Leping

1

TÖÖVÕTULEPINGU NR ERITINGIMUSED Eesti Vabariik, Sotsiaalministeeriumi kaudu, registrikood 70001952, asukoht Suur-Ameerika 1, 10122 Tallinn, keda esindab põhimääruse alusel kantsler Maarjo Mändmaa (edaspidi nimetatud „tellija“) ja

Live Agentuur OÜ, registrikood 14126168, asukoht Veerenni 24, Tallinn, keda esindab juhatuse liige Kaili Adamson (edaspidi nimetatud “töövõtja”), edaspidi koos nimetatud „pooled“ ja eraldi „pool“, sõlmisid käesoleva töövõtulepingu (edaspidi “leping”) alljärgnevas: 1. Lepingu objekt Lepingu objektiks on töövõtja poolt “Heaolutehnoloogiate festival 2026“ (edaspidi festival) korraldamine lähtudes väikehanke „“Heaolutehnoloogiate festival 2026“ korralduspartneri leidmine“ dokumentidest (edaspidi „tööd“). Tööde täpsem kirjeldus on toodud tehnilises kirjelduses (Lisa 1) ja pakkuja esitatud pakkumuses mis on lepingu lahutamatuks osaks. 2. Tööde teostamise aeg ja tähtpäevad Tööde teostamise tähtpäev on kolm nädalat festivali toimumise kuupäevast. Festival peab olema toimunud hiljemalt 2026. aasta 25. nädalaks (kaasa arvatud). Tööde teostamise täpsem ajakava lepitakse poolte vahel eraldi kokku arvestades väikehanke tingimusi ja pakkumuses esitatud projektiplaani. Poolte volitatud esindajad võivad kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis lepingu täitmise käigus ajakava täpsustada ja kohandada, muutmata lõpptähtpäeva. 3. Lepingu hind

3.1. Lepingu alusel töövõtja poolt teostatavate tööde eeldatavaks kogumaksumuseks on 56 953,38 eurot, millele lisandub käibemaks õigusaktidega sätestatud korras, välja arvatud punktis 3.2 nimetatud juhul (edaspidi nimetatud „lepingu hind“). Tegelik maksumus sõltub esinejatega seotud tegelikest kuludest ja osalejate arvust järgnevalt:

3.1.1. Esinejatega seotud kulud tasub tellija vastavalt tegelikele kuludele, mis jäävad esinejate fondi piiresse;

3.1.2. Toitlustuse eest tasub tellija pakkumuses esitatud ühikuhinna alusel vastavalt osalejate arvule, mille tellija on kinnitanud töövõtja poolt esitatud tegelike registreerumise andmete põhjal 5 tööpäeva enne ürituse toimumist.

3.2. Kui pakkumuse esitamise ajal ei olnud töövõtja käibemaksukohustuslane või tal ei olnud kohustust käibemaksu arvestada, kuid selline kohustus tekkis pärast pakkumuse esitamist või lepingu täitmise käigus, peab töövõtja arvestama, et lepingu hind sellest käibemaksu võrra ei suurene.

3.3. Lepingu hind on lõplik ja sisaldab kõiki lepingu täitmise kulusid, sh tasu autoriõiguste eest. 3.4. Lepingu hind tasutakse pärast töö vastuvõtmist tellija volitatud esindaja poolt. Tasumine toimub

poolte allkirjastatud üleandmise-vastuvõtmise akti alusel esitatud arve alusel. Töövõtja esitab Tellijale arve e-arvena. E-arvet on võimalik saata e-arvete operaatori vahendusel. E-arve loetakse laekunuks selle operaatorile laekumise kuupäevast. Töövõtja esitab Tellijale arve e-arvena. E-arvet on võimalik saata e-arvete operaatori vahendusel. E-arve loetakse laekunuks selle operaatorile laekumise kuupäevast.

3.5. Tööd rahastatakse "Pikaajalise hoolduse kättesaadavuse ja kvaliteedi parandamine", SFOS 2021- 2027.4.09.23-0002 vahenditest.

4. Erisätted 4.1. Lisaks üldtingimustes sätestatule kohustub töövõtja: 4.1.1. järgima lepingu rahastaja tingimusi (sh teavitamisele, vormistamisele ja sümboolikale). Tegevuste

ellu viimisel peab täitma teavitamisnõudeid vastavalt Vabariigi Valitsuse 12. mai 2022. a määruses nr 54 „Perioodi 2021–2027 ühtekuuluvus- ja siseturvalisuspoliitika fondide vahendite andmisest avalikkuse teavitamine“ sätestatule1;

4.1.2. pakkumuses esitatud meeskonnaliikmete vahetumise korral tagama, et tööd teostavad vähemalt pakkumuses esitatud isikutega samaväärse kogemuse ja kompetentsiga isikud. Meeskonnaliikme vahetumise vajadustest tuleb tellija esindajat teavitada esimesel võimalusel

1 https://www.riigiteataja.ee/akt/117052022012

2

ning esitada uue meeskonnaliikme pädevust ja kogemust tõendavad andmed ja dokumendid. Meeskonnaliikmete vahetamiseks on vajalik tellija nõusolek. Teavitus ja nõusolek esitatakse kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis;

4.1.3. töö teostamisel tegutsema sõltumatu eksperdina ning lähtuma oma parimatest valdkondlikest teadmistest, kogemustest ja meetoditest. Töövõtja kohustub lepingu täitmisel tagama, et mistahes temapoolne äri- või muu tegevus ei ole suunatud kolmandate isikute huvide esindamisele. Käesolevas punktis sätestatud huvide konflikti vältimise kohustuse rikkumise korral on tellijal õigus nõuda töövõtjalt leppetrahvi kuni 20% lepingu hinnast. Samuti on tellijal õigus kirjeldatud juhul leping erakorraliselt ühepoolselt lõpetada.

4.2. Lisaks üldtingimustes sätestatule kohustub tellija: 4.2.1. tegema töövõtjale kättesaadavaks kõik tema käsutuses olevad töö teostamiseks vajalikud

materjalid, analüüsid vm; 4.3. Töövõtja, sh tema töötaja, ametnik kui temaga mistahes muus lepingulises suhtes olev lepingu

täitmisel osalev isik teavitab tellija tööalase tegevusega teatavaks saanud Euroopa Liidu õiguse rikkumisest e-posti aadressil [email protected]. Tellija tagab tööalase tegevusega teatavaks saanud Euroopa Liidu õiguse rikkumisest teavitaja kaitse. Rikkumisest teavitamise ja teavitaja kaitse tagamise õiguslike aluste ning kohustuste rikkumisel kohalduva vastutuse osas lähtuvad pooled Tööalasest Euroopa Liidu õiguse rikkumisest teavitaja kaitse seaduses sätestatust.

4.4. Kui töövõtja ei täida lepingu punkti 4.1.1 nõuetekohaselt ja selle alusel teeb rakendusasutus toetuse vähendamise või tagasinõude otsuse, on tellijal õigus töövõtjalt tagasi nõuda mitteabikõlbulikud kulud tagasimakse nõude ulatuses.

5. Volitatud esindajad 5.1. Tellija volitatud esindajaks lepingu täitmisega seotud küsimustes on Triin Paarmaa, tel 5919 5174,

e-post [email protected], või teda asendav isik. 5.2. Töövõtja volitatud esindajaks lepingu täitmisega seotud küsimustes on Kaili Adamson, tel 5563

4824, e-post [email protected].

6. Lepingu lisad Lepingu juurde kuuluvad allkirjastamise hetkel lisadena alljärgnevad dokumendid: 6.1. Lisa 1 – Tehniline kirjeldus. 7. Muud sätted 7.1. Lepingu osaks on lisaks käesolevatele eritingimustele ja nende lisadele töövõtulepingute

üldtingimused. Töövõtja kinnitab, et on üldtingimustega tutvunud paberkandjal või elektroonselt Sotsiaalministeeriumi kodulehel aadressil: https://www.sm.ee/sites/default/files/content- editors/sisekomm/toovotulepingu_uldtingimused.pdf ning tal oli võimalik nende kohta küsida selgitusi ja teha ettepanekuid eritingimustes üldtingimuste kohaldamata jätmiseks või muutmiseks. Pooled kinnitavad, et kõik üldtingimused on mõistlikud ega saa seetõttu olla tühised.

7.2. Kui konkreetsest sättest ei tulene teisiti, tähendab mõiste „leping” lepingu eritingimusi ja üldtingimusi koos kõikide lisadega. Lepingu dokumentide prioriteetsus on järgmine: eritingimused (I), lepingu lisad (II) ja üldtingimused (III). Vastuolude korral lepingu dokumentide vahel prevaleerib prioriteetsem dokument. Lepingu sõlmimisega kaotavad kehtivuse kõik töövõtja hinnapakkumises või muus sarnases dokumendis sisalduvad tingimused niivõrd, kuivõrd need on vastuolus lepingu eritingimuste ja üldtingimustega.

7.3. Leping allkirjastatakse digitaalselt. Tellija Töövõtja /allkirjastatud digitaalselt/ /allkirjastatud digitaalselt/ Tel: 626 9301 Tel: 5563 4824 E-post: [email protected] E-post: [email protected]

1

Lisa 1 töövõtuleping juurde

VÄIKEHANGE „“Heaolutehnoloogiate festival 2026“ korralduspartneri leidmine“ Tehniline kirjeldus

Pakkumuskutsega otsitakse “Heaolutehnoloogiate festival 2026” korralduspartnerit.

1. Taust

Eesti elanikkond vananeb, väheneb maksumaksjate hulk ja suureneb inimeste arv, kes elavad

pikaajaliste terviseprobleemide ja tegevuspiirangutega ning vajavad igapäevases toimetulekus

kõrvalist abi. Kasvab nõudlus tervise- ja sotsiaalteenuste järele ja inimeste ootused teenuste

kvaliteedile. Kulude kasv ja spetsialistide puudus on seadnud ohtu tervise- ja hoolekandesüsteemi

jätkusuutlikkuse ning vaja on leida muutuvale olukorrale vastavaid lahendusi.

Üks võimalus on tehnoloogiate ulatuslikum rakendamine. Tehnoloogiline areng on kiire ja sarnaselt

teistele sektoritele omavad digitaliseerimine ja digitehnoloogiad ka tervise- ja hoolekandevaldkonnas

potentsiaali lahendusi pakkuda, kuid nende laiaulatuslik kasutuselevõtt on erinevatel põhjustel olnud

aeglane. Valdkonna teadlikkus tehnoloogia võimalustest ja saadaolevatest lahendustest on madal,

samuti võimekus tehnoloogiate kasutuselevõtuga kaasnevaid muudatusi organisatsioonis ja

tööprotsessides juhtida. Koostöö teadusasutuste ja ettevõtetega on juhuslik ja projektipõhine.

Valituse ülesandel käivitas Sotsiaalministeerium 2025. aastal heaolutehnoloogiate

innovatsiooniprogrammi, mille eesmärk on tõsta tervise- ja hoolekandevaldkonna

innovatsioonivõimekust ja kiirendada tehnoloogiate kasutuselevõttu. Neli aastat kestva programmi

fookus on heaolutehnoloogiatel, mis aitavad eakatel ja erivajadusega inimestel kauem

iseseisvust säilitada, vähendada lähedaste ja hooldajate koormust ning tõsta teenuste

kvaliteeti ja kättesaadavust. Programmi raames pakutakse mõjusate, jätkusuutlike ja skaleeritavate

lahenduste leidmiseks ja kasutuselevõtuks avaliku ja erasektori koostöös rahastust (2026-2029

eelarve ligikaudu 16 miljonit eurot) ning innovatsioonituge (arendusprogramm, mille elluviimisel on

Sotsiaalministeeriumile partneriteks Tehnopol, Civitta ja Eesti Kunstiakadeemia). Heaolutehnoloogiate

ökosüsteemi tugevdamiseks ja kogukonna ehitamiseks korraldatakse regulaarseid üritusi (näiteks

igakuised veebiseminarid “Heaolu tehnoloogiatest” ja iga-aastane Heaolutehnoloogiate festival).

Heaolutehnoloogiate festivali algatas Sotsiaalministeerium 2025. aastal. Mõte on kord aastas suurema

ürituse raames tuua kokku innovatsiooni ökosüsteemi osapooled eesmärgiga tõsta teadlikkust

valdkonna väljakutsetest ja heaolutehnoloogiate võimalustest ning julgustada koostööle, et uudseid

lahendusi luua.

Festivali idee teostamiseks leiti hankega partner, kellega koos töötati välja ürituse lõplik kontseptsioon

ja viidi festival esimest korda 2. juunil 2025. a edukalt ellu. Festivalil osales kohapeal 183 inimest ja

näitusealal oli väljas 23 heaolutehnoloogia lahendusi pakkuvat ettevõtet Eestist ja välismaalt. Osalejad

hindasid festivali kasulikkust ja korraldust väga heaks või heaks. Festivali koduleht programmi,

esitluste, näituseala lahenduste jm materjaliga on leitav siin ja hankepartneri koostatud lõppraport siin.

Käesoleva hankega otsitakse partnerit festivali korraldamiseks 2026. aastal, kes koostöös

hankijaga ning esimesel korral saadud kogemust arvesse võttes festivali edasi arendaks ja

teistkordselt ellu viiks.

2. Festivali eesmärk ja sihtrühm

Heaolutehnoloogiate festival toob kokku tervise- ja hoolekandevaldkonna innovatsiooni ökosüsteemi

erinevad osapooled eesmärgiga:

1) jagada valdkonna suurimaid väljakutseid, millele tehnoloogiatest abi oodatakse;

2

2) avada tehnoloogia arengutrende ja aidata mõista nende tähendust;

2) tõsta teadlikkust turul juba olemasolevatest lahendustest ja nende kasust;

2) jagada tehnoloogiliste lahenduste kasutuselevõtu praktilisi kogemusi ja õppetunde;

3) soodustada ideede ja partnerluste tekkimist, et koostöös innovaatilisi, mõjusaid ja jätkusuutlikke

lahendusi arendada.

Heaolutehnoloogiate innovatsiooni ökosüsteemi peamisteks osapoolteks on:

- Vanemaealisi, krooniliste haiguste ja erivajadusega inimesi ja omastehooldajaid esindavad

organisatsioonid;

- Riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutused, kes tervise- ja sotsiaalhoolekannet korraldavad ja

rahastavad, piirkondlikud arendusorganisatsioonid;

- Tervishoiu- ja hoolekandeteenuseid osutavad asutused/ettevõtted ja nende ühendused

(seltsid, liidud);

- Heaolutehnoloogia lahendusi pakkuvad ettevõtted Eestist ja teistest riikidest (eelkõige

Põhjamaadest);

- Tervise- ja hoolekandevaldkonda ning uudsetesse lahendustesse (sh iduettevõtetesse)

investeerivad investorid;

- Ülikoolid, teadusasutused ja innovatsioonitoe pakkujad (nt innovatsioonikeskused,

teaduspargid, teenusedisaini agentuurid, konsultatsiooniettevõtted jmt).

Festivali sihtrühm on ökosüsteemi osapoolte esindajad – otsustajad, arvamusliidrid, eksperdid ja

edumeelsemad praktikud – tänased ja tulevased tervise- ja hoolekandevaldkonna muutuste ja

innovatsiooni eestvedajad.

3. Hankija nägemus festivali lahendusest ja ootused pakkujale

Toimumise aeg: Mai lõpp või juuni esimene pool (nädalad 22-25). Lõplik kuupäev otsustatakse koos

eduka pakkujaga. Võimaliku kuupäeva pakkumisel arvestada muuhulgas sihtrühmale suunatud

konkureerivaid üritusi ja võimalikke piiranguid (nt akadeemiliste asutuste jaoks on mai-juuni kaitsmiste,

lõpetamiste ja vastuvõttude aeg).

Koht ja ruumid: Festivali toimumiskoht on Tallinn. Konkreetse koha väljapakkumisel arvestada, et

kohaletulek oleks lihtne nii ühistranspordiga kui autoga, sh eeliseks on soodne või tasuta parkimise

võimalus. Lisaks peavad koht ja ruumid olema ligipääsetavad liikumispuudega inimestele.

Toimumispaik võiks olla ebatraditsiooniline, inspireeriv, st et klassikalist konverentsikeskust (näiteks

hotellide konverentsiruumid) mitte pakkuda. Ruumilahendus peaks tagama ürituse terviklikkuse (et

inimesed ära ei hajuks) ning soodustama omavahelist suhtlemist ja uute kontaktide loomist.

Kestus: Üks täispäev. Programmi ajakava koostamisel arvestada, et osalejaid oodatakse kõikjalt

Eestist ja et ka kaugemalt tulijatel oleks võimalik ilma ööbimiseta osaleda.

Osalejate arv: Ootus on, et kohapeal osaleb 250 inimest (sisaldab näituseala ettevõtete esindajaid

(kuni 2 inimest ettevõtte kohta), ei sisalda pakkuja korraldustiimi liikmeid). Kuna ürituse väärtus

seisneb erinevate osapoolte kokku toomises, siis ei ole oluline mitte ainut saavutada eesmärgiks

seatud osalejate arv, vaid tagada ka tasakaal erinevate osapoolte vahel. Lisaks on oluline saada

sihtrühma võtmeinimesed osalema, mistõttu oli eelmisel aastal võimalik kohapeal osaleda ainult

personaalse kutsega.

Kutsete saatmine: Festivalil osalemine toimub personaalsete kutsetega. Punktis 2 kirjeldatud

sihtrühma esindajatest kutsutavate nimekirja koostab edukas pakkuja koostöös hankijaga. Kutsete

saatmiseks tuleb pakkuda tehnilist lahendust, mis tagab kutsete kohalejõudmise (et ei satuks

rämpsosti filtrisse vmt).

3

Registreerimine: Festivalile registreerimiseks, osalejate halduseks, info edastamiseks nii festivali eel,

ajal kui järel, festivali ajal esinejatele küsimuste esitamiseks, saali kaasamiseks, osalejatelt tagasiside

kogumiseks jms tuleb pakkuda välja sobiv tehnoloogiline platvorm, mis eelnimetatut mugavalt ühes

kohas teha võimaldab.

Osalustasu ja osavõtt: Osalemine, sh ettevõtete osalemine näitusealal, on tasuta. Pakkujal tuleb

pakkuda lahendus, kuidas motiveerida kohapeale registreerunud osalejaid kohale tulema või

loobumisest varakult teada andma. Ootus on, et üritusel kohapeal osaleb vähemalt 90%

registreerunutest.

Ülesehitus: Festival koosneb konverentsist ja näitusealast. Näitena samateemalised ja/või sama

ülesehitusega üritused teistest riikidest Digisote, Vitalis, EHiN, HIMSS Europe, Care England

Conference and Exhibition.

Konverents: Konverentsi programm peaks ürituse eesmärgist lähtuvalt kombineerima erinevaid

inspireerivaid ettekanded, paneelarutelu, paralleelsessioone ja/või paralleelseid töötubasid olulistel ja

osalejaid kõnetavatel teemadel ning neid kaasavalt. Näiteks valdkonna olulisemad väljakutsed,

tehnoloogia, sh TI arengutrendid ja võimalused, mujal arendatavad ja/või kasutatavad

heaolutehnoloogia lahendused, Eesti, teiste riikide ja/või heaolupiirkondade kogemused tehnoloogiate

kasutuselevõtust ja saavutatud tulemustest. Pakkuja pakub välja oma nägemuse konverentsi

programmist (ülesehitus, teemad, päeva juht, esinejad, töötubade juhid), lõplik programm

lepitakse kokku eduka pakkujaga.

Töötoad: Pakkuja pakub välja teemad, lõplikud teemad otsustatakse koos tellijaga. Pakkuja ülesanne

on leida igale programmis välja pakutud töötoale teemat valdav omanik, kes ülesehituse ja sisu läbi

mõtleb, ette valmistab, vajadusel lisainimesi kaasab, läbi viib ja pärast üritust kokkuvõtte teeb. Näiteks

eelmisel aastal olid töötubade omanikeks ülikoolide teadlased Eestist ja Põhjamaadest. Töötoa

omanikele tasu maksmine toimub esinejate fondi vahenditest (vt järgmine punkt).

Esinejad ja esinejatega seotud kulud: Pakkuja ülesandeks on potentsiaalsete esinejate, sh töötoa

omanike, väljapakkumine. Esinejad peaksid olema nii Eestist kui välismaalt. Lõplikud esinejad

lepitakse kokku eduka pakkujaga. Pakkuja ülesanne on kokku lepitud esinejate korraldamine.

Esinejatega seotud võimalikud kulud (transport, majutus, esinejatasu, jmt) tuleb eelarvestada

pakkumuse maksumuses hankija poolt fikseeritud summas (vt maksumuse vormis esinejate

fond 6000 eurot). Tasumine edukale pakkujale toimub antud fondi piires tegelike kulude alusel.

Päeva juhtimine (modereerimine): Pakkuja pakub välja päeva juhi ja sõlmib temaga eelkokkuleppe.

Päeva juhi tasu ei sisaldu pakkumuse maksumuse vormis toodud esinejate fondis ja see kulu tuleb

pakkujal eraldi eelarvestada.

Näituseala: Ootus on, et näitusealal on esindatud 30 ettevõtet/organisatsiooni, sh 10 välismaalt.

Näitusealale on oodatud oma lahendusi tutvustama eelkõige heaolutehnoloogia ettevõtted, aga ka

ülikoolid või teised innovatsiooni panustavad organisatsioonid. Näitus (ja seda toetav veebikataloog)

peaks andma ülevaate Eestis pakutavatest lahendustest ja tooma Eestisse teistes riikides ennast

tõestanud lahendusi, mis on huvitatud Eestisse laienemisest ja koostööst siinsete asutustega.

Lahenduste valikull (kui huvilisi on rohkem) ja välismaalt lahenduste otsimisel tuleks eelistada

lahendusi, mis vastavad teemadele, kus lahendused on Eesti kontekstis eriti oodatud. Näituseala

võiks festivali osalejatel olla võimalik individuaalselt külastada terve päeva jooksul (st konverentsiga

paralleelselt). Kasuteguri suurendamiseks tuleks mõelda, kuidas lahendusi proaktiivselt tutvustada, nt

pakkuda juhendatud külastusi väikestes gruppides kindlatel kellaaegadel või lasta lahenduste

omanikel soovi korral kindlatel kellaaegadel lahendusi esitleda vmt.

Osapoolte kokkusaamise hõlbustamine: Festivali peamine väärus on erinevate osapoolte

koosluses. Samas, osapooled ei tunne üksteist ja ei hooma, kes on teised osalejad, sest osalejate

nimekiri koos kontaktidega ei ole üldjuhul avalik. See teeb raskeks huvipakkuvatega osalejatega

4

ühenduse võtmise. Ootame, et pakkuja pakub välja tehnilise lahenduse, mis toetaks osalejaid neile

huvipakkuvate kontaktide ülesleidmisel, 1:1 kohtumiste kokkuleppimisel ja läbiviimisel.

Keel: Ürituse keel on eesti keel, et sellest saaksid võrdselt osa kõigi sihtrühmade esindajad. Eesti

osalejatele tuleb tagada konverentsi inglisekeelsete osade tõlge eesti keelde. Väliskülalistele

(esinejad, näituseala ettevõtted) tuleb tagada konverentsi eestikeelsete osade tõlge inglise keelde.

Tõlkelahendusena soovime näha mõnda ennast tõestanud tehisintellektipõhist (nt kõnest teksti)

lahendust.

Kommunikatsioon: Ootus on, et kommunikatsiooniga saavutatakse nii teema laiem kajastus

ühiskonnas läbi üleriigiliste kanalite kui huvirühmade ja sihtrühma kaasatus festivali eel, ajal ja järel.

Ootame pakkujalt terviklikku kommunikatsiooni- ja sotsiaalmeedia lähenemist, kus festivali eelne,

festivali ajal toimuv ja festivali järgselt tehtav kommunikatsioon on eraldi adresseeritud. Pakkuja

ülesanne on saavutada teema/festivali kajastus üle-eestilistes meediakanalites (vähemalt üks kajastus

enne, ajal ja pärast) ja sisu tootmine erinevatesse Sotsiaalministeeriumi sotsiaalmeediakanalitesse

(tekstid ja koos sobivate visuaalidega) vastavalt pakkuja poolt koostatud sisuplaanile. Ministeeriumil

on kolm erineva suunitlusega kanalit: LinkedIn (koostööpartneritele suunatud: prof. ja detailsema

sisuga), Facebook (lai avalikkus: lihtsamad ja lühemad sõnumid) ja Instagram (rohkem noortele

suunatud: millega ministeerium tegeleb, videokajastused ürituselt).

Salvestamine ja videod: Konverents salvestatakse, järeltöödeldakse (sh lõigatakse ettekannete

kaupa, lisades festivali tunnuse, esineja nime, ameti, asutuse ja inglisekeelsete ettekannete

eestikeelsete subtiitrite tekstifailid) ja laetakse pakkuja poolt üles sotsiaalministeeriumi YouTube

kanalisse. Ootus on, et videote pildi ja heli kvaliteet oleks kõrge. Lisaks tuleb festivalist luua päeva

kokkuvõttev hoogne ja lühike (umbes 1min) järelklipp (aftermovie), mis laetakse üles veebilehele ja

mida saab kasutada järgmise aasta festivali turunduses.

Keskkonnahoidlike lahenduste kasutamine: ürituse ettevalmistamisel ja läbiviimisel tuleb läbivalt

eelistada väljaprinditud pabermaterjalidele (nt programm, nimesildid) digitaalseid ja

korduvkasutatavaid lahendusi (nt digiekraanid, digitaalsed nimesildid jmt).

Ligipääsetavus: tagatud peab olema reaalajas toimiv transkriptsioonilahendus üritusel esitatava

audioteksti edastamiseks subtiitritena nii kohapeal ekraanil kui veebiülekandes. Võimalusel võiks

lahendus olla kasutatav osalejate isiklikes või ürituse korraldaja poolt tagatavates nutiseadmetes ning

võimaldada valida erinevate keelte vahel.

Veebileht ja kujundus: Festivali veebileht tuleb luua sarnaselt eelmise aasta veebilehega

Sotsiaalministeerium veebiaadressile, mis on ehitatud riigiportaali platvormile, millel on oma nõuded ja

piirangud, millega tuleb pakkujal arvestada. Veebileht peab olema kasutatav nii arvutist kui telefonist.

Kujundus: Seose loomiseks festivalide vahel võiks kasutada eelmisel aastal loodud kujundust,

muutes värve/taustu/sloganit, et oleks värske mulje. Hankija jagab eelmise aasta kujunduse materjale

eduka pakkujaga. Läbivalt sama kujundust kasutada lisaks veebile ka slaidipõhjade, nimesiltide,

ruumi, lava jm kujunduses.

Veebiülekanne: Festival tervikuna (konverents + näitus) on kohapeal toimuv üritus. Samas peaks

olema festivali konverentsi osast võimalik osa saada ka veebis. Lahenduse juures tuleks mõelda,

kuidas teha seda nii, et veebiülekanne ei mõjutaks kohapeale kutsutute otsust kohale tulla

(kohapealse ürituse väärtuspakkumine), aga ka seda, kuidas otseülekanne kõige paremini leviks,

näiteks siduda see ära sotsiaalministeeriumi sotsiaalmeedia kanalitega.

Pildistamine: Ootus on, et tulemusena ei teki sadu fotosid, vaid galerii orienteeruvalt 30-40

professionaalse kvaliteediga ja vormistatud fotoga, mis on sildistatud fotol olijate nimedega (eriti

lavapealsed esinejad), infoga foto autori kohta, mida saab kasutada kommunikatsioonis ja mis tehakse

kättesaadavaks ürituse kodulehel ja/või meediakanalite lehel.

5

Osalejate tagasiside: Ootus on, et vähemalt 50% osalejatest annaksid festivalile tagasisidet ja et

keskmine hinne 5-palli skaalal nii festivali kasule kui korraldusele oleks vähemalt 4,5. Tagasiside

kogumine ja sellest kokkuvõtte ja järelduste tegemine on pakkuja ülesanne, mille lahendus tuleb

esitada pakkumuses ja tagasiside tulemus osana lõppraportist.

4. Hangitavad teenused

4.1 Festivali korraldus (sh ettevalmistus, läbiviimine, järeltegevused; välja arvatud toitlustus,

mille nõuded on p 4.2), mis sisaldab vähemalt:

 Projektijuhtimine.

 Konverentsi esinejad (sh töötubade omanikud), sh leidmine ja korraldamine.

 Näituseala, sh osalejate leidmine, veebitutvustuste koostamine, näituseala korraldamine, sh

piisav ruum, mööbel ja kaabeldused.

 Kutsumine, sh kutsutavate nimekirja koostamine ja nimeliste kutsete saatmine.

 Tehnoloogiline lahendus (platvorm) osalejate registreerimiseks ja halduseks enne üritust (sh

registreerimise muutmine, lisainfo edastamine), ürituse ajal (sh programmi jälgimine,

esinejatelt küsimuste küsimine) ja pärast üritust (sh tagasiside kogumine).

 Tõlge, sh reaalajas toimiv transkriptsioonilahendus.

 Kogu päeva juhtimine ehk modereerimine.

 Toimumiskoht ja ruumilahendus, sh lavakujundus.

 Kvaliteetne heli-, video- ja valgustehnika ja kiire internetiühendus.

 Salvestamine ja videote järeltöötlus.

 Järelklipp (aftermovie).

 Otseülekanne veebis.

 Fotograaf.

 Turundus sihtrühmade kanalites eesmärgiga toetada kutsutute osalemishuvi ja

registreerumist.

 Kommunikatsioon, sh festivali eelne, festivali ajal ja festivali järgselt.

 Veebilehe loomine ja haldamine, sh festivalijärgselt (tekstide kohandamine, materjalide ja

galerii ülespanek jmt).

 Lõppraport, sh sellega koos kõigi materjalide üleandmine.

4.2 Toitlustus (sh teenindav personal, transport ja toidu pakkumiseks vajalik taristu

kohapeal)

 Toitlustuse pakkumuses arvestada 250 inimesega:

o Kogu ürituse ajal avatud joogipunkt(id) võimalusega võtta kannukohvi või valmistada

kohvimasinaga erinevaid kohvijooke, teevalik tee valmistamiseks, maitsevesi.

o Kaks energiapausi (hommikul ürituse alguses ja pealelõunal), kus lisaks joogipunkti

valikule pakutakse smuutit, mahla või puuvilju ja energiarikast toitu.

o Soe lõuna buffet-stiilis (3 valikut sooja pearooga, salativalik, 2 valikut magustoitu,

leivatoodete valik määretega).

o Ürituse lõpus lisaks orienteeruvalt üks tund, et osalejad saaksid soovi korral veel

omavahel muljetada, kus lisaks joogipunkti valikule pakutakse snäkke ja

alkoholivabade jookide, näiteks käsitöölimonaadide vms valikut arvestusega 1

pudel/purk inimese kohta.

 Toit peab olema värske, isuäratava välimusega ja maitseelamust pakkuv ning sisaldama

taimetoiduvalikut.

 Kohv peab olema kvaliteetsetest ubadest ja värskelt valmistatud.

 Toitu peab olema võimalik seistes mugavalt süüa.

 Pakkumusega koos esitada näidismenüü, lõplik menüü lepitakse hankijaga kokku.

 Pakkumuses esitatud toitlustuse hind võib suureneda kuni 20% isiku kohta juhul kui hankija

tellib juurde täiendavaid toite/jooke.