KÄSKKIRI

Riigihangete korraldamise ja lepingute sõlmimise kord

Vabariigi Valitsuse seaduse § 49 lg 1 p 10, Vabariigi Valitsuse 22.12.2011 määruse nr 177

„Rahandusministeeriumi põhimäärus“ § 10 lg 1 ja riigihangete seaduse § 9 lg 1 alusel

kehtestatakse Rahandusministeeriumi riigihangete korraldamise ning lepingute sõlmimise

tingimused ja kord järgmiselt:

1. Üldsätted

1.1. Rahandusministeeriumi (edaspidi ministeerium) riigihangete korraldamise ja lepingute

sõlmimise tingimusi ning korda (edaspidi kord) käsitletakse riigihangete seaduse mõttes

ministeeriumi hankekorrana.

1.2. Ministeerium lähtub asjade ostmisel, teenuste ja ehitustööde tellimisel ning muude

riigihangete seaduse kohaselt riigihankeks kvalifitseeruvate menetluste puhul

riigihangete seadusest, muudest õigusloovatest aktidest ja korrast.

1.3. Ministeerium arvestab riigihangete planeerimisel ja korraldamisel võimalusel

sotsiaalsete kaalutluste, innovatsiooni rakendamise ja keskkonnasäästlike lahendustega.

1.4. Ministeeriumiga sõlmitud kokkuleppe alusel korraldab Riigi Tugiteenuste Keskuse

(edaspidi RTK) riigihangete osakond (edaspidi hankeüksus) ministeeriumi nimel

riigihankeid, mis nõuavad riigihangete seaduse kohaselt toiminguid riigihangete

registris. Hankeüksus võib ministeeriumi kantsleri taotlusel ja hankeüksuse juhi

nõusolekul korraldada ka muid riigihankeid. Hankeüksus nõustab vajaduse korral

ministeeriumi ka muudes riigihangetega seotud küsimustes. Ministeeriumi kantsleri

otsusel võib ministeeriumi jaoks käesoleva punkti esimeses lauses nimetatud

riigihankeid erandkorras korraldada ka muu asutus või isik. Hankeüksus ei korralda

riigihankeid info- ja kommunikatsioonitehnoloogia valdkonnas või mille

korraldamiseks on Vabariigi Valitsus määranud kohustusliku keskse hankija.

1.5. Riigihangete seaduse kohaselt nõuavad toiminguid riigihangete registris järgmised

riigihanked:

1.5.1. asjade ostmine ja teenuste tellimine eeldatava käibemaksuta maksumusega alates

30 000 eurost;

1.5.2. eriteenuste tellimine ja ideekonkursi korraldamine eeldatava käibemaksuta

maksumusega alates 60 000 eurost;

22.01.2018

nr 1.1-4/10

1.5.3. ehitustööde tellimine, teenuste kontsessioonilepingu sõlmimine, kaitse- ja

julgeolekuvaldkonna asjade ostmine või teenuste tellimine, välja arvatud

lihtsustatud korras tellitavad teenused, eeldatava käibemaksuta maksumusega alates

60 000 eurost;

1.5.4. sotsiaalteenuste tellimine, sh sotsiaalteenuste kontsessioonilepingute sõlmimine,

kaitse- ja julgeolekuvaldkonna ehitustööde tellimine, ning kaitse- ja

julgeolekuvaldkonna lihtsustatud korras tellitavate teenuste tellimine eeldatava

käibemaksuta maksumusega alates 300 000 eurost.

2. Mõisted

2.1. Lähteülesanne – sisendi esitaja poolt hankeüksusele esitatav sisend riigihanke

korraldamiseks.

2.2. Teenistuja – ministeeriumiga töö- või teenistussuhtes olev ametnik või töötaja või

hankeüksuse töötaja või ministeeriumi nimel tegutsev muu pädev isik.

2.3. Väikeost – asjade ostmine, teenuste tellimine või muu riigihange, millega ei kaasne

riigihangete seaduse kohaselt nõutavaid toiminguid riigihangete registris.

3. Väikeostu korraldamine ja lepingute sõlmimine

3.1. Ministeeriumi teenistujad korraldavad oma vastutusvaldkonna piires lepingute

nõuetekohase sõlmimise.

3.2. Lepingute sõlmimise korraldamisel lähtuvad ministeeriumi teenistujad riigihangete

seaduse §-s 3 sätestatud üldpõhimõtetest sõltumata lepingu eeldatavast maksumusest.

3.3. Lepingute, mille eeldatav käibemaksuta maksumus on alates 5000 eurost, sõlmimise

korraldamisel peavad teenistujad lähtuma järgmistest nõuetest:

3.3.1. koostatakse ostetava asja või tellitava teenuse kirjeldus, et tagada ühesugustel

alustel pakkumuste küsimine;

3.3.2. küsitakse võrreldavaid pakkumusi võimalusel vähemalt kolmelt pakkujalt

kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis. Soovitav on kasutada väikeostu

hinnapäringu malle;

3.3.3. dokumendihaldussüsteemis lisatakse lepingu juurde laekunud pakkumused ja

kommentaar või memo, milles antakse ülevaade lepingu sõlmimise vajaduse kohta,

parima pakkumuse valimise hindamiskriteeriumitest, hinnapäringu tulemustest

(võimalusel lisatakse võrdlustabel) ja miks tehakse ettepanek konkreetse pakkujaga

lepingu sõlmimiseks või põhjendus võrdlevate pakkumuste puudumise kohta.

Memos või kommentaaris märgitakse finantseerimise allikas ja projekti nimetus.

3.4. Lepingud, mille eeldatav käibemaksuta maksumus on alates 5000 eurost, sõlmitakse

kirjalikus või digitaalselt allkirjastatud vormis (edaspidi kirjalik vorm). Kirjalikus

vormis lepingu sõlmimiseks kasutatakse ministeeriumi lepingumalle, kui õigustalituse

juristiga ei ole kokku lepitud teisiti.

3.4.1. Lepingu maksumusest olenemata peavad kirjalikus vormis olema:

3.4.1.1. füüsiliste isikutega sõlmitavad lepingud;

3.4.1.2. autoriõigusi kajastavad lepingud;

3.4.1.3. rahalist kohustust mittesisaldavad koostöölepingud;

3.4.1.4. asutuste vahel sõlmitavad kokkulepped;

3.4.1.5. lepingud, mille puhul on oluline saladuse hoidmise kohustuse või

õiguskaitsevahendite kokkuleppimine.

3.4.2. Erandkorras võib õigustalituse juristi eelneval nõusolekul sõlmida lepingu

kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis juhul, kui ei ole võimalik või

otstarbekas lepingu sõlmimine kirjalikus vormis, lepingu eeldatav käibemaksuta

maksumus jääb alla 30 000 euro ja seadusest ei tulene lepingu kirjalikus vormis

sõlmimise nõuet.

3.5. Lepingu projekt, sh korra punktis 3.4.2 sätestatud kirjalikku taasesitamist võimaldavas

vormis sõlmitava lepingu tingimused, kooskõlastatakse vähemalt järgmiste

teenistujatega:

3.5.1. õigustalituse jurist;

3.5.2. kulujuht eelarve- ja kulujuhtimise korra mõistes;

3.5.3. finantsosakonna juhataja;

3.5.4. vajaduse korral asekantsler.

3.6. Eri- ja sotsiaalteenuste, ehitustööde ning ideekonkursi korral, mille lepingu eeldatav

maksumus on alates 30 000 eurost, peab lepingu sõlmimise korraldamise eest vastutav

teenistuja kooskõlastama kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis hankeüksusega

enne pakkumuste küsimist väikeostu dokumentatsiooni, mh väikeostu hinnapäringu

projekti koos ostetava asja või tellitava teenuse kirjelduse ja parima pakkumuse

valimise hindamiskriteeriumitega ning pärast pakkumuste saamist hinnapäringu

tulemused ja ettepaneku konkreetse pakkujaga lepingu sõlmimiseks. Kooskõlastus tuleb

lisada lepingu juurde dokumendihaldussüsteemis.

3.7. Lepingute ja asutuste vaheliste kokkulepete sõlmimise õigus on kantsleril. Lepingute,

mille eeldatav maksumus käibemaksuta on alla 5000 euro, sõlmimise õigus on lisaks

kantslerile kulujuhil ning kantsleri või kulujuhi poolt volitatud teenistujal.

3.8. Lepingu sõlmimise korraldamise eest vastutav teenistuja on kohustatud tagama, et enne

lepingu sõlmimist ei alustata lepingust tulenevate kohustuste täitmist.

3.9. Leping registreeritakse dokumendihaldussüsteemis vastavalt asjaajamiskorrale.

Teenistuja, kellele kõikide lepinguosapoolte poolt allkirjastatud leping või muud

olulised dokumendid (mh akt) saadeti, salvestab selle dokumendihaldussüsteemis,

milles seda menetleti.

3.10. Pärast lepingu sõlmimist teavitab lepingu sõlmimise eest vastutav teenistuja

viivitamata, kuid mitte hiljem kui kolme tööpäeva jooksul teisi pakkujaid lepingu

sõlmimisest.

3.11. Lepingu täitmise eest vastutavaks teenistujaks ministeeriumis on kulujuht või

lepingus määratud teenistuja.

3.12. Lepingu täitmise eest vastutav teenistuja on kohustatud kontrollima lepingu

nõuetekohast täitmist, muuhulgas tähtaegadest kinnipidamist, üle antud asjade ja

ostutatud teenuste vastavust kokkulepitud mahule ja kvaliteedile ning väljastama

lepingu täitmise kohta tõendeid või muid hinnanguid. Juhul, kui lepingut ei täideta

nõuetekohaselt, on lepingu täitmise eest vastutav teenistuja kohustatud viivitamata

esitama teisele poolele nõude. Nõude esitamiseks tuleb eelnevalt konsulteerida

õigustalitusega. Nõue esitatakse vähemalt kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis.

3.13. Lepingu muutmisele kohaldatakse käesolevas korras toodud lepingu sõlmimise

regulatsiooni arvestades riigihangete seadusest tulenevaid piiranguid.

3.14. Kui leping soovitakse sõlmida riigihangete seaduse kohaselt erandina riigihangete

seaduses sätestatud korda rakendamata ja lepingu eeldatav maksumus käibemaksuta on

alates 30 000 eurost, peab lepingu sõlmimise korraldamise eest vastutav teenistuja enne

tehingu ettevalmistamist kooskõlastama kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis

lepingu sõlmimise kavatsuse hankeüksusega. Kooskõlastus tuleb lisada lepingu juurde

dokumendihaldussüsteemis.Hankeüksusega ei pea kooskõlastama töölepingu ja

kinnisasja omandamiseks, üürimiseks või rentimiseks sõlmitava lepingu sõlmimise

kavatsust.

4. Riigihangete planeerimine ja hankeplaani kinnitamine

4.1. Ministeeriumi ühe kalendriaasta riigihanke vajadused fikseeritakse hankeüksuse

koostatavas ühtses hankeplaanis.

4.2. Hankeüksus esitab hiljemalt 31. oktoobriks ministeeriumile järelepärimise järgmise

aasta hankeplaani sisendi saamiseks. Ministeerium esitab vormikohase hankeplaani

sisendi, mis peab kajastama kõiki struktuuriüksuste planeeritavast eelarvest või muudest

alustest tulenevaid vajadusi riigihangeteks, mille eeldatav maksumus käibemaksuta on

alates 30 000 eurost. Juhul, kui ministeerium soovib hankeüksuselt taotleda madalama

eeldatava maksumusega riigihanke korraldamist, esitab ministeerium taotletava

riigihanke kohta nõuetekohased andmed hankeplaani sisendis.

4.3. Riigihanke vajaduse eeldatava maksumuse määramisel tuleb lisaks riigihangete

seaduses sätestatule arvestada järgmisi põhimõtteid:

4.3.1. ühe kalendriaasta jooksul samale riigihanke objektile korraldatavad riigihanked ja

sõlmitavad lepingud tuleb võimalusel arvestada üheks riigihankeks ja maksumused

summeerida;

4.3.2. kui riigihanke objekti hooldust ja tarvikuid on võimalik hankida vaid toote

pakkujalt, arvestatakse riigihanke eeldatava maksumuse hulka ka hoolduse ja

tarvikute eeldatav kulu;

4.3.3. asja ostmisega kaasneva väljaõppe kulu arvestatakse riigihanke eeldatava

maksumuse sisse.

4.4. Hankeplaani kantakse hankeüksuse poolt korraldatavad riigihanked, mis nõuavad

riigihangete seaduse kohaselt toiminguid riigihangete registris.

4.5. Hankeplaanis kajastatakse planeeritava riigihanke kohta vähemalt riigihanke objekt,

riigihanke eest vastutav teenistuja struktuuriüksuse täpsusega, lähteülesande

hankeüksusele esitamise tähtpäev, lepingu sõlmimise eeldatav tähtpäev.

4.6. Enne hankeplaani kinnitamist saadab hankeüksus hankeplaani ministeeriumile

kooskõlastamiseks riigihanke eest vastutava teenistuja poolt antud sisendi ulatuses

andes kooskõlastamise tähtajaks vähemalt 10 kalendripäeva. Hankeplaan

kooskõlastatakse vähemalt riigihanke eest vastutavate teenistujate, finantsosakonna

juhataja, asekantslerite ja kantsleriga.

4.7. Jooksva aasta hankeplaani kinnitab RTK juhataja RTK hankekorras sätestatud

tähtpäevaks. Kinnitatud hankeplaan edastatakse ministeeriumile ning avaldatakse RTK

veebilehel.

4.8. Hankeplaanis kajastamata riigihanke korraldamiseks esitab riigihanke eest vastutav

teenistuja taotluse hankeüksuse juhile. Taotlus kooskõlastatakse vähemalt kulujuhi,

finantsosakonna juhataja ja kantsleriga. Täiendava riigihanke korraldamise otsustamine

toimub hankeüksuse juhi ja ministeeriumi koostöös. Hankeplaanis kajastatud riigihanke

vajaduse muutmisest teavitab riigihanke eest vastutav teenistuja hankeüksuse juhti.

5. Riigihangete korraldamine hankeüksuse poolt ja hankeleping

5.1. Hankeüksus korraldab ministeeriumile kõik hankeplaani kohased riigihanked ja

täiendavalt korraldada otsustatud riigihanked.

5.2. Riigihanke eest vastutav teenistuja edastab korraldatava riigihanke vormikohase

lähteülesande hankeüksusele hankeplaanis sätestatud tähtpäevaks. Riigihanke eest

vastutav teenistuja vastutab lähteülesandes sisalduva informatsiooni õigsuse eest, sh

teostatud turuülevaate õigsuse eest ning rahaliste vahendite olemasolu eest.

5.3. Riigihanke eest vastutav teenistuja teeb hankeüksusega igakülgset koostööd hanke

korraldamise nimel, lähtudes muuhulgas ministeeriumi ja RTK vahelisest riigihangete

toimemudelist.

5.4. Hankeüksuses määratakse riigihanke läbiviimise eest vastutav teenistuja vastavalt RTK

hankekorrale.

5.5. Riigihanke menetluse alustamise aluseks riigihangete registris on riigihanke

alusdokumentide ja vajadusel hankelepingu projekti sobivuse kinnitamine kantsleri

poolt kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis. Enne vastava kinnituse saatmist

kooskõlastatakse riigihanke alusdokumendid vähemalt riigihanke eest vastutava

teenistuja ja kulujuhiga ning hankelepingu projekt õigustalituse juristiga. Riigihanke

alusdokumentide juurde lisatakse dokumendihaldussüsteemis kommentaar, milles

märgitakse riigihanke objekt, eeldatav maksumus, hindamiskriteeriumid ning kas

riigihange on hankeplaani kohane või täiendavalt korraldada otsustatud.

5.6. Riigihanke tulemusena edukaks tunnistatud pakkujaga sõlmib hankelepingu

ministeerium. Riigihanke tingimuste kohase hankelepingu sõlmimise korraldab

riigihanke eest vastutav teenistuja või ministeeriumi poolt määratud muu teenistuja.

Hankelepingute sõlmimise korraldamisel lähtutakse korra punktis 3 sätestatud lepingu

sõlmimise korrast arvestades käesoleva korra punktis sätestatud erisustega.

Dokumendihaldussüsteemis lisatakse hankelepingu juurde muuhulgas hankeüksuse

poolt esitatud memo riigihanke menetlusprotsessi kohta, parim pakkumus ning muu

oluline informatsioon või dokumentatsioon, mis on vajalik lepingu nõuetekohaseks

sõlmimiseks ja täitmiseks.

5.7. Riigihanke tulemusena sõlmitava siduva rahalise kohustuseta raamlepingu sõlmimise

õigus ministeeriumi nimel on RTK juhatajal ning raamlepingu täitmise eest vastutavaks

teenistujaks on hankeüksuses määratud hankeüksuse teenistuja.

5.8. Hankelepingu sõlmimise kohta esitab hankelepingu sõlmimist korraldav teenistuja

vormikohase teate riigihanke läbiviimise eest vastutavale teenistujale 5 tööpäeva

jooksul hankelepingu sõlmimisest arvates.

5.9. Raamlepingu alusel sõlmitud hankelepingu kohta esitab hankelepingu sõlmimist

korraldav teenistuja vormikohase teate riigihanke läbiviimise eest vastutavale

teenistujale 5 tööpäeva jooksul pärast iga 12 kuu möödumist raamlepingu sõlmimisest

arvates.

5.10. Hankelepingu muutmise vajaduse tekkimisel kooskõlastab lepingu täitmise eest

vastutav teenistuja hankelepingu muutmise hankeüksusega enne muudatuse tegemist.

5.11. Hankelepingu lõppemise kohta esitab lepingu täitmise eest vastutav isik vormikohase

teate hankeüksusele 5 tööpäeva jooksul hankelepingu lõppemisest arvates.

6. Huvide konflikti- ja korruptsioonivastased meetmed ning teenistuja

teavitamiskohustus

6.1. Korruptsioonivastasest seadusest tulenevad toimingupiirangud kohalduvad muuhulgas

lepingu sõlmimist korraldavale teenistujale, kantslerile, riigihanke eest vastutavale

teenistujale, riigihanke hindamiskomisjoni liikmele ja lepingu täitmise eest vastutavale

isikule. Korruptsioonivastaste meetmete kord ja tingimused sätestatakse täpsemalt

ministeeriumi sisekorraeeskirjas.

6.2. Riigihankest ei või osa võtta teenistuja, kelle tegevuses esineb huvide konflikt või kelle

puhul tekib kahtlus tema erapooletuses. Vastav teenistuja peab viivitamatult sellise

asjaolu ilmnemisel hoiduma konkreetse riigihankega seoses edaspidisest tegevusest

ning teavitama taandamisest enda vahetut juhti, kes määrab ülesannete täitmiseks teise

teenistuja.

6.3. Ministeeriumi nõudmisel esitab riigihanke menetlemisel osalev teenistuja allkirjastatud

kinnituse huvide konflikti puudumise kohta. Hankeüksuse nõudmisel esitavad

hindamiskomisjoni liikmed vastava vormikohase kinnituse hankeüksusele.

7. Rakendussätted

7.1. Tunnistatakse kehtetuks rahandusministri ja riigihalduse ministri 28.03.2017 käskkiri nr

49 „Rahandusministeeriumi hankekord“.

(allkirjastatud digitaalselt)

Toomas Tõniste

rahandusminister

(allkirjastatud digitaalselt)

Jaak Aab

riigihalduse minister