| Dokumendiregister | Terviseamet |
| Viit | 5-5/24/2994-1 |
| Registreeritud | 19.03.2024 |
| Sünkroonitud | 26.03.2024 |
| Liik | Sissetulev dokument |
| Funktsioon | 5 Teabe- ja arhiivihaldus |
| Sari | 5-5 Terviseameti kirjavahetus |
| Toimik | 5-5-2/2024 |
| Juurdepääsupiirang | Avalik |
| Juurdepääsupiirang | |
| Adressaat | Rahandusministeerium |
| Saabumis/saatmisviis | Rahandusministeerium |
| Vastutaja | Stella Ilves (TA, Peadirektori vastutusvaldkond, Üldosakond) |
| Originaal | Ava uues aknas |
From: Kärt Allert <[email protected]>
Sent: Tue, 19 Mar 2024 11:26:10 +0000
To: Kaari Kask <[email protected]>; Kärolin Jenas <[email protected]>; Mari-Ann Midt <[email protected]>; Marika Vaher <[email protected]>; Siret Tuula <[email protected]>; Stella Ilves <[email protected]>
Subject: DH juhtrühma 06.03.2024 kohtumise kokkuvõte
|
Tähelepanu! Tegemist on väljastpoolt asutust saabunud kirjaga. Tundmatu saatja korral palume linke ja faile mitte avada. |
Tere
Edastan DH juhtrühma 06.03.2024 kohtumise kokkuvõtte.
Manuses on Wordi formaadis töökavand juurdepääsupiirangute haldamise kohta. See on töökavand, millele ka teie tagasiside on teretulnud.
Samuti lisasin teile otseviidetena kokkuvõttes mainitud AKI seisukohtadele.
AKI seisukohad:
Tervitades
Kärt
Kärt Allert
talituse juhataja
| Dokumendihaldustalitus
6269307 |
[email protected]
Rahandusministeerium*
Suur-Ameerika 1 | 10122 Tallinn
626 9301 | http://www.fin.ee
* Justiitsministeeriumi, Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi, Rahandusministeeriumi ja Sotsiaalministeeriumi dokumendihalduse korraldus on Rahandusministeeriumi põhimääruse § 301 p 22 alusel Rahandusministeeriumi ühisosakonna pädevuses.
1. 2. 3. 4.
1.
2024-03-06 Juhtrühma kohtumine 6. märts 2024
Kell: 10:00-12:00 (Lõkke 4, Tallinn; elektrooniline)
Juhatas: Kristi Madismäe
Osalejad: Aire Õismäe (HTM) Elve Adamson (AKI), Janika Kabur (SMIT), Kersti Mustsaar (SA), Kärt Allert (RaM, SoM, MKM, JuM), Sille Uusleer (SiM), K ristel Mändmaa (KaM), Pille Noodapera
(RA), Ingrid Kaskpeit (KuM), Hille Oidema (VäM), Liis Piirma (RIK), Aila Soroka (RegPõM), Silver Salla (RaM), Kaire Karp (RK), Aivi Eller (RTK), Kristiina Laius (KLIM)
Puudusid: Mariko Männa (TTJA)
PÄEVAKORD:
Siseministeeriumi teabehalduse korraldamine, sh andmete umbisikustamise ja kustutamise kord - S. Uusleer, Siseministeerium Aktuaalsete teemade ülevaade (keskne teenus, asutused). AK piirangud/EIS juhend. Muud aktuaalsed teemad.
Siseministeeriumi teabehalduse korraldamine, sh andmete umbisikustamise ja kustutamise kord - S. Uusleer, Siseministeerium
Sille Uusleer jagas kogemust Siseministeeriumi teabehalduse praktikast, sh
valdkonnaga seotud alusdokumendid Siseministeeriumis vastutuse jaotus erinevatest struktuuriüksuses teabe tervikülevaate koostamine andmete umbisikustamise ja kustutamise kord
S. Uusleeri ettekanne on kokkuvõttele lisatud.
Toimus arutelu:
Kuidas alustada valdkonna korraldamisega, kust peab tulema nö initsiatiiv ja ootused? Sille märkis, et Siseministeeriumis sai valdkonna areng alguse juhtkonna ootustest. Puudusid lülid erinevate valdkondade vahel, asutuses viidi läbi andmeaudit, mille üks tähelepanekutest oli see, et teabehalduse valdkonda tuleb käsitleda tervikuna, sh seada arengusuunad (strateegia), vastutajad. S. Uusleer tõi välja, et väga oluline on see, et protsessid on kirjeldatud ning protsessidel on omanikud, kes vastutavad oma protsessi (teenuse) osas teabehalduse eest. Teabehalduse valdkond on sisuteenustele partneriks, kuid oluline on just vastutuse teadvustamine sisu poole pealt. Teabe tervikülevaatest rääkides tõi S. Uusleer välja, et neil on praegu eraldi kehtestatud liigitusskeem, kuigi dokumendi faili mõttes on liigitusskeem ja ülevaade ühes failis eraldi lehtedena. Päris ühte tabelisse kokku ei saa panna, teabe tervikülevaade sisaldab teise detailsusega infot. Siseministeeriumis praegu tegeletakse sellega, et otsida ecxelile alternatiivina muud lahendust, mis toetaks teabe tervikülevaate haldamist. Siseministeerium tegeleb valdkonnaga haldusala üleselt ning ministeeriumil on koordineeriv-juhendav-toetav roll. Eraldi toimuvad kord kvartalis näiteks ministeeriumi ja hallatavate asutuste dokumendihaldurite kohtumised, eraldi kohtuvad ka andmehalduse inimesed. Siseministeeriumis praegu toimub valdkonna koordineerimine selliselt, et vastutus on erinevate struktuuriüksuste vahel ära jagatud. Koostöö toimib ning kitsaskohti ei ole. Oluline on see, et vastutused on selgelt paigas ning vajalikud inimesed oleksid kaasatud. Tänane tulemus on pikaajalise töö tulemus ja S. Uusleer märkis, et väljakutseid jagub ning kindlasti on tegemist valdkonnaga, mis vajab pidevat ja järjepidevat tegelemist. Näiteks teabe hoiukohti tekib pidevalt juurde ning teabehalduse vaates on oluline. Andmete umbisikustamise ja kustutamise kord on aluseks järgnevateks tegevusteks (kaardistuseks), millega hakkavad teenuse omanikud koostöös süsteemi arendajatega ning teabehalduse valdkonnaga tegelema.
Koosolekul osalejad jagasid tunnustust - Siseministeerium on valdkonna korraldamisel üks edulugusid ning eeskujuks teistele riigiasutustele!
2. Aktuaalsete teemade ülevaade (teenus)
ldised teemad:Ü
Projektijuhi Aivi Elleri perekonnanimi on muutunud - ning Aivi on pikemale puhkusele minemas . Tema asemele tuleb Aire Aivi Koppel 19.04 Õismäe, kes alustab 01.04.2024. S. Salla märkis, et ka tema on liikumas ning tema viimane päev Rahandusministeeriumi riigihalduse osakonna nõunikuna on 11.03. Hetkel ei oska öelda, kes võtab ülesanded üle. Alustame märtsis läbirääkimisi AKI, Patendiameti ja Konkurentsiametiga. Infokorje 2023 läks välja. Järgmisel kohtumisel saame teha esmase ülevaate.Tähtaeg: 22. märts 2024. a. Teenuse töörühma tegevuskava:
Toimingud juurdepääsupiiranguga dokumentidega - märts
EISiga seotud tegevuste ühtlustamine (EIS juhend) - märts-aprill Dokumendihalduskordade analüüs – mai-juuni.
Liigitusskeemi töörühm – Finants- ja majandustegevus (märts) Üldised teemad – funktsioonide pealkirjad (märts) Aprill - kokkuvõte, edasine tegevuskava
AK piiranguga seotud tegevuste kirjeldamine
Üldine põhimõte: vastutus kehtestatud piirangu eest on dokumendi täitjal/koostajal, dokumendihaldur saab toetada .tehniliste tegevustega
Töörühma eesmärk oli:
kirjeldada ära AK piirangute määramisega seotud tehnilised tegevused; ühtlustada praktikaid, tuua välja vastutused erinevates süsteemides (DHS, EIS) ning vastutajate vahel (dokumendihaldur, koostaja/täitja, EIS administraator, teabevaldaja). kaardistada põhiküsimused, mis igapäevases töös esile on kerkinud.
https://confluence.rmit.ee/pages/viewpage.action?pageId=311496749
K.Madismäe tõi välja, et tegemist on veel kindlasti töödokumendiga (kavandiga), millega töörühm jätkab tegevust.
Palume ka juhtrühmal kavandiga tutvuda ning jagada oma praktikaid, tekkinud küsimusi, kitsaskohti.
Dokumendis on kirjeldatud AK piirangu
määramine asutuses koostatavale dokumendile. pikendamine asutuses loodud dokumendil. kehtetuks tunnistamine AK kehtivuse ajal. kehtivuse lõpp kehtivuse tähtaja saabumisega. kehtivuse lõpp sündmuse saabumisega. muutmine piirangu kehtivuse ajal. muutmine teise asutuse teavituse alusel.
Üldised tähelepanekud teema senisest arutelust:
Asutused erinevates etappides teemaga tegelemisel. Palju halduskoormust piirangutega tegelemisel (registreerimisel täpsustada piirangud üle – kehtivuse lõpus hindamine) Praktikad sõltuvad osaliselt DHSide funktsionaalsustest (nt AK piirangu muutmise korral kinnituskirja saatmine, AK piirangute ümbertõstmine vastutaja muutumisel, LiveLinkis puudus seni võimalus AK piirangu kehtivust jälgida, jmt).
Kogusime kokku AKI seisukohad praktikas tekkinud küsimustele:
https://confluence.rmit.ee/display/RTK0043/AKI+seisukohad
Kellel on veel täiendavalt lisada, siis palun saatke.
3. Ministeeriumide kirjavahetuse analüüs
Eelmisel kohtumisel jäi pooli arutelu ministeeriumide kirjavahetuse analüüsi kohta.
K.Madismäe tõi välja, et analüüs on endiselt vajalik, kuna see toetab nii teenuse kui uue DHSi arendamisel tehtavaid otsuseid ja võimaldab seada mõõdikuid nende hindamiseks. Näiteks järgnevalt on välja toodud uue DHSi alameesmärgid:
lihtsam, intuitiivsem ja mugavam süsteemi kasutamine; optimaalsemad tööprotsessid ja efektiivsem töö dokumentidega läbipaistvam riik digitaalse jalajälje vähendamine kodanikele lihtsam ja kiirem suhtlus riigiga kasutajate suurem rahulolu süsteemiga süsteemi jätkusuutlikkus, töökindlus ja turvalisus, arendus ja hoolduskulude kokkuhoid 30%.
Analüüsi tulemusel saame ülevaate:
kui palju on ministeeriumide omavahelist kirjavahetust? kui palju on kirjavahetust haldusalaga? kui palju on ministeeriumidel kirjavahetust teiste riigiasutustega? mis teemadel toimub kirjavahetus? Kui palju on AK piiranguga dokumente? Mis on riigisektori omavahelise kirjavahetuse osakaal kogu kirjavahetuse mahust (eraisikute ja muude juriidiliste isikute kirjavahetus).
Väljavõte 2023. a kirjavahetusest sisaldab järgmisi andmeid:
dokumendiliik (sissetulev/väljaminev kiri) pealkiri registreerimise kuupäev
registreerimisnumber sari saatja/saaja seosviit juurdepääsupiirangu märge (avalik, AK), väljasaatmise viis
Teenindatavate asutuste puhul teeb väljavõtte RTK.
Toimus arutelu, kuidas väljavõtteid teha. Lepiti kokku, et:
ministeeriumid võtavad ise väljavõtted 2023. a kirjavahetusest, sh sisaldab väljavõte eraisikutega ja juriidiliste isikutega seotud kirjavahetust. Väljavõttesse tuuakse saatja/saajana üksnes ministeeriumid ja riigiasutused. Eraisikute ja muude juriidiliste isikute puhul andmed anonümiseeritakse (asendatakse märkega "eraisik" või "juriidiline isik"). väljavõttest jääb välja riigisaladusega, jm ministeeriumi ülitundlik teema - numbriliselt tuuakse välja, mitu kirjet üldmahust välja jäi. analüüs viiakse läbi aprillis, kui on läbi eelmine infokorje. Täpsemalt lepitakse ajavahemik kokku järgmisel juhtrühma kohtumisel.
3. Muud teemad
Arutleti e-kirjade registreerimise praktikat erinevates asutustes, eelkõige, kuidas on kasutajaid juhendatud - millised kirjad vajavad registreerimist, kuidas selle üle otsustada.
Enamasti sisaldavad dokumendihalduskorrad üldiseid sätteid (registreeritakse tõendusväärtusega teave), täpsemalt juhendatakse teenistujaid koolitusel ja kui jääb küsimusi ülesse, siis dokumendihaldurid toetavad/nõustavad otsustamisel. Kõlas ettepanek, et see võib olla üks juhis/sõnum, mida saab asutusteüleselt ühtlustada.
Järgmine kohtumine toimub 17.04. kell 10.00-12.00.
Teemad:
E-toimiku tutvustus. Toimingud juurdepääsupiiranguga teabega. Ülevaade 2023. a dokumendimahtude ja IS kaardistusest. Aktuaalsed teemad (keskne teenus, asutused)
Kokkuvõtte koostas:
Kristi Madismäe
Teabehalduse korraldusest
Siseministeeriumi näitel
06.03.2024
Sille Uusleer
S is em
in is te er iu m
Meeskond
2
TEABEHALDUS
IVHO
ANDMEHALDUS
STAO
DOKUMENDIHALDUS
IVHO
SISUHALDUS
SISE- JA VÄLISVEEBIS
KO
TEABELE JUURDEPÄÄS JA TEABE KAITSE
ÕO, IVHO
S is em
in is te er iu m
Alusdokumendid • Teabehalduse strateegia
• Asjaajamiskord
• Andmete umbisikustamise ja kustutamise ühtsed põhimõtted
• Teabe tervikülevaade
– ühiskaustades ja koosloome keskkonnas teabe korrastus- ja säilituspõhimõtted
• Seotud korrad: – õigusaktide eelnõude menetlemise kord;
– IKT teenustele ja infosüsteemidele juurdepääsude taotlemise ja haldamise kord;
– töökorralduse reeglid;
– infoturbe korrad ja juhendid.
3
S is em
in is te er iu m
Teabe tervikülevaade
• Ülevaade ministeeriumi põhiülesannete täitmisel tekkivast teabest, selle
allikatest ja hoiukohtadest.
• Hõlmab andmekogusid, infosüsteeme, registreid, võrguketta
ühiskaustasid, koosloome keskkonda ja postkaste.
• Ei piisa vaid hetkeolukorra välja selgitamisest, ülevaade vajab pidevat
ajakohastamist ja toetavaid tegevusi (teabe korrastus- ja
säilituspõhimõtete sõnastamine, regulaarne digikoristus).
6
S is em
in is te er iu m
Andmete umbisikustamise ja kustutamise
ühtsed põhimõtted
• Eesmärk tagada isikuandmete töötlemise minimaalsus ning eraelu kaitse
andmete umbisikustamise ja süsteemse kustutamise abil. Selgitada
asutustevahelist koostööd ja vastutust, vähendada säilitatavate andmete
mahtu ja digiprügi.
• Hõlmab andmekogusid, infosüsteeme ja registreid.
7
S is em
in is te er iu m
Andmete umbisikustamise ja kustutamise
ühtsed põhimõtted (2)
I etapp:
määrata andmete umbisikustamise, arhiveerimise ja kustutamise vajadus,
viis ja aeg.
II etapp:
uuendada IKT teenuslepet (andmekogu, infosüsteem):
– umbisikustamise plaan;
– arhiveerimise ja kustutamise plaan.
8
S is em
in is te er iu m
Andmete umbisikustamise ja kustutamise
ühtsed põhimõtted (3)
III etapp:
koostada/ajakohastada teabe tervikülevaadet:
– tervikülevaate eest vastutaja;
– isik, kes kontrollib kokkulepitud toimingute täitmist.
9
S is em
in is te er iu m
Andmete umbisikustamise ja kustutamise
ühtsed põhimõtted (4)
• Andmete omanik:
– tagab teabe õigsuse ja ajakohasuse teabe tervikülevaates;
– vastutab andmete umbisikustamise ja õigeaegse kustutamise eest;
– teavitab andmete hoiukohtade haldajaid andmete umbisikustamise ja kustutamise
vajadusest ja veendub, et seda tehakse;
– kaasab vajaduse korral nõu saamiseks andmekaitsespetsialisti, andmehalduri, infoturbejuhi
või teise eriteadmistega teenistuja (sh teabehaldusjuhi).
10
S is em
in is te er iu m
Andmete umbisikustamise ja kustutamise
ühtsed põhimõtted (5)
• IKT teenuse osutaja:
– hindab soovitud funktsionaalsuse teostatavust ja maksumust;
– arvestab arenduses hilisemat umbisikustamise/kustutamise vajadust;
– tagab arendatud funktsionaalsuse toimimise;
– annab andmete omanikule tagasisidet kokkulepitud tegevuste ellu viimise kohta.
11
Sille Uusleer