KÄSKKIRI

20.05.2025 nr 83

Ametijuhendite kinnitamine Avaliku teenistuse seaduse § 52 lõigete 1 ja 2 ning sotsiaalkaitseministri 30.01.2019 määruse nr 2 "Sotsiaalkindlustusameti põhimäärus" § 10 lõike 1 punkti 9 alusel 1. Kinnitan üldosakonna teabehalduse talituse ametijuhendid vastavalt lisadele 1 kuni 5

järgmiselt: 1.1. bürooassistent (lisa 1); 1.2. peaspetsialist (lisa 2); 1.3. peaspetsialist (lisa 3); 1.4. peaspetsialist (lisa 4); 1.5. arhivaar (lisa 5).

2. Tunnistan kehtetuks peadirektori 27.12.2024 käskkirja nr 197 lisad 2 kuni 4, peadirektori

30.01.2025 käskkirja nr 13 ja peadirektori 05.03.2025 käskkirja nr 36.

3. Käskkiri jõustub allakirjutamisel. Käskkirja peale on õigus 30 päeva jooksul käskkirja teatavaks tegemisest esitada vaie Sotsiaalkindlustusametile haldusmenetluse seaduses sätestatud korras või kaebus halduskohtule halduskohtumenetluse seadustikus sätestatud korras. (allkirjastatud digitaalselt) Maret Maripuu peadirektor

KINNITATUD Sotsiaalkindlustusameti peadirektori

20.05.2025 käskkirjaga nr 83 Lisa 1

AMETIJUHEND

1. Üldosa

Struktuuriüksus Üldosakond, teabehalduse talitus

Teenistuskoht Bürooassistent

Vahetu juht Talituse juhataja

Alluvad -

Teenistuja asendab -

Teenistuja asendaja Teabehalduse talituse juhataja, peaspetsialist

Teenistuskoha eesmärk Sotsiaalkindlustusameti (amet) igapäevase töökorralduse toetamine tugiteenustes, sh teabehalduse-, halduse-, personali- ja kommunikatsioonitegevustes.

Ametikoha grupp Töötaja

Eritingimused Eritingimused määratakse töölepingus.

2. Peamised teenistusülesanded Oodatavad tulemused

2.1. Kohtumiste korraldamine vastavalt ameti töökorraldusele, sealhulgas koosolekute ettevalmistamine ja juhtrühma koosolekuteks sisendite kogumine, koosolekute protokollimine ja kohtumiste toimimise (videokoosolekute tehnilise toimimise) ning arendustegevusega seotud juhtrühmade kohtumiste protokollimine.

 Kohtumised ning juhtrühma koosolekud on korraldatud ja ettevalmistatud, koosolekuteks vajalikud sisendid on kogutud.

 Koosolekud ja kohtumised on protokollitud.

2.2. Juhtrühma otsuste täitmise jälgimine.

 Juhtrühma otsused on perioodiliselt monitooritud, vajadusel on saadetud meeldetuletused määratud vastutajatele ning protokollilised otsused on täidetud vastavalt kokkulepetele.

 Otsus(t)e täitmise tähtjad on jälgitud ja juhtrühmas meelde tuletatud.

2.3. Juhtrühma tehniline teenindamine.  Juhtrühma liikmed on juhendatud tööks vajalikes infosüsteemides.

 Vajadusel on meelde tuletatud ametis kehtivad korrad ja/või protsessikirjelduste asukohad.

2.4. Dokumendihalduse korraldamine.  Dokumendid on registreeritud ja suunatud menetlusse vastavalt suunistele.

 Dokumendid on koostatud õigusaktidest ja teabehalduse korrast tulenevaid nõudeid järgides.

2.5. Tööruumide korrashoiu, töövahendite kättesaadavuse ja toimimise tagamine.

 Omab ülevaadet Tallinna kontori töö- ja koosolekuruumide seisukorrast ning tagab koosolekuruumi vahendite toimimise koostöös halduse meeskonna ja/või TEHIKuga.

 Jälgib esinduspindade korrashoidu.

2.6. Tehnilise personalitöö korraldamine vastavalt ametikohale seatud eesmärkidele.

 Täidab lähetustega seotud ülesandeid, sealhulgas küsib juhtrühma liikmetele hinnapakkumisi, sõlmib kokkuleppeid ja kooskõlastab arveid, lähtudes enda pädevuse piiridest ja volitusest.

2.7. Juhtrühma ja ameti üleste ürituste korraldamine, sh planeerimine, vajadusel korraldusmeeskonna moodustamine, kaasates teiste üksuste teenistujad.

 Üritused on korraldatud vastavalt üritusele seatud eesmärkidele.

2.8. Meenete ja tänukirjade, kaartide tellimine ja kujundamine ning kutsete, tänukirjade, kaartide disainimine, koostamine ja edastamine vastavalt ameti nõuetele.

 Meened, kaardid ja tänukirjad on kujundatud ja vastavalt sisendile tellitud ning edastatud.

2.9. Vajadusel tööülesannetega seotud hangete ja lepingute ettevalmistamine.

 Teenused või esemed on tellitud, kulujuhina on eelarve kontrollitud.

2.10. Suhtekorraldus ja kommunikatsioon.

 Majasisene kommunikatsioon on enda pädevuse piires tagatud, sh peadirektori ja juhtrühma kokkulepped, nädala ülevaated ja tagasiside on edastatud.

2.11. Vahetu juhi antud muude ühekordsete ülesannete täitmine.

 Ülesanded on täidetud nõuetekohaselt ja tähtaegselt vastavalt juhistele.

3. Teenistuskoha täitjale esitatavad nõuded

Haridus Kutse- või kõrgharidus, soovitatavalt sekretäritöö 5 tase.

Erialane töökogemus 3-aastane avaliku sektori kogemus dokumendihalduri, referendi, büroojuhi, juhiabi, assistendi ametikohal.

Keeleoskus Eesti keele oskus tasemel C1. Vene keele oskus tasemel B1.

Teadmised ja oskused Arvuti kasutamise oskus (MS Office, Outlook, Chrome), dokumendihaldussüsteemi kasutuskogemus, Canva, teadmised teabehaldusest ja nõuetest, etiketi baasteadmised, oskus analüüsida ja kaasa rääkida ning olla oma töös ja kolleegidele aktiivselt kättesaadav.

Isikuomadused Hoolivus, asjatundlikkus, koostöövõime, uuendusmeelsus

4. Õigused ja vastutus

Õigused  teha kaugtööd kokkuleppel vahetu juhiga;  kasutada kõiki ameti esindusi töö tegemiseks;  saada tööülesannete täitmiseks vajalikku infot, sh ligipääse tööks vajalikele

infosüsteemidele;  saada tööalast juhendamist ja põhjendatud juhul supervisiooni;  osaleda ja esindada ametit oma valdkonna piires töörühmades, koolitustel jne; vastu võtta otsuseid oma pädevuse piires.

Vastutus  tööülesannete tulemusliku täitmise eest vastavalt ametijuhendile, ameti põhimäärusele,

äriprotsesside töövoogudele ja muudele kehtivatele õigusaktidele, juhenditele ning püstitatud eesmärkidele;

 tööülesannete täitmiseks antud riigi vara heaperemeheliku kasutamise eest;  teenistusülesannete täitmisega seoses teatavaks saanud isikuandmete, riigisaladuse ning

muu juurdepääsupiiranguga teabe ja konfidentsiaalse info hoidmise eest;  andmebaaside ja infosüsteemide turvalise ja sihipärase kasutamise eest;  oma kvalifikatsiooni hoidmise ning täiendamise eest;  ameti maine hoidmise eest enda poolt vahendatavas teabes ja oma tegevustes.

Ametijuhend vaadatakse üle kord aastas vahetu juhiga või töökorralduse muutumisel.

KINNITATUD Sotsiaalkindlustusameti peadirektori

20.05.2025 käskkirjaga nr 83 Lisa 2

AMETIJUHEND

1. Üldosa

Struktuuriüksus Üldosakond, teabehalduse talitus

Teenistuskoht Peaspetsialist

Vahetu juht Talituse juhataja

Alluvad -

Teenistuja asendab Talituse juhataja

Teenistuja asendaja Talituse juhataja, peaspetsialist (pädevuse piires)

Teenistuskoha eesmärk Sotsiaalkindlustusameti (amet) teabehalduse tugiteenuse arendamises osalemine ja teenuse toimimise tagamine koostöös teenuseomanikuga.

Ametikoha grupp Töötaja

Eritingimused Eritingimused määratakse töölepingus.

2. Peamised teenistusülesanded Oodatavad tulemused

2.1. Ameti teabehalduse korraldamine, sealhulgas teabehalduse valdkonna juhendite ja kordade koostamine või nende koostamisel osalemine.

 Talituse juhataja antud sisendid on täidetud.  Teabehalduse alased protsessid on

kirjeldatud.  Teabehalduse alased ettepanekute

tagasiside on kooskõlastatud.  Tööks vajalikud juhendid ja korrad

(sealhulgas taotluse vormid, väljavõtted) on koostatud ning ajakohased.

 Andmehalduse korraldus koostöös erinevate osapooltega on tagatud.

2.2. Teabevahetuse ja -ringluse korraldamine ning haldamine ja vajadusel ameti teenistujate juhendamine.

 Teabevahetus ja -ringlus on korraldatud.  Tagatud pädev ja asjakohane teenistujate

juhendamine teabehalduse sisuteemadel.

2.3. Töös kasutatavate infosüsteemides oleva teabe haldamine ning osakondadega koostöös protsesside mugavdamine.

 Teave on kiirelt süsteemidest leitav ja kasutatav.

 Protsessimuudatused on kirjeldatud ja teenistujaid koolitatud.

 Juhendid on koostatud.

2.4. Valdkonna teenuse kvaliteedikontrolli teostamine ja keerukamate probleemide lahendamine.

 Valdkonna teenuse kvaliteedi kontrollid on teostatud.

 Keerukamad probleemid on lahendatud või nende lahendamisel osaletud.

2.5. Vajadusel ameti teenistujate koolitamine teabehalduse valdkonnas, sealhulgas EDHSi ja infosüsteem SKAIS2 koolituste läbiviimine.

 Koolitused on vajaduspõhiselt teenistujatele läbi viidud.

 Koolitus on asjakohane.

2.6. Kasutajaõiguste andmine ja/või korralda- mine dokumendihaldussüsteemile.

 Dokumendihaldussüsteemile on tagatud kasutajaõigused.

 EDHSis on hallatud kasutajagrupi nimekirjad.

2.7. EDHSist väljavõtete tegemine.  Vajalikud väljavõtted on tehtud.  Lahkuvate teenistujate EDHSis vastutusel

olevatest dokumentidest, tööülesannetest on väljavõte edastatud vahetule juhile.

 Regulaarne kontroll puudustega menetluste, töövoogude ja tööülesannetele on teostatud.

 Puudused on kõrvaldatud ja üleliigsed dokumendid/töövood/tööülesanded kustu- tatud.

2.8. EDHSiga seotud administratiivsete tegevuste teostamine.

 Dokumendimallid on koostatud ja ajakohased (sealhulgas siseveebis olevad dokumendivormid).

 Tagatud on õiged ja ajakohased funktsioonid, sarjad ja toimikud.

 Loodud ja korrastatud on dokumentide ja asjatoimikute liigid.

 EDHSis olev teave on korrastatud üleandmiseks arhiivi või edasiseks säilitamiseks ameti arhiivis.

2.9. Koostöö teiste osakondadega ja/või asutuste ja organisatsioonidega oma pädevusvaldkonnas.

 Välja on kujunenud koostööpartnerite võrgustik.

 Toimub infovahetus ja koostöö partneritega.

2.10. Muude pädevusvaldkonda kuuluvate tegevuste korraldamine ja uuenduste algatamine.

 Muud tööga seotud tegevused ja projektid on omal initsiatiivil ja/või juhtkonna korraldusel edukalt läbi viidud.

 Tehtud on põhjendatud ettepanekud töö- korralduse parandamiseks või muud arendusettepanekud, mis lähtuvad ameti võimalustest ja eesmärkidest.

2.11. Hea teeninduse kokkulepete järgimine.  On järgitud ameti väärtusi ja kvaliteedinõudeid.

2.12. Vahetu juhi antud muude ühekordsete ülesannete täitmine.

 Ülesanded on täidetud nõuetekohaselt ja tähtaegselt vastavalt juhistele.

3. Teenistuskoha täitjale esitatavad nõuded

Haridus Kutse- või kõrgharidus, soovitatavalt erialane kutse- või kõrgharidus

Erialane töökogemus 3-aastane avaliku sektori kogemus teabehaldusega seotud töö- või ametikohal.

Keeleoskus Eesti keele oskus tasemel C1. Vene keele oskus tasemel B1.

Teadmised ja oskused Vilunud MS Office tootepere kasutaja, on võimeline ka teisi juhendama. Omandab kiiresti uute programmide spetsiifika ning otsib uusi infotehnoloogilisi lahendusi oma töö lihtsustamiseks. Pimekirja valdamine. Soovitavalt varasem töökogemus dokumendihaldussüsteemiga Delta.

Isikuomadused Hoolivus, asjatundlikkus, koostöövõime, uuendusmeelsus, korrektsus, esinemisjulgus, efektiivsus, pingetaluvus, juhendamisoskus, loovus, suhete loomise oskus

4. Õigused ja vastutus

Õigused  teha kaugtööd kokkuleppel vahetu juhiga;  kasutada kõiki ameti esindusi töö tegemiseks;  saada tööülesannete täitmiseks vajalikku infot, sh ligipääse tööks vajalikele

infosüsteemidele;  saada tööalast juhendamist ja põhjendatud juhul supervisiooni;  osaleda ja esindada ametit oma valdkonna piires töörühmades, koolitustel jne; vastu võtta otsuseid oma pädevuse piires.

Vastutus  tööülesannete tulemusliku täitmise eest vastavalt ametijuhendile, ameti põhimäärusele,

äriprotsesside töövoogudele ja muudele kehtivatele õigusaktidele, juhenditele ning püstitatud eesmärkidele;

 tööülesannete täitmiseks antud riigi vara heaperemeheliku kasutamise eest;  teenistusülesannete täitmisega seoses teatavaks saanud isikuandmete, riigisaladuse ning

muu juurdepääsupiiranguga teabe ja konfidentsiaalse info hoidmise eest;

 andmebaaside ja infosüsteemide turvalise ja sihipärase kasutamise eest;  oma kvalifikatsiooni hoidmise ning täiendamise eest;  ameti maine hoidmise eest enda poolt vahendatavas teabes ja oma tegevustes.

Ametijuhend vaadatakse üle kord aastas vahetu juhiga või töökorralduse muutumisel.

KINNITATUD Sotsiaalkindlustusameti peadirektori

20.05.2025 käskkirjaga nr 83 Lisa 3

AMETIJUHEND

1. Üldosa

Struktuuriüksus Üldosakond, teabehalduse talitus

Teenistuskoht Peaspetsialist

Vahetu juht Talituse juhataja

Alluvad -

Teenistuja asendab Peaspetsialist, talituse juhataja (pädevuse piires)

Teenistuja asendaja Peaspetsialist, talituse juhataja

Teenistuskoha eesmärk Valdkonna asjatundjana juhib protsessi ja täidab konkreetseid ülesandeid; kontrollib oma valdkonnas teenuse kvaliteeti ja esitab ettepanekuid teenuse parendamiseks; nõustab kolleege; registreerib Sotsiaalkindlustusametile (amet) edastatud teavet õigesse infosüsteemi; teostab kontrolli enda pädevuse piires; juhib tähelepanu puudustele, tuvastab rikkumisi ja kõrvalekaldeid nõuetest ja eeskirjadest; annab selgitusi valdkondlike nõuete ja eeskirjade täitmise kohta; valmistab ette oma valdkonna koolitusi, viib neid läbi või osaleb neis; koostab oma pädevuse piires oma valdkonna kohta aruandeid; lahendab keerukamaid probleeme või on kaasatud nende lahendamisse.

Ametikoha grupp Töötaja

Eritingimused Eritingimused määratakse töölepingus.

2. Peamised teenistusülesanded Oodatavad tulemused

2.1. Teenistujate juhendamine, nõustamine teabehalduse valdkonnas ja teabevahetuse ja -ringluse korraldamine ning haldamine.

 Vajadusel on tagatud pädev ja asjakohane teenistujate juhendamine teabehalduse valdkonnas.

 Ameti e-posti aadressidele tulnud teave (sh lepingud, aktid) on registreeritud ja menetlusse suunatud või väljasaatmine korraldatud.

 Masspostituste edastamine sisuosakonna sisendi alusel.

 Juristide kohtulahendite ja vajadusel kohtu dokumentide registreerimine ja edastamine (õiguse kausta haldamine).

 Lepingute vormistus, ülevaade ja kehtivus on ajakohane.

 Pädevuse piires teabe andmekaitsealane nõustamine tehtud.

 Ametlikud dokumendid on nõuetekohaselt vormistatud.

2.2. Töös kasutatavate infosüsteemides oleva info haldamine. Osakondadega koostöös protsesside mugavdamine.

 Infosüsteemides olev teave on nõuetekohaselt registreeritud ja suunatud menetlusse.

 Teave on kiirelt süsteemidest leitav ja kasutatav.  Protsessimuudatused on kirjeldatud ja teenistujaid

koolitatud.  Juhendid on koostatud.

2.3. Vajadusel asutuse teenistujatele DHSi ja infosüsteemis SKAIS2 koolituste tagamine.

 EDHSi ja infosüsteemi SKAIS2 koolitused on vajaduspõhiselt teenistujatele läbi viidud.

 Veebikoolitus on asjakohane.

2.4. Kasutajaõiguste andmine ja/või korraldamine dokumendihaldussüsteemile.

 Dokumendihaldussüsteemile on tagatud kasutajaõigused.

 EDHSis on hallatud kasutajagrupi nimekirjad.

2.5. EDHSist väljavõtete tegemine.  Vajalikud väljavõtted on tehtud.

 Lahkuvate teenistujate EDHSis vastutusel olevatest dokumentidest, tööülesannetest on väljavõte edastatud vahetule juhile.

 Regulaarne kontroll puudustega menetluste, töövoogude ja tööülesannetele on teostatud.

 Puudused on kõrvaldatud ja üleliigsed dokumendid/töövood/tööülesanded kustutatud.

2.6. EDHSiga seotud administratiivsete tegevuste teostamine.

 Dokumendimallid on koostatud ja ajakohased (sh siseveebis olevad dokumendivormid).

 "Saatmata dokumendid" EDHSi menüüpunkt on kontrollitud ja teavitused teenistujatele edastatud.

 Tagatud on õiged ja ajakohased funktsioonid, sarjad ja toimikud.

 Loodud ja korrastatud on dokumentide ja asjatoimikute liigid.

 EDHSis olev teave on korrastatud üleandmiseks arhiivile või edasiseks säilitamiseks ameti arhiivis.

2.7. Koostöö teiste osakondadega ja/või asutuste ja organisatsioonidega oma pädevusvaldkonnas.

 Välja on kujunenud koostööpartnerite võrgustik.  Toimub infovahetus ja koostöö partneritega.

2.8. Muude pädevusvaldkonda kuuluvate tegevuste korraldamine ja uuenduste algatamine.

 Muud tööga seotud tegevused ja projektid on omal initsiatiivil ja/või juhtkonna korraldusel edukalt läbi viidud.

 Tehtud on põhjendatud ettepanekud töö- korralduse parandamiseks või muud arendusettepanekud, mis lähtuvad ameti võimalustest ja eesmärkidest.

2.9. Hea teeninduse kokkulepete järgimine.

 On järgitud ameti väärtusi ja kvaliteedinõudeid.

2.10. Vahetu juhi antud muude ühekordsete ülesannete täitmine.

 Ülesanded on täidetud nõuetekohaselt ja tähtaegselt vastavalt juhistele.

3. Teenistuskoha täitjale esitatavad nõuded

Haridus Kutse- või kõrgharidus, soovitatavalt erialane kutse- või kõrgharidus.

Erialane töökogemus 3-aastane avaliku sektori kogemus teabehaldusega seotud ametikohal.

Keeleoskus Eesti keele oskus tasemel C1. Vene keele oskus tasemel B1.

Teadmised ja oskused Vilunud MS Office tootepere kasutaja, on võimeline ka teisi juhendama. Omandab kiiresti uute programmide spetsiifika ning otsib uusi infotehnoloogilisi lahendusi oma töö lihtsustamiseks. Valdab pimekirja. Soovitavalt varasem töökogemus dokumendihaldussüsteemiga Delta.

Isikuomadused Hoolivus, asjatundlikkus, koostöövõime, uuendusmeelsus, korrektsus, esinemisjulgus, efektiivsus, pingetaluvus, juhendamisoskus, loovus, suhete loomise oskus

4. Õigused ja vastutus

Õigused  teha kaugtööd kokkuleppel vahetu juhiga;  kasutada kõiki ameti esindusi töö tegemiseks;  saada tööülesannete täitmiseks vajalikku infot, sh ligipääse tööks vajalikele

infosüsteemidele;  saada tööalast juhendamist ja põhjendatud juhul supervisiooni;  osaleda ja esindada ametit oma valdkonna piires töörühmades, koolitustel jne; vastu võtta otsuseid oma pädevuse piires.

Vastutus  tööülesannete tulemusliku täitmise eest vastavalt ametijuhendile, ameti põhimäärusele,

äriprotsesside töövoogudele ja muudele kehtivatele õigusaktidele, juhenditele ning püstitatud eesmärkidele;

 tööülesannete täitmiseks antud riigi vara heaperemeheliku kasutamise eest;  teenistusülesannete täitmisega seoses teatavaks saanud isikuandmete, riigisaladuse ning

muu juurdepääsupiiranguga teabe ja konfidentsiaalse info hoidmise eest;  andmebaaside ja infosüsteemide turvalise ja sihipärase kasutamise eest;  oma kvalifikatsiooni hoidmise ning täiendamise eest;  ameti maine hoidmise eest enda poolt vahendatavas teabes ja oma tegevustes.

Ametijuhend vaadatakse üle kord aastas vahetu juhiga või töökorralduse muutumisel.

KINNITATUD Sotsiaalkindlustusameti peadirektori

20.05.2025 käskkirjaga nr 83 Lisa 4

AMETIJUHEND

1. Üldosa

Struktuuriüksus Üldosakond, teabehalduse talitus

Teenistuskoht Peaspetsialist

Vahetu juht Talituse juhataja

Alluvad -

Teenistuja asendab Peaspetsialist, talituse juhataja (pädevuse piires)

Teenistuja asendaja Spetsialist, peaspetsialist, talituse juhataja

Teenistuskoha eesmärk Valdkonna asjatundjana juhib protsessi ja täidab konkreetseid ülesandeid; kontrollib oma valdkonnas teenuse kvaliteeti ja esitab ettepanekuid teenuse parendamiseks; nõustab kolleege; registreerib Sotsiaalkindlustusametile (amet) edastatud teavet õigesse infosüsteemi; teostab kontrolli enda pädevuse piires; juhib tähelepanu puudustele, tuvastab rikkumisi ja kõrvalekaldeid nõuetest ja eeskirjadest; annab selgitusi valdkondlike nõuete ja eeskirjade täitmise kohta; valmistab ette oma valdkonna koolitusi, viib neid läbi või osaleb neis; koostab oma pädevuse piires oma valdkonna kohta aruandeid; lahendab keerukamaid probleeme või on kaasatud nende lahendamisse.

Ametikoha grupp Töötaja

Eritingimused Eritingimused määratakse töölepingus.

2. Peamised teenistusülesanded Oodatavad tulemused

2.1. Teenistujate juhendamine, nõustamine teabehalduse valdkonnas ja teabevahetuse ja -ringluse korraldamine ning haldamine.

 Vajadusel on tagatud pädev ja asjakohane teenistujate juhendamine teabehalduse valdkonnas.

 Ameti e-posti aadressidele tulnud teave (sh lepingud, aktid) on registreeritud ja menetlusse suunatud või väljasaatmine korraldatud.

 Masspostituste edastamine sisuosakonna sisendi alusel.

 Juristide kohtulahendite ja vajadusel kohtu dokumentide registreerimine ja edastamine (õiguse kausta haldamine).

 Lepingute vormistus, ülevaade ja kehtivus on ajakohane.

 Pädevuse piires teabe andmekaitsealane nõustamine tehtud.

 Ametlikud dokumendid on nõuetekohaselt vormistatud.

2.2. Töös kasutatavate infosüsteemides oleva info haldamine. Osakondadega koostöös protsesside mugavdamine.

 Infosüsteemides olev teave on nõuetekohaselt registreeritud ja suunatud menetlusse.

 Teave on kiirelt süsteemidest leitav ja kasutatav.

 Protsessimuudatused on kirjeldatud ja teenistujaid koolitatud.

 Juhendid on koostatud.

2.3. Perelepitusteenuse administreerimine.

 Perelepitusteenusega seotud dokumendid on registreeritud ja töösse suunatud vastavalt töökorrale ja dokumentide loetelule.

 Perelepitusteenuse dokumentide ja info väljasaatmine on korraldatud.

2.4. Vajadusel asutuse teenistujatele DHSi ja infosüsteemis SKAIS2 koolituste tagamine.

 EDHSi ja infosüsteemi SKAIS2 koolitused on vajaduspõhiselt teenistujatele läbi viidud.

 Veebikoolitus on asjakohane.

2.5. Kasutajaõiguste andmine ja/või korraldamine dokumendihaldus- süsteemile.

 Dokumendihaldussüsteemile on tagatud kasutajaõigused.

 EDHSis on hallatud kasutajagrupi nimekirjad.

2.6. EDHSist väljavõtete tegemine.  Vajalikud väljavõtted on tehtud.  Lahkuvate teenistujate EDHSis vastutusel

olevatest dokumentidest, tööülesannetest on väljavõte edastatud vahetule juhile.

 Regulaarne kontroll puudustega menetluste, töövoogude ja tööülesannetele on teostatud.

 Puudused on kõrvaldatud ja üleliigsed dokumendid/töövood/tööülesanded kustutatud.

2.7. EDHSiga seotud administratiivsete tegevuste teostamine.

 Dokumendimallid on koostatud ja ajakohased (sh siseveebis olevad dokumendivormid).

 "Saatmata dokumendid" EDHSi menüüpunkt on kontrollitud ja teavitused teenistujatele edastatud.

 Tagatud on õiged ja ajakohased funktsioonid, sarjad ja toimikud.

 Loodud ja korrastatud on dokumentide ja asjatoimikute liigid.

 EDHSis olev teave on korrastatud üleandmiseks arhiivile või edasiseks säilitamiseks ameti arhiivis.

2.8. Koostöö teiste osakondadega ja/või asutuste ja organisatsioonidega oma pädevusvaldkonnas.

 Välja on kujunenud koostööpartnerite võrgustik.

 Toimub infovahetus ja koostöö partneritega.

2.9. Muude pädevusvaldkonda kuuluvate tegevuste korraldamine ja uuenduste algatamine.

 Muud tööga seotud tegevused ja projektid on omal initsiatiivil ja/või juhtkonna korraldusel edukalt läbi viidud.

 Tehtud on põhjendatud ettepanekud töökorralduse parandamiseks või muud arendusettepanekud, mis lähtuvad ameti võimalustest ja eesmärkidest.

2.10. Hea teeninduse kokkulepete järgimine.

 On järgitud ameti väärtusi ja kvaliteedinõudeid.

2.11. Vahetu juhi antud muude ühekordsete ülesannete täitmine.

 Ülesanded on täidetud nõuetekohaselt ja tähtaegselt vastavalt juhistele.

3. Teenistuskoha täitjale esitatavad nõuded

Haridus Kutse- või kõrgharidus, soovitatavalt erialane kutse või kõrgharidus

Erialane töökogemus 3-aastane avaliku sektori kogemus teabehaldusega seotud ametikohal.

Keeleoskus Eesti keele oskus tasemel C1. Vene keele oskus tasemel B1.

Teadmised ja oskused Vilunud MS Office tootepere kasutaja, on võimeline ka teisi juhendama. Omandab kiiresti uute programmide spetsiifika ning otsib uusi infotehnoloogilisi lahendusi oma töö lihtsustamiseks. Valdab pimekirja. Soovitavalt varasem töökogemus dokumendihaldussüsteemiga Delta.

Isikuomadused Hoolivus, asjatundlikkus, koostöövõime, uuendusmeelsus, korrektsus, esinemisjulgus, efektiivsus, pingetaluvus, juhendamisoskus, loovus, suhete loomise oskus

4. Õigused ja vastutus

Õigused  teha kaugtööd kokkuleppel vahetu juhiga;  kasutada kõiki ameti esindusi töö tegemiseks;  saada tööülesannete täitmiseks vajalikku infot, sh ligipääse tööks vajalikele

infosüsteemidele;  saada tööalast juhendamist ja põhjendatud juhul supervisiooni;  osaleda ja esindada ametit oma valdkonna piires töörühmades, koolitustel jne; vastu võtta otsuseid oma pädevuse piires.

Vastutus  tööülesannete tulemusliku täitmise eest vastavalt ametijuhendile, ameti põhimäärusele,

äriprotsesside töövoogudele ja muudele kehtivatele õigusaktidele, juhenditele ning püstitatud eesmärkidele;

 tööülesannete täitmiseks antud riigi vara heaperemeheliku kasutamise eest;  teenistusülesannete täitmisega seoses teatavaks saanud isikuandmete, riigisaladuse ning

muu juurdepääsupiiranguga teabe ja konfidentsiaalse info hoidmise eest;  andmebaaside ja infosüsteemide turvalise ja sihipärase kasutamise eest;  oma kvalifikatsiooni hoidmise ning täiendamise eest;  ameti maine hoidmise eest enda poolt vahendatavas teabes ja oma tegevustes.

Ametijuhend vaadatakse üle kord aastas vahetu juhiga või töökorralduse muutumisel.

KINNITATUD Sotsiaalkindlustusameti peadirektori

20.05.2025 käskkirjaga nr 83 Lisa 5

AMETIJUHEND

1. Üldosa

Struktuuriüksus Üldosakond, teabehalduse talitus

Teenistuskoht Arhivaar

Vahetu juht Talituse juhataja

Alluvad -

Teenistuja asendab Arhivaar, spetsialist (digiteerija)

Teenistuja asendaja Arhivaar, spetsialist (digiteerija), talituse juhataja

Teenistuskoha eesmärk Sotsiaalkindlustusameti (amet) teabehalduse korraldamises ja teabehalduse põhimõtete rakendamisel osalemine, valdkonda reguleerivate juhendite koostamine, teabe nõuetekohase säilimise ja kasutatavuse tagamine, olenemata selle jäädvustamise viisist või kandjast ning ameti teenistujate juhendamine ja nõustamine arhiivihalduslikes küsimustes.

Ametikoha grupp Töötaja

Eritingimused Eritingimused määratakse töölepingus.

2. Peamised teenistusülesanded Oodatavad tulemused

2.1. Teabe vastuvõtmise, korrastamise, säilimise ja kasutatavuse tagamise ning hävitamise korraldamine ja läbiviimine.

 Tagatud on teabe nõuetekohane ja õigeaegne vastuvõtmine, korrastamine ning kasutatavuse ja säilimise tagamine vastavalt teabekandjale ja hoidva süsteemile.

 Dokumendid ja arhivaalid on kantud kohasesse arhiivikoosseisu ülevaatesse. Teostatud on regulaarne püsivuse ja olemikontroll.

 Paberkandjal dokumentide laenutamine ja laenutuse üle arvestuse pidamine toimub nõuetekohaselt.

 Tagatud on dokumentide nõuetekohane hävitamiseks eraldamine nii paber- kui ka digiarhiivis vastavalt kehtestatud säilitustähtaegadele.

 Ametisisene arhiivieeskiri on koostatud ja ajakohastatud.

2.2. Arhivaalide Rahvusarhiivi üleandmine.  Arhivaalid on korrastatud vastavalt kehtestatud nõuetele.

 Arhivaalide üleandmisel Rahvusarhiivi nõutud dokumendid on õigeaegselt ja nõuetekohaselt vormistatud.

2.3. Teenistujate juhendamine ning koostöö teiste osakondadega ja/või asutuste ja organisatsioonidega oma pädevusvaldkonnas.

 Tagatud on teenistujate pädev ja asjakohane juhendamine ja nõustamine.

 Välja on kujunenud koostööpartnerite võrgustik.

 Toimub infovahetus ja koostöö partneritega.

2.4. Pädevusvaldkonda kuuluvate menetlusdokumentide koostamine ja allkirjastamine; ärakirjade ja väljavõtete tõendamine.

 Pädevusvaldkonda kuuluvad menetlusdokumendid (kirjad, järelepärimised, tõendid ja teatised) on koostatud, allkirjastatud ja esitatud.

 Ärakirjad ja väljavõtted on nõuetekohaselt koostatud.

2.5. Arhiivihaldusega seotud kordade ja juhendite loomine, täiustamine ja uuendamine

 Arhiivihaldust reguleerivad korrad on täiendatud ja uuendatud vastavalt struktuuriüksuste ettepanekutele ja õigusaktidest tulenevalt ning on ajakohased.

 Tööks vajalikud juhendid on teistele teenistujatele edastatud.

2.6. Koostöö teiste osakondadega ja/või asutuste ja organisatsioonidega oma pädevusvaldkonnas.

 Välja on kujunenud koostööpartnerite võrgustik.

 Toimub infovahetus ja koostöö partneritega.

2.7. Muude pädevusvaldkonda kuuluvate tegevuste korraldamine ja uuenduste algatamine.

 Muud tööga seotud tegevused ja projektid on omal initsiatiivil ja/või juhtkonna korraldusel edukalt läbi viidud.

 Tehtud on põhjendatud ettepanekud töökorralduse parandamiseks või muud arendusettepanekud, mis lähtuvad ameti võimalustest ja eesmärkidest.

2.8. Hea teeninduse kokkulepete järgimine.

 On järgitud ameti väärtusi ja kvaliteedinõudeid.

2.9. Vahetu juhi antud muude ühekordsete ülesannete täitmine.

 Ülesanded on täidetud nõuetekohaselt ja tähtaegselt vastavalt juhistele.

3. Teenistuskoha täitjale esitatavad nõuded

Haridus Keskharidus

Erialane töökogemus 3-aastane avaliku sektori kogemus arhiivinduse valdkonnas.

Keeleoskus Eesti keele oskus tasemel C1. Vene keele ja inglise keele oskus tasemel B1

Teadmised ja oskused Teksti- ja andmetöötlusprogrammide kasutamine edasijõudnu tasemel. Kogemused, oskused ja/või tahe uute infosüsteemide tundmaõppimiseks ja kasutamiseks; elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide varasem kasutamine edasijõudnu tasemel või nende administreerimine. Kasuks tuleb XMLide ja XSLide loomise, lugemise ja töötlemise oskus või potentsiaal ja tahe nende oskuste omandamiseks.

Isikuomadused Hoolivus, asjatundlikkus, koostöövõime, uuendusmeelsus, analüüsivõime, korrektsus, empaatiavõime, juhendamisoskus, pingetaluvus, abivalmidus, loovus

4. Õigused ja vastutus

Õigused  teha kaugtööd kokkuleppel vahetu juhiga;  kasutada kõiki ameti esindusi töö tegemiseks;  saada tööülesannete täitmiseks vajalikku infot, sh ligipääse tööks vajalikele

infosüsteemidele;  saada tööalast juhendamist ja põhjendatud juhul supervisiooni;  osaleda ja esindada ametit oma valdkonna piires töörühmades, koolitustel jne; vastu võtta otsuseid oma pädevuse piires.

Vastutus  teenistusülesannete tulemusliku täitmise eest vastavalt ametijuhendile, ameti

põhimäärusele, äriprotsesside töövoogudele ja muudele kehtivatele õigusaktidele, juhenditele ning püstitatud eesmärkidele;

 teenistusülesannete täitmiseks antud riigi vara heaperemeheliku kasutamise eest;  teenistusülesannete täitmisega seoses teatavaks saanud isikuandmete, riigisaladuse ning

muu juurdepääsupiiranguga teabe ja konfidentsiaalse info hoidmise eest;  andmebaaside ja infosüsteemide turvalise ja sihipärase kasutamise eest;  oma kvalifikatsiooni hoidmise ning täiendamise eest;  ameti maine hoidmise eest enda poolt vahendatavas teabes ja oma tegevustes.

Ametijuhend vaadatakse üle kord aastas vahetu juhiga või töökorralduse muutumisel.