Teabehalduse korra kinnitamine

Roll menetlusringis Täitja Selgitus

KÄSKKIRI

(Alusta Deltas uut dokumenti – käskkiri)

Korraldav dokument, mida annab välja direktor keskuse tegevuste korraldamiseks.

Menetluse algataja

(sisu eest vastutav töötaja või teabehalduse

eest vastutav töötaja)

Täidab ära Delta metaväljad, koostab ja

vormistab malli peale dokumendi ning

suunab menetlusringile.

Kooskõlastamiseks* Sisu eest vastutav töötaja

Kui dokumendi paneb menetlusse

asjaajamise spetsialist vm töötaja, siis on

kohustuslik kooskõlastada dokument sisu

eest vastutava töötajaga.

Kontrollib sisu, vormistuse ja

menetlusringi korrektsust, sh et kõik

asjassepuutuvad isikud/struktuuriüksuse

esindajad on kooskõlastusringis olemas.

Kooskõlastamiseks (paralleelselt)

Vahetu juht*

Kui ei ole osakonnajuhataja.* Hindab

dokumendi vormi korrektsust ja sisu

struktuuriüksuse vaates, sh kas dokument

kajastab sellega reguleeritavat eesmärki.

Osakonnajuhatajad

Kui ei ole vahetu juht. Hindab dokumendi

sisu ja selle otstarbekust osakonna vaates.

Rahalisi kohustusi sisaldava dokumendi

puhul kontrollib eelarveliste vahendite

olemasolu.

Finantsspetsialist* Kui käskkiri sisaldab rahalisi väljamakseid.

Täitmiseks Menetluse algataja

Vormistab dokumendi lõplikult. Kontrollib

kooskõlastajate poolt lisatud märkusi, teeb

vajadusel märkusi arvestades muudatusi.

Täitmiseks Teabehalduse eest vastutav töötaja Kontrollib dokumendi vormistust.

Kooskõlastamiseks Jurist

Kontrollib käskkirja õiguspärasust

(õiguslik alus ja vastavus valdkonna

õigusaktidele).

Allkirjastamiseks Direktor

Veendub enne allkirjastamist, et dokument

on korrektne ja selle on kooskõlastanud

vajalikud töötajad.

Täitmiseks Menetluse algataja/teabehalduse eest

vastutav töötaja

Lõpetab menetluse ja suunab käskkirja

informatsiooniks määratud isikutele.

Teadmiseks Teadmiseks puudutatud osapooltele

PERSONALIKÄSKKIRI

(Alusta Deltas uut dokumenti – personalikäskkiri)

Korraldav dokument, mida annab välja direktor keskuse töötajatega seoses.

Menetluse algataja (personalijuht)

Täidab ära Delta metaväljad, koostab ja

vormistab dokumendi ning suunab

menetlusringile. Vajadusel kaasab

menetlusse juristi. Kui algataja on

personalijuht, siis vahepealseid

kooskõlastusi ei ole.

Kooskõlastamiseks (paralleelselt)

Vahetu juht

Kui ei ole osakonnajuhataja*.Kontrollib

sisu õigsust ja eesmärgipärasust osakonna

vaates.

Osakonnajuhataja

Kui ei ole vahetu juht. Kontrollib sisu

õigsust ja eesmärgipärasust. Rahalisi

kohustusi sisaldava dokumendi puhul

kontrollib eelarveliste vahendite

olemasolu.

Personalijuht* Kui ei ole menetluse algataja. Kontrollib

dokumendi õigsust.

Allkirjastamiseks Direktor

Enne allkirjastamist veendub, et

dokumendi on kooskõlastanud vajalikud

töötajad.

Teadmiseks* RTK personaliarvestus

Teadmiseks Puudutatud osapoolele

LEPING

(Alusta Deltas uut dokumenti – leping)

Leping on kirjalikult vormistatud ametlik kokkulepe, mis tekitab, muudab või lõpetab lepingupoolte teatud õigused või

kohustused. Teiseks lepingupooleks võivad olla isikud, asutused, organisatsioonid vms.

Menetluse algataja (sisu eest vastutav

töötaja, hankejuht/-spetsialist või

teabehalduse eest vastutav töötaja)

Täidab ära Delta metaväljad ja vormistab

või lisab väljaspool süsteemi vormistatud

lepingu ning suunab menetlusringile.

Kooskõlastamiseks Sisu eest vastutav töötaja*

Kui dokumendi paneb menetlusse

asjaajamise spetsialist vm töötaja, siis on

kohustuslik kooskõlastada dokument sisu

eest vastutava töötajaga. Kontrollib üle:

- lepingu eseme kirjelduse, tähtajad,

kogumaksumuse (väljamaksed osade

kaupa jne), kontaktisiku(d), teenuse

üleandmise ja väljamaksmise korra.

- lepingu teksti keelelist korrektsust.

- teenuse tellimisel välisriigi juriidiliselt

või füüsiliselt isikult peab olema

fikseeritud käibemaksu nõue ja füüsiliste

isikute puhul nende maksuresidentsus,

vajadusel konsulteerida

finantsspetsialistiga.

- Täidab Deltas järgmised metaväljad

(arvestusobjektid: kuluüksus,

ressursikood , investeeringu puhul WBS

Kooskõlastamiseks

Vahetu juht*

Kui ei ole osakonnajuhataja. Kontrollib

lepingu sisu, sh kas teenuse ostmine on

asjakohane, kas lepingust selgub lepingu

tasu (kogumaksumus), kas hankekorda on

järgitud, kas kooskõlastusringis on

vajalikud töötajad.

Osakonnajuhataja

Kui ei ole vahetu juht. Kontrollib, kas

lepinguliste kohustuste võtmiseks on

olemas eelarvelised vahendid. Vaatab üle

nii eelarvelise kui sisulise poole, kas

teenuse ostmine on vajalik tegevuste

elluviimiseks.

Finantsspetsialist

Vaatab üle lisatud arvestusobjektid, lisab

vajaliku finantseerimise info.

Lisab kooskõlastusringi finantsjuhi, kui

lepingu summa on suurem kui 32 tuhat

eurot.

Hankejuht/-spetsialist*

Kui menetluses on hankeleping. Kontrollib

hankelepingu vastavust hanke

alusdokumentidele.

Sisu eest vastutav töötaja

Vaatab üle kooskõlastustelt tulnud

märkused, vajadusel teeb parandused.

Täitmiseks – lõplik vormistamine Teabehalduse eest vastutav töötaja

Vormistab dokumendi lõplikult, sh vaatab

üle parandused, täiendused, kommentaarid.

Kooskõlastamiseks Jurist

Kontrollib lepingu kehtivuse aluseid (sh

esindusõigus), kas lepingueseme kirjeldus

on selge, kas sisaldab asjakohaseid

õiguskaitsevahendeid, kas lepingusumma,

kokkulepped tasu väljamaksmise kohta ja

lepinguperiood on fikseeritud, kas

hankemenetlus on läbi viidud.

Allkirjastamiseks (digi)* Direktor/osakonnajuhataja

Direktor allkirjastab RIT ülesed lepingud

ning rahalisi kohustusi toovad lepingud.

Osakonnajuhataja allkirjastab vastavalt

volitusele oma osakonna tegevusega

seotud lepingud mis ei too kaasa rahalisi

kohustusi.

Allkirjastaja kontrollib enne allkirjastamist

üle vajalikud kooskõlastused ning kas

dokument on suunatud õigele

allkirjastajale.

Täitmiseks

Sisu eest vastutav töötaja või teabehalduse

eest vastutav töötaja

Saadab allkirjastatud lepingu teisele

osapoolele. Oluline on, et Deltas oleks

salvestatud kõigi osapoolte poolt

allkirjastatud leping (sh skaneeritud

paberleping).

KIRJAVAHETUS

(Alusta Deltas uut dokumenti – kiri – väljaminev kiri)

RIT üldist tegevust või osakonna puudutav väljasaadetav dokument

(kiri, tõend, teatis, aruanne vm dokument), mis vormistatakse kirjaplangile, volikirjade jaoks on eraldi mall.

Menetluse algataja (sisu eest vastutav töötaja

või teabehalduse eest vastutav töötaja)

Täidab ära Delta metaväljad, koostab ja

vormistab dokumendi ning suunab

menetlusringile.

Kooskõlastamiseks* Sisu eest vastutav töötaja

Kui dokumendi paneb menetlusse

asjaajamise spetsialist.

Kontrollib sisu ja vormistamise

korrektsust, menetlusringi õigsust ning

vajalike seoste olemasolu.

Kooskõlastamiseks

Vahetu juht* Kui ei ole osakonna juhataja*. Hindab

dokumendi sisu struktuuriüksuse vaates.

Osakonnajuhataja Kui dokumendi allkirjastab direktor.

Hindab dokumendi sisu osakonna vaates.

Finantsspetsialist*

*Kui kirja sisu puudutab rahaliste

vahendite liikumist, rahalisi kokkuleppeid.

Suunab vajadusel kirja kooskõlastamiseks

finantsjuhile.

Täitmiseks-lõplik vormistamine Teabehalduse eest vastutav töötaja Vormistab dokumendi lõplikult.

Allkirjastamiseks (digi)* Direktor/Osakonnajuhataja

Osakonnajuhataja allkirjastab osakonnas

koostatud kirjad.

Allkirjastaja kontrollib üle vajalikud

kooskõlastused.

Täitmiseks Teabehalduse eest vastutav töötaja

Lõpetab menetluse ning saadab kirja välja.

Kui kiri allkirjastati paberil, siis skaneerib

allkirjastatud kirja ning salvestab Deltasse.

RINGKÄIGULEHT

(Alusta Deltas uut dokumenti – majasisene dokument – ringkäiguleht)

Töötaja lahkumisel Deltas algatatav terviktöövoog

Menetluse algataja (personalispetsialist) Algatab menetlusringi.

Täitmiseks Lahkuv töötaja

Vastutan lahkumisel asjade õigeaegse

üleandmise eest. Sülearvuti, sülearvuti

laadija ja sülearvuti kott edastada viimasel

tööpäeval IT hooldusspetsialistile

Korrastan kapid/sahtlid isiklikest asjadest.

Lepingu eest vastutava isikuna (volitatud

esindajana, kontaktisikuna) teavitan teist

lepingupoolt vastutava isiku vahetusest

ning annan teada, kes on uus vastutav isik.

Kui riigihangete registri e-keskkonnas on

hankemenetlus lõpetamata või on sõlmitud

leping alles täitmisel, siis riigihanke eest

vastutava isikuna korraldan registris hanke

eest vastutava isiku vahetuse ning algatan

vajadusel hanke korraldamise käskkirjas

enda väljaarvamise hankekomisjonist.

LHP-l olles kinnitan, et jälgin postkasti

täituvust ja muudan õigeaegselt paroole.

Arvestan, et kontole juurdepääs piiratakse,

kui ei ole kontot kasutanud kolme kuu

jooksul.

Lahkuva töötaja vahetu juht

Tagatud peab olema pooleliolevate tööde

üleandmine (nii DHS-is kui väljaspool

DHS-i), asendaja määramine, kelle poole

pöörduda (k.a e-posti automaatvastus)

Asjaajamise spetsialist

Lahkuva töötaja pooleliolevad ülesanded ja

dokumendid, sh vastutusel olevad

lepingud. Tõsta lahkuva töötaja tööleping

või personalikäskkiri lõpetatud

töölepingute või personalikäskkirja

toimikusse. Info ITabile, et töötaja lahkub.

Infoturbeekspert Kontrollib kas RS sisaldavad dokumendid

on tagastatud registrisse.

Arvestusspetsialist Vaatab üle lahkuva töötaja lähetused,

aruanded.

Büroojuht/personalispetsialist

Lahkuva töötaja mobiili lepingu/telefoniga

seotud tegevused. Lahkuva töötaja

läbipääsuvahendite tagastamine (uksekaart,

kabineti võti).

Stebby, tervisekindlustus, Bolt jne

lõpetamine.

IT-hooldusspetsialist Lahkuva töötaja IT-varade tagastamine

HINNAPAKKUMINE (KVAL)

(Deltas: alusta uut dokumenti- väljaminev kiri)

Hinnapakkumise asutuse pakutava teenuse kohta, vormistatakse hinnapakkumise mallile

Menetluse algataja (hinnapakkumise

koostaja)

Täidab ära Delta metaväljad, koostab ja

vormistab dokumendi ning suunab

menetlusringile.

Kooskõlastamiseks (järjestikune)

Teenuse eest vastutaja Kontrollib dokumendi vastavust.

KVAL osakonnajuhataja Kontrollib dokumendi õigsust.

Finantsjuht Kontrollib dokumendi vastavust eelarvele.

Allkirjastamiseks Direktor Allkirjastab dokumendi, kontrollib

kooskõlastuste olemasolu.

Täitmiseks Menetluse algataja (hinnapakkumise

koostaja)/teabehalduse eest vastutav töötaja Välja saatmiseks

KOOSTÖÖKOKKULEPE (KVAL)

(Alusta Deltas uut dokumenti – leping)

Menetluse algataja (koostöökokkuleppe

koostaja)

Täidab ära Delta metaväljad, koostab ja

vormistab dokumendi ning suunab

menetlusringile.

Kooskõlastamiseks

Teenuse eest vastutaja Kontrollib dokumendi õigsust.

KVAL osakonnajuhataja Kontrollib dokumendi õigsust.

Finantsjuht Kontrollib dokumendi vastavust eelarvele.

Jurist Kontrollib dokumendi õigsust.

Kooskõlastamiseks Teabehalduse eest vastutav töötaja Vaatab üle vormistuse, registreerib

dokumendi.

Täitmiseks Koostöökokkuleppe koostaja

Teeb dokumendi pdf-ik ja saadab kliendile

tutvumiseks ja allkirjastamiseks. Märgi

tööülesanne täidetuks alles siis, kui leping

on tagasi tulnud.

Allkirjastamiseks Direktor Allkirjastab dokumendi, kontrollib

kooskõlastuste olemasolu.

Täitmiseks Menetluse algataja/teabehalduse eest

vastutav töötaja Saadab dokumendi välja.

MÜÜGIARVETE ESILDISED

(Alusta Deltas uut dokumenti – väljaminev kiri)

Menetluse algataja (esildise koostaja)

Täidab ära Delta metaväljad, koostab ja

vormistab dokumendi ning suunab

menetlusringile.

Kooskõlastamiseks Puudutatud osakonnajuhatajad Kontrollivad müügiarve esildise õigsust ja

vastavust pakutud teenusele.

Täitmiseks RTK raamatupidaja Koostab arve.

ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS

Märge tehtud: 01.02.2013

Kehtib kuni: 02.03.2014

Alus: Avaliku teabe seadus § 35 lg 2 p 3

Teabevaldaja: Asutuse nimetus

DOKUMENDI LIIK

Kuupäev

Pealkiri

sisu

Lõõtsa 8a / 11415 Tallinn / [email protected] / www.rit.ee

Registrikood 77001613

ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS

Märge tehtud:

Kehtib kuni:

Alus:

Teabevaldaja: Riigi Info- ja

Kommunikatsioonitehnoloogia Keskus

isiku nimi

asutuse nimi

e-post

aadress

indeks, linn

Teie

Meie

Pealkiri

Austatud (isiku nimi)

(kirja sisu)

Lugupidamisega

(allkirjastatud digitaalselt)

(allkirjastaja)

(ametikoht)

Lisad:

Lisaadressaadid:

koostaja

koostaja e-post

Lõõtsa 8a / 11415 Tallinn / [email protected] / www.rit.ee

Registrikood 77001613

FOR OFFICIAL USE

Notation made on:

Restriction on access valid until:

Basis:

Holder of information: Estonian Information and

Communication Technology Centre

(isiku nimi)

(asutuse nimi)

(e-post)

(aadress)

(indeks, linn)

Your Ref:

Our Ref:

Pealkiri

Dear Mr/Ms Perekonnanimi,

(sisu)

With best regards,

(signed digitally)

(allkirjastaja)

(siia kirjuta allkirjastaja ingliskeelne ametinimetus)

Encl.

(koostaja)

(koostaja e-post)

Copy to:

/Protsessi reguleeriva dokumendi nimi/

Sisukord

1. Üldsätted ............................................................................................................................. 1

2. Mõisted ja lühendid ............................................................................................................ 1

3. Rollid .................................................................................................................................. 1

4. Protsessi sisendid ................................................................................................................ 1

5. Protsessi mõõdikud ............................................................................................................. 1

6. Protsessi väljundid .............................................................................................................. 2

7. Protsessi peatükid ............................................................................................................... 2

8. Aruandlus ja järeltegevused ................................................................................................ 2

Lisa 1. Protsessijoonis ................................................................................................................ 2

Lisa 2. ......................................................................................................................................... 2

1. Üldsätted

1.1. Eesmärk - määratle, milliste eesmärkide saavutamiseks käesolev dokument kehtestatakse

ja kirjelda, mida see reguleerib.

1.2. Kasutusulatus - kellele dokument on suunatud.

2. Mõisted ja lühendid

3. Rollid

4. Protsessi sisendid

Protsessi toimimiseks vajaminevad andmed ja dokumendid.

Jrk Nimetus Vastutaja Viide

4.1

4.2

4.3

4.4

5. Protsessi mõõdikud

Jrk Mõõdiku nimi Kirjeldus Sihtväärtus

6.1

6.2

6.3

6.4

6. Protsessi väljundid

Protsessi käigus tekkivad andmed, dokumendid ja muud tulemid.

Jrk Nimetus Vastutaja Viide

7.1

7.2

7.3

7.4

7. Protsessi peatükid

8. Aruandlus ja järeltegevused

Lisa 1. Protsessijoonis

Lisa 2.

Ettevõtlus- ja infotehnoloogiaministri 12.11.2021 käskkirjaga nr 225 kinnitatud „Riigi Info- ja

Kommunikatsioonitehnoloogia Keskuse põhimäärus“ § 13 lg 1 punkti 7 ning Vabariigi Valitsuse

25.05.2017 määruse nr 88 „Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused“ § 17 lg 3 alusel:

1. Kinnitan Riigi Info- ja Kommunikatsioonitehnoloogia Keskuse teabehalduse korra

(lisatud) koos lisadega (lisad 1–5).

(allkirjastatud digitaalselt)

Ergo Tars

direktor

KÄSKKIRI

01.09.2022 nr 16

Teabehalduse korra kinnitamine

2 / 21

KINNITATUD

direktori 01.09.2022 käskkirjaga nr 16

Sisukord

1. Üldsätted.............................................................................................................................. 2

2. Mõisted ja lühendid ............................................................................................................. 3

3. Vastutus ............................................................................................................................... 5

4. Dokumendihaldus................................................................................................................ 7

5. Teabe avalikustamine ja asutusesiseseks kasutamiseks tunnistamine .............................. 14

6. Pitsat, selle hoidmine ja kasutamine ................................................................................. 15

7. Asjaajamisaasta alustamise ja lõpetamisega seotud toimingud, dokumentide hoid ......... 16

8. Asjaajamise üleandmine .................................................................................................... 16

9. Teabe säilitamine, hoidmine ja üleandmine avalikku arhiivi ............................................ 17

10. Kvaliteedisüsteemi dokumentide loomine ........................................................................ 18

11. Sisuhaldus sise- ja välisveebis........................................................................................... 20

12. Protsessi mõõdikud ........................................................................................................... 21

1. Üldsätted

1.1. Riigi Info- ja Kommunikatsioonitehnoloogia Keskuse (edaspidi RIT) teabehalduse korraga

(edaspidi kord) reguleeritakse teabe haldamist, jagamist ja vahetamist infosüsteemides ja

andmekogudes. Teabehalduse alategevused on andmehaldus, dokumendihaldus,

sisuhaldus sise- ja välisveebis ning teabele juurdepääsu ja kaitse korraldamine.

1.2. Kord ei reguleeri riigisaladust ja salastatud välisteavet sisaldavate dokumentide töötlemist,

mis on sätestatud riigisaladuse ja salastatud välisteabe seaduses ning riigisaladuse ja

salastatud välisteabe kaitse korras.

1.3. Teabehalduse puhul lähtutakse teabe minimaalse dubleerimise põhimõttest, st et ühte ja

sama teavet ei hoiustata erinevates süsteemides.

1.4. Dokumendihalduses lähtutakse lisaks käesolevale korrale arhiivieeskirjast ja Vabariigi

Valitsuse 25.05.2017 määrusest nr 88 „Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused“.

3 / 21

Dokumentide puhul, millele kehtivad erinõuded (näiteks raamatupidamisdokumendid,

riigisaladust ja salastatud välisteavet puudutavad dokumendid), lähtutakse vastavatest

õigusaktidest ja RITis kehtestatud dokumentidest.

1.5. Arhiiviväärtusega teabe terviklikuks säilitamiseks menetletakse ja hoitakse dokumente

elektroonilises dokumendihaldussüsteemis. Arhiiviväärtusega dokumendid peavad olema

arhiivieeskirja lisas 1 nimetatud vormingus.

1.6. Direktor kehtestab käskkirjaga RITi dokumentide liigitusskeemi, mis on aluseks

dokumentide hõlmamisel ja registreerimisel dokumendisüsteemi, säilitustähtaegade ning

juurdepääsutingimuste määramisel. Liigitusskeem või selle muutmise kavand esitatakse

enne kinnitamist Rahvusarhiivile arvamuse avaldamiseks.

1.7. RIT lähtub isikuandmete töötlemisel õigusaktidest ning RIT direktori käskkirjast „Riigi

Info- ja Kommunikatsioonitehnoloogia Keskuse (RIT) andmekaitsetingimused“.

1.8. Teabehalduse kord on kohustuslik jälgimiseks kõigile RITi töötajatele.

1.9. RITi e-posti aadress on [email protected] ja veebilehe aadress on www.rit.ee. Töötajate

kontaktandmete avaldamise veebilehel otsustab direktor arvestades klientide vajadusi

teenustele. Osakondade kontaktaadressid avalikustatakse veebilehel.

1.10. Uuele töötajale tutvustab korda tema vahetu juht või ametijuhendi kohaselt teabehalduse

eest vastutav töötaja. Kord on töötajatele kättesaadav RITi siseveebis ja DHSis.

2. Mõisted ja lühendid

2.1. Arhivaal – dokument, millele avalik arhiiv on hindamise tulemusena andnud

arhiiviväärtuse.

2.2. Asjaajamisperiood – fikseeritud ajavahemik, mida rakendatakse dokumendihalduse

toimingutes.

2.3. Dokumendihaldus – 1. halduse ala, mis tegeleb dokumentide loomise, saamise,

alalhoidmise, kasutamise ning eraldamise tõhusa ja süstemaatilise ohjamisega, sh

organisatsiooni tegevust ja toiminguid kajastava tõestusmaterjali ja info

dokumendisüsteemi hõlmamise ning dokumentidena alalhoidmisega (EVS-ISO

154891:2004); 2. asjaajamise käigus dokumentidega tehtavad toimingud, millega tagatakse

dokumentide autentsus, usaldusväärsus, terviklikkus ja kasutatavus.

2.4. Dokumendimall – dokumendiplankide alusel ja dokumendiliigi metaandmetest ning

vorminõuetest lähtuvad eelseadistatud failid mida kasutatakse DHSis elektrooniliste

dokumentide loomisel.

4 / 21

2.5. Dokumendiplank – kindla ülesehitusega paberileht või digitaalne vorming, millele on

trükitud või kantud koostatavate dokumentide püsielemendid.

2.6. Dokumendivahetuskiht ehk DHX – dokumendivahetuse protokoll, mis võimaldab

dokumendihaldussüsteemidel ja teistel infosüsteemidel dokumente ja infot vahetada.

2.7. Dokument – mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud RITi

põhimäärusest tulenevate ülesannete täitmise käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on

küllaldane faktide või tegevuse tõendamiseks.

2.8. Elektrooniline dokumendihaldussüsteem ehk DHS – elektrooniline dokumentide ja

tööülesannete loomise, haldamise ning menetlemise süsteem.

2.9. Juurdepääsupiiranguga teave – teave, millele juurdepääs on seadusega kehtestatud

korras piiratud.

2.10. Dokumentide liigitusskeem – RITi funktsioonide ning tegevuste ja/või sarjade

hierarhiline esitus, mis on kinnitatud direktori käskkirjaga.

2.11. Kvaliteedijuhtimissüsteem – organisatsiooni kvaliteedipoliitika ja kvaliteedieesmärkide

saavutamiseks vajalik protsesside kogum.

2.12. Kvaliteedikäsiraamat – RITi protsesse reguleerivate dokumentide elektrooniline kogum,

mis on elektrooniliselt kättesaadav kõigile töötajatele.

2.13. Märgukiri – käesoleva korra mõistes isiku pöördumine, millega ta teeb RITile

ettepanekuid töö korraldamiseks või valdkonna arengu kujundamiseks või annab avaliku

elu ja riigivalitsemisega seotud teavet.

2.14. Metaandmed – teavet kirjeldavad andmed, mis luuakse ja/või mida hallatakse

infosüsteemis.

2.15. Protsessijuht – kvaliteedijuhtimissüsteemi dokumendi koostanud või uuendanud töötaja,

kes võib olla ka protsessiomanik.

2.16. Protsessi kirjeldav dokument – reguleerib kindla protsessi või selle osa läbiviimist.

Kvaliteedijuhtimissüsteemi dokumendid on töökorrad ja nende lisad, sise-eeskirjad ning

reeglid, mis kinnitatakse direktori käskkirjaga.

2.17. Protsess – vastastikuses seoses olevate või vastastikku mõjuvate tegevuste kogum, mis

muudab sisendid väljunditeks.

2.18. Protsessiomanik – RITi kvaliteedijuhtimissüsteemi kuuluva tööprotsessi toimimise ja

vastava töökorra ajakohasuse eest vastutav töötaja, kes võib olla ka korra koostaja.

2.19. RTIP – riigitöötaja iseteenindusportaal

2.20. Sari – dokumentide rühmitamise viis tegevuste või toimingute kaupa või muude tunnuste

(liigi, vormi, saamise, loomise, kasutamise) alusel. Sarja piires võib dokumente koondada

toimikuteks.

5 / 21

2.21. Selgitustaotlus – isiku pöördumine, milles ta taotleb RITilt teavet, mille andmiseks on vaja

teavet analüüsida, sünteesida või lisaks koguda.

2.22. Säilitustähtaeg – lühim aeg, mille jooksul tuleb teavet hoida või säilitada, ja see on

määratud dokumentide liigitusskeemis.

2.23. Teabehaldus – tegevus, mis toetab RITi eesmärkide saavutamist teabe haldamise,

jagamise ja vahetamisega kõigis infosüsteemides ja andmekogudes. Teabehalduse

alategevused on andmehaldus, dokumendihaldus, sisuhaldus sise- ja välisveebis ning

teabele juurdepääsu ja kaitse korraldamine.

2.24. Teabehalduse eest vastutav töötaja – dokumendi- ja töösuhete halduse peaspetsialist või

muu töötaja, kellele töölepingu või ametijuhendiga on antud teabehaldust korraldavad

ülesanded.

2.25. Teabenõue – taotlus teabe saamiseks.

2.26. Teave ehk andmed – teabe ehk andmetena käsitatakse käesolevas korras avaliku teabe

seaduse § 3 lõikes 1 nimetatud teavet ning arhiiviseaduse § 2 lõigetes 1 ja 2 nimetatud

teavet, mis on jäädvustatud mis tahes viisil ja mis tahes teabekandjale.

2.27. Toimik – asjaajamises sisu või liigi poolest kokku kuuluvate dokumentide kogum, mis

tavaliselt piirdub ühe asjaajamisperioodiga.

3. Vastutus

3.1. Direktor vastutab RITi teabehalduse eest.

3.2. Osakonna juht vastutab osakonna teabehalduse eest.

3.3. Dokumendi sisu eest vastutav isik vastutab dokumentide korrektse vormistamise ja

menetlemise eest ning vajaduse korral juurdepääsupiirangu seadmise eest.

3.4. Teabehalduse eest vastutav töötaja vastutab korra nõuetekohase rakendamise ja korra

ajakohastamise eest, teabehalduse eest vastutav töötaja võib koostada teabehalduskorra

paremaks rakendamiseks juhiseid, mis avaldatakse siseveebis.

3.5. Teabehalduse eest vastutav töötaja vastutab dokumentide liigitusskeemi koostamise ja

kaasaegsena hoidmise eest.

3.6. RITi infosüsteemid ja nendes sisalduva teabe eest vastutajad:

Infosüsteemi nimi Kirjeldus Vastutaja

Dokumendihaldussüsteem

Delta

Dokumendid ning andmed

dokumentide registreerimise,

menetlemise, säilitamise ja

hävitamise kohta

Dokumendi- ja töösuhete

halduse peaspetsialist

6 / 21

Riigitöötaja

iseteenindusportaal,

puhkuste, lähetuste ja

koolituste moodul

Puhkuste, koolituste ja

lähetuste menetluskeskkond

ning lähetus-, koolitus- ja

puhkusedokumendid ning

nende registriandmed

Personaliosakonna juhataja

Riigitöötaja

iseteenindusportaal,

varade moodul

Varade arvestuse keskkond Finantsosakonna juhataja

Majandustarkvara SAP Personali-, palga- ja

finantsarvestus ning

aruandlus

Finantsosakonna juhataja,

personaliosakonna juhataja

E-arvete infosüsteem Arved ja nende kinnitused Finantsosakonna juhataja

Siseveeb Ritsikas Teabe vahendamine

töötajatele

Kommunikatsiooniekspert

Veebileht Teabe vahendamine

avalikkusele

Kommunikatsiooniekspert

Riigihangete register Riigihankemenetlusega

seotud dokumendid

Hankejuht ja hankespetsialist

RIT kesksete hangete

veebileht

Keskkond kesksete ja

ühishangete korraldamiseks

vajaliku info jagamiseks,

hankedokumentide

vahendamiseks hankijatele

Hankejuht ja hankespetsialist

Ühistöö keskkond Kontor Keskkond dokumentide

ühiseks muutmiseks

Failiomanik

Võrguketas Tööks vajalikud ajutised

failid

Failiomanik

RIT teenusveeb Avaldatud dokumendid,

juhendid jne RIT teenuse

kasutajatele

Kasutajatoeosakonna

juhataja

E-postkast Tööalane kirjavahetus Postkasti omanik

7 / 21

4. Dokumendihaldus

4.1. RIT loob, kooskõlastab ja menetleb dokumente üldiselt elektrooniliselt.

4.2. RITi dokumentide liigitusskeem sisaldab sarja juures viidet infosüsteemile, kus info tekib

ja kus infot säilitatakse.

Dokumendihaldussüsteem

4.3. Dokumendihaldus toimub DHSis. RITis on kasutusel dokumendihaldussüsteem Delta.

4.4. RITi asjaajamisperiood on kalendriaasta. Töörühma, komisjoni või muu ühekordse kindla

ülesandega üksuse asjaajamisperioodiks on selle tegevusperiood.

4.5. Kõik RITi töötajad on DHSi kasutajad. Kasutajakonto luuakse tööle asumisel keskselt

SAPi edastatud info põhjal ning suletakse samal põhimõttel.

4.6. Kasutajate autentimine toimub ühekordse sisselogimise põhimõttel.

4.7. Kasutajad rühmitatakse struktuuriüksuse ja vajadusel ametikoha põhjal gruppidesse, mille

alusel määratakse õigused DHSis tegutsemiseks.

4.8. Juurdepääsupiirangutega teabe puhul DHSi kasutajate õiguseid kitsendatakse sarja- või

funktsioonipõhiselt. See tähendab, et juurdepääsupiiranguga teabele pääsevad ligi vaid

need töötajad, kellele on see tööülesannetest tulenevalt vajalik.

4.9. DHSis eristatakse järgmiseid kasutajaõiguste gruppe:

4.9.1. Administraatorid – haldavad ja arendavad süsteemi (dokumendipuu hierarhia

loomine, dokumentidele juurdepääsuõiguste tagamine, dokumendi liikide ja

mallide loomine ja korrastamine, eeldefineeritud töövoogude korrastamine jms

tegevused). Vastutavad õiguste haldamise eest ja omavad ligipääsu kõigile

dokumentidele.

4.9.2. Dokumendihaldurid – tavakasutaja õigustele lisaks näeb menüüpunkti

saabumine/saatmine koos selle alammenüüdega. Dokumendihaldur saab sarja

loomisel vaikimisi sarjas olevate dokumentide metaandmete lugemisõiguse.

4.9.3. Tavakasutajad – saavad vastavalt õigustele luua ja lisada uusi dokumente, käivitada

töövooge ja osaleda ise töövoos (kooskõlastamine, täitmine, allkirjastamine), sh

muuta töövoo käigus metaandmeid ja dokumendi (faili) sisu, eemaldada enda

loodud või lisatud dokumente (v.a registreeritud dokumendid), edastada dokumente

süsteemivälistele isikutele ja asutustele ning vastavalt juurdepääsuõigustele otsida

ja vaadata dokumente.

4.10. DHSi kasutamisel tagab töötaja, et tema kasutajakonto õigused ei satu teiste isikute

valdusesse. Töökohalt lahkudes (töö katkestamisel või lõpetamisel) tuleb süsteemist

turvaliselt väljuda (veebilehitseja sulgeda, arvuti ekraan lukustada).

8 / 21

4.11. DHSi varukoopiate tegemine kuulub teenusepakkuja (Registrite ja Infosüsteemide

Keskuse) vastutusvaldkonda.

Üldnõuded dokumentidele

4.12. RITi dokumendid peavad olema vormistatud korrektselt ja ühetaoliselt. Dokumendid (va

RIT sõlmitavad lepingud) vormistatakse RITi dokumendiplankidele.

4.13. Dokumentide vormistamisel kasutatakse püstkirjas kirjastiili Times New Roman

tähesuurusega 12. Dokumentide vormistamisel kasutatakse arvutil 1 või 1,5 reavahet, tekst

vormindatakse rööpselt. Tekstis esiletõstmist vajavaid sõnu võib vormistada paksus või

kaldkirjas.

4.14. Digitaalselt vormistatud dokumendi nimi peab andma ülevaate, mis dokumendiga on tegu.

4.15. Digitaalselt vormistatud dokumentide nimedes on keelatud kasutada sümboleid (,./ < > @

[ ] & # * = jne) ja tühikut, mis tuleb asendada ala- või sidekriipsuga ning täpitähti (õ, ä, ö,

ü, š, ž), mis tuleb asendada tähtedega o, a, o, u, s, z.

4.16. Dokumendi kõik lehed nummerdatakse alates teisest leheküljest, märkides lehe alumise

serva keskele jooksva leheküljenumbri ja kaldkriipsu taha dokumendi lehekülgede arvu.

4.17. Võõrkeelsetele kirjadele vastatakse üldjuhul eesti keeles või mõlemale poolele arusaadavas

võõrkeeles.

Dokumendiplangid

4.18. RITis on kasutusel eestikeelne digitaalne RITi üldplank, mis on registreeritud

Riigikantseleis vastavalt riigivapi seadusele ning eesti- ja inglisekeelsed kirjaplangid.

4.19. Dokumendiplangid kujundab teabehalduse eest vastutav töötaja vastavalt valitsusasutuste

visuaalse identiteedi stiilijuhisele.

4.20. Digitaalsed plangid on kättesaadavad RITi siseveebi kataloogis „Dokumendiplangid“.

4.21. Struktuuritoetustest rahastatavate programmidega ja projektidega seotud dokumentidele

lisatakse nõuetekohased logod.

Dokumendimallid

4.22. DHSis dokumentide loomiseks kasutatakse reeglina dokumendimalle. Teabehalduse eest

vastutav töötaja loob dokumendiplankide alusel ja dokumendiliigi metaandmetest ning

vorminõuetest lähtuvalt dokumendimallid.

4.23. Kui dokument on loodud ilma dokumendimalli kasutamata, laetakse DHSi

dokumendiplangile või valgele paberile/lehele vormistatud dokument.

Dokumentide loomine

4.24. Dokumendi loomisel lähtutakse käesolevas korras kehtestatud nõuetest.

9 / 21

4.25. Dokumendi kavandi koostab vastava valdkonna töötaja DHSis.

4.26. Dokumente menetletakse digitaalselt DHSis, kasutades selleks ettenähtud dokumendimalle

ja eelseadistatud töövoogusid.

4.27. Loodud dokumendil on kohustuslikud elemendid ja nendele lisaks ka dokumendiliigile

omased elemendid, kohustuslikud elemendid on:

2.27.1. dokumendi andja või lepingu pooled,

2.27.2. kuupäev,

2.27.3. sisu,

2.27.4. allkirjastaja või sisu kinnitaja või märge asutuse automaatse kinnituse kohta.

4.28. Protsessijoonis:

Posti vastuvõtmine, dokumentide hõlmamine ja registreerimine

4.29. Dokumendid, mis saabuvad elektronpostiaadressile [email protected], edastatakse teabehalduse

eest vastutav töötaja poolt DHSi saabunud dokumentide loendisse. DHXi kaudu saabuvad

dokumendid edastatakse otse saabunud dokumentide loendisse.

4.30. Töötaja nimelisele e-posti aadressile saabunud dokumentide, mis on

dokumendiväärtusega, DHSi hõlmamise eest vastutab töötaja, kes registreerib saabunud

dokumendi ise või edastab dokumendi elektronpostile [email protected] registreerimiseks.

Registreerimise ja säilitamise protsessi käigus peab e-kiri jääma digitaalseks dokumendiks.

10 / 21

Dokumendi autentsuse ja tervikluse säilitamiseks peab manus (e-kirja lisana saadetav fail)

olema koos e-kirjaga.

4.31. E-kirja kui dokumendi väärtust hinnatakse sisu järgi.

4.32. E-kirjad sh manused, mis on loodud või saadud RITi tegevuse käigus ning peegeldavad

asutuse funktsioone, tegevusi ja otsustusi, on RITile kuuluvad dokumendid ja need tuleb

töötajal säilitada.

4.33. Saabunud posti ja paberdokumendid võtab vastu büroojuht.

4.34. Saadud paberdokumendid digiteeritakse ja hõlmatakse DHSi, välja arvatud juhul, kui:

4.34.1. dokument ei ole digiteeritult kasutatav;

4.34.2. dokumenti ei ole otstarbekas digiteerida mahu tõttu või erandlikul põhjusel.

Värviline dokument skaneeritakse resolutsiooniga 300 dpi ja must-valge

halltoonides (8 bit) ning PDF-vormingus.

4.35. Digiteeritud paberdokumendi võib tagastada selle esitajale või saatjale või hävitada, kui

teabe ülekandmine elektroonilisele teabekandjale toimus arhiivieeskirjas sätestatud korras

ja originaali säilitamise nõue ei tulene õigusaktist.

4.36. Dokumendi vastuvõtja kontrollib saabunud dokumentide puhul adressaadi õigsust ning

allkirjade ja lisade olemasolu. Puuduste esinemisel informeeritakse saatjat.

4.37. Dokumendi hõlmamisel määratakse dokumendi asukoht DHSi dokumendipuus.

Toimikusse saab lisada ainult kindlaks määratud liiki dokumente.

4.38. Dokumendi registreerija seab vajadusel dokumendile käesoleva korra punkti 5 kohaselt

juurdepääsupiirangu.

4.39. Dokumendi registreerimisel genereeritakse hõlmatud dokumendile automaatselt

dokumendi viit (number ja toimiku tähis) ja registreerimiskuupäev.

4.40. Dokumenti saab registreerida toimiku koosseisu või olemasoleva dokumendi alanejaks

sama asja koosseisus. Näiteks lepingu lisa(d) ja lepingu tulemi üleandmis-vastuvõtmisakt

registreeritakse lepingu alaneva dokumendina. Dokumendile, mis registreeritakse

dokumendi juurde alanevaks dokumendiks lisandub täiendav individualiseeriv number.

Näiteks: 5-3/22/111-2, kus 5-3 on sarja tähis, 22 toimiku avamise aasta kaks viimast

numbrit, 111 dokumendi järjekorranumber, 2 esimese alaneja, dokumendi

individualiseeriv number.

4.41. DHSis registreeritud dokumentidele luuakse omavahelised seosed.

4.42. Dokumentide registreerimisel kehtib ühekordse registreerimise reegel. DHSis ei

registreerita dokumente, mis on registreeritud teistes infosüsteemides.

4.43. Dokumendi registreerija suunab dokumendi registreerimise järgselt vastutava

struktuurüksuse juhile täitja määramiseks või otse täitjale ülesande täitmiseks.

11 / 21

4.44. Kõik asutusse saabunud registreeritavad dokumendid tuleb registreerida samal või

järgneval tööpäeval.

4.45. Registreerimisele ei kuulu:

4.45.1. RITi sisene kirjavahetus;

4.45.2. dokumendid, mida menetletakse mõnes muus infosüsteemis;

4.45.3. kirjad märkega “ISIKLIK” (kui dokumendi avamisel selgub, et see osutub

ametlikuks, vastutab registreerimise eest adressaat);

4.45.4. infovahetus partneri/kliendiga, millel ei ole tõendusväärtust (infopäringud teenuste

osas, vms);

4.45.5. trükised (ajakirjad, brošüürid, raamatud);

4.45.6. saabunud anonüümsed dokumendid;

4.45.7. valesti adresseeritud dokumendid;

4.45.8. saabunud kutsed;

4.45.9. tööle või praktikale kandideerimisega seotud dokumendid.

4.46. Protsessijoonis:

Vastusdokumentide menetlemine ja lahendamise tähtajad

4.47. Vastusdokument vormistatakse jätkuna alusdokumendile.

12 / 21

4.48. Vastuskirja eelnõu edastatakse kooskõlastamiseks ja allkirjastamiseks lähtudes lisas 1 välja

toodud dokumentide töövoogudest.

4.49. Dokumendi lahendamise tähtaja määrab dokumendi registreerija, arvestades dokumentide

menetlemiseks õigusaktidega ette nähtud tähtaegu.

4.50. Dokumendi tähtaegse täitmise eest vastutab dokumendi eest vastutav töötaja.

4.51. Saabunud dokumendi vastamise tähtajad tulenevad õigusaktidest, lepingutest ja asja

algatavas dokumendis märgitud tähtajast.

4.52. Saabunud dokumendile (kiri, selgitustaotlus, märgukiri jm) vastatakse viivitamata, kuid

mitte hiljem kui 30 kalendripäeva jooksul selle registreerimisest. Erilise vajaduse korral,

lähtuvalt vastamise keerukusest, võib vastamise tähtaega pikendada kuni kahe kuuni. Isikut

teavitatakse vastamise tähtaja pikendamisest ja pikendamise põhjusest. Teabenõudele

vastatakse viivituseta või hiljemalt 5 tööpäeva jooksul.

4.53. Vastamise tähtaega arvestatakse dokumendi saabumise päevale järgnevast tööpäevast.

4.54. Dokumendi täitja saab DHSi teavituse dokumendi täitmiseks suunamisest ja perioodiliselt

meeldetuletusi kuni dokument on märgitud täidetuks.

4.55. Dokument loetakse täidetuks, kui dokumendist tulenevad toimingud on sooritatud ja

asjaosalistele on sellest teatatud või kui dokumendi saatjale on vastatud.

Töövood

4.56. Dokumendiga tehtavad tegevused DHSis, RTIPis ja Fitekis on organiseeritud

töövoogudeks, mis omakorda jagunevad töövoosammudeks (kooskõlastamine, täitmine,

teadmiseks edastamine, allkirjastamine, kinnitamine jne). Iga töösammuga on seotud

konkreetne tööülesanne, selle täitja ja täitmise tähtaeg.

4.57. Dokumendi kavandi koostaja või teabehalduse eest vastutav töötaja algatab töövoo

kasutades eelseadistatud töövoogusid.

4.58. Kui töötajale on saabunud tööülesanne, mis ei kuulu tema valdkonda, siis töötaja delegeerib

tööülesande õigele täitjale esimesel võimalusel, aga mitte hiljem kui kaks päeva pärast

tööülesande saamist.

4.59. Kui mõni töötaja on menetlusringis mitmes rollis, siis suunatakse dokument talle üks kord

ja kõrgemal positsioonil oleva rolliga (nt kui kirja allkirjastab osakonnajuhataja, siis ei ole

vaja dokumenti talle kooskõlastamiseks suunata).

4.60. Dokument kooskõlastatakse hiljemalt 3 tööpäeva jooksul või koostaja poolt antud

tähtajaks. Kui kooskõlastusringile on saadetud käskkiri, millega kinnitatakse kõigi

töötajate töökorraldust puudutavad juhendid, korrad jmt, ning dokument ei ole tähtaegselt

kooskõlastatud, loetakse kooskõlastus antuks pärast tähtaja saabumist.

13 / 21

4.61. Eelarvestamise ja kulujuhtimise dokumentide menetlemise puhul lähtutakse lisaks

käesolevale korrale direktori 26.04.2022 käskkirjast nr 4 „Eelarvestamise ja kulujuhtimise

protsesside kinnitamine“.

4.62. Asutuseülesed dokumendid kooskõlastavad kõik osakonnajuhatajad.

4.63. Osakonnajuhataja võib menetlusringi kaasata talituse juhataja ning muid asjassepuutuvaid

töötajad, kui dokumendi sisu puudutab teisi struktuuriüksuseid/töötajaid.

4.64. RITi dokumentide töövood on kirjeldatud lisas 1 „Dokumendiliikide töövood“.

Dokumentide allkirjastamine

4.65. RITi dokumentide allkirjastamise põhimõtted:

4.65.1. RITi üleseid dokumente ning lepinguid allkirjastab direktor.

4.65.2. Osakonna tööd puudutavaid dokumente, mis ei too RITile kaasa rahalisi kohustusi,

allkirjastab osakonnajuhataja (nt kirjavahetus osakonda puudutavates küsimustes).

4.66. Dokumendid esitatakse allkirjastamiseks koos lisade ja muude asjakohaste materjalidega.

4.67. Enne dokumendi allkirjastamist veendub allkirjastaja, et tal on vastav volitus dokumendi

allkirjastamiseks.

4.68. Dokumendi allkirjastamiseks kasutatakse digitaalallkirja, välja arvatud juhul, kui:

4.68.1. teine osapool on dokumendi allkirjastanud paberil;

4.68.2. dokumendi adressaadil puudub võimalus digitaalselt allkirjastatud dokumendiga

tutvuda;

4.68.3. adressaat on teatanud, et ta ei soovi saada digitaalselt allkirjastatud dokumenti.

4.69. Digitaaldokumendid allkirjastatakse DHSis töövoo sammuna „allkirjastamine” ID-kaardi

või mobiili-ID-ga.

4.70. Digitaalse allkirjastamise käigus toimub DHSis dokumendi registreerimine (genereeritakse

registreerimise kuupäev ja number) ja luuakse arhiivivorming (PDF fail).

4.71. Kui dokument digiallkirjastatakse väljaspool DHSi siis peab dokumendi fail olema

eelnevalt viidud PDF vormingusse.

4.72. Paberkandjal dokument vormistatakse DHSis kasutades eelseadistatud dokumendimalli,

prinditakse ja allkirjastatakse. RITi tarbeks skaneeritakse allkirjastatud dokument ja

lisatakse DHSi.

Asutusesiseselt dokumentidest teavitamine

4.73. Dokumendist teavitamine ja dokumendi tutvustamine toimub DHSi kaudu või siseveebis.

4.74. Dokument edastatakse töötajale, kelle teavitamise vajadus tuleneb dokumendi sisust.

14 / 21

4.75. RITi sisemised ja/või töötaja tööd korraldavad dokumendid (korrad, eeskirjad, juhendid

jm) suunatakse DHSis töötajale teadmiseks võtmiseks ning töötaja annab dokumendiga

tutvumise kohta kinnituse DHSis.

4.76. Uutele töötajatele tutvustatakse varem kehtestatud kordasid allkirja vastu.

Dokumentide ja saadetiste väljastamine

4.77. Digitaalselt allkirjastatud ja adressaadile edastamiseks märgitud dokumendi (koos e-kirja

mallile vormistatud kaaskirjaga) saadab DHSist välja teabehalduse eest vastutav töötaja

või koostaja DHX kaudu või e-kirjana. DHSist saadetud dokumendi saatja aadressiks on

[email protected].

4.78. Eelistada tuleb dokumentide elektroonilist väljasaatmist ning avaliku sektori puhul DHXi

kaudu saatmist.

4.79. Dokument saadetakse välja registreerimise päeval või sellele järgneval tööpäeval.

4.80. Kui koostaja saadab registreerimisele kuuluva e-kirja välja oma e-posti aadressilt, vastutab

saatja e-kirja DHSi PDF vormingus hõlmamise ja registreerimise eest.

4.81. Postiga ja kullerpostiga saadetava dokumendi ja saadetise toob töötaja väljasaatmiseks

büroojuhile.

5. Teabe avalikustamine ja asutusesiseseks kasutamiseks tunnistamine

Teabe avalikustamine

5.1. Avalik teave on, mis tahes viisil ja mis tahes teabekandjale, jäädvustatud ja

dokumenteeritud info, mis on saadud või loodud seaduses või selle alusel antud

õigusaktides sätestatud avalikke ülesandeid täites.

5.2. Dokumentidele ja teabele tagatakse juurdepääs teabe avalikustamisega RITi veebilehel ja

teabenõude täitmisega.

5.3. Avalikule teabele juurdepääsu võimaldamiseks avaldab RIT oma veebilehel

dokumendiregistri.

5.4. Avalikustamisele kuuluv teave lisatakse RITi veebilehe vastavasse rubriiki esimesel

võimalusel ja avaliku teabe seaduses ettenähtud vormis. Iga töötaja vastutab oma

ametijuhendi piires selle eest, et RITi poolt avalikustamisele kuuluv teave oleks edastatud

kommunikatsioonieksperdile üles laadimiseks.

5.5. Dokumendiregistri avaliku vaate kaudu ei võimaldata otseligipääsu juurdepääsupiiranguga

dokumentide sisule.

Teabe asutusesiseseks kasutamiseks tunnistamine

15 / 21

5.6. Teabe asutusesiseseks kasutamiseks tunnistamise esmase vajaduse otsustab dokumendi

koostaja, kes teeb, lähtudes dokumendi sisust, märke „Asutusesiseseks kasutamiseks“

DHSis dokumendi metaandmetes, märkides juurdepääsupiirangu õigusliku aluse, piirangu

kehtivuse arvutab DHS automaatselt. Kui saabuvad paberkandjal dokumendid, siis tehakse

juurdepääsupiirangu märge ka dokumendile või dokumendi kogumile. Dokumendimallile

vormistatud dokumendile tekib juurdepääsupiirangu märge automaatselt, kui

metaandmetes on juurdepääsupiirang märgitud.

5.7. „ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS“ märkega kirja ja/või muu dokumendi

vastuskirjale ja/või muule dokumendile kantakse samuti märge juurdepääsupiirangu kohta.

Juurdepääsupiirangu aluseks märgitakse sel juhul algatuskirjas märgitud alus.

5.8. Märge „ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS“ tehakse väljasaadetavale dokumendile

(sh kaaskirjale) olenemata dokumendi teabekandjast. Juurdepääsupiirangu märge sisaldab

järgmisi andmeid: teabevaldaja nimetus, juurdepääsupiirangu alus, märke vormistamise

kuupäev, piirangu kehtimise lõpptähtpäev.

5.9. Kui juurdepääsupiirangu kehtestamise põhjus on ära langenud, on teabevaldaja kohustatud

juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistama. Juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamisel

eemaldatakse DHSist juurdepääsupiirang ning tehakse märkus täiendava info reale,

võimalusel tehakse dokumendile märge juurdepääsupiirangu ära langemise kohta.

5.10. Juurdepääsupiiranguga infot kasutatakse ainult tööülesannete täitmiseks ja piiratud

juurdepääsuga dokumente ning nende koopiaid väljastatakse ainult seadusega ettenähtud

juhtudel.

6. Pitsati hoidmine ja kasutamine

6.1. RITis kasutuses olev Riigivapiga pitsat on sõõrikujuline 35 mm läbimõõduga pitsat, mille

keskel on väikese riigivapi kujutis. Sõõri ülemist äärt mööda on suurtähtedega tekst “RIIGI

INFO- JA KOMMUNIKATSIOONITEHNOLOOGIA KESKUS”. Riigivapiga pitsat on

registreeritud Riigikantseleis vastavalt riigivapi seadusele.

6.2. Pitsati kasutamine ja pitsati hoidmine:

Pitsati liik Kasutusala Pitsati kasutaja ja hoidja

Riigivapiga pitsat Ametkondlikud välislepingud

jm dokumendid

Pitsati hoidja on

dokumendi- ja töösuhete

halduse peaspetsialist,

kasutajad on direktor ja

osakonnajuhatajad

16 / 21

6.3. Pitsatijäljend ehk pitser on sinise värvitooniga. Pitser peab riivama allkirja viimast kahte

tähte.

6.4. Rikutud ja kehtetute pitsatite hävitamiseks koostab teabehalduse eest vastutav töötaja

hävitamisakti ja korraldab hävitamise.

7. Asjaajamisaasta alustamise ja lõpetamisega seotud toimingud, dokumentide hoid

7.1. Asjaajamisaasta alguses avatakse DHSis dokumentide liigitusskeemi põhjal uue

asjaajamisaasta toimikud.

7.2. DHSis on kõikidele sarjadele vaikimisi määratud säilituskava.

7.3. Asjaajamisaasta lõpetamine toimub vastavalt DHSis määratud säilituskavale.

7.4. Teabehalduse eest vastutav töötaja kontrollib DHSis enne arhiiviväärtuslikku sarja kuuluva

toimiku sulgemist failide sisu vastavust ja metaandmete olemasolu.

7.5. DHSi aktiivbaasis hoitakse dokumente liigitusskeemis näidatud tähtajani ning seejärel

kantakse arhiveerimistoimingute teostamiseks passiivbaasi.

7.6. Asjaajamisaasta jooksul tekkinud paberdokumendid (mis peavad olema registreeritud

DHSis) kogutakse toimikutesse vastavalt liigitusskeemis märgitud sarjadele.

8. Asjaajamise üleandmine

8.1. Kui töötaja on puhkusel, määrab ta riigitöötaja iseteenindusportaalis ja DHSis endale

asendaja. Teostamisel ja uued tööülesanded suunatakse asendajale.

8.2. Töölepingu lõppemisel tuleb DHSis lõpetada pooleliolevad ülesanded või suunata need

edasi asendajaks määratud töötajale või vahetule juhile hiljemalt töölt lahkumise päevaks.

8.3. Töötaja annab asjaajamise üle üleandmis-vastuvõtmisaktiga töölepingu lõppemisel, kui

seda nõuab vahetu juht või osakonnajuhataja või vajadusel teabehalduse eest vastutav

töötaja. Üleandmis-vastuvõtmisakti kantakse pooleliolevad dokumendid ja toimikud

(viitega sarjale ja numbrile), mis on üleandja valduses. Muudel juhtudel lepivad

üleandmise vormi kokku üleandja ja vastuvõtja

8.4. Struktuuriüksuse asjaajamine antakse üle üleandmis-vastuvõtmisaktiga asutuse

töökorralduse olulise muutmise korral. Asjaajamise üleandmist korraldab teabehalduse

eest vastutav töötaja.

8.5. Töötaja teavitab oma lahkumisel olulisemaid koostööpartnereid uuest kontaktisikust, seda

eriti pooleliolevate projektide või lepingute puhul.

8.6. Direktori vahetumise korral vormistatud asjaajamise üleandmise-vastuvõtmise akt peab

sisaldama järgmiseid andmeid:

17 / 21

8.6.1. täitmisel olevate kirjade ja lepingute loetelu;

8.6.2. lahendamisel olevate ülesannete, sh töörühma ja projekti ülesannete ja vastavate

dokumentide loetelu;

8.6.3. eelarvevahendite seis;

8.6.4. RITi pitsatite arv, liigid ning nende hoidmise eest vastutavate töötajate nimed ja

töökohad;

8.6.5. viimasena allkirjastatud dokumentide viidad dokumendi liikide kaupa.

9. Teabe säilitamine, hoidmine ja üleandmine avalikku arhiivi

9.1. Dokumente hoitakse alles nende säilitustähtaja jooksul ning pärast säilitustähtaja lõppu

hävitatakse.

9.2. Iga töötaja vastutab tema kasutuses või vastutusel olevate dokumentide säilimise eest ja

tagab, et dokumendid ei satuks kolmandate isikute kätte.

9.3. Lühiajalise säilitustähtajaga (kuni 10 aastat) paberdokumente, millega seotud asjaajamine

on lõppenud, võib hoida dokumentide loetelus märgitud vastutava struktuurüksuse juures

kuni säilitustähtaja lõpuni.

9.4. Alatise ja pikaajalise (üle 10 aasta) säilitustähtajaga paberdokumendid, millega seotud

asjaajamine on lõppenud, antakse teabehalduse eest vastutavale töötajale üle üldjuhul

hiljemalt viis aastat pärast asjaajamisperioodi lõppu.

9.5. Kuni 10-aastase ehk lühiajalise säilitustähtajaga digitaalseid dokumente ja nende

metaandmeid säilitatakse dokumentide liigitusskeemis märgitud infosüsteemis.

9.6. Alatise ja pikaajalise säilitustähtajaga (üle 10 aasta) digitaalseid dokumente ja nende

metaandmeid säilitatakse kuni nende säilitustähtaja lõppemiseni dokumentide

liigitusskeemis märgitud infosüsteemis.

9.7. Arhiiviväärtuse saanud arhivaalide säilitamiseks ettevalmistamine ja üleandmine toimub

vastavalt arhiivieeskirjale.

9.8. Arhivaalid tuleb avalikku arhiivi üle anda, kui neid ei vajata enam oma ülesannete

täitmiseks, kuid hiljemalt 10 aastat pärast arhivaali loomist või saamist. Üle antakse

vähemalt viie aasta jooksul tekkinud arhivaalid, digitaalarhivaalid sagedamini.

9.9. Arhivaalide üleandmist korraldab teabehalduse eest vastutav töötaja.

9.10. Dokumendid, mille säilitustähtaeg on möödunud, eraldatakse hävitamiseks.

9.11. Dokumentide hävitamise kohta koostatakse hävitamisakt.

18 / 21

9.12. Arhiiviväärtuseta dokumendid hävitatakse hävitamisaktis määratud mahus ühe kuu jooksul

pärast akti koostamist. Dokumentide hävitamist koordineerib teabehalduse eest vastutav

töötaja.

9.13. Protsessijoonis:

10. Kvaliteedisüsteemi dokumentide loomine

Üldpõhimõtted

10.1. RIT teenuste kvaliteedi tagamisel lähtutakse RITi kvaliteedijuhtimissüsteemist, mis

koosneb erinevatest protsesse kirjeldavatest dokumentidest.

10.2. Protsessi kirjeldava dokumendi ajakohasena hoidmise eest vastutab kvaliteedijuht

koostöös protsessiomanikega. Rakendamise tagamise eest vastutavad kõik

protsessiomanikud oma protsesside ning töötajad oma ülesannete lõikes.

10.3. Protsessi kirjeldava dokumendi loomise algatamise, uuendamise või kehtetuks

tunnistamise vajadusega algab kvaliteedijuhtimissüsteemi loomise protsess. Protsessi

väljundiks on uus, muudetud või kehtetuks tunnistatud protsessi kirjeldav dokument.

10.4. RIT protsesside kirjeldamisel lähtutakse ITIL (ingl k. Information Technology

Infrastructure Library) infotehnoloogia haldamise tavade ja protsesside standardite kogust.

Protsessid jagunevad põhi- ja alamprotsessideks.

19 / 21

10.5. Protsesse kirjeldavaid dokumente võivad täpsustada lisad, milleks võivad olla

teenustasemed, vormid, näidised, protsessijoonised. Protsessi kirjeldava dokumendi alusel

võib selle paremaks rakendamiseks koostada juhendeid, juhiseid jm abimaterjale (mida

käskkirjaga ei kinnitata).

10.6. Kõik protsesse kirjeldavad dokumendid vormistatakse vastavalt käesoleva korra lisas

olevale vormile. Kvaliteedijuht võib tulenevalt protsessi eripärast lubada vormis

muudatusi.

10.7. Kõik protsessi kirjeldavad dokumendid on kättesaadavad RITi töötajatele DHSist ja

kehtivad protsessi kirjeldavad dokumendid elektroonilisest kvaliteedikäsiraamatust.

Kvaliteedikäsiraamatu ajakohasuse eest vastutab kvaliteedijuht.

10.8. Kõigil töötajatel on võimalik esitada protsesse kirjeldavate dokumentide osas muutmise

ettepanekuid vastavale protsessiomanikule ja/või protsessijuhile. Protsessiomanik on

kohustatud andma tagasisidet ettepanekute rakendamise või rakendamata jätmise kohta.

10.9. Tööprotsesside jooniste koostamisel kasutatakse BPMN (ingl k. Business Process

Modelling Notation) äriprotsesside modelleerimiskeelt ehk graafilist notatsiooni

äriprotsesside ja töövoogude täpsemaks kirjeldamiseks. Protsessijooniste koostamisel

kasutatakse Bizagi tarkvara.

Protsessi kirjeldus

10.10. Protsessiomanik või -juht teeb protsessi kirjeldava dokumendi muutmise ettepaneku

kvaliteedijuhile.

10.11. Kvaliteedijuht hindab protsessi dokumentatsiooni kooskõla ITIL standardiga ning

dokumentatsiooni muutmisvajadust. Dokumendi muutmise korral annab suunised

dokumentatsiooni koostamiseks.

10.12. Protsessiomanik või -juht hindab vajadust kaasata protsessi kirjeldava dokumendi

koostamisse teisi protsessi osapooli ning korraldab vajadusel töötoa(d) protsessi

kirjeldamiseks.

10.13. Protsessiomanik või -juht koostab protsessi kirjeldava dokumendi vastavalt teabehalduse

korrale ja korra lisale ning korraldab dokumentatsiooni kooskõlastamise kvaliteedijuhi,

juristi ja juhtkonnaga.

10.14. Protsessi kirjeldava dokumendi kinnitab RIT direktori käskkirjaga.

10.15. Protsessi kirjeldava dokumendi kooskõlastamisel DHSis lähtutakse käskkirja

menetlemise ja kooskõlastamise põhimõtetest ja töövoost.

20 / 21

10.16. Käskkirjaga kinnitatud protsessi kirjeldavat dokumenti (käskkirja lisa) säilitatakse ja

suunatakse töötajatele täitmiseks DHSis. Kvaliteedijuht lisab käskkirjaga kinnitatud

protsessi kirjeldava dokumendi kvaliteedikäsiraamatusse.

10.17. Protsessijoonis:

11. Sisuhaldus sise- ja välisveebis

11.1. Siseveebi haldust korraldab ja selle peakasutaja on kommunikatsiooniekspert, kelle

pädevuses ja vastutuses on siseveebi struktuuri ja sisu vastavuse kontroll, ilmnenud

puuduste kõrvaldamise nõudmine sisu loojatelt ning töötajate juhendamine siseveebi

kasutamisel.

11.2. Siseveeb jaguneb pealeheks ja alamlehtedeks. Pealehe kaudu sisestatakse siseuudiseid,

organisatsiooni üldinfot ja hallatakse siseveebi otsingukeskust. Pealehe ülesehitus järgib

põhimõtet, et kõik kasutajale vajalik info siseveebis on leitav avalehele paigutatud viidete

kaudu. Pealehe sisuhaldaja on kommunikatsiooniekspert.

11.3. Siseveeb on seotud majandustarkvara programmiga SAP, et oleks võimalik ühiskasutada

kasutajate andmeid ja hallata neid ühest keskkonnast. Juhul kui kasutajate andmed on

asutusesiseseks kasutamiseks, siis ei kasutata SAP importimist vaid sisestatakse ja

uuendatakse käsitsi.

21 / 21

11.4. Majandustarkvara SAP ja siseveebi suhtlus toimub päringutega, kus siseveeb pöördub

SAPi poole, et uuendada kasutajate profiili andmeid, lähetusi, eemalviibimisi ja puhkuseid.

11.5. Välisveebi peakasutaja on kommunikatsiooniekspert, sisuhaldusõigused võivad olla ka

teistel töötajatel ning teenuseosutamise lepinguga välisel kommunikatsioonikonsultandil.

Kommunikatsioonieksperdi pädevuses ja vastutada on välisveebi keskkonna toimimise

tagamine, sisu arendamine, õiguste haldamine, struktuuri ja sisu vastavuse kontroll,

ilmnenud puuduste kõrvaldamine koostöös valdkonnajuhtidega ning Valitsusportaali

partneritega, sisuhaldajate juhendamine välisveebi kasutamisel.

11.6. Välisveeb on kasutuses kahekeelsena (eesti ja inglise) ning jaguneb avaleheks ning

artiklilehtedeks. Avalehel avaldatakse pressiteateid.

11.7. Välisveebi kui Valitsusportaali keskne baasteenuste partner on Rahandusministeeriumi

Infotehnoloogiakeskus, sisulise halduse ja juhtimise partner on Riigikantselei.

11.8. Teabe avalikustamise ja selle eemaldamise RITi veebilehel korraldab

kommunikatsiooniekspert, kes kannab hoolt selle eest, et RITi veebileht oleks kooskõlas

õigusaktidega.

12. Protsessi mõõdikud

Jrk Mõõdiku nimi Kirjeldus Sihtväärtus

12.1 Vastamistähtaegade

vastavus seadusele

Mõõdik uurib, kas vastamistähtaegu

täidetakse. Mõõdikut rakendatakse

vajaduspõhiselt.

Seadusest

tulenevad tähtajad

(teabenõue 5

tööpäeva,

selgitustaotlus või

märgukiri 30

kalendripäeva)

Lisa 1. dokumendiliikide töövood

Lisa 2. üldplank

Lisa 3. eestikeelne kirjaplank

Lisa 4. inglisekeelne kirjaplank

Lisa 5. protsessikorra vorm