Riigihangete korraldamise ja lepingute sõlmimise kord

KÄSKKIRI

24.01.2024 nr 14

Riigihangete korraldamise ja lepingute sõlmimise korra kinnitamine Riigihangete seaduse § 9 lg 1, sotsiaalkaitseministri 30.01.2019 määruse nr 2 „Sotsiaalkindlustusameti põhimäärus“ § 10 lg 1 p 9 ning sotsiaalkaitseministri ja terviseministri 22.12.2023 käskkirja nr 182 „Riigihangete korraldamise ja lepingute sõlmimise korra kinnitamine“ lisa punkti (iv) alusel

1. Kinnitan riigihangete korraldamise ja lepingute sõlmimise korra (lisa). 2. Enne käskkirja jõustumist alustatud riigihanked viiakse lõpuni sotsiaalkaitseministri ja

tervise- ja tööministri 22.11.2017 käskkirja nr 110 „Riigihangete korraldamise ja lepingute sõlmimise kord“ ning õiguse ja järelevalve osakonna õiguse talituse koostatud väikeostu juhise kohaselt.

3. Käskkiri jõustub 01.02.2024. (allkirjastatud digitaalselt) Maret Maripuu peadirektor

KINNITATUD 24.01.2024 käskkirjaga nr 14

Lisa Riigihangete korraldamise ja lepingute sõlmimise kord 1. Üldpõhimõtted 1.1. Teenistujad lähtuvad asjade ostmisel, teenuste ja ehitustööde tellimisel (edaspidi hange)

riigihangete seadusest (RHS), muudest valdkondlikest õigusaktidest ja

sotsiaalkaitseministri ja terviseministri 22.12.2023 käskkirjaga nr 182 kinnitatud

Riigihangete korraldamise ja lepingute sõlmimise kord (edaspidi ministeeriumi

hankekord) üldosast ja käesolevast riigihangete korraldamise ja lepingute sõlmimise

korrast (edaspidi kord). Kord koos ministeeriumi hankekorra üldosaga moodustavad

Sotsiaalkindlustusameti hankekorra RHS tähenduses.

1.2. RHS §-s 3 sätestatud riigihanke korraldamise üldpõhimõtetest ja korrast tuleb lähtuda

sõltumata lepingu eeldatavast maksumusest. Hanke, sh väikehanke korraldamine peab

olema läbipaistev ja kontrollitav, rahalisi vahendeid tuleb kasutada säästlikult ja

otstarbekalt, pakkujaid tuleb kohelda võrdselt ja kasutada efektiivselt konkurentsi.

1.3. Teenistujad tagavad oma vastutusvaldkonna piires nõuetekohase hanke korraldamise

ja lepingu sõlmimise ning jälgivad lepingu nõuetekohast täitmist. Kui õigusaktidest,

välisvahendite rahastaja tingimustest või muudest dokumentidest tulenevad täiendavad

tingimused, tagavad vastutavad isikud ettenähtud tingimuste täitmise. Vastutavad isikud

teevad vajadusel ettepaneku kaasata tingimuste täitmisse isikuid, kellel on olemas

vajalikud teadmised (nt valdkonna nõunikud, eksperdid vms).

1.4. Teenistujad arvestavad hangete planeerimisel, asjade ostmisel ning teenuste ja

ehitustööde tellimisel sotsiaalsete kaalutluste, innovatsiooni rakendamise ja

keskkonnasäästlike lahendustega, sh siseveebis avaldatud keskkonnahoidlike hangete

põhimõtetega. Sotsiaal- ja eriteenuste tellimisel arvestatakse võimalusel sotsiaal- ja

eriteenuste eripärasid.

1.5. Punktis 1.6 nimetatud piirmäärasid ületavaid hankeid korraldab Riigi Tugiteenuste

Keskus (RTK) vastavalt riigihangete standardtoimemudelile (edaspidi toimemudel).

1.5.1. RTK ei korralda hankeid, mille korraldamiseks on Vabariigi Valitsus määranud

kohustusliku keskse hankija.

1.5.2. Info- ja kommunikatsioonitehnoloogia (IKT) valdkonna hankeid korraldab üldjuhul

Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskus (TEHIK).

1.6. Kui hanke kalendriaasta (välisvahendite puhul kogu projekti perioodi) summeeritud

eelarve (vt punkt 4) on võrdne alltoodud piirmääraga, viib hanke läbi RTK vastutavalt

isikult saadud sisendi alusel:

Liik

vastavalt CPV koodidele1

Piirmäär eurodes

(ilma KM-ta)

Asjad ja teenused 30 000

Ideekonkurss 60 000

Ehitustööd 60 000

Sotsiaalteenused 300 000

Eriteenused 60 000

1 https://www.fin.ee/riigihanked-riigiabi-osalused-kinnisvara/riigihanked/kasulik-teave#cpv-koodid

1.7. Alla punktis 1.6 nimetatud piirmäära jääva hanke (väikehanke) viib läbi hankespetsialist

või vastutav isik vastavalt korras kirjeldatule.

1.8. Pakkumuste küsimine peab olema esitatud selgelt ja üheselt sõnastatult, pakkumused

peavad olema võrreldavad (st kõikidele pakkujatele on esitatud sama info, samasugused

tingimused). Nõuded pakkujatele ja pakkumustele peavad olema proportsionaalsed

hanke mahuga ning seotud hanke esemega.

1.9. Riigihanke eeldatava maksumuse, tellitavate asjade või teenuste vm tingimuste

määramiseks võib viia eelnevalt läbi turu-uuringu, lähtudes RHS §-st 10 ja pidades

vajadusel nõu RTK-ga. Turu-uuringu läbiviimine ei või moonutada konkurentsi, sh hiljem

ei tohi eelistada turu-uuringus osalenud pakkujat turu-uuringus mitteosalenud

pakkujatele (va kui pakkuja valik toimubki üksnes turu-uuringu põhjal punktis 8

kirjeldatud juhul).

1.10. Hanke eeldatava maksumuse määramisel ja hanke jaotamisel eraldi hangeteks tuleb

lähtuda RHS §-dest 23-28. RHS-is ja käesolevas korras sisalduvate nõuete eiramiseks

ei tohi jaotada hanget osadeks. RHS § 28 lõike 3 alusel väikehanke korraldamisel tuleb

asjakohane info lisada pakkumuskutse juurde Deltas selgituse/kommentaari väljale või

märkida pakkumuskutses.

1.11. Korras nimetatud eeldatavad maksumused arvestatakse juriidiliste isikute ja FIE-de

puhul käibemaksuta ja füüsiliste isikute puhul koos tööandja maksudega (sotsiaalmaks,

töötuskindlustusmakse).

2. Mõisted

2.1. Lähteülesanne – hanke eest vastutava isiku poolt RTK-le või hankespetsialistile esitatav

sisend hanke korraldamiseks.

2.2. Hange – üldnimetus asjade ostmiseks, teenuste ja ehitustööde tellimiseks, ideekavandi

saamiseks või kontsessioonilepingu sõlmimiseks korraldatava menetluse kohta

sõltumata selle eeldatavast maksumusest.

2.3. Teenistuja – SKA-ga töö- või teenistussuhetes olevad töötajad ja ametnikud.

2.4. Tehniline kirjeldus – hanke eseme kirjeldamiseks vastavas valdkonnas tegutsevatele

isikutele arusaadavat terminoloogiat ja täpsuse astet kasutades asjade või teenuste

omaduste ja oluliste tunnuste loetelu või ehitustööde omaduste ja neile esitatavate

tehniliste nõuete kogum, sõltumata selle vormistamise viisist.

2.5. Vastutav isik – teenistuja, kellel on oma ülesannetest või vastutusvaldkonnast

tulenevalt vajadus korralda hange ning tagada lepingu nõuetekohane sõlmimine ja

täitmine; toimemudelis vastavalt „tellija riigihanke eest vastutav isik“ või „tellija lepingu

täitmise eest vastutav isik“.

2.6. Kulujuht – teenistuja, kes vastutab konkreetse kuluüksuse ja/või eelarve klassifikaatori

eelarve koostamise ja eelarve piisavuse eest kulutuste tegemisel.

2.7. Väikehange – asjade ostmine, teenuste (mh eriteenuste- ja sotsiaalteenuste) tellimine

või muu hange, mis jäävad alla punktis 1.6 toodud piirmäärade ja RHS-i kohaselt ei nõua

toimingute tegemist riigihangete registris.

2.8. Minikonkurss – raamlepingu alusel korraldatud konkurss hankelepingu sõlmimiseks.

2.9. Keskne hange – üleriigiliselt mitmete asutuste vajadusi hõlmav hange, mille tehnilise

kirjelduse koostab RTK erinevatelt asutustelt saadudu sisendi koondamisel.

2.10. Delta töövood – juhtrühmas kokkulepitud dokumentide kooskõlastusringid.

2.11. Rakendusüksus (RÜ) – välisvahendite toetuse andmise tingimustes rakendusüksusena

nimetatud asutus, kes täidab ÜSS2021_20272 §-s 8 nimetatud ülesandeid.

2.12. Toimemudel – Sotsiaalministeeriumi ja RTK vahel sõlmitud tugiteenuste osutamise

kokkulepe lisa, milles selgitatakse riigihangete korraldamise tegevuste jaotust

Sotsiaalministeeriumi (sh ministeeriumi valitsemisala asutuste) ja RTK vahel.3

3. Huvide konflikti vältimine ja korruptsioonivastased meetmed

3.1. Huvide konflikt on olukord, kus teenistujal või muul isikul, kes on kaasatud hanke

ettevalmistamisse või korraldamisse või kes võib muul moel mõjutada selle hanke

tulemust, on otseselt või kaudselt finantsalaseid, majanduslikke või muid isiklikke

huvisid, mis võivad mõjutada tema erapooletust ja sõltumatust.

3.2. Korruptsioonivastasest seadusest tulenevad toimingupiirangud kohalduvad kõikidele

punktis 3.1 nimetatud isikutele ja lepingu sõlmimist ja täitmist korraldavale teenistujale.

Lisaks käesolevas korras sätestatule lähtuvad teenistujad ka muudes SKA töökorralduse

reeglites kehtestatud korruptsioonivastastest meetmetest.

3.3. Hanke menetlemisest ei või osa võtta teenistuja ega muu isik, kelle tegevuses esineb

huvide konflikt või kelle puhul tekib kahtlus tema erapooletuses või kelle suhtes esineb

toimingupiirang. Vastav teenistuja peab sellise asjaolu ilmnemisel viivitamatult taandama

ennast hankega seotud edaspidisest tegevusest ning teavitama tekkinud olukorrast

enda vahetut juhti, kes määrab ülesannete täitmiseks teise teenistuja. Kui huvide konflikt

esineb hankesse kaasatud muul isikul, kõrvaldab hanget läbiviiv vastutav isik või

hankespetsialist asjakohase muu isiku menetlusest.

3.4. Kui huvide konflikt tekib juhil, on tal keelatud anda oma alluvale ülesandeks teha vastav

toiming või otsus tema asemel ning ta peab pöörduma oma vahetu juhi poole ülesande

täitja määramiseks.

3.5. RTK läbiviidavate hangete puhul esitavad pakkumuste hindajad kinnituse huvide konflikti

puudumise kohta riigihangete registri (edaspidi register) kaudu või RTK nõudmisel

digitaalselt allkirjastatud vormikohase kinnituse e-postiga.

4. Hangete planeerimine ja summeerimine

4.1. Eelarveaastaks planeeritavad hanked kantakse SKA hankeplaani, mis koosneb

väikehangete plaanist ja RTK hankeplaanist. Punktis 1.6 nimetatud piirmäära ületavad

hanked kantakse RTK hankeplaani. Hankeplaanis kajastatakse ka raamlepingute alusel

tehtavad minikonkursid.

4.2. Vastutavad isikud annavad sisendi SKA hankeplaani hankespetsialisti nimetatud

tähtajaks. Hankeplaani koostab hankespetsialist vastutavatelt isikutelt saadud sisendi

alusel. SKA lõpliku sisendi RTK hankeplaani allkirjastab peadirektor.

4.3. Hankespetsialist korraldab SKA hankeplaani sise- ja välisveebis avaldamise.

Välisveebis ei avaldata hanke eeldatavat maksumust, vastutavat isikut ja märkuseid.

4.4. Hankeplaani märgitud RTK hanke vajaduse muutumisest (sh hankevajaduse ära

langemisest) teavitab vastutav isik kulujuhti, vahetut juhti ja RTK-d esimesel võimalusel,

esitades muuhulgas hankevajaduse muutumise põhjused. Vastutav isik või tema vahetu

juht korraldavad vajadusel peadirektori teavitamise muudatustest, hankevajaduse

äralangemisest teavitatakse ka finants- ja haldusosakonna juhatajat.

4.5. Hangete summeerimine toimub alljärgnevalt:

2 Perioodi 2021–2027 Euroopa Liidu ühtekuuluvus- ja siseturvalisuspoliitika fondide rakendamise seadus 3 https://www.rtk.ee/riigihanked/riigihanke-teenuse-korraldamine-ja-teenindatavad-asutused

4.5.1. Ühe eelarveaasta jooksul kogu SKA samalaadsete asjade või teenuste ostude

maksumused summeeritakse ning menetluse liik valitakse vastavalt kogumaksumusele.

4.5.2. Hankespetsialist summeerib SKA hankeplaani kantud samaliigilised hanked ning

veendub, et summeerimise tulemusel ei ületataks hangete piirmäärasid.

- Kui summeerimise tulemusel ületab samaliigiliste hangete eelarve miniostu piirmäära,

lepitakse väikehangete plaani koostades kokku, kas ja millised hanked viiakse läbi

miniostudena ning millised liidetakse üheks väikehankeks.

- Kui summeerimise tulemusel peab hanke viima läbi RTK, teavitab hankespetsialist

sellest asjakohaseid teenistujaid ning teeb vajalikud muudatused hankeplaanis, kui

viimane ei ole veel kinnitatud.

- Kui summeerimise tulemusel selgub, et erinevad osakonnad soovivad tellida samaliigilist

summeeritavat sotsiaal- või eriteenust kokku vähemalt 30 000 euro eest kalendriaastas,

korraldab punktis 7.2.1 nimetatud kooskõlastamise hankespetsialist.

4.5.3. Välisvahendite puhul summeeritakse mitte eelarveaasta, vaid kogu projekti vältel

ostetavad samalaadsed asjad/teenused4.

4.6. Kui vastutav isik soovib läbi viia SKA hankeplaani välist hanget (nii väikehange kui RTK

hange), konsulteerib ta planeeritava eelarve summeerimise osas hankespetsialistiga.

Hankespetsialist kontrollib SKA hankeplaanist, kas planeeritava plaanivälise hanke

eelarve tuleb summeerida teiste hangetega ja kuidas see mõjutab planeeritava hanke ja

SKA hankeplaanis olevate hangete menetlusreegleid.

4.7. Hanke eeldatava maksumuse hulka arvestatakse ka hoolduse, paigalduse ja tarvikute

eeldatav kulu, samuti asja ostmisega kaasneva väljaõppe kulu ning võimalik

hankelepingu pikendamise ja/või mahu suurendamise kulu.

5. Sõlmitud raamlepingu alusel asjade ostmine/teenuste tellimine

5.1. Kui asja või teenuse tellimiseks on sõlmitud raamleping, tuleb asjakohast asja või teenust

tellida sõlmitud raamlepingu tingimuste kohaselt. Keelatud on hanke eseme muutmine

eesmärgiga tellida asja/teenust raamlepingu väliselt5.

5.2. Kui raamleping on sõlmitud asjade/teenuste kinnise loeteluga, on muid sama kategooria

asju/teenuseid6 lubatud tellida peadirektori eelneval nõusolekul, lähtudes vastava hanke

eeldatava maksumuse kohta korras sätestatud reeglitest. Vastutav isik märgib Deltas

lähteülesande või pakkumuskutse kommentaaris asjakohase põhjenduse.

5.3. Kui raamlepingu alusel tohivad tellimusi esitada lisaks raamlepingu täitmise eest

vastutavale isikule ka teised teenistujad, koostab raamlepingu täitmise eest vastutav isik

asjakohase juhendi, arvestades raamlepingus ja käesolevas korras toodud

menetlusreegleid, ning kooskõlastab juhendi enne selle siseveebis avaldamist juristiga.

5.4. RTK korraldab minikonkursid, mis ületavad punktis 1.6 toodud piirmäärasid või kui

raamlepingus on kindlast summast ette nähtud minikonkursi läbiviimine riigihangete

registris. RTK-le lähteülesande andmine toimub analoogselt punktile 6.

5.5. Punktis 5.4 nimetamata juhul lähtub vastutav isik vastavalt tellimuse/minikonkursi

eeldatavale maksumusele korra punktidest 7 (sh 7.5), 8 ja 9, arvestades raamlepingus

toodud tingimusi.

4 Nt 3 aasta pikkuse projekti raames on tarvis liita kogu 3 aasta samalaadne koolitusteenus, samuti kogu 3 aasta jooksul ostetavad

meened jne 5 Nt seatakse pakkujale raamhankest erinevad nõuded või muudetakse hindamiskriteeriume 6 Nt on sõlmitud raamleping erinevate ärimeenete tellimiseks ja soovitakse tellida raamlepingu loetelus mitteolevaid meeneid, või

soovitakse teistsugust mööblit kui raamlepingus

5.6. Raamlepingute puhul, mille puhul võib tellimuse esitada iga teenistuja lähtudes enda

tööalastest vajadustest (nt tööpsühholoog, reisikorraldusteenus, töötajate supervisioon),

lähtutakse teenuse tellimisel siseveebis avaldatud juhistest ning miniostu ei registreerita

deltas.

6. RTK korraldatavad hanked (p 1.6 nimetatud piirmäärasid ületavad hanked)

6.1. Vastutav isik tagab RTK hankeplaanis toodud tähtaegadest kinnipidamise, sh

lähteülesande õigeaegse esitamise eest. Nii plaanilise kui plaanivälise hanke korral

esitab vastutav isik lähteülesande RTK-le 3-4 kuud enne planeeritud lepingu sõlmimise

aega.

6.2. Vastutav isik edastab RTK-le hankeplaanis kokkulepitud tähtajaks vormikohase

lähteülesande ja hanke tehnilise kirjelduse, sh vastutab vastutav isik tehtud turu-uuringu

õigsuse ja rahaliste vahendite olemasolus veendumise eest. Kui enne lähteülesande

esitamist viidi läbi turu-uuring, esitab vastutav isik lähteülesandes sellekohase info.

6.3. RTK hankeplaanis kajastamata plaanivälise hanke korraldamiseks esitab vastutav isik

RTK-le taotluse koos lähteülesande ja tehnilise kirjeldusega tuues välja hankeplaani

lisamata jätmise põhjenduse ning kooskõlastab lähteülesande vastavalt Delta

töövoogudele.

6.4. Vastutav isik teeb RTK-ga igakülgset koostööd hanke sujuva ja eduka korraldamise

nimel, lähtudes muuhulgas RTK hankekorrast, toimemudelist (kättesaadavad RTK

veebilehel) ja selles toodud tähtaegadest.

6.5. Kui hankelepingu projekti valmistab ette SKA või on vaja RTK koostatud hankelepingu

projektis teha täiendusi, kaasab vastutav isik juristi.

6.6. Vastutav isik korraldab RTK poolt edastatud lõplike riigihanke alusdokumentide

kooskõlastamise Deltas vastavalt Delta töövoogudele.

6.7. Vastutav isik ei anna pakkujatele selgitusi RTK läbiviidava hanke kohta, vaid suunab

pakkujaid oma küsimusi esitama riigihangete registri kaudu. Vajadusel annab vastutav

isik RTK-le sisendi küsimusele vastuse koostamiseks.

6.8. Kui hankemenetlus lõpeb lepingut sõlmimata ja esineb kordushanke vajadus, selgitab

vastutav isik koostöös RTK-ga välja hanke ebaõnnestumise põhjused ja esitab RTK-le

muudetud lähteülesande.

6.9. Lepingu sõlmimise eduka pakkujaga korraldab vastutav isik RTK-lt saadud sisendi

alusel. Vastutav isik peab tagama lepingu sõlmimise riigihangete registris avaldatud kujul

vastavalt esitatud pakkumisele järgides RHS-ist tulenevaid ooteaegu. Hankelepingute

sõlmimisel lähtutakse korra punktist 11.

6.10. Vastutav isik lisab lepingu juurde Delta taustainfo failidesse RTK memo hanke

menetlusprotsessi kohta, eduka pakkumuse ja muu olulise informatsiooni, mis on vajalik

lepingu nõuetekohaseks sõlmimiseks ja täitmiseks.

6.11. Siduva rahalise kohustuseta raamlepingu sõlmimise õigus SKA nimel on täiendavalt ka

RTK-l.

6.12. Hanke- või raamlepingu muutmisel lähtutakse korra punktist 11.4.

6.13. Hankelepingu lõppemisel esitab hankelepingu täitmise eest vastutav isik 10 tööpäeva

jooksul RTK-le andmed hankelepingu lõppemise kohta. Hankelepingu lõppemiseks

loetakse reeglina viimase makse tegemise kuupäeva.

6.14. Raamlepingu korral esitab vastutav isik RTK-le raamlepingu sõlmimisest arvates iga 12

kuu möödudes 10 tööpäeva jooksul andmed möödunud 12 kuu jooksul raamlepingu

alusel sõlmitud hankelepingute sõlmimise või tellimuste esitamise aja ja maksumuse

kohta.

6.15. Käesolevas korras reguleerimata küsimustes lähtutakse toimemudelist.

7. Alates 10 000 eurost väikehangete läbiviimine

7.1. Lähteülesande esitamine hankespetsialistile:

7.1.1. Vastutav isik esitab hankespetsialistile vähemalt 1,5 kuud enne planeeritavat teenuse

algust Delta kaudu lähteülesande, mis sisaldab vähemalt:

- hanke eelarvet ja projektirahastuse korral projekti koodi;

- eduka pakkuja valikukriteeriume, sh erinevate kriteeriumite osakaalud, kui valitakse

majanduslikult soodsaim pakkumus;

- nõudeid pakkumusele/pakkujatele/pakkuja spetsialistidele, kui on asjakohane;

- tehnilist kirjeldust;

- potentsiaalsete pakkujate andmeid;

- muid asjakohaseid andmeid.

7.1.2. Vastutav isik vastutab lähteülesandes sisalduva info, sh tehtud turu-uuringu õigsuse eest

ning vajalike rahaliste vahendite olemasolu eest.

7.1.3. Kui vastutava isiku hinnangul ei sobi SKA-s kasutusel olevad töövõtulepingu või

käsunduslepingu projektid konkreetsele hankele, pöördub ta lepinguprojekti osas juristi

poole.

7.2. Hanke alusdokumentide koostamine ja pakkumuste võtmine

7.2.1. Hankespetsialist koostab lähteülesande põhjal korrektsed hanke alusdokumendid

riigihangete registris (edaspidi register) või SKA kodulehel avaldamiseks või e-posti teel

edastamiseks. Hanked eelarvega alates 30 000 eurot on kohustuslik korraldada registris,

va hanke ebaõnnestumise korral kordushange. Kui sotsiaal- või eriteenuse hanke

eeldatav maksumus on vähemalt 30 000 eurot, kooskõlastab hankespetsialist RTK-ga

teenuse kuuluvuse sotsiaal- või eriteenuste hulka, kui seda ei ole varasemalt SKA

hankeplaani koostades RTK-ga kooskõlastatud.

7.2.2. Hankespetsialist korraldab dokumentide kooskõlastamise vastavalt Delta töövoogudele.

Hankespetsialist lisab Deltasse lisainfona hanke eeldatava maksumuse ja hanke CPV

koodi, projektirahastuse korral projekti koodi, vajadusel taustainfo failidesse punktis

7.2.1 nimetatud RTK kooskõlastuskirja.

7.2.3. Kooskõlastamiseks antav tähtaeg peab olema vähemalt 2 tööpäeva. Kooskõlastamiseks

võib anda lühema tähtaja, kui dokumendid on eelnevalt sama teenistujaga e-posti teel

kooskõlastatud.

7.2.4. Registris avaldatud hankest teavitab hankespetsialist lähteülesandes nimetatud

pakkujaid. Pakkumuste e-posti teel küsimiseks saadab hankespetsialist pakkumuskutse

lähteülesandes nimetatud pakkujatele.

7.2.5. Kogu teabevahetuse pakkujatega ja selle Deltas registreerimise korraldab

hankespetsialist. Pakkujate esitatud küsimustele vastab hankespetsialist vastavalt

hanke korraldamisele viisile. Vastutav isik annab hankespetsialistile vajaliku sisendi

küsimustele vastamiseks.

7.2.6. Kui pakkuja pöördub oma küsimusega otse vastutava isiku vm teenistuja poole,

suunatakse küsimus vastamiseks hankespetsialistile või riigihangete registris

korraldatud hanke korral küsimuse esitamiseks registri kaudu.

7.2.7. Kui hange korraldatakse riigihangete registris, säilitatakse kogu teabevahetus ning

esitatud pakkumusi registris, Deltasse lisatakse kooskõlastatavad hanke

alusdokumendid, memo või hindamisprotokoll ning memo/hindamisprotokolli taustainfo

failidesse edukas pakkumus. Kui hange korraldatakse muul viisil, registreeritakse Deltas

kogu hanke dokumentatsioon.

7.3. Pakkumuste kontrollimine, eduka pakkuja valik

7.3.1. Hankespetsialist ja vastutav isik kontrollivad pakkuja ja pakkumuse vastavust seatud

tingimustele. Vastutav isik vastutab pakkumuse sisulise vastavuse kontrollimise eest.

7.3.2. Kui eduka pakkuja valik toimub kvalitatiivsete, sisulist hindamist nõudvate

hindamiskriteeriumite põhjal, võib hindamisele kaasata teisi teenistujaid, kes märgitakse

hindamisprotokollis.

7.3.3. Hankespetsialist koostab pakkuja ja pakkumuste vastavuse kontrollimise ning eduka

pakkuja valiku kohta memo, mille ta allkirjastab ja kooskõlastab vastutava isikuga. Kui

pakkumuste hindamiseks on kaasatud teisi teenistujaid, esitab hankespetsialist pakkuja

ja pakkumuste vastavuse kontrollimise tulemused hindamisprotokollis.

Hindamisprotokolli allkirjastavad hankespetsialist ja vastutav isik ning kooskõlastavad

kõik hindamisel osalenud teenistujad.

7.3.4. Kui hankes toimuvad suulised läbirääkimised, koostab hankespetsialist läbirääkimiste

kohta protokolli, mille allkirjastavad läbirääkimistel osalenud pakkuja esindaja ja

hankespetsialist.

7.3.5. Hankespetsialist teavitab kõiki hankes osalenud pakkujaid hanke tulemustest vastavalt

RHS § 47 ning informeerib vastutavat isikut, et lepingu võib sõlmida.

7.3.6. Vastutav isik korraldab eduka pakkujaga lepingu sõlmimise vastavalt punktile 11 peale

kõiki pakkujaid tulemustest teavitamist.

7.4. Pakkumuskutse muutmine ja väikehanke kehtetuks tunnistamine

7.4.1. Vastutav isik teatab hankespetsialistile viivitamatult enne pakkumuste esitamise

tähtaega pakkumuskutse muutmise vajadusest. Kui pakkumuskutse muutmise vajadus

ilmneb hankespetsialistile muust allikast, nt pakkuja juhib tähelepanu vastuolule, teavitab

ta sellest vastutavat isikut viivitamatult enne pakkumuste esitamise tähtaega seisukoha

kujundamiseks.

7.4.2. Pakkumuskutse muutmine ja kooskõlastamine toimub analoogelt pakkumuskutse

kooskõlastamisele. Kui muudatusel ei ole SKA eelarvet mõjutavaid tagajärgi, ei pea

muudatust finantsjuhi või projekti raamatupidajaga kooskõlastama.

7.4.3. Kui pakkumuskutset muudetakse vähem kui 2 tööpäeva enne pakkumuste esitamise

tähtaega, pikendatakse ka pakkumuste esitamise tähtaega.

7.4.4. Hankespetsialist võib pakkumuste esitamise tähtaega omal algatusel pikendada, kui on

selgunud pakkumuskutse muutmise vajadus, kuid pakkumuste esitamise tähtajale

eelnevaks tööpäevaks pole muudatust kooskõlastatud. Sellisel juhul kooskõlastab

hankespetsialist pakkumuste esitamise tähtaja muutmise õiguse ja järelevalve osakonna

õiguse talituse juhiga ja saadab vastutavale isikule teadmiseks.

7.4.5. Vastutav isik teavitab hankespetsialisti viivitamatult enne hankelepingu sõlmimist

väikehanke kehtetuks tunnistamise vajadusest. Väikehanke võib kehtetuks tunnistada

enne hankelepingu sõlmimist. Kui väikehanke kehtetuks tunnistamise vajadus ilmneb

hankespetsialistile muust allikast, teavitab ta sellest vastutavat isikut viivitamatult enne

hankelepingu sõlmimist seisukoha kujundamiseks.

7.4.6. Hankespetsialist koostab väikehanke kehtetuks tunnistamise kohta põhjendatud memo,

kooskõlastab selle vastutava isikuga ning teavitab sellest pakkujaid.

7.5. Raamlepingute alusel teenuse tellimine

7.5.1. Raamlepingu alusel esitab tellimuse/viib väikehanke läbi vastutav isik järgmistel juhtudel:

- raamleping on sõlmitud ainult ühe partneriga

- raamleping on sõlmitud mitme partneriga, kuid raamlepingu kohaselt tuleb esmalt

pöörduda raamhankes paremusjärjestuses kohal nr 1 oleva pakkuja poole, seejärel

kohal nr 2 jne ehk minikonkurssi läbi ei viida.

Vastutav isik lisab kogu väikehanke dokumentatsiooni Deltasse ning tekitab seose

raamhanke memoga.

7.5.2. Kui raamlepingu alusel lepingu sõlmimiseks on vaja läbi viia minikonkurss, võib selle

korraldada vastutav isik ise või kaasata hankespetsialisti. Raamlepingu alusel

minikonkursi läbiviies tuleb lähtuda raamlepingus sätestatud hindamiskriteeriumitest

ning käesoleva korra punktidest 7.1-7.4. Pakkumuskutse seotakse Deltas

raamlepinguga. Kui minikonkursi viib vastutav isik ise läbi, täidab ta punktis 7 kirjeldatud

hankespetsialisti ülesandeid.

7.6. Erandjuhtudel väikehanke läbiviimine vastutava isiku poolt

7.6.1. Põhjendatud juhtudel, eelkõige kiireloomulistel juhtudel, võib väikehanke läbi viia

vastutav isik, lisades Deltas selgituse/kommentaari väljale vastava põhjuse ja eeldatava

maksumuse. Sellisel juhul täidab punktis 7 kirjeldatud hankespetsialisti ülesandeid

vastutav isik.

7.6.2. Kui vastutav isik on veendunud, et turul on ainult üks vastava teenuse/asja pakkuja,

koostab ta põhjendatud memo ainupakkujaga lepingu sõlmimiseks ning kooskõlastab

memo oma vahetu juhiga. Memos peab olema tõendusmaterjal, et tegemist on tõesti

turul ainukese pakkujaga. Vastutav isik peab sellisel juhul ise ainupakkujaga

läbirääkimisi (hankespetsialistile lähteülesannet koostamata) ning vastutab menetluse

korrektsuse ja kogu dokumentatsiooni Deltas registreerimise eest. Kahtluse või

välisrahastuse korral tuleb eelistada hanke korraldamist hankespetsialisti vahendusel.

8. Eeldatava maksumusega 5000 – 9 999 eurot väikehanke läbiviimine

8.1. Pakkumuskutse ja tehniline kirjeldus

8.1.1.Pakkujate olemasolul küsib vastutav isik vähemalt kolme võrreldavat pakkumust

kirjalikult taasesitatavas vormis vastava majandustegevuse valdkonna ettevõtjatelt.

8.1.2. Üldjuhul tuleb kasutada õiguse talituse koostatud väikehanke pakkumuskutse vormi.

Pakkumuskutse vormi ei pea kasutama, kui ostetava asja või teenuse kirjeldus on lühike

ja lihtne ning edukas pakkuja valitakse hinna alusel.

8.1.3. Pakkumuskutses märgib vastutav isik nõuded pakkujale ja nõuded pakkumusele ning

eduka pakkuja valikukriteeriumid koos osakaaludega (hindamiskriteeriumid).

8.1.4. Kui kirjalikku lepingut ei sõlmita, tuleb pakkujat teavitada e-arve esitamise kohustusest

ning muudest olulistest tingimustest (nt maksetähtaeg, aruandlus, aktide koostamine

vmt).

8.1.5. Raamlepingu alusel tellimust esitades või minikonkursi läbiviies tuleb lähtuda

raamlepingus sätestatud valiku- ja hindamiskriteeriumitest ning tellimus/minikonkurss

siduda Deltas raamlepinguga.

8.1.6. Vastutav isik valmistab väikehanke dokumendid ette ning korraldab nende

kooskõlastamise vastavalt Delta töövoogudele. Vastutav isik lisab Deltas

selgituse/lisainfo väljale hanke eeldatava maksumuse ning projektist rahastuse korral

projekti koodi.

8.1.7. Kooskõlastamiseks antav tähtaeg peab olema vähemalt 2 tööpäeva, lühema tähtaja võib

anda, kui dokumendid on eelnevalt sama teenistujaga e-posti teel kooskõlastatud.

8.1.8. Kui potentsiaalseid pakkujaid ei ole teada, tuleb väikehange avalikustada kodulehel.

8.1.9. Kui vastutav isik on veendunud, et turul on vastava teenuse/asja pakkujaid ainult üks,

lähtub vastutav isik punktist 7.6.2.

8.2. Pakkumuste kontrollimine, eduka pakkuja valik

8.2.1. Pakkumuste kontrollimine, eduka pakkuja valik, otsustest teavitamine, pakkumuskutse

muutmine, väikehanke kehtetuks tunnistamise ning lepingu sõlmimine toimub analoogelt

punktidele 7.3-7.4, kus kirjeldatud hankespetsialisti ülesandeid täidab vastutav isik.

8.2.2. Kui on vaja sõlmida kirjalik leping, korraldab vastutav isik lepingu sõlmimise vastavalt

punktile 10 peale kõiki pakkujaid tulemustest teavitamist.

9. Alla 5000 euro väikehanke (miniostu) läbiviimine

9.1. Miniostu viib läbi vastutav isik.

9.2. Miniostu puhul ei pea võtma võrreldavaid pakkumusi, kui on kindel, et samalaadset

asja/teenust samal kalendriaastal rohkem ei tellita. Vajadusel konsulteerib vastutav isik

hankespetsialistiga vastavalt puntkile 4.6. Välisrahastuse puhul tuleb alati küsida mitut

pakkumust.

9.3. Miniostu raames võib pakkumusi küsida vabas, soovitavalt kirjalikult taasesitatavas

vormis. Eduka pakkuja valikut tuleb sisuliselt põhjendada sh ka juhul, kui

pakkumuskutses ei ole nimetatud eduka pakkuja avaliku kriteeriume. Kui pakkumusi

küsides oli pakkujatele saadetud info eduka pakkumuse valikukriteeriumitest, tuleb

eduka pakkuja kindlaksmääramisel nendest lähtuda.

9.4. Miniostu puhul võib pakkumuste võrdlemisel piirduda ettevõtjate veebilehtedel oleva

avaliku hinnakirja võrdlemisega (turu-uuring) – sellisel juhul lisatakse Delta taustainfo

failidesse vastavatest hinnakirjadest kuvatõmmised ning eduka pakkuja valiku

põhjendused.

9.5. Miniost tuleb registreerida Deltas miniostuna, kui asja/teenuse ostmisega ei sõlmita

hankelepingut (vt p 11.1.2 kirjaliku lepingu sõlmimine sõltumata maksumusest). Vastutav

isik lisab Deltas selgituse väljale eduka pakkuja valiku põhjenduse ning kõik dokumendid

lisatakse taustainfo failidesse. Kui pakkumust küsitakse ainult ühelt pakkujalt, lisab

vastutav isik Delta selgituse väljale põhjenduse, miks ei küsitud mitut pakkumist.

9.6. Raamlepingu alusel tellimust esitades või minikonkursi läbiviies tuleb lähtuda

raamlepingus sätestatud valiku- ja hindamiskriteeriumitest ning miniost seotakse Deltas

raamhankega memoga.

9.7. Kui miniostuga kaasneb kirjalik leping, ei registreerita Deltas miniostu vaid kogu miniostu

dokumentatsioon lisatakse lepingu taustainfo failidesse ning leping seotakse raamhanke

memoga. Eduka pakkuja valiku põhjendus lisatakse Deltas lepingu registreerimise

selgituse väljale või lisatakse taustainfo failidesse memo.

10. Füüsiliste isikutega sõlmitavad lepingud

10.1. Kui hanke eesmärk on sõlmida teenuse osutamise leping konkreetse füüsilise isikuga,

ei pea võrdlevaid pakkumusi võtma, kui hanke eelarve ei ületa 29 999 eurot.

10.2. Vastutav isik koostab põhjendatud memo, mille kooskõlastab sisekontrolli- ja

kvaliteedijuhi ning peadirektoriga.

10.3. Vastutav isik korraldab lepingu sõlmimise vastavalt punktile 11.

11. Lepingud

11.1. Kirjaliku lepingu kohustus

11.1.1. alates 10 000 eurost (KM-ta) tuleb sõlmida kirjalikus vormis leping

11.1.2. olenemata lepingu eeldatavast maksumusest peavad kirjalikus vormis olema:

- füüsiliste isikutega sõlmitavad lepingud;

- autoriõigusi kajastavad lepingud;

- rahalist kohustust mittesisaldavad koostöölepingud ja sõlmitavad kokkulepped;

- lepingud, milles on konfidentsiaalsuskohustuse või õiguskaitsevahendite

kokkuleppimine;

- andmetöötluslepingud (juhul, kui teenus ise ei eelda kirjalikku lepingut, võib kirjalikult

sõlmida ka ainult andmetöötluslepingu).

11.2. Lepingu projekti valik, koostamine ja sõlmimine

11.2.1. RTK läbiviidavate hangete lepinguprojekti koostab RTK, va kui lepitakse kokku teisti –

sellisel juhul kaasab vastutav isik juristi. Väikehanke lepingu sõlmimiseks kasutatakse

SKA lepingumalle või vajadusel pöördub vastutav isik juristi poole nõu saamiseks või

uue lepingu koostamiseks.

11.2.2. Kui lepinguprojekt oli hanke alusdokumentidele lisatud, ei tehta selles lepingu

sõlmimise ajal enam muudatusi.

11.2.3. Kui lepinguprojekt küsitakse edukalt pakkujalt, kooskõlastab vastutav isik selle juristiga

enne, kui edukas pakkuja on selle allkirjastanud.

11.2.4. Hanke tulemusel lepingu sõlmimise ajal ei peeta pakkujaga läbirääkimisi pakkumuse

või tehnilise kirjelduse muutmise üle (sh kui esitati ainult üks pakkumus).

Muudatusvajaduse ilmnemisel hinnatakse hanke kehtetuks tunnistamise vajadust või

sõlmitakse leping vastavalt hanke tingimustele ning peale lepingu sõlmimist see

muudetakse korra punktist 11.4 lähtudes, kooskõlastades tegevused eelnevalt

juristiga.

11.2.5. Lepingu kooskõlastamisel lisab vastutav isik Deltas lepingu juurde kõik selles

nimetatud lisad. Lepingule ei lisata isikuandmeid sisaldavaid dokumente nagu nt

spetsialistide CV-d vmt. Hanke alusdokumendid, mis on lepingu lahutamatuteks

osadeks, kuid mida ei ole lepingus lisana nimetatud, nt edukas pakkumus, tuleb lisada

Deltas lepingu taustainfofailidesse või luua seos Deltas registreeritud dokumendiga.

11.2.6. Leping kooskõlastatakse vastavalt Delta töövoogudele.

11.2.7. Lepingud ja lepingute muutmised allkirjastab peadirektor, välja arvatud kui selleks on

eraldi volitus antud.

11.3. Lepingu täitmine ja kontrollimine

11.3.1. Vastutav isik või lepingus nimetatud muu teenistuja (lepingu täitmise eest vastutav isik)

vastutab lepingu täitmisel pooltevahelise suhtlemise ja lepingu täitmise kontrolli eest,

sh:

- akti allkirjastamine ehk tööde/teenuste vastuvõtmine, sh on vastutav isik kohustatud

veenduma, et tööd/teenused vastavad kokkulepitule;

- aruande kinnitamine;

- lepingu nõuetekohase täitmise jälgimine ja sellest tulenevate pretensioonide esitamine

või sanktsioonide (õiguskaitsevahendid) rakendamise vajaduse hindamine, esitamise

korraldamine ja täitmise jälgimine;

- arve kinnitamine (kinnitab kulujuht);

- lepingu rahalise mahu täituvuse jälgimine, prognoosimine ja lõpptähtaja saabumine;

- õigeaegselt uue hanke ettevalmistamine.

11.3.2. Lepingu täitmise eest vastutav isik edastab RTK hangete puhul lepingu lõpetamise

andmed RTK-le vastavalt punktidele 6.13-6.14.

11.4. Lepingu muutmine

11.4.1. Hankelepingu muutmine toimub lepingus sätestatud tingimustel või nende puudumisel

või mittesobimisel RHS § 123 sätestatud tingimustel.

11.4.2. Raamlepingut on keelatud muuta viisil, mille tulemusel ületatakse raamhanke

maksimaalset maksumust sõltumata menetlusliigi piirmäärast. Raamlepingute puhul

on lubatud üksnes ebaolulised muudatused.

11.4.3. Kui hankelepingu muutmise tulemusel suureneb ka lepingu rahaline maht, ei tohi

lepingu suurenenud maht ületada rangema riigihanke menetlusliigi piirmäära.

11.4.4. Lepingu täitmise eest vastutav isik konsulteerib lepingu muutmise lubatavuse osas

juristiga viivitamatult peale muutmise vajaduse selgumist, et veenduda lepingu

muutmise lubatavuses. Lepingu pikendamise vajadusel tuleb juristi poole pöörduda

vähemalt üks kuu enne lepingu tähtaja lõppu.

11.4.5. RTK läbiviidud hangete lepingute muutmise vajaduse kooskõlastab lepingu täitmise

eest vastutav isik RTK-ga Delta kaudu või lisab kooskõlastuskirja Deltas lepingu

muutmise taustainfo failidesse.

11.4.6. ESF projektidega seotud lepingute muutmised kooskõlastab lepingu täitmise eest

vastutav isik võimalusel rakendusüksusega.

11.4.7. Lepingu muutmise, sh lepingu pikendamise olukorrad tuleb võimalusel juba algses

lepingus või hanke alusdokumentidest selgelt, täpselt ja ühemõtteliselt kirja panna.

11.4.8. Lepingu pikendamine on lubatud üksnes enne lepingu tähtaja lõppu.

12. Erandid ja eriolukorrad

12.1. Erandid ja eriolukorrad on RHS § 11 nimetatud erandid, mille puhul ei ole kohustust

rakendada riigihangete seadust, ning RHS § 12 tingimustele vastav sisetehing ja

hankijatevaheline koostöö.

12.2. Kui vastutav isik soovib lepingu sõlmimist RHSis sätestatud erandi alusel, sisetehinguna

või hankijatevahelise koostööna, tuleb see alates 30 000 eurost kooskõlastada RTK-ga

(va punktides 12.3 ja 12.5 nimetatud juhud). Madalama maksumusega lepingute puhul

tuleb erandid ja eriolukorrad kooskõlastada juristiga.

12.3. Kui tegemist on RHS § 11 lg 1 punktis 19 sätestatud erandiga (teadus- ja arendusteenus)

kooskõlastab vastutav isik erandi kohaldamise RTK asemel Sotsiaalministeeriumi

teadusnõunikuga, kui teenuse eeldatav maksumus on vähemalt 30 000 eurot.

Teadusnõunikuga kooskõlastatakse nii teadus- ja arendusteenuse kavatsus kui ka lõplik

uuringu tehniline kirjeldus.

12.4. Vastutav isik kooskõlastab erandid ja eriolukorrad Delta kaudu või lisab Deltasse memo

või lepingu taustainfo failidesse kooskõlastuskirja. Delta selgituse väljale lisatakse viide

asjakohasele RHS sättele, mille alusel erandit või eriolukorda kohaldatakse.

12.5. Erandeid ja eriolukordi ei pea kooskõlastama, kui sõlmitakse:

- tööleping;

- laenuleping;

- üürileping (tuleb lähtuda riigivaraseaduse §-st 91, Vabariigi Valitsuse 26.01.2017

määrusest nr 16 „Hoonestatud kinnisvara kasutuslepingute tingimused ja kasutustasu

kujunemise alused“ ning sotsiaalkaitseministri ja tervise- ja tööministri 08.03.2019

käskkirjast nr 22 „Sotsiaalministeeriumi valitsemisel oleva riigivara kasutamise ja

käsutamise kord“);

- vahekohtu või lepitusteenuse leping;

- meediateenuste pakkujaga saateaja või programmi tellimisega seotud hankeleping;

- RHS § 11 lg 1 p 20 sätestatud hankeleping.

12.6. Kui erand või eriolukord on kooskõlastatud, korraldab kõik vajalikud läbirääkimised,

dokumentatsiooni Deltas registreerimise ja lepingu sõlmimise vastutav isik.

12.7. Lepingu kooskõlastamine ja allkirjastamine toimub vastavalt Delta töövoogudele (va RHS

§ 11 lg 1 p 20 nimetatud hankeleping).