Turvalise töökeskkonna, kuludokumentide juhendite ning lähetuste protsessi ja isikliku sõiduauto kasutamise juhendi kinnitamine

Töökiusu ja diskrimineerimise ennetamise ning olukordade lahendamise juhend

1. Eesmärk ja üldsätted

1.1. Eesmärk
Juhendi eesmärk on toetada turvalise, lugupidava ja kaasava töökeskkonna kujundamist Sotsiaalministeeriumis (edaspidi SoM või ministeerium), kus töökiusul ja diskrimineerimisel ei ole kohta. Töökiusamise ja diskrimineerimise märkamine, nendele reageerimine ning üksteise toetamine on loomulik osa igapäevasest koostööst.
Juhend annab suunised, kuidas töökiusu ja diskrimineerimise juhtumeid ennetada ning kuidas neile kiiresti ja õiglaselt reageerida. Süsteemne lähenemine aitab tagada, et kõik töötajad tunnevad end väärtuslikult ning teavad, kuhu ja kuidas pöörduda abi saamiseks. 

1.2. Rakendusala
Juhend on abiks nii teenistujatele kui ka juhile mõistmaks, mis peitub kiusamise ja diskrimineerimise mõistete taga ning kuidas tuleks neile nähtustele reageerida. Töökiusamise ja diskrimineerimise käsitlemine organisatsioonis erineb eelkõige seetõttu, et diskrimineerimisele on kehtestatud õiguslik raamistik ning selle käsitlemisel on töötajal riiklikud õiguskaitsevahendid. Diskrimineerimine tähendab, et inimese õigusi on rikutud mõne tema isikutunnuse (nt sugu, vanus, rahvus, puue, usulised veendumused vms) alusel. Kuigi diskrimineerimine võib töökeskkonnas toimuda varjatult või tahtmatult, on tööandjal siiski kohustus reageerida, selgitada ja vajadusel olukorda parandada.
Juhend koosneb järgmistest osadest:


1.2.1. Kas töökius või diskrimineerimine?
Vahel võib olla keeruline otsustada, kas tegu on töökiusamise või diskrimineerimisega. Allolev tabel aitab otsustada, kuidas juhtumit tuleks käsitleda. Tabelis toodu on üldistus, st ei kehti alati ja kõigis situatsioonides. 
 Aspekt
Töökiusamine
Diskrimineerimine
Tüüpilised olukorrad 
Igapäevane suhtlus ja koostöö töökeskkonnas, nii vahetus kontaktis kui digikanalites 
Otsused, mis mõjutavad indiviidi ligipääsu hüvedele või võimalustele (nt palk, edutamine, värbamine) 
Toimepanija roll


Võib olla nii juhendaja, juht kui ka kolleeg.

Tavaliselt isik, kellel on otsustusõigus või -võim (nt juht, värbaja, tööandja esindaja).
Ajend või aluseks olev hoiak
Soov allutada, kontrollida või karistada; kiusatava suhtes lugupidamatuse või empaatia puudumine.
Eelarvamus või negatiivne hoiak teatud grupi suhtes (nt sugu, vanus, rahvus, puue, seksuaalne orientatsioon vms). Diskrimineerimine on alati seotud isikutunnusega.
Kas peab olema sihilik? 
Tavaliselt on tegu tahtliku ja sihiliku käitumisega.



Ei pea olema tahtlik – diskrimineerimine võib toimuda ka teadvustamata kujul. Tegevuse tahtmatus ei muuda selle mõju olematuks.
Kas teguviis peab olema korduv? 
Jah – kiusamine väljendub korduvates või süsteemsetes käitumismustrites.
Ei – üksik otsus või tegu võib olla diskrimineeriv.
Mõju töötajale 
Mõjutab inimese eneseusku ja turvatunnet, põhjustab stressi, ebakindlust, vaimse ja füüsilise tervise probleeme.



Mõjutab isiku identiteeditunnetust (nt usu, soo või seksuaalsuse kaudu), tekitab tõrjutuse või ebaõigluse kogemuse, mõjub vaimsele ja füüsilisele tervisele.
Tuvastamine ja tõendamine



Sageli keeruline, sest mõju avaldub pikema aja jooksul ja peente käitumiste (nt mikroagressioonide) kaudu, mida kõrvalseisjad ei pruugi märgata.
Tuvastatakse võrdluse kaudu – nt kas inimesi, kellel on sarnased oskused ja töökogemus, koheldakse erinevalt põhjendamatu tunnuse alusel.
Mis ei ole töökiusamine/ diskrimineerimine
Tööülesannete andmine ja töö korraldamine, põhjendatud kriitika ja tagasiside, töökorralduse või struktuuri muutused, distsiplinaarmeetmete rakendamine seaduse piires, eriarvamused või konfliktid, kui käitumine on lugupidav ja ei ole korduvad ega sihilikult kahjustavad.
Olukorrad, kus erinev kohtlemine ei põhine seaduses keelatud tunnusel (nt sugu, vanus, rahvus, puue, seksuaalne orientatsioon, usutunnistus jms) või kus erinev kohtlemine on objektiivselt põhjendatud töö iseloomu, kvalifikatsiooninõuete või seadusest tulenevate kohustustega.

NB! Meeles tasub hoida, et seksuaalse ahistamise ja kaitstud tunnusega seoses ahistamise (diskrimineerimise alaliigid) puhul antud tabel ei kehti, sest ahistamise sisuks ei ole üldjuhul hüve üle otsustamine, vaid ebamugava või häiriva olukorra loomine, halvakspanu väljendamine jms.

1.3. Alusdokumendid
Töölepingu seadus (§ 3 ja § 28) kohustab tööandjat tagama töötajate võrdse kohtlemise ja tööohutuse. Töötervishoiu ja tööohutuse seadus (§ 9) nõuab, et tööandja ennetaks psühhosotsiaalsetest ohuteguritest, sh kiusamisest, tulenevaid terviseriske. Diskrimineerimise vältimise kohustused tulenevad lisaks Eesti Vabariigi põhiseaduse § 12-st ning neid täpsustavad soolise võrdõiguslikkuse ja võrdse kohtlemise seadused.

1.4. Rollid ja vastutus

Roll
Vastutab
Töötaja
• Käitub vastavalt organisatsiooni väärtustele, suhtleb teistega austavalt (ka keerulistes olukordades) ja loob sellega turvalist töökultuuri.
• Märkab ja reageerib, kui näeb kiusamist või tõrjutust.
Vahetu juht
• Hoiab lugupidavat töökultuuri ja sekkub kohe, kui märkab probleemi.
• On usaldusväärne tugi, kelle poole saavad teenistujad pöörduda muredega.
• Tagab, et kaebuse esitanud töötajat ei tabaks tagajärjed ega surve.
Personalijuht
• Tagab, et teenistujad ja juhid oleksid teadlikud töökiusamise ja diskrimineerimise erinevustest ja tuvastamise võimalustest.
• Võtab vastu kaebusi, viib vajadusel läbi esmase hindamise ja algatab juhtumi läbivaatamise vastavalt käesolevale juhendile.
• Tagab, et kaebuste menetlemine oleks konfidentsiaalne, õiglane ja toetav kõigile osapooltele.
Siseauditi juht
• Võtab vastu [email protected] -le ja telefoninumbrile 5864 1811 laekunud kaebusi, kaasab kaebuse menetlemisesse personalijuhi, viib vajadusel läbi esmase hindamise ja algatab juhtumi läbivaatamise vastavalt käesolevale juhendile.
• Tagab, et kaebuste menetlemine on oleks konfidentsiaalne, õiglane ja toetav kõigile osapooltele.
Komisjon (personalijuht ja siseauditi juht)
• Hindab juhtumit erapooletult, lähtudes kogutud tõenditest ja osapoolte ütlustest.
• Teeb ettepanekuid olukorra lahendamiseks, sh distsiplinaarmeetmete, vahendamise või muude vajalike sammude kohta. Vajadusel kaasab erinevaid osapooli juhtumi lahendamiseks.
• Töötab läbipaistvalt, säilitades konfidentsiaalsuse ja austades kõigi osapoolte õigusi.
• Toetab ennetamist, nt korduvate juhtumite korral analüüsib organisatsioonilisi kitsaskohti ja teeb parandusettepanekuid juhtkonnale.
Töökeskkonnavolinik
• On töötajate esindaja ohutu ja tervisliku töökeskkonna tagamisel.
• On töötajale usaldusväärne kontaktisik töökiusu kahtluse korral, kuulab ära ja selgitab teavitamise võimalusi.
• Vajadusel juhib probleemi tähelepanu tööandjale või töökeskkonnanõukogule.

1.5. Mõisted ja lühendid
Kõige olulisemad põhimõisted on leitavad mõisteid puudutavast dokumendist.

2. Turvalise töökeskkonna edendamine

2.1. Turvaline töökeskkond ja märkamine
Iga töötaja roll algab iseenda ja oma heaolu väärtustamisest – kui miski tekitab ebamugavust või kahtlust, tasub sellest märku anda. Samamoodi eeldame, et kolleegina märkame teisi ning julgeme sekkuda või küsida, kas kõik on korras. Toetamine võib olla lihtne – üks küsimus, kuulamine, info jagamine või juhile viitamine.
Reageerimise eesmärk ei ole süüdlaste otsimine, vaid olukorra lõpetamine ja edasise kahju ennetamine. Iga juhtum on ainulaadne, kuid meie käitumisviis peaks olema ühtne – märka, reageeri, toeta. Selliselt hoiame ühiselt keskkonda, kus kõigil on turvaline ja väärikas töötada.

2.1.1. Mida saan teha pealtnägijana?
Pealtnägijana ei ole sa kõrvalseisja – sinu reaktsioon loeb. Sa saad aidata:
• Astu vahele sobival ja turvalisel viisil;
• Eira ja tõrju kiusamist soosivat käitumist, näiteks ära mine kaasa nalja või sildistamisega;
• Toeta kiusatavat, räägi temaga ja julgusta abi otsima;
• Teavita juhtunust, pöördu vahetu juhi, personalijuhi, usaldusisiku, töökeskkonnavoliniku või organisatsiooni juhi poole;
• Tuletata meelde organisatsiooni väärtusi, kui märkad sobimatut käitumist.

2.1.2. Mida saan teha juhina?
Juht või tööandja peab reageerima kiiresti ja asjakohaselt:
• Selgita olukorra sisu, kuula ära kõik osapooled ning dokumenteeri juhtumi asjaolud.
• Otsi lahendusi koostöös, nt töökorralduse muutmine, meeskonnatöö ümberkorraldamine või vajadusel professionaalne tugi.
• Kui olukord ei lahenenud mõistliku aja jooksul, võib kaasata erapooletu kolmanda osapoole (nt töövaidluskomisjon, lepitaja, coachi).
• Tõsiste või korduvate juhtumite korral, mille puhul muid lahendusi ei leita, võib osutuda vajalikuks töösuhte lõpetamine.

2.2. Töökiusu juhtumist teavitamine ja selle uurimine
SoMis saab töökiusamisest teada anda usaldusväärselt ja konfidentsiaalselt. Teavitamise eesmärk on luua võimalus juhtumiga tegelemiseks enne, kui kahju süveneb – sõltumata sellest, kas oled ise otseselt mõjutatud või oled pealtnägija.
Töökiusust saab teavitada:
• Anonüümselt, saates info aadressile [email protected] või helistades numbrile 5864 1811. Teade jõuab siseauditi juhile. Teavitaja isikut ei avaldata ilma tema nõusolekuta.
• Otse, pöördudes oma vahetu juhi, mõne muu juhi, personalijuhi või töökeskkonnavoliniku poole. Teade võib olla suuline või kirjalik.
Teavitamine on esimene samm, kuid oluline on tagada, et ka edasine menetlus oleks õiglane, delikaatne ja läbipaistev.

2.2.3. Juhtumi uurimine
Töökiusu juhtumite lahendamine on suunatud kiusamise lõpetamisele, kannatanute kaitsmisele ning töökeskkonna turvalisuse taastamisele. Töökiusu uurimist viib läbi komisjon, kuhu kuuluvad siseauditi juht ja personalijuht või nende asendusliikmed, kes vajadusel kaasavad teisi spetsialiste kas organisatsioonist seest või väljastpoolt (nt juristid). Juhtumit uuritakse vaid kaebuse esitaja nõusolekul, v.a juhul kui:
• kiusamine ohustab kellegi tervist või turvalisust,
• on tegemist korduvalt esineva probleemiga,
• vajalikuks võib osutuda töösuhte lõpetamine.

2.3.1.1. Uurimise alustamine ja asjaolude selgitamine
Kõik uurimistegevused ja info fikseeritakse kirjalikult.  Võimalikult kitsas ring inimesi võiks teada kaebuse esitaja ja kiusaja nime. Uurimistegevusteks on ütluste võtmine nii kaebuse esitajalt kui ka inimeselt, kelle vastu on kaebus esitatud. Samuti küsitletakse tunnistajaid või teisi, kel on asjakohast teavet. Uurimisel on abiks ka kirjalike materjalide läbitöötamisest (nt e-kirjad, kirjalikud vestlused jms). 
• Uuritakse kaebuse sisu, ajalugu ja konteksti,
• Kuulatakse osapooli, kogutakse kirjalikud ja suulised ütlused,
• Uurimise läbiviimisel on suureks abiks, kui esitatakse tõendusmaterajale (nt e-kirjad, kirjalikud vestlused, dokumendid jms)
• Kaebuse esitaja kaitseks rakendatakse uurimise ajal ajutisi meetmeid (nt kontaktikeeld, ajutine juhtimismuudatus, vajadusel töölt kõrvaldamine).
• Kaebuse uurimist alustatakse hiljemalt 7 tööpäeva jooksul peale kaebuse laekumist.

2.3.1.2. Lahenduste leidmine ja rakendamine
Lahenduste leidmine toimub dialoogis kaebuse esitajaga ning arvestades tema vajadusi. Vahel piisab sellest, et väidetava kiusajaga räägib tema vahetu juht, talle tehakse hoiatus või saadetakse koolitusele. Suurem sekkumine oleks liigutamine teise juhi alluvusse. Kui kiusamine on toimunud kolleegide vahel, on lahenduste leidmise ja rakendamise juures roll juhil. Viimane abinõu on kiusajaga töösuhe lõpetamine.  
• Otsitakse lahendusi dialoogis kaebuse esitajaga,
• Võimalikud sammud: hoiatus, koolitus, töökorralduse muutmine, juhi või töötaja ümberpaigutus,
• Raskete juhtumite korral võib järgneda töösuhte lõpetamine.

2.3.1.3. Kokkuleppe sõlmimine ja järeltegevused
Tulemused fikseeritakse kirjalikus kokkuleppes, mis sisaldab:
• tegevusi, mida pooled teevad või väldivad,
• tähtajad ja vastutajad,
Seiratakse, kas kokkulepe on toiminud ja kas töökeskkond on taastunud. Seire tulemused dokumenteeritakse, vajadusel kohandatakse lahendusi.

2.3.1.4. Juhtumist õppimine
Juhtumist õppimine võib aset leida nt sisekoolitustel, kus arutatakse juhtumit viisil, et juhtumi osaliste identiteet jääb anonüümseks. 

2.3. Diskrimineerimisest teavitamine
Kui töötaja tunneb, et teda on diskrimineeritud (nt edutamisest, töölevõtust või palgatõusust ilmajäämise tõttu), saab ta pöörduda:
• tööandja poole – tööandjal on kohustus anda kirjalik selgitus:
10 tp jooksul, kui küsimus puudutab värbamist või edutamist;
15 tp jooksul, kui küsimus puudutab palgatingimusi või töö- ja pereelu ühitamist.
• voliniku, õiguskantsleri, töövaidluskomisjoni (TVK) või kohtu poole, kui soovib olukorda ametlikult lahendada.
Tööandja peab diskrimineerimise kaebuses selgitama, miks tehti konkreetne otsus, ning andma ülevaate asjaomase(te) töötaja(te) kohta, keda eelistati (nt haridus, staaž, oskused jms).

Ülevaade võimalikest õiguskaitsevahenditest:
Võimalus
Millal kasutada
Kes menetleb / otsustab
Tööandja selgitus
Kui töötaja soovib teada diskrimineeriva otsuse põhjuseid
Tööandja (nt personalijuht või otsene juht)
Arvamus volinikult
Kui töötaja soovib eksperthinnangut olukorrale
Võrdõigusvolinik koostab mittesiduva arvamuse
Õiguskantsleri seisukoht
Kui diskrimineerimine pärineb avaliku võimu esindajalt (nt juht ministeeriumis)
Õiguskantsler teeb seisukohavõtu ja soovitused
Töövaidluskomisjon (TVK) või kohus
Kui teenistuja soovib kahju hüvitamist või olukorra õiguslikku tuvastamist
TVK või kohtu otsus on siduv ja täitmisele kuuluv

Kui töötaja ei soovi minna kohe välise vaidluseni, on võimalik pidada tööandjaga dialoogi. Eesmärk võib olla näiteks:
• Diskrimineeriva olukorra lõpetamine;
• Ametlik vabandus;
• Selgitus või töökorralduse muutmine;
• Töötasu või hüvede ümberhindamine (nt juhul kui vaidlus puudutab palka või edutamist).
Kuigi tööandja ei saa otsustada, kas diskrimineerimine on aset leidnud (seda teeb ainult kohus, TVK või volinik), saab ta pakkuda lahendusi, mis parandavad olukorda ja taastavad usalduse.

NB! Seksuaalne ahistamine on soolise diskrimineerimise üks liik, mille puhul tööandjal on kohustus ennetada ja sekkuda. Sellisel juhul võib töötaja:
• Teavitada tööandjat nagu tavapärase juhtumi puhul,
• Vajadusel pöörduda politseisse, kuna seksuaalne ahistamine võib kujutada endast ka süütegu karistusseadustiku mõistes.

3. Seotud dokumendid ja lisad
Mitmekesisuse ja võrdse kohtlemise edendamise kava
Põhjalik juhendmaterjal: Turvaline töökeskkond

4. Dokumendi muutmise ülevaade
Allolev tabel täidetakse alates versioonist 2.
Versioon
Muudatuse sisu

Kuludokumentide kinnitamise juhend 
1. Eesmärk ja üldsätted

1.1. Eesmärk
Eesmärk on kehtestada ühtsed ja arusaadavad reeglid Sotsiaalministeeriumi (edaspidi SoM või ministeerium) kuludokumentide kinnitamiseks, et tagada kulude läbipaistvus, korrektsus ja vastavus seadusandlusele.
Käesoleva korra alusel nõuetekohaselt kinnitatud ja allkirjastatud tehingut tõendavad dokumendid annavad Riigi Tugiteenuste Keskusele (edaspidi RTK) õiguse tasuda vastavad kohustused, sealhulgas kaasnevad maksud e-riigikassas.

1.2. Rakendusala
Dokument reguleerib kuludokumentide, sh aruannete, memode, arvete jms kinnitamist SoMis ning hõlmab kõiki tehinguid ja kuludokumente, mille alusel tehakse kulutusi asutuse eelarvest, sh:
• teenuste ja kaupade ostmisega seotud arved,
• lähetus- ja koolituskulude dokumendid,
• projektiaruanded ja -kulud (sh struktuuritoetused, EMP/Norra toetused jne),
• garantiikirjad, avansi-ja krediitkaardi taotlused ja muud maksekohustusi kinnitavad dokumendid.

Täpsemalt on kuludokumentide kinnitamine kirjeldatud järgmistes peatükkides:

Arvete, kuludokumentide ning aruannete kinnitamine toimub arvete menetlemise infosüsteemis (e-arvekeskus), dokumendihaldussüsteemis Delta (DHS), riigitöötaja iseteenindusportaalis (RTIP), e-toetuse keskkonnas (riigisisesed ja EK otseprojektide portaalid).

1.3. Alusdokumendid
• Vabariigi Valitsuse seaduse § 53 lõige 1 ning § 54 lõige 1;
• Vabariigi Valitsuse 20. märtsi 2014. a määrus nr 42 „Sotsiaalministeeriumi põhimäärus“ § 9 punktiga 4 ja 17;
• Sotsiaalministri 17.01.2020 käskkirjaga nr 4 „Sotsiaalministeeriumi valitsemisala raamatupidamise sise-eeskiri“.

1.4. Rollid ja vastutus
Kord kehtib kõigile teenistujatele, kes teevad kulusid, koostavad dokumente, kooskõlastavad, kinnitavad või esitavad kuludokumente ja aruandeid.
Roll
Kirjeldus
Projektijuht või kulu teinud teenistuja
Kooskõlastab kuludokumendi ning vastutab kulu sisulise põhjendatuse eest.
Kulujuht
Veendub kulu vastavuses eelarvele ja asutuse eesmärkidele ning kinnitab kuludokumendi. NB! Kulujuht on tavapäraselt osakonnajuhataja.
• Ministri, kantsleri, nende nõunike, asekantslerite ja osakonnajuhatajate poolt tehtud kulud kinnitab finantsarvestusjuht.
Finantsspetsialist
Kontrollib dokumentide korrektsust ja edastab need RTKle raamatupidamise kannete tegemiseks ja tasumiseks.
Finantsarvestusjuht
Allkirjastab ministeeriumi ja valitsemisala asutuste krediitkaartide avamise, muutmise ja sulgemise taotlused, ministeeriumi garantiikirjad ja aruanded ning valitsemisala asutuste juhtide kulud.
NB! Vajadusel võib kuludokumendi kinnitusringi liita mistahes asjakohase teenistuja, sõltuvalt tehingu sisust.
NB! Vastavalt kohustuste lahususe põhimõttele ei tohi kuludokumentide kooskõlastaja ja kinnitaja (finantstöötaja) olla sama isik.

1.5. Mõisted ja lühendid
Kuludokument on arve, tšekk, sõidupilet, aruanne, memo vms, mis tõendab kulu tegemist.
Garantiikiri on ametlik dokument, millega organisatsioon kinnitab, et võtab teatud rahalise või muu kohustuse täitmise eest vastutuse. Nt lubab tasuda teenuse või toote eest kindlal tingimusel või ajaraamis.

2. Protsessi kirjeldus ehk sisu

2.1. Kuludokumentide kinnitamine
Kuludokumentide kinnitusring moodustub järgmiselt ning on täiendavalt kirjeldatud allolevas tabelis.
jrk
Tegevus
Tähtaeg
Vastutaja
2.1.1.
Kooskõlastab kuludokumendi ning veendub, et:
• tehing on seaduslik ja vajalik;
• tehing on tehtud soodsatel tingimustel võrreldes analoogsete tehingutega;
• järgitud on riigihangete seadust ja sisekorda;
• kogused, hinnad ja tingimused vastavad eelkokkuleppele;
• kaup või teenus on kätte saadud;
1–2 TP
Projektijuht või kulu teinud töötaja
2.1.2.
Kinnitab kuludokumendi ja veendub, et:
• tehing on seaduslik ja vajalik;
• kulu on kooskõlas eelarvega;
• dokumentidele on lisatud õiged finantseerimisallikad, viited lepingutele, aktidele, memodele ning riigihanke viitenumber.
NB! Ministri, kantsleri, nende nõunike, asekantslerite ja osakonnajuhatajate tehtud kulud kinnitab finantsarvestuse juht.
1–2 TP
Kulujuht

2.1.3
Kontrollib:
• kuludokumendi vastavust lepingule vm dokumendile;
• kinnituste olemasolu kinnitusringis määratud isikutelt;
Vajadusel muudab kulutunnused, täidab kulutempli ja lisab täiendava info kuludokumendile. Seejärel edastab dokumendid RTK-le.
1–2 TP
Finantstöötaja

2.2. Välisvahendite aruandluse kinnitamine
jrk
Tegevus
Tähtaeg
Vastutaja
2.2.1.
Allkirjastab struktuuritoetuste, Norra ja EMP toetuste, Šveitsi-Eesti koostööprogrammi ning muude välisvahendite finantsaruanded ning kinnituskirjad.
Vastavalt rahastaja tähtajale
Kulujuht või finantsarvestusjuht

2.3. Garantiikirja koostamine ja kinnitamine
Garantiikiri hõlmab teenuse või toote eest tasumist valdkonna või osakonna eelarvest (nt ürituste korraldamise kulud vm).
jrk
Tegevus
Tähtaeg
Vastutaja
2.3.1.
Koostab garantiikirja DHSi põhjale:
DHS sari: 1.8-1/Garantiikiri
Vastavalt vajadusele
Teenistuja/ Juhiabi
2.3.2.
Kooskõlastab garantiikirja ja veendub, et osakonna eelarves on vahendid olemas.
1–2 TP
Kulujuht
2.3.3.
Allkirjastab garantiikirja
1–2 TP
Finantsarvestuse juht

3. Seotud dokumendid ja lisad
P02_J11_V1 Kuludokumentide kinnitusringid xlsx.

4. Dokumendi muutmise ülevaade
Allolev tabel täidetakse alates versioonist 2.
Versioon
Muudatuse sisu

Lähetuste protsess

1. Eesmärk ja üldsätted
1.1. Eesmärk
Protsess kirjeldab Sotsiaalministeeriumi (edaspidi ministeerium või SoM) lähetusse saatmise ja lähetuse vormistamise ning lähetusega seotud kulude hüvitamise põhimõtteid.

1.2. Rakendusala
Lähetuse vormistamisel kehtib iseteenindamise põhimõte ja lähetused vormistatakse riigitöötaja iseteenindusportaalis (edaspidi RTIP). Täpsemalt on protsessi etappe kirjeldatud peatükis 2.

Lähetuse liigid on:
teenistus- või tööalane lähetus (edaspidi lähetus), mille eesmärk on ministeeriumi seisukohtade esindamine, väljendamine ja kaitsmine. Teenistuja osaleb otsuseid langetaval koosolekul või otsuseid ettevalmistaval koosolekul, konverentsil, kohtumisel, töögrupi töös jne.
koolituslähetus (edaspidi lähetus), mille eesmärk on teenistuja koolitamine, enesetäiendamine seminaril, konverentsil või õppereisil. Koolitustegevust reguleerib kantsleri käskkirjaga kinnitatud dokument „Personaliarenduse põhimõtted Sotsiaalministeeriumis“.
Lähetus võib olla:
• plaaniline, millest on ette teatatud vähemalt kümme kalendripäeva, või erakorraline, mille vajadus selgub vähem kui kümme kalendripäeva enne lähetuse algust või kui struktuuriüksuse juht annab lähetatavale korralduse minna lähetusse vähem kui kümme päeva enne lähetuse algust;
• riigisisene, mille puhul lähetuskorraldust ei vormistata, kui puuduvad lähetusega kaasnevad kulud, või välislähetus, mille puhul reeglina on alati kulud ja lähetuskorralduse vormistamine on vajalik.
Mitme teenistuja üheaegse lähetuse korral (lähetusel sama sihtkoht, kestus ja ülesanne või eesmärk ning kulude hüvitamise tingimused) tuleb eelistada ühise lähetuskorralduse koostamist. Pikaajalise (üks aasta) reisikindlustuse sõlmimine on soovitatav, kui SoMi teenistuja eeldatav lähetuste arv sel perioodil on kuus või enam.

Päevaraha ning muud lähetustega seotud piirmäärad on toodud kululiikide eelarvestamise juhendis (P02_J16).
1.3. Alusdokumendid
Käesolevas dokumendis on kirjeldatud SoM-i teenistuja, haldusala asutuse juhi ja eksperdi lähetuse protsessi vastavalt avaliku teenistuse seaduses sätestatud nõuetele.

1.4. Rollid ja vastutus
Lähetatav vastutab lähetuskorralduse õigeaegse esitamise ja reisikindlustuse vormistamise eest. Teenistuja peab saama lähetusse minemiseks nõusoleku oma vahetult juhilt. Kantsleri lähetusse saatmiseks on vajalik ministri nõusolek ning ministri, tema nõunike ja asutuste juhtide lähetuskorraldused kinnitab kantsler.
Lähetuskuluaruanded kinnitab vahetu juht. Asekantslerite, kantsleri, ministri ja tema nõunike ja valitsemisala asutuste juhtide lähetuskuluaruanded kinnitab finantsarvestusjuht.
Lähetatav kannab lähetuse oma Outlooki kalendrisse ning seab sisse lähetuse ajaks automaatvastuse eemaloleku kohta.
Volitatud isik kooskõlastab reisibüroos piletid ja kontrollib lähetuskorralduse korrektsust, vajaduse korral palub lähetataval puudused kõrvaldada. Volitatud isik on reeglina valdkonda toetav juhiabi või mõni teine lähetuste halduri õigustega teenistuja. Volitatud isik administreerib RTIP-is lähetuse kooskõlastusringe. Igal kooskõlastajal ja kinnitajal on oma tööülesande täitmiseks üks tööpäev.

1.5. Üldised põhimõtted

Prioriteetsus

I
Kohustuslik osalemine kohapeal
Kategoriseeritud ja järjestatud prioriteetsuse alusel LISA-s 2
II
Osalemine virtuaalselt
Virtuaalset osalemist eelistatakse kõigil ELi ja rahvusvahelistel töörühmade, komiteede ja koosolekute kohtumistel, mis toimuvad hübriidformaadis, juhul kui füüsiline kohalolek ei ole otseselt vajalik ega panusta oluliselt Eestile soodsa lõpptulemuse või kokkuleppe saavutamisse.
III
Osalemine motivatsiooni/enesetäiendamise eesmärgil:
Lähetusi võib põhjendada ka töötaja professionaalse arengu ja motivatsiooni toetamise vajadusega, kui osalemine aitab kaasa teadmiste ja oskuste täiendamisele ning toetab ametialaste eesmärkide saavutamist. Sellisteks juhtudeks loetakse eelkõige:
• osalemine konverentsil, mis käsitleb Eestile prioriteetset teemat;
• eesistujariigi korraldatud ning muud kõrgetasemelised ja ekspertkonverentsid, kus osalemine ei ole seotud Eesti ametliku esindamise kohustusega (reeglina osaletakse individuaalselt);
• koolitused ja õppevisiidid, mis on seotud tööülesannete täitmisega, nt tutvumine teise riigi süsteemiga, koostöö WHO regionaalkontoriga või hea praktika kogumine poliitika arendamise ja kujundamise eesmärgil.

1.5.1. Lähetuse kestus tuleb valida optimaalselt ning keskkonnahoidlikult, arvestades mh lennuliikluse võimalusi ja kohtumise kestust, sh olukordi, kus on võimalik varasem tagasilend vms. Ühepäevased lähetused (nt Brüsselisse) ei ole töötaja tervise ja heaolu seisukohast soovitatavad ning neid ei soosita. Samuti tuleb poolepäevastel kohtumistel osalemise otstarbekust hoolikalt kaaluda. Soovitav ühendada samas linnas lähestikku ajastatud kohtumised üheks lähetuseks, eeldusel, et see sobib lähetatavale.
1.5.2. Delegatsiooni suurus tuleb hoida optimaalsena. Üldjuhul ei sõida samale kohtumisele mitu inimest (v.a ministrite visiidid, mis võivad eeldada suuremat delegatsiooni; paralleelsessioonidega üritused, millest osavõtt võib eeldada lisakoosseisu; rahvusvaheliste aruannete kaitsmised; õppevisiidid või koolitused, mis on mõeldud osakonna lähetusena).
1.5.3. Majutuskoha valikul tuleb lähtuda parima hinna ja kvaliteedi suhtest, arvestades samas mõistlikul määral ka ürituse toimumiskohta ja korraldaja soovitusi. Nt kui üritus toimub hotellis, kuhu korraldaja on kavandanud ka osalejate majutuse, ei ole vaja otsida soodsamat, kuid kaugemat majutusvõimalust, mis eraldab osalejaid teistest delegatsioonidest ja sündmuse toimumiskohast.
1.5.4. Transpordiliigi valikul tuleb eelistada ühistranspordi kasutamist. Taksoteenust võib kasutada vaid juhul, kui ühistranspordi kasutamine ei ole võimalik mõistliku ajakulu või maksumusega või kui selleks esineb muu põhjendatud vajadus.

2. Lähetuse protsessi sisu
2.1. Lähetuskorralduse koostamine (RTIP-is)
2.1.1. Välislähetuse korral
Jrk
Tegevus
Tähtaeg
Vastutaja
1.
Küsib e-kirjaga pakkumise reisibüroost (vt LISA 1 „Kirjapõhi lähetuse päringu esitamiseks reisibüroole“). Reisibüroo kontaktid on leitavad Teematornist “ Lahetusse_minejale”

Reisiteenuse pakkumist võib võtta väljaspool raamlepingu teenuse pakkujat juhul, kui pakkumus (lend ja/või majutus) on vähemalt 20% soodsam. Oluliselt kallima pakkumise eelistamisel peab olema põhjendatud ja mõjuv selgitus.

Kui pole sõlmitud pikaajalist reisikindlustust, küsib reisibüroost reisikindlustuse, mis peab katma lennupiletite maksumuse ja ühe öö majutuse hotellis. Lisakindlustuse vajadust (terrorism, rahvarahutused, streigid) tuleb hinnata riigiti.
NB! Ministritele, kantslerile ja asekantsleritele vormistab kindlustuse läbi lepingulise reisikorraldaja volitatud isik.
• Ülejäänud asutuse töötajatel on võimalus kasutada isiklikku kindlustust (nt krediitkaardi vms kindlustust).
• Kindlustusjuhtumi korral viib selle lõpuni lähetatava omal vastutusel (va juhtkond).
• Isikliku kindlustuse kasutamisel märgib selle lähetustaotluse lisainfo väljale.
• Kindlustusjuhtumi korral lasub töötajal vastutus kanda hüvitatav summa sellisel juhul tööandjale tagasi.
Vähemalt 9 päeva enne lähetuse algust
(erakorralise lähetuse korral esimesel võimalusel)
Lähetatav
2.
Koostab RTIP-is lähetuskorralduse/-taotluse, mis peab sisaldama järgmist:
• kutse või muu lähetuse eesmärki ja töökorraldust selgitav dokument (nt programm, päevakava vms);
• lähetuse koht ja aeg;
• lähetusega seonduvad eeldatavad kulud, (korraldaja poolt hüvitatava kulu (üldjuhul lennukulu) reale märgib hüvitaja);
• reisibüroo pakkumine (viimane ülevaatlik kokkuvõtte reisipakkumisest).
Lisaks:
• Märgib vastava töörühma (Euroopa Liidu Nõukogu töögrupi tööga seotud lähetuse korral, mida hüvitatakse RTK kaudu) - vt LISA 2) ning loob EL Nõukogu Delegaatide Portaalis konto enne lähetusse minemist (vajab Riigikantselei kinnitust).
• Märgib asendaja, kui ei saa lähetuse ajal oma tööülesandeid täita.
• Kui lähetatav kasutab kokkuleppel teise osakonna/valdkonna eelarvelisi vahendeid (nt asendab) märgib sellekohase info, taotluse kulude täitmise lehel “täiendavad selgitused” väljal.
Vähemalt 9 päeva enne lähetuse algust
(erakorralise lähetuse korral esimesel võimalusel)
Lähetatav
3.
Peale reisibüroolt pakkumiste saamist valib sobiva ja broneerib e-kirjaga reisibüroos. Seejärel annab oma valikust teada volitatud isikule.
Lisab RTIP-i lähetuskorralduse juurde pakkumise ja reisibüroo kinnituse valitud pakkumise kohta. Kui ei valitud odavaimat pakkumist, lisab selgituse.
• Kui rahaliste vahendite kokkuhoiu eesmärgil on sõidupiletid võetud üritusele vahetult eelnevaks või järgnevaks nädalavahetuseks, tuleb lähetuskorraldusele lisada selgitus hinnavõrdlusega või kõik saadud reisidokumentide pakkumised. Hinnavõrdlusse tuleb lisada ka täiendavalt makstav päevaraha ja majutuskulu. Kui lähetatu täiendavalt kohal viibitud päevade eest päevaraha ega täiendavat majutuskulu ei soovi, võetakse hinnavõrdluses arvesse vaid transpordi- ja kindlustuskulud.
Vähemalt 9 päeva enne lähetuse algust
(erakorralise lähetuse korral esimesel võimalusel)
Lähetatav

2.1.2. Siselähetuse korral
Siselähetus vormistatakse RTIP-is sarnaselt välislähetusega (vt ptk 2.1.1), kuid tuleb arvestada, et majutus peab olema mõistlikus hinnaklassis. Erandina võib kallimat majutust kaaluda juhul, kui soodsamad valikud tooksid kaasa olulise lisakilometraaži või muid ebamõistlikke kulusid. Täpsemad piirmäärad on toodud kululiikide eelarvestamise juhendis (P02_J16).

2.1.3. Erisused
Kui osa lähetuse kuludest kannab kolmas isik, tuleb taotluse juurde lisada selle isiku kirjalik kinnitus (võib olla e-kiri). Kui lähetuskulu kohta tehakse tagasimakse, tuleb lisada tagasimakse teostaja kirjalik kinnitus (v.a juhul, kui tegemist on Euroopa Liidu Nõukogu või Euroopa Komisjoni töögrupi tööga seotud lähetusega või kui kulude kandmine on kutses näidatud). Kui korralduses esitatud andmed tagasimakse kohta muutuvad, vormistab lähetatu asjakohase info kirjalikkult RTIP-i kuluaruande kommentaaridesse ning edastab selle finantstöötajale.
Kui lähetusele järgneb puhkus ja lähetatu ei naase lähetuskohast pärast lähetuse lõppu, loetakse lähetusega seonduvateks ja ministeeriumi poolt kaetavateks vaid need kulud, mis on lähetusega otseselt seotud (nt sõidupilet lähetuskohta ja tagasi, majutus, kindlustus ja päevarahad lähetuse lõpuni).
Lähetataval on õigus sooduspakkumise korral kasutada reisiteenuste ostmiseks isiklikke vahendeid, taotledes SoM-ilt vastavas ulatuses ettemaksu või hiljem kulude kompenseerimist.
Juhtkonna lähetuse (delegatsioonis) ning ministrite ja kantsleri lähetuse puhul vormistatakse kogu delegatsioonile ühislähetus, mille andmed on ühised, kuid kuluread võivad erineda. Juhtkonna juhiabi võtab delegatsioonile reisibüroolt hinnapakkumise (transport, majutus), vormistab lähetuskorralduse, registreerib lendudele ja esitab hiljem kuluaruanded.
SoM välise eksperdi lähetamise korral võtab reisipakkumise(d) lepingut haldav töötaja või ekspert ise. Ekspert teeb valiku ja lepingut haldav töötaja saadab eksperdiga sõlmitud lepingu lingi, broneeringu ja pakkumise(d) (kui ületab 5000 eurot, tuleb tegutseda vastavalt kehtivale lepingute ja hangete korrale) oma valdkonna volitatud isikule, kes kinnitab reisibüroos tellimuse ning lisab broneeringu ja pakkumised lepingu lisadeks. Täpsemalt on lepingute sõlmimist kirjeldatud riigihangete korraldamise ja lepingute sõlmimise korras, vajaduse korral saab abi RaM-i õigustalitusest.
Kui eksperdil puudub leping (või see vormistatakse hiljem), koostab töötaja memo, milles on selgelt välja toodud: 1) keda kutsutakse seminarile/konverentsile või kaasatakse õppereisile, 2) mis on ürituse nimi, 3) miks kedagi kutsutakse või kaasatakse, 4) eeldatav kulu ja milliselt eelarverealt see tasutakse. Töötaja kooskõlastab memo oma vahetu juhiga, loa saamise korral lisab broneeringu ja pakkumise(d) ning annab DELTA kaudu kinnitamisülesande dokumendihalduse konsultandile.
Kui hiljem vormistatakse leping, seotakse see DELTA-s eelnevalt kooskõlastatud memoga.

2.2. Lähetuskorralduse kooskõlastamine ja kinnitamine (RTIP-is)
Jrk
Tegevus
Tähtaeg
Vastutaja
1.
Algatab lähetuskorralduse kooskõlastamise.
• Kui on vajalik lähetuse muude kulude katmiseks avanssi, peab olema lähetuskorraldus RTIP-is edastatud RTK finantstöötajani vähemalt viis tööpäeva enne lähetuse algust.
• Kui lähetatav asendab ise mõnda kooskõlastajat, teeb ta RTIP-i kooskõlastusringi nimekirjas muudatuse ja määrab oma lähetuse kooskõlastajaks SoM-i volitatud isiku.
• Kui lähetav ise asendab kantslerit annab sellest teada SoM-i RTIP-i administraatorile (juhiabi) kes teeb kooskõlastusringis vastavad muudatused.
Vähemalt 5 tp enne lähetusse minemist
Lähetatav
2.
Hindab lähetuse vajalikkust ja selle ajalist sobivust teiste tööülesannetega ning lisab oma märkused RTIP-is kooskõlastuse kommentaaride väljale.
1 tp
Otsene juht
3.
Võrdleb lähetuskorralduse kuluridu reisikorraldaja pakkumisega ja päevaraha ürituse kutsega. Tagasimakse korral teeb hüvitaja olemasolu kontrolli. Lisab/muudab välisprojektide tunnused. Lisab lähetuse kulutunnused, vajaduse korral muudab.
1 tp
Finantsspetsialist
4.
Kinnitab lähetuskorralduse, hindab lähetuse eesmärgipärasust ja kallimate lähetuste korral nende prioriteetsust.
1 tp, arvestades eelmist tähtaega
Vahetu juht/ kantsler (ministri ja tema nõunike ning asutuse juhtide puhul)
5.
Pärast lähetuskorralduse kinnitamist kinnitab RTIP-is reisibüroo piletite jm reisidokumentide pakkumuse e-kirja teel. Reisibüroo saadab reisidokumendid volitatud isikule ja lähetatavale.
Reisikorraldaja saadab arve SoM-ile e-arvete keskkonda.
1 tp, arvestades eelmist tähtaega
Volitatud isik
6.
Kannab lähetatavale määratud päevarahad ja avansi muude kulude katmiseks lähetatava pangakontole enne lähetuse algust tingimusel, et RTIP-is on taotlus esitatud vähemalt viis tööpäeva enne lähetuse algust RTK finantstöötajani.
5 tp enne lähetuse algust
Finantsspetsialist

2.3. Toimingud lähetuse ajal, sh muudatused
Jrk
Tegevus
Tähtaeg
Vastutaja
1.
Euroopa Liidu Nõukogu koosolekul osalemisel tuleb kohalolek registreerida kohapeal (logides kohal olles kohalikku internetivõrku) EL Nõukogu Delegaatide Portaalis või vastavalt EL Nõukogu korrale.
Esimesel võimalusel
Lähetatav
2.
Kui lähetataval ei ole mõjuvatel põhjustel (reisitõrkekindlustusega aktsepteeritavad juhtumid, kirjeldatud poliisis) võimalik lähetusse minna, on ta kohustatud volitatud isikut sellest kohe informeerima.

Pöördub reisibüroosse, kes tühistab reisidokumendid, kaasates kirjavahetusse ka asutuse volitatud isiku, ja tühistab RTIP-is lähetuse. Kui tühistatud lähetusega on tekkinud kulusid, tuleb lisaks esitada kulude aruanne.
• Kui lähetatav ei ole lepingulisest reisibüroost või otse kindlustuspakkujalt tellinud reisitõrkekindlustust või lähetusest loobumise või lähetuse muutmise põhjusi ei loeta reisitõrkekindlustusega kaetuks, määratakse kulude katmise kohustus kokkuleppel struktuuriüksuse juhi ja kantsleriga.
• Kokkuleppe vormistab lähetatav memona, mille menetlemine toimub dokumendihaldussüsteemis. Kui kantsler ei nõustu kulude katmisega SoM-i poolt, keeldub ta memo kooskõlastamast või kooskõlastab memo märkustega, kus on näidatud kulude jaotus SoM-i ja lähetatava vahel. Lähetatav annab grupitäitmiseks tööülesande finantstöötajale. Finantstöötaja annab grupitäitmiseks tööülesande RTK raamatupidajale ja koolituslähetuse korral RTK personaliarvestajale.
Esimesel võimalusel
Lähetatav
3.
Kui enne lähetuse algust muutub lähetuse aeg, koht või muu oluline lähetusega seonduv asjaolu, mis põhjustab reisidokumentide muutmist, on lähetatav kohustatud sellest volitatud isikut ja reisikonsultanti kohe informeerima.

Kui muudatused toovad kaasa lähetuse kestuse muutumise ja kulude suurenemise rohkem kui 200 euro ulatuses, tühistab lähetatav RTIP-is juba kinnitatud lähetuskorralduse, avab selle muutmiseks ja algatab uue menetluse.
Esimesel võimalusel
Lähetatav
4.
Kui lähetuse ajal muutub lähetusega seonduv oluline asjaolu (nt kulude katmine kolmanda osapoole poolt), täiendab lähetatu RTIP-is lähetuskulude aruannet asjakohase infoga.
Esimesel võimalusel
Lähetatav
5.
Kui lähetuse ajal muutub lähetuse kestus, sisestab lähetatu kuluaruande esitamisel õige lähetusperioodi jms.
Lähetusest saabumise järel 5 tp jooksul
Lähetatav

2.4. Aruannete esitamine ja lähetuskulude hüvitamine
Jrk
Tegevus
Tähtaeg
Vastutaja
1.
Esitab RTIPis lähetuse sisuaruande ja lähetuskulude aruande (kui lähetusega kaasnesid kulud).
• Sisuaruande olulisima osa või SoMile tulevad kohustused toob lähetatu välja eraldi väljal ning lisab manusena juurde vabas vormis ürituse memo (protokolli või slaidid), mille edastab otsesele juhile ja teistele teadmisvajadusega isikutele. Tugiosakondade juhtide ja kantslerile vahetult alluvate teenistujate esitatud sisuaruanded suunab lähetatu EL ja väliskoostöö osakonna juhatajale.
• Lähetuskulude aruandes lisab lähetatav uue kulureana isiklike vahenditega tasutud kulud. Asutuse tasutud kuluread (lend, majutus) tekivad aruandesse automaatselt. Lähetuskulude aruandele manusena skaneeritud täiendavaid kulusid tõendavad dokumendid (kulud eristatud valuuta kaupa), samuti pardakaardid, kui seda nõuab väline rahastaja.
5 tp pärast lähetuse lõppu
Lähetatav või
volitatud isik
2.
Euroopa Liidu Nõukogu koosolekul osalenud teenistuja esitab RTIP-i kuluaruande juurde lendude pardakaardid.
5 tp pärast lähetuse lõppu
Lähetatu
3.
Kooskõlastab lähetuse sisu- ja lähetuskulude aruande.
1 tp
Vahetu juht
4.
Kontrollib üle lähetuskulude aruande RTIP-is ja vajaduse korral palub eemaldada puudused või lisada vajalikud dokumendid.
Teeb hüvitatavaid kulusid puudutavad finantskanded.
5 tp pärast lähetuse lõppu
Finantsspetsialist
5.
Kontrollib ja kinnitab arved FITEK-is.
21 tp
Finantsspetsialist
6.
Kuluaruandes esitatud täiendavate kulude hüvitis kantakse lähetatu pangakontole viie tööpäeva jooksul kuluaruande kinnitamisest arvates.
5 tp pärast lähetuse lõppu

RTK finantstöötaja
7.
Kui siselähetuskorraldust ei olnud eelnevalt RTIP-is vormistatud, kuid lähetusega seoses tekkisid ootamatud kulud, vormistab lähetatu RTIP-is siselähetuskorralduse ja kuluaruande.
5 tp pärast lähetuse lõppu

Lähetatu

3. Seotud dokumendid ja lisad
1. Teematorn: Lahetusse_minejale
2. Isikliku sõiduauto kasutamise kord (P04_J02)
3. Erialanõunike pikaajalise lähetuse juhend (P04_J01)
4. Kululiikide eelarvestamise juhend (P02_J16)
5. LISA 1 Kirjapõhi lähetuse päringu esitamiseks reisibüroole
6. LISA 2 Kohustuslikud rahvusvahelised töögrupid
7. Reisimine (välislähetused) ja töö tegemine uuel arvutitöökoha teenusel | teenusveeb

4. Dokumendi muutmise ülevaade
Allolev tabel täidetakse alates versioonist 2.
Versioon
Muudatuse sisu
Versioon 2
Üldised põhimõtted koondatud ptk 1.5, täiendatud reisiteenuse pakkumise võtmist väljaspool teenuse pakkujat ning välislähetuse hüvitamist teise struktuurüksuse vahenditest (ptk 2.1 p1 ja p2).
Versioon 3
Lisatud ptk 1.4: sarnaselt asekantslerite, kantsleri, ministri ja tema nõunikele kinnitab finantsarvestusjuht ka valitsemisala asutuste juhtide lähetuskuluaruanded.

LISA 1. Kirjapõhi lähetuse päringu esitamiseks reisibüroole
Sihtkoht: sihtkoht
Ürituse toimumise ajad: algus ja lõpp
Lennuinfo ning soovitavad lendamise kuupäevad ja kellaajad: väljalennu ja saabumise ajavahemik, maksimaalne lendudevaheline aeg ja ümberistumiste arv
Majutussoovi täpsustus: soovitud asukoht, hotelli piirkond (nt ürituse toimumise koha lähedal)
Lennupiletite ja/või majutuse maksimaalne hind: maksimaalne hind
Kindlustus: reisitõrge + pagas (vajaduse korral lisakindlustus)


LISA 2. Kohustuslikud rahvusvahelised töögrupid ja koosolekud (osalemine reeglina vajalik füüsiliselt)
Koodid (vt RTIP-is)
Euroopa Liit
• EL Nõukogu ametlikud ja mitteametlikud kohtumised (8–9 x aastas)
• EL Nõukogu töögrupid, kus on vajadus tagada eksperdi tugi keerukamate ja prioriteetsete õigusaktide eelnõude läbirääkimistel (max paar korda kuus)
• sotsiaalkaitsekomitee (SPC, 1 x kuus) ja selle indikaatorite töörühm (ISG, keskmiselt 1 x kuus) ja komiteede raames mõne teema süvitsi arutamiseks loodud töörühmad (nt miinimumsissetulekute ekspertvõrgustik (MINET), pensionide adekvaatsuse töörühm (PAG), sotsiaalse tasakaalustamatuse algatuse töörühm (SIP WG))
• EL-i komiteed ja ekspertgrupid (nt terviseohutuse komitee, ohtlike ainete eksperdid, lastegarantii koordinaatorid)
• EL-i agentuuride juhtorganite töös osalemine (nt ECDC nõukogu)
• EL-i eesistuja korraldatud kõrgetasemelised ja ekspertkonverentsid, kus Eestil on esineja roll
• EL-i rahastatud projektide kohtumised, kus meie ametnikel on juhtiv roll. Osalejana tuleks samuti vähemalt mõnel korral kohal käia, et luua ja hoida koostöösuhteid
WHO
• WHO maailma terviseassamblee (1 x aastas) ja regionaalkomitee (1 x aastas)
• WHO väikeste riikide algatuse kohtumised (1 x aastas)
• Balti poliitikadialoog (1 x aastas)
• temaatilised võrgustikud, kus tuleks vähemalt mõnel korral kohal käia, et luua ja hoida koostöösuhteid
Regionaalne ja kahepoolne koostöö
• Põhjamõõtme rahvatervise ja sotsiaalse heaolu partnerlus (NDPHS)
• NDPHS-i ministrite kohtumised iga kahe aasta tagant
• Balti Assamblee heaolukomitee kohtumised, kuhu aeg-ajalt oodatakse SoM-i ametnikke või ministreid esinema
• riikidevahelised kahepoolsete lepingute läbirääkimised
OECD
• ministrite kohtumised (temaatilised ja ebaregulaarsed)
• tervisekomitee (2 x aastas)
• tööhõive- ja sotsiaalkomitee (2 x aastas)
• kemikaalide ja biotehnoloogia komitee (1–2 x aastas)
• ekspertvõrgustikud ja töögrupid, kus tuleks vähemalt mõnel korral kohal käia, et luua ja hoida koostöösuhteid
Muu rahvus-vaheline
• rahvusvaheliste konventsioonide osapoolte kohtumised (nt tubaka raamkonventsioon, Rotterdami konventsioon), v.a juhul, kui päevakorras olevates teemades ei ole Eestil erihuvi ja EL osaleb ühispositsiooniga
• ÜRO riigiaruannete arutelud ning konventsioonide arutelud ja kaitsmised, sealhulgas teiste ministeeriumide delegatsioonides osalemine (nt inimõigusalaste konventsioonide täitmine)
• Euroopa Nõukogu Euroopa sotsiaalharta komiteede kohtumised (nt mittevastavuste arutelud) ja EN Laste õiguste juhtivkomitee.
• rahvusvahelised ekspertkoosolekud, kus hübriidformaati ei pakuta ja Eesti puudumine koosolekult ei oleks sobilik
• konverentsid-kohtumised, kus SoM-il on esineja roll

Tööülesannete täitmiseks isikliku sõiduauto kasutamise juhend

1. Eesmärk ja üldsätted

1.1. Eesmärk
Juhendiga kehtestatakse tööülesannete täitmisega seotud isikliku sõiduauto transpordi- ja parkimiskulude tegemise tingimused, piirmäärad ning hüvitamine.

1.2. Rakendusala
Isikliku sõiduauto kasutamise hüvitist makstakse riigisiseste ja välislähetuste puhul, ühekordsete tööülesannete täitmisel ilma lähetustaotluseta ning puudega teenistuja tööle ja koju sõidu korral. Juhend kehtib kõigile ministeeriumi töötajatele (va erialanõunikud ehk atašeed).
Isikliku sõiduauto kasutamise hüvitamise taotlemine toimub riigitöötaja iseteenindusportaalis (RTIP).


1.3. Alusdokumendid
Vabariigi Valitsuse seaduse § 54 lõike 1 alusel ning kooskõlas Vabariigi Valitsuse 14. juuli 2006. a määrusega nr 164 „Teenistus-, töö- või ametiülesannete täitmisel isikliku sõiduauto kasutamise kohta arvestuse pidamise ja hüvitise maksmise kord“ ja Vabariigi Valitsuse seaduse 15.12.1999 nr 101, 909 “Tulumaksuseadus”.

1.4. Rollid ja vastutus
Teenistuja eelistab töösõitude tegemiseks alati ühistransporti või RaM ühisosakonna poolt pakutavaid lahendusi (nt üldkasutatav auto, ühistranspordikaart või taksoteenus). Isikliku sõiduauto kasutamine tööalasteks sõitudeks ja selle eest hüvitise taotlemine peab olema kooskõlastatud vahetu juhiga ning vaid juhul, kui:
• sõiduks kavandataval ajal ei ole vaba ühishoone üldautot;
• sõiduks ei ole võimalik kasutada ühishoone ühistranspordikaarte;
• sõiduks ei ole võimalik kasutada Eesti sisest ühistransporti;
• sõiduks ei ole võimalik kasutada ühishoone taksoteenuse osutajat;
• eelpool loetletud võimaluste kasutamine ei ole aja või muu ressursi mõttes otstarbekas.
NB! Asutuse juhi rolli selles juhendis käsitleme teenistujaga samas rollis.

Finantsspetsialist kontrollib dokumentide korrektsust ja edastab need tasumiseks. 
Finantsarvestusjuht kontrollib ja kinnitab valitsemisala asutuste juhtide isikliku sõiduauto kasutamise kulud.

1.5. Hüvitise määr ja põhimõtted
Töötajale hüvitatakse maksuvabalt tööülesannete täitmiseks kasutatud isikliku sõiduauto kulud kas iga sõidu järel või kord kuus, lähtudes mitme sõidu koondarvestusest Isikliku sõiduauto kasutamise kuluhüvitis on toodud kulude eelarvestamise juhises (P02_J09).
• Kilometraaži alusel hüvitamine. Arvestuse aluseks on läbitud kilomeetrid korda ühikuhinna alusel kinnitatud kilomeetri hind.
• Kütusetšeki alusel hüvitatakse kulunud kütuse kogus. Arvestuse aluseks auto keskmine kütusekulu läbitud teekonna peale.
• Elektriauto laadimisega töötaja elukohas tekkinud kulu hüvitatakse auto aku laadimiseks kuluva energia (kWh) ning elektriarve alusel.
• Parkimise kulud hüvitatakse kuludokumendi alusel.

NB! Piirmäära võib muuta ja kehtestada ministeeriumi jooksva aasta eelarve kinnitamisega.

2. Isikliku sõiduauto kasutamine
2.1. Isikliku sõiduauto kulu hüvitamine kilometraaži alusel
Jrk
Tegevus
Tähtaeg
Vastutaja
1.
Küsib luba vahetult juhilt sõiduauto kasutamise kulude hüvitamiseks.

NB! Kui lähetuskorraldus on tehtud, sellisel juhul pole vajalik eraldi vahetult juhilt kinnitust saada.
Esimesel võimalusel vajaduse ilmnemisel
Teenistuja
2.
Veendub vahendite olemasolus ning kinnitab (suusõnaliselt) kulude katte.
Esimesel võimalusel
Vahetu juht
3.
Isikliku sõiduautoga tehtud töösõitude kulude hüvitamiseks vormistada “Minu majanduskulud”
vaatest “Isikliku sõiduauto kulude aruanne“ ja täidab väljad:
• aruande periood
• sõiduki registreerimisnumber
• sõidu aeg (kuupäev)
• sõiduauto odomeetri alg- ja lõppnäit
• sõidu marsruut ja eesmärk
• puudega töötaja elu- ja töökoha vaheline marsruut
• toetus/projekt (välisraha puhul) Lisainfosse märkusena

Lisadokumentide alla lisab:
• sõiduauto registreerimistunnistuse koopia, kus näha omaniku või kasutaja staatus;
• rendiauto puhul lisada lepingu koopia.
Lisakommentaari väljale lisada vajadusel täiendav informatsioon.

NB! Süsteem arvutab ise kokku kilometraaži ning hüvitamisele kuuluva summa. Samuti peab arvestust kuluhüvitise piirmäära ulatuses.
Esimesel võimalusel peale auto kasutamist
Teenistuja
4.
Kontrollib aruandes kajastatu õigsust, sh kas töötaja on vormistatud kodukontorisse, kilometraaži töökohast või kodukontorist sihtkohani ning finantseerimisealuseid. Vajadusel küsib täpsustavaid küsimusi.
2 tp aruande saabumisest
Finants-spetsialist
5.
Kuluaruandes esitatud hüvitis kantakse töötaja
pangakontole viie tööpäeva jooksul kuluaruande kinnitamisest arvates.
5 tp pärast aruande kinnitamist
RTK finants-töötaja


2.1.1 Kuludokumentide alusel hüvitatavad kulud
Jrk
Tegevus
Tähtaeg
Vastutaja
1.
Kütusetšeki alusel kulude hüvitamiseks vormistab RITP-s “Minu majanduskulud” vaatest “majanduskulude aruanne”

Täidab väljad:
• toetus/projekt (välisraha puhul)
• Kulurida. Kululiigiks vali sõidukulu siselähetus või muu kulu. Selgituse väljale kirjutada kulu vajaduse kirjeldus ning kütuse kulu arvestus, sh algus-sihtkoht, läbitud kilomeetrid*keskmine kulu/100. Võib kasutada auto pardaarvuti andmeid pildistades kilometraaži ja keskmise kulu.

Lisadokumentide alla lisab:
• kütusetšekk ja sõiduauto registreerimistunnistuse koopia.

NB! Kütuse kompenseerimise aluseks olev kuludokument võib kanda ka ajavahemikust varasemat või hilisemat kuupäeva tingimusel, et kütuse ostmise ning sõidualgus- ja lõppkuupäeva vahele ei jää rohkem kui seitse päeva.

NB! Elektriauto laadimisel töötaja elukohas tekkinud kulu kompenseerimiseks toob selgituse väljal kulu vajaduse kirjelduse ning arvestuskäigu mitu kWh kulus elektriauto laadimiseks, sh kWh hind (kuu keskmine, päeva/öö hind koos km-ga) ning lisab dokumentide alla järgmised dokumendid:
• elektriarve;
• sõiduauto registreerimistunnistuse;
• tõendus mitu kWh kulus elektriauto laadimiseks (nt pilt pardaarvutist).
Esimesel võimalusel peale auto kasutamist

Teenistuja

2.
Kontrollib aruandes kajastatud õigsust, ja finantseerimisealuseid, vajadusel küsib täpsustavaid küsimusi.
2 tp aruande saabumisest
Finants-spetsialist
3.
Kannab kuluaruandes esitatud hüvitise töötaja pangakontole viie tööpäeva jooksul kuluaruande kinnitamisest arvates.
5 tp pärast aruande kinnitamisest
RTK finants-töötaja


2.1.2. Lähetuskorralduse alusel isikliku sõiduauto kasutamise hüvitamise
Jrk
Tegevus
Tähtaeg
Vastutaja
1.
Lähetuskorralduse alusel Isikliku sõiduauto kasutamise kulude hüvitamiseks vormistab RTIP-is “Minu lähetused”.
Lehel “Lähetav” märgib sõiduki kasutamine lause juures linnukese “Kasutan isiklikku sõidukit”
Täidab lehel “Eeldatavad kulud”:
• toetus/projekt (välisraha puhul)
• kulurida Kululiigiks vali Isiklik auto hüvit maksuvaba

NB! Aruande tegemisel kasuta lähetuse aruannet mitte majanduskulu.

Edasi järgnevad tegevused kirjeldatud ptk 2.1.
Samaaegselt lähetuse aruandega
Töösõidu tegija

2.2. Parkimisega seotud kulude hüvitamine (kuludokumendi alusel)
Jrk
Tegevus
Tähtaeg
Vastutaja
1.
Isikliku sõiduauto parkimise kulud hüvitamiseks vormistab RTIP-is “Minu majanduskulud” vaatest “majanduskulude aruanne”. Täidab väljad:
• toetus/projekt (välisraha puhul)
• kulurida, sh kululiik maismaasõidukite parkimiskulud
• selgitusse kulu vajaduse kirjeldus
Lisadokumentide alla lisab parkimise arve või muu dokumendi, mis tõendab parkimist.
Esimesel võimalusel peale auto kasutamist
Töösõidu
tegija
2.
Kontrollib aruandes kajastatud õigsust, vajadusel küsib täpsustavaid küsimusi.
2 tp aruande saabumisest
Finants-spetsialist
3.
Kannab kuluaruandes esitatud hüvitise töötaja pangakontole viie tööpäeva jooksul kuluaruande kinnitamisest arvates.
5 tp pärast aruande kinnitamist
RTK finants-töötaja

3. Seotud dokumendid ja lisad
2.1. Lähetuste protsess (P04)
2.2. Erinevate sõiduvahendite kasutamine | Majaveeb
2.3. Riigitöötaja iseteenindusportaali kasutusjuhendid | Riigi Tugiteenuste keskus

4. Dokumendi muutmise ülevaade
Versioon
Muudatuse sisu
Versioon 2
Lisatud ptk 1.2, et juhend ei kehti erialanõunikutele ehk atašeedele.
Lisatud ptk 1.4: Asutuse juhi rolli selles juhendis käsitleme teenistujaga samas rollis; Finantsarvestusjuht kontrollib ja kinnitab valitsemisala asutuste juhtide isikliku sõiduauto kasutamise kulud.