Varjupaiga-, Rände- ja Integratsioonifondi/ Sisejulgeolekufond
Tegevuste kohapealse kontrolli leht
Toetuse saaja
MTÜ Eesti Pagulasabi
Projekti pealkiri
Rahvusvahelise kaitse saanud isikute kohanemisprogramm III
Projekti tunnus
AMIF2020-12
Kontrolli koht ja kuupäev
Hestia Hotel Europa, Paadi 5, Tallinn, 20.09.2023
Kontrollis osalejad
Martin Eber (SiM), Valeria Mihhailova (Pagulasabi), Minna Kilumets (IOM)
Kontrolli eesmärk (märkida kohalduv)
☐dokumentide kontroll
☒tegevuse kontroll
☐vara kontroll
Kontrolli toimingute kirjeldus: (Läbivaadatud dokumendid, külastatud objektid, üritused, tehtud intervjuud jms. Kui kohaldub, projekti kontrollitavate dokumentide valimi koostamise metoodika ja maht).
Külastati rahvusvahelise kaitse saajate kohanemisprogrammi koolitust. Tegu oli neljapäevase koolituse teise päevaga, sihtrühmaks rahvusvahelise kaitse saajad Ukrainast. Kontrolliti tegevuse toimumist toetuse saaja edastatud kuupäeval ja kohas ning teavitusnõuete täitmist. Viidi läbi vestlus projekti koordinaatori Valeria Mihhailova ja koolituste assistendi Minna Kilumetsaga. Kontrolli käigus ei avastatud puudusi.
1.
Originaaldokumentide olemasolu kontroll
1.1
Kas projekti raames läbiviidud tegevustes osalejate nimekirjad, päevakavad, materjalid jm on olemas?
JAH ☒ EI ☐ EI KOHALDU ☐
Märkus:
1.2
Kas projekti raames läbiviidud hankemenetlustega seotud dokumendid (nt hanketeade ja -dokument/päringud, pakkumused, protokollid, lepingud) on olemas ja lihtsasti leitavad?
JAH ☐ EI ☐ EI KOHALDU ☒
Märkus:
1.3
Kas tööjõukuludega seotud dokumendid (nt töölepingud, ametisse nimetamise käskkirjad, teenuste osutamise lepingud, ametijuhendid, tööajatabelid, ÜVA-d) on olemas ja lihtsasti leitavad?
JAH ☐ EI ☐ EI KOHALDU ☒
Märkus:
1.4
Kas projekti dokumentide nõuetekohane säilitamine on tagatud?
JAH ☐ EI ☐ EI KOHALDU ☒
Märkus:
2.
Projekti raames soetatud vara (sh esemete, seadmete, süsteemide, ehitatud/renoveeritud hoone või rajatise jne) kontroll
2.1
Kas vara on abikõlblik?
JAH ☐ EI ☐ EI KOHALDU ☒
Märkus:
2.2
Kas vara asub ettenähtud kohas ja seda kasutatakse sihtotstarbeliselt?
JAH ☐ EI ☐ EI KOHALDU ☒
Märkus:
3.
Tegevuse kontroll
3.1
Kas tegevus on kooskõlas toetuslepinguga (nt kas väljakuulutatud tegevus toimus ja vastas päevakavale, kas täideti allkirjalehti jne)?
JAH ☒ EI ☐ EI KOHALDU ☐
Märkus: Tegevus toimus toetuse saaja edastatud ajal ja kohas. Vaadeldud perioodil vastas tegevus päevakavale. Allkirjaleht oli kasutusel ja täideti.
3.2
Kas tegevuses osalejad kuuluvad abikõlblikku sihtrühma ja/või on tegevused neile suunatud?
JAH ☒ EI ☐ EI KOHALDU ☐
Märkus: Osalejad olid rahvusvahelise kaitse saajad Ukrainast. Kuigi hinnang on antud vaatluse põhjal, saavad koolitustele registreeruda oma isikut tõendades ainult rahvusvahelise kaitse saajad.
4.
Toetuse nähtavuse tagamise kontroll (täita kõikide kontrolli liikide puhul)
4.1
Kas projekti tegevuste läbiviimiseks kasutatavad ruumid (v.a toetuse saaja tööruumid) on nõuetekohaselt märgistatud?
JAH ☒ EI ☐ EI KOHALDU ☐
Märkus: Viited projektile ja rahastajatele koos logodega olid koolitusruumi ees ja sees seina peal.
4.2
Kas projekti raames koostatud materjalid ja soetatud vara on nõuetekohaselt märgistatud?
JAH ☒ EI ☐ EI KOHALDU ☐
Märkus: Seinale kuvatud esitluse avalehel ja registreerimislehel oli nõuetekohane märgistus.
4.3
Kui fondi abil on rahastatud füüsilise eseme ostmist või infrastruktuuri või ehitusprojekti ja toetuse suurus on rohkem kui 100 000 eurot, kas toetuse saaja on paigaldanud alalise ja silmapaistva tahvli, mis vastab toetuslepingus kehtestatud nõuetele?
JAH ☐ EI ☐ EI KOHALDU ☒
Märkus:
4.4
Kas avalikustamise nõudeid on leevendatud (vt toetuslepingut)?
JAH ☐ EI ☒ EI KOHALDU ☐
Märkus:
4.5
Kas kõikidel olulistel projektiga seotud dokumentidel (nt lepingud) on nõuetekohane viide projektile?
JAH ☐ EI ☐ EI KOHALDU ☒
Märkus: Kontrollitakse tavapärase projektiaruandluse käigus.
4.6
Kas projekti raames toimuval või seda kajastaval üritusel osutati suuliselt rahastajatele?
JAH ☐ EI ☐ EI KOHALDU ☒
Märkus: Kuna kontroll ei toimunud koolituse algusest lõpuni, ei olnud kontrolli käigus võimalik nõude täitmist tuvastada.
Tähelepanekud ja vajalikud järeltoimingud
Puuduvad.
Kinnitan, et olen projekti osas erapooletu ja ei esine haldusmenetlusest taandamise asjaolusid (HMS § 10). Kinnitan, et kontrolli tulemuste vormil toodud andmed on õiged.
Kontrollija
Martin Eber
(allkirjastatud digitaalselt)
Kinnitan, et kontrolli tulemuste vormil toodud andmed on õiged.
Kontrollitava esindajad
Valeria Mihhailova
Minna Kilumets
(allkirjastatud digitaalselt)
Kinnitan, et olen projekti osas erapooletu ja ei esine haldusmenetlusest taandamise asjaolusid (HMS § 10).
Kinnitan kohapealse kontrolli tulemused
Välisvahendite osakonna juhataja
Tairi Pallas
(allkirjastatud digitaalselt)
Vastutava asutuse hinnang kontrolli järeltoimingute täitmise kohta (täita vajadusel)
Kontrolli viis (nt täiendav kohapealne kontroll, toetuse saaja e-kiri vms)
Toetuse saaja on puudused kõrvaldanud
JAH ☐ EI ☐
Märkus:
Kinnitan, et olen projekti osas erapooletu ja ei esine haldusmenetlusest taandamise asjaolusid (HMS § 10). Kinnitan, et kontrolli tulemuste vormil toodud andmed on õiged.
Kontrollija
(allkirjastatud digitaalselt)
Kinnitan, et kontrolli tulemuste vormil toodud andmed on õiged.
Kontrollitava esindaja
(allkirjastatud digitaalselt)
Kinnitan, et olen projekti osas erapooletu ja ei esine haldusmenetlusest taandamise asjaolusid (HMS § 10).
Kinnitan kohapealse kontrolli tulemused
Välisvahendite osakonna juhataja
(allkirjastatud digitaalselt)