Vastuskiri



Justiits- ja Digiministeerium
[email protected]
Suur-Ameerika tn 1
10122, Tallinn, Harju maakond

Teie 15.12.2025

Meie 31.12.2025 nr 3.1-7/25/21672-2
Vastuskiri

Esitame alljärgnevalt vastused Euroopa Nõukogu ametlikele dokumentidele juurdepääsu eksperdirühma küsimustikule dokumentide haldamise ja säilitamise kohta.

1. Kuidas on avaliku võimu asutustes reguleeritud dokumentide haldamine, säilitamine ja arhiveerimine?
Dokumentide haldamine ametis toimub üldisi õiguslikke regulatsioone järgides. Lisaks õigusaktidele reguleerivad asutuses dokumendihalduse protsesse järgmised asutusesisesed dokumendid:
• dokumentide haldamise kord;
• dokumentide säilitamise ja arhiveerimise kord;
• dokumentide liigitusskeem.
Dokumentide haldamise kord sätestab, millised dokumendid kuuluvad registreerimisele ja millised mitte. Dokumentide haldamise korrast lähtuvalt ei registreerita asutuses ameti teenistujate ja struktuuriüksuste omavahelist sisemist tööalast kirjavahetust. Küll aga on kohustus registreerida asutuseväliste kontaktidega peetav kirjavahetus, mille alusel võetakse vastu otsuseid, võetakse kohustusi või sõlmitakse kokkuleppeid. Ameti dokumente registreeritakse ja hallatakse mitmes erinevas keskkonnas. Dokumentide liigitusskeemis on iga dokumendisarja juures määratletud, millises keskkonnas vastava sarja dokumente hallatakse.

2. Kas kõik avaliku võimu asutuse valduses olevad dokumendid registreeritakse? Kui jah, siis millised andmed dokumentide kohta registrisse kantakse? Kes vastutab registreerimise eest? Millisel hetkel registreerimine toimub?
Üldpõhimõttena registreeritakse kõik dokumendid, mis on seotud asutuse ülesannete täitmisega ning millel on õiguslik, halduslik või olulist teavet sisaldav tähendus. Dokumentide registreerimine toimub:
• sissetulevkiri - infosüsteemis saabumise päeval või hiljemalt järgmisel tööpäeval;
• käskkirjad, korraldused, väljasaadetavad kirjad, lepingud ja muud sarnased dokumendid registreeritakse nende allkirjastamise hetkel.
Vastavalt asutuse dokumentide haldamise korrale kuuluvad registreerimisele kõik asutuse tegevusega seotud dokumendid, välja arvatud arved, reklaam- ja informatiivse sisuga trükised, perioodika ning muud sarnase iseloomuga materjalid, millel puudub iseseisev õiguslik või halduslik tähendus.
Dokumendiregistrisse kantakse kehtivate nõuete kohaselt dokumendi kohta järgmised andmed:
’
Sissetulevate ja väljasaadetavate kirjade puhul:
• dokumendi liik;
• dokumendi sisu peegeldav pealkiri;
• saatja või saaja andmed (juriidilise või füüsilise isiku nimi ja kontaktandmed);
• dokumendi kuupäev ja saatja viit;
• registreerimise kuupäev ja registreerimisnumber;
• vastamistähtaeg ja vastamiskuupäev;
• adressaadid;
• allkirjastaja nimi, ametinimetus, e-posti aadress ja telefoninumber;
• koostaja nimi ja kontaktandmed;
• saatmisviis ja dokumendi formaat;
• märkused;
• juurdepääsumärked, sealhulgas piirangu algus- ja lõppkuupäev, kestus.
Käskkirjade, korralduste, lepingute ja protokollide puhul:
◦ dokumendi liik;
◦ registreerimise kuupäev ja registreerimisnumber;
◦ protokolli puhul päevakord;
◦ protokollija ja koosoleku juhataja nimi ja amet;
◦ saaja andmed ja dokumendi kehtivus;
◦ allkirjastaja nimi ja amet;
◦ koostaja nimi, ametinimetus ja struktuuriüksus;
◦ üleandja ja vastuvõtja andmed (vajaduse korral);
◦ saatmisviis ja dokumendi formaat;
◦ adressaadid;
◦ märkused;
◦ juurdepääsumärked.
Dokumendi registreerimise eest vastutajad on määratud asutuse dokumentide haldamise korras. Asutuse üldisele e-posti aadressile saabunud kirjade registreerimise eest vastutavad dokumendihaldurid. Teenistuja tööalasele e-posti aadressile saabunud või talle isiklikult üle antud ametialased dokumendid suunab teenistuja registreerimiseks asutuse üldisele e-posti aadressile või registreerib need ise vastavalt kehtestatud korrale.
Dokumendi koostaja vastutab enda koostatud dokumendi kogu elutsükli eest, sealhulgas dokumendi loomise, menetlemise, vormistamise, registreerimise, allkirjastamise, juurdepääsu tagamise või piiramise, välja saatmise ning säilitamise eest kuni dokumendi üleandmiseni arhiivi. Teenistujad haldavad ja menetlevad dokumente üldjuhul asutuse dokumendihaldussüsteemis või muudes asutuses kasutusel olevates infosüsteemides ning vastutavad ameti ülesannete täitmise ja otsuste tegemisega seotud olulise teabe dokumenteerimise ja infosüsteemi sisestamise eest.

3. Kas dokumentide sisu põhjal kohaldatakse registreerimiskohustusele erandeid?
Registreerimiskohustuse erandeid kohaldatakse kooskõlas õigusaktidega. Vastavalt asutuse dokumentide haldamise korrale kuuluvad registreerimisele kõik asutuse tegevusega seotud dokumendid, välja arvatud arved, reklaam- ja informatiivse sisuga trükised, perioodika jm kas vastavas infosüsteemis või dokumendihaldussüsteemis.

4. Kas on olemas juhised või põhimõtted avalikule teenistujale otse saadetud või temalt otse saadetud kirjavahetuse registreerimise kohta?
Asutuse dokumentide haldamise korras on sätestatud dokumendiringluse põhimõtted teenistujale saabunud või tema poolt väljasaadetud kirjade registreerimiseks:
◦ Teenistuja tööalasele e-posti aadressile saabunud dokumendid või temale isiklikult üle antud ametialased dokumendid suunab teenistuja registreerimiseks asutuse üldisele e-posti aadressile või registreerib need ise dokumendihaldussüsteemis või muus kasutusel olevas infosüsteemis.
◦ Dokumendi koostaja vastutab kogu dokumendi elutsükli eest, sealhulgas loomise, menetlemise, vormistamise, registreerimise, allkirjastamise, juurdepääsu tagamise või piiramise, välja saatmise ning säilitamise eest kuni arhiivi üleandmiseni.
◦ Teenistujad haldavad ja menetlevad dokumente üldjuhul asutuse dokumendihaldussüsteemis või muudes infosüsteemides.
◦ Teenistujad vastutavad oma ülesannete täitmise ja otsuste tegemisega seotud olulise teabe dokumenteerimise ning süsteemi sisestamise eest.
◦ Teenistuja e-posti aadressile saabunud kirjade registreerimise või registreerimiseks edastamise eest vastutab kirja saanud teenistuja vastavalt asutuse dokumentide haldamise korrale.
5. Kas ametlike dokumentide registrid on avalikud?
Asutuse dokumendiregistrid on avalikud

6. Kas elektroonilisi sõnumeid (e-kirjad, SMS-id jms) käsitletakse samamoodi nagu paberdokumente?
Sõltumata teabekandjast käsitletakse dokumente samadel põhimõtetel, kui neil on halduslik või õiguslik tähendus. Need dokumendid registreeritakse, säilitatakse ja arhiveeritakse vastavalt kehtivatele nõuetele dokumendihaldussüsteemis või muus asutuses kasutusel olevas infosüsteemis.
SMS-sõnumeid ei registreerita, kuna neid ei ole võimalik dokumentidena jälgida ega säilitada samal viisil nagu ametlikke dokumente.

7. Kas avaliku võimu asutused kasutavad dokumentide registreerimiseks ühist süsteemi või kasutab iga asutus oma süsteemi?
Transpordiametis on sarnaselt paljude muude avalike asutustega kasutusel standardlahendusena dokumendihaldussüsteem Delta.

8. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused ametlike dokumentide säilitamisel? Näiteks millises vormingus ja kus dokumente hoitakse?
Amet säilitab oma dokumente vastavalt asutuse dokumentide haldamise ja dokumentide säilitamise ja arhiveerimise korrale ning liigitusskeemile, kooskõlas arhiiviseaduse, eriseaduste ja Rahvusarhiivi juhistega.
Dokumentide säilitamise aluseks on:
• Arhiiviseadus ja selle rakendusaktid, sh arhiivieeskiri;
• Valdkonna seadustes kehtestatud säilitustähtajad;
• Asutuse liigitusskeem, kus säilitustähtajad on määratud sarja tasemel;
• Rahvusarhiivi hindamisotsused, mille alusel määratakse arhiiviväärtuslikud dokumendid.
Asutuses kasutatakse arhiiviseadusega kehtestatud arhiivivorminguid. Teavet hoitakse erinevates infosüsteemides, andmekogudes, piiratud juurdepääsuga failiserveris ja ametis kasutuses olevates keskkondades.

9. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused dokumentide säilitustähtaegade määramisel ning milliseid säilitustähtaegu kasutatakse?
Amet määrab dokumentide säilitustähtajad järgmiste kriteeriumide alusel:
◦ Õigusaktidest tulenevad kohustused;
◦ Asutuse tegevuste ja faktide tõendamise vajadus;
◦ Rahvusarhiivi hindamine;
◦ Isikuandmeid sisaldavad dokumendid.
Säilitustähtajad jagunevad üldiselt kolme kategooriasse:
◦ Lühiajalised: 1–5 aastat;
◦ Pikaajalised: 10–50 aastat;
◦ Alatised: püsiv säilitamine, sh arhiiviväärtusega dokumendid.
10. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused dokumentide üleandmisel arhiivi?
Avalikku arhiivi antakse järgmised dokumendid:
◦ Arhiiviväärtusega dokumendid, mis on saadud või loodud asutuse tegevuse käigus;
◦ Dokumendid, mis on asutuse valduses, kas ajaloolise, kultuurilise või õigusliku tähendusega sündmuse tõttu.
Dokumentide üleandmine arhiivi toimub:
• Koostöös Rahvusarhiiviga, järgides kehtestatud nõudeid ja juhiseid.
• Soovitavalt 10 aasta jooksul pärast nende säilitustähtaja lõppu asutuses;
Üleandmine dokumenteeritakse Rahvusarhiivi keskkonnas ASTRA, ning dokumendid antakse arhiivi üle vastavalt Rahvusarhiiviga kooskõlastatud liigitusskeemile, lähtudes sellest, kas tegemist on arhiiviväärtusliku materjaliga või mitte.

11. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused dokumentide hävitamisel?
Amet hävitab säilitustähtaja ületanud dokumente vastavalt asutuse dokumentide haldamise ja dokumentide säilitamise ja arhiveerimise korrale ning liigitusskeemile, kooskõlas arhiiviseaduse ning teiste eriseadustega.
◦ Hävitamine toimub asutuse hävitamisakti alusel.
◦ Hävitamiseks kasutatakse turvalisi teenuseid, mis tagavad, et teave ei satuks kolmandate isikute valdusse.
◦ Infosüsteemides säilitustähtaja ületanud teave hävitatakse infotehnoloogiliste vahendite abil.
Lugupidamisega
(allkirjastatud digitaalselt)
Reet Reili
direktor
tugiteenuste teenistus




Endla Metsaru
58153909, [email protected]