RTK ja Statistikaameti dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse teenuslepe

1 / 4

TUGITEENUSE OSUTAMISE KOKKULEPE nr 1-5/23/3

Statistikaamet, registrikood 70000332, asukoht Tatari 51, 10134 Tallinn, keda esindab

peadirektor Urmet Lee (edaspidi nimetatud Tellija või Pool või koos Teenuseosutajaga Pooled)

ja

Riigi Tugiteenuste Keskus, registrikood 70007340, asukoht Lõkke 4, 10122 Tallinn, keda

esindab peadirektor Pärt-Eo Rannap (edaspidi nimetatud Teenuseosutaja või Pool või koos

Tellijaga Pooled)

ning lähtudes asjaolust, et Tellija on sõlminud Teenuseosutajaga ühiste kavatsuste kokkuleppe

pilootprojektis osalemiseks, sõlmisid kokkuleppe (edaspidi Kokkulepe) alljärgnevas:

1. Üldsätted

1.1. Kokkuleppe eesmärgiks on reguleerida Tellija ja Teenuseosutaja õiguseid ning kohustusi

dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse osutamiseks vastavalt Kokkuleppele ja selle lisadele

(edaspidi Teenus).

1.2. Käesoleva kokkuleppe alusel volitab Tellija Teenuseosutajat dokumendihaldus- ja

arhiiviteenuse osutamiseks töötlema Tellija ametialaseid dokumente ja andmeid, mis on

osaks Tellija dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse korraldusest. Käesoleva Kokkuleppe

tähenduses käsitletakse Tellijat dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse osutamisel andmete

vastutava töötlejana ning Teenuseosutajat andmete volitatud töötlejana.

1.3. Teenuse osutamiseks vajalikud eritingimused, teenuse ulatus, tehtavad toimingud ning

tööjaotus Teenuseosutaja ja Tellija vahel kirjeldatakse käesoleva Kokkuleppe lisas olevas

toimemudelis (Lisa 1).

1.4. Poolte õiguste ja kohustuste aluseks on Eestis kehtivad õigusaktid ja Kokkulepe koos

lisadega. Kui konkreetsest sättest ei tulene teisiti, tähendab mõiste Kokkulepe Kokkuleppe

põhiteksti koos kõikide lisadega.

1.5 Teenuse osutamise kohustus laieneb ka nendele toimingutele, mis ei ole Kokkuleppes

otseselt sätestatud, kuid mis oma olemusest lähtuvalt kuuluvad Kokkuleppes nimetatud

Teenuse hulka.

2. Poolte kohustused ja õigused

2.1. Teenuseosutaja kohustub:

2.1.1. osutama Teenust hoolikalt ning professionaalselt kooskõlas oma tegevus- või kutsealal

kehtivate standardite ja heade tavadega;

2.1.2. lähtuma Teenuse osutamisel vastavat valdkonda reguleerivatest õigusaktidest, Tellija

kehtestatud juhenditest ja kordadest, kui Tellija on need Teenuseosutajale edastanud,

samuti Tellija esitatud dokumentidest ning Kokkuleppest;

2.1.3. isikuandmete töötlemisel juhinduma Tellija kui andmete vastutava töötleja juhistest;

2.1.4. läbi rääkima kõik olulised töökorralduslikud muudatused Tellijaga, kui see võib mõjutada

Teenuse osutamise tingimusi;

2.1.5. tegutsema Teenuse osutamisel Tellijale lojaalselt arvestades Tellija huvidega ning neid

huve kaitsma;

2.1.6. teavitama Tellijat oma parimaid teadmisi rakendades juhul, kui Tellija poolt Teenuse

osutamiseks vajalik edastatud dokument ei ole Teenuse osutamiseks piisavalt selge või

üheselt mõistetav, samuti juhul, kui Teenuseosutajale teadaolevalt Teenuse osutamiseks

vajalik dokument puudub või esineb muu puudus, esitades ühtlasi omapoolsed ettepanekud

puuduste kõrvaldamiseks;

2 / 4

2.1.7. andma Tellijale asjakohast teavet kõikvõimalikes Teenuse osutamisega seotud küsimustes

(sh nõustama Teenuse osutamisega seotud küsimustes) ning võimaldama Tellija esindajate

ligipääsu andmetele, mis on otseselt seotud Teenuse osutamisega;

2.1.8. esindama Tellijat teiste isikute või asutuste ees Teenuse osutamisega seotud küsimuste või

vaidluste lahendamisel Tellija eelneva sellekohase nõusoleku või volituse olemasolul;

2.1.9. kõrvaldama mõistliku aja jooksul kõik Teenuse osutamise käigus tekkinud puudused või

takistused kui need on olemuslikult Teenuseosutaja poolt kontrollitavad;

2.1.10. hüvitama Tellijale varalise kahju, kui see tekkis Teenuseosutaja poolse Teenuse

mittenõuetekohase osutamise tõttu;

2.1.11. säilitama Teenuse osutamisega seotud andmeid õigusaktides sätestatud või Tellijaga kokku

lepitud tähtaegade vältel;

2.1.12. juhul kui kehtivast õigusaktist ei tulene andmete säilitamiskohutust, siis Tellija eelneval

juhendamisel või nõusolekul need andmed kustutama või tagastama;

2.1.13. mitte avaldama ilma Tellija eelneva nõusolekuta Teenuse osutamise käigus teatavaks

saanud andmeid kolmandatele isikutele, v.a kui selliste andmete avaldamise kohustus

tuleneb õigusaktist ning eelneva nõusoleku küsimiseks puudub vajadus. Pooled on kokku

leppinud, et mõlemal juhul teavitab Teenuseosutaja andmete avaldamise vajaduse või

kohustuse tekkimisel koheselt Tellija esindajat;

2.1.14. töötlema temale Teenuse osutamise käigus edastatud andmeid vaid ulatuses, mis on vajalik

Teenuse osutamiseks;

2.1.15. esitama dokumente, aruandeid ja andmeid Tellija põhjendatud taotluse korral,

Riigikontrollile vm kontrolliorganile auditeerimise protseduuri ning õigusaktidest tuleneva

kontrolli läbiviimiseks, kui õigusaktidest ei tulene teisiti;

2.1.16. mitte kaasama dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse osutamiseks teisi andmete volitatud

töötlejaid ilma eelneva Tellija nõusolekuta;

2.1.17. viivituseta teavitama Tellijat e-posti aadressil [email protected] isikuandmetega seotud

rikkumisest teada saamisest kooskõlas isikuandmete kaitse üldmääruse (Euroopa

Parlamendi ja Nõukogu määrus nr (EL) 2016/679) artiklile 33;

2.1.18. leppima hiljemalt 1. oktoobriks 2023 koostöös Tellijaga kokku kriisiaja töökorralduse.

2.2. Teenuseosutajal on õigus täielikult või osaliselt keelduda Teenuse osutamisest kuni Tellija

poolsete kohustuste täitmiseni, kui Tellija ei täida punktis 2.3 nimetatud kohustusi ning see

takistab Teenuseosutaja kohustuste täitmist või üldist Teenuse osutamist.

2.3. Tellija kohustub:

2.3.1. esitama Teenuseosutajale Teenuse osutamiseks vajaliku teabe toimemudelis määratud või

Poolte esindajate poolt kokku lepitud aja jooksul, kasutades selleks vajadusel operatiivseid

sidekanaleid (nt e-kiri vmt.);

2.3.2. võimaldama Teenuseosutajale vajaduse korral juurdepääsu Teenuse osutamiseks vajalikele

andmebaasidele ja infosüsteemidele;

2.3.3. vastama Teenuseosutaja poolt Teenuse osutamise käigus tekkinud täpsustatavatele

küsimustele võimalikult kiiresti, kuid mitte hiljem kui 5 tööpäeva jooksul arvates

küsimisest;

2.3.4. informeerima viivitamata Teenuseosutajat kõikidest asjaoludest, mis võivad mõjutada

Teenuse osutamise käiku, või Kokkuleppe edaspidist täitmist takistavatest asjaoludest;

2.3.5. läbi rääkima Teenuseosutajaga kõik muudatused Tellija juhendites ja eeskirjades, kui need

on seotud Teenuse osutamisega;

2.3.6. kõrvaldama kokkulepitud tähtaja jooksul kõik Teenuse osutamist mõjutavad puudused või

takistused, kui need on olemuslikult Tellija poolt kontrollitavad.

2.4. Tellijal on õigus:

2.4.1. saada kokkuleppes nimetatud Teenust kooskõlas kehtivate õigusaktidega ja käesoleva

Kokkuleppega;

3 / 4

2.4.2. nõuda otsese varalise kahju hüvitamist, kui see on tekkinud tõendatud Teenuseosutaja

poolse Teenuse mittenõuetekohase osutamise või hooletuse tõttu.

2.5. Teenuse mitteosutamiseks või ebakvaliteetseks täitmiseks ei loeta teenuse katkestusi või

rikkumisi, mis on tingitud asjaoludest, mille üle Poolel puudub kontroll (vääramatu jõud).

Kui Pool soovib vääramatu jõu asjaolule tugineda, peab ta sellest teist Poolt teavitama

esimesel võimalusel. Kui vääramatu jõu asjaolu eksisteerib pikemalt kui 3 kuud, mille

tulemusena ei ole Kokkulepet võimalik täita ja seda pole põhjust vastaspoolelt eeldada, on

Poolel õigus leping enne tähtaega üles öelda. Sellisel juhul võivad Pooled leppida eraldi

kokku Kokkuleppe lõpetamise tingimused.

2.6. Vääramatu jõud ei vabasta pooli kohustusest võtta tarvitusele kõik võimalikud abinõud

käesoleva Kokkuleppe mittetäitmise või mittekohase täitmisega tekkida võiva kahju

vältimiseks või vähendamiseks.

3. Infoturve ja andmekaitse

3.1. Pooled järgivad isikuandmete töötlemisel isikuandmete kaitse seaduses ja isikuandmete

kaitse üldmääruses (Euroopa Parlamendi ja Nõukogu määrus nr (EL) 2016/679) toodud

andmekaitse põhimõtteid ja muid infoturvet reguleerivaid õigusakte.

3.2. Käesoleva Kokkuleppe alusel töötleb Teenuseosutaja isikuandmeid Teenuseosutaja

põhimääruse §-s 177 sätestatud ülesannete ja käesolevast Kokkuleppest tulenevate

ülesannete täitmiseks. Teenuse osutamiseks vajalikud täpsustatud isikuandmete liigid,

andmesubjektide kategooriad lepitakse eraldi kokku Kokkuleppe lisas (lisa 2).

3.3. Teenuseosutaja täidab Poolte infoturbealaseid juhiseid ning kindlustab Tellija andmete

haldamisel andmete kvaliteedi, käideldavuse, konfidentsiaalsuse ja koostalitusvõime.

Teenuseosutaja tagab, et Teenuse osutamiseks isikuandmeid töötlema volitatud isikud on

kohustunud järgima andmete töötlemise konfidentsiaalsusnõudeid.

3.4. Teenuseosutaja vastutab tema poolt töödeldavate Tellija andmete volituseta või juhusliku

hävimise või hävitamise kaitseks meetmete rakendamise või rakendamata jätmise eest.

4. Teabevahetus

4.1. Teabevahetus toimub kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis (sh kirjalikult või

elektrooniliselt). Teave tuleb esitada samas vormis, kui see on küsitud, juhul kui teine Pool

ei ole täpsustanud, millises vormis ta teavet soovib, v.a kui teave sisaldab konfidentsiaalseid

andmeid, mh isikuandmeid. Sellisel juhul tuleb teave edastada krüpteeritult või läbi turvalise

kanali.

4.2. Teadete edastamine toimub üldjuhul e-posti või muu selleks sobiva infosüsteemi teel.

4.3. Pool vastab teise Poole esitatud küsimusele, järelepärimisele, teabe nõudmisele vms

võimalikult kiiresti, kuid mitte hiljem kui 5 tööpäeva jooksul arvates küsimisest. Pooled

võivad vastamiseks kokku leppida muu tähtaja.

4.4. Kokkuleppega seotud teated edastatakse teisele Poolele asutuse volitatud kontaktisiku

kaudu.

4.5. Teenuseosutaja kontaktisikutel on õigus anda Kokkuleppega seotud nõusolekuid ja volitusi

ning teha Teenuseosutaja nimel muid toiminguid peale Kokkuleppe muutmise ja lõpetamise.

Nõusolekud ja volitused on antud taasesitatavas vormis ja eelnevalt kooskõlastatult

Tellijaga.

4.6. Tellija kontaktisikutel on õigus anda Kokkuleppega seotud nõusolekuid ja volitusi ning teha

Tellija nimel muid toiminguid peale Kokkuleppe muutmise ja lõpetamise. Nõusolekud ja

volitused on antud taasesitatavas vormis ja eelnevalt kooskõlastatult Teenuseosutajaga.

4 / 4

5. Vaidluste lahendamine

Kõik Kokkuleppest tulenevad või sellega seotud vaidlused lahendatakse poolte vahel

läbirääkimiste teel ja Kokkuleppe mittesaavutamise korral lahendatakse vaidlused

Teenuseosutaja nõukojas.

6. Kokkuleppe kehtivuse eritingimused ja muutmine

6.1. Kokkulepe jõustub 1. jaanuarist 2023. a ning kehtib kuni 31. detsembrini 2024. a.

6.2. Juhul kui Tellija ei soovi pärast 31. detsembrit 2024. a Kokkulepet pikendada, teavitab

Tellija sellest Teenuseosutajat vähemalt 3 kuud enne tähtaja saabumist ette. Sellisel juhul

lepivad Pooled eraldi kokku Kokkuleppe lõpetamise tingimused.

6.3. Juhul kui Tellija ei teavita punkti 6.2 kohaselt Teenuseosutajat ette Kokkuleppe lõpetamise

soovist, eeldavad Pooled kokkuleppelist reservatsiooni, mille kohaselt loetakse Kokkulepe

pärast 31. detsembrit 2024. a automaatselt pikendatuks tähtajatult.

6.4. Käesoleva Kokkuleppe tingimusi võivad Pooled igal ajal muuta ning need vormistatakse

kirjalikus vormis, kui Kokkuleppes ei ole ette nähtud teisiti.

7. Poolte kontaktisikud

7.1 Teenuseosutaja kontaktisikud:

7.1.1 dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse osakonna juhataja, [email protected]

7.2 Tellija kontaktisikud:

7.2.1 personali- ja tugiteenuste osakonna asjaajamise juhtivspetsialist, [email protected]

/allkirjastatud digitaalselt/ /allkirjastatud digitaalselt/

Urmet Lee Pärt-Eo Rannap

peadirektor peadirektor