Tugiteenuste osutamise kokkulepe Haridus- ja Teadusministeerium

Lõkke 4 / 10122 Tallinn / 663 8200 / [email protected] / www.rtk.ee / Registrikood 70007340

Urmas Jaagusoo

Haridus- ja Teadusministeerium

[email protected] Meie 15.05.2023 nr 1-1/23/1749-1

Munga tn 18

50088, Tartu maakond, Tartu linn

Hinnapakkumus riigihangete korraldamise

teenuse osutamiseks 2023. aastal

Esitame teile uuendatud hinnapakkumuse Haridus ja Teadusministeeriumi valitsemisalas

paiknevatele riigigümnaasiumitele, hariduslike erivajadustega õpilaste koolidele,

kutseõppeasutustele ja rakenduskõrgkoolidele riigihangete korraldamise teenuse osutamiseks Riigi

Tugiteenuste Keskuses (RTK).

Teenuse maksumus Haridus- ja Teadusministeeriumi jaoks oleks aastas 255 000 eurot. 2023. aasta

II poolaastal 127 500 eurot.

Arvestuse aluseks on RTK riigihangete korraldamise teenuse kulu hanke kohta 2022. aastal, võttes

arvesse teadaolevaid sisendandmete muutusi (eeskätt tööjõukulude kasv) ja eelpool nimetatud

asutuste aasta prognoositav hankemaht. Teenuse kogukulu sisaldab endas nii otseseid

tööjõukulusid (hankespetsialist 4,0 FTE; hankejurist 1,0 FTE) kui muid majanduskulusid, sh IT

teenused ja üldjuhtimiskulud.

Pakkumise tegemisel oleme lähtunud järgmistest tingimustest:

 RTK pakutav teenus hõlmab riigihankeid, mille läbiviimine toimub riigihangete seaduse

kohaselt riigihangete registris, samuti eelpool nimetatud asutuste töötajate nõustamist

riigihangetega seonduvates küsimustes.

 Teenuse osutamine toimub Riigi Tugiteenuste Keskuse nõukoja poolt 02.06.2020

kinnitatud riigihangete korraldamise standardtoimemudeli kohaselt. Teenuse osutamiseks

täiendatakse Haridus- ja Teadusministeeriumi ja RTK vahelist tugiteenuste osutamise

kokkulepet (tööversioon lisatud käesolevale hinnapakkumusele).

 Võttes aluseks käesoleva pakkumise tõstetakse teenuse finantseerimiseks riigieelarvest

eraldatavad vahendid Haridus- ja Teadusministeeriumi eelarvest ümber RTK eelarvesse.

 RTK on valmis teenust osutama alates 01.07.2023.

Ootame teie vastus pakkumisele hiljemalt 28.05.2023.

Lugupidamisega

(allkirjastatud digitaalselt)

Pärt-Eo Rannap

peadirektor

Janne Romulus 663 1418

[email protected]

Tugiteenuste osutamise kokkulepe nr 1-5/23/218-1

Haridus- ja Teadusministeerium, registrikood 70000740, asukoht Munga 18, 50088 Tartu,

keda esindab kantsler Kristi Vinter-Nemvalts (edaspidi nimetatud Tellija või Pool või koos

Teenuseosutajaga Pooled)

ja

Riigi Tugiteenuste Keskus, registrikood 70007340, asukoht Lõkke 4, 10122 Tallinn, keda

esindab peadirektor Pärt-Eo Rannap (edaspidi nimetatud Teenuseosutaja või Pool või koos

Tellijaga Pooled)

sõlmisid seoses riigihangete korraldamise teenuse lisandumisega poolte vahel 05.01.2022

sõlmitud kokkuleppe nr 1-5/0530 (edaspidi Kokkulepe) uues redaktsioonis alljärgnevalt:

1. Üldsätted

1.1. Kokkuleppe eesmärgiks on reguleerida Tellija, Teenuse saaja ja Teenuseosutaja

õiguseid ja kohustusi tugiteenuste osutamisel ja saamisel ning teenuse tingimusi ja

kvaliteeti.

1.2. Poolte õiguste ja kohustuste aluseks on Eestis kehtivad õigusaktid ja Kokkulepe koos

lisadega. Kui konkreetsest sättest ei tulene teisiti, tähendab mõiste Kokkulepe

Kokkuleppe põhiteksti koos kõikide lisadega.

1.3. Kokkuleppes reguleerimata küsimustes lähtutakse Riigi Tugiteenuste Keskuse nõukoja

otsusega heaks kiidetud ja peadirektori käskkirjaga kinnitatud järgmistest

standardtoimemudelitest ja teenuse osutamise tingimustest:

1.3.1. Personali- ja palgaarvestuse standardtoimemudel;

1.3.2. Riigihangete korraldamise standardtoimemudel;

1.3.3. Majandustarkvara SAP ERP administreerimise teenuse osutamise tingimused;

1.3.4. SAP aruandluskeskkonna Business Objects administreerimise teenuse osutamise

tingimused;

1.3.5. E-arvekeskuse administreerimise teenuse osutamise tingimused;

1.3.6. Riigitöötaja Iseteenindusportaali administreerimise teenuse osutamise tingimused.

1.4. Kokkuleppel on selle sõlmimise hetkel järgmised lisad:

1.4.1. Lisa 1. Haridus- ja Teadusministeeriumi valitsemisala finantsarvestuse toimemudel;

1.4.2. Lisa 2. RTK 15.05.2023 pakkumus nr 1-1/23/1749-1 riigihangete korraldamise

teenuse osutamiseks 2023. aastal.

2. Tugiteenused

2.1 Tugiteenust (edaspidi Teenus) osutatakse Tellijale ja tema valitsemisala asutustele

(edaspidi ühiselt nimetatuna Teenuse saaja) ja selle all peetakse Kokkuleppes silmas:

2.1.1 finantsarvestuse teenuse osutamist koos vastava aruandlusega Teenuse saajale.

Teenuse osutamise tulemuseks on Teenuse saaja finantsarvestuse teostamine ning

aruandluse koostamine;

2.1.2 personali- ja palgaarvestuse teenuse osutamist koos vastava aruandlusega Teenuse

saajale. Teenuse osutamise tulemuseks on Teenuse saaja personaliandmete sisestuse

ja palgaarvestuse teostamine ning aruandluse koostamine;

2.1.3 majandustarkvara SAP administreerimist;

2.1.4 SAP aruandluskeskkonna Business Objects (edaspidi BO) administreerimist;

2.1.5 E-arvekeskuse administreerimist;

2.1.6 Riigitöötaja Iseteenindusportaali administreerimist;

2.1.7 riigihanke tugiteenust, mille raames Teenuseosutaja korraldab Teenuse saaja

(Haridus- ja Teadusministeeriumi valitsemisalas paiknevad üldhariduskoolid,

kutseõppeasutused ja rakenduskõrgkoolid, Eesti Kirjandusmuuseum ja Eesti Keele

Instituut) vajadustele vastavaid riigihankeid, mis nõuavad riigihangete seaduse

kohaselt toiminguid riigihangete registris. Teenuseosutaja võib Teenuse saaja soovil

ja Teenuseosutaja nõusolekul korraldada ka muid riigihankeid. Teenuseosutaja ei

korralda riigihankeid, mille korraldamiseks on Vabariigi Valitsus määranud

kohustusliku keskse hankija või riigihankeid, mille korraldamise Tellija on tellinud

teistelt vabatahtlikelt kesksetelt hankijatelt või mida Teenuse saaja on otsustanud ise

korraldada.

2.1.7.1 riigihanke tugiteenuse arvestuslik maht aastas on 100 riigihanget. Riigihangete aastane

planeeritav maht vaadatakse üle iga-aastaselt hankeplaani koostamisel ja juhul, kui

Teenuseosutaja poolt Teenuse saajale korraldatavate riigihangete arv oluliselt muutub

(vähemalt 10%) ühes eelarveaastas, lepitakse vajadusel kokku hanketeenuse kulu

muutuses.

2.2 Teenuse osutamise tingimused, ulatus, toimingud ning tööjaotus Teenuseosutaja ja

Teenuse saaja vahel kirjeldatakse toimemudelites või infosüsteemide administreerimise

puhul teenuse osutamise tingimustes. Standardtoimemudelite ja teenuse osutamise

tingimuste muudatused arutatakse läbi RTK nõukojas ning kinnitatakse peadirektori

käskkirjaga. Muudatused jõustuvad alates kinnitamisest, va kui kinnitamise otsuses on

märgitud teisiti või kui Tellija esindaja ei kiitnud neid heaks. Teenuseosutaja avaldab

kehtiva versiooni standardtoimemudelitest ja teenuse osutamise tingimustest oma

kodulehel.

2.3 Teenuse osutamise kohustus laieneb ka nendele toimingutele, mis ei ole Kokkuleppes

otseselt sätestatud, kuid mis oma olemusest lähtuvalt kuuluvad Kokkuleppes nimetatud

Teenuse hulka.

3. Poolte kohustused ja õigused

3.1. Teenuseosutaja kohustub:

3.1.1. osutama Teenust teenuse laadist tuleneva vajaliku hoolsusega ning professionaalselt

kooskõlas oma tegevus- või kutsealal kehtivate standardite ja heade kommetega;

3.1.2. lähtuma Teenuse osutamisel vastavat valdkonda reguleerivatest õigusaktidest,

Teenuse saaja kehtestatud juhenditest ja kordadest, kui Teenuse saaja on need

Teenuseosutajale edastanud, Teenuse saaja esitatud dokumentidest ning

Kokkuleppest;

3.1.3. läbi rääkima kõik olulised töökorralduslikud muudatused Teenuse saajaga, kui see

võib mõjutada teenuse osutamist;

3.1.4. tegutsema Teenuse osutamisel Teenuse saajale lojaalselt arvestades Teenuse saaja

huvidega ning neid huve kaitsma;

3.1.5. teavitama Teenuse saajat esimesel võimalusel ning oma parimaid teadmisi rakendades

juhul, kui Teenuse saaja poolt Teenuse osutamiseks vajalik edastatud dokument on

vastuolus õigusaktidega, sisaldab olulisi puudusi, ei ole Teenuse osutamiseks piisavalt

selge või üheselt mõistetav, samuti juhul, kui Teenuse osutajale teadaolevalt Teenuse

osutamiseks vajalik dokument puudub või esineb muu puudus, esitades ühtlasi

omapoolsed ettepanekud puuduste kõrvaldamiseks;

3.1.6. andma Teenuse saajale asjakohast teavet kõikvõimalikes Teenuse osutamisega seotud

küsimustes (sh nõustama Teenuse osutamisega seotud küsimustes) ning võimaldama

Teenuse saaja esindajate ligipääsu Teenuse osutamisega seotud andmetele;

3.1.7. võimaldama Teenuse saajale ligipääsu juhtimisinfole ja aruandlusele veebipõhise

aruandluskeskkonna SAP BO kaudu, sh muuta olemasolevaid aruandeid või lisada

uusi aruandeid Teenuse saaja põhjendatud taotluse korral, kui vajalikud andmed on

majandustarkvarast SAP kättesaadavad;

3.1.8. vajadusel esindama Teenuse saajat teiste isikute või asutuste ees Teenusega otseselt

seotud küsimustes;

3.1.9. kõrvaldama mõistliku aja jooksul kõik Teenuse osutamise käigus tekkinud puudused;

3.1.10. hüvitama Teenuse saajale varalise kahju, kui see tekkis Teenuseosutaja poolse

Teenuse mittenõuetekohase osutamise tõttu, sh teenuse osutamisel tekkinud

Teenuseosutaja poolse viivituse tõttu ning esindama Teenuse saajat kahju

sissenõudmisel või vaidluste lahendamisel;

3.1.11. säilitama Teenuse osutamisega seotud andmeid vähemalt õigusaktides sätestatud või

Teenuse saajaga kokku lepitud tähtaegade vältel;

3.1.12. mitte avaldama ilma Teenuse saaja nõusolekuta kolmandatele isikutele Teenuse

osutamise käigus saadud andmeid, v.a kui nende avaldamine on õigusaktidega ette

nähtud. Andmete avaldamisel teavitab Teenuseosutaja koheselt Teenuse saajat, v.a

siis, kui teavitamine kahjustaks andmete avaldamise eesmärki;

3.1.13. töötlema temale Teenuse osutamise käigus edastatud andmeid vaid ulatuses, mis on

vajalik Teenuse osutamiseks;

3.1.14. esitama aruandeid ja andmeid ning andma selgitusi Teenuse saaja siseaudiitorile,

Riigikontrollile vm kontrolliorganile auditeerimise protseduuri ning õigusaktidest

tuleneva kontrolli läbiviimiseks, kui õigusaktidest ei tulene teisiti;

3.1.15. tagama Teenuse saajale juurdepääsu SAP testkeskkonnale Teenuse saaja

sidussüsteemide arendamisel vajaliku testkeskkonna loomiseks.

3.1.16. jagama Tellijaga tugiteenustega seotud rahulolu uuringute tulemusi.

3.2. Teenuseosutajal on õigus keelduda Teenuse või selle osa osutamisest vastavas osas kuni

Teenuse saaja poolsete kohustuste täitmiseni, kui Teenuse saaja ei täida punktis 3.3.1.-

3.3.3. nimetatud kohustusi ning see takistab Teenuse osutamist.

3.3. Teenuse saaja kohustub:

3.3.1. esitama Teenuseosutajale Teenuse osutamiseks vajaliku teabe toimemudelis määratud

või Poolte esindajate poolt kokku lepitud aja jooksul ja sidekanaleid kasutades;

3.3.2. võimaldama vajaduse korral juurdepääsu Teenuse osutamiseks vajalikele

andmebaasidele ja infosüsteemidele;

3.3.3. vastama Teenuseosutaja poolt Teenuse osutamise käigus tekkinud täpsustatavatele

küsimustele;

3.3.4. informeerima viivitamata Teenuseosutajat kõikidest asjaoludest, mis võivad mõjutada

Teenuse osutamise käiku;

3.3.5. läbi rääkima Teenuseosutajaga kõik muudatused Teenuse saaja juhendites ja

eeskirjades kui need on seotud teenuse osutamisega;

3.3.6. hüvitama Teenuseosutajale riigihanke tugiteenuse osutamisel vaidlustuse ja

kohtumenetlusega seotud kulud, kui vaidlustus või kaebus on esitatud riigihanke

tingimuste ja toimingute kohta, mille eest vastutab vastavalt Riigihangete korraldamise

standardtoimemudelile Teenuse saaja ja eeldusel, et need kulud on eelnevalt

Teenuseosutaja poolt Teenuse saajaga kooskõlastatud vastavalt toimemudelile;

3.3.7. Teenuste osutamiseks nägema ette tugiteenuse eelarvelised vahendid Teenuseosutaja

eelarves 3.4. Teenuse saajal on õigus:

3.4.1. saada kokkuleppes nimetatud teenuseid kooskõlas kehtivate õigusaktidega ja

käesoleva kokkuleppega; 3.4.2. nõuda varalise kahju hüvitamist, kui see tekkis Teenuseosutaja poolse Teenuse

mittenõuetekohase osutamise tõttu;

3.4.3. kasutada majandustarkvara SAP testbaasi (SAP500) andmesisestuseks SAPi andmeid

kasutavate asutuste teiste infosüsteemide testimiseks.

3.5. Teenuse mitteosutamiseks või ebakvaliteetseks täitmiseks ei loeta teenuse katkestusi või

rikkumisi, mis on tingitud asjaoludest, mille üle Teenuseosutajal puudub kontroll

(vääramatu jõud).

3.6. Vääramatu jõud ei vabasta pooli kohustusest võtta tarvitusele kõik võimalikud abinõud

käesoleva kokkuleppe mittetäitmise või mittekohase täitmisega tekkida võiva kahju

vältimiseks või vähendamiseks.

4. Infoturve

4.1. Pooled järgivad isikuandmete töötlemisel isikuandmete kaitse seaduses toodud

andmekaitse põhimõtteid kui ka muud infoturvet reguleerivat seadusandlust.

4.2. Teenuseosutaja täidab Poolte infoturbealaseid kokkuleppeid ning kindlustab Teenuse

saaja andmete haldamisel andmete kvaliteedi, käideldavuse ja koostalitusvõime.

4.3. Teenuseosutaja vastutab tema poolt töödeldavate Teenuse saaja andmete volitamata või

juhusliku hävimise või hävitamise kaitseks meetmete rakendamise eest.

5. Teabevahetus

5.1. Teabevahetus võib toimuda kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis (sh kirjalikult

või elektrooniliselt). Teave tuleb esitada samas vormis kui see on küsitud, kui teine Pool

ei ole täpsustanud, millises vormis vastust ta soovib.

5.2. Teadete edastamine toimub üldjuhul e-posti, posti, e-arve süsteemi, DHS, RTIP või muu

selleks sobiva infosüsteemi teel.

5.3. Pool vastab teise Poole esitatud küsimusele, järelepärimisele, teabe nõudmisele vms

võimalikult kiiresti, kuid mitte hiljem kui 5 tööpäeva jooksul arvates küsimisest. Pooled

võivad vastamiseks kokku leppida muu tähtaja.

5.4. Kokkuleppega seotud teated edastatakse teisele Poolele asutuse üldkontakti ja asutust

RTK nõukojas esindava liikme kaudu.

5.5. Teenuseosutaja kontaktisikud, kellel on õigus anda Kokkuleppega seotud nõusolekuid

ja volitusi ning teha Teenuseosutaja nimel muid toiminguid peale Kokkuleppe

muutmise, lepitakse kokku käesoleva Kokkuleppe Lisades või muul kirjalikku

taasesitamist võimaldaval viisil.

5.6. Teenuse saaja kontaktisikuks, kellel on õigus anda Kokkuleppega seotud nõusolekuid

ja volitusi ning teha Teenuse saaja nimel muid toiminguid peale Kokkuleppe muutmise,

lepitakse kokku käesoleva Kokkuleppe Lisades või muul kirjalikku taasesitamist

võimaldaval viisil.

6. Vaidluste lahendamine

Kõik Kokkuleppest tulenevad või sellega seotud vaidlused lahendatakse poolte vahel

läbirääkimiste teel ja Kokkuleppe mittesaavutamise korral lahendatakse vaidlused

Teenuseosutaja nõukojas, kuhu kuulub ka Tellija esindaja.

7. Kokkuleppe kehtivus ja muutmine

7.1. Kokkulepe jõustub alates 1. juulist 2023.a. ja on sõlmitud tähtajatult.

7.2. Tellija teavitab Teenuseosutajat kuus kuud ette kui ta soovib riigihangete korraldamise

tugiteenust osaliselt vähendada (p 2.1.7) või riigihangete korraldamise tugiteenusest

täielikult loobuda.

7.3. Käesoleva Kokkuleppe muudatused vormistatakse kirjalikus või elektroonilises vormis,

kui Kokkuleppes ei ole ette nähtud teisiti.

(Allkirjastatud digitaalselt) (Allkirjastatud digitaalselt)

Pärt-Eo Rannap Kristi Vinter-Nemvalts

peadirektor Haridus- ja Teadusministeerium

Riigi Tugiteenuste Keskus

Saatja: <[email protected]>

Saadetud: 29.06.2023 15:32

Adressaat: Pärt-Eo Rannap <[email protected]>; RTK Info <[email protected]>; RTK RPT

HTM <[email protected]>

Teema: Teile on saabunud dokument Haridus- ja Teadusministeeriumist

Manused: 1-523218-1 29.06.2023 Leping.asice

Tere

Teile on saabunud dokument Haridus- ja Teadusministeeriumi dokumendihaldussüsteemist

Pinal.

Dokumendi liik: HTM Leping

Registreerimise kuupäev: 29.06.2023

Registreerimisnumber: 5.3-3/23/553

Lugupidamisega

Aire Õismäe

infohalduse valdkonna juht

infohalduse valdkond

Haridus- ja Teadusministeerium

7350259

[email protected]