RTK juhtimissüsteemi käsiraamatu kinnitamine

Riigi Tugiteenuste Keskus

Protsessi omanik: kvaliteedijuht Tähis: K1

Kinnitamise kuupäev: 04.03.2021 Versioon nr: 1 Avaldatud: intranetis Lk. 1 / 14

RTK juhtimissüsteemi käsiraamat (K1)

Protsess: kvaliteedijuhtimine

Protsessi omanik: kvaliteedijuht

Versioon:1 (kinnitatud märts 2021)

Juhtimissüsteemi käsiraamat hõlmab:

1. Sissejuhatus

2. Organisatsioon, eestvedamine, strateegia, eesmärgid

3. Organisatsiooni juhtimine

4. RTK protsessid

5. Protsesside juhtimise ja haldamise põhimõtted

1. Sissejuhatus Juhtimissüsteemi käsiraamatu eesmärgiks on anda terviklik ülevaade organisatsiooni tegevuse

kvaliteedi kindlustamise põhimõtetest, kvaliteedi tagamist toetavatest protsessidest,

kvaliteedisüsteemi koostisosadest ja kvaliteedieesmärkidest. Käsiraamat hõlmab kogu Riigi

Tugiteenuste Keskuse (edaspidi RTK või keskus) tegevust põhiprotsessidest tugiprotsessideni.

RTK juhtimissüsteem on üles ehitatud CAF täiuslikkusmudeli põhimõtteid ja loogikat

arvestades. Käsiraamatus kirjeldatakse olulisi aspekte tegevuste planeerimisest kuni tulemuste

hindamise ja parendustegevusteni.

Käsiraamat koosneb kolmest osast, kus antakse ülevaade:

 organisatsioonist (sh strateegilisest planeerimisest, kvaliteedi tagamise ja edendamise

põhimõtetest ja juhtimisalastest vastutustest);

 juhtimissüsteemi dokumentide haldamisest – kvaliteedijuhtimissüsteemi dokumentide

loomise, kooskõlastamise, uuendamise ja haldamise põhimõtted

 põhi- ja tugiprotsesside juhtimisest ja vastutusest.

Käsiraamatu kasutusalad on järgmised:

 juhtimissüsteemist ja kvaliteedipõhimõtetest ülevaate andmiseks asutuse töötajatele,

põhimõtete tutvustamiseks uutele töötajatele ja partneritele;

 juhtimissüsteemi dokumentide koostamiseks;

 tegevust reguleerivate kordade ja juhiste leidmiseks.

Käsiraamatut vaadatakse üle ja ajakohastatakse vastavalt vajadusele. Muudatusettepanekute

tegemise õigus on kõigil RTK töötajatel. Muudatusettepanekud kogub ja käsiraamatu haldamise

Riigi Tugiteenuste Keskus

Protsessi omanik: kvaliteedijuht Tähis: K1

Kinnitamise kuupäev: 04.03.2021 Versioon nr: 1 Avaldatud: intranetis Lk. 2 / 14

2

ja ajakohastamise eest vastutab kvaliteedijuht. Käsiraamat on kättesaadav keskuse siseveebis

ja X kettal Töökordade kaustas.

2. Organisatsioon, eestvedamine, strateegia, eesmärgid Organisatsioon RTK on Rahandusministeeriumi haldusalasse kuuluv valitsusasutus, mis osutab teenuseid

personali- ja palgaarvestuse, personaliarenduse, finantsarvestuse, riigi raamatupidamise

koondaruandluse koostamise, riigihangete korraldamise, toetuste kasutamise korraldamise

valdkondades. Oma ülesannete täitmiseks on RTK struktuuris 9 osakonda, millest 6 on

otsesemalt põhitegevuste eesmärkide täitmisele suunatud osakonnad ja 3 on toetavate

tegevuste korraldamiseks. Täpsemalt on keskuse tegevusvaldkonnad ja nendes täidetavad

ülesanded kirjeldatud Riigi Tugiteenuste Keskuse põhimääruses.

Strateegia Keskuse põhimäärusest lähtuvad arengueesmärgid on kirjeldatud arengukavas, mis

koostatakse nö rulluval põhimõttel neljaks aastaks ja vaadatakse üle kord aastas ning

pikendatakse seejärel aasta võrra. Arengukavas on sõnastatud organisatsiooni missioon,

visioon ja põhiväärtused ning strateegilised sõnumid, kirjeldatud on huvigrupid, teenuste

arendamise põhimõtted põhi- ja tugitegevustega seotud strateegilised eesmärgid ja mõõdikud

nende täitmise hindamiseks ning sihttasemed. Arengukava uuendamise sisendiks on

muudatused keskkonnas või ülesannetes, klientide ootused ja tagasiside, organisatsiooni

arengud ja töötajate tagasiside.

Arengukava eesmärkide täitmiseks tehtavad tegevused planeeritakse nelja-aastases

tegevuskavas, millest aastane tegevuskava detailsem. Tegevuskavas seatud eesmärkide

täitmise ülevaatused toimuvad kaks korda aastas mais ja septembris ning aasta eesmärkide sh

arengukavaeesmärkide täitmise ülevaatus toimub tegevusaruande koostamise käigus jaanuar-

märts (vt joonis 1). Tegvuskava ja arengukava eesmärkide täitmise aastaaruanne ehk

tegevusaruanne esitatakse nõukojale märtsis.

Arengukava ja tegevuskava koostamise ja ülevaatamise protsess on üles ehitatud Demingi ringi

(plan-do -check-act) loogikat arvestades ning tegevuste ajaraam lähtub Rahandusministeeriumi

üldisest planeerimis-ja aruandlustegevuste ajaraamist. Arengukavas seatud strateegiliste

eesmärkide saavutamist toetab tulemusjuhtimise süsteem, mida rakendatakse kõikidel

tasanditel läbi terve organisatsiooni. Strateegilise planeerimise protsess ja vastutused on

täpsemalt kirjeldatud RTK strateegilise planeerimise, eelarvestamise ja kulude juhtimise

korras (K3 koostamisel). Asutuse strateegiliste eesmärkide ja nende saavutamiseks tehtavate

tegevuste planeerimine ja täitmise jälgimine toimub planeerimise infosüsteemis PlanPro.

Joonis 1. Strateegilise juhtimise protsess

Riigi Tugiteenuste Keskus

Protsessi omanik: kvaliteedijuht Tähis: K1

Kinnitamise kuupäev: 04.03.2021 Versioon nr: 1 Avaldatud: intranetis Lk. 3 / 14

3

Missioon Meie missiooniks on võimaldada oma klientidel keskenduda põhitegevusele pakkudes

efektiivseid lahendusi tugiteenuste ning toetuste valdkonna korraldamisel.

Visioon Meie visiooniks on olla eelistatuim tugiteenuste pakkuja ja toetuste rakendaja oma valdkonna

parimate töötajate ning nutikate IT-lahendustega.

Põhiväärtused

 Koostöö - Koos saavutame parima tulemuse!

 Kompetentsus - Oleme oma valdkonna parimad asjatundjad!

 Usaldusväärsus - Teeme, mida lubame!

Strateegilised sõnumid Oleme nutikad, tegutseme tõhusalt ja anname head nõu, otsides lahendusi, millest on kõige

rohkem kasu nii kliendile kui Eestile.

Kvaliteedipõhimõtted Kvaliteedijuhtimise süsteemi eesmärk on võimalikult hästi täita klientide, partnerite ja

huvigruppide ootusi ning optimaalselt kasutada keskuse ressursse ja sellega kindlustada

kvaliteetselt organisatsiooni põhimääruses ja arengukavas seatud eesmärkide täitmine.

RTK kvaliteedieesmärgiks on pakkuda kliendi vajadustest lähtuvaid teenuseid. Eesmärgi

täitmiseks on vaja teenuseid, sealhulgas teenuse pakkumiseks kasutatavaid infosüsteeme,

järjepidevalt arendada, tagades seeläbi klientide kõrge rahulolu ja usaldusväärsuse.

Riigi Tugiteenuste Keskus

Protsessi omanik: kvaliteedijuht Tähis: K1

Kinnitamise kuupäev: 04.03.2021 Versioon nr: 1 Avaldatud: intranetis Lk. 4 / 14

4

Kvaliteedi tagamisel lähtutakse avaliku sektori asutusele huvigruppide poolt seatavatest

ootuste täitmisest, milleks on õigeaegsus, täpsus, juurdepääsetavus, kohasus, võrdsus,

läbipaistvus, seaduslikkus.

Joonis 2. Kvaliteedi kujunemisse panustavad tegurid

3. Organisatsiooni juhtimine Juhtimistasandid Keskust juhib peadirektor, kelle nimetab ametisse ja vabastab ametist valdkonna eest vastutav

minister. Peadirektoril on asetäitja, kes allub vahetult peadirektorile. Osakonnad alluvad

peadirektorile või peadirektori asetäitjale vahetult alluvate osakonnajuhatajate kaudu (täpsem

jaotus leitav RTK struktuurijooniselt RTK kodulehel). Peadirektor või peadirektori asetäitja

koordineerib, suunab ja kontrollib osakonnajuhatajate tegevust. Suurematel osakondadel on

moodustatud allüksused (talitused ja üksused), mida juhtivad allüksuse juhid alluvad vahetult

osakonnajuhatajale. Juhtimistasandite täpsemad ülesanded on kirjeldatud põhimääruses.

RTK põhimääruse kohaselt koordineerib keskuse tegevusvaldkonda kuuluvate teenuste

osutamist nõuandva õigusega alaline nõukoda, kuhu kuuluvad teenindatavate ministeeriumite ja

Riigikantselei esindajad. Nõukoja esimees on Rahandusministeeriumi kantsler. Nõukoda kiidab

heaks muudatused RTK põhimääruses, RTK arengukava, tegevuskava, tegevusaruande ja arutab

muid keskuse tegevust puudutavaid küsimusi, kliendi rahulolu-uuringute tulemusi,

parendusplaane jne. Nõukojas arutatakse ka suuremaid muudatusi, strateegilisi valikuid ja

fookusi ning jagatakse sellekohast infot. Nõukoda kohtub reeglina neli korda aastas toimuvatel

nõukoja koosolekutel. Nõukoja koosolekud protokollitakse, protokoll kinnitatakse koosoleku

protokollija ja nõukoja esimehe poolt. Nõukoja koosolekute korraldamist ja sellekohast

infovahetust koordineerib arendusjuht.

Peadirektor koos asetäitja, osakonnajuhtide ja valdkonnajuhtidega (kvaliteet, arendus)

moodustavad juhtkonna. Juhtkond kohtub iganädalastel koosolekutel, kus arutatakse

käimasolevaid tegevusi ja vahetatakse infot. Kaks korda aastas kohtub juhtkond juhtkonna

Riigi Tugiteenuste Keskus

Protsessi omanik: kvaliteedijuht Tähis: K1

Kinnitamise kuupäev: 04.03.2021 Versioon nr: 1 Avaldatud: intranetis Lk. 5 / 14

5

seminaridel, kus arutatakse RTK arenguplaane ja strateegiat ning osakondade vahelisi

koostöökohti. Juhtkonna koosolekutest ja seminaridest koostatakse memo, mida jagatakse

töötajatega siseveebi vahendusel.

Juhtimisülesanded Juhtimisülesanded RTK-s jagunevad vastavalt juhtimistasanditele organisatsiooni juhtimise

ülesanneteks põhitegevuste juhtimiseks ja tugi- ning valdkonnajuhtimise ülesanneteks.

Juhtimisülesanneteks on:

 kindlustada asutuse strateegilise juhtimine, planeerimine ja eesmärkide seadmine;

 tagada strateegia, missiooni ja visiooni mõistetavus ning ühiste väärtuste järgi

joondumine;

 arendada paindlikku ja arengule suunatud organisatsiooni;

 töötada välja ja rakendada ülesannete täitmiseks sobiv struktuurimudel;

 kavandada ja rakendada efektiivne juhtimissüsteem ja jälgida selle toimimist;

 luua sobiv sisekommunikatsiooni keskkond;

 hoida ja kujundada RTK mainet;

 tagada infrastruktuuride olemasolu ja tõhus juhtimine;

 juhtida finantsvahendite otstarbekat ja tõhusat kasutamist;

 tagada teenuste arendamine ja kliendirahulolu vastavalt seatud eesmärkidele;

 koostada tegevuskavad eesmärkide täitmiseks ning jälgida tegevusaruannete kaudu

nende täitmist;

 tagada sujuvad põhitegevuste elluviimiseks vajalikud personaliprotsessid ja töötajate

arendamine.

4. RTK protsessid RTK protsessid jagunevad põhi-, juhtimis- ja tugiprotsessideks. Põhiprotsessid aitavad täita

organisatsiooni ülesandeid, need on kliendi tegevusi otseselt toetavad ning kliendile väärtust

loovad tegevused. Juhtimisprotsessid on organisatsioonile suuna andmise- ja tulemuste

hindamise tegevused ning tugiprotsessid on organisatsiooni tegevusi, arengut ja toimimist

toetavad ning põhitegevuste elluviimiseks eeldusi loovad tegevused.

Protsesside juhtimine on üles ehitatud Demingi pideva parendamise (PDCA) tsükli alusel, kus

protsessid on üles ehitatud neljafaasilisena: planeerimine (eesmärkide seadmine) – teostamine

– kontrollimine (seire ja aruandlus) – korrigeerimine (parendamine, ennetamine).

Joonis 3. RTK põhi- ja tugiprotsessid

Riigi Tugiteenuste Keskus

Protsessi omanik: kvaliteedijuht Tähis: K1

Kinnitamise kuupäev: 04.03.2021 Versioon nr: 1 Avaldatud: intranetis Lk. 6 / 14

6

Põhiprotsessid RTK põhiprotsessid moodustavad kuus teenust, millega osutatakse tugiteenuseid ja

korraldatakse toetuste rakendamist. Nendeks protsessideks on:

 personali- ja palgaarvestus

 personaliarendus

 finantsarvestus

 riigi raamatupidamise koondaruandluse koostamine

 riigihangete korraldamine

 toetuste kasutamise korraldamine

Personali- ja palgaarvestuse teenus on põhiprotsess, millega osutatakse vastavaid

arvestusteenuseid teenindatavatele asutustele. Teenuse eesmärk on klientide eesmärkide

saavutamist toetava, efektiivse personali- ja palgaarvestuse ning aruandluse tagamine.

Protsess on kirjeldatud PTO toimingute korras (K15). Protsessi ladusa toimimise eest vastutab

personali- ja palgaarvestuse osakonna (PTO) juhataja.

Kesksete koolituste korraldamise teenus on põhiprotsess, millega pakutakse tuge

personaliarenduse valdkonnas kesksete koolituste korraldamise ja info koondamise kaudu.

Teenuse eesmärk on parandada avaliku sektori teenistujate riigivalitsemise kompetentust ning

tõsta juhtimiskvaliteeti (sh personalijuhtimise ja tugitegevuste kvaliteeti). Protsess on

kirjeldatud personaliarenduse teenuse protsessikirjelduses (K16). Protsessi ladusa toimimise

eest vastutab kesksete koolituste (KEKO) talituse juht.

Riigi Tugiteenuste Keskus

Protsessi omanik: kvaliteedijuht Tähis: K1

Kinnitamise kuupäev: 04.03.2021 Versioon nr: 1 Avaldatud: intranetis Lk. 7 / 14

7

Finantsarvestuse teenus on põhiprotsess, millega osutatakse vastavaid arvestusteenuseid

teenindatavatele asutustele. Teenuse eesmärk on klientide eesmärkide saavutamist toetava

ning efektiivse finantsarvestuse ja -aruandluse tagamine. Teenuse osutamine on kokku lepitud

toimemudelites ja teenuse osutamisel lähtutakse raamatupidamise sise-eeskirjast. Sisemine

tööprotsess on kirjeldatud finantsarvestuse toimingute korras K17. Protsessi ladusa toimimise

eest vastutab finantsarvestuse osakonna (FAO) juhataja.

Riigi raamatupidamise koondaruandluse koostamise teenus on protsess, millega

koordineeritakse riigi, valitsussektori ja avaliku sektori raamatupidamise koondaruannete

koostamist ja selleks vajalike juhendmaterjalide kaasajastamine. Protsess on reguleeritud

Avaliku sektori finantsarvestuse ja –aruandluse korras (rahandusministri määrus nr 105) ja

kirjeldatud riigiarvestuse finantsaruannete koostamise siseeeskirjas (K9). Protsessi ladusa

toimimise eest vastutab finantsarvestuse osakonna (FAO) juhataja

Riigihangete korraldamise teenus on põhiprotsess, millega osutatakse riigihangete

korraldamise teenust teenindatavatele asutustele ja kesksete riigihangete korraldamise

teenust. Teenuse eesmärk on klientide eesmärkide saavutamist toetava, efektiivse

hanketegevuse korraldamine. Protsess on kirjeldatud hankekorras (K14). Protsessi ladusa

toimimise eest vastutab riigihangete osakonna (RHO) juhataja.

Toetuste kasutamise korraldamise teenus on mitmetahuline protsess süsteemi loomisest kuni

rakendamiseni, kus toimub erinevatest allikatest toetuste rakendussüsteemi loomine,

rakenduskava elluviimine ja vahendite kasutamise sertifitseerimine, toetuste taotluste

menetlemine, rahastamisotsuste ja väljamaksete tegemine, teavitustegevuste koordineerimine

ning eesmärgipärase kasutamise kontrollimine. Teenuse eesmärk on kvaliteetne, ühetaoline,

kliendisõbralik ja efektiivne toetuste kasutamise korraldamine, mis aitab kaasa riigi

mitmekesisele arengule. Toetuste valdkonna tööprotsessid on kirjeldatud KA, RKA ja SERT

töökord (K21), ELN töös osalevate Eesti delegaatide sõidukulude hüvitamise korras (K23), RÜ

tööprotsessid Norra ja EMP programmi rakendamisel (K24) ja IPKT töökord (K25). Protsessi

ladusa toimimise eest vastutavad toetuste arendamise osakonna (TAO) juhataja, toetuste

rakendamise osakonna (TRO) juhataja ja toetuste maksete osakonna (TMO) juhataja.

Juhtimisprotsessid Juhtimisprotsesside fookuses on planeerimise, eestvedamise ja kontrollitegevused, millega

suunatakse ja toetatakse asutuse arengut. RTK olulised juhtimisprotsessid on:

 strateegiline juhtimine ja arengukava koostamine

 eelarvestamine ja finantsjuhtimine

 eestvedamine

 riskijuhtimine

 tulemusjuhtimine

Juhtimisprotsessid on kirjeldatud käesolevas käsiraamatus (K1), strateegilise juhtimise ja

eelarvestamise töökorras (K3) ja riskijuhtimise töökorras (K5). Juhtimisprotsesside ladusa

toimimise eest vastutab peadirektor.

Riigi Tugiteenuste Keskus

Protsessi omanik: kvaliteedijuht Tähis: K1

Kinnitamise kuupäev: 04.03.2021 Versioon nr: 1 Avaldatud: intranetis Lk. 8 / 14

8

Tugiprotsessid Tegevust toetavad arendusprotsessid on:

 majandusarvestusetarkvara arendamine ja hooldamine (MTO)

 organisatsiooni arendamine (arendusjuht)

 partnerlus- ja kliendisuhete arendamine ja juhtimine (arendusjuht)

 kvaliteedijuhtimine (kvaliteedijuht)

Majandustarkvara arendamise ja hooldamise protsessi eesmärgiks on efektiivne

majandustarkvara arendamine, hooldamine ja kasutajatoe pakkumine, tagamaks selle

asjakohasus ja töökindlus RTK poolt teenindatavatele asutustele ning põhiteenuseid

osutavatele RTK töötajatele. Majandustarkvara arendamise ja hooldamise protsess hõlmab

standardtarkvara SAP tooteid ERP (Enterprise Resource Planning) ja BO (Business Object),

Riigitöötaja Iseteenindusportaali, arvete menetlemise tarkvara (Fitek) ning SFOS infosüsteemi.

Protsess on kirjeldatud majandustarkvara arendamise ja hooldamise korras (K18). Protsessi

ladusa toimimise eest vastutab majandustarkvara arenduse osakonna (MTO) juhataja.

Organisatsiooni arendamise protsessi eesmärgiks on edendada organisatsiooni ning selles

pakutavate teenuste ja infosüsteemide arengut. Organisatsiooni arendusprotsesside eest

vastutab arendusjuht.

Partnerlus- ja kliendisuhete arendamise ja juhtimise protsessi eesmärgiks on teada klientide

vajadusi ning arendada kliendi vajadustest lähtuvaid teenuseid ning tagada klientide kõrge

rahulolu teenuste kvaliteediga samuti teha koostööd ja arendada partnerlussuhteid.

Kliendisuhete arendamise protsess on kirjeldatud partnerlus- ja kliendisuhete arendamine ja

juhtimise töökorras (K22, koostamisel), kus kirjeldatakse olulisemaid partnereid ja

huvirühmasid, kliendirühmadesse jagunemist, kliendisuhete juhtimisega ja tagasiside kogumise

ning parendustegevustega seotud põhimõtteid. Protsessi toimimise eest vastutab arendusjuht.

Kvaliteedijuhtimine põhimõtted ja vastutused on kirjeldatud käesolevas käsiraamatus (K1).

Kvaliteedijuhtimise süsteemi edendab ja selle toimimise eest vastutab kvaliteedijuht.

Tegevust toetavad personali-ja haldusprotsessid:

 personalitöö korraldamine (PHO)

 teabehaldus ja andmekaitse (PHO)

 büroode haldus (PHO)

 töötervishoid- ja tööohutus (PHO)

 sisekommunikatsioon (PHO)

 väliskommunikatsioon (KO)

 mainekujundus (PHO, KO)

 õigusalane nõustamine (TAO õiguse üksus)

 hankimine (RHO)

 infosüsteemide haldus (RMIT)

Riigi Tugiteenuste Keskus

Protsessi omanik: kvaliteedijuht Tähis: K1

Kinnitamise kuupäev: 04.03.2021 Versioon nr: 1 Avaldatud: intranetis Lk. 9 / 14

9

Personalitöö korraldamise protsessi eesmärgiks on tagada keskuse ülesannete täitmiseks ja

arenguks vajalike töötajate olemasolu ning kompetentsus. Personalivaldkonna korraldamisel

lähtutakse valdkonna seadusandlusest ja asutusesiseselt kokku lepitud tööprotsessidest.

Personaliprotsesside haldamine toimub personali-ja haldusosakonnas (PHO). PHO poolt

hallatavate Personaliprotsesside hulka kuuluvad:

 Personali värbamine ja töö- ning teenistussuhete haldamine (K11)

 Töötajate arendamine ja koolitustel osalemine (K13)

 Personalivestluste korraldamine (K7)

 Töökorralduse reguleerimine (K4)

 Töötajate motivatsioonisüsteemi arendamine ja korraldamine (Väärtuspakkumine K6)

 Praktika korraldamine (K20)

 Lähetuste ja töösõitude korraldus (K26)

Personaliprotsesside toimimise eest tervikuna vastutab PHO juhataja ning alamprotsesside

eest personalipartnerid ja personalispetsialist.

Teabehalduse ja andmekaitse põhimõtted on kirjeldatud teabehalduse korras (K2).

Teabehalduse korraldamise eesmärk on keskuse tegevuste usaldusväärne dokumenteerimine,

tegevuste läbipaistvuse ning dokumentide autentsuse tagamine. Teabehalduse kord kirjeldab

töötajate ülesandeid ja vastutusi dokumentide loomisel ja haldamisel ning sätestab

menetlusreeglid asutuse tegevuste ja otsuste vastuvõtmise dokumenteerimiseks. Dokumentide

säilitamise ja arhiveerimise põhimõtted on kirjeldatud teabehalduse korras. Dokumentide

liigitamine, nende säilitustähtajad ja juurdepääsutingimused on määratud dokumentide

loetelus. Teabehalduse protsessi rakendamise ja arendamise eest vastutab dokumendihalduse

spetsialist.

Büroode haldamise eesmärgiks on tagada ruumide turvalisus ja kasutusmugavus ning toetada

töötajate heaolu pakkudes töötamiseks kaasaegseid ja mugavaid töötingimusi sh ühised

kokkulepped ruumide kasutamiseks ja heakorra tagamiseks. Büroode haldus on tagatud

büroojuhtide kaudu, sh toimub nende kaudu suhtlus hoonete haldajate/rendileandjatega.

Büroode kasutamise põhimõtted on kirjeldatud siseveebis büroode kodukordades.

Töötervishoiu- ja tööohutusealase tegevuse eesmärgiks on töötaja töövõime säilitamiseks

vajalike tingimuste loomine ja tervisele mõju avaldavate ohtude väljaselgitamine ning riskide

hindamine ja töötervishoiualase seadusandluse jälgimine. Töötervishoidu puudutavad

küsimused reguleeritud töökorralduse reeglites (K4) ja ohutusjuhendis (K12). Tööohutuse ja

töötervishoiu alase tegevuse korraldamise eest vastutab asutuse töökeskkonnaspetsialist.

Sisekommunikatsiooni eesmärgiks on vajaliku siseinfo jagamine, organisatsioonisisese

suhtluse edendamine ning RTK strateegiliste eesmärkide ja tulemuste tutvustamine.

Asutusesisest teavet jagatakse koosolekute (juhtkonna-, osakondade-, talituste-,

majakoosolekute), nõupidamiste, siseuudiste ning meililisti kaudu. Sisekommunikatsiooni eest

vastutab sisekommunikatsioonispetsialist.

Riigi Tugiteenuste Keskus

Protsessi omanik: kvaliteedijuht Tähis: K1

Kinnitamise kuupäev: 04.03.2021 Versioon nr: 1 Avaldatud: intranetis Lk. 10 / 14

10

Väliskommunnikatsiooni eesmärgiks on jagada infot asutuste tegevuste kohta klientidele,

partneritele, huvigruppidele ja üldsusele ning toetada RTK maine kujundamist läbi vastavate

tegevuste. Väliskommunikatsiooni eest vastutab ja tegevusi planeerib

kommunikatsiooniosakonna (KOM) juhataja, alamprotsesside eest vastutavad

kommunikatsioonispetsialistid.

Õigusalane nõustamine protsessi eesmärgiks on tagada põhi- ja tugitegevuste juriidiliselt

korrektne toimimine ning nõustada juriidilistes küsimustes organisatsiooni liikmeid. Majasisest

tuge osutab TAO õiguse valdkonna juht. Keerukamate kaasuste puhul ostetakse konsultatsiooni

õigusbüroolt.

Hankimise protsessi eesmärgiks on tagada õiguspärane hankeseadusest lähtuv hanketegevus,

mis võimaldab tõhusat ressursside kasutamist ning vajadustest lähtuvat hinna ja kvaliteedi

suhet. Hankimise põhimõtted ja vastutused on kirjeldatud asutuse hankekorras (K14) ja

toimemudelis, mis sisaldab juhiseid riigihangete ettevalmistamiseks, läbiviimiseks ja

riigihangetest tulenevate lepingute sõlmimiseks ning nende erisusi. Hangete läbiviimine RTK-s

toimub vastavalt hankeplaanile. Hanketegevuse korraldamise ja seaduspärasuse eest vastutab

RHO juhataja. Hankimisega seotud ostuotsuste ja tehingute eest vastutavad kulujuhid vastavalt

eelarve- ja kulujuhtimise korrale (K3).

Infosüsteemide halduse protsessi eesmärgiks on tagada asutuse infosüsteemide ja

arvutitöökohtade tõrgeteta ja tulemuslik toimimine, kasutajate nõustamine, infosüsteemide ja

riistvara hooldus, süsteemide arendamine ning info varundamine ja turvalisuse tagamine.

Infotehnoloogiate haldamise ja kasutamisega seotud põhimõtted on kirjeldatud RTK

Infosüsteemide kasutamise korras (K8). Infosüsteemide haldamise eest vastutab

teenusepakkujana RMIT.

5. Protsesside juhtimise ja haldamise põhimõtted (endine K1

kvaliteedisüsteemidokumentide ohje kord) Juhtimissüsteemi dokumentide loomine ja uuendamine Kõigi oluliste protsesside kohta on loodud tööprotsessi kirjeldus (kord või juhend) ja vajadusel

täiendavad juhised, metoodikad, reeglistikud ja vormid ehk juhtimissüsteemi dokument.

Vajadus protsessi või selle osa kaardistamiseks ja dokumenteerimiseks võib tuleneda

koostatud põhiprotsesside nimekirjast, riskide hindamisest, audiitori tähelepanekust, juba

kaardistatud protsessi elluviimisel tekkinud tõrgetest (nt tuginedes kliendi tagasisidele), CAF

enesehindamise tulemustest jne. Juhtimissüsteemi dokumendi eesmärgiks on kirjeldada

tööprotsessi sisu ja vastutusi.

Igal protsessil on protsessi omanik, kes vastutab protsessi väljatöötamise, muutmise ja

kirjelduse uuendamise eest ning protsessis osalejad, kes vastutavad tööprotsessi tegevuste

nõuetekohase täitmise eest. Juhtimissüsteemi hõlmatud dokumentide tervikpildi, haldamise

põhimõtete, koostatavate dokumentide kvaliteedijuhtimissüsteemile vastavuse, ühtsuse ja

arusaadavuse eest vastutab kvaliteedijuht. Vajaduse tuvastamine uue protsessi kirjeldamiseks

või protsessi osade muutmiseks/täiendamiseks toimub protsessi omaniku ja kvaliteedijuhi

Riigi Tugiteenuste Keskus

Protsessi omanik: kvaliteedijuht Tähis: K1

Kinnitamise kuupäev: 04.03.2021 Versioon nr: 1 Avaldatud: intranetis Lk. 11 / 14

11

koostöös, kus analüüsitakse süsteemi sobivust, lepitakse kokku koostamise ajakavas ja

töötatakse välja dokumendi projekt.

Protsessi omaniku ülesanneteks on:

 tööprotsessi kirjelduse koostamiseks või muutmiseks vajalike arutelude juhtimine;

 muudatusettepanekute kogumine töötajatelt või teistelt huvipooltelt;

 protsessimuudatuste väljatöötamine ja kooskõlastuste korraldamine;

 protsessiga seotud juhendite ja vormide ajakohastamine;

 protsessis osalejate informeerimine protsessi muudatustest;

 protsessiga seotud reguleerivate õiguslike nõuete muudatuste jälgimine ja protsessi

uuendamine nendest lähtuvalt;

 protsessi koolituste läbiviimine.

Protsessis osalejate ülesanneteks on:

 osaleda temale määratud protsessides ja täita ettenähtud protsessitegevusi nõutud

kvaliteediga;

 teha ettepanekuid protsessi parendamiseks;

 osaleda protsessi kirjeldamise või muutmise aruteludes;

 informeerida protsessi omanikku õiguslike jm nõuete muudatustest.

Kvaliteedijuhi ülesanneteks on:

 hinnata loodava dokumendi või kavandatava muudatuse sobivust RTK üldisesse

kvaliteedijuhtimissüsteemi;

 leppida kokku koostamise ajakavas ja kaasatavates osapooltes;

 valminud tööprotsessi ülevaatamine ja tagasiside andmine;

 hallata juhtimissüsteemi kuuluvate dokumentide loetelu;

 protsessi omanikele ja töötajatele tehtud ettepanekute kohta tagasiside andmine.

Juhtimissüsteemi dokumentide (korrad, juhendid vormid) vormistamine Dokumentide vormistamisel ja kujundamisel lähtutakse RTK stiiliraamatus ja RTK teabehalduse

korras kehtestatud põhimõtetest. Juhtimissüsteemi dokumendid luuakse

kvaliteedijuhtimissüsteemi dokumendi vormile, milles kirjeldatakse protsessi olulised

aspektid. Protsessi ülesehitusel lähtutakse põhimõttest, et igal protsessil on sisend ja väljund.

Protsessikirjelduse (kord, juhend) olulisteks koostisosadeks on:

 Sisu ja eesmärgi sõnastus – kirjeldatakse, mis on tegevuse eesmärk ja selle

saavutamise olulised tingimused, kuhu me tahame jõuda ja mis on konkreetse protsessi

eesmärk

Riigi Tugiteenuste Keskus

Protsessi omanik: kvaliteedijuht Tähis: K1

Kinnitamise kuupäev: 04.03.2021 Versioon nr: 1 Avaldatud: intranetis Lk. 12 / 14

12

 Vastutajate ja osaliste defineerimine – protsessi kirjelduses märgitakse protsessi

omanik ametikoha täpsusega ja kirjeldatakse osalised ehk tegevusi läbi viivad töötajad

või töötajate rühmad, kellele töökord laieneb

 Seotud dokumendid ehk millistest dokumentidest ja õigusaktidest lähtutakse ning

millised dokumendid tegevuse tulemusena tekivad

 Tööprotsessi kirjeldus - mida ja kuidas me teeme kirjeldades siinjuures tegevusi,

osapooli ja nendevahelist toimeloogikat ning tähtaegasid ja ajaraami, milles

tegutsetakse

 Tulemuste hindamine – kuidas ja milliste mõõdikute kaudu protsessiga saavutatavat

tulemust mõõdetakse, millise tihedusega mõõdetakse

Protsessikirjelduse koostamisel lähtutakse põhimõttest, et olulised protsessi osad oleksid

kirjeldatud võimalikult selgelt ja arusaadavalt. Protsess algab tegevuste ettevalmistamise või

planeerimisega ja lõpeb üldjuhul hindamise või tulemuste analüüsiga.

Juhtimissüsteemi dokumendid nimetatakse K (number) dokumendi nimetus, versiooni number,

kinnitamise kuupäev. Kui juhtimissüsteemi dokumendil on lisad (täiendav juhis, vorm vms),

mida soovitakse kinnitada korra koosseisus, siis lisa nimetatakse K (number), L (number), lisa

nimetus, versiooni number, kinnitamise kuupäev. Üldjuhul on dokumendiga seotud täiendavad

juhendmaterjalid, vormid ja metoodikad töödokumendid, mida ei pea kinnitama korra

koosseisus ja mille muutmise täiendamise õigus on protsessi omanikul. Töödokumentidele

(vormid, juhised, metoodikad) lisatakse uuendamise kuupäev, ning protsessi omanik vastutab

selle eest, et dokumentide kasutajatel oleks kasutamiseks kättesaadav uusim versioon.

Juhtimissüsteemi dokumentide kooskõlastamine, kinnitamine ja avaldamine Kvaliteedijuhtimissüsteemi dokumendid kooskõlastatakse protsessiga vahetult seotud

struktuuriüksustega. Tugiprotsesside korrad/juhendid kooskõlastatakse kõigi struktuuriüksuste

juhtidega. Kooskõlastamine toimub dokumendihaldussüsteemis, kus protsessi omanik algatab

menetlusringi. Paralleelselt on kooskõlastajateks protsessiga vahetult seotud struktuuriüksuste

juht/id ja/või töötajad, kvaliteedijuht ja dokumendihalduse spetsialist (viimase ülesandeks on

vaadata üle käskkirja sisu ja kooskõlalisus RTK dokumendihalduse põhimõtetega).

Kvaliteedijuhtimissüsteemi dokumendid kinnitatakse RTK peadirektori käskkirjaga. RTK

peadirektori käskkirjad dokumentide kinnitamise kohta asuvad dokumendihaldussüsteemis.

Juhul kui kinnitatud kvaliteedijuhtimissüsteemi dokument puudutab enamikku töötajatest

informeeritakse kõiki töötajaid siseveebi, e-kirja ja/või dokumendihaldussüsteemi kaudu.

Suuremate muudatuste puhul saadetakse uuendatud töökord läbi dokumendihaldussüsteemi

töötajatele, kus töötajad annavad kinnituse, et on korraga tutvunud.

Kinnitatud ja kehtivad kvaliteedijuhtimissüsteemi dokumendid asuvad siseveebis ja võrgukettal

vastavas kaustas. Nende sinna lisamise ja versioonide haldamise eest vastutab kvaliteedijuht.

Riigi Tugiteenuste Keskus

Protsessi omanik: kvaliteedijuht Tähis: K1

Kinnitamise kuupäev: 04.03.2021 Versioon nr: 1 Avaldatud: intranetis Lk. 13 / 14

13

Keskkonnahoid ja sotsiaalne vastutus RTK peab oluliseks käituda sotsiaalselt vastutustundlikult, mis tähendab, et väärtustame

organisatsiooni, ühiskonna ja riigi jätkusuutlikku arengut ning seome keskkonna- ja sotsiaalse

mõõtme ja põhimõtted oma tegevustega ning käitume kokkulepitud põhimõtete järgi.

Tegevused ühiskonna suunal:

 panustame järeltuleva põlve arengusse ja ühiskonna tööjõukvaliteedi parendamisse

praktikaprogrammi ja koolides tegevuste tutvustamine kaudu;

 toetame töötajate aktiivset osalemist sotsiaalse vastutusega seotud sündmustel

(metsaistutamine, aja annetamine nõrgematele jt) võimaldades neile selleks vaba aega

ja võtame ette ühiseid aktsioone;

 panustame regionaalsete töökohtade loomisesse (vastav eesmärktase seatud

arengukavas);

 soovime meie tegevusvaldkonnas toimuvaid muudatusi ühiskonnale ja seotud

huvigruppidele proaktiivselt selgitada osaledes arvamusfestivalil ja avaldades artikleid;

 jälgime RTK-ga seotud meediakajastuste arvu ning positiivsete kajastuste osakaalu ning

osaleme maineuuringutes.

Tegevused keskkonnahoiu suunal:

 põhitegevuse valdkonnas otsime pidevalt tõhustamisvõimalusi ja infosüsteemide

arendamise puhul koostame ärianalüüsi, et hinnata tehtava investeeringu mõjukust;

 lähetustel ja töösõitudel eelistame kasutada ühistransporti, hindame hoolikalt

osalemisest saadavat kasu ja vajadust minna kohale ning võimalusel kasutame

osalemiseks virtuaallahendusi;

 tehes kingitusi töötajatele, klientidele partneritele, jälgime, et kingitus kannaks endas

sõnumit sotsiaalsest vastutusest (pärit kohalikult ettevõtjalt, soodustab

vastutustundlikku käitumist);

 meil ei ole kontorites joogiveeautomaate, sest eelistame kasutada puhast kraanivett

(vajadusel parendame joogivee kvaliteeti filtrite lisamisega);

 kasutame ressursse heaperemehelikult ja võimalusel taaskasutame – mööbel, tehnika;

 väldime printimist, prindime vaid vajadusel. Printerid on seadistatud printima

ökonoomselt, mustvalgelt ja kahepoolselt;

 oma üritustel ei kasuta me plastnõusid ning teavitame oma eelistusest ka ürituste

koostööpartnereid;

 vähendame digiprügi, jälgime regulaarselt kasutatavaid andmemahtusid ning teeme

üleskutseid failide korrastamiseks ja andmemahu vähendamiseks;

 kontorites sorteerime prügi liigiti;

 riigihangete planeerimisel ja korraldamisel arvestatakse võimalusel sotsiaalsete

kaalutluste, innovatsiooni rakendamise ja keskkonnasäästlike lahendustega

(Hankekord).

Riigi Tugiteenuste Keskus

Protsessi omanik: kvaliteedijuht Tähis: K1

Kinnitamise kuupäev: 04.03.2021 Versioon nr: 1 Avaldatud: intranetis Lk. 14 / 14

14

Oleme edukad kaugtöö rakendajad, mis kirjeldab meie suutlikust korraldada töö tegemine

väljaspool tööandja ruume paindlikult ja tõhusalt. Alates 2017. aastast oleme tunnustatud

Kaugtöö tegija märgisega.

RTK omab ka Peresõbraliku tööandja algmärgist, mis tähistab meie pühendumist

töötajasõbraliku, töötajaid väärtustava ja kaasava ning töö- ja pereelu ühildada sooviva

organisatsiooni kujundamisele.

KÄSKKIRI

04.03.2021 nr 1-2 / 0037

Riigi Tugiteenuste Keskuse juhtimissüsteemi

käsiraamatu kinnitamine

Riigihalduse ministri 14.11.2017. a määruse nr 84 „Riigi Tugiteenuste Keskuse põhimäärus“ § 20 lg 1 p 7 alusel:

1. kinnitan Riigi Tugiteenuste Keskuse juhtimissüsteemi käsiraamatu. 2. tunnistan kehtetuks Riigi Tugiteenuste Keskuse peadirektori 30.12.2015 a. käskkirja nr

1.1-2/0022 "Riigi Tugiteenuste Keskuse juhataja 17.09.2013 käskkirja 1.1-2/0016 „Kvaliteedijuhtimissüsteemi dokumentide ohje kord“ muutmine“.

3. Käskkiri jõustub selle allkirjastamise hetkest.

(allkirjastatud digitaalselt)

Tarmo Leppoja

Peadirektor

Teatavaks teha: kõik töötajad

Koostaja: Helina Loid-Kudu