Lp Inga Intė
UAB FELIT (IKEA Lithuania)
[email protected]
Teie 13.05.2022 nr
Meie 15.06.2022 nr 2.1.-5/22/1276
Vastus pöördumisele
Andmekaitse Inspektsioon sai Teie kirja, milles küsite personali ja uute kandidaatide turvakontrolli kohta. Tahate teada, millises ulatuses ning millisele õiguslikule alusele tuginedes võib majandustegevusega seotud taustakontrolli läbi viia. Peamine küsimus on, kas õiguslikuks aluseks loetakse õigusaktides sätestatud õigusliku kohustuse täitmist või tuleb selleks kasutada ettevõtte õigustatud huvi. Kuna me ei leia, et vaja oleks reaalset konsultatsiooni, vastame Teile kirjalikult. Täpsustavate küsimuste korral selgitame meeleldi.
Te ei ole selgitanud, mis ettevõttega on Teie puhul tegemist ning mis põhjusel rakenduvad Teile pöördumises mainitud nõuded. Üldiselt saame aga selgitada, et igasuguseks isikuandmete töötlemiseks peab olema õiguslik alus – kas isiku nõusolek (tingimusel, et tal on tõesti võimalik vabalt otsustada, kas nõustuda või mitte) või muu seadusest tulenev alus (vt isikuandmete kaitse üldmääruse1 artikleid 5 ja 6). Andmetöötleja ehk antud juhul Teie, on kohustatud leidma õigusliku aluse andmete töötlemiseks.
Juhul, kui selleks on seadus, ei tohiks tekkida küsimust osas, kas taustakontrolli võib teha. Juhul, kui seadus seda aga ette ei kirjuta, nt on mingid ametikohad, kelle suhtes selline kontroll ei ole kohustuslik, tuleb kasutada muud seaduslikku alust. Andmetöötleja peab tegema vahet, millisel juhul kasutatakse üht ning millisel juhul teist põhjendust ning oskama neid ka selgitada.
Lisame, et kui andmetöötlejal on huvi mingite isikuandmete töötlemise vastu, ei tähenda see automaatselt ka seda, et ta saab isikuandmete töötlemisel automaatselt tugineda õigustatud huvi alusele. Vastutava töötleja huvi õigustatus on vaid lähtepunkt ehk üks elementidest, mida tuleb analüüsida ning see, kas õigustatud huvi alusele saab tugineda, sõltubki andmetöötleja ja andmesubjekti huvide tasakaalustamise tulemusest.
Õigustatud huvi korral on isikuandmete töötlemine seaduslik ainult juhul kui andmesubjekti huvid või põhiõigused ja –vabadused ei ole tähtsamad, võttes arvesse andmesubjekti mõistlikke ootusi, mis põhinevad tema suhtel andmetöötleja ehk tööandjaga. Igal juhul tuleks õigustatud huvi olemasolu hoolikalt hinnata, sealhulgas seda, kas andmesubjekt võib andmete kogumise ajal ja kontekstis mõistlikkuse piires eeldada, et isikuandmeid võidakse sellel otstarbel töödelda. Andmesubjekti huvid ja põhiõigused võivad olla andmetöötleja huvidest tähtsamad eelkõige juhul, kui isikuandmeid töödeldakse olukorras, kus andmesubjektil ei ole mõistlik eeldada edasist töötlemist.
Tähele tuleb panna seda, et IKÜM art 6 lg 1 p-s f sätestatud õigustatud huvi alusel on andmetöötlus seaduslik vaid siis, kui korrektselt on läbi viidud poolte huvide põhjalik kaalumine, millest nähtub selgelt järeldus andmete töötlemise õigustatuse kohta ehk läbi on viidud ja kirjalikult dokumenteeritud õigustatud huvi analüüs. IKÜM art 6 lg 1 p-s f on ette nähtud kolm tingimust, mis kõik peavad täidetud olema, et isikuandmete töötlemine oleks lubatud:
1) andmetöötlejal või andmeid saaval kolmandal isikul või kolmandatel isikutel on õigustatud huvi;
2) isikuandmete töötlemine on vajalik õigustatud huvi teostamiseks;
3) andmetöötleja või andmeid saava kolmanda isiku huve ei kaalu üles kaitstava andmesubjekti põhiõigused ja –vabadused.
Tööandjal tuleb seega alustada põhjalikust huvide hindamise ja kaalumise analüüsist, kust peab selguma, mismoodi tööandja huvid kaaluvad üles töötaja õiguse privaatsusele ning kui see leiab tõestust, siis kuidas tööandja saab kontrollida töötajat nii, et see riivaks võimalikult vähe töötaja privaatsust.
Seda, kuidas õigustatud huvi täpselt hinnata, on AKI selgitanud eraldi juhendis: https://www.aki.ee/sites/default/files/dokumendid/oigustatud_huvi_juhend_aki_26.05.2020.pdf
Õigustatud huvi analüüs peab sisalduma ettevõtte andmekaitsetingimustes või olema andmesubjektidele muul viisil kättesaadav.
Lähtudes eeltoodust töötaja või tööle kandideerija osas on majandusliku tausta kontroll taustauuringuna IKÜM art 6 lg 1 p f alusel lubatud, kuid seda ainult teatud ametikohtade puhul, mis puutuvad finantsidega kokku. Lisaks on selliste päringute tegemine lubatud ainult siis, kui tööandja on viinud läbi õigustatud huvi analüüsi ja selle tulemusel leidnud, et taustakontroll vastavate ametikohtade puhul on tõepoolest vajalik. Selleks, et taustakontroll riivaks võimalikult vähe töötaja privaatsust, tuleks taustakontrolli tegemise võimalusest teavitada andmesubjekti (nii tööle kandideerijat kui olemasolevat töötajat) enne vastava päringu tegemist, sh tutvustada talle vajadusel ka tööandja poolt läbi viidud õigustatud huvi analüüsi. Sellisel juhul oleks kandideerijal võimalik otsustada, kas ta kandideerib antud ametikohale või juhul, kui ta oma isikuandmeid avaldada ei soovi, siis loobub edasisest kandideerimisest. Juhul, kui tööandja säilitab päringu tulemusel saadud isikuandmeid, peab ta olema valmis töötajale/kandideerijale viimaste nõudmisel väljastama isikuandmete koopia (IKÜM art 15 lg 3). Loomulikult peab ka andmete säilitamiseks esinema õiguslik alus (IKÜM art 5 ja 6).
Kokkuvõttes sõltub taustakontrolli tegemise lubatavus õiguslikust alusest. Kui see tuleneb seadusest, on see lubatud, kui selleks kasutatakse õigustatud huvi põhjendust, siis tohib seda teha teatud tingimustel. Andmetöötleja ehk Teie ettevõte peab ise leidma ning põhjendama, millist õiguslikku alust ning miks kasutatakse.
Lugupidamisega
/allkirjastatud digitaalselt/
Signe Kerge
jurist
peadirektori volitusel