Tugiteenuste osutamise kokkulepe Haridus- ja Teadusministeerium

Lõkke 4 / 10122 Tallinn / 663 8200 / [email protected] / www.rtk.ee / Registrikood 70007340

Urmas Jaagusoo

Haridus- ja Teadusministeerium

[email protected] Meie 15.05.2023 nr 1-1/23/1749-1

Munga tn 18

50088, Tartu maakond, Tartu linn

Hinnapakkumus riigihangete korraldamise

teenuse osutamiseks 2023. aastal

Esitame teile uuendatud hinnapakkumuse Haridus ja Teadusministeeriumi valitsemisalas

paiknevatele riigigümnaasiumitele, hariduslike erivajadustega õpilaste koolidele,

kutseõppeasutustele ja rakenduskõrgkoolidele riigihangete korraldamise teenuse osutamiseks Riigi

Tugiteenuste Keskuses (RTK).

Teenuse maksumus Haridus- ja Teadusministeeriumi jaoks oleks aastas 255 000 eurot. 2023. aasta

II poolaastal 127 500 eurot.

Arvestuse aluseks on RTK riigihangete korraldamise teenuse kulu hanke kohta 2022. aastal, võttes

arvesse teadaolevaid sisendandmete muutusi (eeskätt tööjõukulude kasv) ja eelpool nimetatud

asutuste aasta prognoositav hankemaht. Teenuse kogukulu sisaldab endas nii otseseid

tööjõukulusid (hankespetsialist 4,0 FTE; hankejurist 1,0 FTE) kui muid majanduskulusid, sh IT

teenused ja üldjuhtimiskulud.

Pakkumise tegemisel oleme lähtunud järgmistest tingimustest:

 RTK pakutav teenus hõlmab riigihankeid, mille läbiviimine toimub riigihangete seaduse

kohaselt riigihangete registris, samuti eelpool nimetatud asutuste töötajate nõustamist

riigihangetega seonduvates küsimustes.

 Teenuse osutamine toimub Riigi Tugiteenuste Keskuse nõukoja poolt 02.06.2020

kinnitatud riigihangete korraldamise standardtoimemudeli kohaselt. Teenuse osutamiseks

täiendatakse Haridus- ja Teadusministeeriumi ja RTK vahelist tugiteenuste osutamise

kokkulepet (tööversioon lisatud käesolevale hinnapakkumusele).

 Võttes aluseks käesoleva pakkumise tõstetakse teenuse finantseerimiseks riigieelarvest

eraldatavad vahendid Haridus- ja Teadusministeeriumi eelarvest ümber RTK eelarvesse.

 RTK on valmis teenust osutama alates 01.07.2023.

Ootame teie vastus pakkumisele hiljemalt 28.05.2023.

Lugupidamisega

(allkirjastatud digitaalselt)

Pärt-Eo Rannap

peadirektor

Janne Romulus 663 1418

[email protected]

1(6)

Tugiteenuste osutamise kokkulepe nr 1-5/23/218-2

Haridus- ja Teadusministeerium, registrikood 70000740, asukoht Munga 18, 50088

Tartu, keda esindab asekantsler Henry Kattago kantsleri ülesannetes (edaspidi nimetatud

Tellija või Pool või koos Teenuseosutajaga Pooled)

ja

Riigi Tugiteenuste Keskus, registrikood 70007340, asukoht Lõkke 4, 10122 Tallinn,

keda esindab peadirektor Pärt-Eo Rannap (edaspidi nimetatud Teenuseosutaja või Pool

või koos Tellijaga Pooled)

sõlmisid seoses dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse lisandumisega ja tulenevalt haridus-

ja teadusministri 12.10.2023 antud käskkirjast nr 1.1-2/23/281, poolte vahel 05.01.2022

sõlmitud kokkuleppe nr 1-5/0530 (edaspidi Kokkulepe) (kokkuleppele sõlmitud uus

redaktsioon01.07.2023 nr 1-5/23/218-1) uues redaktsioonis alljärgnevalt:

1. Üldsätted

1.1. Kokkuleppe eesmärgiks on reguleerida Tellija, Teenuse saaja ja Teenuseosutaja

õiguseid ja kohustusi tugiteenuste osutamisel ja saamisel ning teenuse tingimusi ja

kvaliteeti.

1.2. Poolte õiguste ja kohustuste aluseks on Eestis kehtivad õigusaktid ja Kokkulepe

koos lisadega. Kui konkreetsest sättest ei tulene teisiti, tähendab mõiste Kokkulepe

Kokkuleppe põhiteksti koos kõikide lisadega.

1.3. Kokkuleppes reguleerimata küsimustes lähtutakse Riigi Tugiteenuste Keskuse

nõukoja otsusega heaks kiidetud ja peadirektori käskkirjaga kinnitatud järgmistest

standardtoimemudelitest ja teenuse osutamise tingimustest:

1.3.1. Personali- ja palgaarvestuse standardtoimemudel;

1.3.2. Riigihangete korraldamise standardtoimemudel;

1.3.3. Majandustarkvara SAP ERP administreerimise teenuse osutamise tingimused;

1.3.4. SAP aruandluskeskkonna Business Objects administreerimise teenuse osutamise

tingimused;

1.3.5. E-arvekeskuse administreerimise teenuse osutamise tingimused;

1.3.6. Riigitöötaja Iseteenindusportaali administreerimise teenuse osutamise

tingimused.

1.4. Kokkuleppel on selle sõlmimise hetkel järgmised lisad:

1.4.1. Lisa 1. Haridus- ja Teadusministeeriumi valitsemisala finantsarvestuse

toimemudel;

1.4.2. Lisa 2. RTK 15.05.2023 pakkumus nr 1-1/23/1749-1 riigihangete korraldamise

teenuse osutamiseks 2023. aastal.

1.4.3. Lisa 3. Haridus- ja Teadusministeeriumi dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse

toimemudel;

1.4.4. Lisa 4. Dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse isikuandmete liigid ning

andmesubjektide kategooriad.

2(6)

2. Tugiteenused

2.1. Tugiteenust (edaspidi Teenus) osutatakse Tellijale ja tema valitsemisala asutustele

(edaspidi ühiselt nimetatuna Teenuse saaja) ja selle all peetakse Kokkuleppes

silmas:

2.1.1. finantsarvestuse teenuse osutamist koos vastava aruandlusega Teenuse saajale.

Teenuse osutamise tulemuseks on Teenuse saaja finantsarvestuse teostamine ning

aruandluse koostamine;

2.1.2. personali- ja palgaarvestuse teenuse osutamist koos vastava aruandlusega Teenuse

saajale. Teenuse osutamise tulemuseks on Teenuse saaja personaliandmete

sisestuse ja palgaarvestuse teostamine ning aruandluse koostamine;

2.1.3. majandustarkvara SAP administreerimist;

2.1.4. SAP aruandluskeskkonna Business Objects (edaspidi BO) administreerimist;

2.1.5. E-arvekeskuse administreerimist;

2.1.6. Riigitöötaja Iseteenindusportaali administreerimist;

2.1.7. riigihanke tugiteenust, mille raames Teenuseosutaja korraldab Teenuse saaja

(Haridus- ja Teadusministeeriumi valitsemisalas paiknevad üldhariduskoolid,

kutseõppeasutused ja rakenduskõrgkoolid, Eesti Kirjandusmuuseum ja Eesti

Keele Instituut, Astangu Kutserehabilitatsiooni Keskus) vajadustele vastavaid

riigihankeid, mis nõuavad riigihangete seaduse kohaselt toiminguid riigihangete

registris. Teenuseosutaja võib Teenuse saaja soovil ja Teenuseosutaja nõusolekul

korraldada ka muid riigihankeid. Teenuseosutaja ei korralda riigihankeid, mille

korraldamiseks on Vabariigi Valitsus määranud kohustusliku keskse hankija või

riigihankeid, mille korraldamise Tellija on tellinud teistelt vabatahtlikelt

kesksetelt hankijatelt või mida Teenuse saaja on otsustanud ise korraldada;

2.1.7.1. riigihanke tugiteenuse arvestuslik maht aastas on 100 riigihanget. Riigihangete

aastane planeeritav maht vaadatakse üle iga-aastaselt hankeplaani koostamisel ja

juhul, kui Teenuseosutaja poolt Teenuse saajale korraldatavate riigihangete arv

oluliselt muutub (vähemalt 10%) ühes eelarveaastas, lepitakse vajadusel kokku

hanketeenuse kulu muutuses.

2.1.8. dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse osutamist Tellijale.

2.2. Teenuse osutamise tingimused, ulatus, toimingud ning tööjaotus Teenuseosutaja ja

Teenuse saaja vahel kirjeldatakse toimemudelites või infosüsteemide

administreerimise puhul teenuse osutamise tingimustes. Standardtoimemudelite ja

teenuse osutamise tingimuste muudatused arutatakse läbi RTK nõukojas ning

kinnitatakse peadirektori käskkirjaga. Muudatused jõustuvad alates kinnitamisest,

va kui kinnitamise otsuses on märgitud teisiti või kui Tellija esindaja ei kiitnud neid

heaks. Teenuseosutaja avaldab kehtiva versiooni standardtoimemudelitest ja

teenuse osutamise tingimustest oma kodulehel.

2.3. Teenuse osutamise kohustus laieneb ka nendele toimingutele, mis ei ole

Kokkuleppes otseselt sätestatud, kuid mis oma olemusest lähtuvalt kuuluvad

Kokkuleppes nimetatud Teenuse hulka.

3. Poolte kohustused ja õigused

3.1. Teenuseosutaja kohustub:

3.1.1. osutama Teenust teenuse laadist tuleneva vajaliku hoolsusega ning

professionaalselt kooskõlas oma tegevus- või kutsealal kehtivate standardite ja

heade kommetega;

3.1.2. lähtuma Teenuse osutamisel vastavat valdkonda reguleerivatest õigusaktidest,

Teenuse saaja kehtestatud juhenditest ja kordadest, kui Teenuse saaja on need

Teenuseosutajale edastanud, Teenuse saaja esitatud dokumentidest ning

Kokkuleppest;

3(6)

3.1.3. läbi rääkima kõik olulised töökorralduslikud muudatused Teenuse saajaga, kui see

võib mõjutada teenuse osutamist;

3.1.4. tegutsema Teenuse osutamisel Teenuse saajale lojaalselt arvestades Teenuse saaja

huvidega ning neid huve kaitsma;

3.1.5. teavitama Teenuse saajat esimesel võimalusel ning oma parimaid teadmisi

rakendades juhul, kui Teenuse saaja poolt Teenuse osutamiseks vajalik edastatud

dokument on vastuolus õigusaktidega, sisaldab olulisi puudusi, ei ole Teenuse

osutamiseks piisavalt selge või üheselt mõistetav, samuti juhul, kui Teenuse

osutajale teadaolevalt Teenuse osutamiseks vajalik dokument puudub või esineb

muu puudus, esitades ühtlasi omapoolsed ettepanekud puuduste kõrvaldamiseks;

3.1.6. andma Teenuse saajale asjakohast teavet kõikvõimalikes Teenuse osutamisega

seotud küsimustes (sh nõustama Teenuse osutamisega seotud küsimustes) ning

võimaldama Teenuse saaja esindajate ligipääsu Teenuse osutamisega seotud

andmetele;

3.1.7. võimaldama Teenuse saajale ligipääsu juhtimisinfole ja aruandlusele veebipõhise

aruandluskeskkonna SAP BO kaudu, sh muuta olemasolevaid aruandeid või

lisada uusi aruandeid Teenuse saaja põhjendatud taotluse korral, kui vajalikud

andmed on majandustarkvarast SAP kättesaadavad;

3.1.8. vajadusel esindama Teenuse saajat teiste isikute või asutuste ees Teenusega

otseselt seotud küsimustes;

3.1.9. kõrvaldama mõistliku aja jooksul kõik Teenuse osutamise käigus tekkinud

puudused;

3.1.10. hüvitama Teenuse saajale varalise kahju, kui see tekkis Teenuseosutaja poolse

Teenuse mittenõuetekohase osutamise tõttu, sh teenuse osutamisel tekkinud

Teenuseosutaja poolse viivituse tõttu ning esindama Teenuse saajat kahju

sissenõudmisel või vaidluste lahendamisel;

3.1.11. säilitama Teenuse osutamisega seotud andmeid vähemalt õigusaktides sätestatud

või Teenuse saajaga kokku lepitud tähtaegade vältel;

3.1.12. mitte avaldama ilma Teenuse saaja nõusolekuta kolmandatele isikutele Teenuse

osutamise käigus saadud andmeid, v.a kui nende avaldamine on õigusaktidega ette

nähtud. Andmete avaldamisel teavitab Teenuseosutaja koheselt Teenuse saajat,

v.a siis, kui teavitamine kahjustaks andmete avaldamise eesmärki;

3.1.13. töötlema temale Teenuse osutamise käigus edastatud andmeid vaid ulatuses, mis

on vajalik Teenuse osutamiseks;

3.1.14. esitama aruandeid ja andmeid ning andma selgitusi Teenuse saaja siseaudiitorile,

Riigikontrollile vm kontrolliorganile auditeerimise protseduuri ning õigusaktidest

tuleneva kontrolli läbiviimiseks, kui õigusaktidest ei tulene teisiti;

3.1.15. viivituseta teavitama Tellijat e-posti aadressil [email protected]

isikuandmetega soetud rikkumisest teada saamisest kooskõlas isikuandmete

kaitse üldmääruse (Euroopa Parlamendi ja Nõukogu määrus nr (EL) 2016/679)

artiklile 33 ning aitama Tellijal täita muid IKÜM art 32 – 36 sätestatud kohustusi,

võttes arvesse Kokkuleppe sisu;

3.1.16. Käesoleva kokkuleppe alusel volitab Tellija Teenuseosutajat dokumendihaldus-

ja arhiiviteenuse osutamiseks töötlema Tellija ametialaseid dokumente ja

andmeid, mis on osaks Tellija dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse korraldusest.

Käesoleva Kokkuleppe tähenduses käsitletakse Tellijat dokumendihaldus- ja

arhiiviteenuse osutamisel andmete vastutava töötlejana ning Teenuseosutajat

andmete volitatud töötlejana.

3.1.17. Teenuseosutaja ei kaasa dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse osutamiseks teisi

andmete volitatud töötlejaid ilma Tellija eelneva nõusolekuta.

3.1.18. Poolete kontaktisikud dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse osutamisega seotud

küsimustes on:

4(6)

4.1.18.1.Teenuseosutaja kontaktisik on dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse osakonna

juhataja, [email protected], tel 521 4195;

4.1.18.2.Tellija kontaktisik on infohalduse valdkonna juht, [email protected] tel 735 0259.

3.1.19. tagama Teenuse saajale juurdepääsu SAP testkeskkonnale Teenuse saaja

sidussüsteemide arendamisel vajaliku testkeskkonna loomiseks.

3.1.20. jagama Tellijaga tugiteenustega seotud rahulolu uuringute tulemusi.

3.2. Teenuseosutajal on õigus keelduda Teenuse või selle osa osutamisest vastavas osas

kuni Teenuse saaja poolsete kohustuste täitmiseni, kui Teenuse saaja ei täida

punktis 3.3.1.-3.3.3. nimetatud kohustusi ning see takistab Teenuse osutamist.

3.3. Teenuse saaja kohustub:

3.3.1. esitama Teenuseosutajale Teenuse osutamiseks vajaliku teabe toimemudelis

määratud või Poolte esindajate poolt kokku lepitud aja jooksul ja sidekanaleid

kasutades;

3.3.2. võimaldama vajaduse korral juurdepääsu Teenuse osutamiseks vajalikele

andmebaasidele ja infosüsteemidele;

3.3.3. vastama Teenuseosutaja poolt Teenuse osutamise käigus tekkinud

täpsustatavatele küsimustele;

3.3.4. informeerima viivitamata Teenuseosutajat kõikidest asjaoludest, mis võivad

mõjutada Teenuse osutamise käiku;

3.3.5. läbi rääkima Teenuseosutajaga kõik muudatused Teenuse saaja juhendites ja

eeskirjades kui need on seotud teenuse osutamisega;

3.3.6. hüvitama Teenuseosutajale riigihanke tugiteenuse osutamisel vaidlustuse ja

kohtumenetlusega seotud kulud, kui vaidlustus või kaebus on esitatud riigihanke

tingimuste ja toimingute kohta, mille eest vastutab vastavalt Riigihangete

korraldamise standardtoimemudelile Teenuse saaja ja eeldusel, et need kulud on

eelnevalt Teenuseosutaja poolt Teenuse saajaga kooskõlastatud vastavalt

toimemudelile;

3.3.7. Teenuste osutamiseks nägema ette tugiteenuse eelarvelised vahendid

Teenuseosutaja eelarves

3.4. Teenuse saajal on õigus:

3.4.1. saada kokkuleppes nimetatud teenuseid kooskõlas kehtivate õigusaktidega ja

käesoleva kokkuleppega;

3.4.2. nõuda varalise kahju hüvitamist, kui see tekkis Teenuseosutaja poolse Teenuse

mittenõuetekohase osutamise tõttu;

3.4.3. kasutada majandustarkvara SAP testbaasi (SAP500) andmesisestuseks SAPi

andmeid kasutavate asutuste teiste infosüsteemide testimiseks.

3.5. Teenuse mitteosutamiseks või ebakvaliteetseks täitmiseks ei loeta teenuse

katkestusi või rikkumisi, mis on tingitud asjaoludest, mille üle Teenuseosutajal

puudub kontroll (vääramatu jõud).

3.6. Vääramatu jõud ei vabasta pooli kohustusest võtta tarvitusele kõik võimalikud

abinõud käesoleva kokkuleppe mittetäitmise või mittekohase täitmisega tekkida

võiva kahju vältimiseks või vähendamiseks.

4. Infoturve ja andmekaitse

4.1. Pooled järgivad isikuandmete töötlemisel isikuandmete kaitse seaduses ja

isikuandmete kaitse üldmääruses (IKÜM, Euroopa Parlamendi ja Nõukogu määrus

nr (EL) 2016/679) toodud andmekaitse põhimõtteid kui ka muud infoturvet

reguleerivat seadusandlust.

5(6)

4.2. Teenuseosutaja täidab Poolte infoturbealaseid kokkuleppeid, võtab tarvitusele kõik

IKÜM art 32 kohaselt nõutavad meetmed ning kindlustab Tellija andmete

haldamisel andmete kvaliteedi, käideldavuse ja koostalitusvõime. Teenuseosutaja

tagab, et Teenuse osutamiseks isikuandmeid töötlema volitatud isikud on

kohustunud järgima andmete töötlemise konfidentsiaalsusnõudeid. Teenuseosutajal

on andmekaitsespetsialist.

4.3. Teenuseosutaja vastutab tema poolt töödeldavate Tellija andmete volitamata või

juhusliku hävimise või hävitamise kaitseks meetmete rakendamise eest.

4.4. Kokkuleppe alusel töötleb Teenuseosutaja isikuandmeid ainult Tellija

dokumenteeritud juhiste alusel, väljaarvatud juhul, kui töötlemise alus tuleneb

õigusaktist. Õigusaktist tulenevast töötlusest teatab Teenuseosutaja Tellijale

kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis. Dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse

osutamiseks vajalikud täpsustatud isikuandmete liigid, andmesubjektide

kategooriad lepitakse eraldi kokku Kokkuleppe lisas (Lisa 4. Dokumendihaldus- ja

arhiiviteenuse isikuandmete liigid ning andmesubjektide kategooriad.).

4.5. Teenuseosutaja täidab Poolte infoturbealaseid kokkuleppeid ning kindlustab Tellija

andmete haldamisel andmete kvaliteedi, käideldavuse, konfidentsiaalsuse ja

koostalitusvõime. Teenuse lõppemisel annab Teenuseosutaja Tellijale üle

asjakohased isikuandmed ning kustutab enda olemasolevad koopiad.

4.6. Teenuseosutaja viib läbi regulaarseid infoturbe auditeid ja teste ning tagab, et tema

tegevus vastab asjakohastele standarditele ning nõuetele.

5. Teabevahetus

5.1. Teabevahetus võib toimuda kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis (sh

kirjalikult või elektrooniliselt). Teave tuleb esitada samas vormis kui see on küsitud,

kui teine Pool ei ole täpsustanud, millises vormis vastust ta soovib.

5.2. Teadete edastamine toimub üldjuhul e-posti, posti, e-arve süsteemi, DHX, RTIP või

muu selleks sobiva infosüsteemi teel.

5.3. Pool vastab teise Poole esitatud küsimusele, järelepärimisele, teabe nõudmisele vms

võimalikult kiiresti, kuid mitte hiljem kui 5 tööpäeva jooksul arvates küsimisest.

Pooled võivad vastamiseks kokku leppida muu tähtaja.

5.4. Kokkuleppega seotud teated edastatakse teisele Poolele asutuse üldkontakti ja

asutust RTK nõukojas esindava liikme kaudu.

5.5. Teenuseosutaja kontaktisikud, kellel on õigus anda Kokkuleppega seotud

nõusolekuid ja volitusi ning teha Teenuseosutaja nimel muid toiminguid peale

Kokkuleppe muutmise, lepitakse kokku käesoleva Kokkuleppe Lisades või muul

kirjalikku taasesitamist võimaldaval viisil.

5.6. Teenuse saaja kontaktisikuks, kellel on õigus anda Kokkuleppega seotud

nõusolekuid ja volitusi ning teha Teenuse saaja nimel muid toiminguid peale

Kokkuleppe muutmise, lepitakse kokku käesoleva Kokkuleppe Lisades või muul

kirjalikku taasesitamist võimaldaval viisil.

6(6)

6. Vaidluste lahendamine

Kõik Kokkuleppest tulenevad või sellega seotud vaidlused lahendatakse poolte vahel

läbirääkimiste teel ja Kokkuleppe mittesaavutamise korral lahendatakse vaidlused

Teenuseosutaja nõukojas, kuhu kuulub ka Tellija esindaja.

7. Kokkuleppe kehtivus ja muutmine

7.1. Kokkulepe jõustub alates 1. jaanuarist 2024. a ja on sõlmitud tähtajatult.

7.2. Tellija teavitab Teenuseosutajat kuus kuud ette kui ta soovib riigihangete

korraldamise tugiteenust osaliselt vähendada (p 2.1.7) või riigihangete

korraldamise tugiteenusest täielikult loobuda.

7.3. Käesoleva Kokkuleppe muudatused vormistatakse kirjalikus või elektroonilises

vormis, kui Kokkuleppes ei ole ette nähtud teisiti.

Pärt-Eo Rannap

(allkirjastatud digitaalselt)

Henry Kattago

(allkirjastatud digitaalselt)

peadirektor asekantsler

Riigi Tugiteenuste Keskus Haridus- ja Teadusministeerium