Tarbijakaitse ja Tehnilise Järelevalve Ameti dokumendihalduse korra kinnitamine

KÄSKKIRI

09.06.2023 nr 1-2/23-031

Tarbijakaitse ja Tehnilise Järelevalve Ameti

dokumendihalduse korra kinnitamine

Tulenevalt Vabariigi Valitsuse 25. mai 2017 määruse nr 88 „Teenuste korraldamise ja

teabehalduse alused“ §-dest 3, 6, 11, 13 ja 16 ning majandus- ja taristuministri

07. detsember 2018 määruse nr 62 „Tarbijakaitse ja Tehnilise Järelevalve Ameti põhimäärus“ §

5 lg 3 punkti 1 alusel: kinnitan

1. Tarbijakaitse ja Tehnilise Järelevalve Ameti dokumendihalduse korra (lisatud) alates

01. juulist 2023;

tunnistan kehtetuks

2. Tarbijakaitse ja Tehnilise Järelevalve Ameti peadirektori 07. veebruari 2022 käskkirja

nr 1-2/22-015 „Tarbijakaitse ja Tehnilise Järelevalve Ameti asjaajamise ja teabehalduse

korra kinnitamine“.

(allkirjastatud digitaalselt)

Martti Kangur

õiguse valdkonna juht

peadirektori ülesannetes

Mariko Männa

2

Lisa 1

KINNITANUD õiguse valdkonna juht

peadirektori ülesannetes 09.06.2023

käskkirjaga nr 1-2/23-031

Tarbijakaitse Ja Tehnilise Järelevalve Ameti dokumendihalduse kord

SISUKORD

1.PEATÜKK ÜLDSÄTTED ........................................................................................................................... 4

1. Reguleerimisala ja kohaldamisala ......................................................................................................................... 4 2. Asjaajamise korraldamine .................................................................................................................................... 4 3. Dokumendihaldussüsteem (DHS) ......................................................................................................................... 5 4. Üldine ülesannete jaotus dokumendihalduse korraldamisel................................................................................ 5 5. Ligipääsu taotlemine teabele infosüsteemis ........................................................................................................ 5 6. Ameti esindamise õigus ........................................................................................................................................ 6 7. Allkirjastamise õigus ............................................................................................................................................. 6

2.PEATÜKK DOKUMENTIDE REGISTREERIMINE ................................................................................ 6

8. Dokumendiregister ............................................................................................................................................... 6 9. Ameti elektronposti aadressid .............................................................................................................................. 7 10. Dokumendi registreerimise kohustus .............................................................................................................. 7 11. Dokumendiregistrisse mittekantavad dokumendid ......................................................................................... 7 12. Dokumendi registreerimise pädevus................................................................................................................ 8 13. Saabunud dokumendi registreerimiseelne menetlemine ................................................................................ 8 14. Dokumendi registrisse kandmise aeg ............................................................................................................... 9 15. Dokumendiregistrisse kantavad andmed ......................................................................................................... 9 16. Dokumendi registreerimisnumber ................................................................................................................... 9

3.PEATÜKK DOKUMENDI MENETLEMINE .......................................................................................... 10

1. JAGU DOKUMENDI LÄBIVAATAMINE JA TÖÖÜLESANDE TÄITMINE .............................................................................. 10 17. Dokumentide menetlemise üldnõuded ......................................................................................................... 10 18. Tööülesanded ................................................................................................................................................. 10 19. Sissetuleva dokumendi üldine menetlusrada ................................................................................................. 10 20. Dokumendile vastutaja määramine ja dokumendi täitmiseks edastamine.................................................... 11 21. Täitmise tähtajad............................................................................................................................................ 11

2. JAGU DOKUMENDI KOOSTAMINE, KOOSKÕLASTAMINE JA ALLKIRJASTAMINE ............................................................... 12 22. Dokumendi koostamine ................................................................................................................................. 12 23. Dokumendi kooskõlastamise kohustus .......................................................................................................... 12 24. Ameti dokumendi üldine menetlusrada ......................................................................................................... 12 25. Dokumendi kooskõlastamise tähtaeg ............................................................................................................ 13 26. Allkirjastamise üldnõuded .............................................................................................................................. 13 27. Paberdokumendi menetlemine...................................................................................................................... 14 28. Õigusakti muutmise või kehtestamise ettepaneku menetlemine .................................................................. 14

3. JAGU DOKUMENDI VÄLJASAATMINE JA ASJA LAHENDATUKS LUGEMINE ...................................................................... 14 29. Dokumendi väljasaatmise üldnõuded ............................................................................................................ 14 30. Dokumendi väljasaatmise aeg ........................................................................................................................ 15 31. Ametisiseste dokumentide saajale esitamine ................................................................................................ 15 32. Asja lahendatuks lugemine ............................................................................................................................ 15

4. JAGU DOKUMENDI AVALIKUSTAMINE JA JUURDEPÄÄSUPIIRANG ............................................................................... 15 33. Dokumendi avalikustamine avalikus dokumendiregistris .............................................................................. 15 34. Juurdepääsupiiranguga teabe üldnõuded ...................................................................................................... 15 35. Avaliku teabe üldnõuded ............................................................................................................................... 16 36. Juurdepääsupiirangu kehtestamine koostatud dokumendile ........................................................................ 17 37. Juurdepääsupiirangu kehtestamine saabunud dokumendile ......................................................................... 17 38. Juurdepääsupiirangu tähtajad ja piirangute kehtetuks tunnistamine ............................................................ 17

3

4.PEATÜKK DOKUMENTIDE VORMISTAMISE NÕUDED .................................................................. 18

39. Üldnõuded dokumendi koostamisele ............................................................................................................ 18 40. Faili salvestamine ........................................................................................................................................... 18 41. Ameti dokumendimallid ja -plangid ............................................................................................................... 18 42. Dokumendi vormistamise stiilinõuded ........................................................................................................... 19 43. Dokumendi kuupäev ...................................................................................................................................... 20

5.PEATÜKK DOKUMENTIDE SÜSTEMATISEERIMINE ...................................................................... 21

44. Dokumentide liigitusskeem ............................................................................................................................ 21 45. Dokumentide liigitus ...................................................................................................................................... 21

6.PEATÜKK DIGITAALSE TEMPLI, KRÜPTOVÕTME JA VAPIPITSATI KASUTAMINE NING

DOKUMENTIDE TÕESTAMINE JA AMETLIK KINNITAMINE .......................................................... 22

46. Digitaalallkirja, digitaalse templi ja krüptovõtme kasutamine ....................................................................... 22 47. Dokumendi tõestamine .................................................................................................................................. 22 48. Dokumendi kinnitamine ................................................................................................................................. 22 49. Vapipitsati kasutamine ja hoidmine ............................................................................................................... 23

7.PEATÜKK ASJAAJAMISE ÜLEANDMINE ........................................................................................... 23

50. Asjaajamise üleandmise üldnõuded ............................................................................................................... 23 51. Asjaajamise üleandmise-vastuvõtmise akt..................................................................................................... 23

8.PEATÜKK DOKUMENTIDE HOIDMINE JA ARHIIV ......................................................................... 24

52. Dokumentide säilitamise tähtajad ................................................................................................................. 24 53. Digitaalsete dokumentide hoidmine infosüsteemis ....................................................................................... 24 54. Lahendatud paberdokumendi hoidmine ........................................................................................................ 24 55. Peadirektori lahendatud dokumentide hoidmine .......................................................................................... 25 56. Digitaalse info hoidmine välistel andmekandjatel.......................................................................................... 25 57. Lahendatud digitaaldokumendi hoidmine ..................................................................................................... 25 58. Dokumentide eraldamine hävitamiseks ......................................................................................................... 26 59. Arhivaali säilitamine ....................................................................................................................................... 26 60. Arhivaali kasutamine ...................................................................................................................................... 26 61. Laenutamise registreerimine ......................................................................................................................... 26 62. Dokumentide arhiivi üleandmine ja hävitamine ............................................................................................ 26 63. Arhivaalide üleandmine Rahvusarhiivi ........................................................................................................... 27

4

1.peatükk

Üldsätted 1. Reguleerimisala ja kohaldamisala 1.1. Tarbijakaitse ja Tehnilise Järelevalve Ameti (edaspidi Amet) dokumendihalduse korraga

kehtestatakse Ameti asjaajamise ja dokumendihalduse nõuded ning Ameti ametnikele ja

töötajatele (edaspidi ühiselt teenistuja) antavad volitused.

1.2. Ameti asjaajamine tagab Ameti avatuse ja teabe avalikustamise infosüsteemis, kiirendab

info ringlust ning soodustab ülesannete õigeaegset täitmist, nõuetekohast andmehaldust

ning dokumentide ja andmete säilitamist. Hästi korraldatud asjaajamine teeb info

leidmise ja selle kasutamise võimalikult lihtsaks ning võimaldab teenistujal langetada

kiiresti õigeid otsuseid Ametile püstitatud eesmärkide saavutamiseks.

1.3. Dokumendihalduse kord ei reguleeri riigisaladust ja salastatud välisteavet sisaldavate

dokumentide haldamist Ametis. 2. Asjaajamise korraldamine 2.1. Ameti asjaajamist korraldab tugiteenuste osakonna koosseisus tegutsev kantselei

(edaspidi kantselei). Kantselei tööd juhib teabehalduse nõunik.

2.2. Dokumendihalduse ülesandeid dokumendihaldussüsteemis Delta ja arhiivitöö ülesandeid

täidab vastavalt 02.01.2023 sõlmitud koostöökokkuleppele nr 1-3/2022/0132-1

Riigi Tugiteenuste Keskus (edaspidi RTK).

2.3. Ameti asjaajamine on dokumentide loomine, registreerimine, edastamine,

süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine nende üleandmiseni arhiivi.

2.4. Amet vahetab reeglina teiste riigiasutustega dokumente asutustevahelise

dokumendivahetusesüsteemi (edaspidi dokumendivahetuskiht – DHX) kaudu.

Andmevahetus toimub andmevahetuslepingute alusel.

2.5. Asjaajamisperioodiks Ametis on kalendriaasta. Töörühma, komisjoni ja muu ühekordse

kindla ülesandega üksuse asjaajamisperioodiks on selle tegevusperiood.

2.6. Ameti asjaajamine on üldjuhul elektrooniline. Dokument vormistatakse paberkandjal, kui

dokumendi paberkandjal vormistamise nõue on kehtestatud õigusaktiga või kui see

tuleneb heast tavast või kui adressaadi e-posti aadress ei ole teada või kui adressaat ei ole

nõus dokumendi elektroonilise edastamisega.

2.7. Ameti asjaajamine on asjapõhine, st kui konkreetse asja lahendamine liigub järgmisse

kalendriaastasse, siis uue asjaajamisaasta toimikut ehk asja ei vormistata, vaid

dokumendid koostatakse ja registreeritakse varem avatud toimikus ehk asjas kuni

dokumentidest tulenevate tegevuste lõpetamiseni. Kõik asjaga seotud dokumendid

vormistatakse sama asja alla (vajadusel järjena).

5

2.8. Ameti struktuuriüksustes loodavad dokumendivormid (ettekirjutused, protokollid,

teatised jt sarnased dokumendid) koostatakse vastavalt konkreetset tegevust reguleerivale

õigusaktile ning kooskõlas asjaajamise heade tavadega. 3. Dokumendihaldussüsteem (DHS) 3.1. Teabe haldamiseks Ametis kasutatakse dokumendihaldussüsteemi (edaspidi DHS) ning

muid Ameti poolt hallatavaid ja kasutatavaid infosüsteeme.

3.2. Nii DHS-is kui muudes Ameti poolt hallatavates ja kasutatavates infosüsteemides

(edaspidi ühiselt nimetatuna infosüsteemis) lähtutakse asjaajamisel käesolevast korrast,

kui infosüsteemide kasutuskorrad või põhimäärused ei reguleeri teisiti.

3.3. Infosüsteemis võib andmeid luua ja dokumente sisestada ning menetlusmärkeid teha

teenistuja, kellel on vastavad õigused ja kelle isikusamasus on tuvastatud.

3.4. Teenistuja vastutab infosüsteemi sisestatud andmete õigsuse eest ja peab jälgima üldiseid

andmeturbe põhimõtteid, mis on leitavad Ameti siseveebist ja Andmekaitse Inspektsiooni

kodulehelt. 4. Üldine ülesannete jaotus dokumendihalduse korraldamisel 4.1. Struktuuriüksuse juht:

1) tagab nõuetekohase dokumendihalduse toimimise struktuuriüksuses;

2) tagab struktuuriüksuse tööülesannete tähtaegse täitmise;

3) tagab struktuuriüksuse tegevuse dokumenteerimise, infosüsteemi pädeva kasutamise,

andmekvaliteedi ning dokumentide ja andmete säilitamise;

4) osaleb Ameti dokumentide liigitusskeemi jt dokumendihaldust korraldavate

dokumentide alusdokumentide väljatöötamisel.

4.2. Ameti teenistuja:

1) tagab dokumentide nõuetekohase vormistamise ja tähtaegse menetlemise oma pädevuse

piires;

2) tagab tööülesannete tähtaegse täitmise;

3) vastutab enda koostatud dokumentides esitatud andmete õigsuse eest;

4) tagab dokumentide säilimise kuni arhiivi andmiseni või hävitamiseni;

5) vastutab enda hallatavate dokumentide lisamise eest infosüsteemi;

6) jälgib andmeturbe põhimõtteid.

5. Ligipääsu taotlemine teabele infosüsteemis

5.1. Kui infosüsteemi kasutajal tekib põhjendatud vajadus juurdepääsuks teabele, millele tal

juurdepääs puudub, tuleb pöörduda infosüsteemi eest vastutava teenistuja poole

juurdepääsuõiguse saamiseks. 5.2. Asutusevälistele kasutajatele infosüsteemile ligipääsu andmiseks, välja arvatud punktis

2.2. nimetatud ülesandeid täitva asutuse puhul, esitab juurdepääsu vajava isiku vahetu

juht, asutuse juht või koostöökokkuleppes määratud isik taotluse infosüsteemi eest

vastutavale isikule, milles näidatakse isiku nimi, isikukood, ametinimetus, juurdepääsu

põhjus ning periood, millal juurdepääsu soovitakse.

6

5.3. Infosüsteemi eest vastutav teenistuja vaatab taotluse üle koostöös Ameti vastava

teenuseomanikuga ning kui taotlus on põhjendatud, loob ligipääsu või edastab vajadusel

info IT-toele konto loomiseks.

5.4. Kui kasutajakonto on loodud ja kasutaja lisatud Ameti infosüsteemi vastavasse

kasutajagruppi, teavitab infosüsteemi eest vastutav teenistuja juurdepääsu taotlejat konto

loomisest ning edastab info õiguste ulatuse ning kehtivuse kohta. 6. Ameti esindamise õigus

Ameti esindamise õigus ja esindusõiguse ulatus määratakse peadirektori poolt kinnitatava

ametijuhendi või volikirjaga.

7. Allkirjastamise õigus 7.1. Dokumendi allkirjastamise õigus Ameti esindamisel on peadirektoril, kui ta ei ole

volitanud allkirjastamist edasi.

7.2. Dokumentide allkirjastamise õigus ja ulatus määratakse peadirektori poolt kinnitatava

ametijuhendi või volikirjaga. Ülevaade allkirjastamise õigustest on toodud käesoleva

korra lisades 1 ja 2.

7.3. Peadirektori ainupädevus allkirja andmisel on järgmistel dokumentidel:

1) kiri Riigikogule, Vabariigi Presidendile, Vabariigi Valitsusele, ministrile,

õiguskantslerile, riigikontrollile, Euroopa Liidu institutsioonile ja muu riigiasutuse või

suurema institutsiooni (nt erialaliidud) juhile;

2) riiklikule arengukavale, strateegiale, jm olulise tähtsusega dokumentidele esitatavad

seisukohad;

3) õigusakti muutmise või kehtestamise ettepanekud;

4) Ametisse saabunud õigusakti eelnõu kooskõlastuskirjad;

5) Ameti poolt sõlmitavad lepingud;

6) vaideotsused;

7) Ameti otsused, mis avaldavad olulist mõju teistele.

2.peatükk

Dokumentide registreerimine 8. Dokumendiregister 8.1. Dokumendiregistri pidamise eesmärk on tagada:

1) registreeritud dokumentide arvestus;

2) dokumendi leidmine liigi, numbri, kuupäeva, sisu, saabumise või väljasaatmise aja,

väljaandja, saatja, sarja või muude andmete kaudu.

8.2. Dokumendiregister on avalik seaduses sätestatud ulatuses ja juurdepääs digitaalselt

peetavale dokumendiregistrile on tagatud Ameti veebilehe kaudu.

8.3. Riigisaladust sisaldavate dokumentide registrit peetakse eraldi, lähtudes riigisaladuse ja

salastatud välisteabe seadusest ja selle alusel kehtestatud õigusaktidest.

7

9. Ameti elektronposti aadressid

9.1. Ameti ametlik elektronposti aadress on [email protected].

9.2. Ametlik elektronposti aadress avaldatakse Ameti veebilehel http://www.ttja.ee.

9.3. Ameti postkastide, v.a teenistuja nimelise postkasti, loomine ja sulgemine tellitakse

teabehalduse nõunikult. Postkasti loomiseks esitatakse järgmised andmed: postkasti nimi,

kasutamise eesmärk, tähtaeg ning teenistujate nimed, kes peavad postkastile ligi pääsema. 9.4. Teabehalduse nõunik peab ülevaadet eelmises punktis nimetatud postkastide, nende

vastutajate ja tähtaegade üle ning otsustab uue postkasti loomise vajaduse või pakub

olemasoleva kasutamise võimaluse.

9.5. Ameti postkasti loomise ja sulgemise taotlused IT-abile teeb teabehalduse nõunik,

kooskõlastades need tugiteenuste osakonna juhatajaga.

10. Dokumendi registreerimise kohustus 10.1. Registreerimisele kuuluvad Ameti loodud, väljasaadetavad ja Ametisse saabunud

olulised dokumendid ning kirjalikku taasesitamist võimaldav ja tõendamisväärtusega

teave, sh memod, olulised telefonikõned, e-kirjad jm, mille sisu on vaja hiljem nt kohtus

tõestada.

10.2. Oluline on dokument või teave eelkõige juhul, kui sellel on mõju suhtlusele

halduseväliste isikutega, asutustega, rahvusvahelisele koostööle või kui see mõjutab

Ameti ülesannete täitmisel otsustusprotsessi. 10.3. Dokument lisatakse infosüsteemi ja registreeritakse üks kord.

11. Dokumendiregistrisse mittekantavad dokumendid

11.1. Dokumendiregistrisse ei kanta andmeid järgmiste dokumentide kohta:

1) saabunud kutseid, v.a välislähetuse aluseks olevad kutsed;

2) õnnitlusi ja kaastundeavaldusi;

3) koosolekute teadaandeid;

4) reklaamtrükiseid;

5) perioodikat (ajaleht, ajakiri vm.);

6) informatiivse sisuga e-kirju;

7) anonüümseid dokumente v.a juhul kui dokumendi sisu vajab kontrollimist;

8) kirju, millel on rämpsposti tunnused;

9) teabenõudeid, kui need on esitatud suuliselt ja täidetakse kättesaamise päeval;

10) dokumente märkega “ISIKLIK”;

11) dokumente, mille adressaadina on märgitud teine asutus või isik;

12) dokumente, milles puudub märge saatja nime ja kontaktandmete kohta;

13) paberkandjal dokumente või digitaalallkirja nõudvaid dokumente, millel ettenähtud

allkirjad puuduvad. 11.2. Punktis 11.1. alapunktis 10 nimetatud dokument edastatakse adressaadile avamata. Kui

selgub, et märkega “ISIKLIK” saabunud dokument on ametialane, tagastab adressaat

selle viivitamata kantseleile ja dokument registreeritakse.

8

11.3. Punktis 11.1. alapunktis 11 nimetatud dokumendi kohta selgitab kantselei välja õige

adressaadi ja vajadusel edastab selle. 12. Dokumendi registreerimise pädevus

12.1. Ametisse e-teenuste vahendusel saabunud dokumendid registreerib infosüsteem

automaatselt. 12.2. Ameti postiaadressile ja ametlikule e-posti aadressile saabunud posti võtab vastu ja

registreerib kantselei või RTK.

12.3. Kui digitaaldokument saabub teenistuja e-posti aadressile, registreerib teenistuja e-kirja

infosüsteemis ise või edastab registreerimiseks ametlikule e-posti aadressile.

12.4. Kui dokument saabub Ameti ametlikule elektronposti aadressile ning samaaegselt

teenistuja elektronposti aadressile, registreerib dokumendi kantselei või RTK. Kui

dokument saabub samaaegselt mitmele e-posti aadressile, saadetakse dokument

registreerimisele ametlikule e-posti aadressile.

12.5. Ametisse paberkandjal saabuvad dokumendid registreerib kantselei või RTK. 12.6. Paberkandjal dokumendid mahuga kuni kümme lehte skaneeritakse registreerimisel.

Suuremamahuliste või -mõõtmeliste dokumentide või/ja lisade puhul skaneeritakse ainult

esileht ning infosüsteemi märgitakse kommentaaride lahtrisse dokumendi lehtede arv,

lisade olemasolu. Paberkandjal dokumendid edastatakse vajadusel asja menetlevale

struktuuriüksuse asjaajamise eest vastutavale teenistujale või pannakse struktuuriüksuse

postisahtlisse, mis asub kantseleis.

12.7. Paberkandjal dokumendi juures säilitatakse ümbrik juhul, kui:

1) saatja aadressi saab kindlaks määrata ainult ümbriku järgi;

2) kui arve või muu dokumendi kuupäev erineb postitempli kuupäevast;

3) saadetud on juurdemaksuga saadetis.

12.8. Käsipostiga saabunud või teenistujale isiklikult üleantud paberkandjal dokument, mis

tuleb registreerida dokumendiregistris, esitatakse registreerimiseks kantseleile.

12.9. Ekslikult Ametisse saabunud dokumendi tagastab saatjale kantselei. Võimalusel saadab

kantselei Ametisse ekslikult saabunud dokumendi vastavalt kuuluvusele õigele

adressaadile, informeerides sellest saatjat. 12.10. Kui ekslikult saabunud dokument on juba Ametis edastatud täitmiseks, kuid dokumendi

lahendamine ei kuulu Ameti pädevusse, edastab tööülesande saanud teenistuja

dokumendi vastavalt kuuluvusele viie tööpäeva jooksul, teavitades sellest sama aja

jooksul dokumendi saatjat.

13. Saabunud dokumendi registreerimiseelne menetlemine 13.1. Registreerija kontrollib saabunud dokumendi registreerimiskõlbulikkust, sealhulgas

kontrollitakse adressaadi õigsust, selgitatakse välja, kas dokument on olulisemate

vorminõuetega kooskõlas ja kas loetletud lisad on olemas.

9

13.2. Kui esineb registreerimist takistavaid puudusi, võetakse ühendust dokumendi saatjaga

ning võimaluse korral lisatakse puuduvad andmed infosüsteemi.

13.3. Saabunud paberkandjal dokumendi esimese lehekülje paremasse alumisse serva (seal

vaba pinna puudumise korral esilehe muule vabale pinnale) kantakse saabumismärke

tempel, millele märgitakse saabumise kuupäev ja dokumendiviit. 14. Dokumendi registrisse kandmise aeg 14.1. Digitaalne dokument salvestatakse terviklikuna infosüsteemi pärast dokumendi

registreerimiskõlblikkuses veendumist.

14.2. Saabunud paberkandjal dokument skaneeritakse pärast dokumendi

registreerimiskõlblikkuses veendumist, välja arvatud juhul, kui registreerimist ei ole ette

nähtud.

14.3. Dokument registreeritakse üldjuhul selle saabumise või väljasaatmise päeval või sellele

järgneval tööpäeval. Kui dokumendil on märge „KIIRE“, registreeritakse ja edastatakse

dokument läbivaatamiseks viivitamata. Saadetised, mis sisaldavad pakkumust, konkursil

kandideerija avaldust vms ja ümbrikud, mis on tähistatud vastava märgusõnaga,

edastatakse adressaadile avamata. 15. Dokumendiregistrisse kantavad andmed

15.1. Dokumendi registreerimisel täidetakse infosüsteemi ekraanivormidel andmeväljad

vastavalt saabunud teabe või dokumendi infole. Täitmiseks kohustuslikud andmeväljad

on vastavalt tähistatud. Saabunud dokumendi registreerimisel kantakse andmete

olemasolul infosüsteemi saatja dokumendi number ja juurdepääsupiirangu andmed.

15.2. Dokumendi registreerimisel luuakse dokumendi järjekorranumber automaatselt.

15.3. Vastusdokumendid seotakse algdokumentidega ja need registreeritakse üldjuhul ühe

numbri all.

15.4. Dokument on registreeritud, kui talle on antud viit ja tema kohta on registrisse kantud

identifitseerimist võimaldavad andmed vastavalt registreeritava dokumendi liigile. 16. Dokumendi registreerimisnumber

16.1. Dokumendi registreerimisnumber moodustub vastavalt Ameti dokumentide

liigitusskeemile funktsiooni numbrist ja dokumendisarja numbrist, aastaarvu numbrist,

asja või toimiku numbrist ja dokumendi järjekorranumbrist. Tähistena kasutakse araabia

numbreid ja ladina tähti. Loogilised osad eraldatakse kaldkriipsu ja sidekriipsuga.

Näide: 11-2/20-01041-004, kus 11 tähistab funktsiooni numbrit, 2 dokumendisarja

numbrit, 20 tähistab aastat, 01041 toimiku numbrit ja 004 toimikus oleva dokumendi

järjekorranumbrit.

16.2. Registreerimisnumbrid algavad igal kalendriaastal numbrist 1.

10

3.peatükk

Dokumendi menetlemine

1. jagu Dokumendi läbivaatamine ja tööülesande täitmine

17. Dokumentide menetlemise üldnõuded 17.1. Dokumendi menetlemine toimub üldjuhul infosüsteemis.

17.2. Dokumendi menetlemine hõlmab järgmisi etappe:

1) dokumendi läbivaatamine;

2) dokumendi koostamine;

3) dokumendi kooskõlastamine;

4) dokumendi allkirjastamine;

5) dokumendi registreerimine;

6) dokumendi väljasaatmine.

17.3. Kogu info dokumendi ja selle menetlemise kohta peab olema seotud nii, et oleks tagatud

dokumendiga seotud asjaajamise terviklikkus.

17.4. Dokumendi menetlemiseks salvestatakse dokument infosüsteemi ning luuakse sellele

töövoog. Töövoos saab valida erinevaid tööülesande täitjaid erinevate täitmise

tähtaegadega.

17.5. Kooskõlastamiseks ei saadeta dokumenti juhul, kui dokumendi koostaja on ise ka

allkirjastaja, puudub dokumendi kooskõlastamise vajadus või dokument edastatakse

paberkandjal. 18. Tööülesanded 18.1. Ameti teenistujal on kohustus jälgida talle suunatud tööülesandeid ja täita need

tähtaegselt arvestades õigusaktidest ja teenistus- või tööalaste korraldustest tulenevate

tähtaegadega.

18.2. Tööülesanded kuvatakse infosüsteemis ja saadetakse teenistuja e-posti aadressile

automaatse teavitusena.

19. Sissetuleva dokumendi üldine menetlusrada 19.1. Sissetulevad dokumendid menetletakse infosüsteemis reeglina järgmiselt:

1) valitsusasutuse ja muu riigiasutuse ning kohaliku omavalitsuse üksuse juhi poolt

allkirjastatud dokument ning muu Ameti tegevuse seisukohast olulise tähtsusega

dokument (nt valdkondliku huvirühma või erialaliidu kiri, strateegiad, arengukavad jne)

saadetakse täitmiseks vastava valdkonna struktuuriüksuse juhile ja teadmiseks

peadirektorile;

2) kohtumenetlust puudutav dokument, õigusakti eelnõu ja haldusakti peale esitatud vaie

ning muu õigusliku sisuga dokument saadetakse täitmiseks õiguse valdkonna juhile,

teadmiseks peadirektorile, õigusnõunikule ja vastutava osakonna juhatajale. Ameti

peadirektor otsustab edasised sammud lähtudes konkreetsest asjast;

3) muud sissetulevad dokumendid saadetakse täitmiseks vastava valdkonna

struktuuriüksuse juhile.

11

19.2. Kohtudokumentide kättesaamiskinnituse kohtule saadab õiguse valdkonna juht või

õigusnõunik.

19.3. Täpsem menetlusrada on toodud lisas 1.

20. Dokumendile vastutaja määramine ja dokumendi täitmiseks edastamine 20.1. Sissetulevale dokumendile määrab reeglina vastutaja ja suunab selle infosüsteemi kaudu

menetlusse kantselei või RTK, v.a juhul, kui käesolevast dokumendihalduse korrast

tuleneb teisiti või on selle alusel otsustatud teine menetluskord. Kui ei ole selge, kellele

saabunud dokument lahendamiseks saata, edastatakse tööülesanne peadirektorile, kes

määrab dokumendi eest vastutaja.

20.2. Dokument edastatakse täitmiseks vastavalt asja kuuluvusele üldjuhul struktuuriüksuse

juhile, kes suunab dokumendi teenistujale lahendamiseks (tööülesande vastutaja).

Vastusdokumendid, tüüptaotlused vms ja teabenõuded võib edastada otse vastavale

teenistujale teenistuja otsest ülemust sellest informeerides (infosüsteemi kaudu

teadmiseks saatmine). Tööülesande vastutaja võib vajadusel delegeerida tööülesande

täitmiseks teisele teenistujale.

20.3. Kui dokumenti peab selle sisu arvestades üheaegselt menetlema mitu teenistujat,

määratakse dokumendile mitu täitjat. Kui dokumendi täitmiseks antakse tööülesanne

mitmele teenistujale, määratakse üldjuhul tööülesande peavastutaja (töövoos esimene

täitja), kes koordineerib asja lahendamist ja vastutab dokumendi tähtaegse täitmise eest.

Kaastäitjad kannavad vastutust dokumendi tähtaegse ja korrektse täitmise eest vastutava

täitjaga võrdsel määral.

21. Täitmise tähtajad

21.1. Dokument vaadatakse läbi ja asi lahendatakse 30 päeva jooksul dokumendi saamisest

arvates, kui õigusaktidest või juhi teenistus- või tööalasest korraldusest ei tulene muud

tähtaega.

21.2. Dokumendi lahendamise tähtaega arvestatakse dokumendi registreerimisele järgnevast

tööpäevast, kui õigusaktist ei tulene teisiti.

21.3. Asi loetakse lahendatuks, kui dokumendist tulenevad toimingud on tähtaegselt sooritatud

ja asjaosalisi sellest teavitatud ning vajadusel vastav kanne infosüsteemis tehtud.

21.4. Asja lahendamise tähtaega võib õigusaktides ettenähtud korras ja tingimustel pikendada.

Dokumendi vastutaja teatab tähtaja pikendamisest saatjale enne esialgse tähtaja

saabumist. 21.5. Teabenõudele vastamine toimub vastavalt avaliku teabe seadusele.

21.6. Selgitustaotlusele või märgukirjale vastamine toimub vastavalt märgukirjale ja

selgitustaotlusele vastamise ning kollektiivse pöördumise esitamise seadusele.

12

2. jagu Dokumendi koostamine, kooskõlastamine ja allkirjastamine

22. Dokumendi koostamine

22.1. Dokumendid koostatakse infosüsteemis vastaval ekraanivormil ja mallil.

22.2. Lepingu koostamisel tuleb see enne infosüsteemi lisamist saata ülevaatamiseks aadressile

[email protected].

22.3. Ametile kooskõlastamiseks esitatud õigusakti eelnõu kooskõlastamisel märkusteta ei ole

vajalik eraldi kooskõlastuskirja vormistada. 22.4. Juhendid, eeskirjad ja korrad vaatab üle ja vajadusel uuendab dokumendi koostaja

vähemalt kord aastas. Ülevaatamise aeg peab olema tuvastatav.

23. Dokumendi kooskõlastamise kohustus 23.1. Ametisiseselt kooskõlastatakse dokumendid menetluse käigus. 23.2. Dokumendi koostaja kooskõlastab dokumendi kõikide struktuuriüksuste juhtidega, kes

paiknevad struktuuris tema ja dokumendi allkirjastaja vahel, samuti muude Ameti

teenistujatega, kelle töövaldkonda dokument puudutab. Kui dokumendi koostaja

allkirjastab haldusakti või väärteomenetluses tehtava lahendi ise, või koostab dokumendi,

mis võib puudutada isiku õigusi, kooskõlastab ta selle vähemalt struktuuriüksuse juhiga.

Muud dokumendid kooskõlastatakse struktuuriüksuse juhiga vastavalt kokkuleppele.

Kohtudokumendid kooskõlastatakse vastava valdkonna juhiga või juhi poolt määratud

isikuga.

23.3. Peadirektor võib teenistus- või tööalase korralduse andmisega määrata dokumendid, mida

temaga ei kooskõlastata või mida ta soovib kooskõlastamise asemel saada teadmiseks. 23.4. Dokument saadetakse kooskõlastamiseks kõigepealt vahetule juhile ja seejärel astmelt

kõrgemale teenistujale. Vajadusel ja võimalusel võib dokumenti saata kooskõlastamiseks

ka paralleelselt mitmele teenistujale korraga. 23.5. Dokument kooskõlastatakse märkusteta, märkustega või ei kooskõlastata.

Mittekooskõlastamist tuleb põhjendada. 24. Ameti dokumendi üldine menetlusrada

24.1. Ameti dokumentide kavandite menetlemisel toimub kooskõlastamine infosüsteemis

reeglina järjestikuse kooskõlastusringiga järgmiselt:

1) peadirektori poolt allkirjastatavad väljaminevad dokumendid (sh haldusaktid,

käskkirjad, lepingud ja teised väljasaadetavad dokumendid) kooskõlastatakse kõigi

juhtidega, kes jäävad koostaja ja allkirjastaja vahele;

2) väljamineva haldusakti kavand (sh ettekirjutused, hoiatused, otsused, korraldused jne)

ning väärteomenetluses tehtava lahendi kavand kooskõlastatakse talituse juhataja ja

osakonna juhatajaga ning vajadusel vastava struktuuriüksuse juhi poolt määratud

13

teenistujaga, samuti, kui nimetatud dokumendil on oluline mõju, siis osakonnajuhataja

vastavasisulise otsuse korral kooskõlastatakse see ka peadirektoriga;

3) asutusesisese haldusakti kavand tuleb kooskõlastada teenistujatega, kellele pannakse

kohustusi või kelle töö- või tegevusvaldkonda antud haldusaktiga reguleeritakse ning

vajadusel õiguse valdkonna juhi või õigusnõunikuga;

4) vaideotsused ja arvamused õigusaktide eelnõude kohta ning muud olulise õigusliku

tähtsusega dokumendid ja kirjavahetus kooskõlastatakse õiguse valdkonna juhiga;

5) hankedokumendid ja lepingud (sealhulgas töövõtulepingud, teenuse osutamise lepingud

ja rahvusvahelised lepingud) kooskõlastatakse õigusnõunikuga;

6) rahalisi kohustusi kaasa toovad dokumendid kooskõlastatakse tugiteenuste osakonna

finantsnõunikuga;

7) struktuuriüksuse juht võib struktuuriüksuse siseselt ette näha dokumendi või olulise

tähtsusega kirjavahetuse kooskõlastamise kohustuse struktuuriüksuse juhiga.

24.2. Kui dokumendi kavand puudutab Ameti teenistujaid sõltumata nende asetusest

teenistuskohtade koosseisus ja hierarhias, kooskõlastatakse see infosüsteemis reeglina

paralleelse kooskõlastusringiga.

24.3. Kui kooskõlastaja ei nõustu dokumendi sisuga, märgib ta infosüsteemis dokumendi

mittekooskõlastatuks, lisades põhjenduse või kooskõlastab kommentaaridega. Kui

koostaja mittekooskõlastamise põhjendusega ei nõustu, jätkab kooskõlastusringi

vastavalt poolelijäänud järjekorrale. Lõpliku otsuse eriarvamuse arvestamise kohta

langetab allkirjastaja.

25. Dokumendi kooskõlastamise tähtaeg 25.1. Dokumendi koostaja peab saatma dokumendi kooskõlastamiseks koos kõigi lisadega

õigeaegselt ja nii et igale kooskõlastajale jääb dokumendi kooskõlastamiseks aega

soovitavalt vähemalt kaks tööpäeva. 25.2. Riigihangete, lepingute ja käskkirjaga kinnitatavate juhendite kooskõlastamisel ei või

kooskõlastajale antav tähtaeg olla lühem kui kolm tööpäeva.

25.3. Peadirektorile kooskõlastamiseks esitatavate dokumentide kooskõlastamise tähtaeg on

vähemalt kolm tööpäeva.

25.4. Tulenevalt dokumendi iseloomust võib põhjendatud juhtudel tähtaega pikendada või

lühendada. 26. Allkirjastamise üldnõuded 26.1. Dokumendi vastutaja edastab dokumendi allkirjastamiseks peale dokumendi

kooskõlastusringi lõppemist, kontrollides eelnevalt, et dokumendis on parandused sisse

viidud.

26.2. Dokument ja selle lisad peavad olema ühes digikonteineris.

26.3. Amet allkirjastab üldjuhul lepingu esimesena ja edastab seejärel teisele osapoolele

allkirjastamiseks. 26.4. Ametist väljasaadetava dokumendi allkirjastamiseks kasutatakse digitaalallkirja, välja

arvatud juhul, kui:

14

1) õigusaktidest tuleneb muu vorminõue;

2) dokumendi adressaadil puudub võimalus digitaalselt allkirjastatud dokumendiga

tutvuda;

3) adressaadi elektronposti aadress ei ole teada;

4) adressaat on teatanud, et ta ei soovi saada digitaalselt allkirjastatud dokumenti;

5) kasutatakse vapipitserit või turvaplanki.

26.5. Punktis 26.4. alapunktides 2, 3 ja 4 nimetatud juhtudel võib vajadusel dokumendi

allkirjastada digitaalselt. Sel juhul antakse kantseleile [email protected] aadressil tööülesanne

dokumendi ja digiallkirja kinnituslehe väljaprintimiseks.

26.6. Dokument võib olla allkirjata, kui allkirja nõue ei tulene õigusaktist ning kui dokumendi

autentsus, usaldusväärsus ja terviklus on tagatud (täpsemalt vt lisa 1 ja 2).

27. Paberdokumendi menetlemine

27.1. Paberdokumendi registreerib koostaja pärast vormistamist, paneb PDF vormingusse,

prindib selle välja, allkirjastab dokumendi või võtab juhilt allkirja ning toimetab

kantseleisse väljasaatmiseks.

27.2. Peale allkirjastamist korraldab dokumendi vastutaja allkirjastatud paberdokumendi

skaneerimise ning lisamise infosüsteemi. 28. Õigusakti muutmise või kehtestamise ettepaneku menetlemine

28.1. Õigusakti muutmise või kehtestamise ettepaneku vormistamisel lähtutakse hea

õigusloome ja normitehnika eeskirjast.

28.2. Ettepaneku juurde lisatakse kõik selle juurde kuuluvad dokumendid eraldi failidena.

3. jagu Dokumendi väljasaatmine ja asja lahendatuks lugemine

29. Dokumendi väljasaatmise üldnõuded

29.1. Dokumendi koostaja saadab dokumendi välja digitaalselt läbi infosüsteemi.

29.2. Kui teenistuja saadab registreerimisele kuuluva e-kirja välja oma e-posti aadressilt,

vastutab ta dokumendi lisamise ja registreerimise eest infosüsteemis. 29.3. Kui digitaalne dokument tuleb väljastada paberkandjal, siis prinditakse digitaalselt

allkirjastatud dokument koos digiallkirja kinnituslehega ja edastatakse adressaadile ilma

ametliku kinnituseta (nt koopia-koopia õige).

29.4. Kui paberkandjal allkirjastatud dokument sisestatakse infosüsteemi või kui infosüsteemis

loodud dokument allkirjastatakse paberkandjal, tagab dokumendi sisestaja või looja

digitaalse teksti ja paberkandjal allkirjastatud dokumendi sisu samasuse.

29.5. Tundliku sisuga info tuleb saata krüpteeritult.

15

29.6. Kohtumenetluse materjalid esitab õiguse valdkonna juht või tema suunisel õigusnõunik

e-toimikusse. 29.7. Paberkandjal dokument edastatakse kantselei poolt adressaadile postiteenuse osutaja

vahendusel. Kantselei võib paberkandjal dokumendi välja saata ka kullerposti, käsiposti

või faksiga.

30. Dokumendi väljasaatmise aeg 30.1. Enne kella 09:00 kantseleisse toodud paberdokumendid ja saadetised saadetakse välja

samal päeval. Hiljem toodud dokumendid saadetakse välja järgmisel tööpäeval

(postipakid saadetakse välja samal või järgmisel päeval).

30.2. Enne kella 16.00 digitaalselt allkirjastatud dokumendid saadetakse elektrooniliselt välja

samal päeval. Hiljem allkirjastatud dokumendid saadetakse välja järgmisel tööpäeval. 30.3. Eelnevates punktides toodu ei kohaldu kohtule saadetavatele, vaidemenetluses

koostatavatele ja muudele sarnastele menetlusdokumentidele, mille vastavad

menetlustähtajad tulenevad otseselt seadusest või on ette antud teise asutuse (nt kohus)

poolt. Nimetatud menetlusdokumentide välja saatmine tuleb kooskõlastada õiguse

valdkonna juhiga ning see toimub vastavalt eelnimetatud tähtaegadele, sõltumata

allkirjastamise kellaajast. 31. Ametisiseste dokumentide saajale esitamine

Ametisisesed dokumendid tehakse teatavaks DHS-i kaudu või seadusest tulenevatel juhtudel

allkirja vastu. Teenistuja loetakse dokumendiga tutvunuks, kui teenistuja on dokumendi

DHS-is teadmiseks võtnud või seadusest tulenevatel juhtudel on teenistuja dokumendiga

tutvumist allkirjaga kinnitanud.

32. Asja lahendatuks lugemine

Asi on lahendatud, kui dokumendist tulenevad toimingud on tehtud või kui dokumendi

saatjale on vastatud sisuliselt ning lahendamisest on asjaomastele isikutele või asutustele

teatatud või kui ei ole vaja vastata, on infosüsteemi tehtud selle kohta vastav märge.

4. jagu Dokumendi avalikustamine ja juurdepääsupiirang

33. Dokumendi avalikustamine avalikus dokumendiregistris

33.1. Dokument avalikustatakse Ameti veebilehel avaliku teabe seaduses sätestatud korras. 33.2. Juurdepääsupiiranguga dokumendil on avalikus dokumendiregistris avalikustatud ainult

avalikud metaandmed. 34. Juurdepääsupiiranguga teabe üldnõuded 34.1. Asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teabele kehtestatakse juurdepääsupiirang alates

dokumendi koostamisest või saamisest. Piirangu lõppemise aeg näidatakse võimalusel

16

kuupäevana. Juurdepääsupiirangu lõpukuupäev määratakse kindlaks lähtudes dokumendi

koostamise kuupäevast.

34.2. Juurdepääsupiirang kehtestatakse kuni piirangu vajaduse möödumiseni, kuid mitte

kauemaks kui viieks aastaks. Peale viie aasta möödumist võib pikendada teabe

juurdepääsupiirangu tähtaega veel kuni viie aasta võrra, kui piirangu kehtestamise põhjus

püsib. Isikuandmeid sisaldavale teabele kehtib juurdepääsupiirang selle saamisest või

dokumenteerimisest 75 aastat.

34.3. Kui dokumendile kehtestatud juurdepääsupiirang on osaline, siis dokumendi

väljastamisel (nt teabenõude korras) tehakse dokumendist ärakiri selliselt, et kaetakse

avalikustamisele mittekuuluvad andmed kinni. 34.4. Juurdepääsupiiranguga dokumentide hoidmisel ja kasutamisel peab olema välistatud

kolmandate isikute juurdepääs neile dokumentidele. Juurdepääsupiiranguga dokumendi

hoidmise, kasutamise ja säilitamise eest vastutab teenistuja, kelle pädevusse dokumendi

lahendamine või koostamine kuulub. Juurepääsupiiranguga paberdokumente hoiab nende

eest vastutav teenistuja viisil, mis välistab nende sattumise kõrvaliste isikute kätte

(näiteks lukustatud kapis või sahtlis), dokumente ei või jätta järelevalveta. 34.5. Et vältida asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teabe sattumist kõrvaliste isikute kätte,

on keelatud dokumente jätta nõupidamisruumidesse, paljundusmasinate ning printerite

juurde. Nõupidamisruumi tahvlid tuleb koosolekute lõppedes koosoleku korraldajal

puhastada ja pabertahvlilt kasutatud paberid ära võtta. 34.6. Võimalusel tuleb vältida juurdepääsupiiranguga teabe hoidmist väljaspool infosüsteeme

(nt struktuuriüksuste võrguketastel, kuna nii ei ole teabe terviklus piisavalt tagatud). Eriti

tundlikule teabele (nt eriliigilised isikuandmeid) piiratakse juurdepääsu ka Ameti siseselt

nii, et need on kättesaadavad ainult teenistujatele, kes vajavad dokumente tööülesannete

täitmiseks. 34.7. Juurdepääsupiiranguga ja/või eriti tundlikku teavet sisaldavate dokumentide (olenemata

andmekandjast) kasutamisel, hoidmisel ja edastamisel tuleb järgida õigusaktidest

tulenevaid nõudeid ja lähtuda andmeturbe põhimõtetest. Juurdepääsupiiranguga teabe

volitamata kasutamisest või lekkimisest tuleb viivitamata teavitada Ameti

andmekaitsespetsialisti ja peadirektorit või nende äraolekul määratud asendajaid. 35. Avaliku teabe üldnõuded 35.1. Avalik teave on mis tahes viisil ja mis tahes teabekandjale jäädvustatud ja

dokumenteeritud teave, mis on saadud või loodud seaduses või selle alusel antud

õigusaktides sätestatud avalikke ülesandeid täites.

35.2. Teabevaldaja on Amet. 35.3. Teabevaldaja peab tagama juurdepääsu dokumendiregistri kaudu dokumentidele, millele

ei ole kehtestatud juurdepääsupiiranguid. 35.4. Dokumendi pealkirja muutmiseks avalikus registris tuleb muuta ekraanivormil andmeväli

„pealkiri veebis“ või „avalik nimetus“ (vms sõltuvalt infosüsteemist).

Dokumendiregistris Ameti kodulehel avalikustatakse sellisel juhul pealkiri, mille sisestab

dokumendi lahendamise või koostamise eest vastutav teenistuja. Kui vastutav teenistuja

pealkirja muuta ei soovi, kandub kodulehe dokumendiregistrisse dokumendi pealkiri.

17

Enne kirja kooskõlastusringile saatmist peab dokumendi eest vastutav teenistuja kindlasti

üle vaatama juurdepääsupiirangud ning vajadusel kas kehtestama uue piirangu või

piirangu tühistama. Peale allkirjastamist muudatusi enam teha ei saa.

36. Juurdepääsupiirangu kehtestamine koostatud dokumendile 36.1. Juurdepääsupiirangu kehtestamise otsustab ning selle õigusliku aluse määrab kindlaks

üldjuhul teenistuja, kelle pädevusse dokumendi lahendamine või koostamine kuulub.

36.2. Asutusesiseks kasutamiseks mõeldud dokumendi vormistamisel kasutatakse järgnevat

märget:

ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS

Märge tehtud…………20….a

Juurdepääsupiirang kehtib kuni …………..20…...a

Alus: AvTS § 35 lg … p …

Tarbijakaitse ja Tehnilise Järelevalve Amet

36.3. Dokumentidele juurdepääsupiirangu märke tegemisel ja kehtivuse määramisel võib

lähtuda ka juurdepääsupiirangute klassifikaatorist.

37. Juurdepääsupiirangu kehtestamine saabunud dokumendile

37.1. Ametisse saabunud dokumentide juurdepääsupiirangute olemasolu kontrollib dokumendi

registreerija.

37.2. Kui elektrooniliselt saabunud dokument on mõeldud asutusesiseseks kasutamiseks, siis

selle registreerimisel lisab registreerija metaandmetesse juurdepääsupiirangu aluse ja

kehtivusaja. Dokumendi vastutaja võib põhjendatud juhul juurdepääsupiirangu alust

täpsustada.

37.3. Ametisse saabunud dokumentide juurdepääsupiirangute õigsust või piirangu seadmise

vajadust kontrollib üldjuhul teenistuja, kelle pädevusse dokumendi lahendamine kuulub.

Juurdepääsupiirangu kehtestamise või muutmise vajadusest teavitab teabevaldajat

teenistuja, kelle pädevusse dokumendi lahendamine kuulub.

37.4. Kui asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud paberkandjal dokumendil puudub

juurdepääsupiirangu märge, siis lisab tööülesande vastutaja ettepanekul selle kantselei. 38. Juurdepääsupiirangu tähtajad ja piirangute kehtetuks tunnistamine 38.1. Dokumendi juurdepääsupiirangu tähtaeg võib olla kuni 5 aastat, va riiklikku ja

teenistuslikku järelevalvet ning täitevvõimu üksikotsuste ettevalmistamist käsitlevad

dokumendid, mille suhtes kohaldatakse juurdepääsupiirangut kuni otsuse vastuvõtmiseni

ja isikuandmeid sisaldav teave, mille suhtes kehtib juurdepääsupiirang 75 aastat.

38.2. Kui teabekandja võimaldab, teeb tööülesande vastutaja või vastutaja puudumisel

kantselei teenistuja juurdepääsupiirangu lõppemisel dokumendile järgmise tekstiga

märke:

18

„JUURDEPÄÄSUPIIRANG LÕPPENUD ……………………………….20……a

Märke lisaja: Mari Muru, 11.11.2022, allkiri 38.3. Elektrooniliste dokumentide puhul eemaldab vastutaja dokumendi metaandmetest

piiranguga seotud andmed ja sisestab kommentaari piirangu eemaldamise põhjusest.

4.peatükk

Dokumentide vormistamise nõuded

39. Üldnõuded dokumendi koostamisele 39.1. Dokumendid, sh e-kirjad koostatakse ja vormistatakse vastavalt õigusaktides ja

standardites ettenähtud nõuetele. 39.2. Kõigil ametikirjadel peab olema pealkiri. Pealkiri peab olema võimalikult lühike ja avama

dokumendi sisu. Infosüsteemi ekraanivormidele kantavad pealkirjad peavad olema

võimalikult täpselt dokumendi sisu avavad, et tagada infosüsteemis paremad

otsitulemused.

Näide 1: Eesti Raudtee. Teade õnnetusjuhtumist 01.01.2020 Balti jaamas

Näide 2: Juuli Kuu. Apollo e-pood 39.3. Dokumendi tekst peab olema täpne, keelelt ja stiililt korrektne, üheselt arusaadav ja

võimalikult lühike. Eestikeelne dokument peab vastama eesti kirjakeele normidele. 39.4. Suuremahuliste dokumentide tekst tuleb liigendada nii, et dokument oleks ülevaatlik ja

tema kasutamine hõlbus. Kasutada võib alapealkirju või liigendamist peatükkideks,

jagudeks, punktideks ja alapunktideks. Teksti liigendamisel kasutatakse araabia

numbreid, mis eraldatakse üksteisest punktiga. Kõik alajaotised nummerdatakse suurema

jaotuse piires ja number sisaldab kõiki suuremate jaotuste numbreid, mida võib eraldada

ka parempoolse suluga (näiteks: 1. Peatükk, 1.1. Jagu, 1.1.1. Punkt või 1) Punkt, 1.1.1.1.

Alapunkt või 1) Alapunkt). Üle 10-leheküljelistele dokumentidele on soovitav koostada

sisukord.

40. Faili salvestamine

40.1. Failide pealkirjastamisel tuleb lähtuda põhimõttest, et pealkiri vastaks dokumendi

pealkirjale lühendatud variandis. Kui faili pealkirja on vaja lisada kuupäev või mõni muu

numbriline väärtus, siis need märkida faili pealkirjas viimasena. Soovitav on failide

pealkirjas mitte kasutada täpitähti, side- ja kaldkriipse ega muid sümboleid. 40.2. E-postiga saabunud failid salvestatakse eraldi vastavalt faili vormingule ja e-kirja enda

tekst vorminguga .eml või .msg. 40.3. E-postiga saabunud digitaalselt allkirjastatud failid salvestatakse infosüsteemi alati

digitaalallkirja vorminguga. 41. Ameti dokumendimallid ja -plangid

41.1. Ametis kasutatakse digitaalset üldplanki, mille alusel kujundatakse vajalikud

dokumendiplangid (kirjaplank ja dokumendipõhjad ehk mallid).

19

41.2. Mallid on leitavad infosüsteemis või Ameti sisevõrgust.

41.3. Trükitud paberkandjal plangina on kasutusel ainult turvaplank, mille trükitehnilisel

valmistamisel kasutatakse vähemalt kaht turvaelementi (vesitrükk, plangi number jmt).

Turvaplangile prinditakse Ametis välja antavaid lubasid ja tunnistusi.

41.4. Turvaplankide vastavuse õigusaktide ja standarditega kehtestatud vorminõuetele tagab ja

turvaplankide tellimise, väljastamise ja hoidmise ning rikutud turvaplankide hävitamise

korraldab teabehalduse nõunik. 41.5. Dokumendiplankide ja mallide loomisel lähtutakse valitsusasutuste visuaalse identiteedi

stiilijuhises toodud reeglitest. Plankide nõuetekohase kujundamise ja mallide loomise

tagab infosüsteemi peakasutaja. 41.6. Rikutud üld- ja kirjaplangid hävitab iga teenistuja ise hävitamise teel. 41.7. Ameti dokumendiplanki ja/või malli ei kasutata mitme asutuse nimel koostatava ühise

dokumendi vormistamisel (nt leping) ja Ametisisesel asjaajamisel (aktid, avaldused,

taotlused). Käskkirja, otsuse või korraldusega kinnitatav eeskiri, juhend või loetelu

vormistatakse valgele lehele.

42. Dokumendi vormistamise stiilinõuded

42.1. Dokumentide vormistamisel kasutatakse püstkirja kirjastiiliga Times New Roman või

Arial suurusega 11 kuni 14, ühekordse või poolteistkordse reavahega. Tekstist

esiletõstmist vajavaid sõnu/lauseid võib alla joonida, sõrendada või kasutada topeltkirja.

Teksti iseseisvad loogilised osad tuuakse esile kahekordse reavahega. Ameti haldusaktid

vormistatakse ühekordse reavahega, kasutades kirjastiili Times New Roman suurusega

11 või 12. 42.2. Dokumendi koostamisel vormistatakse ainult esimene leht plangile. Dokumente võib

vormistada mõlemale lehepoolele, välja arvatud protokoll ning haldusaktid (ettekirjutus,

otsus, käskkiri jmt). Mitmelehelised dokumendid nummerdatakse alates teisest lehest. 42.3. Väljasaadetavale paberdokumendile märgitakse adressaadi nimi, tänava nimi, maja- ja

korterinumber, asula nimi, sihtnumber, linna või maakonna nimi. Kirja adresseerimisel

välismaale kirjutatakse aadress ladina tähtede ja araabia numbritega. Riigi nimi on

soovitav kirjutada inglise keeles. 42.4. Elektrooniliselt väljasaadetavale dokumendile märgitakse adressaadi nimi ja

elektronposti aadress. 42.5. Mitmele adressaadile saadetavate kirjade adressaadiväljale võib märkida kuni neli

adressaati tähestiku järjekorras ilma postiaadressita. Adressaatide vahele jäetakse tühi

rida. Kui adressaate on rohkem kui neli, märgitakse adressaadiväljale neli adressaati ning

ülejäänud lisaadressaatide reale (peale allkirja ja lisasid), kasutades dokumendi saatmise

eesmärki selgitavaid sõnu: Sama, Koopia(d), Teadmiseks. 42.6. Kui üks (samasisuline) dokument saadetakse korraga üheliigilistele asutustele, ametnike

või töötajate grupile, võib adressaadid üldistada. Näiteks: Ministeeriumid,

Inspektsioonid, Ametid. Kui selline kiri väljastatakse paberkandjal, siis see vormistatakse

20

Ameti plangile ühes eksemplaris ja paljundatakse pärast allkirjastamist koopiamasinal

vastavalt adressaatide arvule. Välja saadetakse koopiad, kirja originaal jääb Ametisse. 42.7. Mitmete erinevate adressaatide puhul koostatakse adressaatide nimekiri eraldi lehele.

Ametisse jääva ärakirja adressaadiväljale märgitakse Vastavalt nimekirjale.

42.8. Vastuskirjadele märgitakse saabunud kirja viide (kuupäev ja registreerimisnumber) ja

Ameti kirja viide (kuupäev ja registreerimisnumber). Viidete eristamiseks kasutatakse

sõnu Teie ja Meie. Ameti algatuskirjal viite ees sõna Meie ei kasutata. 42.9. Allkirja vormistamisel kasutatakse lugupidamisavaldust, dokumendile alla kirjutanud

isiku allkirja ja allkirjastaja nime ning ametinimetust. Ametinimetused kirjutatakse

väikese algustähega ja lugupidamisavalduse järele ei panda koma. 42.10. Haldusaktide jmt haldusdokumentide allkirjastamisel lugupidamisavaldust ei kasutata.

Allkirja jaoks jäetakse vabaks vähemalt kolm rida. Digitaalselt allkirjastatavate

dokumendile lisatakse allkirja asemel sulgudes märge (allkirjastatud digitaalselt). 42.11. Mitut allkirja vajava dokumendi allkirjad paigutatakse astmeliselt nende ametikohtade

staatuse järjekorras üksteise kõrvale, nihutades iga järgmist ühe rea võrra allapoole. 42.12. Kui dokumendile kirjutavad alla võrdse staatusega teenistujad, paigutatakse nende

allkirjad ühele kõrgusele. 42.13. Dokumentide juurde kuuluvate lisade kohta märgitakse lisade reale vastavate failide

pealkirjad koos faililaiendi tähisega, paberkandjal dokumendi korral lisade nimetused,

lehtede ja eksemplaride arv.

Näide 1: Aruanne_2023_Q1.pdf

Näide 2: 2023.a 1.kvartali aruanne 3 lehel 1 eks

42.14. Juhul kui allkirjastaja ei otsusta teisiti, märgitakse väljasaadetavale kirjale lisaks punktis

42.9 nimetatule selle koostaja või vastutava teenistuja ees- ja perekonnanimi,

elektronposti aadress ja telefoninumber.

42.15. Eestikeelne dokument peab vastama eesti kirjakeele normile. Dokumendi sisu (tekst)

peab olema täpne, keelsuselt ja stiililt korrektne, üheselt arusaadav ja võimalikult lühike.

Üldjuhul käsitleb üks dokument ühte teemat. Pikemate dokumentide tekst tuleb

liigendada nii, et dokument on ülevaatlik.

43. Dokumendi kuupäev

43.1. Kuupäev märgitakse dokumendil vastavalt Eesti Standardile nr EVS 882-1:2013

numbrilisel kujul (nt 09.10.2013).

43.2. Haldusaktides (käskkiri, otsus, ettekirjutus jmt), protokollides ja välisriikidega peetavas

kirjavahetuses eelistatakse kuupäeva sõnalis-numbrilist märkimisviisi, kusjuures

dokumendi koostamise või väljaandmise koht ja kuu nimetus märgitakse nimetavas

käändes (nt 09. oktoober 2013).

21

43.3. Saabunud kirja, taotluse, teabenõude või muu dokumendi saabumise kuupäevaks loetakse

dokumendi registreerimise kuupäev.

43.4. Kuupäeva märkimisel dokumendi elemendina loetakse dokumendi kuupäevaks selle

allkirjastamise kuupäev. Juhul kui dokumendi allkirjastavad mitu ametnikku, on

dokumendi allkirjastamise kuupäevaks või kellaajaks viimase allkirja andmise kuupäev

või kellaaeg.

43.5. Lepingu sõlmimise kuupäevaks loetakse viimase allkirja lisamise kuupäev, v.a kui

lepingus on kokku lepitud teisiti.

43.6. Protokolli kuupäevaks loetakse koosoleku toimumise kuupäev.

43.7. Dokumentide või nende kohta dokumendiregistrisse märgitavateks kuupäevadeks võivad

vajadusel olla ka muud dokumendi menetlemise toiminguid kajastavad kuupäevad.

5.peatükk

Dokumentide süstematiseerimine

44. Dokumentide liigitusskeem

44.1. Dokumentide liigitusskeemi koostamise eesmärk on tagada asjaajamises toimikute

moodustamise, haldamise ja arvestamise kord.

44.2. Dokumentide liigitusskeem on funktsioonipõhine ja tähtajatu ning kehtestatud

peadirektori käskkirjaga ning on kättesaadav siseveebist.

44.3. Dokumentide liigitusskeemi muudetakse eelkõige kui:

1) Ameti ülesannete muutumise tulemusena tekivad uued dokumendi sarjad;

2) muutub dokumendi liigi kohta kehtestatud säilitustähtaeg;

3) sellekohase põhjendatud ettepaneku teeb Rahvusarhiiv.

45. Dokumentide liigitus

45.1. Dokumentide liigituse põhiüksus dokumentide loetelus on sari, mis vajadusel jagatakse

allsarjadeks.

45.2. Dokumentide liigitusskeemi koostab teabehalduse nõunik struktuuriüksustelt saadud

ettepanekute põhjal ja vajadusel kooskõlastatakse Rahvusarhiiviga.

45.3. Dokumentide liigitusskeemis kasutatakse süstematiseerimiseks ja loogiliste osade

eraldamiseks araabia numbreid, side- ja kaldkriipse.

22

6.peatükk

Digitaalse templi, krüptovõtme ja vapipitsati kasutamine ning dokumentide tõestamine

ja ametlik kinnitamine 46. Digitaalallkirja, digitaalse templi ja krüptovõtme kasutamine 46.1. Ametikohajärgsete ülesannete täitmiseks vajalike dokumentide allkirjastamisel

digitaalallkirjaga või kinnitamisel digitaalse templiga võib kasutada isikutunnistusele

kantud digitaalset allkirjastamist võimaldavat sertifikaati või muud E-identimise ja e-

tehingute usaldusteenuste seaduse nõuetele vastavat sertifikaati.

46.2. Digitempel asub kantseleis seifis ning digitempli saamiseks tuleb pöörduda kantselei

poole.

46.3. Tundliku sisuga info (nt eriliiki isikuandmed, olulise tähendusega ärisaladus)

krüpteeritakse vajadusel enne e-posti teel või muul mitteturvalisel elektroonilisel teel

asutusest väljasaatmist. DHX-i kasutades ei pea dokumente krüpteerima. Ameti

krüptovõtit hoitakse kantseleis seifis ning dokumendi krüpteerimiseks või

dekrüpteerimiseks tuleb pöörduda kantselei teenistuja poole.

47. Dokumendi tõestamine

47.1. Vapipitser (pitsati jäljend) pannakse dokumendile, kui see on õigusaktiga ette nähtud või

Ameti poolt väljaantavale paberdokumendile, millel ei ole kujunduselemendina kasutatud

väikest riigivappi. Vapipitserit kasutatakse füüsiliste ja juriidiliste õiguste tõestamiseks,

mis on aluseks tehingutele raha ja materiaalsete väärtustega. 47.2. Ameti dokumentidest tehtud koopiate, ärakirjade ja väljavõtete õigsuse tõestamiseks

kasutatakse vastavaid lihttempleid (ÄRAKIRI, ÄRAKIRI ÕIGE jmt). Tõestatava

dokumendi esimese lehe ülemisele parempoolsele nurgale tehakse templiga märge

ÄRAKIRI või KOOPIA või VÄLJAVÕTE ning dokumendi viimasele lehele allumisele

parempoolsele nurgale tehakse templiga vastav tõestusmärge (nt ÄRAKIRI ÕIGE).

48. Dokumendi kinnitamine

48.1. Vapipitser (pitsati jäljend) pannakse dokumendile, kui see on õigusaktiga ette nähtud või

Ameti poolt väljaantavale paberdokumendile. Vapipitserit kasutatakse füüsiliste ja

juriidiliste õiguste tõestamiseks, mis on aluseks tehingutele raha ja materiaalsete

väärtustega. Pitser peab riivama allkirja viimaseid tähti. Vajadusel ja võimalusel võib

digitaalsete dokumentide tõestamiseks kasutada digitemplit. 48.2. Haldusaktiga kinnitatud dokumendi (põhimäärus, ametijuhend jms) esimese lehe

ülemisse parempoolsesse nurka tehakse kinnitusmärge.

NÄIDE: KINNITANUD

peadirektor 31. detsembri 2019

käskkirjaga nr 1-2/19-044

23

48.3. Kui haldusaktiga kinnitatakse rohkem kui üks dokument, tuleb need nummerdada. Sel

juhul tehakse kinnitusmärge koos märkusega lisatud dokumendi numbri kohta.

NÄIDE: Lisa 2

KINNITANUD

peadirektor 24. detsembri 2019

käskkirjaga nr 1-2/19-044

49. Vapipitsati kasutamine ja hoidmine

49.1. Ametis on kasutusel üks vapipitsat, mida kasutatakse õigusaktides sätestatud korras

väljaantavate dokumentide kinnitamiseks ja tõendamiseks.

49.2. Pitsatiga kinnitatakse allkirja õigust. Pitser (ehk pitsati jälg) peab riivama allkirja

viimaseid tähti.

49.3. Ameti vapipitsatit hoiab ja selle kasutamist kontrollib teabehalduse nõunik ning

vapipitsatit hoitakse kõrvalistele isikutele kättesaamatus kohas. 49.4. Aegunud ja kasutamiskõlbmatuks muutunud pitsati ja templite hävitamise ja uute

tellimise korraldab teabehalduse nõunik.

7.peatükk

Asjaajamise üleandmine

50. Asjaajamise üleandmise üldnõuded

50.1. Teenistuskohalt vabastamisel, teenistuskoha muutumisel või teenistussuhte peatumisel

annab teenistuja asjaajamise üle vastuvõtjaks määratud teenistujale teenistusest

lahkumise päevaks või vahetu juhi määratud tähtajaks. Asjaajamise üleandmine teenistuja

töösuhte lõppemisel vormistatakse ringkäigulehega. Asjaajamise üleandmise-

vastuvõtmise akt vormistatakse juhul, kui seda nõuab teenistuja vahetu juht. 50.2. Kui teenistuja keeldub asjaajamise üleandmisest või kui üleandmine pole võimalik,

toimub asjaajamise ülevõtmine ühepoolselt ja asjaajamise võtab üle kõrgemalseisev

teenistuja või tema poolt määratud teenistuja ning DHS-i tehakse vastav märge.

51. Asjaajamise üleandmise-vastuvõtmise akt

51.1. Kui asjaajamise üleandmise-vastuvõtmise akt tuleb vormistada, tehakse seda hiljemalt

teenistuja lahkumise päevaks.

51.2. Kui asjaajamise üleandmisel ei ole üks pooltest akti sisuga nõus, siis esitatakse enne akti

allkirjastamist üleandja ja vastuvõtja poolt eriarvamus, mis lisatakse aktile ja mille kohta

tehakse akti eraldi märge.

51.3. Ameti juhtimise üleandmisel uuele peadirektorile annab peadirektor ametisse astuvale

peadirektorile ülevaate Ameti strateegilistest eesmärkidest ja nende saavutamisest,

Ametile antud ülesannetest ja nende täitmisest, Ameti ja tema valitsemisala

24

probleemidest, Ameti eelarvevahendite kasutamisest ja seisust ning Ameti

töökorraldusest. Akti sel juhul ei vormistata.

51.4. Ameti teenistujate lahkumise korral vaadatakse koos vahetu juhiga üle pooleliolevad

ülesanded vastavalt käesoleva punkti alapunktides toodud loetelule. Asjaajamise

üleandmise-vastuvõtmise akt vormistatakse vaid juhul, kui seda nõuab vahetu juht.

Sellisel juhul märgitakse akti:

1) teenistuja täitmisel olevate lepingute loetelu koos lepingu lõppemise tähtpäevaga;

2) lahendamisel olevate muude ülesannete ja nendega seotud dokumentide loetelu.

51.5. Akti allkirjastavad asjaajamise üleandja ja vastuvõtja.

8.peatükk

Dokumentide hoidmine ja arhiiv

52. Dokumentide säilitamise tähtajad

52.1. Dokumendi säilitustähtaeg on kooskõlas dokumentide liigitusskeemis sarja kohta

kehtestatud säilitustähtajaga. Säilitustähtaeg määratakse:

1) aastates;

2) tähtajana, mis on seotud kindlaksmääratud sündmuse toimumisega või

3) alatisena.

52.2. Säilitustähtaega arvestatakse dokumendi loomisest või saamisest või kindlaksmääratud

sündmuse toimumisest alates. Üksteisega seotud dokumentide säilitustähtaega

arvestatakse viimase dokumendi loomisest või saamisest või asja lõpetamisest alates.

53. Digitaalsete dokumentide hoidmine infosüsteemis

53.1. Digitaalsed dokumendid koondatakse infosüsteemis ühte asja ehk toimikusse.

53.2. Infosüsteemis hoitakse asi/toimik avatuna kuni asjaga tegelemise lõpuni ning

asja/toimiku vastutaja sulgeb selle, kui menetlus on lõppenud.

54. Lahendatud paberdokumendi hoidmine

54.1. Paberdokumendid koondatakse asjaajamisaasta vältel registraatoritesse, kiirköitjatesse

või muudesse ümbristesse (edaspidi toimik) vastavalt Ameti dokumentide liigitusskeemis

märgitud sarjale.

54.2. Toimiku seljale või kaanele märgitakse sarja number ja nimetus, aastaarv, vajadusel

pealkiri (st valdkond, mille kohta toimik on loodud ja/või juurdepääsu piirangut sisaldav

vm täpsustus), sarja säilitustähtaeg. 54.3. Paberil kirjavahetuse puhul paigutatakse toimikusse algatuskiri koos vastuskirjade jm

asja lahendamise käigus tekkinud dokumentidega (memod, ettepanekud, arvamused jms).

Toimikusse paigutatakse dokumendid üldjuhul kronoloogilises või mõnes muus

loogilises (näiteks tähestikulises) järjestuses, et dokumendid käsitleksid asja terviklikult.

Samas asjas mitme köite tekkimisel köited nummerdatakse. Kirjavahetuse lõpetab selles

asjas viimati koostatud või saadud dokument.

25

54.4. Toimikusse pannakse lõplikult vormistatud dokument. Poolikult vormistatud dokument

(kuupäeva, viidete, kooskõlastusmärke, allkirja vms puudumine) tagastatakse koostajale

lõplikuks vormistamiseks.

54.5. Ühte toimikusse ei panda erineva säilitustähtajaga dokumente. 54.6. Vajadusel võib ühte toimikusse paigutada mitme sarja dokumente, eraldades need

vahelehega. Selline toimik tuleb arhivaalide loetelus sarjade kaupa eraldi loetleda. Samuti

võib ühte dokumendisarja pidada erinevates struktuuriüksustes. 54.7. Paberdokumente hoitakse struktuuriüksuses pärast nende loomist või saamist ja nendega

seotud asjaajamise lõppu üldjuhul kolme järgmise asjaajamisperioodi jooksul.

54.8. Toimikuid hoitakse dokumentide loomise ja saamise eest vastutava teenistuja käsutuses

vähemalt aktiivse asjaajamise perioodi jooksul.

55. Peadirektori lahendatud dokumentide hoidmine

Peadirektori dokumente hoiab korras, süstematiseerib, moodustab toimikuid ja vastutab

nende arhiivihoidlasse üleandmise eest juhiabi-büroojuht. 56. Digitaalse info hoidmine välistel andmekandjatel 56.1. Mahukate (uuringute raportid, pildifailid) ja spetsiifilise tarkvaraga loodud (näiteks

AutoCadi DWG formaadis) digitaaldokumentide faile infosüsteemi võimalusel ei

hõlmata, vaid hoitakse välistel andmekandjatel (nt võrguketas, mälupulgad, DVD-d, CD-

plaadid jmt). Dokumendid ei tohi välistel andmekandjatel olla tihendatud ega

krüpteeritud, välja arvatud seadusest tulenevatel juhtudel. Infosüsteemis tehakse

dokumendi registreerimisel ekraanivormile märge dokumendi andmekandja liigi kohta. 56.2. Kui Ametisse saabuvad dokumendid välisel andmekandjal, siis edastatakse need

dokumendi vastutajale, kes vastutab andmekandja säilimise, hoidmise vastavalt

dokumentide liigitusskeemile ja eesmärgipärase kasutamise eest. 56.3. Välistel andmekandjatel olevate dokumentide arhiivi üleandmisel tagab

arhiiviväärtuslike dokumentidega andmekandjate arhiivipüsivuse RTK. 57. Lahendatud digitaaldokumendi hoidmine 57.1. Lahendatud digitaaldokument salvestatakse säilivuskindlale kandjale formaadis, mis

tagab dokumendi säilimise autentsena ja terviklikuna vähemalt sellele kehtestatud

säilitustähtaja jooksul.

57.2. Lahendatud digitaaldokument vormistatakse paberkandjale juhul, kui ei ole võimalik

tagada dokumendi säilimist digitaalselt autentsena ja terviklikuna ettenähtud

säilitustähtaja jooksul.

57.3. Punktis 57.2. nimetatud dokumendi säilituseksemplarile tehakse digitaalallkirja

tõestusmärge.

26

58. Dokumentide eraldamine hävitamiseks

58.1. Dokumendi, mille säilitustähtaeg on möödunud ja millel puudub arhiiviväärtus, võib

hävitada.

58.2. Skaneeritud dokumendi originaali võib kantselei teenistuja hävitada ühe kuu möödumisel

selle saamisest kui see ei oma arhiiviväärtust ja juhul kui ei selgu, et dokumenti tuleb

edasiseks säilitamiseks arhiveerida.

58.3. Dokumentide hävitamine toimub vastavalt Vabariigi Valitsuse 22.12.2011 määruses

nr 181 „Arhiivieeskiri“ (edaspidi arhiivieeskiri) sätestatud korrale.

59. Arhivaali säilitamine

59.1. Arhivaali, millele avalik arhiiv on hindamise tulemusena andnud arhiiviväärtuse ja

millega seotud asjaajamine on lõppenud, hoitakse vajadusel Ametis või antakse üle

alaliseks säilitamiseks Rahvusarhiivi vastavalt arhiivieeskirjas sätestatud korrale.

59.2. Arhivaale ei hävitata.

59.3. Ameti arhiivis tagatakse arhivaalide säilitamiseks vajalikud tingimused ja koostatakse

arvestusdokumendid.

60. Arhivaali kasutamine

Ameti teenistujatel on õigus oma teenistusülesannete täitmiseks laenutada arhiivist

toimikuid.

61. Laenutamise registreerimine

61.1. Teistele asutustele või isikutele laenutatakse toimikuid või dokumente peadirektori loal.

Laenutamine vormistatakse aktiga, kuhu märgitakse:

1) laenutamise eesmärk;

2) arhivaali identifitseerimiseks vajalikud andmed (arhivaali tähis asjaajamises, arhivaali

pealkiri ja aasta, leidandmed);

3) tagastamise tähtaeg;

4) laenutaja kohustus välistada dokumentide sattumine kolmanda isiku kätte;

5) laenutajale keeld mitte avaldada dokumentides talletatud teavet ilma Ameti loata.

61.2. Punktis 62.1. nimetatud paberil akt koostatakse kahes eksemplaris, digitaalne akt

koostatakse ühes eksemplaris ja sellele kirjutavad pooled alla. Ameti poolt kirjutab aktile

alla RTK töötaja, kes on arhiiviteenuse pakkuja.

61.3. Kui taotletakse arhivaalist koopiat või väljavõtet või arhivaali alusel koostatud teatist ja

arhivaalile ei kohaldata juurdepääsupiirangut, rahuldab RTK töötaja isiku või asutuse

taotluse. 62. Dokumentide arhiivi üleandmine ja hävitamine 62.1. Üldjuhul moodustatakse arhiveerimisele kuuluv toimik ühe dokumendihaldusperioodi

või asja menetlemise jooksul kogutud dokumentidest. Erandi võivad moodustada

eriformaadilised või eriliigilised arhivaalid.

27

62.2. Arhiveerimiseks ettevalmistatud ja dokumentide liigitusskeemi järgi süstematiseeritud

toimikud antakse koos üleantavate toimikute nimekirjaga üle RTK töötajale. Digitaalsed

lõpetatud asjad/toimikud suletakse infosüsteemis. 62.3. RTK töötaja korraldab arhivaalide korrastamise, arvelevõtmise, hindamise, kasutamise,

säilitamise ning hävitamise või avalikku arhiivi üleandmise vastavalt arhiivindust

reguleerivatele õigusaktidele ja Rahvusarhiivi nõuetele ning juhistele. Digitaalsete

dokumentide hävitamist ja Rahvusarhiivile üleandmist korraldab teenistuja, kellele see

on ülesandeks antud. 62.4. Arhivaalide kasutamist ja väljastamist Ameti siseselt korraldab RTK töötaja.

63. Arhivaalide üleandmine Rahvusarhiivi

63.1. Kohustus anda arhiiviväärtusega arhivaalid üle Rahvusarhiivi tekib arhivaaliga seotud

asjaajamise lõppemisest alates 10 aasta pärast. Arhivaalid antakse üle üleandmise

kohustuse tekkimisest alates viie aasta jooksul Ameti ja Rahvusarhiivi kokkulepitud

tähtajal.

63.2. Arhivaalide üleandmine Rahvusarhiivi toimub vastavalt arhiivieeskirjas sätestatud

korrale.