Auditi lõpparuannete edastamine

Pikk 61 / 15065 Tallinn / 612 5008 / [email protected] / www.siseministeerium.ee

Registrikood 70000562

Lauri Läänemets

Lauri Läänemets

21.02.2024 nr 4-1/647-3

Auditi lõpparuannete edastamine

Austatud minister

Edastan Teile Varjupaiga-, Rände- ja Integratsioonifondi ning Sisejulgeolekufond i 2023. finantsaasta raamatupidamise aastaaruannete auditi koondaruande ning eraldi teemade

kaupa auditite lõpparuanded, millega auditi raames anti hinnang toetuste eel- ja vahemaksete seaduslikkusele, tehnilise abi kuludele ning vastutava asutuse juhtimis- ja kontrollisüsteemi põhinõuetele 8 ja 9.

Auditi eesmärgiks oli hinnata, kas Varjupaiga-, Rände- ja Integratsioonifondi ning

Sisejulgeolekufondi 2023. finantsaasta Euroopa Komisjoni rakendusmääruse (EL) 2015/377 viidatud vormil esitatavad raamatupidamise aastaaruanded annavad õige ja õiglase ülevaate, kas kulud, mille hüvitamist komisjonilt on taotletud, on seaduslikud ja korrektsed, ning kas

kehtestatud juhtimis- ja kontrollisüsteem toimib nõuetekohaselt.

Lugupidamisega

(allkirjastatud digitaalselt)

Tarmo Olgo

osakonnajuhataja Siseauditi osakond

Lisad:

Auditi aruanded 4.1-1-2023/12_C1-3, 4.1-1-2023/12_C1-1, 4.1-1-2023/12_C1-2, 4.1-1-2023/12_C3-1 ja 4.1-1-2023/12_C4-1

Teadmiseks:

Krista Aas Tairi Pallas Mairi Tonsiver

Mariliis Männik 6125254

[email protected]

Audit „AMIF ja ISF 2023. finantsaasta tehnilise abi kuludele hinnangu andmine“

Lõpparuanne

nr 4.1-1-2023/12_C1-1

21.02.2024

2

KOKKUVÕTE AUDITI TULEMUSTEST

Auditi tulemus:

Auditi töörühm jõudis auditi toimingute läbiviimise tulemusena järeldusele, et lõppmaksetaotlustes deklareeritud tehnilise abi kulud on abikõlblikud, vastavad kuludokumentidele ja kulusid tõendavatele dokumentidele ning kontroll-jälg on piisav.

Auditi käigus ei saanud audiitorid teadlikuks millestki sellisest, mis seaks kahtluse alla vastutava asutuse juhtimis- ja kontrollisüsteemi toimimise auditeeritud ulatuses.

Audit on läbi viidud kooskõlas rahvusvaheliste siseauditi standarditega.

Täname auditeeritavat auditi läbiviimise ajal osutatud kaasabi, vastutulelikkuse ja koostöö eest.

A-OSA – ÜLEVAATLIK KOKKUVÕTE

1. Auditi objekt ja auditeeritud kulud

1.1 AMIF

1.1.1Periood 16.10.2022 - 15.10.2023

1.1.2 Kulude üldkogum 264 865,62 eurot

1.1.3 Valimi suurus 41 560,14 eurot; 15,69%

1.1.4 Tuvastatud mitteabikõlblikud kulud 0 eurot

1.3 ISF-B

1.3.1 Periood 16.10.2022 - 15.10.2023

1.3.2 Kulude üldkogum 169 421,39 eurot

1.3.3 Valimi suurus 21 858,24 eurot; 12,90%

1.3.4 Tuvastatud mitteabikõlblikud kulud 0 eurot

1.2 ISF-P

1.2.1 Periood 16.10.2022 - 15.10.2023

1.2.2 Kulude üldkogum 136 378,94 eurot

1.2.3 Valimi suurus 18 369,98 eurot; 13,47%

1.2.4 Tuvastatud mitteabikõlblikud kulud 0 eurot

3

2. Auditi eesmärk ja ulatus

Auditi eesmärk oli anda hinnang, kas vastutava asutuse poolt AMIF-i ja ISF-i 2023. finantsaasta lõppmaksetaotlustes deklareeritud tehnilise abi kulud on abikõlblikud, omavad kontroll-jälge ning vastavad kuludokumentidele ning muudele kulusid tõendavatele dokumentidele.

3. Auditi õiguslik alus

Siseauditi osakond viis 2023. aasta tööplaani kohaselt läbi auditi nr 4.1-1-2023/12 „Varjupaiga-, Rände ja Integratsioonifondi ning Sisejulgeolekufondi 2023. finantsaasta süsteemi- ning finantsaudit“, mille eesmärk oli hinnata, kas AMIF ja ISF 2023. eelarveaasta Euroopa Komisjoni rakendusmääruse (EL) 2015/377 viidatud vormil esitatavad raamatupidamise aastaaruanded annavad õige ja õiglase ülevaate, kas kulud, mille hüvitamist komisjonilt on taotletud, on seaduslikud ja korrektsed, ning kas kehtestatud kontrollisüsteemid toimivad nõuetekohaselt.

Vastavalt auditi programmile viidi auditi käigus läbi eraldi auditi toimingud finantsaasta tehnilise abi kuludele hinnangu andmiseks. Hinnangu tulemused on esitatud käesolevas auditi alamaruandes ning auditi koondaruandes.

4. Auditi läbiviimise aeg ja läbiviijad

Auditi viisid ajavahemikul 15.11.2023 – 21.02.2024 läbi Siseministeeriumi siseauditi osakonna juhtivaudiitorid Marilis Männik (auditi juht) ja Elis Kõrvek. Auditi eest vastutav isik on osakonnajuhataja Tarmo Olgo.

5. Auditi käigus teostatud toimingud

Auditi protseduuride käigus koostati auditi ulatusse kuuluvate tehnilise abi kulude kontrollimiseks kontroll-leht ning hinnati tehnilise abi kulude abikõlblikkust ja raamatupidamisarvestuse korrektsust.

6. Valimi moodustamise metoodika

Tehnilise abi kulusid auditeeriti juhusliku valimi alusel. Valim moodustati põhimõttel, et auditeeritakse minimaalselt 10% iga fondi kuluridadest ning vähemalt 10% iga fondi tööjõukulude summast ja 10% muude tehnilise abi kulude summast.

6. Piirangud

Käesolev aruanne on koostatud sõltumatuse ja objektiivsuse põhimõtetest lähtudes.

Auditi aruande koostamisel on lähtutud eeldusest, et kõik auditi käigus esitatud andmed ning muu suuline ja kirjalik teave kajastavad projekti raames teostatud tegevusi korrektselt ja tegelikkusele vastavalt ning on piisavad kuludele hinnangu andmiseks. Täiendava, audiitorile mitteesitatud / mitteteadaoleva informatsiooni korral oleksid audiitori järeldused võinud olla teistsugused.

Audiitorid on teostanud auditi toimingud asjatundlikult ja nõutava ametialase hoolsusega. Auditi tulemusena antakse auditeeritud objekti kohta põhjendatud kindlustunne, võttes arvesse võimalikku auditi riski, et isegi suhteliselt olulised ebatäpsused võivad jääda avastamata.

4

B-OSA – AUDITI TULEMUSED

1. Raamatupidamisarvestuse õigsus

Tehnilise abiga seotud raamatupidamisarvestus vastab olulises osas kehtivatele õigusaktidele, deklareeritud kulud vastavad raamatupidamisdokumentidele ja tõendavatele dokumentidele.

2. Kulude abikõlblikkus

Tehnilise abi kulud on abikõlblikud, vastavad kuludokumentidele ning muudele kulusid tõendavatele dokumentidele ning kontroll-jälg on piisav.

3. Juhtimis- ja kontrollisüsteem

Auditi käigus ei saanud audiitorid teadlikuks millestki sellisest, mis seaks kahtluse alla tehnilise abi kulude käsitlemisega seotud juhtimis- ja kontrollisüsteemide toimimise.

4. Hangete läbiviimine

Auditi käigus ei antud hinnangut hangete läbiviimisele, kuivõrd hangetega seotud tehnilise abi kulud jäid alla siseauditi osakonna AMIF-i ja ISF-i auditeerimise käsiraamatust tuleneva kontrollimise piirmäära1.

5. Tehnilise abi kasutamine

Tehnilise abi kulud on kooskõlas Euroopa Parlamendi ja Nõukogu määruse (EL) nr 516/2014 artikliga 23, Euroopa Parlamendi ja Nõukogu määruse (EL) 515/2014 artikliga 16 ning Euroopa Parlamendi ja Nõukogu määruse (EL) 513/2014 artikliga 9. Kinnitame lõpparuande 4 leheküljel. Audiitor: Auditi juht: Auditi eest vastutav isik: (allkirjastatud digitaalselt) (allkirjastatud digitaalselt) (allkirjastatud digitaalselt) Elis Kõrvek Mariliis Männik, CGAP Tarmo Olgo juhtivaudiitor juhtivaudiitor siseauditi osakonna juhataja

1 5 000 eurot (kuni 17.07.20 algatatud hangetele) ning 20 000 eurot (alates 18.07.20 algatatud hangetele).

Audit „AMIF ja ISF 2023. finantsaasta EL toetuste eel- ja vahemaksete

seaduslikkuse hindamine“

Lõpparuanne nr 4.1-1-2023/12_C1-2

21.02.2024

2

KOKKUVÕTE AUDITI TULEMUSTEST

Auditi tulemus:

Auditi töörühm jõudis auditi toimingute läbiviimise tulemusena järeldusele, et Varjupaiga-, Rände- ja Integratsioonifondi (AMIF) ning Sisejulgeolekufondi (ISF) 2023. finantsaastal EL toetuste eel- ja vahemaksed on olulises osas seaduslikud, korrektsed ja täpsed, terviklikud ning olemas on piisav kontrolljälg.

Auditi käigus ei saanud audiitorid teadlikuks millestki sellisest, mis seaks kahtluse alla vastutava asutuse juhtimis- ja kontrollisüsteemi toimimise auditeeritud ulatuses.

Audit on läbi viidud kooskõlas rahvusvaheliste siseauditi standarditega.

Täname auditeeritavat auditi läbiviimise ajal osutatud kaasabi, vastutulelikkuse ja koostöö eest.

A-OSA – ÜLEVAATLIK KOKKUVÕTE

1. Auditi objekt ja auditeeritud kulud

1.1 AMIF 1.1.1Periood 16.10.2022 - 15.10.2023 1.1.2 Kulude üldkogum 1 698 397,62 eurot 1.1.3 Valimi suurus 376 042,45 eurot; 22,14%

1.2 ISF-B 1.2.1 Periood 16.10.2022 - 15.10.2023 1.2.2 Kulude üldkogum 1 598 221,29 eurot 1.2.3 Valimi suurus 470 127,62 eurot; 29,42%

1.3 ISF-P 1.3.1 Periood 16.10.2022 - 15.10.2023 1.3.2 Kulude üldkogum 76 541,25 eurot 1.3.3 Valimi suurus 76 541,25 eurot; 100%

2. Auditi eesmärk ja ulatus

Auditi eesmärk oli hinnata, kas AMIF-i ja ISF-i 2023. finantsaastal EL toetuste eel- ja vahemaksed on seaduslikud, korrektsed ja täpsed, terviklikud ning kas on olemas piisav kontrolljälg.

Auditi käigus analüüsiti ning hinnati:

• kas maksete jaotus, proportsioonid ja tähtajad on määratud toetuslepingutes ning kas maksete proportsioonid lepingutes vastavad vastutava asutuse protseduurireeglites sätestatule;

• kas eelmaksed ja vahemaksed on kantud toetuse saajatele toetuslepingus sätestatud tähtaja jooksul;

• kas on olemas õiged alused maksete teostamiseks ning kas kontrolljälg on tuvastatav;

3

• kas tegelikult üle kantud makse summad vastavad toetuslepingutele ja raamatupidamise algdokumentidele;

• kas toetuse saajatele tehtud eel- ja vahemaksed on kajastatud vastutava asutuse raamatupidamissüsteemis ettemaksu kontol;

• kas finantsaastal teostatud maksed vastavad AMIF-i ja ISF-i 2023. finantsaasta raamatupidamise aastaaruannetes kajastatud summadele.

3. Taustinfo ning auditi õiguslik alus

Siseauditi osakond viis 2023. aasta tööplaani kohaselt läbi auditi nr 4.1-1-2023/12 „Varjupaiga-, Rände ja Integratsioonifondi ning Sisejulgeolekufondi 2023. finantsaasta süsteemi- ning finantsaudit“, mille eesmärk oli hinnata, kas AMIF ja ISF 2023. eelarveaasta Euroopa Komisjoni rakendusmääruse (EL) 2015/377 viidatud vormil esitatavad raamatupidamise aastaaruanded annavad õige ja õiglase ülevaate, kas kulud, mille hüvitamist komisjonilt on taotletud, on seaduslikud ja korrektsed, ning kas kehtestatud kontrollisüsteemid toimivad nõuetekohaselt.

Vastavalt auditi programmile viidi auditi käigus läbi eraldi auditi toimingud 2023. finantsaastal teostatud toetuste eel- ja vahemaksete hindamiseks. Hinnangu tulemused on esitatud käesolevas auditi alamaruandes ning auditi koondaruandes.

4. Auditi läbiviimise aeg ja läbiviijad

Auditi viis ajavahemikul 15.11.2023 – 21.02.2024 läbi Siseministeeriumi siseauditi osakonna juhtivaudiitor Marilis Männik. Auditi eest vastutav isik on osakonnajuhataja Tarmo Olgo.

5. Auditi käigus teostatud toimingud

Auditi protseduuride käigus koostati auditi ulatusse kuuluvate eel- ja vahemaksete kontrollimiseks kontroll-leht ning hinnati maksete seaduslikkust ning korrektsust vastavalt AMIF ja ISF protseduurireeglitele.

6. Valimi moodustamise metoodika

Kulusid auditeeriti juhusliku valimi alusel. Valim moodustati põhimõttel, et auditeeritakse minimaalselt 10% iga fondi maksetest, mis teostati toetuse saajatele 2023. finantsaasta jooksul projektide osas, mis ei lõppenud 2023. finantsaastal.

7. Piirangud

Käesolev aruanne on koostatud sõltumatuse ja objektiivsuse põhimõtetest lähtudes.

Auditi aruande koostamisel on lähtutud eeldusest, et kõik auditi käigus esitatud andmed ning muu suuline ja kirjalik teave kajastavad fondide rakendamise protsesse ja tegevusi korrektselt ja tegelikkusele vastavalt ning on piisavad hinnangu andmiseks. Täiendava, audiitoritele mitteesitatud/mitteteadaoleva informatsiooni korral oleksid audiitori järeldused võinud olla teistsugused.

Audiitorid on teostanud auditi toimingud asjatundlikult ja nõutava ametialase hoolsusega. Auditi tulemusena antakse auditeeritud objekti kohta põhjendatud kindlustunne, võttes arvesse võimalikku auditi riski, et isegi suhteliselt olulised ebatäpsused võivad jääda avastamata.

4

B-OSA – AUDITI TULEMUSED

1. Maksete jaotus, proportsioonid ja tähtajad toetuslepingutes

Vastutav asutus on maksete jaotuse, proportsioonid ning tähtajad määranud projektide toetuslepingutes ning sätestatud maksete proportsioonid vastavad protseduurireeglitele.

2. Eel- ja vahemaksete tähtaegne teostamine

Vastutav asutus on eel- ja vahemaksed teostanud toetuslepingus sätestatud tähtaja jooksul.

3. Eel- ja vahemaksete seaduslikkus ning kontrolljälg

Vastutav asutus on eel- ja vahemaksed teostanud õigetel alustel ning maksete teostamise seaduslikkuse kontrolljälg on piisav ning tuvastatav.

4. Eel- ja vahemaksete vastavus toetuslepingutele ning raamatupidamise algdokumentidele

Vastutav asutus on eel- ja vahemaksed teostanud vastavalt toetuslepingutes ning maksete esildistes sätestatud summadele.

5. Ettemaksete kajastamine vastutava asutuse raamatupidamises

Vastutav asutus on eel- ja vahemaksed kajastanud korrektselt ettemakstud tegevuskulude sihtfinantseerimise kontodel.

6. Toetuse saajatele teostatud ettemaksete vastavus raamatupidamise aastaaruannetes kajastatud summadele

Vastutav asutuse on eel- ja vahemaksed teinud vastavalt raamatupidamise aastaaruannetes kajastatud summadele.

Kinnitame lõpparuande 4 leheküljel.

Auditi eest vastutav isik: Auditi juht: Tarmo Olgo Mariliis Männik, CGAP Siseauditi osakond Siseauditi osakond osakonna juhataja juhtivaudiitor (allkirjastatud digitaalselt) (allkirjastatud digitaalselt)

Varjupaiga-, Rände ja Integratsioonifondi ja Sisejulgeolekufondi 2023. finantsaasta

aastaaruande audit

Lõpparuanne nr 4.1-1-2023/12_C2-1

21.02.2024

2

KOKKUVÕTE AUDITI TULEMUSTEST

Auditi tulemus:

Varjupaiga-, Rände- ja Integratsioonifondi ja Sisejulgeolekufondi 2023. finantsaasta Euroopa Komisjoni rakendusmääruse (EL) 2015/377 viidatud vormil esitatavad raamatupidamise aastaaruanded annavad õige ja õiglase ülevaate kuludest, mille hüvitamist komisjonilt on taotletud.

Kulud on seaduslikud ja korrektsed ning kehtestatud juhtimis-ja kontrollisüsteem on vastavuses määramiskriteeriumitega ning toimib nõuetekohaselt.

Audit on läbi viidud kooskõlas rahvusvaheliste siseauditi standarditega.

Täname auditeeritavat auditi läbiviimise ajal osutatud kaasabi, vastutulelikkuse ja koostöö eest.

3

A – OSA SISSEJUHATUS

1. Auditi eesmärk, objekt ja ulatus

Auditi eesmärk oli hinnata, kas Varjupaiga-, Rände- ja Integratsioonifondi (edaspidi AMIF) ja Sisejulgeolekufondi (edaspidi ISF) (edaspidi fondid) 2023. finantsaasta Komisjoni rakendusmääruse (EL) 2015/377 viidatud vormil esitatavad raamatupidamise aastaaruanded annavad õige ja õiglase ülevaate, kas kulud, mille hüvitamist komisjonilt on taotletud, on seaduslikud ja korrektsed, ning kas kehtestatud juhtimis- ja kontrollisüsteem toimib nõuetekohaselt.

Audit viidi läbi fondide vastutavas asutuses, mille ülesandeid täidavad Siseministeeriumi välisvahendite osakond (VVO) ning rahandusosakond (RHO). Auditi objektiks olid fondide 2023. finantsaasta Euroopa Komisjoni rakendusmääruse (EL) 2015/377 viidatud vormil esitatavad raamatupidamise aastaaruanded1.

Auditi ulatusse kuulusid vastutava asutuse tegevus ning raamatupidamisarvestusse kantud kulud ja tulud perioodil 16.10.2022 - 15.10.2023.

Auditi käigus analüüsiti ning hinnati: • kas vastutava asutuse juhtimis- ja kontrollisüsteemid on toiminud tulemuslikult, tagades

piisava kindluse, et raamatupidamise aastaaruannetes kajastuvad kulud on seaduslikud ja korrektsed;

• kas komisjonile esitatud aastabilansimakse maksetaotluses deklareeritud abikõlblikud kogukulud vastavad vastutava asutuse raamatupidamisarvestuses kajastatud kogukuludele, ning kui esineb lahknevusi, siis kas nende vastavusse viimiseks vajalike summade kohta on raamatupidamisarvestuses antud piisavad selgitused;

• kas finantsaasta jooksul tühistatud ja tagasi nõutud summad, finantsaasta lõpu seisuga tagasinõudmisele kuuluvad summad ning summad, mida ei ole võimalik tagasi nõuda, vastavad vastutava asutuse raamatupidamissüsteemi sisestatud summadele ning põhinevad vastutava asutuse dokumenteeritud otsustel;

• kas vastutav asutus on teinud haldus- ja kohapealsed kontrollid Euroopa Parlamendi ja Nõukogu 16.04.2014 määruse (EL) nr 514/2014 artikli 27 kohaselt;

• kas vastutav asutus vastab jätkuvalt sätestatud määramiskriteeriumitele.

Täiendavalt hinnati fondide raamatupidamise aastaaruannete andmete asjakohasust ning juhtkonna kinnitustes esitatud teabe vastavust esitlusnõuetele.

2. Taustinfo ja õiguslik alus

Audit viidi läbi vastavalt Komisjoni 25.07.214 delegeeritud määruse (EL) 1042/2014 artiklile 14.1, mida on muudetud Komisjoni 16.05.2018 delegeeritud määrusega (EL) 2018/1291, ning siseauditi osakonna 2023. aasta tööplaanile.

Sisejulgeolekufond koosneb 16.04.2014 Euroopa Parlamendi ja Nõukogu määrusega (EL) nr 515/2014 loodud välispiiride ja viisade rahastamisvahendist (ISF-Borders) ning 16.04.2014 Euroopa Parlamendi ja Nõukogu määrusega (EL) nr 513/2014 loodud politseikoostöö, kuritegevuse tõkestamise ja selle vastu võitlemise ning kriisiohje rahastamisvahendist (ISF-Police). ISF-Borders rahastamisvahendi üldeesmärk on tagada liidus kõrge turvalisuse tase, hõlbustades samal ajal seaduslikku reisimist välispiiride ühetaolise ja kõrgetasemelise kontrolli

1 Fondide raamatupidamise aastaaruannetes esitatud summad projektide osas on moodustunud toetuse saajatele tehtavate ettemaksete ning tagastatud kasutamata toetuse tulemina.

4

ning Schengeni viisade mõjusa menetlemise abil, kooskõlas liidu kohustusega austada põhivabadusi ja inimõigusi. ISF-Police rahastamisvahendi üldeesmärk on aidata kaasa turvalisuse kõrge taseme tagamisele liidus.

Varjupaiga-, Rände- ja Integratsioonifond (AMIF) asutati 16.04.2014 Euroopa Parlamendi ja Nõukogu määrusega (EL) nr 516/2014. AMIF-i üldeesmärk on aidata kaasa rändevoogude tõhusale juhtimisele ning ühise varjupaiga-, täiendava või ajutise kaitse poliitika ja ühise rändepoliitika rakendamisele, tugevdamisele ja edasiarendamisele, austades seejuures täiel määral Euroopa Liidu põhiõiguste hartas sätestatud õigusi ja põhimõtteid.

Vabariigi Valitsuse 13.11.2014. aasta korraldusega nr 4822 on Varjupaiga-, Rände- ja Integratsioonifondi ning Sisejulgeolekufondi vastutav asutus Siseministeerium ning auditeeriv asutus Siseministeeriumi siseauditi osakond.

Perioodil 2014-2020 on Siseministeeriumi siseauditi osakond läbi viinud iga-aastaselt fondide finantsauditi (sh tehnilised abi kulude ning eel- ja vahemaksete audit ning määramiskriteeriumitele vastavuse hindamine) ning auditeerinud kõiki juhtimis- ja kontrollisüsteemide põhinõudeid.

3. Auditi läbiviimise aeg ja läbiviijad

Auditi viisid ajavahemikul 15.11.2023 – 21.02.2024 läbi Siseministeeriumi siseauditi osakonna juhtivaudiitorid Marilis Männik (auditi juht) ja Elis Kõrvek. Auditi eest vastutav isik on osakonnajuhataja Tarmo Olgo.

4. Auditi käigus teostatud toimingud

Auditi läbiviimiseks viidi läbi vastutava asutuse dokumentatsiooni, regulatsioonide ja senise tegevuspraktika analüüs ning testimine.

Juhtimis- ja kontrollisüsteemile hinnangu andmiseks kontrolliti vastutava asutuse vastavust määramiskriteeriumitele (vt lisa 1) ning viidi läbi põhinõuete 83 ja 94 hindamine, mille tulemused on esitatud auditi alamaruannetes C3-1 ja C4-1.

2023. finantsaastal deklareeritud kuludele hinnangu andmiseks viidi vastavalt fondide auditeerimise strateegiale ning koostatud valimile AMIF osas läbi kaks projektiauditit (projektid AMIF2019-8 (audit 2022/7) ja AMIF 2018-3 (audit 2022/15)) ning ISF osas kolm projektiauditit (projektid ISFB-44 (audit 2022/8), ISFP-28 (audit 2022/9) ja ISFP-32 (audit 2022/14)).

Vastutavale asutusele auditite aruannetes esitatud soovituste parandus- ja ennetusmeetmete rakendamist kontrolliti täies mahus.

Vastutava asutuse haldus- ja kohapealsete kontrollide läbiviimise hindamiseks viidi läbi auditi toimingud, mille tulemused on kajastatud käesolevas aruandes.

Tühistatud ja tagasi nõutud summade, finantsaasta lõpu seisuga tagasinõudmisele kuuluvate summade ning summade, mida ei ole võimalik tagasi nõuda, hindamiseks viidi läbi auditi toimingud, mille tulemused on kajastatud käesolevas aruandes.

2 Varjupaiga-, Rände- ja Integratsioonifondi ning Sisejulgeolekufondi vastutava asutuse ja auditeerimisasutuse määramine. 3 Põhinõue 8: Asjakohased menetlused raamatupidamise aastaaruannete, juhtimisdeklaratsiooni ning lõplike auditiaruannete ja tehtud kontrollimiste iga-aastaste kokkuvõtete koostamiseks. 4 Põhinõue 9: Sobivad ja täielikud arvestused sissenõutavate, sissenõutud ja tühistatud summade kohta.

5

Aastabilansimakse maksetaotluses deklareeritud abikõlblike kogukulude vastavust vastutava asutuse raamatupidamisarvestuses kajastatud kogukuludele kontrolliti täies mahus.

Tehnilise abi kulude hindamiseks viidi läbi auditi toimingud, mille detailne info ja tulemused on esitatud auditi alamaruandes C1-1.

Eel- ja vahemaksete hindamiseks viidi läbi auditi toimingud, mille detailne info ja tulemused sisalduvad auditi alamaruandes C1-2.

Täiendavad kontrollitoimingud viidi läbi, et hinnata raamatupidamise aastaaruande andmete asjakohasust ja juhtkonna kinnitustes esitatud teabe vastavust esitlusnõuetele.

Auditi toimingute aluseks on võetud auditeerivale asutusele vastutava asutuse 30.11.2023 edastatud fondide raamatupidamise aastaaruannete eelnõud.

5. Piirangud

Käesolev aruanne on koostatud sõltumatuse ja objektiivsuse põhimõtetest lähtudes.

Auditi aruande koostamisel on lähtutud eeldusest, et kõik auditi käigus esitatud andmed ning muu suuline ja kirjalik teave kajastavad fondide rakendamise protsesse ja tegevusi korrektselt ja tegelikkusele vastavalt ning on piisavad hinnangu andmiseks. Täiendava, audiitoritele mitteesitatud/mitteteadaoleva informatsiooni korral oleksid audiitori järeldused võinud olla teistsugused.

Audiitorid on teostanud auditi toimingud asjatundlikult ja nõutava ametialase hoolsusega. Auditi tulemusena antakse auditeeritud objekti kohta põhjendatud kindlustunne, võttes arvesse võimalikku auditi riski, et isegi suhteliselt olulised ebatäpsused võivad jääda avastamata.

6

B-OSA – AUDITI TULEMUSED

1. Juhtimis- ja kontrollisüsteemide toimivus

Vastutava asutuse juhtimis- ja kontrollisüsteemid on toiminud tulemuslikult, tagades piisava kindluse, et raamatupidamise aastaaruannetes kajastuvad kulud on seaduslikud ja korrektsed.

Auditeeriv asutus viis käesoleva auditi raames läbi juhtimis- ja kontrollisüsteemi põhinõuete 85 ja 96 hindamise, mille tulemusena jõudis järeldusele, et juhtimis- ja kontrollisüsteem põhinõude 8 osas toimib, kuid vajab mõningast parandamist (kategooria II) ning põhinõude 9 osas toimib hästi (kategooria I).

Varasemate juhtimis- ja kontrollisüsteemi auditite soovituste täitmise seire kinnitas, et soovitused parendusmeetmete rakendamiseks on täidetud.

2. Aastabilansimakse maksetaotluses deklareeritud kogukulude õigsus

Aastabilansimakse maksetaotluses deklareeritud kulud on seaduslikud ja korrektsed ning vastavad vastutava asutuse raamatupidamisarvestuses kajastatud kogukuludele.

3. Tühistatud ja tagasi nõutud summade vastavus

Eelarvesaasta jooksul tühistatud ja tagasi nõutud summad, finantsaasta lõpu seisuga tagasinõudmisele kuuluvad summad ning summad, mida ei ole võimalik tagasi nõuda, vastavad vastutava asutuse raamatupidamissüsteemi sisestatud summadele ning põhinevad vastutava asutuse dokumenteeritud otsustel.

4. Haldus- ja kohapealsete kontrollide läbiviimine

Vastutav asutus on teinud haldus- ja kohapealsed kontrollid Euroopa Parlamendi ja Nõukogu 16.04.2014 määruse (EL) nr 514/2014 artikli 27 kohaselt.

5. Määramiskriteeriumitele vastavus

Vastutav asutus vastab sätestatud määramiskriteeriumidele. Vt käesoleva aruande lisas 1 „Määramiskriteeriumitele vastavuse hindamine“.

6. Raamatupidamise aastaaruande ja juhtkonna kinnituse andmete asjakohasus

Fondide raamatupidamise aastaaruannetes esitatud andmed on olulises osas asjakohased ning juhtkonna kinnitustes esitatud teave vastab esitlusnõuetele.

5 Põhinõue 8: Asjakohased menetlused raamatupidamise aastaaruannete, juhtimisdeklaratsiooni ning lõplike auditiaruannete ja tehtud kontrollimiste iga-aastaste kokkuvõtete koostamiseks. 6 Põhinõue 9: Sobivad ja täielikud arvestused sissenõutavate, sissenõutud ja tühistatud summade kohta.

7

Kinnitame lõpparuande 9 leheküljel. Auditi eest vastutav isik: Auditi juht: Tarmo Olgo Mariliis Männik, CGAP Siseauditi osakond Siseauditi osakond osakonna juhataja juhtivaudiitor (allkirjastatud digitaalselt) (allkirjastatud digitaalselt)

8

Lisa 1. Määramiskriteeriumitele vastavuse hindamine7

1. Sisekeskkond

A) Organisatsioonilise struktuuri kriteeriumid

Tuginedes Siseministeeriumi põhimäärusele, Siseministeeriumi välisvahendite osakonna põhimäärusele, Siseministeeriumi struktuuri skeemile ning auditite käigus läbi viidud testimistele on organisatsioonilise struktuuri kriteeriumid täidetud.

B) Inimressurssidega seotud nõuete kriteeriumid

Tuginedes fondide rakendamisega seotud ametnike ametijuhenditele, fondide protseduurireeglite8 projektide valiku, toetuse eraldamise ning järelevalve peatükkides kirjeldatud protseduurireeglitele ning auditite käigus läbi viidud testimistele on inimressurssidega seotud nõuete kriteeriumid täidetud.

2. Kontrollitegevused

A) Projektide valimise kriteeriumid

Tuginedes fondide protseduurireeglite projektide valiku, esitatud taotluste kontrollimise ja valiku, toetuslepingute sõlmimise ja toetuste eraldamise peatükkides kirjeldatud põhimõtetele ning auditite käigus läbi viidud testimistele on projektide valimise kriteeriumid täidetud.

B) Haldus- ja kohapealsete kontrollide korra kriteeriumid

Tuginedes fondide protseduurireeglite järelevalve teostamise ja programmi haldamise peatükkides kirjeldatud põhimõtetele ning auditite käigus läbi viidud testimistele on haldus- ja kohapealsete kontrollide kriteeriumid täidetud.

C) Toetusesaaja esitatud rahaliste nõuete hüvitamise kinnitamise korra kriteeriumid

Tuginedes fondide protseduurireeglite järelevalve teostamise, väljamaksete teostamise ning aruannete ja maksetaotluste kontrolli peatükkides kirjeldatud põhimõtetele, Siseministeeriumi raamatupidamise sise-eeskirjale ning auditite käigus läbi viidud testimistele on toetuse saaja esitatud rahaliste nõuete hüvitamise kinnitamise kriteeriumid täidetud.

D) Maksekorra kriteeriumid

Tuginedes fondide protseduurireeglite väljamaksete teostamise peatükkides kirjeldatud põhimõtetele, Siseministeeriumi raamatupidamise sise-eeskirjale, kassalise teenindamise eeskirjale ning auditite käigus läbi viidud testimistele on maksekorra kriteeriumid täidetud.

E) Raamatupidamisarvestuse korra kriteerium

Tuginedes fondide protseduurireeglite aruannete ja maksetaotluste kontrolli peatükis kirjeldatud põhimõtetele, Siseministeeriumi raamatupidamise sise-eeskirjale ning riigi raamatupidamise üldeeskirjale on raamatupidamisarvestuse kriteerium täidetud.

F) Ettemaksete korra kriteeriumid

Tuginedes Siseministeeriumi raamatupidamise sise-eeskirjale, fondide protseduurireeglite väljamaksete teostamise ja enammakstud toetuse tagastamise peatükkides kirjeldatud põhimõtetele ning auditite käigus läbi viidud testimistele on ettemaksete kriteeriumid täidetud.

7 Komisjoni delegeeritud määrus nr 1042/2014 25.07.2014. 8 AMIF ja ISF kinnitatud protseduurireeglid, muudetud 14.12.2021 nr 1-3/101 ja 16.05.2022 nr 1-3/39.

9

G) Võlgade arvestamise korra kriteeriumid

Tuginedes Siseministeeriumi raamatupidamise sise-eeskirjale ning fondide protseduurireeglite

toetuse tagasinõudmise ja rikkumistest teavitamise peatükkides kirjeldatud põhimõtetele ning auditite käigus läbi viidud testimistele on võlgade arvestamise kriteeriumid täidetud.

H) Eeskirjade eiramise avastamise korra ja pettusevastase võitluse kriteeriumid

Tuginedes fondide protseduurireeglite toetuse tagasinõudmise ja rikkumistest teavitamise, järelevalve ning Rahandusministeeriumi ja Euroopa Komisjoni teavitamise peatükkides kirjeldatud põhimõtetele ning auditite käigus läbi viidud testimistele on eeskirjade eiramise ja pettusevastase võitluse kriteeriumid täidetud.

I) Kontrolljälje kriteerium

Tuginedes Siseministeeriumi raamatupidamise sise-eeskirjale, Siseministeeriumi asjaajamiskorrale, fondide protseduurireeglite fondide administreerimise peatükkides kirjeldatud põhimõtetele ning auditite käigus läbi viidud testimistele on kontrolljälje kriteerium täidetud.

3. Sisemine teavitamine ja teabevahetus

A) Teabevahetuse kriteeriumid

Tuginedes fondide protseduurireeglite fondide administreerimise, esitatud taotluste kontrollimise ja valiku ning programmi haldamise peatükkides kirjeldatud protseduurireeglitele, Siseministeeriumi asjaajamiskorrale ning auditite käigus läbi viidud testimistele on teabevahetuse kriteeriumid täidetud.

B) Infosüsteemide turbe kriteeriumid

Tuginedes Siseministeeriumi infoturbejuhi selgitustele ning 2017, 2020. ja 2022. aastal läbi viidud SiM DHS Delta ISKE auditile, on infosüsteemide turbe kriteeriumid täidetud.

4. Sisejärelevalve ja -aruandlus

A) Sisedokumentide ja -aruannete kriteeriumid

Tuginedes fondide protseduurireeglite fondide administreerimise, Euroopa Komisjonile aruannete ja maksetaotluste esitamise ning hindamise peatükkides kirjeldatud põhimõtetele ning auditite käigus läbi viidud testimistele on sisedokumentide ja -aruannete kriteeriumid täidetud.

B) Muude (mitte asutuste endi poolt täidetavate) ülesannete järelevalve kriteeriumid

Vastutava asutuse ülesannete delegeerimist ei ole ette nähtud.

Varjupaiga-, Rände ja Integratsioonifondi ja Sisejulgeolekufondi

juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit

Hinnangu andmine juhtimis- ja kontrollisüsteemi põhinõudele nr 8 – asjakohased menetlused

raamatupidamise aastaaruannete, juhtkonna kinnituse ning lõplike auditiaruannete ja tehtud kontrollimiste

iga-aastaste kokkuvõtete koostamiseks

Lõpparuanne nr 4.1-1-2023/12_C3-1

21.02.2024

2

KOKKUVÕTE AUDITI TULEMUSTEST

Auditi tulemus:

vastutava asutuse juhtimis- ja kontrollisüsteem põhinõude nr 8 osas toimib, kuid vajab mõningast parandamist (kategooria II1).

Hindamiskriteeriumite koondtabel on esitatud aruande lisas 1.

Auditi käigus tehti 3 olulist tähelepanekut.

• Tähelepanek 1 – vastutava asutuse protseduurireeglid on üldsõnalised, esitades vaid peamised dokumentide koostamise põhimõtted;

• Tähelepanek 2 – vastutava asutuse protseduurireeglid ja kohapealsete kontrollide kontroll-lehed ei sisalda üksikasjalikku teavet valimi metoodika, kontrollitud kuluridade ja kontrollide kuupäevade kohta;

• Tähelepanek 3 – raamatupidamise aastaaruandesse lisatud summad ISF-i põhivarade kohta olid ebakorrektsed (ei sisaldanud käibemaksu).

Audit on läbi viidud kooskõlas rahvusvaheliste siseauditi standarditega.

Täname auditeeritavat auditi läbiviimise ajal osutatud kaasabi, vastutulelikkuse ja koostöö eest.

1 JKS põhinõuded ja toimivuse klassifikatsioon vastavalt Komisjoni rakendusmäärusele (EL) 2017/646.

3

A – OSA SISSEJUHATUS

Auditi eesmärk, objekt ja ulatus

Auditi eesmärgiks oli anda hinnang vastutava asutuse juhtimis- ja kontrollisüsteemi (edaspidi JKS) põhinõude nr 8 (asjakohased menetlused raamatupidamise aastaaruannete, juhtkonna kinnituse ning lõplike auditiaruannete ja tehtud kontrollimiste iga-aastaste kokkuvõtete koostamiseks) tõhususele.

Auditi objektiks oli Varjupaiga-, Rände- ja Integratsioonifondi (edaspidi AMIF) ja Sisejulgeolekufondi (edaspidi ISF) vastutava asutuse JKS.

Hinnangu andmisel lähtuti järgmistest hindamiskriteeriumitest:

8.1 Iga-aastase kokkuvõtte koostamiseks on kehtestatud asjakohased protseduurid;

8.2 Juhtkonna kinnitus põhineb iga-aastasel kokkuvõttel on koostatud vastavalt komisjoni asjakohases rakendusmääruses sätestatud näidisele;

8.3 Iga-aastase kokkuvõtte ja juhtkonna kinnituse koostamisel tehtud töö on piisavalt dokumenteeritud;

8.4 Iga-aastane kokkuvõte ja juhtkonna kinnitus ning kogu asjakohane tõendav dokumentatsioon ja teave tehakse auditeerivale asutusele õigeaegselt kättesaadavaks hindamise eesmärgil. Selleks määratakse piisavad sisemised tähtajad.

2. Taustinfo ja õiguslik alus

Audit viidi läbi vastavalt Komisjoni 25.07.214 delegeeritud määruse (EL) 1042/2014 artiklitele 14.1 ja 14.2, mida on muudetud Komisjoni 16.05.2018 delegeeritud määrusega (EL) 2018/1291, ning siseauditi osakonna 2023. aasta tööplaanile (2023. finantsaasta auditi raames).

ISF koosneb 16.04.2014 Euroopa Parlamendi ja Nõukogu määrusega (EL) nr 515/2014 loodud välispiiride ja viisade rahastamisvahendist (ISF-Borders) ning 16.04.2014 Euroopa Parlamendi ja Nõukogu määrusega (EL) nr 513/2014 loodud politseikoostöö, kuritegevuse tõkestamise ja selle vastu võitlemise ning kriisiohje rahastamisvahendist (ISF-Police). ISF-Borders üldeesmärk on tagada liidus kõrge turvalisuse tase, hõlbustades samal ajal seaduslikku reisimist välispiiride ühetaolise ja kõrgetasemelise kontrolli ning Schengeni viisade mõjusa menetlemise abil, kooskõlas liidu kohustusega austada põhivabadusi ja inimõigusi. ISF-Police üldeesmärk on aidata kaasa turvalisuse kõrge taseme tagamisele liidus.

AMIF asutati 16.04.2014 Euroopa Parlamendi ja Nõukogu määrusega (EL) nr 516/2014. AMIF-i üldeesmärk on aidata kaasa rändevoogude tõhusale juhtimisele ning ühise varjupaiga-, täiendava või ajutise kaitse poliitika ja ühise rändepoliitika rakendamisele, tugevdamisele ja edasiarendamisele, austades seejuures täiel määral liidu põhiõiguste hartas sätestatud õigusi ja põhimõtteid.

Vabariigi Valitsuse 13.11.2014. aasta korraldusega nr 4822 on Varjupaiga-, Rände- ja Integratsioonifondi ning Sisejulgeolekufondi vastutav asutus Siseministeerium ning auditeeriv asutus Siseministeeriumi siseauditi osakond.

Viimane JKS põhinõude nr 8 audit viidi läbi 2021. aastal (auditi lõpparuanne nr 4.1-1-2021/1_C1-5 (26.08.2021)), tulemus – kategooria II.

2 Varjupaiga-, Rände- ja Integratsioonifondi ning Sisejulgeolekufondi vastutava asutuse ja auditeerimisasutuse määramine.

4

3. Auditi läbiviimise aeg ja läbiviijad

Auditi viis ajavahemikul 15.11.2023 – 21.02.2024 läbi Siseministeeriumi siseauditi osakonna juhtivaudiitor Marilis Männik. Auditi eest vastutav isik on osakonnajuhataja Tarmo Olgo.

4. Auditi käigus teostatud toimingud

Audit viidi läbi vastavalt Siseauditi osakonna „AMIF ja ISF auditeerimise käsiraamatule“ ning Euroopa Komisjoni juhendmaterjalile3.

Toimingute käigus hinnati JKS põhinõude nr 8 kontroll-lehe alusel, kas auditi nr 2021/1 käigus tehtud järeldused on jätkuvalt kehtivad, soovitused on rakendatud ning süsteem toimib nõuetekohaselt.

JKS põhinõude nr 8 testimine viidi läbi 2023. finantsaastal teostatud kohapealsete kontrollide alusel. Testimise eesmärgiks oli hinnata protseduurireeglite täitmise vastavust protseduurireeglite kirjeldusele ning kontrolljälje olemasolu.

Kontrolliulatusse kuulusid perioodil 16.10.2022-15.10.2023 vastutava asutuse läbi viidud kontrollid.

Toimingute tolmusena anti hinnangud hindamiskriteeriumitele 8.1, 8.2, 8.3 ja 8.4 ning põhinõudele nr 8.

Hinnangu andmisel tuginesid audiitorid toimingute käigus kogutud tõendusmaterjalidele4.

5. Piirangud

Käesolev aruanne on koostatud sõltumatuse ja objektiivsuse põhimõtetest lähtudes.

Audiitorid on teostanud auditi toimingud asjatundlikult ja nõutava ametialase hoolsusega. Auditi tulemusena antakse auditeeritud objekti kohta põhjendatud kindlustunne, võttes arvesse võimalikku auditi riski, et isegi suhteliselt olulised ebatäpsused võivad jääda avastamata.

3 „Note on the assessment of the management and control system and on the principles, criteria and indicative scales to be applied when determining financial corrections made by the Commission“ (AMIF-ISF/2017/10). 4 Auditi aruande koostamisel on lähtutud eeldusest, et kõik auditi käigus esitatud andmed ning muu suuline ja kirjalik teave kajastavad fondide rakendamise protsesse ja tegevusi korrektselt ja tegelikkusele vastavalt ning on piisavad hinnangu andmiseks. Täiendava, audiitoritele mitteesitatud/mitteteadaoleva informatsiooni korral oleksid audiitori järeldused võinud olla teistsugused.

5

B-OSA – AUDITI TULEMUSED

Hindamiskriteerium 8.1

Tähelepanek 1 – vastutava asutuse protseduurireeglid on üldsõnalised, esitades vaid peamised dokumentide koostamise põhimõtted (oluline)

Vastutava asutuse protseduurireeglid raamatupidamise aastaaruannete, juhtimisdeklaratsiooni ning lõplike auditiaruannete ja tehtud kontrollimiste iga-aastaste kokkuvõtete koostamiseks ei anna üksikasjalikke juhiseid dokumentide koostamiseks, vaid esitavad üldised põhimõtted vastavate tegevuste elluviimiseks.

Vastutava asutuse personalil on olemas teadmised ja kompetents vastavate dokumentide koostamiseks, omades praktikat mitmest programmeerimisperioodist. Samuti on dokumentide koostamise senine praktika olnud olulises osas kvaliteetne ning dokumendid on üldjuhul olnud nõuetele vastavalt koostatud.

Siiski ei saa nimetatud asjaolusid lugeda piisavaks põhjenduseks protseduurireeglites või käsiraamatus detailsemate juhiste mittekirjeldamiseks.

Tähelepanek ei oma finantsmõju.

Soovitus:

Audiitorite hinnangul ei ole perioodi 2014-2020 lõppemise tõttu otstarbekas vastutava asutuse protseduurireegleid enam muuta.

Soovitame perioodi 2021-2027 dokumentide koostamise ning sellest jääva kontroll-jälje tagamise põhimõtted detailsemalt sõnastada vastutava asutuse protseduurireeglites või koostada eraldiseisev käsiraamat, mis täpsustab protseduurireegleid.

Vastutava asutuse kommentaar:

Nõustume audiitorite hinnanguga, et perioodi 2014-2020 protseduurireeglite muutmine on ebaotstarbekas.

Samas juhime audiitorite tähelepanu, et EL 2021-2027 perioodi AMIF-i, BMVI ja ISF-i raamatupidamisaruande ülesehitus (EL määrus 2021/1060 lisa XXIV) ei vasta 2014-2020 perioodi aastaaruande ülesehitusele (Euroopa Komisjoni 2. märtsi 2015 rakendusmäärus 2015/377 lisa I). EL määruse 2021/1060 lisa XXIV kohases raamatupidamisaruandes ei sisaldu enam tehtud kontrollimiste iga-aastased kokkuvõtted ning seega ei ole võimalik audiitorite soovitust selles osas täita.

Siiski oleme nõus 2021-2027 perioodi raamatupidamisaruande vormistamise kohta koostama organisatsioonisisesed juhised, mida säilitatakse Siseministeeriumi võrgukettal. Juhiseid saab vastavalt vajadusele täiendada ning audiitorite võimalike edasiste soovituste arvestamiseks ka detailiseerida.

Kuivõrd tähelepanek ei oma finantsmõju ning kõikide juhiste piisav detailsusaste sõltub subjektiivsest hinnangust, leiab vastutav asutus, et tegu ei saa olla olulise tähelepanekuga.

6

Soovituse rakendamise eest vastutav isik ja tähtaeg:

VVO nõunik Aivi Kuivonen, 30.11.2024.

Auditeeriva asutuse täiendav kommentaar:

Juhime tähelepanu, et kuigi 2021-2027 perioodi AMIF-i, BMVI ja ISF-i raamatupidamisaruande ülesehitus on erinev, ei tähenda see, et vastutaval asutusel ei peaks olema kehtestatud protseduurireegleid raamatupidamise aastaaruande ja juhtimisdeklaratsiooni koostamiseks.

Audiitori hinnangul on tähelepanek oluline, sest protseduurireeglite puudumisel on maandamata risk, et personali muutumisel ei ole täpsustavate juhiste puudumisel tagatud raamatupidamise aastaaruannete, juhtimisdeklaratsiooni ning lõplike auditiaruannete ja tehtud kontrollimiste iga- aastaste kokkuvõtete koostamine ühtsetel aluselt, kvaliteetselt ja kõiki Euroopa Komisjoni ette antud nõudeid täites.

Hindamiskriteerium 8.2

Audiitorite hinnangul põhineb juhtkonna kinnitus iga-aastasel kokkuvõttel ja on olulises osas koostatud vastavalt komisjoni asjakohases rakendusmääruses sätestatud näidisele.

Hindamiskriteerium 8.3

Audiitorite hinnangul on iga-aastase kokkuvõtte ja juhtkonna kinnituse koostamisel tehtud töö olulises osas dokumenteeritud.

Hindamiskriteerium 8.4

Audiitorite hinnangul on iga-aastane kokkuvõte ja juhtkonna kinnitus ning kogu asjakohane tõendav dokumentatsioon ja teave tehtud auditeerivale asutusele hindamise eesmärgil õigeaegselt kättesaadavaks. Selleks on määratletud piisavad sisemised tähtajad.

Muud tähelepanekud

Tähelepanek 2 – vastutava asutuse protseduurireeglid ja kohapealsete kontrollide kontroll-lehed ei sisalda üksikasjalikku teavet valimi metoodika, kontrollitud kuluridade ja kontrollide kuupäevade kohta (oluline)

2.1 Valimi informatsioon

Euroopa Komisjoni 29. mai 2015. a rakendusmääruse (EL) 2015/840 artikkel 7 lg 1 f järgi peab vastutava asutuse haldus- ja kohapealse kontrolli kohta koostatud kontrolliaruanne hõlmama kontrolliga hõlmatud kulusid ja tegelikult kontrollitud kulusid (valim).

7

AMIF-i ja ISF-i vahendite kasutamiseks on kehtestatud vastavasisulised Siseministeeriumi protseduurireeglid5 (edaspidi protseduurireeglid). Protseduurireeglite lisadena on kinnitatud haldus- ja kohapealse kontrolli kontroll-lehed. Tegevuste kohapealse kontrolli, kohapealse finantskontrolli ja aruande finantskontrolli kontroll-lehtedel on esitatud lahtrid, kuhu tuleb lisada teave valimi metoodika ja valimi kohta, kui see kohaldub6.

Auditi toimingute käigus hinnati protseduurireegleid ja kontrolliti kõiki 2023. finantsaasta vastutava asutuse kontrollide aruandeid ja selle tulemusena ilmnes, et:

1. Protseduurireeglid ei sisalda valimi moodustamise metoodika põhimõtteid; 2. 2023. finantsaasta kohta koostatud AMIF-i ja ISF-i haldus- ja kohapealsete kontrollide

kontroll-lehed ei sisalda paljudel juhtudel järgmist informatsiooni:

a) alavalimi moodustamise metoodika kirjeldus (kuivõrd enamus kontrollide puhul on kasutatud alavalimeid ja vastava metoodika kirjeldamine on sel juhul auditeeriva asutuse hinnangul kohaldatav);

b) detailsem teave valimisse kuulunud kuluridade kohta.

Samuti ei olnud enamus juhtudel valmisse sattunud kuluread leitavad Deltast kontroll-lehtede taustainfo failide alt. Viimane puudus kõrvaldati auditi käigus.

Vastutava asutuse personalil on olemas teadmised ja kompetents kohapealsete kontrollide valimite moodustamiseks, omades praktikat mitmest programmeerimisperioodist, kuid puudulik valimi kirjeldamise metoodika ja teave valimi kohta ei taga piisavat kontrolljälge, mis võimaldaks veenduda, et valim esindab üldkogumit ja/või ajavahemikku, mille kohta järeldused tehakse.

Tähelepanek ei oma finantsmõju.

2.1 Soovitus:

Audiitorite hinnangul ei ole perioodi 2014-2020 lõppemise tõttu otstarbekas vastutava asutuse protseduurireegleid enam muuta.

Soovitame perioodi 2021-2027 valimite moodustamise ning sellest jääva kontroll-jälje tagamise põhimõtted detailsemalt sõnastada vastutava asutuse protseduurireeglites või koostada eraldiseisev käsiraamat, mis täpsustab protseduurireegleid.

Perioodi 2014-2020 kontrollide puhul soovitame 2024. finantsaastal lisada haldus- ja kohapealsete kontrollide kontroll-lehti täites järgmine teave:

a) millist valimi moodustamise metoodikat kasutatakse (nt valim moodustati kasutades juhuslikku / statistilist valimi moodustamise metoodikat);

b) valimi suurus (nt valimi suurus on 30 kulurida summas 12 000 eurot, mis moodustab üldkogumi kuluridadest 14,10% ning projekti maksumusest 14,50%).

Lisada valimisse sattunud kuluridade info alati Deltasse, nagu vastutava asutuse kokkuleppeline praktika seda ette näeb.

5 Siseministeeriumi protseduurireeglid AMIF-i ja ISF-i vahendite kasutamiseks. 6 Kui kohaldub, projekti kontrollitavate dokumentide valimi koostamise metoodika ja maht.

8

2.2 Kontrollide läbiviimise ja aruande aeg ning kontrollitud kulude maht

Euroopa Komisjoni poolt ette antud AMIF-i ja ISF-i raamatupidamise aastaaruannete vormides on esitatud lahtrid, kuhu tuleb sisestada järgmine informatsioon:

a) kohapealsete kontrollide kuupäevad;

b) kohapealsete kontrollide lõpparuannete kuupäevad;

c) Kontrollitud liidu toetus kokku.

Vastutava asutuse kohapealsete kontrollide kontroll-lehtedel on väli "Kontrolli koht ja kuupäev", mis sisaldab konkreetset kuupäeva, mitte ajavahemikku, mistõttu ei ole ühest ja läbivat tõlgendamisvõimalust kontrolli toimumise ajavahemiku kohta. Kuivõrd kontroll-leht täidab ka aruande rolli, siis ei ole lehelt võimalik tuvastada ka "lõpparuande kuupäeva". Aastaaruannetes on selleks märgitud viimane allkirja kuupäev digikonteineris.

Aruande finantskontrolli lehel on toodud lahter „Tegelikult kontrollitud otsesed kulud eurodes ja protsent otsestest kuludest“, kus esitatakse informatsioon summerituna sihtfinantseeringu ja kaasfinantseeringu osa kohta, neid eraldi summadena välja toomata. Kohapealse finantskontrolli lehel vastav lahter puudub ja info esitatakse lahtris „Kontrolli eesmärk ja toimingud“ samuti toetuse ja kaasfinantseeringu kogusummana. Viimane kehtib ka tegevuse kohapealse kontrolli kontroll-lehe kohta, kui kontrolli käigus kuludokumente hinnatakse.

Audiitorid leiavad, et küsitud andmeid on võimalik dokumentatsiooni põhjal küll tuletada, kuid ei anna ühest alust ja arusaama ega välista praktikas erisuste ilmnemist vastavate andmete aastaaruannetesse lisamisel.

2.2 Soovitus:

Lisada kohapealsete finantskontrollide ja aruande finantskontrolli kontroll-lehtede vormidele järgmised lahtrid (mis on üheselt aluseks teabele, mis lisatakse aastaaruandesse):

a) kontrolli toimumise ajavahemik;

b) kontrolli lõpparuande kuupäev;

c) kontrollitud liidu toetus kokku.

2.3 Kontrollide lõpparuande aeg

Raamatupidamise aastaaruande eelnõus oli kahel juhul (AMIF2018-11 ja AMIF2018-12) kohapealse kontrolli aruande kuupäev hilisem finantsaasta lõppemisest.

Nõustume antud aruannete kajastamisega 2023. aasta aruandes järgmistel kaalutlustel:

a) kontrollide käigus kontrolliti kulusid, mis puudutasid 2023. finantsaastat;

b) kohapealsed toimingud olid lõppenud ajaks, mil finantsaasta lõppes ja aruannete lõplik vormistamine toimus pärast finantsaasta lõppemist;

c) kontrollid olid lõppenud ajaks, mil raamatupidamise aastaaruande eelnõu edastati auditeerivale asutusele (30.11.2023).

Tähelepanek ei oma finantsmõju.

2.3 Soovitus:

Soovitame edaspidi finantsaasta kohta läbiviidavad kontrollid lõpetada enne finantsaasta lõppemist vastavalt Euroopa Komisjoni antud juhistele.

9

Vastutava asutuse kommentaar soovituste 2.1-2.3 kohta:

Nõustume audiitorite hinnanguga, et perioodi 2014-2020 protseduurireeglite muutmine on ebaotstarbekas.

Juhime audiitorite tähelepanu, et Komisjoni rakendusmäärus (EL) 2015/840 näeb ette kolm erinevat kontrolliliiki: halduskontrolli, kohapealse tegevusliku kontrolli ja kohapealse finantskontrolli. Audiitorite soovitustest ei ole võimalik üheselt mõistetavalt aru saada, kas kontrolliaruande (edaspidi kontroll-lehe) täiendamise soovitused on tehtud kohapealse tegevusliku kontrolli või kohapealse finantskontrolli kohta.

Lisaks sellele sätestab Komisjoni rakendusmääruse (EL) 2015/840 artikkel 7 kontrolliaruandes kontroll-lehel sisalduva kohustusliku teabe. Audiitorid on õigesti märkinud, et kontroll-lehel peab eeltoodud määruse artikli 7 lõike f kohaselt esitatud olema teave kontrolliga hõlmatud kulude ja tegelikult kontrollitud kulude kohta, kuid kontroll-lehel ei pea olema fikseeritud valimi moodustamise metoodika. Vastav väli on tegevuste kohapealse kontrolli lehel ning sisaldab täiendust „ /…/Kui kohaldub, projekti kontrollitavate dokumentide valimi koostamise metoodika ja maht.“

Samuti juhime tähelepanu, et Komisjoni rakendusmääruse kohaselt ei pea kontroll-lehel sisalduma ka kontrolli toimumise ajavahemik ja kontrolli lõpparuande kuupäev. Selgitame, et tegevuste kohapealse kontrolli kontroll-lehele lõppkuupäev tekib, kui mõlemad pooled (kontrollija ja kontrollitav) on kontroll-lehe allkirjastanud. Viimati nimetatud andmevälja ei saa eeltäita, sest vastasel juhul ei pruugiks hiljem kontroll-lehel olev kuupäev vastata kontroll-lehe digiallkirjas sisalduvale kuupäevale.

Audiitorid on möönnud, et kohapealse kontrolli toimumise ajavahemikku ja kontrolli lõpparuande kuupäeva on võimalik olemasoleva dokumentatsiooni põhjal tuletada ning seega on vastutava asutuse hinnangul kontrolljälg ka fikseeritud.

EL 2021-2027 perioodil toimuvad EL määruse 2021/1060 artikli 74 kohaselt kõik juhtimiskontrollid riskipõhiselt, proportsionaalselt ja eelnvalt kirjalikult kindlaks määratud riskidega. Kuivõrd perioodi 2021–2027 Euroopa Liidu ühtekuuluvus- ja siseturvalisuspoliitika fondide rakendamise seaduse § 20 lõige 3 kohaselt ei avalikustata kontrolli läbiviimist ettevalmistamise dokumente, sh kontrolli plaane, riskihinnanguid ega valimite tegemist, st sellekohast infot ministri käskkirjaga kehtestatud töökorras (protseduurireeglites) sätestada pole võimalik, sest see on avalik dokument. Vastutav asutus on juhtimiskontrollide riskipõhise metoodika koostanud eraldiseisvalt ning seda säilitatakse Siseministeeriumi võrgukettal.

Juhime ka uuesti audiitorite tähelepanu, et EL 2021-2027 perioodi AMIF-i, BMVI ja ISF-i raamatupidamisaruanne (EL määrus 2021/1060 lisa XXIV) ei sisalda enam andmeid juhtimiskontrollide kohta. Riigisiseselt kasutatakse üldjuhul juhtimiskontrolli läbiviimise ja tulemuse fikseerimiseks struktuuritoetuse infosüsteemi ning paralleelseid dokumente Siseministeeriumi dokumendihaldussüsteemis Delta ei registreerita. Seega ei ole võimalik audiitorite soovitust 2.1. sel viisil täita.

Arvestades, et 2014-2020 perioodi toetuse kasutamise kontrollimisel on EL õigusaktidest tulenevad nõuded olnud ka praegu täidetud ning tähelepaneku 2 näol on tegu hindamiskriteeriumitest eraldiseisva nn muu tähelepanekuga, mis finantsmõju ei oma, leiab vastutav asutus, et tegu ei saa olla olulise tähelepanekuga.

10

Soovituse rakendamise eest vastutav isik ja tähtaeg:

Perioodi 2021-2027 juhtimiskontrollide riskipõhise metoodika ja kontroll-lehtede osas VVO nõunik Kairit Mägi, 28.06.2024.

Auditeeriva asutuse täiendav kommentaar:

Audiitorid on auditi aruande teksti osa täiendanud informatsiooni üheselt mõistetavuse tagamiseks konkreetsete kontrolli liikidega.

Oleme nõus, et Euroopa Komisjoni rakendusmääruse (EL) 2015/840 artikkel 7 ei esita nõudeid valimi moodustamise metoodika kontrolliaruandes esitamise kohta, kuid olukorras, kus vastutaval asutusel puuduvad valimi moodustamise metoodikat kirjeldavad organisatsioonisisesed juhendid, ei ole võimalik audiitoritel saada kindlustunnet, kas läbiviidud kontrolli ulatus annab kindlustunde kontrollitud kulude üldkogumi kohta. Oleme vastavad täpsustused lisanud auditi aruande teksti osasse.

Samuti oleme täiendanud soovituse 2.1 sõnastust, tuues välja, et kontroll-lehtede täiendamise soovitused on suunatud perioodil 2014-2020 rakendamiseks ning ei kohaldu perioodile 2021-2027.

Lisaks oleme täiendanud auditi aruande tähelepaneku 2.2 sõnastust punktiga, et haldus- ja kohapealsete kontrollide kontroll-lehtedel ei kajastu „kontrollitud liidu toetus kokku“, mida on kontrolliaruannetes esitatud andmetest võimalik raamatupidamise aastaaruande jaoks tuletada, kuid mille soovitame edaspidi kontroll-lehtedel eraldi summana välja tuua.

Tähelepanek 3 – raamatupidamise aastaaruandesse lisatud summad ISF-i põhivarade kohta olid ebakorrektsed (ei sisaldanud käibemaksu) (oluline)

Euroopa Komisjoni 2. märts 2015. a rakendusmääruse (EL) 2015/377, millega määratakse kindlaks aastabilansimakse tasumiseks vajalike dokumentide vormid, järgi tuleb aastaaruandes esitada teave järgmise kohta: põhivara koguväärtusega > 10 000 euro ja taristuga seotud kulud > 100 000 euro.

Auditi toimingute käigus ilmnes, et 2023. finantsaasta kohta koostatud ISF-i aastaaruandes täidetud põhivara nimekiri oli küll täielik, kuid 90% juhtudest oli seadme summa esitatud käibemaksuta.

Vastutava asutuse dokumentatsiooni põhjal selgus, et viga tulenes PPA edastatud puudulikest andmetest. SMIT-i edastatud teabe põhjal 2023. finantsaastal piirmäära ületavaid põhivarasid ei soetatud (seda kinnitas ka vastav kontroll SAP BO põhjal).

Tuvastatud puudus kõrvaldati auditi käigus. Tähelepanek ei oma finantsmõju.

Soovitus:

Aastaaruandesse põhivarade kohta teabe kogumisel soovitame vastutaval asutusel mitte ainult ministeeriumi allasutuste edastatud informatsioonile tugineda, vaid teostada omapoolne täiendav andmete korrektsuse kontroll SAP BO aruannete alusel.

Vastutava asutuse kommentaar:

Arvestame tähelepanekuga Euroopa Komisjonile 2014-2020 perioodi raamatupidamise lõpparuande koostamisel.

Soovituse rakendamise eest vastutav isik ja tähtaeg:

VVO nõunik Aivi Kuivonen, 28.06.2024.

11

Kinnitame lõpparuande 14 leheküljel.

Auditi eest vastutav isik: Auditi juht: Tarmo Olgo Mariliis Männik, CGAP Siseauditi osakond Siseauditi osakond osakonna juhataja juhtivaudiitor (allkirjastatud digitaalselt) (allkirjastatud digitaalselt)

12

Lisa 1. Hindamiskriteeriumite koondtabel

AMIF JKS Põhinõue Kategooria7

Põhinõue 8 - Asjakohased menetlused raamatupidamise aastaaruannete, juhtkonna kinnituse ning lõplike auditiaruannete ja tehtud kontrollimiste iga-aastaste kokkuvõtete koostamiseks

II

8.1 Iga-aastase kokkuvõtte koostamiseks on kehtestatud asjakohased protseduurid

II

8.2 Juhtkonna kinnitus põhineb iga-aastasel kokkuvõttel on koostatud vastavalt komisjoni asjakohases rakendusmääruses sätestatud näidisele

I

8.3 Iga-aastase kokkuvõtte ja juhtkonna kinnituse koostamisel tehtud töö on piisavalt dokumenteeritud

I

8.4 Iga-aastane kokkuvõte ja juhtkonna kinnitus ning kogu asjakohane tõendav dokumentatsioon ja teave tehakse auditeerivale asutusele õigeaegselt kättesaadavaks hindamise eesmärgil. Selleks määratakse piisavad sisemised tähtajad.

I

7 I kategooria - Toimib hästi. Ei vaja parandamist või vajab seda vähesel määral. Puudusi ei ole tuvastatud või need on vähetähtsad. Neil puudustel puudub või on väike mõju hinnatud põhinõuete või süsteemi toimimisele II kategooria - Toimib, kuid vajab mõningast parandamist. On tuvastatud mõned puudused. Puuduste mõju hinnatud põhinõuete, asutuste või süsteemi toimimisele on mõõdukas. On antud soovitused, mida auditeeritav peab rakendama. III kategooria - Toimib osaliselt, kuid vajab olulist parandamist. On tuvastatud suured puudused, mis seavad fondid silmitsi eeskirjade eiramise ohuga. Mõju põhinõuete või süsteemi toimimise tõhususele on märkimisväärne. IV kategooria - Sisuliselt ei toimi. On tuvastatud arvukad tõsised ja/või ulatuslikud puudused, mis seavad fondid silmitsi eeskirjade eiramise ohuga. Mõju põhinõuete või süsteemi toimimise tõhususele on märkimisväärne – hinnatud põhinõuded või süsteemid toimivad vaevu või ei toimi üldse.

13

ISF JKS Põhinõue Kategooria8

Põhinõue 8 - Asjakohased menetlused raamatupidamise aastaaruannete, juhtkonna kinnituse ning lõplike auditiaruannete ja tehtud kontrollimiste iga-aastaste kokkuvõtete koostamiseks

II

8.1 Iga-aastase kokkuvõtte koostamiseks on kehtestatud asjakohased protseduurid

II

8.2 Juhtkonna kinnitus põhineb iga-aastasel kokkuvõttel on koostatud vastavalt komisjoni asjakohases rakendusmääruses sätestatud näidisele

I

8.3 Iga-aastase kokkuvõtte ja juhtkonna kinnituse koostamisel tehtud töö on piisavalt dokumenteeritud

I

8.4 Iga-aastane kokkuvõte ja juhtkonna kinnitus ning kogu asjakohane tõendav dokumentatsioon ja teave tehakse auditeerivale asutusele õigeaegselt kättesaadavaks hindamise eesmärgil. Selleks määratakse piisavad sisetähtajad.

I

8 I kategooria - Toimib hästi. Ei vaja parandamist või vajab seda vähesel määral. Puudusi ei ole tuvastatud või need on vähetähtsad. Neil puudustel puudub või on väike mõju hinnatud põhinõuete või süsteemi toimimisele II kategooria - Toimib, kuid vajab mõningast parandamist. On tuvastatud mõned puudused. Puuduste mõju hinnatud põhinõuete, asutuste või süsteemi toimimisele on mõõdukas. On antud soovitused, mida auditeeritav peab rakendama. III kategooria - Toimib osaliselt, kuid vajab olulist parandamist. On tuvastatud suured puudused, mis seavad fondid silmitsi eeskirjade eiramise ohuga. Mõju põhinõuete või süsteemi toimimise tõhususele on märkimisväärne. IV kategooria - Sisuliselt ei toimi. On tuvastatud arvukad tõsised ja/või ulatuslikud puudused, mis seavad fondid silmitsi eeskirjade eiramise ohuga. Mõju põhinõuete või süsteemi toimimise tõhususele on märkimisväärne – hinnatud põhinõuded või süsteemid toimivad vaevu või ei toimi üldse.

14

Lisa 2. Summary in English

Scope of audit:

Management and control system for key requirement 8 (Appropriate procedures for drawing up the accounts, the management declaration, and the annual summary of the final audit reports and of controls carried out).

Overall summary of very important and critical findings, together with recommendations to the responsible authority:

1. The procedure rules of the responsible authority are general, presenting the main principles of document preparation. Suggestion was made to make them more precise or draw up a handbook that would give further guidance during the next programming period.

2. The procedure rules and checklists of the on-the-spot checks of the responsible authority do not always contain detailed information about the sampling methodology, the expenditure checked and the dates of the check. Suggestion was made to add this information to the checklists. Necessary documentation was added to documentation management system Delta during the audit.

3. The amounts included in the draft accounts for inventory for equipment were incorrect (did not include VAT in every case). Suggestion was made to made to use the information from the information system SAP BO to gain the correct information. The errors were corrected during the audit.

Overall audit conclusion:

As a result of the audit work performed, the audit team concluded that the responsible authority's management and control system for key requirement 8 (Appropriate procedures for drawing up the accounts, the management declaration, and the annual summary of the final audit reports and of controls carried out) works well, some improvements needed (category II).

Estimated financial and operational impact of the weaknesses identified:

The no financial impact.

Corrective measures for the functioning of the system (action plan):

In period 2021-2027 make the procedures more precise or draw up a handbook that would give further guidance.

Varjupaiga-, Rände ja Integratsioonifondi ja Sisejulgeolekufondi

juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit

Hinnangu andmine juhtimis- ja kontrollisüsteemi põhinõudele nr 9 – asjakohased ja täielikud arvestused

sissenõutavate, sissenõutud ja tühistatud summade kohta

Lõpparuanne nr 4.1-1-2023/12_C4-1

21.02.2024

2

KOKKUVÕTE AUDITI TULEMUSTEST

Auditi tulemus:

vastutava asutuse juhtimis- ja kontrollisüsteem põhinõude nr 9 osas toimib hästi (kategooria I1). Hindamiskriteeriumite koondtabel on esitatud aruande lisas 1.

Auditi käigus tähelepanekuid ei tehtud.

Audit on läbi viidud kooskõlas rahvusvaheliste siseauditi standarditega.

Täname auditeeritavat auditi läbiviimise ajal osutatud kaasabi, vastutulelikkuse ja koostöö eest.

1 JKS põhinõuded ja toimivuse klassifikatsioon vastavalt Komisjoni rakendusmäärusele (EL) 2017/646.

3

A – OSA SISSEJUHATUS

1. Auditi eesmärk, objekt ja ulatus

Auditi eesmärgiks oli anda hinnang vastutava asutuse juhtimis- ja kontrollisüsteemi (edaspidi JKS) põhinõude nr 9 (asjakohased ja täielikud arvestused sissenõutavate, sissenõutud ja tühistatud summade kohta) tõhususele.

Auditi objektiks oli Varjupaiga-, Rände- ja Integratsioonifondi (edaspidi AMIF) ja Sisejulgeolekufondi (edaspidi ISF) vastutava asutuse JKS.

Hinnangu andmisel lähtuti järgmistest hindamiskriteeriumitest:

9.1. olemas on raamatupidamisarvestuse kord, mis tagab täielikud ja täpsed raamatupidamisaruanded;

9.2. olemas on piisavad ja asjakohased protseduurireeglid tõendusmaterjali säilitamiseks programmi kulude kohta.

2. Taustinfo ja õiguslik alus

Audit viidi läbi vastavalt Komisjoni 25.07.214 delegeeritud määruse (EL) 1042/2014 artiklitele 14.1 ja 14.2, mida on muudetud Komisjoni 16.05.2018 delegeeritud määrusega (EL) 2018/1291, ning siseauditi osakonna 2023. aasta tööplaanile (2023. finantsaasta auditi raames).

ISF koosneb 16.04.2014 Euroopa Parlamendi ja Nõukogu määrusega (EL) nr 515/2014 loodud välispiiride ja viisade rahastamisvahendist (ISF-Borders) ning 16.04.2014 Euroopa Parlamendi ja Nõukogu määrusega (EL) nr 513/2014 loodud politseikoostöö, kuritegevuse tõkestamise ja selle vastu võitlemise ning kriisiohje rahastamisvahendist (ISF-Police). ISF-Borders üldeesmärk on tagada liidus kõrge turvalisuse tase, hõlbustades samal ajal seaduslikku reisimist välispiiride ühetaolise ja kõrgetasemelise kontrolli ning Schengeni viisade mõjusa menetlemise abil, kooskõlas liidu kohustusega austada põhivabadusi ja inimõigusi. ISF-Police üldeesmärk on aidata kaasa turvalisuse kõrge taseme tagamisele liidus.

AMIF asutati 16.04.2014 Euroopa Parlamendi ja Nõukogu määrusega (EL) nr 516/2014. AMIF-i üldeesmärk on aidata kaasa rändevoogude tõhusale juhtimisele ning ühise varjupaiga-, täiendava või ajutise kaitse poliitika ja ühise rändepoliitika rakendamisele, tugevdamisele ja edasiarendamisele, austades seejuures täiel määral liidu põhiõiguste hartas sätestatud õigusi ja põhimõtteid.

Vabariigi Valitsuse 13.11.2014. aasta korraldusega nr 4822 on Varjupaiga-, Rände- ja Integratsioonifondi ning Sisejulgeolekufondi vastutav asutus Siseministeerium ning auditeeriv asutus Siseministeeriumi siseauditi osakond.

Viimane JKS põhinõude nr 9 audit viidi läbi 2021. aastal (auditi lõpparuanne nr 4.1-1-2021/12_C1-4 (29.10.2021)), tulemus – kategooria I.

3. Auditi läbiviimise aeg ja läbiviijad

Auditi viis ajavahemikul 15.11.2023 – 21.02.2024 läbi Siseministeeriumi siseauditi osakonna juhtivaudiitor Marilis Männik. Auditi eest vastutav isik on osakonnajuhataja Tarmo Olgo.

2 Varjupaiga-, Rände- ja Integratsioonifondi ning Sisejulgeolekufondi vastutava asutuse ja auditeerimisasutuse määramine.

4

4. Auditi käigus teostatud toimingud

Audit viidi läbi vastavalt Siseauditi osakonna „AMIF ja ISF auditeerimise käsiraamatule“ ning Euroopa Komisjoni juhendmaterjalile3.

Toimingute käigus hinnati JKS põhinõude nr 9 kontroll-lehe alusel, kas auditi nr 2021/12 käigus tehtud järeldused on jätkuvalt kehtivad, soovitused on rakendatud ning süsteem toimib nõuetekohaselt.

JKS põhinõude nr 9 testimine viidi läbi 2023. finantsaastal esitatud maksetaotluste ning tehtud tagasinõuete alusel. Testimise eesmärgiks oli hinnata protseduurireeglite täitmise vastavust protseduurireeglite kirjeldusele ning kontrolljälje olemasolu.

Toimingute tolmusena anti hinnangud hindamiskriteeriumitele 9.1 ja 9.2 ning põhinõudele nr 9. Hinnangu andmisel tuginesid audiitorid toimingute käigus kogutud tõendusmaterjalidele4.

5. Valimi moodustamise metoodika

Valim moodustati fondide lõikes 2023. finantsaastal mitte lõppenud projektidest. Aluseks võeti põhimõte, et auditeeritakse minimaalselt 10% kuluridadest, 10% maksete summast ja minimaalselt 3 projekti fondi kohta. Valimi moodustamiseks kasutati juhusliku valimi moodustamise metoodikat. Samuti arvestati järgmiste täiendavate põhimõtetega:

Üldkogumi suurus Üldkogumi suurusele vastav valimi suurus

1 1

4 2

5-11 3

12-49 4

50-299 10%

> 300 30

6. Piirangud

Käesolev aruanne on koostatud sõltumatuse ja objektiivsuse põhimõtetest lähtudes.

Audiitorid on teostanud auditi toimingud asjatundlikult ja nõutava ametialase hoolsusega. Auditi tulemusena antakse auditeeritud objekti kohta põhjendatud kindlustunne, võttes arvesse võimalikku auditi riski, et isegi suhteliselt olulised ebatäpsused võivad jääda avastamata.

3 „Note on the assessment of the management and control system and on the principles, criteria and indicative scales to be applied when determining financial corrections made by the Commission“ (AMIF-ISF/2017/10). 4 Auditi aruande koostamisel on lähtutud eeldusest, et kõik auditi käigus esitatud andmed ning muu suuline ja kirjalik teave kajastavad fondide rakendamise protsesse ja tegevusi korrektselt ja tegelikkusele vastavalt ning on piisavad hinnangu andmiseks. Täiendava, audiitoritele mitteesitatud/mitteteadaoleva informatsiooni korral oleksid audiitori järeldused võinud olla teistsugused.

5

B-OSA – AUDITI TULEMUSED

Hindamiskriteerium 9.1

Audiitorite hinnangul tagab vastutava asutuse raamatupidamisarvestuse kord olulises osas täielikud ja täpsed raamatupidamisaruanded.

Hindamiskriteerium 9.2

Audiitorite hinnangul on vastutavas asutuses piisavad ja asjakohased protseduurireeglid, mis tagavad olulises osas tõendusmaterjali säilitamise programmi kulude kohta.

Kinnitame lõpparuande 7 leheküljel. Auditi eest vastutav isik: Auditi juht: Tarmo Olgo Mariliis Männik, CGAP Siseauditi osakond Siseauditi osakond osakonna juhataja juhtivaudiitor (allkirjastatud digitaalselt) (allkirjastatud digitaalselt)

6

Lisa 1. Hindamiskriteeriumite koondtabel

AMIF JKS Põhinõue Kategooria5

Põhinõue nr 9 – Asjakohased ja täielikud arvestused sissenõutavate, sissenõutud ja tühistatud summade kohta

I

Hindamiskriteerium nr 9.1 – Olemas on raamatupidamisarvestuse kord, mis tagab täielikud ja täpsed raamatupidamisaruanded

I

Hindamiskriteerium nr 9.2 – Olemas on piisavad ja asjakohased protseduurireeglid tõendusmaterjali säilitamiseks programmi kulude kohta

I

ISF

JKS Põhinõue Kategooria

Põhinõue nr 9 – Asjakohased ja täielikud arvestused sissenõutavate, sissenõutud ja tühistatud summade kohta

I

Hindamiskriteerium nr 9.1 – Olemas on raamatupidamisarvestuse kord, mis tagab täielikud ja täpsed raamatupidamisaruanded

I

Hindamiskriteerium nr 9.2 – Olemas on piisavad ja asjakohased protseduurireeglid tõendusmaterjali säilitamiseks programmi kulude kohta

I

5 I kategooria - Toimib hästi. Ei vaja parandamist või vajab seda vähesel määral. Puudusi ei ole tuvastatud või need on vähetähtsad. Neil puudustel puudub või on väike mõju hinnatud põhinõuete või süsteemi toimimisele II kategooria - Toimib, kuid vajab mõningast parandamist. On tuvastatud mõned puudused. Puuduste mõju hinnatud põhinõuete, asutuste või süsteemi toimimisele on mõõdukas. On antud soovitused, mida auditeeritav peab rakendama. III kategooria - Toimib osaliselt, kuid vajab olulist parandamist. On tuvastatud suured puudused, mis seavad fondid silmitsi eeskirjade eiramise ohuga. Mõju põhinõuete või süsteemi toimimise tõhususele on märkimisväärne. IV kategooria - Sisuliselt ei toimi. On tuvastatud arvukad tõsised ja/või ulatuslikud puudused, mis seavad fondid silmitsi eeskirjade eiramise ohuga. Mõju põhinõuete või süsteemi toimimise tõhususele on märkimisväärne – hinnatud põhinõuded või süsteemid toimivad vaevu või ei toimi üldse.

7

Lisa 2. Summary in English

Scope of audit:

Management and control system for key requirement 9 (Appropriate and complete account of amounts recoverable, recovered and cancelled).

Overall summary of very important and critical findings, together with recommendations to the responsible authority:

No findings.

Overall audit conclusion:

As a result of the audit work performed, the audit team concluded that the Responsible Authority's management and control system for key requirement 9 (Appropriate and complete account of amounts recoverable, recovered and cancelled) is working well (category I).

Estimated financial and operational impact of the weaknesses identified:

The no financial impact.

Corrective measures for the functioning of the system (action plan):

N/A