Vahekokkuvõtte esitamine

Pikk 61 / 15065 Tallinn / 612 5008 / [email protected] / www.siseministeerium.ee

Registrikood 70000562

Pr Pille Lehis

Andmekaitse Inspektsioon

Teie: 27.11.2023 nr 2.1.-4/23/1026-2606-5

Meie: 01.03.2024 nr 10-10/39-22

Ettekirjutuse täitmise vahekokkuvõtte esitamine

Lugupeetud proua peadirektor

Esitame vahekokkuvõtte Andmekaitse Inspektsiooni 27.11.2023 tehtud ettekirjutuste nende

punktide osas, mille tähtaeg on 01.03.2024:

Ettekirjutuse punkt 1.1. Luua selge ja läbimõeldud kord selle kohta, kuidas hallatakse

rahvastikuregistri andmetele juurdepääsude andmist ja juba väljastatud andmetele juurdepääsude

sulgemist.

Ettekirjutuse täitmine: Juurdepääsude andmise protsessi sh juurdepääsude taotluste menetlemise l

esitatud andmete ja dokumentide kontrollimise tegevuste kirjeldused on lisatud olemasolevasse

rahvastikuregistri andmete töötlemise järelevalve juhendisse. Nimetatud dokumenti on täiendatud

juba väljastatud andmetele juurdepääsude sulgemise protsessi kirjeldusega.

Kuna kasutuses olev rahvastikuregistri andmetele juurdepääsu menetlemise infosüsteem ei ole

loodud selliselt, et pärast andmete väljastamist andmed automaatselt kustuks, siis need tuleb

kustutada sealt käsitsi. Maakonnakeskuste kohalike omavalitsuste (edaspidi MK KOV) ametnikud ja

Siseministeeriumi infotehnoloogia- ja arenduskeskus (edaspidi SMIT) kustutavad taotlustest

vastuseks antud isikuandmed käsitsi. MK KOV ametnikud kustutavad peale taotleja teavitust

andmete kättesaamisest või 30 päeva möödudes andmete väljastamisest. SMIT kustutab 1 kord kuus

eelmisel kuul väljastatud isikuandmed. Siseministeerium seirab MK KOV-ide ja SMIT-i tegevust

isikuandmete kustutamisel.

Lisaks piiratakse automaatselt isikuandmeid sisaldavatele taotlustele juurdepääs 30 päeva peale

taotluse sulgemist. Sama toimub ka juriidiliste isikute kuni 20 ja 20-100 isiku andmete väljastamise

taotlustega.

Ettekirjutuse punkt 1.2. Luua süsteem, et vastutava töötlejana oleks Siseministeeriumil pidev

ülevaade, kellele, millistele andmetele, kui kauaks on juurdepääs andmetele antud ja millal see

suletakse.

Ettekirjutuse täitmine: Siseministeeriumi poolt on loodud andmestik, mis sisaldab kõiki

rahvastikuregistri andmetele püsivat juurdepääsu saanud kasutajaid, neile avatud teenuseid ning

juurdepääsude tähtaegu. Andmestiku aktuaalsuse säilitamiseks täiendatakse seda jooksvalt vastavalt

tehtud haldusotsustele.

2 (3)

Ühekordsete andmete väljastamise korral on protsess rahvastikuregistri andmetele antud

juurdepääsude piiramise kohta kirjeldatud ettekirjutuse punktile 1.1. antud vastuses.

Ettekirjutuse punkt 4.1. Luua kord, mille kohaselt peab rahvastikuregistrist andmetele juurdepääsu

taotlema eelkõige isikuandmete vastutava töötlejana avaliku ülesande täitja. Kui lubada siiski

andmetele juurdepääsu taotlemist ka volitatud töötlejale avaliku ülesande täitjaga sõlmitud teenuse

osutamise lepingu alusel, siis võtta seejuures kasutusele täiendavad meetmed, et veenduda vastutava

töötleja antud juhistes, näiteks avaliku ülesande täitjalt infosüsteemis kinnituse küsimine või lisaks

kokkulepetele/lepingule volitatud töötlejaga sõlmitud konkreetse dokumendiviite olemasolu

nõudmine avalikus dokumendiregistris.

Ettekirjutuse täitmine: Juurdepääsude andmise protsess sh juurdepääsude taotluste menetlemise l

esitatud andmete ja dokumentide kontrollimise tegevused, on kirjeldatud rahvastikuregistri andmete

töötlemise järelevalve juhendis. Mh on nimetatud dokumenti täiendatud tekstiga: „Avaliku ülesande

täitmiseks ühekordselt andmete väljastamise korral (nt uuringud) juhendatakse taotlust esitama

eelkõige avaliku ülesande täitjat ennast (avaliku ülesande täitjale teenuse osutamise eesmärgil on

RRS § 51 lõike 5 punkt 4 kohaselt lubatud andmed väljastada õigustatud huvi korral ka volitatud

töötlejale – nt uuringufirmale). Juhul kui taotluse esitab volitatud töötleja, veendutakse, et o n

esindusõiguslike isikute poolt allkirjastatud leping või viide dokumendile avalikus

dokumendiregistris. Lepingu kehtivuses ja esindusõiguse olemasolus veendumiseks hinnatakse

esitatud andmeid ning vajadusel kohaldatakse uurimispõhimõtet, sh tehakse kahtluse korral

täiendav järelepärimine avaliku ülesande täitjale.“ Rahvastikuregistri andmetele juurdepääsu

menetlemise infosüsteemi taotlusvormidele lisatakse täiendavalt selgitus, et taotlusele lisataks

leping või viide sellele asutuse dokumendiregistris.

Ettekirjutuse punktide 3.1, 4.3 ja 5.1. täitmine eeldab rahvastikuregistri andmetele juurdepääsu

menetlemise infosüsteemis taotlusvormide täiendamist.

Ettekirjutuse täitmine: Rahvastikuregistri andmetele juurdepääsu menetlemise infosüsteemi

taotlusvormide muutmiseks oleme läbi viinud analüüsi ja selle pinnalt andnud sisendi arendajale

muudatuste sisseviimiseks rahvastikuregistri andmetele juurdepääsu menetlemise infosüsteemi

taotlusvormides. Arendustöö, mille käigus tehakse muudatusi ning täiendusi taotlusvormides, on

juba alanud, kuid arendused ei ole valminud. Lisaks võib tekkida arendustööde käigus vajadus

täiendavateks muudatusteks kasutusmugavust silmas pidades. Enne muudetud taotlusvormide

taotlejatele kättesaadavaks tegemist tuleb läbi viia ka testimine. Kõik need tegevused võtavad veel

aega ning seetõttu palume ettekirjutuse punktide 3.1, 4.3 ja 5.1 täitmise tähtaja pikendamist kuni

01.04.2024. Anname Teile koheselt teada, kui oleme muudetud taotlusvormid kasutajatele

kättesaadavaks teinud.

Lugupidamisega

(allkirjastatud digitaalselt)

Enel Pungas

rahvastiku toimingute osakonna juhataja

3 (3)

Anu Veidenberg 6125269 [email protected]