Tarbijakaitse ja Tehnilise Järelevalve Ameti dokumendihalduse korra kinnitamine

Dokumendiregister	Tarbijakaitse ja Tehnilise Järelevalve Amet
Viit	1-2/22-015
Registreeritud	07.02.2022
Sünkroonitud	09.07.2024
Liik	Käskkiri
Funktsioon	1 Juhtimine, asjaajamine, arhiivitöö korraldus, suhtekorraldus 2020 - ...
Sari	1-2 Üldkäskkirjad
Toimik	1-2/2022
Juurdepääsupiirang	Avalik
Juurdepääsupiirang
Adressaat
Saabumis/saatmisviis
Vastutaja	Mariko Männa (Kasutajad, Tugiteenused)
Originaal	Ava uues aknas

Dokument on kokkuvõtte tegemiseks liiga mahukas (83292 tm).

Failid

1-222-015 07.02.2022 Käskkiri.asice

TTJA_dokumendihalduse kord (1).pdf

KÄSKKIRI

07.02.2022 nr 1-2/22-015

Tarbijakaitse ja Tehnilise Järelevalve Ameti

dokumendihalduse korra kinnitamine

Tulenevalt Vabariigi Valitsuse 25. mai 2017 määruse nr 88 „Teenuste korraldamise ja

teabehalduse alused“ §-dest 3, 6, 11, 13 ja 16 ning majandus- ja taristuministri

07. detsember 2018 määruse nr 62 „Tarbijakaitse ja Tehnilise Järelevalve Ameti põhimäärus“ §

5 lg 3 punkti 1 alusel: kinnitan

1. Tarbijakaitse ja Tehnilise Järelevalve Ameti dokumendihalduse korra (lisatud);

tunnistan kehtetuks

2. Tarbijakaitse ja Tehnilise Järelevalve Ameti peadirektori 31.01.2019 käskkirja nr

1-2/19-017 „Tarbijakaitse ja Tehnilise Järelevalve Ameti asjaajamise ja teabehalduse

korra kinnitamine“.

(allkirjastatud digitaalselt)

Kaur Kajak

peadirektor

Koostaja: Mariko Männa

KINNITANUD

peadirektor 07.02.2022

käskkirjaga nr 1-2/22-015

Tarbijakaitse Ja Tehnilise Järelevalve Ameti dokumendihalduse kord

SISUKORD

1.PEATÜKK ÜLDSÄTTED ........................................................................................................................... 4

1. Reguleerimisala ja kohaldamisala ......................................................................................................................... 4 2. Asjaajamise korraldamine .................................................................................................................................... 4 3. Dokumendihaldussüsteem (DHS) ......................................................................................................................... 4 4. Üldine ülesannete jaotus dokumendihalduse korraldamisel................................................................................ 5 5. Ligipääsu taotlemine teabele infosüsteemis ........................................................................................................ 5 6. Ameti esindamise õigus ........................................................................................................................................ 6 7. Allkirjastamise õigus ............................................................................................................................................. 6

2.PEATÜKK DOKUMENTIDE REGISTREERIMINE ................................................................................ 6

8. Dokumendiregister ............................................................................................................................................... 6 9. Ameti elektronposti aadressid .............................................................................................................................. 6 10. Dokumendi registreerimise kohustus .............................................................................................................. 7 11. Dokumendiregistrisse mittekantavad dokumendid ......................................................................................... 7 12. Dokumendi registreerimise pädevus................................................................................................................ 7 13. Saabunud dokumendi registreerimiseelne menetlemine ................................................................................ 8 14. Dokumendi registrisse kandmise aeg ............................................................................................................... 9 15. Dokumendiregistrisse kantavad andmed ......................................................................................................... 9 16. Dokumendi registreerimisnumber ................................................................................................................... 9

3.PEATÜKK DOKUMENDI MENETLEMINE .......................................................................................... 10

1. JAGU DOKUMENDI LÄBIVAATAMINE JA TÖÖÜLESANDE TÄITMINE .............................................................................. 10 17. Dokumentide menetlemise üldnõuded ......................................................................................................... 10 18. Tööülesanded ................................................................................................................................................. 10 19. Sissetuleva dokumendi üldine menetlusrada ................................................................................................. 10 20. Dokumendile vastutaja määramine ja dokumendi täitmiseks edastamine.................................................... 11 21. Täitmise tähtajad............................................................................................................................................ 11 22. Tähtpäeva järgimine ....................................................................................................................................... 11

2. JAGU DOKUMENDI KOOSTAMINE, KOOSKÕLASTAMINE JA ALLKIRJASTAMINE ............................................................... 12 23. Dokumendi koostamine ................................................................................................................................. 12 24. Dokumendi kooskõlastamise kohustus .......................................................................................................... 12 25. Ameti dokumendi üldine menetlusrada ......................................................................................................... 12 26. Dokumendi kooskõlastamise tähtaeg ............................................................................................................ 13 27. Allkirjastamise üldnõuded .............................................................................................................................. 13 28. Paberdokumendi menetlemine...................................................................................................................... 14 29. Digitaaldokumendi menetlemine ................................................................................................................... 14 30. Välja mineva kirja menetlemine ..................................................................................................................... 14 31. Kiiret reageeringut vajavate dokumentide menetlemine .............................................................................. 14 32. Teabenõude menetlemine ............................................................................................................................. 14 33. Õigusakti muutmise või kehtestamise ettepaneku menetlemine .................................................................. 15 34. Memo esitamine õigusakti eelnõule .............................................................................................................. 15 35. Muude asutuste esitatud eelnõude kooskõlastamine ................................................................................... 15

3. JAGU DOKUMENDI VÄLJASAATMINE JA ASJA LAHENDATUKS LUGEMINE ...................................................................... 16 36. Dokumendi väljasaatmise üldnõuded ............................................................................................................ 16 37. Dokumendi väljasaatmise aeg ........................................................................................................................ 16 38. Ametisiseste dokumentide saajale esitamine ................................................................................................ 16 39. Asja lahendatuks lugemine ............................................................................................................................ 17 40. Digitaalallkirja tõestamine .............................................................................................................................. 17

4. JAGU DOKUMENDI AVALIKUSTAMINE JA JUURDEPÄÄSUPIIRANG ............................................................................... 17 41. Dokumendi avalikustamine avalikus dokumendiregistris .............................................................................. 17 42. Juurdepääsupiiranguga teabe üldnõuded ...................................................................................................... 17 43. Avaliku teabe üldnõuded ............................................................................................................................... 18 44. Juurdepääsupiirangu kehtestamine koostatud dokumendile ........................................................................ 18

45. Juurdepääsupiirangu kehtestamine saabunud dokumendile ......................................................................... 19 46. Juurdepääsupiirangu tähtajad ja piirangute kehtetuks tunnistamine ............................................................ 19

4.PEATÜKK DOKUMENTIDE VORMISTAMISE NÕUDED .................................................................. 19

47. Üldnõuded dokumendi koostamisele ............................................................................................................ 19 48. Faili salvestamine ........................................................................................................................................... 20 49. Ameti dokumendimallid ja -plangid ............................................................................................................... 20 50. Dokumendi vormistamise stiilinõuded ........................................................................................................... 21 51. Dokumendi elemendid ................................................................................................................................... 22 52. Kuupäeva märkimine dokumendil.................................................................................................................. 22 53. Ametisse saabunud dokumendi kuupäev....................................................................................................... 22 54. Ametis koostatud dokumendi kuupäev.......................................................................................................... 22 55. Dokumendi adresseerimine ........................................................................................................................... 23

5.PEATÜKK DOKUMENTIDE SÜSTEMATISEERIMINE ...................................................................... 23

56. Dokumentide liigitusskeem ............................................................................................................................ 23 57. Dokumentide liigitus ...................................................................................................................................... 23

6.PEATÜKK DIGITAALSE TEMPLI, KRÜPTOVÕTME JA VAPIPITSATI KASUTAMINE NING

DOKUMENTIDE TÕESTAMINE JA AMETLIK KINNITAMINE .......................................................... 24

58. Digitaalallkirja, digitaalse templi ja krüptovõtme kasutamine ....................................................................... 24 59. Dokumendi tõestamine .................................................................................................................................. 24 60. Dokumendi kinnitamine ................................................................................................................................. 24 61. Vapipitsati hoidmine ...................................................................................................................................... 25

7.PEATÜKK ASJAAJAMISE ÜLEANDMINE ........................................................................................... 25

62. Asjaajamise üleandmise üldnõuded ............................................................................................................... 25 63. Asjaajamise üleandmise-vastuvõtmise akt..................................................................................................... 25 64. Mittenõustumine akti sisuga .......................................................................................................................... 26

8.PEATÜKK DOKUMENTIDE HOIDMINE JA ARHIIV ......................................................................... 26

65. Dokumentide säilitamise tähtajad ................................................................................................................. 26 66. Digitaalsete dokumentide hoidmine infosüsteemis ....................................................................................... 26 67. Lahendatud paberdokumendi hoidmine ........................................................................................................ 26 68. Peadirektori lahendatud dokumentide hoidmine .......................................................................................... 27 69. Digitaalse info hoidmine välistel andmekandjatel.......................................................................................... 27 70. Lahendatud digitaaldokumendi hoidmine ..................................................................................................... 27 71. Dokumentide eraldamine hävitamiseks ......................................................................................................... 28 72. Arhivaali säilitamine ....................................................................................................................................... 28 73. Arhivaali kasutamine ...................................................................................................................................... 28 74. Laenutamise registreerimine ......................................................................................................................... 28 75. Dokumentide arhiivi üleandmine ja hävitamine ............................................................................................ 29 76. Arhivaalide üleandmine Rahvusarhiivi ........................................................................................................... 29

LISA 1. DOKUMENTIDE ALLKIRJASTAMINE ...................................................................................... 30

1.peatükk

Üldsätted 1. Reguleerimisala ja kohaldamisala 1.1. Tarbijakaitse ja Tehnilise Järelevalve Ameti (edaspidi Amet) dokumendihalduse korraga

kehtestatakse Ameti asjaajamise ja dokumendihalduse nõuded ning Ameti ametnikele ja

töötajatele (edaspidi ühiselt teenistuja) antavad volitused.

1.2. Ameti asjaajamine tagab Ameti avatuse ja teabe avalikustamise infosüsteemis, kiirendab

info ringlust ning soodustab ülesannete õigeaegset täitmist, nõuetekohast andmehaldust

ning dokumentide ja andmete säilitamist. Hästi korraldatud asjaajamine teeb info

leidmise ja selle kasutamise võimalikult lihtsaks ning võimaldab teenistujal langetada

kiiresti õigeid otsuseid Ametile püstitatud eesmärkide saavutamisel.

1.3. Asjaajamiskord ei reguleeri riigisaladust ja salastatud välisteavet sisaldavate

dokumentide haldamist Ametis. 2. Asjaajamise korraldamine 2.1. Ameti asjaajamist korraldab tugiteenuste osakonna koosseisus tegutsev kantselei

(edaspidi kantselei). Kantselei tööd juhib teabehalduse nõunik.

2.2. Ameti asjaajamine on dokumentide loomine, registreerimine, edastamine,

süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine nende üleandmiseni arhiivi.

2.3. Amet vahetab reeglina teiste riigiasutustega dokumente asutustevahelise

dokumendivahetusesüsteemi (edaspidi dokumendivahetuskiht – DHX) kaudu.

Andmevahetus toimub andmevahetuslepingute alusel.

2.4. Asjaajamisperioodiks Ametis on kalendriaasta. Töörühma, komisjoni ja muu ühekordse

kindla ülesandega üksuse asjaajamisperioodiks on selle tegevusperiood.

2.5. Ameti asjaajamine on üldjuhul elektrooniline. Dokument vormistatakse paberkandjal kui

dokumendi paberkandjal vormistamise nõue on kehtestatud õigusaktiga või kui see

tuleneb heast tavast või kui adressaadi e-posti aadress ei ole teada või kui adressaat ei ole

nõus dokumendi elektroonilise edastamisega.

2.6. Ameti asjaajamine on asjapõhine, st kui konkreetse asja lahendamine liigub järgmisse

kalendriaastasse, siis uue asjaajamisaasta toimikut ehk asja ei vormistata, vaid

dokumendid koostatakse ja registreeritakse varem avatud toimikus ehk asjas kuni

dokumentidest tulenevate tegevuste lõpetamiseni.

2.7. Ameti struktuuriüksustes loodavad dokumendivormid (ettekirjutused, protokollid,

teatised jt sarnased dokumendid) koostatakse vastavalt konkreetset tegevust reguleerivale

õigusaktile ning kooskõlas asjaajamise heade tavadega. 3. Dokumendihaldussüsteem (DHS) 3.1. Teabe haldamiseks Ametis kasutatakse dokumendihaldussüsteemi (edaspidi DHS) ning

muid Ameti poolt hallatavaid ja kasutatavaid infosüsteeme.

3.2. Nii DHS-is kui muudes Ameti poolt hallatavates ja kasutatavates infosüsteemides

(edaspidi ühiselt nimetatuna infosüsteemis) lähtutakse asjaajamisel käesolevast korrast

niivõrd kuivõrd infosüsteemide kasutuskorrad või põhimäärused ei reguleeri teisiti.

3.3. Infosüsteemis võib andmeid luua ja dokumente sisestada ning menetlusmärkeid teha

teenistuja, kellel on vastavad õigused ja kelle isikusamasus on tuvastatud.

3.4. Teenistuja vastutab infosüsteemi sisestatud andmete õigsuse eest ja peab jälgima

andmeturbe põhimõtteid. 4. Üldine ülesannete jaotus dokumendihalduse korraldamisel 4.1. Struktuuriüksuse juht:

1) tagab nõuetekohase dokumendihalduse toimimise struktuuriüksuses;

2) tagab struktuuriüksuse tööülesannete tähtaegse täitmise;

3) tagab struktuuriüksuse tegevuse dokumenteerimise, infosüsteemi pädeva kasutamise,

andmekvaliteedi ning dokumentide ja andmete säilitamise;

4) osaleb Ameti dokumentide liigitusskeemi jt dokumendihaldust korraldavate

dokumentide alusdokumentide väljatöötamisel.

4.2. Ameti teenistuja:

1) tagab dokumentide nõuetekohase vormistamise ja tähtaegse menetlemise oma pädevuse

piires;

2) tagab tööülesannete tähtaegse täitmise;

3) vastutab enda koostatud dokumentides esitatud andmete õigsuse eest;

4) tagab dokumentide säilimise kuni arhiivi andmiseni või hävitamiseni;

5) vastutab enda hallatavate dokumentide lisamise eest infosüsteemi;

6) jälgib andmeturbe põhimõtteid.

5. Ligipääsu taotlemine teabele infosüsteemis

5.1. Kui infosüsteemi kasutajal tekib põhjendatud vajadus juurdepääsuks teabele, millele tal

juurdepääs puudub, tuleb pöörduda infosüsteemi eest vastutava teenistuja poole

juurdepääsuõiguse lisamiseks. 5.2. Asutusevälistele kasutajatele infosüsteemile ligipääsu andmiseks esitab juurdepääsu

vajava isiku vahetu juht, asutuse juht või koostöökokkuleppes määratud isik taotluse

infosüsteemi eest vastutavale isikule, milles näidatakse isiku nimi, isikukood,

ametinimetus, juurdepääsu põhjus ning periood, millal juurdepääsu soovitakse.

5.3. Infosüsteemi eest vastutav teenistuja vaatab taotluse üle koostöös Ameti vastava

valdkonna teenistujaga ning kui taotlus on põhjendatud, loob ligipääsu või edastab

vajadusel info IT-toele konto loomiseks.

5.4. Kui kasutajakonto on loodud ja kasutaja lisatud Ameti infosüsteemi vastavasse

kasutajagruppi, teavitab infosüsteemi eest vastutav teenistuja juurdepääsu taotlejat konto

loomise kohta ning edastab info, millised õigused ja võimalused tal infosüsteemi

kasutamiseks on.

6. Ameti esindamise õigus

Ameti esindamise õigus ja esindusõiguse ulatus määratakse peadirektori poolt kinnitatava

ametijuhendi või volikirjaga.

7. Allkirjastamise õigus 7.1. Dokumendi allkirjastamise õigus Ameti esindamisel on peadirektoril, kui ta ei ole

volitanud allkirjastamist edasi.

7.2. Dokumentide allkirjastamise õigus ja ulatus määratakse peadirektori poolt kinnitatava

ametijuhendi või volikirjaga. Ülevaade allkirjastamise õigustest ametikoha põhiselt on

toodud käesoleva korra lisas 1.

7.3. Peadirektori ainupädevus allkirja andmisel on järgmistel dokumentidel:

1) kiri Riigikogule, Vabariigi Presidendile, Vabariigi Valitsusele, ministrile,

õiguskantslerile, riigikontrollile, või muule olulisele institutsioonile;

2) riiklikule arengukavale, strateegiale, jm olulise tähtsusega dokumentidele esitatavad

seisukohad;

3) õigusakti muutmise või kehtestamise ettepanekud;

4) Ametisse saabunud õigusakti eelnõu kooskõlastuskirjad;

5) Ameti poolt sõlmitavad lepingud;

6) vaideotsused;

7) Ameti tegevusvaldkonnale olulist mõju omavad otsused, sh selliste otsuste muutmise

ja kehtetuks tunnistamise otsused allkirjastab peadirektor. Olulisust kaalub eelkõige

struktuuriüksuse juht. 7.4. Dokument võib olla allkirjata, kui allkirja nõue ei tulene õigusaktist ning kui dokumendi

autentsus, usaldusväärsus ja terviklus on tagatud (v.a lisas 1 toodud dokumendiliigid).

2.peatükk

Dokumentide registreerimine 8. Dokumendiregister 8.1. Dokumendiregistri pidamise eesmärk on tagada:

1) registreeritud dokumentide arvestus;

2) dokumendi leidmine liigi, numbri, kuupäeva, sisu, saabumise või väljasaatmise aja,

väljaandja, saatja, sarja või muude andmete kaudu.

8.2. Dokumendiregister on avalik seaduses sätestatud ulatuses ja juurdepääs digitaalselt

peetavale dokumendiregistrile on tagatud Ameti veebilehe kaudu.

8.3. Riigisaladust sisaldavate dokumentide registrit peetakse eraldi, lähtudes riigisaladuse ja

salastatud välisteabe seadusest ja selle alusel kehtestatud õigusaktidest.

9. Ameti elektronposti aadressid

9.1. Ameti ametlik elektronposti aadress on [email protected].

9.2. Ametlik elektronposti aadress avaldatakse Ameti veebilehel http://www.ttja.ee.

9.3. Ameti postkastide v.a teenistuja nimelise postkasti loomine ja sulgemine tellitakse

teabehalduse nõunikult. Postkasti loomiseks esitatakse järgmised andmed: postkasti nimi,

kasutamise eesmärk, tähtaeg ning teenistujate nimed, kes peavad postkastile ligi pääsema. 9.4. Postkasti loomise vajaduse otsustab tugiteenuste osakonna juhataja või tema volitusel

teabehalduse nõunik. 9.5. Postkasti loomise ja sulgemise taotlused IT-abile teeb teabehalduse nõunik.

10. Dokumendi registreerimise kohustus 10.1. Registreerimisele kuuluvad Ameti loodud, väljasaadetavad ja Ametisse saabunud

olulised dokumendid ning kirjalikku taasesitamist võimaldav ja tõendamisväärtusega

teave, sh memod, olulised telefonikõned, e-kirjad jm, mille sisu on vaja hiljem nt kohtus

tõestada.

10.2. Oluline on dokument või teave eelkõige juhul, kui sellel on mõju suhtlusele

halduseväliste isikutega, asutustega, rahvusvahelisele koostööle või kui see mõjutab

Ameti ülesannete täitmisel otsustusprotsessi. 10.3. Dokument lisatakse infosüsteemi ja registreeritakse üks kord.

11. Dokumendiregistrisse mittekantavad dokumendid

11.1. Dokumendiregistrisse ei kanta andmeid järgmiste dokumentide kohta:

1) saabunud kutseid, v.a välislähetuse aluseks olevad kutsed;

2) õnnitlusi ja kaastundeavaldusi;

3) koosolekute teadaandeid;

4) reklaamtrükiseid;

5) perioodikat (ajaleht, ajakiri vm.);

6) informatiivse sisuga e-kirjad;

7) anonüümseid dokumente v.a juhul kui dokumendi sisu vajab kontrollimist;

8) kirju, millel on rämpsposti tunnused;

9) teabenõudeid, kui need on esitatud suuliselt ja täidetakse kättesaamise päeval;

10) dokument märkega “ISIKLIK”;

11) dokument, mille adressaadina on märgitud teine asutus või isik;

12) dokument, milles puudub märge saatja nime ja kontaktandmete kohta;

13) paberkandjal dokument või digitaalallkirja nõudev dokument, millel ettenähtud allkirjad

puuduvad. 11.2. Käesoleva paragrahvi lõike 1 punktis 11 nimetatud dokument edastatakse adressaadile

avamata. Kui selgub, et märkega “ISIKLIK” saabunud dokument on ametialane,

tagastatakse see viivitamata kantseleile ja dokument registreeritakse.

11.3. Käesoleva paragrahvi lõike 1 punktis 12 nimetatud dokumendi kohta selgitab kantselei

välja saatmise põhjuse ja vajadusel edastab õigele aadressile. 12. Dokumendi registreerimise pädevus

12.1. Ametisse e-teenuste vahendusel saabunud dokumendid registreerib infosüsteem

automaatselt.

12.2. Ameti postiaadressile ja ametlikule e-posti aadressile saabunud posti võtab vastu ja

registreerib kantselei.

12.3. Kui digitaaldokument saabub teenistuja e-posti aadressile, registreerib teenistuja e-kirja

infosüsteemis ise või edastab registreerimiseks ametlikule e-posti aadressile.

12.4 Kui dokument saabub Ameti ametlikule elektronposti aadressile ning samaaegselt

teenistuja elektronposti aadressile, registreerib dokumendi kantselei. 12.5. Kui dokument saabub samaaegselt mitmele e-posti aadressile, saadetakse dokument

registreerimisele ametlikule e-posti aadressile.

12.6. Ametisse paberkandjal saabuvad dokumendid registreerib kantselei. 12.7. Paberkandjal dokumendid mahuga kuni kümme lehte skaneeritakse registreerimisel.

Suuremamahuliste või -mõõtmeliste dokumentide või/ja lisade puhul skaneeritakse ainult

esileht ning infosüsteemi märgitakse kommentaaride lahtrisse dokumendi lehtede arv,

lisade olemasolu. Paberkandjal dokumendid edastatakse vajadusel asja menetlevale

struktuuriüksuse asjaajamise eest vastutavale teenistujale või pannakse struktuuriüksuse

postisahtlisse.

12.8. Paberkandjal dokumendi juures säilitatakse ümbrik juhul, kui:

1) saatja aadressi saab kindlaks määrata ainult ümbriku järgi;

2) kui arve või muu dokumendi kuupäev erineb postitempli kuupäevast;

3) saadetud on juurdemaksuga saadetis.

12.9. Käsipostiga saabunud või teenistujale isiklikult üleantud paberkandjal dokument, mis

tuleb registreerida dokumendiregistris, esitatakse registreerimiseks kantseleile.

12.10. Ekslikult Ametisse saabunud dokumendi tagastab saatjale kantselei. Võimalusel saadab

kantselei Ametisse ekslikult saabunud dokumendi vastavalt kuuluvusele õigele

adressaadile informeerides sellest saatjat. 12.11. Kui ekslikult saabunud dokument on juba Ametis edastatud täitmiseks, kuid dokumendi

lahendamine ei kuulu Ameti pädevusse, edastab tööülesande saanud teenistuja või tema

suunisel kantselei dokumendi vastavalt kuuluvusele viie tööpäeva jooksul, teavitades

sellest sama aja jooksul dokumendi saatjat.

13. Saabunud dokumendi registreerimiseelne menetlemine 13.1. Kantseleis kontrollitakse saabunud dokumendi registreerimiskõlbulikkust, sealhulgas

kontrollitakse adressaadi õigsust, selgitatakse välja, kas dokument on olulisemate

vorminõuetega kooskõlas ja kas loetletud lisad on olemas.

13.2. Kui esineb olulisi puudusi, võetakse ühendust dokumendi saatjaga ning võimaluse korral

lisatakse puuduvad andmed.

13.3. Saabunud paberkandjal dokumendi esimese lehekülje paremasse alumisse serva (seal

vaba pinna puudumise korral esilehe muule vabale pinnale) kantakse saabumismärke

tempel, millele märgitakse saabumise kuupäev ja dokumendiviit.

14. Dokumendi registrisse kandmise aeg 14.1. Digitaalne dokument salvestatakse terviklikuna infosüsteemi pärast dokumendi

registreerimiskõlblikkuses veendumist.

14.2. Saabunud paberkandjal dokument skaneeritakse pärast dokumendi

registreerimiskõlblikkuses veendumist, välja arvatud juhul, kui registreerimist ei ole ette

nähtud.

14.3. Dokument registreeritakse üldjuhul selle saabumise või väljasaatmise päeval või sellele

järgneval tööpäeval. Kui dokumendil on märge „KIIRE“, registreeritakse ja edastatakse

dokument läbivaatamiseks viivitamata. Saadetised, mis sisaldavad pakkumust, konkursil

kandideerija avaldust vms ja ümbrikud, mis on tähistatud vastava märgusõnaga,

edastatakse adressaadile avamata. 15. Dokumendiregistrisse kantavad andmed

15.1. Dokumendi registreerimisel täidetakse infosüsteemi ekraanivormidel andmeväljad

vastavalt saabunud teabe või dokumendi infole. Täitmiseks kohustuslikud andmeväljad

on vastavalt tähistatud. Saabunud dokumendi registreerimisel kantakse andmete

olemasolul infosüsteemi saatja dokumendi number ja juurdepääsupiirangu andmed.

15.2. Dokumendi registreerimisel luuakse dokumendi järjekorranumber automaatselt.

15.3. Vastusdokumendid seotakse algdokumentidega ja need registreeritakse üldjuhul ühe

numbri all.

15.4. Dokument on registreeritud, kui talle on antud viit ja tema kohta on registrisse kantud

identifitseerimist võimaldavad andmed vastavalt registreeritava dokumendi liigile. 16. Dokumendi registreerimisnumber

16.1. Dokumendi registreerimisnumber moodustub vastavalt Ameti dokumentide

liigitusskeemile funktsooni numbrist ja dokumendisarja numbrist, aastaarvu numbrist,

asja või toimiku numbrist ja dokumendi järjekorranumbrist. Tähistena kasutakse araabia

numbreid ja ladina tähti. Loogilised osad eraldatakse kaldkriipsu ja sidekriipsuga.

Näide: 11-2/20-1041-004, kus 11 tähistab funktsiooni numbrit, 2 dokumendisarja

numbrit, 20 tähistab aastat, 1041 toimiku numbrit ja 004 toimikus oleva dokumendi

järjekorranumbrit.

16.2. Registreerimisnumbrid algavad igal kalendriaastal numbrist 1.

3.peatükk

Dokumendi menetlemine

1. jagu Dokumendi läbivaatamine ja tööülesande täitmine

17. Dokumentide menetlemise üldnõuded 17.1. Dokumendi menetlemine toimub üldjuhul infosüsteemis.

17.2. Dokumendi menetlemine hõlmab järgmisi etappe:

1) Dokumendi läbivaatamine;

2) dokumendi koostamine;

3) dokumendi kooskõlastamine;

4) dokumendi allkirjastamine;

5) dokumendi registreerimine;

6) dokumendi väljasaatmine.

17.3. Kogu info dokumendi ja selle menetlemise kohta peab olema seotud nii, et oleks tagatud

dokumendiga seotud asjaajamise terviklikkus.

17.4. Dokumendi menetlemiseks salvestatakse dokument infosüsteemi ning luuakse sellele

töövoog. Töövoos saab valida erinevaid tööülesande täitjaid erinevate täitmise

tähtaegadega.

17.5. Kooskõlastamiseks ei saadeta dokumenti juhul, kui dokumendi koostaja on ise ka

allkirjastaja, puudub dokumendi kooskõlastamise vajadus ja dokument edastatakse

paberkandjal. 18. Tööülesanded 18.1. Ameti teenistujal on kohustus jälgida talle suunatud tööülesandeid ja täita need

tähtaegselt arvestades õigusaktidest ja teenistus- või tööalaste korraldustest tulenevate

tähtaegadega.

18.2. Tööülesanded kuvatakse infosüsteemis ja saadetakse teenistuja e-posti aadressile

automaatse teavitusena.

19. Sissetuleva dokumendi üldine menetlusrada

Sissetulevad dokumendid menetletakse infosüsteemis kantselei poolt reeglina järgmiselt:

1) valitsusasutuse ja muu riigiasutuse ning kohaliku omavalitsuse üksuse juhi poolt

allkirjastatud dokument ning muu Ameti tegevuse seisukohast olulise tähtsusega

dokument (nt valdkondliku huvirühma või erialaliidu kiri, strateegiad, arengukavad jne)

saadetakse täitmiseks vastava valdkonna struktuuriüksuse juhile ja teadmiseks

peadirektorile;

2) kohtumenetlust puudutav dokument, õigusakti eelnõu ja haldusakti peale esitatud vaie

ning muu õigusliku sisuga dokument saadetakse täitmiseks õigusvaldkonna juhile,

teadmiseks peadirektorile, tugiteenuste osakonna õigusnõunikule, vastutava osakonna

juhatajale. Ameti peadirektor otsustab, kas pöörduda kohtusse või vaielda algatatud

kohtuasjale vastu, see õigeks võtta või sõlmida selles kompromiss;

3) muud sissetulevad dokumendid saadetakse täitmiseks struktuuriüksuse juhile.

20. Dokumendile vastutaja määramine ja dokumendi täitmiseks edastamine 20.1. Sissetulevale dokumendile määrab reeglina vastutaja ja suunab selle infosüsteemi kaudu

menetlusse kantselei, v.a juhul, kui käesolevast dokumendihalduse korrast tuleneb teisiti

või on selle alusel otsustatud teine menetluskord. Kui kantselei teenistuja ei oska

otsustada, kellele saabunud dokument lahendamiseks saata, edastab ta tööülesande

peadirektorile, kes määrab dokumendi eest vastutaja.

20.2. Dokument edastatakse täitmiseks vastavalt asja kuuluvusele üldjuhul struktuuriüksuse

juhile, kes suunab dokumendi teenistujale lahendamiseks (tööülesande vastutaja).

Vastusdokumendid, tüüptaotlused vms ja teabenõuded võib edastada otse vastavale

teenistujale teenistuja otsest ülemust sellest informeerides (infosüsteemi kaudu

teadmiseks saatmine). Tööülesande vastutaja võib vajadusel delegeerida tööülesande

täitmiseks teisele teenistujale.

20.3. Kui dokumenti peab selle sisu arvestades üheaegselt menetlema mitu teenistujat,

määratakse dokumendile mitu täitjat. Kui dokumendi täitmiseks antakse tööülesanne

mitmele teenistujale, määratakse üldjuhul tööülesande peavastutaja (töövoos esimene

täitja), kes koordineerib asja lahendamist ja vastutab dokumendi tähtaegse täitmise eest.

Kaastäitjad kannavad vastutust dokumendi tähtaegse ja korrektse täitmise eest vastutava

täitjaga võrdsel määral.

21. Täitmise tähtajad

21.1. Dokument vaadatakse läbi ja asi lahendatakse 30 päeva jooksul dokumendi saamisest

arvates, kui õigusaktidest või juhi teenistus- või tööalasest korraldusest ei tulene muud

tähtaega.

21.2. Dokumendi lahendamise tähtaega arvestatakse dokumendi registreerimisele järgnevast

tööpäevast kui õigusaktist ei tulene teisiti.

21.3. Asi loetakse lahendatuks, kui dokumendist tulenevad toimingud on tähtaegselt sooritatud

ja asjaosalisi sellest teavitatud ning vajadusel vastav kanne infosüsteemis tehtud.

21.4. Dokumendi tähtajalist lahendamist jälgib vastava struktuuriüksuse juht ning tööülesande

vastutaja. Kantselei võib teha tähtajaks täitmata tööülesannete kohta meeldetuletusi.

21.5. Asja lahendamise tähtaega võib õigusaktides ettenähtud korras ja tingimustel pikendada.

Tähtaja pikendamisest teatatakse dokumendi saatjale enne tähtaja saabumist. 21.6. Teabenõudele vastamine toimub vastavalt avaliku teabe seadusele.

21.7. Selgitustaotlusele või märgukirjale vastamine toimub vastavalt märgukirjale ja

selgitustaotlusele vastamise ning kollektiivse pöördumise esitamise seadusele. 22. Tähtpäeva järgimine

22.1. Dokumendi tähtaegse täitmise eest vastutab teenistuja, kellele dokument on täitmiseks

suunatud.

22.2. Struktuuriüksuse juht on kohustatud vähemalt üks kord kuus kontrollima talle alluvatele

teenistujatele antud ülesannete täitmise tähtaegadest kinnipidamist.

2. jagu Dokumendi koostamine, kooskõlastamine ja allkirjastamine

23. Dokumendi koostamine

Dokumendid koostatakse infosüsteemis vastaval ekraanivormil ja mallil.

24. Dokumendi kooskõlastamise kohustus 24.1. Ametisiseselt kooskõlastatakse dokumendid menetluse käigus. 24.2. Dokumendi koostaja kooskõlastab dokumendi kõikide struktuuriüksuste juhtidega, kes

paiknevad struktuuris tema ja dokumendi allkirjastaja vahel, samuti muude Ameti

teenistujatega, kelle töövaldkonda dokument puudutab. Kui dokumendi koostaja

allkirjastab haldusakti või väärteomenetluses tehtava lahendi ise, või koostab dokumendi,

mis võib puudutada isiku õigusi, kooskõlastab ta selle vähemalt struktuuriüksuse juhiga.

Muud dokumendid kooskõlastatakse struktuuriüksuse juhiga vastavalt kokkuleppele.

24.3. Peadirektor võib teenistus- või tööalase korralduse andmisega määrata dokumendid, mida

temaga ei kooskõlastata või mida ta soovib kooskõlastamise asemel saada teadmiseks. 24.4. Dokument saadetakse kooskõlastamiseks kõigepealt vahetule juhile ja seejärel astmelt

kõrgemale teenistujale. Vajadusel ja võimalusel võib dokumenti saata kooskõlastamiseks

ka paralleelselt mitmele teenistujale korraga. 24.5. Dokument kooskõlastatakse märkusteta, märkustega või ei kooskõlastata.

Mittekooskõlastamist tuleb põhjendada. 25. Ameti dokumendi üldine menetlusrada

25.1. Ameti dokumentide kavandite menetlemisel kooskõlastatakse infosüsteemis reeglina

järjestikuse kooskõlastusringiga järgmiselt:

1) peadirektori poolt allkirjastatavad väljaminevad dokumendid (sh haldusaktid,

käskkirjad, lepingud ja teised väljasaadetavad dokumendid) kooskõlastatakse

osakonnajuhatajaga;

2) väljamineva haldusakti kavand (sh ettekirjutused, hoiatused, otsused, korraldused jne)

ning väärteomenetluses tehtava lahendi kavand kooskõlastatakse talituse juhataja ja

osakonna juhatajaga ning vajadusel vastava struktuuriüksuse juhi poolt määratud

teenistujaga, samuti, kui nimetatud dokumendil on oluline mõju, siis osakonnajuhataja

vastavasisulise otsuse korral kooskõlastatakse see ka peadirektoriga;

3) asutusesisese haldusakti kavand (sh eeskätt avaliku teenistuse korraldamise aktid) tuleb

kooskõlastada teenistujatega, kellele pannakse kohustusi või kelle töö- või

tegevusvaldkonda antud haldusaktiga reguleeritakse ning vajadusel õiguse valdkonna

juhi või tugiteenuste osakonna õigusnõunikuga;

4) õiguse valdkonna juhiga kooskõlastatakse vaideotsused, kohtule esitatavad seisukohad

ja arvamused õigusaktide eelnõude kohta ning muud olulise õigusliku tähtsusega

dokumendid ja kirjavahetus;

5) tugiteenuste osakonna õigusnõunikuga kooskõlastatakse lepingud (sealhulgas

töölepingud, töövõtulepingud, teenuse osutamise lepingud ja rahvusvahelised

lepingud);

6) rahaliste kohustustega seotud dokumendid kooskõlastatakse tugiteenuste osakonna

finantsnõunikuga;

7) ametnike ja töötajate taotlused, avaldused, memod kooskõlastatakse struktuuriüksuse

juhiga;

8) struktuuriüksuse juht võib struktuuriüksuse siseselt ette näha dokumendi või olulise

tähtsusega kirjavahetuse kooskõlastamise kohustuse struktuuriüksuse juhiga.

25.2. Kui dokumendi kavand puudutab Ameti teenistujaid sõltumata nende asetusest

teenistuskohtade koosseisus ja hierarhias, kooskõlastatakse see infosüsteemis reeglina

paralleelse kooskõlastusringiga.

25.3. Kui kooskõlastaja ei nõustu dokumendi sisuga, märgib ta infosüsteemis dokumendi

mittekooskõlastatuks lisades põhjenduse või kooskõlastab kommentaaridega. Kui

koostaja mittekooskõlastamise põhjendusega ei nõustu, jätkab kooskõlastusringi

vastavalt poolelijäänud järjekorrale. Lõpliku otsuse eriarvamuse arvestamise kohta

langetab allkirjastaja.

26. Dokumendi kooskõlastamise tähtaeg 26.1. Dokumendi koostaja peab saatma dokumendi kooskõlastamiseks koos kõigi lisadega

õigeaegselt ja nii et igale kooskõlastajale jääb dokumendi kooskõlastamiseks aega

soovitavalt vähemalt kaks tööpäeva. Tulenevalt küsimuse keerukusest või mahust võib

kooskõlastaja taotleda dokumendi algatajalt kooskõlastamise tähtaja pikendamist kohe

pärast tähtaja pikendamise vajaduse ilmnemist. 26.2. Riigihangete, lepingute ja käskkirjaga kinnitatavate juhendite kooskõlastamisel ei või

kooskõlastajale antav tähtaeg olla lühem kui kolm tööpäeva. Tulenevalt dokumendi

keerukusest või mahust võib kooskõlastaja taotleda dokumendi algatajalt

kooskõlastamise tähtaja pikendamist kohe pärast tähtaja pikendamise vajaduse

ilmnemist.

26.3. Peadirektorile kooskõlastamiseks esitatavate dokumentide kooskõlastamise tähtaeg on

vähemalt kolm tööpäeva. 27. Allkirjastamise üldnõuded 27.1. Dokument saadetakse allkirjastamiseks, kui dokument on kooskõlastatud. 27.2. Ametist väljasaadetava dokumendi allkirjastamiseks kasutatakse digitaalallkirja, välja

arvatud juhul, kui:

1) õigusaktidest tuleneb muu vorminõue;

2) dokumendi adressaadil puudub võimalus digitaalselt allkirjastatud dokumendiga

tutvuda;

3) adressaadi elektronposti aadress ei ole teada;

4) adressaat on teatanud, et ta ei soovi saada digitaalselt allkirjastatud dokumenti;

5) kasutatakse vapipitserit või turvaplanki.

27.3. Punktis 27.2. alapunktides 2, 3 ja 4 nimetatud juhtudel võib vajadusel dokumendi

allkirjastada digitaalselt. Sel juhul antakse kantseleile [email protected] aadressil tööülesanne

dokumendi ja digiallkirja kinnituslehe väljaprintimiseks.

27.4. Dokument võib olla allkirjata, kui allkirja nõue ei tulene õigusaktist ning kui dokumendi

autentsus, usaldusväärsus ja terviklus on tagatud. 28. Paberdokumendi menetlemine

28.1. Paberdokumendi registreerib koostaja pärast vormistamist, paneb PDF vormingusse,

prindib selle välja, allkirjastab dokumendi või võtab juhilt allkirja ning toimetab

kantseleisse väljasaatmiseks.

28.2. Peale allkirjastamist korraldab dokumendi vastutaja allkirjastatud paberdokumendi

skaneerimise ning lisamise infosüsteemi. 29. Digitaaldokumendi menetlemine

29.1. Digitaaldokument allkirjastatakse selliselt, et allkiri lisandub dokumendile ja moodustub

üks allkirjastatud dokument.

29.2. Allkirjastamise käigus dokument registreeritakse ja teisendatakse PDF-vormingusse

süsteemi poolt. 30. Välja mineva kirja menetlemine

30.1. Välja mineva kirja koostaja valmistab selle ette tähtaja jooksul, vormistab nõuetekohaselt

ja kui kooskõlastamine on vajalik, siis suunab kooskõlastamisele ning seejärel

allkirjastamisele.

30.2. Kirja koostamist alustatakse infosüsteemis. Kirja sisust olenevalt valitakse õige

eestikeelne või inglisekeelne kirjamall. 31. Kiiret reageeringut vajavate dokumentide menetlemine 31.1. Kui tööülesande vastutaja või vastava valdkonna osakonna juhataja hindavad dokumendi

kiiret reageeringut vajavaks, määrab vastutaja menetluses optimaalse arvu

kooskõlastajaid, et dokument jõuaks tähtaegselt allkirjastamiseks.

31.2. Tööülesande vastutajal on kohustus informeerida ülesande lahendamise käigust kõiki

vahendeid kasutades neid asjasse puutuvaid teenistujaid, keda polnud menetlusosalisteks

märgitud ja kes peaksid antud asja lahendamise käigust teadlikud olema.

31.3. Tööülesande vastutajal on kohustus jälgida töövoo kulgemist teavitusnupu

sisselülitamisega või muul moel. Vajadusel peab ta sekkuma menetlusprotsessi tehes

töövoos muudatusi või tuletades menetlejatele meelde asja kiire menetlemise vajadust.

31.4. Kiiret reageeringut vajavate dokumentide menetluses esinevate tõrgete või puuduste

kohta tuleb viivitamatult saata teade IT-abile, tööülesande vastutajale või asjasse

puutuvale isikule. 32. Teabenõude menetlemine

32.1. Saabunud teabenõue registreeritakse kantseleis üldises korras olenemata saabumise

viisist. Teabenõuet ei registreerita, kui see on anonüümne või on esitatud suuliselt või

elektrooniliselt ja täidetakse viivitamata.

32.2. Kui soovitud teave on Ametil olemas, suunab kantselei teenistuja selle vastamiseks

teenistujale, kelle valduses on küsitud teave. Kui Ametil soovitud teave puudub, teeb

vajalikud toimingud kantselei teenistuja.

32.3. Teabenõude tähtaegse täitmise eest vastutab teenistuja, kellele teabenõue täitmiseks

suunati.

32.4. Ametis koostatud haldusaktide ärakirjade saamiseks esitatud teabenõuetele vastab

kantselei.

32.5. Suuliselt esitatud teabenõue, kui seda ei täideta koheselt ja kui selle täitmiseks on vaja

edastada konkreetne dokument, registreeritakse teabenõude saaja poolt ning suunatakse

vastamiseks teavet valdavale struktuuriüksusele.

32.6. Kui teabenõudja taotleb teavet, millele on kehtestatud juurdepääsupiirang, väljastatakse

talle juurdepääsupiiranguga dokumendist see osa, mis on avalik.

32.7. Kui saabunud dokumendi sisust selgub, et tegemist ei ole teabenõudega, vaid see on

märgukiri, selgitustaotlus või muu dokument, informeerib kantselei viie tööpäeva jooksul

dokumendi esitajat tema dokumendi edasise menetlemise tähtajast. Kui dokumendi sisust

pole täpselt arusaadav, kas tegemist on teabenõude, märgukirja, selgitustaotluse või muu

dokumendiga, aga see on saadetud kui teabenõue, teeb vajalikud toimingud tööülesande

vastutaja. 33. Õigusakti muutmise või kehtestamise ettepaneku menetlemine

33.1. Õigusakti muutmise või kehtestamise ettepaneku vormistamisel lähtutakse hea

õigusloome ja normitehnika eeskirjast.

33.2. Ettepaneku juurde lisatakse kõik selle juurde kuuluvad dokumendid eraldi failidena.

34. Memo esitamine õigusakti eelnõule 34.1. Sisse tulnud õigusakti eelnõu kooskõlastamise menetlemise käigus koostatakse eelnõu

lühikokkuvõttena memo, mis lisatakse eelnõu töövoole. Memo koostamise eesmärk on

anda operatiivne ülevaade valminud eelnõu eesmärgist, olulisematest muudatustest,

sihtrühmast, Ametile kaasnevatest kuludest jm tähtsamatest asjaoludest. Memo

täiendatakse vastavalt vajadusele eelnõu menetlemise käigus.

34.2. Eelnõu menetlemise eest vastutav teenistuja edastab eelnõu kohta käiva memo koos

väljamineva kooskõlastuskirja kavandiga peadirektorile ja õiguse valdkonna juhile. 35. Muude asutuste esitatud eelnõude kooskõlastamine

35.1. Kui muu asutuse esitatud õigusakti või haldusakti eelnõu kohta esitatakse arvamus,

kooskõlastatakse märkustega või jäetakse kooskõlastamata, vormistatakse ja

menetletakse seda kui vastuskirja.

35.2. Muu asutuse esitatud õigusakti eelnõu kooskõlastamisel märkusteta ei ole vajalik eraldi

kooskõlastuskirja vormistada.

35.3. Eelnõule vastuskirja koostaja esitab kooskõlastuskirja kommentaaris oma seisukoha

eelnõu olulisuse ja edasise menetluses osalemise vajaduse kohta.

35.4. Peadirektor või õigusevaldkonna juht võib lugeda Ametile kooskõlastamiseks saabunud

eelnõu oluliseks. Kui Ametile on saabunud kooskõlastamiseks eelnõu, mida loetakse

Ameti jaoks oluliseks, võtab tööülesande vastutaja eelnõu edasise menetluse Vabariigi

Valitsuses ja Riigikogus jälgimise alla ning vajadusel osaleb eelnõu menetluses.

3. jagu Dokumendi väljasaatmine ja asja lahendatuks lugemine

36. Dokumendi väljasaatmise üldnõuded

36.1. Dokumendi koostaja saadab dokumendi välja digitaalselt läbi infosüsteemi.

36.2. Kui teenistuja saadab registreerimisele kuuluva e-kirja välja oma e-posti aadressilt,

vastutab ta dokumendi lisamise ja registreerimise eest infosüsteemi. 36.3. Kui digitaalne dokument tuleb väljastada paberkandjal, siis prinditakse digitaalselt

allkirjastatud dokument koos digiallkirja kinnituslehega ja edastatakse adressaadile ilma

ametliku kinnituseta (nt koopia-koopia õige).

36.4. Kui paberkandjal allkirjastatud dokument sisestatakse infosüsteemi või kui infosüsteemis

loodud dokument allkirjastatakse paberkandjal, tagab dokumendi sisestaja või looja

digitaalse teksti ja paberkandjal allkirjastatud dokumendi sisu samasuse.

36.5. Tundliku sisuga info tuleb võimalusel välja saata krüpteeritult.

36.6. Kohtumenetluse materjalid esitab õiguse valdkonna juht või tema suunisel tugiteenuste

osakonna õigusnõunik e-toimikusse. 36.7. Paberkandjal dokument edastatakse kantselei poolt adressaadile postiteenuse osutaja

vahendusel. Kantselei võib paberkandjal dokumendi välja saata ka kullerposti, käsiposti

või faksiga.

37. Dokumendi väljasaatmise aeg 37.1. Enne kella 09:00 kantseleisse toodud paberdokumendid ja saadetised saadetakse välja

samal päeval. Hiljem toodud dokumendid saadetakse välja järgmisel tööpäeval (postipakid

saadetakse välja samal või järgmisel päeval).

37.2. Enne kella 16.00 digitaalselt allkirjastatud dokumendid saadetakse elektrooniliselt välja

samal päeval. Hiljem allkirjastatud dokumendid saadetakse välja järgmisel tööpäeval. 38. Ametisiseste dokumentide saajale esitamine

Ametisisesed dokumendid tehakse teatavaks DHS-i kaudu või seadusest tulenevatel juhtudel

allkirja vastu. Teenistuja loetakse dokumendiga tutvunuks, kui teenistuja on dokumendi

DHS-is teadmiseks võtnud või seadusest tulenevatel juhtudel on teenistuja dokumendiga

tutvumist allkirjaga kinnitanud.

39. Asja lahendatuks lugemine

Asi on lahendatud, kui dokumendist tulenevad toimingud on tehtud või kui dokumendi

saatjale on vastatud sisuliselt ning lahendamisest on asjaomastele isikutele või asutustele

teatatud.

40. Digitaalallkirja tõestamine

40.1. Digitaalallkirja võib vajadusel tõestada, pannes väljaprinditud dokumendile

tõestusmärkega templi, mille tekst kajastab järgnevat:

1) suurtähtedega „TÕESTUSMÄRGE“;

2) digitaalallkirja andmise kuupäev ja kellaeg;

3) allkirjastaja nimi ja ametikoht;

4) tõestusmärke teinud teenistuja nimi, ametikoht ja allkiri;

5) tõestusmärke tegemise kuupäev.

40.2. Digitaalallkirja tõestab kantselei teenistuja.

4. jagu Dokumendi avalikustamine ja juurdepääsupiirang

41. Dokumendi avalikustamine avalikus dokumendiregistris

41.1. Registreeritud ja allkirjastatud dokument avalikustatakse Ameti veebilehel avaliku teabe

seaduses sätestatud korras. 41.2. Juurdepääsupiiranguga dokumendil on avalikus dokumendiregistris avalikustatud ainult

avalikud metaandmed. 42. Juurdepääsupiiranguga teabe üldnõuded 42.1. Asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teabele kehtestatakse juurdepääsupiirang alates

dokumendi koostamisest või saamisest. Piirangu lõppemise aeg näidatakse võimalusel

kuupäevana. Juurdepääsupiirangu lõpukuupäev määratakse kindlaks lähtudes dokumendi

koostamise kuupäevast.

42.2. Juurdepääsupiirang kehtestatakse kuni piirangu vajaduse möödumiseni, kuid mitte

kauemaks kui viieks aastaks. Peale viie aasta möödumist võib pikendada teabe

juurdepääsupiirangu tähtaega veel kuni viie aasta võrra, kui piirangu kehtestamise põhjus

püsib. Isikuandmeid sisaldavale teabele kehtib juurdepääsupiirang selle saamisest või

dokumenteerimisest 75 aastat.

42.3. Kui dokumendile kehtestatud juurdepääsupiirang on osaline, siis dokumendi

väljastamisel (nt teabenõude korras) tehakse dokumendist ärakiri selliselt, et kaetakse

avalikustamisele mittekuuluvad andmed kinni. 42.4. Juurdepääsupiiranguga dokumentide hoidmisel ja kasutamisel peab olema välistatud

kolmandate isikute juurdepääs neile dokumentidele. Juurdepääsupiiranguga dokumendi

hoidmise, kasutamise ja säilitamise eest vastutab teenistuja, kelle pädevusse dokumendi

lahendamine või koostamine kuulub. Juurepääsupiiranguga paberdokumente hoiab nende

eest vastutav teenistuja viisil, mis välistab nende sattumise kõrvaliste isikute kätte

(näiteks lukustatud kapis või sahtlis), dokumente ei või jätta järelevalveta. 42.5. Et vältida asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teabe sattumist kõrvaliste isikute kätte,

on keelatud dokumente jätta nõupidamisruumidesse, paljundusmasinate ning printerite

juurde. Nõupidamisruumi tahvlid tuleb koosolekute lõppedes koosoleku korraldajal

puhastada ja pabertahvlilt kasutatud paberid ära võtta. 42.6. Võimalusel tuleb vältida juurdepääsupiiranguga teabe hoidmist väljaspool infosüsteeme

(nt struktuuriüksuste võrguketastel, kuna nii ei ole teabe terviklus piisavalt tagatud). Eriti

tundlikule teabele (nt eriliigilised isikuandmeid) piiratakse juurdepääsu ka Ameti siseselt

nii, et need on kättesaadavad ainult teenistujatele, kes vajavad dokumente tööülesannete

täitmiseks. 42.7. Juurdepääsupiiranguga ja/või eriti tundlikku teavet sisaldavate dokumentide (olenemata

andmekandjast) kasutamisel, hoidmisel ja edastamisel tuleb järgida õigusaktidest

tulenevaid nõudeid ja lähtuda andmeturbe reeglitest. Juurdepääsupiiranguga teabe

volitamata kasutamisest või lekkimisest tuleb viivitamata teavitada Ameti

andmekaitsespetsialisti ja peadirektorit või tema äraolekul määratud asendajat. 43. Avaliku teabe üldnõuded 43.1. Avalik teave on mis tahes viisil ja mis tahes teabekandjale jäädvustatud ja

dokumenteeritud teave, mis on saadud või loodud seaduses või selle alusel antud

õigusaktides sätestatud avalikke ülesandeid täites.

43.2. Teabevaldaja on Amet. 43.3. Teabevaldaja peab tagama juurdepääsu dokumendiregistri kaudu dokumentidele, millele

ei ole kehtestatud juurdepääsupiiranguid. 43.4. Dokumendi pealkirja muutmiseks avalikus registris tuleb muuta ekraanivormil andmeväli

„pealkiri veebis“ või „avalik nimetus“ (vms sõltuvalt infosüsteemist).

Dokumendiregistris Ameti kodulehel avalikustatakse sellisel juhul pealkiri, mille sisestab

dokumendi lahendamise või koostamise eest vastutav teenistuja. Kui vastutav teenistuja

pealkirja muuta ei soovi, kandub kodulehe dokumendiregistrisse dokumendi pealkiri.

Enne kirja kooskõlastusringile saatmist peab dokumendi eest vastutav teenistuja kindlasti

üle vaatama juurdepääsupiirangud ning vajadusel kas kehtestama uue piirangu või

piirangu tühistama. Peale allkirjastamist muudatusi enam teha ei saa ning dokument

avalikustatakse Ameti kodulehel dokumendiregistri kaudu automaatselt.

44. Juurdepääsupiirangu kehtestamine koostatud dokumendile 44.1. Juurdepääsupiirangu kehtestamise otsustab ning selle õigusliku aluse määrab kindlaks

üldjuhul teenistuja, kelle pädevusse dokumendi lahendamine või koostamine kuulub.

44.2. Asutusesiseks kasutamiseks mõeldud dokumendi vormistamisel kasutatakse järgnevat

märget:

ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS

Märge tehtud…………20….a

Juurdepääsupiirang kehtib kuni …………..20…...a

Alus: AvTS § 35 lg … p …

Tarbijakaitse ja Tehnilise Järelevalve Amet

44.3 Dokumentidele juurdepääsupiirangu märke tegemisel ja kehtivuse määramisel võib

lähtuda ka juurdepääsupiirangute klassifikaatorist.

45. Juurdepääsupiirangu kehtestamine saabunud dokumendile

45.1. Ametisse saabunud dokumentide juurdepääsupiirangute olemasolu kontrollib dokumendi

registreerija.

45.2. Kui elektrooniliselt saabunud dokument on mõeldud asutusesiseks kasutamiseks, siis

selle registreerimisel lisab registreerija metaandmetesse juurdepääsupiirangu aluse ja

kehtivusaja. Juurdepääsupiirangu kehtestamise otsustab ning selle õigusliku aluse määrab

kindlaks üldjuhul teenistuja, kelle pädevusse dokumendi lahendamine kuulub.

45.3. Ametisse saabunud dokumentide juurdepääsupiirangute õigsust või piirangu seadmise

vajadust kontrollib üldjuhul teenistuja, kelle pädevusse dokumendi lahendamine kuulub.

Juurdepääsupiirangu kehtestamise või muutmise vajadusest teavitab teabevaldajat

teenistuja, kelle pädevusse dokumendi lahendamine kuulub.

45.4. Kui asutusesiseks kasutamiseks mõeldud paberkandjal dokumendil puudub

juurdepääsupiirangu märge, siis lisab tööülesande vastutaja ettepanekul selle kantselei. 46. Juurdepääsupiirangu tähtajad ja piirangute kehtetuks tunnistamine 46.1. Dokumendi juurdepääsupiirangu tähtaeg võib olla kuni 5 aastat, va riiklikku ja

teenistuslikku järelevalvet ning täitevvõimu üksikotsuste ettevalmistamist käsitlevad

dokumendid, mille suhtes kohaldatakse juurdepääsupiirangut kuni otsuse vastuvõtmiseni

ja isikuandmeid sisaldav teave, mille suhtes kehtib juurdepääsupiirang 75 aastat.

46.2. Kui teabekandja võimaldab, teeb tööülesande vastutaja või vastutaja puudumisel

kantselei teenistuja juurdepääsupiirangu lõppemisel dokumendile järgmise tekstiga

märke:

„JUURDEPÄÄSUPIIRANG LÕPPENUD ……………………………….20……a 46.3. Elektrooniliste dokumentide puhul eemaldatakse dokumendi metaandmetest piiranguga

seotud andmed ja sisestatakse kommentaar piirangu eemaldamise põhjusest.

4.peatükk

Dokumentide vormistamise nõuded

47. Üldnõuded dokumendi koostamisele 47.1 Dokumendid, sh e-kirjad koostatakse ja vormistatakse vastavalt õigusaktides ja

standardites ettenähtud nõuetele. Ametist ei saadeta välja dokumente, mis ei vasta

vorminõuetele. 47.2. Kõigil ametikirjadel peab olema pealkiri. Pealkiri peab olema võimalikult lühike ja avama

dokumendi sisu. Infosüsteemi ekraanivormidele kantavad pealkirjad peavad olema

võimalikult täpselt dokumendi sisu avavad, et tagada infosüsteemis paremad

otsitulemused.

NÄIDE 1: Eesti Raudtee. Teade õnnetusjuhtumist 01.01.2020 Baltijaamas

NÄIDE 2: Juuli Kuu. Apollo e-pood 47.3. Dokumendi tekst peab olema täpne, keelelt ja stiililt korrektne, üheselt arusaadav ja

võimalikult lühike. Eestikeelne dokument peab vastama eesti kirjakeele normidele.

Üldjuhul käsitletakse dokumendis ühte teemat. Kõik dokumentide ja nende menetlemise

kohta tehtavad lisamärked peavad olema seotud dokumendi ja selle osadega nii, et oleks

tagatud dokumendiga seotud asjaajamise terviklikkus. 47.4. Suuremahuliste dokumentide tekst tuleb liigendada nii, et dokument oleks ülevaatlik ja

tema kasutamine hõlbus. Kasutada võib alapealkirju või liigendamist peatükkideks,

jagudeks, punktideks ja alapunktideks. Teksti liigendamisel kasutatakse araabia

numbreid, mis eraldatakse üksteisest punktiga. Kõik alajaotised nummerdatakse suurema

jaotuse piires ja number sisaldab kõiki suuremate jaotuste numbreid, mida võib eraldada

ka parempoolse suluga (näiteks: 1. Peatükk, 1.1. Jagu, 1.1.1. Punkt või 1) Punkt, 1.1.1.1.

Alapunkt või 1) Alapunkt). Üle 10-leheküljelistele dokumentidele on soovitav koostada

sisukord.

48. Faili salvestamine

48.1. Failide pealkirjastamisel tuleb lähtuda põhimõttest, et pealkiri vastaks dokumendi

pealkirjale lühendatud variandis. Kui faili pealkirja on vaja lisada kuupäev või mõni muu

numbriline väärtus, siis need märkida faili pealkirjas mitte esimesena. Soovitav on failide

pealkirjas mitte kasutada täpitähti, side- ja kaldkriipse ning muid sümboleid. 48.2. E-postiga saabunud failid salvestatakse eraldi vastavalt faili vormingule ja e-kirja enda

tekst vorminguga .eml või .msg. 48.3. E-postiga saabunud digitaalselt allkirjastatud failid salvestatakse infosüsteemi alati

digitaalallkirja vorminguga (.asice .bdoc). 49. Ameti dokumendimallid ja -plangid

49.1. Ametis kasutatakse digitaalset üldplanki, mille alusel kujundatakse vajalikud

dokumendiplangid (kirjaplank ja dokumendipõhjad ehk mallid).

49.2. Dokumendimallid on leitavad infosüsteemis või Ameti sisevõrgust.

49.3. Trükitud paberkandjal plangina on kasutusel ainult turvaplank, mille trükitehnilisel

valmistamisel kasutatakse vähemalt kaht turvaelementi (vesitrükk, plangi number jmt).

49.4. Turvaplankide vastavuse õigusaktide ja standarditega kehtestatud vorminõuetele tagab ja

turvaplankide tellimise, väljastamise ja hoidmise ning rikutud turvaplankide hävitamise

korraldab teabehalduse nõunik. 49.5. Dokumendiplankide ja -põhjade loomisel lähtutakse valitsusasutuste visuaalse identiteedi

stiilijuhises toodud reeglitest. Plankide nõuetekohase kujundamise ja dokumendimallide

loomise tagab teenistuja, kellele ametijuhendiga vastav tööülesanne täitmiseks on

pandud. 49.6. Rikutud üld- ja kirjaplangid hävitab iga teenistuja ise purustamise või hävitamise teel.

49.7. Ameti dokumendiplanki ja/või malli ei kasutata mitme asutuse nimel koostatava ühise

dokumendi vormistamisel (nt leping) ja Ametisisesel asjaajamisel (aktid, avaldused,

taotlused). Käskkirja, otsuse või korraldusega kinnitatav eeskiri, juhend või loetelu

vormistatakse valgele lehele.

50. Dokumendi vormistamise stiilinõuded

50.1. Dokumentide vormistamisel kasutatakse püstkirja kirjastiiliga Times New Roman või

Arial suurusega 11 kuni 14, ühekordse või poolteistkordse reavahega. Tekstist

esiletõstmist vajavaid sõnu/lauseid võib alla joonida, sõrendada või kasutada topeltkirja.

Teksti iseseisvad loogilised osad tuuakse esile kahekordse reavahega. Ameti haldusaktid

vormistatakse ühekordse reavahega, kasutades kirjastiili Times New Roman suurusega

11 või 12. 50.2. Dokumendi koostamisel vormistatakse ainult esimene leht plangile. Dokumente võib

vormistada mõlemale lehepoolele, välja arvatud protokoll ning haldusaktid (ettekirjutus,

otsus, käskkiri jmt). Mitmelehelised dokumendid nummerdatakse alates teisest lehest. 50.3. Kirja adresseerimisel välismaale kirjutatakse aadress ladina tähtede ja araabia

numbritega. Riigi nimi on soovitav kirjutada inglise keeles või mõnes muus

rahvusvaheliselt tuntud keeles. 50.4. Mitmele adressaadile saadetavate kirjade adressaadiväljale võib märkida kuni neli

adressaati tähestiku järjekorras ilma postiaadressita. Adressaatide vahele jäetakse tühi

rida. Kui adressaate on rohkem kui neli, märgitakse adressaadiväljale neli adressaati ning

ülejäänud lisaadressaatide reale (peale allkirja ja lisasid), kasutades dokumendi saatmise

eesmärki selgitavaid sõnu: Sama, Koopia(d), Teadmiseks. Paberkandjal kirja adressaat,

kellele dokumendi konkreetne eksemplar on mõeldud, märgitakse äratuntavalt (nt

linnutatakse või joonitakse alla). 50.5. Adressaatidele, kellele kiri on määratud teadmiseks, saadetakse koopiad põhiaadressile

määratud kirjast. Kui kirja sisust ei tulene vajadust teavitada adressaati teistest selle kirja

saajatest, võib kirja vormistada nagu ühele adressaadile saadetava kirja. 50.6. Kui üks (samasisuline) dokument saadetakse korraga üheliigilistele asutustele, ametnike

või töötajate grupile, võib adressaadid üldistada. Näiteks: Ministeeriumid,

Inspektsioonid, Ametid. Kui selline kiri väljastatakse paberkandjal, siis see vormistatakse

Ameti plangile ühes eksemplaris ja paljundatakse pärast allkirjastamist koopiamasinal

vastavalt adressaatide arvule. Välja saadetakse koopiad, kirja originaal jääb Ametisse. 50.7. Mitmete erinevate adressaatide puhul koostatakse adressaatide nimekiri eraldi lehele.

Ametisse jääva ärakirja adressaadiväljale märgitakse Vastavalt nimekirjale.

50.8. Vastuskirjadele märgitakse adressaadivälja esimese reaga ühele kõrgusele vastatava kirja

viide (kuupäev ja registreerimisnumber) ja adressaadivälja kolmanda reaga ühele

kõrgusele Ameti kirja viide (kuupäev ja registreerimisnumber). Viidete eristamiseks

kasutatakse sõnu Teie ja Meie. Ameti algatuskirjal viite ees sõna Meie ei kasutata. 50.9. Allkirja vormistamisel kasutatakse lugupidamisavaldust, dokumendile alla kirjutanud

isiku allkirja ja allkirjastaja nime ning ametinimetust. Ametinimetused kirjutatakse

väikese algustähega ja lugupidamisavalduse järele ei panda koma.

50.10. Haldusaktide jmt haldusdokumentide allkirjastamisel lugupidamisavaldust ei kasutata.

Allkirja jaoks jäetakse vabaks vähemalt kolm rida. Digitaalselt allkirjastatavate

dokumendile lisatakse allkirja asemel sulgudes märge „allkirjastatud digitaalselt“. 50.11. Mitut allkirja vajava dokumendi allkirjad paigutatakse astmeliselt nende ametikohtade

staatuse järjekorras üksteise kõrvale, nihutades iga järgmist ühe rea võrra allapoole. 50.12. Kui dokumendile kirjutavad alla võrdse staatusega teenistujad, paigutatakse nende

allkirjad ühele kõrgusele. 50.13. Dokumentide juurde kuuluvate lisade kohta märgitakse lisade reale vastavate failide

pealkirjad koos faililaiendi tähisega (.pdf .asice jne), paberkandjal dokumendi korral

lisade nimetused, lehtede ja eksemplaride arv.

51. Dokumendi elemendid

51.1. Dokumendil on kohustuslikud elemendid ja lisaks nendele vastavale dokumendiliigile

omased elemendid.

51.2. Dokumendi elementide koosseis lähtub vastava dokumendiliigi andmekirjeldusest. 51.3. Dokumendile pannakse pealkiri, suuremahulisele ja mitut teemat käsitlevale

dokumendile võib panna alapealkirjad. 51.4. Juhul kui allkirjastaja ei otsusta teisiti, märgitakse väljasaadetavale kirjale selle koostaja

või vastutava täitja ees- ja perekonnanimi, elektronposti aadress ja telefoninumber. Juhul

kui kirja koostaja on ühtlasi selle allkirjastaja, märgitakse ainult elektronposti aadress ja

telefoninumber. 52. Kuupäeva märkimine dokumendil

52.1. Kuupäev märgitakse dokumendil vastavalt Eesti Standardile nr EVS 882-1:2006

numbrilisel kujul (nt 09.10.2013).

52.2. Haldusaktides (käskkiri, otsus, ettekirjutus jmt), protokollides ja välisriikidega peetavas

kirjavahetuses eelistatakse kuupäeva sõnalis-numbrilist märkimisviisi, kusjuures

dokumendi koostamise või väljaandmise koht ja kuu nimetus märgitakse nimetavas

käändes (nt 09. oktoober 2013).

53. Ametisse saabunud dokumendi kuupäev

Saabunud kirja, taotluse, teabenõude või muu dokumendi saabumise kuupäevaks loetakse

dokumendi registreerimise kuupäev.

54. Ametis koostatud dokumendi kuupäev

54.1. Kuupäeva märkimisel dokumendi elemendina loetakse dokumendi kuupäevaks selle

allkirjastamise kuupäev.

54.2. Lepingu kuupäevaks loetakse selle sõlmimise kuupäev, milleks reeglina on viimase

allkirja lisamise kuupäev.

54.3. Protokolli kuupäevaks loetakse koosoleku toimumise või sündmuse protokollimise

kuupäev.

54.4. Juhul kui dokumendi allkirjastavad mitu ametnikku, on dokumendi allkirjastamise

kuupäevaks või kellaajaks viimase allkirja andmise kuupäev või kellaaeg. 54.5. Dokumentidele või nende kohta dokumendiregistrisse märgitavateks kuupäevadeks

võivad vajadusel olla ka muud dokumendi menetlemise toiminguid kajastavad

kuupäevad. 55. Dokumendi adresseerimine

55.1. Dokumendi adressaat on asutus, juriidiline isik või nende struktuuriüksus või füüsiline

isik.

55.2. Väljasaadetavale paberdokumendile märgitakse adressaadi nimi, tänava nimi, maja- ja

korterinumber, asula nimi, sihtnumber, linna või maakonna nimi ning välisriiki saatmise

korral riigi nimi.

55.3. Elektrooniliselt väljasaadetavale dokumendile märgitakse adressaadi nimi ja

elektronposti aadress.

5.peatükk

Dokumentide süstematiseerimine

56. Dokumentide liigitusskeem

56.1. Dokumentide liigitusskeemi koostamise eesmärk on tagada asjaajamises toimikute

moodustamise ja arvestamise kord.

56.2. Dokumentide liigitusskeem on funktsioonipõhine ja tähtajatu ning kehtestatud

peadirektori käskkirjaga.

56.3. Dokumentide loetelu muudetakse eelkõige kui:

1) Ameti ülesannete muutumise tulemusena tekivad uued dokumendi sarjad;

2) muutub dokumendi liigi kohta kehtestatud säilitustähtaeg;

3) sellekohase põhjendatud ettepaneku teeb avalik arhiiv.

57. Dokumentide liigitus

57.1. Dokumentide liigituse põhiüksus dokumentide loetelus on sari, mis vajadusel jagatakse

allsarjadeks.

57.2. Dokumentide liigitusskeem koostatakse kantselei juhi poolt struktuuriüksustelt saadud

ettepanekute põhjal ja vajadusel kooskõlastatakse Rahvusarhiiviga.

57.3. Dokumentide liigitusskeemis kasutatakse süstematiseerimiseks ja loogiliste osade

eraldamiseks araabia numbreid, side- ja kaldkriipse.

6.peatükk

Digitaalse templi, krüptovõtme ja vapipitsati kasutamine ning dokumentide tõestamine

ja ametlik kinnitamine 58. Digitaalallkirja, digitaalse templi ja krüptovõtme kasutamine 58.1. Ametikohajärgsete ülesannete täitmiseks vajalike dokumentide allkirjastamisel

digitaalallkirjaga või kinnitamisel digitaalse templiga võib kasutada isikutunnistusele

kantud digitaalset allkirjastamist võimaldavat sertifikaati või muud E-identimise ja e-

tehingute usaldusteenuste seaduse nõuetele vastavat sertifikaati.

58.2. Digitempel asub kantseleis seifis ning digitempli saamiseks tuleb pöörduda kantselei

teenistuja poole.

58.3. Tundliku sisuga info (nt eriliiki isikuandmed, olulise tähendusega ärisaladus)

krüpteeritakse vajadusel enne e-posti teel või muul mitteturvalisel elektroonilisel teel

asutusest väljasaatmist. DHX-i kasutades ei pea dokumente krüpteerima. Ameti

krüptovõtit hoitakse kantseleis seifis ning dokumendi krüpteerimiseks või

dekrüpteerimiseks tuleb pöörduda kantselei teenistuja poole.

59. Dokumendi tõestamine

59.1. Vapipitser (pitsati jäljend) pannakse dokumendile, kui see on õigusaktiga ette nähtud või

Ameti poolt väljaantavale paberdokumendile, millel ei ole kujunduselemendina kasutatud

väikest riigivappi. Vapipitserit kasutatakse füüsiliste ja juriidiliste õiguste tõestamiseks,

mis on aluseks tehingutele raha ja materiaalsete väärtustega. 59.2. Ameti dokumentidest tehtud koopiate, ärakirjade ja väljavõtete õigsuse tõestamiseks

kasutatakse vastavaid lihttempleid (ÄRAKIRI, ÄRAKIRI ÕIGE jmt). Tõestatava

dokumendi esimese lehe ülemisele parempoolsele nurgale tehakse templiga märge

ÄRAKIRI või KOOPIA või VÄLJAVÕTE ning dokumendi viimasele lehele allumisele

parempoolsele nurgale tehakse templiga vastav tõestusmärge (nt ÄRAKIRI ÕIGE).

60. Dokumendi kinnitamine

60.1. Kinnitusmärke tegemisel lähtutakse haldusmenetluse seadusest. Pitser peab riivama

allkirja viimaseid tähti. Vajadusel ja võimalusel võib digitaalsete dokumentide

tõestamiseks kasutada digitemplit. 60.2. Haldusaktiga kinnitatud dokumendi (põhimäärus, ametijuhend jms) esimese lehe

ülemisse parempoolsesse nurka tehakse kinnitusmärge.

NÄIDE: KINNITANUD

peadirektor 31. detsembri 2019

käskkirjaga nr 1-2/19-044 60.3. Kui haldusaktiga kinnitatakse rohkem kui üks dokument, tuleb need nummerdada. Sel

juhul tehakse kinnitusmärge koos märkusega lisatud dokumendi numbri kohta.

NÄIDE: Lisa 2

KINNITANUD

peadirektor 24. detsembri 2019

käskkirjaga nr 1-2/19-044

61. Vapipitsati hoidmine

61.1. Ameti vapipitsatit hoiab ja selle kasutamist kontrollib teabehalduse nõunik. 61.2. Aegunud ja kasutamiskõlbmatuks muutunud pitsati ja templite hävitamise ja uute

tellimise korraldab teabehalduse nõunik.

7.peatükk

Asjaajamise üleandmine

62. Asjaajamise üleandmise üldnõuded

62.1. Enne teenistuskohalt vabastamist, teenistuskoha muutumisel või teenistussuhte

peatumisel annab teenistuja asjaajamise üle vastuvõtjaks määratud teenistujale

teenistusest lahkumise päevaks või vahetu juhi määratud tähtajaks. Asjaajamise

üleandmine teenistuja töösuhte lõppemisel vormistatakse ringkäigulehega. Asjaajamise

üleandmis-vastuvõtmisakt vormistatakse juhul, kui seda nõuab teenistuja vahetu juht. 62.2. Kui teenistuja keeldub asjaajamise üleandmisest või kui üleandmine pole võimalik,

toimub asjaajamise ülevõtmine ühepoolselt ja asjaajamise võtab üle kõrgemalseisev

teenistuja või tema poolt määratud teenistuja ning DHS-i tehakse vastav märge.

63. Asjaajamise üleandmise-vastuvõtmise akt

63.1. Kui asjaajamise üleandmise-vastuvõtmise akt tuleb vormistada, tehakse seda hiljemalt

teenistuja lahkumise päevaks.

63.2. Kui asjaajamise üleandmisel ei ole üks pooltest akti sisuga nõus, siis esitatakse enne akti

allkirjastamist eriarvamus, mis lisatakse aktile ja mille kohta tehakse akti eraldi märge.

63.3. Ameti juhtimise üleandmisel uuele peadirektorile annab peadirektor ametisse astuvale

peadirektorile ülevaate Ameti strateegilistest eesmärkidest ja nende saavutamisest,

Ametile antud ülesannetest ja nende täitmisest, Ameti ja tema valitsemisala

probleemidest, Ameti eelarvevahendite kasutamisest ja seisust ning Ameti

töökorraldusest. Akti sel juhul ei vormistata.

63.4. Peadirektori ja osakonnajuhataja teenistusest lahkumise korral vormistatakse üleandmise-

vastuvõtmise akt, mis sisaldab järgmisi andmeid:

1) peadirektorile või osakonnajuhatajale alluvates struktuuriüksustes täitmisel olevate

lepingute loetelu;

2) alluvate osakondade täitmisel olevate haldusmenetluste ja väärteomenetluste loetelu;

3) lahendamisel olevate ülesannete ja nendega seotud dokumentide loetelu;

4) eelarvevahendite seis (peadirektor lahkumisel);

5) Ameti pitsatite arv, liigid ning nende hoidmise eest vastutavate teenistujate nimed ja

töö- või ametikohad (peadirektori lahkumisel);

6) viimasena allkirjastatud dokumentide viidad dokumendiliikide kaupa (peadirektori

lahkumisel).

63.5. Ameti teenistujate lahkumise korral vaadatakse üle neil pooleliolevad ülesanded vastavalt

käesoleva punkti alapunktides toodud loetelule. Asjaajamise üleandmise-vastuvõtmise

akt vormistatakse vaid juhul, kui seda nõuab vahetu juht. Sellisel juhul märgitakse akti:

1) teenistuja täitmisel olevate lepingute loetelu koos lepingu lõppemise tähtpäevaga;

2) lahendamisel olevate muude ülesannete ja nendega seotud dokumentide loetelu.

63.6. Akti märgitakse asjaajamise üleandmise juures viibivate teenistujate nimed ja ameti- või

töökohtade nimetused. Akti allkirjastavad asjaajamise üleandja, vastuvõtja ja asjaajamise

üleandmise juures viibivad teenistujad.

64. Mittenõustumine akti sisuga

Kui üks osapool asjaajamise üleandmisel või vastuvõtmisel ei ole akti sisuga nõus, siis

esitatakse enne allkirjastamist motiveeritud eriarvamus, mis lisatakse aktile ja mille

olemasolu kohta tehakse akti märge.

8.peatükk

Dokumentide hoidmine ja arhiiv

65. Dokumentide säilitamise tähtajad

65.1. Dokumendi säilitustähtaeg on kooskõlas dokumentide liigitusskeemis sarja kohta

kehtestatud säilitustähtajaga. Säilitustähtaeg määratakse:

1) aastates;

2) tähtajana, mis on seotud kindlaksmääratud sündmuse toimumisega või

3) alatisena.

65.2. Säilitustähtaega arvestatakse dokumendi loomisest või saamisest või kindlaksmääratud

sündmuse toimumisest alates. Üksteisega seotud dokumentide säilitustähtaega

arvestatakse viimase dokumendi loomisest või saamisest või asja lõpetamisest alates.

66. Digitaalsete dokumentide hoidmine infosüsteemis

66.1. Digitaalsed dokumendid koondatakse infosüsteemis ühte asja ehk toimikusse.

66.2. Infosüsteemis hoitakse asi/toimik avatuna kuni asjaga tegelemise lõpuni ning

asja/toimiku vastutaja sulgeb selle, kui menetlus on lõppenud.

67. Lahendatud paberdokumendi hoidmine

67.1. Paberdokumendid koondatakse asjaajamisaasta vältel registraatoritesse, kiirköitjatesse

või muudesse ümbristesse (edaspidi toimik) vastavalt Ameti dokumentide liigitusskeemis

märgitud sarjale.

67.2. Toimiku seljale või kaanele märgitakse sarja number ja nimetus, aastaarv, vajadusel

pealkiri (st valdkond, mille kohta toimik on loodud ja/või juurdepääsu piirangut sisaldav

vm täpsustus), sarja säilitustähtaeg.

67.3. Paberil kirjavahetuse puhul paigutatakse toimikusse algatuskiri koos vastuskirjade jm

asja lahendamise käigus tekkinud dokumentidega (memod, ettepanekud, arvamused jms).

Toimikusse paigutatakse dokumendid üldjuhul kronoloogilises või mõnes muus

loogilises (näiteks tähestikulises) järjestuses, et dokumendid käsitleksid asja terviklikult.

Samas asjas mitme köite tekkimisel köited nummerdatakse. Kirjavahetuse lõpetab selles

asjas viimati koostatud või saadud dokument. 67.4. Toimikusse pannakse lõplikult vormistatud dokument. Poolikult vormistatud dokument

(kuupäeva, viidete, kooskõlastusmärke, allkirja vms puudumine) tagastatakse koostajale

lõplikuks vormistamiseks.

67.5. Ühte toimikusse ei panda erineva säilitustähtajaga dokumente. 67.6. Vajadusel võib ühte toimikusse paigutada mitme sarja dokumente, eraldades need

vahelehega. Selline toimik tuleb arhivaalide loetelus sarjade kaupa eraldi loetleda. Samuti

võib ühte dokumendisarja pidada erinevates struktuuriüksustes. 67.7. Paberdokumente hoitakse struktuuriüksuses pärast nende loomist või saamist ja nendega

seotud asjaajamise lõppu üldjuhul kolme järgmise asjaajamisperioodi jooksul.

67.8. Toimikuid hoitakse dokumentide loomise ja saamise eest vastutava teenistuja käsutuses

vähemalt aktiivse asjaajamise perioodi jooksul.

68. Peadirektori lahendatud dokumentide hoidmine

Peadirektori dokumente hoiab korras, süstematiseerib, moodustab toimikuid ja vastutab

nende arhiivihoidlasse üleandmise eest juhiabi-büroojuht. 69. Digitaalse info hoidmine välistel andmekandjatel 69.1. Mahukate (uuringute raportid, pildifailid) ja spetsiifilise tarkvaraga loodud (näiteks

AutoCadi DWG formaadis) digitaaldokumentide faile infosüsteemi võimalusel ei

hõlmata, vaid hoitakse välistel andmekandjatel (nt võrguketas, mälupulgad, DVD-d, CD-

plaadid jmt). Dokumendid ei tohi välistel andmekandjatel olla tihendatud ega

krüpteeritud, välja arvatud seadusest tulenevatel juhtudel. Infosüsteemis tehakse

dokumendi registreerimisel ekraanivormile märge dokumendi andmekandja liigi kohta. 69.2. Kui Ametisse saabuvad dokumendid välisel andmekandjal, siis edastatakse need

dokumendi vastutajale, kes vastutab andmekandja säilimise, hoidmise vastavalt

dokumentide liigitusskeemile ja eesmärgipärase kasutamise eest. 69.3. Välistel andmekandjatel olevate dokumentide arhiivi üleandmisel tagab

arhiiviväärtuslike dokumentidega andmekandjate arhiivipüsivuse teabehalduse nõunik. 70. Lahendatud digitaaldokumendi hoidmine 70.1. Lahendatud digitaaldokument salvestatakse säilivuskindlale kandjale formaadis, mis

tagab dokumendi säilimise autentsena ja terviklikuna vähemalt sellele kehtestatud

säilitustähtaja jooksul.

70.2. Lahendatud digitaaldokument vormistatakse paberkandjale juhul, kui ei ole võimalik

tagada dokumendi säilimist digitaalselt autentsena ja terviklikuna ettenähtud

säilitustähtaja jooksul.

70.3. Punktis 70.2. nimetatud dokumendi säilituseksemplarile tehakse digitaalallkirja

tõestusmärge. 71. Dokumentide eraldamine hävitamiseks

71.1. Dokumendi, mille säilitustähtaeg on möödunud ja millel puudub arhiiviväärtus, võib

hävitada.

71.2. Skaneeritud dokumendi originaali võib kantselei teenistuja hävitada ühe kuu möödumisel

selle saamisest kui see ei oma arhiiviväärtust ja juhul kui ei selgu, et dokumenti tuleb

edasiseks säilitamiseks arhiveerida.

71.3. Dokumentide hävitamine toimub vastavalt Vabariigi Valitsuse 22.12.2011.a määruses nr

181 „Arhiivieeskiri“ (edaspidi arhiivieeskiri) sätestatud korrale.

72. Arhivaali säilitamine

72.1. Arhivaali, millele avalik arhiiv on hindamise tulemusena andnud arhiiviväärtuse ja

millega seotud asjaajamine on lõppenud, hoitakse vajadusel Ametis või antakse üle

alaliseks säilitamiseks Rahvusarhiivi vastavalt arhiivieeskirjas sätestatud korrale.

72.2. Arhivaale ei hävitata.

72.3. Ameti arhiivis tagatakse arhivaalide säilitamiseks vajalikud tingimused ja koostatakse

arvestusdokumendid.

73. Arhivaali kasutamine

Ameti teenistujatel on õigus oma teenistusülesannete täitmiseks laenutada arhiivist

toimikuid.

74. Laenutamise registreerimine

74.1. Teistele asutustele või isikutele laenutatakse toimikuid või dokumente peadirektori loal.

Laenutamine vormistatakse aktiga, kuhu märgitakse:

1) laenutamise eesmärk;

2) arhivaali identifitseerimiseks vajalikud andmed (arhivaali tähis asjaajamises, arhivaali

pealkiri ja aasta, leidandmed);

3) tagastamise tähtaeg;

4) laenutaja kohustus välistada dokumentide sattumine kolmanda isiku kätte;

5) laenutajale keeld mitte avaldada dokumentides talletatud teavet ilma Ameti loata.

74.2. Käesoleva paragrahvi lõikes 1 nimetatud paberil akt koostatakse kahes eksemplaris,

digitaalne akt koostatakse ühes eksemplaris ja sellele kirjutavad pooled alla. Ameti poolt

kirjutab aktile alla teabehalduse nõunik.

74.3. Kui taotletakse arhivaalist koopiat või väljavõtet või arhivaali alusel koostatud teatist ja

arhivaalile ei kohaldata juurdepääsupiirangut, rahuldab Ameti teabehalduse nõunik isiku

või asutuse taotluse.

75. Dokumentide arhiivi üleandmine ja hävitamine 75.1. Üldjuhul moodustatakse arhiveerimisele kuuluv toimik ühe dokumendihaldusperioodi

või asja menetlemise jooksul kogutud dokumentidest. Erandi võivad moodustada

eriformaadilised või eriliigilised arhivaalid. 75.2. Arhiveerimiseks ettevalmistatud ja dokumentide liigitusskeemi järgi süstematiseeritud

toimikud antakse koos üleantavate toimikute nimekirjaga üle teabehalduse nõunikule.

Digitaalsed lõpetatud asjad/toimikud suletakse infosüsteemis. 75.3. Teabehalduse nõunik korraldab arhivaalide korrastamise, arvelevõtmise, hindamise,

kasutamise, säilitamise ning hävitamise või avalikku arhiivi üleandmise vastavalt

arhiivindust reguleerivatele õigusaktidele ja Rahvusarhiivi nõuetele ning juhistele.

Digitaalsete dokumentide hävitamist ja Rahvusarhiivile üleandmist korraldab teenistuja,

kellele see on ülesandeks antud. 75.4. Arhivaalide kasutamist ja väljastamist Ameti siseselt korraldab teabehalduse nõunik.

76. Arhivaalide üleandmine Rahvusarhiivi

76.1. Kohustus anda arhiiviväärtusega arhivaalid üle Rahvusarhiivi tekib arhivaaliga seotud

asjaajamise lõppemisest alates 10 aastat pärast. Arhivaalid antakse üle üleandmise

kohustuse tekkimisest alates viie aasta jooksul Ameti ja Rahvusarhiivi kokkulepitud

tähtajal.

76.2. Arhivaalide üleandmine Rahvusarhiivi toimub vastavalt arhiivieeskirjas sätestatud

korrale.

Kaur Kajak

Lisa 1. Dokumentide allkirjastamine

Dokumendiliik Allkirjastaja

Kiri (üldine ametialane

kirjavahetus, sh

kooskõlastused, ettepanekud,

seisukohad, vastuskirjad

selgitustaotlustele,

märgukirjadele jne), v.a e-

kiri

peadirektor, tema äraolekul peadirektori määratud teenistuja;

osakonnajuhataja, osakonnajuhataja asetäitja või määratud

asendaja;

talituse juhataja, tema äraolekul talituse juhataja määratud

asendaja;

riigisaladuse kaitset korraldav isik ja tema asendaja (riigisaladust sisaldavad ja riigisaladuse menetlemisega seotud kirjad);

peadirektori poolt volitatud teenistuja oma pädevuse piires

(ainult informatiivse sisuga kirjad, millega ei võeta rahalisi ega

muid kohustusi ning ei anta õigusi ega panda kohustusi Ameti

välistele isikutele, kui teisiti ei näe ette õigusaktid või

peadirektori poolt antud muud volitused);

kirja Riigikogule, Vabariigi Presidendile, Vabariigi Valitsusele,

ministrile, õiguskantslerile, riigikontrollile, Euroopa Liidu

institutsioonile või muule olulisele institutsioonile allkirjastab

peadirektor;

Ameti õigusakti eelnõu kooskõlastamiseks esitamise allkirjastab

peadirektor;

Ametisse saabunud õigusakti eelnõu kooskõlastamise otsustab ja

kooskõlastuskirja allkirjastab peadirektor.

Raamatupidamisdokumendid

(garantiikiri, palgatõend) peadirektor ja finantsnõunik, nende äraolekul määratud asendaja

Riikliku järelevalve

dokumendid (sh

haldusmenetluse alustamise

ja lõpetamise teated,

protokoll, ettekirjutus,

hoiatus, täitekorraldus jne)

peadirektori poolt volitatud teenistuja oma pädevuse raames

(menetlust läbiviiv teenistuja);

peadirektor võib määrata riikliku järelevalve menetluses

haldusaktid ja toimingud, mida ta soovib ise allkirjastada.

Arhiiviteatis arhiivi pidamise eest vastutav teenistuja või tema äraolekul

määratud asendaja

Kohtumenetluse

dokumendid (sh kohtusse

pöördumisega, ja kohtule

vastamisega seotud

dokumendid, nt kaebused,

hagid, avaldused, taotlused

jne)

õiguse valdkonna juht;

Ametit võib tema pädevuse piires kohtumenetluses

haldusasjades, tsiviilasjades ja kriminaalasjades

menetlusosalisena, kannatanu ja tsiviilkostjana kohtus esindada

peadirektor või õiguse valdkonna juht.

Käskkiri peadirektor, tema äraolekul peadirektori määratud teenistuja;

käskkirju antakse peadirektori ainupädevuses olevates asjades

Väljaspool riikliku

järelevalve menetlust tehtav

otsus (vaideotsus, riigilõivu

tagastamine,

lubade/tunnistuste vms

väljastamine, muutmine,

kehtetuks tunnistamine)

peadirektor, tema äraolekul peadirektori määratud teenistuja;

osakonnajuhataja, osakonnajuhataja asetäitja või määratud

asendaja oma valdkonna pädevuses;

talituse juhataja oma valdkonna pädevuses, tema äraolekul

talituse juhataja määratud asendaja;

peadirektori poolt volitatud teenistuja;

Korraldus peadirektor;

peadirektori poolt volitatud teenistuja;

korraldusi antakse Ameti teenistus- ja tööalastes asjades

Väärteomenetluse

dokumendid (kutse,

protokollid, määrused,

otsused)

peadirektori poolt volitatud teenistuja oma pädevuse

piires (ehk menetlust läbiviiv menetleja);

peadirektor võib määrata väärteomenetluse otsused ja

toimingud, mida ta soovib ise allkirjastada.

Teenistusliku järelevalve

ja distsiplinaarmenetluse

dokumendid

peadirektor;

peadirektoril on teenistusliku järelevalve menetluses ja

distsiplinaarmenetluses menetluse toimingu tegemise

pädevus kõikide Ameti teenistujate suhtes;

teenistusliku järelevalve menetluse toimingu tegemise

pädevus on Ameti teenistujal talle teenistuslikult alluva

ametniku suhtes

Load ja tunnistused peadirektor, tema äraolekul peadirektori määratud teenistuja;

peadirektori poolt volitatud osakonna juhataja, osakonnajuhataja asetäitja või talituse juhataja, tema äraolekul määratud asendaja;

peadirektori käskkirjaga volitatud teenistuja

Leping peadirektor

Ametialase koosoleku

protokoll

(asutustevaheline)

koosoleku juhataja ja protokollija

Asjaajamise ja lepinguliste

tööde ja teenuste

üleandmise-vastuvõtmise

akt, hävitamisakt

üleandja, vastuvõtja

Seosed

Nimi	K.p.	Δ	Viit	Tüüp	Org	Osapooled
Tarbijakaitse ja Tehnilise Järelevalve Ameti dokumendihalduse korra kinnitamine	08.07.2024	1	1-2/24-039	Käskkiri	tja
Tarbijakaitse ja Tehnilise Järelevalve Ameti dokumendihalduse korra kinnitamine	09.06.2023	396	1-2/23-031	Käskkiri	tja

Tarbijakaitse ja Tehnilise Järelevalve Ameti dokumendihalduse korra kinnitamine

Failid

Digiallkirjad

Seosed