KÄSKKIRI

30.01.2025 nr 13

Ametijuhendi kinnitamine Avaliku teenistuse seaduse § 52 lõigete 1 ja 2 ning sotsiaalkaitseministri 30.01.2019 määruse nr 2 „Sotsiaalkindlustusameti põhimäärus” § 10 lõike 1 punkti 9 alusel 1. Kinnitan kliendisuhete osakonna teabehalduse talituse peaspetsialisti ametijuhendi vastavalt

lisale.

2. Käskkiri jõustub 2025. aasta 1. veebruaril. Käskkirja peale on õigus 30 päeva jooksul käskkirja teatavaks tegemisest esitada vaie Sotsiaalkindlustusametile haldusmenetluse seaduses sätestatud korras või kaebus halduskohtule halduskohtumenetluse seadustikus sätestatud korras. (allkirjastatud digitaalselt) Maret Maripuu peadirektor

KINNITATUD Sotsiaalkindlustusameti peadirektori

30.01.2025 käskkirjaga nr 13 Lisa

AMETIJUHEND

1. Üldosa

Struktuuriüksus Kliendisuhete osakond, teabehalduse talitus

Teenistuskoht Peaspetsialist

Vahetu juht Talituse juhataja

Alluvad -

Teenistuja asendab Talituse juhataja

Teenistuja asendaja Talituse juhataja, peaspetsialist (pädevuse piires)

Teenistuskoha eesmärk Sotsiaalkindlustusameti teabehalduse tugiteenuse arendamises osalemine ja teenuse toimimise tagamine koostöös teenuseomanikuga.

Ametikoha grupp Töötaja

Eritingimused Eritingimused määratakse töölepingus.

2. Peamised teenistusülesanded Oodatavad tulemused

2.1. Sotsiaalkindlustusameti (amet) teabehalduse korraldamine, sealhulgas teabehalduse valdkonna juhendite ja kordade koostamine või nende koostamisel osalemine.

 Talituse juhataja antud sisendid on täidetud.  Teabehalduse alased protsessid on

kirjeldatud.  Teabehalduse alased ettepanekute

tagasiside on kooskõlastatud.  Tööks vajalikud juhendid ja korrad

(sealhulgas taotluse vormid, väljavõtted) on koostatud ning ajakohased.

 Andmehalduse korraldus koostöös erinevate osapooltega on tagatud.

2.2. Teabevahetuse ja -ringluse korraldamine ning haldamine ja vajadusel ameti teenistujate juhendamine.

 Teabevahetus ja -ringlus on korraldatud.  Tagatud pädev ja asjakohane teenistujate

juhendamine teabehalduse sisuteemadel.

2.3. Töös kasutatavate infosüsteemides oleva teabe haldamine ning osakondadega koostöös protsesside mugavdamine.

 Teave on kiirelt süsteemidest leitav ja kasutatav.

 Protsessimuudatused on kirjeldatud ja teenistujaid koolitatud.

 Juhendid on koostatud.

2.4. Valdkonna teenuse kvaliteedikontrolli teostamine ja keerukamate probleemide lahendamine.

 Valdkonna teenuse kvaliteedi kontrollid on teostatud.

 Keerukamad probleemid on lahendatud või nende lahendamisel osaletud.

2.5. Vajadusel ameti teenistujate koolitamine teabehalduse valdkonnas, sealhulgas EDHSi ja infosüsteem SKAIS2 koolituste läbiviimine.

 Koolitused on vajaduspõhiselt teenistujatele läbi viidud.

 Koolitus on asjakohane.

2.6. Kasutajaõiguste andmine ja/või korraldamine dokumendihaldussüsteemile.

 Dokumendihaldussüsteemile on tagatud kasutajaõigused.

 EDHSis on hallatud kasutajagrupi nimekirjad.

2.7. EDHSist väljavõtete tegemine.  Vajalikud väljavõtted on tehtud.  Lahkuvate teenistujate EDHSis vastutusel

olevatest dokumentidest, tööülesannetest on väljavõte edastatud vahetule juhile.

 Regulaarne kontroll puudustega menetluste, töövoogude ja tööülesannetele on teostatud.

 Puudused on kõrvaldatud ja üleliigsed dokumendid/töövood/tööülesanded kustutatud.

2

2.8. EDHSiga seotud administratiivsete tegevuste teostamine.

 Dokumendimallid on koostatud ja ajakohased (sealhulgas siseveebis olevad dokumendivormid).

 Tagatud on õiged ja ajakohased funktsioonid, sarjad ja toimikud.

 Loodud ja korrastatud on dokumentide ja asjatoimikute liigid.

 EDHSis olev teave on korrastatud üleandmiseks arhiivi või edasiseks säilitamiseks ameti arhiivis.

2.9. Koostöö teiste osakondadega ja/või asutuste ja organisatsioonidega oma pädevusvaldkonnas.

 Välja on kujunenud koostööpartnerite võrgustik.

 Toimub infovahetus ja koostöö partneritega.

2.10. Muude pädevusvaldkonda kuuluvate tegevuste korraldamine ja uuenduste algatamine.

 Muud tööga seotud tegevused ja projektid on omal initsiatiivil ja/või juhtkonna korraldusel edukalt läbi viidud.

 Tehtud on põhjendatud ettepanekud töö- korralduse parandamiseks või muud arendusettepanekud, mis lähtuvad ameti võimalustest ja eesmärkidest.

2.11. Hea teeninduse kokkulepete järgimine.  On järgitud ameti väärtusi ja kvaliteedinõudeid.

2.12. Osakonna juhataja ja osakonna talituse juhatajate antud muude ühekordsete ülesannete täitmine.

 Ülesanded on täidetud nõuetekohaselt ja tähtaegselt vastavalt juhistele.

3. Teenistuskoha täitjale esitatavad nõuded

Haridus Kutse- või kõrgharidus, soovitatavalt erialane kutse- või kõrgharidus

Erialane töökogemus 3-aastane avaliku sektori kogemus teabehaldusega seotud töö- või ametikohal.

Keeleoskus Eesti keele oskus tasemel C1. Vene keele oskus tasemel B1.

Teadmised ja oskused Vilunud MS Office tootepere kasutaja, on võimeline ka teisi juhendama. Omandab kiiresti uute programmide spetsiifika ning otsib uusi infotehnoloogilisi lahendusi oma töö lihtsustamiseks. Pimekirja valdamine. Soovitavalt varasem töökogemus dokumendihaldussüsteemiga Delta.

Isikuomadused Hoolivus, asjatundlikkus, koostöövõime, uuendusmeelsus, korrektsus, esinemisjulgus, efektiivsus, pingetaluvus, juhendamisoskus, loovus, suhete loomise oskus

4. Õigused ja vastutus

Õigused  teha kaugtööd kokkuleppel vahetu juhiga;  kasutada kõiki ameti esindusi töö tegemiseks;  saada tööülesannete täitmiseks vajalikku infot, sh ligipääse tööks vajalikele

infosüsteemidele;  saada tööalast juhendamist ja põhjendatud juhul supervisiooni;  osaleda ja esindada ametit oma valdkonna piires töörühmades, koolitustel jne; vastu võtta otsuseid oma pädevuse piires.

Vastutus  tööülesannete tulemusliku täitmise eest vastavalt ametijuhendile, ameti põhimäärusele,

äriprotsesside töövoogudele ja muudele kehtivatele õigusaktidele, juhenditele ning püstitatud eesmärkidele;

 tööülesannete täitmiseks antud riigi vara heaperemeheliku kasutamise eest;

3

 teenistusülesannete täitmisega seoses teatavaks saanud isikuandmete, riigisaladuse ning muu juurdepääsupiiranguga teabe ja konfidentsiaalse info hoidmise eest;

 andmebaaside ja infosüsteemide turvalise ja sihipärase kasutamise eest;  oma kvalifikatsiooni hoidmise ning täiendamise eest;  ameti maine hoidmise eest enda poolt vahendatavas teabes ja oma tegevustes.

Ametijuhend vaadatakse üle kord aastas vahetu juhiga või töökorralduse muutumisel.