Siseministeeriumi asjaajamiskord

KÄSKKIRI

18.04.2019 nr 1-5/32

Siseministeeriumi asjaajamiskord

Käskkiri kehtestatakse Vabariigi Valitsuse 25. mai 2017. a määruse nr 88 „Teenuste

korraldamise ja teabehalduse alused“ § 5 lg 3, Vabariigi Valitsuse 31. mai 2012. a määruse

nr 39 „Siseministeeriumi põhimäärus“ § 28 punkti 17 ja siseministri 1. jaanuari 2016. a

käskkirja nr 1-3/1 „Volituste andmine kantslerile“ punkti 1.5 alusel ning kooskõlas Vabariigi

Valitsuse 22. detsembri 2011. a määrusega nr 181 „Arhiivieeskiri“.

I. ÜLDOSA

1. ÜLDSÄTTED

1.1. Siseministeeriumi asjaajamiskord (edaspidi kord) on Siseministeeriumi (edaspidi ka

ministeerium) asjaajamise alusdokument, mis määrab kindlaks ministeeriumi asjaajamise

põhimõtted ja nõuded ja dokumendihalduse korralduse, juurdepääsu tagamise teabele ja

teabe avalikustamise nõuded ning näeb ette teenistujate ülesanded ja vastutusalad

dokumentide koostamisel, menetlemisel ja säilitamisel. Korda on kohustatud järgima

kõik ministeeriumi teenistujad.

1.2. Ministeeriumi asjaajamises lähtutakse asjaajamise heast tavast, üldtunnustatud

viisakus- ja eetikareeglitest ning järgitakse avaliku halduse tunnustatud põhimõtet –

probleem tuleb lahendada kõige madalamal võimalikul tasandil.

1.3. Dokumente menetletakse võimalikult väikese paberikuluga.

1.4. Ministeeriumi asjaajamiskeel on eesti keel ja dokumendid koostatakse eesti keeles, välja

arvatud välissuhtlusega seotud kirjavahetuse ning välispartneritega sõlmitavate lepingute

korral. Võõrkeelsetele kirjadele vastatakse üldjuhul eesti keeles. Põhjendatud aluse

olemasolu korral võib võõrkeelsetele kirjadele vastata muus keeles. Kui ministeeriumile

esitatakse võõrkeelne avaldus või muu dokument, on ministeeriumil õigus nõuda

dokumendi esitajalt selle tõlget eesti keelde.

1.5. Asjaajamisperiood algab 1. jaanuaril ja lõpeb 31. detsembril.

1.6. Kui kirjalikus vormis dokumendi koostamine ei ole tingimata vajalik, on soovitatav asjad

tõhusalt ja kiirelt lahendada läbirääkimistega, telefoni, e-posti teel või mõnel muul kiirel

viisil.

1.7. Ministeeriumi dokumendihaldust kujundab, arendab, korraldab ja teeb selle üle pistelist

kontrolli infohaldusosakond (edaspidi IHO).

1.8. Asjaajamise nõuetekohase toimimise eest struktuuriüksuses vastutab struktuuriüksuse

juht.

1.9. Korras ei reguleerita järgmiste dokumentide vorminõudeid:

1.9.1. raamatupidamisdokumendid;

1.9.2. dokumendid, mida menetletakse rahvastikuregistri andmetele juurdepääsu

infosüsteemis;

1.9.3. riigisaladust sisaldavad dokumendid, mis vormistatakse riigisaladust

reguleerivate seaduste ja nende alusel kehtestatud õigusaktide kohaselt.

1.10. Ministeeriumi teenistujad järgivad üldjuhtudel oma töös ministeeriumi siseveebi

„Käsiraamatu“ alalehel avaldatud juhendeist. Struktuuriüksuse juht vastutab oma

valdkonna ajakohastatud juhendite avaldamise eest siseveebi „Käsiraamatu“ alalehel. Kui

avaldatud juhend erineb seaduse, määruse või muu õigusaktiga kehtestatud

regulatsioonist, kehtib viimane.

1.11. Ministeeriumi asjaajamises kasutatavad struktuuriüksuste ning juhtkonda kuuluvate

ametikohtade lühendid on esitatud ministeeriumi siseveebi „Käsiraamatu“ alalehel.

1.12. Korras reguleerimata küsimuste lahendamisel juhindutakse Eesti Vabariigis kehtivatest

seadustest ja määrustest, ministeeriumi põhimäärusest ja muudest õigusaktidest,

standarditest, juhenditest ja heast tavast.

2. TERMINID 2.1. Avalik dokumendiregister (edaspidi ADR) on dokumendiregistri avalik vaade, milles

on avaldatud Deltas registreeritud dokumentide metaandmed ja avalike dokumentide

failid. ADR-ile pääseb ligi ministeeriumi veebilehe kaudu.

2.2. Arhivaal on dokument, millele on avalik arhiiv andnud arhiiviväärtuse.

2.3. Avalik teave on mistahes viisil ja mistahes teabekandjale jäädvustatud ja

dokumenteeritud teave, mis on saadud või loodud seaduses või selle alusel kehtestatud

õigusaktides sätestatud avalikke ülesandeid täites.

2.4. Delta on ministeeriumi dokumendihaldussüsteem.

2.5. Dokumendihaldus hõlmab nii dokumentide koostamist, saamist, kasutamist ja

säilitamist kui ka dokumentide eraldamise korraldamist, et need hävitada või üle anda

arhiivi.

2.6. Dokumendihaldussüsteem (edaspidi DHS) on dokumentide ja teabe loomise, haldamise

ja menetlemise infosüsteem, mis hõlmab kogu protsessi dokumendi loomisest kuni

hävitamiseni või üleandmiseni avalikku arhiivi. DHS-i loginud isikud on turvalisel viisil

tuvastatavad.

2.7. Dokumendihaldur on IHO teenistuja, kelle tööülesanne on ministeeriumi

dokumendihalduse korraldamine ja kellel on DHS-is dokumentidele juurdepääsuõigus

sarja ja vastutaja õiguste ning DHS-i kasutajarühma „Dokumendihaldurid“ tulenevate

eriõiguste kohaselt.

2.8. Dokument on mistahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud

asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on faktide või

tegevuse tõendamiseks piisav ja vajalik. Dokument võib olla ka e-kiri.

2.9. Eelnõude infosüsteem (edaspidi EIS) on keskkond, kus toimub dokumentide

asutustevaheline kooskõlastamine, edastamine ja Vabariigi Valitsuse istungile esitamine

ning avalik konsultatsioon.

2.10. E-mall on dokumendi näidisvormingu järgi kujundatud fail, mis täidetakse DHS-is

dokumendi koostamise ajal sisulise informatsiooniga.

2.11. E-tempel on elektrooniline märge, mis kinnitab, et dokumenti ei ole pärast kinnitamist

muudetud ja elektrooniline dokument pärineb selle saatnud asutusest.

2.12. Kirjalikus vormis dokument on dokument, mis on digitaalselt või omakäeliselt

allkirjastatud. Lähtudes haldusmenetluse seaduse § 55 lõikest 4 ei pea elektroonilisele

haldusaktile lisama digitaalallkirja, kui haldusorgani juht või tema volitatud isik on

turvalisel viisil tuvastatav. Sel juhul piisab, kui haldusakt kinnitatakse DHS-is.

2.13. Koopia on originaaldokumendi kopeerimise teel saadud dokumendi jäljend, mis vastab

originaalile nii sisult kui ka vormilt.

2.14. Koordineerimine on tööülesande täitmise juhtimine ministeeriumi valitsemisala asutuste

või osakondade üleselt, sealhulgas tööülesandega seotud teabe vahendamine,

analüüsimine ja arendusettepanekute tegemine, samuti tööülesande täitmise tervikvaate

haldamine.

2.15. Korraldamine on tööülesande ettevalmistamine, sealhulgas probleemide ja võimaluste

analüüsimine, täitmine ja elluviimine.

2.16. Liigitusskeem on asutuse funktsioonide ja sarjade struktureeritud loetelu ning raamistik

dokumentide hõlmamisel ja haldamisel.

2.17. Memo on dokument, mis on koostatud eesmärgiga anda ülevaade konkreetsest teemast,

selgitades teema faktilisi, juriidilisi ja analüütilisi aspekte. Memo koostatakse kolmel

järgmisel eesmärgil: otsustamiseks, seisukoha kujundamiseks või teadmiseks.

2.18. Memorandum on Vabariigi Valitsuse liikmete nõupidamisele koostatud ülevaade

kindlal teemal, mis selgitab teema faktilist ja juriidilist käsitlust.

2.19. Ministeeriumi juhtkonda kuuluvad minister, kantsler ja asekantslerid.

2.20. Märgukiri on isiku pöördumine, milles isik teeb adressaadile ettepanekuid asutuse või

organi töö korraldamiseks või valdkonna arengu kujundamiseks ning annab adressaadile

teavet.

2.21. Riigitöötaja iseteenindusportaal (edaspidi RTIP) on erinevatest moodulitest koosnev

portaal tööprotsesside haldamiseks ning infovahetuseks asutuste ja Riigi Tugiteenuste

Keskuse vahel. RTIP-ile on turvalisel viisil ligipääs ministeeriumi siseveebi kaudu või

veebiaadressilt riigitootaja.ee. RTIP-i kaudu saab ülevaate enda koolitustest ja esitada

koolitustaotlust, esitada puhkusetaotlust ja seda hiljem muuta, esitada lähetuskorraldust

ja lähetuse kuluaruannet ning esitada majanduskulude aruannet enda poolt tehtud kulude

hüvitamiseks.

2.22. Pädevus on õigusaktidega antud ülesannete, õiguste ja kohustuste kogum.

2.23. Selgitustaotlus on isiku pöördumine, milles isik taotleb adressaadilt teavet, mille

andmiseks on vaja analüüsida adressaadi käsutuses olevat teavet, seda sünteesida, koguda

lisateavet või anda õigusalaseid selgitusi.

2.24. Sisemist töökorraldust reguleerivate aktide terviktekstide andmekogu (edaspidi

SAT) on elektrooniline keskkond ministeeriumi siseveebis, kus on avaldatud

ministeeriumi või tema valitsemisala asutuste sisemist töökorraldust reguleerivate aktide

terviktekstid.

2.25. Teabenõue on teabenõudja poolt teabevaldajale esitatud taotlus teabe saamiseks või

taaskasutamiseks.

2.26. Teenistuja on ministeeriumiga töölepingulises või ametisuhtes olev isik.

2.27. Vastutaja on isik, kes vastutab dokumendi koostamise ja menetlemise, sealhulgas

sisemist töökorraldust reguleeriva akti tervikteksti koostamise eest.

2.28. Väljavõte on dokumendi sisu osaline taasesitus.

2.29. Ärakiri on dokumendi sisu ja rekvisiitide täpne taasesitus.

3. TEENISTUJA PÄDEVUS JA VOLITUSTE ANDMINE

3.1. Ministeeriumi teenistuja pädevus tuleneb seadusest, seaduse alusel antud määrusest,

teenistuja ametijuhendist ning muudest ministeeriumisisestest dokumentidest, nagu

osakonna põhimäärus, kord, juhend või volitus haldusakti andmiseks või toimingu või

menetlustoimingu tegemiseks.

3.1.1. Haldusakti saab anda ja lepingu sõlmida vaid isik, kellele on selleks antud

pädevus. Haldusakt antakse kirjalikus vormis.

3.1.2. Haldusmenetluse toimingu või menetlustoimingu tegemisel, kui dokumenti ei ole

vaja koostada kirjalikus vormis, on ministeeriumi esindamise õigus igal

ministeeriumi teenistujal tema töövaldkonna piires. Osakonnajuhataja,

asekantsler, kantsler või minister võivad teenistus- või tööalase korralduse

andmisega määrata toimingud või menetlustoimingud, mida nad soovivad ise

teha.

3.2. Volituse esindada riiki (Siseministeeriumi kaudu), ministeeriumit ja ministrit annab

minister. Kui ülesanne on antud seaduse või määruse alusel vaid kindlale isikule, ei saa

ülesande täitmist edasi volitada.

3.3. Teenistujale antud pädevus dokument allkirjastada või kinnitada sõnastatakse nii, et

sellest tuleneks selgelt allkirja andmise või dokumendi kinnitamise õigus.

3.4. Õigusosakond vastutab teenistujate pädevust ja volitusi reguleerivate käskkirjade (välja

arvatud ametijuhendid) ning dokumentide ja nende allkirjastajate või kinnitajate kohta

koostatud tabelite avaldamise ja nende ajakohasuse eest ministeeriumi siseveebi

„Käsiraamatu“ alalehel.

4. DOKUMENDIHALDUSSÜSTEEMID JA SISEMINE ANDMEKOGU

4.1. Delta

4.1.1. Deltasse saab siseneda turvalisel viisil ministeeriumi siseveebis asuva lingi kaudu

või otselingilt. Väljaspool ministeeriumi saab Deltasse siseneda turvalise

rakenduse kaudu.

4.1.2. Deltas registreeritakse järgmised dokumendiliigid ja nende juurde kuuluvad

failid:

4.1.2.1. määrus;

4.1.2.2. käskkiri;

4.1.2.3. korraldus;

4.1.2.4. otsus;

4.1.2.5. memo;

4.1.2.6. protokoll;

4.1.2.7. akt;

4.1.2.8. saabunud ja väljasaadetav kiri, sealhulgas e-kiri;

4.1.2.9. leping;

4.1.2.10. aruanne;

4.1.2.11. nõustumus;

4.1.2.12. ministeeriumi tellitud analüüs, uuring, eksperdiarvamus;

4.1.2.13. muu majasisene töökorralduslik dokument või taotlus.

4.1.3. Registreerida tuleb kõik kirjalikud menetlustoimingud (sealhulgas e-kirjad

haldusakti andmise menetluses) ning muud kirjad ja e-kirjad, milles on oluline

teave ministeeriumi seisukohtade, ülesannete täitmise, õigusaktide kehtestamise

ja võimalikke vaidlusi sisalduvate teemade või küsimuste kohta.

4.1.4. Teabenõue registreeritakse juhul, kui sellele ei vastata kohe või teabenõue on

osutunud teiseks dokumendiliigiks nagu avaldus, märgukiri, selgitustaotlus vms.

4.1.5. Teenistuja e-posti aadressile saabunud dokumendi registreerimise eest vastutab

teenistuja, kelle postkasti dokument saabus. Kui teenistuja ei registreeri tema

e-posti aadressile saabunud dokumenti ise, saadab ta selle registreerimiseks edasi

aadressile [email protected].

4.1.6. Dokumente ei registreerita nende allakirjutamise kuupäevast varasema

kuupäevaga.

4.1.7. Ühte ja sama dokumenti ei registreerita topelt.

4.1.8. Deltas ei registreerita järgmisi dokumente:

4.1.8.1. Siseministeeriumi poolt EIS-i kooskõlastamisele esitatud eelnõudele

antud teiste asutuste kooskõlastuskirjad ja riigisekretäri resolutsioonile

antud teiste ministeeriumite kirjalikud seisukohad;

4.1.8.2. kutsed, õnnitlused, tänukirjad ja kaastundeavaldused;

4.1.8.3. teenistujatele otsepostituse teel saadetud informatiivse sisuga kirjad;

4.1.8.4. kirjad märkega „isiklikˮ;

4.1.8.5. kirjad, mille adressaadiks on märgitud teine asutus, institutsioon või

isik;

4.1.8.6. reklaamtrükised ja reklaamipakkumised;

4.1.8.7. muud trükised, näiteks raamatud, infolehed ja muud infotrükised;

4.1.8.8. perioodika, näiteks ajalehed, ajakirjad ja muu selline;

4.1.8.9. anonüümsed dokumendid ja kirjad, kui need ei sisalda olulist või

kontrollimist vajavat teavet;

4.1.8.10. eraisikute kirjad, milles palutakse teavet üksnes praktikavõimaluste või

vabade töökohtade kohta ning üldteada teavet (näiteks teavet asutuse

asukoha või vastuvõtuaegade kohta või viiteid veebilehekülgedele,

seadustele ja määrustele);

4.1.8.11. RTIP-is menetletavaid dokumente, nagu siselähetuse või

koolitustaotlus, välislähetuse korraldus, majanduskulude hüvitamise

taotlus;

4.1.8.12. muud dokumendid, mida ei peeta oluliseks punkti 4.1.3 tähenduses.

4.1.9. Dokumentide nägemise ja vaatamise õigused määratakse sarja kaudu.

4.1.10. Avalikud dokumendid on nähtavad kõikidele kasutajatele, olenemata selle sarja

kasutamise õigustest, kuhu dokument on liigitatud.

4.1.11. Elektroonilise dokumendi osa andmeid on nähtavad üksnes Deltas, näiteks plokid

„Kooskõlastused“ ja „Seosed“, seega on elektroonilisel dokumendil

tõestusväärtus vaid koos DHS-iga.

4.1.12. Elektroonilise dokumendi kui terviku moodustavad metaandmed, fail(id) ja

ekraanivormi andmeplokid. Dokumendi ekraanivormi andmeplokid Deltas on

järgmised:

4.1.12.1. dokumendiliigi metaandmed;

4.1.12.2. plokis „Failidˮ luuakse põhidokument, vormistatakse dokument

lõplikult ja lisatakse dokumendi lisad. Selle ploki failid allkirjastatakse

või kinnitatakse. Kui failidel ei ole juurdepääsupiirangut, on need

nähtavad ADR-is;

4.1.12.3. plokki „Taustainfo failid“ lisatakse taustainfoks vajalikke faile. Selle

ploki faile ei allkirjastata või kinnitata ega kuvata ADR-is;

4.1.12.4. plokis „Arvamused“ kuvatakse teave, kui dokumendi kohta on esitatud

arvamusi. Selle ploki teavet ei kuvata ADR-is;

4.1.12.5. plokis „Kooskõlastusmärked“ kuvatakse teave, kui dokumendi kohta

on antud kooskõlastus, esitatud kooskõlastusmärked või kui dokument

on jäetud kooskõlastamata. Selle ploki teavet ei kuvata ADR-is;

4.1.12.6. plokis „Tööülesanded“ kuvatakse dokumendi menetluse käik ehk

töövood ja täitmismärked. Selle ploki kaudu saab töövoo peatada,

muuta või lõpetada. Selle ploki teavet ei kuvata ADR-is;

4.1.12.7. ploki „Seosed“ kaudu luuakse seosed Deltas registreeritud

asjassepuutuvate dokumentide vahel. Selle ploki teavet ei kuvata

ADR-is;

4.1.12.8. plokis „Saatmine“ kuvatakse teave, kui dokument on Deltast välja

saadetud. Selle ploki teavet ei kuvata ADR-is;

4.1.12.9. plokis „Dokumendi logi“ kuvatakse dokumentidega tehtud tegevused,

tegija ja tegevuse sisu. Selle ploki teavet ei kuvata ADR-is.

4.1.13. Delta kohta kehtestatud nõuded, välja arvatud punktis 4.1.12 esitatud nõuded,

kehtivad üldjuhul ka ministeeriumi teiste DHS-ide kohta, kui samad nõuded on

eesmärgipärased ja otstarbekad.

4.2. Eelnõude infosüsteem (EIS) 4.2.1. EIS-is on kättesaadavad Eesti õigusaktide eelnõud ja muud dokumendid, mis

valitsusasutused on esitanud avalikuks konsulteerimiseks, kooskõlastamiseks või

Vabariigi Valitsusele edastamiseks. Samuti on EIS-is kättesaadavad Riigikogu

algatatud eelnõud, Euroopa Liidu õigusaktide eelnõud ja muud Euroopa Liidu

otsustusprotsessiga seotud dokumendid.

4.2.2. EIS-i kaudu esitatakse järgmisi dokumente:

4.2.2.1. kõik dokumendid Vabariigi Valitsuse istungile või valitsuskabineti

nõupidamisele;

4.2.2.2. riigisekretäri resolutsioonid;

4.2.2.3. seisukohad riigisekretäri resolutsioonide kohta;

4.2.2.4. eelnõud asutustevaheliseks kooskõlastamiseks;

4.2.2.5. eelnõude kooskõlastuskirjad;

4.2.2.6. Euroopa Liidu otsustusprotsessiga seotud dokumendid;

4.2.2.7. asutuse otsusel muud dokumendid.

4.2.3. EIS-is on igaühel võimalik jälgida eelnõude menetlemist ja otsinguga leida sellest

infosüsteemist dokumente.

4.2.4. Dokumendi koostaja on EIS-is kohustatud jälgima enda algatatud dokumentide

menetlemise käiku.

4.2.5. EIS-i kaudu ministeeriumile kooskõlastamiseks esitatud eelnõude ja

ministeeriumist EIS-i kooskõlastamiseks esitatud eelnõude menetlemine on

reguleeritud ministeeriumi õigusaktide eelnõude menetlemise korras.

4.3. Sisemist töökorraldust reguleerivate aktide terviktekstide andmekogu (SAT)

4.3.1. Sisemist töökorraldust reguleeriv akt on ministri või kantsleri käskkiri (näiteks

kord, juhend, programm, komisjoni moodustamise otsus, üldvolitus ja muu

selline), millega on reguleeritud ministeeriumi või tema valitsemisala asutuste

üldine töökorraldus ja mis mõjutab või võib mõjutada teist ministeeriumi

osakonda või teist ministeeriumi valitsemisala asutust või asutust väljaspool

valitsemisala.

4.3.2. Sisemist töökorraldust reguleeriva akti terviktekstis kajastatakse akti kehtiv

sõnastus, see tähendab, et teksti on kantud kõik akti muudatused.

4.3.3. Sisemist töökorraldust reguleeriva akti terviktekst koostatakse ministeeriumi

sisemist töökorraldust reguleerivate aktide terviktekstide koostamise ja

avaldamise juhendi järgi, mis asub ministeeriumi siseveebis „Käsiraamatu“

alalehel.

4.3.4. Enne tervikteksti koostamist ja avaldamist SAT-is hindab vastutaja, kas

allkirjastatud või kinnitatud käskkiri on sisemist töökorraldust reguleeriv akt.

4.3.5. Osakonnajuhataja vastutab oma valdkonna akti ajakohasuse eest SAT-is.

4.3.6. IHO korraldab sisemist töökorraldust reguleerivate aktide avaldamise SAT-is.

4.3.7. Tervikteksti avaldaja teavitab vajaduse korral õigusosakonna vastutavat isikut, kui

sisemist töökorraldust reguleerivate aktide terviktekstide koostamisel ja

avaldamisel SAT-is on tekkinud probleeme.

4.3.8. Periooditi kontrollib õigusosakond sisemist töökorraldust reguleerivate aktide

terviktekstide koostamist ja avaldamist.

5. DOKUMENDIMALLID

5.1. Ministeeriumis on kasutusel elektroonilised dokumendimallid (edaspidi e-mallid), mida

on kahte liiki:

5.1.1. digitaalselt allkirjastatava või kinnitatava dokumendi e-mallid, kus andmeväljade

asukohad on kindlaks määratud ja neid ei muudeta. Riigisisesed dokumendid

vormistatakse üldjuhul nendel e-mallidel;

5.1.2. oma käega allkirjastatava paberdokumendi e-mallid ehk mallid printimiseks, mis

prinditakse pärast dokumendi menetlemist ja allkirjastatakse omakäeliselt.

Dokumendid, mis saadetakse välisriiki või välisriigi esindusele Eestis,

vormistatakse üldjuhul printimiseks mõeldud e-mallile.

5.2. Ministeeriumi valitsemisala asutused võivad kasutada ministeeriumi e-malle, kui kantsler

on andnud selleks volituse.

5.3. Igal dokumendiliigil on nii kohustuslikud kui ka kindlale dokumendiliigile omased

elemendid. Kõik need on paigutatud asjakohasele e-mallile.

5.4. DHS-i dokumendi ekraanivormi metaandmevälju täites tuleb valida õige e-mall.

Dokument vormistatakse DHS-is valitud e-malli alusel loodud failina ja muudatused

salvestatakse DHS-is olevasse faili.

5.5. Kui e-malli väljale ei ole vaja teksti sisestada, kustutatakse väljad, mille tekst on

nurksulgudes, näiteks [Sama/Teadmiseks]. E-mallile ei tohi jääda täitmata välju, näiteks

[Lisa].

5.6. E-mallidel olevaid registreerimise kuupäeva ja numbriga seotud välju ei tohi täita, muuta

ega kustutada. Neid välju muutes ei kandu dokumendi digitaalsel allkirjastamisel või

kinnitamisel e-mallile dokumendi registreerimise kuupäev ja number automaatselt,

näiteks {kuupäev ja nr}.

5.7. Printimiseks mõeldud e-mallil täidetakse dokumendi registreerimise kuupäeva ja

registreerimise numbri väljad osaliselt. Kuupäeva väljale sisestatakse kuu ja aasta,

näiteks 02.2019 ning registreerimisnumbri väljale sisestatakse toimiku indeks,

näiteks 12-3/. Vastus- ja järgkirja puhul tuleb väljale sisestada ka registreerimisnumber,

näiteks 12-3/54-2, mille leiab DHS-i algatuskirja ekraanivormilt.

6. AVALIKU TEABE AVALIKUSTAMINE JA MENETLEMINE

6.1. Ministeerium avalikustab ja menetleb avalikku teavet avaliku teabe seaduses ja muudes

seadustes sätestatud nõuete kohaselt.

6.2. Ministeeriumi veebilehel korraldab teabe avaldamist kommunikatsiooniosakond.

Avalikustamist vajava teabe edastamise eest kommunikatsiooniosakonnale vastutavad

teenistujad, kelle valduses avalikustatav teave on. Osakonnad võivad oma valdkonna

teavet ministeeriumi veebilehel ise avaldada, kui selles on kokku lepitud.

6.3. Kui teave avalikustatakse ministeeriumi veebilehel, märgitakse kes, millal ja millise

toiminguga (kehtestamine, kinnitamine, registreerimine või muu ametlik toiming) on

avalikustatava teabe dokumenteerinud ja kellelt saab avalikustatud teabe kohta selgitusi.

Märkida tuleb nii dokumendi avalikustamise kuupäev kui ka kuupäev, millal on teavet

ministeeriumi veebilehel uuendatud.

6.4. Ministeeriumi veebilehel ei avalikustata teavet, mis on vananenud, ei vasta tegelikkusele

või on eksitav.

7. JUURDEPÄÄSUPIIRANGUGA TEAVE

7.1. Dokumendis sisalduvale teabele juurdepääsupiirangu kehtestamise, selle piirangu edasise

haldamise (sealhulgas tähtaja pikendamise) ja kehtetuks tunnistamise otsustab

dokumendi koostaja (vastutaja), säilitaja või vastava valdkonna osakonnajuhataja oma

pädevuse kohaselt, lähtudes dokumendi sisust ja juurdepääsupiirangu eesmärgist.

7.2. Kui teave tunnistatakse asutusesiseseks kasutamiseks, tehakse dokumendi koostamisel

avaliku teabe seaduse nõuetele vastav märge, millel märgitakse juurdepääsupiirangu

ajaline kehtivus (algus- ja lõpp-kuupäev) ja viidatakse juurdepääsupiirangu

klassifikaatoris olevale seadusesättele, mille alusel on teave tunnistatud asutusesiseseks

kasutamiseks.

7.3. Kui seadusega ei ole dokumendile määratud juurdepääsupiirangu tähtaega, kehtestatakse

see alates dokumendi koostamisest või saamisest kuni vajaduse möödumiseni või

sündmuse saabumiseni, kuid kõige kauem viieks aastaks. Kui juurdepääsupiirangu põhjus

püsib kauem, võib tähtaega pikendada viie aasta võrra. Vastutaja või vastava valdkonna

osakonnajuhataja muudab juurdepääsupiirangu kehtivuse lõppkuupäeva ning vajadusel

korrigeerib ka juurdepääsupiirangu alust (metaandmetes) ja lisab juurdepääsupiirangu

pikendamise põhjuse.

7.4. Isikuandmeid sisaldavale teabele kehtib juurdepääsupiirang alates teabe saamisest või

dokumenteerimisest 75 aastat või alates isiku surmast 30 aastat, või kui surma ei ole

võimalik tuvastada, siis alates isiku sünnist 110 aastat.

7.5. Järelevalvet ja ministeeriumi üksikotsuste ettevalmistamist käsitlevate dokumentide

suhtes kohaldatakse juurdepääsupiirangut kuni otsuse vastuvõtmiseni, kui ei ole muud

alust piirata teabele juurdepääsu.

7.6. DHS-i kaudu saadetakse üks kord kuus dokumendi eest vastutavale teenistujale

meeldetuletus dokumentide kohta, mille juurdepääsupiirangu tähtaeg on möödas või

hakkab saabuma.

7.7. Juurdepääsupiirang tunnistatakse kehtetuks, kui selle kehtimise põhjus ei ole enam

vajalik. Piirangu kehtestamise põhjuse mittevajalikkust (näiteks dokument on

avalikustatud internetis või massimeedias) jälgib vastutaja, kelle algatusel

juurdepääsupiirang dokumendile kehtestati. Dokumendihaldur kustutab piirangu

dokumendi ekraanivormil (metaandmetes) ja lisab juurdepääsupiirangu tühistamise

põhjuse.

7.8. Arhiveerimise eest vastutav teenistuja teeb paberdokumendil juurdepääsupiirangu

pikendamise või kehtetuks tunnistamise märke juurdepääsupiirangu märke juurde.

7.9. Dokumendihaldur muudab digitaalse dokumendi juurdepääsupiirangu pikendamise või

avalikuks tunnistamise korral juurdepääsupiirangu andmeid ainult ekraanivormil.

Juurdepääspiirangu tähtaja pikendamisest või kehtetuks tunnistamisest teavitatakse

asutusi ja isikuid, kellele dokument on saadetud.

7.10. Ministeeriumi teenistujad kasutavad juurdepääsupiiranguga dokumente üksnes

teenistusülesannete täitmiseks. Juurdepääsupiiranguga dokumente võib edastada lisaks

dokumendi adressaadile ka isikule, kellel on juurdepääsuõigus, järelevalvet või auditit

tegevale isikule ja asutusele, kellel on teadmisvajadus.

7.11. Juurdepääsupiiranguga teabe töötlemisel hoiab ministeeriumi teenistuja ära teabe

teatavaks saamise selleks mittevolitatud isikutele. Selleks kohandab ta vastavalt ümber

oma töökeskkonna, näiteks ei jäta teabekandjaid oma töökohal järelevalveta, ning kui

lahkub töökohalt, ei jäta sellist teavet nähtavale kohale.

7.12. Isikuandmete töötlemise, sealhulgas sellele juurdepääsu lubamise või nende andmete

väljasaatmise korral juhindutakse isikuandmete kaitse üldmäärusest, isikuandmete kaitse

seadusest, avaliku teabe seadusest ja teistest seda valdkonda reguleerivatest õigusaktidest.

Isikuandmete töötlemise juhend on esitatud ministeeriumi siseveebis „Käsiraamatu“

alalehel.

7.13. Kui paberile prinditud dokumendis, välja arvatud originaaldokumendis, on teave

ministeeriumi tegevuse kohta, viiakse paberdokument hävitamiseks selleks mõeldud

kogumiskonteinerisse, mis asub hoone Pikk 61 hoone keldrikorrusel, või hävitatakse

paberihundis. Teabe hävitamisel lähtutakse dokumentide hävitamise korrast.

8. DOKUMENDI KOOSTAMINE

8.1. Dokumendi vormistamisel ja teabekandja valikul tuleb lähtuda:

8.1.1. dokumendi liigist;

8.1.2. kavandatavast saatmisviisist;

8.1.3. nõudest tagada dokumendi ja tema tõestamisväärtuse säilimine säilitustähtaja

jooksul;

8.1.4. võimalusest dokument nõuetekohaselt arhiveerida.

8.2. Üldjuhul tuleb dokumendid, välja arvatud e-kirjad, koostada, menetleda ning allkirjastada

või kinnitada DHS-is. Sel juhul kandub dokumendile allkirjastamise või kinnitamise

hetkel automaatselt dokumendi registreerimise kuupäev ja viit ning dokumendid

säilitatakse arhiivipüsivas vormingus.

8.3. Dokumente koostades tuleb lähtuda käesolevas korras ja teistes õigusaktides ettenähtud

sisu- ja vorminõuetest ning heast tavast.

8.4. Iga dokumendi puhul on oluline lähtuda järgmisest:

8.4.1. sisu peab olema selge, täpne ja arusaadav ning stiililt ja keeleliselt korrektne;

8.4.2. tekst peab vastama eesti kirjakeele normile. Õigekirjareeglid leiab ministeeriumi

keelejuhendist, mis asub ministeeriumi siseveebis „Käsiraamatu“ alalehel.

8.5. Dokumendi koostamisel teeb vastutaja järgmist:

8.5.1. täidab korrektselt dokumendiliigi ekraanivormi väljad;

8.5.2. valib õige funktsiooni, sarja, toimiku, teema või sisestab uue teema, arvestades

dokumendi sisu ja teemat ning säilitamise kohustust ja tähtaega, vajaduse korral

konsulteerib dokumendihalduriga;

8.5.3. valib õige e-malli, lisab vajalikud seosed teistele registreeritud ja

asjassepuutuvatele dokumentidele ning määrab adressaadid ja vajadusel

lisaadressaadid, kellele dokument saadetakse.

8.6. Dokumendi koostaja (vastutaja) vastutab:

8.6.1. dokumendi keelelise korrektsuse, sisu ja õige menetlemise eest;

8.6.2. dokumentidele määratud õige juurdepääsupiirangu aluse ja piirangu kehtivuse aja

määramise eest;

8.6.3. dokumendile määratud juurdepääsupiirangu haldamise, pikendamise või

dokumendi avalikustamise eest.

8.7. Dokumendi põhisisu koostatakse kirjastiilis (ingl font) Times New Roman suurusega

(ingl font size) 12 pt ja reasammuga (ingl line spacing) 1,0.

8.8. Väljaspool DHS-i e-mallile koostatud tekstifail salvestatakse .docx-vormingus. Muus

vormingus koostatud tekstifailile ei kandu kohustuslikud rekvisiidid, nagu registreerimise

kuupäev ja viit.

8.9. Dokumendi lisad võib koostada väljaspool DHS-i ja lisada failid seejärel DHS-i. DHS-i

tekstifaili laiend peab olema .docx.

8.10. Uus algatusdokument luuakse DHS-is uue dokumendina ja see saab iseseisva

registreerimisnumbri.

8.11. Vastuskiri vormistatakse vastusdokumendina ja samas küsimuses korduvalt koostatud

dokumendid vormistatakse algatuskirja järjena. Vastuskirja allkirjastamise või

kinnitamisega lõppeb kirja menetlemine.

8.12. DHS-is on eri dokumendiliikidele ette nähtud ekraanivormid, kus on määratud

kohustuslikud andmeväljad (märgitud tärniga), ja lisaandmeväljad, mille võib täita

vajaduse korral. Dokumendi koostamiseks valitakse õige dokumendiliigi ekraanivorm.

8.13. Komisjonide ja töörühmade dokumentide tarbeks luuakse vastava funktsiooni sarja või

toimiku alla komisjoni- või töörühma nimega teema.

8.14. Teema valimisel on oluline silmas pidada, et sellega loodaks asjapõhine toimik, see

tähendab, et teema raames hoitakse koos kõik seda teemat puudutavad dokumendid,

sealhulgas protokollid, memod, kirjavahetus, arvamused, ettepanekud ja muu selline.

8.15. Dokumendifaili loomiseks tuleb valida ekraanivormil õige e-mall ja selle alusel luua fail,

vajutades nuppu „Loo mallist fail“.

8.16. Dokumendi failinimes ei tohi olla täpitähti ega sümboleid (välja arvatud alakriips).

Failinimi peab olema korrektne ja arusaadav ning võimaluse korral avama dokumendi

sisu.

9. DOKUMENDI MENETLEMINE

9.1. Dokumenti menetletakse üldjuhul DHS-is.

9.2. Kogu teave dokumendi ja selle menetlemise kohta seotakse DHS-is nii, et on tagatud

dokumendiga seotud asjaajamise terviklikkus.

9.3. Dokumendi menetlemiseks luuakse DHS-is terviktöövoog. Terviktöövoog koosneb

töövoogudest, mis omakorda koosnevad tööülesannetest. Töövoos saab eri tööülesande

täitjale määrata eri täitmistähtaja.

9.4. Teenistujal on kohustus jälgida talle suunatud tööülesandeid ja täita need tähtajaks,

arvestades õigusaktidest, käesolevast korrast ja teenistusalastest korraldustest tulenevate

tähtaegadega.

9.5. Tööülesanded kuvatakse DHS-is ja nende kohta saadetakse teenistuja e-posti aadressil

automaatteavitus.

10. DOKUMENDI TÄITMISE TÄHTAJAD

10.1. Dokumentide läbivaatamise ja asja lahendamise tähtaegu arvestatakse tööpäevades,

kalendripäevades või kuudes dokumendi saabumisele järgnevast päevast, kui

õigusaktides ei sätestata teisiti.

10.2. Dokumendihaldur määrab dokumendi täitmise tähtaja lähtudes seadusest, vajaduse

korral võib dokumendihaldur määrata dokumendi menetlemiseks ka lühema

täitmistähtaja.

10.3. Dokumentidele tuleb vastata üldjuhul järgmiste tähtaegade jooksul:

10.3.1. saabuvatele kirjadele vastatakse viivituseta, kuid mitte hiljem kui 30

kalendripäeva jooksul, kui õigusaktidest ei tulene teisi tähtaegu;

10.3.2. teabenõue täidetakse viivituseta, kuid mitte hiljem kui 5 tööpäeva jooksul.

Tähtaega võib pikendada kuni 15 tööpäevani;

10.3.3. märgukirjale või selgitustaotlusele vastatakse viivituseta, kuid mitte hiljem kui

30 kalendripäeva jooksul. Tähtaega võib pikendada kuni kahe kuuni;

10.3.4. teiste ministeeriumite õigusaktide eelnõud kooskõlastatakse üldjuhul 15

tööpäeva jooksul;

10.3.5. teiste ministrite määruste eelnõud kooskõlastatakse üldjuhul 10 tööpäeva

jooksul;

10.3.6. riigisekretäri järelepärimisele vastatakse 7 tööpäeva jooksul, kui ei ole antud

teist tähtaega;

10.3.7. Riigikogu liikmete kirjalikele küsimustele vastatakse 10 tööpäeva jooksul;

10.3.8. Riigikogu liikmete arupärimistele (kui vastatakse Riigikogu istungil)

vastatakse 10 istungipäeva jooksul;

10.3.9. Riigikogu komisjoni järelepärimisele vastatakse 14 tööpäeva jooksul;

10.3.10. õiguskantsleri järelepärimisele vastatakse õiguskantsleri määratud tähtaja

jooksul;

10.3.11. Euroopa Liidu asjad kooskõlastatakse üldjuhul kolme tööpäeva jooksul;

10.3.12. kohtuasjadega seotud vastamist nõudvatele dokumentidele vastamise tähtaja

määrab kohus.

10.4. Tähtaja pikendamise otsustab dokumendile vastamise pädevust omav teenistuja ja

sellest teavitatakse dokumendi saatjat enne esialgse tähtaja saabumist.

10.5. Kui asja lahendamine ei ole ministeeriumi pädevuses, tagab struktuuriüksus, kellele

dokument on ekslikult suunatud, selle edastamise viie tööpäeva jooksul asutusele, kelle

pädevusse dokumendile vastamine kuulub, ja teavitab sellest ka dokumendi saatjat.

10.6. Teenistuja, kes on määratud dokumendi eest vastutajaks, on kohustatud järgima

dokumentidele vastamiseks ette nähtud tähtaegu. Asjaajamise hea tava järgi vastatakse

niipea kui võimalik, kuid kõige hiljem õigusaktides ettenähtud tähtajaks.

10.7. Kui asi lahendatakse telefoni teel või mõnel muul kiirel viisil, teeb vastutaja DHS-is

selle kohta täitmismärke, märkides, kes ja kuidas küsimuse lahendas.

11. DOKUMENDI KOOSKÕLASTAMINE

11.1. Ministeeriumis kooskõlastatakse dokumendid nende menetlemise käigus.

11.2. Ministeeriumisisese kooskõlastuse andmiseks või sellest keeldumiseks on teenistujal

aega üldjuhul kuni kolm tööpäeva. Kui teenistujal kulub dokumendi kooskõlastamiseks

talle määratud tähtajast kauem aega, teavitab teenistuja sellest vastutajat.

11.3. DHS-is on kõikidele dokumendiliikidele eelseadistatud kooskõlastamise terviktöövood,

mida tuleb vastutajal järgida. Üldjuhul kooskõlastab dokumendi õigusosakonna juhataja

või tema määratud teenistuja. Terviktöövoos on kindlaks määratud dokumendi

menetlemise järjekord ja kohustuslikud menetlejad.

11.4. Kui vastutaja muudab eelseadistatud terviktöövoogu, peab see olema põhjendatud.

Vastutaja tagab, et dokumendi kooskõlastavad nii need osakonnajuhatajad või

teenistujad kui ka valdkonna asekantsler, kelle töövaldkonda dokumendi sisu puudutab.

11.5. Ministri allkirjastatavad või kinnitatavad dokumendid kooskõlastatakse enne ministri

nõuniku ja kantsleriga. Ministri nõuniku kooskõlastus saadakse üldjuhul pärast

kantslerilt kooskõlastuse saamist. Ministri nõuniku võib kooskõlastamise töövoost välja

jätta ministri määratud teemade puhul, samuti juhul, kui ministri nõunik on ise selleks

vastutajale nõusoleku andnud.

11.6. Ministri või kantsleri allkirjastatavad või kinnitatavad dokumendid kooskõlastatakse

lähtudes dokumendi sisust ka valdkonna asekantsleriga.

11.7. Dokumendi kooskõlastajal on võimalik see kooskõlastada märkusteta, kooskõlastada

märkustega või jätta kooskõlastamata. Dokumendi kooskõlastamata jätmine peab olema

põhjendatud. Kui dokumenti ei kooskõlastata või kooskõlastatakse märkustega, peatub

töövoog DHS-is automaatselt.

11.8. Kui dokumendi kooskõlastamisel on tehtud parandusettepanekuid või märkusi, tuleb

nendega arvestada. Kui märkuste või ettepanekutega ei arvestatud, kirjutab vastutaja

märkuste lahtrisse põhjenduse.

12. DOKUMENDI ALLKIRJASTAMINE VÕI KINNITAMINE

12.1. Dokumendi allkirjastamise või DHS-is kinnitamise nõue tuleneb seadusest, seaduse

alusel antud määrusest või ministeeriumis kehtestatud korrast. Sealhulgas tuleb

dokument allkirjastada või kinnitada, kui dokumendi järgi kooskõlastatakse või

otsustatakse midagi, võetakse kohustusi või antakse õigusi.

12.2. Kui haldusorgani juht või tema volitatud isik on turvalisel viisil tuvastatav, ei pea

elektroonilisele haldusaktile andma digitaalallkirja, vaid haldusakti võib DHS-is

kinnitada. Sel moel kinnitatud haldusakt loetakse kirjalikus vormis koostatud

haldusaktiks.

12.3. Kinnitatud ja väljasaadetavale dokumendile tuleb lisada e-tempel tulenevalt HMS § 27

lg-st 1.

12.4. Kui seadusega ei ole sätestatud kindlat vorminõuet, valib teenistuja toimingu ja

menetlustoimingu tegemise sobivaima vormi, sealhulgas otsustab, kas dokument

allkirjastada või kinnitada.

12.5. Ministri või kantsleri volitusel dokumendile allakirjutamise või kinnitamise korral

kasutatakse vastavalt sõnastust „siseministri volitatud esindaja” või „kantsleri volitatud

esindaja”.

12.6. Ametikohajärgsete ülesannete täitmiseks vajalike dokumentide digitaalsel

allkirjastamisel võib kasutada isikutunnistusele kantud digitaalset allkirjastamist

võimaldavat sertifikaati või muud digitaalallkirja seaduse nõuetele vastavat sertifikaati.

12.7. Elektroonilise dokumendi, mille kogu menetluskäik on näha DHS-is, allkirjastab või

kinnitab üldjuhul üks teenistuja, kelle pädevuses see on.

12.8. Dokumendimallil on allkirjastaja või kinnitaja nime juures sulgudes, püstkirjas ja

väikese algustähega tekst (allkirjastatud digitaalselt) või (kinnitatud

dokumendihaldussüsteemis), mis näitab dokumendi väljaprintimisel ja kasutamisel

väljaspool DHS-i, et dokument on allkirjastatud või kinnitatud DHS-is.

12.9. Allkirjastamise või kinnitamise käigus registreerib dokumendi ja teisendab selle

PDF-vormingusse DHS.

12.10. Dokumendid, millega teenistujad peavad tutvuma, saadetakse teenistujale DHS-i kaudu

teadmiseks. Teenistuja kinnitab või võtab dokumendi teadmiseks, tehes vastava märke

ekraanivormil. Sellega loetakse, et teenistuja on dokumendi sisu kohta nõusoleku

andnud või selle teadmiseks võtnud. Märke tegemine võrdub allkirja andmisega ning

see kinnitab, et teenistuja on dokumendiga tutvunud ja selle sisuga nõus.

13. DOKUMENDI VÄLJASAATMINE

13.1. DHS-is vormistatud dokumendi saadab üldjuhul välja dokumendihaldur. Vajaduse

korral saadab dokumendi välja dokumendi eest vastutaja, kui talle on antud selles

küsimuses juhiseid.

13.2. Dokumendihalduritel on õigus juba allkirjastatud või DHS-is kinnitatud dokument jätta

välja saatmata ja nõuda dokumendi ümbervormistamist, kui dokument ei vasta

vorminõuetele, ei ole vormistatud õigele e-mallile või dokumendis esineb ilmseid kirja-

ja trükivigu.

13.3. Elektrooniliselt vormistatud dokumendid edastatakse adressaatidele üldjuhul

elektrooniliste kanalite kaudu. Isikutele, kellel ei ole võimalust dokumente vastu võtta

elektrooniliselt, edastatakse dokumendid paberile prindituna posti teel.

14. ASJAAJAMISE ÜLEANDMINE

14.1. Teenistuja teenistus- või töökohalt vabastamise, teenistus- või töösuhte pikaaegse

peatumise (näiteks rasedus- ja sünnituspuhkus, lapsehoolduspuhkus, rotatsioon) või

ministeeriumi töökorralduse muutmise korral annab teenistuja asjaajamise korrektselt

üle, et tagada ministeeriumi asjaajamise järjepidevus.

14.2. Teenistuja annab tema koostatud ja alles hoitud olulised dokumendid ja toimikud

korrastatuna üle asjaajamise vastuvõtjaks määratud teenistujale.

14.3. Teenistuja annab üle ka ministeeriumis töötatud aja jooksul oma arvutisse kogutud

dokumendid, infokogud või muu elektroonilise teabe, mis on ministeeriumi

jätkusuutlikuks tegevuseks oluline, lisades sellise teabe osakonna võrgukettale.

14.4. Vastutuse üleandmisel annab lahkuv teenistuja asjaajamise vastuvõtjale üle tema loodud

ja menetluses olevad dokumendid ning tema nimel olevad uued tööülesanded. Selleks

tuleb DHS-is teha menüüs „Mina“ toiming „Anna vastutus üle“. Lisaselgitused

tööülesande sisu ja taustateabe ning tööülesannetega seotud inimeste kontaktandmed

edastab teenistuja asjaajamise vastuvõtjale e-kirjaga.

14.5. Lahkumislehe kooskõlastamisega kinnitab asjaajamise vastuvõtja, et lahkuv teenistuja

on korrastatult üle andnud kõik tema hoiul olnud pooleliolevad ja lõpetatud toimikud ja

oskusteabe, sealhulgas virtuaalse teabe, kontaktid, pooleliolevate tööde ja projektide

hetkeseisu ja muu sellise.

14.6. Kui ametist lahkub minister või kantsler, koostatakse vajaduse korral ministeeriumi

juhtimise, asjaajamise ning vara üleandmise ja vastuvõtmise akt, milles on märgitud

järgmised andmed:

14.6.1. ministri või kantsleri valduses olevad dokumendid;

14.6.2. ministeeriumi koosseisunimestik ja ministri puhul ka valitsemisalas olevate

asutuste teenistuses olevate isikute arv;

14.6.3. viimased ministri või kantsleri allkirjastatud või kinnitatud dokumentide

numbrid;

14.6.4. ministri või kantsleri kasutuses olev vara;

14.6.5. ministeeriumi eelarve täitmise aruanne.

14.7. Kui ministeeriumi juhtimine antakse üle uuele ministrile, annab kantsler ametisse

astuvale ministrile ülevaate ministeeriumi ja tema valitsemisala strateegilistest

eesmärkidest ja nende saavutamisest, ministeeriumile pandud ülesannetest ja nende

täitmisest, ministeeriumi ja tema valitsemisala asutuste probleemidest, ministeeriumi

eelarveraha kasutamisest ja selle seisust ning ministeeriumi töökorraldusest. Selle kohta

akti ei vormistata.

14.8. Kui teenistusest lahkub asekantsler, koostatakse vajaduse korral asjaajamise ja vara

üleandmise ja vastuvõtmise akt, milles märgitakse järgmised andmed:

14.8.1. asekantsleri valduses olevad dokumendid;

14.8.2. asekantsleri valdkonnas täitmisel olevate õigusaktide eelnõude seis ja loetelu;

14.8.3. lahendamisel olevate ülesannete ja nendega seotud dokumentide loetelu;

14.8.4. viimaste asekantsleri allkirjastatud või kinnitatud dokumentide numbrid;

14.8.5. asekantsleri kasutuses olev vara;

14.8.6. asekantsleri valdkonna eelarveraha seis.

14.9. Asjaajamise üleandmise-vastuvõtmise akti võib vormistada ka teenistuja teenistusest

vabastamise või teenistussuhte peatumise korral, kui seda nõuab teenistuja vahetu juht,

lahkuv teenistuja ise või asjaajamise vastuvõtja.

14.10. Ministri, kantsleri ja asekantsleri juhtimise, vara ja asjaajamise üleandmise-

vastuvõtmise akti koostamist koordineerib ja koostamise eest vastutab õigusosakond.

15. DOKUMENDI AMETLIK KINNITAMINE

15.1. Dokumendi koopiate ja väljavõtete abil tõestatakse isikute õigusi või tuvastatakse

tehingute aluseks olevaid fakte.

15.2. Kui dokumendis sisalduv teave on vaja taasesitada vaid osaliselt, tehakse dokumendist

väljavõte. Väljavõtte tegemise aluseks tuleb võtta DHS-is dokumendi ekraanivormil

Wordi mallile vormistatud dokument. Väljavõttes esitatakse tekstiosa, mida on vaja

taasesitada, ülejäänu kustutatakse. Väljavõttes esitatakse kõik andmed (asutuse nimi,

allkirjastaja nimi ja ametinimetus), mille abil saab tuvastada dokumendi väljaandja.

15.2.1. Koopiad ja väljavõtted tõestatakse tõestusmärkega. Esimese lehe

parempoolsesse ülanurka kirjutatakse sõna „koopia“ või „väljavõte“ ja viimasele

lehele tehakse sellekohane tõestusmärge.

15.3. Dokumentide koopiad ja väljavõtted tehakse struktuuriüksuses, kus asub

originaaldokument. Dokumendi õigsust tõestab koopia või väljavõtte tegija tõestusmärke

ja allkirjaga. Tõestusmärget võib vormistada järgmiselt.

Näide KOOPIA ÕIGE

Kati Karu

infohaldusosakonna nõunik

29.01.2019

15.4. Kinnitatud või allkirjastatud dokumendi kinnitusmärge sõnastatakse järgmise näite

kohaselt:

Näide Dokumendi on kinnitanud / allkirjastanud kantsler Siseministeeriumi

dokumendihaldussüsteemis 20.01.2019.

II. ERIOSA

16. DOKUMENDILIIGID JA NENDE VORMISTAMINE

16.1. Kõik dokumendid, olenemata nende loomise ja saamise viisist ning teabekandjast, on

asjaajamise seisukohast võrdväärsed.

16.2. Erinevatel teabekandjatel olevate dokumentide menetlemisel juhindutakse korrast nii,

nagu seda võimaldab teabekandja liik või tehnilised vahendid.

16.3. Seaduse, Riigikogu otsuse, Vabariigi Valitsuse määruse, korralduse, protokollilise otsuse,

ministri määruse eelnõu ja Eesti seisukohtade eelnõu Euroopa Liidu algatuse suhtes

menetlemist reguleerib ministeeriumi õigusaktide eelnõude menetlemise kord.

16.4. Väljaminev kiri

16.4.1. Kiri, välja arvatud e-kiri, koostatakse elektrooniliselt DHS-is asjakohasele

e-mallile ja allkirjastatakse või kinnitatakse DHS-is.

16.4.2. Kiri, mis saadetakse välisriiki, kus puudub digitaalse allkirjaga dokumentide

vastuvõtmise võimalus, või välisriikide esindustele Eestis, vormistatakse

väljaprintimiseks mõeldud e-mallile ning prinditakse pärast kooskõlastuste

saamist ja enne allkirjastamist värvitrükis ning edastatakse paberil

allkirjastamiseks.

16.4.3. Kirjal peab olema adressaat, registreerimisnumber, pöördumine, tekst,

lugupidamisavaldus ning allkirjastaja või kinnitaja ja koostaja andmed.

16.4.4. Kui ühes ja samas küsimuses peetakse kirjavahetust pikema aja jooksul ja selle

käigus vahetatakse kirju korduvalt, vormistatakse need DHS-is algatuskirja

järjena. Sel juhul saavad kirjad ühe ja sama registreerimisnumbri, millel on

erinev järjekorranumber.

16.4.5. Kui paberkiri saadetakse välisriiki või välisriikide esindustele Eestis, märgib

koostaja toimiku numbri teabe liigitusskeemi kohaselt järgmisel kujul: 14-6/, kus

14 on funktsiooni tähis, 6 on sarja või toimiku tähis loetelu järgi, kaldkriipsu

taha kirjutatakse käsitsi registreerimisnumber.

16.4.6. Paberkirja registreerib dokumendihaldur pärast selle allkirjastamist või

kinnitamist.

16.4.7. Kirja adressaadiks märgitakse isik, kellele kiri saadetakse: asutusele, asutuse

struktuuriüksusele, üheliigiliste asutuste rühmale või füüsilisele isikule.

Pöördutakse kindla inimese või üldiselt asutuse poole.

16.4.8. Kirjade vormistamise nõuded on esitatud ministeeriumi siseveebis

„Käsiraamatu“ alalehel.

16.4.9. E-kirjade koostamisel kehtivad samad üldreeglid, mis kirjamallile

vormistatavate kirjade puhul.

16.4.10. Kirja vormistusreeglite alusel vormistatakse ka teised dokumendid, nagu

tellimiskiri, avaldus, tõend, teatis jts, kui õigusaktides või muudes standardites

ei ole nende kohta kehtestatud eraldi reegleid.

16.5. Teabenõue, märgukiri ja selgitustaotlus

16.5.1. Teabenõuet menetletakse avaliku teabe seaduse kohaselt.

16.5.2. Teabenõudega taotletakse ministeeriumi olemasoleva dokumendi või muu teabe

(nii paberil kui digitaalkujul) väljastamist. Teabenõudega võib küsida näiteks

terve dokumendi sisu või ka üksnes sellest väljavõtteid, samuti väljavõtteid

mõnest andmekogust või andmestikust. Seda tehakse eeldusel, et vastamiseks ei

ole vaja luua uut teavet, sealhulgas teha uusi arvutusi.

16.5.3. Teabenõude täitmisel üldjuhul iseseisvat dokumenti ei koostata ja teave

väljastatakse kommentaarideta.

16.5.4. Teabenõudes nõutud dokumendikoopiad väljastab struktuuriüksus, kelle

valduses teave on.

16.5.5. Ajakirjanikelt saadud teabenõuded ja vastused edastatakse kommunikatsiooni-

osakonnale.

16.5.6. Enne vastamist teabenõudele, mis esitatakse ministeeriumi teenistujate kohta või

mis esitatakse kodanike saadetud kirjade või avalduste kohta, tuleb küsida nende

isikute nõusolekut andmete saatmise ja kirja avaldamise kohta.

16.5.7. Teabenõude, milles küsitakse teise asutuse dokumente, võib saata dokumendi

koostajale.

16.5.8. Kui on ilmne, et isik käsitab oma märgukirja või selgitustaotlust ekslikult

teabenõudena ja ootab sellele vastust viie tööpäeva jooksul, on dokumendi täitjal

kohustus talle viie tööpäeva jooksul teada anda, et tema kirja käsitatakse

märgukirja või selgitustaotlusena.

16.5.9. Teabenõue loetakse selgitustaotluseks juhul, kui vastamiseks tuleb dokument

või teave alles luua. Näiteks, kui küsitakse asutuse seisukohta, hinnangut,

kokkuvõtet, palutakse sekkuda, juhitakse tähelepanu puudustele, on tegu

selgitustaotluse või märgukirjaga ja sellele tuleb vastata märgukirjale ja

selgitustaotlusele vastamise ning kollektiivse pöördumise esitamise seaduses

kehtestatud korra kohaselt.

16.5.10. Kui kiri, sealhulgas e-kiri, sisaldab nii teabenõuet kui ka selgitustaotlust, tuleb

kirjale vastata, arvestades nii avaliku teabe seaduses kehtestatud teabenõudele

vastamise korda kui ka märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise ning

kollektiivse pöördumise esitamise seaduse kehtestatud korda.

16.6. Käskkiri

16.6.1. Käskkiri on haldusakt või sisemist töökorraldust reguleeriv akt, millele kehtivad

haldusaktile esitatavad vormi ja sisu nõuded.

16.6.2. Käskkirja andmise alus tuleneb seadusest, Vabariigi Valitsuse määrusest või

korraldusest, ministri määrusest või muust õigusaktist.

16.6.3. Käskkirja andmise õigus on ministril ja kantsleril.

16.6.4. Käskkiri vormistatakse DHS-is olevale e-mallile ja allkirjastatakse või

kinnitatakse DHS-is. Vormistamisel juhindutakse käskkirja väljaandmise

aluseks olevatest õigusaktidest ja siinsest korrast.

16.6.5. Käskkirja aluseks olevatele õigusaktidele ja dokumentidele viitamisel on

preambuli koostamisel soovitatav lähtuda järgmistest põhimõtetest:

16.6.5.1. „alusel“ – viide õigusaktile, millest selgub, kes käskkirja kehtestab ja

millise volitusnormi alusel;

16.6.5.2. „kooskõlas“ – viide, millise õigusaktiga peab sisu olema kooskõlas, ja

millest selgub, miks käskkirja sisu selline on;

16.6.5.3. „lähtudes“ – viide õigusaktile või dokumendile, millest selgub, miks

menetlus on algatatud.

16.6.6. Käskkirja pealkirjas avatakse lühidalt käskkirja sisu.

16.6.7. Käskkirja preambuli sõnastamisel lähtutakse järgmistest põhimõtetest:

16.6.7.1. Kui käskkiri on vormistatud nagu kord, sõnastatakse preambul

täislausena, mille lõpus on punkt.

Näide

Õigusaktide menetlemise kord

Käskkiri kehtestatakse Vabariigi Valitsuse 31. mai 2012. a määruse nr 39

„Siseministeeriumi põhimäärus“ § 27 ja § 29 lõike 1 alusel.

1. Üldsätted

…

16.6.7.2. Kui käskkirja sisuks on volituse andmine, millegi kinnitamine, otsus,

töörühma moodustamine või muu selline, sõnastatakse käskkirja

preambul tegusõnata. Sellise preambuli lõppu koolonit või punkti ei

panda.

Näide

Häirekeskuse füüsilise turbe nõuete kehtestamine

Vabariigi Valitsuse 31. mai 2012. a määruse nr 39 „Siseministeeriumi

põhimäärus“ § 23 lõike 2 punkti 2 alusel ning kooskõlas Vabariigi Valitsuse

23. veebruari 2012. a määruse nr 18 „Hädaabiteadete menetlemise kord ja

hädaabiteadete menetlemiseks vajalikele vahenditele esitatavad nõuded“ §-dega

9 ja 10

1. Kehtestan Häirekeskuse füüsilise turbe nõuded.

2. Kinnitan …

16.6.8. Käskkirjas, millega moodustatakse komisjon, nõukogu, töö- või eksperdirühm,

märgitakse komisjoni, nõukogu, töö- või eksperdirühma eesmärk, määratakse

asjaajamise ja protokollimise eest vastutav struktuuriüksus või teenistuja

16.6.9. Käskkirja tekstis ei tohi olla nähtavaid parandusi, värvilist teksti ja selgitusteta

lühendeid. Käskkirja tekstis ei kasutata kõnetlussõnu härra, proua, preili, vaid

lähtudes käskkirja asjaoludest kasutatakse kas isiku või teenistuja nime ja

ametinimetust või mõlemaid.

16.6.10. Kui käskkirjaga kinnitatakse rohkem kui üks dokument, s.t käskkirjal on mitu

lisa, tuleb need nummerdada ja käskkirja tekstis neile viidata. Käskkirja lisad

loetletakse pärast allkirja. Käskkirja lisana võib esitada sellesama käskkirjaga

kinnitatava dokumendi.

Näide

Hubert Karu

kantsler

Lisa. Siseministeeriumi asjaajamise kord

16.6.11. Üldjuhul põhjendatakse käskkirjas sisalduv otsustus käskkirjas endas. Kui välja

saadetavas käskkirjas sisalduv otsustus põhjendatakse protokollis oleva

otsustusega, millele ei ole kehtestatud juurdepääsupiirangut, märgitakse DHS-is

käskkirja ekraanivormi väljale „Välja saatmise selgitus“, et käskkirja

väljasaatmisel tuleb saata välja ka plokis „Seosed“ olev protokoll.

16.6.12. Käskkirja lisad vormistatakse lisa mallil, mis asub ministeeriumi siseveebis.

Lisa, mis on koostatud Wordi dokumendina, salvestatakse .docx-vormingus,

Exceli dokumendina koostatud lisa salvestatakse .xlsx-vormingus.

16.6.13. Käskkirjaga kinnitataval dokumendil peavad dokumendi kohustuslike

elementidena olema kinnitusmärge ja pealkiri.

16.6.14. Käskkirjade järjenumbrid algavad uuel kalendriaastal number ühest.

16.6.15. Käskkirja ei vormistata ühegi dokumendi järjena ja käskkirjale ei vormistata

järge.

16.6.16. Käskkirja sisulise muutmise korral kehtestatakse selguse ja terviklikkuse

huvides üldjuhul uus käskkiri (seega ei kajastata pealkirjas kehtetuks

tunnistamist) ja eelmine käskkiri tunnistatakse kehtetuks.

16.6.17. Kui käskkirja on vaja muuta ja see on põhjendatud, vormistatakse käskkiri, mille

pealkirja sõnastuses kajastub käskkirja muutmine. Käskkirja tekstis esitatakse

muudetava käskkirja andmed ja need käskkirja punktid, mida muudetakse.

16.6.18. Käskkirja muutmise või kehtetuks tunnistamise korral seob vastutaja ploki

„Seosed“ kaudu uue dokumendi ekraanivormi muudetava või kehtetuks

tunnistatava käskkirja ekraanivormiga.

16.6.19. Käskkiri jõustub selle allakirjutamise või kinnitamise päeval, kui käskkirja

tekstis ei ole märgitud teisiti.

16.6.20. Käskkirja võib kehtetuks tunnistada selle välja andnud ametnik omal algatusel

või kõrgemal seisev ametnik teenistusliku järelevalve korras.

16.6.21. Ministeeriumi teenistujad, kellele käskkiri tuleb tutvumiseks edastada,

märgitakse DHS-is terviktöövoo lõppu töövoo plokki „Teadmiseks“. Käskkirja

tekstis neid teenistujaid ei nimetata.

16.6.22. Käskkirjast teavitatakse teenistujaid, keda see puudutab, elektrooniliselt DHS-i

kaudu, saates selle tööülesandena teadmiseks. DHS-i kaudu teadmiseks

edastatud käskkiri tuleb teenistujal märkida teadmiseks võetuks ja sellega

kinnitab teenistuja dokumendiga tutvumist. Käskkirja tutvustamise eest

struktuuriüksuses vastutab selle juht.

16.6.23. Asutused, kellele käskkiri tuleb tutvumiseks edastada, märgitakse DHS-is

ekraanivormi väljale „Adressaadid“.

16.7. Korraldus

16.7.1. Korraldus on nõue või käsk, mis antakse suuliselt või kirjalikult igapäevatöö

korraldamiseks ja üksikjuhtumite lahendamiseks. Korraldus on piiratud

kehtimisajaga ja puudutab piiratud isikute ringi.

16.7.2. Korralduse andmise õigus on ministril, kantsleril, asekantsleril ja

osakonnajuhatajal.

16.7.3. Kirjalik korraldus vormistatakse elektrooniliselt DHS-is asjakohasel e-mallil ja

see allkirjastatakse või kinnitatakse DHS-is.

16.7.4. Korralduses kirjeldatakse lühidalt tööülesanne, määratakse selle täitja ja täitmise

tähtaeg.

16.7.5. Kui korraldusega pannakse kohustusi mitmele isikule, märgitakse ka see

teenistuja, kes vastutab korralduse täitmise eest.

16.7.6. Korraldusel, mis on antud töösuhte ajutiseks peatamiseks, näiteks puhkus,

siselähetus, välislähetus, on käskkirjale omased tunnused. Sellise sisuga

korralduse andmiseks täidab taotluse esitaja RTIP-is asjakohase dokumendiliigi

ekraanivormil kõik vajalikud metaandmeväljad ja algatab dokumendi menetluse.

Käsundus- või töövõtulepingu alusel töötav isik täidab lähetuskorralduse

DHS-is. Taotluse kinnitab üldjuhul vastava valdkonna osakonnajuhataja.

16.8. Otsus

16.8.1. Otsus on käesoleva korra tähenduses haldusakt, mis vastab haldusakti nõuetele

ja mille on andnud selleks pädev isik.

16.8.2. Otsuse andmise õigus on ministri või kantsleri volitust omaval asekantsleril või

teenistujal.

16.8.3. Otsus vormistatakse elektrooniliselt DHS-is asjakohasel e-mallil ja

allkirjastatakse või kinnitatakse DHS-is.

16.9. Ministri määrus

16.9.1. Ministri määrus (edaspidi määrus) vormistatakse DHS-is elektrooniliselt

asjakohasel e-mallil ja allkirjastatakse. Määruse vormistamisel juhindutakse

Vabariigi Valitsuse kinnitatud hea õigusloome ja normitehnika eeskirjast,

Vabariigi Valitsuse seaduse §-s 51, haldusmenetluse seaduse §-des 88–94

sätestatud nõuetest ning ministeeriumi õigusaktide menetlemise korrast.

16.9.2. Määruse kehtestamise õigus on ministril. Määruse allkirjastab minister ja selle

kaasallkirjastab kantsler.

16.9.3. Määruse lisad vormistatakse lisa mallile, mis asub ministeeriumi siseveebis.

Lisa, mis on koostatud Wordi dokumendina, salvestatakse .docx-vormingus,

Exceli dokumendina koostatud lisa salvestatakse .xlsx-vormingus.

16.9.4. Kui määruse eelnõu esitatakse kooskõlastamiseks ja kehtestamiseks, lisatakse

eelnõule õigustloova akti lahutamatu osana seletuskiri, mis säilitatakse koos

õigustloova aktiga.

16.9.5. Määruse muutmise või kehtetuks tunnistamise korral seob vastutaja loodava

dokumendi ekraanivormi muudetava või kehtetuks tunnistatava määruse

ekraanivormiga ploki „Seosed“ kaudu.

16.9.6. Määrust ei vormistata ühegi dokumendi järjena ja määrusele ei vormistata järge.

16.9.7. Ministeeriumi teenistujad, kellele määrus tuleb tutvumiseks edastada,

märgitakse DHS-is töövoo plokki „Teadmiseks“.

16.9.8. Asutused, kellele määrus tuleb tutvumiseks edastada, märgitakse DHS-is

ekraanivormi väljale „Adressaadid“.

16.10. Akt

16.10.1. Akt on dokument, mille on koostanud üks või mitu isikut, et kinnitada

väljaselgitatud fakte või sündmusi.

16.10.2. Akti koostamine võib olla ette nähtud seaduses, määruses või lepingus.

16.10.3. Järelevalveakti koostamiseks peab olema seaduses sätestatud alus.

16.10.4. Aktid koostatakse üldjuhul elektrooniliselt ja need allkirjastatakse või

kinnitatakse DHS-is.

16.10.5. Komisjoni aktis nimetatakse komisjoni liikmed ja nende ametinimetused.

16.11. Protokoll

16.11.1. Protokoll on koosoleku või mõne muu toimingu käiku kirjeldav dokument,

milles üldjuhul märgitakse koosoleku või muu toimingu nimetus, toimumise

aeg, juhataja, protokollija, osavõtjad, päevakord, ettekandjad ja otsused.

Komisjonide või korraliste koosolekute protokolli märgitakse ka puudujad.

16.11.2. Protokollis kajastatud otsused on täitmiseks kohustuslikud kõikidele

teenistujatele.

16.11.3. Protokolliga kinnitatavad korrad, juhendid ja muud dokumendid vormistatakse

protokolli lisana. Protokollilise otsusega kinnitatud dokumendile lisatakse

kinnitusmärge.

16.11.4. Protokoll vormistatakse DHS-is asjakohasele e-mallile ja selle allkirjastab või

kinnitab DHS-is koosoleku juhataja. Juhul, kui protokoll ei sisalda protokollilist

otsust, võib selle allkirjastada või kinnitada volitatud teenistuja. Protokoll

tehakse kättesaadavaks koosolekust osavõtjatele ja otsustega seotud

osakonnajuhatajatele protokolli allakirjutamisele järgneval päeval.

16.11.5. Ministeeriumis protokollitakse ja DHS-is registreeritakse ministri või kantsleri

käskkirjaga moodustatud komisjonide, töögruppide ja töörühmade koosolekud,

nõupidamised ja läbirääkimised, Vabariigi Valitsuse moodustatud komisjonide

koosolekud ning ministrite ja kantslerite ning vajaduse korral ka asekantslerite

koosolekud.

16.11.6. Protokollija määratakse koosoleku alguses, kui protokollija ei ole määratud juba

varem. Protokollija vastutab protokollimise ja protokolli edasise menetlemise

eest.

16.11.6.1. Protokollijaks määratakse isik, kes tagab oluliste asjade

protokollimise. Soovitatavalt on protokollija isik, kes on teemaga

kursis või kuulub komisjoni, töögrupi või töörühma koosseisu.

16.11.7. Kindla ülesandega loodud komisjonide, töögruppide või töörühmade

protokollides kasutatakse läbivat numeratsiooni kogu tegevusaja jooksul.

16.11.8. Protokollilises otsuses, milles on antud tööülesanne, märgitakse peale otsuse ka

tööülesande täitja ja tähtaeg.

16.11.9. Protokollilise otsuse puhul on soovitatav määrata otsuse täitmise eest vastutaja.

16.11.10. Koosoleku sõnavõtud protokollitakse kokkuvõtlikult. Koosolekul esitletud

dokumendid, ettekanded ja pikad (2–3 lehekülge) sõnavõtud esitatakse

protokolli lisana.

16.11.11. Protokolli lisa nimetus märgitakse ka protokolli tekstis.

16.11.12. Ministeeriumi juhtimiskoosoleku protokoll edastatakse teadmiseks või

täitmiseks kõigile osalistele ja osakonnajuhatajatele, kelle osakonnale

tulenevad protokollilis(t)est otsus(t)est tööülesanded. Kõiki ministeeriumi

teenistujaid puudutavatest otsustest antakse teada osakonnajuhatajate kaudu.

16.12. Memo 16.12.1. Memos dokumenteeritakse teabevahetus.

16.12.2. Memo vormistatakse e-mallile, mis asub DHS-is ja on kättesaadav ka

ministeeriumi siseveebis. Memo ei allkirjastata.

16.12.3. Kõik juhtkonnale esitatud memod registreeritakse DHS-is.

16.12.4. Koosolekule esitatud memod säilitab protokollija lisadena.

16.12.5. Iseseisvad memod registreerivad juhiabid DHS-is toimikusse „1-25 Memod“.

16.12.6. Osakondadesisesed ja -vahelised memod hoiustatakse osakonna võrgukettal.

Nende olemasolu, korrastamise ja säilitamise eest osakonna võrgukettal vastutab

osakonnajuhataja.

16.12.7. Memo on võimalikult kompaktne, ülevaatlik ja annab edasi kõige olulisema.

Memo on üldjuhul kuni kolm lehekülge pikk, vajaduse korral antakse lisateave

memo lisas. Selgitused ja viited algallikatele esitatakse joonealuste märkustena,

millele lisatakse otselink. Otselingi lõppu märgitakse sulgudes selle külastamise

viimane kuupäev ja aastaarv.

16.12.8. Memos märgitakse memo koostaja ning teenistujad, kellele memo on suunatud

ja kellega on memo enne esitamist kooskõlastatud, memo koostamise kuupäev,

teema ja memo liik, lähtudes memo eesmärgist.

16.12.9. Ministeeriumi asjaajamiseks koostatakse kolme järgmist liiki memosid:

16.12.9.1. memo otsustamiseks koostatakse, et langetada juhtimisotsus, lisada

päevakorrapunkt kantsleri ja asekantslerite koosolekule või ministri

koosolekule. Selles memos avatakse probleemipüstitus, selle

lahendamise võimalikud valikud ja otsuse ettepanek koos

põhjendusega;

16.12.9.2. memo seisukoha kujundamiseks koostatakse, et saada memo

adressaadilt teema kohta tagasisidet. Samuti esitatakse teavet ja

seisukohad kohtumisel või läbirääkimistel osalemiseks (näiteks

taustamaterjal läbirääkimistele). Memo võib koostada vastuseks

adressaadi püstitatud lähteülesandele või vastupidi, memo koostaja

võib tõstatada teema, mille kohta ta soovib adressaadi seisukohta.

Võimaluse korral esitatakse memos ka teiste koosolekul osalejate

seisukohad ja võimalused ühiste seisukohtadeni jõudmiseks. Memos

kirjeldatakse võimalikud lahendused koos võimalike soodustavate ja

takistavate asjaoludega;

16.12.9.3. memo teadmiseks koostatakse, et anda teemast kokkuvõtlik ülevaade.

Selliseid memosid võib koostada korrapäraselt, et oleks olemas

ülevaade pikema protsessi arengust, kindlast teemast (sealhulgas

üritus, koosolek) või olukorrast. Memos esitatakse probleemipüstitus

ja põhijäreldused.

16.13. Memorandum 16.13.1. Memorandum koostatakse valitsuskabineti nõupidamisele, et anda ülevaade

kindlal teemal, mis selgitab teema faktilist ja juriidilist käsitlust.

16.13.2. Memorandumi koostamisel tuleb kasutada Riigikantselei etteantud vormi, mis

asub ministeeriumi siseveebis.

16.13.3. Memorandumi koostab teema eest vastutav osakond elektrooniliselt DHS-is.

16.13.4. Memorandumi kooskõlastavad teema eest vastutava osakonna juhataja ja

asekantsler, õigusosakonna juhataja, ministri nõunik ja kantsler.

16.13.5. Memorandumi esitab Riigikantseleile minister koos kaaskirjaga, milles palub

teema arvata valitsuskabineti nõupidamise päevakorda.

16.14. Leping 16.14.1. Leping on tehing kahe või enama isiku (edaspidi lepingupool) vahel, millega

lepingupool kohustub või lepingupooled kohustuvad midagi tegema või

tegemata jätma. Kui üks lepingupool on ministeerium, sõlmitakse leping

üldjuhul kirjalikus vormis.

16.14.2. Lepingu koostaja (vastutaja) lähtub lepingu koostamisel ettevalmistatavale

lepinguliigile kehtivatest nõuetest, mis tulenevad seadusest, määrusest või

ministeeriumisisesest õigusaktist. Leping valmistatakse ette koostöös

õigusosakonnaga.

16.14.2.1. Hankelepingute ettevalmistamisel lähtutakse Siseministeeriumi

riigihangete läbiviimise korrast.

16.14.2.2. Riigieelarvelise toetuse lepingute ettevalmistamisel lähtutakse

riigieelarvelise toetuse andmise korrast.

16.14.2.3. Usuliste ühenduste ja nende tegevusi toetavate ühendustega lepingute

ettevalmistamisel lähtutakse üldjuhul usuliste ühenduste ja nende

tegevusi toetavate mittetulundusühingute ja sihtasutuste ning

konfessionaalsete õppeasutuste riigieelarvelise toetuse taotlemise,

taotluse menetlemise ja toetuse andmise tingimustest ja korrast.

16.14.2.4. Välisvahendite eraldamine on ministeeriumis reguleeritud

protseduurireeglite või tööprotseduuri kirjeldusega.

16.14.3. Vastutaja vormistab lepingu elektrooniliselt DHS-is ja täidab DHS-is lepingu

ekraanivormi kõik kohustuslikud väljad. Kui selle lepinguliigi jaoks on DHS-is

olemas lepingumall, vormistab vastutaja lepingu asjakohase lepinguliigi mallile.

Kui DHS-is asjakohase lepinguliigi malli ei ole, lisab vastutaja DHS-i varem

ettevalmistatud lepingu.

16.14.4. Kui riigieelarvelise toetuse leping loetakse sõlmituks taotlejalt vormikohase

nõustumuse saamisega, registreeritakse DHS-is nõustumus eraldi dokumendina.

Nõustumus seotakse ministeeriumi käskkirjaga, milles on esitatud toetuse

tingimused.

16.14.5. Lepingu allkirjastamise õigus on ministril, kantsleril ja nende volitatud isikutel.

Üldjuhul allkirjastab lepingu esimesena ministeeriumi esindaja. Kui leping on

DHS-is kooskõlastamismenetluse läbinud ja see on allkirjastatud, saadetakse

leping DHS-i kaudu teisele lepingupoolele allkirjastamiseks.

16.14.6. Erandkorras koostatakse ka paberil allkirjastatavaid lepinguid ja neile

kirjutatakse alla kahes eksemplaris, mitmepoolse lepingu korral oleneb

allkirjastatavate eksemplaride arv lepingupoolte arvust.

16.14.7. Lepingu sõlmimise kuupäevaks loetakse kuupäev, mil on selle allkirjastanud

viimane lepingupoole esindaja.

16.14.8. Lepingu alusel tehtavate tööde aruanded, aktid ja muu selline vormistatakse

lepingu lisadena ja DHS-is aluslepingu järjena ning need säilitatakse koos

lepinguga.

16.15. Muud majasisesed töökorralduslikud dokumendid ja taotlused

16.15.1. Majasisesed töökorralduslikud dokumendid ja taotlused vormistatakse

asjakohasele ekraanivormile kas DHS-is või RTIP-is ja üldjuhul neid ei

allkirjastata.

16.15.2. Majasisesed töökorralduslikud dokumendid ja taotlused DHS-is on järgmised:

16.15.2.1. ametivanne;

16.15.2.2. lahkumisleht;

16.15.2.3. riigihanke läbiviimise taotlus;

16.15.2.4. välislähetuse korraldus käsunduslepingulistele;

16.15.2.5. muu majasisene kiri, taotlus või avaldus.

16.15.3. Majasisesed dokumendid RTIP-is on järgmised:

16.15.3.1. koolitustaotlus;

16.15.3.2. siselähetuse taotlus;

16.15.3.3. välislähetuse korraldus;

16.15.3.4. majanduskulude taotlus enda tehtud kulude hüvitamiseks.

16.15.4. Taotluse esitaja (vastutaja) täidab korrektselt dokumendiliigi ekraanivormi

väljad ega lisa taotlust eraldi failina, välja arvatud majasisesed taotlused, mille

kohta on olemas e-mall, näiteks lisatasu maksmise taotlus, turvaalale ligipääsu

taotlus.

16.15.5. Majasisese kirja, taotluse ja avalduse puhul võib dokumendi sisu märkida

ekraanivormi väljale „Sisu“ või lisada vajaduse korral kirja, taotluse või

avalduse ekraanivormile.

16.16. Arve

16.16.1. Arvete menetlemiseks, sealhulgas nende registreerimiseks, kinnitamiseks ja

arvestusobjektide määramiseks, kasutatakse Riigi Tugiteenuste Keskuse

hallatavat ostuarvete menetluskeskkonda.

16.16.2. Arvete menetlemine on korraldatud ministeeriumi ja tema valitsemisala

raamatupidamise sise-eeskirjaga.

III. MUUD DOKUMENDIHALDUSE NÕUDED

17. DOKUMENDI VASTUVÕTMINE

17.1. Ministeeriumi ametlik e-posti aadress, millel võetakse vastu digitaalseid dokumente, on

[email protected].

17.2. Ministeeriumisse saabunud dokumendid, olenemata saabumise viisist, registreerib

dokumendihaldur üldjuhul dokumendi vastuvõtmise päeval.

17.3. Saabunud kirja, taotluse, teabenõude või muu dokumendi saabumise kuupäevaks

loetakse dokumendi registreerimise kuupäev.

17.4. Saabunud paberdokumendile lisab dokumendihaldur templi dokumendi saabumise

andmetega.

17.5. Dokumendihaldur säilitab ümbrikud juhul, kui postitemplit on vaja dokumendi

väljasaatmise või saabumise kuupäeva tõestamiseks ja kui saatja aadress on märgitud

ainult ümbrikule.

17.6. Dokumendi registreerimise käigus digiteeritakse (skannitakse) paberdokument koos

lisadega ja fail lisatakse DHS-i dokumendi ekraanivormi juurde. Digiteerimiseks

kasutatakse kontoriprintereid.

17.7. Teenistuja veendub pärast dokumendi digiteerimist ja/või digiteeritud dokumendi

lisamist DHS-i, et digiteeritud dokument on terviklik (kõik lehed on digiteeritud, tekst

kogu ulatuses loetav ja arusaadav) ja faili on võimalik avada. Digiteeritud

paberdokumenti säilitatakse IHO-s vähemalt kuus kuud, pärast seda hävitatakse

paberdokumendid akti alusel.

17.8. Dokumendi digiteerijaks loetakse teenistuja, kes lisas faili DHS-i. Faili lisaja nimi

kuvatakse ploki „Failid“ veerus „Lisaja“. Dokumendi digiteerimise aeg on kuvatud

digiteeritud dokumendi failiandmetes (ingl Properties, Description, Created) ja faili

lisamise aeg kuvatakse DHS-i plokis „Failid“ või „Taustainfo failid“ väljal „Lisamise

aeg“.

17.9. Digiteeritud dokumendid säilitatakse DHS-is Rahvusarhiivi aktseptitud vormingus, mis

tagab nende säilimise autentse ja terviklikuna vähemalt neile kehtestatud säilimistähtaja

jooksul või üleandmiseni Rahvusarhiivi.

17.10. DHS-i lisatavad e-kirjad tuleb salvestada PDF-vormingus. DHS-i ei tohi lisada e-kirju,

mis on salvestatud e-kirja sõnumivormingusse.

17.11. Dokumendihaldurid avavad kõik saabunud postisaadetised, välja arvatud kirjad

märkega „isiklik“ ja avalike konkursside pakkumised, mis on tähistatud vastava

märgusõnaga. Need kirjad edastatakse adressaadile ümbrikku avamata.

17.12. Kui dokument märkega „isiklik“ osutub ametialaseks, vastutab selle registreerimise eest

dokumendi saaja.

17.13. Saabunud dokumentide puhul kontrollitakse adressaadi õigsust, dokumentide ja nende

juurde kuuluvate lisade, allkirjade ja kuupäevade olemasolu.

17.14. Kui ministeeriumile saadetud dokumendil puudub nõuetekohane allkiri, kinnitusmärge

või lisa, kuid dokumendis on olulist teavet, siis see dokument registreeritakse, kuid

dokumendihaldur teavitab dokumendi saatjat allkirja, kinnitusmärke või lisa

puudumisest ja vajadusest saata uus dokument või lisa.

17.15. Valel aadressil saabunud dokumendid edastavad dokumendihaldurid õigele

adressaadile nende saabumise päeval või tagastavad dokumendi saatjale.

18. DOKUMENDI EDASTAMINE

18.1. Dokumendihaldur edastab dokumendi täitmiseks või teadmiseks asjakohase

pädevusega teenistujale. Dokumendile tuleb määrata peatäitja ehk vastutaja. Vajaduse

korral saab dokumendi täitmisel määrata ka kaastäitja.

18.2. Dokumendihaldur määrab saabunud dokumendile vastutaja ja suunab selle menetlusse

ehk algatab terviktöövoo. Kui dokumendihalduril ei ole pädevust otsustada, kellele

saabunud dokument lahendamiseks saata (näiteks dokument ei käsitle ühe osakonna

vastutusvaldkonda), edastab ta dokumendi kantslerile, kes määrab dokumendi eest

vastutaja.

18.3. Dokumendihaldurid edastavad dokumendid järgmiselt:

18.3.1. juhtkonna liikmele saabunud dokumendid edastatakse üldjuhul talle endale või

tema määratud teenistujale, kes teemaga tegeleb või valdkonna eest vastutab;

18.3.2. vastusdokumendid edastatakse üldjuhul algatuskirja koostajale või vastutajale

ning teemaga tegelevale osakonnajuhatajale teadmiseks. Kaebuse korral

struktuuriüksuse, algatuskirja koostaja või vastutaja kohta üldjuhul ei edastata

vastusdokumenti struktuuriüksusele, algatuskirja koostajale või vastutajale,

kelle peale on kaebus esitatud.

18.4. Vastutaja kohustus on tagada, et dokumendi sisu saab vajaduse korral teatavaks

ministrile, kantslerile või asekantslerile ja teistele asjaomastele teenistujatele.

18.5. Vastutaja võib vajaduse korral delegeerida tööülesande täitmiseks teisele teenistujale

või kaasata tööülesande täitmisse selle sisu arvestades ka teised asjassepuutuvad

teenistujad (kaastäitjad).

18.6. Peale delegeerimise saab tööülesandeid edastada ka arvamuse andmiseks ja teadmiseks.

18.7. Õigus määrata dokumendi täitja (vastutaja) ja tööülesande täitmise tähtaeg on

dokumendihalduril, osakonnajuhatajal, asekantsleril, kantsleril või ministril.

19. TEABE HOIDMINE MINISTEERIUMIS

19.1. Teabe liigitusskeemi kehtestamine

19.1.1. Kantsler kehtestab ministeeriumi tegevuse käigus koostatud või saadud teabe

liigitamiseks, säilitustähtaja määramiseks ja juurdepääsupiirangute

kehtestamiseks DHS-is teabe liigitusskeemi (edaspidi liigitusskeem).

19.1.2. Liigitusskeemi tuleb märkida järgmised andmed:

19.1.2.1. arhiivimoodustaja nimi;

19.1.2.2. funktsiooni tähis ja nimetus;

19.1.2.3. funktsiooni kirjeldus ja tegevused, mida funktsiooni täitmiseks tehakse;

19.1.2.4. volitus funktsiooni tegemiseks ehk viide õigusaktidele;

19.1.2.5. sarja tähis ja nimetus, säilitustähtaeg või arhiiviväärtus;

19.1.2.6. teabe säilitamise viis (kandja) ja säilitamise koht;

19.1.2.7. juurdepääsupiirang sarjale, milles sisalduvale teabele võib kehtestada

juurdepääsupiirangu;

19.1.2.8. märge hindamisotsuse kohta (otsuse number ja kuupäev).

19.1.3. Teabe liigitamise tasandid on funktsioon ja sari. Sari seob ühe või mitme tunnuse

alusel kokku kuuluva teabe. Sari moodustatakse järgmiste tunnuste alusel:

19.1.3.1. dokumendiliik (õigusakt: määrus, käskkiri, leping);

19.1.3.2. sisu või teema (teemapõhised sarjad, kuhu registreeritakse eri

dokumendiliigid, nagu kiri, memo, protokoll ja teised sellised);

19.1.3.3. funktsioon või tööprotsess, mille käigus teave saadakse või luuakse;

19.1.3.4. säilitustähtaeg.

19.1.4. Vajaduse korral võib sarja alla luua allsarju või toimikuid. Toimikuid võib lisada

dokumentide loetellu jooksvalt, see ei tingi vajadust liigitusskeemi muuta. Uued

tähised ja toimikute nimetused lisatakse DHS-i.

19.1.5. Liigitusskeemi muudetakse ja kavand esitatakse Rahvusarhiivile

kooskõlastamiseks, kui:

19.1.5.1. koostatakse uus liigitusskeem;

19.1.5.2. liigitusskeemi lisanduvad funktsioonid ja sarjad, mis on tekkinud

arhiivimoodustaja funktsioonide või struktuuri muutumise tulemusena;

19.1.5.3. arhivaale sisaldav sari liidetakse sarjaga, milles arhivaale ei ole;

19.1.5.4. arhivaalidest moodustuv sari jaostatakse kaheks või enamaks sarjaks.

19.1.6. Ministeeriumis peetakse ülevaadet ministeeriumi infosüsteemidest,

andmekogudest, registritest ning teabest, mis ei asu DHS-is, selle hoiukohtadest,

säilitustähtaegadest ja juurdepääsupiirangutest. Ülevaade asub ministeerimi

siseveebis „Käsiraamatu“ alalehel ja seda haldab IHO.

19.2. Dokumentide säilitustähtajad

19.2.1. Dokumentidele säilitustähtaja kehtestamisel lähtutakse seadustes ja teistes

õigusaktides dokumendiliigile kindlaks määratud säilitustähtajast. Peale selle

arvestatakse järgmist:

19.2.1.1. faktide või tegevuse tõestamise ning isikute õiguste kaitse vajadust, kui

tähtaeg ei ole sätestatud seaduse või selle alusel kehtestatud

õigusaktiga;

19.2.1.2. Rahvusarhiivi hindamisotsusega antud arhiiviväärtust;

19.2.1.3. ministeeriumi tegevuse järjepidevuse tagamise vajadust.

19.2.2. Liigitusskeemis sarjale määratud tähtaeg on teabe lühim säilitustähtaeg.

19.2.3. Sarja säilitustähtaeg kehtestatakse aastates või tähtajana, mis on seotud kindlaks

määratud sündmuse toimumisega või alatisena (ka alatiseks säilitamiseks

ministeeriumis, kui järelevalvet tegev avalik arhiiv ei ole andnud teabele

arhiiviväärtust).

19.2.4. Arhiiviväärtuse saanud sarja dokumendid (arhivaalid) antakse arhiivieeskirjas

sätestatud tingimuste kohaselt üle edasiseks säilitamiseks Rahvusarhiivi.

19.2.5. Säilitustähtaega arvestatakse üldjuhul asjaajamisaasta lõppemisest, viimase

dokumendi koostamise, saamise või asja lõpetamise kuupäevast.

19.2.6. Kui sarjale ei ole määratud arhiiviväärtust või säilitamiskohustust aastates, vaid

see on sõnastatud näiteks „Toetuse andmisel sätestatud tähtaeg“, kehtestatakse

igale allsarjale või toimikule säilitamistähtaeg eraldi toetuse andja tahte järgi ja

teave tuleb säilitada auditeeritavana kogu kohustusliku säilitamisaja vältel.

Allsarjade ja toimikute lisamise või muutmise (nimetus, säilitamistähtaeg) korral

liigitusskeemi ei muudeta.

19.3. Arhiivi moodustamine

19.3.1. Ministeerium on arhiivimoodustaja, kelle tegevuse käigus luuakse

arhiiviväärtusega teavet ehk arhivaale.

19.3.2. Ministeeriumi arhiivi kuulub kogu tema tegevuse käigus loodud ja saadud teave,

millele on määratud säilitamise tähtaeg.

19.3.3. Arhiivi moodustamisel lähtutakse päritolu ja algse korra austamise põhimõtetest

(edaspidi päritolupõhimõte), mis võimaldab luua ja säilitada teavet, milleta ei

ole teabe sisu mõistmine võimalik.

19.3.3.1. Päritolupõhimõtte kohaselt kuulub ministeeriumi teave kokku ja seda

teavet ei või segada teist päritolu teabega.

19.3.3.2. Päritolupõhimõtet rakendatakse juhul, kui ministeeriumi funktsioon

(näiteks seoses ümberkorraldamisega) viiakse koos menetluses oleva

teabega üle teise asutusse ja liidetakse teise asutuse arhiiviga. Sel juhul

peab teabe algne päritolu ja üleviimise aeg olema dokumenteeritud.

19.3.4. Teenistujad hoiavad ja kasutavad arhivaale ja dokumente nii, et ei kahjusta

nende seisundit ega ohusta nende autentsust, usaldusväärsust, terviklikkust,

kasutatavust ja säilimist.

19.3.5. Ministeeriumil on kaks dokumendiarhiivi:

19.3.5.1. perekonnaarhiiv, kus hoiustatakse perekonnaseisudokumente;

19.3.5.2. üldarhiiv, kus hoiustatakse dokumente, mis on saadud ja loodud

ministeeriumi tegevuse käigus.

19.3.6. Perekonnaarhiivi haldab rahvastiku toimikute osakond ja üldarhiivi haldab IHO.

19.3.7. Ministeeriumi arhiiviruumides on loodud teabe säilitamiseks vajalik keskkond.

Arhiiviruumide ja arhivaalide kasutamise kord on kirjeldatud ministeeriumi

siseveebis „Käsiraamatu“ alalehel.

19.4. Teabe (arhiivi) hoidmine

19.4.1. Teavet tuleb alal hoida vähemalt säilitustähtaja lõpuni või üleandmiseni arhiivi.

Teavet peab olema võimalik üles leida ja kätte saada.

19.4.2. Paberarhivaale hoitakse Rahvusarhiivi üleandmiseni arhiiviruumides,

arhiivipüsivate kaante vahel või arhiivipüsivates mappides või karpides.

19.4.3. Üldarhiivi koosseisu kuuluvast teabest peetakse üldarhiivi terviklikkuse

ülevaadet, mis asub ministeeriumi siseveebis IHO alalehel.

19.5. Arhiivi püsivusnõuded

19.5.1. Digitaalarhivaalid tuleb luua Rahvusarhiivi ettenähtud arhiivivormingus. Kui

teabe arhiiviväärtus selgub pärast teabe loomist või saamist, salvestatakse see

asjakohases arhiivivormingus võimalikult kiiresti.

19.5.2. Paberarhivaalide parema säilimise tagamiseks kasutatakse arhiivipüsivaid

materjale, mis tagavad arhivaalide võimalikult pikaajalise säilivuse ja kasutusea.

19.5.3. Arhiivipüsivate materjalide, toodete ja tehnoloogiate kohta väljastab teavet

Rahvusarhiiv.

19.6. Arhiivitoimikute moodustamine, korrastamine, hoidmine ja hävitamine

19.6.1. Paberdokumentide kohta avatakse toimikud, mis tähistatakse liigitusskeemis

kehtestatud tähiste kohaselt.

19.6.2. Asjaajamisaasta lõppedes või aktiivsest asjaajamisest välja jäetud pabertoimikud

antakse üle säilitamiseks ministeeriumi üldarhiivi.

19.6.3. Dokumente, mis ei ole hindamisotsusega saanud arhiiviväärtust, võib säilitada

korrastamata. Kui säilitamistähtaeg on möödunud, tuleb toimikud veel kord üle

vaadata, et otsustada, kas toimikus olevad arhiiviväärtuseta dokumendid on

endiselt tarbetud ja tuleb hävitada, või säilitatakse neid edasi.

19.6.4. Arhiiviväärtuseta dokumendid hävitatakse akti alusel säilitamistähtaja

möödumisel või edasise säilitamisvajaduse puudumisel.

19.6.5. Arhivaale ei hävitata.

20. RAKENDUSSÄTTED

20.1. IHO tagab korras nimetatud juhendite kättesaadavuse ministeeriumi siseveebis.

20.2. Tunnistada kehtetuks kantsleri 22. märtsi 2016. a käskkiri nr 1-5/36 „Siseministeeriumi

asjaajamiskord“.

(allkirjastatud digitaalselt)

Lauri Lugna

kantsler