Käskkiri

KÄSKKIRI

31.01.2025 nr 17

Ametijuhendi kinnitamine Avaliku teenistuse seaduse § 52 lõigete 1 ja 2 ning sotsiaalkaitseministri 30.01.2019 määruse nr 2 "Sotsiaalkindlustusameti põhimäärus" § 10 lõike 1 punkti 9 alusel

1. Kinnitan kliendisuhete osakonna teabehalduse talituse spetsialisti ametijuhendi vastavalt lisale.

2. Tunnistan kehtetuks peadirektori 27.12.2024 käskkirja nr 197 lisa 5.

3. Käskkiri jõustub 2025. aasta 1. veebruaril.

Käskkirja peale on õigus 30 päeva jooksul käskkirja teatavaks tegemisest esitada vaie Sotsiaalkindlustusametile haldusmenetluse seaduses sätestatud korras või kaebus halduskohtule halduskohtumenetluse seadustikus sätestatud korras. (allkirjastatud digitaalselt) Maret Maripuu peadirektor

KINNITATUD Sotsiaalkindlustusameti peadirektori

31.01.2025 käskkirjaga nr 17 Lisa

AMETIJUHEND

1. Üldosa

Struktuuriüksus Kliendisuhete osakond, teabehalduse talitus

Teenistuskoht Spetsialist

Vahetu juht Talituse juhataja

Alluvad -

Teenistuja asendab Spetsialist, arhivaar

Teenistuja asendaja Spetsialist, arhivaar, talituse juhataja

Teenistuskoha eesmärk Paberkandjal dokumentide digiteerimine, sise- ja välisklientide päringute ja pöördumiste lahendamine ning Sotsiaalkindlustusameti (amet) teenistujate juhendamine ja nõustamine arhiivihalduslikes küsimustes.

Ametikoha grupp Töötaja

Eritingimused Eritingimused määratakse töölepingus.

2. Peamised teenistusülesanded Oodatavad tulemused

2.1. Paberkandjal toimikute digiteerimine.  Toimikud on nõuetekohaselt digiteeritud ja menetlussüsteemi lisatud.

 Paberkandjal toimikud on hävitamisele eraldatud.

2.2. Sotsiaalmaksu päringute lahendamine.  Sotsiaalmaksu teatised on ajakohaselt ja korrektselt vormistatud ning menetlussüsteemi lisatud.

2.3. Pädevusvaldkonda kuuluvate menetlusdokumentide koostamine ja allkirjastamine; ärakirjade ja väljavõtete tõendamine.

 Pädevusvaldkonda kuuluvad menetlusdokumendid (kirjad, järelepärimised, tõendid ja teatised) on koostatud ja allkirjastatud.

 Ärakirjad ja väljavõtted on nõuetekohaselt koostatud.

2.4. Osalemine arhiivikorra ja liigitusskeemi muutmisel ning täiendamisel.

 Arhiivikord ja liigitusskeem on ajakohased ja õigusaktidega kooskõlas.

2.5. Arhiivihaldusega seotud kordade ja juhendite loomine, täiustamine ja uuendamine.

 Arhiivihaldust reguleerivad korrad on täiendatud ja uuendatud vastavalt struktuuri- üksuste ettepanekutele ja õigusaktidest tulenevalt ning on ajakohased.

 Tööks vajalikud juhendid on teistele teenistujatele edastatud.

2.6. Teenistujate nõustamine, juhendamine ja abistamine arhiivihalduse küsimustes.

 Tagatud on teenistujate pädev ja asjakohane juhendamine ja nõustamine.

2.7. Koostöö teiste osakondadega ja/või asutuste ja organisatsioonidega oma pädevusvaldkonnas.

 Välja on kujunenud koostööpartnerite võrgustik.

 Toimub infovahetus ja koostöö partneritega.

2.8. Vanemlusprogrammi "Imelised aastad" teenusele toe pakkumine.

 Vastavalt antud sisendile on õppematerjal komplekteeritud ja välja saadetud.

 Teabehaldusalastele küsimustele oma vastutusvaldkonnas on vastatud.

2.9. Muude pädevusvaldkonda kuuluvate tegevuste korraldamine ja uuenduste algatamine.

 Muud tööga seotud tegevused ja projektid on omal initsiatiivil ja/või juhtkonna korraldusel edukalt läbi viidud.

 Tehtud on põhjendatud ettepanekud töökorralduse parandamiseks või muud arendusettepanekud, mis lähtuvad ameti võimalustest ja eesmärkidest.

2

2.10. Hea teeninduse kokkulepete järgimine.  On järgitud ameti väärtusi ja kvaliteedinõudeid.

2.11. Osakonna juhataja ja osakonna talituse juhatajate antud muude ühekordsete ülesannete täitmine.

 Ülesanded on täidetud nõuetekohaselt ja tähtaegselt vastavalt juhistele.

3. Teenistuskoha täitjale esitatavad nõuded

Haridus Keskharidus

Erialane töökogemus Soovitatavalt 1-aastane avaliku sektori kogemus dokumendihalduse või arhiivinduse valdkonnas.

Keeleoskus Eesti keele oskus tasemel C1. Vene ja inglise keele oskus tasemel B1.

Teadmised ja oskused Kasutab teksti- ja andmetöötluse ning esitluse põhifunktsioone ning info- ja kommunikatsioonitehnoloogiat tööalaseks suhtlemiseks.

Isikuomadused hoolivus, asjatundlikkus, koostöövõime, uuendusmeelsus, efektiivsus, korrektsus, abivalmidus, suhete loomise oskus, juhendamisoskus

4. Õigused ja vastutus

Õigused  teha kaugtööd kokkuleppel vahetu juhiga;  kasutada kõiki ameti esindusi töö tegemiseks;  saada tööülesannete täitmiseks vajalikku infot, sh ligipääse tööks vajalikele

infosüsteemidele;  saada tööalast juhendamist ja põhjendatud juhul supervisiooni;  osaleda ja esindada ametit oma valdkonna piires töörühmades, koolitustel jne;  vastu võtta otsuseid oma pädevuse piires.

Vastutus  tööülesannete tulemusliku täitmise eest vastavalt ametijuhendile, ameti põhimäärusele,

äriprotsesside töövoogudele ja muudele kehtivatele õigusaktidele, juhenditele ning püstitatud eesmärkidele;

 tööülesannete täitmiseks antud riigi vara heaperemeheliku kasutamise eest;  teenistusülesannete täitmisega seoses teatavaks saanud isikuandmete, riigisaladuse ning

muu juurdepääsupiiranguga teabe ja konfidentsiaalse info hoidmise eest;  andmebaaside ja infosüsteemide turvalise ja sihipärase kasutamise eest;  oma kvalifikatsiooni hoidmise ning täiendamise eest;  ameti maine hoidmise eest enda poolt vahendatavas teabes ja oma tegevustes.

Ametijuhend vaadatakse üle kord aastas vahetu juhiga või töökorralduse muutumisel.