Kiri

1.

2024-09-03 Juhtrühma kohtumine 3. sept 2024

Kell: 15:00-17:00  (Lõkke 4, Tallinn; elektrooniline)

Juhatas: Kristi Madismäe

Osalejad: Aire Õismäe (RTK), Annika Laus (Riigikantselei), Elve Adamson (AKI), Janika Kabur (SMIT), Kersti Mustsaar (Statistitikaamet), Kärt Allert (RaM, SoM, MKM, JuM), Sille Uusleer (SiM), Pille Noodapera (RA), Hille Oidema (VäM), Liis Piirma (RIK), Aila Soroka (REM),  Kristiina Laius (KLIM), Mariko Männa (TTJA), Kristel Mändmaa (KAM), Regina Siim (HTM)

Puudus: Ingrid Kaskpeit (KuM), Kaire Karp (Riigikantselei)

PÄEVAKORD:

Teemad:

Ülevaade keskse dokumendihaldus- ja arhiiviteenusega seotud teemadest Liigitusskeemi töörühma tulemus Uued lahendused Kliimaministeeriumis (Kristiina Laius) Asutuste aktuaalsed teemad Kokkulepped edaspidiseks

1. Vahepealsed arengud

K. Madismäe andis ülevaate vahepealsetest arengutest:

Alates on RTK teenusel kolm uut klienti – Andmekaitse Inspektsioon, Konkurentsiamet, Patendiamet. Kokku 15 teenuse saajat.01.05.2024 Pilootprojekti lõpetamine juunis - 04.06.2024 RTK nõukogu koosolekul otsustati:

Lõpetada asutustega pilootprojekti lepped ja lisada teenus üldisesse tugiteenuste osutamise kokkuleppesse (osaliselt juba tehtud – KUM, JUM- ).sõlmimisel Jätkata uute asutuste teenusele vastuvõtmist vabatahtlikult kulumudeli alusel. Teha UDHS arendamise ja kasutuselevõtmise käigus edasised otsused teenuse laiendamise küsimuses. 

Aitäh kõigile 8-le pilootasutusele, kellega alustasime ja kes on andnud olulise panuse uue teenuse kujundamisse! 

Tegeleme teenuse hinnastamisega. Sügisel (oktoobris) viime läbi tööaja kaardistuse, et saada ette reaalne pilt dokumendihaldurite ja arhivaaride töökoormusest, ülesannetest, jne. Oluline sisend hinnastamisse ning lisaks loodame leida üles need tegevused meie töölaual, mis vajaksid ülevaatamist (lihtsustada, ühtlustada , teha efektiivsemalt, vmt). Valmistume ette kahe suure kliendi teenusele tulekuks 01.01.2025:

Maa- ja Ruumiamet (MARU) – luuakse 01.01.2025 (KIRKE) Terviseamet - Delta.

Muud pooleliolevad teemad:

UDHSi arendusprojekti olulisemad märksõnad – Sisutöörühmas oleme kinnitanud esimese läbiarutatud sisendi arendaja jaoks - dokumendipuu funktsionaalsusnõuded ja

. metaandmed Andmebaaside otsus UDHS juhtrühmas 18.09.2024. Ootame ministeeriumidelt haldusala tagasisidet – tähtaeg  . Väga 04.09.2024 oluline, et saaksime otsuse järgmises juhtrühmas tehtud, et edaspidiselt äripoole funktsionaalsusi kirjeldades, aga ka IT arendusi tehes seda arvestada.

Klassifitseerija pilootprojekt - esialgne tähtaeg oli 2024. a I kvartal, kaasatud HTM. Tänaseks oleme I etapi lõpusirgel, kuid esialgsest ajaraamist tugevalt maas. Jätkame septembris II etapiga. Eesmärk on lihtsustada (automatiseerida) kirjade hõlmamist Outlookist dokumendihaldussüsteemi, ehk klassifitseerija abil märgendatud kirjad liiguksid Outlookist dokumendihaldussüsteemi (Pinal) ning käivitub automaatne hõlmamine, registreerimine ja menetlusse suunamine. AK piirangute seotud tegevused - hetkel toimetame juhendi disainimisega. Saame vaadata koos üle loodetavasti järgmisel juhtrühma kohtumisel. Arhiivieeskirja muutmise töörühm alustab 06.09 – RTK on kaasatud töörühma. Pille Noodapera märkis, et arhiivieeskirja muutmine on ette võetud vajadusepõhiselt, kuna tänane redaktsioon on ajale jalgu jäänud, eriti arvestades digitaalset teavet. Hoiame juhtrühma arengutega kursis ning kui kellelgi on tähelepanekuid või töörühma sisendit, siis ootame tagasisidet.

Riigiarhivaari käskkiri töörühma moodustamise kohta: https://dok.hm.ee/et/document.html?id=0f0f0f77-b18a-4cce-8a54-1eaba100dd46 Valmimas 2 analüüsi:

Dokumendihalduskordade analüüs - eesmärk saada sisend dokumendihalduskorra raamdokumendi koostamiseks, mida asutused saavad võtta aluseks oma kordade koostamisel. Ministeeriumide kirjavahetuse analüüs - sisend UDHS arendusse.

S. Uusleer: küsimus klassifitseerija projekti kohta. Kas klassifitseerija arvestab üksnes e-kirja sisu või ka manuses olevat teavet? Ta tõi välja, et SIM on samamoodi katseprojekti läbi teinud ja probleemiks osutus see, et lahendus arvestas üksnes e-kirja sisu. Kokkuvõttes selle kasu oli väga väike, kuna enamus saadetavaid kirju sisaldab manust, kust tuleb dokumendi põhisisu. 

K. Madismäe vastas, et praeguse projekti raames tehtav lahendus arvestab samuti üksnes e-kirja sisu.

Otsustati:

1.1 Info teadmiseks võtta. 

2. Raamliigitusskeem

K. Madismäe andis ülevaate raamliigitusskeemi senisest tööst ning sellest, kuhu on tänaseks välja jõutud.

ülesanne on viia avaliku sektori asutustes tekkiva teabe liigitamine ühtsetele alustele ja lihtsustada asutuste individuaalsete Raamliigitusskeemi liigitusskeemide loomist.

Alustasime liigitusskeemiga dokumendihalduse konsolideerimise pilootprojekti raames 20.01.2022, kus sõnastasime eesmärgid ning panime paika   tegevuskava:

I etapp - juhtimise ja tugitegevusega seotud funktsioonide/sarjadega seotud teabe standardiseerimine; II etapp - põhitegevusega seotud funktsioonide osas ühtlustatud põhimõtetes kokkuleppimine.

Tänaseks oleme I etapiga lõpetanud ning valminud on:

üldpõhimõtted, mis annab suunitlused raamliigitusskeemi rakendamiseks; raamliigitusskeemi dokument, mida asutused saavad võtta aluseks oma liigitusskeemide koostamisel ning kus on ühtlustatud:

juhtimise ja tugifunktsioonide nimetused ja kirjeldatud on funktsiooni täitmise käigus tehtavad tegevused; sarjade moodustamise alused, nimetused, säilitustähtajad, juurdepääsupiirangud ja viited nende alustele.

Dokument on läbinud kaks arvamusküsitlust, neist esimene arvamusküsitlus on asutustele tagasisidestatud, teise ringi tagasiside läheb kaasa juhtrühma materjalidega. Aitäh kõigile asutustele, kes on sisendit andnud. 

Juhtrühmale esitatud slaidid, kus on tehtud kokkuvõte olulisematest põhimõtetest/märksõnadest, asub .siin

Raamliigitusskeemi juhtimise - ja tugifunktsioonide osa on valmis rakendamiseks ning tehakse asutustele kättesaadavaks RTK veebilehel septembrikuu jooksul. Eesmärk on selle rakendamine asutustes vähemalt selleks ajaks, kui toimub uue dokumendihaldussüsteemi juurutamine, et toetada eesmärki, et DHS oleks tulevikus ühetaolisem ning kasutajatele lihtsam.

Raamliigitusskeemi dokumenti täiendatakse jooksvalt vastavalt vajadusele. 

Asutustel, kellel on edaspidi ettepanekuid raamliigitusskeemi täiendamiseks, palume kirjutada aadressil   [email protected]

Liigitusskeemi töörühm koguneb peatselt, et seada eesmärgid II etapiga edasiliikumiseks.

OTSUSTATI:

2.1 Ministeeriumide esindajad saadavad raamliigitusskeemi koos üldpõhimõtetega oma hallatavatele asutustele laiali sõnumiga, et dokument on valmis juhtimise- ja tugifunktsioonide osas rakendamiseks.

2.2 RTK avaldab dokumendi oma veebilehel ja haldab edaspidi dokumendi muudatusi, sh tagab juhtrühma kaudu muudatuste levitamise asutustele.

3. Uued lahendused Kliimaministeeriumi näitel 

Kliimaministeeriumi strateegia, analüüsi ja digiarengu osakonna nõunik andis ülevaate kahest lahendusest, mis on Kristiina Laius dokumendihaldussüsteemis KIRKE valminud:

Lahendus 1. Protokollimise lahendus HANS

Lahendus võimaldab:

helifaili dokumendihaldussüsteemi salvestada helifaili tekstiks teisendada (sh osalejate tuvastamine) teksti eelseadistatud dokumendimallile saata (valmib n.-ö stenogramm) teksti redigeerida ja vormistada vormistatud dokument menetlusse suunata, sh allkirjastada.  peale allkirjastamist (st registreerimist ja numbri saamist, helisalvestis kustub KIRKE-st automaatselt ära).

Lahendust kasutatakse haldusala üleselt ja ajamahukamate koosolekute puhul või siis, kui on oluline fikseerida sõnavõtud täpsemalt.

Aitab oluliselt kokku hoida assistentide tööaega ning lihtsustada protokolli vormistamist.

Lahendus 2: Dokumentide automaatne väljasaatmine

Automaatset väljasaatmist kasutatakse väljamineva dokumendi puhul ja seadistatakse liigipõhiselt.

Lahendus toimib järgmiselt:

dokumendi koostaja algatab väljamineva kirja, täidab metaandmed, vormistab kirja ning algatab menetluse. enne allkirjastamist on RTK töötaja roll, kes kontrollib üle dokumendi vormistuse.

menetluse viimases sammus on automaatne väljasaatmine. Menetluse algataja saab sammu eemaldada või asendada näiteks enda või RTK dokumendihalduriga, et väljasaatmine toimuks käsitsi.

peale allkirjastamist toimub automaatne väljasaatmine süsteemi poolt, sh: süsteem võtab väljasaatmisel e- posti aadressi kontaktandmetest või kui tegemist on riigiasutusega, siis saadab välja DVK kaudu. kui aadress on vigane, kuvatakse vigane aadress juba kontaktandmete juures kui saatmine ebaõnnestus, tuleb teavitus menüü "Saabunud dokumendid" alla, mida näevad dokumendihaldurid. väljasaatmisel läheb kaasa eelseadistatud kaaskiri.

Hetkel veel live minek pooleli, kuid toimub lähiajal ning võetakse kasutusele samuti kogu haldusalas.

Toimus arutelu.

S. Uusleer märkis, et Deltas on samuti vastav funktsionaalsus olemas ja SiM kasutab. Erisus on see, et automaatset väljasaatmist saab määrata liigi, sarja ning vajadusel ka dokumendi põhiselt. Väljasaatmisel arvestab süsteem, kas tegemist on AK teabega või mitte ja sellele vastavalt läheb kaasa kaaskiri.  Juhtrühma liikmetel tekkis küsimus, et kuidas on maandatud riskid, et välja läheb vigane dokument? S. Uusleer märkis, et vastutus on dokumendi koostajal ja see on asutuses selgelt välja toodud. Kui KLIMi lahenduse puhul on RTK dokumendihaldurid vaheolekus enne allkirjastamist ja kontrollivad dokumendi vormistust, siis SiMis ei ole ka seda vaherolli. Iga töötaja vastutab dokumendi korrektsuse eest ise, dokumendihaldus teeb kvaliteedikontrolli (järelkontroll, pisteline). L. Piirma märkis, et Delta puhul on huvi tundnud ka Terviseamet. Oluline teadmine on see, et Deltas saab automaatset väljasaatmist kasutada üksnes juriidiliste isikute puhul. 

K. Madismäe tõi välja, et ka RTK-l on lähiajal plaanis ühe dokumendiliigiga automaatne väljasaatmine kasutusele võtta, mis hakkab saatma otsuseid Deltast SFOSi. Lisaks on plaanis mõne teenuse saajaga katsetada, et saada sisendit tuleviku DHSi jaoks.

Aitäh Kristiinale ja edu teise lahenduse live viimisel!

4. Asutuste aktuaalsed teemad

S. Uusleer tõi välja, et SIMis on lahendamisel SiVa teenusega seonduv. SiVa on valideerimisteenus võimaldab kontrollida ajaloolisi ja vähem levinud formaatides digiallkirjastatud dokumente. Valideerimiseks küsib SiVa kasutaja nõusolekut:

Jätkamiseks küsitakse kasutaja nõusolekut. Lingilt „siit“ avanev leht: https://www.id.ee/artikkel/riigi-infosusteemi-ameti-id-tarkvara-  andmekaitsetingimused/

ID-tarkvara andmekaitsetingimustes on toodud välja töödeldavate andmete koosseis. Mh SiVa valideerimisel ka fail. L. Piirma märkis, et RIKi laual on täna teema, mis on seotud Delta avalikest dokumendiregistritest andmete/dokumentide mahasalvestamisega ning eraldi andmekogu pidamist. Tutvuda saab sellega siit: /https://dokumendiregistrid.karlerss.com Kuna avalikes dokumendiregistrites kättesaadavate dokumentide puhul on tegemist avaandmetega, siis õiguslikku vastuolu sellisel töötlemisel ei ole. Probleem on selles, et  andmed laetakse alla mingi kuupäeva seisuga. Kui registris andmeid parandatakse, nt on jäänud piirang peale panemata ja seda tehakse tagantjärgi, siis selles vaates jääb info alles. Teemat arutatakse koostöös ministeeriumide ja asutustega, keda see on täna puudutanud. 

 K. Allert tõi välja, et nendel (SoM, JuM, RaM, MKM) on kõige aktuaalsem ministrite pädevusvaldkondade muudatustega seonduv. Hetkel ei ole veel tehtud VV seaduse muutmist, mis mõjutab ka inimeste ja valdkondade liikumist ministeeriumide vahel ning millel on omakorda  suurem mõju ka dokumendihaldus- ja arhiiviteenusele. 

K. Mändmaa märkis, et KaMis toimub jätkuvalt ministeeriumi haldusala dokumendihalduse teenuse ühtlustamine ja ühtse süsteemi kasutuselevõtmine. Väljakutseid jagub, sh tegeletakse suurel määral koolituste ja kasutajate igapäevase toetamise/nõustamisega.

R. Siim tõi välja, et HTM tegeleb klassifitseerija projektiga, hallatavatelt asutustelt sisendi saamisega andmebaaside teemal. 

5. Edaspidised kokkulepped

Järgmine kohtumine on 16.10 kell 10.00-12.00.

Teemad:

Ülevaade arhiiviteenusest Ülevaade analüüsidest (dokumentide liikumine ministeeriumide vahel, dokumendihalduskorrad) EIS/KOOS keskkond (kui selleks ajaks on rohkem infot) Asutuste aktuaalsed teemad

Kokkuvõtte koostas:

Kristi Madismäe

1.

2024-09-03 Juhtrühma kohtumine 3. sept 2024

Kell: 15:00-17:00  (Lõkke 4, Tallinn; elektrooniline)

Juhatas: Kristi Madismäe

Osalejad: Aire Õismäe (RTK), Annika Laus (Riigikantselei), Elve Adamson (AKI), Janika Kabur (SMIT), Kersti Mustsaar (Statistitikaamet), Kärt Allert (RaM, SoM, MKM, JuM), Sille Uusleer (SiM), Pille Noodapera (RA), Hille Oidema (VäM), Liis Piirma (RIK), Aila Soroka (REM),  Kristiina Laius (KLIM), Mariko Männa (TTJA), Kristel Mändmaa (KAM), Regina Siim (HTM)

Puudus: Ingrid Kaskpeit (KuM), Kaire Karp (Riigikantselei)

PÄEVAKORD:

Teemad:

Ülevaade keskse dokumendihaldus- ja arhiiviteenusega seotud teemadest Liigitusskeemi töörühma tulemus Uued lahendused Kliimaministeeriumis (Kristiina Laius) Asutuste aktuaalsed teemad Kokkulepped edaspidiseks

1. Vahepealsed arengud

K. Madismäe andis ülevaate vahepealsetest arengutest:

Alates on RTK teenusel kolm uut klienti – Andmekaitse Inspektsioon, Konkurentsiamet, Patendiamet. Kokku 15 teenuse saajat.01.05.2024 Pilootprojekti lõpetamine juunis - 04.06.2024 RTK nõukogu koosolekul otsustati:

Lõpetada asutustega pilootprojekti lepped ja lisada teenus üldisesse tugiteenuste osutamise kokkuleppesse (osaliselt juba tehtud – KUM, JUM- ).sõlmimisel Jätkata uute asutuste teenusele vastuvõtmist vabatahtlikult kulumudeli alusel. Teha UDHS arendamise ja kasutuselevõtmise käigus edasised otsused teenuse laiendamise küsimuses. 

Aitäh kõigile 8-le pilootasutusele, kellega alustasime ja kes on andnud olulise panuse uue teenuse kujundamisse! 

Tegeleme teenuse hinnastamisega. Sügisel (oktoobris) viime läbi tööaja kaardistuse, et saada ette reaalne pilt dokumendihaldurite ja arhivaaride töökoormusest, ülesannetest, jne. Oluline sisend hinnastamisse ning lisaks loodame leida üles need tegevused meie töölaual, mis vajaksid ülevaatamist (lihtsustada, ühtlustada , teha efektiivsemalt, vmt). Valmistume ette kahe suure kliendi teenusele tulekuks 01.01.2025:

Maa- ja Ruumiamet (MARU) – luuakse 01.01.2025 (KIRKE) Terviseamet - Delta.

Muud pooleliolevad teemad:

UDHSi arendusprojekti olulisemad märksõnad – Sisutöörühmas oleme kinnitanud esimese läbiarutatud sisendi arendaja jaoks - dokumendipuu funktsionaalsusnõuded ja

. metaandmed Andmebaaside otsus UDHS juhtrühmas 18.09.2024. Ootame ministeeriumidelt haldusala tagasisidet – tähtaeg  . Väga 04.09.2024 oluline, et saaksime otsuse järgmises juhtrühmas tehtud, et edaspidiselt äripoole funktsionaalsusi kirjeldades, aga ka IT arendusi tehes seda arvestada.

Klassifitseerija pilootprojekt - esialgne tähtaeg oli 2024. a I kvartal, kaasatud HTM. Tänaseks oleme I etapi lõpusirgel, kuid esialgsest ajaraamist tugevalt maas. Jätkame septembris II etapiga. Eesmärk on lihtsustada (automatiseerida) kirjade hõlmamist Outlookist dokumendihaldussüsteemi, ehk klassifitseerija abil märgendatud kirjad liiguksid Outlookist dokumendihaldussüsteemi (Pinal) ning käivitub automaatne hõlmamine, registreerimine ja menetlusse suunamine. AK piirangute seotud tegevused - hetkel toimetame juhendi disainimisega. Saame vaadata koos üle loodetavasti järgmisel juhtrühma kohtumisel. Arhiivieeskirja muutmise töörühm alustab 06.09 – RTK on kaasatud töörühma. Pille Noodapera märkis, et arhiivieeskirja muutmine on ette võetud vajadusepõhiselt, kuna tänane redaktsioon on ajale jalgu jäänud, eriti arvestades digitaalset teavet. Hoiame juhtrühma arengutega kursis ning kui kellelgi on tähelepanekuid või töörühma sisendit, siis ootame tagasisidet.

Riigiarhivaari käskkiri töörühma moodustamise kohta: https://dok.hm.ee/et/document.html?id=0f0f0f77-b18a-4cce-8a54-1eaba100dd46 Valmimas 2 analüüsi:

Dokumendihalduskordade analüüs - eesmärk saada sisend dokumendihalduskorra raamdokumendi koostamiseks, mida asutused saavad võtta aluseks oma kordade koostamisel. Ministeeriumide kirjavahetuse analüüs - sisend UDHS arendusse.

S. Uusleer: küsimus klassifitseerija projekti kohta. Kas klassifitseerija arvestab üksnes e-kirja sisu või ka manuses olevat teavet? Ta tõi välja, et SIM on samamoodi katseprojekti läbi teinud ja probleemiks osutus see, et lahendus arvestas üksnes e-kirja sisu. Kokkuvõttes selle kasu oli väga väike, kuna enamus saadetavaid kirju sisaldab manust, kust tuleb dokumendi põhisisu. 

K. Madismäe vastas, et praeguse projekti raames tehtav lahendus arvestab samuti üksnes e-kirja sisu.

Otsustati:

1.1 Info teadmiseks võtta. 

2. Raamliigitusskeem

K. Madismäe andis ülevaate raamliigitusskeemi senisest tööst ning sellest, kuhu on tänaseks välja jõutud.

ülesanne on viia avaliku sektori asutustes tekkiva teabe liigitamine ühtsetele alustele ja lihtsustada asutuste individuaalsete Raamliigitusskeemi liigitusskeemide loomist.

Alustasime liigitusskeemiga dokumendihalduse konsolideerimise pilootprojekti raames 20.01.2022, kus sõnastasime eesmärgid ning panime paika   tegevuskava:

I etapp - juhtimise ja tugitegevusega seotud funktsioonide/sarjadega seotud teabe standardiseerimine; II etapp - põhitegevusega seotud funktsioonide osas ühtlustatud põhimõtetes kokkuleppimine.

Tänaseks oleme I etapiga lõpetanud ning valminud on:

üldpõhimõtted, mis annab suunitlused raamliigitusskeemi rakendamiseks; raamliigitusskeemi dokument, mida asutused saavad võtta aluseks oma liigitusskeemide koostamisel ning kus on ühtlustatud:

juhtimise ja tugifunktsioonide nimetused ja kirjeldatud on funktsiooni täitmise käigus tehtavad tegevused; sarjade moodustamise alused, nimetused, säilitustähtajad, juurdepääsupiirangud ja viited nende alustele.

Dokument on läbinud kaks arvamusküsitlust, neist esimene arvamusküsitlus on asutustele tagasisidestatud, teise ringi tagasiside läheb kaasa juhtrühma materjalidega. Aitäh kõigile asutustele, kes on sisendit andnud. 

Juhtrühmale esitatud slaidid, kus on tehtud kokkuvõte olulisematest põhimõtetest/märksõnadest, asub .siin

Raamliigitusskeemi juhtimise - ja tugifunktsioonide osa on valmis rakendamiseks ning tehakse asutustele kättesaadavaks RTK veebilehel septembrikuu jooksul. Eesmärk on selle rakendamine asutustes vähemalt selleks ajaks, kui toimub uue dokumendihaldussüsteemi juurutamine, et toetada eesmärki, et DHS oleks tulevikus ühetaolisem ning kasutajatele lihtsam.

Raamliigitusskeemi dokumenti täiendatakse jooksvalt vastavalt vajadusele. 

Asutustel, kellel on edaspidi ettepanekuid raamliigitusskeemi täiendamiseks, palume kirjutada aadressil   [email protected]

Liigitusskeemi töörühm koguneb peatselt, et seada eesmärgid II etapiga edasiliikumiseks.

OTSUSTATI:

2.1 Ministeeriumide esindajad saadavad raamliigitusskeemi koos üldpõhimõtetega oma hallatavatele asutustele laiali sõnumiga, et dokument on valmis juhtimise- ja tugifunktsioonide osas rakendamiseks.

2.2 RTK avaldab dokumendi oma veebilehel ja haldab edaspidi dokumendi muudatusi, sh tagab juhtrühma kaudu muudatuste levitamise asutustele.

3. Uued lahendused Kliimaministeeriumi näitel 

Kliimaministeeriumi strateegia, analüüsi ja digiarengu osakonna nõunik andis ülevaate kahest lahendusest, mis on Kristiina Laius dokumendihaldussüsteemis KIRKE valminud:

Lahendus 1. Protokollimise lahendus HANS

Lahendus võimaldab:

helifaili dokumendihaldussüsteemi salvestada helifaili tekstiks teisendada (sh osalejate tuvastamine) teksti eelseadistatud dokumendimallile saata (valmib n.-ö stenogramm) teksti redigeerida ja vormistada vormistatud dokument menetlusse suunata, sh allkirjastada.  peale allkirjastamist (st registreerimist ja numbri saamist, helisalvestis kustub KIRKE-st automaatselt ära).

Lahendust kasutatakse haldusala üleselt ja ajamahukamate koosolekute puhul või siis, kui on oluline fikseerida sõnavõtud täpsemalt.

Aitab oluliselt kokku hoida assistentide tööaega ning lihtsustada protokolli vormistamist.

Lahendus 2: Dokumentide automaatne väljasaatmine

Automaatset väljasaatmist kasutatakse väljamineva dokumendi puhul ja seadistatakse liigipõhiselt.

Lahendus toimib järgmiselt:

dokumendi koostaja algatab väljamineva kirja, täidab metaandmed, vormistab kirja ning algatab menetluse. enne allkirjastamist on RTK töötaja roll, kes kontrollib üle dokumendi vormistuse.

menetluse viimases sammus on automaatne väljasaatmine. Menetluse algataja saab sammu eemaldada või asendada näiteks enda või RTK dokumendihalduriga, et väljasaatmine toimuks käsitsi.

peale allkirjastamist toimub automaatne väljasaatmine süsteemi poolt, sh: süsteem võtab väljasaatmisel e- posti aadressi kontaktandmetest või kui tegemist on riigiasutusega, siis saadab välja DVK kaudu. kui aadress on vigane, kuvatakse vigane aadress juba kontaktandmete juures kui saatmine ebaõnnestus, tuleb teavitus menüü "Saabunud dokumendid" alla, mida näevad dokumendihaldurid. väljasaatmisel läheb kaasa eelseadistatud kaaskiri.

Hetkel veel live minek pooleli, kuid toimub lähiajal ning võetakse kasutusele samuti kogu haldusalas.

Toimus arutelu.

S. Uusleer märkis, et Deltas on samuti vastav funktsionaalsus olemas ja SiM kasutab. Erisus on see, et automaatset väljasaatmist saab määrata liigi, sarja ning vajadusel ka dokumendi põhiselt. Väljasaatmisel arvestab süsteem, kas tegemist on AK teabega või mitte ja sellele vastavalt läheb kaasa kaaskiri.  Juhtrühma liikmetel tekkis küsimus, et kuidas on maandatud riskid, et välja läheb vigane dokument? S. Uusleer märkis, et vastutus on dokumendi koostajal ja see on asutuses selgelt välja toodud. Kui KLIMi lahenduse puhul on RTK dokumendihaldurid vaheolekus enne allkirjastamist ja kontrollivad dokumendi vormistust, siis SiMis ei ole ka seda vaherolli. Iga töötaja vastutab dokumendi korrektsuse eest ise, dokumendihaldus teeb kvaliteedikontrolli (järelkontroll, pisteline). L. Piirma märkis, et Delta puhul on huvi tundnud ka Terviseamet. Oluline teadmine on see, et Deltas saab automaatset väljasaatmist kasutada üksnes juriidiliste isikute puhul. 

K. Madismäe tõi välja, et ka RTK-l on lähiajal plaanis ühe dokumendiliigiga automaatne väljasaatmine kasutusele võtta, mis hakkab saatma otsuseid Deltast SFOSi. Lisaks on plaanis mõne teenuse saajaga katsetada, et saada sisendit tuleviku DHSi jaoks.

Aitäh Kristiinale ja edu teise lahenduse live viimisel!

4. Asutuste aktuaalsed teemad

S. Uusleer tõi välja, et SIMis on lahendamisel SiVa teenusega seonduv. SiVa on valideerimisteenus võimaldab kontrollida ajaloolisi ja vähem levinud formaatides digiallkirjastatud dokumente. Valideerimiseks küsib SiVa kasutaja nõusolekut:

Jätkamiseks küsitakse kasutaja nõusolekut. Lingilt „siit“ avanev leht: https://www.id.ee/artikkel/riigi-infosusteemi-ameti-id-tarkvara-  andmekaitsetingimused/

ID-tarkvara andmekaitsetingimustes on toodud välja töödeldavate andmete koosseis. Mh SiVa valideerimisel ka fail. L. Piirma märkis, et RIKi laual on täna teema, mis on seotud Delta avalikest dokumendiregistritest andmete/dokumentide mahasalvestamisega ning eraldi andmekogu pidamist. Tutvuda saab sellega siit: /https://dokumendiregistrid.karlerss.com Kuna avalikes dokumendiregistrites kättesaadavate dokumentide puhul on tegemist avaandmetega, siis õiguslikku vastuolu sellisel töötlemisel ei ole. Probleem on selles, et  andmed laetakse alla mingi kuupäeva seisuga. Kui registris andmeid parandatakse, nt on jäänud piirang peale panemata ja seda tehakse tagantjärgi, siis selles vaates jääb info alles. Teemat arutatakse koostöös ministeeriumide ja asutustega, keda see on täna puudutanud. 

 K. Allert tõi välja, et nendel (SoM, JuM, RaM, MKM) on kõige aktuaalsem ministrite pädevusvaldkondade muudatustega seonduv. Hetkel ei ole veel tehtud VV seaduse muutmist, mis mõjutab ka inimeste ja valdkondade liikumist ministeeriumide vahel ning millel on omakorda  suurem mõju ka dokumendihaldus- ja arhiiviteenusele. 

K. Mändmaa märkis, et KaMis toimub jätkuvalt ministeeriumi haldusala dokumendihalduse teenuse ühtlustamine ja ühtse süsteemi kasutuselevõtmine. Väljakutseid jagub, sh tegeletakse suurel määral koolituste ja kasutajate igapäevase toetamise/nõustamisega.

R. Siim tõi välja, et HTM tegeleb klassifitseerija projektiga, hallatavatelt asutustelt sisendi saamisega andmebaaside teemal. 

5. Edaspidised kokkulepped

Järgmine kohtumine on 16.10 kell 10.00-12.00.

Teemad:

Ülevaade arhiiviteenusest Ülevaade analüüsidest (dokumentide liikumine ministeeriumide vahel, dokumendihalduskorrad) EIS/KOOS keskkond (kui selleks ajaks on rohkem infot) Asutuste aktuaalsed teemad

Kokkuvõtte koostas:

Kristi Madismäe

ÜLDPÕHIMÕTTED RAAMLIIGITUSSKEEMI RAKENDAMISEKS

1. ÜLDOSA .................................................................................................................................................................................................................................................. 1

2. ÜLDPÕHIMÕTTED ................................................................................................................................................................................................................................ 2

Lisa 1: LÜHENDID .................................................................................................................................................................................................................................. 9

Lisa 2: RAAMLIIGITUSSKEEM ............................................................................................................................................. Tõrge! Järjehoidjat pole määratletud.

1. ÜLDOSA

Dokumendihalduse konsolideerimise üheks eesmärgiks on asutuste dokumendihalduse praktikate ühtlustamine ja teabe dubleerimise vähendamine

erinevates infosüsteemides. Üheks tegevussuunaks selles on teabe liigitamise standardimine. Ühesuguste põhimõtete rakendamine asutuses loodud teabe

liigitamisel võimaldab lihtsustada sarnaste tegevuste käigus tekkiva teabe elukäigu haldamist riigis tervikuna ning muuta haldamise toimingud omavahel

võrreldavaks.

Dokumendihalduse konsolideerimise pilootprojekti liigitusskeemi töörühm töötas välja üldpõhimõtted juhtimis- ja tugifunktsioonide täitmise käigus tekkiva

teabe liigitamiseks ja koostas selle alusel raamliigitusskeemi.

Raamliigitusskeem sisaldab juhtimise funktsioonide nimetusi ja kirjeldusi ning funktsioonide täitmise käigus tekkiva teabe rühmitamise tulemusel

moodustatud sarju. Raamliigitusskeem hõlmab asutuse säilivusväärtusega teavet, mis juhtimis- ja tugifunktsioonide käigus luuakse sõltumata formaadist

või süsteemist, kus seda hallatakse.

Raamliigitusskeemi töötas välja töörühma koosseis:

1. Ingrid Kakspeit (Kultuuriministeerium);

2. Hille Oidema (Välisministeerium);

3. Kersti Mustsaar (Statistikaamet);

4. Kristel Tammik (Rahvusarhiiv);

5. Kristi Madismäe (Riigi Tugiteenuse Keskus);

6. Kristiina Laius (Keskkonnaministeerium);

7. Kärt Allert (Rahandusministeerium);

8. Kätlin Tilk (Riigi Tugiteenuste Keskus);

9. Külli Vanaselja (Maaeluministeerium);

10. Mariko Männa (Tarbijakaitse ja Tehnilise Järelevalve Amet);

11. Pille Noodapera (Rahvusarhiiv);

12. Sille Uusleer (Siseministeerium).

2. ÜLDPÕHIMÕTTED

1. Raamliigitusskeemi ülesanne on viia avaliku sektori asutustes tekkiva teabe liigitamine ühtsetele alustele ja lihtsustada asutuste individuaalsete

liigitusskeemide loomist.

2. Raamliigitusskeemi väljatöötamisel on ühtlustatud:

• juhtimise ja tugifunktsioonide nimetused ja kirjeldatud on funktsiooni täitmise käigus tehtavad tegevused;

• sarjade moodustamise alused, nimetused, säilitustähtajad, juurdepääsupiirangud ja viited nende alustele.

3. Raamliigitusskeemi kaks tasandit – funktsioon ja sari.

• Funktsioon on üks või mitu tegevust või protsessi, millega täidetakse asutuse kindlat eesmärki ja/või ülesannet.

• Sari seob funktsiooni piires ühe või mitme tunnuse alusel kokku kuuluvat teavet, mis moodustatakse järgmiste tunnuste alusel:

1) andmete kogum ja/või dokumendiliik;

2) sisu või teema;

3) funktsioon või tööprotsess(id), mille käigus dokumendid luuakse;

4) koht infosüsteemis;

5) säilitustähtaeg;

6) juurdepääsutingimus.

• Raamliigitusskeemis alltasandeid välja ei tooda. Ka asutuste individuaalsetes liigitusskeemides pole alltasandid soovitavad, v.a põhjendatud juhtudel

(teabest parema ülevaate saamiseks ja haldamiseks). Täiendava võimalusena saab DHSis kasutada teabe haldamiseks toimikuid, mida liigitusskeemis

ei kajastata.

4. Raamliigitusskeemi juhtimise ja tugifunktsioonid on järgmised

Funktsiooni nimetus Jrk Tegevus

1. JUHTIMINE 1.1 organisatsiooni strateegiline planeerimine ja arendamine (teabe kogumine, töötlemine ja

analüüsimine);

1.2 asutuse tegevuse juhtimine, korraldamine ja koordineerimine (tegevuste planeerimine ja

aruandlus, kvaliteedijuhtimine, uuringute tegemine ja tulemused, jne);

1.3 ministeeriumide valitsemisala asutuste tegevuste koordineerimine (M);

1.4 struktuuriüksuste töö korraldamine;

1.5 asutuse esindamine (kohtuvaidlused, osalemine eraõiguslike juriidiliste isikute nõukogudes, jne);

1.6 suhtlemine partneritega (koostöö teiste valitsusasutuste, kohaliku omavalitsuse üksuste,

sihtasutuste, mittetulundusühingute, ettevõtjate ja tarbijaorganisatsioonidega, teiste riikide

asjaomaste asutuste ja rahvusvaheliste organisatsioonidega, huvigruppidega ning eraisikutega);

1.7 asutuse tegevuste auditeerimine (auditite haldamine, tulemuste rakendamine, ministeeriumides

hallatavate asutuste auditeerimine)

1.8 nõustamine juriidilistes küsimustes.

2. TEABEHALDUS 2.1 dokumendihalduse korraldamine;

2.2 arhiivitöö (kasutamise korraldamine, päringutele vastamine);

2.3 sise- ja väliskommunikatsiooni korraldamine;

2.4 visuaalse identiteedi kujundamine;

2.5 organisatsiooni identiteedi kujundamine (asutuse ürituse, sündmuste jäädvustamine);

2.6 andmekaitse, sh teabe avalikustamine;

2.7 infotehnoloogia korraldamine;

2.8 andmehalduse korraldamine;

2.9 teavikute haldamine (erialaraamatukogu ja kollektsioonide haldamine) .

3. PERSONALITÖÖ 3.1 teenistussuhete haldamine;

3.2 personali tasustamine ja motiveerimine;

3.3 värbamine, valik;

3.4 terviseedenduse korraldamine ja tööturvalisuse tagamine;

3.5 koolitus- ja arendustegevuse planeerimine ja korraldamine;

3.6 personali planeerimine;

4.FINANTS- JA

MAJANDUSTEGEVUS

4.1 eelarve planeerimine ja täitmise korraldamine ning aruandlus;

4.2 finantsarvestus ja finantsaruandluse koostamine;

4.3 asutuse rahavoogude juhtimine;

4.4 infovahetus finantsteenuse osutajaga;

4.5 lepinguliste suhete korraldamine;

4.6 asutuse varade haldus;

4.7 hangete korraldamine.

5. Asutus võtab oma liigitusskeemi koostamisel aluseks raamliigitusskeemi struktuuri, jättes välja sarjad, mis asutuse tegevuse käigus ei teki või lisades

juurde asutuse tegevuse erisustest tuleneva teabe. Liigitusskeemi funktsioonide ja sarjade numereerimisel lähtutakse raamliigitusskeemi numeratsioonist.

Kui asutuses ei teki raamliigitusskeemis väljatoodud teavet, siis see sari jääb vahele ja selle sarja tähist ei kasutata. Sarjad, mis asutuse tegevuses tekivad,

kuid raamliigitusskeemis puuduvad, lisatakse asutuse liigitusskeemis vastava funktsiooni juures lõppu.

6. Järgnevalt on välja toodud raamliigitusskeemi veergude selgitused (veerud 1 ja 2). Veerus 3 tuuakse välja veerus 1 toodud väärtuse rakendamise erisused

asutuse individuaalses liigitusskeemis. Veerus „Märkused“ on välja toodud täiendavad selgitused.

Veeru nimetus Raamliigitusskeem Asutuse liigitusskeem Märkused

Funktsiooni tähis Järjekorranumber liigitusskeemi

piires

Järjekorranumber asutuse

liigitusskeemi piires

Funktsiooni

nimetus

Funktsiooni sisu kokkuvõttev

nimetus

Funktsiooni sisu kokkuvõttev

nimetus

Funktsiooni

kirjeldus

Funktsiooni sisu kirjeldus - üks või

mitu tegevust, millega täidetakse

asutuse eesmärki ja/või ülesannet.

Funktsiooni sisu kirjeldus - üks

või mitu tegevust, millega

täidetakse asutuse eesmärki

ja/või ülesanne

Volitused Viited tugifunktsioonide aluseks

olevatele õigusaktidele.

Viited õigusaktidele, mis on

asutuse tegevuste aluseks.

Arhiivieeskirjas nõutud ainult

põhifunktsioonide ulatuses.

Sarja tähis Numbriline. Koosneb funktsiooni

ja sarja tähisest.

Numbriline. Koosneb asutuse

funktsiooni ja sarja tähisest.

Sarja eelmine tähis - Sarja tähis asutuse eelmises

liigitusskeemis.

Kui asutus soovib välja tuua

eelmiste liigitusskeemide

varasemaid tähiseid, siis tuuakse

sulgudes ära iga tähise kehtivuse

aastad.

Sarja nimetus Sarja sisu kokkuvõttev nimetus. Sarja sisu kokkuvõttev

nimetus.

Sisu ja hõlmavus Ülevaade teabest, mida sarja on

võimalik hõlmata.

Ülevaade sarjas sisalduvast

asutuse teabest.

Asutuse liigitusskeemis on

oluline välja tuua enamlevinud

näited sarjas sisalduvatest

andmetest, dokumentidest,

teemadest, jne

Säilitustähtaeg Lühim aeg, mille jooksul

teavet tuleb asutuses säilitada.

Lühim aeg, mille jooksul

teavet tuleb asutuses säilitada.

Säilitustähtaja alus Viide õigusaktile, mis on aluseks

säilitustähtaja määramisel.

Viide õigusaktile, mis on

aluseks säilitustähtaja

määramisel.

Kui õigusaktidest ei tulene teabe

säilitustähtaeg, tuleb asutusel

hinnata ja kehtestada see

tulenevalt teabe väärtusest

asutuse enda, partnerite või

üksikisiku vajadustest lähtuvalt.

Hindamismärge Rahvusarhiivi poolt

arhiivindusliku hindamise käigus

sarja kohta langetatud otsus.

Raamliigitusskeemi puhul

peetakse silmas kõiki asutusi,

kellele raamliigitusskeem laieneb.

(nt kombinatsioon

AV/H/hindamata või AV/H jne)

kus

Rahvusarhiivi poolt asutuse

teabe arhiivindusliku

hindamise käigus tehtud otsus.

Asutuse liigitusskeemis saab

olla märge AV/H/hindamata

Veeru lisavad ja täidavad ainult

arhiivimoodustajad.

AV (arhiiviväärtuslik) -

Rahvusarhiivi poolt hindamisega

arhivaalile antud väärtus, mis

keelab arhivaali hävitamise ja mis

kohustab teabe üleandmise

avalikku arhiivi.

H (hävitamisele) - säilitustähtaja

möödudes võib teabe hävitada.

AV - arhiiviväärtusega teave,

H - arhiiviväärtuseta teave,

hindamata - hindamist ei ole läbi

viidud.

Hindamata - kui asutuse teave on

Rahvusarhiivi poolt hindamata.

Rahvusarhiivi

hindamisotsus

Rahvusarhiivi üldhindamisotsused

(number ja kuupäev)

Rahvusarhiivi

üldhindamisotsused ja

asutusepõhised

hindamisotsused (number ja

kuupäev).

Veeru lisavad ja täidavad ainult

arhiivimoodustajad.

Kui teave on hindamata, siis

jäetakse lahter täitmata.

Teabe kandja Paber või digitaalne. Paber või digitaalne. Kui igapäevase teabehalduse

käigus paberdokument

digiteeritakse, siis kuulub

säilitamisele digitaalne

dokument.

Teabe kuju Andmed ja/või dokument. Andmed ja/või dokument. Teabe säilitamise kuju.

Hoiukoht Teabe asukoht - üldnimetus või

lühend.

Teabe asukoht asutuses -

nimetus või lühend.

Originaalteabe loomise ja

säilitamise koht asutuse vaates,

kus see dokument tekib.

Seotud süsteemid Muu seotud infosüsteem, kust või

kuhu andmed liiguvad (nt SAP).

Muu seotud infosüsteem, kust

või kuhu andmed liiguvad (nt

SAP).

Juurdepääsupiirang Viide juurdepääsupiirangu alustele

seaduse, paragrahvi, lõike ja

punkti täpsusega.

Viide juurdepääsupiirangu

alustele seaduse, paragrahvi,

lõike ja punkti täpsusega.

Juurdepääsupiirangu märkimisel

lähtutakse järgmisest:

avalik sari - lahter jäetakse

tühjaks.

avalik sari, kuhu võib

tekkida AK piiranguga teave

(osaliselt piiranguga ja osaliselt

avalik teave) - lahtrisse lisatakse

märge "Võib sisaldada AK

teavet" ning viide piirangu

alus(t)ele (AvTs piirang +

eriseadustest tulenevad lubatud

piirangu alused).

AK piiranguga sari - lahtrisse

lisatakse märge piirangu

alus(t)ele.

Teabevaldaja saab oma valduses

olevale teabele juurdepääsu

piirata üksnes juhul, kui selleks

on seadusest tulenev alus.

Avaliku teabe seaduse (AvTS) §

41 lg 11 sätestab, et asutuse juht

kehtestab liigitusskeemis sarjad,

milles sisalduvatele

dokumentidele võib

juurdepääsupiirangud kehtestada,

märkides ära AvTS-s või muus

seaduses sisalduva

aluse. Juurdepääsupiirangu

alused tulenevad

"Juurdepääsupiirangute

klassifikaatorist". Asutus lisab

oma liigitusskeemi eriseadustest

tulenevad lubatud

juurdepääsupiirangud.

Seos tegevusega Funktsiooni kirjelduses toodud

tegevustega.

Asutuse funktsiooni kirjelduses

toodud tegevustega.

Iga sarja juures tuuakse välja seos

funktsiooni kirjelduses toodud

ühe või mitme tegevusega, et

oleks näha, milliste asutuse

ülesannetega seoses teave tekib

ning kas kogu tegevus on

liigitusskeemis kaetud.

Seos teenusega - Seos teenusega Lahter täidetakse juhul, kui

asutuses tekkiv teave on seotud

teenustega.

Märkused Täiendavad märkused ja

selgitused.

Täiendavad asutuse märkused

ja selgitused.

7. Raamliigitusskeemi haldab Riigi Tugiteenuste Keskus (RTK) ning seda vaadatakse üle ja täiendatakse regulaarselt. Raamliigitusskeem on kättesaadav

RTK kodulehel.

8. Tähelepanekud ja ettepanekud raamliigitusskeemi kohta palume edastada: [email protected]

Head rakendamist!

Kristi Madismäe

dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse

osakonna juhataja

Telefon: +372 663 1858 www.rtk.ee

[email protected]

Lisa 1

LÜHENDID

AK Asutusesiseseks kasutamiseks

ASTRA Rahvusarhiivi infosüsteem

ATS Avaliku teenistuse seadus

AV Rahvusarhiivi poolt hinnatud arhiiviväärtuslik teave

AvTS Avaliku teabe seadus

DHS Dokumendihaldussüsteem

EIS Eelnõude Infosüsteem

FitekIN Arvete menetlemise süsteem

H Rahvusarhiivi poolt hinnatud arhiiviväärtuseta teave, mis kuulub

säilitustähtaja möödumisel hävitamisele

HO Hindamisotsus

M Ministeeriumid

Muu hoiukoht Asutuses kasutatav infosüsteem, keskkond, võrguketas

RIHA Riigi infosüsteemi haldussüsteem

RPS Raamatupidamise seadus

RTIP Riigitöötaja Iseteenindusportaal

SAP Finantshalduse süsteem

TLS Töölepingu seadus

TTOS Töötervishoiu ja tööohutuse seadus

ÜLDPÕHIMÕTTED RAAMLIIGITUSSKEEMI RAKENDAMISEKS

1. ÜLDOSA .................................................................................................................................................................................................................................................. 1

2. ÜLDPÕHIMÕTTED ................................................................................................................................................................................................................................ 2

Lisa 1: LÜHENDID .................................................................................................................................................................................................................................. 9

Lisa 2: RAAMLIIGITUSSKEEM ............................................................................................................................................. Tõrge! Järjehoidjat pole määratletud.

1. ÜLDOSA

Dokumendihalduse konsolideerimise üheks eesmärgiks on asutuste dokumendihalduse praktikate ühtlustamine ja teabe dubleerimise vähendamine

erinevates infosüsteemides. Üheks tegevussuunaks selles on teabe liigitamise standardimine. Ühesuguste põhimõtete rakendamine asutuses loodud teabe

liigitamisel võimaldab lihtsustada sarnaste tegevuste käigus tekkiva teabe elukäigu haldamist riigis tervikuna ning muuta haldamise toimingud omavahel

võrreldavaks.

Dokumendihalduse konsolideerimise pilootprojekti liigitusskeemi töörühm töötas välja üldpõhimõtted juhtimis- ja tugifunktsioonide täitmise käigus tekkiva

teabe liigitamiseks ja koostas selle alusel raamliigitusskeemi.

Raamliigitusskeem sisaldab juhtimise funktsioonide nimetusi ja kirjeldusi ning funktsioonide täitmise käigus tekkiva teabe rühmitamise tulemusel

moodustatud sarju. Raamliigitusskeem hõlmab asutuse säilivusväärtusega teavet, mis juhtimis- ja tugifunktsioonide käigus luuakse sõltumata formaadist

või süsteemist, kus seda hallatakse.

Raamliigitusskeemi töötas välja töörühma koosseis:

1. Ingrid Kakspeit (Kultuuriministeerium);

2. Hille Oidema (Välisministeerium);

3. Kersti Mustsaar (Statistikaamet);

4. Kristel Tammik (Rahvusarhiiv);

5. Kristi Madismäe (Riigi Tugiteenuse Keskus);

6. Kristiina Laius (Keskkonnaministeerium);

7. Kärt Allert (Rahandusministeerium);

8. Kätlin Tilk (Riigi Tugiteenuste Keskus);

9. Külli Vanaselja (Maaeluministeerium);

10. Mariko Männa (Tarbijakaitse ja Tehnilise Järelevalve Amet);

11. Pille Noodapera (Rahvusarhiiv);

12. Sille Uusleer (Siseministeerium).

2. ÜLDPÕHIMÕTTED

1. Raamliigitusskeemi ülesanne on viia avaliku sektori asutustes tekkiva teabe liigitamine ühtsetele alustele ja lihtsustada asutuste individuaalsete

liigitusskeemide loomist.

2. Raamliigitusskeemi väljatöötamisel on ühtlustatud:

• juhtimise ja tugifunktsioonide nimetused ja kirjeldatud on funktsiooni täitmise käigus tehtavad tegevused;

• sarjade moodustamise alused, nimetused, säilitustähtajad, juurdepääsupiirangud ja viited nende alustele.

3. Raamliigitusskeemi kaks tasandit – funktsioon ja sari.

• Funktsioon on üks või mitu tegevust või protsessi, millega täidetakse asutuse kindlat eesmärki ja/või ülesannet.

• Sari seob funktsiooni piires ühe või mitme tunnuse alusel kokku kuuluvat teavet, mis moodustatakse järgmiste tunnuste alusel:

1) andmete kogum ja/või dokumendiliik;

2) sisu või teema;

3) funktsioon või tööprotsess(id), mille käigus dokumendid luuakse;

4) koht infosüsteemis;

5) säilitustähtaeg;

6) juurdepääsutingimus.

• Raamliigitusskeemis alltasandeid välja ei tooda. Ka asutuste individuaalsetes liigitusskeemides pole alltasandid soovitavad, v.a põhjendatud juhtudel

(teabest parema ülevaate saamiseks ja haldamiseks). Täiendava võimalusena saab DHSis kasutada teabe haldamiseks toimikuid, mida liigitusskeemis

ei kajastata.

4. Raamliigitusskeemi juhtimise ja tugifunktsioonid on järgmised

Funktsiooni nimetus Jrk Tegevus

1. JUHTIMINE 1.1 organisatsiooni strateegiline planeerimine ja arendamine (teabe kogumine, töötlemine ja

analüüsimine);

1.2 asutuse tegevuse juhtimine, korraldamine ja koordineerimine (tegevuste planeerimine ja

aruandlus, kvaliteedijuhtimine, uuringute tegemine ja tulemused, jne);

1.3 ministeeriumide valitsemisala asutuste tegevuste koordineerimine (M);

1.4 struktuuriüksuste töö korraldamine;

1.5 asutuse esindamine (kohtuvaidlused, osalemine eraõiguslike juriidiliste isikute nõukogudes, jne);

1.6 suhtlemine partneritega (koostöö teiste valitsusasutuste, kohaliku omavalitsuse üksuste,

sihtasutuste, mittetulundusühingute, ettevõtjate ja tarbijaorganisatsioonidega, teiste riikide

asjaomaste asutuste ja rahvusvaheliste organisatsioonidega, huvigruppidega ning eraisikutega);

1.7 asutuse tegevuste auditeerimine (auditite haldamine, tulemuste rakendamine, ministeeriumides

hallatavate asutuste auditeerimine)

1.8 nõustamine juriidilistes küsimustes.

2. TEABEHALDUS 2.1 dokumendihalduse korraldamine;

2.2 arhiivitöö (kasutamise korraldamine, päringutele vastamine);

2.3 sise- ja väliskommunikatsiooni korraldamine;

2.4 visuaalse identiteedi kujundamine;

2.5 organisatsiooni identiteedi kujundamine (asutuse ürituse, sündmuste jäädvustamine);

2.6 andmekaitse, sh teabe avalikustamine;

2.7 infotehnoloogia korraldamine;

2.8 andmehalduse korraldamine;

2.9 teavikute haldamine (erialaraamatukogu ja kollektsioonide haldamine) .

3. PERSONALITÖÖ 3.1 teenistussuhete haldamine;

3.2 personali tasustamine ja motiveerimine;

3.3 värbamine, valik;

3.4 terviseedenduse korraldamine ja tööturvalisuse tagamine;

3.5 koolitus- ja arendustegevuse planeerimine ja korraldamine;

3.6 personali planeerimine;

4.FINANTS- JA

MAJANDUSTEGEVUS

4.1 eelarve planeerimine ja täitmise korraldamine ning aruandlus;

4.2 finantsarvestus ja finantsaruandluse koostamine;

4.3 asutuse rahavoogude juhtimine;

4.4 infovahetus finantsteenuse osutajaga;

4.5 lepinguliste suhete korraldamine;

4.6 asutuse varade haldus;

4.7 hangete korraldamine.

5. Asutus võtab oma liigitusskeemi koostamisel aluseks raamliigitusskeemi struktuuri, jättes välja sarjad, mis asutuse tegevuse käigus ei teki või lisades

juurde asutuse tegevuse erisustest tuleneva teabe. Liigitusskeemi funktsioonide ja sarjade numereerimisel lähtutakse raamliigitusskeemi numeratsioonist.

Kui asutuses ei teki raamliigitusskeemis väljatoodud teavet, siis see sari jääb vahele ja selle sarja tähist ei kasutata. Sarjad, mis asutuse tegevuses tekivad,

kuid raamliigitusskeemis puuduvad, lisatakse asutuse liigitusskeemis vastava funktsiooni juures lõppu.

6. Järgnevalt on välja toodud raamliigitusskeemi veergude selgitused (veerud 1 ja 2). Veerus 3 tuuakse välja veerus 1 toodud väärtuse rakendamise erisused

asutuse individuaalses liigitusskeemis. Veerus „Märkused“ on välja toodud täiendavad selgitused.

Veeru nimetus Raamliigitusskeem Asutuse liigitusskeem Märkused

Funktsiooni tähis Järjekorranumber liigitusskeemi

piires

Järjekorranumber asutuse

liigitusskeemi piires

Funktsiooni

nimetus

Funktsiooni sisu kokkuvõttev

nimetus

Funktsiooni sisu kokkuvõttev

nimetus

Funktsiooni

kirjeldus

Funktsiooni sisu kirjeldus - üks või

mitu tegevust, millega täidetakse

asutuse eesmärki ja/või ülesannet.

Funktsiooni sisu kirjeldus - üks

või mitu tegevust, millega

täidetakse asutuse eesmärki

ja/või ülesanne

Volitused Viited tugifunktsioonide aluseks

olevatele õigusaktidele.

Viited õigusaktidele, mis on

asutuse tegevuste aluseks.

Arhiivieeskirjas nõutud ainult

põhifunktsioonide ulatuses.

Sarja tähis Numbriline. Koosneb funktsiooni

ja sarja tähisest.

Numbriline. Koosneb asutuse

funktsiooni ja sarja tähisest.

Sarja eelmine tähis - Sarja tähis asutuse eelmises

liigitusskeemis.

Kui asutus soovib välja tuua

eelmiste liigitusskeemide

varasemaid tähiseid, siis tuuakse

sulgudes ära iga tähise kehtivuse

aastad.

Sarja nimetus Sarja sisu kokkuvõttev nimetus. Sarja sisu kokkuvõttev

nimetus.

Sisu ja hõlmavus Ülevaade teabest, mida sarja on

võimalik hõlmata.

Ülevaade sarjas sisalduvast

asutuse teabest.

Asutuse liigitusskeemis on

oluline välja tuua enamlevinud

näited sarjas sisalduvatest

andmetest, dokumentidest,

teemadest, jne

Säilitustähtaeg Lühim aeg, mille jooksul

teavet tuleb asutuses säilitada.

Lühim aeg, mille jooksul

teavet tuleb asutuses säilitada.

Säilitustähtaja alus Viide õigusaktile, mis on aluseks

säilitustähtaja määramisel.

Viide õigusaktile, mis on

aluseks säilitustähtaja

määramisel.

Kui õigusaktidest ei tulene teabe

säilitustähtaeg, tuleb asutusel

hinnata ja kehtestada see

tulenevalt teabe väärtusest

asutuse enda, partnerite või

üksikisiku vajadustest lähtuvalt.

Hindamismärge Rahvusarhiivi poolt

arhiivindusliku hindamise käigus

sarja kohta langetatud otsus.

Raamliigitusskeemi puhul

peetakse silmas kõiki asutusi,

kellele raamliigitusskeem laieneb.

(nt kombinatsioon

AV/H/hindamata või AV/H jne)

kus

Rahvusarhiivi poolt asutuse

teabe arhiivindusliku

hindamise käigus tehtud otsus.

Asutuse liigitusskeemis saab

olla märge AV/H/hindamata

Veeru lisavad ja täidavad ainult

arhiivimoodustajad.

AV (arhiiviväärtuslik) -

Rahvusarhiivi poolt hindamisega

arhivaalile antud väärtus, mis

keelab arhivaali hävitamise ja mis

kohustab teabe üleandmise

avalikku arhiivi.

H (hävitamisele) - säilitustähtaja

möödudes võib teabe hävitada.

AV - arhiiviväärtusega teave,

H - arhiiviväärtuseta teave,

hindamata - hindamist ei ole läbi

viidud.

Hindamata - kui asutuse teave on

Rahvusarhiivi poolt hindamata.

Rahvusarhiivi

hindamisotsus

Rahvusarhiivi üldhindamisotsused

(number ja kuupäev)

Rahvusarhiivi

üldhindamisotsused ja

asutusepõhised

hindamisotsused (number ja

kuupäev).

Veeru lisavad ja täidavad ainult

arhiivimoodustajad.

Kui teave on hindamata, siis

jäetakse lahter täitmata.

Teabe kandja Paber või digitaalne. Paber või digitaalne. Kui igapäevase teabehalduse

käigus paberdokument

digiteeritakse, siis kuulub

säilitamisele digitaalne

dokument.

Teabe kuju Andmed ja/või dokument. Andmed ja/või dokument. Teabe säilitamise kuju.

Hoiukoht Teabe asukoht - üldnimetus või

lühend.

Teabe asukoht asutuses -

nimetus või lühend.

Originaalteabe loomise ja

säilitamise koht asutuse vaates,

kus see dokument tekib.

Seotud süsteemid Muu seotud infosüsteem, kust või

kuhu andmed liiguvad (nt SAP).

Muu seotud infosüsteem, kust

või kuhu andmed liiguvad (nt

SAP).

Juurdepääsupiirang Viide juurdepääsupiirangu alustele

seaduse, paragrahvi, lõike ja

punkti täpsusega.

Viide juurdepääsupiirangu

alustele seaduse, paragrahvi,

lõike ja punkti täpsusega.

Juurdepääsupiirangu märkimisel

lähtutakse järgmisest:

avalik sari - lahter jäetakse

tühjaks.

avalik sari, kuhu võib

tekkida AK piiranguga teave

(osaliselt piiranguga ja osaliselt

avalik teave) - lahtrisse lisatakse

märge "Võib sisaldada AK

teavet" ning viide piirangu

alus(t)ele (AvTs piirang +

eriseadustest tulenevad lubatud

piirangu alused).

AK piiranguga sari - lahtrisse

lisatakse märge piirangu

alus(t)ele.

Teabevaldaja saab oma valduses

olevale teabele juurdepääsu

piirata üksnes juhul, kui selleks

on seadusest tulenev alus.

Avaliku teabe seaduse (AvTS) §

41 lg 11 sätestab, et asutuse juht

kehtestab liigitusskeemis sarjad,

milles sisalduvatele

dokumentidele võib

juurdepääsupiirangud kehtestada,

märkides ära AvTS-s või muus

seaduses sisalduva

aluse. Juurdepääsupiirangu

alused tulenevad

"Juurdepääsupiirangute

klassifikaatorist". Asutus lisab

oma liigitusskeemi eriseadustest

tulenevad lubatud

juurdepääsupiirangud.

Seos tegevusega Funktsiooni kirjelduses toodud

tegevustega.

Asutuse funktsiooni kirjelduses

toodud tegevustega.

Iga sarja juures tuuakse välja seos

funktsiooni kirjelduses toodud

ühe või mitme tegevusega, et

oleks näha, milliste asutuse

ülesannetega seoses teave tekib

ning kas kogu tegevus on

liigitusskeemis kaetud.

Seos teenusega - Seos teenusega Lahter täidetakse juhul, kui

asutuses tekkiv teave on seotud

teenustega.

Märkused Täiendavad märkused ja

selgitused.

Täiendavad asutuse märkused

ja selgitused.

7. Raamliigitusskeemi haldab Riigi Tugiteenuste Keskus (RTK) ning seda vaadatakse üle ja täiendatakse regulaarselt. Raamliigitusskeem on kättesaadav

RTK kodulehel.

8. Tähelepanekud ja ettepanekud raamliigitusskeemi kohta palume edastada: [email protected]

Head rakendamist!

Kristi Madismäe

dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse

osakonna juhataja

Telefon: +372 663 1858 www.rtk.ee

[email protected]

Lisa 1

LÜHENDID

AK Asutusesiseseks kasutamiseks

ASTRA Rahvusarhiivi infosüsteem

ATS Avaliku teenistuse seadus

AV Rahvusarhiivi poolt hinnatud arhiiviväärtuslik teave

AvTS Avaliku teabe seadus

DHS Dokumendihaldussüsteem

EIS Eelnõude Infosüsteem

FitekIN Arvete menetlemise süsteem

H Rahvusarhiivi poolt hinnatud arhiiviväärtuseta teave, mis kuulub

säilitustähtaja möödumisel hävitamisele

HO Hindamisotsus

M Ministeeriumid

Muu hoiukoht Asutuses kasutatav infosüsteem, keskkond, võrguketas

RIHA Riigi infosüsteemi haldussüsteem

RPS Raamatupidamise seadus

RTIP Riigitöötaja Iseteenindusportaal

SAP Finantshalduse süsteem

TLS Töölepingu seadus

TTOS Töötervishoiu ja tööohutuse seadus