Leping

Pensionipaev_2026_Pakkumus_Nordic_Beach_OÜ 1. Pakkuja üldandmed:

Pakkuja ärinimi Nordic Beach OÜ

Pakkuja registrikood 12649579

Pakkuja juriidiline aadress Lõuka tn 6, Haabersti linnaosa, 13521 Tallinn, Harju maakond

Pakkuja esindaja lepingu allkirjastamisel Sander Kaus

Pakkuja kontaktisik/ volitatud isik lepingu täitmisel - nimi ning kontaktandmed (e-posti aadress, telefoninumber)

Kristian Daniel Esko [email protected] +372 55 585 585

2. Kinnitus hankes osalemiseks 2.1 Nordic Beach OÜ-l: ei ole maksuvõlga või on see ajatatud kehtiva õiguse kohaselt; ei ole algatatud pankroti- ega likvideerimismenetlust; on kehtiv registreering äriregistris. 2.2 Nordic Beach Oü poolt tehtud pakkumine kehtib järgnevad 60 päeva. 3. Teenuse kirjeldus 3.1 Toimumiskoht - Teras Beach Tallinn, Lõuka 6. Teras Beach Tallinn mahutab 200+ külalist, koos soovitud nõuetega (istekohad külalistele, väiksemad lisaruumid, toitlustusala, mittetolmav liiv.) 3.2 Hübriidülekande tehniline lahendus - LedZep OÜ. Vastavalt väikehanke dokumendis välja toodud soovidele ning nõudmistele tagab LedZep Oü korrektse tehnilise lahenduse ülekande ning salvestuse korraldamiseks. Majasiseselt on olemas piisav WiFi-võimekus esinejatele, tõlkidele ja tehnilisele meeskonnale. 3.3 Heli- ja pilditehnika - Strikken OÜ (heli) LedZep OÜ (pilt). 3.4 Tõlketehniline lahendus (viipe + sünkroon) - LedZep OÜ. 3.5 Ekraanid, kellad, esinejate tugi - LedZep OÜ. 3.6 Salvestus ja järeltootmine - LedZep OÜ. Vastavalt nõuetele ning soovidel. Täpstused: Nordic Beach OÜ tagab koostööös teenuspakkujatega: 1) Nordic Beach OÜ / LedZep OÜ tagavad: Stabiilse kaabelühenduse otseülekandeks (soovituslik minimaalne üleslaadimine 10 Mbps) või eraldi varuühenduse (nt mobiilne 4G/5G või teine liin) + on olemas piisav WiFi-võimekus esinejatele, tõlkidele ja tehnilisele meeskonnale. 2) LedZep OÜ tagab: Tehnilise inventari, mis võimaldab otseülekande näitamist ja läbiviimise võimalust Vimeo keskkonnas, kus on olemas ka Q&A koht.

3) LedZep OÜ tagab: Heli ja pildi nii veebikeskkonnas kui kohapeal (kohapeal slaidid, veebis nii esineja kui slaidid). 4) LedZep OÜ tagab: mitme kohapealse ekraani/teleri olemasolu, et nähtavus kõigile pealtvaatajatele oleks tagatud. nii veebi kui ka kohapealse viipekeele- ja sünkroontõlke toimimise ja selleks teeb koostööd tõlketeenust osutavate asutustega. Nii sünkroontõlke kui ka viipekeele tõlketeenust pakkuja ise ei osuta, see ei ole väikehanke esemeks ega kuulu hinna sisse. 5) Ledzep OÜ/Strikken OÜ/Nordic Beach OÜ ja vastavtõ teenuspakkuja tagavad: Viipekeeletõlget tehakse paaristõlkena ja tõlgid viibivad toimumiskohas. Tõlgid võivad viibida on esinejate poole selja või küljega, tõlk teeb tõlkimiseks ettevalmistustööd ja seetõttu ei ole vahetult esinejate nägemine nii oluline. Juhul kui kohapeale tuleb ka vaegkuuljaid, siis peavad tõlgid saalis asetsema nii, et nad oleksid hästi nähtavad tõlke vajajatele. Viipekeeletõlkidele on vajalik eraldi kaamera olemasolu veebiülekande jaoks. Enne üritust soovivad viipekeeletõlgid teha ka heli- ja kaameraproovid. Sünkroontõlget tehakse kaugtõlkena seega tõlk ei tule toimumiskoha ruumidesse, vaid teeb tõlget distantsilt kasutades selleks tarkvara, mis toetab mitut helikanalit. Saalis sünkroontõlget soovijad kuulavad seda kas oma nutitelefoni ja isiklike kõrvaklappide kaudu või nad saavad sünkroontõlke vastuvõtjad (kõrvaklapid). 6) LedZep Oü tagab: pealtvaatajatele kella kuvamise võimaluse slaididel, et nad näeksid kui palju on jäänud ülekande alguseni/jätkumiseni. 7) LedZep OÜ tagab: esinejatele kella kuvamise võimaluse, et nad näeksid kui palju aega on neil veel jäänud kõneleda (kell tiksub nulli ja kui aeg on läbi, siis näitab ka kui palju on üle läinud). 8) LedZep OÜ tagab: esinejatele eraldi ekraani lava ette, mis võimaldab neil enda märkmeid/slaide vaadata ning samal ajal ringi liikuda. 9) LedZep OÜ tagab: hankijapoolsete slaidide/videote näitamise. 10) Strikken OÜ tagab: 9 rinnamikrofoni ja 3 käsimikrofoni olemasolu 11) LedZep OÜ tagab: Võimekuse kuvada veebis ja kohapeal erinevat ekraanipilti, et kohapealsetele pealtvaatajatele pakkuda paar boonust, mida veebis ei kuvata. 4. Tehniline suutlikkus ja riskijuhtimine Riskijuhtimine ja varulahendused Pakkujal on hübriidürituste tehniliseks teenindamiseks läbimõeldud riskijuhtimise lahendus, mis tagab ürituse katkematu ja kvaliteetse läbiviimise. Interneti- ja otseülekande riskid: Ürituse toimumiskohas kasutatakse stabiilset kaabelühendust otseülekandeks ning paralleelselt on tagatud sõltumatu varuühendus (4G). Otseülekande tõrke korral toimub kohene ümberlülitus varuühendusele. Heli- ja pilditehnika riskid: Kriitiliste tehniliste komponentide (mikrofonid, kaamerad, signaaliahel) puhul kasutatakse varuseadmeid. Tehniline meeskond jälgib ülekannet ja kohapealset heli- ning pildikvaliteeti kogu ürituse vältel ning reageerib tõrgetele viivitamatult.

Tõlketeenuse katkestused: Sünkroon- ja viipekeeletõlke katkemise korral tehakse koostööd tõlketeenuse osutajaga probleemide kiireks lahendamiseks. Vajadusel informeeritakse osalejaid ajutisest tõrkest ning taastatakse teenus esimesel võimalusel. Vastutavad isikud ja otsustusahel: Ürituse ajal vastutab tehnilise video/ülekande/salvestuse lahenduse toimimise eest tehniline projektijuht, Raiko Saadjärv (LedZep OÜ), kellel on õigus teha koheseid otsuseid tehniliste probleemide lahendamiseks ning kaasata vastava valdkonna spetsialiste. Helilahenduse eest vastutab Strikken OÜ professionaalne helitehnik. 5. Meeskond & rollid Tehnilise projektijuhi roll: Kristian Daniel Esko (üld), Raiko Saadjärv (video/ülekanne/salvestus) Helitehniline tugi: Strikken OÜ helitehnik Pildirežissööri ja/või ülekande operaatori roll: Raiko Saadjärv Kohapealne tehniline tugi esinejatele (sh mikrofonide paigaldus ja esitlusmaterjalide haldus): Strikken OÜ, Ledzep OÜ tehnikud. 6. Varasem kogemus 12.06.2025 - korraldatud ürituse kestvus 10+h, seminar + peoprogramm, ettevõttele Wise, külaliste arv 400. Üritusest tehti ülekanne ning salvestus kahe kaameraga. Lisaks võimaldasime 400-le külalisele võimeka internetiühenduse töötubadest osavõtmiseks: AI-ga töö tegemine, ülesannete täitmine. Viimase 3 aasta jooksul oleme korraldanud koostöös klientidega ning koostööpartneritega üritusi 150-le või rohkem külalisele 10+ korral. Ettevõteteks: Playtech, Hype Agentuur, Protex Balti AS, Pristis AS jpt. 7. Hinnapakkumine

Kuluartikkel Ühik Ühiku hind Ühiku arv KOKKU (eurot)

Teras Beach privaatne hoone rent + ülesehitus 11.03

1 4800 1 4800

Garderoobiteenus (2€ inimene) 1 2 200 400

Tellinglava (6x3m+2x2m) 1 975 1 975

Helitehnika 200 + külalisega (helitehnik kohapeal terve üritus, korraga laval kuni 8 inimest)

1 1870 1 1870

Valgustehnika (eestvalgus lavale / dekoratiiv valgus laval

1 860 1 860

Videotehnika LED ekraan 4.5 x 2.5, videotehnik kohapeal terve üritus / esineja monitor lavale / 85'' lisa ekraanid lava külgedele

1 2075 1 2075

Ülekanne & salvestus üritusest (tehniline tugi kohapeal, videote montaaž pärast üritust. Ülesehitus ning mahavõtt)

1 6 131 1 5 951

Q & A platvorm Vimeo / 3 ülekannet: 1. tavaline, ilme tõlketa 2. viipetõlge + ülekanne Youtube platvormil

1 120 2 240

Kaugesineja lisamine üritusele 1 185 1 185

Kaugesinejaga testkõne 1 65 1 65

Viipetõlke tehniline lahendus 1 215 1 215

1 monitor viipekeeletõlgile 1 15 1 15

Pukklaud (25€ / tk) 1 25 10 250

Ootamatuste reserv (vajadusel lisatehnika: monitor/mikrofon/ekraan vms)

1 300 1 300

Pakkumuse maksumus (ilma käibemaksuta) 18 201 €

Käibemaks: 4 368.24 €

Pakkumuse kogumaksumus (käibemaksuga) 22 569.24 €

1. Kinnitame, et pakutav hind sisaldab kõiki tasusid ning pakkuja on teadlik, et tal ei ole õigust täiendavale tasule pakkumuse lähteülesande alusel tehtava töö eest. 2. Kinnitame, et pakkumus on jõus vähemalt väikehanke dokumendis märgitud tähtaja. 3. Kinnitame, et pakkuja on teadlik, et hankija ei kasuta arveldamises ettemaksu. 4. Kinnitame, et kasutame lepingu täitmisel keskkonnahoidlikke lahendusi. 5. Kinnitame, et oleme meeskonna komplekteerimisel järginud võrdse kohtlemise ja mitte diskrimineerimise põhimõtteid. 6. Kinnitame, et pakkuja on teadlik, et tal tuleb märkida pakkumuses, milline teave on pakkuja ärisaladus ja põhjendada seda ning selle nõude mittetäitmisel kannab pakkuja riisikot, et hankija avalikustab pakkumuse sisu, mida ei ole ärisaladuseks märgitud.

TÖÖVÕTULEPINGU NR 2-2.1/2783-1 ERITINGIMUSED Eesti Vabariik, Sotsiaalministeeriumi kaudu, registrikood 70001952, asukoht Suur-Ameerika 1, 10122 Tallinn, mida esindab Hanna Vseviov edaspidi nimetatud „tellija“) ja

Nordic Beach OÜ, registrikood 12649579, asukoht Lõuka tn 6, Haabersti linnaosa, 13521 Tallinn, Harju maakond, mida esindab Sander Kaus (edaspidi nimetatud “töövõtja”), edaspidi koos nimetatud „pooled“ ja eraldi „pool“, sõlmisid käesoleva töövõtulepingu (edaspidi “leping”) alljärgnevas: 1. Lepingu objekt Lepingu objektiks on töövõtja poolt 12.03.2026 Pensionipäeva hübriidkonverentsi toimumiskoha pakkumine ja tehnilise toe tagamine (edaspidi „tööd“). Tööde täpsem kirjeldus on toodud tehnilises kirjelduses (lisa 1) ja töövõtja pakkumises (lisa 2). 2. Tööde teostamise aeg ja tähtpäevad Töövõtja kohustub teostama lepingu objektiks olevad tööd järgmiselt: toimimiskoha pakkumine ja tehniliste teenuste osutamine ürituse ajal 12.03.2026 ning pensionipäeva esinemiste videoklippide valmimine hiljemalt 23.03.2026. Poolte volitatud esindajad võivad kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis lepingu täitmise käigus ajakava täpsustada ja kohandada, muutmata lõpptähtpäeva. 3. Lepingu hind 3.1. Lepingu alusel töövõtja poolt teostatavate tööde eeldatavaks kogumaksumuseks on 17 386 eurot,

millele lisandub käibemaks õigusaktidega sätestatud korras, välja arvatud punktis 3.2 nimetatud juhul (edaspidi nimetatud „lepingu hind“). Kui tellija soovil liitub mõni esineja virtuaalselt, siis lisandub 185 eurot + km. Kui keegi liitub kaugelt ja on tarvis teha testkõne, siis lisandub kaugesinejaga testkõne hind 65 eurot + km. Iga virtuaalne esinemine lepitakse kokku kirjalikult hiljemalt 1 päev enne ürituse toimumise kuupäeva. Kui tellija soovib, siis antakse viipekeeletõlgile monitor (Lilliput A12 4K monitor) ning sellisel juhul lisandub 15 eurot + km. Kui tekib vajadus lisa kõlaritele/monitoridele/mikrofonidele vms ja tellija on sellega nõus, siis sellisel juhul lisandub maksimaalselt 300 eurot + km (summa sõltub sellest, mis täpselt lisandub). Kui tellija soovib, siis lisanduvad pukklauad hinnaga 25 eurot + km / tk. Hinnapakkumuses toodud täiendavad kulud tehakse vajadusel ja fikseeritakse üleandmise aktiga.

3.2. Kui pakkumuse esitamise ajal ei olnud töövõtja käibemaksukohustuslane või tal ei olnud kohustust käibemaksu arvestada, kuid selline kohustus tekkis pärast pakkumuse esitamist või lepingu täitmise käigus, peab töövõtja arvestama, et lepingu hind sellest käibemaksu võrra ei suurene.

3.3. Lepingu hind on lõplik ja sisaldab kõiki lepingu täitmise kulusid, sh tasu autoriõiguste eest. 3.4. Lepingu hind tasutakse pärast töö vastuvõtmist tellija volitatud esindaja poolt. Tasumine toimub

poolte allkirjastatud üleandmise-vastuvõtmise akti alusel vastavalt esitatud arvele ühe maksena pärast tööde teostamist.

3.5. Töövõtja esitab Tellijale arve e-arvena. E-arvet on võimalik saata e-arvete operaatori vahendusel. E-arve loetakse laekunuks selle operaatorile laekumise kuupäevast.

3.6. Tööd rahastatakse TAT „Eesti inimeste pensionialase teadlikkuse suurendamine“ ESF 2021-2027 (1T10-SF21-04332PENS).

4. Erisätted 4.1. Lisaks üldtingimustes sätestatule kohustub töövõtja: 4.1.1. järgima lepingu rahastaja tingimusi (sh teavitamisele, vormistamisele ja sümboolikale); 4.1.2. pakkumuses esitatud meeskonnaliikmete vahetumise korral tagama, et tööd teostavad vähemalt

väikehanke dokumentides nõutud pädevuse ja kogemusega isikud. Meeskonnaliikme vahetumise vajadustest tuleb tellija esindajat teavitada esimesel võimalusel ning esitada uue meeskonnaliikme pädevust ja kogemust tõendavad andmed ja dokumendid. Meeskonnaliikmete vahetamiseks on vajalik tellija nõusolek. Teavitus ja nõusolek esitatakse kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis;

4.1.3. töö teostamisel tegutsema sõltumatu eksperdina ning lähtuma oma parimatest valdkondlikest teadmistest, kogemustest ja meetoditest. Töövõtja kohustub lepingu täitmisel tagama, et mistahes temapoolne äri- või muu tegevus ei ole suunatud kolmandate isikute huvide esindamisele. Käesolevas punktis sätestatud huvide konflikti vältimise kohustuse rikkumise korral

on tellijal õigus nõuda töövõtjalt leppetrahvi kuni 20% lepingu hinnast. Samuti on tellijal õigus kirjeldatud juhul leping erakorraliselt ühepoolselt lõpetada.

4.2. Lisaks üldtingimustes sätestatule kohustub tellija: 4.2.1. tegema töövõtjale kättesaadavaks kõik tema käsutuses olevad töö teostamiseks vajalikud

materjalid, analüüsid vm; 4.3. Töövõtja, sh tema töötaja, ametnik kui temaga mistahes muus lepingulises suhtes olev lepingu

täitmisel osalev isik teavitab tellija tööalase tegevusega teatavaks saanud Euroopa Liidu õiguse rikkumisest e-posti aadressil [email protected]. Tellija tagab tööalase tegevusega teatavaks saanud Euroopa Liidu õiguse rikkumisest teavitaja kaitse. Rikkumisest teavitamise ja teavitaja kaitse tagamise õiguslike aluste ning kohustuste rikkumisel kohalduva vastutuse osas lähtuvad pooled Tööalasest Euroopa Liidu õiguse rikkumisest teavitaja kaitse seaduses sätestatust.

4.4. Kui töövõtja ei täida lepingu punkti 4.1.2 nõuetekohaselt ja selle alusel teeb rakendusasutus toetuse vähendamise või tagasinõude otsuse, on tellijal õigus töövõtjalt tagasi nõuda mitteabikõlbulikud kulud tagasimakse nõude ulatuses.

5. Volitatud esindajad 5.1. Tellija volitatud esindajaks lepingu täitmisega seotud küsimustes on Danielle Williams,

e-post [email protected] , või teda asendav isik. 5.2. Töövõtja volitatud esindajaks lepingu täitmisega seotud küsimustes on Sander Kaus, tel 5065001,

e-post [email protected].

6. Lepingu lisad Lepingu juurde kuuluvad allkirjastamise hetkel lisadena alljärgnevad dokumendid: 6.1. Lisa 1 – Tehniline kirjeldus; 6.2. Lisa 2 – Töövõtja pakkumus. 7. Muud sätted 7.1. Lepingu osaks on lisaks käesolevatele eritingimustele ja nende lisadele töövõtulepingute

üldtingimused. Töövõtja kinnitab, et on üldtingimustega tutvunud paberkandjal või elektroonselt Sotsiaalministeeriumi kodulehel aadressil: https://sm.ee/media/1860/download ning tal oli võimalik nende kohta küsida selgitusi ja teha ettepanekuid eritingimustes üldtingimuste kohaldamata jätmiseks või muutmiseks. Pooled kinnitavad, et kõik üldtingimused on mõistlikud ega saa seetõttu olla tühised.

7.2. Kui konkreetsest sättest ei tulene teisiti, tähendab mõiste „leping” lepingu eritingimusi ja üldtingimusi koos kõikide lisadega. Lepingu dokumentide prioriteetsus on järgmine: eritingimused (I), lepingu lisad (II) ja üldtingimused (III). Vastuolude korral lepingu dokumentide vahel prevaleerib prioriteetsem dokument. Lepingu sõlmimisega kaotavad kehtivuse kõik töövõtja hinnapakkumises või muus sarnases dokumendis sisalduvad tingimused niivõrd, kuivõrd need on vastuolus lepingu eritingimuste ja üldtingimustega.

7.3. Leping allkirjastatakse digitaalselt. Tellija Töövõtja /allkirjastatud digitaalselt/ /allkirjastatud digitaalselt/

Tel: 626 9301 Tel: 5065001 E-post: [email protected] E-post: [email protected]

Lisa 1 - Tehniline kirjeldus

Üritus “Pensionipäev” toimub 12.03.2026 kell 10:00-16:30 teenusepakkuja ruumides ning

samaaegselt veebis. Pealtvaatajatele on üritus tasuta.

Ruum peab olema suviselt soe ja olema valdavas osas kaetud tolmuvaba liivaga.

Vajalik madalamate laudade, vähemalt 200 rannatooli, paari väiksema lisaruumi, lava ja WCde

olemasolu. Lisaks sellele vajame garderoobi võimekust vähemalt 200 inimesele ning eraldi ala, kus

pakkuda toitlustust.

Üritusel osaleb ca 25 esinejat. Sealjuures üks esineja teeb esitluse inglise keeles. Kogu päeva

ettekandeid saab vaadata ka viipekeeles. Kava hõlmab 12 erinevat esinemist, sealhulgas

ettevalmistatud esitlusmaterjalide jagamist, praktilist töötuba, vestlusringe, väitlusi, mängu. Lisaks on

planeeritud ka 2 aktiivset tegevust, mida on plaanis teha toolide vahel. Korraga on laval 1-8 esinejat.

Esinejate ja esinemiste arv täpsustatakse märtsi alguses.

Üritus toimub hübriid formaadis. Kõik esinejad tulevad ülekande toimumise kohale kohapeale ning

hetkeseisuga kedagi neist veebi vahendusel ei liitu. Kohapeale oodatakse 200-300 pealtvaatajat, samuti

on üritus vaadatav otseülekandena veebi vahendusel.

Teenusepakkuja peab tagama:

 stabiilse kaabelühenduse otseülekandeks (soovituslik minimaalne üleslaadimine 10 Mbps) või

eraldi varuühenduse (nt mobiilne 4G/5G või teine liin) + on olemas piisav WiFi-võimekus

esinejatele, tõlkidele ja tehnilisele meeskonnale.  tehnilise inventari, mis võimaldab otseülekande näitamist ja läbiviimise

võimalust Slido/Worksupi keskkonnas (osalejaid 5000). Võib pakkuda ka teisi keskkondi, kus

on olemas ka Q&A koht.

Veebi ülekandes on tarvilik kas mitme akna või mitme ülekande olemasolu. Ühes kuvatakse pilti

originaalkeeles, teises pilti koos viipekeeletõlkega. Lisaks soovime ülekannet näidata

ka Youtube’i platvormil.

 heli ja pildi nii veebikeskkonnas kui kohapeal (kohapeal slaidid, veebis nii esineja kui slaidid).  mitme kohapealse ekraani/teleri olemasolu, et nähtavus kõigile pealtvaatajatele oleks tagatud.

 nii veebi kui ka kohapealse viipekeeletõlke toimimise ja selleks teeb koostööd tõlketeenust

osutavate asutusega. Viipekeele tõlketeenust pakkuja ise ei osuta, see ei ole väikehanke

esemeks ega kuulu hinna sisse. Viipekeeletõlget tehakse paaristõlkena ja tõlgid viibivad

toimumiskohas. Viipekeeletõlkidele on vajalik eraldi kaamera olemasolu veebiülekande jaoks. Enne üritust

soovivad viipekeeletõlgid teha ka heli- ja kaameraproovid.

 pealtvaatajatele kella kuvamise võimaluse slaididel, et nad näeksid kui palju on jäänud ülekande

alguseni/jätkumiseni. Otseülekanne 09:45-16:35, esimesed 15 min aeg tiksub nulli ja taustal on

pensionipäeva avaslaid, näiteks esimesel aasta oli tehtud

nii https://www.youtube.com/watch?v=jRE-oT-dxko. Osalejad saavad veebikeskkonda sisse

logida 15 min enne ürituse algust.

 esinejatele kella kuvamise võimaluse, et nad näeksid kui palju aega on neil veel jäänud

kõneleda (kell tiksub nulli ja kui aeg on läbi, siis näitab ka kui palju on üle läinud).  esinejatele eraldi ekraani lava ette, mis võimaldab neil enda märkmeid/slaide vaadata ning

samal ajal ringi liikuda.

 hankijapoolsete slaidide/videote näitamise (nt päeva sissejuhatavas osas päevakava, pausidel

vaheslaidide ja iga esinemise alguses avaslaidide näitamise)  9 lavalier-/rinnamikrofoni ja 3 käsimikrofoni olemasolu

 võimekuse kuvada veebis ja kohapeal erinevat ekraanipilti, et kohapealsetele pealtvaatajatele

pakkuda paar boonust, mida veebis ei kuvata.

Salvestusteenus.

Soovime lisaks otseülekandele salvestada kogu päeva.

Pärast üritust soovime saada esinemisi ka eraldi klippidena, et saaksime need üles laadida

Sotsiaalministeeriumi lehele ning muudesse enda infokanalitesse. Eeldatav maht on 12 esinemisklippi

(viipekeelse tõlkega esitlusi pole vaja eraldi klippideks jaotada ning soovime vaid terve päeva lindistust).

Igal klipil on eraldi sissejuhatus ja lõpp. Esinemiste klipid lisab kodulehele Sotsiaalministeerium ise.

Tellija Töövõtja /allkirjastatud digitaalselt/ /allkirjastatud digitaalselt/