Käskkiri

KÄSKKIRI

27.12.2024 nr 197

Ametijuhendite kinnitamine Avaliku teenistuse seaduse § 52 lõigete 1 ja 2 ning sotsiaalkaitseministri 30.01.2019 määruse nr 2 „Sotsiaalkindlustusameti põhimäärus” § 10 lõike 1 punkti 9 ja Sotsiaalkindlustusameti peadirektori 09.12.2024 käskkirja nr 3-1/61-1 „Peadirektori asendaja määramine” alusel 1. Kinnitan kliendisuhete osakonna teabehalduse talituse ametijuhendid vastavalt lisadele 1 kuni

7 järgmiselt: 1.1. talituse juhataja (lisa 1); 1.2. peaspetsialist (lisa 2); 1.3. peaspetsialist (lisa 3); 1.4. arhivaar (lisa 4); 1.5. spetsialist (lisa 5); 1.6. spetsialist (lisa 6); 1.7. spetsialist (lisa 7).

2. Käskkiri jõustub 2025. aasta 1. jaanuaril. Käskkirja peale on õigus 30 päeva jooksul käskkirja teatavaks tegemisest esitada vaie Sotsiaalkindlustusametile haldusmenetluse seaduses sätestatud korras või kaebus halduskohtule halduskohtumenetluse seadustikus sätestatud korras. (allkirjastatud digitaalselt) Leila Siiroja õiguse ja järelevalve osakonna juhataja peadirektori ülesannetes

KINNITATUD Sotsiaalkindlustusameti peadirektori

27.12.2024 käskkirjaga nr 197 Lisa 1

AMETIJUHEND

1. Üldosa

Struktuuriüksus Kliendisuhete osakond, teabehalduse talitus

Teenistuskoht Talituse juhataja

Vahetu juht Osakonna juhataja

Alluvad Peaspetsialistid, spetsialistid, arhivaarid

Teenistuja asendab Talituse juhataja, osakonna juhataja

Teenistuja asendaja Talituse juhataja, osakonna juhataja

Teenistuskoha eesmärk Tagada Sotsiaalkindlustusameti (amet) teabe- ja arhiivihalduse valdkonna tulemuslik toimimine ja arendamine kooskõlas ameti põhitegevusvaldkondade vajaduste ja ameti strateegiliste suundadega. Kavandada enda alluvuses oleva struktuuriüksuse tegevust koos osakonna juhataja ja teenuseomanikega. Tagada talituse juhtimine ja ülesannete täitmine ning hea teeninduse kokkulepete rakendamine. Teha koostööd sidusrühmadega. Korraldada ameti infoliikumist kooskõlas ameti strateegiliste eesmärkidega

Ametikoha grupp Töötaja

Eritingimused Eritingimused määratakse töölepingus.

2. Peamised teenistusülesanded Oodatavad tulemused

2.1. Talituse juhtimine.  Valdkonna toimimine on ladusa töökorralduse kaudu tagatud (sh koostatud ametijuhendid ja ametikohad täidetud kompetentsete ja tööprofiilile sobivate inimestega).

 Töötajatele on selged neile püstitatud ootused ja nad saavad regulaarset tagasisidet oma tööle (sh on läbi viidud ja nõuetekohaselt fikseeritud üks-ühele, katseaja ja aastavestlused).

 Tagatud on arendav toetus ja nõustamine töötajatele keerukamates tööprotsessides, rakendatakse mitmekülgseid arendavaid meetmeid töötajate pädevuse saavutamiseks ja hoidmiseks.

 Talituse koosseis ja ülesannete jaotus on optimaalne, töö tegemiseks vajalikud vahendid (sh juurdepääsu-õigused) on taotletud.

2.2. Ameti teabe- ja arhiivihalduse korraldamine.

 Ameti teabe- ja arhiivihaldus on korraldatud kaasaegselt, korrektselt, efektiivselt ja kasutajasõbralikult, sh toetudes sisekliendi tagasisidele.

 Ameti töös kasutatavate dokumendihaldus- ja infosüsteemid vastavad tööalastele vajadustele, info on kiiresti leitav ja kasutatav ning arendusvajadused kirjeldatud ning oma pädevuse piires ellu viidud.

 Valdkonna regulatsioonid ja juhendid on asjakohased. Valdkonna alane info on siseveebis piisavalt kajastatud ning alati ajakohane.

 Valdkonna tööplaan ja eelarve on koostatud ja selle täitmine tagatud.

 Valdkonna alased järelepärimised, kirjad jne

on nõuetekohaselt vastatud. Osakonna juhatajale on tagatud vajalikud sisendid.

2.3. Ameti teenistujate oskuste edendamine teabe- ja arhiivihalduse valdkonnas.

 Talituse töökorralduse kaudu on tagatud ameti teenistujate igapäevane juhendamine ja nõustamine teabehalduse tegevustes.

 Loodud on süsteemne koolitusprotsess kasutajaoskuste parandamiseks ja kasutajate pöördumiste mahu vähendamiseks.

 Kasutajaoskuste koolitus toimub regulaarselt ja põhineb pöördumiste analüüsile.

2.4. Infosüsteemide arendusprotsessides osalemine ja vajaliku sisendi andmine oma pädevusvaldkonnas.

 Infosüsteemide arendamiseks on antud vajalik sisend.

2.5. Teabenõuete ja vastuskirjade vastamise tagamine isikutele, asutustele, institutsioonidele oma pädevusvaldkonnas.

 Teabenõuded ning vastuskirjad on vastatud tähtaegselt.

2.6. Valdkondlikes töögruppides osalemine.  Valdkondlikes muudatustes on arvestatud ameti vajadustega.

2.7. Koostöö teiste osakondadega ja/või asutuste ja organisatsioonidega oma pädevusvaldkonnas.

 Vastavalt vajadusele on osaletud töögruppide töös, mis puudutavad ametikoha töövaldkonda, eelkõige teabehalduse valdkonna põhimõtete arendamist ja väljatöötamist riigis.

 Aktiivselt on osaletud teabehaldusega puutumuses olevates arendustegevustes organisatsioonisiseselt ning esitatud asjakohased ettepanekud teenuste arendusse.

 Välja on kujunenud koostööpartnerite võrgustik. Toimub infovahetus ja koostöö partneritega.

2.8. Muude pädevusvaldkonda kuuluvate tegevuste korraldamine ja uuenduste algatamine.

 Muud tööga seotud tegevused ja projektid on omal initsiatiivil ja/või juhtkonna korraldusel edukalt läbi viidud.

 Tehtud on põhjendatud ettepanekud töökorralduse parandamiseks või muud arendusettepanekud, mis lähtuvad ameti võimalustest ja eesmärkidest.

2.9. Vahetu juhi antud muude ühekordsete ülesannete täitmine.

 Ülesanded on täidetud nõuetekohaselt ja tähtaegselt.

3. Teenistuskoha täitjale esitatavad nõuded

Haridus Kõrghariduse II aste või kõrghariduse I aste ja erialane kvalifikatsioon.

Erialane töökogemus Vähemalt 2-aastane töökogemus ametiasutuse või ametikoha töövaldkonnas ja vähemalt 2-aastane juhtimise kogemus.

Keeleoskus Eesti keele oskus tasemel C1. Inglise keele oskus tasemel B2.

Teadmised ja oskused Riigi põhikorra ja avaliku halduse organisatsiooni ning avalikku haldust reguleerivate õigusaktide tundmine. Väga hea valdkonda reguleerivate õigusaktide tundmine. Head juhtimisalased teadmised ja praktilise rakendamise oskus, sh valdkonna eelarve koostamise ja täitmise jälgimise oskus, oskus planeerida tööprotsessi ning juhtida inimesi.

Dokumendihaldusprogrammi tundmine, Microsoft Office kasutamine ning põhiliste töös kasutatavate programmide ja rakenduste hea tundmine.

Isikuomadused Hoolivus, asjatundlikkus, koostöövõime, uuendusmeelsus

4. Õigused ja vastutus

Õigused  teha kaugtööd kokkuleppel vahetu juhiga;  kasutada kõiki ameti esindusi töö tegemiseks;  saada tööülesannete täitmiseks vajalikku infot, sh ligipääse tööks vajalikele

infosüsteemidele;  saada tööalast juhendamist ja põhjendatud juhul supervisiooni;  osaleda ja esindada ametit oma valdkonna piires töörühmades, koolitustel jne;  vastu võtta otsuseid oma pädevuse piires.

Vastutus  tööülesannete tulemusliku täitmise eest vastavalt ametijuhendile, ameti põhimäärusele,

äriprotsesside töövoogudele ja muudele kehtivatele õigusaktidele, juhenditele ning püstitatud eesmärkidele;

 tööülesannete täitmiseks antud riigi vara heaperemeheliku kasutamise eest;  teenistusülesannete täitmisega seoses teatavaks saanud isikuandmete, riigisaladuse ning

muu juurdepääsupiiranguga teabe ja konfidentsiaalse info hoidmise eest;  andmebaaside ja infosüsteemide turvalise ja sihipärase kasutamise eest;  oma kvalifikatsiooni hoidmise ning täiendamise eest;  ameti maine hoidmise eest enda poolt vahendatavas teabes ja oma tegevustes.

Ametijuhend vaadatakse üle kord aastas vahetu juhiga või töökorralduse muutumisel.

KINNITATUD Sotsiaalkindlustusameti peadirektori

27.12.2024 käskkirjaga nr 197 Lisa 2

AMETIJUHEND

1. Üldosa

Struktuuriüksus Kliendisuhete osakond, teabehalduse talitus

Teenistuskoht Peaspetsialist

Vahetu juht Talituse juhataja

Alluvad -

Teenistuja asendab Peaspetsialist, talituse juhataja (pädevuse piires)

Teenistuja asendaja Peaspetsialist, talituse juhataja

Teenistuskoha eesmärk Valdkonna asjatundjana juhib protsessi ja täidab konkreetseid ülesandeid; kontrollib oma valdkonnas teenuse kvaliteeti ja esitab ettepanekuid teenuse parendamiseks; nõustab kolleege; registreerib Sotsiaalkindlustusametile (amet) edastatud teavet õigesse infosüsteemi; teostab kontrolli enda pädevuse piires; juhib tähelepanu puudustele, tuvastab rikkumisi ja kõrvalekaldeid nõuetest ja eeskirjadest; annab selgitusi valdkondlike nõuete ja eeskirjade täitmise kohta; valmistab ette oma valdkonna koolitusi, viib neid läbi või osaleb neis; koostab oma pädevuse piires oma valdkonna kohta aruandeid; lahendab keerukamaid probleeme või on kaasatud nende lahendamisse.

Ametikoha grupp Töötaja

Eritingimused Eritingimused määratakse töölepingus.

2. Peamised teenistusülesanded Oodatavad tulemused

2.1. Teenistujate juhendamine, nõustamine teabehalduse valdkonnas ja teabevahetuse ja -ringluse korraldamine ning haldamine.

 Vajadusel on tagatud pädev ja asjakohane teenistujate juhendamine teabehalduse valdkonnas.

 Ameti e-posti aadressidele tulnud teave (sh lepingud, aktid) on registreeritud ja menetlusse suunatud või väljasaatmine korraldatud.

 Masspostituste edastamine sisuosakonna sisendi alusel.

 Juristide kohtulahendite ja vajadusel kohtu dokumentide registreerimine ja edastamine (õiguse kausta haldamine).

 Lepingute vormistus, ülevaade ja kehtivus on ajakohane.

 Pädevuse piires teabe andmekaitsealane nõustamine tehtud.

 Ametlikud dokumendid on nõuetekohaselt vormistatud.

2.2. Töös kasutatavate infosüsteemides oleva info haldamine. Osakondadega koostöös protsesside mugavdamine.

 Infosüsteemides olev teave on nõuetekohaselt registreeritud ja suunatud menetlusse.

 Teave on kiirelt süsteemidest leitav ja kasutatav.

 Protsessimuudatused on kirjeldatud ja teenistujaid koolitatud.

 Juhendid on koostatud.

2.3. Vajadusel asutuse teenistujatele DHSi ja infosüsteemis SKAIS2 koolituste tagamine.

 EDHSi ja infosüsteemi SKAIS2 koolitused on vajaduspõhiselt teenistujatele läbi viidud.

 Veebikoolitus on asjakohane.

2

2.4. Kasutajaõiguste andmine ja/või korraldamine dokumendihaldussüsteemile.

 Dokumendihaldussüsteemile on tagatud kasutajaõigused.

 EDHSis on hallatud kasutajagrupi nimekirjad.

2.5. EDHSist väljavõtete tegemine.  Vajalikud väljavõtted on tehtud.  Lahkuvate teenistujate EDHSis

vastutusel olevatest dokumentidest, tööülesannetest on väljavõte edastatud vahetule juhile.

 Regulaarne kontroll puudustega menetluste, töövoogude ja tööülesannetele on teostatud.

 Puudused on kõrvaldatud ja üleliigsed dokumendid/töövood/tööülesanded kustutatud.

2.6. EDHSiga seotud administratiivsete tegevuste teostamine.

 Dokumendimallid on koostatud ja ajakohased (sh siseveebis olevad dokumendivormid).

 "Saatmata dokumendid" EDHSi menüüpunkt on kontrollitud ja teavitused teenistujatele edastatud.

 Tagatud on õiged ja ajakohased funktsioonid, sarjad ja toimikud.

 Loodud ja korrastatud on dokumentide ja asjatoimikute liigid.

 EDHSis olev teave on korrastatud üleandmiseks arhiivile või edasiseks säilitamiseks ameti arhiivis.

2.7. Koostöö teiste osakondadega ja/või asutuste ja organisatsioonidega oma pädevusvaldkonnas.

 Välja on kujunenud koostööpartnerite võrgustik.

 Toimub infovahetus ja koostöö partneritega.

2.8. Muude pädevusvaldkonda kuuluvate tegevuste korraldamine ja uuenduste algatamine.

 Muud tööga seotud tegevused ja projektid on omal initsiatiivil ja/või juhtkonna korraldusel edukalt läbi viidud.

 Tehtud on põhjendatud ettepanekud töö- korralduse parandamiseks või muud arendusettepanekud, mis lähtuvad ameti võimalustest ja eesmärkidest.

2.9. Hea teeninduse kokkulepete järgimine.  On järgitud ameti väärtusi ja kvaliteedinõudeid.

2.10. Vahetu juhi, osakonna talituse juhatajate ja osakonna juhataja antud muude ühekordsete ülesannete täitmine.

 Ülesanded on täidetud nõuetekohaselt ja tähtaegselt vastavalt juhistele.

3. Teenistuskoha täitjale esitatavad nõuded

Haridus Kutse- või kõrgharidus, soovitatavalt erialane kutse- või kõrgharidus

Erialane töökogemus 3-aastane avaliku sektori kogemus teabehaldusega seotud ametikohal

Keeleoskus Eesti keele oskus tasemel C1. Vene keele oskus tasemel B1.

Teadmised ja oskused Vilunud MS Office tootepere kasutaja, on võimeline ka teisi juhendama. Omandab kiiresti uute programmide spetsiifika ning otsib uusi infotehnoloogilisi lahendusi oma töö lihtsustamiseks. Valdab pimekirja. Soovitavalt varasem töökogemus dokumendihaldussüsteemiga Delta.

3

Isikuomadused Hoolivus, asjatundlikkus, koostöövõime, uuendusmeelsus, korrektsus, esinemisjulgus, efektiivsus, pingetaluvus, juhendamisoskus, loovus, suhete loomise oskus

4. Õigused ja vastutus

Õigused  teha kaugtööd kokkuleppel vahetu juhiga;  kasutada kõiki ameti esindusi töö tegemiseks;  saada tööülesannete täitmiseks vajalikku infot, sh ligipääse tööks vajalikele

infosüsteemidele;  saada tööalast juhendamist ja põhjendatud juhul supervisiooni;  osaleda ja esindada ametit oma valdkonna piires töörühmades, koolitustel jne;  vastu võtta otsuseid oma pädevuse piires.

Vastutus  tööülesannete tulemusliku täitmise eest vastavalt ametijuhendile, ameti põhimäärusele,

äriprotsesside töövoogudele ja muudele kehtivatele õigusaktidele, juhenditele ning püstitatud eesmärkidele;

 tööülesannete täitmiseks antud riigi vara heaperemeheliku kasutamise eest;  teenistusülesannete täitmisega seoses teatavaks saanud isikuandmete, riigisaladuse ning

muu juurdepääsupiiranguga teabe ja konfidentsiaalse info hoidmise eest;  andmebaaside ja infosüsteemide turvalise ja sihipärase kasutamise eest;  oma kvalifikatsiooni hoidmise ning täiendamise eest;  ameti maine hoidmise eest enda poolt vahendatavas teabes ja oma tegevustes.

Ametijuhend vaadatakse üle kord aastas vahetu juhiga või töökorralduse muutumisel.

KINNITATUD Sotsiaalkindlustusameti peadirektori

27.12.2024 käskkirjaga nr 197 Lisa 3

AMETIJUHEND

1. Üldosa

Struktuuriüksus Kliendisuhete osakond, teabehalduse talitus

Teenistuskoht Peaspetsialist

Vahetu juht Talituse juhataja

Alluvad -

Teenistuja asendab Peaspetsialist, talituse juhataja (pädevuse piires)

Teenistuja asendaja Spetsialist, peaspetsialist, talituse juhataja

Teenistuskoha eesmärk Valdkonna asjatundjana juhib protsessi ja täidab konkreetseid ülesandeid; kontrollib oma valdkonnas teenuse kvaliteeti ja esitab ettepanekuid teenuse parendamiseks; nõustab kolleege; registreerib Sotsiaalkindlustusametile (amet) edastatud teavet õigesse infosüsteemi; teostab kontrolli enda pädevuse piires; juhib tähelepanu puudustele, tuvastab rikkumisi ja kõrvalekaldeid nõuetest ja eeskirjadest; annab selgitusi valdkondlike nõuete ja eeskirjade täitmise kohta; valmistab ette oma valdkonna koolitusi, viib neid läbi või osaleb neis; koostab oma pädevuse piires oma valdkonna kohta aruandeid; lahendab keerukamaid probleeme või on kaasatud nende lahendamisse.

Ametikoha grupp Töötaja

Eritingimused Eritingimused määratakse töölepingus.

2. Peamised teenistusülesanded Oodatavad tulemused

2.1. Teenistujate juhendamine, nõustamine teabehalduse valdkonnas ja teabevahetuse ja -ringluse korraldamine ning haldamine.

 Vajadusel on tagatud pädev ja asjakohane teenistujate juhendamine teabehalduse valdkonnas.

 Ameti e-posti aadressidele tulnud teave (sh lepingud, aktid) on registreeritud ja menetlusse suunatud või väljasaatmine korraldatud.

 Masspostituste edastamine sisuosakonna sisendi alusel.

 Juristide kohtulahendite ja vajadusel kohtu dokumentide registreerimine ja edastamine (õiguse kausta haldamine).

 Lepingute vormistus, ülevaade ja kehtivus on ajakohane.

 Pädevuse piires teabe andmekaitsealane nõustamine tehtud.

 Ametlikud dokumendid on nõuetekohaselt vormistatud.

2.2. Töös kasutatavate infosüsteemides oleva info haldamine. Osakondadega koostöös protsesside mugavdamine.

 Infosüsteemides olev teave on nõuetekohaselt registreeritud ja suunatud menetlusse.

 Teave on kiirelt süsteemidest leitav ja kasutatav.

 Protsessimuudatused on kirjeldatud ja teenistujaid koolitatud.

 Juhendid on koostatud.

2.3. Perelepitusteenuse administreerimine.  Perelepitusteenusega seotud dokumendid on registreeritud ja töösse suunatud vastavalt töökorrale ja dokumentide loetelule.

2

 Perelepitusteenuse dokumentide ja info väljasaatmine on korraldatud.

2.4. Vajadusel asutuse teenistujatele DHSi ja infosüsteemis SKAIS2 koolituste tagamine.

 EDHSi ja infosüsteemi SKAIS2 koolitused on vajaduspõhiselt teenistujatele läbi viidud.

 Veebikoolitus on asjakohane.

2.5. Kasutajaõiguste andmine ja/või korraldamine dokumendihaldus- süsteemile.

 Dokumendihaldussüsteemile on tagatud kasutajaõigused.

 EDHSis on hallatud kasutajagrupi nimekirjad.

2.6. EDHSist väljavõtete tegemine.  Vajalikud väljavõtted on tehtud.  Lahkuvate teenistujate EDHSis vastutusel

olevatest dokumentidest, tööülesannetest on väljavõte edastatud vahetule juhile.

 Regulaarne kontroll puudustega menetluste, töövoogude ja tööülesannetele on teostatud.

 Puudused on kõrvaldatud ja üleliigsed dokumendid/töövood/tööülesanded kustutatud.

2.7. EDHSiga seotud administratiivsete tegevuste teostamine.

 Dokumendimallid on koostatud ja ajakohased (sh siseveebis olevad dokumendivormid).

 "Saatmata dokumendid" EDHSi menüüpunkt on kontrollitud ja teavitused teenistujatele edastatud.

 Tagatud on õiged ja ajakohased funktsioonid, sarjad ja toimikud.

 Loodud ja korrastatud on dokumentide ja asjatoimikute liigid.

 EDHSis olev teave on korrastatud üleandmiseks arhiivile või edasiseks säilitamiseks ameti arhiivis.

2.8. Koostöö teiste osakondadega ja/või asutuste ja organisatsioonidega oma pädevusvaldkonnas.

 Välja on kujunenud koostööpartnerite võrgustik.

 Toimub infovahetus ja koostöö partneritega.

2.9. Muude pädevusvaldkonda kuuluvate tegevuste korraldamine ja uuenduste algatamine.

 Muud tööga seotud tegevused ja projektid on omal initsiatiivil ja/või juhtkonna korraldusel edukalt läbi viidud.

 Tehtud on põhjendatud ettepanekud töökorralduse parandamiseks või muud arendusettepanekud, mis lähtuvad ameti võimalustest ja eesmärkidest.

2.10. Hea teeninduse kokkulepete järgimine.  On järgitud ameti väärtusi ja kvaliteedinõudeid.

2.11. Vahetu juhi, osakonna talituse juhatajate ja osakonna juhataja antud muude ühekordsete ülesannete täitmine.

 Ülesanded on täidetud nõuetekohaselt ja tähtaegselt vastavalt juhistele.

3. Teenistuskoha täitjale esitatavad nõuded

Haridus Kutse- või kõrgharidus, soovitatavalt erialane kutse või kõrgharidus

Erialane töökogemus 3-aastane avaliku sektori kogemus teabehaldusega seotud ametikohal.

Keeleoskus Eesti keele oskus tasemel C1. Vene keele oskus tasemel B1.

Teadmised ja oskused Vilunud MS Office tootepere kasutaja, on võimeline ka teisi juhendama. Omandab kiiresti uute programmide spetsiifika ning otsib uusi infotehnoloogilisi lahendusi oma töö lihtsustamiseks.

3

Valdab pimekirja. Soovitavalt varasem töökogemus dokumendihaldussüsteemiga Delta.

Isikuomadused Hoolivus, asjatundlikkus, koostöövõime, uuendusmeelsus, korrektsus, esinemisjulgus, efektiivsus, pingetaluvus, juhendamisoskus, loovus, suhete loomise oskus

4. Õigused ja vastutus

Õigused  teha kaugtööd kokkuleppel vahetu juhiga;  kasutada kõiki ameti esindusi töö tegemiseks;  saada tööülesannete täitmiseks vajalikku infot, sh ligipääse tööks vajalikele

infosüsteemidele;  saada tööalast juhendamist ja põhjendatud juhul supervisiooni;  osaleda ja esindada ametit oma valdkonna piires töörühmades, koolitustel jne;  vastu võtta otsuseid oma pädevuse piires.

Vastutus  tööülesannete tulemusliku täitmise eest vastavalt ametijuhendile, ameti põhimäärusele,

äriprotsesside töövoogudele ja muudele kehtivatele õigusaktidele, juhenditele ning püstitatud eesmärkidele;

 tööülesannete täitmiseks antud riigi vara heaperemeheliku kasutamise eest;  teenistusülesannete täitmisega seoses teatavaks saanud isikuandmete, riigisaladuse ning

muu juurdepääsupiiranguga teabe ja konfidentsiaalse info hoidmise eest;  andmebaaside ja infosüsteemide turvalise ja sihipärase kasutamise eest;  oma kvalifikatsiooni hoidmise ning täiendamise eest;  ameti maine hoidmise eest enda poolt vahendatavas teabes ja oma tegevustes.

Ametijuhend vaadatakse üle kord aastas vahetu juhiga või töökorralduse muutumisel.

KINNITATUD Sotsiaalkindlustusameti peadirektori

27.12.2024 käskkirjaga nr 197 Lisa 4

AMETIJUHEND

1. Üldosa

Struktuuriüksus Kliendisuhete osakond, teabehalduse talitus

Teenistuskoht Arhivaar

Vahetu juht Talituse juhataja

Alluvad -

Teenistuja asendab Arhivaar, digiteerimise spetsialist

Teenistuja asendaja Arhivaar, digiteerimise spetsialist, talituse juhataja

Teenistuskoha eesmärk Sotsiaalkindlustusameti (amet) teabehalduse korraldamises ja teabehalduse põhimõtete rakendamisel osalemine, valdkonda reguleerivate juhendite koostamine, teabe nõuetekohase säilimise ja kasutatavuse tagamine, olenemata selle jäädvustamise viisist või kandjast ning ameti teenistujate juhendamine ja nõustamine arhiivihalduslikes küsimustes.

Ametikoha grupp Töötaja

Eritingimused Eritingimused määratakse töölepingus.

2. Peamised teenistusülesanded Oodatavad tulemused

2.1. Teabe vastuvõtmise, korrastamise, säilimise ja kasutatavuse tagamise ning hävitamise korraldamine ja läbiviimine.

 Tagatud on teabe nõuetekohane ja õigeaegne vastuvõtmine, korrastamine ning kasutatavuse ja säilimise tagamine vastavalt teabekandjale ja hoidva süsteemile.

 Dokumendid ja arhivaalid on kantud kohasesse arhiivikoosseisu ülevaatesse. Teostatud on regulaarne püsivuse ja olemikontroll.

 Paberkandjal dokumentide laenutamine ja laenutuse üle arvestuse pidamine toimub nõuetekohaselt.

 Tagatud on dokumentide nõuetekohane hävitamiseks eraldamine nii paber- kui ka digiarhiivis vastavalt kehtestatud säilitustähtaegadele.

 Ametisisene arhiivieeskiri on koostatud ja ajakohastatud.

2.2. Arhivaalide Rahvusarhiivi üleandmine.  Arhivaalid on korrastatud vastavalt kehtestatud nõuetele.

 Arhivaalide üleandmisel Rahvusarhiivi nõutud dokumendid on õigeaegselt ja nõuetekohaselt vormistatud.

2.3. Teenistujate juhendamine ning koostöö teiste osakondadega ja/või asutuste ja organisatsioonidega oma pädevusvaldkonnas.

 Tagatud on teenistujate pädev ja asjakohane juhendamine ja nõustamine.

 Välja on kujunenud koostööpartnerite võrgustik.

 Toimub infovahetus ja koostöö partneritega.

2.4. Pädevusvaldkonda kuuluvate menetlusdokumentide koostamine ja allkirjastamine; ärakirjade ja väljavõtete tõendamine.

 Pädevusvaldkonda kuuluvad menetlus- dokumendid (kirjad, järelepärimised, tõendid ja teatised) on koostatud, allkirjastatud ja esitatud.

 Ärakirjad ja väljavõtted on nõuetekohaselt koostatud.

2.5. Arhiivihaldusega seotud kordade ja juhendite loomine, täiustamine ja uuendamine

 Arhiivihaldust reguleerivad korrad on täiendatud ja uuendatud vastavalt

2

struktuuriüksuste ettepanekutele ja õigusaktidest tulenevalt ning on ajakohased.

 Tööks vajalikud juhendid on teistele teenistujatele edastatud.

2.6. Koostöö teiste osakondadega ja/või asutuste ja organisatsioonidega oma pädevusvaldkonnas.

 Välja on kujunenud koostööpartnerite võrgustik.

 Toimub infovahetus ja koostöö partneritega.

2.7. Muude pädevusvaldkonda kuuluvate tegevuste korraldamine ja uuenduste algatamine.

 Muud tööga seotud tegevused ja projektid on omal initsiatiivil ja/või juhtkonna korraldusel edukalt läbi viidud.

 Tehtud on põhjendatud ettepanekud töökorralduse parandamiseks või muud arendusettepanekud, mis lähtuvad ameti võimalustest ja eesmärkidest.

2.8. Hea teeninduse kokkulepete järgimine.  On järgitud ameti väärtusi ja kvaliteedinõudeid.

2.9. Vahetu juhi, osakonna talituse juhatajate ja osakonna juhataja antud muude ühekordsete ülesannete täitmine.

 Ülesanded on täidetud nõuetekohaselt ja tähtaegselt vastavalt juhistele.

3. Teenistuskoha täitjale esitatavad nõuded

Haridus Keskharidus

Erialane töökogemus 3-aastane avaliku sektori kogemus arhiivinduse valdkonnas.

Keeleoskus Eesti keele oskus tasemel C1. Vene keele ja inglise keele oskus tasemel B1

Teadmised ja oskused Teksti- ja andmetöötlusprogrammide kasutamine edasijõudnu tasemel. Kogemused, oskused ja/või tahe uute infosüsteemide tundmaõppimiseks ja kasutamiseks; elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide varasem kasutamine edasijõudnu tasemel või nende administreerimine. Kasuks tuleb XMLide ja XSLide loomise, lugemise ja töötlemise oskus või potentsiaal ja tahe nende oskuste omandamiseks.

Isikuomadused Hoolivus, asjatundlikkus, koostöövõime, uuendusmeelsus, analüüsivõime, korrektsus, empaatiavõime, juhendamisoskus, pingetaluvus, abivalmidus, loovus

4. Õigused ja vastutus

Õigused  teha kaugtööd kokkuleppel vahetu juhiga;  kasutada kõiki ameti esindusi töö tegemiseks;  saada tööülesannete täitmiseks vajalikku infot, sh ligipääse tööks vajalikele

infosüsteemidele;  saada tööalast juhendamist ja põhjendatud juhul supervisiooni;  osaleda ja esindada ametit oma valdkonna piires töörühmades, koolitustel jne;  vastu võtta otsuseid oma pädevuse piires.

Vastutus  teenistusülesannete tulemusliku täitmise eest vastavalt ametijuhendile, ameti

põhimäärusele, äriprotsesside töövoogudele ja muudele kehtivatele õigusaktidele, juhenditele ning püstitatud eesmärkidele;

 teenistusülesannete täitmiseks antud riigi vara heaperemeheliku kasutamise eest;  teenistusülesannete täitmisega seoses teatavaks saanud isikuandmete, riigisaladuse ning

muu juurdepääsupiiranguga teabe ja konfidentsiaalse info hoidmise eest;  andmebaaside ja infosüsteemide turvalise ja sihipärase kasutamise eest;  oma kvalifikatsiooni hoidmise ning täiendamise eest;  ameti maine hoidmise eest enda poolt vahendatavas teabes ja oma tegevustes.

3

Ametijuhend vaadatakse üle kord aastas vahetu juhiga või töökorralduse muutumisel.

KINNITATUD Sotsiaalkindlustusameti peadirektori

27.12.2024 käskkirjaga nr 197 Lisa 5

AMETIJUHEND

1. Üldosa

Struktuuriüksus Kliendisuhete osakond, teabehalduse talitus

Teenistuskoht Spetsialist

Vahetu juht Talituse juhataja

Alluvad -

Teenistuja asendab Digiteerimise spetsialist, arhivaar

Teenistuja asendaja Digiteerimise spetsialist, arhivaar, talituse juhataja

Teenistuskoha eesmärk Paberkandjal dokumentide digiteerimine, sise- ja välisklientide päringute ja pöördumiste lahendamine ning Sotsiaalkindlustusameti (amet) teenistujate juhendamine ja nõustamine arhiivihalduslikes küsimustes.

Ametikoha grupp Töötaja

Eritingimused Eritingimused määratakse töölepingus.

2. Peamised teenistusülesanded Oodatavad tulemused

2.1. Paberkandjal toimikute digiteerimine.  Toimikud on nõuetekohaselt digiteeritud ja menetlussüsteemi lisatud.

 Paberkandjal toimikud on hävitamisele eraldatud.

2.2. Sotsiaalmaksu päringute lahendamine.  Sotsiaalmaksu teatised on ajakohaselt ja korrektselt vormistatud ning menetlus- süsteemi lisatud.

2.3. Pädevusvaldkonda kuuluvate menetlusdokumentide koostamine ja allkirjastamine; ärakirjade ja väljavõtete tõendamine.

 Pädevusvaldkonda kuuluvad menetlusdokumendid (kirjad, järelepärimised, tõendid ja teatised) on koostatud ja allkirjastatud.

 Ärakirjad ja väljavõtted on nõuetekohaselt koostatud.

2.4. Osalemine arhiivikorra ja liigitusskeemi muutmisel ning täiendamisel.

 Arhiivikord ja liigitusskeem on ajakohased ja õigusaktidega kooskõlas.

2.5. Arhiivihaldusega seotud kordade ja juhendite loomine, täiustamine ja uuendamine.

 Arhiivihaldust reguleerivad korrad on täiendatud ja uuendatud vastavalt struktuuri- üksuste ettepanekutele ja õigusaktidest tulenevalt ning on ajakohased.

 Tööks vajalikud juhendid on teistele teenistujatele edastatud.

2.6. Teenistujate nõustamine, juhendamine ja abistamine arhiivihalduse küsimustes.

 Tagatud on teenistujate pädev ja asjakohane juhendamine ja nõustamine.

2.7. Koostöö teiste osakondadega ja/või asutuste ja organisatsioonidega oma pädevusvaldkonnas.

 Välja on kujunenud koostööpartnerite võrgustik.

 Toimub infovahetus ja koostöö partneritega.

2.8. Muude pädevusvaldkonda kuuluvate tegevuste korraldamine ja uuenduste algatamine.

 Muud tööga seotud tegevused ja projektid on omal initsiatiivil ja/või juhtkonna korraldusel edukalt läbi viidud.

 Tehtud on põhjendatud ettepanekud töökorralduse parandamiseks või muud arendusettepanekud, mis lähtuvad ameti võimalustest ja eesmärkidest.

2.9. Hea teeninduse kokkulepete järgimine.  On järgitud ameti väärtusi ja kvaliteedinõudeid.

2.10. Vahetu juhi, osakonna talituse juhtide ja osakonna juhataja antud muude ühekordsete ülesannete täitmine.

 Ülesanded on täidetud nõuetekohaselt ja tähtaegselt vastavalt juhistele.

2

3. Teenistuskoha täitjale esitatavad nõuded

Haridus Keskharidus

Erialane töökogemus Soovitatavalt 1-aastane avaliku sektori kogemus dokumendihalduse või arhiivinduse valdkonnas.

Keeleoskus Eesti keele oskus tasemel C1. Vene keele ja inglise keele oskus tasemel B1.

Teadmised ja oskused Kasutab teksti- ja andmetöötluse ning esitluse põhifunktsioone ning info- ja kommunikatsioonitehnoloogiat tööalaseks suhtlemiseks.

Isikuomadused hoolivus, asjatundlikkus, koostöövõime, uuendusmeelsus, efektiivsus, korrektsus, abivalmidus, suhete loomise oskus, juhendamisoskus

4. Õigused ja vastutus

Õigused  teha kaugtööd kokkuleppel vahetu juhiga;  kasutada kõiki ameti esindusi töö tegemiseks;  saada tööülesannete täitmiseks vajalikku infot, sh ligipääse tööks vajalikele

infosüsteemidele;  saada tööalast juhendamist ja põhjendatud juhul supervisiooni;  osaleda ja esindada ametit oma valdkonna piires töörühmades, koolitustel jne;  vastu võtta otsuseid oma pädevuse piires.

Vastutus  tööülesannete tulemusliku täitmise eest vastavalt ametijuhendile, ameti põhimäärusele,

äriprotsesside töövoogudele ja muudele kehtivatele õigusaktidele, juhenditele ning püstitatud eesmärkidele;

 tööülesannete täitmiseks antud riigi vara heaperemeheliku kasutamise eest;  teenistusülesannete täitmisega seoses teatavaks saanud isikuandmete, riigisaladuse ning

muu juurdepääsupiiranguga teabe ja konfidentsiaalse info hoidmise eest;  andmebaaside ja infosüsteemide turvalise ja sihipärase kasutamise eest;  oma kvalifikatsiooni hoidmise ning täiendamise eest;  ameti maine hoidmise eest enda poolt vahendatavas teabes ja oma tegevustes.

Ametijuhend vaadatakse üle kord aastas vahetu juhiga või töökorralduse muutumisel.

KINNITATUD Sotsiaalkindlustusameti peadirektori

27.12.2024 käskkirjaga nr 197 Lisa 6

AMETIJUHEND

1. Üldosa

Struktuuriüksus Kliendisuhete osakond, teabehalduse talitus

Teenistuskoht Spetsialist

Vahetu juht Talituse juhataja

Alluvad -

Teenistuja asendab Spetsialist

Teenistuja asendaja Spetsialist, peaspetsialist, talituse juhataja

Teenistuskoha eesmärk Sotsiaalkindlustusameti (amet) infoliikumise ja dokumendihalduse tagamine kooskõlas ameti strateegiliste eesmärkidega ning teenistujate juhendamine ja nõustamine dokumendihalduse valdkonnas.

Ametikoha grupp Töötaja

Eritingimused Eritingimused määratakse töölepingus.

2. Peamised teenistusülesanded Oodatavad tulemused

2.1. Töös kasutatavate dokumendihaldus- (DHSide) ja infosüsteemides oleva info haldamine.

 Süsteemides olev teave on nõuetekohaselt registreeritud ja suunatud menetlusse.

 Teave on kiirelt süsteemidest leitav ja kasutatav.

2.2. Ameti teenistujate juhendamine lihtsamates teabe liikumise ja haldusega seotud küsimustes.

 Teenistujad on saanud abi, neid on juhendatud.

2.3. Teabevahetuse ja -ringluse korraldamine.  Teave on registreeritud ja töösse suunatud vastavalt töökorrale ja dokumentide loetelule.

 Dokumendid on dekrüpteeritud, teenistuja vastutusel olevad krüptopulgad on hoiustatud nõuetekohaselt.

 Teabe õigeaegne väljasaatmine on korraldatud.

 Ameti e-posti aadressidele või dokumendi- vahetuskeskuse kaudu saabuv teave on hallatud ameti teabehaldusega seotud ulatuses.

2.4. Registreeritud teabe väljavõtete tegemine ja ärakirjade õigsuse kinnitamine.

 Väljavõtted ja ärakirjad on kinnitatud nõuetekohaselt.

2.5. Koostöö teiste osakondadega ja/või asutuste ja organisatsioonidega oma pädevusvaldkonnas.

 Välja on kujunenud koostööpartnerite võrgustik.

 Toimub infovahetus ja koostöö partneritega.

2.6. Muude pädevusvaldkonda kuuluvate tegevuste korraldamine ja uuenduste algatamine.

 Muud tööga seotud tegevused ja projektid on omal initsiatiivil ja/või juhtkonna korraldusel edukalt läbi viidud.

 Tehtud on põhjendatud ettepanekud töökorralduse parandamiseks või muud arendusettepanekud, mis lähtuvad ameti võimalustest ja eesmärkidest.

2.7. Hea teeninduse kokkulepete järgimine.  On järgitud ameti väärtusi ja kvaliteedinõudeid.

2.8. Vahetu juhi, osakonna talituse juhatajate ja osakonna juhataja antud muude ühekordsete ülesannete täitmine.

 Ülesanded on täidetud nõuetekohaselt ja tähtaegselt vastavalt juhistele.

2

3. Teenistuskoha täitjale esitatavad nõuded

Haridus Keskharidus

Erialane töökogemus 2-aastane avaliku sektori kogemus teabehalduse või sellega seotud valdkonnas.

Keeleoskus Eesti keele oskus tasemel C1. Vene keele oskus tasemel B1.

Teadmised ja oskused Kasutab teksti- ja andmetöötluse ning esitluse põhifunktsioone. Kasutab info- ja kommunikatsioonitehnoloogiat info otsimiseks, analüüsimiseks, salvestamiseks ja edastamiseks, ideede väljendamiseks ning suhtlemiseks.

Isikuomadused Hoolivus, asjatundlikkus, koostöövõime, uuendusmeelsus, analüüsivõime, korrektsus, empaatiavõime, juhendamisoskus, pingetaluvus, abivalmidus, loovus

4. Õigused ja vastutus

Õigused  teha kaugtööd kokkuleppel vahetu juhiga;  kasutada kõiki ameti esindusi töö tegemiseks;  saada tööülesannete täitmiseks vajalikku infot, sh ligipääse tööks vajalikele

infosüsteemidele;  saada tööalast juhendamist ja põhjendatud juhul supervisiooni;  osaleda ja esindada ametit oma valdkonna piires töörühmades, koolitustel jne;  vastu võtta otsuseid oma pädevuse piires.

Vastutus  tööülesannete tulemusliku täitmise eest vastavalt ametijuhendile, ameti põhimäärusele,

äriprotsesside töövoogudele ja muudele kehtivatele õigusaktidele, juhenditele ning püstitatud eesmärkidele;

 tööülesannete täitmiseks antud riigi vara heaperemeheliku kasutamise eest;  teenistusülesannete täitmisega seoses teatavaks saanud isikuandmete, riigisaladuse ning

muu juurdepääsupiiranguga teabe ja konfidentsiaalse info hoidmise eest;  andmebaaside ja infosüsteemide turvalise ja sihipärase kasutamise eest;  oma kvalifikatsiooni hoidmise ning täiendamise eest;  ameti maine hoidmise eest enda poolt vahendatavas teabes ja oma tegevustes.

Ametijuhend vaadatakse üle kord aastas vahetu juhiga või töökorralduse muutumisel.

KINNITATUD Sotsiaalkindlustusameti peadirektori

27.12.2024 käskkirjaga nr 197 Lisa 7

AMETIJUHEND

1. Üldosa

Struktuuriüksus Kliendisuhete osakond, teabehalduse talitus

Teenistuskoht Spetsialist

Vahetu juht Talituse juhataja

Alluvad -

Teenistuja asendab Spetsialist

Teenistuja asendaja Spetsialist, peaspetsialist, talituse juhataja

Teenistuskoha eesmärk Sotsiaalkindlustusameti (amet) infoliikumise ja dokumendihalduse tagamine kooskõlas ameti strateegiliste eesmärkidega ning teenistujate juhendamine ja nõustamine dokumendihalduse valdkonnas.

Ametikoha grupp Töötaja

Eritingimused Eritingimused määratakse töölepingus.

2. Peamised teenistusülesanded Oodatavad tulemused

2.1. Töös kasutatavate dokumendihaldus- (DHSide) ja infosüsteemides oleva info haldamine.

 Süsteemides olev teave on nõuetekohaselt registreeritud ja suunatud menetlusse.

 Teave on kiirelt süsteemidest leitav ja kasutatav.

2.2. Ameti teenistujate juhendamine lihtsamates teabe liikumise ja -haldusega seotud küsimustes.

 Teenistujad on saanud abi, neid on juhendatud.

2.3. Teabevahetuse ja -ringluse korraldamine.  Teave on registreeritud ja töösse suunatud vastavalt töökorrale ja dokumentide loetelule.

 Teabe õigeaegne väljasaatmine on korraldatud.

 Ameti e-posti aadressidele või dokumendivahetuskeskuse kaudu saabuv teave on hallatud ameti teabehaldusega seotud ulatuses.

2.4. Registreeritud teabe väljavõtete tegemine ja ärakirjade õigsuse kinnitamine.

 Väljavõtted ja ärakirjad on kinnitatud nõuetekohaselt.

2.5. Koostöö teiste osakondadega ja/või asutuste ja organisatsioonidega oma pädevusvaldkonnas.

 Välja on kujunenud koostööpartnerite võrgustik.

 Toimub infovahetus ja koostöö partneritega.

2.6. Muude pädevusvaldkonda kuuluvate tegevuste korraldamine ja uuenduste algatamine.

 Muud tööga seotud tegevused ja projektid on omal initsiatiivil ja/või juhtkonna korraldusel edukalt läbi viidud.

 Tehtud on põhjendatud ettepanekud töökorralduse parandamiseks või muud arendusettepanekud, mis lähtuvad ameti võimalustest ja eesmärkidest.

2.7. Hea teeninduse kokkulepete järgimine.  On järgitud ameti väärtusi ja kvaliteedinõudeid.

2.8. Vahetu juhi, osakonna talituste juhtide ja osakonna juhataja antud muude ühekordsete ülesannete täitmine.

 Ülesanded on täidetud nõuetekohaselt ja tähtaegselt vastavalt juhistele.

2

3. Teenistuskoha täitjale esitatavad nõuded

Haridus Keskharidus

Erialane töökogemus 2-aastane avaliku sektori kogemus teabehalduse või sellega seotud valdkonnas

Keeleoskus Eesti keele oskus tasemel C1. Vene keele oskus tasemel B1.

Teadmised ja oskused Kasutab teksti- ja andmetöötluse ning esitluse põhifunktsioone. Kasutab info- ja kommunikatsioonitehnoloogiat info otsimiseks, analüüsimiseks, salvestamiseks ja edastamiseks, ideede väljendamiseks ning suhtlemiseks.

Isikuomadused Hoolivus, asjatundlikkus, koostöövõime, uuendusmeelsus, analüüsivõime, korrektsus, empaatiavõime, juhendamisoskus, pingetaluvus, abivalmidus, loovus

4. Õigused ja vastutus

Õigused  teha kaugtööd kokkuleppel vahetu juhiga;  kasutada kõiki ameti esindusi töö tegemiseks;  saada tööülesannete täitmiseks vajalikku infot, sh ligipääse tööks vajalikele

infosüsteemidele;  saada tööalast juhendamist ja põhjendatud juhul supervisiooni;  osaleda ja esindada ametit oma valdkonna piires töörühmades, koolitustel jne;  vastu võtta otsuseid oma pädevuse piires.

Vastutus  tööülesannete tulemusliku täitmise eest vastavalt ametijuhendile, ameti põhimäärusele,

äriprotsesside töövoogudele ja muudele kehtivatele õigusaktidele, juhenditele ning püstitatud eesmärkidele;

 tööülesannete täitmiseks antud riigi vara heaperemeheliku kasutamise eest;  teenistusülesannete täitmisega seoses teatavaks saanud isikuandmete, riigisaladuse ning

muu juurdepääsupiiranguga teabe ja konfidentsiaalse info hoidmise eest;  andmebaaside ja infosüsteemide turvalise ja sihipärase kasutamise eest;  oma kvalifikatsiooni hoidmise ning täiendamise eest;  ameti maine hoidmise eest enda poolt vahendatavas teabes ja oma tegevustes.

Ametijuhend vaadatakse üle kord aastas vahetu juhiga või töökorralduse muutumisel.