Teabehalduse kord

1 / 9

Dokumendi liikide töövood dokumendihaldussüsteemis

Roll menetlusringis (tööülesande täitmise

tähtaeg) Täitja Selgitus

KÄSKKIRI

(Alusta Deltas uut dokumenti – käskkiri)

Korraldav dokument, mille annab välja direktor keskuse tegevuste korraldamiseks

Menetluse algataja

(sisu või teabehalduse eest vastutav töötaja)

Täidab Delta metaväljad, koostab ja vormistab dokumendi

mallile ning suunab menetlusringile. Määrab vajadusel

esmase juurdepääsupiirangu

Kooskõlastamiseks*

(1 tööpäev) Sisu eest vastutav töötaja

*Kui dokumendi paneb menetlusse teabehalduse eest

vastutav töötaja vm töötaja, siis on kohustuslik dokument

kooskõlastada sisu eest vastutava töötajaga.

Kontrollib sisu, vormistuse ja menetlusringi korrektsust, sh

et kõik asjassepuutuvad isikud / struktuuriüksuse esindajad

on kooskõlastusringis olemas. Kontrollib

juurdepääsupiirangu vajadust ja olemasolu

Kooskõlastamiseks (paralleelselt)

(5 tööpäeva)

Vahetu juht* *Kui ei ole osakonnajuhataja.

Hindab dokumendi sisu struktuuriüksuse vaates

Osakonnajuhatajad

Hindab dokumendi sisu ja selle otstarbekust osakonna

vaates. Rahalisi kohustusi sisaldava dokumendi puhul

kinnitab eelarveliste vahendite olemasolu

Finantskontroller* *Kui käskkiri sisaldab rahalisi väljamakseid

Kooskõlastamiseks

(2 tööpäeva) Jurist / õigus- ja hankeosakonna juhataja

Kontrollib käskkirja õiguspärasust (õiguslik alus ja vastavus

valdkonna õigusaktidele). Kontrollib juurdepääsupiirangu

vajadust ja olemasolu

Täitmiseks

(1 tööpäev) Sisu eest vastutav töötaja

Vormistab dokumendi lõplikult. Kontrollib kooskõlastajate

lisatud märkusi, teeb vajadusel neid arvestades muudatusi

Täitmiseks

(1 tööpäev) Teabehalduse eest vastutav töötaja

Kontrollib dokumendi vormistust, vajadusel korrigeerib, sh

eemaldab jääkteabe

Allkirjastamiseks Direktor Veendub enne allkirjastamist, et dokument on korrektne ja

selle on kooskõlastanud vajalikud töötajad

2 / 9

Täitmiseks Menetluse algataja

(sisu või teabehalduse eest vastutav töötaja) Suunab käskkirja informatsiooniks määratud isikutele

Teadmiseks Teadmiseks puudutatud osapooltele

PERSONALIKÄSKKIRI

(Alusta Deltas uut dokumenti – personalikäskkiri)

Korraldav dokument, mida annab välja direktor keskuse töötajatega seoses

Menetluse algataja

Täidab Delta metaväljad, koostab ja vormistab dokumendi

ning suunab menetlusringile. Vajadusel kaasab menetlusse

juristi. Kui algataja on personaliosakonna juhataja, siis

vahepealseid kooskõlastusi ei ole

Kooskõlastamiseks (paralleelselt)

(2 tööpäeva)

Vahetu juht*

*Kui ei ole osakonnajuhataja.

Kontrollib sisu õigsust ja eesmärgipärasust struktuurüksuse

vaates

Osakonnajuhataja

Kontrollib sisu õigsust ja eesmärgipärasust. Rahalisi

kohustusi sisaldava dokumendi puhul kinnitab eelarveliste

vahendite olemasolu

Personaliosakonna juhataja* *Kui ei ole menetluse algataja.

Kontrollib dokumendi õigsust.

Teabehalduse eest vastutav töötaja Kontrollib dokumendi vormistust, vajadusel eemaldab

jääkteabe

Allkirjastamiseks Direktor Enne allkirjastamist veendub, et dokumendi on

kooskõlastanud vajalikud töötajad

Teadmiseks RTK personaliarvestus

Teadmiseks Puudutatud osapooled

LEPING

(Alusta Deltas uut dokumenti – leping)

Leping on kirjalikult vormistatud ametlik kokkulepe, mis tekitab, muudab või lõpetab lepingupoolte teatud õigused või kohustused. Teiseks

lepingupooleks võivad olla isikud, asutused, organisatsioonid vms

Menetluse algataja (sisu eest vastutav töötaja,

hankejuht/-spetsialist või teabehalduse eest

vastutav töötaja)

Täidab Delta metaväljad ja vormistab või lisab väljaspool

süsteemi vormistatud lepingu ning suunab menetlusringile.

Määrab vajadusel esmase juurdepääsupiirangu

3 / 9

Kooskõlastamiseks*

(1 tööpäev) Sisu eest vastutav töötaja

*Kui dokumendi paneb menetlusse teabehalduse eest

vastutav töötaja vm töötaja, on kohustuslik kooskõlastada

dokument sisu eest vastutava töötajaga.

Kontrollib üle lepingu eseme kirjelduse, tähtajad,

kogumaksumuse (väljamaksed osade kaupa jne),

kontaktisiku(d), teenuse üleandmise ja väljamaksmise korra

ning lepingu teksti keelelise korrektsuse. Täidab Deltas

järgmised metaväljad: kuluüksus, ressursikood,

investeeringu puhul WBS. Teenuse tellimisel välisriigi

juriidiliselt või füüsiliselt isikult peab olema fikseeritud

käibemaksu nõue ja füüsiliste isikute puhul nende

maksuresidentsus (vajadusel konsulteerida

finantsspetsialistiga)

Kooskõlastamiseks

(3 tööpäeva)

Vahetu juht*

*Kui ei ole osakonnajuhataja.

Kontrollib lepingu sisu, sh kas teenuse ostmine on

asjakohane, kas lepingust selgub lepingu tasu

(kogumaksumus), kas hankekorda on järgitud, kas

kooskõlastusringis on vajalikud töötajad

Osakonnajuhataja

Kontrollib, kas lepinguliste kohustuste võtmiseks on olemas

eelarvelised vahendid. Vaatab üle nii eelarvelise kui ka

sisulise poole, kas teenuse ostmine on vajalik tegevuste

elluviimiseks

Andmekaitsespetsialist* *Kui leping sisaldab isikuandmete töötlemise kokkulepet

Hankejuht/-spetsialist või hankejurist* *Kui menetluses on hankeleping.

Kontrollib hankelepingu vastavust hanke alusdokumentidele

Kooskõlastamiseks

(2 tööpäeva) Jurist / õigus- ja hankeosakonna juhataja*

*Raamlepingu alusel sõlmitud hankelepingu menetlusringi

juristi ei lisata.

Kontrollib lepingu kehtivuse aluseid (sh esindusõigus), kas

lepingueseme kirjeldus on selge, kas sisaldab asjakohaseid

õiguskaitsevahendeid, kas lepingusumma, kokkulepped tasu

väljamaksmise kohta ja lepinguperiood on fikseeritud, kas

4 / 9

hankemenetlus on läbi viidud. Kontrollib

juurdepääsupiirangu vajadust ja olemasolu

Täitmiseks

(1 tööpäev)

Teabehalduse eest vastutav töötaja

Vormistab dokumendi lõplikult, eemaldab jääkteabe, ilma

mallita koostatud lepingute puhul registreerib lepingu ja lisab

numbri lepingusse

Sisu eest vastutav töötaja

Vaatab üle kooskõlastustelt tulnud märkused, vajadusel teeb

parandused. Kontrollib juurdepääsupiirangu olemasolu ja

õigsust

Allkirjastamiseks (digi)

Direktor/osakonnajuhataja

Direktor allkirjastab RITi-ülesed ning rahalisi kohustusi

toovad lepingud. Osakonnajuhataja allkirjastab vastavalt

volitusele oma osakonna tegevusega seotud lepingud, mis ei

too kaasa rahalisi kohustusi, v.a juhul, kui direktor pole

osakonnajuhatajale eraldi volikirja andnud. Allkirjastaja

kontrollib enne allkirjastamist üle vajalikud kooskõlastused

ning kas dokument on suunatud õigele allkirjastajale

Täitmiseks Sisu või teabehalduse eest vastutav töötaja

Saadab allkirjastatud lepingu teisele osapoolele. Oluline on,

et Deltas oleks salvestatud kõigi osapoolte allkirjastatud

leping (sh skaneeritud paberleping)

KIRJAVAHETUS

(Alusta Deltas uut dokumenti – kiri – väljaminev kiri)

RITi üldist tegevust või osakonda puudutav väljasaadetav dokument

(kiri, tõend, teatis, aruanne vm dokument), mis vormistatakse kirjaplangile, volikirjade jaoks on eraldi mall

Menetluse algataja (sisu või teabehalduse eest

vastutav töötaja)

Täidab Delta metaväljad, koostab ja vormistab dokumendi

ning suunab menetlusringile. Vajadusel määrab esmase

juurdepääsupiirangu

Kooskõlastamiseks*

(1 tööpäev) Sisu eest vastutav töötaja

*Kui dokumendi paneb menetlusse teabehalduse eest

vastutav töötaja.

Kontrollib sisu ja vormistuse korrektsust, menetlusringi

õigsust ning vajalike seoste olemasolu. Kontrollib

juurdepääsupiirangu vajadust ja olemasolu

Kooskõlastamiseks

(3 tööpäeva) Vahetu juht*

*Kui ei ole osakonnajuhataja.

Hindab dokumendi sisu struktuuriüksuse vaates

5 / 9

Osakonnajuhataja*

*Kui dokumendi allkirjastab direktor.

Hindab dokumendi sisu osakonna vaates

Finantskontrolle*

*Kui kirja sisu puudutab rahaliste vahendite liikumist,

rahalisi kokkuleppeid.

Suunab vajadusel kirja kooskõlastamiseks finantsjuhile

Täitmiseks (1 tööpäev) Teabehalduse eest vastutav töötaja Vormistab dokumendi lõplikult, sh eemaldab jääkteabe

Allkirjastamiseks (digi) Direktor/osakonnajuhataja

Osakonnajuhataja allkirjastab osakonnas koostatud kirjad.

Allkirjastaja kontrollib üle vajalikud kooskõlastused

Täitmiseks Teabehalduse eest vastutav töötaja Saadab kirja välja. Kui kiri allkirjastati paberil, siis skaneerib

allkirjastatud kirja ning salvestab Deltasse

RINGKÄIGULEHT

(Alusta Deltas uut dokumenti – majasisene dokument – ringkäiguleht)

Töötaja lahkumisel Deltas algatatav terviktöövoog

Menetluse algataja (personalispetsialist) Algatab menetlusringi

Täitmiseks

Lahkuv töötaja

Vastutab lahkumisel asjade õigeaegse üleandmise eest.

Edastab sülearvuti, sülearvutilaadija ja sülearvutikoti

viimasel tööpäeval IT-hooldusspetsialistile. Korrastab

kapid/sahtlid isiklikest asjadest. Lepingu eest vastutava

isikuna (volitatud esindaja, kontaktisik) teavitab teist

lepingupoolt vastutava isiku vahetusest ning annab teada, kes

on uus vastutav isik. Kui riigihangete registri e-keskkonnas

on hankemenetlus lõpetamata või on sõlmitud leping alles

täitmisel, siis riigihanke eest vastutava isikuna korraldab

registris hanke eest vastutava isiku vahetuse ning algatab

vajadusel hanke korraldamise käskkirjas enda väljaarvamise

hankekomisjonist

Lahkuva töötaja vahetu juht Tagab pooleliolevate tööde üleandmise (nii DHSis kui ka

väljaspool DHSi), asendaja määramise, kelle poole pöörduda

Teabehalduse eest vastutav töötaja

Kontrollib üle lahkuva töötaja pooleliolevad ülesanded ja

dokumendid, sh vastutusel olevad lepingud. Tõstab lahkuva

töötaja töölepingu või personalikäskkirja lõpetatud

6 / 9

töölepingute või personalikäskkirja toimikusse. Sulgeb

isikutoimiku. Saadab töötaja lahkumise info ITabile

Infoturbeekspert Kontrollib, kas RS sisaldavad dokumendid on tagastatud

registrisse

Finantskontroller Vaatab üle ja sulgeb kasutajaõigused finantssüsteemides

Büroojuht Viib läbi lahkuva töötaja mobiililepingu/telefoniga seotud

tegevused. Tagab lahkuva töötaja läbipääsuvahendite

tagastamise (uksekaart). Lõpetab töötaja tervisekindlustuse,

Stebby ja Bolt kontod jne Büroospetsialist

HINNAPAKKUMINE (KVAL)

(Alusta Deltas uut dokumenti – väljaminev kiri)

Hinnapakkumise asutuse pakutava teenuse kohta, vormistatakse hinnapakkumise mallile

Menetluse algataja (hinnapakkumise koostaja)

Täidab Delta metaväljad, koostab ja vormistab dokumendi

ning suunab menetlusringile. Vajadusel määrab

juurdepääsupiirangu

Kooskõlastamiseks (järjestikune)

(5 tööpäeva)

Teenuse eest vastutaja Kontrollib dokumendi vastavust. Kontrollib

juurdepääsupiirangu vajadust ja olemasolu

KVAL osakonnajuhataja Kontrollib dokumendi õigsust

Finantsjuht Kontrollib dokumendi vastavust hinnakirjale

Allkirjastamiseks Direktor Allkirjastab dokumendi, kontrollib kooskõlastuste

olemasolu

Täitmiseks Menetluse algataja (hinnapakkumise koostaja /

teabehalduse eest vastutav töötaja) Saadab välja

KOOSTÖÖKOKKULEPE (KVAL)

(Alusta Deltas uut dokumenti – leping)

Menetluse algataja (kliendisuhete juht)

Täidab Delta metaväljad, koostab ja vormistab dokumendi

ning suunab menetlusringile. Vajadusel seab dokumendile

juurdepääsupiirangu

Kooskõlastamiseks

(3 tööpäeva)

Teenuse eest vastutaja Kontrollib dokumendi õigsust

KVAL osakonnajuhataja Kontrollib dokumendi õigsust

Finantsjuht Kontrollib dokumendi vastavust eelarvele

Jurist / õigus- ja hankeosakonna juhataja Kontrollib dokumendi õigsust

7 / 9

Kooskõlastamiseks

(2 tööpäeva) Teabehalduse eest vastutav töötaja Vaatab üle vormistuse, registreerib dokumendi

Täitmiseks Koostöökokkuleppe koostaja

Teeb dokumendi PDF-failiks ja saadab kliendile tutvumiseks

ning allkirjastamiseks. Märgib tööülesanne täidetuks alles

siis, kui leping on tagastatud

Allkirjastamiseks Direktor Kontrollib kooskõlastuste olemasolu, allkirjastab dokumendi

Täitmiseks Menetluse algataja / teabehalduse eest vastutav

töötaja

Saadab kahepoolselt allkirjastatud dokumendi kliendile

tagasi

MÜÜGIARVETE ESILDISED

(Alusta Deltas uut dokumenti – majasisene dokument)

Menetluse algataja (esildise koostaja) Täidab Delta metaväljad, koostab ja vormistab dokumendi

ning suunab menetlusringile

Kooskõlastamiseks

(2 tööpäeva) Puudutatud osakonnajuhatajad

Kontrollib müügiarve esildise õigsust ja vastavust pakutud

teenusele

Kooskõlastamiseks

(1 tööpäev) Teabehalduse eest vastutav töötaja Registreerib dokumendi, vajadusel lisab numbri esildisse

Täitmiseks RTK raamatupidaja Koostab arve

Teadmiseks Kliendisuhete juht Infoks, et RTK on arve teinud

Riigitöötaja iseteenindusportaali töövood

Roll menetlusringis Täitja Selgitus

LÄHETUSKORRALDUS

Menetluse algataja (koostaja) Koostab ja esitab korralduse

Kooskõlastamiseks

(2 tööpäeva)

Vahetu juht Kontrollib ja kooskõlastab

Personalispetsialist Kontrollib ja kooskõlastab

Kinnitamiseks Personaliosakonna juhataja Kinnitab korralduse

LÄHETUSKORRALDUSE/KOOLITUSLÄHETUSKORRALDUSE KULUARUANNE

Menetluse algataja (koostaja) Koostab ja esitab kuluaruande

Kooskõlastamiseks

(2 tööpäeva)

Personalispetsialist Kontrollib ja kooskõlastab

Arvestusspetsialist Kontrollib ja lisab arvestusobjektid

Kinnitamiseks Osakonnajuhataja Kinnitab

8 / 9

PERSONALIOSAKONNA JUHATAJA SISE- JA VÄLISLÄHETUSE KORRALDUS

Menetluse algataja (personaliosakonna juhataja) Koostab ja esitab korralduse

Kooskõlastamiseks

(2 tööpäeva)

Vahetu juht Kontrollib ja kooskõlastab

Personalispetsialist Võtab reisipakkumised, lisab kulud lähetuskorraldusse

Arvestusspetsialist* *Arvestusspetsialist vaid juhul, kui töötaja soovib avanssi

Kinnitamiseks Direktor Kinnitab

VÄLIS-LÄHETUSKORRALDUS/VÄLIS-KOOLITUSLÄHETUSKORRALDUS

Menetluse algataja (koostaja) Koostab ja esitab korralduse

Kooskõlastamiseks

(2 tööpäeva)

Vahetu juht Kontrollib ja kooskõlastab

Talitusejuhataja, kui ei ole vahetu juht Kontrollib ja kooskõlastab

Osakonnajuhataja Kontrollib ja kooskõlastab

Personalispetsialist Võtab reisipakkumised, lisab kulud lähetuskorraldusse

Arvestusspetsialist* *Arvestusspetsialist vaid juhul, kui töötaja soovib avanssi

Kinnitamiseks Personaliosakonna juhataja Kinnitab

VÄLISLÄHETUSE KULUARUANNE/VÄLIS-KOOLITUSLÄHETUSE KULUARUANNE

Menetluse algataja (koostaja) Koostab ja esitab kuluaruande

Kooskõlastamiseks

(2 tööpäeva)

Personalispetsialist Kontrollib ja kooskõlastab

Arvestusspetsialist Kontrollib ja lisab arvestusobjektid

Kinnitamiseks Osakonnajuhataja Kinnitab

PUHKUSTE AJAKAVA

Menetluse algataja (koostaja) Koostab ja esitab taotluse

Kooskõlastamiseks

(2 tööpäeva)

Vahetu juht Kontrollib ja kooskõlastab

Osakonnajuhataja Kontrollib ja kooskõlastab

Personaliosakonna juhataja Kontrollib ja kooskõlastab

Kinnitamiseks Direktor Kinnitab

AJAKAVAVÄLINE PUHKUSETAOTLUS/ PUHKUSE TÜHISTAMISE TAOTLUS

Menetluse algataja (koostaja) Koostab ja esitab taotluse

Kooskõlastamiseks

(2 tööpäeva)

Vahetu juht Kontrollib ja kooskõlastab

Personaliosakonna juhataja Kontrollib ja kooskõlastab

Kinnitamiseks Osakonnajuhataja Kinnitab

PUUDUMISTAOTLUS

9 / 9

Menetluse algataja (koostaja) Koostab ja esitab taotluse

Kooskõlastamiseks

(2 tööpäeva)

Vahetu juht Kontrollib ja kooskõlastab

Personalispetsialist Kontrollib ja kooskõlastab

Personaliosakonna juhataja Kontrollib ja kooskõlastab

Kinnitamiseks Osakonnajuhataja Kinnitab

KOOLITUSTAOTLUS/KOOLITUSLÄHETUSKORRALDUS

Menetluse algataja (koostaja) Koostab ja esitab taotluse/korralduse

Kooskõlastamiseks

(2 tööpäeva)

Vahetu juht Kontrollib ja kooskõlastab

Koolitusspetsialist Kontrollib ja loob koolitussündmuse

Kinnitamiseks Personaliosakonna juhataja Kinnitab

ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS

Märge tehtud:

Kehtib kuni:

Alus:

Teabevaldaja: Riigi Info- ja Kommunikatsioonitehnoloogia

Keskus

DOKUMENDILIIK (kuupäev) nr (viit)

(Pealkiri)

(sisu)

Lõõtsa 8a / 11415 Tallinn / [email protected] / www.rit.ee / Registrikood 77001613

ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS

Märge tehtud:

Kehtib kuni:

Alus:

Teabevaldaja: Riigi Info- ja Kommunikatsioonitehnoloogia

Keskus

(isiku nimi)

(asutuse nimi)

(e-post)

(aadress)

(indeks, linn)

Teie Meie

(pealkiri)

Austatud (isiku nimi) [siia kirjuta kirja sisu]

Lugupidamisega

(allkirjastatud digitaalselt)

(allkirjastaja nimi)

(ametikoht)

Lisad:

Lisaadressaadid:

(koostaja nimi)

(koostaja e-post)

Lõõtsa 8a / 11415 Tallinn / ESTONIA / [email protected] / https://www.rit.ee

FOR OFFICIAL USE Notation made on:

Restriction on access valid until:

Basis:

Holder of information: Estonian Information and Communication

Technology Centre

(isiku nimi)

(asutuse nimi)

(aadress)

(indeks, linn)

(riik)

Your Ref:

Our Ref:

(pealkiri)

Dear Mr/Ms Perekonnanimi,

[siia kirjuta kirja sisu]

 Lorem ipsum

1. Lorem ipsum

1.1. Lorem ipsum

1.1.1. Lorem ipsum

1.1.1.1. Lorem ipsum

With best regards,

(signed digitally)

(allkirjastaja)

[siia kirjuta allkirjastaja ingliskeelne ametinimetus]

Encl.

(koostaja)

(koostaja e-posti)

Copy to

KÄSKKIRI

15.01.2025 nr 1

Teabehalduse kord

Ettevõtlus- ja infotehnoloogiaministri 12.11.2021 käskkirjaga nr 225 kinnitatud (24.08.2022 käskkirjaga nr

196 muudetud) Riigi Info- ja Kommunikatsioonitehnoloogia Keskuse põhimääruse § 13 lõike 1 punkti 7

alusel

1. kinnitan teabehalduse korra (uus terviktekst koos lisadega 1—4),

2. tunnistan kehtetuks direktori 21.12.2023 käskkirja nr 23 „Teabehalduse korra kinnitamine“,

3. käskkiri jõustub tagasiulatuvalt alates 01.01.2025.

(allkirjastatud digitaalselt)

Ergo Tars

direktor

2/12

KINNITATUD

direktori 15.01.2025 käskkirjaga nr 1

Lisa

Sisukord

1. Üldsätted ....................................................................................................................................... 2

2. Mõisted ja lühendid ....................................................................................................................... 2

3. Vastutus ......................................................................................................................................... 3

4. Dokumendihaldus ......................................................................................................................... 4

5. Teabe avalikustamine ja asutusesiseseks kasutamiseks tunnistamine........................................... 9

6. Pitsati hoidmine ja kasutamine ...................................................................................................... 9

7. Asjaajamisaasta alustamise ja lõpetamisega seotud toimingud, dokumentide hoid .................... 10

8. Asjaajamise üleandmine .............................................................................................................. 10

9. Teabe säilitamine, hoidmine ja hävitamine ................................................................................. 10

10. Sisuhaldus sise- ja välisveebis..................................................................................................... 11

11. Dokumendihalduse mõõdikud..................................................................................................... 12

1. Üldsätted

1.1. Riigi Info- ja Kommunikatsioonitehnoloogia Keskuse (edaspidi RIT) teabehalduse korraga (edaspidi

kord) reguleeritakse teabe haldamist, jagamist ja vahetamist. Teabehalduse alamtegevused on andme-

, dokumendi- ja sisuhaldus sise- ja välisveebis ning teabele juurdepääsu ja selle kaitse korraldamine.

1.2. Kord ei reguleeri riigisaladust ega salastatud välisteavet sisaldavate dokumentide, mis on sätestatud

riigisaladuse ja salastatud välisteabe seaduses ning riigisaladuse ja salastatud välisteabe kaitse korras,

töötlemist.

1.3. Teabehalduses lähtutakse teabe minimaalse dubleerimise põhimõttest, st sama teavet ei hoiustata

erinevates süsteemides.

1.4. Dokumendihalduses lähtutakse lisaks käesolevale korrale Vabariigi Valitsuse 25.05.2017 määrusest

nr 88 „Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused“. Dokumentides, millele kehtivad erinõuded (nt

raamatupidamisdokumendid), lähtutakse vastavatest õigusaktidest ja RITis kehtestatud

dokumentidest.

1.5. Direktor kehtestab käskkirjaga RITi dokumentide liigitusskeemi, mis on dokumentide

dokumendisüsteemi hõlmamise ja registreerimise ning säilitustähtaegade ja juurdepääsutingimuste

määramise alus. Liigitusskeemis määratakse kindlaks kõigis infosüsteemides hoitava teabe

säilitustähtajad.

1.6. RIT lähtub isikuandmete töötlemisel isikuandmeid reguleerivatest õigusaktidest ja RITi direktori

käskkirjast „Riigi Info- ja Kommunikatsioonitehnoloogia Keskuse (RIT) andmekaitsetingimused“.

1.7. Teabehalduse kord on kohustuslik täitmiseks kõigile RITi töötajatele.

1.8. RITi e-posti aadress on [email protected] ja veebilehe aadress www.rit.ee. Töötajate kontaktandmete

veebilehel avaldamise otsustab direktor käskkirjaga.

2. Mõisted ja lühendid

2.1. Asjaajamisperiood – fikseeritud ajavahemik, mida rakendatakse dokumendihalduse toimingutes.

2.2. Dokumendihaldus – 1. haldusala, mis tegeleb dokumentide loomise, saamise, alalhoidmise,

kasutamise ja eraldamise tõhusa ning süstemaatilise ohjamisega, sh organisatsiooni tegevust ja

3/12

toiminguid kajastava tõestusmaterjali ja info dokumendisüsteemi hõlmamise ning dokumentidena

alalhoidmisega (EVS-ISO 154891:2004); 2. asjaajamise käigus dokumentidega tehtavad toimingud,

millega tagatakse dokumentide autentsus, usaldusväärsus, terviklikkus ja kasutatavus.

2.3. Dokumendimall – dokumendiplangi alusel ja dokumendiliigi metaandmetest ning vorminõuetest

lähtuv eelseadistatud fail, mida kasutatakse dokumendihaldussüsteemis elektrooniliste dokumentide

loomisel.

2.4. Dokumendiplank – kindla ülesehitusega paberileht või digitaalne vorming, millele on trükitud või

kantud koostatavate dokumentide püsielemendid.

2.5. Dokumendivahetuskiht ehk DHX – dokumendivahetuse protokoll, mis võimaldab dokumendihaldus-

ning teistel infosüsteemidel dokumente ja infot vahetada.

2.6. Dokument – mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud RITi

põhimäärusest tulenevate ülesannete täitmise käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldased

faktide või tegevuse tõendamiseks.

2.7. Elektrooniline dokumendihaldussüsteem ehk DHS – elektrooniline dokumentide ja tööülesannete

loomise, haldamise ning menetlemise süsteem.

2.8. Infosüsteem – andmeid töötlev, salvestav või edastav tehniline süsteem koos tema normaalseks

talituseks vajalike vahendite, ressursside ja protsessidega. Rakendus, teenus, infotehnoloogiline vara

või iga muu informatsiooni käitluse komponent.

2.9. Juurdepääsupiiranguga teave – teave, millele juurdepääs on seadusega kehtestatud korras piiratud.

2.10. Dokumentide liigitusskeem – RITi funktsioonide ning tegevuste ja/või sarjade hierarhiline esitus, mis

on kinnitatud direktori käskkirjaga.

2.11. Metaandmed – teavet kirjeldavad andmed, mis luuakse ja/või mida hallatakse infosüsteemis.

2.12. Märgukiri – käesoleva korra mõistes isiku pöördumine, millega ta teeb RITile ettepanekuid töö

korraldamiseks või valdkonna arengu kujundamiseks või annab avaliku elu ja riigivalitsemisega

seotud teavet.

2.13. RTIP – riigitöötaja iseteenindusportaal.

2.14. SAP – riigi personali- ja palgaarvestuse andmekogu.

2.15. Sari – dokumentide rühmitamise viis tegevuste või toimingute kaupa või muude tunnuste (liik, vorm,

saamine, loomine, kasutamine) alusel. Sarja piires võib dokumente koondada toimikuteks.

2.16. Selgitustaotlus – isiku pöördumine, milles ta taotleb RITilt teavet, mis eeldab RITi käsutuses oleva

teabe analüüsi, sünteesi või lisateabe kogumist.

2.17. Säilitustähtaeg – lühim aeg, mille jooksul peab teavet hoidma või säilitama, mis on määratud

dokumentide liigitusskeemis.

2.18. Teabehaldus – tegevus, mis toetab RITi eesmärkide saavutamist teabe haldamise, jagamise ja

vahetamisega kõigis infosüsteemides ja andmekogudes. Teabehalduse alamtegevused on andme-,

dokumendi- ja sisuhaldus sise- ja välisveebis ning teabele juurdepääsu ja kaitse korraldamine.

2.19. Teabehalduse eest vastutav töötaja – dokumendi- ja töösuhete halduse peaspetsialist või muu töötaja,

kellele on töölepingu või ametijuhendiga antud teabehaldust korraldavad ülesanded.

2.20. Teabenõue – taotlus teabe saamiseks.

2.21. Teave ehk andmed – teabe ehk andmetena käsitatakse käesolevas korras avaliku teabe seaduse § 3

lõikes 1 ning arhiiviseaduse § 2 lõikes 1 nimetatud teavet, mis on jäädvustatud mis tahes viisil mis

tahes teabekandjale.

2.22. Toimik – asjaajamises sisu või liigi poolest kokkukuuluvate dokumentide kogum, mis tavaliselt

piirdub ühe asjaajamisperioodiga.

3. Vastutus

3.1. Kvaliteedijuhtimise süsteemi nõuete tagamise ja rakendamise eest vastutab kvaliteedi ja

teenusehalduse osakonna protsesside tiimi juht. Protsesside nõuetekohase korraldamise ning kvaliteedi

eest vastutavad protsessijuhid ja -omanikud nimetab direktor protsesside nimekirjas.

3.2. Teabehalduse korraldamise ja kvaliteedi eest vastutab teabehalduse eest vastutav töötaja.

3.3. Sisu halduse eest sise- ja välisveebis vastutab kommunikatsioonijuht.

3.4. Dokumendihalduse korraldamise ja kvaliteedi eest vastutab teabehalduse eest vastutav töötaja.

3.5. Andmehalduse korraldamise ja kvaliteedi eest vastutab teabehalduse eest vastutav töötaja.

3.6. Teabele juurdepääsu ning teabe kaitse korraldamise ja kvaliteedi eest vastutab teabehalduse eest

vastutav töötaja, isikuandmeid puudutavas osas andmekaitsespetsialist.

3.7. Dokumentide korrektse vormistamise ja menetlemise eest ning vajadusel juurdepääsupiirangu

seadmise ja jääkteabe eemaldamise eest vastutab dokumendi sisu eest vastutav isik.

4/12

3.8. Korra nõuetekohase rakendamise ja ajakohastamise eest vastutab teabehalduse eest vastutav töötaja.

3.9. Dokumentide liigitusskeemi koostamise ja kaasaegsena hoidmise eest vastutab teabehalduse eest

vastutav töötaja.

3.10. RITis loodud ja saadud teavet hallatakse infosüsteemides, mille nimekiri asub Confluence’is ja mida

hoiab ajakohasena teabehalduse eest vastutav töötaja.

4. Dokumendihaldus

4.1. RIT loob, kooskõlastab ja menetleb dokumente üldiselt elektrooniliselt.

4.2. RITi dokumentide liigitusskeem sisaldab sarja juures viidet infosüsteemile, kus info tekib ja kus seda

säilitatakse.

Dokumendihaldussüsteem

4.3. Dokumendihaldus toimub DHSis. RITis on kasutusel dokumendihaldussüsteem Delta.

4.4. RITi asjaajamisperiood on kalendriaasta. Töörühma, komisjoni või muu ühekordse kindla ülesandega

üksuse asjaajamisperiood on selle tegevusperiood.

4.5. Kõik RITi töötajad on DHSi kasutajad. Kasutajakonto luuakse tööle asumisel keskselt SAPi edastatud

info põhjal ning suletakse samal põhimõttel.

4.6. Kasutajate autentimine toimub ID-kaardi või mobiil-ID vahendusel.

4.7. Kasutajad rühmitatakse struktuuriüksuse ja vajadusel ametikoha põhjal gruppidesse, mille alusel

määratakse õigused DHSis tegutsemiseks.

4.8. Juurdepääsupiiranguga teabe puhul kitsendatakse DHSi kasutajate õigusi sarja- või

funktsioonipõhiselt.

4.9. DHSis eristatakse kolme kasutajaõiguste gruppi.

4.9.1. Administraatorid haldavad ja arendavad süsteemi (dokumendipuu hierarhia loomine,

dokumentidele juurdepääsuõiguste tagamine, dokumendi liikide ja mallide loomine ning

korrastamine, eeldefineeritud töövoogude korrastamine jms tegevused), vastutavad õiguste

haldamise eest ja omavad ligipääsu kõigile dokumentidele.

4.9.2. Dokumendihaldurid näevad lisaks tavakasutaja õigustele menüüpunkti

„saabumine/saatmine“ koos selle alammenüüdega ja saavad sarja loomisel vaikimisi sarjas

olevate dokumentide metaandmete lugemisõiguse.

4.9.3. Tavakasutajad saavad vastavalt õigustele luua ja lisada uusi dokumente, käivitada töövooge

ja osaleda ise töövoos (kooskõlastamine, täitmine, allkirjastamine), sh muuta töövoo käigus

metaandmeid ja dokumendi (faili) sisu, eemaldada enda loodud või lisatud dokumente (v.a

registreeritud dokumendid), edastada dokumente süsteemivälistele isikutele ja asutustele ning

vastavalt juurdepääsuõigustele otsida ja vaadata dokumente.

4.10. DHSi kasutamisel tagab töötaja, et tema kasutajakonto õigused ei satu teiste isikute valdusesse.

Töökohalt lahkudes (töö katkestamisel või lõpetamisel) väljub turvaliselt süsteemist (sulgeb

veebilehitseja, lukustab arvutiekraani).

4.11. DHSi varukoopiate tegemine kuulub teenusepakkuja (Registrite ja Infosüsteemide Keskuse)

vastutusvaldkonda.

Üldnõuded dokumentidele

4.12. RITi dokumendid peavad olema vormistatud korrektselt ja ühetaoliselt. Dokumendid (v.a RITi

sõlmitavad lepingud) vormistatakse RITi dokumendiplankidele.

4.13. Dokumentide vormistamisel kasutatakse püstkirjas kirjastiili Roboto tähesuurusega 11.

4.14. Dokumentide vormistamisel kasutatakse reavahet 1–1,5, tekst vormindatakse rööpselt. Tekstis

esiletõstmist vajavaid sõnu võib vormistada paksus või kaldkirjas.

4.15. Digitaalselt vormistatud dokumendi nimi peab andma ülevaate, mis dokumendiga on tegu.

4.16. Digitaalselt vormistatud dokumentide nimedes on keelatud kasutada sümboleid (, . / < > @ [ ] & # *

= jne) ja tühikut, mis tuleb asendada alakriipsuga, ning täpitähti (õ, ä, ö, ü, š, ž), mis tuleb asendada

tähtedega o, a, o, u, s, z.

4.17. Dokumendi kõik lehed nummerdatakse alates teisest leheküljest, märkides lehe alumise serva keskele

jooksva lehekülje number ja kaldkriipsu taha dokumendi lehekülgede arv.

4.18. Võõrkeelsetele kirjadele vastatakse üldjuhul eesti keeles või kokkuleppel mõlemale poolele

arusaadavas võõrkeeles.

5/12

Dokumendiplangid

4.19. RITis on kasutusel eestikeelne digitaalne RITi üldplank ning eesti- ja ingliskeelsed kirjaplangid.

4.20. Dokumendiplangid kujundatakse teabehalduse eest vastutava töötaja tellimusel vastavalt asutuse

visuaalse identiteedi stiilijuhisele.

4.21. Digitaalsed plangid on kättesaadavad SharePoint SISE_RIT saidil.

4.22. Struktuuritoetustest rahastatavate programmide ja projektidega seotud dokumendid, mis on mõeldud

avalikkusele, osalejatele, lõppsaajatele või projekti sihtrühmale, ja veebileht või selle mobiilivaade,

mille kaudu edastatakse projektiga seotud teavet, tähistatakse logoga.

Dokumendimallid

4.23. DHSis kasutatakse dokumentide loomisel reeglina dokumendimalle. Teabehalduse eest vastutav

töötaja loob dokumendiplankide alusel ja dokumendi liigi metaandmetest ning vorminõuetest

lähtuvalt dokumendimallid.

4.24. Kui dokument on loodud dokumendimalli kasutamata, laetakse DHSi dokumendiplangile,

põhjendatud juhtudel valgele paberile/lehele vormistatud dokument.

Dokumentide loomine

4.25. Dokumendi loomisel lähtutakse käesolevas korras kehtestatud nõuetest.

4.26. Dokumendi kavandi koostab töötaja DHSis.

4.27. Dokumente menetletakse digitaalselt DHSis, kasutades selleks ettenähtud dokumendimalle ja

eelseadistatud töövoogusid.

4.28. Loodud dokumendil on kohustuslikud ja dokumendi liigile omased elemendid. Kohustuslikud

elemendid on:

4.28.1. dokumendi andja või lepingupooled,

4.28.2. kuupäev,

4.28.3. sisu,

4.28.4. allkirjastaja või sisu kinnitaja või märge asutuse automaatse kinnituse kohta.

4.29. Protsessijoonis:

Posti vastuvõtmine, dokumentide hõlmamine ja registreerimine

6/12

4.30. Dokumendid, mis saabuvad e-posti aadressile [email protected], edastab teabehalduse eest vastutav töötaja

DHSi saabunud dokumentide loendisse. DHXi kaudu saabuvad dokumendid edastatakse otse

saabunud dokumentide loendisse.

4.31. Töötaja nimelisele e-posti aadressile saabunud dokumendiväärtusega dokumendi DHSi hõlmamise

eest vastutab töötaja. Töötaja registreerib saabunud dokumendi ise või edastab dokumendi

registreerimiseks e-postile [email protected]. Registreerimise ja säilitamise protsessi käigus peab e-kiri

jääma digitaalseks dokumendiks. Dokumendi autentsuse ja tervikluse säilitamiseks peab manus (e-

kirja lisana saadetav fail) olema koos e-kirjaga.

4.32. E-kirja kui dokumendi väärtust hinnatakse sisu järgi.

4.33. E-kirjad, sh manused, mis on loodud või saadud RITi tegevuse käigus ning peegeldavad asutuse

tegevust ja otsustusi, on RITile kuuluvad dokumendid ja need peab töötaja säilitama.

4.34. Saabunud posti ja paberdokumendid võtab vastu büroospetsialist.

4.35. Saadud paberdokumendid digiteeritakse ja hõlmatakse DHSi, v.a juhul, kui:

4.35.1. dokument ei ole digiteeritult kasutatav;

4.35.2. dokumenti ei ole mahu tõttu või erandlikul põhjusel otstarbekas digiteerida. Värviline

dokument skaneeritakse resolutsiooniga 300 dpi ja must-valge halltoonides (8 bit) ning PDF-

vormingus.

4.36. Digiteeritud paberdokumendi võib tagastada selle esitajale/saatjale või hävitada, kui õigusaktist ei

tulene teabe originaali säilitamise nõuet.

4.37. Dokumendi vastuvõtja kontrollib saabunud dokumentide adressaadi õigsust ning allkirjade või

digitempli ja lisade olemasolu. Puuduste korral informeerib saatjat.

4.38. Dokumendi hõlmamisel määratakse dokumendi asukoht DHSi dokumendipuus. Toimikusse saab

lisada ainult kindlaks määratud liiki dokumente.

4.39. Dokumendi registreerija seab vajadusel dokumendile käesoleva korra punkti 5 kohaselt

juurdepääsupiirangu.

4.40. Dokumendi registreerimisel genereeritakse hõlmatud dokumendile automaatselt dokumendi viit

(number ja toimiku tähis) ja registreerimiskuupäev.

4.41. Dokumenti saab registreerida toimiku koosseisu või olemasoleva dokumendi alanejaks sama asja

koosseisus. Näiteks lepingu lisa(d) ja lepingu tulemi üleandmis-vastuvõtmisakt registreeritakse

lepingu alaneva dokumendina. Dokumendile, mis registreeritakse dokumendi juurde alanevaks

dokumendiks, lisandub täiendav individualiseeriv number. Nt: 5-3/22/111-2, kus 5-3 on sarja tähis,

22 toimiku avamise aasta kaks viimast numbrit, 111 dokumendi järjekorranumber, 2 esimese alaneja,

dokumendi individualiseeriv number.

4.42. DHSis registreeritud dokumentidele luuakse omavahelised seosed.

4.43. Dokumentide registreerimisel kehtib ühekordse registreerimise reegel. DHSis ei registreerita

dokumente, mis on registreeritud teistes infosüsteemides.

4.44. Registreerimisjärgselt suunab dokumendi registreerija selle täitja määramiseks vastutava

struktuuriüksuse juhile või otse täitjale ülesande täitmiseks.

4.45. Kõik asutusse saabunud registreeritavad dokumendid registreeritakse samal või järgneval tööpäeval.

4.46. DHSis registreeritakse:

4.46.1. käskkirjad;

4.46.2. lepingud;

4.46.3. saabunud ja väljasaadetavad dokumendid (kirjad, keskuse tegevuses olulist tähtsust omavad

e-kirjad, avaldused, märgukirjad, taotlused, pöördumised, teabenõuded jm);

4.46.4. volikirjad;

4.46.5. protokollid;

4.46.6. aktid;

4.46.7. aruanded;

4.46.8. majasisesed dokumendid (näiteks avaldus, hankekaart, esildised jm).

4.47. Registreerimisele ei kuulu:

4.45.1. RITi-sisene kirjavahetus;

4.45.2. dokumendid, mida menetletakse mõnes muus infosüsteemis;

4.45.3. kirjad märkega “ISIKLIK” (kui dokument osutub avamisel ametlikuks, vastutab

registreerimise eest adressaat);

4.45.4. infovahetus partneri/kliendiga, millel ei ole tõendusväärtust (infopäringud teenuste kohta

vms);

4.45.5. trükised (ajakirjad, brošüürid, raamatud);

7/12

4.45.6. saabunud anonüümsed dokumendid;

4.45.7. valesti adresseeritud dokumendid, mis edastatakse registreerimata õigele adressaadile või

tagastatakse saatjale;

4.45.8. saabunud kutsed;

4.45.9. tööle või praktikale kandideerimisega seotud dokumendid.

4.46. Protsessijoonis:

Vastusdokumentide menetlemine ja lahendamise tähtajad

4.47. Vastusdokument vormistatakse jätkuna alusdokumendile.

4.48. Vastuskirja eelnõu edastatakse kooskõlastamiseks ja allkirjastamiseks, lähtudes lisas 1 väljatoodud

dokumentide töövoogudest.

4.49. Dokumendi lahendamise tähtaja määrab registreerija, arvestades õigusaktidega dokumentide

menetlemiseks ettenähtud tähtaegu.

4.50. Dokumendi tähtaegse täitmise eest vastutab dokumendi eest vastutav töötaja.

4.51. Saabunud dokumendi vastamise tähtajad tulenevad õigusaktidest, lepingutest ja asja algatavas

dokumendis märgitud tähtajast.

4.52. Saabunud dokumendile (kiri, selgitustaotlus, märgukiri jm) vastatakse viivitamata, kuid mitte hiljem

kui 15 kalendripäeva jooksul selle registreerimisest. Erilise vajaduse korral, lähtuvalt vastuse

keerukusest, võib vastamise tähtaega pikendada kahe kuuni. Isikut teavitatakse vastamise tähtaja

pikendamisest ja selle põhjusest. Teabenõudele vastatakse viivitamata või hiljemalt viie tööpäeva

jooksul.

4.53. Vastamise tähtaega arvestatakse dokumendi saabumise päevale järgnevast tööpäevast.

4.54. Dokumendi täitja saab DHSi teavituse dokumendi täitmiseks suunamisest ja perioodiliselt

meeldetuletusi, kuni dokument on märgitud täidetuks.

4.55. Dokument loetakse täidetuks, kui dokumendist tulenevad toimingud on sooritatud ja asjaosalistele on

sellest teatatud või kui dokumendi saatjale on vastatud.

Töövood

8/12

4.56. Dokumendiga tehtavad tegevused DHSis, RTIPis ja Fitekis on organiseeritud töövoogudeks, mis

omakorda jagunevad töövoosammudeks (kooskõlastamine, täitmine, teadmiseks edastamine,

allkirjastamine, kinnitamine jne). Iga töösammuga on seotud konkreetne tööülesanne, selle täitja ja

täitmise tähtaeg.

4.57. Dokumendi kavandi koostaja või teabehalduse eest vastutav töötaja algatab töövoo, kasutades

eelseadistatud töövoogusid.

4.58. Kui töötajale saabub tööülesanne, mis ei kuulu tema valdkonda, delegeerib ta tööülesande õigele

täitjale esimesel võimalusel, aga mitte hiljem kui kaks päeva pärast tööülesande saamist.

4.59. Kui mõni töötaja on menetlusringis mitmes rollis, suunatakse dokument talle üks kord kõrgemal

positsioonil oleva rolliga (nt kui kirja allkirjastab osakonnajuhataja, ei ole vaja dokumenti talle

kooskõlastamiseks suunata).

4.60. Dokumendi kooskõlastamise tähtajad on toodud välja korra lisas 1. Majasisestele kirjadele peab

vastama hiljemalt kolme tööpäeva jooksul.

4.61. Kui kooskõlastusringile on saadetud käskkiri, millega kinnitatakse kõigi töötajate töökorraldust

puudutavad juhendid, korrad jmt, ning dokument ei ole tähtajaks kooskõlastatud, loetakse

kooskõlastus antuks pärast tähtaja saabumist.

4.62. Eelarvestamise ja kulujuhtimise dokumentide menetlemisel lähtutakse lisaks käesolevale korrale

direktori käskkirjaga kinnitatud eelarvestamise ja kulujuhtimise protsessist.

4.63. Asutuseülesed dokumendid kooskõlastavad kõik osakonnajuhatajad.

4.64. Osakonnajuhataja võib menetlusringi kaasata teisi asjassepuutuvaid töötajaid kui dokumendi sisu

puudutab teisi struktuuriüksusi/töötajaid.

4.65. RITi dokumentide töövood on kirjeldatud lisas 1 „Dokumendi liikide töövood“.

Dokumentide allkirjastamine

4.66. RITi dokumentide allkirjastamise põhimõtted.

4.66.1. Lepinguid ja RITi-üleseid dokumente allkirjastab direktor või direktori volikirja alusel RITi

töötaja.

4.66.2. Osakonna tööd puudutavaid dokumente, millega ei kaasne RITile rahalisi kohustusi,

allkirjastab osakonnajuhataja (nt kirjavahetus osakonda puudutavates küsimustes).

4.66.3. Hankelepingute järgsete tööde või asjade vastuvõtmise akti allkirjastab osakonnajuhataja või

töö tellimiseks sõlmitud hankelepingus volituse saanud töötaja (RITi esindaja).

4.66.4. Enne käesolevat korda RITi ja isikute vahel sõlmitud lepingute (sh hankelepingud) puhul

loetakse lepingust tulenevad õigused ja kohustused vastuvõetuks tööd aktiga vastu võtnud

isiku poolt (kui lepingu ese on seotud selle isiku vastutusvaldkonnaga ning kui lepingust

tulenevaid töid pole vastu võtnud lepingus kokkulepitud volitatud isik).

4.67. Dokumendid esitatakse allkirjastamiseks koos lisade ja muude asjakohaste materjalidega.

4.68. Enne dokumendi allkirjastamist veendub allkirjastaja, et tal on selleks vastav volitus.

4.69. Dokumendi allkirjastamiseks kasutatakse digitaalallkirja, v.a juhul, kui:

4.69.1. teine osapool on dokumendi allkirjastanud paberil;

4.69.2. dokumendi adressaadil puudub võimalus digitaalselt allkirjastatud dokumendiga tutvuda;

4.69.3. adressaat on teatanud, et ta ei soovi saada digitaalselt allkirjastatud dokumenti.

4.70. Digitaaldokumendid allkirjastatakse DHSis töövoo sammuna „allkirjastamine ID-kaardi või mobiili-

ID-ga“.

4.71. Digitaalse allkirjastamise käigus toimub DHSis dokumendi registreerimine (genereeritakse

registreerimise kuupäev ja number) ja luuakse arhiivivorming (PDF-fail).

4.72. Kui dokument digiallkirjastatakse väljaspool DHSi, peab dokumendi fail olema eelnevalt viidud PDF-

vormingusse.

4.73. Paberkandjal dokument vormistatakse DHSis, kasutades eelseadistatud dokumendimalli, prinditakse

ja allkirjastatakse. RITi tarbeks skaneeritakse allkirjastatud dokument ja lisatakse DHSi.

Asutusesiseselt dokumentidest teavitamine

4.74. Dokumendist teavitamine ja dokumendi tutvustamine toimub DHSis.

4.75. Dokument edastatakse töötajale, kelle teavitamise vajadus tuleneb dokumendi sisust.

4.76. RITi-sisesed ja/või töötaja tööd korraldavad dokumendid (korrad, eeskirjad, juhendid jm) suunatakse

DHSis töötajale teadmiseks võtmiseks ning töötaja annab dokumendiga tutvumise kohta kinnituse

DHSis.

9/12

4.77. Uutele töötajatele tutvustatakse varem kehtestatud kordasid allkirja vastu.

Dokumentide ja saadetiste väljastamine

4.78. Digitaalselt allkirjastatud ja adressaadile edastamiseks märgitud dokumendi (koos e-kirja mallile

vormistatud kaaskirjaga) saadab DHSist välja teabehalduse eest vastutav töötaja või koostaja DHXi

kaudu või e-kirjana. DHSist saadetud dokumendi saatja aadress on [email protected].

4.79. Eelistama peab dokumentide elektroonilist väljasaatmist ning avaliku sektori puhul DHXi kaudu

saatmist.

4.80. Dokument saadetakse välja registreerimise päeval või sellele järgneval tööpäeval.

4.81. Kui koostaja saadab registreerimisele kuuluva e-kirja välja oma e-posti aadressilt, vastutab saatja e-

kirja DHSi PDF-vormingus hõlmamise ja registreerimise eest.

4.82. Postiga ja kullerpostiga saadetava dokumendi ja saadetise viib töötaja väljasaatmiseks

büroospetsialistile.

5. Teabe avalikustamine ja asutusesiseseks kasutamiseks tunnistamine

Teabe avalikustamine

5.1. Avalik teave on mis tahes viisil mis tahes teabekandjale jäädvustatud ja dokumenteeritud info, mis on

saadud või loodud seaduses või selle alusel antud õigusaktides sätestatud avalikke ülesandeid täites.

5.2. Dokumentidele ja teabele tagatakse juurdepääs teabe avalikustamisega RITi veebilehel ja teabenõude

täitmisega.

5.3. Avalikule teabele juurdepääsu võimaldamiseks avaldab RIT oma veebilehel dokumendiregistri.

5.4. Avalikustamisele kuuluv teave lisatakse RITi veebilehe vastavasse rubriiki esimesel võimalusel ja

avaliku teabe seaduses ettenähtud vormis. Iga töötaja vastutab oma ametijuhendi piires selle eest, et

RITi poolt avalikustamisele kuuluv teave oleks edastatud kommunikatsioonijuhile üleslaadimiseks.

5.5. Dokumendiregistri avaliku vaate kaudu ei võimaldata otseligipääsu juurdepääsupiiranguga

dokumentide sisule.

Teabe asutusesiseseks kasutamiseks tunnistamine

5.6. Teabe asutusesiseseks kasutamiseks tunnistamise esmase vajaduse otsustab dokumendi koostaja, kes

dokumendi sisust lähtudes teeb DHSis dokumendi metaandmetes märke „ASUTUSESISESEKS

KASUTAMISEKS“, märkides juurdepääsupiirangu õigusliku aluse, piirangu kehtivuse arvutab DHS

automaatselt. Kui dokumendid saabuvad paberkandjal, tehakse juurdepääsupiirangu märge ka

dokumendile või dokumendi kogumile. Kui metaandmetes on juurdepääsupiirang märgitud, tekib

dokumendimallile vormistatud dokumendile juurdepääsupiirangu märge automaatselt.

5.7. „ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS“ märkega kirja ja/või muu dokumendi vastuskirjale ja/või

muule dokumendile kantakse samuti juurdepääsupiirangu märge. Juurdepääsupiirangu aluseks

märgitakse sel juhul algatuskirjas märgitud juurdepääsupiirangu õiguslik alus.

5.8. Märge „ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS“ tehakse väljasaadetavale dokumendile (sh

kaaskiri) olenemata dokumendi teabekandjast. Juurdepääsupiirangu märge sisaldab järgmisi andmeid:

teabevaldaja nimetus, juurdepääsupiirangu alus, märke vormistamise kuupäev ja piirangu kehtimise

lõpptähtpäev.

5.9. Kui juurdepääsupiirangu kehtestamise põhjus on ära langenud, on teabevaldaja kohustatud

juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistama. Juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamisel

eemaldatakse DHSist juurdepääsupiirang ning tehakse märkus täiendava info reale, võimalusel

tehakse dokumendile märge juurdepääsupiirangu äralangemise kohta.

5.10. Juurdepääsupiiranguga infot kasutatakse ainult tööülesannete täitmiseks ja piiratud juurdepääsuga

dokumente ning nende koopiaid väljastatakse ainult seadusega ettenähtud juhtudel.

6. Pitsati hoidmine ja kasutamine

6.1. RITis kasutuses olev Riigivapiga pitsat on sõõrikujuline ja 35 mm läbimõõduga, mille keskel on

väikese riigivapi kujutis. Sõõri ülemisel äärel on suurtähtedega tekst “RIIGI INFO- JA

KOMMUNIKATSIOONITEHNOLOOGIA KESKUS”. Riigivapiga pitsat on registreeritud

Riigikantseleis vastavalt riigivapi seadusele.

6.2. Pitsati kasutamine ja selle hoidmine.

10/12

Pitsati liik Kasutusala Pitsati kasutaja ja hoidja

Riigivapiga pitsat Ametkondlikud välislepingud

jm dokumendid

Pitsati hoidja on dokumendi- ja

töösuhete halduse peaspetsialist,

kasutajad on direktor, asedirektor

ja osakonnajuhatajad

6.3. Pitsatijäljend ehk pitser on sinise värvitooniga. Pitser peab riivama allkirja viimast kahte tähte.

6.4. Rikutud ja kehtetute pitsatite hävitamiseks koostab teabehalduse eest vastutav töötaja hävitamisakti

ja korraldab hävitamise.

7. Asjaajamisaasta alustamise ja lõpetamisega seotud toimingud, dokumentide hoid

7.1. Asjaajamisaasta alguses avatakse DHSis dokumentide liigitusskeemi põhjal uue asjaajamisaasta

toimikud.

7.2. DHSis on kõikidele sarjadele vaikimisi määratud säilituskava.

7.3. Asjaajamisaasta lõpetamine toimub vastavalt DHSis määratud säilituskavale.

7.4. DHSi aktiivbaasis hoitakse dokumente liigitusskeemis näidatud tähtajani ning seejärel kantakse

arhiveerimistoimingute teostamiseks passiivbaasi.

7.5. Asjaajamisaasta jooksul tekkinud paberdokumendid, mis peavad olema registreeritud DHSis,

kogutakse toimikutesse vastavalt liigitusskeemis märgitud sarjadele.

8. Asjaajamise üleandmine

8.1. Kui töötaja on puhkusel, määrab ta riigitöötaja iseteenindusportaalis ja DHSis endale asendaja.

Teostamisel ja uued tööülesanded suunatakse asendajale.

8.2. Töölepingu lõppemisel peab DHSis lõpetama pooleliolevad ülesanded või suunama need asendajaks

määratud töötajale või vahetule juhile hiljemalt töölt lahkumise päevaks.

8.3. Töötaja annab asjaajamise üle üleandmis-vastuvõtmisaktiga töölepingu lõppemisel, kui seda nõuab

vahetu juht või osakonnajuhataja või vajadusel teabehalduse eest vastutav töötaja. Üleandmis-

vastuvõtmisakti kantakse üleandja valduses olevad pooleliolevad dokumendid ja toimikud (viitega

sarjale ja numbrile). Muudel juhtudel lepivad üleandmise vormi kokku üleandja ja vastuvõtja.

8.4. Struktuuriüksuse asjaajamine antakse üleandmis-vastuvõtmisaktiga üle asutuse töökorralduse olulise

muutmise korral. Asjaajamise üleandmist korraldab teabehalduse eest vastutav töötaja.

8.5. Töötaja teavitab lahkumisel olulisemaid koostööpartnereid uuest kontaktisikust, eriti pooleliolevate

projektide või lepingute puhul. RIT sulgeb töötaja e-posti aadressi pärast viimast tööpäeva ning lisab

kolmeks kuuks e-kirjade saabumisel automaatvastuse.

8.6. Direktori vahetumise korral vormistatud asjaajamise üleandmis-vastuvõtmisakt peab sisaldama

järgmiseid andmeid:

8.6.1. täitmisel olevate kirjade ja lepingute loetelu;

8.6.2. lahendamisel olevate ülesannete, sh töörühma ja projekti ülesannete, ja vastavate

dokumentide loetelu;

8.6.3. eelarvevahendite seis;

8.6.4. RITi pitsatite arv, liigid ning nende hoidmise eest vastutavate töötajate nimed ja töökohad;

8.6.5. viimasena allkirjastatud dokumentide viidad dokumendi liikide kaupa.

9. Teabe säilitamine, hoidmine ja hävitamine

9.1. Dokumente hoitakse alles nende säilitustähtaja jooksul ning pärast säilitustähtaja lõppu hävitatakse.

9.2. Iga töötaja vastutab tema kasutuses või vastutusel olevate dokumentide säilimise eest ja tagab, et

dokumendid ei satuks kolmandate isikute kätte.

9.3. Lühi- ja pikaajalise säilitustähtajaga paberdokumendid antakse säilitamiseks üle teabehalduse eest

vastutavale töötajale.

9.4. Lühiajalise säilitustähtajaga (kuni 10 aastat) digitaalseid dokumente ja nende metaandmeid

säilitatakse dokumentide liigitusskeemis märgitud infosüsteemis.

9.5. Alatise ja pikaajalise säilitustähtajaga (üle 10 aasta) digitaalseid dokumente ja nende metaandmeid

säilitatakse nende säilitustähtaja lõppemiseni dokumentide liigitusskeemis märgitud infosüsteemis.

9.6. Dokumendid, mille säilitustähtaeg on möödunud, eraldatakse hävitamiseks.

9.7. Dokumentide hävitamise kohta koostatakse hävitamisakt.

11/12

9.8. Säilitustähtaja ületanud dokumendid hävitatakse hävitamisaktis määratud mahus ühe kuu jooksul

pärast akti koostamist. DHSis olevate dokumentide hävitamist koordineerib teabehalduse eest

vastutav töötaja.

9.9. Teabe hävitamise kord ja juhend erinevates infosüsteemides on kirjeldatud teenuse osutamise

tingimustes, infosüsteemi kasutuslepingus või nende puudumisel Confluence`is.

9.10. Teabe hävitamise korrektse ja turvalise protsessi eest vastutab punktis 3.10. viidatud ülevaates

määratud infosüsteemi vastutaja. Kui töötaja enda loodud teabe kustutamine on talle lubatud, koostab

infosüsteemi vastutaja vajadusel teabe kustutamise ja hävitamise juhendi, mille leiab sisemiste

juhendite alt Confluence`is.

9.11. Protsessijoonis:

10. Sisuhaldus sise- ja välisveebis

10.1. Siseveebi haldust korraldab ja selle peakasutaja on kommunikatsioonispetsialist, kelle pädevuses ja

vastutuses on siseveebi struktuuri ja sisu vastavuse kontroll, ilmnenud puuduste kõrvaldamise

nõudmine sisu loojatelt ning töötajate juhendamine siseveebi kasutamisel.

10.2. Siseveeb jaguneb pealeheks ja alamlehtedeks. Pealehe kaudu sisestatakse siseuudiseid,

organisatsiooni üldinfot ja hallatakse siseveebi otsingukeskust. Pealehe ülesehitus järgib põhimõtet,

et kogu kasutajale vajalik info leiab avalehele paigutatud viidete kaudu.

10.3. Siseveeb on seotud programmiga SAP, et oleks võimalik ühiskasutada kasutajate andmeid ja hallata

neid ühest keskkonnast. Juhul kui kasutajate andmed on asutusesiseseks kasutamiseks, ei kasutata

SAPist importimist, vaid sisestatakse ja uuendatakse käsitsi.

10.4. SAPi ja siseveebi suhtlus toimub päringutega, kus siseveeb pöördub SAPi poole, et uuendada

kasutajate profiili andmeid, lähetusi, eemalviibimisi ja puhkusi.

12/12

10.5. Välisveebi peakasutaja on kommunikatsioonijuht, sisuhaldusõigused võivad olla ka teistel töötajatel

ning teenuseosutamise lepinguga välisel kommunikatsioonikonsultandil. Kommunikatsioonijuhi

pädevuses ja vastutada on välisveebi keskkonna toimimise tagamine, sisu arendamine, õiguste

haldamine, struktuuri ja sisu vastavuse kontroll, ilmnenud puuduste kõrvaldamine koostöös

valdkonnajuhtidega ning Valitsusportaali partneritega, sisuhaldajate juhendamine välisveebi

kasutamisel.

10.6. Välisveeb on kasutuses kahekeelsena (eesti ja inglise) ning jaguneb avaleheks ja artiklilehtedeks.

Avalehel avaldatakse pressiteateid.

10.7. Välisveebi kui Valitsusportaali keskne baasteenuste partner on Rahandusministeeriumi

Infotehnoloogiakeskus, sisulise halduse ja juhtimise partner on Riigikantselei.

10.8. Teabe avalikustamise ja eemaldamise RITi veebilehel korraldab kommunikatsioonijuht, kes kannab

hoolt, et RITi veebileht oleks kooskõlas õigusaktidega.

11. Dokumendihalduse mõõdikud

Jrk Mõõdiku nimi Kirjeldus Sihtväärtus

11.1. Vastamistähtaegade

vastavus seadusele

Mõõdik uurib, kas

vastamistähtaegu täidetakse.

Mõõdikut rakendatakse

vajaduspõhiselt

Seadusest tulenevad

tähtajad (teabenõue

viis tööpäeva,

selgitustaotlus või

märgukiri 15

kalendripäeva)