Eelarve- ja kulujuhtimise kord

KÄSKKIRI

Eelarve- ja kulujuhtimise korra

kinnitamine

Vabariigi Valitsuse seaduse § 53 lõike 1, § 54 lõike 1 ning Vabariigi Valitsuse 22. detsembri

2011. a määruse nr 177 „Rahandusministeeriumi põhimäärus“ § 12 punktide 1, 4 ja 14 ning

§ 13 lõike 1 alusel:

1. Kinnitan „Eelarve- ja kulujuhtimise korra“ (lisatud).

2. Tunnistan kehtetuks kantsleri 15. märtsi 2023. a käskkirja nr 16 „Eelarve- ja kulujuhtimise

korra kinnitamine“.

3. Käskkirja rakendatakse tagasiulatuvalt 1. jaanuarist 2024. a.

(allkirjastatud digitaalselt)

Merike Saks

kantsler

Lisa: Eelarve ja kulujuhtimise kord

18.01.2024

nr 6

Vastutav osakond: strateegia- ja finantsosakond Kinnitatud: 18.01.2024 käskkirjaga nr 6

Protsessi koordinaator: finantsjuht Versioon: 15

Rahandusministeerium 1 / 6 Eelmine versioon: kantsleri 15.03.2023 käskkiri nr 16

Eelarve- ja kulujuhtimise kord

Andmed dokumendi muutmise kohta

Versiooni

nr

Käskkirja

kpv ja nr

Jõustumise

kuupäev

Muudatuse kirjeldus

Ver 01 02.07.2010 nr

111

02.07.2010 Algse täisversiooni loomine.

Ver 02 17.01.2011 nr

8

17.01.2011 Algse versiooni täiendamine.

Ver 03 04.10.2011 nr

150

04.10.2011 Algse versiooni täiendamine

Ver 04 25.05.2012 nr

75

25.05.2012 Algse versiooni täiendamine

Ver 05 17.01.2013 nr

11

17.01.2013 Algse versiooni täiendamine

Ver 06 04.04.2011 nr

33

04.04.2014 Algse versiooni täiendamine

Ver 07 26.02.2015 nr

020

26.02.2015 Algse versiooni täiendamine, vormi uuendamine.

Kulude taotlemise ja aktsepteerimise üldine kord jääb

samaks, tegemist on tehnilist laadi täpsustustega.

Korra lisas on täpsustatud ja korrigeeritud eelarve-

klassifikaatori loetelu struktuuri ja nimetusi ning

üksikuid kulude kajastamise põhimõtteid.

Ver 08 13.06.2016 nr

067

13.06.2016 Kulude taotlemise ja algdokumentide viseerimise

korra lihtsustamine bürokraatia vähendamise

eesmärgil.

Ver 09 11.07.2017 nr

038

01.08.2017 Korra täiendamine seoses RTIP majanduskulude

mooduli kasutuselevõtuga. Korra lisa täiendamine

seoses RMi struktuuri muudatusega 01.08.2017.

Ver 10 09.02.2018 nr

6

01.01.2018 Korra täiendamine seoses hankekorra muudatustega.

Korra lisa täiendamine seoses RMi struktuuri

muudatusega 01.01.2018

Ver 11 12.02.2019

nr 12

01.01.2019 Korra täiendamine, lisatud võimalus kulujuhil

delegeerida kuludokumentide kooskõlastamist,

projektijuhile on lisatud vastutus projektile võetud

sildfinantseerimise tagastamise eest. Korra lisas on

täpsustatud eelarveklassifikaatoreid ja kuluüksuste

nimetusi.

Ver 12 06.07.2020 nr

35

01.06.2020 Kulude taotlemise ja aktsepteerimise kord jääb

samaks.

Korra lisas on täpsustatud eelarveklassifikaatori

loetelu struktuuri ning tehtud korrektsioonid seoses

kulujuhtide/volitatud isikute muutusega alates

01.06.2020 järgmiste kuluridade puhul: õigusabi,

Vastutav osakond: strateegia- ja finantsosakond Kinnitatud: 18.01.2024 käskkirjaga nr 6

Protsessi koordinaator: finantsjuht Versioon: 15

Rahandusministeerium 2 / 6 Eelmine versioon: kantsleri 15.03.2023 käskkiri nr 16

maamaks, õppelaenude riigitagatis ja õppelaenude

tagasimaksmisega seotud kulud.

Ver 13 31.01.2022 nr

7

01.01.2022 Kulude taotlemise ja aktsepteerimise kord jääb

samaks. Eemaldame korrast mõiste „volitatud isik“ ja

korrigeerime mõistet „kulujuht“.

Korra lisa täiendamine seoses RMi struktuuri

muudatusega 01.01.2022.

Ver 14 15.03.2023 nr

16

01.01.2023 Kulude taotlemise ja aktsepteerimise kord jääb

samaks.

Korra lisa värskendamine ja täiendamine seoses

lähetuste korra muudatusega; loobutud kinnisvara

kuludokumentide kooskõlastamine delegeeritakse

haldustalituse juhataja asemel haldustalituse riigivara

nõunikule.

Ver 15 18.01.2024 nr

6

01.01.2024 Korra ja selle lisa täiendamine seoses ostuarvete

menetlemisega seotud ülesannete üle andmisega Riigi

Tugiteenuste Keskusele alates 01.01.2024,

riigihangete korraldamise ja lepingute sõlmimise

korra muutumisega ning regionaalvaldkonna

lahkumisega RMist 2023. aastal.

Sisukord

1. Eesmärk .............................................................................................................................. 3

2. Kasutusulatus ..................................................................................................................... 3 3. Vastutajad ........................................................................................................................... 3

4. Mõisted ............................................................................................................................... 3 5. Valdkonnajuhi, kulujuhi ja finantstöötaja ülesanded ......................................................... 3 6. Kulude algatamine .............................................................................................................. 4 7. Kuludokumendi menetlemine e-arvete infosüsteemis, RTIP-is ja dokumendihaldus-

süsteemis …………………………………………………………………………………5

8. Deebet- ja krediitkaardid .................................................................................................... 6 9. Viited .................................................................................................................................. 6 10. Kaasnevad dokumendid ..................................................................................................... 6

Vastutav osakond: strateegia- ja finantsosakond Kinnitatud: 18.01.2024 käskkirjaga nr 6

Protsessi koordinaator: finantsjuht Versioon: 15

Rahandusministeerium 3 / 6 Eelmine versioon: kantsleri 15.03.2023 käskkiri nr 16

1. Eesmärk Eelarve- ja kulujuhtimise korra (edaspidi kord) eesmärgiks on Rahandusministeeriumi

(edaspidi RM) eelarvest kulude tegemise korra reguleerimine, et tagada eelarve sihipärane

kasutamine.

2. Kasutusulatus Protsess reguleerib kõigi RM struktuuriüksuste tööd.

3. Vastutajad Käesoleva korra väljatöötamise ja uuendamise eest vastutab RM-i strateegia- ja

finantsosakonna (edaspidi SAFO) finantsjuht. Korra rakendamise tagamise eest vastutab RM-

i kantsler ja asekantslerid enda struktuuriüksuse ulatuses.

4. Mõisted 4.1 Eelarvejuht - RM finantsjuht, kes vastutab RM eelarve koostamise ja kasutamise eest.

Eelarve koostamine ja kasutamine struktuuriüksuse, eelarveklassifikaatori ja projekti

tasandil on delegeeritud kulujuhtidele ning projektjuhtidele.

4.2 Kulujuht - RM teenistuja, kes vastutab konkreetse kuluüksuse ja/või eelarve-

klassifikaatori eelarve koostamise ja eelarve piisavuse eest kulutuste tegemisel.

Kulujuhtide vastutusse antud majandusliku sisu eelarveklassifikaatorid ja kuluüksused on

määratud käesoleva korra lisas.

Kulujuhil on õigus kuludokumentide kooskõlastamist delegeerida, kui vastav volitus on

märgitud käesoleva korra lisas.

4.3 Projektijuht - kantsleri käskkirjaga kinnitatud isik, kes juhib konkreetset projekti,

vastutab projekti läbiviimise, projekti eelarveliste vahendite laekumise, kasutamise ja

kulude abikõlblikkuse eest ning täidab projektiga seotud kulude puhul kulujuhi

ülesandeid.

4.4 Valdkonna juht - struktuuris talle alluvate kuluüksuste tegevuste läbiviimiseks vajalike

ressursside juhtimise koordineerimisega tegelev asekantsler/ kantsler.

4.5 RM finantstöötaja - SAFO töötaja, kelle ülesandeks on kinnitatud kuludokumentide,

välja arvatud ostuarvete, edastamine Riigi Tugiteenuste Keskuse (edaspidi RTK)

finantsarvestuse osakonna RM valitsemisala talitusele.

4.6 RTK finantstöötaja – Riigi Tugiteenuste Keskuse finantsarvestuse osakonna

Rahandusministeeriumi valitsemisala talituse töötaja, kelle ülesandeks on ostuarvetele

eelarveklassifikaatori koodide lisamine, dokumentide suunamine kooskõlastusringile

ning kinnitatud kuludokumentide edastamine Rahandusministeeriumi riigikassa

osakonnale ülekannete tegemiseks.

4.7 RM eelarve - konkreetse aasta tekkepõhine kulu/tuluplaan, mis on jaotatud käesoleva

korra lisas määratud eelarveklassifikaatori alusel eelarveridadeks kululimiitide ning

tegevuste lõikes.

5. Valdkonnajuhi, kulujuhi ja finantstöötaja ülesanded 5.1 Valdkonnajuhi ülesandeks on tagada, et:

5.1.1 valdkonna kulu/tuluplaan on koostatud vastavalt SAFO poolt edastatud nõuetele ning

esitatud SAFO-le tähtaegselt;

5.1.2 kulusid tehakse otstarbekalt ning kulujuhid peavad kinni kululimiitidest;

5.1.3 vajadusel on esitatud põhjendatud ettepanekud kuluplaani ja kululimiitide muutmiseks.

Vastutav osakond: strateegia- ja finantsosakond Kinnitatud: 18.01.2024 käskkirjaga nr 6

Protsessi koordinaator: finantsjuht Versioon: 15

Rahandusministeerium 4 / 6 Eelmine versioon: kantsleri 15.03.2023 käskkiri nr 16

5.2 Kulujuhi ülesandeks on tagada, et:

5.2.1 tema poolt tehtavad tehingud on seaduspärased ja vajalikud ning ei ületa kululimiiti;

5.2.2 tehingud tehakse analoogsete tehingutega võrrelduna parimatel tingimustel;

5.2.3 kokkulepete sõlmimisel on lähtutud kokkuhoidlikkuse põhimõttest;

5.2.4 kaupade ja teenuste tellimisel on järgitud riigihangete seadust ja Riigihangete

korraldamise ja lepingute sõlmimise korda;

5.2.5 dokumendid kajastavad majandustehingut õigesti;

5.2.6 dokumendil kajastatud kogused, hinnad ja muud tingimused vastavad eelnevalt

sõlmitud lepingutele (tellimis- ja/või garantiikirjale).

5.3 RM finantstöötaja õigused ja kohustused määratakse tema ametijuhendiga.

Finantstöötaja peab dokumentide kontrollimisel tagama, et:

5.3.1 tehingu teostamine on kooskõlas eelarve täitmise ja jälgimise põhimõtetega;

5.3.2 eelarveklassifikaatori koodid on õiged;

5.3.3 tehing on kooskõlastatud kulujuhi poolt.

5.4. RTK finantstöötaja ülesandeks on tagada, et:

5.4.1. tehingu teostamine on kooskõlas eelarve täitmise ja jälgimise põhimõtetega;

5.4.2. eelarveklassifikaatori koodid kuludokumentidel vastavad RMi kuluarvestusele;

5.4.3. kuludokument on operatiivselt suunatud menetlusringile;

5.4.4. tehing on kooskõlastatud kulujuhi poolt;

5.4.5. ostuarve on kooskõlastatud käesoleva korra punktides 7.2-7.5 määratud tingimustel

kulujuhi või korra lisas määratud ostuarve kooskõlastaja(te) poolt;

5.4.6. kuludokument on peale menetlusringi operatiivselt raamatupidamisprogrammi SAP

suunatud, ülekanded tehakse tähtaegselt.

6. Kulude algatamine 6.1 Riigihanke korraldamisel, lepingu koostamisel ja täitmise järelevalvel lähtutakse

Riigihangete korraldamise ja lepingute sõlmimise korrast ja riigihangete seadusest.

6.2 Lähetuse, sh koolituslähetuse kulude taotlemisel, tegemisel ja hüvitamisel lähtutakse

Lähetuste korrast, koolituste ja koolituslähetuste korral lisaks ka Koolituspõhimõtetest.

6.3 Enne kulu tegemist koostab kulu algataja Riigitöötaja Iseteenindusportaali (edaspidi

RTIP) majanduskulude moodulis taotluse kulutuste tegemiseks, mille kooskõlastab

kulujuht ja kinnitab finantsjuht, välja arvatud tööjõukuludega kaasnevate maksude ja

sotsiaalkindlustusmaksete korral, kui kulutuse aluseks on õigusakt. RTK finantstöötaja

seob viidete abil taotluse elektroonselt pärast kulu tegemist ostuarvega.

6.4 Kulujuhil on õigus algatada temale kinnitatud eelarveklassifikaatorijärgseid

majanduslikult põhjendatud kulutusi, mis ei ületa kululimiiti, ilma taotlust kulutuste

tegemiseks koostamata kuni lepingu sõlmimise piirini vastavalt punktile 6.7.

6.5 Taotlust kulutuste tegemiseks ei ole vaja koostada, kui kulu tegemise aluseks on kirjalik

leping, õigus- või siseakt või jõustunud kohtulahend.

6.6 Riigi Teataja seaduse § 6 lõikest 1 tulenevalt on kulujuhil õigus algatada

Justiitsministeeriumi korraldatavate tõlgete kulusid ilma lepingut sõlmimata.

6.7 Kirjalik leping sõlmitakse asjade ostmiseks ja teenuste tellimiseks vastavalt riigihangete

korraldamise ja lepingute sõlmimise korraga kehtestatud piirmäärale, välja arvatud

põhivara, mille soetamisel sõlmitakse kirjalik leping alates põhivara soetusmaksumuse

alampiirist. Olenemata lepingu maksumusest peavad kirjalikus vormis olema:

Vastutav osakond: strateegia- ja finantsosakond Kinnitatud: 18.01.2024 käskkirjaga nr 6

Protsessi koordinaator: finantsjuht Versioon: 15

Rahandusministeerium 5 / 6 Eelmine versioon: kantsleri 15.03.2023 käskkiri nr 16

6.7.1 füüsiliste isikutega sõlmitavad lepingud,

6.7.2 autoriõigusi kajastavad lepingud,

6.7.3 rahalist kohustust mittesisaldavad koostöölepingud,

6.7.4 asutuste vahel sõlmitavad kokkulepped;

6.7.5 lepingud, mille puhul on oluline saladuse hoidmise kohustuse või õiguskaitsevahendite

kokkuleppimine.

6.8 Garantiikirja, millega võetakse kohustus asjade ostmiseks ja teenuste tellimiseks,

allkirjastab finantsjuht.

7. Kuludokumendi menetlemine e-arvete infosüsteemis, RTIP-is ja

dokumendihaldussüsteemis 7.1 Ostuarvete menetlemine toimub e-arvete infosüsteemis (edaspidi eAK) vastavalt

Finantsarvestuse toimemudelile (RMi ja RTK vahelise tugiteenuste osutamise

kokkuleppe lisa).

Lähetuskulude (sh koolituslähetuste) aruannete menetlemine toimub RTIP-is vastavalt

Lähetuste korrale.

Majanduskulude aruanded ja maksekorraldused vormistatakse ja menetletakse

RTIP-is.

Dokumendihaldussüsteemi kaudu menetletakse õppelaenude riigitagatise ja õigusabi

kuludega seotud dokumente või muid algdokumente, mis on aluseks väljamakse

tegemisel.

7.2. Kuludokumendid, mille aluseks on kulujuhi algatatud ostutehing vastavalt käesoleva

korra punktile 6.4, kooskõlastab kulujuht.

7.3. Ostuarved (v.a lähetuste ja koolituslähetuste ostuarved), mille aluseks on kulujuhi

kooskõlastatud kulutaotlus, leping või mõni muu kirjalik kokkulepe (edaspidi alus)

kooskõlastab käesoleva korra lisas määratud ostuarve kooskõlastaja.

7.3.1. Ostuarve kooskõlastaja kinnitab ostuarvet kooskõlastades, et arvel kirjeldatud teenus või

toode on tellitud mahus vastu võetud/kätte saadud.

7.4. Lähetuste ja koolituslähetuste ostuarved, välja arvatud projekti kuludokumendid,

kinnitab RTK finantstöötaja ilma kulujuhi kooskõlastuseta lähtudes korra punktis 5.4.2

esitatud nõuetest.

7.5. Lähetuskulude (sh koolituslähetuste) aruanded, välja arvatud projekti

kuludokumendid, mille aluseks olev (koolitus)lähetuse taotlus on vastavalt Lähetuste

korrale kinnitatud ja mille kulu suurus ei ületa rohkem kui 10% taotluses fikseeritud

summat, kinnitab RM finantstöötaja ilma kulujuhi kooskõlastuseta lähtudes korra

punktides 5.2.5, 5.2.6, 5.3.1 ja 5.3.2 esitatud nõuetest.

Kui aruande summa ületab rohkem kui 10% taotluses fikseeritud summat, saadab

finantstöötaja kuluaruande kulujuhile täiendavate selgituste lisamiseks ja

kooskõlastamiseks.

7.6. Maksekorraldused, kooskõlastab kulujuht.

7.7. Majanduskulude aruanded, mille aluseks on kulujuhi kooskõlastatud kulutaotlus,

leping või mõni muu kirjalik kokkulepe ja mille kulu suurus on võrdne aluses fikseeritud

summaga, kinnitab RM finantstöötaja ilma kulujuhi kooskõlastuseta lähtudes korra

punktides 5.2.5, 5.2.6, 5.3.1 ja 5.3.2 esitatud nõuetest. Summa suurenemise korral saadab

finantstöötaja majanduskulude aruande kulujuhile täiendavate selgituste lisamiseks ja

kooskõlastamiseks.

Vastutav osakond: strateegia- ja finantsosakond Kinnitatud: 18.01.2024 käskkirjaga nr 6

Protsessi koordinaator: finantsjuht Versioon: 15

Rahandusministeerium 6 / 6 Eelmine versioon: kantsleri 15.03.2023 käskkiri nr 16

7.8. Projekti kuludega seotud kuludokumendid kooskõlastab alati projektijuht.

7.9. Kulujuht kooskõlastab ning RMi või RTK finantstöötaja kinnitab dokumendi

elektrooniliselt kahe tööpäeva jooksul, lisades vajalikud selgitused.

7.10. RTK finantstöötaja või kulujuht peab tagama, et toitlustamise arvele oleks lisatud

toitlustatute üldarv (sh toitlustatud oma teenistujate arv) ning selgitus, millise üritusega

seoses toitlustamine toimus.

7.11. Kui RMi või RTK finantstöötaja või kulujuht ei aktsepteeri kulu, teeb ta RTIP-is või

eAK-s vastava märkuse ja pöördub pretensiooniga kuludokumendi esitanud isiku poole.

8. Deebet- ja krediitkaardid

8.2. RMi deebet- ja krediitkaardi kaardivaldajad (teenistujad, kelle nimele vormistatakse RMi

deebet- või krediitkaart) kinnitab kantsler.

8.3. Kulu tegemisel RMi krediitkaardiga tuleb kolme tööpäeva jooksul kulu tegemisest (lähetuse

puhul kolme tööpäeva jooksul peale lähetusest saabumist) esitada RM finantstöötajale

kuludokumendid olenevalt kulu liigist kas koos lähetus- või majanduskulude aruandega.

8.4. Kulu tegemisel RMi deebetkaardiga tuleb hiljemalt kulu tegemisele järgneval tööpäeval

esitada RM finantstöötajale kuludokumendid koos majanduskulude aruandega.

8.5. Kui deebet- või krediitkaardi kaardivaldaja kasutab kaarti teise RMi teenistuja kulude eest

tasumisel, tuleb kaardivaldaja kuluaruandes esitada viide isikule, kelle eest kulusid tasuti.

9. Viited 9.2. Rahandusministri 27. detsembri 2021. a määrus nr 50 „Eelarveklassifikaator“.

9.3. Rahandusministri 10. septembri 2014. a määrus nr 30 „Kassalise teenindamise eeskiri“.

9.4. Rahandusministeeriumi riigihangete korraldamise ja lepingute sõlmimise kord.

9.5. Riigihangete seadus.

9.6. Lähetuste kord.

9.7. Personalivaldkonna töökorrad ja juhendid, ptk IV Koolituspõhimõtted.

10. Kaasnevad dokumendid

Kaasnev dokument

Vastutaja

Asukoht

Säilitamise viis: paberil/ elektrooniliselt

Dokumendi

tähis

Säilitustähtaeg

Lähetuskulude (sh

koolituslähetuste)

aruanne

RTK RTIP Elektroonilisel 2.1-11 Vastavalt RM

dokumentide

liigitusskeemile

Ostuarved RTK eAK Elektrooniliselt 3.2-2 Vastavalt RM

dokumentide

liigitusskeemile

Majanduskulude

aruanded, taotlused

kulutuste

tegemiseks,

maksekorraldused

RTK RTIP Elektrooniliselt 3.2-2.1,

3.2-2.2,

3.2-2.3

Vastavalt RM

dokumentide

liigitusskeemile