Kuludokumentide kinnitamise kord

KANTSLERI KÄSKKIRI

07.10.2021 nr 26

Kuludokumentide kinnitamise kord

Vabariigi Valitsuse seaduse § 53 lõike 1 ning § 54 lõike 1 alusel ja kooskõlas Vabariigi Valitsuse 20. märtsi 2014. a määruse nr 42 „Sotsiaalministeeriumi põhimäärus“ § 9 punktiga 4 ja 17 ning sotsiaalministri 17.01.2020 käskkirjaga nr 4 „Sotsiaalministeeriumi valitsemisala raamatupidamise sise-eeskiri“: 1. Määran arvete või samaväärsete kuludokumentide kinnitajateks arvete menetlemise infosüsteemis, dokumendihaldussüsteemis ja riigitöötaja iseteenindusportaalis osakonnajuhataja ja finantsarvestuse juhi (volitatud isikud – ministrid ja kantsler ning nende nõunikud, asekantslerid ja osakonnajuhatajad). 2. Vastavalt kohustuste lahususe põhimõttele peavad kinnitajad ja maksete edastajad (edaspidi finantstöötaja) olema erinevad töötajad. Arvete ja samaväärsete dokumentide kinnitusring moodustatakse üldjuhul järgmiselt:

 arve kontaktisik või projektijuht;

 osakonnajuhataja või finantsarvestuse juht;

 finantstöötaja. 3. Kuludokumentide kinnitamise, kooskõlastamise ja kontrollimise kinnitusring moodustatakse üldjuhul järgmiselt:

 ministrite ja kantsleri ning nende nõunike, asekantslerite ja osakonnajuhatajate pädevusse kuuluvad dokumendid – finantsarvestuse juht ja finantstöötaja;

 teenistujate pädevusse kuuluvad dokumendid – kontaktisik või projektijuht, osakonnajuhataja ja finantstöötaja;

 lähetuste kuludokumendid (majutus-, kindlustus- ja reisiarved) – personalitalituse nõunik ja finantstöötaja.

4. Kinnitaja tagab, et

 tehingud on seaduspärased ja vajalikud;

 tehing on kooskõlas programmi eelarvega;

 tehingud on tehtud analoogsete tehingutega võrrelduna parimatel tingimustel;

 asjade ostmisel ja teenuste tellimisel on järgitud riigihangete seadust ning ministeeriumi riigihangete korraldamise ja lepingute sõlmimise korda;

 dokumendil kajastatud kogused, hinnad ja muud tingimused vastavad eelnevalt sõlmitud kokkuleppele;

 asjad ja teenused on kätte saadud;

 kuludokumentidele on lisatud õiged finantseerimisallikad, viide algdokumendile (leping, akt, memo jne) ja riigihanke viitenumber.

2

5. Finantstöötaja kontrollib enne algdokumentide saatmist Riigi Tugiteenuste Keskusele lepingu või muu algdokumendi vastavust kuludokumendile ja et tehing on kinnitusringi määratud isikute poolt kinnitatud ning täidab kulutempli ja lisab vajaduse korral täiendava informatsiooni. 6. Vastavalt käesolevale korrale kinnitatud ja allkirjastatud tehingut tõendavad dokumendid annavad Riigi Tugiteenuste Keskusele õiguse tasuda kohustused, k.a kaasnevad maksud e- riigikassas. 7. Struktuuritoetusest, Norra ja Euroopa Majanduspiirkonna toetustest ja muudest välisvahenditest rahastatavate toetuse andmise tingimuste (TAT) maksetaotlused allkirjastatakse struktuuritoetuste e-keskkonnas (e-toetus). Allkirjaõiguslik isik on osakonnajuhataja või finantsarvestuse juht. 8. Tunnistan kehtetuks kantsleri 09.10.2020 käskkirja nr 9 „Kuludokumentide kinnitamise kord“. (allkirjastatud digitaalselt) Maarjo Mändmaa kantsler