumendid;

3) saabunud kutsed, pakkumised, trükised, perioodika;

4) kirjad märkega "ISIKLIK" (võib selguda hiljem, et vajab registreerimist, seejärel tagastatakse registreerimiseks);

5) dokumendid, mis registreeritakse asutuse muus põhiinfosüsteemis.

RTK edastab DHSis registreerimisele mittekuuluva dokumendi vastavalt selle sisule ja asutuse juhistele asutuse

teenistujale. Kui dokumendi sisust ei selgu, kes peaks olema dokumendi saaja või on keeruline hinnata, kas

dokument vajab registreerimist, siis konsulteerib RTK asutuse kontaktisikuga või teenistujaga (valdkonnajuht,

struktuuriüksuse juht, vm).RTK:

- registreerib saabunud dokumendi DHSis, sh valib õige dokumendiliigi, täidab ekraanivormil olevad metaväljad ning

lisab vajalikud seosed, kui need on tuvastatavad. Vastuskiri registreeritakse algatuskirja vastusena.

- lisab paberdokumendile registreerimistempli ja vajaduse AK piirangu templi jäljendi ning täidab puuduolevad

andmed (dokumendi registreerimisnumber, AK märke tegemise kuupäev, juurdepääsupiirangu kehtivus ning

piirangu alus).

- digiteerib dokumendi nõuetekohaselt ning hõlmab dokumendi DHSi registreerimisvormi juurde.

- kontrollib digiteeritud dokumendi kvaliteeti, vajadusel nimetab failid nõuetekohaselt.

Kui tegemist on mahukate paberdokumentidega, mille skaneerimine on ebamõistlik, siis skaneerib vastuvõtja

esimese lehe ning DHSis lisatakse lisateabe juurde märge, et lisad on paberil.

RTK määrab dokumendi täitja vastavalt asutuses kehtestatud korrale ja kokkulepitud juhistele.

Pärast täitja määramist suunab RTK dokumendi täitjale täitmiseks (kui kiri eeldab vastamist) või teadmiseks (kui kiri

on informatiivne). Kui dokumendi täitjat ei ole võimalik tuvastada, siis konsulteerib RTK asutuse teenistujaga või

kontaktisikuga kui asutusega ei ole kokku lepitud teisiti (nt suunamine juhile).

Menetlusse suunamise juhiseid (täitja määramine) hoiab aktuaalsena asutuse kontaktisik ning teavitab RTK-d

muudatustest e-posti teel.

RTK hävitab paberil saabunud lühiajalise säilitustähtajaga kirjad vastavalt asutuses kehtestatud korrale, v.a kui

originaali säilitamiseks on põhjendatud vajadus.

Lepingud, aktid, aruanded, protokoll jm saabuvad paberil dokumendid säilitatakse vastavalt asutuse korrale asutuses

kuni üleandmiseni asutuse arhiivi. Täpsem üleandmise kord lepitakse asutuse ja RTK vahel kokku.

4. Väljasaadetav digidokument/sisemine dokument (plangile vormistatud dokument)

Dokumendi loob DHSis sisu eest vastutaja vastavalt asutuses kehtivale korrale:

- valib DHSis dokumendiliigi;

- täidab ära ekraanivormil olevad andmed;

- vormistab dokumendi valides DHSis dokumendiliigi juures vajaliku dokumendimalli või vormisatades dokumendi

väljaspool DHSi ning lisades vormistatud dokumendi DHSi ekraanivormile;

- suunab dokumendi kooskõlastusringile kasutades eelsalvestatud menetlusringe.

DHSis on dokumendi eest vastutajaks dokumendi koostaja (sisu eest vastutav isik).

Kui koostaja vajab tuge DHSis dokumendi loomisel, vormistamisel või menetlusse suunamisel, siis võtab ta ühendust

RTKga (vt DHS kasutajatugi).

Dokumendi koostaja (sisu eest vastutaja) vaatab enne dokumendi tehnilist kontrolli ning allkirjastamist üle

kooskõlasturingilt saabunud sisulised tähelepanekud.

RTK on asutusega kokkulepitud dokumentide menetlusringis, et teostada tehniline kontroll ja tagada dokumendi

vormiline korrektsus. RTK kontrollib, kas:

- dokument on vormistatud ja menetletud vastavalt asutuses kehtestatud korrale, sh

dokumendi lisade olemasolu ja vormistus;

- ekraanivormil täidetud metaandmed on korrektselt täidetud, sh on olemas teise osapoole kontaktandmed;

- juurdepääsupiirangu andmed on korrektselt täidetud ja vormistatud.

RTK annab oluliste puuduste korral sisu eest vastutajale tagasisidet. Kui RTK on dokumendi üle kontrollinud, liigub

dokument allkirjastamise olekusse.

Pärast allkirjastamist RTK:

- kontrollib üle allkirjastatud dokumendi (põhidokument ja lisad on digikonteineris ning avanevad tõrgeteta)

- saadab väljasaadetava dokumendi teis(t)ele osapool(t)ele DHSi kaudu välja, kasutades väljasaatmisel asutusega

kokkulepitud kaaskirja (e-kiri) põhja. Väljasaatmine toimub:

- avaliku sektori asutustele DHXi kaudu;

- ülejäänud asutustele/füüsilistele isikutele e-postiga;

- krüpteeritult e-postiga, kui dokument sisaldab tundlikku informatsiooni (füüsilistele isikutele). Avaliku sektori

asutustele saadetakse DHXi kaudu ning dokumendid ei vaja üldjuhul krüpteerimist.

Kui tegemist on dokumendiga, mis vajab teis(t)e osapool(t)e allkirja (nt leping, akt), siis:

- vaikimisi on dokumendi menetlusringis RTK, kes korraldab dokumendi allkirjastamise, sh lisab kõigi osapooltega

lepingu hiljem DHSi ning tagab, et kõigile osapooltele on saadetud allkirjastatud dokument.

- kui dokumendi koostaja soovib ise allkirjastamise protsessi korraldada, asendab ta RTK enda nimega.

Kui tegemist on sisemise dokumendiga, mis

- vajab asutusesisest teavitamist, siis dokumendi koostaja seadistab menetlusringi selliselt, et dokument saadetakse

asjassepuutuvatele teenistujatele automaatselt pärast allkirjastamist (kui on mitu saajat, siis on tegemist

paralleelsuunamisega).

- vajab asutusest väljapoole saatmist, siis saadab RTK dokumendi välja sarnaselt väljasaadetava dokumendi

protsessile. Asutuse teenistuja märgib välised osapooled DHSis vastaval väljal.

Vaikimisi on menetlusringis väljasaatjaks RTK. Vajadusel saab väljasaatjat muuta, nt kohtumenetluse materjalid, mis

sisestatakse e-toimikusse vastavat õigust omava asutuse teenistuja poolt.

Kui tegemist on digidokumendiga, mida teine osapool soovib saada paberil, siis teeb RTK dokumendist väljatrüki koos

digiaallkirja kinnituslehega ning saadab teisele osapoolele välja. Kui tegemist on dokumendiga, mis vajab kinnitamist,

siis RTK prindib dokumendi välja ning kinnitab selle vastavalt asutuse sisemisele korrale.

Õigusakti eelnõude esitamine kooskõlastusringile eelnõude infosüsteemis (EIS) ja arvamuse avaldamiseks. Vabariigi

Valitsuse istungile ja kabinetinõupidamisele materjalide esitamine (EIS).

Väljasaadetava e-kirja DHSis registreerimiseks lisab asutuse teenistuja RTKga kokkulepitud aadressi koopiasse (või

edastab kirja pärast väljasaatmist). Kui tegemist on vastusdokumendiga, siis märgib ta pöördumises ära algatuskirja

viite või lingi DHSis olevale dokumendile.

RTK registreerib dokumendi DHSis:

- valib DHSis dokumendiliigi;

- täidab ära ekraanivormil olevad andmed, sh vajadusel juurdepääsupiirangu info;

- veendub, et kõik failid on DHSis avatavad.

Pärast ülesande täitmist saadab ta pöördumise täitmise kohta vastuse, lisades lingi DHSis olevale dokumendile.

Dokumendi loob DHSis sisu eest vastutaja vastavalt asutuses kehtivale korrale:

-valib DHSis dokumendiliigi;

- täidab ära ekraanivormil olevad andmed, sh märgib dokumendi formaadiks paber;

- vormistab dokumendi valides DHSis dokumendiliigi juures vajaliku dokumendimalli või vormistab dokumendi

väljaspool DHSi ja lisab vormistatud dokumendi DHSi ekraanivormile.

- suunab dokumendi kooskõlastusringile kasutades eelsalvestatud menetlusringe, kus kohustuslikud olekud (nt

dokumendi sisuline ülevaatamine, dokumendi vormistuse kontroll, dokumendi väljaprintimine) on eelseadistatud.

DHSis on dokumendi eest vastutajaks dokumendi koostaja (dokumendi sisu eest vastutaja).

Kui koostaja vajab tuge DHSis dokumendi loomisel, vormistamisel või menetlusse suunamisel või esineb süsteemis

tehnilisi tõrkeid, siis võtab ta ühendust RTK-ga (vt DHS kasutajatugi).

Dokumendi koostaja (sisu eest vastutaja) vaatab enne dokumendi tehnilist kontrolli ning allkirjastamist üle

kooskõlasturingilt saabunud sisulised tähelepanekud.

RTK on asutusega kokkulepitud dokumentide menetlusringis, et teostada tehniline kontroll ja tagada dokumendi

vormiline korrektsus. RTK kontrollib, kas:

- dokument on vormistatud ja menetletud vastavalt asutuses kehtestatud korrale, sh

dokumendi lisade olemasolu ja vormistus;

- ekraanivormil täidetud metaandmed on korrektselt täidetud, sh on olemas teise osapoole kontaktandmed;

- juurdepääsupiirangu andmed on korrektselt täidetud ja vormistatud.

RTK annab oluliste puuduste korral sisu eest vastutajale tagasisidet. Kui RTK on dokumendi üle kontrollinud, liigub

dokument allkirjastamise olekusse.

Asutuse teenistuja (dokumendi koostaja või juhiabi) prindib dokumendi koos lisadega allkirjastamiseks välja vastavalt

asutuses kehtestatud nõuetele ning edastab dokumendi allkirjastamiseks.

Pärast allkirjastamist RTK:

- registreerib dokumendi ja märgib dokumendile registreerimise kuupäeva ja numbri.

- digiteerib dokumendi ja selle lisad ja nimetab failid nõuetekohaselt.

- lisab digiteeritud dokumendi(d) DHS registreerimisvormile.

Kui tegemist on dokumendiga, mis vajab erinevate osapoolte allkirjastamist (leping, akt), siis korraldab ta eelnevalt

kõigi osapoolte allkirjastamise ning dokument digiteeritakse pärast kõigi osapoolte allkirjastamist.

5. Väljunud e-kiri

6. Väljunud paberdokument - RTK teenistuja on kohapeal

RTK vormistab väljasaadetavad dokumendid vastavalt asutuse ja postiettevõtte lepingust tulenevatele nõuetele

(posti vormistamine iseteeninduskeskkonnas, saatelehed, jm) ja vastavalt asutuse sisemisele töökorrale ning tagab

saadetiste üleandmise postiettevõttele.

Paberil post saadetakse välja kas

- postiga (tavapost, tähitud kiri, väljastusteatega kiri)

- kullerpostiga

Kui tegemist on väljastusteatega saatmisega, siis saadetakse väljastusteade e-kirjaga üldpostkasti ning RTK lisab

väljastusteate DHSi dokumendi juurde.

Posti ja pakkide väljasaatmiseks ning kulleri tellimiseks tuleb saadetised tuua asutusega kokkulepitud ruumi.

RTK teenistuja kooskõlastab postiarve e-posti teel.

Asutuse dokumendihaldussüsteem on häälestatud vastavalt asutuse sisemistele kordadele ning selliselt, et see

toetab kasutajate igapäevast tööd dokumentidega, sh

- liigitusskeemi seadistamine/haldamine

- dokumendiliikide loomine ja muutmine (metaväljad)

- kasutajate/gruppide õiguste haldamine ja muutmine*

- klassifikaatorite/parameetrite haldamine

- dokumendimallide, sh e-kirja mallide koostamine ja haldamine

-automaatsete töövoogude seadistamine

Kui DHSi seadistustes (liigitusskeem, liigid, metaväljad, õigused, klassifikaatorid, mallid, töövood, vm) tekib

muudatusvajadus, siis saadab asutuse kontaktisik selle kohta e-posti teel pöördumise sarnaselt tavapärasele

intsidendi pöördumisele.

RTK vaatab muudatusvajaduse üle, küsib vajadusel asutuse kontaktisikult lisainformatsiooni ning lähtub selle

sisseviimisel asutuse määratud prioriteetsusest (vajadusel täpsustab üle):

KRIITILINE - vajab viivitamatut lahendamist;

KÕRGE - lahendatakse esimesel võimalusel, kuid mitte kauem kui 1-2 tööpäeva jooksul

KESKMINE- mitte kauem kui 3 tööpäeva jooksul;

MADAL - ülesandele määratakse tähtaeg ning see kooskõlastatakse muudatuse esitajaga.

Põhjalikemate muudatuste korral kooskõlastab RTK lahenduse asutuse kontaktisikuga.

Kui RTK näeb igapäevase süsteemi administreerimise käigus muudatusvajadusi, siis kooskõlastab ta selle asutuse

kontaktisikuga ning teeb seejärel vajalikud seadistused.RTK teeb regulaarse DHS s iret, sh täitmata tööüle anded, tähtaja ületanud dokumendid, kasutajate poolt

poolelijäänud menetlused, metaväljade täitmine, lisatud dokumentide korrektsus, määratud juurdepääsupiirangud

(sh ADR).

Puuduste avastamisel saadab ta tähelepanekud kasutajale või tõsisemate juhtumite puhul asutuse kontaktisikule.RTK teeb DHSi väljavõttei ja aruandeid asut sega kokkulepitud ulatuses (sisus) ning regul ars ga (täitmata

tööülesanded, DHSi hõlmatud dokumentide maht, vm).

RTK kontrollib aruandes kajastuvaid andmeid, vajadusel korrigeerib/täiendab andmeid (nt võtab teadmiseks

saadetud dokumendid täitmata tööülesannetest maha), suhtleb kasutajaga ning seejärel edastab aruande asutuse

kontaktisikule.

Asutusega kokkulepitud isik saadab RTK e-posti aadressile teate uue teenistuja tuleku või teenistuja lahkumise kohta.

Kui asutuse DHSis menetletakse ringkäigulehte tööle tuleku/mineku kohta, siis lisatakse RTK menetluringi.

Dokumendihaldussüsteemi administreerimine

7. Dokumendihaldussüsteemi (DHS) haldamine

Kasutajate haldamine

Kasutajakontod luuakse ja sulgetakse DHSis automaatselt (SAP/AD kaudu).

Uue teenistuja lisandumisel RTK:

- kontrollib, kas konto on tööle asumise päeval loodud (kui ei, võtab ühendust [email protected])

- vaatab üle asutuse teenistuja õigused.

Teenistuja lahkumisel RTK:

- teeb enne teenistuja lahkumist väljavõtte kasutaja menetluses olevatest tööülesannetest, v.a lepingutest.

- saadab väljavõtte teenistujale ning tema vahetule juhile, et saada sisend, kellele tõsta üle aktiivsed dokumendid

(menetluses olevad dokumendid, v.a lepingud).

- info paberdokumentide üleandmise kohta asutuse arhiivi.

- viimasel tööpäeval veendub, et lahkuva teenistuja töölaual ei ole aktiivseid dokumente ning märgib seejärel enda

ülesande tehtuks.

RTK teeb kasutajakontode inventuuri, et veenduda, et kasutajatega seotud info ning kasutajagrupid on ajakohased,

kasutajategrupid ei sisalda lahkunud teenistujaid või isikuid (koostööpartnerid), kellele on tehtud süsteemile teatud

perioodiks ligipääs.

RTK teeb gruppidest väljavõtte ja saadab selle ülevaatamiseks asutuse kontaktisikule ning tagasiside saades viib

vajadusel sisse muudatused.

RTK viib läbi regulaarseid rahulolu uuringuid dokumendihaldussüsteemi haldamisega seotud teenusega.

Asutuse teenistuja pöördub DHSi teemal abi saamiseks kasutajatoe poole (tehnilised tõrked, abistamine

dokumentide loomisel, vormistamisel, menetlusse suunamisel, vm teemal):

e-post: [email protected]

Telefon: RTK teenistuja tel nr (kättesaadav välisveebist).

Pöördumise pealkiri sisaldab lühikest probleemi kirjeldust ning sisu avab pöördumise põhjuse (tehnilise tõrke

kirjeldus, pilt veateatest, viide/link dokumendile, millega on tekkinud tõrge või mille vormistamisel/menetlemisel on

kasutajatoe tuge vaja, vm). E-kirja teel laekunud pöördumine registreeritakse automaatselt IHS-s ning kasutaja saab

automaatse teate pöördumise vastuvõtmise ja registreerimise kohta.RTK ed s ab telefoni ja MS Team i/Skype v stluse teel saabunud pöördumise IHSi.

Kui pöördumise saab lahendada e-posti teel, vastab RTK pöördujale IHSis ning lisab võimalusel viited juhistele.

Kui kasutaja vajab põhjalikumat nõustamist või tuge DHSis dokumendi loomisel või menetlemisel, juhendab RTK

kasutajat kas MS Teamsis (vestlus, videkõne) või telefoni teel (v.a AK teave). Vajadusel lepib RTK kokku kohapealse

kohtumise. Kui pöördumine on lahendatud, siis lõpetab RTK iHSis pöördumise ning kasutaja saab selle kohta

teavituse.

Kui RTK kasutajatoe aadressile saabub pöördumine, mis on seotud süsteemi tehniliste tõrgetega, edastab ta

pöördumise IT-abi/arendaja kasutajatoele, lisades koopiasse pöördumise saatja.

IT-abi/arendaja kasutajatugi lahendab tehnilise tõrke vastavalt teenusleppele, vajadusel küsib kasutajalt ja/või RTKlt

lisainfot. Kui pöördumine on lahendatud, siis saadab arendaja kasutajatugi kasutajale tagasiside, lisades koopiasse ka

RTK.

Dokumenidhaldussüsteemi kasutajatugi

Uute teenistujate koolitused toimuvad regulaarselt kord kuus. Koolitus sisaldab asutuse dokumendihalduse

üldpõhimõtete ja süsteemi oluliste funktsionaalsuste esmatutvustust, sh:

- DH põhimõtted (dokumendiliigid, -plangid, kooskõlastamise, allkirjastamise üldpõhimõtted, DH korralduse

tutvustus)

-DHS avaleht

-dokumendi lisamine ja dokumendimallide kasutamine;

-Töövood - dokumendi menetlusse suunamine, menetluse peatamine, menetlusringi täiendamine, dokumendi

väljasaatmine;

-tööülesande täitmisega seotud tegevused;

-lemmikute lisamine;

-dokumentide otsimine;

-asenduste määramine;

-juhendid ja kasutajatugi;

jm.

Koolitus viiakse läbi koostöös asutuse kontaktisikuga.

Vajadusel teeb RTK individuaal- või grupikoolitusi, kui RTK kasutajatoele on tulnud selleteemaline pöördumine ning

jätkukoolitusi süsteemi kasutajatele, mille regulaarsuses lepitakse kokku asutuse kontaktisikuga.

Koolituse regulaarsus ning täpsem sisu lepitakse kokku asutusega.

RTK koostab süsteemi paremaks kasutamiseks ja kasutajate toetamiseks juhiseid:

- süsteemi üldised juhised - kõigil asutustel ühesugused;

- asutusepõhised juhised - koostatakse vastavalt vajadusele.

Juhised on kättesaadavad asutuse siseveebis, neid ajakohastatakse jooksvalt ning olulistest muudatustest

kommunikeeritakse asutuse teenistujaid.

Kui süsteemis esineb tõrkeid, mille tulemusel on süsteemi töö häiritud, siis saadab RTK või kokkulepitud juhtudel

arendaja sellekohase teavituse asutuse teenistujatele, sh teavituse ka selle kohta, kui tõrked on lahendatud.

Enne planeeritud katkestust kooskõlastab RTK läbiviimise aja asutuse kontaktisikuga.

Süsteemi planeeritud katkestuste korral saadetakse kasutajatele teavitus hiljemalt 3 päeva enne katkestust ning

sama päeva hommikul saadetakse täiendav meeldetuletus.

Liigitusskeemi ja asutuse juhiste alusel juurdepäärupiirangute seadistamine DHSis funktsioonide, allfunktsioonide,

sarjade, allsarjade või toimikute põhiselt. Avalikustamisele kuuluvate liikide ja metaandmete seadistamine.

RTK lähtub teenuse osutamisel asutuse kehtestatud andmekaitsepõhimõtetest. Kui märkab DHSis andmekaitse

alaseid vastuolusid või rikkumisi, siis teavitab asutuse andmekaitsespetsialisti.DHS saadab teavituse juurdepääsupiirangu tähtaja aabu isest admini traa orile ja dokumendi vastutajale. Kui

süsteem seda ei võimalda, teeb RTK jooksvalt väljavõtteid saabuvatest piirangu tähtaegadest.

Piirangu lõpetamise või pikendamise eest vastutab asutuse teenistuja (dokumendi täitja), kes teeb dokumendil

vastavad kanded (piirangu pikendamise/lõpetamise põhjendus, kuupäev) või saadab sisendi RTKle, kes teeb vastavad

kanded. RTK kontrollib, et vastavad toimingud on tähtaegselt tehtud. Kui asutuse teenistuja on lahkunud,

konsulteerib RTK asutuse teenistujaga (valdkonnajuht, struktuuriüksuse juht, kontaktisik, vm) ning määrab vastutaja

vastavalt saadud infole.

RTK saadab kokkuleppel asutusega dokumendi osapool(t)ele teavituse dokumendi juuurdepääsupiirangu tähtaegselt

varasema lõppemise või juurdepääsupiirangu pikenemise kohta. Kui DHS seda võimaldab, siis saadetakse teavitus

automaatselt pärast pikendamise/lõpetamise märke tegemist.

RTK seirab igapäevaselt avalikku dokumendiregistrit. Puuduste korral vaatab üle dokumendihaldussüssteemis

märgitud piirangu, vajadusel informeerib kasutajat ning rikkumiste korral andmekaitse spetsialisti.

DHS arendusettepanekuid võivad esitada nii asutus kui RTK.

RTK ja asutus räägivad arendusettepanekud enne arendajale edastamist ühiselt läbi. Arendusvajadus kirjeldatakse,

määratakse pioriteetsus ning edastatakse mahuhinnangu saamiseks arendajaga kokkulepitud e-posti aadressile.

Dokumendihaldussüsteemi arendamine

Avaliku dokumendiregistri ja juurdepääsupiirangute haldamine

Arutab arendusettepanekud läbi, vajadusel täpsustab kirjeldust ning saadab mahu hindamiseks arendajale. Pärast

arendusmahu täpsustamist hinnatakse koostöös RTK ja asutusega esitatud pakkumist, sh tööde maksumuse

vastavust oodatavale lisandväärtusele ja eelarveliste vahendite olemasolu arendustöö teostamiseks.

Arendus lisatakse arendusplaani koos mahuhinnangu, prioriteetsuse ja tähtajaga. Arendusplaan kinnitatakse eelneva

aasta detsembris koos eelarveliste vahenditega.

Täiendavate arendusvajaduste puhul hinnatakse jooksvalt nende prioriteetsust, mahtu ja eelarvelisi võimalusi ning

pärast osapoolte kinnitamist lisatakse täiendavalt arendusplaani.

Enne uuenduste live viimist toimub arenduste testimine ja kommunikeerimine asutustele.

Kokkuleppel viiakse arendused/parandused live keskkonda.

Vähemalt kord kvartalis toimub RTK eestvedamisel kohtumine asutuse kontaktisikuga, et kommunikeerida süsteemis

tehtud muudatusi, täiendatud funktsionaalsusi, jagada infot tehtud ja tegemisel arenduste kohta ning saada asutuse

jooksvat tagasisidet.

RTK toetab asutuse teenistujaid e-posti või telefoni teel arhiiviteemadel.

RTK koostab koostöös asutusega arhiivi kasutamise korra ning muud vajalikud arhiivi puudutavad juhised, mis on

asutuse teenistujatele kättesaadavad.

Asutuse arhiivi antakse üldjuhul aktiivsest asjaajamisest väljunud dokumendid. Dokumentide arhiivi

üleandmiseks saadab asutuse teenistuja RTKsse e-kirjaga pöördumise.

Dokumentide arhiivi üleandmisel vormistatakse üleandmise-vastuvõtmise akt, mille põhja saadab RTK üleandjale

täitmiseks ning mille allkirjastavad üleandja (asutuse teenistuja) ning vastuvõtja (RTK). RTK registreerib akti asutuse

dokumendihaldussüsteemis.

RTK saadab kord aastas e-kirja meeldetuletusega paberdokumentide üleandmiseks asutuse arhiivi.

RTK vaatab üle asutuse arhiivi üleantud dokumendid, vajadusel dokumendid korrastatakse ja kirjeldatakse (v.a

lühiajalised dokumendid) ning toimikud ja arhiivikarbid tähistatakse/sildistatakse.

RTK paigatab asutuse arhiivi üleantud dokumendid nõuetekohasesse arhiivihoidlasse/arhiiviriiulitesse ning teeb

vajalikud kanded arhiivi koosseisu ülevaate dokumendis.

Asutuse teenistuja saadab dokumendi laenutamiseks pöördumise RTKle.

Dokumendi laenutamine toimub järgmiselt:

- link dokumendile - kui dokument on infosüsteemist kättesaadav (RTK saadab).

- digiteeritud koopia - RTK digiteerib dokumendi ning saadab pöördujale digikoopia (v.a kui dokumenti ei ole mõistlik

digiteerida mahu vm põhjusel).

- originaaldokumendi laenutamine - kokkuleppel toimub dokumendiga tutvumine kas arhiivis kohapeal või

väljastatakse dokument. RTK registreerib dokumendi väljastamise arhiivist ning dokumendi tagastamise arhiivi.

Asutusevälistele isikutele toimub dokumentide väljastamine vastavalt asutuses kehtestatud korrale.

Arhiivipäringud registreeritakse asutuse DHSis. RTK vormistab arhiivimaterjalide alusel vastuse päringule või

arhiiviteatise. Kui vastusele lisatakse juurde arhiividokument, siis lähtutakse eelmises puntkis toodud põhimõtetest.

RTK annab asutusele ülevaate saabunud päringute kohta vähemalt kord aastas.

8. Arhiiviteenus

RTK teeb DHSis järgmised toimingud:

- haldab dokumentide säilitamise ajakava (märgib sarjadele säilitustähtajad).

- arhiveerib dokumendid (dokumendid lähevad aktiivbaasist arhiivbaasi).RTK:

- teeb kord aastas väljavõtte säilitustähtaja ületanud dokumentide kohta (nii paberarhiivi kui DHSis olevad

dokumendid);

- koostab hävitamisakti kavandi ja kooskõlastab selle teenuse saajaga.

- eraldab kooskõlastuse saanud säilitustähtaja ületanud dokumendid hävitamiseks ja hävitab dokumendid.

- allkirjastab hävitamise akti ning teeb hävitamise kohta kanded arhiiviülevaate dokumenti (hävitamisakti kuupäev ja

nr).

- registreerib hävitamise akti asutuse DHSis.

Kui asutus leiab, et säilitustähtaja ületanud dokumente ei saa hävitada (põhjendatud vajadus pikemaks säilitamiseks),

siis lepitakse kokku uus tähtaeg, vajadusel korrigeeritakse liigitusskeemis säilitustähtaega ning arhiiviülevaate

RTK haldab j a hoiab aktuaalsena ülevaadet arhiividokumentide koosseisu kohta, mida peetakse elektrooniliselt ning

mis annab ülevaate arhiivi üle antud dokumentide, nende säilitustähtaegade ning säilitamise ajakava kohta (nii digi-

kui paberdokumendid).

RTK planeerib arhivaalide üleandmise Rahvusarhiivi (aktiivsest asjaajamisest väljunud) ning kooskõlastab kava

asutuse ja Rahvusarhiiviga.

RTK võtab ühendust Rahvusarhiiviga, et kokku leppida üleandmisega seotud tegevused (sh arhiiviskeem).

Arhiiviskeemi alusel arhivaalide nõutetekohane korrastamine ja kirjeldamine ASTRAs üleandmiseks Rahvusarhiivi.

Üleandmisega seotud dokumendid säilitatakse ASTRAs.

Dokumentide arhiveerimistegevused (korrastamine, hävitamiseks eraldamine/hävitamine või Rahvusarhiivi

üleandmise korraldamine) vanades dokumendihaldussüsteemides.

Teenuse osutaja kontaktisikud: RTK dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse (DHO) I dokumendihalduse talituse juhataja, DHO juhataja

Tähtaeg Märkused

Pidev tegevus

Vajadusel

Vajadusel

Vajadusel

Esialgu tulevad asutused teenusele olemasolevate

liigitusskeemidega. RTK töötab välja raamliigitusskeemi,

mis võetakse kasutusele hiljemalt ühtsele DHSile

üleminekul.

Vajadusel

Liigitusskeemi muudetakse, kui asutuse ülesannete

muutmise tulemusena tekivad uued funktsioonid/sarjad

või lõpetatakse vanad funktsioonid/sarjad, muutub neile

kehtestatud säilitustähtaeg, vm liigitusskeemis

kajastatud info.

Vajadusel

Vajadusel

Vajadusel

Jooksvalt

Saabumise päeval või

hiljemalt järgmisel

tööpäeval

Saabumise päeval või

hiljemalt järgmisel

tööpäeval

1. Dokumendihaldusteenuse üldine korraldamine

2. Saabunud digidokumentide vastuvõtmine ja menetlusse suunamine

Saabumise päeval või

hiljemalt järgmisel

Saabumise päeval või

hiljemalt järgmisel

tööpäeval

Saabumise päeval või

hiljemalt järgmisel

tööpäeval

Saabumise päeval või

hiljemalt järgmisel

tööpäeval

Kui saabunud dokumendil on juurdepääsupiirang, täidab

RTK dokumenti registreerides piiranguga seotud

metaväljad. Kui dokumendile piirangut ei ole märgitud,

kuid on kahtlus, et dokument vajab piirangut, siis võtab

RTK täpsustamiseks ühendust dokumendi saatjaga või

paneb DHSis peale esmase piirangu ning suunab

dokumendi täitjale, kes täpsustab piirangu vajaduse ja

aluse.

Saabumise päeval või

hiljemalt järgmisel

tööpäeval

Jooksvalt Juhiseid hoitakse Confluence keskkonnas.

Saabumise päeval

3. Saabunud paberdokumentide vastuvõtmine ja menetlusse suunamine - RTK teenistuja kohapeal

Saabumise päeval või

hiljemalt järgmisel

tööpäeval

Saabumise päeval või

hiljemalt järgmisel

tööpäeval

Saabumise päeval või

hiljemalt järgmisel

tööpäeval

Kui saabunud dokumendil on juurdepääsupiirang, täidab

RTK dokumenti registreerides piiranguga seotud

metaväljad. Kui dokumendile piirangut ei ole märgitud,

kuid on kahtlus, et dokument vajab piirangut, siis võtab

RTK täpsustamiseks ühendust dokumendi saatjaga või

paneb DHSis peale esmase piirangu ning suunab

dokumendi täitjale, kes täpsustab piirangu vajaduse ja

aluse.

Saabumise päeval või

hiljemalt järgmisel

tööpäeval

Vajadusel Juhiseid hoitakse Confluence keskkonnas.

Vastavalt asutuse

korrale

Vähemalt 1 kord

aastas

4. Väljasaadetav digidokument/sisemine dokument (plangile vormistatud dokument)

vajadusel

Esimesel võimalusel,

kuid mitte hiljem kui

järgmisel tööpäeval

Esimesel võimalusel,

kuid mitte hiljem kui

järgmisel tööpäeval

Esimesel võimalusel,

kuid mitte hiljem kui

järgmisel tööpäeval

Esimesel võimalusel,

kuid mitte hiljem kui

järgmisel tööpäeval Asutus annab RTK töötajale EISis vastavad õigused.

Kirja saatmise päeval

või järgmisel

tööpäeval

Esimesel võimalusel,

kuid mitte hiljem kui

järgmisel tööpäeval

Vajadusel

Esimesel võimalusel,

kuid mitte hiljem kui

järgmisel tööpäeval

Esimesel võimalusel,

kuid mitte hiljem kui

järgmisel tööpäeval

Esimesel võimalusel,

kuid mitte hiljem kui

järgmisel tööpäeval

5. Väljunud e-kiri

6. Väljunud paberdokument - RTK teenistuja on kohapeal

Esimesel võimalusel

Vajadusel

* Süsteemis õiguste andmine toimub asutusega

kokkulepitud põhimõtete ja juhiste alusel. DHSi õiguseid

haldab RAM ühisosakonna dokumendihaldustalitus. RTK

kooskõlastab Deltas õiguste lisamise ja muutmise

asutuse kontaktisikuga.

Vajadusel

Tulenevalt määratud

prioriteedist

Jooksvalt

Asutusega

kokkuleppel Aruannete sisu ning regulaarsus lepitakse asutusega

kokku.

Jooksvalt

Dokumendihaldussüsteemi administreerimine

7. Dokumendihaldussüsteemi (DHS) haldamine

Kasutajate haldamine

teenistuja tööle

asumise päeval/töölt

lahkumise päeval

2 korda aastas

Kord aastas

Vajadusel

Esimesel võimalusel,

kuid mitte hiljem kui

järgmisel tööpäeval

Esimesel võimalusel,

kuid mitte hiljem kui

järgmisel tööpäeval

Vastavalt

teenusleppele ja

pöördumisele

määratud

prioriteetsusele

Dokumenidhaldussüsteemi kasutajatugi

Asutusega

kokkuleppel

Pidev tegevus Suund videojuhistele.

Esimesel võimalusel

1 nädal enne

katkestust

Pidev tegevus

Pidev tegevus

Pidev tegevus

RTK teenistuja vaatab AK piiranguga dokumente DHSis

ainult vajadusepõhiselt.

Vajadusel

1 nädala jooksul

Dokumendihaldussüsteemi arendamine

Avaliku dokumendiregistri ja juurdepääsupiirangute haldamine

1 kuu jooksul

RIK toetub Delta arendamisel ministeeriumidega

sõlmitud koostöökokkuleppele, mille alusel

arendusettepanekud vaatab läbi Delta sisutöörühm ja

arenduplaani kinnitab Delta juhtrühm.

Detsember

RIK toetub Delta arendamisel ministeeriumidega

sõlmitud koostöökokkuleppele, mille alusel

arendusettepanekud vaatab läbi Delta sisutöörühm ja

arenduplaani kinnitab Delta juhtrühm.

Jooksvalt

RIK toetub Delta arendamisel ministeeriumidega

sõlmitud koostöökokkuleppele, mille alusel

arendusettepanekud vaatab läbi Delta sisutöörühm ja

arenduplaani kinnitab Delta juhtrühm.

Hiljemalt 1 nädal enne

live

RIK toetub Delta arendamisel ministeeriumidega

sõlmitud koostöökokkuleppele, mille alusel

arendusettepanekud vaatab läbi Delta sisutöörühm ja

arenduplaani kinnitab Delta juhtrühm.

Kokkulepitud ajal

Kord kvartalis

Vajadusel

Vajadusel

1 kuu jooksul

üleandmisest

1 kuu jooksul

üleandmisest

Viivitamatult, kuid

mitte hiljem kui 5

tööpäeva jooksul

pöördumise saamisest

Viivitamatult, kuid

mitte hiljem kui 30

kalendripäeva jooksul

8. Arhiiviteenus

üldjuhul 3 aasta

möödudes

Kord aastas

Jooksvalt

Vaadatakse üle kord

aastas

Vastavalt ajakavale

Vastavalt asutusega

kokkulepitud

ajakavale

TUGITEENUSTE OSUTAMISE KOKKULEPPE LISA 3. Teenusega liitunud RMV asutuste dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse toimemudelid - STATISTIKAAMET

Teenuse saaja: Statistikaamet (STAT) Teenuse saaja kontaktisik: Statistikaameti asjaajamise ja halduse tiimi juht

Teenuse osutaja: Riigi Tugiteenuste Keskus (RTK) Teenuse osutaja kontaktisikud: RTK dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse (DHO) I dokumendihalduse talituse juhataja, DHO juhataja

TEENUS/TEGEVUS RTK

1.1 Dokumendihaldusteenuse üldine korraldamine x*

1.2 Dokumendihalduse korra koostamine ja muudatuste ettevalmistamine x*

1.3 Dokumendihalduse korra ja selle muudatuste kinnitamine

1.4 Liigitusskeemi haldamine x*

1.4.1 Liigitusskeemi muutmine x*

1.4.2 Uue liigitusskeemi väljatöötamine x*

1.4.3 Liigitusskeemi ja selle muudatuste kinnitamine

1.4.4 Liigitusskeemi haldamine ASTRAs x

1.5 Asutuse teenistujate nõustamine dokumendihalduse teemadel x

2.1 Saabunud dokumentide vastuvõtmine erinevatest kanalitest (e-post, DHX)

2.1.1 DHX, sh ADITi kaudu saabuvad dokumendid x

2.1.3 teenistuja ametlikule e-posti aadressile laekunud dokumendid x

1. Dokumendihaldusteenuse üldine korraldamine

2. Saabunud digidokumentide vastuvõtmine ja menetlusse suunamine

2.1.2 asutuse üldise e-postkasti kaudu saabuvad dokumendid

2.2 Saabunud dokumendi kontrollimine x

2.3 Dokumendi hõlmamine DHSi (sh registreerimine) x

2.4 Registreeritud dokumendi täitjale suunamine x

2.5 Juhiste koostamine ja ajakohastamine

3.1 Saabunud dokumendi vastuvõtmine (post, käsipost, kuller)

3. Saabunud paberdokumentide vastuvõtmine ja menetlusse suunamine

3.2 Saabunud dokumentide kontrollimine

3.3 Dokumendi ja selle lisade digiteerimine

3.4 Dokumendi registreerimine x

3.5 Registreeritud dokumendi täitjale suunamine (sh vajadusel paberdokumendi edastamine) x

3.6 Juhiste koostamine ja ajakohastamine

3.7 Paberdokumendi hävitamine

3.8 Paberdokumentide säilitamine x

4. Väljasaadetav digidokument/sisemine dokument (plangile vormistatud dokument)

4.1 Dokumendi loomine DHSis x

4.2 Dokumendi sisuline ülevaatamine

4.3 Dokumendi ülevaatamine enne allkirjastamist x

x

x

5.1 Väljasaadetava e-kirja edastamine registreerimiseks

5.2 e-kirja hõlmamine DHSi (sh registreerimine) x

4.4 Digidokumendi väljasaatmine

5. Väljunud e-kiri

6. Väljunud paberdokument

6.1 Dokumendi lisamine DHSi, vormistamine ja menetlusse suunamine

6.2 Dokumendi sisuline ülevaatamine

6.3 Dokumendi vormiline ülevaatamine enne allkirjastamist x

6.4 Dokumendi väljaprintimine ja allkirjastamise korraldamine

6.5 Dokumendi digiteerimine ja registreerimine

6.6 Väljuva posti vormistamine postiettevõttele ja saadetiste üleandmine postiettevõttele

7. Dokumendihaldussüsteemi (DHS) haldamine

Dokumendihaldussüsteemi administreerimine

7.1 Dokumendihaldussüsteemi seadistamine x

7.2 Muudatusvajadustest teavitamine

7.3 Muudatuste sisseviimine DHSi x

7.4 DHS andmeseire ja kvaliteedikontroll x

7.5 Aruannete koostamine x

7.6 teenistuja tööle tulekust/minekust teavitamine

Kasutajate haldamine

7.7 Kasutajate haldamine tööle tulekul/minekul x

7.8 Kasutajakontode inventuur x

7.9 Rahulolu uuring DHSi kasutajatoega x

7.10 Pöördumise saatmine kasutajatoele

7.11 Pöördumise lahendamine x

Dokumenidhaldussüsteemi kasutajatugi

7.12 Süsteemi tehniliste tõrgete edastamine x

7.13 Süsteemi tehniliste tõrgete lahendamine

7.14 Kasutajate koolitused x

7.15 Juhendite koostamine x

7.16 Kasutajate teavitamine süsteemi mitteplaneeritud katkestustest/tõrgetest x

7.17 Kasutajate teavitamine planeeritud katkestustest x

7.18 Piirangute seadistamine DHSis, sh ADRi seadistamine x

Avaliku dokumendiregistri ja juurdepääsupiirangute haldamine

7.19 Piirangute lõpetamine/ pikendamine DHSis piirangu tähtaja saabumisel x

7.20 JPP seire dokumendihaldussüsteemis ja nõuetele vastavuse tagamine x

7.21 DHS arendusettepanekute tegemine

7.22 DHS arenduste koondamine ja edastamine x

7.23 Arenduste läbirääkimine

7.24 Arenduse lisamine arendusplaani

7.25 Täiendavate arenduste lisamine arendusplaani

7.26 DHSi arenduses osalemine (ettevalmistamine, testimine) x

7.27 Uuenduste live viimine

7.28 Infovahetus asutuse kontaktisikuga x

8.1 Asutuse teenistujate nõustamine arhiiviteemadel ning arhiivi kasutamise korra koostamine x

8. Arhiiviteenus

Dokumendihaldussüsteemi arendamine

8.2 Dokumentide üleandmine arhiivi, sh ettevalmistamine üleandmiseks (korrastamine,

üleandmise akt)

8.3 Dokumentide vastuvõtmine arhiivi ja dokumentide arhiveerimine x

8.4 Dokumentide säilitamine x

8.5 Arhiividokumentide juurdepääsu korraldamine x

8.6 Arhiivipäringutele vastamine ja teatiste väljastamine x

8.7 Dokumentide arhiveerimine dokumendihaldussüsteemis x

8.8 Dokumentide eraldamine hävitamiseks (paber- ja digidokumendid) x

8.9 Arhiiviülevaate haldamine x

8.10 Arhivaalide üleandmise ajakava koostamine x

8.11 Arhivaalide ettevalmistamine üleandmiseks Rahvusarhiivi ning arhivaalide üleandmine x

TUGITEENUSTE OSUTAMISE KOKKULEPPE LISA 3. Teenusega liitunud RMV asutuste dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse toimemudelid - STATISTIKAAMET

Teenuse saaja kontaktisik: Statistikaameti asjaajamise ja halduse tiimi juht

Teenuse osutaja kontaktisikud: RTK dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse (DHO) I dokumendihalduse talituse juhataja, DHO juhataja

RIK Asutus

x

x

x

x

x

x

x

x

1. Dokumendihaldusteenuse üldine korraldamine

2. Saabunud digidokumentide vastuvõtmine ja menetlusse suunamine

x

x

x

3. Saabunud paberdokumentide vastuvõtmine ja menetlusse suunamine

x

x

x

x

4. Väljasaadetav digidokument/sisemine dokument (plangile vormistatud dokument)

x

x

x

5. Väljunud e-kiri

6. Väljunud paberdokument

x

x

x

x

x

7. Dokumendihaldussüsteemi (DHS) haldamine

Dokumendihaldussüsteemi administreerimine

x

x

Kasutajate haldamine

x

Dokumenidhaldussüsteemi kasutajatugi

x

x

x

Avaliku dokumendiregistri ja juurdepääsupiirangute haldamine

x

x

x

x

x

x

x

x

x

8. Arhiiviteenus

Dokumendihaldussüsteemi arendamine

x

TUGITEENUSTE OSUTAMISE KOKKULEPPE LISA 3. Teenusega liitunud RMV asutuste dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse toimemudelid - STATISTIKAAMET

Teenuse saaja kontaktisik: Statistikaameti asjaajamise ja halduse tiimi juht

Teenuse osutaja kontaktisikud: RTK dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse (DHO) I dokumendihalduse talituse juhataja, DHO juhataja

Tegevuse kirjeldus

Dokumendihaldus on osa asutuse üldisest teabehaldusest, mille tervikliku korralduse eest vastutab

asutus.

* RTK osutab dokumendihaldusteenust teenusleppe ja käesoleva toimemudeli alusel ning lähtub

teenuse osutamisel asutuses kehtestatud kordadest ja juhistest (sh dokumendihalduskord,

liigitusskeem).

Asutuse dokumendihalduse korra haldamise ja selle ajakohasena hoidmise eest vastutab asutus.

Asutus töötab koostöös RTK-ga välja korra kavandi. Kui RTK näeb töö käigus korra muutmisvajadusi, siis

esitab ta ettepaneku asutusele, muudatus arutatakse läbi ja asutus vormistab muudatuse.

Asutus kinnitab dokumendihalduse korra ja selle muudatused põhitegevuskäskkirjaga ning saadab

teadmiseks RTK-le.

Asutuse liigitusskeemi haldamise ja selle ajakohasena hoidmise eest vastutab asutus (RTK on kaasatud

osapool).

Muudatused liigitusskeemis räägib osapooltega läbi, valmistab ette ja vormistab asutus.

Kui RTK näeb liigitusskeemi muutmisvajadust, siis teeb ta asutusele vastava ettepaneku, muudatus

arutatakes läbi ja asutus vormistab muudatuse.

Kui asutuse ülesanded muutuvad põhjalikult ning sellest tulenevalt on vaja muuta põhjalikult ka

liigitusskeemi ja selles kajastuvat teavet, siis koostab asutus koostöös RTK-ga uue liigitusskeemi.

Asutus kinnitab liigitusskeemi ja selle muudatused põhitegevuskäskkirjaga ning saadab DHSis

teadmiseks RTK-le.

RTK haldab koostöös asutusega liigitusskeemi ja selle muudatusi ASTRAs. Enne liigitusskeemi ja selle

muudatuse kinnitamist saadab RTK liigitusskeemi kavandi kooskõlastamiseks Rahvusarhiivile.

RTK toetab asutuse teenistujaid DHS ja arhiiviteemadel, sh dokumendi vormistamine, registreerimine,

menetlusse suunamine, jm (vt DHSi kasutajatugi).

RTK haldab asutuse dokumendihaldussüsteemis DHXi, sh ADITi kaudu saabuvaid dokumente.

Kui asutuse teenistuja vajab tuge talle saabunud dokumendi hõlmamisel ja registreerimisel DHSi, siis

saadab ta saabunud dokumendi e-posti teel RTK-le.

1. Dokumendihaldusteenuse üldine korraldamine

2. Saabunud digidokumentide vastuvõtmine ja menetlusse suunamine

Asutus haldab oma üldpostkasti ning edastab DHSis registreerimist vajavad dokumendid e-posti teel

RTK-le.

RTK kontrollib saabunud dokumendi autentsust ja terviklikkust, sh

- tuvastab kirja saatja ning tema kontaktandmed;

- kas dokument avaneb ning dokumendi formaat vastab nõuetele;

- kas dokument on allkirjastatud, kui sellel on allkirjastamise nõue;

- kas dokumendil on vajalikud lisad ja need on avatavad/ loetavad;

- kas dokument on õigesti adresseeritud.

Kui dokumendis esineb puudusi:

RTK annab kirja saatjale selle kohta tagasisidet ning palub puudused kõrvaldada. Puudustega

dokumenti DHSi ei hõlmata.

Kui dokument on valesti adresseeritud:

RTK edastab dokumendi õigele adressaadile ja lisab kirja saatja koopiasse (või saadab selle kohta

tagasisidet). Valesti adresseeritud dokumente DHSi ei hõlmata. Kui juba registreeritud dokumendi

puhul ilmneb, et selle adressaat ei ole pädev asutus pöördumisele vastamisel, siis annab asutuse

teenistuja RTKle sellekohast tagasisidet. RTK saadab kirja õigele adressaadile ja teavitab sellest kirja

saatjat.

Kui dokument on krüpteeritud:

RTK edastab dokumendi isikule, kellel on õigus dokument dekrüpteerida. Asutuse teenistuja

registreerib dokumendi DHSis või tagastab RTKle registreerimiseks (erinevast võrgust saates

krüteeritult RTK nimele).

Kui on kahtlus, et dokumendi avamine pole turvaline:

RTK teenistuja edastab dokumendi kontrollimiseks IT-abisse.

RTK hõlmab saabunud dokumendi DHSi, sh valib õige dokumendiliigi (saabunud kiri, leping, akt,

protokoll, taotlus, aruanne, vm), täidab ekraanivormil olevad metaväljad, lisab vajalikud seosed, kui

need on tuvastatavad ning juurdepääsupiiranguga teabe puhul vaatab üle dokumendi õigused.

Vastuskiri registreeritakse algatuskirja vastusena.

Enne suunamist veendub registreerija, et dokument on registreeritud, dokument ja selle lisad on DHSi

hõlmatud ja avatavad ning metaväljad korrektselt täidetud.

RTK määrab dokumendi täitja vastavalt asutuses kehtestatud korrale ja kokkulepitud juhistele.

Pärast täitja määramist suunab RTK dokumendi täitjale täitmiseks (kui kiri eeldab vastamist) või

teadmiseks (kui kiri on informatiivne). Kui dokumendi täitjat ei ole võimalik tuvastada, siis konsulteerib

RTK asutuse teenistujaga või kontaktisikuga.

Dokumendi suunamise juhiseid (täitjad) hoiab aktuaalsena asutuse kontaktisik ning teavitab RTK-d

muudatustest.

Teenuse saaja võtab vastu asutusse saabuvad paberdokumendid (post, käsipost).

3. Saabunud paberdokumentide vastuvõtmine ja menetlusse suunamine

Asutuse töötaja teeb esmase dokumendi kontrolli, sh sorteerib DHSis registreerimisele kuuluvad ja

mittekuuluvad dokumendid, kontrollib dokumendi õigsust ja terviklikkust.

Esmase kontrolli käigus asutuse töötaja:

- tuvastab kirja saatja ning tema kontaktandmed;

- kas dokument on allkirjastatud, kui sellel on allkirjastamise nõue;

- kas dokumendil on vajalikud lisad;

- kas dokument on õigesti adresseeritud.

Kui dokumendis esineb puudusi:

Asutuse töötaja annab kirja saatjale selle kohta tagasisidet ning palub puudused kõrvaldada.

Puudustega dokumenti DHSi ei hõlmata.

Kui dokument on valesti adresseeritud:

Kui kirjale on märgitud peale teine adressaat, siis tagastab asutuse töötaja kirja postiettevõttele. Valesti

adresseeritud dokumente DHSi ei hõlmata.

DHSis registreerimisele mittekuuluvate dokumentidega (sh põhiinfosüsteemi hõlmatavad dokumendid)

tegeletakse edasi vastavalt asutuse sisemisele korrale.

Enne digiteerimist lisab dokumendi vastuvõtja kirjale:

- saabunud dokumendi registreerimistempli jäljendi;

- kui tegemist on juurdepääsupiiranguga dokumendiga, siis lisab AK piirangu templi jäljendi ning täidab

ära väljad (märke tegemise kuupäev, juurdepääsu-piirangu kehtivus ning piirangu alus).

Dokumendi vastuvõtja digiteerib DHSis registreerimist vajava dokumendi ning valib adressaadiks

teenuse osutajaga kokkulepitud e-posti aadressi. Kui tegemist on mahukate paberdokumentidega, mille

skaneerimine on ebamõistlik, siis skaneerib vastuvõtja esimese lehe ning DHSis lisatakse lisateabe

juurde märge, et lisad on paberil.

RTK:

- kontrollib digiteeritud dokumendi kvaliteeti ja terviklikkust, puuduste esinemisel annab digiteerijale

tagasisidet.

- nimetab digiteeritud failid nõuetekohaselt.

- registreerib saabunud dokumendi DHSis, sh valib õige dokumendiliigi, täidab ekraanivormil olevad

metaväljad, lisab vajalikud seosed, kui need on tuvastatavad ning juurdepääsupiiranguga piiratud teabe

puhul vaatab üle dokumendi õigused. Vastuskiri registreeritakse algatuskirja vastusena.

Enne suunamist veendub registreerija, et dokument on registreeritud, dokument ja selle lisad on DHSi

hõlmatud ja avatavad ning metaväljad korrektselt täidetud.

RTK määrab dokumendi täitja vastavalt asutuses kehtestatud korrale ja asutusega kokkulepitud

juhistele.

Pärast täitja määramist suunab RTK dokumendi täitjale täitmiseks (kui kiri eeldab vastamist) või

teadmiseks (kui kiri on informatiivne). Paralleelsuunamisega määrab RTK töötaja täitjaks ka dokumendi

digiteerija (vastuvõtja), kes märgib vajadusel paberdokumendile peale numbri.

Menetlusse suunamise juhiseid (täitja määramine) hoiab aktuaalsena asutuse kontaktisik ning teavitab

RTK-d muudatustest e-posti teel.

Asutus hävitab paberil saabunud lühiajalise säilitustähtajaga kirjad vastavalt asutuses kehtestatud

korrale, v.a kui originaali säilitamiseks on põhjendatud vajadus.

Lepingud, aktid, aruanded, protokoll jm saabuvad paberil dokumendid säilitatakse vastavalt asutuse

korrale asutuses kuni üleandmiseni asutuse arhiivi. Täpsem üleandmise kord lepitakse asutuse ja RTK

vahel kokku.

4. Väljasaadetav digidokument/sisemine dokument (plangile vormistatud dokument)

Dokumendi loob DHSis sisu eest vastutaja vastavalt asutuses kehtivale korrale:

- valib DHSis dokumendiliigi;

- täidab ära ekraanivormil olevad andmed;

- vormistab dokumendi valides DHSis dokumendiliigi juures vajaliku dokumendimalli või vormisatades

dokumendi väljaspool DHSi ning lisades vormistatud dokumendi DHSi ekraanivormile;

- suunab dokumendi kooskõlastusringile kasutades eelsalvestatud menetlusringe.

DHSis on dokumendi eest vastutajaks dokumendi koostaja (sisu eest vastutav isik).

Kui koostaja vajab tuge DHSis dokumendi loomisel, vormistamisel või menetlusse suunamisel, siis võtab

ta ühendust RTKga (vt DHS kasutajatugi).

Dokumendi koostaja (sisu eest vastutaja) vaatab enne dokumendi tehnilist kontrolli ning allkirjastamist

üle kooskõlasturingilt saabunud sisulised tähelepanekud.

RTK on asutusega kokkulepitud dokumentide menetlusringis, et teostada tehniline kontroll ja tagada

dokumendi vormiline korrektsus. RTK kontrollib, kas:

- dokument on vormistatud ja menetletud vastavalt asutuses kehtestatud korrale, sh

dokumendi lisade olemasolu ja vormistus;

- ekraanivormil täidetud metaandmed on korrektselt täidetud, sh on olemas teise osapoole

kontaktandmed;

- juurdepääsupiirangu andmed on korrektselt täidetud ja vormistatud.

RTK annab oluliste puuduste korral sisu eest vastutajale tagasisidet. Kui RTK on dokumendi üle

kontrollinud, liigub dokument allkirjastamise olekusse.

Pärast allkirjastamist RTK:

- kontrollib üle allkirjastatud dokumendi (põhidokument ja lisad on digikonteineris ning avanevad

tõrgeteta)

- saadab väljasaadetava dokumendi teis(t)ele osapool(t)ele DHSi kaudu välja, kasutades väljasaatmisel

asutusega kokkulepitud kaaskirja (e-kiri) põhja. Väljasaatmine toimub:

- avaliku sektori asutustele DHXi kaudu;

- ülejäänud asutustele/füüsilistele isikutele e-postiga;

- krüpteeritult e-postiga, kui dokument sisaldab tundlikku informatsiooni (füüsilistele isikutele). Avaliku

sektori asutustele saadetakse DHXi kaudu ning dokumendid ei vaja üldjuhul krüpteerimist.

Kui tegemist on dokumendiga, mis vajab teis(t)e osapool(t)e allkirja (nt leping, akt), siis:

- vaikimisi on dokumendi menetlusringis RTK, kes korraldab dokumendi allkirjastamise, sh lisab kõigi

osapooltega lepingu hiljem DHSi ning tagab, et kõigile osapooltele on saadetud allkirjastatud

dokument.

- kui dokumendi koostaja soovib ise allkirjastamise protsessi korraldada, asendab ta RTK enda nimega.

Kui tegemist on sisemise dokumendiga, mis

- vajab asutusesisest teavitamist, siis dokumendi koostaja seadistab menetlusringi selliselt, et

dokument saadetakse asjassepuutuvatele teenistujatele automaatselt pärast allkirjastamist (kui on

mitu saajat, siis on tegemist paralleelsuunamisega).

- vajab asutusest väljapoole saatmist, siis saadab RTK dokumendi välja sarnaselt väljasaadetava

dokumendi protsessile. Asutuse teenistuja märgib välised osapooled DHSis vastaval väljal.

Vaikimisi on menetlusringis väljasaatjaks RTK. Vajadusel saab väljasaatjat muuta, nt kohtumenetluse

materjalid, mis sisestatakse e-toimikusse vastavat õigust omava asutuse teenistuja poolt.

Kui tegemist on digidokumendiga, mida teine osapool soovib saada paberil, siis teeb RTK dokumendist

väljatrüki koos digiaallkirja kinnituslehega ning saadab teisele osapoolele välja. Kui tegemist on

dokumendiga, mis vajab kinnitamist, siis RTK prindib dokumendi välja ning kinnitab selle vastavalt

asutuse sisemisele korrale.

Väljasaadetava e-kirja DHSis registreerimiseks lisab asutuse teenistuja RTKga kokkulepitud aadressi

koopiasse (või edastab kirja pärast väljasaatmist). Kui tegemist on vastusdokumendiga, siis märgib ta

pöördumises ära algatuskirja viite või lingi DHSis olevale dokumendile.

RTK registreerib dokumendi DHSis:

- valib DHSis dokumendiliigi;

- täidab ära ekraanivormil olevad andmed, sh vajadusel juurdepääsupiirangu info;

- veendub, et kõik failid on DHSis avatavad.

Pärast ülesande täitmist saadab ta pöördumise täitmise kohta vastuse, lisades lingi DHSis olevale

dokumendile.

5. Väljunud e-kiri

6. Väljunud paberdokument

Dokumendi loob DHSis sisu eest vastutaja vastavalt asutuses kehtivale korrale:

-valib DHSis dokumendiliigi;

- täidab ära ekraanivormil olevad andmed, sh märgib dokumendi formaadiks paber;

- vormistab dokumendi valides DHSis dokumendiliigi juures vajaliku dokumendimalli või vormistab

dokumendi väljaspool DHSi ja lisab vormistatud dokumendi DHSi ekraanivormile.

- suunab dokumendi kooskõlastusringile kasutades eelsalvestatud menetlusringe, kus kohustuslikud

olekud (nt dokumendi sisuline ülevaatamine, dokumendi vormistuse kontroll, dokumendi

väljaprintimine) on eelseadistatud.

DHSis on dokumendi eest vastutajaks dokumendi koostaja (dokumendi sisu eest vastutaja).

Kui koostaja vajab tuge DHSis dokumendi loomisel, vormistamisel või menetlusse suunamisel või esineb

süsteemis tehnilisi tõrkeid, siis võtab ta ühendust RTK-ga (vt DHS kasutajatugi).

Dokumendi koostaja (sisu eest vastutaja) vaatab enne dokumendi tehnilist kontrolli ning allkirjastamist

üle kooskõlasturingilt saabunud sisulised tähelepanekud.

RTK on asutusega kokkulepitud dokumentide menetlusringis, et teostada tehniline kontroll ja tagada

dokumendi vormiline korrektsus. RTK kontrollib, kas:

- dokument on vormistatud ja menetletud vastavalt asutuses kehtestatud korrale, sh

dokumendi lisade olemasolu ja vormistus;

- ekraanivormil täidetud metaandmed on korrektselt täidetud, sh on olemas teise osapoole

kontaktandmed;

- juurdepääsupiirangu andmed on korrektselt täidetud ja vormistatud.

RTK annab oluliste puuduste korral sisu eest vastutajale tagasisidet. Kui RTK on dokumendi üle

kontrollinud, liigub dokument allkirjastamise olekusse.

Asutuse teenistuja (dokumendi koostaja või tugitöötaja) prindib dokumendi koos lisadega

allkirjastamiseks välja vastavalt asutuses kehtestatud nõuetele ning edastab dokumendi

allkirjastamiseks.

Asutuse tugitöötaja digiteerib dokumendi pärast allkirjastamist ning lisab dokumendi DHSi. Kui tegemist

on dokumendiga, mis vajab erinevate osapoolte allkirjastamist (leping, akt), siis korraldab ta eelnevalt

kõigi osapoolte allkirjastamise ning dokument digiteeritakse pärast kõigi osapoolte allkirjastamist.

Asutuse tugitöötaja vormistab väljuvad dokumendid vastavalt asutuse ja postiettevõtte lepingust

tulenevatele nõuetele (posti vormistamine iseteeninduskeskkonnas, saatelehed, jm) ja vastavalt

asutuse sisemisele töökorrale ning tagab saadetiste üleandmise postiettevõttele.

Paberil post saadetakse välja kas

- postiga (tavapost, tähitud kiri, väljastusteatega kiri)

- kullerpostiga

7. Dokumendihaldussüsteemi (DHS) haldamine

Dokumendihaldussüsteemi administreerimine

Asutuse dokumendihaldussüsteem on häälestatud vastavalt asutuse sisemistele kordadele ning

selliselt, et see toetab kasutajate igapäevast tööd dokumentidega, sh

- liigitusskeemi seadistamine/haldamine

- dokumendiliikide loomine ja muutmine (metaväljad)

- kasutajate/gruppide õiguste haldamine ja muutmine

- klassifikaatorite/parameetrite haldamine

- dokumendimallide, sh e-kirja mallide koostamine ja haldamine

-automaatsete töövoogude seadistamine

Kui DHSi seadistustes (liigitusskeem, liigid, metaväljad, õigused, klassifikaatorid, mallid, töövood, vm)

tekib muudatusvajadus, siis saadab asutuse kontaktisik selle kohta e-posti teel pöördumise sarnaselt

tavapärasele intsidendi pöördumisele.

RTK vaatab muudatusvajaduse üle, küsib vajadusel asutuse kontaktisikult lisainformatsiooni ning lähtub

selle sisseviimisel asutuse määratud prioriteetsusest (vajadusel täpsustab üle):

KRIITILINE - vajab viivitamatut lahendamist;

KÕRGE - lahendatakse esimesel võimalusel, kuid mitte kauem kui 1-2 tööpäeva jooksul

KESKMINE- mitte kauem kui 3 tööpäeva jooksul;

MADAL - ülesandele määratakse tähtaeg ning see kooskõlastatakse muudatuse esitajaga.

Põhjalikemate muudatuste korral kooskõlastab RTK lahenduse asutuse kontaktisikuga.

Kui RTK näeb igapäevase süsteemi administreerimise käigus muudatusvajadusi, siis kooskõlastab ta

selle asutuse kontaktisikuga ning teeb seejärel vajalikud seadistused.

RTK teeb regulaarset DHS seiret, sh täitmata tööülesanded, tähtaja ületanud dokumendid, kasutajate

poolt poolelijäänud menetlused, metaväljade täitmine, lisatud dokumentide korrektsus, määratud

juurdepääsupiirangud (sh ADR).

Puuduste avastamisel saadab ta tähelepanekud kasutajale või tõsisemate juhtumite puhul asutuse

kontaktisikule.

RTK teeb DHSi väljavõtteid ja aruandeid asutusega kokkulepitud ulatuses (sisus) ning regulaarsusega

(täitmata tööülesanded, DHSi hõlmatud dokumentide maht, vm).

RTK kontrollib aruandes kajastuvaid andmeid, vajadusel korrigeerib/täiendab andmeid (nt võtab

teadmiseks saadetud dokumendid täitmata tööülesannetest maha), suhtleb kasutajaga ning seejärel

edastab aruande asutuse kontaktisikule.

Asutusega kokkulepitud isik saadab RTK e-posti aadressile teate uue teenistuja tuleku või teenistuja

lahkumise kohta. Kui asutuse DHSis menetletakse ringkäigulehte tööle tuleku/mineku kohta, siis

lisatakse RTK menetluringi.

Kasutajate haldamine

Kasutajakontod luuakse ja sulgetakse DHSis automaatselt (SAP/AD kaudu).

Uue teenistuja lisandumisel RTK:

- kontrollib, kas konto on tööle asumise päeval loodud (kui ei, võtab ühendust [email protected])

- vaatab üle asutuse teenistuja õigused, vajadusel konsulteerib asutuse kontaktisikuga erigruppi

lisamisel või eriõiguste andmisel.

- saadab eriõiguste lisamiseks pöördumise IT kasutajatoele.

- saadab teenistujale e-kirja süsteemi esmase tutvustuse ning viidetega juhenditele.

Teenistuja lahkumisel RTK:

- teeb enne teenistuja lahkumist väljavõtte kasutaja menetluses olevatest tööülesannetest, tema nimel

olevatest lepingutest, jm.

- saadab väljavõtte teenistujale ning tema vahetule juhile, et saada sisend, kellele tõsta üle aktiivsed

dokumendid (lepingud, menetluses olevad dokumendid).

- info paberdokumentide üleandmise kohta asutuse arhiivi.

- viimasel tööpäeval veendub, et lahkuva teenistuja töölaual ei ole aktiivseid dokumente ning märgib

seejärel enda ülesande tehtuks.

RTK teeb kasutajakontode inventuuri, et veenduda, et kasutajatega seotud info ning kasutajagrupid on

ajakohased, kasutajategrupid ei sisalda lahkunud teenistujaid või isikuid (koostööpartnerid), kellele on

tehtud süsteemile teatud perioodiks ligipääs.

RTK teeb gruppidest väljavõtte ja saadab selle ülevaatamiseks asutuse kontaktisikule ning tagasiside

saades viib vajadusel sisse muudatused.

RTK viib läbi regulaarseid rahulolu uuringuid dokumendihaldussüsteemi haldamisega seotud teenusega.

Asutuse teenistuja pöördub DHSi teemal abi saamiseks kasutajatoe poole (tehnilised tõrked,

abistamine dokumentide loomisel, vormistamisel, menetlusse suunamisel, vm teemal):

e-post: [email protected]

Telefon: RTK teenistuja tel nr (kättesaadav välisveebist).

Pöördumise pealkiri sisaldab lühikest probleemi kirjeldust ning sisu avab pöördumise põhjuse (tehnilise

tõrke kirjeldus, pilt veateatest, viide/link dokumendile, millega on tekkinud tõrge või mille

vormistamisel/menetlemisel on kasutajatoe tuge vaja, vm). E-kirja teel laekunud pöördumine

registreeritakse automaatselt IHS-s ning kasutaja saab automaatse teate pöördumise vastuvõtmise ja

registreerimise kohta.

RTK edastab telefoni ja MS Teamsi/Skype vestluse teel saabunud pöördumise IHSi.

Kui pöördumise saab lahendada e-posti teel, vastab RTK pöördujale IHSis ning lisab võimalusel viited

juhistele.

Kui kasutaja vajab põhjalikumat nõustamist või tuge DHSis dokumendi loomisel või menetlemisel,

juhendab RTK kasutajat kas MS Teamsis (vestlus, videkõne) või telefoni teel (v.a AK teave). Vajadusel

lepib RTK kokku kohapealse kohtumise. Kui pöördumine on lahendatud, siis lõpetab RTK iHSis

pöördumise ning kasutaja saab selle kohta teavituse.

Dokumenidhaldussüsteemi kasutajatugi

Kui RTK kasutajatoe aadressile saabub pöördumine, mis on seotud süsteemi tehniliste tõrgetega,

edastab ta pöördumise IT-abi/arendaja kasutajatoele, lisades koopiasse pöördumise saatja.

IT-abi/arendaja kasutajatugi lahendab tehnilise tõrke vastavalt teenusleppele, vajadusel küsib kasutajalt

ja/või RTKlt lisainfot. Kui pöördumine on lahendatud, siis saadab arendaja kasutajatugi kasutajale

tagasiside, lisades koopiasse ka RTK.

Uute teenistujate koolitused toimuvad regulaarselt. Koolitus sisaldab asutuse dokumendihalduse

üldpõhimõtete ja süsteemi oluliste funktsionaalsuste esmatutvustust, sh:

- DH põhimõtted (dokumendiliigid, -plangid, kooskõlastamise, allkirjastamise üldpõhimõtted, DH

korralduse tutvustus)

-DHS avaleht

-dokumendi lisamine ja dokumendimallide kasutamine;

-Töövood - dokumendi menetlusse suunamine, menetluse peatamine, menetlusringi täiendamine,

dokumendi väljasaatmine;

-tööülesande täitmisega seotud tegevused;

-lemmikute lisamine;

-dokumentide otsimine;

-asenduste määramine;

-juhendid ja kasutajatugi;

jm.

Vajadusel teeb RTK individuaal- või grupikoolitusi, kui RTK kasutajatoele on tulnud selleteemaline

pöördumine ning jätkukoolitusi süsteemi kasutajatele, mille regulaarsuses lepitakse kokku asutuse

kontaktisikuga.

Koolituse regulaarsus ning täpsem sisu lepitakse kokku asutusega.

RTK koostab süsteemi paremaks kasutamiseks ja kasutajate toetamiseks juhiseid:

- süsteemi üldised juhised - kõigil asutustel ühesugused;

- asutusepõhised juhised - koostatakse vastavalt vajadusele.

Juhised on kättesaadavad asutuse siseveebis, neid ajakohastatakse jooksvalt ning olulistest

muudatustest kommunikeeritakse asutuse teenistujaid.

Kui süsteemis esineb tõrkeid, mille tulemusel on süsteemi töö häiritud, siis saadab RTK või kokkulepitud

juhtudel arendaja sellekohase teavituse asutuse teenistujatele, sh teavituse ka selle kohta, kui tõrked

on lahendatud.

Enne planeeritud katkestust kooskõlastab RTK läbiviimise aja asutuse kontaktisikuga.

Süsteemi planeeritud katkestuste korral saadetakse kasutajatele teavitus hiljemalt 3 päeva enne

katkestust ning sama päeva hommikul saadetakse täiendav meeldetuletus.

Liigitusskeemi ja asutuse juhiste alusel juurdepäärupiirangute seadistamine DHSis funktsioonide,

allfunktsioonide, sarjade, allsarjade või toimikute põhiselt. Avalikustamisele kuuluvate liikide ja

metaandmete seadistamine.

RTK lähtub teenuse osutamisel asutuse kehtestatud andmekaitsepõhimõtetest. Kui märkab DHSis

andmekaitse alaseid vastuolusid või rikkumisi, siis teavitab asutuse andmekaitsespetsialisti.

Avaliku dokumendiregistri ja juurdepääsupiirangute haldamine

DHS saadab teavituse juurdepääsupiirangu tähtaja saabumisest administraatorile ja dokumendi

vastutajale. Kui süsteem seda ei võimalda, teeb RTK jooksvalt väljavõtteid saabuvatest piirangu

tähtaegadest.

Piirangu lõpetamise või pikendamise eest vastutab asutuse teenistuja (dokumendi täitja), kes teeb

dokumendil vastavad kanded (piirangu pikendamise/lõpetamise põhjendus, kuupäev) või saadab

sisendi RTKle, kes teeb vastavad kanded. RTK kontrollib, et vastavad toimingud on tähtaegselt tehtud.

Kui asutuse teenistuja on lahkunud, konsulteerib RTK asutuse teenistujaga (valdkonnajuht,

struktuuriüksuse juht, kontaktisik, vm) ning määrab vastutaja vastavalt saadud infole.

RTK saadab kokkuleppel asutusega dokumendi osapool(t)ele teavituse dokumendi

juuurdepääsupiirangu tähtaegselt varasema lõppemise või juurdepääsupiirangu pikenemise kohta. Kui

DHS seda võimaldab, siis saadetakse teavitus automaatselt pärast pikendamise/lõpetamise märke

tegemist.

RTK seirab igapäevaselt avalikku dokumendiregistrit. Puuduste korral vaatab üle

dokumendihaldussüssteemis märgitud piirangu, vajadusel informeerib kasutajat ning rikkumiste korral

andmekaitsespetsialisti.

Asutuse kontaktisik saadab arendusettepaneku RTK kasutajatoe aadressile, sh arenduseesmärk,

arenduse kirjeldus ja muud arenduse jaoks vajalikud andmed. Kui arendusettepaneku esitab asutuse

töötaja, siis kooskõlastab RTK ettepaneku esmalt asutuse kontaktisikuga.

RTK analüüsib arendusvajadust, vajadusel küsib kontaktisiku käest lisainfot, täpsustab kirjeldust ning

hindab arendusvajaduse põhjendatust. Kinnitamise korral määrab arenduse prioriteedi ning edastab

mahuhinnangu saamiseks arendajaga kokkulepitud e-posti aadressile. Kui RTKnäeb süsteemi

administreerimise ja kasutajate toetamisel ise arendusvajadust, siis kirjeldab ta arendusvajaduse,

kooskõlastab vajaduse asutuse kontaktisikuga, määrab pioriteetsuse ning edastab mahuhinnangu

saamiseks arendajaga kokkulepitud e-posti aadressile.

Arutab arendusettepanekud läbi, vajadusel täpsustab kirjeldust ning saadab mahu hindamiseks

arendajale. Pärast arendusmahu täpsustamist hinnatakse koostöös RTK ja asutusega esitatud

pakkumist, sh tööde maksumuse vastavust oodatavale lisandväärtusele ja eelarveliste vahendite

olemasolu arendustöö teostamiseks.

Arendus lisatakse arendusplaani koos mahuhinnangu, prioriteetsuse ja tähtajaga. Arendusplaan

kinnitatakse eelneva aasta detsembris koos eelarveliste vahenditega.

Täiendavate arendusvajaduste puhul hinnatakse jooksvalt nende prioriteetsust, mahtu ja eelarvelisi

võimalusi ning pärast osapoolte kinnitamist lisatakse täiendavalt arendusplaani.

Enne uuenduste live viimist toimub arenduste testimine ja kommunikeerimine asutustele.

Kokkuleppel viiakse arendused/parandused live keskkonda.

Vähemalt kord kvartalis toimub RTK eestvedamisel kohtumine asutuse kontaktisikuga, et

kommunikeerida süsteemis tehtud muudatusi, täiendatud funktsionaalsusi, jagada infot tehtud ja

tegemisel arenduste kohta ning saada asutuse jooksvat tagasisidet.

RTK toetab asutuse teenistujaid e-posti või telefoni teel arhiiviteemadel.

RTK koostab koostöös asutusega arhiivi kasutamise korra ning muud vajalikud arhiivi puudutavad

juhised, mis on asutuse teenistujatele kättesaadavad.

8. Arhiiviteenus

Dokumendihaldussüsteemi arendamine

Asutuse arhiivi antakse üldjuhul aktiivsest asjaajamisest väljunud dokumendid. Dokumentide arhiivi

üleandmiseks saadab asutuse teenistuja RTKsse e-kirjaga pöördumise.

Dokumentide arhiivi üleandmisel vormistatakse üleandmise-vastuvõtmise akt, mille põhja saadab RTK

üleandjale täitmiseks ning mille allkirjastavad üleandja (asutuse teenistuja) ning vastuvõtja (RTK). RTK

registreerib akti asutuse dokumendihaldussüsteemis.

RTK saadab kord aastas e-kirja meeldetuletusega paberdokumentide üleandmiseks asutuse arhiivi.

RTK vaatab üle asutuse arhiivi üleantud dokumendid, vajadusel dokumendid korrastatakse ja

kirjeldatakse (v.a lühiajalised dokumendid) ning toimikud ja arhiivikarbid tähistatakse/sildistatakse.

RTK paigatab asutuse arhiivi üleantud dokumendid nõuetekohasesse arhiivihoidlasse/arhiiviriiulitesse

ning teeb vajalikud kanded arhiivi koosseisu ülevaate dokumendis.

Asutuse teenistuja saadab dokumendi laenutamiseks pöördumise RTKle.

Dokumendi laenutamine toimub järgmiselt:

- link dokumendile - kui dokument on infosüsteemist kättesaadav (RTK saadab).

- digiteeritud koopia - RTK digiteerib dokumendi ning saadab pöördujale digikoopia (v.a kui dokumenti

ei ole mõistlik digiteerida mahu vm põhjusel).

- originaaldokumendi laenutamine - kokkuleppel toimub dokumendiga tutvumine kas arhiivis kohapeal

või väljastatakse dokument. RTK registreerib dokumendi väljastamise arhiivist ning dokumendi

tagastamise arhiivi.

Asutusevälistele isikutele toimub dokumentide väljastamine vastavalt asutuses kehtestatud korrale.

Arhiivipäringud registreeritakse asutuse DHSis. RTK vormistab arhiivimaterjalide alusel vastuse

päringule või arhiiviteatise. Kui vastusele lisatakse juurde arhiividokument, siis lähtutakse eelmises

puntkis toodud põhimõtetest.

RTK annab asutusele ülevaate saabunud päringute kohta vähemalt kord aastas.

RTK teeb DHSis järgmised toimingud:

- haldab dokumentide säilitamise ajakava (märgib sarjadele säilitustähtajad).

- arhiveerib dokumendid (dokumendid lähevad aktiivbaasist arhiivbaasi).

RTK:

- teeb kord aastas väljavõtte säilitustähtaja ületanud dokumentide kohta (nii paberarhiivi kui DHSis

olevad dokumendid);

- koostab hävitamisakti kavandi ja kooskõlastab selle teenuse saajaga.

- eraldab kooskõlastuse saanud säilitustähtaja ületanud dokumendid hävitamiseks ja hävitab

dokumendid.

- allkirjastab hävitamise akti ning teeb hävitamise kohta kanded arhiiviülevaate dokumenti

(hävitamisakti kuupäev ja nr).

- registreerib hävitamise akti asutuse DHSis.

Kui asutus leiab, et säilitustähtaja ületanud dokumente ei saa hävitada (põhjendatud vajadus pikemaks

säilitamiseks), siis lepitakse kokku uus tähtaeg, vajadusel korrigeeritakse liigitusskeemis säilitustähtaega

ning arhiiviülevaate dokumenti tehakse vastav märge.

RTK haldab j a hoiab aktuaalsena ülevaadet arhiividokumentide koosseisu kohta, mida peetakse

elektrooniliselt ning mis annab ülevaate arhiivi üle antud dokumentide, nende säilitustähtaegade ning

säilitamise ajakava kohta (nii digi- kui paberdokumendid).

RTK planeerib arhivaalide üleandmise Rahvusarhiivi (aktiivsest asjaajamisest väljunud) ning

kooskõlastab kava asutuse ja Rahvusarhiiviga.

RTK võtab ühendust Rahvusarhiiviga, et kokku leppida üleandmisega seotud tegevused (sh

arhiiviskeem).

Arhiiviskeemi alusel arhivaalide nõutetekohane korrastamine ja kirjeldamine ASTRAs üleandmiseks

Rahvusarhiivi.

Üleandmisega seotud dokumendid säilitatakse ASTRAs.

Teenuse osutaja kontaktisikud: RTK dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse (DHO) I dokumendihalduse talituse juhataja, DHO juhataja

Tähtaeg Märkused

Pidev tegevus

Vajadusel

Vajadusel

Vajadusel

Vajadusel

Vajadusel

Vajadusel

Vajadusel

Jooksvalt

Saabumise päeval või

hiljemalt järgmisel

tööpäeval

Saabumise päeval või

hiljemalt järgmisel

tööpäeval

1. Dokumendihaldusteenuse üldine korraldamine

2. Saabunud digidokumentide vastuvõtmine ja menetlusse suunamine

Saabumise päeval või

hiljemalt järgmisel

Saabumise päeval või

hiljemalt järgmisel

tööpäeval

Saabumise päeval või

hiljemalt järgmisel

tööpäeval

Saabumise päeval või

hiljemalt järgmisel

tööpäeval

Jooksvalt Juhiseid hoitakse Confluence keskkonnas. Lisaks tagab

SA RTK töötajale ligipääsu Confluence lehele, kus on SA

struktuur, tiimide/osakondade ülesannete lühikirjeldus

ja töötajate tööülesanded.

Saabumise päeval

3. Saabunud paberdokumentide vastuvõtmine ja menetlusse suunamine

Saabumise päeval või

hiljemalt järgmisel

tööpäeval

Saabumise päeval või

hiljemalt järgmisel

tööpäeval

Saabumise päeval või

hiljemalt järgmisel

tööpäeval

Saabumise päeval või

hiljemalt järgmisel

tööpäeval

Vajadusel Juhiseid hoitakse Confluence keskkonnas.

Vastavalt asutuse

korrale

Vähemalt 1 kord

aastas

4. Väljasaadetav digidokument/sisemine dokument (plangile vormistatud dokument)

Vajadusel

Esimesel võimalusel,

kuid mitte hiljem kui

järgmisel tööpäeval

Esimesel võimalusel,

kuid mitte hiljem kui

järgmisel tööpäeval

Esimesel võimalusel,

kuid mitte hiljem kui

järgmisel tööpäeval

Kirja saatmise päeval

või järgmisel

tööpäeval

Esimesel võimalusel,

kuid mitte hiljem kui

järgmisel tööpäeval

5. Väljunud e-kiri

6. Väljunud paberdokument

Vajadusel

Esimesel võimalusel,

kuid mitte hiljem kui

järgmisel tööpäeval

Esimesel võimalusel,

kuid mitte hiljem kui

järgmisel tööpäeval

Esimesel võimalusel,

kuid mitte hiljem kui

järgmisel tööpäeval

Esimesel võimalusel

7. Dokumendihaldussüsteemi (DHS) haldamine

Dokumendihaldussüsteemi administreerimine

Vajadusel Süsteemis õiguste andmine toimub asutusega

kokkulepitud põhimõtete ja juhiste alusel.

Vajadusel

Tulenevalt määratud

prioriteedist

Jooksvalt

Asutusega

kokkuleppel

Jooksvalt

Kasutajate haldamine

teenistuja tööle

asumise päeval/töölt

lahkumise päeval

2 korda aastas

Kord aastas

Vajadusel

Esimesel võimalusel,

kuid mitte hiljem kui

järgmisel tööpäeval

Dokumenidhaldussüsteemi kasutajatugi

Esimesel võimalusel,

kuid mitte hiljem kui

järgmisel tööpäeval

Vastavalt

teenusleppele ja

pöördumisele

määratud

prioriteetsusele

Asutusega

kokkuleppel

Pidev tegevus Suund videojuhistele.

Esimesel võimalusel

1 nädal enne

katkestust

Pidev tegevus [email protected]

Avaliku dokumendiregistri ja juurdepääsupiirangute haldamine

Pidev tegevus

Pidev tegevus [email protected]

Vajadusel

1 nädala jooksul

1 kuu jooksul

Detsember

Jooksvalt

Hiljemalt 1 nädal enne

live

Kokkulepitud ajal

Kord kvartalis

Vajadusel

8. Arhiiviteenus

Dokumendihaldussüsteemi arendamine

Vajadusel

1 kuu jooksul

üleandmisest

1 kuu jooksul

üleandmisest

Viivitamatult, kuid

mitte hiljem kui 5

tööpäeva jooksul

pöördumise saamisest

Viivitamatult, kuid

mitte hiljem kui 30

kalendripäeva jooksul

üldjuhul 3 aasta

möödudes

Kord aastas

Jooksvalt

Vaadatakse üle kord

aastas

Vastavalt ajakavale

TUGITEENUSTE OSUTAMISE KOKKULEPPE LISA 3. Teenusega liitunud RMV asutuste dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse toimemudelid - RIIGI TUGITEENUSTE KESKUS

Teenuse saaja: Riigi Tugiteenuste Keskus (RTK)

Teenuse osutaja: Riigi Tugiteenuste Keskuse dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse osakond (RTK

DHO)

TEENUS/TEGEVUS

1.1 Dokumendihaldusteenuse üldine korraldamine

1.2 Dokumendihalduse korra koostamine ja muudatuste ettevalmistamine

1.3 Liigitusskeemi haldamine

1.4 Liigitusskeemi haldamine ASTRAs

1.5 Asutuse teenistujate nõustamine dokumendihalduse teemadel

2.1 Saabunud dokumentide vastuvõtmine erinevatest kanalitest (e-post, DHX)

2.1.1 DHX kaudu saabuvad dokumendid

2.1.3 teenistuja ametlikule e-posti aadressile laekunud dokumendid

1. Dokumendihaldusteenuse üldine korraldamine

2. Saabunud digidokumentide vastuvõtmine ja menetlusse suunamine

2.1.2 asutuse üldise e-postkasti kaudu saabuvad dokumendid

2.2 Saabunud dokumendi kontrollimine

2.3 Registreerimist mittevajava dokumendi edastamine

2.4 Dokumendi hõlmamine DHSi (sh registreerimine)

2.5 Registreeritud dokumendi täitjale suunamine

2.6 Juhiste koostamine ja ajakohastamine

3.1 Saabunud dokumendi vastuvõtmine (post, käsipost)

3. Saabunud paberdokumentide vastuvõtmine ja menetlusse suunamine

3.2 Saabunud dokumentide kontrollimine

3.3 Registreerimist mittevajava dokumendi edastamine

3.4 Dokumendi registreerimine

3.5 Registreeritud dokumendi täitjale suunamine (sh vajadusel paberdokumendi edastamine)

3.6 Juhiste koostamine ja ajakohastamine

3.7 Paberdokumendi hävitamine

3.8 Paberdokumentide säilitamine

4.1 Dokumendi loomine DHSis

4.2 Dokumendi sisuline ülevaatamine

4.3 Dokumendi ülevaatamine enne allkirjastamist

4.4 Dokumendi väljatrüki tegemine ja dokumendi väljasaatmine

5.1 Väljasaadetava e-kirja registreerimine.

6.1 Dokumendi lisamine DHSi, vormistamine ja menetlusse suunamine

6.2 Dokumendi sisuline ülevaatamine

4. Väljasaadetav digidokument/sisemine dokument (plangile vormistatud dokument)

5. Väljunud e-kiri

6. Väljunud paberdokument

6.3 Dokumendi vormiline ülevaatamine enne allkirjastamist

6.4 Dokumendi väljaprintimine ja allkirjastamise korraldamine

6.5 Väljuva posti vormistamine postiettevõttele ja saadetiste üleandmine postiettevõttele

7.1 Dokumendihaldussüsteemi seadistamine

7.2 DHS andmeseire ja kvaliteedikontroll

7.3Aruannete koostamine

7.4 teenistuja tööle tulekust/minekust teavitamine

Kasutajate haldamine

Dokumendihaldussüsteemi administreerimine

7. Dokumendihaldussüsteemi (DHS) haldamine

7.5 Kasutajate haldamine tööle tulekul/minekul

7.6 Kasutajakontode inventuur

7.7 Rahulolu uuring DHSi kasutajatoega

7.8 Pöördumise saatmine kasutajatoele

7.9 Pöördumise lahendamine

7.10 Süsteemi tehniliste tõrgete edastamine

Dokumenidhaldussüsteemi kasutajatugi

7.11 Süsteemi tehniliste tõrgete lahendamine

7.12 Kasutajate koolitused

7.13 Juhendite koostamine

7.14 Kasutajate teavitamine süsteemi mitteplaneeritud katkestustest/tõrgetest

7.15 Kasutajate teavitamine planeeritud katkestustest

7.16 Piirangute seadistamine DHSis, sh ADRi seadistamine

Avaliku dokumendiregistri ja juurdepääsupiirangute haldamine

7.17 Piirangute lõpetamine/ pikendamine DHSis piirangu tähtaja saabumisel

7.18 JPP seire dokumendihaldussüsteemis ja nõuetele vastavuse tagamine

7.19 DHS arendusettepanekute tegemine

7.20 Arenduste läbirääkimine

7.21 Arenduse lisamine arendusplaani

7.22 Täiendavate arenduste lisamine arendusplaani

7.23 DHSi arenduses osalemine (ettevalmistamine, testimine)

7.24 Uuenduste live viimine

7.25 Infovahetus kontaktisikuga

8.1 Asutuse teenistujate nõustamine arhiiviteemadel ning arhiivi kasutamise korra koostamine

Dokumendihaldussüsteemi arendamine

8. Arhiiviteenus

8.2 Dokumentide üleandmine arhiivi, sh ettevalmistamine üleandmiseks (korrastamine, üleandmise akt)

8.3 Dokumentide vastuvõtmine arhiivi ja dokumentide arhiveerimine

8.4 Dokumentide säilitamine

8.5 Arhiividokumentide juurdepääsu korraldamine

8.6 Arhiivipäringutele vastamine ja teatiste väljastamine

8.7 Dokumentide arhiveerimine dokumendihaldussüsteemis

8.8 Dokumentide eraldamine hävitamiseks (paber- ja digidokumendid)

8.9 Arhiiviülevaate haldamine

8.10 Arhivaalide üleandmise ajakava koostamine

8.11 Arhivaalide ettevalmistamine üleandmiseks Rahvusarhiivi ning arhivaalide üleandmine

TUGITEENUSTE OSUTAMISE KOKKULEPPE LISA 3. Teenusega liitunud RMV asutuste dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse toimemudelid - RIIGI TUGITEENUSTE KESKUS

Teenuse saaja kontaktisik: RTK arendusosakonna (AO) kvaliteedijuht

Teenuse osutaja kontaktisikud: RTK dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse (DHO) I dokumendihalduse talituse juhataja, DHO juhataja

RTK DHO RIK RTK

x* x

x x*

x x*

x

x

x

x

x x

1. Dokumendihaldusteenuse üldine korraldamine

2. Saabunud digidokumentide vastuvõtmine ja menetlusse suunamine

x

x x*

x

x

x

x

x

3. Saabunud paberdokumentide vastuvõtmine ja menetlusse suunamine

x x*

x

x

x

x

x

x

x

x

x x

x

x

x

x

4. Väljasaadetav digidokument/sisemine dokument (plangile vormistatud dokument)

5. Väljunud e-kiri

6. Väljunud paberdokument

x

x

x

x

x

x

x

Kasutajate haldamine

Dokumendihaldussüsteemi administreerimine

7. Dokumendihaldussüsteemi (DHS) haldamine

x

x

x

x

x

x

Dokumenidhaldussüsteemi kasutajatugi

x

x

x

x

x x

x

Avaliku dokumendiregistri ja juurdepääsupiirangute haldamine

x x

x

x

x

x

x

x x

x

x x

x

Dokumendihaldussüsteemi arendamine

8. Arhiiviteenus

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

TUGITEENUSTE OSUTAMISE KOKKULEPPE LISA 3. Teenusega liitunud RMV asutuste dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse toimemudelid - RIIGI TUGITEENUSTE KESKUS

Teenuse saaja kontaktisik: RTK arendusosakonna (AO) kvaliteedijuht

Teenuse osutaja kontaktisikud: RTK dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse (DHO) I dokumendihalduse talituse juhataja, DHO juhataja

Tegevuse kirjeldus

Dokumendihaldus on osa asutuse üldisest teabehaldusest, mille tervikliku korralduse eest vastutab

asutus (RTK AO). RTK DHO osutab dokumendihaldusteenust teenusleppe ja käesoleva toimemudeli

alusel ning lähtub teenuse osutamisel asutuses kehtestatud kordadest ja juhistest (sh

dokumendihalduskord, liigitusskeem).

Dokumendihalduse korra haldamise ja selle ajakohasena hoidmise eest vastutab RTK DHO (RTK AO on

kaasatud osapool), kes töötab välja korra kavandi, koondab muudatusettepanekud. Muudatused

vormistatakse põhitegevuskäskkirjaga, mis saadetakse RTK DHO poolt teadmiseks asjassepuutuvatele

isikutele.

Liigitusskeemi haldamise ja selle ajakohasena hoidmise eest vastutab RTK DHO (RTK AO on kaasatud

osapool). Muudatused vormistatakse põhitegevuskäskkirjaga, mis saadetakse RTK DHO poolt

teadmiseks asjassepuutuvatele isikutele.

RTK DHO haldab liigitusskeemi ja selle muudatusi ASTRAs. Enne liigitusskeemi ja selle muudatuse

kinnitamist saadab RTK DHO liigitusskeemi kavandi kooskõlastamiseks Rahvusarhiivile.

RTK DHO toetab asutuse teenistujaid dokumendihalduse, DHS ja arhiiviteemadel, sh dokumendi

vormistamine, registreerimine, menetlusse suunamine, jm (vt DHSi kasutajatugi).

RTK DHO haldab asutuse dokumendihaldussüsteemis DHXi kaudu saabuvaid dokumente.

Kui asutuse teenistuja vajab tuge talle saabunud dokumendi hõlmamisel ja registreerimisel DHSi, siis

saadab ta saabunud dokumendi asutuse üldisele e-posti aadressile.

1. Dokumendihaldusteenuse üldine korraldamine

2. Saabunud digidokumentide vastuvõtmine ja menetlusse suunamine

RTK DHO haldab asutuse e-postkasti saabuvaid dokumente.

RTK DHO kontrollib saabunud dokumendi autentsust ja terviklikkust, sh

- tuvastab kirja saatja ning tema kontaktandmed;

- kas dokument avaneb ning dokumendi formaat vastab nõuetele;

- kas dokument on allkirjastatud, kui sellel on allkirjastamise nõue;

- kas dokumendil on vajalikud lisad ja need on avatavad/ loetavad;

- kas dokument on õigesti adresseeritud.

Kui dokumendis esineb puudusi:

RTK DHO annab kirja saatjale selle kohta tagasisidet ning palub puudused kõrvaldada. Puudustega

dokumenti DHSi ei hõlmata.

Kui dokument on valesti adresseeritud:

RTK DHO edastab dokumendi õigele adressaadile ja lisab kirja saatja koopiasse (või saadab selle kohta

tagasisidet). Valesti adresseeritud dokumente DHSi ei hõlmata. Kui juba registreeritud dokumendi

puhul ilmneb, et selle adressaat ei ole pädev asutus pöördumisele vastamisel, siis annab asutuse

teenistuja RTK DHOle sellekohast tagasisidet. RTK DHO saadab kirja õigele adressaadile ja teavitab

sellest kirja saatjat.

Kui dokument on krüpteeritud:

RTK DHO edastab dokumendi isikule, kellel on õigus dokument dekrüpteerida. Asutuse teenistuja

registreerib dokumendi DHSis või tagastab RTK DHOle registreerimiseks (erinevast võrgust saates

krüpteeritult RTK DHO nimele).

Kui on kahtlus, et dokumendi avamine pole turvaline:

RTK DHO teenistuja edastab dokumendi kontrollimiseks IT-abisse.

RTK DHO hindab, kas dokument vajab DHSis registreerimist vastavalt asutuse kehtestatud korrale.

Üldjuhul ei kuulu DHSis registreerimisele:

1) saabunud kutsed, pakkumised;

2) informatiivse sisuga e-kirjad;

3) kirjad, millel on rämpsposti tunnused;

4) dokumendid, mis registreeritakse muus infosüsteemis.

RTK DHO edastab DHSis registreerimisele mittekuuluva dokumendi vastavalt selle sisule ja asutuse

juhistele asutuse teenistujale. Kui dokumendi sisust ei selgu, kes peaks olema dokumendi saaja või on

keeruline hinnata, kas dokument vajab registreerimist, siis konsulteerib RTK DHO teenistujaga

(struktuuriüksuse juht, vm).

RTK DHO hõlmab saabunud dokumendi DHSi, sh valib õige dokumendiliigi (saabunud kiri, leping, akt,

protokoll, taotlus, aruanne, vm), täidab ekraanivormil olevad metaväljad, lisab vajalikud seosed, kui

need on tuvastatavad ning juurdepääsupiiranguga teabe puhul vaatab üle dokumendi õigused.

Vastuskiri registreeritakse algatuskirja vastusena.

Enne suunamist veendub registreerija, et dokument on registreeritud, dokument ja selle lisad on DHSi

hõlmatud ja avatavad ning metaväljad korrektselt täidetud.

RTK DHO määrab dokumendi täitja vastavalt asutuses kehtestatud korrale ja kokkulepitud juhistele.

Pärast täitja määramist suunab RTK DHO dokumendi täitjale täitmiseks (kui kiri eeldab vastamist) või

teadmiseks (kui kiri on informatiivne). Kui dokumendi täitjat ei ole võimalik tuvastada, siis konsulteerib

RTK DHO asutuse teenistujaga.

Dokumendi suunamise juhiseid (täitjad) hoiab aktuaalsena RTK DHO.

RTK DHO tegeleb asutusse saabuvate postisaadetistega vastavalt asutusega kokkuleppele.

3. Saabunud paberdokumentide vastuvõtmine ja menetlusse suunamine

RTK DHO teeb esmase dokumendi kontrolli, sh sorteerib DHSis registreerimisele kuuluvad ja

mittekuuluvad dokumendid, kontrollib dokumendi õigsust ja terviklikkust.

Esmase kontrolli käigus RTK DHO:

- tuvastab kirja saatja ning tema kontaktandmed;

- kas dokument on allkirjastatud, kui sellel on allkirjastamise nõue;

- kas dokumendil on vajalikud lisad;

- kas dokument on õigesti adresseeritud.

Kui dokumendis esineb puudusi:

RTK DHO annab kirja saatjale selle kohta tagasisidet ning palub puudused kõrvaldada. Puudustega

dokumenti DHSi ei hõlmata.

Kui dokument on valesti adresseeritud:

Valesti adresseeritud dokumente DHSi ei hõlmata. Kui dokumendi vastamine kuulub teise asutuse

pädevusse, siis edastab RTK DHO dokumendi vastamiseks vastavale asutusele ja teavitab dokumendi

saatjat.

RTK DHO hindab, kas dokument vajab DHSis registreerimist vastavalt asutuse kehtestatud korrale.

Üldjuhul ei kuulu registreerimisele:

1) saabunud anonüümsed dokumendid (dokument, milles puudub märge saatja nime ja

kontaktandmete kohta);

2) valesti adresseeritud dokumendid;

3) saabunud kutsed, pakkumised, trükised, perioodika;

4) kirjad märkega "ISIKLIK" (võib selguda hiljem, et vajab registreerimist, seejärel tagastatakse

registreerimiseks);

5) dokumendid, mis registreeritakse asutuse muus põhiinfosüsteemis.

RTK DHO edastab DHSis registreerimisele mittekuuluva dokumendi vastavalt selle sisule ja asutuse

juhistele asutuse teenistujale. Kui dokumendi sisust ei selgu, kes peaks olema dokumendi saaja või on

keeruline hinnata, kas dokument vajab registreerimist, siis konsulteerib RTK DHO teenistujaga

(sruktuuriüksuse juht, vm).

RTK DHO:

- registreerib saabunud dokumendi DHSis, sh valib õige dokumendiliigi, täidab ekraanivormil olevad

metaväljad, lisab vajalikud seosed, kui need on tuvastatavad ning juurdepääsupiiranguga piiratud teabe

puhul vaatab üle dokumendi õigused. Vastuskiri registreeritakse algatuskirja vastusena.

- lisab paberdokumendile registreerimistempli ja vajaduse AK piirangu templi jäljendi ning täidab

puuduolevad andmed (dokumendi registreerimisnumber, AK märke tegemise kuupäev,

juurdepääsupiirangu kehtivus ning piirangu alus).

- digiteerib dokumendi ning hõlmab dokumendi DHSi registreerimisvormi juurde.

- kontrollib digiteeritud dokumendi kvaliteeti, vajadusel nimetab failid nõuetekohaselt.

Kui tegemist on mahukate paberdokumentidega, mille skaneerimine on ebamõistlik, siis skaneerib

vastuvõtja esimese lehe ning DHSis lisatakse lisateabe juurde märge, et lisad on paberil.

RTK DHO määrab dokumendi täitja vastavalt asutuses kehtestatud korrale ja kokkulepitud juhistele.

Pärast täitja määramist suunab RTK DHO dokumendi täitjale täitmiseks (kui kiri eeldab vastamist) või

teadmiseks (kui kiri on informatiivne). Kui dokumendi täitjat ei ole võimalik tuvastada, siis konsulteerib

RTK DHO asutuse teenistujaga või kontaktisikuga kui asutusega ei ole kokku lepitud teisiti (nt

suunamine juhile).

Menetlusse suunamise juhiseid (täitja määramine) hoiab aktuaalsena RTK DHO.

RTK DHO hävitab paberil saabunud lühiajalise säilitustähtajaga kirjad vastavalt asutuses kehtestatud

korrale, v.a kui originaali säilitamiseks on põhjendatud vajadus.

Lepingud, aktid, aruanded, protokoll jm saabuvad paberil dokumendid säilitatakse vastavalt asutuse

korrale asutuses kuni üleandmiseni asutuse arhiivi.

Dokumendi loob DHSis sisu eest vastutaja vastavalt asutuses kehtivale korrale:

- valib DHSis dokumendiliigi;

- täidab ära ekraanivormil olevad andmed;

- vormistab dokumendi valides DHSis dokumendiliigi juures vajaliku dokumendimalli või vormisatades

dokumendi väljaspool DHSi ning lisades vormistatud dokumendi DHSi ekraanivormile;

- suunab dokumendi kooskõlastusringile kasutades eelsalvestatud menetlusringe.

DHSis on dokumendi eest vastutajaks dokumendi koostaja (sisu eest vastutav isik).

Kui koostaja vajab tuge DHSis dokumendi loomisel, vormistamisel või menetlusse suunamisel, siis võtab

ta ühendust RTK DHOga (vt DHS kasutajatugi).

Dokumendi koostaja (sisu eest vastutaja) vaatab enne dokumendi tehnilist kontrolli ning allkirjastamist

üle kooskõlasturingilt saabunud sisulised tähelepanekud.

Dokumendi vormistuse ja menetluse korrektsuse eest vastutab dokumendi koostaja. Vajadusel

lisatakse RTK DHO töötaja menetlusse, kes kontrollib dokumendi korrektsust.

Kui tegemist on digidokumendiga, mida teine osapool soovib saada paberil, siis lisab koostaja RTK DHO

töötaja menetlusringi. RTK DHO töötaja teeb dokumendist väljatrüki ning saadab teisele osapoolele

välja. Kui tegemist on dokumendiga, mis vajab kinnitamist, siis RTK DHO prindib dokumendi välja ning

kinnitab selle vastavalt asutuse sisemisele korrale.

Väljasaadetava e-kirja registreerib dokumendi koostaja (vastutaja).

Dokumendi loob DHSis sisu eest vastutaja vastavalt asutuses kehtivale korrale:

-valib DHSis dokumendiliigi;

- täidab ära ekraanivormil olevad andmed, sh märgib dokumendi formaadiks paber;

- vormistab dokumendi valides DHSis dokumendiliigi juures vajaliku dokumendimalli või vormistab

dokumendi väljaspool DHSi ja lisab vormistatud dokumendi DHSi ekraanivormile.

- suunab dokumendi kooskõlastusringile kasutades eelsalvestatud menetlusringe, kus kohustuslikud

olekud (nt dokumendi sisuline ülevaatamine, dokumendi vormistuse kontroll, dokumendi

väljaprintimine) on eelseadistatud.

DHSis on dokumendi eest vastutajaks dokumendi koostaja (sisu eest vastutav isik).

Kui koostaja vajab tuge DHSis dokumendi loomisel, vormistamisel või menetlusse suunamisel või esineb

süsteemis tehnilisi tõrkeid, siis võtab ta ühendust RTK DHO-ga (vt DHS kasutajatugi).

Dokumendi koostaja (sisu eest vastutaja) vaatab enne dokumendi tehnilist kontrolli ning allkirjastamist

üle kooskõlasturingilt saabunud sisulised tähelepanekud.

4. Väljasaadetav digidokument/sisemine dokument (plangile vormistatud dokument)

5. Väljunud e-kiri

6. Väljunud paberdokument

RTK DHO on vajadusel dokumentide menetlusringis, et teostada tehniline kontroll ja tagada dokumendi

vormiline korrektsus. RTK DHO kontrollib, kas:

- dokument on vormistatud ja menetletud vastavalt asutuses kehtestatud korrale, sh

dokumendi lisade olemasolu ja vormistus;

- ekraanivormil täidetud metaandmed on korrektselt täidetud, sh on olemas teise osapoole

kontaktandmed;

- juurdepääsupiirangu andmed on korrektselt täidetud ja vormistatud.

RTK DHO annab oluliste puuduste korral sisu eest vastutajale tagasisidet. Kui RTK DHO on dokumendi

üle kontrollinud, liigub dokument allkirjastamise olekusse.

Asutuse teenistuja (dokumendi koostaja) prindib dokumendi koos lisadega allkirjastamiseks välja

vastavalt asutuses kehtestatud nõuetele ning edastab dokumendi allkirjastamiseks.

RTK DHO vormistab väljasaadetavad dokumendid vastavalt asutuse ja postiettevõtte lepingust

tulenevatele nõuetele (posti vormistamine iseteeninduskeskkonnas, saatelehed, jm) ja vastavalt

asutuse sisemisele töökorrale ning tagab saadetiste üleandmise postiettevõttele..

Posti ja pakkide väljasaatmiseks ning kulleri tellimiseks tuleb saadetised tuua asutusega kokkulepitud

ruumi.

RTK DHO teenistuja kooskõlastab postiarve e-posti teel.

Asutuse dokumendihaldussüsteem on häälestatud vastavalt asutuse sisemistele kordadele ning

selliselt, et see toetab kasutajate igapäevast tööd dokumentidega, sh

- liigitusskeemi seadistamine/haldamine

- dokumendiliikide loomine ja muutmine (metaväljad)

- kasutajate/gruppide õiguste haldamine ja muutmine

- klassifikaatorite/parameetrite haldamine

- dokumendimallide, sh e-kirja mallide koostamine ja haldamine

-automaatsete töövoogude seadistamine

RTK DHO teeb regulaarset DHS seiret, sh täitmata tööülesanded, tähtaja ületanud dokumendid,

kasutajate poolt poolelijäänud menetlused, metaväljade täitmine, lisatud dokumentide korrektsus,

määratud juurdepääsupiirangud (sh ADR).

Puuduste avastamisel saadab ta tähelepanekud kasutajale või tõsisemate juhtumite puhul asutuse

kontaktisikule.

RTK DHO teeb vajadusel DHSi väljavõtteid ja aruandeid kokkulepitud ulatuses (sisus) ning

regulaarsusega (täitmata tööülesanded, DHSi hõlmatud dokumentide maht, vm).

RTK DHO kontrollib aruandes kajastuvaid andmeid, vajadusel korrigeerib/täiendab andmeid (nt võtab

teadmiseks saadetud dokumendid täitmata tööülesannetest maha), suhtleb kasutajaga ning seejärel

edastab aruande asutuse kontaktisikule.

Asutusega kokkulepitud isik saadab RTK DHO-le teate uue teenistuja tuleku või teenistuja lahkumise

kohta. Kui asutuse DHSis menetletakse ringkäigulehte tööle tuleku/mineku kohta, siis lisatakse RTK

DHO menetluringi.

Kasutajate haldamine

Dokumendihaldussüsteemi administreerimine

7. Dokumendihaldussüsteemi (DHS) haldamine

Kasutajakontod luuakse ja sulgetakse DHSis automaatselt (SAP/AD kaudu).

Uue teenistuja lisandumisel RTK DHO:

- kontrollib, kas konto on tööle asumise päeval loodud (kui ei, võtab ühendust [email protected])

- vaatab üle asutuse teenistuja õigused.

- saadab eriõiguste lisamiseks pöördumise IT kasutajatoele.

Teenistuja lahkumisel RTK DHO:

- teeb enne teenistuja lahkumist väljavõtte kasutaja menetluses olevatest tööülesannetest, tema nimel

olevatest lepingutest, jm.

- saadab väljavõtte teenistujale ning tema vahetule juhile, et saada sisend, kellele tõsta üle aktiivsed

dokumendid (lepingud, menetluses olevad dokumendid).

- info paberdokumentide üleandmise kohta asutuse arhiivi.

- viimasel tööpäeval veendub, et lahkuva teenistuja töölaual ei ole aktiivseid dokumente ning märgib

seejärel enda ülesande tehtuks.

RTK DHO teeb kasutajakontode inventuuri, et veenduda, et kasutajatega seotud info ning

kasutajagrupid on ajakohased, kasutajategrupid ei sisalda lahkunud teenistujaid või isikuid

(koostööpartnerid), kellele on tehtud süsteemile teatud perioodiks ligipääs.

RTK DHO viib läbi regulaarseid rahulolu uuringuid dokumendihaldussüsteemi haldamisega seotud

teenusega.

Asutuse teenistuja pöördub DHSi teemal abi saamiseks kasutajatoe poole (tehnilised tõrked,

abistamine dokumentide loomisel, vormistamisel, menetlusse suunamisel, vm teemal):

e-post: [email protected]

Telefon: teenistuja tel nr (kättesaadav siseveebist/välisveebist).

Pöördumise pealkiri sisaldab lühikest probleemi kirjeldust ning sisu avab pöördumise põhjuse (tehnilise

tõrke kirjeldus, pilt veateatest, viide/link dokumendile, millega on tekkinud tõrge või mille

vormistamisel/menetlemisel on kasutajatoe tuge vaja, vm). E-kirja teel laekunud pöördumine

registreeritakse automaatselt IHS-s ning kasutaja saab automaatse teate pöördumise vastuvõtmise ja

registreerimise kohta.

RTK DHO edastab telefoni ja MS Teamsi vestluse teel saabunud pöördumise IHSi.

Kui pöördumise saab lahendada e-posti teel, vastab RTK DHO pöördujale IHSis ning lisab võimalusel

viited juhistele.

Kui kasutaja vajab põhjalikumat nõustamist või tuge DHSis dokumendi loomisel või menetlemisel,

juhendab RTK DHO kasutajat kas MS Teamsis (vestlus, videokõne) või telefoni teel (v.a AK teave).

Vajadusel lepib RTK DHO kokku kohapealse kohtumise. Kui pöördumine on lahendatud, siis lõpetab RTK

DHO IHSis pöördumise ning kasutaja saab selle kohta teavituse.

Kui RTK DHO kasutajatoe aadressile saabub pöördumine, mis on seotud süsteemi tehniliste tõrgetega,

edastab ta pöördumise IT-abi/arendaja kasutajatoele, lisades koopiasse pöördumise saatja.

Dokumenidhaldussüsteemi kasutajatugi

IT-abi/arendaja kasutajatugi lahendab tehnilise tõrke vastavalt teenusleppele, vajadusel küsib

kasutajalt ja/või RTK DHOlt lisainfot. Kui pöördumine on lahendatud, siis saadab arendaja kasutajatugi

kasutajale tagasiside, lisades koopiasse ka RTK DHO.

Uute teenistujate koolitused toimuvad jooksvalt. RTK DHO töötaja lepib uue töötajaga kokku aja, et

teha süsteemi oluliste funktsionaalsuste esmatutvustus, sh:

-DHS avaleht

-dokumendi lisamine ja dokumendimallide kasutamine;

-Töövood - dokumendi menetlusse suunamine, menetluse peatamine, menetlusringi täiendamine,

dokumendi väljasaatmine;

-tööülesande täitmisega seotud tegevused;

-lemmikute lisamine;

-dokumentide otsimine;

-asenduste määramine;

-juhendid ja kasutajatugi;

jm.

Vajadusel teeb RTK DHO individuaal- või grupikoolitusi, kui RTK DHO kasutajatoele on tulnud

selleteemaline pöördumine ning jätkukoolitusi süsteemi kasutajatele, mille regulaarsuses lepitakse

kokku asutuse kontaktisikuga.

RTK DHO koostab süsteemi paremaks kasutamiseks ja kasutajate toetamiseks juhiseid:

- süsteemi üldised juhised - kõigil asutustel ühesugused;

- asutusepõhised juhised - koostatakse vastavalt vajadusele.

Juhised on kättesaadavad asutuse siseveebis, neid ajakohastatakse jooksvalt ning olulistest

muudatustest kommunikeeritakse asutuse teenistujaid.

Kui süsteemis esineb tõrkeid, mille tulemusel on süsteemi töö häiritud, siis saadab RTK DHO või

kokkulepitud juhtudel arendaja sellekohase teavituse asutuse teenistujatele, sh teavituse ka selle

kohta, kui tõrked on lahendatud.

Süsteemi planeeritud katkestuste korral saadetakse kasutajatele teavitus hiljemalt 3 päeva enne

katkestust ning sama päeva hommikul saadetakse täiendav meeldetuletus.

Liigitusskeemi ja asutuse juhiste alusel juurdepäärupiirangute seadistamine DHSis funktsioonide,

allfunktsioonide, sarjade, allsarjade või toimikute põhiselt. Avalikustamisele kuuluvate liikide ja

metaandmete seadistamine.

RTK DHO lähtub teenuse osutamisel asutuse kehtestatud andmekaitsepõhimõtetest. Kui märkab DHSis

andmekaitse alaseid vastuolusid või rikkumisi, siis teavitab asutuse andmekaitsespetsialisti.

Avaliku dokumendiregistri ja juurdepääsupiirangute haldamine

DHS saadab teavituse juurdepääsupiirangu tähtaja saabumisest administraatorile ja dokumendi

vastutajale. Kui süsteem seda ei võimalda, teeb RTK DHO jooksvalt väljavõtteid saabuvatest piirangu

tähtaegadest.

Piirangu lõpetamise või pikendamise eest vastutab asutuse teenistuja (dokumendi täitja), kes teeb

dokumendil vastavad kanded (piirangu pikendamise/lõpetamise põhjendus, kuupäev) või saadab

sisendi RTK DHOle, kes teeb vastavad kanded. RTK DHO kontrollib, et vastavad toimingud on

tähtaegselt tehtud. Kui asutuse teenistuja on lahkunud, konsulteerib RTK DHO asutuse teenistujaga

(struktuuriüksuse juht, vm) ning määrab vastutaja vastavalt saadud infole.

RTK DHO saadab kokkuleppel asutusega dokumendi osapool(t)ele teavituse dokumendi

juuurdepääsupiirangu tähtaegselt varasema lõppemise või juurdepääsupiirangu pikenemise kohta. Kui

DHS seda võimaldab, siis saadetakse teavitus automaatselt pärast pikendamise/lõpetamise märke

tegemist.

RTK DHO seirab igapäevaelt avalikku dokumendiregistrit. Puuduste korral vaatab üle

dokumendihaldussüssteemis märgitud piirangu, vajadusel informeerib kasutajat ning rikkumiste korral

andmekaitse spetsialisti.

DHS arendusettepanekuid koondab ja edastab RTK DHO.

Arutab arendusettepanekud läbi, vajadusel täpsustab kirjeldust ning saadab mahu hindamiseks

arendajale. Pärast arendusmahu täpsustamist hinnatakse koostöös RTK DHO ja asutusega esitatud

pakkumist, sh tööde maksumuse vastavust oodatavale lisandväärtusele ja eelarveliste vahendite

olemasolu arendustöö teostamiseks.

Arendus lisatakse arendusplaani koos mahuhinnangu, prioriteetsuse ja tähtajaga. Arendusplaan

kinnitatakse eelneva aasta detsembris koos eelarveliste vahenditega.

Täiendavate arendusvajaduste puhul hinnatakse jooksvalt nende prioriteetsust, mahtu ja eelarvelisi

võimalusi ning pärast osapoolte kinnitamist lisatakse täiendavalt arendusplaani.

Enne uuenduste live viimist toimub arenduste testimine ja kommunikeerimine asutustele.

Kokkuleppel viiakse arendused/parandused live keskkonda.

Vajadusel kord kvartalis toimub RTK DHO eestvedamisel kohtumine asutuse kontaktisikuga, et

kommunikeerida süsteemis tehtud muudatusi, täiendatud funktsionaalsusi, jagada infot tehtud ja

tegemisel arenduste kohta ning saada asutuse jooksvat tagasisidet.

RTK DHO toetab asutuse teenistujaid e-posti või telefoni teel arhiiviteemadel.

RTK DHO koostab koostöös asutusega arhiivi kasutamise korra ning muud vajalikud arhiivi puudutavad

juhised, mis on asutuse teenistujatele kättesaadavad.

Dokumendihaldussüsteemi arendamine

8. Arhiiviteenus

Asutuse arhiivi antakse üldjuhul aktiivsest asjaajamisest väljunud dokumendid. Dokumentide arhiivi

üleandmiseks saadab asutuse teenistuja RTK DHOsse e-kirjaga pöördumise.

Dokumentide arhiivi üleandmisel vormistatakse üleandmise-vastuvõtmise akt, mille põhja saadab RTK

DHO üleandjale täitmiseks ning mille allkirjastavad üleandja (asutuse teenistuja) ning vastuvõtja (RTK

DHO). RTK DHO registreerib akti asutuse dokumendihaldussüsteemis.

RTK DHO saadab kord aastas e-kirja meeldetuletusega paberdokumentide üleandmiseks asutuse

arhiivi.

RTK DHO vaatab üle asutuse arhiivi üleantud dokumendid, vajadusel dokumendid korrastatakse ja

kirjeldatakse (v.a lühiajalised dokumendid) ning toimikud ja arhiivikarbid tähistatakse/sildistatakse.

RTK DHO paigatab asutuse arhiivi üleantud dokumendid nõuetekohasesse

arhiivihoidlasse/arhiiviriiulitesse ning teeb vajalikud kanded arhiivi koosseisu ülevaate dokumendis.

Asutuse teenistuja saadab dokumendi laenutamiseks pöördumise RTK DHOle.

Dokumendi laenutamine toimub järgmiselt:

- link dokumendile - kui dokument on infosüsteemist kättesaadav (RTK DHO saadab).

- digiteeritud koopia - RTK DHO digiteerib dokumendi ning saadab pöördujale digikoopia (v.a kui

dokumenti ei ole mõistlik digiteerida mahu vm põhjusel).

- originaaldokumendi laenutamine - kokkuleppel toimub dokumendiga tutvumine kas arhiivis kohapeal

või väljastatakse dokument. RTK DHO registreerib dokumendi väljastamise arhiivist ning dokumendi

tagastamise arhiivi.

Asutusevälistele isikutele toimub dokumentide väljastamine vastavalt asutuses kehtestatud korrale.

Arhiivipäringud registreeritakse asutuse DHSis. RTK DHO vormistab arhiivimaterjalide alusel vastuse

päringule või arhiiviteatise. Kui vastusele lisatakse juurde arhiividokument, siis lähtutakse eelmises

puntkis toodud põhimõtetest.

RTK DHO teeb DHSis järgmised toimingud:

- haldab dokumentide säilitamise ajakava (märgib sarjadele säilitustähtajad).

- arhiveerib dokumendid (dokumendid lähevad aktiivbaasist arhiivbaasi).

RTK DHO:

- teeb kord aastas väljavõtte säilitustähtaja ületanud dokumentide kohta (nii paberarhiivi kui DHSis

olevad dokumendid);

- koostab hävitamisakti kavandi ja kooskõlastab selle teenuse saajaga.

- eraldab kooskõlastuse saanud säilitustähtaja ületanud dokumendid hävitamiseks ja hävitab

dokumendid.

- allkirjastab hävitamise akti ning teeb hävitamise kohta kanded arhiiviülevaate dokumenti

(hävitamisakti kuupäev ja nr).

- registreerib hävitamise akti asutuse DHSis.

Kui asutus leiab, et säilitustähtaja ületanud dokumente ei saa hävitada (põhjendatud vajadus pikemaks

säilitamiseks), siis lepitakse kokku uus tähtaeg, vajadusel korrigeeritakse liigitusskeemis säilitustähtaega

ning arhiiviülevaate dokumenti tehakse vastav märge.

RTK DHO haldab ja hoiab aktuaalsena ülevaadet arhiividokumentide koosseisu kohta, mida peetakse

elektrooniliselt ning mis annab ülevaate arhiivi üle antud dokumentide, nende säilitustähtaegade ning

säilitamise ajakava kohta (nii digi- kui paberdokumendid).

RTK DHO planeerib arhivaalide üleandmise Rahvusarhiivi (aktiivsest asjaajamisest väljunud) ning

kooskõlastab kava asutuse ja Rahvusarhiiviga.

RTK DHO võtab ühendust Rahvusarhiiviga, et kokku leppida üleandmisega seotud tegevused (sh

arhiiviskeem).

Arhiiviskeemi alusel arhivaalide nõutetekohane korrastamine ja kirjeldamine ASTRAs üleandmiseks

Rahvusarhiivi.

Üleandmisega seotud dokumendid säilitatakse ASTRAs.

Teenuse osutaja kontaktisikud: RTK dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse (DHO) I dokumendihalduse talituse juhataja, DHO juhataja

Tähtaeg Märkused

Pidev tegevus

Vajadusel

Vajadusel

Vajadusel

Jooksvalt

Saabumise päeval või

hiljemalt järgmisel

tööpäeval

Saabumise päeval või

hiljemalt järgmisel

tööpäeval

1. Dokumendihaldusteenuse üldine korraldamine

2. Saabunud digidokumentide vastuvõtmine ja menetlusse suunamine

Saabumise päeval või

hiljemalt järgmisel

Saabumise päeval või

hiljemalt järgmisel

tööpäeval

Saabumise päeval või

hiljemalt järgmisel

tööpäeval

Saabumise päeval või

hiljemalt järgmisel

tööpäeval

Saabumise päeval või

hiljemalt järgmisel

tööpäeval

Jooksvalt Juhiseid hoitakse Confluence keskkonnas.

Kord nädalas

3. Saabunud paberdokumentide vastuvõtmine ja menetlusse suunamine

Esimesel võimalusel,

kuid mitte hiljem kui

järgmisel tööpäeval

RTK DHO küsib menetlejalt üle, kes suhtleb dokumendi

saatjaga puuduste teemal.Valesti adresseeritud

dokumendid registreeritakse asutusse teadmiseks.

Esimesel võimalusel,

kuid mitte hiljem kui

järgmisel tööpäeval

Esimesel võimalusel,

kuid mitte hiljem kui

järgmisel tööpäeval

Esimesel võimalusel,

kuid mitte hiljem kui

järgmisel tööpäeval

Vajadusel

Aasta möödudes

Vähemalt 1 kord

aastas

Jooksvalt

Vastavalt asutuse

korrale

Vastavalt asutuse

korrale

Vastavalt asutuse

korrale

Vastavalt asutuse

korrale

Vajadusel

4. Väljasaadetav digidokument/sisemine dokument (plangile vormistatud dokument)

5. Väljunud e-kiri

6. Väljunud paberdokument

Esimesel võimalusel,

kuid mitte hiljem kui

järgmisel tööpäeval

Esimesel võimalusel,

kuid mitte hiljem kui

järgmisel tööpäeval

Kord nädalas või

kokkuleppel teenuse

saajaga

Vajadusel

Jooksvalt

Asutusega

kokkuleppel

Jooksvalt

Kasutajate haldamine

Dokumendihaldussüsteemi administreerimine

7. Dokumendihaldussüsteemi (DHS) haldamine

teenistuja tööle

asumise päeval/töölt

lahkumise päeval

2 korda aastas

Kord aastas

Vajadusel

Esimesel võimalusel,

kuid mitte hiljem kui

järgmisel tööpäeval

Esimesel võimalusel,

kuid mitte hiljem kui

järgmisel tööpäeval

Dokumenidhaldussüsteemi kasutajatugi

Vastavalt

teenusleppele ja

pöördumisele

määratud

prioriteetsusele

Asutusega

kokkuleppel

Pidev tegevus Suund videojuhistele.

Esimesel võimalusel

1 nädal enne

katkestust

Pidev tegevus

Avaliku dokumendiregistri ja juurdepääsupiirangute haldamine

Pidev tegevus

Vähemalt kord päevas

RTK DHO teenistuja vaatab AK piiranguga dokumente

sisuliselt DHSis ainult vajadusepõhiselt.

Vajadusel

1 kuu jooksul

RIK toetub Delta arendamisel ministeeriumidega

sõlmitud koostöökokkuleppele, mille alusel

arendusettepanekud vaatab läbi Delta sisutöörühm ja

arenduplaani kinnitab Delta juhtrühm.

Detsember

RIK toetub Delta arendamisel ministeeriumidega

sõlmitud koostöökokkuleppele, mille alusel

arendusettepanekud vaatab läbi Delta sisutöörühm ja

arenduplaani kinnitab Delta juhtrühm.

Jooksvalt

RIK toetub Delta arendamisel ministeeriumidega

sõlmitud koostöökokkuleppele, mille alusel

arendusettepanekud vaatab läbi Delta sisutöörühm ja

arenduplaani kinnitab Delta juhtrühm.

Hiljemalt 1 nädal enne

live

RIK toetub Delta arendamisel ministeeriumidega

sõlmitud koostöökokkuleppele, mille alusel

arendusettepanekud vaatab läbi Delta sisutöörühm ja

arenduplaani kinnitab Delta juhtrühm.

Kokkulepitud ajal

Kord kvartalis

Vajadusel

Dokumendihaldussüsteemi arendamine

8. Arhiiviteenus

Vajadusel

1 kuu jooksul

üleandmisest

1 kuu jooksul

üleandmisest

Viivitamatult, kuid

mitte hiljem kui 5

tööpäeva jooksul

pöördumise saamisest

Viivitamatult, kuid

mitte hiljem kui 30

kalendripäeva jooksul

üldjuhul 3 aasta

möödudes

Kord aastas

Jooksvalt

Vaadatakse üle kord

aastas

Vastavalt ajakavale

Tugiteenuste osutamise kokkulepe (personali- ja palgaarvestus, riigihangete

korraldamine, finantsarvestus, dokumendihaldus- ja arhiiviteenus) Lisa 4

RAHANDUSMINISTEERIUMI DOKUMENDIHALDUS- JA ARHIIVITEENUSE

ANDMETÖÖTLUSLEPING

Käesolev lisa (edaspidi: lisa) on lahutamatu osa sõlmitud tugiteenuste osutamise kokkuleppest

(edaspidi: leping), mis sõlmitakse Rahandusministeeriumi (edaspidi: vastutav töötleja) ja

Riigi Tugiteenuste Keskuse (edaspidi: volitatud töötleja) vahel, teostamaks kokkuleppes

nimetatud tegevustega seotud andmesubjektide (edaspidi: andmesubjektid) isikuandmete

töötlemist.

1. Lepingu eesmärk 1.1. Käesoleva lisa eesmärk on kokku leppida volitatud töötleja õigustes ja kohustustes

isikuandmete töötlemisel, millest pooled lepingu täitmisel juhinduvad. Käesolev lisa hõlmab

endas isikuandmete töötlemist puudutavat andmetöötluse lepingut vastavalt Euroopa Liidu

isikuandmete kaitse üldmäärusele (2016/679) (edaspidi: üldmäärus).

1.2. Andmesubjektide kategooriad ja isikuandmete liigid, mida lepingu täitmisel töödeldakse

(edaspidi: isikuandmed), isikuandmete töötlemise kestus, iseloom ja eesmärgid ning vastutava

töötleja antud juhised on välja toodud lepingus ja selle juurde kuuluvates lisades 2-4. Vajadusel

võib vastutav töötleja anda isikuandmete töötlemiseks täiendavaid dokumenteeritud juhiseid.

1.3. Pooled kohustuvad järgima andmekaitsealaseid õigusakte, sh juhendeid ja tegevusjuhiseid,

mis on väljastatud isikuandmete kaitse eest vastutava kohaliku ja/või Euroopa Liidu asutuse

poolt ning seoses kõikide isikuandmetega, mida lepingu alusel töödeldakse.

2. Mõisted 2.1. Käesolevas lisas olevate mõistete sisustamisel lähtutakse üldmääruses sätestatust,

sealhulgas:

2.1.1. „Isikuandmed“ – igasugune teave tuvastatud või tuvastatava füüsilise isiku

(„andmesubjekti“) kohta; tuvastatav füüsiline isik on isik, keda saab otseselt või kaudselt

tuvastada, eelkõige sellise identifitseerimistunnuse põhjal nagu nimi, isikukood, asukohateave,

võrguidentifikaator või selle füüsilise isiku ühe või mitme füüsilise, füsioloogilise, geneetilise,

vaimse, majandusliku, kultuurilise või sotsiaalse tunnuse põhjal;

2.1.2. „Isikuandmete töötlemine“ – isikuandmete või nende kogumitega tehtav

automatiseeritud või automatiseerimata toiming või toimingute kogum, nagu kogumine,

dokumenteerimine, korrastamine, struktureerimine, säilitamine, kohandamine ja muutmine,

päringute tegemine, lugemine, kasutamine, edastamise, levitamise või muul moel

kättesaadavaks tegemise teel avalikustamine, ühitamine või ühendamine, piiramine,

kustutamine või hävitamine;

2.1.3. „Isikuandmetega seotud rikkumine“ – turvanõuete rikkumine, mis põhjustab

edastatavate, salvestatud või muul viisil töödeldavate isikuandmete juhusliku või ebaseadusliku

hävitamise, kaotsimineku, muutmise või loata avalikustamise või neile juurdepääsu.

3. Isikuandmete töötlemine 3.1. Volitatud töötleja kohustub töötlema isikuandmeid vastavalt käesolevas lisas nimetatud ja

teistele asjakohastele õigusaktidele, juhenditele ja lepingutele (sh vastutava töötleja antud

dokumenteeritud juhistele) ning ainult sellisel määral, mis on vajalik Lepingu täitmiseks. Kui

see on Lepingu täitmisega seonduvalt vajalik, võib volitatud töötleja andmesubjektide

isikuandmeid töödelda ka järgmistel eesmärkidel:

3.1.1. asjakohaste info- ja sidesüsteemide hooldamine, tagades sellise töötlemise vastavuse

käesolevas lisas nimetatud õigusaktidele ja juhenditele.

3.2. Kui volitatud töötleja ei ole vastutava töötleja juhistes kindel, kohustub ta mõistliku aja

jooksul vastutava töötlejaga selgituste või täiendavate juhiste saamiseks ühendust võtma.

Volitatud töötleja teavitab vastutavat töötlejat kõigist avastatud vastuoludest dokumenteeritud

juhiste ja käesolevas lisas nimetatud õigusaktide või juhendite vahel.

3.3. Volitatud töötleja võib isikuandmete töötlemiseks kasutada teisi volitatud töötlejaid

(edaspidi: teine volitatud töötleja) üksnes vastutava töötleja eelneval nõusolekul, mis on antud

vähemalt kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis. Ilma vastutava töötleja kirjalikku

taasesitamist võimaldava nõusolekuta võib volitatud töötleja kasutada isikuandmete

töötlemiseks teisi volitatud töötlejaid üksnes juhul, kui see on vajalik volitatud töötleja info- ja

sidesüsteemide hoolduseks, kui hoolduse läbiviimine ilma isikuandmeid töötlemata pole

võimalik.

3.3.1. Volitatud töötleja vastutab kõigi teiste volitatud töötlejate tegevuse eest nagu enda

tegevuse eest ning sõlmib teise volitatud töötlejaga isikuandmete töötlemiseks kirjalikud

lepingud vastavalt üldmääruse artikli 28 lõikele 4, mis on käesolevas lepingus sätestatuga

vähemalt samaväärsed.

3.3.2. Kui vastutav töötleja on andnud volitatud töötlejale loa kasutada lepingust tulenevate

kohustuste täitmiseks teisi volitatud töötlejaid, on lepingust tulenevatele küsimustele vastamisel

kontaktisikuks vastutavale töötlejale üksnes volitatud töötleja ning volitatud töötleja tagab selle,

et kõnealune teine volitatud töötleja täidab lepingu nõudeid ja on sellega seotud samal viisil

nagu volitatud töötleja ise. Vastutav töötleja võib igal ajahetkel võtta tagasi volitatud töötlejale

antud loa kasutada teisi volitatud töötlejaid.

3.4. Volitatud töötleja kohustub hoidma lepingu täitmise käigus teatavaks saanud isikuandmeid

konfidentsiaalsena ning mitte töötlema isikuandmeid muul kui lepingus sätestatud eesmärgil.

Samuti tagama, et isikuandmeid töötlema volitatud isikud (sh teised volitatud töötlejad,

volitatud töötleja töötajad jt, kellel on ligipääs lepingu täitmise käigus töödeldavatele

isikuandmetele) järgivad konfidentsiaalsusnõuet.

3.5. Volitatud töötleja kohustub rakendama asjakohaseid turvalisuse tagamise meetmeid, muu

hulgas tehnilisi ja korralduslikke, viisil, et isikuandmete töötlemine vastaks üldmääruse artikli

32 nõuetele, sealhulgas:

3.5.1. vältima kõrvaliste isikute ligipääsu isikuandmete töötlemiseks kasutatavatele

andmetöötlusseadmetele;

3.5.2. ära hoidma andmekandjate omavolilist teisaldamist;

3.5.3. tagama, et tagantjärele oleks võimalik kindlaks teha, millal, kelle poolt ja milliseid

isikuandmeid töödeldi (sh kui andmeid töödeldi omavoliliselt vms).

3.6. Volitatud töötleja aitab võimaluste piires vastutaval töötlejal asjakohaste tehniliste ja

korralduslike meetmete abil täita vastutava töötleja kohustusi vastata üldmääruse tähenduses

kõigile andmesubjekti taotlustele oma õiguste teostamisel, muu hulgas edastades kõik

andmesubjektidelt saadud andmete kontrollimise, parandamise ja kustutamise, andmetöötluse

keelamise ja muud taotlused vastutavale töötlejale viivitamatult nende saamisest alates.

3.7. Volitatud töötleja aitab vastutaval töötlejal täita üldmääruse artiklites 32–36 sätestatud

kohustusi, võttes arvesse isikuandmete töötlemise laadi ja volitatud töötlejale kättesaadavat

teavet.

3.8. Vastutav töötleja võib viia läbi auditeid, taotledes volitatud töötlejalt kirjalikku

taasesitamist võimaldavas vormis asjakohast teavet eesmärgiga kontrollida volitatud töötleja

käesolevast lisast tulenevate kohustuste täitmist. Pooled on kokku leppinud, et:

3.8.1. vastutava töötleja auditeid võib läbi viia kas vastutav töötleja ja/või kolmas isik, keda

vastutav töötleja on selleks volitanud;

3.8.2. volitatud töötlejal on kohustus anda vastutavale töötlejale teavet, andmeid ja dokumente,

mida on vaja selleks, et tõendada käesoleva lisa nõuetekohast täitmist;

3.8.3. vastutav töötleja käsitleb kogu volitatud töötleja poolt auditi raames saadud teavet

konfidentsiaalsena.

3.9. Volitatud töötleja suunab kõik järelevalveasutuste päringud otse vastutavale töötlejale,

kuna suhtluses järelevalveasutustega pole volitatud töötlejal õigust vastutavat töötlejat esindada

ega tema nimel tegutseda. Volitatud töötleja teeb vastutava töötlejaga koostööd volitatud

töötlejat puudutavates küsimustes või toimingutes järelevalveasutusele vastamisel.

4. Isikuandmete töötlemine väljaspool Euroopa Liitu ja Euroopa Majanduspiirkonda 4.1. Käesoleva lepingu esemeks olevaid isikuandmeid ei tohi töödelda väljaspool Euroopa Liitu

ega Euroopa Majanduspiirkonda, sh ei tohi nimetatud isikuandmeid edastada kolmandale riigile

või rahvusvahelisele organisatsioonile, v.a kui selliste andmete avaldamise kohustus tuleneb

õigusaktist.

4.2. Juhul, kui käesoleva lepingu esemeks olevate isikuandmete töötlemine väljaspool Euroopa

Liitu ja Euroopa Majanduspiirkonda, sh nende edastamine kolmandale riigile või

rahvusvahelisele organisatsioonile, on vajalik lepingu täitmiseks, lepivad pooled sellises

andmetöötluses eelevalt kirjalikult kokku. Kirjalikku kokkulepet ei ole vaja sõlmida, kui

volitatud töötleja on kohustatud isikuandmeid kolmandale riigile või rahvusvahelisele

organisatsioonile edastama volitatud töötleja suhtes kohaldatava Euroopa Liidu või liikmesriigi

õiguse alusel. Sellisel juhul teatab volitatud töötleja sellise õigusliku aluse olemasolust enne

isikuandmete töötlemist vastutavale töötlejale, kui selline teatamine ei ole olulise avaliku huvi

tõttu kõnealuse õigusega keelatud.

5. Isikuandmete töötlemisega seotud rikkumiste peatamine ja sellest teavitamine 5.1. Kui Volitatud töötleja avastab isikuandmetega seotud töötlemise rikkumise, teeb ta kõik

endast oleneva, et andmetöötluse rikkumise korral edasine rikkumine viivitamatult peatada.

5.2. Volitatud töötleja teavitab vastutavat töötlejat kõikidest isikuandmete töötlemisega seotud

rikkumistest, või kui on alust kahtlustada, et selline rikkumine on aset leidnud, ilma

põhjendamatu viivituseta alates hetkest, kui volitatud töötleja või tema poolt kasutatav teine

volitatud töötleja saab teada isikuandmete töötlemisega seotud rikkumisest või on alust kahelda,

et selline rikkumine on aset leidnud.

5.3. Volitatud töötleja peab viivitamatult, aga mitte hiljem kui 24 tundi pärast rikkumisest teada

saamist edastama vastutavale töötlejale kogu isikuandmetega seotud rikkumist puudutava

asjakohase informatsiooni, täites vastutava töötleja poolt kättesaadavaks tehtud isikuandmete

töötlemise rikkumisest teavitamise vormi (edaspidi: vorm) ja lisades juurde asjakohase muu

dokumentatsiooni. Juhul, kui kõiki asjaolusid ei ole võimalik selleks ajaks välja selgitada, esitab

volitatud töötleja vastutavale töötlejale vormi esialgsete andmetega. Täiendatud vorm lõpliku

informatsiooniga rikkumise asjaolude kohta tuleb esitada vastutavale töötlejale esimesel

võimalusel pärast esialgsete andmetega vormi esitamist.

5.4. Volitatud töötleja teeb vastutava töötlejaga igakülgset koostööd selleks, et välja töötada ja

täita tegevusplaan isikuandmetega seotud rikkumiste kõrvaldamiseks. Volitatud töötleja peab

tegema kõik võimaliku, et edasist rikkumist ära hoida ning kahju vähendada.

5.5. Vastutav töötleja vastutab järelevalveasutuse teavitamise eest.

6. Vastutus 6.1. Lisaks Lepingus sätestatud vastutusele:

6.1.1. vastutab volitatud töötleja kahju eest, mida ta on tekitanud vastutavale töötlejale,

andmesubjektidele või muudele kolmandatele isikutele isikuandmete töötlemise tagajärjel, mis

on tekitatud käesoleva lisa nõudeid, mh kõiki selles mainitud õigusnorme ja dokumenteeritud

juhiseid, rikkudes.

6.1.2. kohustub volitatud töötleja, kui ta on isikuandmete töötlemise nõudeid rikkunud ja selle

tagajärjel on vastutav töötleja kohustatud maksma hüvitist või trahvi, hüvitama vastutavale

töötlejale sellega seoses kantud kulud.

6.1.3. kui volitatud töötleja rikub oluliselt käesolevas lisas sätestatud isikuandmete töötlemise

nõudeid, muuhulgas isikuandmete kaitse üldmääruse või muude kohaldatavate õigusnormide

sätteid isikuandmete kaitse valdkonnas, on vastutaval töötlejal õigus leping ette teatamata üles

öelda. Oluline Lepingu rikkumine on eelkõige, kui:

6.1.3.1 isikuandmete töötlemise põhimõtete täitmist kontrolliva järelevalveasutuse või kohtu

menetluses selgub, et volitatud töötleja või teine volitatud töötleja ei täida isikuandmete

töötlemise põhimõtteid;

6.1.3.2 vastutav töötleja leiab käesoleva lisa raames läbiviidud auditis, et volitatud töötleja ei

täida isikuandmete töötlemise põhimõtteid, mis tulenevad käesolevast lisast või kohaldatavatest

õigusnormidest.

7. Muud sätted 7.1. Volitatud töötleja kohustub Lepingu lõppemisel tagastama vastutava töötlejale kõik

andmesubjektide isikuandmed või kustutama või hävitama isikuandmed ja nende koopiad

vastavalt vastutava töötleja antud juhistele.

7.2. Volitatud töötleja väljastab vastutavale töötlejale volitatud töötleja esindusõigusega isiku

kirjaliku kinnituse, et tema ja kõik tema kasutatud teised volitatud töötlejad on teinud eelnevas

punktis nimetatud toimingud.

7.3. Volitatud töötleja teavitab vastutavat töötlejat kirjalikult kõigist muudatustest, mis võivad

mõjutada volitatud töötleja võimet või väljavaateid pidada kinni käesolevast lisast ja vastutava

töötleja dokumenteeritud juhistest. Pooled lepivad kõigis käesolevat lisa puudutavates

täiendustes ja muudatustes kokku kirjalikult.

7.4. Kohustused, mis oma iseloomu tõttu peavad jääma jõusse hoolimata käesoleva lisa

kehtivuse lõppemisest, nagu konfidentsiaalsuskohustus, jäävad jõusse ka pärast lisa kehtivuse

lõppemist kui Pooled ei ole kirjalikult kokku leppinud teisiti.

Rahandusministeerium Riigi Tugiteenuste Keskus

Vastutav töötleja Volitatud töötleja /allkirjastatud digitaalselt/ /allkirjastatud digitaalselt/

Tugiteenuste osutamise kokkulepe nr 1.9-1/227-4

Rahandusministeerium, registrikood 70000272, asukoht Suur-Ameerika 1, Tallinn, keda

esindab asekantsler kantsleri ülesannetes Sven Kirsipuu (edaspidi nimetatud Tellija või Pool

või koos Teenuseosutajaga Pooled)

ja

Riigi Tugiteenuste Keskus, registrikood 70007340, asukoht Lõkke 4, 10122 Tallinn, keda

esindab põhimääruse alusel peadirektor Pärt-Eo Rannap (edaspidi nimetatud Teenuseosutaja

või Pool või koos Tellijaga Pooled)

sõlmivad 21.02.2013 sõlmitud tugiteenuste osutamise kokkuleppe nr 1-5/121-1 (edaspidi

Kokkulepe) uues redaktsioonis alljärgnevalt:

1. Üldsätted

1.1. Kokkuleppe eesmärgiks on reguleerida Tellija ja Teenuse saaja ning Teenuseosutaja

õiguseid ja kohustusi tugiteenuste osutamisel ja saamisel ning teenuse tingimusi ja

kvaliteeti.

1.2. Poolte õiguste ja kohustuste aluseks on Eestis kehtivad õigusaktid ja Kokkulepe koos

lisadega. Kui konkreetsest sättest ei tulene teisiti, tähendab mõiste Kokkulepe

Kokkuleppe põhiteksti koos kõikide lisadega.

1.3. Kokkuleppe lahutamatu osa on Riigi Tugiteenuste Keskuse (edaspidi RTK) nõukoja

otsusega heaks kiidetud ja RTK peadirektori käskkirjaga kinnitatud järgmised

(standard)toimemudelid ja teenuse osutamise tingimused:

1.3.1. Personali- ja palgaarvestuse standardtoimemudel;

1.3.2. Riigihangete korraldamise standardtoimemudel;

1.3.3. Majandustarkvara SAP ERP administreerimise teenuse osutamise tingimused;

1.3.4. SAP aruandluskeskkonna Business Objects administreerimise teenuse osutamise

tingimused;

1.3.5. E-arvekeskuse administreerimise teenuse osutamise tingimused;

1.3.6. Riigitöötaja Iseteenindusportaali administreerimise teenuse osutamise tingimused.

1.4. Lepingul on selle sõlmimise hetkel järgmised lisad:

1.4.1. Lisa 1. Rahandusministeeriumi valitsemisala finantsarvestuse toimemudel;

1.4.2. Lisa 2. Tarkvara SAP BPC teenuse osutamise tingimused;

1.4.3. Lisa 3. Teenusega liitunud Rahandusministeeriumi valitsemisala asutuste

dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse toimemudel;

1.4.4. Lisa 4. Rahandusministeeriumi dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse

andmetöötlusleping;

1.4.5. Lisa 5. Rahandusministeeriumi dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse isikuandmete

töötlemistoimingute register.

2. Tugiteenused

2.1 Tugiteenust (edaspidi Teenus) osutatakse Tellijale ja kõigile tema valitsemisala asutustele

(edaspidi ühiselt nimetatuna Teenuse saaja), välja arvatud kui Kokkuleppes on Teenuse

juures eraldi nimetatud selle Teenuse saajad. Teenuste all peetakse Kokkuleppes silmas:

2.1.1 finantsarvestuse teenuse osutamist koos vastava aruandlusega Teenuse saajale.

Teenuse osutamise tulemuseks on Teenuse saaja finantsarvestuse teostamine ning

aruandluse koostamine;

2.1.2 personali- ja palgaarvestuse teenuse osutamist koos vastava aruandlusega Teenuse

saajale. Teenuse osutamise tulemuseks on Teenuse saaja personaliandmete sisestuse

ja palgaarvestuse teostamine ning aruandluse koostamine;

2.1.3 majandustarkvara SAP administreerimist;

2.1.4 SAP aruandluskeskkonna Business Objects (edaspidi SAP BO) administreerimist;

2.1.5 E-arvekeskuse administreerimist;

2.1.6 Riigitöötaja Iseteenindusportaali administreerimist;

2.1.7 riigihangete korraldamise teenust vastavalt iga-aastasele hankeplaanile, mille raames

Teenuseosutaja korraldab Teenuse saaja vajadustele vastavaid riigihankeid, mis

nõuavad riigihangete seaduse kohaselt toiminguid riigihangete registris või mille

korraldamises riigihangete registris on Teenuse saaja ja Teenuseosutaja kokku

leppinud. Teenuseosutaja ei korralda hankeid, mille korraldamiseks on Vabariigi

Valitsus määranud kohustusliku keskse hankija;

2.1.8 dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse osutamist.

2.1.8.1 Käesoleva Kokkuleppe alusel osutatakse dokumendihaldus- ja arhiiviteenust Tellijale

(Rahandusministeerium) ja tema valitsemisalas paiknevatele Statistikaametile ja Riigi

Tugiteenuste Keskusele.

2.2 Teenuse osutamise tingimused, ulatus, toimingud ning tööjaotus Teenuseosutaja ja

Teenuse saaja vahel, mida ei ole käesolevas Kokkuleppe punktides reguleeritud,

kirjeldatakse (standard)toimemudelites või infosüsteemide administreerimise puhul

teenuse osutamise tingimustes.

2.3 Teenuse osutamise kohustus laieneb ka nendele toimingutele, mis ei ole Kokkuleppes

otseselt sätestatud, kuid mis oma olemusest lähtuvalt kuuluvad Kokkuleppes nimetatud

Teenuse hulka.

3. Dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse osutamise eritingimused 3.1. Käesoleva Kokkuleppe alusel volitab kokkuleppe punktis 2.1.8.1. nimetatud Teenuse

saaja Teenuseosutajat dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse osutamiseks töötlema

Teenuse saaja ametialaseid dokumente ja andmeid, mis on osaks Teenuse saaja

dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse korraldusest. Käesoleva Kokkuleppe tähenduses

käsitletakse Teenuse saajat dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse osutamisel andmete

vastutava töötlejana ning Teenuseosutajat andmete volitatud töötlejana.

3.2. Dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse osutamiseks vajalikud täpsustatud tingimused,

isikuandmete liigid ning andmesubjektide kategooriad lepitakse kokku käesoleva

Kokkulepe lisa(de)s või kokkuleppes, mille iga Teenuse saaja sõlmib RTK-ga eraldi.

3.3. Teenuseosutaja ei kaasa dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse osutamiseks teisi andmete

volitatud töötlejaid ilma Teenuse saaja eelneva nõusolekuta.

4. Poolte kohustused ja õigused

4.1. Teenuseosutaja kohustub:

4.1.1. osutama Teenust hoolikalt ning professionaalselt kooskõlas oma tegevus- või kutsealal

kehtivate standardite ja heade kommetega;

4.1.2. lähtuma Teenuse osutamisel vastavat valdkonda reguleerivatest õigusaktidest,

Teenuse saaja kehtestatud juhenditest ja kordadest, kui Teenuse saaja on need

Teenuseosutajale edastanud, Teenuse saaja esitatud dokumentidest ning

Kokkuleppest;

4.1.3. läbi rääkima kõik olulised töökorralduslikud muudatused Teenuse saajaga, kui see

võib mõjutada Teenuse osutamist;

4.1.4. tegutsema Teenuse osutamisel Teenuse saajale lojaalselt arvestades Teenuse saaja

huvidega ning neid huve kaitsma;

4.1.5. teavitama Teenuse saajat oma parimaid teadmisi rakendades juhul, kui Teenuse saaja

poolt Teenuse osutamiseks vajalik edastatud dokument on vastuolus õigusaktidega,

sisaldab olulisi puudusi, ei ole Teenuse osutamiseks piisavalt selge või üheselt

mõistetav, samuti juhul, kui Teenuse osutajale teadaolevalt Teenuse osutamiseks

vajalik dokument puudub või esineb muu puudus, esitades ühtlasi omapoolsed

ettepanekud puuduste kõrvaldamiseks;

4.1.6. andma Teenuse saajale asjakohast teavet kõikvõimalikes Teenuse osutamisega seotud

küsimustes (sh nõustama Teenuse osutamisega seotud küsimustes) ning võimaldama

Teenuse saaja esindajate ligipääsu Teenuse osutamisega seotud andmetele;

4.1.7. võimaldama Teenuse saajale ligipääsu juhtimisinfole ja aruandlusele SAP BO kaudu.

Teenuseosutaja muudab olemasolevaid aruandeid või lisab uusi aruandeid Teenuse

saaja põhjendatud taotluse korral, kui vajalikud andmed on majandustarkvarast SAP

kättesaadavad;

4.1.8. vajadusel esindama Teenuse saajat Teenuse osutamisega seotud küsimuste või

vaidluste lahendamisel (standard)toimemudelis määratud ulatuses või Teenuse saaja

sellekohase nõusoleku või volituse olemasolul;

4.1.9. kõrvaldama kokkulepitud tähtaja jooksul kõik Teenuse osutamist mõjutavad puudused

või takistused, kui need on olemuslikult Teenuseosutaja poolt kontrollitavad;

4.1.10. hüvitama Teenuse saajale varalise kahju, kui see tekkis Teenuseosutaja poolse

Teenuse mittenõuetekohase osutamise tõttu ning vajadusel esindama Teenuse saajat

kahju sissenõudmisel või vaidluste lahendamisel;

4.1.11. säilitama Teenuse osutamisega seotud andmeid õigusaktides sätestatud või Teenuse

saajaga kokku lepitud tähtaegade vältel. Juhul kui kehtivast õigusaktist ei tulene

andmete või dokumentide säilitamiskohutust, siis Teenuse saaja eelneval

juhendamisel või nõusolekul need andmed või dokumendid kustutama või tagastama;

4.1.12. mitte avaldama ilma Teenuse saaja eelneva nõusolekuta Teenuse osutamise käigus

teatavaks saanud andmeid kolmandatele isikutele, v.a lisas 4 sätestatud juhul kui

selliste andmete avaldamise kohustus tuleneb õigusaktist ning eelneva nõusoleku

küsimiseks puudub vajadus. Pooled on kokku leppinud, et mõlemal juhul teavitab

Teenuseosutaja andmete avaldamise vajaduse või kohustuse tekkimisel viivitamata

Teenuse saaja esindajat;

4.1.13. töötlema temale Teenuse osutamise käigus edastatud andmeid vaid ulatuses, mis on

vajalik Teenuse osutamiseks;

4.1.14. esitama aruandeid ja andmeid ning andma selgitusi Teenuse saaja siseauditi üksusele,

Riigikontrollile vm kontrolliorganile auditeerimise protseduuri ning õigusaktidest

tuleneva kontrolli läbiviimiseks, kui õigusaktidest ei tulene teisiti;

4.1.15. tagama Teenuse saajale juurdepääsu SAP testkeskkonnale Teenuse saaja

sidussüsteemide arendamisel vajaliku testkeskkonna loomiseks;

4.1.16. viivituseta teavitama Teenuse saaja andmekaitsespetsialisti seotud rikkumisest teada

saamisest kooskõlas isikuandmete kaitse üldmääruse (Euroopa Parlamendi ja

Nõukogu määrus) nr (EL) 2016/679) artikliga 33.

4.2. Teenuseosutajal on õigus keelduda Teenuse või selle osa osutamisest vastavas osas kuni

Teenuse saaja poolsete kohustuste täitmiseni, kui Teenuse saaja ei täida punktis 4.3.1.-

4.3.3. nimetatud kohustusi ning see takistab Teenuse osutamist.

4.3. Teenuse saaja kohustub:

4.3.1. esitama Teenuseosutajale Teenuse osutamiseks vajaliku teabe (standard)toimemudelis

määratud või Poolte esindajate poolt kokku lepitud aja jooksul ja sidekanaleid

kasutades;

4.3.2. võimaldama vajaduse korral juurdepääsu Teenuse osutamiseks vajalikele

andmebaasidele ja infosüsteemidele;

4.3.3. informeerima viivitamata Teenuseosutajat kõikidest asjaoludest, mis võivad mõjutada

Teenuse osutamise käiku;

4.3.4. läbi rääkima Teenuseosutajaga kõik muudatused Teenuse saaja juhendites ja

eeskirjades kui need on seotud Teenuse osutamisega;

4.3.5. kõrvaldama mõistliku aja jooksul kõik Teenuse saajast tingitud Teenuse osutamist

mõjutavad puudused või takistused;

4.3.6. hüvitama Teenuseosutajale riigihangete korraldamise teenuse osutamisel vaidlustuse

ja kohtumenetlusega seotud kulud, kui vaidlustus või kaebus on esitatud riigihanke

tingimuste ja toimingute kohta, mille eest vastutab vastavalt riigihangete korraldamise

standardtoimemudelile Teenuse saaja ja eeldusel, et need kulud on eelnevalt

Teenuseosutaja poolt Teenuse saajaga kooskõlastatud vastavalt

standardtoimemudelile.

4.4. Teenuse saajal on õigus:

4.4.1. saada Kokkuleppes nimetatud Teenuseid kooskõlas kehtivate õigusaktidega ja

käesoleva Kokkuleppega; 4.4.2. nõuda varalise kahju hüvitamist, kui see tekkis Teenuseosutaja poolse Teenuse

mittenõuetekohase osutamise tõttu;

4.4.3. kasutada majandustarkvara SAP testbaasi (SAP500) andmesisestuseks SAPi andmeid

kasutavate asutuste teiste infosüsteemide testimiseks.

4.5. Teenuse mitteosutamiseks või ebakvaliteetseks täitmiseks ei loeta teenuse katkestusi või

rikkumisi, mis on tingitud asjaoludest, mille üle Teenuseosutajal puudub kontroll

(vääramatu jõud). Kui Teenuseosutaja soovib vääramatu jõu asjaolule tugineda, peab ta

sellest Tellijat teavitama esimesel võimalusel.

4.6. Vääramatu jõud ei vabasta Pooli kohustusest võtta tarvitusele kõik võimalikud abinõud

käesoleva Kokkuleppe mittetäitmise või mittekohase täitmisega tekkida võiva kahju

vältimiseks või vähendamiseks.

5. Infoturve ja andmekaitse

5.1. Pooled järgivad lepingujärgsete kohustuste täitmisel küberturvalisuse seaduses ja selle

alusel kehtestatud õigusaktides sätestatud nõudeid, isikuandmete töötlemisel

isikuandmete kaitse seaduses ja isikuandmete kaitse üldmääruses (Euroopa Parlamendi

ja Nõukogu määrus nr (EL) 2016/679) toodud andmekaitse põhimõtteid ja muid

infoturvet reguleerivaid õigusakte.

5.2. Käesoleva Kokkuleppe alusel töötleb Teenuseosutaja isikuandmeid Teenuseosutaja

põhimääruses sätestatud ülesannete ja käesolevast Kokkuleppest tulenevate ülesannete

täitmiseks. Teenuse osutamiseks vajalikud täpsustatud tingimused, isikuandmete liigid,

andmesubjektide kategooriad lepitakse vajadusel Teenuse saajaga kokku käesoleva

Kokkuleppe lisa(de)s või või kokkuleppes, mille iga Teenuse saaja sõlmib RTK-ga

eraldi.

5.3. Pooled tagavad Kokkuleppe täitmise ajal ja pärast selle lõppemist määramata tähtaja

jooksul Kokkuleppe täitmise käigus teineteiselt saadud teabe, mis on kas kirjalikus või

digitaalses vormis varustatud märkega "konfidentsiaalne" või millel on märge

juurdepääsupiirangu kohta (eelkõige kuid mitte ainult AvTS alusel) või, kui see teabe

avaldamise asjaolusid silmas pidades on asjakohane, teavitanud konfidentsiaalsusest

suuliselt, konfidentsiaalsuse ja ei anna seda edasi ega võimalda sellele teabele

juurdepääsu kolmandatele isikutele ilma teise poole sellekohase kirjaliku nõusolekuta.

5.4. Teenuseosutaja kindlustab Teenuse saaja andmete haldamisel andmete käideldavuse,

konfidentsiaalsuse ja terviklikkuse. Teenuseosutaja tagab, et Teenuse osutamiseks

isikuandmeid töötlema volitatud isikud on kohustunud järgima andmete töötlemise

konfidentsiaalsusnõudeid.

5.5. Teenuseosutaja vastutab tema poolt töödeldavate Teenuse saaja andmete volitamata või

juhusliku hävimise või hävitamise kaitseks meetmete rakendamise eest või rakendamata

jätmise eest.

6. Teabevahetus

6.1. Teabevahetus toimub kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis (sh kirjalikult või

elektrooniliselt). Teave tuleb esitada samas vormis kui see on küsitud, kui teine Pool ei

ole täpsustanud, millises vormis vastust ta soovib.

6.2. Teadete edastamine toimub üldjuhul e-posti, posti, e-arve süsteemi, DHX, RTIP või

muu selleks sobiva infosüsteemi teel v.a kui teave sisaldab konfidentsiaalseid andmeid,

mh isikuandmeid. Sellisel juhul tuleb teave edastada krüpteeritult või läbi turvalise

kanali.

6.3. Pool vastab teise Poole esitatud küsimusele, järelepärimisele, teabe nõudmisele vms

võimalikult kiiresti, kuid mitte hiljem kui 5 tööpäeva jooksul arvates küsimisest. Pooled

võivad vastamiseks kokku leppida muu tähtaja.

6.4. Kokkuleppega seotud teated edastatakse teisele Poolele asutuse üldkontakti ja asutust

RTK nõukojas esindava liikme kaudu.

6.5. Teenuseosutaja kontaktisikud, kellel on õigus anda Kokkuleppega seotud nõusolekuid

ja volitusi ning teha Teenuseosutaja nimel muid toiminguid peale Kokkuleppe

muutmise, lepitakse kokku käesoleva Kokkuleppe Lisa(de)s või punkti 3.2 alusel või

muul kirjalikku taasesitamist võimaldaval viisil.

6.6. Teenuse saaja kontaktisikuks, kellel on õigus anda Kokkuleppega seotud nõusolekuid

ja volitusi ning teha Teenuse saaja nimel muid toiminguid peale Kokkuleppe muutmise,

lepitakse kokku käesoleva Kokkuleppe Lisa(de)s või punkti 3.2 alusel või muul

kirjalikku taasesitamist võimaldaval viisil.

7. Vaidluste lahendamine

Kõik Kokkuleppest tulenevad või sellega seotud vaidlused lahendatakse Poolte vahel

läbirääkimiste teel ja Kokkuleppe mittesaavutamise korral lahendatakse vaidlused

Teenuseosutaja nõukojas, kuhu kuulub ka Tellija esindaja.

8. Kokkuleppe kehtivus ja muutmine

8.1. Kokkulepe jõustub allkirjastamise hetkest ja on sõlmitud tähtajatult.

8.2. Käesoleva Kokkuleppe jõustumisel loetakse lõppenuks Poolte vahel 8. märtsil 2023.a

sõlmitud „Tugiteenuste osutamise kokkulepe“ nr. 1-5/23/52-1.

8.3. Teenuse saaja teavitab Teenuseosutajat kuus kuud ette kui ta soovib dokumendihaldus-

ja arhiiviteenusest loobuda, välja arvatud juhul kui Teenuseosutaja rikub oluliselt

isikuandmete töötlemise nõudeid.

8.4. Käesoleva Kokkuleppe muudatused vormistatakse kirjalikus või elektroonilises vormis,

kui Kokkuleppes ei ole ette nähtud teisiti.

8.5. Standardtoimemudelite ja teenuse osutamise tingimuste muudatused kiidab heaks RTK

nõukoda ning need kinnitatakse RTK peadirektori käskkirjaga. Muudatused jõustuvad

alates kinnitamisest, va kui kinnitamise otsuses on märgitud teisti. Teenuseosutaja

avaldab kehtiva versiooni standardtoimemudelitest ja teenuse osutamise tingimustest

oma kodulehel.

(allkirjastatud digitaalselt) (allkirjastatud digitaalselt)

Sven Kirsipuu Pärt-Eo Rannap

Asekantsler kantsleri ülesannetes peadirektor