Sisendi kogumine Euroopa Nõukogu ametlikele dokumentidele juurdepääsu eksperdirühma küsimustikule dokumentide haldamise ja säilitamise kohta

Suur-Ameerika 1 / 10122 Tallinn / +372 620 8100 [email protected]/ www.justdigi.ee/ Registrikood 70000898

Haridus- ja Teadusministeerium [email protected] Munga 18 50088, Tartu Sisendi kogumine Euroopa Nõukogu ametlikele dokumentidele juurdepääsu eksperdirühma küsimustikule dokumentide haldamise ja säilitamise kohta Lugupeetud teabevaldajad Saatsime Teile kirja seoses Euroopa Nõukogu ametlikele dokumentidele juurdepääsu eksperdirühma (AIG) küsimustikuga dokumentide haldamise ja säilitamise kohta ning palusime Teie sisendit. Kuna oleme saanud palju tagasisidet, et kirja põhjal ei ole selge, milline on meie ootus sisendile, siis käesoleva kirjaga püüame oma ootusi avada. Ametlikele dokumentidele juurdepääsu Euroopa Nõukogu konventsiooni artikli 1 lõike 1 punkti b kohaselt on ametlikud dokumendid ükskõik millises vormis salvestatud teave, mille on koostanud või vastu võtnud ning mida valdavad avaliku võimu kandjad. Seega käib küsimustik kogu avaliku teabe registreerimise ning säilitamise kohta, mitte üksnes dokumendiregistris registreeritava kohta. Teabevaldajatelt ootame sisendit ennekõike just Teie asutuse vaatest. Riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutustest ning avalik-õiguslikest isikutest teabevaldajatel on dokumendiregister, kus registreeritakse teatud osa teabest, ning andmekogud, kus registreeritakse osa teabest, samas on teabevaldajateks ka riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutuste vastutusvaldkondades tegutsevad AvTS § 5 lõike 1 punktis 3 ning lõikes 3 nimetatud ettevõtjad1. Hetkeseisus puudub Justiits- ja Digiministeeriumil täielik ülevaade, millistes andmekogudes lisaks dokumendiregistritele asutused oma teavet registreerivad ja säilitavad ning milliste aktidega on nimetatud andmekogud reguleeritud. Samuti puudub ülevaade kõigist AvTS § 5 lõike 1 punktis 3 ning lõikes 3 nimetatud teabevaldajatest. Seega palume Teie sisendit küsimustikule vastamisel. Kui Teie asutuse vastutusvaldkonnas toimub teabe haldamine üksnes üldiste reeglite järgi, siis selles osas me Teie sisendit ei oota. Küll aga ootame Teie sisendit osas, kus Teile on ette nähtud erisusi Teie valdkonna õigusaktidega. Näiteks, millest lähtuvalt tehakse otsus, milline teave registreeritakse ja milline mitte (näiteks ametnike vahel toimuv e-kirjavahetus, sõnumivahetusrakendustes toimuvad vestlused jne); kas teil on ette nähtud erisusi säilitustähtaegade osas, kui jah, siis millise aktiga on need ette nähtud, kust on leitav arhiivieeskirja alusel nõutud liigitusskeem teie asutuse kohta, millest nähtuvad ka säilitustähtajad jne, kuidas ja kus registreerivad avalikku teavet teie vastutusvaldkonnas tegutsevad ettevõtjad, kes täidavad avalikku ülesannet või on võrdsustatud teabevaldajatega teatud teabe osas.

1 Eraõiguslik juriidiline isik ja füüsiline isik kes täidab seaduse, haldusakti või lepingu alusel avalikke ülesandeid, sealhulgas osutab haridus-, tervishoiu-, sotsiaal- või muid avalikke teenuseid, – teabe osas, mis puudutab nende ülesannete täitmist; ettevõtja, kes on kaubaturul valitsevas seisundis, omab eri- või ainuõigust või loomulikku monopoli, – teabe osas, mis puudutab kaupade ja teenuste pakkumise tingimusi, hindu ja nende muudatusi; füüsilisest isikust ettevõtja, mittetulundusühing, sihtasutus või äriühing, – teabe osas, mis puudutab riigi või kohaliku omavalitsuse eelarvest avalike ülesannete täitmiseks või toetusena antud vahendite kasutamist.

Meie 05.12.2025 nr 7-2/9004

2

Justiits- ja Digiministeerium koondab vastused Eestis kehtiva regulatsiooni kohta ning edastab need Euroopa Nõukogule. Palume saata vastused (eesti keeles) käesoleva kirja lisas esitatud küsimustikule teie asutuse vaatest Justiits- ja Digiministeeriumile hiljemalt käesoleva aasta 31. detsembriks. Lugupidamisega (allkirjastatud digitaalselt) Kärt Nemvalts asekantsleri ülesannetes Lisaadressaadid: Andmekaitse Inspektsioon Kohalikud omavalitsused Viru Maakohus Harju Maakohus Pärnu Maakohus Tartu Maakohus Tartu Ringkonnakohus Tallinna Ringkonnakohus Tallinna Halduskohus Tartu Halduskohus Õiguskantsleri Kantselei Riigikogu Riigikantselei Vabariigi Presidendi Kantselei Riigikontroll Riigikohus

3

Helen Uustalu 53345676 [email protected]

Suur-Ameerika 1 / 10122 Tallinn / +372 620 8100 / [email protected]/ www.justdigi.ee Registrikood 70000898

Haridus- ja Teadusministeerium [email protected] Munga 18 50088, Tartu Sisendi kogumine Euroopa Nõukogu ametlikele dokumentidele juurdepääsu eksperdirühma küsimustikule dokumentide haldamise ja säilitamise kohta Lugupeetud teabevaldajad Euroopa Nõukogu ametlikele dokumentidele juurdepääsu eksperdirühm (AIG) on lõpetanud oma analüüsi ametlikele dokumentidele juurdepääsu Euroopa Nõukogu konventsiooni (Tromsø konventsioon) rakendamise kohta 15 liikmesriigi poolt. Samuti on AIG avaldatud arvamuse „ametlike dokumentide“ mõiste kohta vastavalt Tromsø konventsiooni artikli 1 lõike 2 punktile b. AIG jätkab vastavalt Tromsø konventsiooni artikli 11 lõikele 1 konventsiooni rakendamise seiret ning järgmisena oodatakse liikmesriikidelt (sh ka valitsusvälistelt organisatsioonidelt) vastuseid küsimustikule dokumentide haldamise ja säilitamise kohta. Justiits- ja Digiministeerium koondab vastused Eestis kehtiva regulatsiooni kohta ning edastab need Euroopa Nõukogule. Palume saata eestikeelsed vastused käesoleva kirja lisas esitatud küsimustikule teie asutuse vaatest Justiits- ja Digiministeeriumile hiljemalt 31. detsembriks 2025. Lugupidamisega (allkirjastatud digitaalselt) Margit Juhkam asekantsleri ülesannetes Helen Uustalu 53345676 [email protected]

Meie 28.11.2025 nr 7-2/9004