Riigi Tugiteenuste Keskuse juhtimissüsteemi käsiraamatu kinnitamine

1

Kinnitatud

peadirektori käskkirjaga 10.04.2024 nr 1-2/24/25

Juhtimissüsteemi käsiraamat (K1)

RTK juhtimissüsteemi käsiraamat annab ülevaate RTK põhi ja tugitegevustest, juhtimisalastest

vastutustest ja protsesside korraldamise põhimõtetest.

RTK juhtimissüsteemi käsiraamat (K1)

Protsess: kvaliteedijuhtimine

Protsessi omanik: kvaliteedijuht

Versioon: 2

Juhtimissüsteemi käsiraamat hõlmab:

1. Üldosa

 2. Organisatsioon, eestvedamine, strateegia, eesmärgid

o Organisatsioon

o Strateegia

o Kvaliteedipõhimõtted

 3. Organisatsiooni juhtimine

o Juhtimistasandid

o Juhtimisülesanded

 4. RTK protsessid

o Põhiprotsessid

o Juhtimisprotsessid

o Tugiprotsessid

 5. Protsesside juhtimise ja haldamise põhimõtted

o Juhtimissüsteemi dokumentide loomine ja uuendamine

o Juhtimissüsteemi dokumentide (korrad, juhendid vormid) vormistamine

o Juhtimissüsteemi dokumentide kooskõlastamine, kinnitamine ja avaldamine

o Keskkonnahoid ja sotsiaalne vastutus

2

1. Üldosa

Juhtimissüsteemi käsiraamatu eesmärgiks on anda terviklik ülevaade organisatsiooni tegevuse

kvaliteedi kindlustamise põhimõtetest, kvaliteedi tagamist toetavatest protsessidest,

kvaliteedisüsteemi koostisosadest ja kvaliteedieesmärkidest. Käsiraamat hõlmab kogu RTK

tegevust põhiprotsessidest tugiprotsessideni. Riigi Tugiteenuste Keskuse (edaspidi RTK)

juhtimissüsteem on üles ehitatud CAF täiuslikkusmudeli põhimõtteid ja loogikat arvestades.

Käsiraamatus kirjeldatakse olulisi aspekte tegevuste planeerimisest kuni tulemuste hindamise ja

parendustegevusteni.

Käsiraamat koosneb kolmest osast, kus antakse ülevaade:

 organisatsioonist (sh strateegilisest planeerimisest, kvaliteedi tagamise ja edendamise

põhimõtetest ja juhtimisalastest vastutustest);

 juhtimissüsteemi dokumentide haldamisest (kvaliteedijuhtimissüsteemi dokumentide

loomise, kooskõlastamise, uuendamise ja haldamise põhimõtted);

 põhi- ja tugiprotsesside juhtimisest ja vastutusest.

Käsiraamatu kasutusalad on järgmised:

 juhtimissüsteemist ja kvaliteedipõhimõtetest ülevaate andmiseks asutuse töötajatele,

põhimõtete tutvustamiseks uutele töötajatele ja partneritele;

 juhtimissüsteemi dokumentide koostamiseks;

 tegevust reguleerivate kordade ja juhiste leidmiseks.

Käsiraamatut vaadatakse üle ja ajakohastatakse vastavalt vajadusele. Muudatusettepanekute

tegemise õigus on kõigil RTK töötajatel. Muudatusettepanekud kogub ja käsiraamatu haldamise

ning ajakohastamise eest vastutab kvaliteedijuht. Käsiraamat on kättesaadav RTK protsesside

käsiraamatus.

2. Organisatsioon, eestvedamine, strateegia, eesmärgid

Organisatsioon

RTK on Rahandusministeeriumi haldusalasse kuuluv valitsusasutus, mis osutab järgmisi teenuseid

personali- ja palgaarvestuse teenus, dokumendihaldus- ja arhiiviteenus, finantsarvestuse teenus,

riigihangete korraldamise teenus, toetuste kasutamise korraldamise teenus. Oma ülesannete

täitmiseks on RTK struktuuris 11 osakonda, millest 5 on otsesemalt põhitegevuste eesmärkide

täitmisele suunatud osakonnad ja 4 on toetavate tegevuste korraldamiseks. Täpsemalt on keskuse

tegevusvaldkonnad ja nendes täidetavad ülesanded kirjeldatud RTK põhimääruses.

Strateegia

RTK põhimäärusest lähtuvad arengueesmärgid on kirjeldatud arengukavas, mis koostatakse nö

rulluval põhimõttel neljaks aastaks ja vaadatakse üle 1 kord aastas ning pikendatakse seejärel ühe

aasta võrra. Arengukavas on sõnastatud organisatsiooni missioon, visioon ja põhiväärtused ning

strateegilised sõnumid, põhi- ja tugitegevustega seotud strateegilised eesmärgid ja mõõdikud

nende täitmise hindamiseks ning sihttasemed. Arengukava uuendamise sisendiks on muudatused

keskkonnas või ülesannetes, klientide ootused ja tagasiside, organisatsiooni arengud ja töötajate

tagasiside.

3

Arengukava eesmärkide täitmiseks tehtavad tegevused planeeritakse tegevuskavas, mis asub

Jiras. Tegevuskavas seatud eesmärkide täitmise ülevaatused toimuvad kolm korda aastas jaanuaris,

mais ja septembris ning aasta eesmärkide sh arengukava eesmärkide täitmise ülevaatus toimub

tegevusaruande koostamise käigus jaanuar-märts (vt joonis 1). Tegvuskava ja arengukava

eesmärkide täitmise aastaaruanne ehk tegevusaruanne esitatakse nõukojale märtsis.

Arengukava ja tegevuskava koostamise ja ülevaatamise protsess on üles ehitatud Demingi pideva

parendamise tsükli loogikat arvestades ning tegevuste ajaraam lähtub Rahandusministeeriumi

üldisest planeerimis-ja aruandlustegevuste ajaraamist. Arengukavas seatud strateegiliste

eesmärkide saavutamist toetab tulemusjuhtimise süsteem, mida rakendatakse kõikidel tasanditel

läbi terve organisatsiooni. Strateegilise planeerimise protsess ja vastutused on täpsemalt

kirjeldatud RTK strateegilise planeerimise korras (K3). Asutuse strateegiliste eesmärkide ja nende

saavutamiseks tehtavate tegevuste planeerimine ja täitmise jälgimine toimub JIRA-s.

Joonis 1. Strateegilise juhtimise protsess

RTK missioon, visioon ja põhiväärtused on leitavad siseveebist.

Kvaliteedipõhimõtted

Kvaliteedijuhtimise süsteemi eesmärk on võimalikult hästi täita klientide, partnerite ja

huvigruppide ootusi ning optimaalselt kasutada keskuse ressursse ja sellega kindlustada

kvaliteetselt organisatsiooni põhimääruses ja arengukavas seatud eesmärkide täitmine.

RTK kvaliteedieesmärgiks on pakkuda kliendi vajadustest lähtuvaid teenuseid. Eesmärgi

täitmiseks on vaja teenuseid, sealhulgas teenuse pakkumiseks kasutatavaid infosüsteeme,

järjepidevalt arendada, tagades seeläbi klientide kõrge rahulolu ja usaldusväärsuse.

Kvaliteedi tagamisel lähtutakse avaliku sektori asutusele huvigruppide poolt seatavatest ootuste

täitmisest, milleks on õigeaegsus, täpsus, juurdepääsetavus, kohasus, võrdsus, läbipaistvus,

seaduslikkus.

4

Joonis 2. Kvaliteedi kujunemisse panustavad tegurid

3. Organisatsiooni juhtimine

Juhtimistasandid

RTK-d juhib peadirektor, kelle nimetab ametisse ja vabastab ametist valdkonna eest vastutav

minister. Peadirektoril on asetäitja, kes allub vahetult peadirektorile. Osakonnad alluvad

peadirektorile või peadirektori asetäitjale vahetult alluvate osakonnajuhatajate kaudu (täpsem

jaotus leitav RTK struktuurijooniselt RTK siseveebis). Peadirektor või peadirektori asetäitja

koordineerib, suunab ja kontrollib osakonnajuhatajate tegevust. Suurematel osakondadel on

moodustatud allüksused (talitused ja üksused), mida juhtivad allüksuse juhid. Juhtimistasandite

täpsemad ülesanded on kirjeldatud põhimääruses.

RTK põhimääruse kohaselt koordineerib RTK tegevusvaldkonda kuuluvate teenuste osutamist

nõuandva õigusega alaline nõukoda, kuhu kuuluvad teenindatavate ministeeriumite ja

Riigikantselei esindajad. Nõukoja esimees on Rahandusministeeriumi kantsler. Nõukoda kiidab

heaks muudatused RTK põhimääruses, RTK arengukava, tegevusaruande ja arutab muid keskuse

tegevust puudutavaid küsimusi, kliendi rahulolu-uuringute tulemusi, parendusplaane jne.

Nõukojas arutatakse ka suuremaid muudatusi, strateegilisi valikuid ja fookusi ning jagatakse

sellekohast infot. Nõukoda kohtub reeglina neli korda aastas toimuvatel nõukoja koosolekutel.

Nõukoja koosolekud protokollitakse, protokoll kinnitatakse koosoleku protokollija poolt ja on

leitavad siseveebist. Nõukoja koosolekute korraldamist ja sellekohast infovahetust

koordineerib RTK arendusosakonna juhataja.

Peadirektor koos asetäitja ja osakonnajuhtidega moodustavad juhtkonna. Juhtkond kohtub

iganädalastel koosolekutel, kus arutatakse käimasolevaid tegevusi ja vahetatakse infot. Kaks korda

aastas kohtub juhtkond juhtkonna seminaril ja laiendatud juhtkonna seminaril (juhtkond koos

allüksuste juhtidega) , kus arutatakse RTK arenguplaane ja strateegiat ning osakondade vahelisi

koostöökohti. Juhtkonna koosolekutest ja seminaridest koostatakse memo, mida jagatakse

töötajatega siseveebi vahendusel.

5

Juhtimisülesanded

Juhtimisülesanded RTK-s jagunevad vastavalt juhtimistasanditele organisatsiooni juhtimise

ülesanneteks põhi- ja tugitegevuste juhtimiseks. Juhtimisülesanneteks on:

 kindlustada asutuse strateegilise juhtimine, planeerimine ja eesmärkide seadmine;

 tagada strateegia, missiooni ja visiooni mõistetavus ning ühiste väärtuste järgi joondumine;

 arendada paindlikku ja arengule suunatud organisatsiooni;

 töötada välja ja rakendada ülesannete täitmiseks sobiv struktuurimudel;

 kavandada ja rakendada efektiivne juhtimissüsteem ja jälgida selle toimimist;

 luua sobiv sisekommunikatsiooni keskkond;

 hoida ja kujundada RTK mainet;

 tagada infrastruktuuride olemasolu ja tõhus juhtimine;

 juhtida finantsvahendite otstarbekat ja tõhusat kasutamist;

 tagada teenuste arendamine ja kliendirahulolu vastavalt seatud eesmärkidele;

 koostada tegevuskavad eesmärkide täitmiseks ning jälgida tegevusaruannete kaudu nende

täitmist;

 tagada sujuvad põhitegevuste elluviimiseks vajalikud personaliprotsessid;

 loob tööõhkkonna, mis on motiveeriv, arendav ja inimesi väärtustav.

Täpsemad kirjeldused on juhtide kompetentsimudelis.

4. RTK protsessid

RTK protsessid jagunevad põhi-, juhtimis- ja tugiprotsessideks. Põhiprotsessid aitavad täita

organisatsiooni ülesandeid, need on kliendi tegevusi otseselt toetavad ning kliendile väärtust

loovad tegevused. Juhtimisprotsessid on organisatsioonile suuna andmise- ja tulemuste hindamise

tegevused ning tugiprotsessid on organisatsiooni tegevusi, arengut ja toimimist toetavad ning

põhitegevuste elluviimiseks eeldusi loovad tegevused.

Protsesside juhtimine on üles ehitatud Demingi pideva parendamise (PDCA) tsükli alusel, kus

protsessid on üles ehitatud neljafaasilisena: planeerimine (eesmärkide seadmine) – teostamine –

kontrollimine (seire ja aruandlus) – korrigeerimine (parendamine, ennetamine).

Põhiprotsessid

RTK põhiprotsessid moodustavad viis teenust, millega osutatakse tugiteenuseid ja korraldatakse

toetuste rakendamist. Nendeks protsessideks on:

 personali ja palgaarvestuse teenus

 dokumendihaldus- ja arhiiviteenus

 finantsarvestus

 riigihangete korraldamine

 toetuste kasutamise korraldamine

Personali- ja palgaarvestuse teenus on põhiprotsess, millega osutatakse vastavaid

arvestusteenuseid teenindatavatele asutustele. Teenuse eesmärk on klientide eesmärkide

saavutamist toetava, efektiivse personali- ja palgaarvestuse ning aruandluse tagamine. Protsess on

kirjeldatud PTO toimingute korras (K15). Protsessi ladusa toimimise eest vastutab

personaliteenuste osakonna (PTO) juhataja.

Dokumendihaldus- ja arhiiviteenus on põhiprotsess, millega osutatakse dokumendihaldus- ja

arhiiviteenust teenindatavatele asutustele. Teenuse eesmärk on klientide eesmärkide saavutamist

6

ja nende põhitegevust toetava dokumendi- ja arhiivihalduse korraldamine. Protsessi ladusa

toimimise eest vastutab dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse osakonna (DHO) juhataja.

Finantsarvestuse teenus on põhiprotsess, millega osutatakse vastavaid arvestusteenuseid

teenindatavatele asutustele. Teenuse eesmärk on klientide eesmärkide saavutamist toetava ning

efektiivse finantsarvestuse ja -aruandluse tagamine. Teenuse osutamisel lähtutakse

raamatupidamise sise-eeskirjast. Sisemine tööprotsess on kirjeldatud finantsarvestuse

toimingute korras (K17). Riigi raamatupidamise koondaruandluse koostamine on protsess,

millega koordineeritakse riigi, valitsussektori ja avaliku sektori raamatupidamise koondaruannete

koostamist ja selleks vajalike juhendmaterjalide kaasajastamine. Protsess on reguleeritud Avaliku

sektori finantsarvestuse ja -aruandluse juhendis (rahandusministri määrus nr 105) ja

kirjeldatud riigiarvestuse finantsaruannete koostamise sise-eeskirjas (K9). Protsesside ladusa

toimimise eest vastutab finantsarvestuse osakonna (FAO) juhataja

Riigihangete korraldamise teenus on põhiprotsess, millega osutatakse riigihangete korraldamise

teenust teenindatavatele asutustele ja kesksete riigihangete korraldamise teenust. Teenuse eesmärk

on klientide eesmärkide saavutamist toetava, efektiivse hanketegevuse korraldamine. Protsess on

kirjeldatud hankekorras (K14). Protsessi ladusa toimimise eest vastutab riigihangete osakonna

(RHO) juhataja.

Toetuste kasutamise korraldamise teenus on mitmetahuline protsess süsteemi loomisest kuni

rakendamiseni, kus toimub erinevatest allikatest toetuste rakendussüsteemi loomine,

rakenduskava elluviimine ja vahendite kasutamise sertifitseerimine, toetuste taotluste

menetlemine, rahastamisotsuste ja väljamaksete tegemine, teavitustegevuste koordineerimine ning

eesmärgipärase kasutamise kontrollimine. Teenuse eesmärk on kvaliteetne, ühetaoline,

kliendisõbralik ja efektiivne toetuste kasutamise korraldamine, mis aitab kaasa riigi mitmekesisele

arengule. Toetuste valdkonna tööprotsessid on kirjeldatud EL Solidaarsusfondi töökorras (K19),

toetuste valdkonna töökorras (K21), ELN töös osalevate Eesti delegaatide sõidukulude

hüvitamise korras (K23), RÜ tööprotsessid Norra ja EMP programmi rakendamisel (K24),

IPKT töökord (K25, K29), RRF töökorras (K27). Protsessi ladusa toimimise eest vastutavad

toetuste arendamise osakonna (TAO) juhataja, toetuste rakendamise osakonna (TRO)

juhataja ja toetuste maksete osakonna (TMO) juhataja.

Personali- ja palgaarvestuse teenuse, dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse, finantsarvestuse ja

riigihangete teenuse osutamine on kokku lepitud toimemudelites (teenusleppes kokkulepitud

tegevuste detailne kirjeldus).

Juhtimisprotsessid

Juhtimisprotsesside fookuses on planeerimise, eestvedamise ja kontrollitegevused, millega

suunatakse ja toetatakse asutuse arengut. RTK olulised juhtimisprotsessid on:

 strateegiline juhtimine ja arengukava koostamine

 eelarvestamine ja finantsjuhtimine

 eestvedamine

 riskijuhtimine

 tulemusjuhtimine

Juhtimisprotsessid on kirjeldatud käesolevas käsiraamatus (K1), strateegilise planeerimise

töökorras (K3), riskijuhtimise töökorras (K5), riigisaladuse kaitse juhendis (K10) ja

eelarvestamise ja kulude juhtimise korras (K30). Juhtimisprotsesside ladusa toimimise eest

vastutab peadirektor.

7

Tugiprotsessid

Tugiprotsessid jagunevad arendusprotsessideks, tegevust toetavateks kommunikatsiooni-,

personali- ja haldusprotsessideks.

Tegevust toetavad arendusprotsessid on:

 infosüsteemide arendamine ja hooldamine (ISO)

 organisatsiooni arendamine (AO)

 partnerlus- ja kliendisuhete arendamine ja juhtimine (AO)

 kvaliteedijuhtimine (AO)

 äriarhitektuur (AO)

Infosüsteemide arendamise ja hooldamise protsessi eesmärgiks on efektiivne infosüsteemide

arendamine, hooldamine ja kasutajatoe pakkumine, tagamaks selle asjakohasuse ja töökindluse

RTK poolt teenindatavatele asutustele ning põhiteenuseid osutavatele RTK töötajatele.

Infosüsteemide arendamise ja hooldamise protsess hõlmab standardtarkvara SAP tooteid ERP

(Enterprise Resource Planning) ja BO (Business Object), Riigitöötaja Iseteenindusportaali, arvete

menetlemise tarkvara (Fitek), riigihangete registri ning SFOS infosüsteemi. Protsess on kirjeldatud

infosüsteemide arendamise ja hooldamise korras (K18). Protsessi ladusa toimimise eest

vastutab infosüsteemide arendamise osakonna (ISO) juhataja.

Organisatsiooni arendamise protsessi eesmärgiks on edendada organisatsiooni ning selles

pakutavate teenuste ja infosüsteemide arengut. Organisatsiooni arendusprotsesside eest vastutab

arendusosakonna (AO) juhataja. Alamprotsesside eest vastutavad kvaliteedijuht, strateegiajuht

ja äriarhitekt.

Partnerlus- ja kliendisuhete arendamise ja juhtimise protsessi eesmärgiks on teada klientide

vajadusi ning arendada kliendi vajadustest lähtuvaid teenuseid ning tagada klientide kõrge

rahulolu teenuste kvaliteediga samuti teha koostööd ja arendada partnerlussuhteid. Kliendisuhete

arendamise protsess on kirjeldatud partnerlus- ja kliendisuhete arendamine ja juhtimise

töökorras (K22), kus kirjeldatakse olulisemaid partnereid ja huvirühmasid, kliendirühmadesse

jagunemist, kliendisuhete juhtimisega ja tagasiside kogumise ning parendustegevustega seotud

põhimõtteid. Protsessi toimimise eest vastutab arendusosakonna (AO) juhataja.

Tegevust toetavad personali-ja haldusprotsessid:

 personalitöö korraldamine (PHO)

 dokumendi- ja arhiivihaldus (DHO)

 büroode haldus (PHO)

 töötervishoid- ja tööohutus (PHO)

 sisekommunikatsioon (PHO)

 väliskommunikatsioon (KO)

 mainekujundus (PHO, KO)

 õigusalane nõustamine (TAO õiguse üksus)

 hankimine (RHO)

 infosüsteemide haldus (RMIT, RIT)

 infohaldus (AO)

Personalitöö korraldamise protsessi eesmärgiks on tagada keskuse ülesannete täitmiseks ja

arenguks vajalike töötajate olemasolu ning kompetentsus. Personalivaldkonna korraldamisel

lähtutakse valdkonna seadusandlusest ja asutusesiseselt kokku lepitud tööprotsessidest.

Personaliprotsesside haldamine toimub personali-ja haldusosakonnas (PHO). PHO poolt

hallatavate Personaliprotsesside hulka kuuluvad:

8

 Personali värbamine ja töö- ning teenistussuhete haldamine (K11)

 Töötajate arendamine ja koolitustel osalemine (K13)

 Personalivestluste korraldamine (K7)

 Töökorralduse reguleerimine (K4)

 Töötajate motivatsioonisüsteemi arendamine ja korraldamine (Väärtuspakkumine K6)

 Praktika korraldamine (K20)

 Lähetuste ja töösõitude korraldus (K26)

Personaliprotsesside toimimise eest tervikuna vastutab PHO juhataja ning alamprotsesside eest

personalipartnerid ja personalispetsialist.

Dokumendi- ja arhiivihalduse põhimõtted on kirjeldatud teabehalduse korras (K2).

Dokumendi- ja arhiivihalduse eesmärk on keskuse tegevuste usaldusväärne dokumenteerimine,

tegevuste läbipaistvuse ning dokumentide autentsuse tagamine. Kord kirjeldab töötajate

ülesandeid ja vastutusi dokumentide loomisel ja haldamisel, menetlusreegleid asutuse tegevuste ja

otsuste vastuvõtmise dokumenteerimisel ning dokumentide säilitamise ja arhiveerimise

põhimõtteid. Dokumentide liigitamine, nende säilitustähtajad ja juurdepääsutingimused on

määratud dokumentide liigitusskeemis. Dokumendi- ja arhiivihalduse protsessi rakendamise ja

arendamise eest vastutab DHO.

Büroode haldamise eesmärgiks on tagada ruumide turvalisus ja kasutusmugavus ning toetada

töötajate heaolu pakkudes töötamiseks kaasaegseid ja mugavaid töötingimusi sh ühised

kokkulepped ruumide kasutamiseks ja heakorra tagamiseks. Büroode haldus on tagatud

büroojuhtide kaudu, sh toimub nende kaudu suhtlus hoonete haldajate/rendileandjatega. Büroode

kasutamise põhimõtted on kirjeldatud siseveebis kontorite kodukordades.

Töötervishoiu- ja tööohutusealase tegevuse eesmärgiks on töötaja töövõime säilitamiseks

vajalike tingimuste loomine ja tervisele mõju avaldavate ohtude väljaselgitamine ning riskide

hindamine ja töötervishoiualase seadusandluse jälgimine. Töötervishoidu puudutavad küsimused

reguleeritud töökorralduse reeglites (K4) ja ohutusjuhendis (K12). Tööohutuse ja töötervishoiu

alase tegevuse korraldamise eest vastutab asutuse töökeskkonnaspetsialist.

Sisekommunikatsiooni eesmärgiks on vajaliku siseinfo jagamine, organisatsioonisisese suhtluse

edendamine ning RTK strateegiliste eesmärkide ja tulemuste tutvustamine. Asutusesisest teavet

jagatakse koosolekute (juhtkonna-, osakondade-, talituste-, majakoosolekute), nõupidamiste,

siseuudiste ning meililisti kaudu. Sisekommunikatsiooni eest vastutab

sisekommunikatsioonispetsialist.

Väliskommunikatsiooni eesmärgiks on jagada infot asutuste tegevuste kohta klientidele,

partneritele, huvigruppidele ja üldsusele ning toetada RTK maine kujundamist läbi vastavate

tegevuste. Väliskommunikatsiooni eest vastutab ja tegevusi planeerib

kommunikatsiooniosakonna (KO) juhataja, alamprotsesside eest vastutavad

kommunikatsioonispetsialistid. Tegevused on kirjeldatud kommunikatsiooni korraldamise

põhimõtetes (K28).

Õigusalane nõustamine protsessi eesmärgiks on tagada põhi- ja tugitegevuste juriidiliselt

korrektne toimimine ning nõustada juriidilistes küsimustes organisatsiooni liikmeid. Majasisest

tuge osutab TAO õiguse üksuse juht. Keerukamate kaasuste puhul ostetakse konsultatsiooni

õigusbüroolt.

Hankimise protsessi eesmärgiks on tagada õiguspärane hankeseadusest lähtuv hanketegevus, mis

võimaldab tõhusat ressursside kasutamist ning vajadustest lähtuvat hinna ja kvaliteedi suhet.

Hankimise põhimõtted ja vastutused on kirjeldatud asutuse hankekorras (K14) ja toimemudelis,

mis sisaldab juhiseid riigihangete ettevalmistamiseks, läbiviimiseks ja riigihangetest tulenevate

9

lepingute sõlmimiseks ning nende erisusi. Hangete läbiviimine RTK-s toimub vastavalt

hankeplaanile. Hanketegevuse korraldamise ja seaduspärasuse eest vastutab RHO juhataja.

Hankimisega seotud ostuotsuste ja tehingute eest vastutavad kulujuhid vastavalt eelarvestamise

ja kulude juhtimise korrale (K30).

Infosüsteemide halduse protsessi eesmärgiks on tagada asutuse infosüsteemide ja

arvutitöökohtade tõrgeteta ja tulemuslik toimimine, kasutajate nõustamine, infosüsteemide ja

riistvara hooldus, süsteemide arendamine ning info varundamine ja turvalisuse tagamine.

Infotehnoloogiate haldamise ja kasutamisega seotud põhimõtted on kirjeldatud RTK

Infosüsteemide kasutamise korras (K8). Infosüsteemide haldamise, andmekaitse, arvutitöökoha

pakkumise ja kasutajatoe eest vastutavad teenusepakkujatena RMIT ja RIT.

5. Protsesside juhtimise ja haldamise põhimõtted

Juhtimissüsteemi dokumentide loomine ja uuendamine

Kõigi oluliste protsesside kohta on loodud tööprotsessi kirjeldus (kord või juhend) ja vajadusel

täiendavad juhised, metoodikad, reeglistikud ja vormid ehk juhtimissüsteemi dokument. Vajadus

protsessi või selle osa kaardistamiseks ja dokumenteerimiseks võib tuleneda koostatud

põhiprotsesside nimekirjast, riskide hindamisest, audiitori tähelepanekust, juba kaardistatud

protsessi elluviimisel tekkinud tõrgetest (nt tuginedes kliendi tagasisidele), CAF enesehindamise

tulemustest jne. Juhtimissüsteemi dokumendi eesmärgiks on kirjeldada tööprotsessi sisu ja

vastutusi.

Igal protsessil on protsessi omanik, kes vastutab protsessi väljatöötamise, muutmise ja kirjelduse

uuendamise eest ning protsessis osalejad, kes vastutavad tööprotsessi tegevuste nõuetekohase

täitmise eest. Juhtimissüsteemi hõlmatud dokumentide tervikpildi, haldamise põhimõtete,

koostatavate dokumentide kvaliteedijuhtimissüsteemile vastavuse, ühtsuse ja arusaadavuse eest

vastutab kvaliteedijuht. Vajaduse tuvastamine uue protsessi kirjeldamiseks või protsessi

osade muutmiseks/täiendamiseks toimub protsessi omaniku ja kvaliteedijuhi koostöös, kus

analüüsitakse süsteemi sobivust, lepitakse kokku koostamise ajakavas ja töötatakse välja

dokumendi projekt.

Protsessi omaniku ülesanneteks on:

 tööprotsessi kirjelduse koostamiseks või muutmiseks vajalike arutelude juhtimine;

 muudatusettepanekute kogumine töötajatelt või teistelt huvipooltelt;

 protsessimuudatuste väljatöötamine ja kooskõlastuste korraldamine;

 protsessiga seotud juhendite ja vormide ajakohastamine;

 protsessis osalejate informeerimine protsessi muudatustest;

 protsessiga seotud reguleerivate õiguslike nõuete muudatuste jälgimine ja protsessi

uuendamine nendest lähtuvalt;

 protsessi koolituste läbiviimine.

Protsessis osalejate ülesanneteks on:

 osaleda temale määratud protsessides ja täita ettenähtud protsessitegevusi nõutud

kvaliteediga;

 teha ettepanekuid protsessi parendamiseks;

 osaleda protsessi kirjeldamise või muutmise aruteludes;

 informeerida protsessi omanikku õiguslike jm nõuete muudatustest.

10

Kvaliteedijuhi ülesanneteks on:

 hinnata loodava dokumendi või kavandatava muudatuse sobivust RTK üldisesse

kvaliteedijuhtimissüsteemi;

 leppida kokku koostamise ajakavas ja kaasatavates osapooltes;

 valminud tööprotsessi ülevaatamine ja tagasiside andmine;

 hallata juhtimissüsteemi kuuluvate dokumentide loetelu;

 protsessi omanikele ja töötajatele tehtud ettepanekute kohta tagasiside andmine.

Juhtimissüsteemi dokumentide (korrad, juhendid vormid) vormistamine

Dokumentide vormistamisel ja kujundamisel lähtutakse RTK stiiliraamatus ja RTK teabehalduse

korras kehtestatud põhimõtetest. Juhtimissüsteemi dokumendid luuakse ja muudetakse protsesside

käsiraamatus Confluence`s, milles kirjeldatakse protsessi olulised aspektid. Protsessi ülesehitusel

lähtutakse põhimõttest, et igal protsessil on sisend ja väljund.

Protsessikirjelduse (kord, juhend) olulisteks koostisosadeks on:

 Sisu ja eesmärgi sõnastus – kirjeldatakse, mis on tegevuse eesmärk ja selle saavutamise

olulised tingimused, kuhu me tahame jõuda ja mis on konkreetse protsessi eesmärk

 Vastutajate ja osaliste defineerimine – protsessi kirjelduses märgitakse protsessi omanik

ametikoha täpsusega ja kirjeldatakse osalised ehk tegevusi läbi viivad töötajad või töötajate

rühmad, kellele töökord laieneb

 Seotud dokumendid ehk millistest dokumentidest ja õigusaktidest lähtutakse ning millised

dokumendid tegevuse tulemusena tekivad

 Tööprotsessi kirjeldus - mida ja kuidas me teeme kirjeldades siinjuures tegevusi, osapooli

ja nendevahelist toimeloogikat ning tähtaegasid ja ajaraami, milles tegutsetakse

 Tulemuste hindamine – kuidas ja milliste mõõdikute kaudu protsessiga saavutatavat

tulemust mõõdetakse, millise tihedusega mõõdetakse

Protsessikirjelduse koostamisel lähtutakse põhimõttest, et olulised protsessi osad oleksid

kirjeldatud võimalikult selgelt ja arusaadavalt. Protsess algab tegevuste ettevalmistamise või

planeerimisega ja lõpeb üldjuhul hindamise või tulemuste analüüsiga.

Juhtimissüsteemi dokumendid nimetatakse K (ehk kord ja korra number, nt K1) dokumendi

nimetus, versiooni number, kinnitamise kuupäev. Kui juhtimissüsteemi dokumendil on lisad

(täiendav juhis, vorm vms), mida soovitakse kinnitada korra koosseisus, siis lisa nimetatakse K

(number), L (number), lisa nimetus, versiooni number, kinnitamise kuupäev. Üldjuhul on

dokumendiga seotud täiendavad juhendmaterjalid, vormid ja metoodikad töödokumendid, mida ei

pea kinnitama korra koosseisus ja mille muutmise täiendamise õigus on protsessi omanikul.

Töödokumentidele (vormid, juhised, metoodikad) lisatakse uuendamise kuupäev, ning protsessi

omanik vastutab selle eest, et dokumentide kasutajatel oleks kasutamiseks kättesaadav uusim

versioon.

Juhtimissüsteemi dokumentide kooskõlastamine, kinnitamine ja avaldamine

Kvaliteedijuhtimissüsteemi dokumendid kooskõlastatakse protsessiga vahetult seotud

struktuuriüksustega. Tugiprotsesside korrad/juhendid kooskõlastatakse kõigi struktuuriüksuste

juhtidega. Kooskõlastamine toimub dokumendihaldussüsteemis, kus kvaliteedijuht algatab

menetlusringi. Paralleelselt on kooskõlastajateks protsessiga vahetult seotud struktuuriüksuste

juht/id ja/või töötajad ja dokumendihalduse spetsialist (viimase ülesandeks on vaadata üle

käskkirja sisu ja kooskõlalisus RTK dokumendihalduse põhimõtetega).

11

Kvaliteedijuhtimissüsteemi dokumendid kinnitatakse RTK peadirektori käskkirjaga, mille koostab

kvaliteedijuht. RTK peadirektori käskkirju hoitakse ja säilitatakse dokumendihaldussüsteemis.

Juhul kui kinnitatud kvaliteedijuhtimissüsteemi dokument puudutab enamikku töötajatest

informeeritakse kõiki töötajaid siseveebi, e-kirja ja/või dokumendihaldussüsteemi kaudu.

Suuremate muudatuste puhul saadetakse uuendatud töökord läbi dokumendihaldussüsteemi

töötajatele, kus töötajad annavad kinnituse, et on korraga tutvunud.

Kinnitatud ja kehtivad kvaliteedijuhtimissüsteemi dokumendid asuvad protsesside käsiraamatus.

Nende sinna lisamise ja versioonide haldamise eest vastutab kvaliteedijuht.

Keskkonnahoid ja sotsiaalne vastutus

RTK peab oluliseks käituda sotsiaalselt vastutustundlikult, mis tähendab, et väärtustame

organisatsiooni, ühiskonna ja riigi jätkusuutlikku arengut ning seome keskkonna- ja sotsiaalse

mõõtme ja põhimõtted oma tegevustega ning käitume kokkulepitud põhimõtete järgi.

Tegevused ühiskonna suunal:

 panustame järeltuleva põlve arengusse ja ühiskonna tööjõukvaliteedi parendamisse

praktikaprogrammi ja koolides tegevuste tutvustamine kaudu;

 toetame töötajate aktiivset osalemist sotsiaalse vastutusega seotud sündmustel

(metsaistutamine, aja annetamine nõrgematele jt,) võimaldades neile selleks vaba aega ja

võtame ette ühiseid aktsioone;

 panustame regionaalsete töökohtade loomisesse (vastav eesmärktase seatud arengukavas);

 soovime meie tegevusvaldkonnas toimuvaid muudatusi ühiskonnale ja seotud

huvigruppidele proaktiivselt selgitada osaledes arvamusfestivalil ja avaldades artikleid;

 jälgime RTK-ga seotud meediakajastuste arvu ning positiivsete kajastuste osakaalu ning

osaleme maineuuringutes.

Tegevused keskkonnahoiu suunal:

 põhitegevuse valdkonnas otsime pidevalt tõhustamisvõimalusi ja infosüsteemide

arendamise puhul koostame ärianalüüsi, et hinnata tehtava investeeringu mõjukust;

 lähetustel ja töösõitudel eelistame kasutada ühistransporti, hindame hoolikalt osalemisest

saadavat kasu ja vajadust minna kohale ning võimalusel kasutame osalemiseks

virtuaallahendusi;

 tehes kingitusi töötajatele, klientidele partneritele, jälgime, et kingitus kannaks endas

sõnumit sotsiaalsest vastutusest (pärit kohalikult ettevõtjalt, soodustab vastutustundlikku

käitumist);

 meil ei ole kontorites joogiveeautomaate, sest eelistame kasutada puhast kraanivett

(vajadusel parendame joogivee kvaliteeti filtrite lisamisega);

 kasutame ressursse heaperemehelikult ja võimalusel taaskasutame – mööbel, tehnika;

 väldime printimist, prindime vaid vajadusel. Printerid on seadistatud printima

ökonoomselt, mustvalgelt ja kahepoolselt;

 oma üritustel ei kasuta me plastnõusid ning teavitame oma eelistusest ka ürituste

koostööpartnereid;

 vähendame digiprügi, jälgime regulaarselt kasutatavaid andmemahtusid ning teeme

üleskutseid failide korrastamiseks ja andmemahu vähendamiseks;

 kontorites sorteerime prügi liigiti;

 riigihangete planeerimisel ja korraldamisel arvestatakse võimalusel sotsiaalsete

kaalutluste, innovatsiooni rakendamise ja keskkonnasäästlike lahendustega (Hankekord).

12

Oleme edukad kaugtöö rakendajad, mis kirjeldab meie suutlikust korraldada töö tegemine

väljaspool tööandja ruume paindlikult ja tõhusalt. Alates 2017. aastast oleme tunnustatud Kaugtöö

tegija märgisega.

RTK omab alates aastast 2022 Peresõbraliku tööandja kuldmärgist, mis tähistab meie

pühendumist töötajasõbraliku, töötajaid väärtustava ja kaasava ning töö- ja pereelu ühildada

sooviva organisatsiooni kujundamisele.

RTK on vaimset tervist väärtustav organisatsioon. 2023. aasta oktoobris pälvis RTK vaimset

tervist väärtustava organisatsiooni kuldtaseme.

RTK on ühinenud Tervist edendavate töökohtade võrgustikuga. Hoolime oma töötajatest ja

panustame tervise hoidmisesse ja edendamisse.

KÄSKKIRI

10.04.2024 nr 1-2/24/25

Riigi Tugiteenuste Keskuse

juhtimissüsteemi käsiraamatu kinnitamine

Riigihalduse ministri 14.11.2017. a määruse nr 84 „Riigi Tugiteenuste Keskuse põhimäärus“

§ 20 lg 1 p 7 alusel:

1. Kinnitan Riigi Tugiteenuste Keskuse juhtimissüsteemi käsiraamatu versioon 2.

2. Tunnistan kehtetuks Riigi Tugiteenuste Keskuse peadirektori 04.03.2021 a. käskkirja nr

1-2/0037 "Riigi Tugiteenuste Keskuse juhtimissüsteemi käsiraamatu kinnitamine“.

(allkirjastatud digitaalselt)

Pärt-Eo Rannap

peadirektor

Teatavaks teha: kõik töötajad

Koostaja: Maarja Käis